BAB IV EVALUASI DAN PEMBAHASAN IV.1. Tujuan dan

BAB IV
EVALUASI DAN PEMBAHASAN
IV.1. Tujuan dan Perencanaan Evaluasi
IV.1.1. Tujuan Evaluasi
1. Menganalisis dan mengidentifikasi apakah sistem informasi akuntansi
persediaan yang sedang berjalan pada saat ini telah sesuai dengan standar
atau kebijakan perusahaan.
2. Mendeteksi kelemahan dan kekurangan yang terdapat pada sistem informasi
akuntansi persediaan yang meliputi pengendalian umum dan pengendalian
aplikasi.
3. Mengetahui apakah pengendalian-pengendalian yang diterapkan sudah
mampu menekan resiko seminimal mungkin yang meliputi resiko atas
pengendalian umum dan pengendalian aplikasi.
IV.1.2. Perencanaan Evaluasi
Perencanaan evaluasi dimaksudkan agar dapat meringankan kerja evaluasi dari
segi biaya, waktu, dan penganalisaan atas bukti-bukti atau informasi yang memadai dan
cukup dan agar dapat dapat menjadi lebih tajam dan tepat guna untuk dapat
mengevaluasi dan menyimpulkan tingkat keefektifan pengendalian-pengendalian sistem
informasi akuntansi persediaan. Untuk itu penulis mengunjungi kantor dan pabrik PT.
Bernofarm untuk mendapatkan keterangan dari pihak external public relation agar dapat
memahami prosedur-prosedur yang ada dalam sistem informasi akuntansi persediaan.
47
Perencanaan evaluasi yang dilakukan adalah:
a. Mengumpulkan informasi dari berbagai buku yang berhubungan dengan
sistem informasi manajemen persediaan.
b. Mencari informasi mengenai gambaran umum perusahaan.
c. Mengumpulkan dan mencari informasi mengenai latar belakang atau sejarah
perusahaan, visi dan misi perusahaan, struktur organisasi perusahaan, serta
uraian tugas dan wewenang pada PT. Bernofarm.
d. Melakukan wawancara dan studi kepustakaan dengan manajer untuk
mendapatkan penjelasan.
e. Mendapatkan dokumen sumber dan dokumen pendukung yang berkaitan
dengan sistem informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm.
f. Menganalisis
hasil
mengindentifikasi
wawancara
dan
kelemahan-kelemahan
studi
yang
kepustakaan
terdapat
pada
untuk
sistem
informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm.
g. Memberikan rekomendasi atas kelemahan-kelemahan yang ada dalam sistem
informasi akuntansi persediaan pada PT. Bernofarm.
Pada perencanaan evaluasi, tahap-tahap yang dilakukan adalah:
1. Ruang Lingkup Evaluasi
Ruang lingkup dari evaluasi sistem informasi akuntansi persediaan pada PT.
Bernofarm dibatasi pada hal-hal berikut ini:
a. Menganalisis dan mengevaluasi sistem yang sedang berjalan.
48
b. Mengidentifikasikan kekurangan dan kelemahan sistem informasi
akuntansi persediaan agar dapat dikelola dengan efisien, efektif, dan
ekonomis.
c. Merumuskan rekomendasi sistem informasi atas persediaan pada PT.
Bernofarm.
2. Persiapan Penelitian Lapangan
Adapun instrumen yang digunakan terdiri dari wawancara dan studi
dokumentasi. Sumber informasi yang diperoleh hanya terbatas pada external
public relation PT. Bernofarm karena tidak ada akses untuk melakukan
wawancara langsung dengan pihak yang terkait dan karena adanya batasanbatasan dalam melakukan penelitian pada PT. Bernofarm.
a. Wawancara
Wawancara dilakukan dengan melakukan tanya jawab secara langsung
dengan pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan ataupun sistem
persediaannya untuk memperoleh informasi yang diperlukan.
b. Dokumentasi
Penulis melakukan studi dokumentasi yaitu dengan cara memeriksa atau
mengevaluasi terhadap dokumentasi dan catatan-catatan transaksi yang
dimiliki perusahaan. Pemeriksaan bukti-bukti dokumen dilakukan dengan
mengumpulkan dan mengevaluasi dokumen-dokumen yang ada.
