ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI
advertisement
ANALISIS SISTEM PENYIMPANAN OBAT DI GUDANG FARMASI RUMAH SAKIT MULYA TANGERANG TAHUN 2014 SKRIPSI Diajukan Sebagai Persyaratan Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat Oleh : RETNO PALUPININGTYAS NIM. 1110101000084 PEMINATAN MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA 1435 H / 2014 M UNIVERSITAS ISLAM NEGERI JAKARTA FAKULTAS KEDOKTERAN DAN ILMU KESEHATAN PROGRAM STUDI KESEHATAN MASYARAKAT MANAJEMEN PELAYANAN KESEHATAN Skripsi, Juli 2014 Retno Palupiningtyas, NIM : 1110101000084 Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 xix + 149 halaman + 7 tabel + 4 bagan + 10 lampiran ABSTRAK Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus revenue center utama bagi Rumah Sakit. Instalasi Farmasi khususnya Gudang Farmasi bertanggung jawab untuk menjaga persediaan obat-obatan agar terhindar dari kerusakan dan kadaluarsa serta menjaga mutu obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi. Ditemukannya obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi RS Mulya merupakan salah satu indikasi adanya masalah dalam penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Untuk itu perlu dilakukan anilisis mengenai sistem penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data skunder. Data primer diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan Rumah Sakit Mulya Tangerang. Sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya masih belum cukup efektif. Hal ini dikarenakan masih ada beberapa komponen 1) input (SDM, anggaran, sarana/prasarana), 2) proses (penerimaan obat, pengaturan penyimpanan obat, pengeluaran obat, stock opname obat) dan 3) kriteria efisiensi sistem penyimpanan/output (kesesuaian jumlah stok obat, persentase obat kadaluarsa/rusak, death stock & kesesuaian sistem pengeluaran obat) yang belum sesuai dengan pedoman Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Diharapkan manajemen RS lebih memperhatikan sistem penyimpanan obat (mulai dari input, proses hingga output) di gudang farmasi. Meskipun kegiatan penyimpanan obat tidak terhubung langsung dengan pelayanan kepada konsumen rumah sakit namun jika kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi diabaikan akan memberikan kerugian yang besar bagi rumah sakit. Kata Kunci: Penyimpanan Obat, Gudang Farmasi, Rumah Sakit. Daftar Bacaan: 41 (1990-2013) iii FACULTY OF MEDICINE AND HEALTH SCIENCE PROGRAM STUDY OF PUBLIC HEALTH SPECIALIZATION OF HEALTH CARE MANAGEMENT Thesis, July 2014 Retno Palupiningtyas, NIM: 1110101000085 Drugs Storage System Analysis In Pharmaceutical Warehouse Of Mulya Tangerang Hospital 2014 xix + 149 Pages + 7 Table + 4 Frame + 10 Appendix ABSTRAK Pharmaceutical service is a revenue center for hospital. Pharmacy, specifically pharmaceutical warehouse responsible to keep drugs always available, avoid stock form expired and maintain its quality. When an expired and rotten drugs found in Pharmaceutical Warehouse of Mulya Tangerang Hospital, it is one of many indications that shows a problem in drugs management method which has been used by hospital. This problem needs to be analysed, especially the hospital drugs management method. This is a qualitative and descriptive research, using primary and secondary data. Primary data obtained from observation, in-depth interview and document review. Informants in this reaserch consists of Head of Pharmaceutical Installation, Pharmaceutical Warehouse Officer and Finance Employee of Mulya Hospital. The result is found that Mulya hospital drugs storage system is still ineffective. It is because there are some terms based on Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 that aren’t followed yet, which is 1) Input (human resources, budget and facility), 2) Process (drugs supply, drugs storage, drugs distribution and drugs stock opname) and 3) Efficiency of drugs storage system criteria (compitability total of drugs, expired/rotten drugs percaentage, death stock and compatibility of drugs output system). In near future, the hospital management is expected to put more attention in their drugs storage system (from input, process to output) in pharmaceutical warehouse. Eventhough drug storage is not directly impact costumer, it will cost much loss to the hospital if the system is not well managed. Keyword : Drug Storage System, Pharmaceutical Warehouse, Hospital. Bibliography : 41 (1990-2013) iv RIWAYAT HIDUP PENULIS Nama : Retno Palupiningtyas Jenis Kelamin : Perempuan Tempat / Tanggal Lahir : Jakarta, 10 April 1992 : Taman Pinang Indah Blok O No. 2 Cipondoh – Tangerang 15145 Agama : Islam No. Telp : 085691271110 E-mail : [email protected] Riwayat Pendidikan 2010 - sekarang : Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK), Kesehatan Masyarakat Universitas Islam Negeri (UIN) Syarif Hidayatullah Jakarta 2007 - 2010 : SMA Negeri 2 Tangerang 2004 - 2007 : SMP Negeri 4 Tangerang 1998 - 2004 : SD Negeri Cipondoh 08 1996 - 1998 : TK Bina Putra Cipondoh Riwayat Organisasi 2008 – 2009 : Ketua Media Komunikasi Siswa SMA Negeri 2 Tangerang 2011 - 2012 : Ketua Divisi Kesenian dan Olahraga, Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta 2013 - sekarang : Public Relation, Health Care Management Student Association (HACAMSA) UIN Syarif Hidayatullah Jakarta v KATA PENGANTAR Assalamu’alaikum Wr. Wb Segala puji bagi Allah SWT yang Maha Pengasih dan Maha Penyanyang atas rahmat dan karunia-Nya sehingga akhirnya penulis dapat menyelesaikan skripsi dengan judul “Analisis Sistem penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014”. Shalawat dan salam tidak lupa penulis sampaikan pada baginda Rasulullah Muhammad SAW yang membawa umatnya ke jalan yang diridhoi oleh Allah SWT. Dalam proses penyusunan Skripsi ini, penulis mendapatkan banyak bantuan, petunjuk, bimbingan dan motivasi dari berbagai pihak. Oleh karena itu, sudah sepatutnya penulis mengucapkan terima kasih kepada : 1. Kedua orang tua penulis, Bapak Hariyanto (my number one super hero in the world) dan Ibu Wiwit Sugiarti (my super Mom) juga Bimo (hello my little brother) atas doa yang luar biasa, dukungan dan semangat yang luar biasa yang diberikan kepada penulis. 2. Ibu Febrianti, M.Si sebagai Kepala Program Studi Kesehatan Masyarakat. 3. Ibu Riastuti Kusuma Wardani, MKM selaku penanggung jawab peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat 4. Bapak dr. Yuli Praranca Satar, MARS dan Ibu Fase Badriah Ph.D selaku Pembimbing yang selalu memberikan arahan dan bimbingannya dengan sangat baik. 5. Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya, Ibu Verawati. M. Sumarsin, S.Si, Apt. dan Ibu Susi, SKM yang membantu dalam perizinan dan semua informasi yang dibutuhkan selama penelitian. 6. Rita, Icha, Maria, Indri, Fufu, Syarif serta staff instalasi farmasi dan staff di RS Mulya lainnya yang sudah mau berbagi ilmu dan pengalamannya. vi 7. Manda, Dewi, Nunu, Alans, Arie, Pepeng juga Pepeb yang selau dengerin keluh kesah, ngasih masukan, semangat dan ngga berhenti ngehibur disaat terpuruk apapun. Hahai Love you guys ! 8. Permana Eka Satria, thanks buat dukungan, semangat dan doanya. Ini loh hasil jungkir balik selama ini. Finally.. wisuda bareng yeaay wuhuuu ! 9. Untuk temen-temen Manajemen Pelayanan Kesehatan (MPK) 2010 : Bayti, Nia, Fika, Eliza, Bila, Nina, Anin, Mawar, Fitri, Ilma, Ucup, Anggah, Uyung, Tata, Mas Furin dan Endah buat hari-hari yang ngga pernah ada matinya, buat suasana kelas yang ngangenin. Makasih buat kerjasama, doa dan motivasinya selama ini. 10. Seluruh teman-teman Kesehatan Masyarakat angkatan 2010 yang lainnya. Kalian menyenangkan gais, senang menjadi bagian dari kalian. Dan untuk pihak-pihak lain yang tidak bisa disebutkan namanya satu persatu, penulis mengucapkan terimakasih. Dengan mengirimkan doa kepada Allah SWT penulis berharap semua kebaikan yang telah diberikan mendapat balasan dari Allah SWT. Amin. Terakhir, penulis berharap semoga skripsi ini bermanfaat bagi penulis dan pembaca serta mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Wassalamu’alaikum Wr. Wb. Tangerang, Juli 2014 Penulis vii DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL ...................................................................................... i LEMBAR PERNYATAAN ........................................................................... ii ABSTRAK ...................................................................................................... iii ABSTRACT .................................................................................................... iv PERNYATAAN PERSETUJUAN ............................................................... v LEMBAR PENGESAHAN ........................................................................... vi RIWAYAT HIDUP PENULIS...................................................................... vii KATA PENGANTAR .................................................................................... viii DAFTAR ISI................................................................................................... x DAFTAR TABEL .......................................................................................... xvi DAFTAR BAGAN ......................................................................................... xvii DAFTAR LAMPIRAN .................................................................................. xviii DAFTAR SINGKATAN ................................................................................ xix BAB I. PENDAHULUAN ............................................................................. 1 1.1 Latar Belakang ............................................................................... 1 1.2 Rumusan Masalah .......................................................................... 4 1.3 Pertanyaan Penelitian ..................................................................... 5 1.4 Tujuan Penelitian ........................................................................... 6 1.4.1 Tujuan Umum ....................................................................... 6 x 1.4.2 Tujuan Khusus ...................................................................... 6 1.5 Manfaat .......................................................................................... 6 1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti............................................................ 6 1.5.2 Manfaat Bagi RS Mulya ....................................................... 7 1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan ........................................ 7 1.6 Ruang Lingkup ............................................................................... 7 BAB II. TINJAUAN PUSTAKA .................................................................. 8 2.1 Manajemen Logistik ...................................................................... 8 2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik ................................................. 9 2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik.................................................. 9 2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit .................................................. 13 2.2 Penyimpanan Obat ......................................................................... 13 2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat .................................................... 13 2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat ....................................................................................... 15 2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat ................................................. 21 2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 24 2.2.5 Indikator Mutu Penyimpanan Obat ....................................... 35 2.3 Gudang Obat .................................................................................. 37 2.3.1 Jenis Gudang ........................................................................ 37 xi 2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat .................................. 37 2.3.3 Keamanan Gudang ................................................................ 41 2.4 Rumah Sakit ................................................................................... 42 2.4.1 Pelaksana Penyimpanan Obat di Rumah Sakit ..................... 42 2.5 Kerangka Teori .............................................................................. 43 BAB III. KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH ............... 44 3.1 Kerangka Berpikir ............................................................................. 44 3.2 Definisi Istilah ................................................................................... 47 BAB IV. METODOLOGI PENELITIAN ................................................... 53 4.1 Desain Penelitian .............................................................................. 53 4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian ............................................................ 53 4.3 Informan Penelitian ........................................................................... 54 4.4 Instrumen Penelitian ......................................................................... 55 4.5 Sumber Data ...................................................................................... 55 4.6 Pengumpulan Data ............................................................................ 56 4.7 Triangulasi Data ................................................................................ 58 4.8 Pengolahan Data ............................................................................... 59 4.9 Analisis Data ..................................................................................... 60 4.10 Penyajian Data ................................................................................ 61 BAB V. HASIL PENELITIAN ..................................................................... 62 5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya ......................................................... 62 xii 5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya .............................................. 62 5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya ...................................... 63 5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya ........................................... 64 5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya ...................................... 65 5.3 Input Penyimpanan Obat .................................................................. 67 5.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................ 67 5.3.2 Anggaran ............................................................................... 74 5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat ................................................. 75 5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ............................................... 76 5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat ............................. 85 5.4 Proses Penyimpanan Obat................................................................ 88 5.4.1 Penerimaan Obat ................................................................... 88 5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat ................................................................ 92 5.4.3 Pengeluaran Obat .................................................................. 95 5.4.4 Stock Opname ...................................................................... 98 5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ....................................... 101 5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 103 5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 105 5.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 106 5.8 Kesesuaian Pengeluaran .................................................................... 107 xiii BAB VI. PEMBAHASAN ............................................................................. 109 6.1 Keterbatasan Penelitian ..................................................................... 109 6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ........................... 110 6.3 Input Penyimpanan Obat ................................................................... 111 6.3.1 Sumber Daya Manusia/Personil ............................................. 112 6.3.2 Anggaran ................................................................................ 116 6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat .................................................. 117 6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat ................................................. 119 6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat .............................. 121 6.4 Proses Penyimpanan Obat................................................................. 126 6.4.1 Penerimaan Obat .................................................................... 126 6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat................................................................... 128 6.4.3 Pengeluaran Obat.................................................................... 133 6.4.4 Stock Opname ....................................................................... 135 6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan......................................... 136 6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat ......................................................... 139 6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi .............................. 140 6.7 Stock Mati di Gudang Farmasi ......................................................... 141 6.8 Kesesuaian Pengeluaran (FIFO/FEFO) ............................................ 142 xiv BAB VII. KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan ....................................................................................... 144 7.2 Saran ................................................................................................. 147 7.2.1 Bagi Petugas Gudang ............................................................. 147 7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit ............................................... 148 7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya ....................................................... 149 DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN xv DAFTAR TABEL Nomor Tabel Halaman Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Input ................................................... 47 Tabel 3.2 Definisi Istilah Variabel Proses ................................................. 50 Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Output ................................................. 52 Tabel 4.1 Triangulasi Data ......................................................................... 60 Tabel 5.1 SDM di Gudang Farmasi di RS Mulya ...................................... 68 Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan ............................................ 102 Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlahnya ................................ 104 xvi DAFTAR BAGAN Nomor Bagan Halaman Bagan 2.1 Fungsi Logistik .................................................................... 10 Bagan 2.2 Kerangka Teori ..................................................................... 43 Bagan 3.1 Kerangka Berpikir ................................................................ 46 Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur RS Mulya ............... 65 xvii DAFTAR LAMPIRAN Lampiran 1 Pedoman Telaah Dokumen Lampiran 2 Lembar Observasi Lampiran 3 Matriks Wawancara Lampiran 4 Matriks Triangulasi Data Lampiran 5 Daftar Obat Rusak dan Kadaluarsa Lampiran 6 Daftar Jenis Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya Lampiran 7 Daftar Jenis Obat Death Stock Lampiran 8 Foto-Foto xviii DAFTAR SINGKATAN APAR : Alat Pemadam Api Ringan Depkes : Departemen Kesehatan Dirjend : Direktorat Jendral ED : Expired Date FEFO : First Expired First Out FIFO : First In First Out KARS : Komite Akreditasi Rumah Sakit Kemenkes : Kementerian Kesehatan Permenkes : Peraturan Menteri Kesehatan RI : Republik Indonesia RS : Rumah Sakit SMA : Sekolah Menengah Atas SMF : Sekolah Menengah Farmasi S1 : Strata 1 SDM : Sumber Daya Manusia SOP : Standard Operational Procedure UU : Undang-undang WHO : World Health Organization xix 1 BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Rumah sakit sebagai sarana pelayanan kesehatan diharapkan dapat memberikan pelayanan yang cepat, lengkap dan terjangkau oleh seluruh lapisan masyarakat dengan memenuhi prinsip kemanusiaan dalam rangka mewujudkan derajat kesehatan masyarakat yang optimal melalui pemberian pelayanan kesehatan yang bermutu (Septi, 2008). Sikap kritis dan selektif masyarakat serta tuntutan akan pelayanan kesehatan yang lebih baik dan bermutu menjadi tantangan yang harus dihadapi oleh rumah sakit di Indonesia saat ini. William Krowinski dan Steven Steiber dalam Rismayanti (2009) menyebutkan bahwa kepuasan pasien merupakan evaluasi yang positif tentang dimensi pelayanan yang spesifik yang didasari pada harapan pasien dan mutu pelayanan yang diberikan oleh penyedia layanan kesehatan (provider). Sehingga untuk memenuhi hal tersebut rumah sakit harus mampu meningkatkan efisiensi dan efektivitas di semua bidang pelayanan, salah satunya adalah pelayanan farmasi. Dalam Keputusan Menteri Kesehatan (Kepmenkes) RI Nomor 1197/MENKES/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pelayanan farmasi rumah sakit merupakan salah satu kegiatan di rumah sakit yang menunjang pelayanan kesehatan yang bermutu. Pembangunan di bidang pelayanan farmasi bertujuan untuk meningkatkan efisiensi pelayanan kesehatan. 1 2 Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus menjadi revenue center utama bagi rumah sakit karena hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006). Penelitian yang dilakukan oleh Lukmana (2006) yang dilakukan di beberapa rumah sakit di Jabodetabek menunjukkan bahwa sistem penyimpanan barang-barang logistik farmasi terutama obat masih ada yang belum sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, seperti misalnya cara penyimpanan FIFO/FEFO yang tidak diterapkan, pengaturan suhu dan kelembaban udara di gudang penyimpanan yang tidak diperhatikan, pemisahan jenis obat dan peralatan yang perlu disediakan di gudang penyimpanan juga masih diabaikan. Ini terlihat dari banyaknya obatobat kadaluarsa yang belum dipisah penempatannya dengan obat-obat yang masih baru, obat yang memerlukan penyimpanan di suhu dingin tidak disimpan di dalam tempat yang semestinya serta sarana dan prasarana penyimpanan yang belum memadai. Selain itu, menurut penelitian Puslitbang Biomedis dan Farmasi (2006) diketahui bahwa masih banyak gudang penyimpanan obat di puskesmas dan rumah sakit di Indonesia yang kurang memenuhi persyaratan seperti tidak menggunakan sistem alfabetis dalam penataannya, tidak menggunakan sistem FIFO atau FEFO dan penggunaan kartu stok yang belum memadai. Dalam penelitian lain di salah satu rumah sakit swasta di daerah Jakarta diketahui bahwa standar prosedur operasional tentang penyimpanan obat yang sudah 3 ditetapkan oleh rumah sakit, tidak dilaksanakan dengan baik oleh petugas (Prihatiningsih, 2012). Penyimpanan yang kurang baik seperti yang diungkapkan diatas tentunya dapat membawa kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Karena hampir 40-50% pengeluaran rumah sakit ditujukan untuk kebutuhan logistik terutama obat-obatan dan alat kesehatan (Nabila, 2012). Artinya, jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan dan penyimpanan obat di rumah sakit, maka rumah sakit tersebut akan mengalami kerugian. Untuk itu, sangat diperlukan pengelolaan obat yang baik dan efisien untuk mencegah terjadinya kerugian akibat kesalahan di penyimpanan obat. Komite Akreditasi Rumah Sakit dalam Standar Akreditasi Rumah Sakit Tahun 2010 juga menyebutkan bahwa obat-obatan yang ada di rumah sakit harus disimpan dengan baik dan aman. Ini dilakukan untuk menjamin efisiensi penyimpanan obat dan termasuk kedalam salah satu kriteria dalam penilaian akreditasi RS. Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta yang memiliki visi menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati). Rumah Sakit Mulya didukung oleh unit Instalasi Farmasi yang bertanggung jawab dalam mengelola dan menyelenggarakan kegiatan yang mendukung ketersediaan obat dan alat kesehatan di RS Mulya. Unit instalasi farmasi bertanggung jawab melaksanakan fungsi-fungsi logistik obat dan alat kesehatan, mulai dari perencanaan, pengadaan, penyimpanan, pendistribusian dan penghapusan obat dan alat kesehatan. Penyimpanan obat-obatan yang dilakukan di Rumah Sakit Mulya dilakukan di gudang farmasi rumah sakit. Penyimpanan obat di gudang farmasi 4 Rumah Sakit Mulya bersifat hanya sementara, sebelum obat-obatan di distribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. Di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya obat-obatan disimpan pada rak-rak obat yang belum dilengkapi dengan label nama dan kartu stok obat, bahkan tidak jarang obat yang baru datang dari suplier dibiarkan berada di dalam kardus dan menumpuk dilantai tanpa diberi alas pada lantai/ pallet. Saat obat-obatan datang dari supplier, petugas gudang meletakkan obat tersebut ditempat yang dikehendaki oleh petugas gudang saja dan ini menyebabkan setiap obat akan selalu berpindah tempat penyimpanan dan jika petugas lupa tempat menyimpan obat, pencarian obat akan menjadi lebih lama. Sebagai rumah sakit yang memiliki misi memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya, rumah sakit Mulya harus mampu menjaga kualitas pelayanannya, termasuk kualitas pelayanan farmasi. Penelitian ini diharapkan bisa membantu dalam meningkatkan kualitas pelayanan farmasi khususnya dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit Mulya. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti pada Februari 2014, ditemukan sebanyak 16 jenis obat yang sudah kadaluarsa dan 3 jenis obat dalam keadaan rusak di gudang logistik farmasi Rumah Sakit Mulya. Obatobatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut, belum diletakkan terpisah dengan obat-obatan jenis lain yang belum kadaluarsa. Menurut informan, kerusakan obat dan alat kesehatan memang tidak jarang ditemui di gudang farmasi. Hal ini 5 dikarenakan minimnya tempat penyimpanan dan kondisi tempat penyimpanan yang sedikit kurang memadai. Kerusakan obat yang dialami tersebut tentunya membawa kerugian bagi rumah sakit. Tidak hanya kerugian dari sisi ekonomi namun ini juga dapat menghambat kegiatan pelayanan farmasi di rumah sakit tersebut. Penyimpanan perbekalan farmasi (obat-obatan dan alat kesehatan) memiliki peranan yang sangat penting dalam suatu siklus manajemen logistik obat. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari kekosongan obat (out of stock). Selain itu juga membantu dalam menghemat biaya serta mengantisipasi fluktuasi kenaikan harga obat dan untuk mempercepat pendistribusian obat. Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Berdasarkan hal tersebut, peneliti tertarik untuk melakukan penelitian lebih lanjut mengenai Analisis Sistem Penyimpanan Obat Di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014. 1.3. Pertanyaan Penelitian 1. Bagaimana input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ? 2. Bagaimana proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ? 3. Bagaimana output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 ? 6 1.4. Tujuan Penelitian 1.4.1 Tujuan Umum Mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. 1.4.2 Tujuan Khusus 1. Mengetahui input (sumber daya manusia, anggaran, prosedur, serta sarana dan prasarana) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 2. Mengetahui proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat, serta pelaporan) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang tahun 2014. 3. Mengetahui output (obat tersimpan di gudang farmasi dengan efisien) dari sistem penyimpanan di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014. 1.5. Manfaat Penelitian 1.5.1 Manfaat Bagi Peneliti Dapat memperoleh pengetahuan, wawasan, pengalaman, serta keterampilan dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah yang terjadi pada penyimpanan obat di rumah sakit. 1.5.2 Manfaat Bagi Rumah Sakit Mulya Hasil penelitian ini diharapkan dapat digunakan oleh pengambil keputusan sebagai masukan untuk menyempurnakan sistem 7 penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya agar pengelolaan logistik farmasi menjadi lebih efektif, sehingga meningkatkan kualitas pelayanan rumah sakit. 1.5.3 Manfaat Bagi Institusi Pendidikan a. Dapat dijadikan sebagai referensi terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit. b. Dapat dijadikan sebagai referensi untuk penelitian selanjutnya terkait manajemen penyimpanan obat di rumah sakit. 1.6. Ruang Lingkup Penelitian Penelitian ini dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang pada tahun 2014. Penelitian ini dilakukan oleh Mahasiswa semester VIII peminatan Manajemen Pelayanan Kesehatan Program Studi Kesehatan Masyarakat UIN Syarif Hidayatullah Jakarta pada bulan April hingga Mei 2014. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif deskriptif. Jenis data yang digunakan dalam penelitian adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari observasi langsung, wawancara mendalam dan telaah dokumen. Informan dalam penelitian ini terdiri dari Kepala Instalasi farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang. BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Manajemen Logistik Manajemen merupakan suatu proses untuk mewujudkan tujuan yang di inginkan (Hasibuan,2001). Menurut Terry dalam Seto (2004) manajemen adalah suatu proses kegiatan yang terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan dan pengawasan dengan memadukan penggunaan ilmu dan seni untuk mencapai tujuan organisasi. Konsep ini dikenal dengan POAC yaitu Plainning (perencanaan), Organizing (pengorganisasian), Actuating (pengarahan) dan Controling. Logistik berasal dari bahasa Yunani Kuno yaitu logistikos yang artinya pandai memperkirakan. Logistik merupakan suatu ilmu pengetahuan dan seni serta proses mengenai perencanaan dan penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran serta penghapusan material atau alat-alat (Aditama, 2007). Manajemen logistik adalah bagian dari instansi yang tugasnya adalah menyediakan bahan atau barang yang dibutuhkan untuk kegiatan operasional instansi tersebut dalam jumlah, kualitas, dan pada waktu yang tepat (sesuai kebutuhan) dengan harga serendah mungkin. Kegiatan logistik secara umum mempunyai tiga tujuan yaitu tujuan operasional, tujuan keuangan dan tujuan keamanan. 2.1.1 Tujuan Manajemen Logistik Tujuan manajemen logistik adalah menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang dibutuhkan dan dengan 8 total biaya yang terendah. 9 Penyelenggaraan logistik memberikan kegunaan (utility) waktu dan tempat (Bowersox, 1996). Menurut Aditama (2007), ada 3 tujuan logistik dalam sebuah organisasi/institusi yaitu : a. Tujuan operasional adalah tersedianya barang material dalam jumlah yang tepat dan kualitas yang baik pada saat dibutuhkan. b. Tujuan keuangan yaitu tercapainya tujuan operasional dengan biaya yang rendah c. Tujuan keutuhan adalah tercapainya persediaan yang tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian dan penyusutan yang tidak wajar lainnya, serta nilai persediaan yang tercermin dalam sistem akuntansi. 2.1.2 Fungsi Manajemen Logistik Terdapat tujuh fungsi logistik dalam pemenuhan kegiatan operasional bagi suatu institusi menurut Subgya (1995). Fungsi-fungsi tersebut tergambar dalam suatu siklus manajemen logistik, dimana setiap fungsi dalam siklus tersebut saling berkaitan satu sama lain dan sangat menentukan keberhasilan kegiatan logistik dalam organisasi tersebut. Berikut adalah siklus manajemen logistik tersebut : 10 Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Penghapusan Penganggaran Pemeliharaan Pengendalian/ Pengawasan Pengadaan Penyaluran Penyimpanan Bagan 2.1 Fungsi Logistik Sumber : H. Subgya (1995) Dalam siklus fungsi logistik diatas, setiap fungsi memiliki kaitan yang erat satu sama lain. Setiap fungsi yang ada menentukan keberlangsungan dan kelancaran dari fungsi-fungsi lainnya. Jika ada salah satu fungsi yang terhambat atau tidak berjalan dengan baik, maka pelaksanaan siklus logistik akan menjadi terhambat. Berikut adalah penjelasan mengenai fungsi-fungsi logistik diatas. 1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan Perencanaan dan penentuan kebutuhan merupakan aktivitas dalam menerapkan sasaran, pedoman, pengukuran, penyelenggaraan bidang logistik. Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat 11 Kesehatan Kemenkes RI (2010), pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode, antara lain metode konsumsi, metode epidemiologi dan metode kombinasi. 2. Fungsi Penganggaran Penganggaran (budgeting) adalah semua jenis kegiatan dan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar tertentu, yaitu skala mata uang dan jumlah biaya, dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku baginya. 