Audit Sumber Daya Manusia - SPI UIN Alauddin Makassar

Muh Amrih, S.E.
Audit SDM adalah pemeriksaan dan penilaian secara
sistematis, obyektif, dan terdokumentasi terhadap fungsifungsi organisasi yang terpengaruh oleh manajeman SDM,
untuk memastikan dipenuhinya azas kesesuaian, efektivitas
dan efisiensi dalam pengeloalaan SDM untuk mendukung
tercapainya sasaran-sasaran fungsional maupun tujuan
organisasi secara keseluruhan.
2
Memperoleh keyakinan bahwa prosedur dan pengadaan
tenaga kerja dilakukan sesuai dengan kebutuhan
organisasi.
Menilai dan memperoleh keyakinan bahwa sistem
personalia yang ada dan pelaksanaannya berjalan
sesuai dengan tujuan organisasi tanpa mengabaikan
kepentingan karyawan.
Menilai sistem penggajian untuk mendapatkan
keyakinan terdapatnya keseimbangan antara prestasi
dan kompensasi bagi karyawan.
Memberikan saran perbaikan atas berbagai kelemahan
yang ditemukan
3
Bagi Pucuk Pimpinan:
menjadi masukkan berharga untuk referensi dalam membuat keputusan
atau merubah kebijakan tentang SDM sehingga pengelolaan SDM dapat
lebih sesuai dengan perencanaan organisasi jangka panjang,
Misalnya:
• Perubahant srategi perencanaan tenaga kerja.
• Perubahan mekanisme rekrutment,
• Penilaian Karyawan,
• Sistem mutasi dan promosi,
• Pelatihan,
• Sistem penggajian,
• Dan lain-lain.
4
Bagi Pimpinan Unit Kerja Non-SDM:
membantu pimpinan unit operasi untuk mengidentifikasi permasalahan
yang dihadapi oleh perusahaan secara keseluruhan maupun secara
spesifik yang dihadapi oleh unit operasi dilihat dari perspektif SDM.
Misalnya:
• Ditemukan ketidak seimbangan dalam pembagian tugas,
tanggungjawab dan kewenangan yang tergambar dalam dalam
struktur organisasi dan berdampak pada hambatan atau ketidak
lancaran penyelesaian tpekerjaan sehari-hari,
5
Bagi Pimpinan Unit Kerja Pengelola SDM:
bermanfaat untuk membantu dalam menetapkan prioritas permasalahan
dan perbaikan manajemen fungsional yang berada dalam wilayah
tanggungjawab unit pengelola SDM.
Misalnya:
• Permasalahan pada kegiatan pelatihan,
• Program orientasi kaeyawan baru,
• Pembuatan peraturan ketenagakerjaan,
• Sistem informasi ketenagakerjaan,
• Dsb.
6
1. Audit SDM dapat dilakukan oleh Auditor Internal yang
telah dibentuk dalam organisasi atau perusahaan
untuk melakukan Audit SDM secara terrencana pada
seluruh fungsi organisasi.
2. Audit SDM dapat dilakukan oleh Manajer SDM atau
spesialis SDM untuk melakukan audit di unit SDM
dengan cara self Assessment, atau di unit non-SDM.
3. Audit SDM dapat dilakukan oleh tenaga ahli
manajemen SDM dari luar perusahaan atas
persetujuan pimpinan perusahaan.
7
Lingkup audit SDM sama luasnya dengan manajemen SDM,
artinya semua aspek manajemesn SDM, mulai dari strategi,
kebijakan, filosofi, prinsip-prinsip sampai fungsi-fungsi
spesifik manajeman SDM bisa menjadi target audit.
Auditor harus memahami manajemen SDM beserta aturan
dan kebijakan yang berlaku dalam organisasi atau
perusahaan.
8
9
Apa yang
dinilai?
Mengapa
dinilai?
Di mana
dinilainya?
Kapan
dinilai?
Siapa yang
menilai?
Bagaimana
menilainya?
