1 aktivitas marketing public relations dalam membina hubungan
advertisement
AKTIVITAS MARKETING PUBLIC RELATIONS DALAM MEMBINA HUBUNGAN DENGAN TRAVEL AGENTS DALAM MENINGKATKAN OCCUPANCY HOTEL INNA GARUDA JOGJAKARTA Oleh : AZIZAH NUR ’AINI D 1606008 TUGAS AKHIR Diajukan Untuk Melengkapi Tugas dan Memenuhi Syarat–Syarat Guna Memperoleh Sebutan Ahli Madya Bidang Komunikasi Terapan PROGRAM DIPLOMA III KOMUNIKASI TERAPAN FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA 2009 1 PERSETUJUAN Tugas Akhir Berjudul: Aktivitas marketing public relations dalam membina hubungan dengan travel agents dalam meningkatkan occupancy Hotel Inna Garuda Jogjakarta Karya : Nama : Azizah Nur ‘Aini NIM : D.1606008 Konsentrasi : Public Relations Disetujui Untuk Dipertahankan di Hadapan Panitia Penguji Tugas Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Surakarta, Mei 2009 Menyetujui Dosen Pembimbing, Drs. A. Eko Setyanto, M.si NIP. 131 658 537 PEGESAHAN 2 Tugas Akhir ini telah diajukan dan disahkan oleh Panitia Ujian Akhir Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta Hari Tanggal : : Panitia Ujian Akhir ( ) Drs. Subagyo, SU NIP. 130 814 592 Ketua ( ) Drs. A. Eko Setyanto, M.si NIP. 131 658 536 Anggota Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Komunikasi Universitas Sebelas Maret Surakarta Dekan, Drs. Supriyadi, SN, SU NIP. 130 936 616 MOTTO 3 Pilihan Menentukan Apa Yang Akan Anda Dapatkan ( Penulis ) Bersikaplah Positif Maka Hal-hal Positif Akan Datang Pada Kita ( Penulis ) PERSEMBAHAN 4 Karya ini penulis persembahkan untuk…………………………… Keluargaku Ibu dan Bapak atas doa, dukungan dan kasih sayangnya Mas Inung & adekku Ipul yang kusayangi Sahabat serta teman-teman seperjuangan Pembaca sekalian 5 KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh Alhamdulillah, dengan penuh rasa syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT atas limpahan rahmat dan inayah Nya, atas segala kenikmatan yang telah tercurah sehingga penulis dapat menyelesaikan dengan baik dan tepat waktu Laporan Tugas Akhir kuliah Kerja Media yang berjudul “AKTIVITAS HUBUNGAN MARKETING DENGAN PUBLIC TRAVEL RELATIONS AGENTS DALAM DALAM MEMBINA MENINGKATKAN OCCUPANCY HOTEL INNA GARUDA JOGJAKARTA” Laporan ini dibuat untuk melengkapi syarat dalam meraih gelar Ahli Madya (Amd) bidang Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. Dalam melaksanakan praktek Kuliah Kerja Media ini, penulis mendapatkan pengetahuan yang berharga dan pengalaman kerja di tempat yang memiliki reputasi yang baik. Berbagai hal yang penulis pelajari terutama mengenai aktivitas kehumasan dan juga ilmu dan pengalaman yang didapat selama magang di perusahaan jasa perhotelan ini semoga mampu menjadikan manfaat untuk kedepannya dalam menghadapi dunia kerja yang sesungguhnya. Penulis menyadari bahwa tanpa dukungan, bantuan baik moril, materiil serta bimbingan yang tulus dari berbagai pihak maka Laporan Tugas akhir ini tidak akan terselesaikan sesuai dengan apa yang penulis inginkan. Atas segala sesuatu dan jasa 6 yang besar dan tak ternilai harganya yang telah diberikan, penulis ingin menyampaikan penghargaan dan terima kasih yang setulusnya kepada: 1. Allah SWT yang telah menganugerahkan kehidupan dan mencurahkan rahmat dan kasih sayang kepada ku. Terima kasih yaa Allah. 2. Keluargaku tercinta yang tiada duanya, Bapak & Ibu, Mas Inunk & Ipul my lovely Brothers, kalian semangatku Matur Nuwun sanget. 3. Bapak Drs. A. Eko Setyanto, M.Si selaku Ketua Program D III Komunikasi Terapan FISIP UNS sekaligus Pembimbing penyusun Laporan Tugas Akhir, Terima kasih atas waktu yang telah diberikan dan ilmu serta masukkan yang telah diberikan selama bimbingan. 4. Bapak Drs. Subagyo, SU selaku Penguji Tugas Akhir, terima kasih telah berkenan menguji karya Tugas Akhir ini. 5. Keluarga Besar FISIP UNS ,dosen, staf dan karyawan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta. 6. Bapak Ainul Midfar, selaku mantan GM Inna Garuda yang sekarang menjadi Direktur Operasi PT HIN dan Bapak Didik selaku RM Inna Garuda. 7. Ibu Hermi Astati, Marketing Manager hotel Inna Garuda Jogjakarta, terima kasih atas kesempatan yang diberikan yang berkenan membagi ilmu, nasehat dan bimbingan yang sangat berharga. 8. Ibu Natalia Surbakti (Public Relations Manager) Ibu Antonia Nurwanti (Public Relations Officer) 7 Ibu Sutanti, Bapak Agus Kristianto, Bapak Iskandar Dinata, Bapak Dany Farisi, Bapak Apip Rudiana, Bapak Heru Purnomo, Ibu Sedjahterani, Ibu Sari Asih Terima kasih dan penghargaan yang sebesar-besarnya, beliau-beliau ini adalah keluarga baru yang telah memberikan banyak sekali pelajaran, bimbingan, ilmu dan doa yang telah tercurah. 8. Seluruh karyawan dan karyawati Inna Garuda, terima kasih atas bantuan yang telah diberikan. 9. Bapak & Ibu Santoso, beserta keluarga. 10. My Friends, Inneke Ocviani, Anindyati A.H, kalian teman seperjuangan. Semua teman yang selama 3 tahun menimba ilmu di PR klas B. cayoo Guys, sukses buat kita. 11. Almamater 12. Serta semua pihak yang tidak bisa disebutkan satu per satu yang telah membantu terselesaikanya penulisan Tugas Akhir ini. Penulis menyadari bahwa laporan Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu saran serta kritik yang membangun sangat penulis harapkan. Demikian, semoga Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi para pembaca dan semua pihak yang berkepentingan. Wassalamu’alaikum warohmatullahi wabarokatuh 8 Surakarta, Mei 2009 Azizah Nur ‘Aini Penulis DAFTAR ISI Judul………………………………………………………………………… i Lembar Persetujuan…………………………………………………………. ii Lembar Pengesahan…………………………………………………………. iii Motto………………………………………………………………………... iv Persembahan………………………………………………………………… v Kata Pengantar…………………………………………………………….... vi Daftar Isi…………………………………………………………………..... ix BAB I PENDAHULUAN…………………………………………………… 1 A. Latar Belakang……………………………………………………….. 1 B. Tujuan………………………………………………………………... 6 BAB II TINJAUAN PUSTAKA…………………………………………… 7 A. Public Relations……………………………………………………… 7 1. Definisi Public Relations.......................................................... 8 2. Peran Public Relations………………………………………. 11 3. Fungsi Public Relations…………………………………….. 12 B. Marketing Public Relations Dalam Perusahaan................................... 16 1. Pengertian Marketing Public Relations……………………… 16 2. Peran Marketing Public Relations…………………………… 18 BAB III DESKRIPSI PERUSAHAAN……………………………………. 20 9 A. Sejarah Hotel Inna Garuda…………………………………………… 20 B. Konsep dan Lokasi Inna Garuda …………………………………….. 23 C. Fasilitas Inna Garuda………………………………………………… 24 D. Tujuan dan Manfaat Inna Garuda…………………………………… 28 E. Visi, Misi dan Strategi Inna Garuda………………………………… 29. F. Logo Inna Garuda…………………………………………………… 31 G. Struktur Organisasi………………………………………………….. 33 H. Strategi Pemasaran………………………………………………….. 35 BAB IV PELAKSANAAN MAGANG…………………………………… 38 A. Marketing Public Relations Inna Garuda…………………………… 38 B. Pelaksanaan Magang Inna Garuda..................................................... 43 C. Aktivitas Membina Hubungan Dengan travel Agent ……………… 50 BAB V PENUTUP………………………………………………………… 56 A. Kesimpulan…………………………………………………………. 56 B. Saran dan Kritik……………………………………………………. 58 DAFTAR PUSTAKA……………………………………………………… 59 LAMPIRAN 10 BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Jogjakarta memiliki banyak kelebihan salah satunya adalah dikenal sebagai kota pelajar, karena banyaknya lembaga pandidikan yang terdapat disana. Sehingga banyak kegiatan akademis yang bertujuan untuk memajukan pendidikan di Indonesia. Tak heran jika Jogjakarta dikenal dengan sebutan kota pelajar. Jogjakarta juga dikenal sebagai kota pariwisata terpenting setelah Bali. Hal ini dikarenakan banyaknya obyek-obyek wisata yang terdapat di Jogjakarta. Banyak wisatawan-wisatawan baik dari dalam maupun luar negeri yang ingin menikmati obyek wisata yang disajikan. Selain itu Jogjakarta merupakan kota yang memiliki kebudayaan Jawa yang masih kental, sehingga menjadi daya tarik tersendiri bagi para wisatawan untuk mengunjungi Jogjakarta. Perkembangan ini memungkinkan bertumbuhnya industri dari segala bidang tidak terkecuali industri perhotelan. Di Jogjakarta sendiri perkembangan hotel sangat pesat, bisa dilihat dari pertumbuhan pembangunan hotel dari mulai kelas melati hingga berbintang lima. Persaingan bisnis di bidang perhotelan pun sangat ketat apabila disikapi, maka hal ini dapat menjadi pemicu untuk peningkatan kualitas dalam segala bidang, sehingga banyak hotel–hotel di Jogjakarta yang berkualitas. 