3. Fungsi Pengadaan Menurut Kepmenkes No 1197/MENKES/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit, pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui melalui pembelian, produksi dan sumbangan/hibah. 4. Fungsi Penyimpanan Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsifungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya serendah mungkin. Menurut Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), Tujuan penyimpanan adalah: a. Memelihara mutu sediaan farmasi b. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab c. Menjaga ketersediaan 12 d. Memudahkan pencarian dan pengawasan Adapun kegiatan penyimpanan meliputi : a. Perencanaan/persiapan dan pengembangan ruang-ruang penyimpanan (storage space) b. Penyelenggaraan tata laksanan penyimpanan (storage pengoperasian alat-alat procedure) c. Perencanaan/penyimpanan dan pembantu pengaturan barang (material handling equipment) d. Tindakan-tindakan kemananan dan keselamatan 5. Penyaluran Penyaluran adalah kegiatan menyalurkan barang sesuai permintaan, tepat waktu, tepat jumlah dan sesuai dengan spesifikasi (Subagya, 1995) 6. Fungsi Pemeliharaan Fungsi pemeliharaan merupakan usaha atau proses kegiatan untuk mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil barang inventaris (Aditama, 2007). 7. Fungsi Penghapusan Fungsi penghapusan yaitu berupa kegiatan dan usaha pembebasan barang dari pertanggungjawaban sesuai peraturan atau perundang-undangan yang berlaku (Dwiantara, 2005). 8. Fungsi Pengendalian Pengendalian persediaan adalah berhubungan dengan aktivitas dalam pengaturan persediaan bahan-bahan agar dapat menjamin kelancaran proses produksi atau persediaan obat di apotek dan 13 farmasi rumah sakit agar menjamin kelancaran pelayanan pasiennya secara efektif dan efisien (Seto, 2004). 2.1.3 Jenis Logistik Rumah Sakit Menurut Sabarguna (2005) logistik rumah sakit dibagi dalam 3 klasifikasi yaitu farmasi rumah sakit (Obat-obatan, alat-alat kesehatan dan bahan non medis yang terkait langsung seperti kertas EKG, film rongent dll), logistik nonn medis dan logistik dapur. 2.2. Penyimpanan Obat Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia (2004) penyimpanan obat adalah suatu kegiatan pengamanan terhadap obat-obat yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik maupun kimia dan mutunya tetap terjamin. Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya. 2.2.1 Tujuan Penyimpanan Obat Penyimpanan merupakan suatu kegiatan dan usaha untuk melakukan pengurusan penyelenggaraan dan pengaturan barang persediaan di dalam ruang penyimpanan. Penyimpanan berfungsi untuk menjamin penjadwalan yang telah ditetapkan dalam fungsi-fungsi sebelumnya dengan pemenuhan setepat-tepatnya dan dengan biaya 14 serendah mungkin. Menurut Warman (2004) tujuan dari penyimpanan antara lain : a. Mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik b. Mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan c. Mencegah kehilangan dan mencegah bahaya d. Mempermudah stock opname dan pengawasan Secara lebih terperinci, Depkes RI (2004) menyatakan bahwa tujuan penyimpanan antara lain : 1. Aman, yaitu setiap barang/obat yang disimpan tetap aman dari kehilangan dan kerusakan. a. Kehilangan karena dicuri orang lain, dicuri karyawan sendiri, dimakan hama (tikus) atau hilang sendiri (tumpah, menguap) b. Kerusakan, yaitu akibat barang itu sendiri rusak atau barang itu merusak lingkungan (polusi) 2. Awet, yaitu barang tidak berubah warnanya, baunya, gunanya, sifatnya, ukurannya, fungsinya dan lain-lain. 3. Cepat, yaitu cepat dalam penanganan barang berupa menaruh atau menyimpan, mengambil, dan lain-lainnya. 4. Tepat, dimana bila ada permintaan barang, barang yang diserahkan memenuhi lima tepat, yaitu tepat barang, kondisi, jumlah, waktu dan harganya. 5. Menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. 6. Mudah, yaitu: 15 a. Mudah menangani barang dan mudah menempatkan barang di tempatnya dan menemukan dan mengambilnya. b. Mudah mengetahui jumlah persediaan c. Mudah dalam pengawasan barang d. Murah, yaitu biaya yang dikeluarkan sedikit untuk menanganinya, yaitu murah dalam menghitung persediaan, pengamanan dan pengawasannya. 2.2.2 Unsur Pengelola dan Sarana Manajemen Penyimpanan Obat Unsur pengelola dan sarana yang harus tersedia di dalam kegiatan manajemen penyimpanan obat menurut Depkes RI (2006) terdiri dari : 1. Personil (Sumber Daya Manusia) Penyimpanan Obat Dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang, minimal terdapat beberapa personil, yang terdiri dari : a. Atasan Kepala Gudang/Kuasa Barang, tugasnya: - Membuat perintah tertulis kepala Kepala Gudang untuk menerima, menyimpan dan mengeluarkan obat - Membentuk Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat, Panitia Pencacahan Obat, Panitia Pemeriksaan Obat untuk dihapuskan, serta Panitia Penghapusan - Menindaklanjuti laporan atas terjadinya kehilangan atau bencana alam - Melaporkan secara berkala pelaksanaan tugasnya kepada atasannya. 16 b. Kepala Gudang, tugasnya: - Bertanggung jawab atas penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan dan pengeluaran obat. - Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Persediaan Obat - Melaporkan hasil pencatatan barang/obat persediaan secara berkala - Melaporkan dalam bentuk Berita Acara, apabila terjadi hal yang khusus (bencana alam, hilang, kebakaran, dll). c. Pengurus Barang, tugasnya: - Menyelenggarakan pembukuan dan administrasi pergudangan. - Mengatur/menyusun obat dalam gudang penyimpanan. - Mengumpulkan barang/obat yang akan dikeluarkan. - Mencatat setiap mutasi barang pada Kartu Obat dan mencatat jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan pada Surat Perintah Mengeluarkan Barang. - Memelihara dan merawat barang-barang dan obat dalam gudang penyimpanan. - Menyusun atau membuat laporan tentang hasil pencatatan dan pembukuan obat persediaan. d. Staf Pelaksana Gudang, tugasnya yaitu membantu pengurusan obat dalam hal mengumpulkan, pengepakan, memelihara atau merawat obat, dan lain-lain. Adapun persyaratan personil gudang farmasi, minimal : 1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S.Far) 17 1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/ SMF) 1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMF) 1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMF) 2. Sarana Penyimpanan Obat Sarana penyimanan obat di rumah sakit biasanya berupa gudang penyimpanan. Gudang penyimpanan obat terbagi menjadi beberapa jenis diantaranya : a. Gudang Terbuka - Gudang terbuka yang tidak diolah, yaitu berupa satu lapangan terbuka yang permukaannya diratakan tanpa perkerasan. - Gudang terbuka diolah, yaitu lapangan terbuka yang sudah diratakan dan diperkeras atau dipersiapkan dengan melapiskan bahan yang serasi, sehingga dapat dilaksanakan pekerjaan-pekerjaan pengaturan barang-barang (material handling) dengan efisien. b. Gudang Semi Tertutup atau Lumbung Merupakan suatu kombinasi antara penyimpanan terbuka dan penyimpanan dalam gudang. c. Gudang Tertutup Gudang tertutup merupakan suatu ruang penyimpanan dalam suatu bangunan yang beratap dan berdinding. 18 3. Prasarana (Peralatan atau Fasilitas) Penyimpanan Obat Peralatan dan fasilitas yang biasa digunakan dalam penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit, antara lain : a. Lemari/rak yang ukurannya disesuaikan dengan kebutuhan dan besarnya gudang, gunanya untuk menyimpan obat. b. Ganjal/pallet gunanya sebagai alas penumpuk barang, agar barang mudah dipindahkan dan menghindari kerusakan barang karena pengaruh kelembaban lantai. c. Lori dorong yang berguna untuk mengangkut atau memindahkan barang/obat dalam gudang. d. Hand palet track yang fungsinya sama dengan lori dorong. e. Forklift gunanya untuk mengangkut barang/box yang besar atau berat yang tidak mungkin untuk diangkut oleh tenaga manusia. f. Alat pembuka peti yang berguna untuk membuka peti kemas. g. Alat eyzer gunanya untuk mengikat peti kemas. h. Kendaraan roda empat (box), untuk mengangkut dan mendistribusikan barang/obat. 4. Dokumen Penyimpanan Obat a. Buku Harian Penerimaan Obat Buku harian penerimaan obat berisi semua catatan penerimaan obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan diterima. Buku harian tersebut diselenggarakan oleh pengurus barang/obat dengan diketahui oleh kepala gudang. b. Buku Harian Pengeluaran Obat 19 Buku harian pengeluaran obat berisi semua catatan mengenai obat maupun catatan tentang dokumen obat yang akan dikeluarkan. c. Kartu Induk Persediaan Obat Kartu induk persediaan obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat berdasarkan dokumen penerimaandan/atau dokumen pengeluaran. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. Kartu induk persediaan obat merupakan : - Pencerminan obat yang ada di gudang - Alat bantu bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat untuk membuat persetujuan pengeluaran barang/obat. - Sebagai bahan atau data dalam menyusun rencana kebutuhan berikutnya. - Alat kontrol bagi Atasan Kepala Gudang atau Kuasa Barang/obat. d. Kartu Persediaan Obat Kartu persediaan obat berisi catatanpenerimaan dan pengeluaran obat sesuai dengan dokumen penerimaandan pengeluaran obat. Kartu tersebut diselenggarakan oleh Kepala Gudang yang berguna untuk: - Pertanggung jawaban Kepala Gudang. - Sebagai alat kontrol bagi Kepala Gudang. 20 - Untuk mengetahui dengan cepat jumlah persediaan obat dan menentukan kebutuhan berikutnya. e. Kartu Obat Kartu obat berisi catatan penerimaan dan pengeluaran obat sesuai dokumen penerimaan dan pengeluaran obat. Kartu obat diletakkan pada tempat dimana obat disimpan. Kegunaan kartu obat antara lain: - Mengetahui dengan cepat jumlah obat. - Sebagai alat kontrol bagi pengurus barang/obat. f. Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang. g. Surat Bukti Barang/obat Keluar Dokumen ini berisi daftar, jumlahdan harga barang/obat yang telah dikeluarkan dari gudang penyimpanan dan diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang. h. Surat Kiriman Obat Dokumen yang berisi daftar dan jumlah obat serta alamat tujuan obat yang dikirim. Dokumen ini diselenggarakan oleh Pengurus Barang/obat dengan diketahui oleh Kepala Gudang. i. Daftar Isi Kemasan/Packing List 21 Merupakan dokumen atau lembar yang berisi daftar dan jumlah obat dalam setiap kemasan, diselenggrakan oleh Pengurus Barang disaksikan oleh Pemilik/penerima obat. j. Berita Acara Penerimaan Obat Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah dan asal/sumber obat yang diterima. Dokumen ini diterbitkan oleh Panitia Pemeriksaan Penerimaan Obat. k. Berita Acara Penyerahan Obat Merupakan dokumen yang berisi daftar, jumlah obat yang akan diserahkan dan kepada siapa obat akan diserahkan. Dokumen ini diterbitkan/dibuat oleh Kepala Gudang. 2.2.3 Kegiatan Penyimpanan Obat Kegiatan penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang dikutip oleh Henni (2013) terdiri dari : 1. Kegiatan Penerimaan Obat Kegiatan penerimaan obat dari supplier dilakukan oleh petugas gudang obat di gudang. Adapun hal-hal yang dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat dimulai dari periksa lembar permintaan yang datang dengan kiriman, periksa jumlahnya sesuai atau tidak antara barang yang datang dengan yang dipesan. Kemudian melakukan periksaan kemasan obat. setlah obat diperikas maka dibuat catatan penerimaan. Setelah itu petugas gudang harus memeriksa jenis, bentuk, kondisi dan tanggal 22 kadaluarsa obat. Dan terakhir petugas kemudian membuat laporan penerimaan obat. 2. Kegiatan Penyusunan Obat Penyusunan obat dilakukan setelah kegiatan penerimaan obat dilakukan. Penyusunan obat dilakukan sesuai dengan prosedur yang sudah ditetapkan oleh Depkes dan Pedoman Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. 3. Kegiatan Pengeluaran Obat Pengeluaran obat dari gudang tempat penyimpanan dilakukan saat terjadi permintaan dari unit atau bagian yang membutuhkan. Kegiatan yang dilakukan saat pengeluaran obat dimulai dari pemeriksaan surat permintaan obat dari unit atau bagian yang membutuhkan. Kemudian dilakukan pemeriksaan terhadap stok obat dan tanggal kadaluarsa obat yang dibutuhkan sebelum diserahkan ke unit/bagian yang membutuhkan. Setelah itu petugas membuat laporan penyerahan obat dan mencatat jumlah obat yang dikeluarkan pada kartu stok. Dan terakhir menyiapkan obat yang dibutuhkan dan menyerahkannya kepada unit yang membutuhkan. 4. Kegiatan Stock Opname Stock opname merupakan kegiatan pengecekkan terhadap obat atau perbekalan farmasi. Tujuannya adalah untuk mengetahui jumlah dan jenis obat yang paling banyak digunakan untuk kebutuhan pemesanan. Selain itu untuk mencocokkan antara jumlah obat yang ada di gudang dengan yang ada pada catatatan. 23 5. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan pelaporan data obat merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan. Tujuannya adalah tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran/penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : a. Pencatatan Penerimaan Obat - Formulir rencana penerimaan Merupakan dokumen pencatatan mengenai akan datangnya obat berdasarkan pemberitahuan dari panitia pembelian. - Buku harian penerimaan barang Dokumen yang memuat catatan mengenai data obat/dokumen obat biasanya harian. b. Pencatatan Penyimpanan - Kartu persediaan obat/barang c. Pencatatan Kartu Stok Induk Kartu stok pertanggal yang diletakkan dekat stok fisik. d. Pencatatan Pengeluaran - Buku harian pengeluaran barang Dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran baik tentang data obat, maupun dokumen catatan obat. - Buku laporan mutasi Buku pengeluaran barang dari gudang ke unit/user. 24 e. Pelaporan - Laporan mutasi barang Laporan berkala menganai mutasi barang dilakukan triwulan, persemester ataupun pertahun. - Monitoring dinamika inventory 2.2.4 Prosedur Penyimpanan Obat 2.2.4.1 Prosedur Penyimpanan Obat Menurut Kemenkes RI Prosedur penyimpanan obat menurut Kemenkes RI antara lain mencakup sarana penyimpanan, pengaturan persediaan, serta sistem penyimpanan (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). 1. Prosedur Sarana Penyimpanan Obat harus selalu disimpan di ruang penyimpanan yang layak. Bila obat rusak, maka mutu obat akan menurun dan akan memberi pengaruh buruk bagi pengguna obat. Beberapa ketentuan mengenai sarana penyimpanan obat menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) antara lain: a. Gudang atau tempat penyimpanan Gudang penyimpanan harus cukup luas (minimal 3 x 4 m2), kondisi ruangan harus kering tidak terlalu lembab. Pad gudang harus terdapat ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab/panas dan harus terdapat cahaya. Gudang harus dilengkapi pula dengan jendela yang mempunyai pelindung (gorden atau kaca di cat) untuk 25 menghindarkan adanya cahaya langsung dan berteralis. Lantai dibuat dari tegel/semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu dan kotoran lain. Bila perlu seluruhnya diberi alas papan (palet). Selain itu, dinding gudang dibuat licin. Sebaiknya menghindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam. Fungsi gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat. Gudang juga harus mempunyai pintu yang dilengkapi kunci ganda. Perlu disediakan lemari/laci khusus untuk narkotika dan psikotropika yang selalu terkunci dan dilengkapi dengan pengukur suhu ruangan. b. Kondisi Penyimpanan Untuk menjaga mutu obat perlu diperhatikan beberapa faktor seperti kelembaban udara, sinar matahari dan temperatur udara. Udara lembab dapat mempengaruhi obatobatan yang tidak tertutup sehingga mempercepat kerusakan. Untuk menghindari udara lembab tersebut maka perlu dilakukan upaya-upaya sebagai berikut : - terdapat ventilasi pada ruangan, jendela dibuka - simpan obat ditempat yang kering - wadah harus selalu tertutup rapat, jangan terbuka - bila memungkinkan pasang kipas angin atau AC. Karena makin panas udara di dalam ruangan maka udara semakin lembab 26 - biarkan pengering tetap dalam wadah tablet/kapsul - kalau ada atap yang bocor harus segera diperbaiki Kebanyakan cairan, larutan dan injeksi cepat rusak karena pengaruh sinar matahari. Sebagai contoh : Injeksi Klorpromazin yang terkena sinar matahari, akan berubah warna menjadi kuning terang sebelum tanggal kadaluarsa. Obat seperti salep, krim dan supositoria sangat sensitif terhadap pengaruh panas, dapat meleleh. Oleh karena itu hindarkan obat dari udara panas. Ruangan obat harus sejuk, beberapa jenis obat harus disimpan di dalam lemari pendingin pada suhu 4-8 derajat celcius, sepert vaksin, sera dan produk darah, antitoksin, insulin, injeksi antibiotika yang sudah dipakai (sisa) dan injeksi oksitosin. 2. Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan, pencarian dan pengawasan obat-obatan, maka diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Tata Ruang Penyimpanan Obat a. Berdasarkan arah arus penerimaan dan pengeluaran obatobatan, ruang gudang dapat ditata dengan sistem: arah garis lurus, arus U, arus L. 27 b. Semua obat harus disimpan dalam ruangan, disusun menurut bentuk sediaan dan bentuk abjad. Apabila tidak memungkinkan, obat yang sejenis dikelompokkan menjadi satu. c. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah penyusunan stok sebagai berikut : - Menyusun obat yang berjumlah besar di atas pallet atau diganjal dengan kayu secara rapi dan teratur. - Mencantumkan nama masing-masing obat pada rak dengan rapi. Penyusunan Obat a. Obat-obatan dipisahkan dari bahan beracun. b. Obat luar dipisahkan dari obat dalam. c. Obat cairan dipisahkandari obat padatan. d. Obat ditempatkan menurut kelompok, berat dan besarnya - Untuk obat yang berat ditempatkan pada ketinggian yang memungkinkan pengangkatannya dilakukan dengan mudah. - Untuk obat yang besar harus ditempatkan sedemikian rupa, sehingga apabila barang tersebut dikeluarkan tidak mengganggu barang yang lain. - Untuk obat yang kecil sebaiknya dimasukkan dalam kotak yang ukurannya agak besar dan ditempatkan 28 sedemikian rupa, sehingga mudah dilihat/ditemukan apabila diperlukan. e. Apabila gudang tidak mempunyai rak maka dus-dus bekas dapat dimanfaatkan sebagai tempat penyimpanan namun harus diberi keterangan obat. f. Barang-barang seperti kapas dapat disimpan dalam dus besar dan obat-obatan dalam kaleng disimpan dalam dus kecil. g. Apabila persediaan obat cukup banyak maka biarkan obat tetap dalam box masing-masing, ambil seperlunya dan susun dalam dus bersama obat lainnya h. Narkotika dan psikotropika dipisahkan dari obat-obatan lain dan disimpan di lemari khusus yang mempunyai kunci. i. Menyusun obat yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya dan kontaminasi bakteri pada tempat yang sesuai. j. Menyusun obat dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan obat dalam dengan obat-obatan untuk pemakaian luar. k. Tablet, kapsul dan oralit disimpan dalam kemasan kedap udara dan diletakkan di rak bagian atas. l. Cairan, salep dan injeksi disimpan di rak bagian tengah. m. Obat-obatan yang mempunyai batas waktu pemakaian perlu dilakukan rotasi stok agar obat tersebut tidak selalu berada di belakang yang dapat menyebabkan kadaluarsa. n. Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam kulkas. 29 o. Obat rusak atau kadaluarsa dipisahkan dari obat lain yang masih baik dan disimpan di luar gudang atau di ruangan khusus penyimpanan obat kadaluarsa. p. Tumpukan obat tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya. Untuk obat yang mudah pecah harus lebih rendah lagi 3. Prosedur Sistem Penyimpanan a. Obat disusun berdasarkan abjad (alfabetis) atau nomor. b. Obat disusun berdasarkan frekuensi penggunaan: - FIFO (First In First Out), yang berarti obat yang datang lebih awal harus dikeluarkan lebih dahulu. Obat lama diletakan dan disusun paling depan, obat baru diletakkan paling belakang. Tujuannya agar obat yang pertama diterima harus pertama juga digunakan, sebab umumnya obat yang datang pertama biasanya akan kadaluarsa lebih awal juga. - FEFO (First Expired First Out) yang berarti obat yang lebih awal kadaluarsa harus dikeluarkan lebih dahulu. c. Obat disusun berdasarkan volume - Barang yang jumlahnya banyak ditempatkan sedemikian rupa agar tidak terpisah, sehingga mudah pengawasan dan penanganannya. - Barang yang jumlah sedikit harus diberi perhatian/tanda khusus agar mudah ditemukan kembali. 30 4. Dokumen Pencatatan Penyimpanan Obat a. LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) b. Kartu Stok c. Buku Penerimaan dan Pengeluaran Obat d. Catatan obat rusak atau kadaluarsa e. Laporan mutasi obat 2.2.4.2 Prosedur Penyimpanan Menurut WHO Prosedur penyimpanan obat yang ditetapkan menurut WHO dalam Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan (2003) antara lain : 1. Sistem penyusunan obat a. Sesuai urutan abjad generic name Sering digunakan dalam fasilitas yang besar maupun kecil. b. Therapeutic atau Pharmacologic Sangat berguna untuk ruang penyimpanan yang kecil dan apabila penjaga ruang penyimpanan memiliki pengetahuan dalam pharmacology c. Dosage form Dalam sistem ini obat-obatan dikategorikan berdasarkan bentuknya. d. System level Item yang digunakan dalam sistem pelayanan kesehatan yang berbeda disimpan bersamaan. 31 e. Frequency of Use Produk yang sering digunakan dan berpindah tempat dengan cepat atau cepat diambil dari penyimpanan disimpan di ruangan bagian depan atau lebih dekat dengan area penggunaan. f. Random bin Dengan cara memberi kode ke tempat penyimpanan yang menunjukkan posisi dan tempat obat tersebut disimpan. Sistem ini membutuhkan komputerisasi g. Commodity Coding Setiap item memiliki artikel sendiri dan kode lokasi. Staff penyimpanan tidak memerlukan pengetahuan teknis untuk tahu bagaimana cara menggunakan atau menyimpan dan karakteristik item tersebut. 2. Penyimpanan flammable liquids Dilakukan dengan memperhatikan karakteristik bahan yang disimpan. Lokasi harus terpisah dengan ruang penyimpanan utama tapi tetap dalam pengawasan dan tidak kurang dari 20 m dari bangunan lain. Alat pemadaman api harus selalu tersedia dan mudah didapat disekitar lokasi ini. Tandai lemari dengan tanda flammable. Sebagai tambahan, lemari harus didesain khusus untuk mengisolasi kebocoran. Selalu simpan flammables dalam container aslinya. 32 3. Penyimpanan bahan yang korosif dan bahan oksidator Harus dipisah dengan flammable dan untuk kontak dengan bahan memerlukan protective gloves dan protective eyeglasses. Setiap penyimpanan harus membuat list stok item termasuk semua produk yang mereka tangani, dengan spesifikasi masing-masing, termasuk bentuk, kekuatan dan kuantitas per kemasan. 4. Mencegah kerusakan fisik dan kontaminasi Tumpukan produk tidak boleh lebih dari 2.5 m tingginya. Untuk barang yang mudah pecah harus lebih rendah lagi. Yang paling pentin jangan sampai ada yang bisa mencederai pekerja karena kejatuhan benda. Pastikan area dan media penyimpanan tetap bersih dan harus secara rutin dibersihkan, gunakan tempat sampah yang dapat ditutup untuk mencegah datangnya serangga. 5. Proteksi Kebakaran Sediakan APAR sesuai dengan jenis potensi kebakaran yang ada. Buat aturan larangan merokok, lakukan pelatihan/simulasi kebakaran setiap 6 bulan, buat tanda emergency exit dan lakukan pengecekan berkala, berikan tanda mudah terjadi kebakaran ditempat yang mudah terlihat, bila tidak ada APAR sediakan pasir yang disimpan di ember didekat pintu penyimpanan. 6. Proteksi dari hama Bersihkan secara teratur tempat penyimpanan, desain tempat penyimpanan harus memudahkan dalam pembersihan 33 area dan media penyimpanan, gunakan tong sampah yang dapat ditutup, jangan simpan dan meninggalkan makanan atau minuman di fasilitas penyimpanan, jaga interior tetap kering sebisa mungkin, cat atau pernis kayu, gunakan pallet dan penyusunann diatas rak, cegah hama masuk ke area, lakukan inspeksi berkala untuk mencegah hama. 7. Penyimpanan juga harus mengatur temperatur. a. Ventilasi ruangan juga harus dijaga, buka jendela atau bila perlu gunakan kipas untuk mendapatkan udara segar masuk kedalam tempat penyimpanan. b. Beberapa produk sensitif terhadap sinar matahari, gunakan penutup kaca/kerai untuk melindungi produk dari sinar matahari, atau jaga agar produk tetap di dalam dusnya, jangan simpan atau buka produk dibawah sinar matahari, gunakan plastik buram atau botol gelap untuk produk yang membutuhkan itu, tanami pohon disekitar bangunan untuk mencegah sinar matahari masuk. c. Gunakan termometer ruangan untuk memonitor temperatur ruangan penyimpanan. Lakukan monitoring secara berkala. d. Bila menggunakan kulkas atau freezer, maka perlu memperthatikan hal berikut : - Kulkas dengan pintu dibagian atasnya lebih efisien dibandingkan dengan kulkas yang memiliki pintu dibagian depan, karena udara panas keatas saat udara dingin terjatuh. 34 - Selalu sediakan bungkus es yang cukup untuk transport item yang membutuhkan penyimpanan dingin dalam cold boxes. 8. Perlindungan dari tindak kriminal a. Di fasilitas penyimpanan - Batasi akses hanya untuk staff - Batasi kunci yang dibuat untuk fasilitas - Amankan semua kunci dan pintu - Buat spot pemeriksaan yang tidak diketahui semua orang - Perhitungan inventory control yang independen b. Di pusat kesehatan - Kunci ruang penyimpanan/lemari - Buat inventory control card untuk tiap produk - Batasi penggunaan hanya untuk staff Yang dapat dilakukan untuk mencegah tindak kriminal yaitu dengan monitoring produk, ada dua tehnik dalam monitoring obat : - Cek inventory record untuk stock on hand. Kemudian lakukan physical inventory, lalu bandingkan hasilnya - Cek inventory records untuk mengetahui konsumsi selama beberapa periode, lalu cek medical charts dan hitung berapa tindakan yang dilakukan selama periode tersebut. - Bila didapatkan beberapa hal yang tidak benar, lakukan investigasi secepatnya. 35 2.2.5 Indikator Efisiensi Penyimpanan Obat Indikator efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari : 1. Presentase ketidaksesuaian barang antara barang digudang dengan barang yang ada dalam pencatatan. Dilakukan dengan cara mencocokkan jumlah barang yang ada di gudang dengan yang tercantum di kartu stok, serta yang tertera dalam komputer. Pemeriksaannya dilakukan dengan cara mengambil minimal 30 kartu stok obat sebagai sampel kemudian dicocokkan dengan stok obat yang ada. Pemeriksaan dilakukan dalam waktu yang sama. Pengambilan sampel obat juga bisa dipilih berdasarkan jenis/kelompok obat misalnya jenis obat fast moving atau jenis obat golongan A atau B (karena dianggap sebagai obat yang paling sering digunakan). Persentase kesesuaiannya harus sebesar 100%. 2. Stock Mati Death stock (stok mati) menunjukkan item persediaan barang di gudang yang tidak mengalami transaksi dalam waktu minimal 3 bulan. Persentase death stock obat harus mencapai 0% agar rumah sakit tidak merugi. Cara menghitungnya adalah sebagai berikut : ๐ฝ๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก ๐ก๐๐๐๐ ๐๐๐๐๐๐๐๐๐ ๐ก๐๐๐๐ ๐๐๐ ๐ ๐๐๐ก๐๐ ๐๐๐ ๐๐๐ข๐๐ขโ๐๐ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก x 100 % 36 3. TOR (Turn Over Ratio) Beberapa kali perputaran yaitu modal dalam satu tahun. Semakin tinggi nilai TOR semakin efisien persediaan obat. Rumusnya adalah TOR = Harga pokok pembelian dibagi rata-rata persediaan HPP = Stok awal + pembelian – stok akhir. 4. Persentase barang yang kadaluarsa dan rusak Pemeriksaan obat yang kadaluarsa dan rusak harus dilakukan dengan teliti dengan tujuan untuk mengetahui tingkat keamanan penggunaannya dan kepastian jumlah fisik obat yang masa aman penggunaannya sudah berakhir di dalam sistem penyimpanan yaitu gudang farmasi. Persentase nilai obat yang kadaluarsa/rusak masih dapat diterima jika nilainya dibawah 1%. Cara menghitungnya : ๐ฝ๐ข๐๐๐โ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก ๐๐๐๐๐๐ข๐๐๐ ๐ / ๐๐ข๐ ๐๐ ๐๐๐ก๐๐ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก x 100 % 5. Kesesuaian sistem pengeluaran obat (FIFO/FEFO) Kesesuaian sistem pengeluaran obat FIFO dan FEFO maksudnya adalah pengeluaran obat yang memiliki tanggal kadaluarsa dilakukan lebih dulu dan obat yang pertama datang juga dikeluarkan lebih dulu untuk menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa. 37 2.3. Gudang Obat Gudang merupakan tempat pemberhentian sementara barang sebelum dialirkan, dan berfungsi mendekatkan barang kepada pemakai hingga menjamin kelancaran permintaan dan keamanan persediaan (Direktorat Bina Marga, 1993). Fasilitas penyimpanan dapat dimanfaatkan secara optimal bila kegiatan lain dalam sistem suplai obat (seperti seleksi obat, perencanaan biaya dan pengadaan) ditetapkan secara tepat. 2.3.1 Jenis Gudang Jenis gudang menurut Subagya (1994) terdiri dari : a. Gudang transit: penyimpanan sesaat dalam proses distribusi b. Gudang serba guna: penyimpanan semua jenis barang c. Gudang pendingin: gudang yang terbagi dalam dua ruangan yaitu kamar sejuk dengan suhu 6 sampai 10 derajat Celcius dan kamar beku dengan suhu sampai -35 derajat Celcius. d. Gudang penyimpanan tahan api : penyimpanan barang yang mudah meledak/terbakar. 2.3.2 Persiapan Gudang Penyimpanan Obat Rancangan pembuatan atau pendayagunaan gudang dimaksudkan untuk mengoptimalkan fasilitas penyimpanan. Prinsip utama pada perancangan pembuatan atau pemakaian gudang adalah adanya ketentuan parameter dan prasyarat untuk mencapai indeks efisiensi dan efektifitas yang optimum, terjaminnya mutu dan jumlah 38 obat untuk pelayanan distribusi. Adapun faktor yang berpengaruh pada pembuatan desain gudang antara lain : 1. Jenis layout gudang Selain ditentukan oleh besarnya ruangan gudang, kapsitas gudang juga ditentukan oleh layout (tata letak) ruangan. Gudang dengan design layout yang tidak rapi dan tidak teratur menunjukkan ketidak efisienan pengaturan. Untuk itu diperlukan pengaturan barang yang di design sesuai dengan arus masuk barang, apakah tergolong fast moving atau slow moving. Menurut Rienna yang dikutip oleh Henni (2013) terdapat beberapa bentuk layout gudang, diantaranya : a. Arus garis lurus sederhana Yaitu dimana proses keluar masuk barang tidak melalui lorong atau gang yang berbelok sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relative cepat. b. Arus U Yaitu dimana proses keluar masuk barang melintasi lorong yang berkelok-kelok, akibatnya pengambilan barang relative lebih lama. c. Arus L Dimana proses keluar masuk barang melalui lorong/ruangan yang tidak berbelok-belok, namun lorong membentuk huruf L sehingga proses penyimpanan dan pengambilan barang relatif cepat. 39 2. Pertimbangan design gudang a. Kemudahan mobilitas Sebaiknya gudang hanya menggunakan satu lantai saja dan tidak menggunakan sekat-sekat karena akan membatasi pengaturan ruang. Kemudahan dan kebebasan bergerak akan sangat membantu dalam kenyamanan kerja petugas. b. Sirkulasi udara Sirkulasi yang tidak lancar menyebabkan kelembaban tinggi dan cenderung meningkatkan suhu ruangan sehingga menyebabkan persediaan obat tidak bisa disimpan dalam waktu yang lama karena lebih mudah rusak. Idelanya adalah AC, alternatif lain menggunakan kipas angin dan ventilasi lainya. c. Suhu gudang Suhu sangat berperan dalam menjaga umur simpanan sediaan obat dan perbekalan obat. d. Pengaturan cahaya/sinar yang masuk Kendalikan jumlah cahaya yang masuk ke gudang melalui jendela dengan menggunakan tirai sehingga cahaya tidak berlebih. Namun, jangan biarkan gudang terlalu gelap. e. Kelembaban/kebocoran Atap gedung sebaiknya memiliki talang air untuk mencegah merembesnya air hujan kedinding gudang. Genangan air dapat menyebabkan kelembaban tinggi sehingga berpotensi menjadi media pertumbuhan jamur dan kapang. f. Pencegahan dari hama. 40 3. Pengaturan gudang Gudang yang bersih dan teratur akan sangat memudahkan dalam menemukan persediaan. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pengaturan gudang antara lain : a. Kebersihan gudang b. Simpan persediaan pada rak dan pallet - Sirkulasi udara dari bawah dan perlindungan terhadap banjir - Peningkatan efisiensi penanganan stok - Dapat menampung obat lebih banyak - Pallet lebih murah dari rak Aturan pallet : - Tinggi atas pallet dari lantai minimal 10 cm - Jarak antar pallet atau jarak antara pallet dengan dinding tidak kurang dari 30 cm - Tinggi tumpukan barang di pallet maksimal 2,5 m c. Perhatikan kondisi penyimpanan khusus - Vaksin memerlukan ”Cold Chain” khususnya dan harus dilindungi dari kemungkinan putusnya aliran listrik. - Narkotika dan bahan berbahaya harus disimpan dalam lemari khusus dan selalu terkunci - Bahan-bahan mudah terbakar seperti alkohol dan eter harus disimpan dalam ruangan khusus terpisah dari gudang induk - Peralatan untuk menyimpan obat, penanganan dan pembuangan limba sitotatika dan obat berbahaya lainnya 41 yang harus dibuat secara khusus untuk menjamin keamanan petugas - Alat pengatur kelembaban ruangan untuk perbekalan farmasi yang harus disimpan ditempat yang kering. d. Pencegahan Kebakaran Perlu dihindari adanya penumpukan bahan-bahan yang mudah terbakar seperti dus, karton, dll. Alat pemadam kebakaran harus dipasang pada tempat yang mudah dijangkau dan dalam jumlah yang cukup. Tabungan pemadam kebakaran harus diperiksa secara berkala, untuk memastikannya berfungsi. 