sistem manajemen aset menggunakan teknologi radio

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014)
Yogyakarta, 15 Maret 2014
ISSN: 2089-9813
SISTEM MANAJEMEN ASET MENGGUNAKAN TEKNOLOGI RADIO
FREQUENCY IDENTIFICATION (RFID)
Santoso1, Deny Lesmana2
Jurusan Teknik Informatika, Politeknik Tanah Laut
Jl. A. Yani Km. 6 Pelaihari Tanah Laut Kalimantan Selatan
Telp (051) 221537
e-mail :[email protected], [email protected]
ABSTRAK
Sistem pengelolaan dan pemeriksaan aset di Politeknik Tanah Laut masih dilakukan secara manual. Data
dikelola dalam bentuk arsip, pemeriksaan dan pengawasan terhadap asset masih dalam bentuk manual, untuk
saat ini banyak ditemukan kendala kepraktisan dalam pemeriksaan aset. Penelitian ini membangun suatu sistem
baru yang didukung dengan teknologi Radio Frequency Identification (RFID), diharapkan dapat mengatasi
kendala yang ada. Pembuatan Sistem manajemen aset dapat membantu pengelolaan dan pemeriksaan aset pada
Politeknik Tanah Laut secara efektif dan efisien.Pengelolaan dan pemeriksaan aset dilakukan secara otomatis
dengan memanfaatkan teknologi Radio Frequency Identification yang berfungsi untuk membaca serial number
pada kartu RFID, sistem ini masih menggunakan jenis Reader RFID yang berbentuk kartu sehingga tidak dapat
membaca dengan jarak yang jauh. Penggunaan teknologi yang mampu membaca dengan jarak jauh akan
memaksimalkkan kinerja dari aplikasi ini.
Kata Kunci: pengelolaan, aset, kartu rfid, pembaca rfid, efektif, efisien, Politeknik Tanah Laut
ABSTRACT
Management and inspection system assets in Tanah Laut Polytechnic is still manually. The data was
managed in the archives so slow to make corrections and supervision of assets and have constrained practicality
in inspection of assets. Development a new system that is supported by Radio Frequency Identification
technology (RFID), expected to handle it. Making asset management system can help asset management and
inspection at Tanah Laut Polytechnic be effective and efficient. The system was made using Delphi7 for
interface design and MySQL for the database. Asset management and inspection is done automatically by
utilizing Radio Frequency Identification technology that used to read the serial number on the RFID card, this
system still uses RFID Reader type of card that can’t read serial number with the long distances. The use of
technology that can read serial number remotely will be maximized performance of this application.
Keywords: management, asset, rfid card, rfid reader, effective, efficient, Tanah Laut Polytechnic
1.
PENDAHULUAN
Pada era globalisasi ini dunia teknologi dan
informasi perkembangannya sudah semakin pesat
apalagi dalam dunia kerja, komputer merupakan
salah satu kebutuhan sebagai alat penunjang untuk
mempermudah suatu pekerjaan terutama dalam
suatu perusahaan atau sebuah instansi baik itu negeri
maupun swasta. Dalam sebuah sistem informasi
disusun dalam beberapa bagian proses, seperti
proses pengolahan informasi yang dimulai dengan
memasukkan informasi data, menyimpannya dan
melakukan
pembaharuan
dalam
setiap
perkembangannya. Sehingga informasi yang
disampaikan atau diperlukan oleh pegguna
merupakan informasi terbaru yang diperoleh dengan
mudah dan cepat (Syachbana, 2011). Seiring
perkembangan tersebut teknologi otomatisasi juga
memberikan dampak positif didunia teknologi dan
informasi. Salah satunya adalah teknologi RFID
(Radio Frequncy Identification) yang saat ini
digunakan untuk menghadirkan berbagai solusi
terhadap efisiensi dalam transportasi dan logistik,
antara lain melalui sistem smart parking, asset
manajemen dan sistem presensi.
Radio Frequncy Identification (RFID) sistem
secara esinsinya memiliki tiga bagian: tag RFID,
pembaca RFID, dan sistem IT dibelakangnya (Gary
M. Gaukler. 2005). Selanjutnya, label atau kartu
RFID adalah sebuah benda yang bisa dipasang atau
dimasukkan kedalam sebuah produk, hewan atau
bahkan manusia dengan tujuan untuk identifikasi
menggunakan gelombang radio.
