Komunikasi Menggunakan Smart Chart (bagian 2)

Komunikasi Menggunakan Smart Chart (bagian 2)
(disadur dari The Spitfire Strategies Smart Chart 3.0, www.spitfirestrategies.com)
Dalam artikel terdahulu, kita telah membahas dua langkah pertama dari
penyusunan rencana kegiatan komunikasi menggunakan Smart Chart. Kali ini, kita
akan
fokus
membahas
tiga
langkah
terakhir:
(4)
Kegiatan
Komunikasi
(Communication Activities); (5) Indikator Keberhasilan (Measurements of Success);
dan (6) Pengecekan Akhir (Final Reality Check).
LANGKAH EMPAT: KEGIATAN KOMUNIKASI
Identifikasi
taktik/cara/siasat/tindakan/kegiatan
komunikasi
yang
akan
dilakukan, susun kegiatan-kegiatan itu secara berurutan, dan distribusikan tugas
kepada orang-orang yang akan membantu kita menerapkan strategi kita.
1. Kegiatan (Tactics)
Taktik komunikasi adalah bagaimana cara kita menyampaikan pesan kita
kepada sasaran. Taktik bisa berupa pertemuan, website, laporan berkala
(newsletter), koferensi pers, surat, panggilan telepon, iklan, dsb. Usaha komunikasi
terbaik adalah yang menggunakan cara langsung. Cara yang digunakan harus
sejalan dengan tujuan dan sesuai dengan tema dan nuansa yang telah kita tentukan
di langkah sebelumnya. Cara yang digunakan harus realistis.
2. Alokasi Waktu (Timeline)
Tentukan waktu pelaksanaan kegiatan secara realistis. Pastikan bahwa kita
memanfaatkan kesempatan berkomunikasi yang ada secara alami dimana sasaran
dalam kondisi mudah menerima isu yang kita sampaikan sehingga timbul kesediaan
1
untuk bertindak. Ciptakan pula kesempatan berkomunikasi melalui penyelenggaraan
acara, media, dan kegiatan lainnya. Terkadang kesempatan berkomunikasi juga
terjadi tanpa direncanakan sebelumnya. Kondisi ini harus diantisipasi.
3. Tugas (Assignments)
Berikan tugas kepada orang-orang yang akan membantu kita menerapkan
strategi kita. Peran apa yang dapat diambil oleh staf, relawan, mitra dan pemain
kunci lainnya dalam kegiatan komunikasi kita?
4. Anggaran/Dana (Budget)
Waktu dan uang adalah sumber daya yang terbatas. Pikirkan baik-baik dan
realistis berapa banyak uang dan waktu yang akan dialokasikan untuk menerapkan
strategi kita. Analisis internal yang dilakukan di langkah dua dapat memberikan
informasi mengenai kapasitas/kemampuan kita dalam hal dana dan waktu.
LANGKAH LIMA: INDIKATOR KEBERHASILAN
Indikator
keberhasilan
yang
ditentukan
saat
merencanakan
kegiatan
komunikasi dapat membantu ketika kita memantau atau memonitor kegiatan
komunikasi yang sedang berjalan. Kemajuan kita dapat dipantau oleh sasaran
internal seperti staf dan relawan, serta oleh sasaran eksternal semacam penyandang
dana dan pembuat kebijakan.
2
Indikator keberhasilan bisa merupakan campuran antara keluaran (output) dan
hasil (outcome) kegiatan komunikasi. Output adalah ukuran dari usaha yang kita
lakukan, yakni kegiatan yang kita laksanakan untuk mencapai tujuan. Outcome
adalah perubahan yang terjadi yang disebabkan oleh output.
Indikator keberhasilan harus selalu ditinjau dalam keseluruhan program
komunikasi. Jangan menunggu hingga komunikasi selesai dilaksanakan. Intinya
adalah memastikan bahwa pesan kita sampai kepada sasaran dan menyebabkan
sasaran melakukan apa yang kita inginkan. Apabila komunikasi tidak berjalan sesuai
harapan, kita segera dapat mengetahuinya dan mengambil langkah perbaikan
sehingga uang dan waktu kita tidak terbuang percuma.
LANGKAH ENAM: PENGECEKAN AKHIR
Strategi yang dilakukan sejak langkah awal hingga akhir haruslah konsisten.
Beberapa pertanyaan yang dapat diajukan dalam melakukan pengecekan akhir,
antara lain:
 Apakah strategi ini dapat dilaksanakan?
 Apakah sumber daya yang kita miliki mendukung strategi kita? Apakah analisis
internal dan eksternal yang kita lakukan mendukung keputusan yang kita buat?
 Apakah kita memotivasi orang yang tepat untuk mengambil tindakan yang tepat
disaat yang tepat?
 Apakah pilihan-pilihan kita konsisten? Apakah perencanaan yang kita buat
mengalir dari satu kotak ke kotak berikutnya? (Saran: Cobalah menguji keputusan
yang kita ambil dengan langkah mundur, misalnya apakah dengan melaksanakan
kegiatan ini menggunakan pembawa pesan ini, kita akan dapat menyampaikan
pesan yang sesuai dengan tema dan nilai yang dianut oleh sasaran, sehingga
menggerakkan sasaran untuk bertindak.)
3
 Akankah kegiatan yang kita lakukan membantu kita mencapai tujuan? Akankah
kegiatan ini mencapai sasaran yang tepat?
 Apakah kita melakukan upaya persuasi yang terbaik yang memperhatikan gaya
hidup sasaran, memberi harapan, menjadikan sasaran sebagai pahlawan,
memposisikan isu dalam norma sosial, dsb?
 Adakah asumsi atau tebakan, yang dibuat saat menyusun rencana, yang
membutuhkan penyelidikan lebih lanjut?
 Adakah tujuan lain yang harus kita susun dalam Smart Chart terpisah untuk
memastikan bahwa kita mengambil langkah komprehensif guna mencapai visi
kita? Beberapa Smart Chart dapat dikombinasikan sehingga membentuk rencana
komunikasi yang menyeluruh.
 Dapatkah kita mengukur kemajuan kita?
Jika ada pertanyaan di atas yang dijawab dengan tidak, kembalilah dan
rencanakan ulang. (ypi)
4