2.3.3 Keamanan Gudang Keamanan gudang meliputi kegiatan preventif atau pencegahan terhadap pencurian dan kebakaran. Adapun hal-hal yang bisa dilakukan untuk menjaga keamanan gudang antara lain : a. Pencegahan pencurian Untuk menghindari pencurian gudang dilengkapi dengan : - Memastikan pintu gudang memiliki kunci bila perlu berlapis dan menghindari pembuatan kunci ganda - Pemasangan kamera remote control (CCTV) - Sering melakukan pemeriksaan stok secara teratur b. Pencegahan kebakaran Untuk pencegahan kebakaran bisa dengan cara : - Buat tempat penyimpanan khusus untuk bahan mudah terbakar 42 - Pemasangan alat pusat-pusat api pada tempat strategis di seluruh gudang dengan jenis pemadam yang sesuai, papan instruksi bila terjadi kebakaran dan alarm/detektor - Penyediaan Alat Pemadam Api Ringan/APAR. 2.4. Rumah Sakit Berdasarkan Undang-undang RI Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat. Pelayanan Kesehatan Paripurna adalah pelayanan kesehatan yang meliputi promotif, preventif, kuratif, dan rehabilitatif. Sebagai Institusi publik rumah sakit memberikan pelayanan yang ekstra efektif dan efisien. Tugas rumah sakit sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.983/Menkes/SK/XI/1992 tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemeliharaan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan rujukan. 2.4.1 Pelaksana Fungsi Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Pelaksanaan fungsi penyimpanan obat di rumah sakit menjadi tanggung jawab bagian Instalasi Farmasi Rumah Sakit. Sebagaimana yang tercantum dalam UU Nomor 44 RI tahun 2009 tentang Rumah Sakit bahwa instalasi farmasi adalah bagian dari Rumah Sakit yang 43 bertugas menyelenggarakan, mengelola, mengkoordinasikan, mengatur dan mengawasi seluruh kegitan farmasi serta melaksanakan pembinaan teknis kefarmasian di rumah sakit. Pengelolaan kegiatan farmasi yang dilakukan mencangkup kegiatan pemilihan, perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pendistribusian, pengendalian, penghapusan, administrasi dan pelaporan serta evaluasi yang diperlukan (Keputusan Menkes No.1197 tahun 2004 tentang standar pelayanan farmasi). Kegiatan penyimpanan menjadi salah satu kegiatan pengelolaan yang dilakukan oleh instalasi farmasi. Namun pada pelaksanaan penyimpanan, biasanya terdapat unit dibawah instalasi farmasi yang memiliki tugas untuk pelaksanaan penyimpanan. Unit tersebut biasa disebut gudang farmasi atau gudang obat. 2.5. Kerangka Teori Bagan 2.2 Kerangka Teori Penyimpanan Obat Unsur dan Sarana Penyimpanan Obat Sistem Penyusunan Penyimpanan Obat Personil/SDM Fix Location Sarana Fluid Location Prosedur Pengaturan Tata Ruang dan Penyusunan Obat Peralatan/Fasilitas Semi Fluid Location Prosedur sistem penyimpanan Dokumen Prosedur Penyimpanan Obat Prosedur Sarana Penyimpanan Dokumen Penyimpanan ( Sumber : Dirjen Kefarmasian dan Alat Kesehatan (2010), Depkes RI (1996) ) 44 BAB III KERANGKA BERPIKIR DAN DEFINISI ISTILAH 3.1 Kerangka Berpikir Berdasarkan teori yang dijabarkan pada pembahasan sebelumnya, penyimpanan perbekalan farmasi terutama obat-obatan menjadi hal yang sangat penting untuk diperhatikan. Hal ini dikarenaka hampir 90% pelayanan kesehatan di rumah sakit menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik) dan 50% dari seluruh pemasukan rumah sakit berasal dari pengelolaan perbekalan farmasi (Suciati dkk., 2006). Penyimpanan merupakan fungsi dalam managemen logistik farmasi yang sangat menentukan kelancaran pendistribusian serta tingkat keberhasilan dari manajemen logistik farmasi dalam mencapai tujuannya. Tujuan penyimpanan obat menurut Warman (1997) antara lain untuk mempertahankan mutu obat dari kerusakan akibat penyimpanan yang tidak baik, mempermudah pencarian di gudang/kamar penyimpanan, mencegah kehilangan, mempermudah stock opname dan pengawasan dan mencegah bahaya penyimpanan yang salah. Penyimpanan obat yang baik dapat membantu dalam menghindari kekosongan obat (out of stock). Jika terjadi kesalahan dalam pengelolaan logistik obat di instalasi farmasi akan menyebabkan kerugian yang cukup besar bagi rumah sakit. Dalam standar penilaian akreditasi rumah sakit yang dibuat oleh KARS (Komite Akreditasi Rumah Sakit) pelayanan farmasi menjadi salah satu persyaratan yang wajib dimiliki oleh rumah sakit. Dalam pelayanan farmasi rumah sakit salah satu item yang dinilai adalah efisiensi penyimpanan obat yang 45 dimiliki rumah sakit. Sementara itu, penilaian efisiensi penyimpanan secara lebih lanjut dijelaskan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan dalam pedoman penyimpanan obat. Penelitian ini menggunakan pendekatan sistem yang terdiri dari 3 bagian yaitu input, proses dan output. Dalam pendekatan sistem, setiap bagian menjadi suatu rangkaian yang saling berkaitan satu dengan yang lainnya dan tidak dapat dipisahkan. Input merupakan segala sesuatu yang harus disediakan yang digunakan untuk berlangsungnya suatu kegiatan. Bila terdapat unsur input yang Proses adalah setiap kegiatan yang dapat terjadi bila input tersedia atau kegiatan mengolah input untuk mencapai tujuan. Sementara itu output adalah hasil akhir dari proses pengolahan input yang sudah dilakukan (Winardi, 1999). Pendekatan sistem ini juga dapat dilakukan untuk melakukan penilaian terhadap kinerja suatu program atau penilaian terhadap suatu sistem. Berdasarkan hasil analisis yang dilakukan pada pedoman penyimpanan yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat tahun 2010, di dapatkan bahwa input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana. Sementara itu, proses dalam penyimpanan obat terdiri dari penerimaan obat, penyusunan tata letak dan penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat serta pencatatan dan pelaporan. Hasil akhir yang diharapkan (output) adalah tersimpannya obat di gudang farmasi secara efisien. Bila terdapat bagian input yang tidak terpenuhi, maka dapat menghambat kegiatan pada proses penyimpanan tersebut. Sehingga output yang diinginkan tidak dapat tercapai dengan baik. 46 Bagan 3.1 Kerangka Berpikir INPUT PROSES SDM Penerimaan Obat Anggaran Penyusunan Obat Prosedur Pengeluaran Obat Dokumen Stock Opname Sarana & Prasarana Pelaporan Dokumen OUTPUT Tersimpannya obat di Gudang Farmasi RS Mulya ( Sumber : Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010) 47 3.2 Definisi Istilah 1. Variabel Input Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Input Variabel Input Definisi Istilah Cara 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen SDM Tenaga/personil di RS Mulya yang terlibat dalam kegiatan menyimpan obat. Alat 1. Pedoman 1. observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar tilik Hasil Ukur Informasi tentang : Kesesuaian, yang meliputi: - Kesesuaian jumlah petugas gudang - Kesesuaian pengetahuan dan keterampilan - Kesesuaian tugas yang diberikan dengan pendidikan dan kemampuan petugas gudang SDM minimal menurut Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan terdiri dari : 1 orang Atasan Kepala Gudang (minimal S1 atau S1 Farmasi) 1 orang Kepala Gudang (minimal lulus SMA/SMK Farmasi) 1 orang Pengurus Barang (minimal lulus SMA/SMK Farmasi) 1 orang Staf Pelaksana Barang (minimal lulus SMA/SMK Far) 2. Kedisiplinan Merupakan ketaatan menjalankan tugasnya sesuai deskripsi kerja, datang dan pulang tepat waktu serta bekerja sesuai dengan standar operational prosedur yang 48 Variabel Input Definisi Istilah Cara Alat Hasil Ukur berlaku di unit gudang farmasi RS Mulya Anggaran Prosedur Dana yang disediakan oleh pihak Wawancara rumah sakit Mulya Mendalam untuk menunjang kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit. Pedoman/instruksi kerja yang 1. Wawancara digunakan dalam mendalam pelaksanaan 2. Telaah kegiatan dokumen penyimpanan obat di 3. Observasi RS Mulya, seperti SOP penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. 1. Wawancara mendalam 2. Telaah dokumen Dokumen Berkas-berkas yang digunakan untuk membantu proses penyimpanan yang dijadikan sebagai dokumen pencatatan dan pelaporan. Pedoman Wawancara Informasi tentang kesesuaian penyediaan dana untuk penyimpanan di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 1. Pedoman wawancara 2. Daftar tilik 3. Pedoman Observasi Informasi tentang kesesuaian prosedur penyimpanan obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 1. Pedoman wawancara 2. Daftar tilik Informasi tentang kesesuaian dokumen penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, diantaranya : - Buku harian penerimaan obat - Buku harian pengeluaran obat - Kartu induk persediaan - Kartu persediaan obat - Surat perintah mengeluarkan barang - Surat bukti pengeluaran obat - Berita acara pengeluaran obat / laporan mutasi 49 Variabel Input Sarana dan Prasarana Definisi Istilah Cara Ketersediaan serta 1. Observasi kondisi sarana dan 2. Wawancara prasarana mendalam penyimpanan sesuai 3. Telaah yang dijabarkan Dokumen dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan yang menunjang kegiatan penyimpanan obat di gudang RS Mulya. Alat 1. Pedoman observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik Hasil Ukur Informasi mengenai kesesuaian sarana & prasarana penyimpanan obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 50 2. Variabel Proses Tabel 3.2 Definisi Istilah Variabel Proses Variabel Proses Definisi Istilah Cara 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen Penerimaan Obat Kegiatan menerima obat dari supplier atau distribusi obat yang dilakukan oleh petugas gudang di gudang farmasi RS Mulya. Penyusunan Obat Kegiatan menyusun dan 1. Observasi mengatur stok 2. Wawancara obat di gudang Mendalam farmasi rumah sakit Mulya sesuai dengan pedoman penyimpanan yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Alat 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara Hasil Ukur Informasi tentang kesesuaian proses penerimaan obat dari supplier ke gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, terdiri dari : - Memeriksa kesesuaian (jenis, jumlah dan harga) obat yang datang dengan spesifikasi yang ada di faktur dari supplier. - Memeriksa kesesuaian (jenis, jumlah dan harga) obat yang datang dengan spesifikasi yang ada di surat pemesanan RS. - Memeriksa tanggal kadaluarsa obat - Memeriksa kemasan obat yang datang - Membuat laporan penerimaan Informasi tentang kesesuaian proses penyusunan obat di RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 51 Variabel Proses Pengeluaran Obat Stock Opname Obat Pencatatan dan Pelaporan Definisi Istilah Kegiatan mengeluarkan obat dari gudang farmasi RS ke unit-unit yang ada di RS Mulya Cara 1. Observasi 2. Wawancara Mendalam 3. Telaah Dokumen Kegiatan 1. Observasi memeriksa 2. Wawancara kesesuaian stok Mendalam fisik obat-obat 3. Telaah yang ada di Dokumen gudang farmasi RS Mulya dengan stok obatobatan yang tertera pada data komputer milik petugas gudang RS Mulya. Kegiatan mencatata dan 1. Observasi melaporkan 2. Wawancara informasi atau mendalam data-data terkait 3. Telaah obat-obatan yang Dokumen ada di rumah sakit Mulya mulai dari obat diterima, disimpan hingga didistribusikan kepada bagian yang bertanggung jawab terhadap kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Alat Hasil Ukur 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar Tilik Informasi tentang kesesuaian proses pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman wawancara 3. Daftar tilik Informasi tentang Kesesuaian proses stok opname obat dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 1. Pedoman observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik Informasi tentang kesesuaian proses pencatatan dan pelaporan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya dengan ketetapan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010 52 3. Variabel Output Tabel 3.1 Definisi Istilah Variabel Output Variabel Output Sistem Penyimpanan Obat (Tersimpannya obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya) Definisi Istilah Obat-obatan yang ada di gudang farmasi RS Mulya dapat memenuhi seluruh kriteria efisiensi penyimpanan yang ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan. Cara 1. Observasi 2. Wawancara mendalam 3. Telaah Dokumen Hasil Ukur Alat 1. Pedoman Observasi 2. Pedoman Wawancara 3. Daftar Tilik Hasil penyimpanan sesuai indikator efisiensi penyimpanan obat yang ditetepkan Depkes dan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010, terdiri dari : - - Kesesuaian jumlah stock obat (Pencatatan dengan stock fisik) TOR (Turn Over Ratio) Obat kadaluarsa dan rusak Stok Mati/Death Stock Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO/FEFO) BAB IV METODOLOGI PENELITIAN 4.1 Desain Penelitian Penelitian ini merupakan penelitian kualitatif dengan menggunakan desain deskriptif. Menurut Bogdan dan Taylor dalam Moleong (2000), penelitian kualitatif merupakan posedur penelitian yang menghasilkan data deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang diamati. Pada penelitian ini, peneliti menggunakan pendekatan kualitatif tujuannya adalah untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang. Pengamatan yang dilakukan pada penelitian ini merupakan pengamatan langsung pada sistem yang sedang berjalan disertai wawancara mendalam dengan informan yang terlibat dalam pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. 4.2 Lokasi dan Waktu Penelitian Penelitian ini dilakukan di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang yang terletak di jalan KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Penelitian dilaksanakan pada bulan April hingga Mei 2014. 53 54 4.3 Informan Penelitian Informan dalam penelitian ini ditetapkan dengan menggunakan metode purposive sampling, dimana informan penelitian secara langsung ditentukan oleh peneliti sesuai dengan kriteria pemilihan informan, yaitu : a. Kesesuaian (appropriatness) Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan dengan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang. b. Kecukupan (adequacy) Hingga peneliti mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan lengkap dan jelas. Informasi yang terkait dengan pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya diperoleh melalui beberapa informan yaitu : 1. Informan Kunci Informan kunci dalam penelitian ini yaitu Petugas gudang farmasi RS Mulya yang merupakan pelaksana harian dari kegiatan penyimpanan di gudang farmasi RS Mulya. 2. Informan Pendukung Informan pendukung pada penelitian ini terdiri dari : a. Kepala Instalasi Farmasi b. Petugas bagian keuangan RS Mulya 55 4.4 Instrumen Penelitian Pada penelitian ini peneliti yang melakukan wawancara secara langsung kepada informan, selain itu peneliti juga melakukan observasi langsung pada kegiatan penyimpanan obat dan telaah dokumen. Instrumen yang digunakan pada penelitian ini antara lain pedoman wawancara, pedoman telaah dokumen, lembar observasi, alat tulis, laptop, kamera dan alat perekam. Pedoman wawancara, lembar observasi dan telaah dokumen mengacu kepada pedoman pengelolaan perbekalan farmasi dan alat kesehatan yang disusun oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010 dan beberapa referensi terkait manajemen farmasi dan logistik obat di rumah sakit. 4.5 Sumber Data a. Data Primer Data primer diperoleh dari observasi langsung terhadap kegiatan penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang, serta wawancara mendalam dengan para pelaksana kegiatan yang terkait penyimpanan obat dengan menggunakan pedoman wawancara mendalam dan lembar observasi (check list). Selain itu, data primer juga didapat melalui telaah dokumen dengan menggunakan pedoman telaah dokumen yang berhubungan dengan kegiatan penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang. Adapun dokumen yang dimaksud tersebut antara lain : - Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2 56 - Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi - Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya - Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya - Buku Harian Penerimaan Obat - Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta - Surat Bukti Barang Keluar/Laporan Mutasi - Dokumen Stock Opname b. Data Sekunder Data sekunder pada penelitian ini diperoleh dari dokumen-dokumen yang berkaitan dengan topik penelitian seperti alur penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran obat, standar operational prosedur (SOP), daftar inventaris dan sarana di gudang farmasi serta data sekunder lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan manajemen penyimpanan logistik farmasi di RS Mulya Tangerang. Adapun data skunder lain yang diperlukan antara lain : - Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 - Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 4.6 Pengumpulan Data Pengumpulan data pada penelitian ini dilakukan melalui beberapa cara diantaraya : a. Wawancara mendalam (indepth interview) Wawancara dilakukan kepada Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang untuk memperoleh data primer mengenai sistem penyimpanan obat di Gudang 57 Farmasi RS Mulya Tangerang dengan menggunakan pedoman wawancara. b. Observasi Dilakukan untuk mengetahui sistem penyimpanan obat yang dilakukan di Gudang Farmasi RS Mulya Tangerang. Observasi terhadap input yaitu berupa pengamatan terhadap kecukupan jumlah petugas pelaksana penyimpanan di gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan kesesuaian tugas yang dilaksanakan sehari-hari dengan yang tertera pada dokumen instruksi kerja, disiplin petugas (apakah petugas mengerjakan pekerjaannya sesuai dengan SOP yang berlaku serta jam datang dan jam pulang petugas), ketersediaan formulir/dokumen pencatatan dan pelaporan, ketersediaan prosedur penyimpanan obat, serta pengamatan terhadap ketersediaan sarana dan prasarana yang menunjang proses penyimpanan obat. Observasi terhadap proses penyimpanan obat yaitu berupa pengamatan terhadap penerimaan obat, penyusunan/pengaturan obat di gudang obat, kegiatan pengeluaran obat, stock opname, serta pencatatan dan pelaporan. c. Telaah dokumen Dilakukan terhadap pedoman atau prosedur penyimpanan obat atau SOP pengelolaan obat di gudang farmasi RS Mulya untuk mengetahui kesesuaian pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Buku penerimaan obat, buku pengeluaran obat, laporan stock opname dan surat bukti barang keluar/surat mutasi barang. 58 4.7 Triangulasi Data Triangulasi data yang dilakukan pada penelitian ini terdiri dari : A. Triangulasi Sumber Melakukan pemeriksaan terhadap beberapa hasil wawancara mendalam dengan beberapa informan yang berbeda yaitu Kepala Instalasi Farmasi, Petugas Gudang Farmasi dan Petugas Keuangan RS Mulya Tangerang terkait topik penelitian yang diangkat yaitu sistem penyimpanan obat. Pemeriksaan dilakukan dengan mencocokkan antara informasi yang didapat dari satu informan kepada informan yang lainnya. B. Triangulasi Metode Pada penelitian ini, metode yang digunakan selain wawancara mendalam, juga dilakukan dengan metode observasi dan telaah dokumen. Observasi dan telaah dokumen dilakukan untuk mendukung hasil wawancara yang dibandingkan dengan struktur organisasi, uraian tugas dan Standard Operational Procedure (SOP). Dengan dilakukannya triangulasi data pada penelitian ini diharapkan peneliti dapat melakukan analisis secara tepat, akurat dan terpercaya. Sehingga didapatkan analisis data yang tepat, akurat dan terpercaya. Adapun tabel triangulasi data pada penelitian ini dapat dilihat pada tabel 4.1. 59 Tabel 4.1 Triangulasi Data Triangulasi Data Triangulasi Sumber Variabel Penelitian Kepala Petugas Instalasi Gudang Farmasi Farmasi Sumber Daya Manusia √ Anggaran Triangulasi Metode Petugas Wawancara Keuangan Mendalam √ - √ √ √ √ √ √ √ - - Dokumen √ √ √ √ √ √ Prosedur √ √ √ √ √ √ Sarana dan Prasarana √ √ - √ √ - Penerimaan Obat √ √ - √ √ √ Penyusunan Obat √ √ - √ √ - Pengeluaran Obat √ √ - √ √ √ Stock Opname √ √ √ √ √ √ Pelaporan √ √ √ √ √ √ Sistem Penyimpanan Obat √ √ √ √ √ √ 4.8 Observasi Pengolahan Data Pada penelitian ini variabel penelitian dikelompokkan menjadi 3 yaitu variabel input (SDM, anggaran, dokumen, prosedur dan sarana prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname dan pelaporan) dan variabel output (obat tersimpan di gudang farmai Rumah Sakit Mulya secara efektif). Data-data yang didapat dari hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen kemudian diolah dengan cara membandingkan dan menyesuaikannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Telaah Dokumen 60 Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Kemudian hasilnya akan dibuat kedalam bentuk uraian singkat dan tabel, dan dilakukan analisis data. 4.9 Analisis Data Analisis data yang dilakukan pada penelitian ini menggunakan pendekatan analisis kualitatif seperti yang diungkapkan oleh oleh Milles and Huberman dalam Tjetjep (1992) terdiri dari : 1) Reduksi Data Data-data pada variabel input (data SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pngeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan pelaporan) dan variabel output kemudian dipilih sesuai dengan kebutuhan penelitian. Data-data yang tidak penting dan tidak berkaitan dengan kebutuhan penelitian kemudian dihilangkan dan tidak dilakukan analisis lebih lanjut. Sementara data-data yang penting kemudian diolah dan dianalisis lebih lanjut. 2) Penyajian Data Data-data pada variabel input ( SDM, anggaran, prosedur, dokumen serta sarana dan prasarana), variabel proses (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname serta pencatatan dan pelaporan) dan variabel output yang sudah direduksi kemudian dibuat dalam bentuk uraian singkat. 61 3) Analisis Data Analisis data pada penelitian ini menggunakan domain analysis. Dengan teknik analisis ini peneliti mendeskripsikan berbagai unsur pada variabel penyimpanan (mulai dari input, proses hingga output) secara umum kemudian memaknai hasil penelitian yang didapat. Pemaknaan hasil penelitian didasari pada kesesuaiannya dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tentang penyimpanan obat tahun 2010. 4) Penarikan Kesimpulan Kesimpulan dalam penelitian ini didapatkan setelah peneliti melakukan analisis data. Yaitu dengan mengaitkan antara hasil yang didapat dari penelitian yang dilakukan peneliti dengan teori atau pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan. 4.10 Penyajian Data Hasil analisa data disajikan dalam bentuk kutipan wawancara, tabel hasil observasi dan dalam bentuk narasi tentang sistem penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Hasil analisis input (SDM, anggaran, prosedur, sarana & prasaran), proses (penerimaan, penyusunan, pengeluaran, stock opname dan pelaporan) hingga output digabungkan untuk menggambarkan sistem penyimpanan obat di RS Mulya Tangerang. BAB V HASIL PENELITIAN 5.1 Gambaran Rumah Sakit Mulya Rumah Sakit Mulya merupakan salah satu rumah sakit swasta tipe C yang ada di wilayah Kota Tangerang. Rumah Sakit Mulya beralamat di Jl. KH. Hasyim Ashari No. 18 Sudimara, Pinang Kota Tangerang. Sebelumnya RS Mulya berstatus sebagai Rumah Bersalin yang beroperasi sejak 2 Juli 1997 kemudian berdasarkan SK Kepala Dinas Kesehatan Kota Tangerang No. 455.1483.DINKES.07.RSU.03.VII tanggal 30 Mei 2005 rumah sakit ini berubah menjadi Rumah Sakit Mulya (Rumah Sakit Umum). Dengan motto “We Care (Cepat, Andal, Ramah, Empati)“ Rumah Sakit Mulya berkomitmen untuk memberikan pelayanan kesehatan yang baik dan berkualitas dengan harga yang relatif terjangkau oleh masyarakat. 5.1.1 Visi Misi Rumah Sakit Mulya Visi Rumah Sakit Mulya Menjadi Rumah Sakit pilihan keluarga di Kota Tangerang yang dikenal selalu mengutamakan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati). Misi Rumah Sakit Mulya a) Memberikan pelayanan kesehatan yang berkualitas prima dan aman dengan berlandaskan prinsip dasar CARE (Cepat, Andal, Ramah dan Empati) untuk mencapai kepuasan pasien dan keluarganya. 62 63 b) Meningkatkan kualitas sumber daya manusia melalui pendidikan dan pelatihan. c) Mengelola Rumah Sakit Mulya dengan manajemen profesional yang inovatif, efektif dan efisien. d) Menjadikan Rumah Sakit Mulya sebagai tempat kerja pilihan bagi karyawan dan tenaga medis. e) Membangun budaya kerja dan lingkungan kerja yang sehat dan harmonis. 5.1.2 Prinsip Dasar Rumah Sakit Mulya a. CARE Seluruh elemen RS Mulya mengutamakan Cepat-Andal-RamahEmpati dalam memberikan pelayanan serta dalam kehidupan berorganisasi terhadap seluruh pihak yang berkepentingan. b. Communication Seluruh elemen RS Mulya membangun pola komunikasi dan ‘information sharing’ yang efektif dan jelas di semua tingkat jabatan dan selalu terbuka untuk ide, saran dan feedback untuk perbaikan dan inovasi. c. Commitment Seluruh elemen RS Mulya memahami dan memiliki visi, misi yang sama dan berkomitmen memberikan yang terbaik bagi RS Mulya, pasien, masyarakat sekitar, mitra usaha, pemerintah dan pihak-pihak berkepentingan lainnya. 64 d. Collaboration Seluruh elemen RS Mulya harus menjunjung semangat kebersamaan dan kerjasama berdasarkan rasa saling percaya dan saling menghargai untuk mencapai tujuan bersama. e. Competence Seluruh elemen RS Mulya memiliki kompetensi di bidangnya masing-masing dan akan selalu berusaha mempertahankan dan meningkatkan kualitas kerja dan kemampuannya dengan senantiasa belajar, berbagi ilmu, mengadopsi inovasi dan perubahan. 5.1.3 Pelayanan Rumah Sakit Mulya Pelayanan yang terdapat di Rumah Sakit Mulya terdiri dari : 1. Rawat Jalan - UGD - Poli Bedah Orthopedi - Poli Anak - Poli Kulit dan Kelamin - Poli Penyakit Dalam - Poli Paru - Poli Kebidanan Kandungan - Poli Syaraf - Poli Bedah Umum - Poli Gigi dan Mulut - Poli THT 2. Rawat Inap - Perawatan Umum - Maternitas 3. Rawat Inap Khusus - Perinatologi - Kamar Operasi - ICU 65 4. Penunjang Medik - Farmasi - Radiologi - Laboratorium - Fisioterapi 5.2 Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya Penyimpanan obat yang dilakukan di rumah sakit Mulya dilakukan oleh unit gudang farmasi rumah sakit Mulya. Pelaksanaan kegiatan penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya. Gudang farmasi rumah sakit Mulya berada di bawah tanggung jawab Apoteker Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya. Meskipun berapa dibawah tanggung jawab Apoteker, namun letak gudang farmasi rumah sakit Mulya terpisah dengan Apotek rumah sakit Mulya. Adapun letak gudang farmasi dalam struktur organisasi rumah sakit Mulya adalah sebagai berikut. Bagan 5.1 Letak Gudang Farmasi dalam Struktur Rumah Sakit Mulya Unit Instalasi Farmasi Gudang Farmasi Apotik (Sumber : Profil RS Mulya Tahun 2012) 66 Gudang farmasi RS Mulya bersama apotek RS Mulya berada dibawah unit instalasi farmasi RS Mulya. oleh karena itu, gudang farmasi RS Mulya masih merupakan tanggung jawab dari Kepala Instalasi RS Mulya. Kegiatan manajemen logistik barang farmasi di Rumah Sakit Mulya dilakukan oleh unit Instalasi Farmasi dan Gudang Farmasi. Dalam pelaksanaannya unit instalasi farmasi dan gudang farmasi juga berkoordinasi dengan unit keuangan. Barang-barang farmasi yang ada di rumah sakit Mulya terdiri dari obat, peralatan laboratorium dan alat-alat kesehatan. Obat-obatan dan alat kesehatan yang terdapat disana digolongkan menjadi beberapa kelompok yaitu : a. Kelompok Fast Moving Kelompok fast moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan yang penggunaannya sering atau perputarannya cepat. Sehingga selalu disediakan dalam jumlah yang lebih banyak dan pemesanannya sering dilakukan. b. Kelompok Slow Moving Kelompok slow moving adalah kelompok obat-obatan dan alat kesehatan yang penggunaannya jarang atau perputarannya lambat. Sehingga persediaan akan obat-obatan ini tidak terlalu banyak dan pemesanannya pun dilakukan berkala. c. Kelompok Barang Habis Pakai (BHP) Kelompok barang habis pakai (BHP) adalah kelompok barang yang termasuk dalam obat/alat kesehatan yang sering digunakan oleh unit-unit yang ada di rumah sakit yang tidak dapat digunakan berulang dan digunakan setiap saat. Seperti betadin, alkohol, handscoon, masker, Gel USG, kapas dan kassa. 67 Gudang Farmasi merupakan salah satu unit yang terdapat di Rumah Sakit Mulya. Bentuk gudang farmasi rumah sakit Mulya merupakan bentuk gudang tertutup yang terdiri dari satu ruangan yang memiliki atap dan dinding. Gudang farmasi Rumah Sakit Mulya berfungsi sebagai tempat penyimpanan sementara obat-obatan dan alat kesehatan sebelum didistribusikan ke unit-unit lain di rumah sakit tersebut yang membutuhkan. oleh karena itu, gudang farmasi rumah sakit Mulya disebut sebagai gudang transit, karena penyimpanan yang dilakukan digudang tersebut bersifat sementara. 5.3 Input Penyimpanan Obat Input dari sistem penyimpanan obat terdiri dari sumber daya manusia, anggaran, prosedur penyimpanan obat, dokumen penyimpanan obat dan sarana dan prasarana penyimpanan obat. 5.3.1 Sumber Daya Manusia / Personil Sumber daya manusia merupakan salah satu input terpenting dalam suatu manajemen. Kelancaran penyimpanan obat digudang farmasi akan dapat berjalan dengan lancar apabila didukung dengan sumber daya manusia yang memiliki kualitas dan kapasitas yang memadai. Sumber daya manusia yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya hanya berjumlah satu orang yang biasa disebut sebagai petugas gudang farmasi. Adapun penanggung jawab gudang farmasi di rumah sakit Mulya dipegang oleh Apoteker yang juga merupakan kepala instalasi di rumah sakit Mulya. 68 Tabel 5.1 Sumber Daya Manusia di Gudang Farmasi RS Mulya Kode SDM Gudang Farmasi Pendidikan GF-1 Kepala Instalasi Farmasi Apoteker GF-2 Petugas Gudang Farmasi GF-3 Petugas Bagian Keuangan Informan SMF (Sekolah Menengah Farmasi) Sarjana Ekonomi (SE) ( Sumber : Observasi dan Wawancara Peneliti ) Berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur RS Mulya No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar operasional prosedur pelayanan unit farmasi, seorang Kepala Instalasi selain bertanggung jawab terhadap pelayanan di Instalasi Farmasi RS Mulya juga bertanggung jawab dalam kegiatan pelaksanaan di gudang farmasi, adapaun tugas seorang Kepala Instalasi Farmasi yaitu membuat usulan perencanaan kebutuhan obat dan alat kesehatan, melaksanakan penyediaan obat berdasarkan ketentuan, mengajukan permintaan pembelian, memeriksa kebenaran laporan pemasukan, pendistribusian dan pemakaian obat dan alat kesehatan di setiap unit terkait, mengawasi, mengendalikan dan mengevaluasi kebutuhan obat dan alkes serta bertanggung jawab untuk memastikan kesesuaian rencana dan kebutuhan obat di Instalasi Farmasi. Sementara itu petugas bagian keuangan hanya bertanggung jawab melakukan stock opname gudang farmasi secara berkala. Sedangkan petugas gudang farmasi berdasarkan standar prosedur 69 operasional yang berlaku di RS Mulya memiliki tugas dan wewenang antara lain sebagai berikut : a. Menerima barang yang datang dari supplier dan menata barang di gudang farmasi b. Menghitung jumlah persediaan stock barang farmasi di gudang c. Menginput data obat yang ada di gudang d. Melakukan mutasi barang farmasi ke unit instalasi farmasi e. Membuat laporan mutasi barang f. Melakukan pengecekan terhadap obat kadaluarsa g. Membuat laporannya serta membuat arsip faktur penerimaan obat. Hasil observasi dan wawancara yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa dengan jumlah SDM gudang farmasi RS Mulya yang ada saat ini belum dapat mencukupi untuk pelaksanaan kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya. Ini terlihat dari kurang idealnya jam kerja petugas gudang yang bekerja hanya 1 shift kerja dan hampir 11 jam setiap harinya. Ditambah lagi saat petugas gudang sedang libur, tidak ada petugas lain yang menggantikan tugasnya digudang farmasi. Sehingga jika ada permintaan obat atau obat yang datang tidak ada yang bertanggung jawab atas obat tersebut. Penjelasan ini sesuai dengan pernyataan di bawah ini : “ Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan idealnya mereka 2 shift yang digudang itu pagi sama sore.“ (GF-2) 70 Petugas gudang farmasi RS Mulya bekerja hari Senin hingga Jumat mulai pukul 09.00 hingga pukul 18.00. Namun jadwal kerja tersebut tidak mutlak dan bisa berubah sesuai dengan kebutuhan pelayanan gudang atau sesuai dengan kebutuhan petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas gudang farmasi yang saat ini sedang melanjutkan kuliahnya, sehingga jam kerjanya disesuaikan dengan waktu kuliah petugas. Jam kerja ini dinilai masih kurang ideal karena menurut informan idealnya jam kerja petugas gudang dibagi menjadi 2 shift, yaitu shift pagi (07.00-14.00) dan shift siang (14.00-08.00). Sebagaimana yang diungkapkan informan sebagai berikut. “ Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam middle.” (GF-2) Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan peneliti, petugas gudang sering keluar ruangan dan menunda pekerjaannya di gudang. Ini biasanya terjadi saat petugas mendapatkan panggilan tugas tambahan dari unit apotek untuk membantu pelayanan di unit tersebut, atau biasanya karena petugas merasa lelah sehingga malas melanjutkan pekerjaan tambahan yang terlalu banyak diberikan padanya. Petugas gudang farmasi memang sering diberikan tugas tambahan oleh Kepala Instalasi Farmasi untuk membantu tugasnya atau membantu tugas pelayanan farmasi di Instalasi Farmasi, sebagaimana pernyataan berikut. 71 “ ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betulbetul bisa bekerja untuk tidak double job..” (GF-2) Akibatnya, tugas-tugas di gudang farmasi yang seharusnya bisa diselesaikan dengan segera menjadi tertunda. Misalnya penerimaan obat dan penyusunan barang ke lemari penyimpanan. Selain tugas petugas gudang yang tidak dapat selesai dengan segera, tugas tambahan yang diberikan kepada petugas gudang farmasi juga tidak terselesaikan secara tepat waktu. Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan petugas gudang dalam melaksanakan tugas penyimpanan obat juga sudah cukup sesuai meskipun terkadang masih perlu dibantu oleh kepala instalasi farmasi dalam melaksanakan penyimpanan obat. Ini sesuai dengan pernyataan berikut. “Emm… udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja masih belajar sambil berjalannya pekerjaan” (GF-2) Meskipun SDM yang ada saat ini sudah dianggap memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup baik dalam menunjang pekerjaannya yaitu dalam hal penyimpanan obat, namun kedua informan masih merasa perlu diadakan pelatihan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan petugas. Seperti pelatihan mengenai alur penyimpanan obat di gudang dan cara pencegahan obat kadaluarsa di gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut. 72 “ Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan kaya gitu. …kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya, harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu kan kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan ” (GF-1) “Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. …tentang sistem penyimpanan itu yang paling dibutuhin banget. Sama terus kalo digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk diterangin” (GF-2). Berdasarkan penjabaran diatas diketahui bahwa jumlah SDM gudang farmasi yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya saat ini jika dibandingkan dengan pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) jumlahnya masih belum sesuai dengan ketentuan. Hal ini dikarenakan menurut pedoman penyimpanan Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 SDM yang harus tersedia di gudang farmasi rumah sakit minimal terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Hal ini juga dirasakan oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Kedisiplinan petugas gudang dalam melaksanakan tugasnya juga masih belum sesuai dengan ketentuan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena petugas gudang masih belum melaksanakan 73 tugasnya sesuai dengan SOP yang berlaku. Sementara itu, dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan disebutkan bahwa petugas gudang harus melaksanakan setiap kegiatan penyimpanan sesuai dengan SOP yang berlaku. Namun demikian, pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang sudah sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena latar belakang pendidikan yang dimiliki petugas gudang farmasi adalah SMF atau sekolah menengah farmasi. 5.3.2 Anggaran Anggaran merupakan salah satu input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi. Namun, berdasarkan hasil wawancara dengan informan diketahui bahwa belum ada penganggaran khusus untuk kegiatan penyimpanan obat dan penganggaran dianggap masih belum dibutuhkan untuk saat ini. Oleh karena itu, informasi mengenai ketersediaan anggaran yang berkaitan dengan penyimpanan pun hanya bisa didapat oleh peneliti melalui wawancara. Hal ini dikarenakan tidak tersedianya dokumen terkait anggaran penyimpanan obat di gudang farmasi. Hal ini didukung dengan pernyataan informan sebagai berikut. “Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan atau pertahunnya ya karena memang menurut kami belum perlu itu buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini.” (GF-3) 74 Ini juga terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan permintaan kepada bagian logistik umum dan di bagian logistik umum sudah tersedia sehingga penganggarannya masuk kedalam penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan. Sebagaimana pernyataan informan berikut. “… ya tinggal minta saja ke bagian logistik umum, semua sudah tersdia di sana jadi itu masuk ke anggaran logistik umum tidak ke anggaran gudang farmasi ” (GF-3) Dari pernyataan tersebut diketahui bahwa anggaran penyimpananan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut dijelaskan bahwa dalam kegiatan penyimpanan unsur anggaran menjadi penting untuk disediakan minimal anggaran pemeliharaan dan perbaikan sarana atau prasarana, tujuannya adalah agar sarana dan prasarana yang ada di gudang farmasi menjadi lebih tahan lama. 5.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat Hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa sudah terdapat prosedur penyimpanan obat 75 di gudang farmasi RS Mulya. Prosedur penyimpanan tersebut sudah di dokumentasikan dalam bentuk buku standar prosedur operasional pelayanan instalasi farmasi RS Mulya yang sudah disahkan berdasarkan Surat Keputusan yang dikeluarkan oleh Direktur RS Mulya No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/2012 tentang standar operasional prosedur pelayanan unit farmasi RS Mulya. Standar operasional prosedur tersebut juga sudah disosialisasikan kepada petugas gudang dan selurug SDM di instalasi farmasi. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut. “Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan sama penyimpanannya gitu. ...sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas farmasi termasuk petugas gudang. “ (GF-2) Standar operasional prosedur penyimpanan obat di rumah sakit Mulya dibuat oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya kemudian atas persetujuan Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya dan Direktur RS Mulya. Prosedur penyimpanan obat dibagi kedalam empat bagian, antara lain : a. Prosedur penerimaan perbekalan farmasi b. Prosedur pendistribusian/pengeluaran obat-obatan gudang farmasi c. Prosedur penyimpanan dan pengaturan obat-obatan di gudang farmasi d. Prosedur pelaksanaan stock opname gudang farmasi 76 Dari hasil observasi pada pelaksanaan standar operasional prosedur yang berlaku diketahui bahwa masih terdapat beberapa point yang belum dilaksanakan secara maksimal oleh petugas gudang farmasi, hal ini dikarenakan petugas gudang tidak mengingat semua poin yang terdapat didalam stadar operasional prosedur. Meskipun pendokumentasian dan sosialisasi terhadap standar operasional prosedur ini sudah pernah dilakukan sebelumnya. dan SOP yang dibuat sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Ini juga didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “ Udah mulai aku lakuin sih tapi yang aku inget aja hahaha ” (GF-1) Namun, sejauh ini Kepala Instalasi Farmasi hanya mengetahui bahwa semua kegiatan yang dilakukan oleh petugas gudang sudah sesuai dengan SOP yang ada. Padahal kenyataannya petugas tidak menghafal semua poin dalam SOP. “ Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan itu yah pelaksanaan penyimpanannya tapi kendalanya itu karena dianya (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle kerjaan sendiri.” (GF-2) 5.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat Dokumen penyimpanan obat merupakan salah satu hal yang mejadi penting untuk pelaksanaan penyimpanan digudang farmasi. 77 Karena dengan adanya dokumen dapat membantu petugas dalam meminimalisir kesalahan dan kehilangan. Adapun dokumen yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen antara lain sebagai berikut. 1. Buku harian penerimaan obat Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya. buku harian penerimaan obat merupakan dokumen berbetuk buku yang dibuat tabel-tabel didalamnya. Tabeltabel tersebut terdiri dari dari kolom hari dan tanggal, kolom nama distributor, kolom no. faktur dan kolom total harga fartur. Namun pada pelaksanaannya buku ini hampir tidak pernah diisi oleh petugas gudang. Hal ini dikarenakan petugas merasa kesulitan dan tidak memiliki cukup waktu jika harus mencatat di buku harian penerimaan obat, karena selain itu petugas gudang juga harus membuat laporan pembelian obat setiap harinya. Laporan pembelian obat merupakan kumpulan hasil print out data obat yang masuk dan faktur pembelian obat pada hari tersebut. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketahui bahwa dokumen ini dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Kemudian dilaporkan kepada kepala Instalasi Farmasi RS Mulya setiap harinya untuk mengetahui jumlah pembelian dan barang yang datang setiap harinya. Laporan pembelian berisi : a. Tanggal obat di pesan b. Tanggal obat datang 78 c. Penerima obat d. Nama distributor obat e. Nama obat f. Jumlah obat g. Harga satuan obat h. Total harga obat (per-jenis) i. Total keseluruhan harga obat Menurut petugas gudang laporan pembelian ini sudah dapat mewakili semua poin yang dicatat dalam buku penerimaan obat. Meskipun manajemen rumah sakit menginginkan tetap adanya buku penerimaan obat untuk arsip gudang, karena laporan pembelian akan dilaporkan ke bagian keuangan. Ini didukung dengan pernyataan informan berikut. “ aku ngga pernah ngisi buku penerimaan obat soalnya kan isinya hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin, ..ngga sempet kalo bikin dua-duanya” (GF-1) “ …kalo manajemen maunya buku penerimaan itu tetep kita isi ya buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke keuangan jadi gudang ngga megang” (GF-2) 2. Buku harian pengeluaran atau biasa disebut sebagai buku defecta Buku harian pengeluaran obat di gudang farmasi RS Mulya disamakan dengan buku defecta atau buku permintaan. Buku pengeluaran obat pertama akan diisi oleh masing-masing unit yang 79 akan melakukan permintaan obat. Di buku ini setiap unit yang akan melakukan permintaan obat harus mengisi nama obat yang diperlukan, jumlah obat yang dibutuhkan dan dari unit mana serta melampirkan SP atau surat permintaan unit. Setelah itu petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang akan dikeluarkan ke unit setelah memeriksa persediaan di gudang farmasi. Terkadang jumlah obat yang diminta tidak sesuai dengan jumlah obat yang diberikan/dikeluarkan oleh unit gudang farmasi. Ini dikarenakan petugas gudang menyesuaikan dengan jumlah persediaan yang ada di gudang farmasi RS Mulya. Ini sebagaimana pernyataan informan berikut. “ kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga sama ” (GF-1) 3. Kartu induk persediaan Kartu induk persediaan yang terdapat di gudang farmasi RS Mulya hanya terdapat pada sistem komputer. Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen diketaui bahwa kartu induk persediaan obat akan terisi secara otomatis saat petugas melakukan input pada data penerimaan obat. kartu induk persediaan ini akan diperikasa dan dilaporkan kepada Kepala Instalasi Farmasi setiap satu minggu sekali dan pada saat akan dilaksanakannya stock opname gudang farmasi. sebagaimana pernyataan informan berikut. 80 “ ini kartu induk persediaan adanya di sistem aja sih paling dan langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek ” (GF-1) 4. Kartu stok obat Kartu stok obat untuk obat-obatan yang ada di gudang farmasi RS Mulya sudah disediakan oleh pihak RS Mulya. Namun, berdasarkan hasil wawancara dan observasi kartu stok tersebut tidak pernah diisi oleh petugas gudang. Kartu stok gudang farmasi hanya disimpan dalam satu map. Berdasarkan hasil telaah dokumen datadata yang harus diisi pada kartu stok antara lain data nama instalasi, nama obat, satuan, distributor, tanggal masuk/keluar barang, no.faktur (jika barang masuk), tanggal kadaluarsa, jumlah obat masuk, jumlah obat keluar, sisa dan keterangan. Kartu stok gudang farmasi ini tidak diisi karena petugas gudang merasa kesulitan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk mengisi kartu stok tersebut. Sebagaimana pernyataan berikut. “ iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya ” (GF-1) 5. Surat bukti barang keluar Surat bukti barang keluar atau di gudang farmasi RS Mulya biasa disebut dengan laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Surat bukti barang keluar dibuat setiap hari oleh 81 petugas gudang farmasi setelah adanya permintaan dari unit yang membutuhkan obat. “surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku tinggal input terus diprint rangkap 2. Satu buat aku satu buat unit, namanya mutasi. Diperiksanya harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi Farmasi” (GF-1) Penginputan data pada surat bukti pengeluaran dilakukan dengan sistem komputer yang juga langsung teintegrasi dengan sistem induk persediaan obat. Berdasarkan hasil observasi cara mengisi surat barang keluar atau laporan mutasi adalah sebagai berikut. a. Petugas mengisi tanggal barang akan keluar b. Mengisi kolom gudang tujuan c. Mengisi nama petugas gudang d. Mengisi kolom penerima barang e. Menuliskan nama obat yang dikeluarkan pada kolom productID f. Mengisi jumlah barang yang dikeluarkan pada kolom quantity g. Secara otomatis akan tercantum harga satuan pada kolom unit price dan total harga pada kolom harga h. Kemudian petugas menncetak data tadi menjadi lembar rangkap2 i. 1 lembar berwarna putih untuk petugas gudang dan 1 lembar berwarna merah untuk unit tujuan. 82 j. Kemudian laporan tersebut ditanda tangani oleh petugas gudang dan penerima barang di tiap unit 6. Dokumen hasil stock opname Dokumen hasil stock opname terdiri dari laporan hasil stock opname gudang farmasi RS Mulya didalamnya juga terdapat data obat kadaluarsa obat hasil stock opname. Laporan stock opname hanya terdiri dari nama-nama obat yang mengalami selisih pada saat stock opname. Laporan tersebut terdiri dari beberapa lampiran yaitu lampiran hasil stock opname (terdiri dari nama obat, total inventory, jumlah fisik dan selisih), lampiran data obat kadaluarsa (nama obat, jumlah obat, tanggal kadaluarsa dan harga obat yang kadaluarsa) dan hasil stock opname (terdiri dari jumlah obat selisih dan total harga obat yang mengalami selisih). Dokumen tersebut ditandatangani oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya. Hal ini didukung oleh pernyataan berikut. “ laporan ini yang buat aku, biasanya liat dari hasil stok opname yah, nanti aku liat dulu berapa tuh selisihnya sama obat apa aja yang selisih diliat berapa harganya. Itu ditulis gitu terus aku ketik ulang. data obat yang kadaluarsa jumlah sama jenis sama harga obat dilampirin jadi satu” (GF-2) Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen, diketahui bahwa hanya kartu induk persediaan obat dan buku pengeluaran obat yang diisin secara rutin oleh petugas. Untuk dokumen hasil laporan stok 83 opnam dibuat secara berkala oleh penanggung jawab gudang farmasi dalam hal ini adalah kepala instalsi farmasi. Sementara itu untuk buku harian penerimaan obat, kartu stok obat dan surat bukti barang keluar tidak diisi secara rutin oleh petugas. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “…dokumen penerimaan obat itu ngga pernah ya paling setiap hari aku cuma input aja ke sistem yang otomatis langsung ke kartu induk persediaan, buku defcta sama surat bukti barang keluar juga pasti setiap hari diisi tapi kalo stock opname sama laporan faktur bu vera (Kepala Instalasi Farmasi) yang buat ga tiap hari juga.” (GF-1) Dokumen-dokumen penyimpanan yang ada dan tersedia saat ini dirasakan oleh salah satu informan masih belum cukup dalam menunjang pelaksanaan penyimpanan obat digudang farmasi RS Mulya. Menurutnya, tetap dibutuhkan kartu stok obat untuk memudahkan dan menertibkan pencatatan obat. Namun, hambatannya adalah minimnya jumlah SDM pelaksana gudang dan tidak terbiasanya petugas menggunakan kartu stok obat menyebabkan petugas merasa kesulitan dan keberatan jika harus mengisi kartu stok obat. Sementara itu, informan lainnya menganggap bahwa dokumen yang tersedia saat ini sudah cukup. Ini sesuai dengan pernyataan informan berikut. “ udah cukup sih yang ini aja, kalo lebih dari ini aku bisa lebih keteteran yah mungkin hahaha ” (GF-1) 84 “ ya belum cukup ya menurut aku tetep perlu kartu stock lah karena biar bisa lebih ketahuan berapa yang masuk sama yang keluar setiap harinya” (GF-2) Dalam pelaksanaannya pengisian dokumen-dokumen penyimpanan obat ini sering mengalami hambatan. Hambatan yang sering terjadi yaitu petugas terkadang kurang teliti karena terburu-buru dalam mengisi dokumen. Hal ini dikarenakan petugas gudang memiliki tugas yang cukup banyak dan tidak hanya bertugas mengurusi penyimpanan obat digudang melainkan harus membantu pelayanan di instalasi farmasi juga. Ini sebagaimana yang diungkapkan informan berikut. “ Aku juga kadang suka buru-buru yang ngisi dokumen-dokumen begituan karena aku harus handle kerjaan aku yang lain di instalasi farmasi. itu juga kenapa kalo diminta laporan suka telat telat gitu ya karena kadang aku suka lama ngerjain dokumennya ” (GF-1) Berdasarkan hasil tersebut diketahui bahwa dokumen penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen rumah sakit Mulya belum sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, dan pada pelaksanaannya masih ada dokumen yang tidak diisi dengan baik oleh petugas gudang farmasi dan dokumen yang ada saat ini masih dianggap kurang cukup lengkap oleh Kepala Instalasi Farmasi. Karena seharusnya petugas gudang mengisi dokumen kartu stok dan dokumen lainnya dengan baik dan benar. 85 5.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat Sarana dan prasarana penyimpanan juga merupkan salah satu input yang mendukung kelancaran kegiatan penyimpanan obat di gudang faramasi. Sarana penyimpanan obat yang disediakan oleh manajemen RS Mulya berdasarkan observasi terdiri dari satu ruangan gudang yang berukuran 3,49 x 2,47 m2 dengan kelengkapan sebagai berikut. a. Gudang memiliki pintu dan jendela, meskipun jendela pada gudang sama sekali tidak dapat terbuka dan belum dilengkapi dengan teralis. Namun, lantai gudang juga sudah diberi keramik. Gudang jenis ini termasuk kedalam jenis gudang tertutup. b. Pintu yang memiliki kunci ganda c. Meja kerja petugas disertai kursinya (diatasnya terdapat komputer, telpon, printer dan ATK) d. Pendingin ruangan/AC untuk mengatur suhu ruangan, meskipun demikian AC yang terdapat digudang farmasi saat itu dalam keadaan bocor sehingga membasahi lemari obat hingga mengenai obat-obatannya. e. Tidak ada pemisahan antara ruang penyimpanan obat dengan ruang penyimpanan alat kesehatan. Petugas gudang sering memeriksa suhu udara di ruangan tersebut sesuai dengan suhu udara penyimpanan yang dibutuhkan oleh setiap jenis obat. sarana yang terdapat di gudang ini seperti yang diungkapkan informan berikut. 86 “ Sarana penyimpanan paling hanya ada gudang farmasi, tapi ya belum ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih menyatu. …udah ada AC nya juga dilengkapi sama kunci. Tapi buat jendela emang kita ngga pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah” (GF-1) Selain sarana penyimpanan obat juga terdapat prasarana penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya untuk menunjang kegiatan penyimpanan obat. terdapat pula sarana dan prasarana keamanan gudang yang dimiliki dan disediakan oleh RS Mulya. Prasarana yang disediakan untuk penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya terdiri dari empat buah lemari penyimpanan yaitu dua buah lemari kayu dan dua buah lemari/rak besi serta lemari penyimpanan obat psikotropika dan narkotika. Selain rak/lemari penyimpanan juga sudah disediakan kartu stok obat, namun kartu stok obat ini tidak pernah diisi oleh petugas gudang farmasi. Untuk prasarana tambahan seperti pallet, alat bantu untuk mengambil obat yang letaknya tinggi, trolley, termometer ruangan dan alat pemadam ringan belum tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini. Namun, menurut salah satu informan pallet sudah tersedia di gudang farmasi rumah sakit ini, tetapi pada saat observasi peneliti sama sekali tidak menemukan pallet. Berikut adalah pernyataan informan berkaitan dengan ketersediaan prasarana penyimpanan obat. “..terdiri dari lemari sama kulkas yang hanya segitu yah tapi kita ada pallet ya kan itu harus punya buat dilantai” (GF-2) 87 Sejauh ini sarana dan prasarana penyimpanan obat yang disediakan oleh RS Mulya dianggap masih belum mencukupi kebutuhan penyimpanan. Sarana dan prasarana yang disediakan masih minim sehingga menghambat petugas dalam melakukan penyimpanan obat. Ini sebagaimana pendapat yang diungkapkan informan berikut. “ Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih maunya per-lemari gitu. Kalo di sini kan yah meskipun aku udah urutin udah aku pisahin gitu ya tetep aja ujung-ujungnya jadi satu lagi “ (GF-1) Hambatan yang terjadi misalnya adalah sulitnya petugas melakukan pengelompokkan jenis obat, hal ini dikarenakan jumlah lemari obat yang disediakan masih kurang. Ini menyebabkan petugas seringkali kebingungan mencari obat di lemari jika ada permintaan obat dari unit lain. Sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut. “ Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian keadaan gudangnya juga yang sangat minimalis sekali juga membuat barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak ” (GF-2) Sarana dan prasarana yang tersedia di gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pedoman penyimpanan milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Sarana dan prasarana yang tersedia masih sangat minim dan membuat petugas 88 mengalami beberapa masalah dalam melakukan penyimpanan obat, seperti sulitnya meletakkan obat dengan sistem FIFO/FEFO dan sulitnya melakukan pemisahan obat berdasarkan sediaannya. 5.4 Proses Penyimpanan Obat Proses penyimpanan obat di gudang farmasi terdiri dari beberapa tahapan mulai dari proses penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran obat, stock opname obat dan pencatatan dan pelaporan. 5.4.1 Penerimaan Obat Di rumah sakit Mulya proses penerimaan dan pemeriksaan obat yang baru datang dari distributor obat dilakukan di gudang farmasi RS Mulya. Berdasarkan standar prosedur operasional penerimaan obat RS Mulya, penerimaan dan pemeriksaan obat-obatan yang baru datang dari distributor merupakan tugas petugas gudang farmasi. Jika petugas gudang farmasi tersebut tidak dapat menerima atau tidak hadir maka penerimaan obat seharusnya dilakukan oleh bagian Purchasing RS Mulya. Namun kenyataannya bila petugas gudang tidak ada yang menerima dan memeriksa obat adalah petugas instalasi farmasi. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut. “ Itu petugas gudang farmasinya aja yah, kalo petugas gudang ngga ada harusnya sih bagian purchasing yang terima karena mereka yang tau obat apa aja yang mereka pesen dan yang datang. “ (GF-2) 89 Adapun kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang berdasarkan hasil observasi peneliti sebagai berikut. 1. Penerimaan barang dari supplier perusahaan farmasi dilakukan melalui unit gudang farmasi Rumah Sakit Mulya dan hanya boleh diterima oleh petugas gudang farmasi. 2. Supplier perusahaan farmasi datang ke gudang farmasi RS Mulya dengan membawa faktur pembelian atau Purchase Order. 3. Petugas gudang akan menyesuaikan dan melakukan pemeriksaan terhadap Faktur yang dibawa oleh supplier kemudian disesuaikan antara daftar barang di fatur dengan barang yang datang. 4. Setelah itu petugas gudang mecocokkan antara barang yang datang, faktur dengan barang yang ditulis pada Surat Pemesanan. Pemeriksaan dilakukan terhadap banyaknya obat pesanan (kuantiti) dan jenis obat yang dipesan. 5. Jika semua sudah sesuai, petugas gudang akan menandatangi dan memberikan cap pada faktur. 6. Petugas gudang akan memberikan surat pesanan berwarna putih kepada petugas ditributor dan petugas distributor akan memberikan copy-an kertas faktur berwana kuning dan merah kepada petugas gudang. 7. Petugas menginput data obat yang datang pada sistem komputer yang bernama purcahse order. Data yang diinput antara lain : a. Nama distributor obat b. Nama penerima obat di gudang farmasi c. Tanggal pemesanan obat (tercantum pada surat pemesanan) 90 d. Tanggal penerimaan obat e. Nama obat yang datang f. Jumlah obat yang datang g. Harga obat yang datang h. Discount/potongan harga (jika ada) i. Total harga per obat j. Total harga keseluruhan obat 8. Petugas gudang farmasi kemudian akan melakukan memperbarui data obat yang datang pada kartu induk persediaan (inventory stok) pada sistem komputer gudang farmasi dengan cara menceklis kotak add inventory. Secara otomatis akan bertambah data persediaan di kartu induk persediaan. 9. Terakhir petugas akan mencetak data yang diinput tadi dalam bentuk selembar kertas rangkap 2 dan disatukan dengan faktur pembelian serta surat pemesanan warna kuning dan merah milik petugas gudang farmasi. Setelah petugas melakukan kegiatan diatas, seharusnya petugas melakukan pencatatan obat dan faktur yang datang tersebut pada buku penerimaan obat, namun petugas tidak melakukannya. Hal ini terjadi karena petugas gudang merasa tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian pada buku penerimaan tersebut akibat banyaknya pekerjaan lain yang harus dikerjakan oleh petugas. 91 “ harusnya setelah itu isi buku penerimaan obat gitu, nyatet tanggal datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya ga sempet hehe ” (GF-1) Selain itu, terdapat hambatan yang mengganggu pekerjaan petugas gudang farmasi yaitu jam datang distributor obat yang terkadang tidak sesuai dengan jam yang sudah ditentukan oleh petugas gudang farmasi. Jadi terkadang saat distributor datang tidak jelas siapa yang bertanggung jawab menerima obat. Ini didukung oleh pernyataan salah satu informan sebagai berikut. “ Hambatannya ya paling sih kalo akunya ngga ada, suka bingung siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang aku nyari taunya.” (GF-1) Dari sini terlihat bahwa kegitan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa salah satu kegiatan yang harus dilakukan saat menerima obat adalah memeriksa tanggal kadaluarsa obat dan segera melakukan pencatatan, tujuannya adalah agar obat terhindar dari kadaluarsa dan kerugian akibat kesalahan pencatatan obat datang oleh petugas gudang. 92 5.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat Rak-rak dan lemari penyimpanan di gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis lurus dan tidak terdapat banyak sekat di ruangan tersebut. Namun, di lorong antara satu rak dengan rak lainnya terdapat banyak obat-obatan dan alat kesehatan yang diletakkan didalam kardus dan bertumpuk dilantai. Suhu udara di dalam gudang farmasi pun sudah selalu diatur meskipun terkadang tidak stabil, akibat AC yang rusak. Pada saat observasi peneliti menemukan serangga yang berasal dari selokan yang berada tepat dibawah lantai gudang farmasi. Obat-obatan yang disusun di dalam lemari penyimpanan obat pun belum diberikan label nama dan di susun berdasarkan alfabetis. Selain belum dilakukan penyusunan secara alfabetis penyusunan obat yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Pemisahan jenis sediaan obatnya pun belum dilakukan. Namun ini bertolak belakang dengan pernyataan informan yang menyebutkan bahwa petugas sudanh melakukan penyimpanan menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Sebagaimana pernyataan informan berikut. “ semua aku yang lakuin.. …kaya yang biasanya aja palingan FIFO sama FEFO aja sih. …terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama injeksi juga sih hahaha terus yang sirup di lemari itu khusus sirup sama infusan deh. Kalo yang kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan sini aja. “ (GF-1) 93 Berdasarkan hasil observasi yang dilakukan oleh peneliti diketahui bahwa proses penyusunan obat yang dilakukan oleh petugas obat adalah sebagai berikut. a. Setelah obat datang petugas gudang farmasi tidak langsung menyusun obat-obat tersebut di rak penyimpanan. Terkadang penyusunan tertunda hingga petugas menyelesaikan pekerjaannya. b. Pada saat penyusunan obat, petugas gudang farmasi menyusun obatobat pada rak-rak yang masih kosong saja karena belum ada penamaan pada rak-rak obatnya. Jika masih ada obat yang tersisa sebelumnya, petugas meletakan obat tersebut bersamaan dengan obat yang tersisa. Obat yang baru datang diletakkan didepan obat yang sudah ada sebelumnya. c. Obat-obatan jenis sirup dan infus diletakkan bersamaan pada satu rak yang berisi sirup dan botol infus. d. Obat-obatan tablet dan injeksi diletakkan bersamaan dalam satu rak penyimpanan e. Sementara untuk obat jenis salep/cream, obat tetes, bedak, obat berbentuk supp diletakkan dalam satu lemari yang sama Untuk obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika penyimpanan dilakukan dilemari terpisah, yaitu lemari khusus obat narkotik dan psikotropika yang dilengkapi dengan kunci. Obat-obatan narkotik dan psikotropik yang baru datang diletakkan didepan obat yang sudah ada kemudian dicatatan jumlah obat yang masuk di kartu stok. 94 Pada lemari penyimpanannya juga belum dilengkapi dengan penamaan dan pemisahan sesuai dengan jenis obatnya. “…kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang karena tidak terlalu banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih mudah” (GF-2) Namun untuk obat-obatan selain jenis psikotropika dan narkotika petugas tidak melakukan pencatatan pada kartu stok, meskipun ternyata kartu stok sudah disediakan oleh pihak rumah sakit Mulya. Kartu stok yang sudah disediakan tersebut hanya disimpan dalam satu map oleh petugas gudang dan belum diisi sama sekali. Hal ini terjadi karena petugas gudang farmasi merasa kesulitan jika harus mengisi kartu stok obat. Ini didukung oleh pernyataan sebagai berikut. “ kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi ngga berjalan karena memang petugasnya juga tidak terbiasa untuk mengisi kartu stok seperti itu jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu stok narkotika dan psikotropika saja ” (GF-2) Minimnya jumlah lemari dan rak penyimpanan yang disediakan di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga menjadi hambatan bagi petugas gudang dalam penyusunan obat-obatan di gudang farmasi. Ini sebagaimana pendapat yang diungkapkan oleh informan berikut. 95 “ Masalahnya lemarinya juga cuma segitu aja jadinya ya susah kalo mau disusun dipisahin gitu. Ya jadi aku susun semuatnya aja deh ” (GF-1) Pengaturan penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit ini juga masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang ditetapkan oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan bahwa pengaturan penyimpanan obat di gudang farmasi harus menggunakan sistem FIFO/FEFO, dipisahkan berdasarkan jenis sediaan dan disusun berdasarkan abjad. Tujuannya adalah menjaga mutu dari obat-obatan yang disimpan di gudang dan menghindari kerugian akibat obat kadaluarsa. 5.4.3 Pengeluaran Obat Pengeluaran obat dari gudang farmasi akan dilakukan oleh petugas gudang farmasi apabila ada permintaan dari unit-unit lain yang membutuhkan obat tersebut. Seperti pernyataan berikut. “ yang keluarin tetep petugas gudang karena semua harus melalui pendataan petugas gudang “ (GF-2) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya berdasarkan hasil observasi dan wawancara adalah sebagai berikut. 1. Unit mengajukan permintaan obat ke Gudang Farmasi dengan mengisi Surat Pemesanan (SP) Unit atau buku defecta (bagi unit Apotek) 96 2. Surat pesanan dari unit akan diterima dan diperiksa oleh petugas gudang farmasi. Petugas gudang akan memeriksa nama petugas yang melakukan permintaan, unit yang melakukan permintaan, jenis/nama obat yang diminta dan jumlah permintaannya kemudian petugas gudang mencatat permintaan tersebut pada buku permintaan unit. Namun, untuk unit Apotik karena permintaannya tidak menggunakan surat pesanan unit maka petugas tidak lagi melakukan pencatatan pada buku permintaan, hanya memeriksa jenis obat yang diminta dan jumlah obat yang diminta saja. 3. Setelah memeriksa permintaan unit, petugas gudang farmasi akan memeriksa jumlah stok obat di komputer dan stok fisik di gudang farmasi. 4. Jika jumlah stok fisik obat mencukupi permintaan, petugas gudang akan mempersiapkan obat yang diminta oleh unit. Kemudian mengemasnya dalam kardus atau plastik. Namun, jika stok obat tidak ada atau tidak mencukupi, petugas gudang akan melakukan konfirmasi kepada unit yang meminta barang. 5. Petugas akan menginput permintaan unit tersebut ke dalam laporan mutasi obat pada sistem komputer. Adapun data yang diisi pada laporan mutasi antara lain : a. Tanggal permintaan b. Unit yang melakukan permintaan c. Nama petugas gudang d. Nama obat yang diminta e. Jumlah obat yang diminta 6. Petugas mencetak laporan mutasi tersebut sebanyak 2 rangkap (kertas putih untuk petugas dan merah untuk unit) kemudian di tanda tangani oleh petugas gudang. 97 7. Petugas akan menghubungi unit yang melakukan permintaan untuk mengambil barang. Pada saat pengambilan petugas unit harus tanda tangan pada laporan mutasi dan surat permintaan. Kemudian petugas gudang menyerahkan surat permintaan berwarna merah dan laporan mutasi berwana merah ke unit tersebut. Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya seringkali mengalami hambatan. Hambatan yang dialami tersebut misalnya adalah ketika petugas gudang farmasi sedang tidak bekerja atau tidak diruangan sementara ada unit yang sangat membutuhkan obat dari gudang farmasi. Biasanya petugas unit akan masuk ke gudang farmasi dengan kunci cadangan dan mengambil obat dari gudang farmasi tanpa mencatat di buku permintaan atau tanpa melakukan konfirmasi kepada petugas gudang. Ini seringkali membuat petugas gudang kebingungan ketika mengetahui stok di komputer tidak sama dengan stok fisik obat di gudang farmasi. Hal ini sebagaimana pernyataan informan sebagai berikut. “ Hambatannya waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotek jadi petugas apotek suka ada yang ambil obat langsung ke gudang tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat apapun jadi aku bingung pas pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu” (GF-1) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat 98 Kesehatan tahun 2010. Dalam pedoman tersebut disebutkan bahwa pengeluaran obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Selain itu, pencatatan saat pengeluaran juga harus dilakukan dengan baik untuk menghindari terjadinya kerugian dan kehilangan akibat orang yang tidak bertanggung jawab. 