Perancangan Sistem Informasi Berbasiskan

Perancangan Sistem Informasi Berbasiskan Inventory Control dalam
Mendukung Pengambilan Keputusan Pemesanan Bahan Baku Kertas
pada PT. Asia Mandiri Pontianak
Falahuddin Fitrianto
Mahasiswa Program Studi Teknik Industri
Jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik Universitas Tanjungpura
[email protected]
Abstract- Increasing competition in the business world
demands an improvement in the company's system .
PT . Asia Mandiri Pontianak realize how important
improvements in information systems to support the
company's progress . This study aims to build
information systems that support decision making
reservations paper materials . The existence of good
information systems , making good decisions , and
good inventory management is expected to improve the
quality of the company .
The system is built to make the process of
selling and buying well , relying on the concept of
FIFO that can regulate the flow out of the paper , the
decision-making for ordering raw materials is taken
based on data from the sequencing of the amount of
stock remaining close to the limit value of the
company , in addition to the use of data systems
remain paper will also demonstrate what is most often
ordered as consideration of decision-making . E SCM concepts contained system capable of providing
useful information to consumers , suppliers and
distributors .
This analysis leads to an increase in capacity ,
and setting the flow of goods ranging from requests ,
ordering , and inventory . This will assist the company
in meeting the accurate information that can meet the
needs of the company.
Keywords- Information Systems , FIFO , Decision
support , E – SCM.
1.
Pendahuluan
PT. Asia Mandiri Pontianak adalah sebuah
perusahaan yang menyediakan jasa penjualan kertas dan
juga berperan sebagai salah satu distributor besar di
Kalimantan Barat. Perusahaan ini memesan kertas
dengan beberapa distributor pada perusahaan kertas di
Pulau Jawa. Perusahaan melayani jumlah pesanan yang
besar dari perusahaan percetakan lainnya. Seiring
dengan meningkatnya jumlah pemesanan kertas yang
begitu tinggi serta banyaknya jenis kertas yang dipesan,
maka intensitas pekerjaan juga meningkat dikarenakan
belum adanya sistem informasi yang mendukung dalam
penjualan dan pemesanan kertas pada perusahaan
tersebut.
Kendala yang dihadapi perusahaan pada saat ini
adalah belum adanya sistem informasi akurat yang
mendukung pengelolaan penjualan dan pembelian,
pendukung keputusan dalam pemesanan kertas, serta
pengelolaan sistem arus keluar masuk kertas pada gudang.
Keadaan ini terlihat dari aktivitas karyawan yang masih
menggunakan pendataan manual yang disusun kedalam
pembukuan yang masih tidak beraturan menjadikan
informasi barang tidak akurat pada saat terjadi pemesanan
oleh pelanggan. Pemesanan barang ke produsen terhambat
akibat informasi pada jual beli yang belum akurat.
Sistem keluar masuk barang tidak beraturan
menyebabkan adanya barang yang telah lama disimpan
tidak dikeluarkan sehingga mengakibatkan penurunan
kualitas dari barang karena waktu penyimpanan yang lama.
Keadaan ini tentunya menurunkan efektifitas dari
perusahaan akibat dari sistem informasi yang tidak
mendukung pengelolaan dari proses jual beli yang ada pada
perusahaan.
2.
Teori Dasar
Teori yang mendukung dalam penelitian ini yaitu :
a. Pengertian Sistem
Menurut Herlambang dan Haryanto (2005), definisi sistem
dapat dikelompokan menjadi dua pendekatan yaitu
penekanan pada prosedurnya dan menekankan pada
komponen atau elemennya. Berdasarkan pendekatan
prosedur, sistem didefinisikan sebagai kumpulan dari
beberapa prosedur yang mempunyai tujuan tertentu.
Sedangkan berdasarkan pendekatan komponen, sistem
merupakan kumpulan dari komponen-komponen yang
saling berkaitan untuk mencapai tujuan tertentu.