11 Bahkan sekarang ini hotel tidak hanya difungsikan sebagai layanan penginapan saja, namun telah menjadi penyedia berbagai fasilitas yang dapat memenuhi kebutuhan wisatawan yang dapat menarik minat mereka untuk datang dan menikmati fasilitas yang ditawarkan. Peningkatan fasilitas dilakukan untuk peningkatan occupancy sebuah hotel. Eksistensi sebuah hotel dinilai dari jumlah konsumen yang pernah menginap dan kepuasan konsumen. Untuk itu berbagai upaya pun dilakukan, termasuk peningkatan kualitas di segala bidang seperti peningkatan fasilitas Restaurant makanan & minuman (food & Beverage), fasilitas pendukung lain misal, fasilitas olahraga, fasilitas hiburan, dan berbagai fasilitas lain yang ditawarkan guna menarik minat calon konsumen dan membuat nyaman konsumen. Tidak dapat dipungkiri bahwa sebuah perusahan atau instansi tidak dapat di pisahkan dari yang namanya peran departemen Marketing, sebab seperti yang kita ketahui fungsi utama Marketing adalah untuk memasarkan produk atau jasa yang dimiliki oleh sebuah perusahaan tersebut. Menjalin suatu relasi bagi suatu usaha merupakan suatu keharusan yang harus dilakukan. Diperlukan suatu strategi tertentu dan orang-orang tertentu pula untuk melaksanakannya. Marketing disini bertindak sebagai perancang dan juga pelaksana strategi marketing. Salah satu strategi marketing yakni membuat kerjasama dengan pihak–pihak yang dapat membantu dalam kegiatannya. Misalnya, membangun kerjasama dengan berbagai pihak untuk dijadikan sebagai 12 relasi. Salah satu relasi yang berperan penting dalam menjaring konsumen adalah Travel Agents, dalam hal ini travel agents bertindak sebagai perantara antara marketing dan calon konsumen yang ingin menggunakan produk dan jasa yang ditawarkan oleh suatu perusahaan. Dalam menjalin suatu relasi perusahaan pada umumnya dan departemen Marketing pada khususnya akan lebih dimudahkan dengan keberadaan Public Relations. Seorang PR memiliki kemampuan yang baik dalam menciptakan, membangun dan mengebangkan relasi dengan Customer. Semakin banyak relasi maka akan semakin mudah bagi perusahaan untuk memasarkan produknya dan meningkatkan volume penjualan produk yang dihasilkan. PR pada dasarnya merupakan proses komunikasi dua arah yang bertujuan untuk membangun dan menjaga reputasi dan citra perusahaan atau organisasi di mata publiknya. Praktisi public relations atau petugas humas dapat mengarahkan unsur-unsur potensial agar dapat membentuk opini publik sesuai dengan citra yang diinginkan oleh perusahaan. Bagaimanapun juga kita paham, bahwa opini publik dan citra perusahaan tentu saja merupakan faktor penting yang menentukan sukses atau gagalnya aktivitas dan pelaksanaan program perusahaan. Hotel Inna Garuda sebagai salah satu hotel bintang empat di Jogjakarta dan merupakan hotel yang memiliki nilai sejarah yang harus dijaga dan dilestarikan keberadaanya.. Hotel Inna Garuda dengan segala keunikan yang 13 dimilikinya menjadikan nilai lebih untuk tetap menjaga dan mempertahankan di tengah persaingan industri hotel lain yang modern. Jogjakarta yang pada saat ini mengalami perkembangan di segala bidang seperti teknologi, industri maupun pembangunan yang sangat pesat. Untuk menghadapi situasi yang demikian itu, Inna Garuda meningkatkan kualitas di segala bidang pula agar tidak ketinggalan dengan kompetitor lain. Peningkatan yang dilakukan misal meningkatkan kompetensi SDM dengan melakukan pelatihan, workshop dll. Meningkatkan kualitas Produk, palayanan dan fasilitas, meningkatatkan Brand Image (fasilitas, kompetensi, budaya kerja dan juga efektivitas PR) dan juga melakukan inovasi – inovasi bisnis agar tidak tertinggal dengan kompetitor lain yang juga mengikuti perkembangan jaman. Kegiatan PR di Hotel Inna Garuda Jogjakarta yaitu membantu Marketing Departemen dalam memperkenalkan produk dan jasa yang ditawarkan melalui kegiatan publisitas (publicity), beriklan melalui media massa (advertising), promosi (promotions) dan sponsorship. Selain itu, PR juga mengadakan hubungan-hubungan yang dapat menunjang kegiatan pemasaran produk hotel yaitu melalui Internal Relations yakni berhubungan dengan para pemegang saham, manajemen dan Top Executive, karyawan, dan dengan keluarga karyawan dan External Relations yakni para Konsumen, penyalur, pemasok, Bank, Pemerintah, Pesaing, komunitas dan pers. Oleh karena itu, peran Public Relations sangat penting dalam membina hubungan yang baik kepada berbagai pihak yang menguntungkan perusahaan, 14 karena bila PR dioptimalkan dengan baik maka tujuan utama perusahaan akan mudah tercapai dan kelangsungan hidup perusahaan akan terjaga. Maka dari itu penulis memilih melaksanakan Kuliah Kerja Media di Inna Garuda Jogjakarta karena baik marketing ataupun Public Relations disana sangat professional. Berdasarkan alasan-alasan tersebut diatas, maka Penulis memilih judul “AKTIVITAS MARKETING PUBLIC RELATIONS DALAM MEMBINA HUBUNGAN DENGAN TRAVEL AGENTS DALAM MENINGKATKAN OCCUPANCY INNA GARUDA JOGJAKARTA” B. Tujuan Adapun tujuan dari disusunya laporan ini yakni selain untuk memenuhi syarat guna mendapatkan predikat sebagai Ahli Madya bidang komunikasi terapan. Tujuan lain yang ingin dicapai oleh penulis dalam proses Kuliah Kerja Media ini adalah: 1. Untuk menambah wawasan pengetahuan dan membangun pengalaman serta memberi bekal praktek kepada penulis mengenai praktek Public Relations dalam sebuah lingkungan kerja di Inna Garuda Hotel. 2. Untuk melaksanakan aktivitas Marketing dan Public Relations mengenai tugas dan fungsinya di Inna Garuda 3. Sarana untuk melengkapi pengetahuan praktis penulis disamping pengetahuan yang bersifat teori yang telah didapat saat perkuliahan. 15 4. Meningkatkan kemandirian dan kedisiplinan penulis akan budaya/kultur kerja professional yang menuntut kerjasama, kualitas kerja dan ketepatan waktu dan bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas. 16 B A B II TINJAUAN PUSTAKA A. PUBLIC RELATIONS Public Relations merupakan salah satu cabang ilmu komunikasi yang sangat penting. Sebagai ilmu pengetahuan, PR masih relative baru bagi masyarakat bangsa kita. PR merupakan gabungan dari berbagai ilmu dan termasuk dalam jajaran ilmu-ilmu sosial seperti halnya ilmu politik, ekonomi, sejarah, psikologi, sosiologi, komunikasi dan lain-lain. PR pada dasarnya merupakan proses komunikasi dua arah yang bertujuan untuk membangun dan menjaga reputasi dan citra organisasi di mata publiknya. Sedangkan citra adalah cara bagaimana pihak lain memandang sebuah perusahaan, seseorang, suatu komite, atau suatu aktivitas. Setiap perusahaan mempunyai citra. Citra humas yang ideal adalah kesan yang benar, yakni sepenuhnya berdasarkan pengalaman, pengetahuan, serta pemahaman atas kenyataan yang sesungguhnya. Bukan sesuatu yang ditutupi atau dilebihlebihkan, karena hal itu justru dapat mengacaukan citra itu sendiri. Seorang praktisi PR atau Humas adalah sebagai kepanjangan tangan perusahaan yang mengemban tugas utama menjalin hubungan dengan konsumen ataupun masyarakat, dituntut berperan dalam membangun perusahaan tempatnya bekerja. Salah satu cara adalah menyampaikan visi, misi, serta kegiatan 17 perusahaan melalui media massa (media elektronik, internet ataupun media cetak). PR sangat menentukan kelangsungan hidup perusahaan, organisasi, atau lembaga. Dapat dikatakan bahwa PR terlibat dan bersifat integratif dalam manajemen organisasi tempat ia bekerja. Dia harus memberi identitas organisasinya dengan tepat dan benar serta mampu mengkomunikasikannya sehingga publik menaruh kepercayaan dan mempunyai pengertian yang jelas dan benar terhadap organisasi tersebut. Dengan demikian pihak lain mau dan tertarik, serta merasa puas membangun relasi maupun menggunakan produk atau jasanya. PR sebagai “jalan penengah” antara organisasi dan publik internal dan eksternal. Dengan singkat dapat dikatakan bahwa fungsi PR adalah memelihara, mengembang tumbuhkan, mempertahankan adanya komunikasi timbal balik yang diperlukan dalam menangani, mengatasi masalah yang muncul, atau meminimalkan munculnya masalah. PR bersama-sama mencari dan menemukan kepentingan organisasi yang mendasar dan menginformasikan kepada semua pihak yang terkait dalam menciptakan adanya saling pengertian, yang didasarkan pada kenyataan, kebenaran dan pengetahuan yang jelas dan lengkap dan perlu diinformasikan secara jujur, jelas, dan objektif (S. Blacken Melvin L. Sharpo, 1983) yang dikutip dalam buku Dasar Dasar Public Relations. 