49
IV.2. Analisis Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Jadi
PT. Bernofarm menggunakan sistem pencatatan persediaan secara periodik dan
sistem perhitungan harga pokok persediaan menggunakan metode FIFO (First in First
Out). PT. Bernofarm merupakan perusahaan farmasi yang memproduksi berbagai jenis
obat-obatan. PT. Bernofarm mempunyai 4 distributor utama yang berfungsi sebagai
pendistribusi produk farmasi dari PT. Bernofarm. Peningkatan permintaan persediaan
biasanya terjadi karena adanya bencana sehingga PT. Bernofarm memproduksi produk
lebih banyak daripada standarnya.
PT. Bernofarm menggunakan sistem forecasting untuk memperkirakan produksi
mendatang. Peningkatan dan penurunan permintaan persediaan PT. Bernofarm
dipengaruhi oleh beberapa faktor, diantaranya adalah:
1. Faktor bencana, dimana terjadinya peningkatan permintaan persediaan karena
adanya korban bencana yang membutuhkan obat-obatan.
2. Faktor Bulan Ramadhan, dimana terjadinya peningkatan obat tertentu dan
penurunan kapasitas produksi pada obat yang lain.
IV.3. Pengendalian Barang Jadi
IV.2.1. Pengendalian Umum
Pengendalian terhadap sistem informasi dalam suatu perusahaan adalah penting
untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi kegiatan operasional perusahaan.
Penggunaan suatu sistem untuk data yang tidak diolah dengan baik dapat menimbulkan
dampak yang berpengaruh pada operasional sistem informasi perusahaan. Dengan
melakukan proses evaluasi dapat ditemukan kelemahan-kelemahan atau penyelewengan
50
yang ada pada sistem informasi akuntansi persediaan yang sedang berjalan, sehingga
dapat memberikan suatu rekomendasi yang mendukung untuk memperbaiki kelemahan
sistem informasi akuntansi persediaan dalam meningkatkan operasional perusahaan
yang lebih baik dimasa yang akan mendatang.
IV.2.2. Pengendalian Khusus
Pengendalian khusus dilakukan untuk memastikan secara benar persediaan
barang jadi telah sesuai dengan jumlah yang tercatat dalam dokumen yang
mendukungnya. Pengendalian khusus ini meliputi pengendalian terhadap:
IV.2.2.1. Master List (daftar barang dagangan)
Harus memiliki master list barang-barang yang dijual berikut distributornya,
master list ini bisa berupa jika ada penambahan barang yang dijual atas barang yang
sudah tidak dijual. Namun pada dasarnya master list ini merupakan data dasar barangbarang yang sudah jadi pada PT. Bernofarm.
Untuk memudahkan control terhadap barang-barang dagangan, master list bisa
dibuat menjadi kelompok tablet, kelompok kapsul, kelompok injeksi, kelompok krim,
dan kelompok sirup.
51
Tabel Master List
52
Sumber: Data diambil dari PT. Bernofarm
53
IV.2.2.2. Aktivitas Barang
Aktivitas barang pada PT. Bernofarm dimulai dari aktivitas penerimaan barang
hasil produksi ke gudang dan pengeluaran barang untuk pendistribusian dari marketing
ke distributor.
1. Berikut adalah flowchart dari penerimaan barang:
54
Penjelasan flowchart prosedur penerimaan barang:
1) PPIC menerima barang produksi beserta SP (Surat Produksi) dari pihak produksi
barang.
2) PPIC akan memeriksa kesesuaian jumlah barang yang diterima dengan surat
produksi. Jika barang yang diterima tidak sesuai dengan surat produksi maka
akan diserahkan ke pihak inventory control untuk melaporkannya ke bagian
produksi.