Berdasarkan definisi diatas dapat dikemukakan bahwa
sistem dibentuk dari bagian-bagian yang mempunyai tujuan
yang sama dengan hubungan yang saling membutuhkan
untuk mencapai tujuan tertentu. Pendefinisian sistem itu
sendiri bisa diartikan berdasarkan penggunaan pendekatan
komponen yang dilakukan oleh penggunanya.
b. Pengertian Informasi
Menurut Mc.Leod (2011), Informasi adalah data yang
telah diolah menjadi bentuk yang memiliki arti bagi si
penerima dan bermanfaat bagi pengambilan keputusan saat
ini atau mendatang.
Informasi adalah hasil dari data yang diproses yang
berasal dari inputan suatu kejadian yang nyata yang
berguna bagi pemakainya.
c. Sistem Informasi
13
Menurut Jogiyanto (2005), sistem informasi adalah
suatu tipe khusus dari sistem kerja yang fungsi
internalnya terbatas pada pemrosesan informasi denga
melakukan enam tipe operasi : manangkap (capturing),
mentransmisikan (transmiting), menyimpan (storing),
mengambil (retrieving), memanipulasi (manipulating)
dan menampilkan (displaying) informasi.
Sistem Informasi merupakan suatu sistem di dalam
suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan
laporan-laporan yang diperlukan.
d. Sistem Pendukung Keputusan
Sistem Pendukung Keputusan (SPK) sebagai
sebuah sistem berbasis komputer yang membantu dalam
proses pengambilan keputusan. SPK sebagai sistem
informasi berbasis komputer yang adaptif, interaktif,
fleksibel, yang secara khusus dikembangkan untuk
mendukung solusi dari pemasalahan manajemen yang
tidak terstruktur untuk meningkatkan kualitas
pengambilan keputusan. Demikian dapat ditarik satu
definisi tentang SPK yaitu sebuah sistem berbasis
komputer yang adaptif, fleksibel, dan interaktif yang
digunakan untuk memecahkan masalah-masalah tidak
terstruktur sehingga meningkatkan nilai keputusan yang
diambil.(Khoirudin, 2008).
Selain itu pula SPK atau juga dikenal dengan
Decision Support System (DSS) didefinisikan sebagai
sekumpulan prosedur berbasis model untuk data
pemrosesan dan penilaian guna membantu para manajer
mengambil keputusan. Decision Support System harus
sederhana, cepat, mudah dikontrol, adaptif, lengkap
dengan isu-isu penting, dan mudah berkomunikasi.
e.
Hypertext Preprosesor (PHP)
Hypertext Preprosesor (PHP) merupakan bahasa
berbentuk skrip yang ditempatkan dalam server dan
diproses di server. Hasilnya yang dikirim ke client,
tempat pemakai menggunakan browser. Secara khusus
PHP dirancang untuk membentuk web dinamis. PHP
dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan
permintaan terkini (Kadir, 2003). Pada gambar 1 berikut
menunjukkan skema yang berlangsung dari PHP.
Gambar 1. Skema PHP
Sumber : Kadir, A., 2003
Adapun kelebihan dari PHP sehingga menjadi
pilihan adalah antara lain :
1) Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa
script
yang
tidak
melakukan
sebuah kompilasi dalam penggunaanya.
2) Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan
dimana-mana
mulai apache, IIS, Lighttpd, nginx,
hingga Xitami dengan konfigurasi yang relatif
mudah.
3) Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena
banyaknya milis-milis
dan developer yang
siap
membantu dalam pengembangan.
4) Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa
scripting yang paling mudah karena memiliki
referensi yang banyak.
PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan
di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan
dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga
dapat menjalankan perintah-perintah sistem.
f.
Database
Database yang digunakan pada sistem pendukung
keputusan ini adalah MySQL. MySQL adalah suatu
Structured Query Language Relational Database
Management System (RDBMS) yang memiliki fasilitas
Multithreaded dan multi-user. MySQL AB membuat
MySQL sebagai perangkat lunak yang gratis di bawah
lisensi GNU General Public License (GPL), tetapi mereka
juga menjualnya dengan lisensi konvensional (Chairani,
2007).