1. Definisi Public Relations Terdapat beberapa definisi mengenai Public Relations yang dikemukakan oleh beberapa pakar, antara lain: 18 a. Lawrence W.Long dan Vincent Hazelton mengembangkan sebuah definisi baru yang lebih modern dan memadai bahwa : Public Relations adalah fungsi komunikasi melalui adaptasi organisasi, mengubah atau membina hubungan dengan lingkungan dengan tujuan bersama-sama mencapai tujuan dari organisasi. Pendekatan ini menggambarkan bahwa Public Relations adalah lebih dari sekedar mempersuasi melainkan juga membantu mengembangkan kondisi komunikasi terbuka, saling pengertian/saling memahami dengan didasari ide bahwa organisasi juga mau berubah (dalam proses berperilaku dan bersikap) tidak hanya sebagi sasaran khalayak saja. Dapat dikatakan bahwa perusahaan dimungkinkan mengubah kebijakan sebagai hasil tindak lanjut dari dialog dengan lingkungannya. b. Cutlip-Center-Broom dalam bukunya Effective Public Relations, (2000:6), mendefinisikan Publik Relations sebagai : “Public Relations is the management function that establishes and the maintains mutually beneficial relationships between an organization and the publics on whom its success or failure depends”. (Public Relations adalah fungsi manajemen yang menetapkan dan memelihara hubungan satu sama lain yang diuntungkan antar suatu organisasi dan publik kepada siapa kegagalan atau sukses nya tergantung.) 19 c. Sementara itu menurut World Assembly Of Public Relations (Majelis Humas Dunia) dalam buku Manajemen Public Relations: Strategi Menjadi Humas Profesional (2008:8), mendefinisikan Humas sebagai berikut: “Public Relations is the art and social science of analyzing tends, predicting their consequences, counceling organization lesders and implementing planned programs of action which serve both the organization’s and the public interest” (Humas adalah seni dan ilmu sosial dalam menganalisis kecenderungan, meperkirakan akibat-akibat, memberikan saran kepada pimpinan perusahaan serta melaksanakan program tindakan terencana yang melayani baik kepentingan organisasi dan khalayaknya). d. Definisi yang dikemukakan oleh praktisi Public Relations dunia yang terhimpun dalam organisasi yang kita kenal dengan nama “The International Public Relations Association” (IPRA) pada tahun 1960 dikutip dari buku Dasar-Dasar Public Relations: Teori dan Praktik (2002:11) adalah sebagai berikut: Public Relations is a management function, of continuing and planned character, through which public and privat organizations and institutions seek to win and retain the understanding, sympathy, and support of those with whom there are or may be concerned by evaluating public opinion about themeselves, in order to correlate, as far as possible their own policy and procedures, to achieve by planned and widespread information more productive cooperation and more efficient fulfillment of their common interests”. (Public Relations merupakan fungsi manajemen dari sikap budi yang direncanakan dan dijalankan secara berkesinambungan oleh 20 organisasi-organisasi, lembaga-lembaga umum dan pribadi, dipergunakan untuk memperoleh dan membina saling pengertian, simpati dan dukungan dari mereka yang ada hubungan dan diduga akan ada kaitannya, dengan cara menilai opini publik mereka, dengan tujuan sedapat mungkin menghubungkan kebijaksanaan dan tata cara mereka, guna mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan untuk memenuhi kepentingan bersama yang lebih efisien, dengan kegiatan penerangan yang terencana dan tersebar luas.) e. Public Relations menurut Jefkins (2003) adalah Suatu bentuk komunikasi yang terencana, baik itu ke dalam maupun ke luar, antara suatu organisasi dengan semua khalayaknya dalam rangka mencapai tujuan-tujuan spesifik yang berlandaskan pada saling pengertian. PR berkaitan dengan niat baik (goodwill) dan nama baik atau reputasi. 2. Peran Public Relations dalam suatu Perusahaan Dalam era globalisasi, bidang kehumasan akan sangat berperan. Perusahaan yang tak memanfaatkan bidang tersebut bakal tertinggal karena tidak menguasai perolehan dan penyebaran informasi. Public Relations sebagai hubungan komunikasi antara publik dan organisasi maka memiliki tugas utama untuk menjalin komunikasi dengan publik untuk menginformasikan keberadaan organisasi dengan segenap tujuannya (Rachmadi, 1992). Philip Kotler memasukkan humas dalam konsep Mega Marketing, intinya bangunlah citra melalui PR. Tanpa citra yang baik, organisasi akan dibenci dan produknya tidak laku. Peran PR memang sangat luas, dari menjembatani komunikasi antara perusahaan dengan masyarakat, menjabarkan misi perusahaan lewat company profile, menggunakan pers untuk publisitas, 21 meluncurkan opini lewat public figure, dan sejumlah peran lainnya. Namun PR sekarang ini memilki peranan yang lebih luas serta menduduki posisi yang sangat strategis dalam perusahaan. Banyak hal perlu diinformasikan oleh seorang PR tentang perusahaan kepada publiknya yaitu mengenai identitas perusahaan, yang meliputi nama perusahaan, logo, motto, produk, fasilitas dan layanan, bangunan, dan hal lainya. 3. Fungsi Public Relations dalam memasarkan produk dan jasa Fungsi Public Relations adalah menciptakan dan memelihara citra positif dan saling pengertian antara suatu perusahaan dengan seluruh khalayaknya, baik eksternal maupun internal. Setiap perusahaan perlu memiliki fungsi ini, agar hubungan dengan publik dan relasinya bisa terjalin dengan baik dan dapat mendukung kinerja perusahaan kearah yang lebih baik. Menurut beberapa pakar Fungsi Public Relations dapat disimpulkan, antara lain: 1. To ascertain and evaluate public opinion as relates to his organization (mengetahui secara pasti dan mengevaluasi pendapat umum yang berkaitan dengan organisasinya) 2. To counsel executive on ways of dealing with public opinion as it exists (menasehati para eksekutif mengenai cara-cara menangani pendapat umum yang timbul) 22 3. To use communication to influence public opinion (menggunakan komunikasi untuk mempengaruhi pendapat umum) Sedangkan Cutlip and Center mendefinisikan Public Relations sebagai fungsi manajemen yaitu mengidentifikasi, memantapkan serta membina hubungan yang saling menguntungkan antara organisasi dengan publiknya baik dalam keadaan sukses maupun gagal. Fungsi Manajemen: Public Relations menjadi efektif apabila menjadi bagian dari keseluruhan manajemen dan didukung oleh top manajemen. Public Relations berfungsi sebagai konseling dan pemecah masalah di tingkat top manajemen bukan sekedar hanya mendesiminasikan informasi setelah keputusan dibuat (Wilcox, 1998:4-8) Sedangkan fungsi PR secara garis besar bagi suatu organisasi menurut Rosady Ruslan (2003:27) antara lain sebagai berikut: a. Communicator Disini PR sebagai komunikator baik secara langsung maupun tidak langsung melalui media cetak maupun elektronik serta lisan (spoken person) atau tatap muka dan sebagainya. Disamping itu juga bertindak sebagai mediator dan sekaligus persuader. b. Relationship Kemampuan PR membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan public internal ataupun eksternal. Dan juga berupaya 23 menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerjasama, dan toleransi antara kedua belah pihak tersebut. c. Back up Management Melaksanakan dukungan manajemen atau menunjang kegiatan lain, seperti menajemen promosi, pemasaran, operasional, personalia dan sebagainya untuk mencapai tujuan pokok perusahaan / organisasi. d. Good Image Maker Menciptakan citra atau publikasi yang positif merupakan prestasi, reputasi sekaligus menjadi tujuan utama bagi aktivitas PR dalam melaksanakan manajemen kehumasan membangun citra nama baik perusahaan / lembaga dan produk yang diwakilinya. Bagian-bagian dari fungsi public relations : • Hubungan internal Bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan yang baik dan saling bermanfaat antara manajer dan karyawan tempat organisasi menggantungkan kesuksesannya. • Publisitas Informasi yang disediakan oleh sumber luar yang digunakan oleh media karena informasi itu memiliki nilai berita. • Advertising 24 Informasi yang ditempatkan di media oleh sponsor tertentu yang jelas identitasnya yang membayar untuk riang dan waktu penempatan informasi tersebut • Press agentry Penciptaan berita dan peristiwa yang bernilai berita untuk menarik perhatian media massa dan mendapat perhatian public. • Public affairs Bagian khusus dari PR yang membangun dan mempertahankan hubungan pemerintah dan komunitas local dalam rangka mempengaruhi kebijakan public. • Lobbying Bagian khusus dari PR yang berfungsi untuk menjalin dan memelihara hubungan dengan pemerintah terutama dengan tujuan mempengaruhi penyusunan undang-ndang dan regulasi. • Manajemen isu Proses pro aktif dalam mengantisipasi, mengidentifikasi, mengevaluasi dan merespon isu-isu kebijakan publik yang mempengaruhi hubungan organisasi dengan publik mereka. • Hubungan investor Bagian dari PR dalam perusahaaan korporat yang membangun dan menjaga hubungan yang bermanfaat dan saling menguntungkan dengan shareholder 25 dan pihak lain didalam komunitas keuangan dalam rangka memaksimalkan nilai pasar. • Pengembangan Bagian khusus dari PR dalam organisasi nirlaba yang bertugas membangun dan memelihara hubungan dengan donor dan anggota dengan tujuan mendapatkan dana dan dukungan sukarela. B. MARKETING PUBLIC RELATIONS Memasuki era globalisasi, persaingan di berbagai bidang semakin nyata saja. Keberhasilan organisasi/perusahaan kinerja yang Public bertugas Relations menciptakan sebagai dan item penting mempertahankan nilai/image positif organisasi, semakin tinggi. Salah satu cara yang ditempuh adalah dengan berusaha memarketkan aktivitas public relations dengan maksimal dan efektif. 