SNIPTEK 2014 ISBN: 978-602-72850-5

SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
PERANCANGAN SISTEM INFORMASI ABSENSI KARYAWAN
BERBASIS WEB PADA CV.RAFA MANDIRI
JAKARTA
Nu’man Musyaffa
STMIK Nusa Mandiri
[email protected]
ABSTRAK CV. Rafa Mandiri merupakan sebuah
Home Industri yang bergerak dibidang konveksi.
Sistem absensi karyawan pada CV. Rafa Mandiri
masih dilakukan secara manual, dimana terdapat
beberapa hal yang menjadi permasalahan. Adapun
masalah yang terjadi dalam sistem absensi
karyawan CV. Rafa Mandiri yaitu dalam hal
keefektifan dan efisiensi waktu. Proses absensi yang
masih dilakukan secara manual mengakibatkan
sering terjadi kecurangan pada proses absensi
seperti penitipan absen dan pulang sebelum jam
kerja berakhir. Bentuk laporan terkait absensi
karyawan masih berupa hard copy dengan media
kertas sebagai arsip sehingga menyulitkan dalam
pencarian data yang dibutuhkan, dan ada
kemungkinan hilangnya arsip tersebut. Dengan
alasan diatas maka penulis mencoba memberikan
sebuah pemecahan masalah dengan membuat
sistem absensi karyawan menggunakan web yang
dapat mencatat data karyawan, waktu absen masuk
dan keluar, permohonan cuti dan izin, serta
pembuatan laporan otomatis. Penulis juga
menerangkan tahapan pengerjaan, mulai dari
proses
analisa,
perencanaan,
perancangan
menggunakan bahasa pemrograman PHP dan basis
data MySql, hingga tahap implementasi, juga
pendekatan
berorientasi
objek
dengan
menggunakan UML (Unified Modelling Language)
untuk mengetahui data apa saja yang menjadi
masukan dan keluaran pada sistem yang berjalan.
Dengan adanya sistem informasi absensi ini,
diharapkan dapat meminimalkan kendala-kendala
yang terjadi pada sistem sebelumnya.
Kata Kunci: Sistem Absensi Karyawan, Aplikasi
berbasis web, Intranet
sebuah perusahaan, sistem informasi absensi karyawan
sangatlah diperlukan, karena dengan sistem tersebut
perusahaan akan mengetahui data karyawan secara
akurat, juga memudahkan bagian yang berkepentingan
untuk mengurus kegiatan yang berhubungan dengan
perusahaan.
Sistem informasi pada CV. Rafa Mandiri masih
berjalan secara manual dan terdapat beberapa hal yang
menjadi kendala, diantaranya adalah keefektifan dan
efisiensi pendataan karyawan, proses pengabsenan,
bentuk laporan, pengajuan cuti, pengajuan izin masih
berupa hardcopy yang dapat menyulitkan proses
pencarian data, kemungkinan terjadinya kehilangan
arsip, terdapat kecurangan pada proses absensi
diantaranya ada beberapa karyawan yang menitipkan
absennya dan pulang sebelum jam pulang kerja, juga
diperlukan pencatatan ulang ketika membuat laporan
bulanan.
Pada Kecamatan Batuceper ditemukan (Mulyandi
dan Dini (2014:270) ). proses absensi yang berjalan
saat ini masih dilakukan secara manual dalam hal
proses pengolahan data absensi pegawai. Maka dari
itu sering terjadi kecurangan pada proses absensi
seperti penitipan absen dan pulang sebelum jam
kerja berakhir. Proses pengolahan data yang lambat
dapat mengakibatkan lambatnya penyampaian
informasi. Oleh sebab itu diperlukan sistem
infromasi yang dapat memecahkan masalah
tersebut yang cepat dan akurat
Oleh karena itu melalui panelitian ini, penulis ingin
membuat sistem informasi absensi karyawan
berbasis web yang nantinya dapat dimanfaatkan
berkaitan dengan perusahaan Pada CV. Rafa Mandiri
Jakarta.