10
Sistem Audit SDM
Kebijakan Manajemen Puncak
Prosedur Audit SDM
Perencanaan Audit SDM
11
Sistem Audit SDM
 Rancangan sistem audit yang akan dikembangkan
 Perencanaan operasional audit SDM berupa
program dan penjadwalan audit SDM,
 Persiapan kerja auditor pada tahap pelaksanaan
audit
12
Kebijakan Manajemen Puncak, adalah pernyataan formal pucuk
pimpinan perusahaan yang esensinya adalah memberikan
pengarahan umum dan ringkas tentang hal-hal penting
berkenaan dengan audit SDM dan meminta semua pihak
terkait, terutama para pimpinan unit operasional untuk
mendukung auditor dalam audit SDM
Dapat berupa surat keputusan, atau dimasukkan dalam manual
sistem manajemen perusahaan/organisasi.
13
Prosedur Audit SDM berisi penjelasan mengenai
mekanisme atau tata cara audit SDM, termasuk
pengaturan perangkat audit seperti format-format standar
yang akan digunakan.
Prosedur Audit dan kebijakan manajemen puncak
hendaknya dikomunikasikan ke seluruh pimpinan unit
untuk diketahui dan dipahami.
14
Perencanaan Audit SDM
Audit SDM dapat dilakukan secara terprogram ataupun
secara insidentil.
Audit SDM yang terencana semua unit yang akan diausit
dan jadwal audit disusun dalam program minimal setahun,
Audit SDM di luar program dapat dilakukan atas
permintaan khusus manjemen puncak, atau karena
adanya kasus yang memrlukan perhatian khusus.
15
Riset Terapan (Applied research):
Riset ini dugunakan untuk mengevaluasi aktifitas-aktifitas
SDM. Keakuratan hasil riset sangat bergantung pada desain
dan metode statistik yang digunakan. Melalui riset ini dapat
memperbaiki kinerja departemen.
16
Pendekatan Komparatif (comparative approach):
ini adalah bentuk riset yang sederhana.
 Pendekatan ini menggunakan perusahaan lain sebagai model,
setelah itu membandingkan hasil atau prosedur dengan yang
dari perusahaan lain tersebut.
 Tim audit SDM dapat juga membandingkan perusahan (divisi)
dengan perusahaan atau divisi lainnya guna menyingkap
bidang-bidang yang bekerja buruk.
17
 Pendekatan Otoritas Pihak Luar (outside authority
approach): Auditor dapat menggunakan pendekatan keahlian
yang standarnya ditentukan oleh konsultan atau dari temuan
penelitian yang telah dipublikasikan, kemudian dijadikan
sebagai standar atas kegiatan dan kemudian dievaluasi.
 Konsultan dapat membantu mendiagnosis penyebab
timbulnya masalah.
 Tim audit SDM bergantung pada keahlian-keahlian konsultan
dari luar atau temuan-temuan riset yang dipublikasikan
sebagai suatu standar terhadapnya aktifitas-aktifitas atau
program SDM yang dievaluasi
18
Pendekatan Statistik (stastistical approach):
Melalui pendekatan ini dapat dikembangkan ukuran statistikal
kinerja berdasarkan sistem informasi perusahaan yang ada.
Misalnya, dari catatan yang ada dalam perusahaan
mengungkapkan tingkat ketidak hadiran dan perputaran
karyawan.
 Data ini menunjukkan seberapa baik aktifitas SDM dan
manajer operasi dalam mengendalikan permasalahan ini.
 Pendekatan ini biasanya dilengkapi perbandingan terhadap
informasi eksternal yang dapat dikumpulkan dari
perusahaan lain.
 Informasi ini sering juga dinyatakan sebagai rasio yang
mudah dihitung dan digunakan
19
Pendekatan Kepatuhan (compliance approach) :
Pendekatan ini meninjau praktek-praktek dimasa lalu untuk
menetukan apakah tindakan-tidakan tersebut telah sesuai
atau tidak mengikuti kebijakan dan prosedur perusahaan,
atau bahkan terjadi penyimpangan hukum.