1. Pengertian Marketing Public Relations Dalam bukunya The Marketer’s Guide to Public Relations, Thomas L Harris mengatakan, “Marketing Public Relations is the process of planning and evaluating programs, that encourage purchase and customer through credible communicayion of information on impression that identify companies and their products with the needs concerns of customers” (Marketing Public Relations adalah suatu proses perencanaan, pelaksanaan dan pengevaluasian program-program yang dapat merangsang pembelian dan kepuaasan konsumen melalui komunikasi mengenai informasi yang dapat dipercaya dan melalui kesan-kesan positif yang ditimbulkan dan berkaitan 26 dengan identitas perusahaan atau produknya sesuai dengan kebutuhan, keingian dan kepentingan bagi para konsumennya.) Marketing Public Relations berupaya untuk merangsang suatu pembelian, sekaligus dapat memberikan nilai-nilai atau kepuasan bagi pihak pelanggannya yang telah menggunakan produknya, dan disisi lain melalui kiat Public Relations dalam menyelenggarakan komunikasi timbal balik dua arah tersebut malalui informasi atau pesan yang dapat dipercaya itu diharapkan dapat menciptakan suatu kesan yang positif terhadap lembaga yang diwakilinya (Rosyadi Ruslan 1996:243). Dari pengertian-pengertian tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa Marketing Public Relations merupakan perpaduan pelaksanaan program dan strategi pemasaran (marketing strategy implementation) dengan aktivitas program kerja public relations (work program of Public relations). Dalam pelaksanaannya terdapat tiga strategi penting, yakni: a. Pull strategy, public relations memiliki dan harus mengembangkan kekuatan untuk menarik perhatian publik. b. Push strategy, public relations memiliki kekuatan untuk mendorong berhasilnya pemasaran. c. Pass strategy, mempengaruhi public dan relations memiliki menciptakan opini kekuatan untuk publik yang menguntungkan. 27 Marketing dalam Marketing Public Relations tidaklah dalam pengertian sempit.Tetapi berkaitan dengan aspek-aspek perluasan pengaruh, informative, persuasif, dan edukatif, baik segi perluasan pemasaran (makes a marketing) atas suatu produk atau jasa, maupun yang berkaitan dengan perluasan suatu pengaruh tertentu (makes an influence) dari suatu kekuatan lembaga atau terkait dengan citra dan identitas suatu perusahaan. 2. Peranan Marketing Public Relations Dilihat dari segi pemasaran, Marketing Public Relations berperan sebagai salah satu cara mencapai tujuan pemasaran, yaitu : a. Mengadakan riset pasar, untuk mendapatkan informasi bisnis yang sesuai dengan kebutuhan dan keinginan konsumennya. b. Menciptakan produk yang sesuai dari hasil riset pasar tersebut. c. Menentukan harga produk yang rasional dan kompetitif d. Menentukan dan memilih target konsumen (target audience) e. Merencanakan dan melaksanakan kampanye pomosi produk ( preproject selling) yang akn diluncurkan serta mampu bersaing di marketplace dan cukup menarik (eyes catching) baik segi kemasan, maupun kualitas produk yang ditawarkan terhadap konsumennya f. Komitmen terhadap pelayanan purna jual dan kepuasan pelanggan akan terpenuhi, yang mengacu kepada “Marketing is the idea of satisfying the needs of customers by means of the product and the 28 whole cluster of things associated with creating, delivering and finally concumming it”. Sementara itu dilihat dari segi komunikasi, Marketing Public Relations berperan untuk : a. Menumbuhkembangkan citra positif perusahaan (corporate image) terhadap publik eksternal atau masyarakat luas, demi tercapainya saling pengertian bagi kedua belah pihak. b. Membina hubungan positif antar karyawan (employee relations) dan antara karyawan dengan pimpinan atau sebaliknya, sehingga akan tumbuh corporate culture yang mengacu kepada disiplin dan motivasi kerja serta profesionalisme tinggi serta memiliki sense of belonging (rasa memiliki) terhadap perusahaan dengan baik. Untuk merealisasi tujuan dan peranannya dengan baik, Marketing Public Relations diwujudkan dengan berbagai program komunikasi, mulai dari komunikasi lisan tulisan, komunikasi cetak (majalah, press release, brosur), sampai komunikasi elektronik melalui radio, internet maupun televisi. 29 BAB III DISKRIPSI PERUSAHAAN A. Sejarah INNA GARUDA Hotel Inna Garuda Jogjakarta awalnya didirikan saat penjajahan Belanda di Indonesia. Bentuk awal hotel yang dibangun tahun 1908 itu adalah cottage dan merupakan hotel termewah dan terbesar di Jogja. Waktu itu diberi nama Grand Hotel De Djokja. Hotel tersebut dioperasikan tahun 1911 dan hanya dikhususkan untuk tamu – tamu Gubernur Belanda, pada tahun 1938 hotel ini diubah bentuknya terdiri dari dua sayap. Sayap utara dan sayap selatan serta bangunan utama berada di tengah. Tahun 1942, Jepang masuk dan menguasai hotel. Hotel itu kemudian diubah namanya menjadi Hotel Asahi. Usai kemerdekaan, Hotel Asahi direbut oleh para pejuang pada 17 Agustus 1945 dan berganti nama menjadi Hotel Merdeka. Imbas dari Jogja yang dijadikan Ibukota Republik Indonesia ini membuat Hotel Merdeka juga berubah dan tahun 1950 oleh Pemerintah diganti menjadi Hotel Garuda, dan dijadikan perkamtoran para Menteri Kabinet pada saat itu. Tidak hanya itu, tahun 1975 pegelolaan hotel diserahkan oleh Pemerintah kepada PT NATOUR dan berstatus BUMN. 30 Oleh PT Natour, tahun 1982 Hotal Garuda direnovasi dan menjadi tujuh lantai. Status ikut berubah, dari hotel bintang satu menjadi hotel bintang empat dengan biaya Rp 9 miliar, selesai akhir tahun 1984. Hotel yang berstatus BUMN ini melaksanakan Trial Opening tahun 1985 dan memiliki 120 kamar. Upacara agung Grand Opening Ceremony dilakukan tanggal 29 Juni 1985 dan diresmikan oleh Sri Sultan Hamengku Buwono IX yang saat itu menjabat Gubernur DIJ. Waktu terus berjalan, PT Natour juga mengemban tugas untuk membesarkan hotel tertua yang terletak di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta ini . dari 120 kamar ditambah menjadi 215 kamar Tanggal 29 Juni 1991, Sri Paduka Paku Alam VIII, Gubernur DIJ saat itu meresmikan Hotel Garuda. Dengan demikian, Hotel ini diresmikan oleh dua raja sekaligus yang menjabat sebagai Gubernur DIJ. Sejak Desember 1945 hingga Maret 1964, kamar 911 dan 912 di hotel ini dijadikan kantor MBO ( Markas Besar Oemoem) Tentara Keamanan Rakyat (TKR) pimpinan Panglima Besar Jenderal Soedirman. Untuk mengenang peristiwa bersejarah tersebut maka diresmikan “Prasasti Panglima Jenderal Soedirman” tanggal 30 Desember 1996 oleh pimpinan Pusat Paguyuban WEHRKREISE Jogjakarta (Daerah Perlawanan III). Ketua Umum Jenderal TNI (Purn) Soesilo Soedarman. Tahun 1993, PT Natour bergabung dengan PT Hotel Indonesia Internasional menjadi PT HII Natour. Tanggal 19 Maret 2001, PT HII Natour 31 berubah menjadi PT Hotel Indonesia Natour (PT HIN) dengan nama INNA sebagai nama bisnis korporat sekaligus nama komersial. Mulai saat itu, seluruh hotel, dan catering dibawah naungan INNA GROUP menggunakan nama INNA sebagai nama pengikat (united name). Hingga saat ini menjadi hotel INNA GARUDA Jogjakarta. Hingga saat ini PT HIN menaungi 12 hotel yang tersebar di seluruh Indonesia dan memiliki klasifikasi tersendiri, diantaranya adalah : 1. Inna Grand Bali Beach 2. Inna Putri Bali 3. Inna Bali 4. Inna Kuta Beach 5. Inna Sindhu Beach 6. Inna Garuda Jogjakarta 7. Inna Samudra Beach 8. Inna Parapat 9. Inna Muara 10. Inna Dharma Deli 11. Inna Simpang 12. Inna Tretes B. Konsep dan Lokasi Inna Garuda 32 Inna Garuda saat ini mengembangkan konsep sebagai hotel Convention & Business untuk mendukung Jogjakarta sebagai Meeting, Incentive, Convention, Exhibition (MICE) destinations. Selain untuk mendukung jogja sebagai tujuan MICE Inna Garuda juga turut mendukung Visit Indonesia 2009. Untuk itu berbagai upaya dilakukan untuk menjadikan Inna Garuda sebagai salah satu tujuan wisata untuk para wisatawan domestik maupun wisatawan asing. Dan sebagai hotel peninggalan Belanda konsep bangunan Inna Garuda masih dipertahankan dengan konsep arsitektur colonial, namun sebagian besar lainya memiliki konsep arsitektur modern. Lokasi Inna Garuda