Politeknik Tanah Laut adalah perguruan tinggi
yang satu-satunya ada di Kabupaten Tanah Laut,
Gambar 1 , Arsitektur Manajemen Aset
Menggunakan RFID
41
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014)
Yogyakarta, 15 Maret 2014
hingga saat ini berkembang sangat pesat dilihat dari
banyaknya aset yang dimiliki baik aset tetap maupun
aset tidak tetap. Saat ini sistem pengelolaan data dan
pemeriksaan aset masih menggunakan cara manual
dan
penyimpanann
data-datanya
masih
menggunakan arsip dalam bentuk buku, dari banyak
nya aset yang dimiliki dan dengan metode manual
akan memerlukan waktu yang lama dalam
mengelola dan melakukan pemeriksaan, bahkan
sangat minim untuk keamanan data tersebut.
Oleh karena itu dikembangkan sistem
manajemen aset dengan memanfaatkan RFID dan
mengembangkan aplikasi. Diagram konteks, Data
flow diagram, ERD, dan flow Chart di buat untuk
mendapatkan aplikasi yang benar dari permasalahan
yang didapat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan
di Politala, pengujian aplikasi dibutuhkan untuk
mendapatkan beberapa kemungkinan kesalahankesalahan, sehingga dapat segera disempurnakan.
ISSN: 2089-9813
PROBLEM
Belum adanya Aplikasi Sistem Manajemen
Aset Menggunakan Teknologi RFID pada
Politeknik Tanah Laut
APPROACH
Membangun Aplikasi Sistem Manajemen
Aset Basis RFID di Politeknik Tanah Laut
DEVELOPMENT
Space:
Diagram Konteks,
DFD, ERD,
FlowChart
METODELOGI
Saat ini sistem manajemen aset di Politala
dilakukan secara manual dengan melakukan
pencatatan pada tulisan yang ada pada barang aset,
oleh karena itu dikembangkan sistem manajemen
aset
dengan
memanfaatkan
RFID
dan
mengembangkan aplikasi. Diagram konteks, Data
flow diagram, ERD, dan flow Chart di buat untuk
mendapatkan aplikasi yang benar dari permasalahan
yang didapat. Aplikasi yang dibuat akan diterapkan
di Politala, pengujian aplikasi dibutuhkan untuk
mendapatkan beberapa kemungkinan kesalahankesalahan, sehingga dapat segera disempurnakan,
metodelogi dari sistem seperti ditunjukkan pada
gambar 2.
Coding / Tag:
Borland Delphi 7
2.
IMPLEMENTATION
Politeknik Tanah Laut
RESULT
RFID Mempermudah Pemeriksaan Aset pada
Politeknik Tanah Laut
Gambar 2, Skema Penelitian
3. HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 DIAGRAM KONTEKS
Diagram konteks atau disebut juga dengan model
sistem fundamental merepresentasikan seluruh
elemen sistem sebagai sebuah buble tunggal dengan
data input output yang ditunjukkan oleh anak panah
yang masuk dan keluar secara berurutan seperti
ditunjukkan pada gambar 3.
Gambar 3, Diagram Konteks
42
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014)
Yogyakarta, 15 Maret 2014
3.2
ISSN: 2089-9813
Form pertama kali ditampilkan setelah mengklik
icon aplikasi adalah form menu utama. Form ini
merupakan form penampung seluruh form seperti
input data, periksa data, setting, login dan logout.
Didalam form ini juga terdapat menu perintah untuk
mengakhiri program yaitu keluar yang dgunakan
untuk keluar dari program sistem manajemen aset.
DFD Level 0
Gambar 4, DFD Level 0
Tabel 1, Data Aset
Gambar 6, Menu Utama
Gambar 7, Form Login
Form ini terdiri dari username dan password
yang digunakan untuk melakukan login agar dapat
mengaktifkan menu-menu yang ada dimenu utama
program sistem manajemen aset. Bila terjadi
kesalahan pada username dan password maka akan
ditampilkan pesan kesalahan dan bila benar maka
menu menu pada menu utama akan akif.
3.3
Seting Pembaca Kartu RFID
Form setting berguna unuk mengatur hardware
Radio Frequency Idenification agar dapat terhubung
dengan software yang penulis bangun dimana pada
menu PORT terdiri dari kumpulan port USB, tombol
connection yaitu untuk melakukan perintah koneksi
antara softaware dan hardware agar serial number
dari Card RFID dapat terbaca sistem dengan tombol
select maka serial number pada card RFID dipilih
untuk ditambahkan data, selanjutnya tombol hide
yaitu untuk melakukan perintah menyembunyikan
form setting dari menu utama.