PENDAHULUAN
Sebuah sistem informasi dan sistem aplikasi yang
terkomputerisasi dapat meningkatkan kinerja kerja dan
mempermudah proses pekerjaan. Dengan adanya
komputer sebagai alat pengolah data, maka perusahaan
ataupun instansi dapat dimaksimalkan kinerjanya. Pada
BAHAN DAN METODE
1. Metode Penelitian
INF.808
SNIPTEK 2014
Suatu penelitian tidak berjalan dengan baik apabila
tidak dilakukan dalam suatu proses yang teratur dan
terarah.
Oleh karena itu diperlukan suatu
metodologi
untuk
melaksanakan
penelitian.
Metodologi penelitian yang digunakan yaitu analisis
penelitian dan metode pengumpulan data,dimana di
dalam analisis penelitian terdapat planning, analisis,
desain, dan implementasi sedangkan di dalam
metode pengumpulan data terdapat observasi,
wawancara dan studi pustaka.
A. Konsep Dasar Sistem Informasi
“sistem informasi merupakan komponen yang
saling bekerja sama untuk mengumpulkan,
mengolah, menyimpan dan menyebarkan informasi
untuk
mendukung
pengambilan
keputusan,
koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan
visualisasi dalam sebuah organisasi”. Dikemukakan
Laudon dan Laudon (2010:46), dan Satzinger
(2010:6) menemukan bahwa sistem informasi
merupakan kumpulan komponen yang saling
berhubungan, yang mengumpulkan, memproses,
menyimpan dan mendistribusikan informasi sebagai
hasil dari informasi”.
B. Absensi
Sistem absensi ditemukan (pohan, 2003) adalah
bukti kehadiran pekerja di tempat kerja untuk
dijadikan acuan dalam penghitungan gaji dan
sebagai penilaian tanggung jawab pekerja. Pekerja
wajib untuk melaksanakan sendiri pencatatan waktu
hadirnya pada mesin pencatat waktu (AMANO) dan
tanda tangan baik pada saat masuk bekerja dan pada
saat meninggalkan tempat pekerjaan.
C. Unified Modelling Language (UML).
“UML
(Unified
Modeling
Language)
dikemukakan Nugroho (2010:6), adalah “bahasa”
pemodelan untuk sistem atau perangkat lunak yang
berparadigma “berorientasi objek”. Pemodelan
(modeling)
sesungguhnya
digunakan
untuk
penyederhanaan permasalahan-permasalahan yang
kompleks sedemikian rupa sehingga lebih mudah
dipelajari dan dipahami” dan ditemukan Herlawati
(2011:10), “bahwa beberapa literature menyebutkan
bahwa UML menyediakan sembilan jenis diagram,
yang lain menyebutkan delapan karena ada
beberapa diagram yang digabung, misanya diagram
komunikasi, diagram urutan dan diagram
pewaktuan digabung menjadi diagram interaksi”.
D. Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Brady dan Loonam (2010), Entity
Relationship diagram (ERD) merupakan teknik
yang digunakan untuk memodelkan kebutuhan
data dari suatu organisasi, biasanya oleh System
ISBN: 978-602-72850-5-7
Analys dalam tahap analisis persyaratan proyek
pengembangan system. Sementara seolah-olah
teknik diagram atau alat peraga memberikan
dasar untuk desain database relasional yang
mendasari sistem informasi yang dikembangkan.
ERD bersama-sama dengan detail pendukung
merupakan model data yang pada gilirannya
digunakan sebagai spesifikasi untuk database.
E. Logical Record Structure (LRS)
Menurut Kroenke (2006:76) mengemukakan
bahwa “Logical Record Structure adalah
representasi dari struktur record – record pada tabel
– tabel yang terbentuk dari hasil relasi antar
himpunan entitas. Dibentuk dengan nomor dan tipe
record. Beberapa tipe record digambarkan oleh
kotak persegi panjang dan dengan nama yang unik.
Perbedaan LRS dengan ERD adalah nama dan tipe
record berada di luar field tipe record ditempatkan.
LRS terdiri dari link – link diantara tipe record.