terletak di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta. sangat strategis karena berada di jantung kota Jogjakarta, dan dapat dijangkau dengan berbagai alat transportasi karena dekat dengan Stasiun Kereta Api ‘Tugu’ yang hanya beberapa menit dari Hotel, selain itu juga dekat dengan, pusat pemerintahan, pusat perekonomian dan bisnis Malioboro Shoping center, Pasar Beringharjo, dan Kraton Kesultanan Nyayogyakarta Hadiningrat. Adapun jarak tempuh dari berbagai fasilitas yang tersedia antara lain sebagai berikut: § Tugu Railway Station = 200 m § Sultan’s Palace Kasultanan Ngayogyakarta = 1 km § Airport = 5 km § Prambanan Temple = 17 km § Borobudur Buddhist Temple = 42 km C. Fasilitas Inna Garuda 33 Sebagai hotel yang berbintan empat dan memiliki nilai dari berbagai segi Inna Garuda juga menyediakan berbagai fasilitas yang memadai, ini dimaksudkan agar customer yang pernah maupun calon customer akan mendapatkan kenyamanan dan kepuasan. Fasilitas – fasilitas yang ada di Inna Garuda antara lain: 1. Fasilitas Umum a. Outdoor Swimming pool b. Money Changer c. Bank d. Laundry & Dry Cleaning e. Taxi Service f. Travel Agents g. Airline Office h. Spa and Aromatherapy i. Postal Agent j. Salon k. Batik & Handicraft l. Drugstore m. Business Center n. Healt Clinic o. Internet, Fotocopy & Faximile Center p. Spacious Parking Area 34 2. Fasilitas Kamar Inna Garuda Hotel merupakan hotel berbintang empat dan mengemban konsep sebagai Hotel, Convention, & Business, sebagai upaya mendukung Jogjakarta sebagai tujuan MICE. Untuk mendukung semua itu Inna Garuda memilki jumlah kamar yang sangat memadai yakni 219 kamar yang terdiri dari berbagai tipe: NO 1. 2. 3. 4. 5. 6. JENIS KAMAR Sudirman Suite Executive Suite Junior Suite Deluxe Plus Deluxe Superior Jumlah JUMLAH 1 6 5 16 105 86 219 Setiap kamar dan in door public area yang ditawarkan oleh Inna Garuda adalah ruangan yang ber-AC dengan fasilitas yang meliputi private bath, hot and coll running water, video / program TV, piped Music, mini bar, serta private refrigerator. Untuk fasilitas bed berdasarkan jenis kamarnya mulai dari single bed, double bed dan twin bed. Serta ada extra bed sesuai permintaan. Dan untuk kamar – kamar suite dilengkapi denngan bath robel kimono dan slipper, serta hairdryer. 3. Fasilitas ruang meeting 35 Sesuai dengan konsep Inna Garuda sebagai Hotel konvensi dan bisnis maka turut didukung pula dengan adanya ruang meeting yang memadai. Dengan 17 ruang meeting yang dimiliki, menjadikan kekuatan Inna Garuda dalam penyelenggaraan MICE khususnya untuk event / function yang memerlukan break out room terpisah secara permanen. No ROOM KAPASITAS SIZE (m²) THEATRE CLASS U-SHAPE BANQUET 1 Borobudur Hall 25 x 25 600 300 200 300 2 Mendut Room 20 x 16 200 150 75 150 3 Prambanan Room 20 x 8 100 75 40 100 4 Kalasan Room 20 x 8 100 75 40 100 5 Sambisari Room 10 x 8 100 75 25 100 6 Bima Room 8x8 75 40 20 50 7 Arjuna Room 6x4 50 30 10 40 8 Sadewa Room 6x5 25 15 15 20 9 Yudhistira Room 8x7 25 15 15 20 8x7 60 30 15 30 b. Malaysia* 8x7 60 30 15 30 c. Thailand 60 30 15 30 d. Filipina* 8x7 8x7 60 30 15 30 e. Singapura* 8x7 60 30 15 30 f. Brunei 8x7 60 30 15 30 10 ASEAN Room a. Indonesia* . *) Connecting Fasilitas yang terdapat dalam ruang meeting antara lain: 36 - LCD dan Screen - Whiteboard - Satu set soundsystem standart - Memo pad + pansil - Standing / delegate mic - Air putih - Candy - Meja & kursi - Senam stretching / chek tensi darah (jika menghendaki) 4. Food & Beverage Outlet a. Malioboro Coffee Shop Lobby Level 06.00 am – 12.00 pm b. Mataram Lounge Lobby Level 09.00 am – 12.00 pm c. Republic Club Southern Area 09.00 pm – 03.00 am d. Merapi Restaurant 2 nd Floor e. Djanur Kuning Restaurant Lobby Level D. Tujuan dan Manfaat Inna Garuda Ø Tujuan 1. Sebagai agen pembangunan (Agent Of Development) pemerintah di bidang pariwisata atau perhotelan. 37 2. Penyedia lapangan kerja bagi masyarakat. 3. Sebagai agent social bagi masyarakat, instansi di dalam memberikan kontribusi untuk pembangunan dunia pariwisata perhotelan. 4. Sebagai Badan Usaha Milki Negara (BUMN) yang diharapkan memberi sumbangan pendapat dari sector pariwisata dan perhotelan. 5. Melayani jasa atas penyedia kamar, maka dan minuman serta fasilitas lainnya kepada umum. Ø Manfaat 1. Bagi Pemerintah: a. Sebagai sumber pendapatan b. Sebagai agen pembangunan c. Penyebaran pengelolaan jasa perhotelan di bawah BUMN 2. Bagi Daerah Istimewa Yogjakarta a. Pendapatan asli daerah b. Kerjasama di bidang social, keamanan, data statistic pengunjung c. Mata Rantai bisnis / usaha komersial 3. Bagi Masyarakat a. Tempat untuk berbagai keperluan baik hiburan, kuliner, bisnis, olahraga dll b. Sumber Pelayanan kamar beserta Food & Beverages pengunjung 38 c. Penyedia lapangan kerja E. Visi, Misi dan Strategi Inna Garuda Ø Visi Terwujudnya sebuah unit yang Kompetitif dan Inovatif sehingga mampu menjadi “Market Leader” dalam bisnis Konvensi di Jogajakarta. Ø Misi 1. Memenuhi kebutuhan dan keinginan pelanggan melalui pelayanan terbaik sehingga diperoleh kepuasan pelanggan 2. Mendorong terciptanya kondisi financial yang sehat sehingga mampu memberikan kontribusi keuntungan yang optimal bagi perusahaan. 3. Meningkatkan kuatitas Sumber Daya Manusia dan suasana kerja yang kondusif serta kooperatif untuk mewujudkan kepuasan kerja dan kesejahteraan karyawan. 4. Memperoleh “Goodwill” sebagai umpan balik dari manfaat yang diberikan terhadap lingkungan social masyarakat. Ø Strategi Bidang Pemasaran : - Lebih Fokus Ke segment konvensi (MICE) sebagai target pasar utama - Meningkatkan pangsa pasar bisnis sebagai target pasar kedua 39 Bidang Operasi : - Pelayanan cepat dan tepat - Personalized service - Produk dan fasilitas yang kompetitif Bidang S D M : - Kompetensi - Kreatif - Empowerment - Team Work - Minus Growth - Penyempurnaan Organisasi Bidang Keuangan : - Likuiditas terjaga - Pengendalian Biaya - Analisa Kinerja - Internal Control F. Logo Inna Garuda 40 Adapun makna dari logo Inna garuda di atas tersebut adalah: 41 1. Warna Kuning, mempunyai makna: - Makna - Nilai / Value - Solid - Pengalaman - Pencapaian - Kebahagiaan 2. Navy Blue, mempunyai makna: - Daya Lihat / Vision - Ketenangnan / kalem - Harapan 3. Bentuk Logo : Ouval A Simetris - Mempunyai makna : Keluwesan dan Inovasi 4. Huruf dan Logo - Mempunyai makna : Artistic dan Kokoh G. Struktur Organisasi Inna Garuda 42 43 Adapun tugas dan Tanggung Jawab masing-masing bagian adalah sebagai berikut: 1. Direksi Merupakan kekuasaan tertinggi yang bertugas mengkoordinasi dari kegiatan-kegiatan hotel yang ada diseluruh Indonesia, berkedudukan di Inna Wisata Internasional Jakarta. 2. General Manager Merupakan pimpinan tertinggi di perusahaan. Tugas pokoknya adalah menggerakkan dan mengendalikan kegiatan organisasi dalam mengimplementasikan strategi untuk mencapai sasarannya, mewakili hubungan hotel dengan pihak luar, memilki tanggung jawab untuk menrapkan kebijakkankebujakkan pemerintah dalam hal perhotelan dan kebijakkan direksi dari kantor pusat. GM membawahi langsung a. Executive Assistant Manager, • Front Office Departement Bertugas mengkoordinasikan secara langsung tugas0tugas dari FO yang meliputi persiapan daftar perubahan kamar membawahi 3 bagian: Operator, Reception, Concierge, Guest Relation Officer • Executive Housekeeper • Duty Manager 44 b. Chief Accountant, membawahi 3 bagian: • Houseman • Loundry • Floor c. Marketing Manager d. Manpower Manager e. Food & Beverage Manager f. Chief Accountant H. Strategi Pemasaran 1. Strategi Harga a. Strategi Harga Kamar Dalam harga kamar sewa, dibedakan antara tipe kamar satu dengan yang lainnya serta kondisi fasilitas kamar juga turut dusesuaikan pula. Adapun tariff yang diberlakukan tahun 2009 yakni: Daftar tarif (Published Rate) kamar di Inna Garuda Effective 1 January 2009: Room Type Supperior Deluxe Junior Suite Executive Suite Soedirman Suite Extra Bed Group Rate Klasifikasi - Single - Double - Single - Double Single / double Single / double Single / double Rate (Rp) Rp 850.000,Rp 950.000,Rp 1.000.000,Rp 1.100.000,Rp 1.650.000,Rp 2.400.000,Rp 3.050.000,Rp 200.000,Negotiable Rate ($) $ 86 $ 97 $ 103 $ 117 $ 167 $ 256 $ 339 $ 20 Negotiable 45 Strategi yang dilakukan setelah mendapatkan published rate adalah: Ø Memberikan potongan harga kamar kepada pelanggan, seperti travel Agent, perusahaan baik pemerintah atau swasta, relasi-relasi dan sebagainya. Ø Memberikan komisi atau insentif kepada pembawa tamu, seperti pemandu wisata, sopir, panitia suatu kegiatan. Ø Menawarkan harga-harga yang menarik kepada group yang akan mengadakan event atau rombongan tamu. b. Strategi Harga Ruang Konvensi Hotel Inna Garuda yang mengusung konsep Hotel, Convention & Business ini memiliki strategi penawaran yang cukup beragam. Salah satu strategi yang dijalankan yakni dengan harga paket atau Paket Meeting. Maksud dan tujuan paket Meeting ini adalah untuk: - meningkatkan sales banquet khususnya pada meeting yang kecil - meningkatkan harga jual dan mudah dalam penjualan pelayanan - memberi kesan murah dengan standart fasilitas plus - membantu dan memberikan kemudahan pada relasi yang sering mengadakan meeting dengan kapasitas kecil. 