Beberapa keunggulan MySQL sebagai database server
adalah (Chairani, 2007) :
1) Open source.
MySQL didistribusikan secara gratis dibawah
lisensi GPL (General Public License) sehingga
dapat menggunakannya secara cuma-cuma tanpa
dipungut biaya dan dapat diunduh secara gratis
melalui
situs
resmi
MySQL,
yaitu
http://www.mysql.com.
2) Cepat, handal, dan mudah digunakan.
MySQL dapat memproses banyak SQL per
satuan waktu, mampu menangani database dalam
skala besar, dengan jumlah record lebih dari 50
juta dan 60 ribu tabel serta 5 milyar baris. Tersedia
berbagai tools yang dapat digunakan untuk
administrasi database.
3) Dapat bekerja di client/server atau sebagai sistem
yang terintegrasi.
MySQL dapat melakukan koneksi dengan
client menggunakan protokol TCP/IP, Unix Socket
(Unix) atau Named Pipes (NT).
4) Portability.
MySQL dapat berjalan stabil pada berbagai sistem
operasi yang di antaranya adalah Windows, Linux,
FreeBSD, Mac OS X Server, Solaris, Amiga, HP-UX dan
masih banyak lainnya.
g. XAMPP
14
Xampp adalah sebuah paket kumpulan software
yang terdiri dari apache, mysql, phpmyadmin, php,
Perl,
Freetype2,dll.
Xampp
berfungsi
untuk
memudahkan instalasi lingkungan php, di mana biasa
nya lingkungan pengembangan web memerlukan php,
apache, mysql dan php myadmin serta softwaresoftware yang terkait dengan pengembangan web.
Dengan menggunakan xampp, kita tidak perlu
menginstall aplikasi-aplikasi tersebut satu persatu
(Komunitas Ilmu Komputer, 2003).
h.
Inventory
Inventori merupakan barang yang dimiliki untuk
dijual kembali atau untuk memproduksi barang lanjutan
yang akan dijual (Mulyadi, 2012). Jadi, yang dimaksud
dengan persediaan bahan baku adalah barang-barang
berwujud yang dimiliki dengan tujuan untuk diproses
menjadi barang jadi. Barang ini dihasilkan sendiri dan
dibeli dari perusahaan lain yang merupakan produk
akhir dari perusahaan itu sendiri, bahan utama dalam
menghasilkan produk akhir, persediaan barang penolong
atau pembantu adalah bahan-bahan yang diperlukan
untuk menghasilkan produk akhir, tapi tidak secara
langsung ikut serta dalam hasil produk akhir. Persediaan
barang dagangan adalah barang-barang yang dibeli dan
dimiliki oleh perusahaan dagang untuk dijual kembali.
perlunya inventory dilaksanakan dengan baik yaitu
menjamin lancarnya arus lintas barang maka perlu
diadakan pencatatan terhadap segala penerimaan barang
yang berasal dari supplier, barang yang dipesan oleh
langganan, barang yang terjual, barang yang
dikembalikan oleh langganan dan penyesuaianpenyesuaian (adjusment) terhadap barang. Atas dasar
pencatatan tersebut nantinya dapat diketahui antara lain
barang mana yang banyak tertimbun (overstock) barang
mana yang harus dipesan kembali kepada supplier
karena persediannya sudah menipis,apabila terjadi
pemesanan barang kepada supplier, maka pemesanan ini
perlu pula dicatat untuk mendapatkan informasi tentang
inventory yang lengkap, bila segala transaksi yang
disebut diatas tidak dicatat dengan baik maka akan
menemui kesulitan untuk mengetahui keadaan inventory
secara pasti pada suatu saat misalnya kesulitan untuk
mengetahui berapa jumlah persedian barang yang ada
dan yang sudah dipasarkan serta jumlah barang yang
sudah dipesan oleh langganan (QuantityCommitted) dan
berapa jumlah barang yang dipesan kepada supplier
(QuantitySold) dan informasi penting lainnya.