5.4.4 Stock Opname Stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan jumlah obat yang ada di gudang (fisik) dengan pendataan di komputer dilakukan untuk menjamin kualitas, kuantitas dan terhindar dari kerusakan dan kadaluarsa. Berdasarkan hasil telaah dokumen diketahui bahwa stock opname yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dibagi menjadi 2 yaitu Stock opname random dan stock opname secara keseluruhan. Hal ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “ Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara jumlah fisik obat nih yang ada digudang tu berapa jumlahnya sama yang ada di sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama dong” (GF-3) Kegiatan yang dilakukan pada saat stock opname berdasarkan hasil observasi dan wawancara serta telaah dokumen terdiri dari : 99 1. Pencetakan data jumlah persediaan obat dari sistem komputer menjadi bentuk print out. Print out terdiri dari beberapa kolom antara lain : a. Kolom nama obat b. Kolom jumlah obat c. Kolom jumlah fisik (diisi oleh bagian keuangan saat pemeriksaan) d. Kolom selisih e. Kolom harga satuan f. Kolom total harga ( jumlah selisih x harga satuan obat ) 2. Print out jumlah persediaan obat tersebut kemudian diserahkan ke petugas bagian keuangan yang bertugas melakukan stock opname pada saat itu. 3. Petugas keuangan akan melakukan pengecekan pada setiap item obat yang tertera pada print out data dan mencocokan jumlah fisiknya. Petugas keuangan akan didampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan Petugas Gudang Farmasi RS Mulya. 4. Apabila jumlahnya sesuai maka akan diberikan tanda ceklis (√). Bila tidak sesuai maka pada kolom jumlah fisik di print out data akan ditulis jumlah fisik yang ada saat itu di gudang. 5. Setelah selesai mencocokkan seluruh jenis obat yang ada, petugas keuangan akan memberikan kertas print out data tadi ke petugas gudang farmasi. 100 6. Selanjutnya, petugas gudang akan menghitung selisih obat yang tidak sesuai jumlahnya dan menuliskannya pada kolom selisih obat. 7. Setelah itu, petugas gudang mengisi harga masing-masing obat yang mengalami selisih tersebut dan menjumlahkan total kerugian akibat selisih. 8. Kemudian petugas gudang bersama dengan Kepala Instalasi Farmasi melakukan analisis penyebab selisihnya. 9. Jika sudah diketahui penyebab selisihnya petugas gudang akan membuat laporan stock opname tersebut dan menyerahkan kepada Kepala Divisi Pelayanan RS Mulya untuk diperiksa dan di tanda tangani. 10. Laporan stok opname dibuat rangkap 2. Satu rangkap untuk arsip instalasi farmasi dan satu rangkap untuk diberikan kepada bagian keuangan. Kegiatan stock opname random dilakukan secara berkala oleh petugas keuangan, di dampingi oleh Kepala Instalasi Farmasi dan petugas gudang farmasi. Stock opname random biasanya dilakukan setiap satu bulan sekali. Sedangkan stock opname keseluruhan dijadwalkan setiap 2 bulan sekali. Namun, pada pelaksanaannya seringkali lebih dari 2 bulan atau menunggu surat edaran dari direktur RS Mulya. Sebagaimana pernyataan informan berikut. 101 “ …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali ” (GF-3) Hal tersebut tidak sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa stock opname minimal perlu dilakukan untuk menjaga kesesuaian antara jumlah obat dengan pencatatan setiap 3 bulan sekali secara rutin. Stock opname ini dilakukan tanpa perlu menunggu perintah siapapun dan harus rutin dilaksanakan oleh penanggung jawab stock opname gudang farmasi. 5.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan untuk mengetahui sejauhmana pelaksanaan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi. Pelaporan setiap dokumen penyimpanan dilakukan secara berkala sesuai dengan jenis dokumen penyimpanan, seperti pada tabel berikut. 102 Tabel 5.2 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Gudang Farmasi RS Mulya NO. 1. Dokumen Dibuat oleh Dokumen Harian Petugas Penerimaan Obat Gudang Buku Harian 2. Pengeluaran Obat / Buku Defecta 3. 5. Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi Setiap Minggu Kepala Instalasi Farmasi Setiap Hari Kepala Instalasi Farmasi Kepala Setelah Kepala Divisi Pelayanan RS Instalasi Pelaksanaan Bagian Keuangan Farmasi Stock Opname Direktur RS Mulya Petugas Gudang Petugas Persediaan Gudang Keluar / Laporan Mutasi ( Dilaporkan Kepada Kartu Induk Surat Bukti Barang 4. Pelaporan Laporan Hasil Stock Opnam Petugas Gudang Sumber : observasi, telaah dokumen dan wawancara peneliti ) Pada pelaksanaannya pelaporan terhadap dokumen-dokumen tersebut terkadang dilakukan petugas secara tidak tepat waktu. Ini disebabkan petugas pembuat laporan terkadang tidak memiliki waktu yang cukup untuk membuat laporan karena harus menyelesaikan pekerjaannya yang menumpuk. terlambatnya pelaporan dokumen menyebabkan pendataan terhambat. Ini sebagaimana pernyataan yang disebutkan informan berikut. “ Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku (petugas gudang) harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi kalo kartu stok induk diperiksanya per minggu aja. Nah kalo stock opname sama 103 laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa, yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan ” (GF-1) “ yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke direktur RS ” (GF-2) Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Pelaporan semua dokumen sudah dilakukan secara berkala, meskipun pada pelaksanaannya terkadang masih ada pelaporan dokumen yang tidak tepat waktu. 5.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik) Hasil observasi dan telaah dokumen mendapati bahwa dari 52 jenis obat fast moving terdapat 12 jenis obat atau sebesar 23% yang tidak sesuai jumlah fisiknya di gudang farmasi dengan pencatatannya. Sebagaimana yang dapat dilihat pada tabel 5.3 berikut. 104 Tabel 5.3 Daftar Obat yang Tidak Sesuai Jumlah dengan Pencatatan Jumlah Stok Jumlah Stok Gudang Komputer Benutrion Ev. Infus 12 Botol 16 Botol 2. Sanmol Infus 28 Botol 29 Botol 3. Sanmol Tablet 0 Botol 100 Botol 4. Imboost Force Tablet 30 Tablet 0 Tablet 5. Omeprazole 0 Tablet 150 Tablet 6. Lansoprazole 0 Tablet -150 Tablet 7. Provital 0 Tablet -50 Tablet 8. Acran 300 Tablet 60 Tablet 90 Tablet 9. Lameson 8 Tablet 0 Tablet 100 Tablet 10. Lameson 16 Tablet 0 Tablet 100 Tablet 11. Ondansetron Injeksi 90 Ampul 0 Ampul 12. L-Zinc Sirup 0 Botol -1 Botol No. Nama Obat 1. (Sumber : Observasi Peneliti) Ketidaksesuaian antara jumlah obat yang ada pada gudang dengan jumlah obat pada pencatatan biasanya disebabkan karena terkadang pada saat pengeluaran obat ada obat-obatan yang tidak tercatat saat keluar atau pada saat penerimaan obat petugas tidak langsung menginput data pemasukan obat pada sistem komputer dan kemudian obat tersebut sudah langsung diambil atau digunakan sehingga obat masuk dan keluar tidak tercatat. Ini sesuai dengan pernyataan berikut. “ itu biasanya kalo ngga sama tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang 105 barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang gudang ya jadi rancu pencatatannya. Harusnya petugasnya kan bisa lebih teliti dan tidak ceroboh kalau bekerja seperti itu jadi kita juga bisa dapet hasil nya pasti.” (GF-3) Hasil kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan obat fast moving masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan oleh Depkes dan pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, yang menyebutkan bahwa standar kesesuaian obat haruslah berjumlah 100 %. Sementara itu, di rumah sakit Mulya nilai kesesuaian antara stok fisik obat dengan pencatatan hanya berjumlah 77% karena 23% obat fast moving masih belum sesuai antara pencatatan dan stok fisiknya. 5.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Pendataan pada obat-obatan yang sudah kadaluarsa dan rusak belum dilakukan dengan baik oleh petugas gudang. Obat-obatan yang kadaluarsa hanya akan didata setelah kegiatan stock opname gudang berlangsung. Pendataan akan dilakukan oleh Kepala Instalasi Farmasi RS Mulya dan akan dilaporkan bersama laporan stock opname gudang farmasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut. “…aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama” (GF-1) Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa total keseluruhan obat yang terdapat di gudang farmasi adalah sebanyak 1032 jenis obat. Dari 1032 jenis obat tersebut ditemukan sebanyak 23 jenis obat-obatan yang sudah kadaluarsa 106 digudang farmasi dan 2 obat dalam keadaan rusak. Atau sebanyak 2,2 % obat dalam keadaan kadaluarsa dan rusak. Kerugian yang diterima rumah sakit Mulya akibat obat-obatan yang rusak dan kadaluarsa tersebut adalah sebesar 5.651.633 rupiah. Jumlah ini masih belum sesuai dengan standar yang dibuat oleh Depkes RI dan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa jumlah obat kadaluarsa dan rusak di gudang penyimpanan haruslah berjumlah 0% atau tidak ada sama sekali. Hal ini dikarenakan bahwa adanya obat kadaluarsa dan rusak di suatu tempat penyimpanan merupakan indikasi dari permasalahan penyimpanan obat dan kerugian akibat penyimpanan obat yang salah. 5.7 Stock Mati (Death Stock) Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Hasil observasi dan wawancara peneliti menunjukkan bahwa stock mati atau persediaan obat yang tidak mengalami transaksi selama 3 bulan atau lebih yang ada di gudang farmasi rumah sakit Mulya terdiri dari 14 jenis obat dari 1032 jenis obat yang ada di gudang farmasi rumah sakit tersebut. Persentase death stock adalah sebesar 1,36 %. Jenis obat yang mengalami death stock kebanyakan adalah jenis obat infus. Death stock atau persediaan obat mati terjadi di gudang farmaasi rumah sakit Mulya biasanya disebabkan oleh trend penyakit yang sedang terjadi pada saat itu yang menyebabkan pemakaian terhadap obat tersebut menjadi menurun. Atau disebabkan oleh dokter yang sudah tidak menggunakan obat tersebut lagi karena kontrak dengan perusahaan obat sudah habis atau dokter 107 sudah mengganti jenis obat yang digunakan. Ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “ biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama perusahaannya udah ngga diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum dipake-pake lagi” (GF-1) Angka obat death stock yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga masih belum sesuai dengan standar death stock yang diperbolehkan oleh Depkes RI dalam pedoman penyimpanan obat Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, yang menyebutkan bahwa standar obat death stock yang diperbolehkan adalah 0% atau 1% saja. Namun di gudang farmasi rumah sakit ini jumlah obat death stock mencapai 1,36%. 5.8 Kesesuaian Pengeluaran Obat ( FIFO dan FEFO) Pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO (First In First Out) dan juga FEFO (First Expierd First Out). Penyusunan obatnya pun belum menggunaan sistem FIFO ataupun FEFO. Berdasarkan hasil observasi diketahui bahwa setiap melakukan pengeluaran obat, petugas gudang tidak memperhatikan obat mana yang mendekati tanggal kadaluarsa dan obat yang lebih dulu disimpan. Petugas gudang hanya langsung mengambil obat yang paling atas atau paling depan. Meskipun dalam standar prosedur operasional sudah dijelaskan bahwa sistem penyimpanan obat harus memperhatikan sistem FIFO dan FEFO namun 108 petugas tidak melaksanakannya. Hal ini dikarenakan petugas menganggap semua obat yang datang dari distributor memiliki tanggal kadaluarsa yang sama karena jarak pemesanan obat dan obat yang datang tidak terlalu lama. Ini didukung oleh pernyataan informan sebagai berikut. “…semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama jaraknya. Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja ” (GF-1) Sistem pengeluaran ini masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang menyebutkan bahwa dalam proses pengeluaran obat dari gudang farmasi atau gudang obat harus memperhatikan sistem FIFO/FEFO. Tujuannya adalah untuk mencegah adanya obat kadaluarsa dan rusak serta menghindari kerugian akibat obat rusak dan kadaluarsa. BAB VI PEMBAHASAN 6.1 Keterbatasan Penelitian Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode kualitatif deskriptif. Pengumpulan data dalam penelitian ini dilakukan dengan wawancara, observasi dan telaah dokumen. Adapun keterbatasan dalam penelitian yang dilakukan tentang sistem penyimpanan di rumah sakit Mulya tahun 2014 antara lain : 1. Pada kegiatan observasi terhadap stock opname obat di gudang farmasi, peneliti hanya melakukan observasi pada kegiatan stock opname obat secara random di gudang farmasi bukan stock opname obat secara keseluruhan di ruang gudang farmasi. Hal ini dikarenakan mundurnya jadwal stock opname di gudang farmasi yang dilakukan oleh petugas rumah sakit Mulya tersebut. Ini menyebabkan peneliti tidak dapat melihat secara mendetil bagaimana kegiatan stock opname obat di gudang farmasi secara keseluruhan. 2. Perhitungan nilai TOR (turn over ratio) atau perputaran modal selama satu tahun sebagai salah satu cara menilai sistem penyimpanan obat tidak dapat dilakukan oleh peneliti. Hal ini dikarenakan peneliti tidak mendapatkan izin untuk mengakses data dari manajemen rumah sakit Mulya. Sehingga penilaian efisiensi dan mutu dari sistem penyimpanan dilakukan hanya dengan melihat kesesuaian jumlah stock obat, stock mati, jumlah barang kadaluarsa dan rusak dan kesesuaian sistem pengeluaran (FIFO dan FEFO). 109 110 6.2 Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Penyimpanan merupakan salah satu kegiatan yang terdapat dalam siklus manajemen logistik. Penyimpanan dianggap sebagai jantung dari siklus manajemen logistik, hal ini dikarenakan penyimpanan yang menentukan keberhasilan dan kelancaran distribusi atau penyaluran barang dari satu unit ke unit lainnya (Istinganah, 2006). Di rumah sakit, penyimpanan obat merupakan salah satu bagian dari siklus manajemen farmasi. Kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit menjadi tanggung jawab instalasi farmasi rumah sakit (Kepmenkes, 2004). Di rumah sakit Mulya penyimpanan obat dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya, yang merupakan sub-unit dari Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya. Kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi rumah sakit Mulya. Penanggung jawab gudang farmasi rumah sakit Mulya adalah Kepala Instalasi Farmasi rumah sakit Mulya. Penyimpanan obat merupakan suatu usaha pengamanan terhadap obatobatan yang diterima agar aman (tidak hilang), terhindar dari kerusakan fisik dan kimia serta menjaga agar mutunya tetap terjamin (Depkes, 1996). Dalam standar operasional prosedur penyimpanan obat yang dibuat oleh RS Mulya, diketahui bahwa tujuan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi adalah untuk menjaga kualitas obat yang terdapat di gudang farmasi dan mempermudah pendistribusian obatnya. Penyimpanan obat sangat erat kaitannya dengan pengelolaan gudang. Penyimpanan yang baik tentunya memerlukan pengelolaan gudang yang baik pula. Namun tidak hanya pengelolaan gudang yang perlu diperhatikan, faktor- 111 faktor input penyimpanan dan proses penyimpanan obatnya juga harus diperhatikan. Sebagaimana disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) bahwa untuk melihat efektifitas dari penyimpanan obat di gudang obat perlu memperhatikan faktor-faktor input dan proses penyimpanan itu sendiri. Faktor input terdiri dari sumber daya manusia/personil, ketersediaan anggaran, standar operasional prosedur, sarana dan prasarana serta kelengkapan dokumen penyimpanan. Sementara, itu proses penyimpanan yang perlu diperhatikan mulai dari penerimaan obat, pengaturan tata ruang dan penyusunan obat, pengeluaran obat dan stock opname obat. Sehingga bisa melihat sejauh mana sistem penyimpanan obat yang dilaksanakan di gudang farmasi rumah sakit (Kepmenkes, 2004). 6.3 Input Penyimpanan Obat Input merupakan masukan yang perlu disediakan atau harus tersedia untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses. Input memegang peranan yang penting dalam suatu sistem. Jika input tidak tersedia dengan baik, maka dapat menghambat kegiatan yang terjadi dalam proses pada suatu sistem. Bahkan tidak tersedianya input dapat menghambat suatu sistem dalam mencapai tujuannya. Begitu juga dalam penelitian ini. Dalam kegiatan penyimpanan obat, suatu rumah sakit harus dapat menyediakan input sesuai dengan pedoman yang sudah ada, salah satunya adalah pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Menurut pedoman tersebut, terdapat beberapa hal yang perlu tersedia untuk mencapai suatu sistem 112 penyimpanan obat yang efektif, diantaranya adalah sumber daya manusia, anggaran, dokumen, prosedur serta sarana dan prasarana. Hal-hal yang harus tersedia itulah yang disebut sebagai input. Apabila input tidak dipenuhi dengan baik, maka akan sangat mungkin timbul hambatan dalam proses penyimpanan obat dan bahkan bisa menyebabkan sistem penyimpanan yang dilakukan terganggu. Adapun input penyimpanan obat yang tersedia di gudang farmasi RS Mulya adalah sebagai berikut. 6.3.1 Sumber Daya Manusia / Personil Gudang Sumber daya manusia merupakan salah satu faktor penting yang berperan dalam pelaksanaan penyimpanan obat. Berdasarkan hasil observasi, wawancara dan telaah dokumen diketahui bahwa jumlah sumber daya manusia yang berada di gudang farmasi yang berkaitan dengan kegiatan penyimpanan hanya satu orang. Satu orang petugas gudang bertanggung jawab mengurusi seluruh rangkaian penyimpanan obat, mulai dari penerimaan, penyusunan obat, pengeluaran obat hingga pelaporan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan penyimpanan. Apalagi, menurut pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Departemen Kesehatan (1996) diketahui bahwa sumber daya manusia minimal yang harus tersedia di gudang farmasi terdiri dari satu orang atasan kepala gudang, satu orang kepala gudang, satu orang pengurus barang dan satu orang pelaksana. Jika dibandingkan dengan pedoman Departemen Kesehatan tersebut memang sumber daya manusia yang berperan dalam kegiatan penyimpanan obat di gudang farmasi masih kurang mencukupi. Hal ini juga seperti yang dirasakan 113 oleh para informan yang menyebutkan bahwa jumlah sumber daya manusia yang ada saat ini belum mencukupi untuk kegiatan pelaksanaan penyimpanan di gudang farmasi. Kurang mencukupinya SDM yang ada di gudang penyimpanan menyebabkan petugas farmasi sering merasa kelelahan dan merasa pusing untuk menyelesaikan pekerjaannya. Beban kerja yang dimilikinya menjadi lebih banyak dan itu harus ia tanggung sendiri. Selain tugas yang diemban pun menjadi sangat banyak, waktu kerja petugasnya pun menjadi kurang ideal. Pada pelaksanaannya, pembagian deskripsi kerja petugas gudang farmasi juga masih simpang siur. Meskipun sudah dituliskan dalam standar operasional prosedur namun seringkali petugas gudang farmasi mendapatkan tugas tambahan diluar tugas yang tertera dalam SPO Instalasi Farmasi RS Mulya. Mathis dan Jackson (2002) menyebutkan bahwa deskripsi kerja adalah penjelasan karakteristik pekerjaan (baik tugas dan tanggung jawab dari suatu pekerjaan) yang harus dilakukan oleh karyawan dalam sebuah organisasi atau perusahaan. Setiap karyawan harus mengetahui deskripsi kerjanya seperti apa sehingga ia dapat bertanggung jawab terhadap tugasnya dan tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan institusi. Selain itu, minimnya jumlah petugas gudang farmasi RS Mulya juga menyebabkan terhambatnya kegiatan pelayanan yang dilakukan di gudang farmasi tersebut. Ketika terjadi kekosongan stok pada unit RS dan petugas farmasi sedang libur kerja atau berganti jadwal kerja sementara tidak ada petugas yang menjaga gudang farmasi, maka 114 petugas unit akan mengambil obat yang dibutuhkan sendiri ke gudang farmasi. Dan terkadang petugas unit tidak mencatat obat apa saja yang diambil. Hal ini menyulitkan petugas gudang saat pencatatan sehingga, menyebabkan data obat tidak sesuai jumlahnya. Padahal, menurut standar prosedur operasional yang sudah dibuat oleh RS Mulya disebutkan bahwa seluruh obat yang keluar dari gudang farmasi harus dengan sepengetahuan dan pencatatan petugas gudang farmasi. Sejauh ini kedisiplinan SDM gudang farmasi dalam pelaksanaan tugasnya diliniai masih kurang. Meskipun petugas gudang selalu datang tepat waktu namun petugas gudang masih suka menunda pekerjaannya, sehingga pada beberapa tugas ada yang tidak terselesaikan tepat waktu. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara hal ini terjadi karena pekerjaan yang harus dilakukan oleh petugas gudang sangat banyak sementara waktu kerja petugas tidak cukup jika harus mengerjakan semua tugas-tugas tersebut. Sehingga tidak jarang petugas harus pulang melewati jam pulang yang seharusnya atau bahkan petugas gudang melakukan jam kerja tambahan/lembur. Kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki petugas gudang farmasi dengan pelaksanaan tugas penyimpanan yang dilakukannya dinilai sudah cukup sesuai, meskipun memang masih perlu diberikan pelatihan terkait alur penyimpanan dan cara penyimpanan obat yang baik. Dalam pelaksanannya pun petugas gudang tidak merasa kesulitan untuk melaksanakan tugasnya digudang farmasi dan tidak memerlukan waktu yang lama untuk belajar mengenai pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi karena memang dasar 115 pendidikannya adalah sekolah farmasi. Sebagaimana disebutkan dalam pedoman pengelolaan gudang farmasi yang dibuat oleh Depkes (1996) bahwa petugas gudang farmasi harus memiliki pendidikan minimal SMF (Sekolah Menengah Farmasi) atau sederajat. Hasibuan (2006) juga menyebutkan bahwa faktor penting yang perlu diperhatikan dalam penempatan jabatan adalah kesesuaian pengetahuan dan keterampilan petugas, kemudian dari situ akan muncul disiplin kerja. Penelitian Oskar (2005) menunjukkan bahwa kesesuaian pengetahuan dan keterampilan dalam penempatan jabatan kerja memiliki pengaruh sebesar 63,9% dalam menentukan prestasi kerja seorang pegawai. Terjadinya permasalahan pada sumber daya manusia yang terdapat digudang farmasi rumah sakit, dapat menghambat kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan. Minimnya sumber daya manusia yang tersedia di gudang farmasi dapat membuat kegiatan dalam proses penyimpanan tidak dapat berjalan dengan baik. Ditambah lagi jika tugas yang dibebankan kepada petugas sangat banyak dan melebihi deskripsi kerjanya, tentunya ini dapat membuat petugas mengalami stress kerja. Sebagaimana yang disebutkan oleh Hurrel dalam Dian (2008) bahwa beban kerja petugas yang terlalu berat dapat menimbulkan stress kerja pada petugas. Apabila petugas mengalami stress kerja tentunya petugas tidak dapat melaksanakan kegiatan penyimpanan obat dengan baik sehingga tujuan penyimpanan obat yang diharapkan pun tidak dapat tercapai. 116 6.3.2 Anggaran Anggaran merupakan salah satu input yang menunjang pelaksanaan penyimpanan obat di gudang farmasi. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa tidak terdapat anggaran yang khusus disediakan oleh Rumah Sakit yang berkaitan dengan penyimpanan obat. Rumah sakit hanya menyediakan anggaran rutin untuk pengadaan obatobatan saja. Karena sejauh ini rumah sakit belum merasa perlu untuk menyediakan anggaran terkait penyimpanan. Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) disebutkan bahwa salah satu input yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat adalah anggaran. Anggaran rutin penyimpanan yang perlu disediakan antara lain anggaran untuk pemeliharan gudang dan prasarana lainnya yang terdapat digudang farmasi seperti perawatan AC, printer dan komputer. Selain itu, anggaran untuk penyediaan ATK, penyediaan kartu stock dan buku-buku untuk pencatatan dan pelaporan. Dalam pelaksanaannya AC, printer dan komputer memang belum dilakukan pemeriksaan secara berkala, pemeliharaan gudang pun belum dilakukan dengan baik. Ini terlihat dari adanya noda di dinding akibat aliran air AC yang bocor, dan adanya genangan air yang dibiarkan di atas lemari penyimpanan hingga ke lantai. Sementara itu untuk keperluan ATK dan buku-buku pencatatan petugas gudang hanya tinggal mengajukan permintaan kepada bagian umum dan di bagian umum semua kebutuhan ATK sudah tersedia sehingga 117 penganggarannya masuk kedalam penganggaran bagian umum bukan ke anggaran penyimpanan obat. Pemeliharaan gudang farmasi dan seluruh peralatannya dengan baik merupakan salah satu hal yang harus diperhatikan oleh pihak manajemen rumah sakit. Paling tidak manajemen perlu menyisihkan biaya untuk pemeliharaan sebesar 1% dari biaya peralatan yang ada. Kurang baiknya pemeliharaan terhadap gudang farmasi dan peralatan yang terdapat didalamnya sering kali berakibat pada pendeknya masa pakai peralatan tersebut, dan berdampak pada meningkatnya tambahan biaya yang diperlukan untuk pemeliharaan mencapai 20% - 40% (Damanik, 2003). Jika hal ini terjadi, tentunya ini menjadi sangat bertentangan dengan tujuan penyimpanan obat yang diharapkan, sebagaimana yang disebutkan dalam Depkes (1996) yaitu penyimpanan obat dilakukan dengan tujuan agar murah (biaya yang dikeluarkan tidak besar). Tidak tersedianya anggaran tentunya dapat mempengaruhi dalam proses penyimpanan obat. Jika terdapat barang gudang yang rusak, dapat menghambat pekerjaan petugas dan petugas menjadi tidak bisa menyelesaikan pekerjaannya. Belum lagi manajemen harus memperbaiki barang yang rusak dan mengeluarkan biaya yang cukup besar. Ini tentunya akan menimbulkan kerugian ganda bagi rumah sakit. 6.3.3 Prosedur Penyimpanan Obat Prosedur yang berkaitan dengan penyimpanan obat sudah dibuat dan sudah disosialisasikan kepada petugas gudang farmasi RS Mulya 118 meskipun petugas gudang tidak mengingat seluruh prosedurnya secara mendetail. Pembuatan prosedur penyimpanan obat di Rumah Sakit Mulya sudah disesuaikan dengan aturan yang ditetapkan oleh KARS tahun 2009 dan dengan mempertimbangkan aturan yang ada pada UU No. 23 tahun 1992 dan UU Kesehatan No. 36 Tahun 2009. Prosedur penyimpanan obat terdiri dari prosedur penerimaan obat, prosedur penyusunan obat, prosedur pengeluaran obat dan prosedur pelaksanaan stock opname obat. Prosedur penyimpanan yang dibuat tersebut sudah cukup baik namun masih kurang lengkap. Karena dalam salah satu prosedur yaitu prosedur penyusunan obat hanya disebutkan bahwa penyusunan menggunakan sistem FIFO dan FEFO. Tapi tidak dijelaskan tentang bagaimana pengklasifikasian penyimpanan obatnya serta bagaimana pengaturan suhu dan kelembaban ruangan. Sehingga petugas gudang juga mengabaikan hal tersebut. Pada pelaksanaannya prosedur yang dibuat ini sudah mulai dijalankan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya, meskipun masih ada point yang terlewat dan tidak untuk dilaksanakan. Tidak dilaksanakannya point dalam SOP menyebabkan kegiatan penyimpanan menjadi terganggu. Standar operasional prosedur merupakan tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja tertentu (KARS, 2000). SOP dapat dijadikan sebagai panduan yang digunakan dalam proses pelaksanaan penyimpanan obat, sehingga tujuan penyimpanan dapat tercapai. Dengan adanya SOP setiap petugas dapat mengetahui tugas, wewenang dan tanggung jawab pekerjaan yang harus dilakukan, 119 sehingga petugas dapat terhindar dari kesalahan, keraguan, duplikasi atau pemborosan pekerjaannya dalam menjadi pelaksanaan lebih efisien kerjanya (Depkes, dan 1996). membuat Dengan dilaksanakannya SOP setiap kegiatan dapat berjalan secara teratur sesuai dengan alur yang sudah direncanakan. 6.3.4 Dokumen Penyimpanan Obat Dokumen penyimpanan obat dibutuhkan dalam kegiatan penyimpanan obat guna menghindari terjadinya kesalahan dalam kegiatan yang berkaitan dengan penyimpanan. Dokumen juga berfungsi sebagai alat bukti dan sebagai laporan pertanggung jawaban tugas seorang pegawai (Prihatiningsih, 2012). Dokumen penyimpanan obat yang tersedia di RS Mulya terdiri dari kartu induk persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran obat dan laporan stock opname. Ini sesuai dengan yang terdapat dalam pedoman pengelolaan obat milik Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) bahwa terdapat beberapa dokumen yang perlu disediakan dalam kegiatan penyimpanan obat di rumah sakit antara lain adalah kartu induk persediaan obat, kartu stok obat, buku harian penerimaan obat, surat izin pengeluaran obat, buku harian pengeluaran obat, laporan pengeluaran obat, laporan stock opname dan data obat kadaluarsa. Pada pelaksanaannya ternyata tidak semua dokumen yang tersedia diisi secara teratur oleh petugas gudang farmasi. Seperti kartu stok obat dan buku harian penerimaan barang. Berdasarkan hasil 120 wawancara diketahui bahwa kartu stok obat dan buku harian penerimaan barang jarang sekali diisi oleh petugas gudang, hal ini dikarenakan petugas gudang merasa keberatan dan merasa tidak memiliki cukup waktu untuk melakukan pengisian dokumen tersebut. Tidak diisinya kartu stok menyebabkan terkadang petugas merasa kebingungan jika ada perbedaan antara data jumlah obat pada kartu persediaan induk dengan jumlah fisik obat di gudang. Petugas pun menjadi kesulitan dalam melakukan analisis atau penelusuran terkait hal ini karena tidak ada bantuan data dari kartu stok tersebut. Padahal kartu stock obat sangat bermanfaat untuk mengetahui jumlah persediaan obat, sebagai alan pengendali persediaan, sebagai sumber masukkan untuk pembuatan rencana pengadaan dan sebagai alat kontrol instalasi farmasi (Febriawati, 2013). Tidak terisinya buku harian penerimaan obat juga terkadang menghambat pekerjaan petugas, hal ini terjadi saat ada obat datang yang bermasalah, untuk melakukan pengecekan petugas harus mencari faktur dan surat penerimaan yang sudah diserahkan kepada Kepala Instalasi Farmasi dan ini sangat memakan waktu lama. Pengisian buku penerimaan obat yang baik dapat menampilkan data tentang tanggal kedatangan obat, nama dan jumlah obat serta total pembelian dalam satu hari. Ini tentunya sangat membantu petugas gudang dalam pendataan (Febriawati, 2013). Kelengkapan dokumen penyimpanan ini akan memudahkan petugas dalam memantau kegiatan penyimpanan dan mendeteksi kesalahan serta kerugian dalam kegiatan penyimpanan obat (Depkes, 121 1996). Tujuan dibuatnya dokumen penyimpanan yaitu agar tersedia data yang akurat sebagai bahan evaluasi, tersedianya informasi yang akurat, arsip yang memudahkan penelusuran surat dan laporan, mendapat data atau laporan yang lengkap untuk membuat perencanaan dan agar anggaran farmasi dapat yang tersedia dikelola secara untuk pelayanan dan perbekalan efisien dan efektif (Pudjaningsih, 1996). Sehingga, kelengkapan dokumen sangat membantu dalam proses penyimpanan obat. 6.3.5 Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat Sarana penyimpanan obat yang tersedia di rumah sakit Mulya berupa gudang penyimpanan yang memiliki luas 3,49 x 2,47 m2, sedangkan Depkes RI dalam pedoman pengelolaan gudang (1996) menyebutkan bahwa luas gudang penyimpanan obat minimal adalah 3 x 4 m2. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara diketahui bahwa luas gudang penyimpanan ini dinilai masih kurang mencukupi untuk kegiatan penyimpanan obat di RS Mulya. Gudang penyimpanan ini tidak hanya dibuat untuk menyimpan persediaan obat-obatan, namun juga digunakan untuk menyimpan persediaan alat kesehatan dan sebagai ruang kantor petugas gudang farmasi. Tidak ada pemisah antara gudang penyimpanan dengan ruangan gudang farmasi rumah sakit Mulya. Luas gudang yang kurang memadai tentunya sangat menghambat petugas gudang dalam melakukan tugas penyimpanan obat di gudang tersebut. Petugas gudang menjadi tidak leluasa bergerak pada saat akan menyusun obat-obatan yang baru diterimanya. Minimnya 122 gudang farmasi juga menyebabkan petugas gudang terpaksa harus menumpuk obat-obatan dan alat kesehatan yang disimpan didalamnya. Ini tentunya akan sangat menyulitkan petugas saat akan melakukan pengambilan obat. Selain luas gudang yang masih kurang memadai, keadaan gudang farmasi juga dinilai masih sangat kurang, kelembaban udara dan temperatur udara di ruangan terkadang tidak stabil, adanya bau selokan yang menyengat dan adanya serangga di gudang juga dapat mengganggu mutu dari obat-obatan yang disimpan diruangan tersebut. Padahal menurut pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes RI (1996) diketahui bahwa gudang farmasi harus memiliki suhu ruangan yang stabil, terbebas dari hama dan terjamin keamanannya. Pengaturan suhu ruangan dan pencegahan terhadap hama tentunya sangat penting dilakukan. Suhu udara yang sesuai dapat menjaga mutu obat yang disimpan di gudag tersebut. Jika mutu obat tidak dapat terjaga dengan baik, maka obat akan menjadi cepat rusak dan kadaluarsa. Padahal adanya obat rusak dan kadaluarsa menjadi indikasi bahwa adanya permasalahan dalam sistem penyimpanan di suatu gudang farmasi dan menjadi indikator penilaian efisiensi penyimpanan obat. Menurut Seto (2004) persyaratan ruang penyimpanan obat-obat minimal terdiri dari : 1. Utilities, ruang penyimpanan memiliki listrik, air dan AC. Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah dilengkapi dengan sumber listrik, air dan AC untuk mengatur suhu ruangan. 123 2. Communication, ruang penyimpanan harus memiliki alat komunikasi misalnya telepon. Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga sudah dilengakapi dengan alat komunikasi berupa telepon. 3. Security, ruang penyimpanan harus aman dari resiko pencurian dan penyalahgunaan serta hewan pengganggu. Gudang farmasi rumah sakit Mulya sudah cukup aman dari pencurian dan penyalahgunaan hal ini dikarenakan kunci ruangan gudang farmasi hanya dipegang oleh petugas gudang farmasi dan Kepala Instalasi Farmasi dan yang diperbolehkan masuk ke gudang farmasi untuk mengambil obat hanyalah petugas gudang, Kepala Instalasi Farmasi dan petugas Instalasi Farmasi RS Mulya. Namun, di ruangan gudang farmasi belum sepenuhnya terbebas dari serangga pengganggu. Di gudang farmasi rumah sakit Mulya tidak jarang ditemui kecoa. Hal ini terjadi karena letak gudang farmasi rumah sakit Mulya yang letaknya tepat diatas selokan pembuangan RS Mulya. Kecoa ini dikhawatirkan dapat merusak obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi tersebut dan menimbulkan kerugian. Gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilengkapi dengan sistem keamanan kebakaran. Di ruangan gudang tersebut belum terdapat alat detektor panas atau api dan alat pemadam ringan. Padahal, dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) 124 disebutkan bahwa sarana penyimpanan obat harus dilengkapi juga dengan sarana pengamanan gudang seperti kunci ganda, pintu berlapis, jendela berteralis, tersedia alat pemadam ringan (APAR), alat detektor panas/api serta terbebas dari hama/serangga. Ketersediaan prasarana yang menunjang penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya juga dinilai masih kurang memadai. Dari hasil penelitian diketahui bahwa dengan ketersediaan prasarana penyimpanan yang ada saat ini petugas masih kebingungan untuk mengatur persediaan obat-obatan yang ada, karena lemari dan rakrak penyimpanan masih sangat kurang. Sehingga tidak jarang petugas gudang hanya menumpuk obat-obatan yang baru datang di dalam kardus dan tidak ditata di lemari atau rak penyimpanan gudang farmasi. Beberapa tumpukan kardus bahkan ada yang hampir menyentuh atap gudang. Ini tidak hanya menghambat petugas untuk bergerak, namun juga dapat membahayakan petugas jika tumpukkan kardus tersebut ada yang jatuh dan mengenai petugas. Padahal dalam Febriawati (2013) disebutkan bahwa salah satu hal yang perlu diperhatikan dalam persiapan gudang penyimpanan obat haruslah memperhatikan kemudahan mobilitas, yaitu bagaimana agar petugas gudang memiliki kemudahan dalam bergerak, sehingga memberikan kenyaman petugas dalam bekerja. Obat-obatan dalam kardus pun tidak diletakkan diatas pallet terlebih dahulu dan hanya tergeletak langsung dilantai. Penggunaan pallet dapat memberikan beberapa keuntungan diantaranya adalah 125 untuk melindungi obat dari genangan air/banjir dan membantu mengatur sirkulasi udara dari bawah/lantai (Febriawati, 2013). Selain itu, ini juga dapat membantu petugas dalam menemukan obat yang disimpan saat akan melakukan pengeluaran obat. Dalam pedoman pengelolaan gudang yang dibuat oleh Depkes RI (1996) disebutkan bahwa prasarana yang terdapat digudang farmasi minimal terdiri dari rak-rak atau lemari yang jumlahnya harus disesuaikan dengan banyaknya obat yang terdapat di rumah sakit, lemari pendingin untuk obat-obatan yang memerlukan suhu penyimpanan dingin dan alat bantu penyimpanan (seperti tangga dan trolley). Sementara itu di gudang farmasi rumah sakit Mulya belum melakukan penyesuaian antara banyaknya obat yang terdapat dirumah sakit tersebut dengan sarana dan prasarana penyimpanan yang akan disediakan. Sehingga dikhawatirkan keadaan ini dapat menghambat proses penyimpanan obat yang dilakukan dan tidak dapat mencapai tujuan penyimpanan obat. Keterbatasan input yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit Mulya tersebut, dikhawatirkan dapat memberikan hambatan bagi kegiatan penyimpanan obat yang dilakukan di gudang tersebut. Proses penyimpanan obat menjadi tidak dapat berjalan dengan lancar apaila input yang tersedia tidak sesuai dengan kebutuhan penyimpanan obat yang diperlukan rumah sakit tersebut. 126 6.4 Proses Penyimpanan Obat Proses penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan menyimpan obat yang dilakukan dengan menggunakan input sudah disediakan. 6.4.1 Penerimaan Obat Kegiatan penerimaan obat merupakan tahapan awal dari rangkaian proses penyimpanan obat di gudang farmasi. Kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya masih kurang sesuai dengan standar prosedur operasional yang dibuat oleh RS Mulya. Dalam standar operasional prosedur penerimaan obat yang dibuat RS Mulya disebutkan bahwa dalam kegiatan penerimaan obat petugas gudang tidak hanya memeriksa kesesuaian jumlah dan jenis obat yang dipesan dengan yang datang saja, namun juga harus memeriksa tanggal kadaluarsa obat yang datang. Sementara itu, pada pelaksanaannya petugas gudang tidak melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Hal ini menyebabkan seringkali obat yang kadaluarsa terlambat terdeteksi oleh petugas gudang, sehingga tidak dapat dilakukan pereturan dan menyebabkan kerugian bagi rumah sakit. Padahal seharusnya dengan tersedianya SOP petugas lebih bisa menjalankan tugasnya dengan baik dan meminimalisir terjadinya kesalahan yang merugikan. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dimaksudkan agar apabila ada obat yang sudah mendekati tanggal kadaluarsa obat tersebut dapat segera terdeteksi dan bisa dilakukan pereturan atau pengembalian kepada distributor secepatnya (Prihatiningsih, 2012). Selain itu, 127 pemeriksaan terhadap kesesuaian obat dan tanggal kadaluarsa obat pada saat penerimaan obat juga dapat menghindari terjadinya kesalahan yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Istinganah, 2006). Obat yang kadaluarsa yang ditemukan di gudang farmasi menjadi indikasi bahwa penyimpanan obat yang dilakukan di gudang farmasi tidak cukup efisien (Depkes, 1996). Berdasarkan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) diketahui bahwa hal-hal yang harus dilakukan dalam kegiatan penerimaan obat terdiri dari pemeriksaan terhadap kesesuaian obat yang datang (jumlah dan jenis) dengan barang yang dipesan, pemeriksaan faktur, pemeriksaan surat jalan dan pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat. Semua kegiatan tersebut harus dilakukan oleh satu orang yang sama. kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai dengan apa yang disebutkan dalam pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tersebut. Hanya pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat yang tidak dilakukan. Selain kegiatan yang disebutkan diatas, pada saat penerimaan obat petugas gudang juga harus melakukan pencatatan. Berdasarkan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Farmasi dan Alat Kesehatan (2010) pencatatan yang harus dilakukan pada saat penerimaan obat adalah pencatatan pada buku harian penerimaan obat. Namun, pada pelaksanaan penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya, petugas gudang farmasi tidak melakukan pencatatan pada buku tersebut. Buku harian penerimaan obat sudah disediakan oleh 128 manajemen RS Mulya hanya saja petugas gudang tidak mengisi buku tersebut. Hal ini dikarenakan petugas gudang merasa tidak memiliki waktu yang cukup untuk melakukan pencatatan pada buku tersebut. Sehingga terkadang petugas merasa kebingungan jika ada obat yang tidak sesuai jumlahnya. Padahal, buku harian penerimaan obat dapat memudahkan petugas untuk melakukan pemeriksaan apakah obat yang dipesan semua sudah datang dan membantu dalam pembuatan laporan faktur (Febriawati, 2013). Dari sini dapat terlihat dengan terbatasnya input sumber daya yang dimiliki gudang dapat mengganggu proses penyimpanan obat yang seharusnya berjalan dengan baik dan sesuai prosedur. 6.4.2 Pengaturan Tata Letak Ruang dan Pengaturan Penyimpanan Obat a. Pengaturan Tata Letak Ruang Rak penyimpanan dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi rumah sakit Mulya disusun membentuk satu garis lurus, tidak terdapat lorong-lorong di gudang farmasi rumah sakit Mulya. Meskipun rak dan lemari penyimpanan disusun secara sederhana namun, petugas gudang terkadang masih merasa kesulitan dalam bergerak pada saat akan mengambil obat. Hal ini dikarenakan luas gudang farmasi yang kurang memadai dan banyaknya tumpukan barang yang terdapat di lantai Rak dan lemari penyimpanan yang terdapat di gudang farmasi tidak diletakkan menyentuh dinding dan tidak langsung menempel 129 pada lantai. Pemberian jarak antara rak/lemari dengan dinding dan dengan lantai penyimpanan yang seperti ini dapat menghidari obat dari kerusakan akibat suhu dinding/lantai (Depkes, 1996). Selain itu, jarak yang dibuat antara lantai dengan lemari dapat membatu menghindari kerusakan obat jika terjadi genangan air pada lantai (Yahmin, 2012). Letak ruang kerja petugas juga menyatu dengan ruang penyimpanan obat. Tidak jarang tumpukkan obat yang tidak muat diletakkan dilemari/rak mengganggu pekerjaan petugas gudang. Sebaiknya ruang kerja petugas gudang juga diperhatikan untuk menjaga agar petugas gudang merasa nyaman dalam melaksanakan tugasnya (Baby, 2010). Karena kenyamanan kerja petugas sangat berpengaruh terhadap hasil kerja petugas (Febriawati, 2013). Gudang farmasi sudah dilengkapi dengan jendela, namun jendela yang ada tidak pernah dibuka sekalipun. Suhu ruangan gudang farmasi RS Mulya selalu diatur setiap harinya, pengaturan suhu berdasarkan pertimbangan jenis dan cara penyimpanan obat yang terdapat digudang farmasi tersebut. Meskipun demikian suhu dan kelembaban udara ruangan pun terkadang tidak stabil, terkadang penyebabnya adalah dari AC yang rusak atau bocor. Kebocoran AC juga membuat beberapa jenis obat menjadi basah kemasannya rusak. Pencegahan terhadap hama juga masih minim dilakukan di gudang farmasi, padahal gudang farmasi rumah sakit Mulya terletak tepat dibawah saluran pembuangan air rumah sakit. 130 Sebagaimana diungkapkan oleh Febriawati (2013) bahwa pengaturan tata letak barang di gudang atau disebut sebagai layout gudang yang baik dapat memudahkan petugas gudang dalam melakukan tugasnya digudang dan dapat membantu menjaga mutu obat yang disimpan digudang farmasi tersebut. Sementara itu, halhal yang perlu dipertimbangkan dalam pengaturan tata letak tersebut antara lain kemudahan bergerak, sirkulasi udara, suhu ruangan, kelembaban udara, pengaturan rak dan pencegahan hama (Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). b. Pengaturan Penyimpanan Obat Obat-obatan yang disimpan pada rak dan lemari penyimpanan digudang farmasi juga belum disusun berdasarkan nama, jenis atau volumenya. Penyusunan obat-obatan di gudang farmasi hanya baru dipisahkan berdasarkan jenis sediaan obatnya (tablet, sirup, infus dan injeksi). Itupun peletakannya tidak terpisah antara satu jenis sediaan dengan sediaan jenis yang lainnya. Hal ini terjadi karena jumlah lemari dan rak penyimpanan yang tersedia masih sangat minim dan belum mencukupi untuk melakukan pemisahan atau pengelompokan obatobatan. Pengaturan penyusunan obat berdasarkan alfabet, jenis ataupun ukuran tujuannya adalah untuk memudahkan petugas dalam melakukan pendataan obat digudang dan pencarian obat saat dibutuhkan (Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan, 2010). Selain itu kartu stok penyimpanan pun belum digunakan meskipun sudah disediakan. Ini menyebabkan petugas mengalami 131 kesulitan dalam pencarian obat saat dibutuhkan dan saat terjadi selisih jumlah obat petugas mengalami kesulitan dalam mendeteksi selisih tersebut. Padahal, penggunaan kartu stok dapat memudahkan petugas dalam melakukan pencatatan terhadap obat-obatan yang masuk dan keluar. Penggunaan kartu stok juga dapat meminimalisir kesalahan dalam pencatatan stok obat gudang (Depkes, 1996). Obat-obatan jenis narkotika dan psikotropika sudah disimpan dan diletakkan di tempat terpisah dengan jenis obat lainnya. Penyimpanan obat narkotik dan psikotropik dilakukan di lemari khusus penyimpanan obat. Seharusnya, lemari penyimpanan narkotik dan psikotropika dikunci setiap saat, meskipun sudah dilakukan di lemari penyimpanan khusus. Hal ini dilakukan untuk menghindari terjadinya penyalah gunaan penerimaan obat dan pelaporan ke dinas kesehatan kota Tangerang (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan 2010). Untuk obat-obatan yang tidak muat diletakkan di rak atau lemari penyimpanan, petugas gudang membiarkan obat disimpan didalam kardus tanpa dilengkapi dengan keterangan obat (nama, jenis, jumlah dan tanggal kadaluarsa) dan diletakkan langsung pada lantai. Padahal dalam pedoman yang dibuat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, disebutkan bahwa penggunaaan pallet sangat dianjurkan sebelum barang diletakkan pada lantai, tujuannya adalah agar obat terhindar dari kerusakan. Sistem penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi berdasarkan standar operasional prosedur yang berlaku di RS Mulya menggunakan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Namun, pada saat 132 pelaksanaannya petugas gudang farmasi belum menerapkan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Petugas gudang menyusun obat yang baru datang ditempat yang mereka sukai. Hal ini terjadi karena petugas gudang farmasi menganggap bahwa antara barang yang baru datang dengan barang yang masih tersisa digudang farmasi tanggal kadaluarsanya sama jadi tidak perlu lagi disusun berdasarkan FIFO atau FEFO. Dan ini juga yang menyebabkan obat kadaluarsa terlambat dideteksi sehingga tidak dapat dialakukan pereturan ke distributor dan akhirnya menyebabkan kerugian. Padahal jika penyimpanan obat menerapkan sistem FIFO dan FEFO obat-obatan yang disimpan dapat terhidar dari kadaluarsa yang menyebabkan kerugian bagi rumah sakit (Wirdah, 2013). Penyusunan obat yang dilakukan di rak-rak dan lemari penyimpanan obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya juga belum dilakukan pemberian nama dan kode. Semua obat disusun dengan melihat jarak lemari yang tersisa. Namun, untuk obat-obatan yang memerlukan kondisi penyimpanan khusus seperti vaksin sudah diletakkan di lemari es/kulkas dengan suhu yang sudah diatur sebelumnya. Pengaturan obat yang dilakukan di rak/lemari penyimpanan dapat memberikan kemudahan bagi petugas gudang dalam mencari barang saat dibutuhkan dan dapat membuat penyimpanan menjadi lebih efisien (Dina, 2012). Dalam pedoman pengelolaan obat yang dibuat oleh dirjen bina farmasi dan alat kesehatan (2010) pun sudah diatur tentang bagaimana cara atau sistem penyimpanan obat-obatan yang baik dan benar. 133 Tujuannya adalah untuk mempertahankan mutu obat dan menghindari kerugian akibat kesalahan penyimpanan obat. Dari penjelasan-penjelasan diatas diketahui bahwa minimnya input penyimpanan obat seperti sarana dan prasarana serta prosedur penyimpanan obat yang disediakan oleh rumah sakit Mulya menyebabkan proses penyusunan obat dan pengaturan tata letak tidak dapat berjalan dengan baik. Sehingga menyebabkan terhambatnya sistem penyusunan obat dan tata letak obat di gudang tersebut. Sistem penyusunan obat FIFO/FEFO tidak dapat dilaksanakan karena tidak semua obat dapat disusun dirak penyimpanan obat, pemisahan terhadap jenis dan penyusunan berdasarkan abjad pun tidak dapat dilakukan karena sarana dan prasarana serta prosedur terkait tata caranya yang tersedia pun sangat terbatas. 6.4.3 Pengeluaran Obat Kegiatan pengeluaran obat dari gudang farmasi rumah sakit Mulya dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Pengeluaran obat dari gudang farmasi dilakukaan setelah adanya permintaan dari unit yang membutuhkan obat. Berdasarkan standar prosedur operasional pengeluaran obat yang berlaku di RS Mulya disebutkan bahwa pengeluaran obat harus dilakukan melalui gudang farmasi sebelum digunakan ke unit-unit yang membutuhkan. Sistem pengeluaran seperti ini merupakan jenis sistem pengeluaraan satu pintu. Sistem satu pintu yaitu suatu sistem pengeluaran barang yang dilakukan hanya melalui satu unit saja, satu 134 sistem dan satu pengawasan (Depkes, 1996). Keuntungan menggunakan sistem ini yaitu memudahkan petugas dalam melakukan monitoring obat dan menjamin mutu obat yang dikeluarkan. Namun, seringkali pada pelaksanaannya untuk obat-obatan yang dibeli terutama oleh unit apotik secara cito biasanya obat akan langsung dikeluarkan kembali tanpa melalui pendataan gudang farmasi terlebih dulu. Ini membuat pencatatan terkadang mencadi kacau. Sistem memperhatikan pengeluaran sistem obat yang FIFO/FEFO. dilakukan juga Pengeluaran tidak dengan memperhatikan sistem FIFO/FEFO dimaksudkan agar setiap persediaan obat yang terdapat digudang farmasi terhindar dari kadaluarsa. Sebagaimana tujuan dari penyimpanan obat yang dilakukan yaitu menjaga mutu persediaan obat dan meminimalisir terjadinya kerugian akibat obat rusak/kadaluarsa. Selain itu, sistem pengeluaran obat juga menjadi salah satu indikator penilaian efisiensi atau output yang diharapkan dari sistem penyimpanan obat. Semakin diperhatikannya sistem FIFO/FEFO dalam pengeluaran obat, maka semakin efisien juga sistem penyimpanan yang dilakukan (Depkes, 1996). Pencatatan yang dilakukan pada saat pengeluaran obat dimulai dari pencatatan pada buku pengeluaran obat/buku defecta oleh unit yang membutuhkan. Pada buku itu pula petugas gudang akan menuliskan jumlah obat yang akan dikeluarkan. Selanjutnya, petugas membuat surat bukti barang keluar atau surat mutasi. Kedua dokumen ini dapat menampilkan data mengenai tanggal pengeluaran, unit penerima, nama 135 dan jenis obat yang dikeluarkan sehingga bisa mendeteksi jika terjadi ketidaksesuaian jumlah obat (Febriawati, 2013). Hal ini sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan (2010) yang menyebutkan bahwa pada proses pengeluaran terdapat beberapa dokumen pencatatan yang harus dibuat antara lain buku harian pengeluaran obat dan surat bukti pengeluaran obat. 6.4.4 Stock Opname Obat Stock opname gudang farmasi minimal dilakukan setiap 6 bulan sekali (Kemenkes, 2010). Di Rumah Sakit Mulya berdasarkan SOP yang ditetapkan kegiatan stock opname dilakukan setiap 2 bulan sekali. Namun, berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa stock opname digudang farmasi dilakukan setiap 3 bulan sekali. Ternyata pada pelaksanaannya kegiatan stock opname dilakukan setelah adanya surat edaran dari direktur untuk melakukan stock opname gudang. Tidak pastinya kegiatan stock opname membuat kegiatan perencanaan obat yang dilakukan instalasi farmasi pun menjadi terhambat. Obat-obatan yang kadaluarsa pun terlambat terdeteksi, selain itu laporan kerugian akibat obat kadaluarsa pun terlambat diketahui. Karena melalui kegiatan stock opname tersebut bisa diketahui obatobatan yang sudah mendekati kadaluarsa sehingga obat-obatan tersebut bisa segera ditukar atau dikembalikan ke distributor dan tidak merugikan rumah sakit. 136 Menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010), stock opname diperlukan untuk kebutuhan audit dan perencanaan yang wajib dilaksanakan. Sementara itu menurut Dirjend Binakefarmasian dan Alat Kesehatan Kemenkes RI (2010) tujuan dari penyimpanan adalah untuk menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan. Ini tentunya sesuai dengan tujuan penyimpanan yang dijabarkan oleh Depkes (1996) yaitu agar obat terhindar dari penggunaan yang tidak bertanggung jawab dan mudah menemukannya saat dibutuhkan. Stock opname merupakan salah satu cara menilai kelancaran kegiatan penyimpanan dan pencatatannya. Oleh karena itu hasil stock opname harus sesuai antara data pencatatan dengan jumlah stok fisik digudang farmasi. Jika terdapat ketidaksesuaian harus segera dilakukan analisis untuk mengetahui kerugiannya (Febriawati, 2013). Tentunya ini dilakukan untuk menilai sejauh mana efisiensi dari penyimpanan obat yang dilakukan oleh rumah sakit. 6.4.5 Pelaporan Dokumen Penyimpanan Obat Pelaporan dokumen atau data-data yang berkaitan dengan penyimpanan obat merupakan rangkaian kegiatan pengelolaan obat secara tertib mulai dari saat obat diterima, disimpan hingga didistribusikan. Tujuannya adalah agar tersedia data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran atau penggunaan dan data 137 mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat (Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Adapun dokumen-dokumen penyimpanan obat yang perlu untuk dilaporkan terdiri dari laporan penerimaan obat, laporan pengeluaran obat dan laporan hasil stock opname obat. laporan penerimaan obat dibuat tujuannya untuk mengetahui jumlah pembelian obat di suatu rumah sakit dalam satu periode waktu tertentu minimal 1 bulan sekali (Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). Sedangkan laporan mutasi atau pengeluaran obat dibuat untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat dalam satu periode waktu, minimal setiap 6 bulan sekali (Febriawati, 2013). Sementara itu laporan hasil stock opname dibuat untuk mengetahui sisa persediaan, obat-obatan yang kadaluarsa dan kesesuaian pencatatan obat di gudang farmasi (Kemenkes RI, 2007). Sehingga dari pelaporan dokumen-dokumen ini suatu instansi bisa melakukan evaluasi pada setiap rangkaian kegiatan penyimpanan obat (Sarmini, 2008). Pelaporan dokumen-dokumen penyimpanan dilakukan secara rutin baik oleh petugas gudang farmasi maupun Kepala Instalasi Farmasi. Kegiatan pencatatan dan pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat digudang farmasi sudah mulai berjalan meskipun terkadang masih suka mengalami keterlamabatan dalam pelaporannya. Terlambatnya pelaporan dokumen terkait penyimpanan obat disebabkan oleh banyaknya tugas dan tanggung jawab lain yang harus dilakukan oleh petugas gudang dan Kepala Instalasi Farmasi yang menyebabkan tertundanya pencatatan hingga berdampak pada terlambatnya pelaporan 138 dokumen penyimpanan obat tersebut. Padahal beberapa dokumen seperti buku pengeluaran dan surat bukti barang keluar sangat diperlukan untuk perencanaan pembelian obat Instalasi farmasi. Laporan terkait penyimpanan obat yang dibuat dan dilaporkan oleh petugas gudang dan kepala instalasi farmasi terdiri dari laporan faktor pembelian, laporan mutasi obat da laporan hasil stock opname obat. Laporan faktor pembelian adalah laporan sejenis laporan penerimaan obat yang dibuat oleh kepala instalasi farmasi dan kemudian akan dilaporkan kepada bagian keuangan dan kepada kepala divisi pelayanan RS Mulya, sama seperti laporan stock opname obat. Sementara itu laporan mutasi dibuat oleh petugas gudang dan pelaporannya hanya sampai ke kepala instalasi farmasi RS Mulya. Namun sejauh ini belum ada kegiatan evaluasi yang dilakukan dari pihak manajemen rumah sakit Mulya yang berkaitan dengan penyimpanan obat. Hal ini ketahui berdasarkan hasil wawancara kepada informan. Dengan dilakukannya pelaporan diharapkan bisa menjadi bahan evaluasi dan memberikan informasi yang akurat mengenai kegiatan penyimpanan obat sehingga dapat memudahkan penelusuran dan laporan, mendapat data atau laporan yang surat lengkap untuk membuat perencanaan dan agar anggaran yang tersedia untuk pelayanan dan perbekalan farmasi dapat dikelola secara efisien dan efektif (Pudjaningsih, 1996). 139 6.5 Kesesuaian Jumlah Stock Obat (Pencatatan dengan Stock Fisik) Salah satu cara untuk menilai efisiensi penyimpanan obat yang dilakukan digudang farmasi adalah dengan cara melihat kesesuaian antara jumlah obat yang terdapat pada pencatatan obat (pada kartu stock/ kartu induk persediaan) dengan jumlah obat yang terdapat di gudang farmasi tersebut (Depkes, 1996). Kecocokan antara stok gudang dengan kondisi fisik haruslah 100% karena ini menandakan bahwa administrasi penyimpanan di gudang farmasi sudah dikerjakan dengan baik dan optimal (WHO, 1993). Sementara itu hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti di gudang farmasi rumah sakit Mulya menunjukkan bahwa kesesuaian jumlah stock obat fast moving yang terdapat di gudang farmasi tersebut adalah sebesar 76,9%. Artinya masih terdapat ketidaksesuian pencatatan yang dilakukan petugas gudang farmasi sebesar 23,1%. Berdasarkan hasil wawancara diketahui bahwa terkadang ada kegiatan pencatatan yang terlewat oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Ketidaksesuaian ini menyebabkan petugas gudang kebingungan dalam pelaporan untuk perencanaan pembelian dan untuk mempertanggung jawabkan selisihnya tersebut. Sehingga bila terjadi selisih jumlah tidak jarang petugas langsung mengganti jumlahnya dan menyesuaikan saja dengan stok fisik yang ada tanpa mencari tahu penyebab selisih tersebut. Padahal, kesesuaian jumlah merupakan indikator yang digunakan untuk mengetahui ketelitian petugas gudang dan mempermudah dalam pengecekan obat, membantu dalam perencanaan dan pengadaan obat-batan di rumah sakit sehingga tidak menyebabkan terjadinya akumulasi obat dan kekosongan (Baby, 2010). Dari sini juga terlihat bahwa proses pencatatan yang tidak baik akan 140 menyebabkan hasil atau output yang didapat menjadi tidak maksimal dan menimbulkan permasalahan atau kerugian bagi rumah sakit. 6.6 Obat Kadaluarsa dan Rusak Jumlah obat kadaluarsa dan rusak juga merupakan salah satu indikator utama efisiensi penyimpanan obat di gudang farmasi. Jumlah obat yang kadaluarsa dalam gudang farmasi rumah sakit menunjukkan pula besarnya kerugian yang dialami oleh suatu rumah sakit (Kemenkes RI, 2007). Sehingga seharusnya persentase obat kadaluarsa dan rusak di suatu gudang farmasi adalah 0%, namun ada batas toleransi yang masih diperbolehkan untuk persentase obat rusak dan kadaluarsa yaitu 1% (Pudjaningsih, 1996). Hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti menunjukkan bahwa persentase obat kadaluarsa dan rusak yang ada di gudang farmasi rumah sakit Mulya pada bulan Mei tahun 2014 adalah sebesar 2,2%. Dengan persentase obat kadaluarsa dan rusak yang sebesar itu, diperkirakan nilai kerugian rumah sakit mencapai 5.651.633 rupiah dalam periode tersebut. Dari hasil penelitian diketahui bahwa banyaknya obat kadaluarsa dan rusak terjadi akibat belum adanya pemeriksaan dan pendataan obat yang mendekati kadaluarsa secara rutin yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi. Selain itu, obat kadaluarsa yang terjadi juga akibat obat tidak lagi digunakan oleh dokter sehingga obat menumpuk dan kadaluarsa. Padahal jika hal ini dibiarkan terus menerus tanpa ada evaluasi dari pihak manajemen, rumah sakit akan terus mengalami kerugian. Semakin banyak obat yang mengalami kadaluarsa dan rusak di suatu rumah sakit, maka akan semakin besar pula 141 kerugian yang diterimanya dan dapat mengurangi pendapatan rumah sakit tersebut (Pudjaningsih, 1996). Adanya obat kadaluarsa dan rusak ini menjadi indikasi bahwa terdapat permasalahan dalam sistem penyimpanan yang dilakukan di gudang farmasi. terdapatnya obat kadaluarsa dan rusak menunjukkan bahwa sistem penyimpanan yang dilakukan belum efisien, karena masih ada nilai kerugian yang didapat oleh rumah sakit. Seharusnya, hal ini dapat dihindari dengan memperbaiki dan mengevaluasi setiap proses penyimpanan yang dilakukan. Sehingga output sistem penyimpanan yang efisien dapat tercapai. 6.7 Stock Mati / Death Stock Cara menilai efisiensi penyimpanan obat yang selanjutnya adalah dengan melihat persediaan stock mati atau death stock. Stock mati atau death stock adalah jumlah obat yang belum atau tidak digunakan selama 3 bulan terakhir atau lebih (Kemenkes, 2007). Stock mati atau death stock bisa terjadi karena beberapa hal misalnya karena pola penyakit tertentu pada satu periode yang menyebabkan obat tidak terpakai. Standar persentase stock mati obat menurut Pudjaningsih (1996) yaitu 0%. Sementara itu, digudang farmasi rumah sakit Mulya persentase stock mati nya yaitu 1,36%. Stock mati ini menyebabkan gangguan tersendiri bagi rumah sakit. Stok mati menyebabkan obat menumpuk digudang farmasi dalam waktu yang lama dan dikhawatirkan akan menjadi kadaluarsa, terlebih di gudang farmasi rumah sakit ini belum ada pemeriksaan obat kadaluarsa secara berkala. Selain itu kerugian yang disebabkan akibat stok mati adalah perputaran uang yang tidak lancar, kerusakan obat akibat terlalu lama disimpan sehingga dapat 142 menyebabkan obat tersebut kadaluarsa (Pudjaningsih, 1996). Jika dibiarkan terus terjadi rumah sakit akan mengalami kerugian secara terus menerus. Keadaan stok mati ini menunjukkan bahwa terdapat kesalahan dalam proses penyimpanan yang dilakukan. Seperti pada proses pengeluaran misalnya, seharusnya pengeluaran obat dilakukan terhadap obat yang lebih dahulu masuk bukan obat yang terakhir masuk. Sehingga obat-obat yang lebih dulu masuk akan habis lebih dahulu juga dan tidak menimbulkan death stock. Tentunya ini harus dihindari agar kerugian tidak semakin besar dan penyimpanan obat yang dilakukan semakin efisien. 6.8 Kesesuaian Sistem Pengeluaran Obat (FIFO dan FEFO) Sistem pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi RS Mulya masih belum memperhatikan sistem FIFO dan FEFO. Petugas gudang tidak menggunakan sistem tersebut karena petugas menganggap bahwa semua obat memiliki tanggal kadaluarsa yang sama. Padahal, meskipun obat yang diterima oleh petugas gudang berasal dari distribuor yang sama dan dengan jarang yang tidak terlalu lama, namun tidak menutup kemungkinan bahwa obat memiliki tanggal kadaluarsa yang berbeda. Oleh karena itu, petugas harus tetap melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat dan tetap memperhatikan sistem penyimpanan FIFO dan FEFO. Dalam penyusunan perbekalan farmasi yaitu perbekalan farmasi yang masa kadaluarsanya lebih awal atau yang diterima lebih awal harus digunakan lebih awal, sebab umumnya perbekalan farmasi yang datang lebih awal biasanya juga diproduksi lebih awal dan umumnya relatif lebih tua dan masa kadaluarsanya lebih awal (Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan, 2010). 143 Tujuan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan FEFO adalah untuk menghindari kerugian akibat obat yang kadaluarsa karena disimpan terlalu lama dan tidak terdeteksi (Pudjaningsih, 1996). Sehingga tujuan dari penyimpanan obat pun dapat tercapai dengan baik dan sistem penyimpanan obat yang efisien dapat tercapai. BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN 7.1 Kesimpulan 1. Input Penyimpanan Obat di gudang farmasi rumah sakit Mulya a) Sumber daya manusia gudang yang tersedia di gudang farmasi masih belum sesuai dengan ketentuan minimal yang dibuat dalam pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena hanya terdiri dari petugas gudang dan penanggung jawab gudang yang merangkap sebagai kepala Instalasi Farmasi. Sementara itu, kesesuaian antara keterampilan dan pengetahuan petugas gudang farmasi dengan kegiatan penyimpanan yang dilakukan sudah sesuai dengan pedoman Penyimpanan Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 namun masih dibutuhkan pelatihan. b) Anggaran penyimpanan obat masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya rumah sakit menyediakan anggaran perbaikan dan perawatan gudang serta perlatan yang ada di gudang minimal 1% dari biaya peralatan yang ada. c) Prosedur penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya sudah sesuai dengan pedoman penyimpanan obat Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 meskipun prosedur penerimaan, penyusunan obat dan stock opname ada yang belum dilaksanakan oleh petugas. d) Dokumen Penyimpanan Obat masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat 144 145 Kesehatan tahun 2010 karena dokumennya hanya terdiri dari buku harian penerimaan obat, buku harian pengeluaran obat/buku defecta, laporan pengeluaran obat, laporan stock opname, kartu induk persediaan obat dan kartu stock obat. e) Sarana dan prasarana penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi rumah sakit masih belum sesuai luas dan jumlahnya berdasarkan ketentuan minimal yang dibuat oleh pedoman penyimpanan obat yang di buat oleh Dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. 2. Proses Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya a) Kegiatan penerimaan obat yang dilakukan oleh petugas gudang farmasi masih belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang ditetapkan oleh Dirjend Bina kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena pada saat penerimaan belum memperhatikan tanggal kadaluarsa obat. b) Pengaturan tata letak ruang penyimpanan obat dan sistem penyimpanan obat belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Karena belum menggunakan sistem FIFO/FEFO, belum diurutkan sesuai abjad, peletakkannya masih belum dipisahkan antara satu jenis obat dengan jenis obat lainnya dan belum memberikan label nama/keterangan obat termasuk kartu stok obat. c) Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian 146 dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena belum memperhatikan FIFO dan FEFO. d) Kegiatan stock opname gudang farmasi belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, karena seharusnya dilakukan setiap minimal 3 bulan sekali secara rutin. e) Pelaporan dokumen penyimpanan obat sudah sesuai dengan pedoman yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. 