2. Strategi Pemasaran Sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa maka Inna Garuda menawarkan saluran pemasaran yang sesuai dengan usaha dalam memasarkan jasanya tersebut, yakni: 46 - Saluran Pemasaran Langsung Yaitu antara pihak hotel dengan calon konsumen tanpa perantara. Pada pihak Inna garuda mengutamakan kesan yang baik kepada konsumen dan selalu meningkatkan pelayanan sebagai penunjang dalam memasarkan jasanya. Antara lain dengan peningkatan kualitas produk yang ditawarkan, baik sarana dan prasarana/ fasilitas yang menunjanng dengan kegiatan hotel, meeting, convention, & business tersebut. - Saluran pemasaran Tidak Langsung Yaitu antara pihak hotel dengan konsumen ada perantara yang menghubungkan antara keduanya. Inna Garuda menggunakan jasa travel, biro perjalanan, dan pihak hotel memberikan komisi yang ditawarkan kepada perantara tersebut yang didasarkan pada kesepakatan bersama. 47 BAB IV PELAKSANAAN MAGANG A. Marketing dan Public Relations Inna Garuda Dalam struktur organisasi Hotel Inna Garuda Jogjakarta jabatan Public Relations berada dalam lingkup Departement Marketing. Sehingga seorang Public Relations Manager berada langsung dibawah Manager Marketing, hal ini berarti setiap kebijakan yang akan diambil oleh PRM haruslah dengan pengawasan dan persetujuan dari Marketing Manager. Kerjasama seperti ini dinilai sangat efektif karena setiap hal yang berhubungan dengan promosi produk hotel dan pelayanan hotel. Dan kerjasama ini mampu membantu dalam pencapaian tujuan yang ingin dicapai pada perusahaan tersebut. Marketing Manager Mempunyai fungsi dalam menyusun teknik, taktik dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Posisi terpenting dalam bidang pemasaran ini membawahi langsung Executive Manager, Sales Manager, Reservation dan PR. Cakupan : Bertanggung jawab untuk bidang pengelolaan Sales, Sales promotion, Advertising, public Relations, Research / Survey serta analisa pasar atau operasional hotel. Berikut adalah uraian tugas dan tanggung jawab Marketing Manager: - Turut mengusahakan pencapaian keuntungan perusahaan sebesar- besarnya. 48 - Mencari dan menetapkan target market perusahaan - Mengikuti perkembangan pasar baik perubahan keadaan pasar, penurunan maupun peningkatan daya saing pemasaran. - Bertanggung jawab dalam mengkoordinir fungsi-fungsi dalam usaha penjualan produk perusahaan. - Menyelenggarakan hubungan yang baik terhadap pelanggan, maupun market segment lainya. - Menyusun program dan anggaran pembiayaan pemasaran. - Bertanggung jawab atas penyusunan marketing plan. - Bertanggung jawab atas penyelenggaraan promosi baik ke dalam maupun ke luar hotel. - Bertanggung jawab penyelengaraan publikasi atau advertensi dalam rangka pemasaran perusahaan - Bertanggung jawab atas pelaksanaan fungsi Public Relations - Bertanggung jawab atas kampanya perusahaan lewat direct mail maupun penawaran tarif kepada tamu atau calon tamu Sales Executive Manager dan Sales Manager Bertanggung jawab atas tugas-tugas yang diberikan atasan dalam hal pelaksanaan marketing strategy, bertanggung jawab dalam fungsi sales promotion dan sales call. Public Relations Inna Garuda terdiri dari dua orang yang bertanggung jawab atas tugas PR, yakni PR manager yang langsung membawahi PR Officer 49 mereka saling bekerjasama dan mendukung untuk mencapai tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Berikut ini merupakan uraian fungsi dan tugas PR Inna Garuda: 1. Public Relations Manager (PRM) Bagian : Pemasaran / marketing Seksi : Public Relations Bawahan Langsung : Public Relations Officer Atasan Langsung : Marketing Manager Ø Fungsi PRM : a. Melaksanakan penyebarluasan berita tentang hotel kepada umu dalam bentuk iklan melalui berbagai media, baik media cetak, elektronik maupun internet. b. Memelihara komunikasi yang baik terhadap Customer, stakeholders baik internal maupun external Ø Cakupan PRM a. Bertanggung jawab atas citra positif perusahaan dan terselenggaranya arus informasi dan komunikasi yang harmonis dengan berbagai pihak. b. Bertanggung jawab atas pemilihan methode dan bentuk pemasangan iklan. Ø Uraian tugas dan tanggung jawab PRM a. Membina dan memelihara hubungan yang baik dengan : 1) Public intern, yakni para tamu hotel dan tamu perusahaan 50 2) Public Extern / external public relations, meliputi : § Hubungan dengan pelanggan ( customer relations ) § Hubungan dengan masyarakat sekitar ( community relations ) § Hubungan dengan pemerintah ( government relations ) § Hubunagan dengan pers ( press relations ) b. Melaksanakan tugas publisitas tentang produk dan tugas riset, yakni opinion research, penelitian terhadap tamu tentang produk dan pelayanan hotel. c. Menyelenggarakan hubungan baik dengan mass media untuk pelaksanaan penyampaian informasi kepada masyarakat. d. Bertindak dalam hal memberikan penerangan informasi kepada tamu yang berkaitan tentang hotel dan produk hotel. e. Mempersiapkan laporan pelaksanaan advertising serta bertanggung jawab atas pembuatan design untuk kegiatan promosi, misal dalam hal Art Design dan Photografer. f. Melaksanakan pelaksanaan daftar masalah yang disusun berdasarkan data dan fakta. g. bertindak sebagai protocol dalam tugas – tugas khusus 2. Public Relations Officer (PRO) Bagian/Divisi : Pemsaran / Marketing 51 Seksi : Public Relations Atasan Langsung : Public Relations Manager Ø Fungsi PRO Melaksanakan tugas administrasi PR atau mewakili Public Relations Manager. Ø Cakupan PRO Bertanggung jawab atas kelancaran administrasi PR dan membantu mempersiapkan laporan tugas PR Ø Uraian Tugas dan Tanggung Jawab PRO a. Membantu pimpinan seksi melakukan : - tugas customer relations - tugas community relations - tugas governmental relations - tugas press relations b. Membantu penyelenggaraan in house promotion c. Menangani administrasi kantor d. Mempersiapkan pembuatan laporan PR tertulis pada pimpinan e. Melaksanakan tugas yang diberikan pimpinan baik tertulis maupun lisan f. Menyimpan file atau surat yang berhubungan dengan penyelenggaraan promosi. 52 Dalam upaya peningkatan occupancy hotel Inna Garuda, sangatlah tidak mudah jika tidak didukung dari berbagai pihak dan juga menggunakan strategistrategi yang dianggap mampu untuk mencapai target market yang telah terprogram. Dalam hal ini PR sangat berperan dalam membantu divisi marketing dalam memperkenalkan produk-produk yang ditawarkan melalui kegiatan publisitas. B. Pelaksanaan Magang di Marketing Inna Garuda Dalam rangka tugas guna memperoleh predikat sebagai Ahli Madya bidang Komunikasi terapan, penulis melaksanakan Magang di Inna Garuda Hotel yang berlokasi di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta 55213. Periode pelaksanaan selama tiga bulan yakni 2 Februari – 1 Mei 2009. Selama tiga bulan magang di Inna Garuda, penulis mendapatkan pengetahuan dan pengalaman yang sangat berharga, berikut adalah kegiatan-kegiatan yang dilakukan dalam masa pelaksanaan magang. Kegiatan Marketing Departemen (2 Februari 2009 – 27 Maret 2009) Periode Pertama (2 Februari 2009 – 27 Februari 2009) Ø Minggu pertama penulis diperkenalkan dengan semua divisi atau departemen yang ada di Inna Garuda, dan diperkenalkan mengenai tugas-tugas marketing dan mempelajari produk atau hal-hal mengenai Inna Garuda. 