Mengurangi inventori barang. Inventori merupakan aset
perusahaan yang berkisar antara 30% - 40% sedangkan
biaya penyimpanan barang berkisar 20% - 40% dari
nilai barang yang disimpan.
Secara umum alasan untuk memiliki persediaan
adalah sebagai berikut:
1) Menyeimbangkan biaya pemesanan atau
persiapan.
2) Memenuhi permintaan pelanggan, misalnya
menepati tanggal pengiriman.
3) Menghindari penutupan fasilitas manufaktur akibat:
a) Kerusakan mesin
b) Kerusakan komponen
c) Tidak tersedianya komponen
d) Pengiriman komponen yang terlambat
4) Memanfaatkan diskon.
5) Menghadapi kenaikan harga dimasa yang akan
datang.
i.
Safety Stock
Merupakan persediaan minimal yang harus ada agar
perusahaan dapat berjalan normal (Mulyadi,2012). Semakin
besar safety stock maka perusahaan kemungkinan
kehabisan persedian akan semakin kecil. Safety stock
adalah istilah yang digunakan oleh spesialis persediaan
untuk menggambarkan tingkat stok tambahan yang
dipertahankan dibawah siklus saham untuk penyangga
terhadap stock outs. Safety Stock (juga disebut Buffer Stock)
ada untuk menghadapi ketidakpastian dalam penawaran dan
permintaan. Safety stock didefinisikan sebagai unit
tambahan persediaan dibawa sebagai perlindungan terhadap
kemungkinan stock outs (kekurangan bahan baku atau
kemasan). Dengan memiliki jumlah yang memadai safety
stock ditangan, sebuah perusahaan dapat memenuhi
permintaan penjualan yang melebihi perkiraan permintaan
mereka tanpa mengubah rencana produksi mereka. Hal ini
diadakan ketika suatu organisasi tidak dapat secara akurat
memprediksi permintaan dan / atau tenggang waktu untuk
produk. Ini berfungsi sebagai asuransi terhadap stock out.
j.
First In First Out
FIFO mengasumsikan bahwa barang pertama yang
dibeli adalah barang pertama yang digunakan dalam
perusahaan manufaktur atau dijual dalam perusahaan
dagang), karena itu, persedian yang tersedia merupakan
barang yang dibeli paling terakhir. (Hery. 2011)
k.
E-SCM
Elekronic – Suply Chain Managemen (E-SCM)
merupakan pengembangan dari SCM yang mengikuti
perkembangan teknologi. Sedangkan SCM sendiri menurut
jebarus adalah serangkaian proses lanjutan dari manajemen
distribusi untuk memuhi permintaan konsumen. Konsep ini
menekankan kepada suatu aliran proses dari suplier,
menuju ke distributor, kemudian ke retailer hingga ke
konsumen. (Indrajit dan Djokopranoto, 2003)
3.
a.
Hasil Eksperimen
Pengolahan Data
Pengolahan data dilakukan dengan pemberian kode
pada bahan baku kertas, data pelanggan dan data supplier.
Berikut contoh dari kode yang diberikan untuk selanjutnya
diinputkan kedalam database :
1) Data bahan baku
Berikut ini adalah beberapa bahan baku yang datanya
akan di masukkan kedalam database program.
15
yang mendekati safety stok agar dapat membantu dalam
pemesanan bahan baku kertas.
Tahapan dalam penyusunan langkah penyusunan program
dimulai dengan pembuatan data flow diagram sebagai
berikut :
Tabel 1. Data Kertas
2) Data Konsumen
Berikut contoh dari beberapa konsumen yang akan
di masukkan kedalam database program.
Gambar 3. DFD level 0 (nol)
Tabel 2. Data Konsumen
3) Data Supplier
Ini merupakan data supplier yang akan di masukkan
kedalam database program.