3. Output Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Penyimpanan obat di gudang farmasi masih belum efisien, hal ini dikarenakan banyaknya komponen penyimpanan yang belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010, dan berdasarkan indikator efisiensi penyimpanan berikut : a) Kesesuaian jumlah stok obat fast moving antara pencatatan dengan stok fisik di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 76,9%, ini masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang seharusnya kesesuaian sebesar 100%. b) Persentase obat kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 2,2%. masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya sebesar 0%. 147 c) Stock Mati (Death Stock) obat yang ada di gudang farmasi pada bulan Mei 2014 sebesar 1,36%, ini masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 karena seharusnya 0% atau dibawah 1%. d) Kesesuaian pengeluaran obat (FIFO dan FEFO) juga masih belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman penyimpanan obat milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010 yang seharusnya memperhatikan FIFO/FEFO. 7.2 Saran 7.2.1 Bagi Petuga Gudang Farmasi 1. Petugas gudang farmasi diharapkan bisa mulai memanfaatkan kartu stock obat yang sudah disediakan oleh manajemen rumah sakit, untuk meminimalisir kesalahan dalam pencatatan jumlah obat. 2. Petugas gudang diharapkan mulai melakukan pengaturan obat di rak-rak penyimpanan yang disediakan. Dengan cara memisahkan obat berdasarkan jenis sediaan obat. Kemudian mengurutkan obatobat tersebut berdasarkan abjad untuk memudahkan penyimpanan. Jika obat tidak muat untuk diletakkan di rak penyimpanan, maka obat bisa dimasukkan ke dalam satu kardus dan diberi keterangan (nama obat, jumlah dan tanggal kadaluarsa). 3. Diharapkan petugas gudang bisa memulai menyusun persediaan obat dan melakukan pengeluaran obat dengan sistem FIFO dan 148 FEFO untuk mencegah terjadinya kerugian akibat barang yang kadaluarsa atau rusak. 4. Dalam proses penerimaan sebaiknya petugas gudang melakukan pengecekan terhadap tanggal kadaluarsa obat. 5. Petugas gudang diharapkan dapat melakukan pemeriksaan terhaadap obat-obatan yang disimpan di gudang farmasi secara berkala untuk membantu mendeteksi adanya obat kadaluarsa dan obat rusak. 6. Diharapkan petugas gudang melakukan perbaikan terhadap pencatatan dokumen-dokumen penyimpanan, untuk menghindari terjadinya kerugian akibat kesalahan atau ketidak lengkapan pencatatan. 7.2.2 Bagi Manajemen Rumah Sakit 1. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat melakukan pelatihan bagi petugas gudang mengenai alur dan sistem penyimpanan obat di gudang farmasi. 2. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan perhitungan terhadap beban kerja petugas gudang farmasi, sebagai pertimbangan dalam membuat deskripsi kerja petugas gudang dan pertimbangan penambahan jumlah petugas gudang. 3. Diharapkan manajemen RS bisa melakukan pengendalian, pengawasan dan evaluasi dalam pelaksanaan kegiatan penyimpanan obat (penerimaan obat, penyusunan obat, pengeluaran dan stock opname) di gudang farmasi, selanjutnya manajemen melakukan tindak lanjut dari hasil evaluasi yang dilakukan. 149 4. Diharapkan manajemen atau Kepala Instalasi Farmasi dapat menunjuk minimal 1 orang petugas dari Apotek untuk menjadi penanggung jawab atau PIC obat-obatan yang masuk ke Apotek dari gudang farmasi, terutama saat petugas gudang sedang tidak ada. Untuk menghindari ketidakcocokkan jumlah obat dan sebagai cara untuk mengontrol distribusi obat. 5. Diharapkan manajemen rumah sakit dapat membuat flow chart atau alur dari kegiatan penyimpanan obat sebagai pedoman pelaksanaan penyimpanan obat bagi petugas gudang farmasi. 7.2.3 Bagi Peneliti Selanjutnya 1. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap beban kerja petugas gudang farmasi, sehingga bisa diketahui sejauh mana beban kerja yang dimiliki petugas gudang farmasi. 2. Diharapkan peneliti selanjutnya melakukan perhitungan terhadap TOR (turn over ratio) untuk mengetahui perputaran obat di rumah sakit. Daftar Pustaka _____, 1996. Buku Petunjuk dan Pedoman Pengelolaan Gudang Penyimpanan : Direktorat Bina Kefarmasian dan Alat. Jakarta Aditama, Tjandra Yoga. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Edisi 2. Jakarta: UI-Press. Bowersox, D.J. 1996. Manajemen Logistik ; Integrasi sisem-sisem manajemen distribusi fisik dan material. Jakarta : Bumi Aksara Bowersox, D.J. 2002. Manajemen Logistik. Jakarta: PT. Bumi Aksara. Damanik. C, 2003. Tesis : Analisis Fungsi-Fungsi Pengelolaan Obat Rumah Sakit Umum di Propinsi Bali. Yogyakarta: Pasca Sarjana Universitas Gajah Mada diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014 Dedik, Oskar. 2005. Pengaruh Faktor Ketepatan Penempatan Dalam Jabatan terhadap Prestasi Kerja di Kantor Sekretariat Pemerintah Kabupaten Gresik Tahun 2005. diakses dari www.subscribe.com pada 2 Mei 2014 Depkes RI. 1999. Standar Pelayanan Rumah Sakit, edisi Ke-2. Jakarta Depkes RI. 2004. Pedoman pengelolaan obat publik dan perbekalan kesehatan. Jakarta: Departemen Kesehatan RI Dian Prihatini, Lilis. 2008. Tesis : Analisis Hubungan Beban Kerja Dengan Stress Kerja Perawat di Tiap Ruang Rawat Inap RSUD Sidkalang. diakses dari www.respiratory.usu.ac.id pada 10 Juli 2014 Direktorat Bina Marga Departemen Pekerjaan Umum RI. 1993. Pedoman Manajemen Gudang. Dirjen POM, 1990. Pedoman Perencanaan dan Pengelolaan Obat. Jakarta: Depkes RI Dwiantara, L dan Sumarto. 2005. Manajemen Logistik: Pedoman Praktis bagi Sekretis dan Staff Administrasi. Jakarta: Grasindo Febriawati, Henni. 2013. Manajemen Logistik Farmasi Rumah Sakit. Yogyakarta: Gosyen Publishing Hasibuan, Malayu S.P. 2006. Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta: Bumi Aksara Istinganah, dkk. 2006. Evaluasi Sistem Pengadaan Obat dari Dana APBD Tahun 2001-2003 Terhadap Kesediaan dan Efisiensi Obat: Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan Vol. 09/No. 01/Maret 2006. diakses dari www.jmpk-online.net pada 4 April 2010 Kementrian Kesehatan RI, Direktorat Jendral Bina Pelayanan Medik - Komite Akreditasi Rumah Sakit. 2011. Standar Akreditasi Rumah Sakit. Jakarta Kepmenkes RI Nomor 1197/Menkes/SK/X/2004 tentang Standar Pelayanan Farmasi di Rumah Sakit Kepmenkes RI Nomor 1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit Lukmana. 2006. Penyimpanan Obat-Obatan di Rumah Sakit, Studi Kasus : Rumah Sakit Daerah Jabodetabek. Jakarta Mathis, Robert dan John. H. Jackson. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia. Jakarta : Salemba Empat Moleong, Lexy J. 2001. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung: PT Remaja Rosdakarya. Miles, Mathew B., and huberman A. Maichel. 1992. Analisis Data Kualitatif ; Buku Sumber Tentang Metode-metode Baru (Penerjemah Tjetjep Rohendi Rohidi), Jakarta: UI-Press. Muharomah, Septi. 2008. Skripsi : Manajemen penyimpanan obat di puskesmas Jagakarsa Tahun 2008. FKM UI. Pudjaningsih. 1996. Tesis : Pengembangan Indikator Efisiensi Pengelolaan Obat di Farmasi Rumah Sakit, Yogyakarta: Magister Manjemen RS UGM daiakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com pada 28 April 2014. Puslitbang Biomedis. 2006. Evaluasi Manajemen Sistem Penyimpanan Obat di Puskesmas dan Rumah Sakit Daerah Jabodetabek Prihatiningsih, Dina. 2012. Skripsi: Gambaran Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi RS Asri Tahun 2011. Depok: UI Rismayanti, 2009 : Skripsi: Analisis Perencanaan Obat dan Alat Kesehatan di RS X Jakarta Tahun 2009. Jakarta: UI Sabarguna, BS. 2005. Logistik Rumah Sakit dan Teknik Efisiensi Cetakan 1. Yogyakarta: Konsorsium RSI Jateng – DIY. Sabarguna, BS. 2009. Buku Pegangan Mahasiswa Manajemen Rumah Sakit Jilid 2. Jakarta: Sagung Seto. Sarmini. 2008. Tesis: Analisis Terhadap Faktor Keberhasilan Manajemen Obat di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Pandan Arang Boyolali. Yogyakarta: Pasca Sarjana UGM diakses dari http://sarmini_farmasi_blogspot.com April 2014 Sheina, Baby. Jurnal : Penyimpanan Obat di Gudang Instalasi Farmasi RSU Muhammadiyah Yogyakarta Unit 1, Vol.4, No.1 Januari 2010 diakses dari www.academia.edu pada 6 Februari 2014 Setiawan, Yahmin. 2012. Modul Kuliah Penyimpanan Logistik di Rumah Sakit. Seto, S., Nita. Yunita., Triana, Lily. 2004. Manajemen Farmasi. Surabaya: Airlangga University Press. Siagian, Y.M. 2005. Aplikasi Supply Chain Management dalam Dunia Bisnis. Jakarta: Grasindo Subagya M S. 1995. Manajemen Logistik : Cetakan Keempat. Jakarta : PT Gunung Agung. Suci Suciati, Wiku B, B. Adisasmito. 2006. Jurnal Manajemen Pelayanan Kesehatan, Vol 9, No. 01 Maret 2006 diakses dari www.jmpk-online.net pada 3 November 2013 Undang-undang Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Warman, J. 2004. Manajemen Pergudangan, Terj. Begdjomujo. Jakarta: Pustaka Sinar Harapan WHO, 2003. Pedoman Penyimpanan Obat Esensial dan Alat Kesehatan Wati, Wirdah. dkk. 2012. Jurnal ISSN 2339-2529 Prosiding Seminar Nasional Perkembangan Terkini Sains Farmasi dan Klinik III 2013 Tentang : Evaluasi Pengelolaan Obat dan Starategi Perbaikan Dengan Metode Hanlon di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Umum Daerah Karel Sadsuitubun Kabupaten Maluku Tenggara Tahun 2012. diakses dari http://semnasffua.com/ pada 21 Mei 2014 Winardi. J, 1999. Pengantar Teori Sistem dan Pendekatan Sistem. Cetakan ke-4. Bandung: Mandar Maju Lampiran 1 Pedoman Telaah Dokumen Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 1. Profil Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 2. Profil Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Tahun 2012 3. Formularium Obat Instalasi Farmasi Rumah Sakit Mulya Edisi 2 4. Dokumen Instruksi Kerja atau SOP Instalasi Farmasi 5. Kartu Stock Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya 6. Kartu Induk Persediaan Obat Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya 7. Buku Harian Penerimaan Obat 8. Buku Harian Pengeluaran Obat/Buku Defecta 9. Laporan Mutasi/Surat Bukti Barang Keluar 10. Dokumen Hasil Stock Opname Lampiran 2 Lembar Observasi Instrumen Penelitian Analisis Sistem Penyimpanan Obat di Rumah Sakit Mulya Tangerang Tahun 2014 Hari / Tanggal Observasi : Senin, 12-14 Mei 2014 Bagian I Komponen Input Penyimpanan 1. Sumber Daya Manusia Ketersediaan SDM No. 1. 2. 3. 4. Variabel Observasi Terdapat Atasan Kepala Gudang Farmasi Terdapat Kepala Gudang Terdapat Pengurus Barang Terdapat Staf Pelaksana Gudang Hasil Ya Tidak √ √ √ √ Keterangan Tanggung jawab gudang dipegang oleh Apoteker RS Mulya SDM Gudang Farmasi Umur Pendidikan Lama Kerja Kepala Instalasi Farmasi 28 Tahun Apoteker 4 Tahun Petugas Gudang Farmasi 22 Tahun Petugas Bagian Keuangan RS Mulya 45 Tahun SMF (Sekolah Menengah Farmasi) Sarjana Ekonomi (SE) 4 Tahun 6 Tahun a. Kedisiplinan Petugas Gudang Farmasi Pelaksanaan Kegiatan SDM Keterangan Ya Petugas gudang farmasi datang tepat waktu √ Petugas gudang farmasi memulai pekerjaannya sesuai dengan jam yang sudah ditentukan yaitu jam 09.00 WIB √ Tidak Biasa petugas datang 10 atau 5 menit sebelum jam kerjanya. Petugas gudang farmasi melaksanakan kegiatannya sesuai denga SPO yang berlaku √ Petugas gudang farmasi tidak menunda pekerjaannya √ Petugas gudang farmasi pulang tepat waktu yaitu jam 18.00 WIB √ Ada beberapa poin dalam SPO penerimaan obat dan penyusunan obat yang tidak dilakukan sesuai dengan SPO yang ada. Ada beberapa tugas seperti penyusunan obat ke rak penyimpanan setelah diterima yang terkadang ditunda-tunda. Kecuali petugas melakukan lembur kerja 2. Dokumen No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. Variabel Observasi Buku Harian Penerimaan Obat Buku Harian Pengeluaran Obat Kartu Induk Persediaan Obat Kartu Stok Obat Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) Surat Bukti Barang/obat Keluar Surat Kiriman Obat Daftar Isi Kemasan/Packing List Berita Acara Penerimaan Obat Dokumen Obat Kadaluarsa Dokumen hasil Stok Opnam Obat Dokumen Laporan Faktur Pembelian Obat Ya Hasil Tidak √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Keterangan 3. Standar Operasional Prosedur No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Variabel Observasi Deskripsi Kerja Petugas Gudang Deskripsi Kerja Penanggung Jawab Gudang Prosedur Penerimaan Obat Prosedur Penyusunan dan penyimpanan Obat Prosedur Pengeluaran Obat Prosedur Permintaan Obat Prosedur Stock Opname Obat Hasil Ya Tidak Keterangan √ √ √ √ √ √ √ 4. Sarana dan Prasarana Penyimpanan Obat No. Variabel Observasi 1. Gudang penyimpanan obat terpisah dari ruang pelayanan atau apotek RS Luas gudang cukup luas (minimal 3 x 4 m2) Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan manajemen dengan pelayanan langsung pada pasien Terpisahkan antara fasilitas penyelenggaraan manajemen dengan tempat pembuangan limbah Terdapat ruang kantor petugas gudang Terdapat ruang penyimpanan obat yang terpisah dengan alat kesehatan Atap gudang dalam keadaan baik dan tidak bocor Lantai dibuat dari segel/semen Dinding gudang dibuat licin Gudang memilki ventilasi Gudang memiliki jendela yang berteralis Jendela dilengkapi dengan gorden Penerangan gudang yang cukup Adanya pengaturan suhu ruangan Adanya pengaturan sinar/cahaya ruangan Adanya pengaturan kelembaban Terdapat ruang/lemari terpisah untuk obat mudah terbakar Terdapat ruang/lemari untuk obat berbahaya Terdapat ruang/lemari arsip dokumen Gudang mempunyai kunci pengaman Gudang dilengkapi dengan kunci ganda 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. Ya Hasil Tidak Keterangan √ √ L = 3,49 x 2,47 m2 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Suhu : 16o C √ √ √ √ √ √ Peralatan Penyimpanan Obat No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Variabel Observasi Ya Tersedia rak/lemari penyimpanan obat √ Tersedia lemari khusus yang terkunci untuk penyimpanan Narkotik dan Psikotropik Tersedia lemari pendingin untuk menyimpan jenis obat tertentu yang memerlukan suhu dingin Tersedia rak atau lemari khusus untuk obat rusak dan kadaluarsa Rak/lemari penyimpanan tidak langsung menempel dengan lantai Rak/lemari penyimpanan tidak menempel pada dinding gudang Tersedia alat bantu pemindahan obat dalam Gudang Tersedia kartu stok obat untuk memberi keterangan di rak/lemari penyimpanan Tersedia ketentuan dilarang masuk ke tempat penyimpanan obat selain petugas Tersedia Pallet/papan alas untuk barang Jarak Pallet dengan lantai (min. 10 cm) Jarak Pallet dengan dinding (max. 30 cm) Tersedia pendingin ruangan/AC Tersedia keterangan untuk obat berbahaya Tersedia keterangan untuk obat yang mudah terbakar √ Hasil Tidak Keterangan 2 lemari kayu 2 lemari besi √ √ √ Jarak dari lantai 10 cm √ Jarak dengan dinding 3,5 cm √ √ √ √ √ √ √ √ √ Sarana dan Prasarana Keamanan Gudang Hasil Variabel Observasi Ya Tidak Pintu ruangan dibuat berlapis (tidak hanya 1 pintu) √ Tersedia kunci ruangan dibuat ganda √ Tersedia teralis pada jendela √ Tersedia kunci pada lemari obat narkotika dan √ psikotropika Tersedia termometer ruangan √ Tersedia alat pemadam kebakaran ringan √ Tersedia detektor panas/api √ Kunci gudang di pegang oleh kepala gudang √ Gudang bebas dari tikus, kecoa dan hama lain √ Keterangan Terdapat Kecoa Bagian II Komponen Proses Penyimpanan Obat 1. Pengaturan Penyimpanan Obat Pengaturan Penyimpanan Obat No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. Variabel Observasi Obat disimpan dalam gudang/ruangan khusus untuk obat, tidak dicampur dengan peralatan lain. Obat diletakkan di atas rak/lemari penyimpanan Obat tidak diletakkan langsung dilantai Obat tidak diletakkan menempel pada dinding Obat di letakkan sesuai dengan metode FIFO Obat di letakkan sesuai dengan metode FEFO Penggolongan obat berdasarkan jenis Penggolongan obat berdasarkan sediaan Penggolongan obat berdasarkan abjad Penggolongan obat berdasarkan kelas terapi atau khasiat Tablet, kapsul dan obat kering lainnya disimpan dalam wadah kedap udara di rak bagian atas. Obat dengan sediaan cair dan padat (tablet) diletakkan terpisah Obat cair, salep dan obat suntik disimpan di rak bagian tengah. Obat yang rusak diletakkan di lemari terpisah dengan obat yang masih baik Obat yang kadaluarsa diletakkan di lemari terpisah dengan obat yang masih baik Obat yang membutuhkan suhu dingin disimpan dalam kulkas. Obat-obatan narkotika dan psikotropika diletakkan di lemari terpisah Lemari obat-obatan narkotika dan psikotropika selalu dikunci Obat-obatan yang bentuknya besar dan berat tidak diletakkan ditempat yang tinggi Obat-obatan yang bentuknya kecil tidak diletakkan ditempat yang tersembunyi Diberikan pelabelan (nama obat) pada rak penyimpanan Tinggi tumpukkan barang max. 2,5 m Hasil Ya Tidak √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Keterangan Pengaturan Tata Letak Ruang Penyimpanan Pelaksanaan Penyimpanan Obat No. Variabel Observasi 1. 2. 3. Rak/Lemari disusun membetuk garis lurus Rak/Lemari disusun membetuk huruf U Terdapat banyak lorong di ruang penyimpanan Terdapat tumpukan barang disepanjang lorong ruang penyimpanan 4. Hasil Ya Tidak Keterangan √ √ √ √ 2. Pelaksanaan Penyimpanan Pelaksanaan Penyimpanan Obat No. Variabel Observasi Petugas menyusun obat dengan memperhatikan metode FIFO Petugas menyusun obat dengan memperhatikan 2. metode FEFO Petugas melakukan pencatatan secara teratur terhadap 3. obat yang masuk pada kartu stok barang Petugas melakukan pencatatan secara teratur 4. terhadap obat yang keluar pada kartu stok Pengecekan terhadap mutu obat dilakukan secara 5. periodik. Pencatatan terhadap mutu obat dilakukan secara 6. periodik. 7. Melakukan kegiatan pengelompokkan obat 8. Pengaturan suhu udara di gudang penyimpanan 9. Menjaga kebersihan gudang penyimpanan 10. Pemeriksaan tanggal kadaluarsa obat Ya Hasil Tidak Keterangan √ 1. √ √ √ √ √ √ √ √ √ 3. Penerimaan Obat Penerimaan Obat No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Variabel Observasi Pemeriksaan terhadap surat jalan obat Pemeriksaan terhadap faktur pembelian Pemeriksaan terhadap surat pemesanan Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat Pemeriksaan terhadap kondisi obat Pembuatan laporan penerimaan obat Mencatat pada buku penerimaan obat harian Hasil Ya Tidak √ √ √ √ √ √ √ Keterangan No. Variabel Observasi Ya Hasil Tidak √ √ √ 1. 2. 3. Pemeriksaan terhadap surat jalan obat Pemeriksaan terhadap faktur pembelian Pemeriksaan terhadap surat pemesanan 4. Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat √ 5. Pemeriksaan terhadap kondisi obat Mencatat jumlah obat yang masuk pada kartu stok √ 6. 7. Mencatat jumlah obat yang masuk kartu induk persediaan obat √ 8. Pembuatan laporan penerimaan obat √ 9. Keterangan Mencatat pada buku penerimaan obat harian √ Tanggal kadaluarsa tidak diperiksa Kondisi obat tidak diperiksa Tidak terdapat kartu stok obat Pencatatan dilakukan pada kartu induk persediaan obat pada sistem komputer √ Tidak dilakukan meskipun tersedia buku penerimaan obat 4. Pengeluaran Obat Pengeluaran Obat No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Variabel Observasi Pemeriksaan terhadap surat permintaan Mencatat pada buku pengeluaran Obat Pemeriksaan terhadap jumlah obat Pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa obat Pencatatan pada kartu stok obat Pembuatan laporan pengeluaran obat Ya Hasil Tidak Keterangan √ √ √ √ √ √ 5. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan dan Pelaporan No. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Variabel Observasi Melakukan pencatatan pada saat penerimaan obat pada buku harian penerimaan Melakukan pencatatan kartu stok pada kegiatan penyimpanan Melakukan pencatatan pada kartu induk persediaan Melakukan pencatatatan barang keluar pada buku harian pengeluaran barang Membuat laporan mutasi Melaporkan dokumen penerimaan obat Melaporkan dokumen mutasi/pengeluaran obat Ya Hasil Tidak √ √ √ √ √ √ √ Keterangan Bagian III Data untuk Penilaian Mutu dan Efisiensi Penyimpanan Mutu dan Efektifitas Penyimpanan Obat No. 1. 2. 3. Variabel Observasi Panjang gudang farmasi (m) Lebar gudang farmasi (m) Luas gudang farmasi (m2) 4. Jumlah wadah/lemari penyimpanan 5. 6. Jumlah wadah/lemari penyimpanan yang digunakan Total jenis obat Jenis obat yang tidak mengalami transaksi (3bulan terakhir) / death stock Jumlah obat kadaluarsa dan rusak 7. 8. Hasil Keterangan 3,49 m 2,47 m 8,6203 m2 4 buah 2 lemari besi (2,02m x 0,5m x 1,945m) 2 lemari kayu (1,22m x 0,4 m x 2m) 4 buah 1032 jenis Formularium Obat 14 jenis (data terlampir) 23 jenis (data terlampir) Lampiran 3 Matriks Wawancara No. 1. 2. 3. Pertanyaan Apakah posisi atau jabatan anda saat ini? Berapa usia anda saat ini? Sudah berapa lama anda bekerja di bagian anda ini? 4. Apakah pendidikan terakhir anda? 5. Bagaimanakah menurut pendapat ibu mengenai jumlah SDM gudang farmasi ? 6. Bagaimana disiplin kerja SDM dalam melaksanakan tugasnya? Jawaban Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Informan 3 (GF-3) Petugas Gudang Farmasi Kepala Insalasi Farmasi Keuangan dan Purchasing 22 Tahun 28 Tahun 45 Tahun 4 Tahun 4 Tahun 6 Tahun SMF (Sekolah Menengah Farmasi) Heemm.. masih setengah kacau, kalau aku sih maunya ditambah gitu, ya satu aja sih kalau untuk saat ini mah Sarjana Farmasi (S.Far) dan Apoteker Kalo dari segi jumlah emang yang sekarang masih kurang ya, kan idealnya mereka 2 shift ya yang digudang itu pagi sama sore. Karena harusnya 2 shift dijadiin satu shift ya jadi sebenernya jam kerjanya juga kurang idel ya dari jam 9 sampai jam 6 tapikan kita menyesuaikan sama kebutuhan pelayanannya jadi dia dimasukan dijam middle Kalau aku agak susah ya kalo Ini yang masih masalah, karena harus ngikutin jam kerja yang uda diakan juga masih kuliah ya itu ditetapin karena aku juga kan ngga sesuai sama jadwal yg Sajana Ekonomi (S.E) Jawaban No. Pertanyaan 7. Bagaimanakah kesesuaian antara pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki oleh SDM di gudang farmasi dengan pekerjaannya ? ….udah cukup sih, aku ngga terlalu sulit buat ngelakuin kerjaan aku karena udah lumayan ngerti harus gimana 8. Bagaimana pendapat Ibu/Bapak mengenai sumber daya manusia pada pelaksana penyimpanan obat di gudang farmasi ? Ya gimana ya sudah cukup bisa ngejalanin tugas-tugasnya sih, tapi kadang keteteran gitu akunya. 9. Apakah pernah diadakan pelatihan tentang penyimpanan obat di RS ini ? Belum pernah sih ya, Informan 1 (GF-1) masih kuliah. Jadi sejauh ini jam kerja aku fleksible gitu dibikinnya. Informan 2 (GF-2) ditetapkan ..memang kebutuhannya dan memang belum ada personil yang betul-betul bisa bekerja untuk tidak double job jadi sekarang kita coba ngertiin kalo terkadang ada pekerjaan dia yang ngga selesai tepat waktu Emm… udah standart sih sebenernya karena dia lulusan farmasi jadi pengetahuan sama keterampilannya lumayan tapi ya gitu tetep aja masih belajar sambil berjalannya pekerjaan Kalo yang sekarang, menurut aku sih udah sesuai ya, emm kayak sistem penyimpanan gitu kan ada FIFO sama FEFO, ya tapi kadang ada yang terlewat. Karna tergolong slow moving jadi ngga dicek kalo untuk yang fast moving dia udh mulai pake sistem FIFO sama FEFO. Belum ada Informan 3 (GF-3) No. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) Iya harusnya sih iya, soalnya belum pernah juga diadain pelatihan kaya gitu. …kaya pelatihan tentang alur digudang gitu kali ya, harusnya gimana dan seperti apa. Terus tentang job deskripsinya tu juga yah kan kalo aku yah sekarang masih simpang siur juga gitu kan 10. Jika belum, menurut Ibu/Bapak bagaimana jika diadakan pelatihan mengenai penyimpanan obat dan materi apa yang diperlukan untuk SDM yang ada saat ini ? 11. Pertama karena jumlah petugasnya cuma satu, jadi aku harus handle semua tugas gudang Menurut Ibu/ Bapak masalah SDM apa sendiri ditambah harus ngerjain yang paling sering terjadi dalam tugas farmasi lainnya. Kedua kegiatan penyimpanan obat? karena waktunya aku ga bisa nungguin distributor dateng sampe malem gitu karena jam kerja aku yang cuma sampe jam 6 12. Bagaimanakah anggaran yang disediakan untuk penyimpanan obat ? Kalo itu sih aku ngga tau soalnya kan keuangan yang nyediain atau ngga nya, paling kalo aku mah kalo butuh apa-apa gitu aku Informan 2 (GF-2) Ya saya sih maunya juga gitu ya, diadakan pelatihan. …tentang sistem penyimpanan itu yang paling dibutuhin bangetemm sama terus kalo digudang tuh pengecekan expired gitu ya sama cara penyimpanan obat yang baik itu seperti apa. Kalo ada cara itu lebih bagus ya perlu untuk diterangin Palingan terkendala itu tadi saat ini pengurus gudang tugasnya tidak hanya mengurusi gudang dia masih juga mengurusi stok obat yang ada ditempat lain juga karena seharusnya memang ada orang yang khusus mengurusi gudang dan fokus digudang serta mengatur gudang termasuk mengenai penyimpanan obat itu kan jadinya dia ngga fokus ya sama pekerjaannya. Ngga ada sih ya, kalo anggaran kan memang lebih banyakan mengarah ke pengadaan obatnya yah, nah paling kalo buat Informan 3 (GF-3) Anggaran sih ngga ya, kita ngga kasih itu anggaran rutin tiap bulan atau pertahunnya ya karena memang menurut No. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) bilang aja ke Kepala Instalasi Farmasinya Informan 2 (GF-2) penyimpanan penganggarannya tu untuk kaya penyediaan fasilitas sama tempat penyimpanan yang layak aja sih. Kalo untuk anggaran secara rutin tiap bulan nya gitu kayanya sih ngga deh 13. Bagaimanakah prosedur kerja untuk proses penyimpanan obat di gudang farmasi RS Mulya ? Iya, itu udah ada tentang penyimpanan obatnya harus gimana aja. Terima obat, nyimpennya, pas keluarin sampe stock opname juga ada sih. Ada bukunya gitu. 14. Bagaimanakah pendokumentasian prosedur tersebut? Ada bukunya gitu ko SPO Kita sudah buat bukunya juga ko untuk prosedur semuanya 15. Siapa sajakah yang menetapkan prosedur kerja tersebut ? yang buat kan dokter Annisa (Kepala Divisi Pelayanan) sama Bu Vera (Kepala Instalasi Farmasi) yah tapi mereka juga nanya juga ke aku gimana pelaksanaannya gitu jadi di sesuaiin biar aku gamapang juga kali ya Kalau yang buat memang saya ya standar operasional prosedurnya, tetapi kan atas persetujuan dan setelah diperiksa sama direktur dan kadiv pelayanan itu dokter Annisa 16. Bagaimana sosialisasi prosedur penyimpanan obat kepada SDM terkait? Udah dikasih tau juga kok ke kita seperti apa ….sosialisasi prosedur kita ada rapat setiap bulannya nah disitu kita sosialisasiin ke semua petugas Kalau prosedur kita sudah buat bukunya itu buku standar prosedur operasional ya ada bukunya juga sih ya, udah ada mulai penerimaan sama penyimpanannya gitu. Informan 3 (GF-3) kami belum perlu itu buat diberikan anggaran jadi tidak ada sejauh ini No. Pertanyaan 17. Menurut Ibu/Bapak bagaimana pelaksanaan prosedur penyimpanan obat tersebut? 18. Dokumen apa saja yang tersedia yang berkaitan dengan penyimpanan obat? 19. Bagaimana kecukupan dokumen tersebut menurut anda? 20. Sarana dan prasarana apa saja yang tersedia untuk pelaksanaan penyimpanan obat ? Jawaban Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) farmasi termasuk petugas gudang Kalau sejauh ini dan setau saya sih ya sudah sesuai dengan prosedur yang ditetapkan itu yah pelaksanaan penyimpanannya tapi Udah mulai aku lakuin sih yang kendalanya itu karena dianya aku inget hahaha (petugas gudang) hanya sendiri jadi kadang ada aja yang ga dilakuin sesuai SPO karena dia juga ribet ya harus handle kerjaan sendiri Ada buku permintaan dan Buku pengeluaran atau defcta pengeluaran, laporan mutasi, biasanya sebutnya, buku laporan penerimaan, laporan penerimaan harian, kartu induk stock opname, kartu induk persediaan, surat keluar obat atau persediaan mutasi, lapran stock opname ya belum cukup ya menurut aku udah cukup sih yang ini aja, kalo tetep perlu kartu stock lah karena lebih dari ini aku bisa lebih biar bisa lebih ketahuan berapa keteteran yah mungkin hahaha yang masuk sama yang keluar setiap harinya Sarana penyimpanan paling sarananya juga paling ya cuma hanya ada gudang farmasi, tapi ya gudang yang minimalis ini aja haha belum ada ruangan petugas gudangnya semuanya masih ..terdiri dari lemari sama kulkas menyatu. …udah ada AC nya yang hanya segitu yah tapi kita ada Informan 3 (GF-3) No. 21. 22. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) juga dilengkapi sama kunci. Tapi buat jendela emang kita ngga pernah buka dan ga bisa dibuka juga yah cuma ada lemari aja yah sama rak-rak. tu lemari kayunya aja 2 biji sama rak begitu 2 biji udah sih Kurang yah ya meskipun masih bagus lemarinya, kalo aku sih Bagaimanakah keadaan dan maunya per-lemari gitu. Kalo di kecukupan sarana dan prasarana sini kan yah meskipun aku udah tersebut dalam menunjang pelaksanaan urutin udah aku pisahin gitu ya penyimpanan obat? tetep aja ujung-ujungnya jadi satu lagi Ya gitu, obatnya jadi numpuk kan naro nya ini dimana itu dimana jadi ya kadang kalo mau ngambil Apakah ada permasalahan berkaitan mau nyari juga susah kan akunya. dengan sarana dan prasarana yang Mesti liatin satu-satu kan kadang menghambat kegiatan penyimpanan juga kita naro suka lupa dimana obat di gudang farmasi RS Mulya ? dimananya kalo raknya banyak obat-obatnya rapih teraturnya kan nyarinya mah jadi gampang Informan 2 (GF-2) pallet ya kan itu harus punya buat dilantai Keadaan dan kecukupannya saat ini sih menurut aku ya belum ideal ya, karena kan idealnya memang sudah ada aturannya apa saja yang harus disediakan Karena sarana dan prasarananya yang hanya terdiri dari lemari yang hanya segitu yah jadi penyimpanan dan pengaturan obatnya itu loh jadi ga bisa diatur dan dipisahkan jenisnya, jangankan jenis dinamain aja susah ya hahaha ya jadi satu lemari buat berbagai macam item deh. kemudian keadaan gudangnya Informan 3 (GF-3) No. Pertanyaan 23. Siapa sajakah pelaksana harian dalam kegiatan penerimaan dan pemeriksaan obat di gudang farmasi RS Mulya tahun 2014? 24. Bagaimana proses penerimaan dan pemeriksaan obat (dari supplier obat) yang dilaksanakan di gudang farmasi RS Mulya tahun 2014? 25. 26. Bagaimana jika obat yang datang tidak sesuai dengan spesifikasi yang dipesan rumah sakit ? Bagaimana proses pencatatan dan pelaporan buku penerimaan obat dan Jawaban Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) juga yang sangat minimalis sekali juga membuat barang yang disimpan itu jadi tidak bisa banyak Cuma aku aja sih petugas gudang. Itu petugas gudang farmasinya aja Kalo aku ngga ada harusnya yang yah, kalo petugas gudang ngga ada nerima bagian itu aset aset gitu harusnya sih bagian purchasing tapi kalo sekarang mah ya yang terima karena mereka yang petugas di instalasi farmasi aja tau obat apa aja yang mereka pesen yang ada. dan yang datang Paling kalo abangnya dateng aku nyari SP (surat pesanan) dulu, terus aku liat faktur abangnya, Pertama dicatet kesesuaiannya samain gitu, ceklis yang ada terus sama faktor kemudian dicek lagi input datanya kalo udah diprint. kualitas barangnya itu seperti apa, lebih keisi, kesesuaian faktor harusnya setelah itu isi buku dengan SP, kalo udh sesuai semua penerimaan obat gitu, nyatet ya diterima tanggal datang obat, distributor, nomor faktur sama total fakturnya tapi akunya ga sempet hehe Biasanya diretur, dituker ke Kalo belum sesuai kita ada proses abangnya sama barang yang retur yaitu barangnya dikembalikan sesuai kita pesen kepada distributor obat itu aku ngga pernah ngisi buku Udah lama ngga di isi yah, …kalo penerimaan obat soalnya kan manajemen maunya buku Informan 3 (GF-3) No. Pertanyaan pelaporannya? 27. Bagaimana pembuatan laporan pembelian? 28. Apa sajakah hambatan selama proses penerimaan obat ? Jawaban Informan 1 (GF-1) isinya hampir sama kaya laporan pembelian obat yang tiap hari aku bikin, ..ngga sempet kalo bikin dua-duanya Informan 2 (GF-2) penerimaan itu tetep kita isi ya buat arsip gudang, karena laporan ini kan nantinya dikasih ke keuangan jadi gudang ngga megang Aku sih palingan nyatetnya cuma nama obat jumlah sama harganya aja di komputer udah nanti abis itu ak print terus dikasih ke bu vera. Diinput gitu di sistem nomer faktur, tanggal faktur, item obatnya, sama nominalnya. Nanti kalo dokumen ini dikasih ke aku sama ke bagian keuangan karena nanti dibuat laporan faktur. dokumen pembelian itu biasanya oh kalo itu sih tiap hari ya dilaporin sih aku inputnya dari sistem gitu ke aku yang dari sistem ini bisa udah ada sistemnya nanti aku kamu liat, jadi petugas gudang tinggal input nama obatnya, bikin print out data obat masuk itu tanggal, distributor, jumlah sama dulu kan uda ada tu di komputernya harga obat. nanti tinggal print. tinggal input aja pertabel kaya Dari hasil print tersebut kemudian nama obat, harganya berapa banyak disatukan dengan faktur dibelinya sama harga keseluruhan pembelian dan itu disatuin gitu itu itu di input terus di print nanti sama nanti dilaporin ke kepala instalasi faktur fakturnya dikasih ke saya farmasi tiap hari Hambatannya ya paling sih kalo sejauh ini sih setau aku ngga ada ya akunya ngga ada, suka bingung Informan 3 (GF-3) No. 29. 30. 31. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) siapa yang harus nerima barangnya, aku kan maunya jelas misalnya aku ngga ada siapa gitu yang nerima jadi kalo ada apa-apa gampang aku nyari taunya.” Siapakah petugas yang bertanggungjawab mengatur tata ruang semua aku (petugas gudang) yang dan menyusun stok obat di gudang lakuin farmasi RS Mulya setiap harinya ? kaya yang biasanya aja palingan FIFO sama FEFO aja sih. …terus yang tablet ya ditaruh dilemari yang itu bareng sama tablet yang lain, ya bareng sama Bagaimana sistem penyusunan obat injeksi juga sih hahaha terus yang yang dilakukan di gudang farmasi RS sirup di lemari itu khusus sirup Mulya? sama infusan deh. Kalo yang kaya salep, obat mata gitu-gitu aku taruhnya didepan sini aja. Bagaimana dengan penggunaan kartu stock pada saat penataan obat? Ruangan sih gini aja ya, emang harus gimana? Haha oh iya ya emang ada ya aku lupa haha. Yaa ngga keburu lah akunya kalo disuruh ngisi kartu Informan 2 (GF-2) penyusunannya oleh petugas gudang farmasi ya penyusunannya oleh petugas gudang farmasi ya. ….sistem penyusunannya kita pake FIFO sama FEFO, untuk FIFO yang masuk duluan dikeluarin duluan, kalo FEFO diliatnya dari yang expired untuk ruangan ya kita terima gitu aja ga ada pengaturan apa-apa kita juga sebenernya udah ada kartu stok obat buat gudang ya tapi ngga berjalan karena memang Informan 3 (GF-3) No. Pertanyaan 32. Bagaimana hambatan yang terjadi selama proses penyusunan obat di gudang farmasi RS Mulya ? 