Cara kerjanya adalah dengan mengambil sampel
data/informasi dari formulir kerja, kompensasi, disiplin dan
penilaian kerja.
Tujuan pendekatan ini adalah untuk memastikan apakah para
manajer patuh terhadap peraturan dan ketentuan yang
berlaku di perusahaan.
20
Pendekatan Manajemen Berdasarkan Sasaran (Management by
Objective approach):
Pendekatan terakhir adalah meminta staf SDM dan manajer
menetapkan tujuan sesuai dengan tanggung jawab mereka.
Pendekatan manajemen berdasarkan sasaran ini menciptakan
tujuan khusus terhadap kinerja sehingga dapat diukur.
Selanjutnya diteliti kinerja aktual kemudian membandingkannya
dengan tujuan yang ditetapkan sebelumnya.
21
Observasi, auditor dapat memulai tugasnya dengan
mengamatai secara langsung atas aktivitas organisasi dalam
perspektif manajemen SDM.
Melalui pengamatan auditor dapat mengumpulkan data atau
informasi serta mendeteksi apakah ada gejala penyimpangan
atau kesenjangan yang bersifat kritis, signifikan sehingga
memerlukan perhatian atau perubahan lebih jauh.
22
Wawancara dengan karyawan dan manajer adalah suatu sumber
informasi mengenai aktifitas SDM.
 Komentar mereka membantu tim audit mencari bidang-bidang
yang membutuhkan perbaikan.
 Kritik dari karyawan menunjukkan tindakan yang harus diambil
oleh departemen untuk memenuhi kebutuhan mereka.
 Saran manajer mengungkapkan cara-cara untuk memberikan
mereka service yang lebih baik.
23
Kuesioner
Kuesioner dapat memberikan jawaban yang lebih terbuka,
dan memanfaatkan kuesioner untuk memperluas lingkup
riset daripada wawancara tatap muka yang lebih menyita
waktu, mahal dan sering hanya terbatas pada sedikit orang.
24
Analisis Dokumen
Analisis dokumen SDM yang dapat dilakukan antara lain
dengan meneliti berbagai dokumen terkait pengelolaan SDM
perusahaan, seperti kebijakan umum tentang pengelolaan
SDM, uraian dan spesifikasi jabatan, perhitungan kebutuhan
tenaga kerja, SOP rekrutmen dan seleksi, evaluasi terhadap
hasil pelatihan, formulir penilaian kerja,dan sebagainya.
25
Analisis Histori
Analisis terhadap data histori dapat dilakukan dalam
audit SDM,misalnya dengan membandingkan selection
ratio untuk jabatan tertentu, tingkat kehadiran karyawan,
atau jumlah jam pelatihan per-orang per-tahun selama
beberapa tahun terakhir.
26
Survey
Auditor juga dapat melakukan survey, misalnya untuk
mengetahui tingkat kepuasan kerja karyawan atau
survey terhadap manajer lini terhadap efektivitas
departemen SDM dalam menjalankan fungsinya terkait
pengelolaan SDM.
27
Eksperimen
Audit SDM dapat juga dilakukan melalui eksperimen,
misalnya dengan menerima calon karyawan yang hasil
psiko tes nya kurang disarankan untuk menilai
reliabilitas dan validitas alat tes yang digunakan.
28
Audit
Pendahuluan
Riview dan
Pengujian
Audit
Lanjutan
Pelaporan
Tindak Lanjut
29
1. Audit pendahuluan,
auditor menekankan kegiatan auditnya pada pencarian
informasi latar belakang dan gambaran umum terhadap
program/aktivitas SDM yang di audit.
Informasi yang diperoleh ini nantinya digunakan oleh
auditor untuk mengindentifikasi tujuan sementara audit,
pengembangan kriteria, penyebab, dan akibat dalam
proses audit.
30
2. review dan pengujian pengendalian manajemen
atas program- program SDM,
1) tujuan dari program/akitivitas SDM harus
dinyatakan dengan jelas dan tegas,
2) kualitas dan kuantitas dari SDM yang
melaksanakan program kualifikasi dari SDM yang
terlibat,
3) anggaran program,
4) pedoman/metode kerja,
5) spesifikasi dan deskripsi pekerjaan,
6) standar kinerja program.