Diagram konteks di atas menjelaskan bagaimana
penginputan data jenis barang, harga, penjualan, pembelian,
stok serta pelanggan yang dilakukan oleh admin dapat
menjadikan sebuah sistem informasi yang dapat dikelola
sebagai pendukung keputusan dan pengendalian inventory.
Setelah ini akan dibentuk data flow diagram lanjutan
sebagai berikut :
Tabel 3. Data Supplier
b. Perancangan Program
Program ini dibuat dengan menggunakan sistem
informasi yang mengadopsi sistem E-SCM guna
mempercepat sistem jual beli yang dilakukan PT. Asia
Mandiri. Sistem E-SCM dalam sistem informasi ini
dapat diakses pada semua elemen yaitu suplier,
distributor dan konsumen.
Gambar 2. Akses Sistem Informasi dengan E-SCM
Gambar 4. DFD Level 1
1) Proses 1.0, administrator melakukan penginputan
data yang didapat dari pembukuan berupa data
jenis barang, harga barang, pembelian, penjualan
serta stok yang ada.
2) Proses 2.0, Administrator melalukan transaksi
penjualan dan pembelian. Hasil rekapitulasi dari
penjualan dan pembelian akan diperoleh yang akan
dilanjutkan pada proses berikutnya.
3) Proses 3.0, ini adalah proses untuk memberikan
data hasil penjualan dan pembelian serta stok yang
tersisa dari proses 2.0.
Entity Relationship Diagram (ERD) berguna untuk
memodelkan sistem yang nantinya akan mengembangkan
basis data. Model ini juga membantu pada saat melakukan
analisis dan perancangan basis data karena model ini dapat
menunjukan jenis data yang dibutuhkan dan kerelasian
antar data di dalamnya.
Konsep E-SCM tersebut didukung dengan sistem FIFO
dan sistem pendukung keputusan yang dapat mengatur
alir keluar masuk barang dan mengurutkan data barang
16
Gambar 5. Hubungan Antar Tabel Basis Data
(ERD)
Gambar 8. Menu Pemesanan
c.
Interface Program
d.
Gambar 6. Halaman Login Program
Gambar tersebut digunakan sebagai menu
tampilan login untuk suplier dan konsumen. Sama
seperti admin hanya saja perbedaan pada login admin
tidak ada pilihan seperti suplier dan konsumen.
Setelah masuk dalam program untuk konsumen
akan muncul database barang yang nantinya dapat
dipesan seperti pada gambar berikut.
Gambar 7. Database Produk
Untuk menu pemesanan akan terdapat pada
gambar 8.
Analisis Hasil Perancangan Program
Perincian hasil analisis sitem informasi berbasiskan
inventory control dalam mendukung keputusan pemesanan
bahan baku kertas pada PT. Asia Mandiri Pontianak adalah
sebagai berikut :
1) Sistem diawali dengan menu login, agar dapat
menjaga keamanan dari sistem dan digunakan
dengan user masing-masing yaitu Admin,
konsumen dan suplier.
2) Hak Akses yang diberikan kepada Admin adalah
menambahkan atau mengurangkan data konsumen
dan suplier. Meng-update data kertas yang ada
pada sistem jika terjadi perubahan harga. Selain itu
admin memiliki hak konfirmasi dari pemesanan
dan penjualan barang.
3) Hak Akses yang diberikan kepada suplier adalah
dapat melihat jumlah pemesanan yang dilakukan
oleh pihak distributor (PT. Asia Mandiri
Pontianak) serta dapat melihat sisa stok yang ada
pada distributor.
4) Hak Akses yang dapat dilakukan oleh konsumen
adalah melihat sisa stok yang ada pada distributor,
melakukan pemesanan kertas pada distributor,
serta dapat meng-update informasi tentang
konsumen itu sendiri.
5) Pemesanan kertas yang dilakukan konsumen pada
sistem secara otomatis akan mengurangi jumlah
stok pada database. Jika terjadi pembatalan maka
banyaknya barang yang dipesan akan kembali ke
sistem database.