33. Siapa yang bertugas melakukan pengeluaran obat dari gudang farmasi RS Mulya? Jawaban Informan 1 (GF-1) stok gitu juga ini aja uda numpuk Informan 2 (GF-2) petugasnya juga tidak terbiasa untuk mengisi kartu stok seperti itu jadi yang sejauh ini berjalan hanya kartu stok narkotika dan psikotropika saja narkotik sama psikotropik yang ada kartu stocknya jadi habis masuk obatnya aku catet berapa yang masuk, tanggal masuk sama nama distributornya di kartu stock …kalau untuk psikotropika dan narkotika sudah mulai dibiasakan untuk ditulis dikartu stock karena kita banyak kecolongan dan memang karena tidak terlalu banyak jenisnya dan lemarinya terpisah jadi lebih mudah Karena pengorderannya setiap hari Masalahnya lemarinya juga cuma dan ordernya juga sedikit2, segitu aja jadinya ya susah kalo hambatannya itu, barang baru mau disusun dipisahin gitu. Ya disusun sudah harus dikeluarkan jadi aku susun semuatnya aja deh lagi atau bahkan barang yang belum disusun sudah harus keluar lagi.” Pengeluaran juga tugas aku (petugas gudang farmasi) tapi yang keluarin tetep petugas gudang abis ada permintaan dari unit karena semua harus melalui biasanya permintaan pake surat pendataan petugas gudang permintaan gitu atau di buku defecta Informan 3 (GF-3) No. Pertanyaan 34. Bagaimana alur distribusi/pengeluaran obat dari gudang obat sampai ke unitunit lain di RS Mulya ? 35. Bagaimana hambatan yang terjadi saat proses pengeluaran obat? Jawaban Informan 1 (GF-1) Mutasi itu paling sih pertamanya tuh semua unit termasuk apotik bikin permintaan ke aku. Kalo dari unit palingan tu mintanya pake surat permintaan unit tapi kalo dari apotik karena banyak kan pasti permintaannya makanya pake buku defecta namanya. Nah nanti permintaan mereka tu ak liat apa aja, terus aku bikin dulu daftarnya buat laporan juga sih semacam print out gitu print out mutasi abis itu baru deh siapin barangnya terus dikasih ke apotik atau ke unit itu. Eh mereka sih yang aku suruh ambil soalnya agak ribet kalo aku yang ngater Hambatannya tu kalo waktu aku libur atau aku udah pulang kan suka tuh ya ada permintaan obat. karena ada kunci ganda yang ditinggal di apotik jadi petugas apotik suka ada yang ambil obat langsung ke gudang tanpa laporan ke aku dan tanpa mencatat Informan 2 (GF-2) Pengeluaran obat itu memang seharusnya melalui gudang ya karena memang kita menggunakan sistem satu pintu, maupun itu obat langsung kepasien, pengeluarannya juga harus melalui gudang, terus baru itu dimutasi kesini atau ke unit lain. Jadi digudang ada pencatatan barang masuk. Meskipun pada saat itu orang gudangnya tidak ada, kalo ada barang masuk dan keluar harus tetap melalui gudang terlebih dahulu jadi nanti rita (petugas gudang) mencatatnya setelah barang datang atau keluar itu tadi atau kepending pencatatannya Hambatan sih sepertinya ada di pencatatan pengeluaran ya jadi suka pengaruh ke jumlah stok gitu aja sih Informan 3 (GF-3) No. 36. 37. Pertanyaan Bagaimana proses pencatatan buku pengeluaran obat dan pelaporan dalam pelaksanaan distribusi/pengeluaran obat? Bagaimana proses pencatatan surat bukti pengeluaran obat dan pelaporan dalam pelaksanaan distribusi/pengeluaran obat? Jawaban Informan 1 (GF-1) apapun jadi aku bingung pas pendataannya suka ada yang lebih atau kurang gitu defecta mungkin di buku defecta juga tercantum tu obat yang dikeluarin sama aku apa aja tapi ada juga permintaan unitnya gimana dan biasa kita minta lampirin surat permintaan dari situ juga kan buat data obat keluarnya jadi gampang input dikomputer. .nanti inputnya liat ditabel jumlah keluar. Kadang obat yang dikeluarin ngga sesuai sama yang diminta. Bisa lebih banyak atau malah kurang, liat persediaannya dulu kan harus diimbangin. Tapi tetep ditulis berapa yang dikeluarin kalo ngga sama. surat bukti barang keluar biasanya isinya nama obat, jumlah yang dikeluarin sama harga. Itu kan uda ada sistemnya jadi aku Informan 2 (GF-2) …buku itu kita bilangnya defecta jadi emang sih seharusnya ada itu buku pengeluaran lagi tapi sama aja kaya buku defecta isinya. Disitu nanti ada nama obat, jumlah yang diminta, jumlah yang dikeluarkan sama orang gudang sama ada nama unit yang dituju. Buku itu setiap hari diisi sama yang minta dan sama petugas gudangnya Kita nyebutnya mutasi, jadi itu tinggal print aja dari sistem komputer enak tinggal input datanya aja. Data obat nya, yang Informan 3 (GF-3) No. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) tinggal input terus diprint rangkap mau dikeluarin nanti harga muncul 2. Satu buat aku satu buat unit, otomatis itu diprint buat laporan ke namanya mutasi. Diperiksanya aku sama arsip unit harian kalo mutasi gitu sama Kepala Instalasi Farmasi Informan 3 (GF-3) harusnya satu dipegang unit buat arsip kalau ada missing tapi sepertinya unit masih mengabaikan ituhaha 38. Siapa yang bertanggung jawab …bareng-bareng sih mulai dari Bagian keuangan didampingi saya melaksanakan stock opname di gudang aku, kepala instalasi farmasi sama (Kepala Instalasi Farmasi) sama farmasi RS Mulya? bagian keuangan. petugas gudang 39. Kapan pelaksanaan stock opname di gudang farmasi dilakukan? Biasanya sih 3 bulan sekali, tapi ngga tentu juga sih 3 bulan sekali atau sesuai edaran direktur RS 40. Bagaimana proses stock opname obat yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya? Stock opname tu kaya nyamain barang gitu sih, yang fisiknya ada digudang sama yang ada di data komputer nah biasanya bisa Stok opname itu sebenernya kita kaya diaudit ya. Orang keuangan akan memeriksa kecocokan dikomputer jumlahnya ada berapa …..biasanya bagian keuangan tapi nanti kita juga rolling siapa yang harus stock opname disana terus juga harus ada kepala instalsi farmasinya sama petugas gudangnya itu. Kalo kita 3 bulan sekali untuk keseluruhan gudang tapi untuk yang sampel random itu sebulan sekali Kalau stock opname itu kan kita mencocokkan ya antara jumlah fisik obat nih yang ada digudang tu berapa No. 41. 42. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) seharian kalo stock opname soalnya kan obatnya banyak banget yah. Disamain deh tu ya satu-satu sama si orang yang stock opnamenya, biasanya keuangan tu Untuk dokumen penerimaan yang sama faktur, laporan mutasi sama buku defecta atau buku-buku permintaan itu aku (petugas gudang) harus laporin setiap hari ke Kepala Instalasi Farmasi. Tapi Bagaimana untuk pelaporan dokumen kalo kartu stok induk yang berkaitan dengan penyimpanan diperiksanya per minggu aja. Nah obat? kalo stock opname sama laporan faktur yang buat kepala instalasi farmasi. Laporan stok opnamenya itu dilaporin abis stok opname Cuma aku ngga tau ke siapa, yang faktur sebulan sekali pas akhir bulan Menurut anda, mengapa ada perbedaan ada aja ya pasti yang beda kadang Informan 2 (GF-2) dan stok obat fisiknya ada berapa dan harus sesuai jumlahnya kalo sampe ada selisih dicari tau selisihnya itu kemana sampe ketemu jawabannya nanti kita lihat berapa persen selisihnya apakah masih bisa ditoleransi dari berapa item yang kita cek selisihnya berapa Informan 3 (GF-3) jumlahnya sama yang ada di sistem atau datanya petugas gudang itu. Kita lihat tu yah sesuai atau enggak. Kalo sampai ada yang ngga sama ya kita suruh analisis tu sama mereka kenapa bisa ngga sama begitu kan seharusnya sama dong yang aku buat kan laporan stok opname itu setiap abis kegiatan stok opname biasanya seminggu sampai sebulan setelah stok opname dilaporin ke kadiv pelayanan sama ke bagian keuangan terus ke direktur RS. Buat laporan faktur cuma dilaporin ke bagian keuangan setiap akhir bulan. Terus aku ngecek persediaan tiap seminggu sekali sisanya setiap hari aku minta laporannya buat permintaan sama mutasi untuk laporan mutasi ya itu dilaporin pasti ke direktur setelah laporan saya terima habis stock opname itu ….biasanya suka beda hasilnya tu itu biasanya kalo ngga sama No. Pertanyaan antara jumlah stock obat di pencatatan dengan stock fisik obat di gudang farmasi? 43. Bagaimana pencatatan hasil stock opname yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya ? Jawaban Informan 1 (GF-1) karena ada yang ga kecatet kaya yang tadi aku bilang misalnya ngambil ga ada aku suka pada seenaknya aja nyatet dimana dimana malah kadang ga nyatet jadi aku juga ribet Informan 2 (GF-2) suka pada saat obat keluar gitu misalnya ada yang kelupaan dicatet jadi gitu missing datanya Yang mencatat itu bagian Itu ditulis jumlah fisiknya sama keuangan kita cuma ditanya tanya selisihnya sama bagian keuangan aja sama ngasih print out data dari nanti abis itu kita analisis sistem komputer Informan 3 (GF-3) tu ya apa si petugas tu ngga nyatetin tu apa aja yang keluar obatnya, atau pas ada obat dateng nih si petugas kesibukan jadi lupa inputin datanya atau bisa juga adabarang yang bukan milik gudang barang contoh misalnya eh masuk di taruh dilemari bareng sama barang gudang ya jadi rancu pencatatannya. Harusnya petugasnya kan bisa lebih teliti dan tidak ceroboh kalau bekerja seperti itu jadi kita juga bisa dapet hasli nya pasti Stok opname kita yang nulisin tu jumlahnya ya. Nanti kita ngisi jumlah fisik nya berapa karena kan yang kartu stock itu uda keisi otomatis ya pas di print. Sama bagian selisih No. 44. 45. 46. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) Informan 2 (GF-2) Laporannya nanti kayanya sih dilaporinnya ke dokter anisa kan dia kadiv pelayanannya kayanya sih gitu hahaha soalnya aku ngga tau no kalo laporannya gimana. Laporannya nanti abis aku buat dikasih ke dr. anisa, terus ke bagian keuangan sama ke direktur Menurut anda, mengapa ditemukan banyak obat kadaluarsa di gudang farmasi RS Mulya? …aku juga males meriksa obat yang ED gitu karena letak obatnya ga beraturan kan kalo ngecek satu-satu lama hanya kalau ditemukan disingkirkan saja nanti setealah stock opname baru kita data. Ya memang belum ada pendataan yang rutinnya jadi kamu tadi kan data sendiri haha Mengapa bisa terjadi death stock atau stock mati di gudang farmasi RS Mulya? biasanya kalo ngga dipake lagi itu karena bermasalah, ya sama dokter atau perusahaan obat. misalnya kontrak dokter sama perusahaannya udah ngga …itu kebiasaan dokter jadi diliat juga kan dari penyakitnya gimana yang lagi sering sakit apa ya obatnya yang keluar nyesuain aja Bagaimana pelaporan hasil stock opname yang dilakukan di gudang farmasi RS Mulya ? Informan 3 (GF-3) barangnya itu kita isi nanti kalau harganya itu setelah kita selesai kita kasih form ini ke petugas gudangnya nanti dia sama kepala instalsinya itu bu vera yang mengisi tu ini harga harganya buat nanti laporin lagi ke kitanya. Dilaporin ke kita yah nantinya itu tu dari apotekernya terus nanti kita kasih ke direktur. No. Pertanyaan Jawaban Informan 1 (GF-1) diperpanjang. Atau ya karena trend penyakitnya aja jadi obatnya belum dipake-pake lagi …semuanya kan sama aja, kita mesen obatnya juga ga lama jaraknya. Datengnya juga ga beda lama sih jadi pasti tanggal ED nya sama aja. Jadi mau pake FIFO FEFO atau ngga ya sama aja 47. Mengapa dalam kegiatan pengeluaran obat petugas tidak menggunakan sistem FIFO atau FEFO? 48. Bagaimana pengisian kartu induk obat gudang farmasi? ini kartu induk persediaan adanya disistem aja sih paling dan langsung connect ke komputer bu vera jadi bisa langsung dicek Bagaimana pengisian kartu stok obat? iya ya ada sih tapi tuh di map aja ngga pernah diisi soalnya aku ga ada waktu buat ngisinya ketumpuk kerjaan yang lain soalnya 49. Informan 2 (GF-2) ya mungkin karena petugas gudangnya merasa tanggal ED nya sama ya karena tiap obat dateng waktu nya juga paling selang 3 hari kan, ya harusnya sih tetep dilakuin FIFO sama FEFO ya ada di komputer kalo stock opname nanti kita print oh sama pas laporan ke aku diprint nanti di satuin dalam map gitu datanya itu. Isinya nama obat jumlah obat harga satuan sama harga total kita juga ada kartu stock obat tapi ga berjalan sih ya pencatatannya. Di kartu stock tu ada data nama obat, jumlah obat masuk, keluar sama sisanya dan harusnya itu diisi semua ya kalo ada obat masuk atau keluar Informan 3 (GF-3) Lampiran 4 MATRIKS TRIANGULASI DATA Sumber Data No. Data 1. Sumber Daya Manusia a. Jumlah SDM b. Kedisiplinan SDM Observasi Wawancara Telaah Dokumen Hanya terdapat 1 orang petugas gudang farmasi dan seorang apoteker yang bertanggung jawab terhadap gudang farmasi 1 orang petugas gudang yang mengurusi semua kegiatan penyimpanan dan ini dirasa informan masih kurang cukup dan kurang ideal. Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi disebutkan bahwa petugas gudang farmasi terdiri dari 1 orang petugas gudang yang harus bertanggung jawab kepada Kepala Instalasi Farmasi sebagai pemegang tanggung jawab gudang farmasi - Biasa petugas datang 10 atau 5 menit sebelum jam kerjanya. - Ada beberapa poin dalam SOP penerimaan obat dan penyusunan obat yang tidak dilakukan sesuai dengan SOP yang ada. - Ada beberapa tugas seperti penyusunan obat ke rak - Petugasgudang merasa tidak sanggup jika harus bekerja mengikuti jam yang ditetapkan pihak manajemen RS karena petugas gudang masih melanjutkan pendidikannya, sehingga jadwal kerja disesuaikan dengan jadwal petugas. - Terkadang petugas lupa poin dalam SOP Berdasarkan SOP Instalasi Farmasi Bagian Pelaksana Tugas Gudang Farmasi RS Mulya disebutkan bahwa: - Petugas gudang farmasi bekerja mulai dari pukul 09.00-18.00 - Petugas gudang harus bekerja sesuai dengan SOP yang berlaku Hasil Jumlah SDM gudang farmasi : - 1 orang petugas gudang - 1 orang penanggung jawab gudang yang merangkap sebagai Kepala Instalasi Farmasi Jumlah ini dirasa masih kurang cukup ideal untuk melaksanakan seluruh kegiatan penyimpanandi gudang farmasi RS Mulya. Dilihat dari jam kedatangan petugas, petugas gudang sudah datang selalu tepat waktu, namun jam kerja petugas tidak bisa mengikuti aturan yang sudah ditetapkan pihak manajemen RS Mulya. Deskripsi kerja petugas hingga saat ini masih simpang siur dan petugas sering mendapat tugas tambahan diluar tugas yang tertera dalam deskripsi kerjanya sehingga petugas Sumber Data No. Data Observasi penyimpanan setelah diterima yang terkadang ditundatunda c. Kesesuaian Keterampilan dan Pengetahuan SDM terkait pekerjaannya - Petugas tidak mengalami kesulitan dalam melaksanakan tugasnya. Wawancara Telaah Dokumen yang sudah ditetapkan sehingga petugas tidak melaksanakan poin dalam SOP tersebut. - Banyaknya pekerjaan yang tertunda diakibatkan deskripsi kerja yang simpang siur dan banyaknya tugas yang harus di handle oleh petugas. - Pendidikan terakhir petugas gudang adalah SMF (Sekolah Menengah Farmasi) - Petugas tidak merasa kesulitan dalam melaksanakan tugas yang diberikan padanya - Keterampilan dan pengetahuan petugas masih dinilai standar sehingga masih dibutuhkan pelatihan tentang cara penyimpanan obat yang baik bagi petugas. Hasil sering menunda pekerjaannya untuk mengerjakan tugas lain yang diberikan padanya. - Petugas gudang farmasi sudah memiliki keterampilan dan pengetahuan yang cukup berkaitan dengan kegiatan penyimpanan obat, meskipun masih membutuhkan pelatihan terkait cara penyimpanan obat yang baik. Sumber Data No. 2. 3. 4. Data Anggaran Prosedur Dokumen Hasil Observasi Wawancara Telaah Dokumen Tidak dapat diobservasi Tidak tersedia anggaran untuk penyimpanan obat Tidak terdapat dokumen berkaitan dengan anggaran penyimpanan obat Tidak ada anggaran khusus yang disediakan pihak manajemen RS Mulya untuk penyimpanan obat. SOP sudah dibuat dan disosialisasikan kepada petugas gudang farmasi dan seluruh petugas di unit instalasi farmasi saat rapat bulanan. Pembuatan SOP berkaitan dengan penyimpanan gudang sudah disesuaikan dengan keadaan digudang farmasi. SOP yang berkaitan dengan penyimpanan di gudang farmasi berdasarkan Surat Keputusan Direktur RS Mulya tentang Pelayanan Instalasi Farmasi No.083/SK/DIR/RSM/YANMED/II/2012 terdiri dari : - SOP tugas petugas gudang farmasi - SOP Penerimaan Obat - SOP Pengaturan Penyusunan Obat - SOP Pengeluaran Obat - SOP Stock Opname Obat Sudah terdapat SOP yang berkaitan dengan penyimpanan obat di gudang farmasi namun belum sepenuhnya dilaksanakan oleh petugas gudang farmasi. Dokumen SOP sudah tersedia dan disimpan di unit Instalasi Farmasi RS Mulya, SOP penyimpanan menyatu dengan SOP Pelayanan Instalasi Farmasi. Namun, belum sepenuhnya dilaksanakan oleh petugas gudang farmasi. SOP terdiri dari : - SOP tugas petugas gudang farmasi - SOP Penerimaan Obat - SOP Pengaturan Penyusunan Obat - SOP Pengeluaran Obat - SOP Stock Opname Obat Dokumen penyimpanan yang tersedia di gudang farmasi terdiri dari : - Buku Harian Penerimaan Obat Dokumen yang tersedia terdiri dari : - Buku Harian Penerimaan Obat - Buku Harian - - Buku Harian Penerimaan Obat Berisi: nomor faktur, nama distributor, hari/tanggal barang diterima dan total pembelian. Buku Harian Pengeluaran Obat/ Dokumen yang tersedia masih ada yang belum diisi secara rutin oleh petugas gudang farmasi RS Mulya. Sumber Data No. Data Observasi - Buku Harian Pengeluaran Obat/ Buku Defecta Kartu Induk Persediaan Kartu Stock Obat Surat Bukti Barang Keluar Dokumen Hasil Stock Opname Namun untuk buku harian penerimaan dan kartu stok obat seringkali tidak diisi oleh petugas. 5. Sarana dan Prasarana Sarana dan prasana yang terdapat digudang farmasi masih belum cukup dan belum sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Wawancara - Pengeluaran Obat/ Buku Defecta Kartu Induk Persediaan Kartu Stock Obat Surat Bukti Barang Keluar Dokumen Hasil Stock Opname Semua dokumen penyimpan yang tersedia sudah mencukupi untuk kegiatan penyimpanan, namun masih tetap membutuhkan kartu stok untuk melengkapi pencatatan. Sarana dan prasarana penyimpanan masih dinilai informan kurang cukup, dengan sarana dan prasarana penyimpanan yang ada sekarang petugas masih merasa kesulitan dalam melakukan penyimpanan Telaah Dokumen - - - Hasil Buku Defecta, berisi : Nomor, nama obat yang diminta oleh unit, jumlah yang tersisa di unit, jumlah yang diminta dan ttd petugas yang meminta serta petugas gudang. Kartu Induk Persediaan Berisi : nama obat, distributor dan jumlah persediaan obat di gudang Kartu Stock Obat Berisi : tanggal keluar obat, tanggal masuk obat, jumlah obat masuk, jumlah obat keluar. Surat Bukti Barang Keluar Berisi : unit yang dituju, tanggal obat keluar, nama petugas, nama obat, jumlah obat yang dikeluarkan, harga obat dan total harga obat yang keluar. Dokumen Hasil Stock Opname Berisi : tanggal stock opname, jumlah obat kadaluarsa/rusak, jumlah dan nama obat yang tidak sesuai jumlahnya serta tanda tangan kepala instalasi farmasi - Sarana dan prasarana penyimpanan masih kurang memadai dan kurang sesuai dengan pedoman penyimpanan obat yang dibuat oleh Dirjend Bina Farmasi dan Alat Kesehatan tahun 2010. Keterbatasan ini menghambat kegiatan penyimpanan di Sumber Data No. 6. 7. Data Penerimaan Obat Penyusunan Obat Observasi Pada kegiatan peneriaan obat petugas hanya memeriksa kesesuaian jumlah obat yang datang, pada faktur dan jumlah obat yang dipesan saja petugas tidak melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa dan keadaan obat yang baru datang. Seharusnya petugas juga melakukan pencatatan pada buku penerimaan obat namun petugas tidak melakukannya. Kegiatan penyusunan obat yang dilakukan di gudang farmasi belum memperhatikan urutan abjad obat dan belum memperhatikan jenis. Penyusunannya hanya dipisahkan berdasarkan sediaan obat (sirup, tablet dan injeksi) namun peletakknya masih belum terpisah. Obat yang diletakkan di lantai belum Wawancara Telaah Dokumen Hasil obat di gudang farmasi. gudang farmasi. Kegiatan penerimaan yang dilakukan terdiri dari : - Pemeriksaan kesesuaian jumlah barang yang datang dengan faktur - Pemeriksaan kesesuaian jumlah barang yang datang dengan surat pemesanan - Kemudian diinput ke sistem kartu stok induk Tidak ada pengisian terhadap buku harian penerimaan obat. Hanya melakukan input pada sistem kartu induk persediaan obat. Penerimaan obat yang dilakukan di gudang farmasi belum sesuai dengan SOP yang ditetapkan RS Mulya, petugas tidak melakukan pemeriksaan terhadap tanggal kadaluarsa dan keadaan obat yang baru datang. Seharusnya petugas juga melakukan pencatatan pada buku penerimaan obat namun petugas tidak melakukannya. - Penyusunan obat belum sesuai dengan sistem yang dibuat oleh pedoman dirjend Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2010. Obat-obatan belum disusun berdaskan abjad ataupun jenis dikarenakan jumlah lemari obat yang belum mencukupi. Selain itu dikarenakan petugas tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan penyusunan obat di lemari. Sumber Data No. Data Observasi Wawancara Telaah Dokumen Hasil menggunakan pallet. Lemarinya disusun membentuk satu garis lurus tanpa sekat dan berlorong. 8. 9. Pengeluaran Obat Kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan oleh petugas gudang yaitu pemeriksaan jumlah obat yang diminta pada buku defecta/pengeluaran, memeriksa jumlah stok obat di gudang, menyiapkan obat yang diminta, menghubungi petugas gudang dan mencetak surat pengeluaran obat. Stock Opname Obat Kegiatan stock opname merupakan kegiatan pemeriksaan kesesuaian jumlah obat dengan pencatatan yang ada. Dilakukan oleh bagian keuangan RS. Kegiatannya terdiri dari: - Mencetak data Pengeluaran obat dilakukan oleh petugas gudang farmasi atas permintaan dari unit yang membutuhkan dengan menggunakan sistem 1 pintu. kegiatan pengeluaran terdiri dari : yaitu pemeriksaan jumlah obat yang diminta pada buku defecta/ pengeluaran, memeriksa jumlah stok obat di gudang, menyiapkan obat yang diminta, menghubungi petugas gudang dan mencetak surat pengeluaran obat. Merupakan audit terhadap kesesuaian jumlah obat di gudang. dilakukan setiap 3 bulan sekali atau berdasarkan keputusan direktur RS. Kegiatannya terdiri dari : - Mencetak data Dokumen pengeluaran terdiri dari buku harian pengeluaran obat dan surat pengeluaran obat yang biasa disebut mutasi obat. kedua dokumen ini selalu diisi secara rutin setiap kali obat dikeluarkan. Meskipun kegiatan pengeluaran obat yang dilakukan di gudang farmasi menggunakan sistem 1 pintu dan pencatatannya dilakukan secara ruti, namun terkadang masih ada pencatatan yang salah terutama pada obatobatan yang dibeli secara cito sehingga menyebabkan terkadang jumlah obat tidak sesuai. Berdasarkan SOP stock opname gudang seharusnya dilakukan setiap 2 bulan sekali tanpa harus menunggu perintah dari Direktur RS. Kegiatannya terdiri dari: - Menyamakan jumlah stok di gudang dengan data - Mengecek dan mencatat obat rusak/kadaluarsa Pelaksanaan stock opname belum sesuai dengan SOP yang sudah ditetapkan dan pembuatan laporan stock opname pun terkadang terlambat. Sumber Data No. 10. 11. Data Pelaporan Dokumen Obat Obat Kadaluarsa/Rusak Observasi Wawancara jumlah obat dari jumlah obat dari kartu persediaan kartu persediaan induk induk - Menyamakan - Menyamakan jumlah jumlah stok di stok di gudang gudang dengan data dengan data yang yang dicetak dicetak - Mengecek dan - Mengecek dan mencatat obat mencatat obat rusak/kadaluarsa rusak/kadaluarsa - Memberikan hasil - Membuat laporan tersebut ke kepala stok opname. instalasi farmasi untuk selanjutnya dibuat laporan. Pelaporan dokumen yang berkaitan dengan Pelaporan-pelaporan penyimpanan dilakukan tersebut dilakukan secara secara berkala meskipun berkala dan selalu pada pelaksanaanya dilakukan secara rutin masih belum tepat waktu oleh petugas gudang (dapat dilihat pada farmasi. lampiran tabel observasi) Jumlah obat kadaluarsa Terdapat obat yang yang ditemukan di kadaluarsa dan rusak di gudang farmasi selama gudang farmasi namun bulan Mei 2014 adalah untuk jumlahnya tidak 23 jenis dan 2 jenis obat diketahui karena belum yang dalam keadaan ada stock opname rusak. Sementara itu gudang farmasi di bulan total jenis obat ini. obat kadaluarsa Telaah Dokumen Hasil - Pelaporan dokumen yang berkaitan dengan penyimpanan dilakukan secara berkala dan pada pelaksanaanya masih belum dilakukan secara tepat waktu. Belum ada data obat kadaluarsa dan rusak untuk periode bulan Mei 2014. Total obat di gudang farmasi berdasarkan formularium obat adalah 1032 jenis obat. Jumlah obat kadaluarsa dan rusak adalah sebanyak 25 jenis obat dari 1032 obat yang terdapat digudang farmasi RS Mulya dan besarnya kerugian mencapai 5.651.633 rupiah. Sumber Data No. Data Observasi Wawancara Hasil seluruhnya yang terdapat di gudang farmasi adalah 1032 jenis obat. 12. 13. menurut informan terjadi karena tidak pernah dilakukan pemeriksaan oleh petugas gudang secara berkala sehingga jika ada obat kadaluarsa/ rusak baru dapat diketahui saat stok opname obat. Tidak pernah ada pemeriksaan terhadap Jumlah obat death stock obat death stock dan yang ditemukan di tidak pernah ada gudang farmasi selama penyelidikan terhadap bulan Mei 2014 adalah obat death stock. Namun Obat Death Stock 14 jenis obat. Sementara biasanya death stok itu total jenis obat terjadi karena dokter/unit seluruhnya yang terdapat menghentikan pemakaian di gudang farmasi obat tersebut dan adalah 1032 jenis obat. menggantinya dengan obat jenis lain atau karena trend penyakit. Jumlah obat fast moving Pemeriksaan kesesuaian yang tidak sesuai jumlah hanya dilakukan pencatatan dengan saat stok opname. jumlahnya adalah 12 Menurut informan Kesesuaian Jumlah Stok jenis obat. Sementara itu biasanya ketidak sesuaian Obat (Catatan dan total jenis obat fast ini terjadi karena petugas Fisik) moving seluruhnya yang gudang lupa melakukan terdapat di gudang pencatatan saat obat farmasi adalah 52 jenis keluar atau ada obat obat. sampel yang masuk Telaah Dokumen Dari resep yang dikeluarkan selama 3 bulan terakhir diketahui sebanyak 14 jenis obat tidak mengalami transaksi. Total obat di gudang farmasi berdasarkan formularium obat adalah 1032 jenis obat. Jumlah obat death stock yang ditemukan di gudang farmasi selama bulan Mei 2014 adalah 14 jenis obat atau sebesar 1,36%. Hal ini dikarenakan dokter/unit menghentikan pemakaian obat tersebut dan menggantinya dengan obat jenis lain atau karena trend penyakit Berdasarkan hasil telaah pada surat pemesanan obat instalasi farmasi terdapat 52 jenis obat yang sering dipesan dan masuk dalam kategori obat fast moving. Dari hasil telaah dokumen kartu stock induk diketahui terdapat 12 jenis obat yang tidak sesuai jumlahnya antara pencatatan dengan stock fisik di gudang. Jumlah obat fast moving yang tidak sesuai pencatatan dengan jumlahnya di gudang farmasi adalah sebanyak 12 jenis obat atau nilai ketidaksesuaiannya sebesar 23,1%. Hal ini dikarenakan terkadang karena petugas gudang lupa melakukan pencatatan saat obat keluar atau ada obat Sumber Data No. 14. Data Sistem Pengeluaran FIFO/FEFO Observasi Wawancara Belum menerapkan sistem FIFO/FEFO saat melakukaan pengeluaran obat. petugas hanya mengambil obat yang berdasarkan urutan yang paling depan. Sementara itu, penyusunan obat di lemari penyimpanan juga belum berdasarkan sistem FIFO/FEFO kedalam pencatatan dan karena tidak diberlakukannya sistem kartu stock obat. Pengeluaran obat dilakukan berdasarkan urutan obatnya saja yang paling depan keluarin duluan atau sesukanya saja. Hal ini dilakukan karena menurut informan tanggal kadaluarsa obat sama saja karena tanggal pemesanannya tidak berbeda jauh. Telaah Dokumen Hasil sampel yang masuk kedalam pencatatan dan karena tidak diberlakukannya sistem kartu stock obat. - Belum menggunakan sistem FIFO/FEFO hal ini dikarenakan petugas menganggap tanggal kadaluuarsa obat semuanya sama saja. Lampiran 5 Daftar Jenis Obat Rusak dan Kadaluarsa di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014) No. Nama Obat 1 Lanmer Meropenem Injeksi 1 gr Ceftizoxime Injeksi Danocrine 200 mg Cholespar 20 mg tab Thrumbo Aspilets Ceteron 4 Injeksi Dumin 250 mg/4ml Mikaject 500 Injeksi Adona (AC-17) Injeksi Catapres 150 mcg/ml Fargoxin Digoxin Morfina Injeksi Epinehrine Injeksi Herbesser Powder Injeksi Kalmetasone Pectocil Ewmoa Medi-Klin TR Sacet Buscotica Injeksi Vomerin Domperidon Novosta 20 Prenamia Ostelox 7,5 Tablet 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 22 Tanggal Expired Juni 2013 2 box Februari 2013 Maret 2013 Maret 2013 April 2013 Februari 2013 Juli 2013 Mei 2013 Juli 2013 Juli 2013 September 2013 September 2013 Januari 2013 Januari 2013 2 100 1 1 1 1 1 1 1 1 1 9 1 Juni 2013 Februari 2014 Mei 2014 Maret 2014 Juli 2013 Juli 2013 Januari 2014 Juni 2013 April 2014 1 1 10 1 1 2 1 1 1 Jumlah Harga Beli Total Rp 506,000 Rp 1,012,000 box Caps box box box tube vial vial vial vial vial vial vial Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 275,000 11,447 632,500 86,625 121,733 18,700 178,750 26,732 48,146 41,100 10,498 3,022 297,000 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 550,000 1,144,700 632,500 86,625 121,733 18,700 178,750 26,732 48,146 41,100 10,498 27,198 297,000 vial Stripe Caps box box box box box box Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 5,830 32,083 39,800 38,700 165,000 132,000 316,250 112,063 124,025 Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp Rp 5,830 32,083 398,000 38,700 165,000 264,000 316,250 112,063 124,025 Total Rp 5,651,633 Perhitungan Persentase Obat Rusak dan Kadaluarsa ๐ฝ๐ข๐๐๐โ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก ๐๐๐๐๐๐ข๐๐๐ ๐ / ๐๐ข๐ ๐๐ ๐๐๐ก๐๐ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก 22 1032 x 100 % = 2,2 % x 100 % Lampiran 6 Daftar Jumlah Obat Fast Moving dan Kesesuaian Jumlahnya di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014) No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 Nama Obat Imunos Plus Imunos Orezinc sirup Elkana L-Zinc Zamel Apialys sirup Benutrion Ev. Infus Sanmol Infus Dehidralyte Sanmol drop Lapicef 250 Lapicef 125 Amoxan forte Amoxan sirup Sanmol tablet Cefila drop Promavit Imunos tablet Imunos Plus tablet Provital tablet Imboost Force tablet Elkana CL sirup Amoxan sirup Amoxan forte Asam Mefenamat Mefinal 250 mg tablet Mefinal 500 mg tablet Omeprazole tablet Lansoprazole tablet Trilac Ataroc Alegi tablet Tramenza tablet Stok Fisik di Gudang 4 2 0 2 0 4 0 12 28 36 0 0 0 0 0 0 0 120 0 0 0 30 2 0 0 0 0 0 0 0 0 200 0 0 botol botol botol botol botol botol botol tablet Capsul tablet botol botol tablet Data Stok di Komputer 4 2 0 2 -1 4 0 16 29 36 0 0 0 0 0 100 0 120 0 0 0 0 2 0 0 0 0 0 150 -150 0 200 0 0 botol botol botol botol botol botol botol botol tablet Capsul tablet botol tablet tablet tablet Selisih 0 0 0 0 -1 0 0 -4 -1 0 0 0 0 0 0 -100 0 0 0 0 0 30 0 0 0 0 0 0 -150 -150 0 0 0 0 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 Provital plus Sumagesic tablet Lameson 4mg Injeksi Metvell tablet Acran 300 tablet Gastrolan tablet Clindamycin 300 tablet Cefixime 100 Cefixime 200 Vomistop FT L-Bio Lameson 8 tablet Lameson 16 tablet Ondansetron 8 ml Injeksi Ketopain injeksi Gracef Injeksi Topazol Injeksi Oxyla Injeksi Pantoprazole Injeksi 0 200 0 90 60 40 0 0 0 30 30 0 0 90 25 10 4 40 0 tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet ampul ampul box ampul ampul ampul -50 200 0 90 90 40 0 0 0 30 30 100 100 0 25 10 4 40 28 tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet tablet ampul ampul box ampul ampul ampul -50 0 0 0 -30 0 0 0 0 0 0 -100 -100 90 0 0 0 0 -28 Perhitungan Ketidaksesuaian Jumlah Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ๐ฝ๐ข๐๐๐โ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก๐๐๐ ๐ก ๐๐๐ฃ๐๐๐ ๐ก๐๐๐๐ ๐ ๐๐ ๐ข๐๐ ๐๐๐ก๐๐ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก ๐๐๐ ๐ก ๐๐๐ฃ๐๐๐ 12 52 x 100 % x 100 % = 23,1 % Perhitungan Kesesuaian Pencatatan Obat di Gudang Farmasi RS Mulya ๐ฝ๐ข๐๐๐โ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก๐๐๐ ๐ก ๐๐๐ฃ๐๐๐ ๐ ๐๐ ๐ข๐๐ ๐๐๐ก๐๐ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก ๐๐๐ ๐ก ๐๐๐ฃ๐๐๐ 40 52 x 100 % = 76,9 % x 100 % Lampiran 7 Daftar Obat Death Stock di Gudang Farmasi Rumah Sakit Mulya (Mei 2014) No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Nama Obat Meropenom Injeksi Fluconazole Cabiven Manitol Infus Albuman Infus Triofusin Kidmin 7,2 Infus Nimotop Infus Pan-Amin Infus Becomzer Capsule Nutrimama 1 Nutrimama 2 Nutrimama 3 Vitamin A 6000 SI Jumlah Stock 4 6 6 20 100 5 3 1 6 3 2 3 2 2 Vial Dus Vial Botol Botol Vial Vial Vial Vial Box Box Box Box Botol Perhitungan Obat Death Stock di Gudang Farmasi RS Mulya ๐ฝ๐ข๐๐๐โ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก ๐๐๐๐กโ ๐ ๐ก๐๐๐ ๐๐๐ก๐๐ ๐๐๐๐๐ ๐๐๐๐ก 14 1032 x 100 % x 100 % = 1,36 % Lampiran 8 Ruang Gudang Farmasi RS Mulya Meja Kerja Petugas Gudang Farmasi Lemari Penyimpanan Obat & Dokumen Pintu Ruang Gudang Farmasi Rak Penyimpanan Obat Gudang Ventilasi/Jendela Ruang Gudang Kondisi Pendingin Ruangan Gudang Farmasi Pengatur Suhu Ruangan Dokumen Penyimpanan Obat Kartu Stok Obat Gudang Farmasi Surat Obat Keluar/ Mutasi Obat Buku Pengeluaran Obat Laporan Stok Opname Buku Harian Penerimaan Obat Kartu Stok Induk Gudang Farmasi Obat Rusak/Kadaluarsa