31
3. Audit lanjutan,
• dalam tahap ini auditor sudah harus mencari bukti
auditinformasi atau data melalui berbagai cara seperti
penelitian dokumen, wawancara atau observasi ,
• dilakukan analisis dan evaluasi ataus semua informasi atau
data yang dikumpulkan, sehingga mempunyai kekuatan
sebagai bukti audit.
32
4. Pelaporan,
laporan hasil audit harus memuat informasi yang lengkap
atau cukup, bersifat faktual, signifikan dan relevan,
 Informasi faktual adalah informasi yang merupakan fakta
atau kebenaran yang didukung oleh bukti obyektif,
 Bukti obyektif adalah data apa adanya, sesuai kenyataan
yang bisa dikaji untuk membuktikan kebenarannya,
 Informasi signifikan adalah informasi yang mengandung
bobot atau nilai penting untuk ditindaklanjuti,
 Informasi relevan adalah informasi yang terkait dengan
konteks organisasi atau perspektif manajeman SDM
33
Secara umum sistimatika laporan hasil audit SDM
mencakup tiga hal:
1. Pendahuluan
2. Laporan Inti Temuan Audit
3. Penutup
34
Laporan Hasil Audit SDM bentuk narasi:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Judul
Daftar Isi
Ringkasan eksekutif
Masalah Pokok (Tujuan audit, analisis, evaluasi dll)
Kesimpulan dan saran
Batang Tubuh berisi data, fakta, pandangan, alasan
yang menjadi dasar kesimpulan dan saran
7. Sumber Data
8. Lampiran yang dianggap penting
35
Laporan Hasil Audit SDM bentuk tabel:
1. Uraian temuan
2. Bukti-bukti
3. Referensi
4. Skala kekritisan
5. Rekomendasi
36
5. Tindak Lanjut Hasil Audit SDM.
Audit SDM dikatakan efektif bila permasalahan yang sudah
ditemukan dan disampaikan kepada auditi telah
ditindaklanjuti secara tuntas dan efektif
Permasalahan dikatakan tuntas dan efektif bila tindaklanjut
yang direalisasikan menghasilkan perbaikan yang
mengandung nilai manfaat dan permasalahan yang sama
tidak terulang lagi di kemudian hari .
37
Monitoring Tindak Lanjut Hasil Audit SDM:
1. Surat untuk mengingatkan,
2. Disposisi Direksi,
3. Bantuan kepada auditi,
4. Verifikasi Hasil Perbaikan.
38
39
Tiga persoalan pokok yang harus ditangani oleh unit
pengelola SDM dalam kaitan dengan pelaksanaan
tugasnya adalah:
1.Memperoleh tenaga kerja yang tepat
2.Mengembangkan kemampuan tenaga kerja
yang bersangkutan
3.Meningkatkan produktivitas para pegawai
40
Ada lima indikator keberhasilan pengelolaan SDM:
1. Tingkat produktivitas. Semakin tinggi tingkat produktivitas semakin baik
tingkat keberhasilan pengelolaan SDM.
2. Tingkat perputaran karyawan. Semakin rendah perputaran karyawan
(turnover) berarti pengelolaan SDM semakin baik. Perputaran karyawan
yang tinggi mengindikasikan adanya komponen dalam kesepakatan
transaksi tersebut tidak dapat terpenuhi.
3. Tingkat mangkir. Semakin tinggi tingkat mangkir (absentism) berarti
semakin rendah kualitas pengelolaan SDM.
4. Tingkat kepuasan. Tingkat kepuasan juga menjadi ukuran yang penting
dalam pengelolaan SDM.
5. Tingkat kewargaan karyawan. Kewargaan karyawan (employee citizenship)
merupakan ukuran seberapa jauh seorang karyawan menunjukan sikap
dan perilakunya sebagai warga perusahaan yang baik.
41
42