6) Pemesanan barang melalui sistem yang dilakukan
distributor kepada suplier dengan otomatis akan
langsung menambahkan stok pada database jika
status telah dirubah menjadi gudang.
Kedatangan kertas yang telah dipesan distributor
kepada suplier telah sampai, maka sistem bisa mencetak
kartu stok dengan kode transaksi yang dibuat sistem secara
otomatis. Kode ini berguna dalam mendukung sistem FIFO,
karena pada kartu yang dicetak akan menunjukkan tanggal
kedatangan kertas sehingga memudahkan karyawan dalam
17
mengurutkan kertas yang nantinya dapat dikeluarkan
terlebih dahulu.
4)
Kesimpulan
Setelah dilakukan analisis terhadap sistem
informasi jual beli pada PT. Asia Mandiri Pontianak,
dapat disimpulkan bahwa: Sistem informasi yang tepat
dan akurat mampu mengatasi permasalahan yang ada
pada PT. Asia Mandiri Pontianak. Sistem yang dibuat
berdasarkan metode E-SCM menghasilkan informasi
yang akurat sehingga dapat membantu mempercepat
proses penjualan dan pembelian pada perusahaan, serta
mempermudah perhitungan stok pada inventory.
Metode SPK sederhana seperti pengurutan stok terkecil
dan data remain sangat membantu dalam pengambilan
keputusan pemesanan bahan baku kertas. Kartu stok
pada sistem informasi yang dicetak dengan kode
transaksi memudahkan karyawan dalam mengatur arus
keluar masuk barang sehingga menjadikan inventory
control lebih baik.
atas di SMU N 7 Pontianak dan lulus pada tahun 2008.
Penulis melanjutkan pendidikan keperguruan tinggi pada
tahun 2008 di Universitas Tanjungpura pada program studi
Teknik Industri, jurusan Teknik Elektro, Fakultas Teknik
sampai pada tahun 2013 mendapatkan gelar Sarjana
Teknik.
Referensi
[1] Chairani. 2007. Pengembangan Perangkat Lunak
System Kendali Dan Pengawasan Menggunakan
Relay On Off Berbasis Sms Dan Database Untuk
Data Historis. Program Studi Teknik Informatika,
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer Darmajaya.
[2] Herlambang, Soendoro dan Haryanto Tanuwijaya.
2005. Sistem Informasi: Konsep, Teknologi Dan
Manajemen. Graha Ilmu: Yogyakarta
[3] Herry, S. 2011. AkutansiPerusahaan Jasa dan
Dagang. Bandung: Alfabeta.
[4] Indrajit, R.E dan R. Djokopranoto.2003. Manajemen
Persediaan. Jakarta : Grasindo
[5] Kadir, A. 2003. DasarPemrograman Web Dinamis
Menggunakan PHP. Yogyakarta : Andi
[6] Khoirudin dan Arwan, A. 2008. Sistem Pendukung
Keputusan Penentuan Kelayakan Calon Rintisan
Sekolah Bertaraf Internasional Dengan Metode
Fuzzy Associative Memory. Jurusan Teknik
Informatika,
Fakultas
Teknologi
Industri,
Universitas Islam Indonesia.
[7] Mc Leod R, Jr., 2011, Sistem Informasi Manajemen,
Edisi bahasa Indonesia, Prenhallindo, Jakarta
[8] Mulyadi. 2008. Sistem Akutansi. Jakarta : Salemba
Empat.
Biografi
Falahuddin Fitrianto lahir di Pontianak pada tanggal
27 April 1990. Anak ke-tiga dari Alm. Bapak Syahran
Idris dan Alm. Ibu Fatimah. Penulis memulai
pendidikan dasar di SD 35 Pontianak Selatan dan lulus
pada tahun 2002, kemudian melanjutkan pendidikan
menengah di SLTP N 2 Pontianak dan lulus pada tahun
2005. Kemudian melanjutkan pendidikan menengah
18