Gambar 5, Flowchart Menu Utama
43
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014)
Yogyakarta, 15 Maret 2014
ISSN: 2089-9813
Gambar 8, Form Setting RFID Reader
Gambar 10, Form Tambah Lokasi
3.4
Input Data Aset
Form input data dapat menginput data barang
dan menampilkan data-data barang yang sudah di
input. Di dalam form terdapat beberapa tempat
pengisian seperti kode aset, nama aset, lokasi, no
lokasi, pemegang aset, tahun, kondisi, juga disertai
dengan tombol-tombol pendukung seperti tambah,
simpan, batal,hapus dan keluar. Data input
dikelompokkan berdasarkan lokasi tempat aset,
seperti ruang kantor, laboratorium, perpustakaan,
ruang kelas, dan beberapa lokasi yang ada.
3.6
Form yang terdiri dari 3 tombol seperti cari
untuk mencari dan memeanggil data untuk
ditampilkam ke kolom edit dengan data yang sesuai
dengan Card ID dimana akan dilakukan perubahan
data sesuai dengan kondisi fisik dari aset yang
diperiksa dilanjutkan dengan proses peyimpanan
yaitu dengan tombol simpan baru yang berfungsi
untuk menyimpan data baru yang sudah di edit
sesuai dengan keadaan kondisi fisik aset yang
terlihat.
Gambar 9, Input Data Aset
3.5
Perubahan Data Aset
Gambar 11, Form Periksa Perubahan Asset
Tambah Lokasi
3.7
Laporan
Form laporan terdiri dari 3 pilihan untuk di
laporakan yaitu laporan data aset, perubahan dan
tahun dimana untuk laporan tahun dilakukan
pengisian tahun pada kolom edit teks jika tahun
yang dimasukan ada pada database maka sistem
akan mengirim data ke laporan sesuai dengan tahun
Form input lokasi berfungsi untuk menginput
lokasi baru yang berisi aset-aset, terdiri dari kolom
input no lokasi dan nama lokasi dimana untuk no
lokasi akan menambahkan no secara automatis
secara berurutan jika menekan tombol tambah.
44
Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi 2014 (SENTIKA 2014)
Yogyakarta, 15 Maret 2014
Gambar 12, Laporan
4.
KESIMPULAN
Dengan penerapan aplikasi manajemen asset
berbasis RFID, pemeriksaaan aset-aset yang ada di
Politeknik Tanah Laut dapat dilakukan lebih cepat,
dan mudah, dimana aplikasi membaca serial number
pada kartu RFID sehingga data-data yang ada pada
kartu tersebut lebih mudah terdata kedalam aplikasi
sistem manajemen aset.
Aplikasi dilengkapi dengan hak akses data, hak
akses tertinggi di miliki oleh Direktur Politeknik, hal
ini diperlukan guna melihat informasi lengkap
tentang data asset, fasilitas kantor, laporan data,
pencarian data dan pengelolaan data aset.
5.
PUSTAKA
Mulyadi. 2001. Sistem Akuntansi (Edisi ke-3,
cetakan ke-3).Jakarta:Salemba Empat.
Gary M. Gaukler. 2005. Applications of RFID in
Supply Chains. USA: Texas A&M University.
Roozbeh Derakhshan, Maria E. Orlowska, Xue Li.
2007. RFID Data Management: Challanges and
Opportunities, IEEE International Conference on
RFID. USA: Grapevine.
Wolf Ruediger, Frank Gllert. 2008. RFID for the
Optimization of business Processes. USA: John
Wiley & Sons, Ltd 111 River Street, Hoboken,
NJ 07030.
Abdul Kadir, 2008. Belajar Database Menggunakan
MySq, Yogyakarta: Andi Ofset.
Akram Abu-aisheh, 2011. RFID Design, Simulation,
and Implementation. In Proceedings of the 2011
ASEE Northeast Section Annual
Conference,USA
Syachbana, 2011. Sistem Informasi Akademik
Berbasis Multimedia pada Lembaga
Pendidikan Palembang Technology. Palembang:
Jurnal Teknologi dan Informatika
Radio Frequency Identification,
(http://en.wikipedia.org/wiki/Radio-frequencyIdentification, diakses 20 September 2013).
45
ISSN: 2089-9813