53 Ø Membuat Contract Rate yang akan diberikan kepada relasi baik dari travel agent maupun instansi- instansi yang ingin bekerjasama dengan Inna Garuda atau Instansi yang akan mengadakan event. Ø Membuat IOC (Intern Office Communications), IOC adalah alat komunikasi internal yang ada di Inna Garuda. Setelah dibuat IOC kemudian diedarakn ke divisi-divisi yang bersangkutan, untuk diketahui. Misalkan IOC yang diedarkan oleh marketing dept adalah mengenai pemberitahuan bahwa ada overcharge, dalam hal ini IOC akan diedarkan ke bagian Credit, Chief accounting dan accounting. Selain IOC mengenai overcharge, man in charge, dll. Tugas lain yakni mem-file data-data. Masih banyak kendala yang dialami penulis pada minggu pertama, misal masih belum terbiasa dan merasa asing dengan lingkungan kerja. Ø Membuat Proforma Invoice, semacam surat tagihan yang ditujukan kepada instansi atau agen travel dalam hal biaya yang harus dibayarkan. Ø Memasukkan file data Customer hotel ke komputer, Ø Menerima reservasi lewat telefon dan fax, yang kemudian dimasukkan ke reservation form. Setelah mengetahui cara kerja MYOH (program komputer mengenai data-data yang biasanya dipakai dalam perhotelan), penulis di tugaskan di bagian reservasi dari menerima reservasi hotel lewat telepon, fax atau email yang kemudian ditulis di reservations Form kemidian memasukan data tersebut ke MYOH. 54 Ø Mengikuti proses shooting pembuatan video promo, video promo ini yang akan digunakan sebagai promosi yang akan di programkan pada televisi yang ada di setiap kamar di Inna Garuda. Jadi setiap pemakai kamar yang menyalakan televisi maka, video promo ini akan muncul pada awal televisi nyala. Dan disini penulis berperan mengawasi dan mengarahkan pembuatan shooting tersebut. Ø Membuat dan menyebarkan Holding. Holding adalah Montly Forecast Report yang telah dicetak, sebagai bahan untuk Departement Head Meeting / DH Meeting yang diadakan setiap hari selasa. Holding ini disebarkan ke seluruh Departement di Inna Garuda, antara lain: General Manager, Resident Manager, Front Office Manager, House Keeping Manager, Food & Beverage Manager, Banquet, Cheff, Chief Acounting, Credit Dept, Man Power dept, Accounting, Cost Control, Duty Manager, Purchasing. Ø Mengikuti Sarasehan atau tatap muka yang diadakan manajemen Inna Garuda, kegiatan sarasehan ini diadakan setiap bulan dan dihadiri semua divisi sebagai evaluasi kerja dan dalam acara ini juga untuk merayakan ulang tahun karyawan yang berulang tahun serta pemberian penghargaan kepada karyawan teladan atau Employee Of The Month. Kegiatan ini dimaksudkan untuk memperbaiki kinerja dan sebagai bentuk apresiasi kepada karyawan yang telah berjasa kepada Inna Garuda agar kedepannya menjadi motivasi karyawan untuk bekeraja lebih semangat dan berkualitas. 55 Periode Kedua, (2 Maret 2009 – 27 Maret 2009) Pada periode di bulan ini penulis sudah terbiasa dengan situasi lingkungan kerja. Penulis masih dibagian Marketing, kegiatan yang dilakukan adalah, Ø Membuat Contract Rate kemudian dikirim melalui fax, Ø Mem-file data-data dan data relasi Inna Garuda unrtuk diolah di komputer. Ø Membuat dan menyebarkan Group Instructions, yakni semacam instruksi/pemberitahuan kepada divisi/departemen yang bersangkutan apabila akan ada event yang akan diadakan di Inna Garuda agar mempersiapkan segala kebutuhan. GI dibuat oleh bagian reservasi kemudian disebarkan ke sembelas departemen, antara lain: Front Office Departemen, Front Desk, Conchierge, Guest Relations Officer (GRO), Cheff Dept, Duty Manager, Food and Beverage (F&B) Dept, Loundry, Room Service, Security, House Keeping. GI dimaksudkan untuk departemen yang memiliki kaitan agar mempersiapkan segala kebutuhan, GI dibuat sehari sebelum event dilaksanakan. Ø Membuat Surat Penawaran Harga yang dibuat untuk memberikan penawaran kepada instansi atau perusahaan yang akan mengadakna event atau kegiatan di Inna Garuda. Penawaran ini dimaksudkan untuk membuat kesepakatan harga, syrat ini dibuat oleh bagian Executive Manager atau Sales Manager. Ø Di bagian reservasi, yakni bagian yang menerima reservasi baik dari telepon, fax maupun email. Pada bagian ini dibutuhkan ketelitian yang tinggi karena, harus bisa membaca program MYOH, sehingga harus mengetahui tanggal mana saja yang masih bisa menerima tamu dan kapan kamar hotel penuh. Dari telepon 56 biasanya tamu yang bersifat individu atau reservasi langsung dari tamu yang akan menginap. Sedangkan dari fax biasannya dari Travel agent, yang memesankan kamar untuk konsumen mereka yang kemudian dijawab dengan cara di cap/diberi tanda Confirm (apabila kamar available / tersedia) atau Unconfirm (apabila kamar fully booked / kamar penuh) kemudian dikirim via fax juga. Ada juga tamu yang memesan kamar via email, di sini ada juga bagian yang bertanggung jawab yakni seorang Olah Data, selain mengolah data bagiam ini juga menangani reervasi via email. Apabila reservasi telah diterima kemudian dimasukkan ke reservations form yakni formulir reservasi sebagai bukti nyata bahwa ada pemesanan tamu. Reservation form terdiri dari beberapa bagian penting yang harus diisi yakni, - Name (nama pemesan) - Arrival date (tanggal cek in) dan Departure date (tanggal cek out) - Type of Room, Total rooms, Rate, - Type of Breakfast (CBF/china Breakfast, ABF/American Breakfast, IBF/Indonesian Breakfast) - Account instruction (PA/Personal Account, CA/Company, TA/travel account) - Special request - Remark - Amended/cancelled by, berisi yang memesan atau yang bertanggung jawab atas pemesanan tersebut. - Company / agent address, alamat perusahaan atau travel agent yang memesan - Dll 57 Dalam reservation form terdapat dua kolom, yakni WAS dan NOW. Was maksudnya pemesanan saat ini, sedangkan Now apabila ada perubahan pemesanan. Ada dua macam rest form yakin untuk individual menggunakan kertas putih sedangkan untuk group atau pemesanan lebih dari sepuluh kamar menggunakan kertas form warna kuning, hal ini untuk memudahkan dalam penanganan. Ø Sales Call, kegiatan ini dilakukan rutin oleh sales manager ataupun sales executive manager setiap hari mereka melakukan sales call ke berbagai instansi atau perusahaan guna menawarkan produk dan jasa perusahaan. Kegiatan Public Relations (30 Maret 2009 – 1 Mei 2009) Ø Membuat signboard Ø Mempersiapkan hal-hal yang berkaitan dengan event yang akan diadakan di Inna Garuda Ø Mengkliping release Koran, yang memuat berita tentang Inna Garuda kemudian ditempelkan di papan pengumuman. Ø Menyusun sales kit / brosur Inna Garuda Ø Membuat Birthday Letter untuk dikirim kepada relasi atau karyawan yang berulang tahun. Ø Membuat surat ucapan selamat kepada pejabat baru. Ø Membuat Voucher 58 Ø Membuat Thanks Letter atau surat ucapan terima kasih untuk relasi yang telah mengadakan konvensi / event di Inna Garuda, kemudian mengirimkannya. Ø Menjawab interview dari mahasiswi UNY yang mengajukan pertanyaan mengenai PR Inna Garuda. Ø Menyusun dan mendata Guest Questionaire, yang akan diundi untuk mendapatkan pemenang bagi yang pernah menginap di Inna Garuda. Ø Mendokumentasikan dan Mengundi Lucky Draw Guest Questionaire yang diundi per tiga bulan. Pemenang akan mendapatkan Voucher menginap di Inna Garuda. Ø Membuat release mengenai undian Lucky Draw dan dikirim ke berbagai media yakni, Harian Jogja, Kerdaulatan Rakyat, Bernas, dll. Ø Memberi masukan dalam proses pengeditan video promo Inna Garuda Ø Ke Kedaulatan Rakyat untuk memberikan bantuan kepada yang membutuhkan, yang dimuat dalam harian KR. Ø Mengirimkan secara langsung karang bunga ucapan selamat untuk Sultan Hamengkubuwono X yang berulang tahun ke Kraton. Ø Membuat surat jawaban permohonan sponsorship. Ø Mengikuti table Manner Ø Mem-file foto-foto Inna Garuda Ø Mengikuti wisuda STIPRAM yang diadakan di Borobudur Hall Inna Garuda. Ø Mengikuti pembukaan seminar Dokter Paru Indonesia yang diadakan di Inna Garuda. 59 Ø Mengawasi event-event yang diadakan di Inna Garuda demi kelancaran acara tersebut. Ø Membantu pelaksanaan serta mendokumentasikan kegiatan bakti sosial “pengobatan gratis oleh Snake Hunter” yang diadakan Inna Garuda. Ø Membuat release mengenai kegiatan bakti sosial tersebut kemudian mengirimnya ke Harian Jogja, Kedaulatan Rakyat, Bernas, dan Bisnis Indonesia untuk dimuat. Ø Membantu mempersiapkan acara pameran hotel-hotel se-Indonesia yang akan diikuti oleh Inna Garuda di Jakarta Ø Membuat surat “Mohon Diri” General Manager Inna Garuda Ø Mendata relasi-relasi yang akan dikirimi surat “Mohon Diri” tersebut Ø Ikut mempersiapkan acara perpisahan GM Inna Garuda Ø Mendokumentasikan acara perpisahan GM Inna Garuda C. Aktivitas Membina Hubungan dengan Travel Agent Travel Agent adalah perusahaan yang menyelenggarakan kegiatan paket wisata dan agen perjalanan. Adapun kegiatan-kegiatan usaha travel agent atau biro perjalanan wisata adalah : 1. Menyusun dan menjual paket wisata atas dasar permintaan. 2. Menyelenggaraan atau menjual pelayaran wisata (cruise). 3. Menyusun dan menjual paket wisata kepada umum atau atas dasar permintaan. 60 4. Menyelengarakan pemanduan wisata. 5. Menyediakan fasilitas untuk wisatawan. 6. Menjual tiket/karcis sarana angkutan, dan lain-lain. 7. Mengadakan pemesanan sarana wisata. 