3) Inventory control memeriksa kembali barang produksi.
4) Jika barang sudah sesuai maka PPIC akan mencatat ke laporan stok barang.
5) PPIC membuat laporan stok barang harian berdasarkan pencatatan sebelumnya.
55
2. Berikut adalah flowchart pengeluaran barang:
56
Penjelasan flowchart prosedur pengeluaran barang:
1) PPIC menerima SO (Sales Order) dari marketing sebagai bukti pengeluaran
barang dan permintaan.
2) PPIC memeriksa kesesuaian SO (Sales Order) dengan stok barang yang ada pada
gudang. Jika barang yang diminta tidak sesuai dengan jumlah stok yang ada di
gudang, pihak PPIC mengembalikan SO ke marketing.
3) Marketing akan memeriksa kembali dan menentukan target penjualan, kembali
membuat SO dan menyerahkan ke pihak PPIC.
4) Jika SO telah disetujui maka Pihak PPIC akan membuat DO (delivery order)
empat rangkap yang akan diserahkan ke marketing, finance, shipping dan
disimpan sebagai arsip.
5) PPIC akan membuat laporan berdasarkan arsip dan mengeluarkan laporan stok
barang.
57
IV.4. Laporan Atas Temuan Permasalahan dan Rekomendasi
Perbaikan
1. Kondisi
:
Pada gudang PT. Bernofarm sering mengalami kekosongan
beberapa jenis produk yang siap jual ketika adanya penawaran
barang yang dilakukan oleh pihak marketing kepada distributor. Hal
ini disebabkan gudang PT. Bernofram tidak memiliki stok
minimum untuk setiap jenis produk yang diproduksi. Kekosongan
barang ini menghambat pemasaran pada PT. Bernofarm dan sering
kali terjadinya pembatalan pemesanan barang oleh pihak distributor.
Kriteria
:
Gudang PT. Bernofarm seharusnya mempunyai stok minimum
untuk setiap jenis produk.
Sebab
:
Permintaan barang yang tinggi oleh pihak distributor dan tidak ada
pemberitahuan jika kalau barang yang tersedia sudah mencapai
batas jumlah minimum.
Akibat
:
Tidak adanya persediaan barang yang dapat dikirim langsung
kepada distributor ketika terjadi pesanan atas barang yang
bersangkutan.
Rekomendasi:
Untuk mencegah terjadinya keterlambatan pengiriman dari PT.
Bernofarm ke distributor maka perusahaan perlu menerapkan sistem
stok minimum. Dengan adanya sistem stok minimum tersebut,
maka diharapkan perusahaan tidak akan mengalami kekosongan
barang.
58
2. Kondisi
:
Pada masa pengkarantinaan produk, terdapat kesalahpahaman
antara pihak marketing dengan pihak bagian produksi. Setelah
produk selesai diproduksi, produk harus dikarantina dua minggu
sebelum didistribusikan ke distributor. Pada sistem, produk dicatat
sebagai produk yang tersedia tetapi tidak diberitahukan bahwa
produk itu
marketing
adalah produk yang dikarantina. Sehingga bagian
salah
mengartikan
dan
mengira
produk
dapat
didistribusikan.
Kriteria
:
Gudang PT. Bernofarm seharusnya melakukan pemisahan data
antarproduk yang dikarantinakan dan produk yang siap dijual.
Sebab
:
Pada
gudang
memisahkan
PT.
produk
Bernofarm tidak
yang
siap
terdapat
dijual
dan
sistem yang
produk
yang
dikarantinakan.
Akibat
:
Terjadi keterlambatan pengiriman barang ke distributor karena
produk harus dikarantina selama dua minggu.
Rekomendasi:
Pada sistem harus terdapat pemisahan data antarproduk yang
dikarantinakan dan produk yang siap dijual. Dengan adanya sistem
tersebut, maka tidak akan terjadi keterlambatan pengiriman barang
ke distributor.
59