8. Mengurus dokumen-dokumen perjalanan sesuai dengan paraturan yang berlaku. Travel Agent sangat berkaitan erat dengan industri perhotelan, karena travel agent memiliki peran penting dalam sebuah industri perhotelan, dalam hal ini travel agent adalah sebagai perantara atau pemasok customer atau tamu hotel yang menjadi mitra travel agent tersebut. Untuk itu strategi marketing dibutuhkan untuk menarik travel agents untuk mempercayakan tamu atau customernya agar menginap di hotel yang dinilai nyaman untuk customernya dan menguntungkan bagi travel agent sendiri. Strategi marketing yang selama ini dijalankan untuk menarik para agen travel agar mengirimkan tamunya ke hotel Inna Garuda yakni: Ø Strategi harga yang ditawarkan yakni berupa golongan rate, semakin produktif travel tersebut semakin murah dari harga publish yang ditawarkan oleh pihak hotel. Hotel Inna Garuda memiliki 3 golongan rate travel agents yang ditawarkan yakni: Rate A, diberikan kepada beberapa travel agent yang memiliki loyalitas tinggi tetrhadap hotel dan paling banyak memberikan kontribusi kepada hotel dengan produktif mengirimkan tamu ke hotel Inna Garuda. Adapula rate B dan Rate C. 61 Ø Dari segi pembayaran, hotel Inna Garuda juga menawarkan beberapa sistem pembayaran kepada para travel yang menjadi mitra kerja, yakni cash payment atau full pre payment yakni pembayaran sebelum tamu cek in, dan dapat pula dibayarkan beberapa hari setelah tamu cek out, adapula kebijakan pembayaran lain yang tergantung dari kesepakatan dari kedua belah pihak. Hal ini dibuat sebagai upaya untuk memberikan kepuasan dan sebagai apresiasi hotel Inna Garuda kepada travel karena telah mempercayakan hotel Inna Garuda sebagai mitra mereka. Ø Travel Agent selalu dilibatkan dalam acara-acara yang diadakan oleh Inna Garuda, sebagai wujud kepedulian pihak hotel. Misal dalam acara Gathering yang diadakan hotel Inna Garuda, Travel Agent yang produktif akan dipilih dan mendapatkan award khusus atau penghargaan dengan kategory Best Producer. Ø Lebih memprioritaskan kepada para travel agent untuk menggunakan fasilitas kamar Inna Garuda. Ø Dalam membina hubungan kepada travel agent, Public Relations hotel Inna Garuda selalu memberikan apresiasi seperti: berkunjung ke travel untuk memberi sekaligus mengenalkan apabila ada produk baru hotel Inna Garuda, pengiriman ucapan terima kasih, ucapan ulang tahun apabila ada travel yang berulang tahun, ucapan hari raya, pemberian souvenir, karangan bunga dan lain sebagainya. 62 Selain itu kegiatan Public Relations dalam menjaga hubungan dengan travel agent misalnya dengan memberikan semacam info mengenai Inna Garuda yang biasa disebut dengan “fact Book” adalah buku yang diberikan kepada travel pilihan yang isinya mengenai gambaran Inna Garuda yang meliputi fasilitasfasilitas yang ditawarkan di Inna Garuda sehingga travel agent dapat memberikan gambaran jelas kepada calon konsumen mengenai Hotel Inna Garuda. Hubungan harmonis dengan relasi maupun customer/ pelanggan menjadi salah satu bagian kegiatan PR yang penting. Hubungan tersebut diterapkan dengan komunikasi yang bersifat terbuka secara dua arah yakni antara Hotel Inna Garuda dengan para relasi maupun customernya. Hubungan tersebut baru dikatakan harmonis jika sama-sama memberikan tanggapan / respon positif supaya masing-masing pihak dapat mencapai tujuan. Dalam membina hubungan kepada relasi, Public Relations Inna Garuda Hotel selalu memberikan yang terbaik kepada para relasinya khususnya disini adalah para travel agents. Hal ini dapat dibuktikan dari loyalitas customer dari kalangan travel. Namun adapula kerugian dalam mengadakan kerjasama dengan travel agents, misalnya apabila dalam keadaan High season atau pix season adalah dalam masa libur panjang yang membuat hotel meningkat reservasinya, maka pihak Hotel tidak mendapat laba maksimal dengan harga Publish, karena pihak hotel tetap memprioritaskan pihak travel, sehingga harga yang ditawarkan adalah harga travel. 63 Rate Travel Agent 2009 No. Type Room Pax Rate B 425.000 425.000 C 450.000 450.000 1. Superior Single Twin A 400.000 400.000 2. Deluxe Single Twin 500.000 500.000 525.000 525.000 550.000 550.000 3. Junior Single Twin 850.000 850.000 850.000 850.000 850.000 850.000 4. Executive Single Twin 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 1.200.000 5. Extra Bed 175.000 175.000 175.000 Travel Agent Inna Garuda Travel Agent Rate A a. Alas Tour Surabaya b. Intras Tour Bandung c. Gran Java Tour & Travel Surabaya d. Panorama Tours Jakarta e. Index Elang Wisata Tour Jogjakarta Travel Agent Rate B a. Media Tour Jakarta b. Nusantara Tour & Travel Jogjakarta c. Seta Tour Jogjakarta 64 d. Pacto Tours Bandung e. Matta Tour Medan Travel Agent Rate C a. Kharisma Tour Jogjakarta b. Tiara Tour Bandung c. Wahana Tour & Travel Surabaya d. Mitra Persada Tour Jakarta e. Joglo Tour Jogjakarta 65 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Inna Garuda merupakan hotel bintang empat yang mengusung konsep sebagai hotel Convention & Business. Dan salah satu hotel yang dikhususkan sebagai Meeting, Incentive, Convention, Exhibition (MICE) destinations. Dan merupakan salah satu hotel yang memiliki nilai sejarah dan merupakan hotel heritage. Inna Garuda berlokasi di jantung kota Jogjakarta yakni terletak di Jalan Malioboro No. 60 Jogjakarta. Public Relations berfungsi membangun hubungan yang positif antara lembaga yang diwakilinya dengan publik internal ataupun eksternal. Dan juga menciptakan dan memelihara citra positif, menciptakan saling pengertian, kepercayaan, dukungan, kerjasama, dan toleransi dan saling pengertian antara suatu perusahaan dengan seluruh khalayaknya, baik eksternal maupun internal. Sedangkan marketing sendiri mempunyai fungsi sebagai penyusun teknik, taktik dan strategi pemasaran untuk mencapai tujuan bisnis perusahaan. Aktivitas Marketing Inna Garuda yakni, mengadakan penawaran penawaran kepada instansi atau agent travel, melaksanakan publikasi atau advertensi dalam rangka pemasaran perusahaan yang dibantu oleh divisi Public Relations, penyusunan marketing plan, mengadakan event yang mampu 66 meningkatkan hunian di Inna Garuda, dan meningkatkan kualitas hotel Inna Garuda sebagai hotel bintang empat. Sedangkan aktivitas Public Relations Inna Garuda yakni: bekerjasama dengan Marketing, dalam hal promosi, publikasi mengenai produk, kegiatan advertensi dengan membuat design untuk promosi, misal dalam hal Art Design dan Photografer, menjalin hubungan baik dengan mass media untuk pelaksanaan penyampaian informasi, selain itu mengadakan customer relations, community relations, governmental relations, press relations. Adapun yang didapatkan penulis selama 3 bulan melaksanakan Kuliah Kerja Media di Inna Garuda Jogjakarta, yakni: 1. Mendapatkan wawasan pengetahuan, pengalaman serta bekal praktek kepada penulis mengenai praktek Public Relations dalam sebuah lingkungan kerja di Inna Garuda Hotel. 2. Melaksanakan aktivitas mengenai tugas dan fungsi Marketing dan Public Relations di Inna Garuda 3. Mengaplikasikan dan menerapkan pengetahuan praktis penulis disamping pengetahuan yang bersifat teori yang telah didapat saat perkuliahan. 4. Penulis lebih mengetahui mengenai kedisiplinan akan budaya/kultur kerja professional yang menuntut kerjasama, kualitas kerja dan ketepatan waktu dan bertanggung jawab dalam menyelesaikan tugas. 67 B. Saran v INNA Garuda Hotel Inna Garuda dalam menjalin hubungan dengan Travel Agents sebaiknya lebih ditingkatkan, walaupun selama ini sudah cukup baik. Sebagai hotel berbintang empat sebaiknya meningkatkan kecepatan dan keakuratan system komputer. Menambah fasilitas, misalnya Fitnes Center. Selain itu karayawan dan karyawati di Inna Garuda perlu regenerasi, Namun banyak nilai positif yang terdapat di Inna Garuda salah satunya adalah komunikasi yang terjalin dengan baik sehingga menumbuhkan rasa kekeluargaan dan kekerabatan yang baik sehingga menciptakan kerjasama yang cukup solid antar karyawan baik ke bawah maupun keatas. v Bagi Universitas Sebelas Maret Khususnya Komunikasi Terapan: Hendaknya lebih meningkatkan relasi dengan berbagai instansi sehingga mempermudah mahasiswa dalam menjalankan tugas KKM. v Bagi panitia KKM : Kinerja panitia KKM yang kurang terkoordinir sehingga peserta KKM merasa kurang terbantu. 68 DAFTAR PUSTAKA Cutlip, Scott M, Center, Allen M & Broom, Glen M. 1999. Effective Public Relations. Eight edition. New Jersey : Upper Saddle River. Jefkins, Frank. 2008. Public Relations, Edisi Kelima. Jakarta : Erlangga. Morissan, M.A. 2008. Manajemen Public Relations : Strategi Menjadi Humas Profesional, Edisi Pertama. Jakarta: Kencana Prenada Media Group. Philip, Kotler.1997. Marketing Management. Nine Edition. New Jersey, Prentice Hall: Upper Saddle River. Rumanti, Maria Asumta. 2002. Dasar-Dasar Public Relations: Terori dan Praktik. Jakarta: PT Gramedia Widiasarana Indonesia Ruslan, Rosady. 1998. Manajemen Humas dan Manajemen Komunikasi. Jakarta : Raja Grafindo Pustaka www.google.co.id http://wordpres.com/public-relations/ http://litbangjoglosemar.com 69