Link ini menunjukkan arah dari satu tipe record
lainnya. Banyak link dari LRS yang diberi tanda
field – field yang kelihatan pada kedua link tipe
record. Penggambaran LRS mulai dengan
menggunakan model yang dimengerti. Dua metode
yang digunakan, dimulai dengan hubungan kedua
model yang dapat dikonversikan ke LRS. Metode
lain yang dimulai dengan ERD dan langsung
dikonversikan ke LRS”.
F.
Blackbox Testing
Ditemukan Pressman (2010:495) Black-box testing
berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak.
Metode ini memungkinkan software developer untuk
mendapatkan serangkaian kondisi input yang
mempergunakan
semua
persyaratan
fungsional
program. Black-Box testing bukan alternatif white-box
testing, namun merupakan pelengkap yang mampu
mengungkap kesalahan, jika dibandingkan metode
white-box testing”.
Sumber: Pressman (2010:495)
Gambar II.4 Black Box Testing
INF.809
SNIPTEK 2014
2. Penelitian Terkait
Dalam
penelitian
terkait
ini,
penulis
menggunakan dua referensi jurnal yang
berhubungan dengan Sistem Informasi Absensi
sebagai pendukung isi dari penelitian ini.
Menurut Ariesna (2014) mengemukakan
bahwa:
Dalam meningkatkan kinerja guru dan staff
diperlukan suatu sistem absensi dan penghitungan
honor yang valid untuk mengindari keterlambatan
informasi saat diperlukan. Absensi yang dilakukan
masih secara tertulis dimana masing-masing guru
menulis tanda tangan harian pada berkas absensi
yang telah disediakan oleh TU dan setiap bulan TU
harus melakukan perekapan. Hal ini sangat
merepotkan sekali mengingat dari 78 guru dan staf
harus direkap masing-masing kehadiran nya. Dari
masalah diatas, dapat diambil sebuah pemecahan
masalah dimana akan lebih mudah jika dibangun
suatu sistem yang dapat mengolah secara otomatis
sehingga dapat meningkatkan kinerja staff TU dan
bendahara dalam mengolah data. Sistem yang akan
dibangun menggunakan bahasa pemrograman PHP
dan menggunakan database Mysql. Selain itu , sistem
ini juga dibangun dalam sebuah framework PHP
yang bernama codeigneter Framework. Adapun
metode metode pengembangan perangkat lunak
yang akan digunakan yaitu dengan metode
waterfall. Sedangkan untuk metode penelitiannya,
dimulai dengan menganalisa sistem lama, membuat
perancangan dari analasisa yang telah dilakukan
dengan menggambarkannya menggunakan use case
diagram, activity diagram, sequence dan class
diagram. Dari implementasi tersebut akan
menghasilkan sebuah perangkat lunak (software)
yang merupakan salah satu solusi dari
permasalahan yang ada. Jadi, dengan Sistem
pengolahan data absensi dan honor guru dapat
memudahkan dalam hal penginputan data dan
pengolahan laporan yang diperlukan, serta
mempermudah penyimpanan dan pencarian data
yang diperlukan baik secara individu maupun data
keseluruhan berdasarkan tanggal, bulan dan tahun
yang diperlukan.
ISBN: 978-602-72850-5-7
absensi CV. Rafa Mandiri yang berjalan saat ini
dimulai karyawan mendatangi bagian personalia
untuk meminta kertas absen untuk melakukan
absen masuk, karyawan mengisi data di kertas
absen yang berisi waktu datang, nama, dan
menanda tangani kertas absen tersebut. Kemudian
bagian personalia mecatatnya kedalam buku besar
untuk dijadikan arsip absensi. Untuk proses
perizinan keluar dan cuti pada CV. Rafa Mandiri,
yaitu dengan meminta kertas kepada bagian
personalia. Kemudian bagian personalia akan
memberikan kertas pengajuan cuti atau izin.
Kemudian karyawan mengisi kertas pengajuan izin
atau cuti sesuai data yang diperlukan, lalu karyawan
mengembalikan kertas pengajuan tersebut kepada
bagian personalia untuk dipertimbangkan untuk
disetujui atau ditolak, bila disetujui, bagian
personalia mencatat data permohonan tersebut ke
dalam buku besar sebagai arsip. Jika tidak, kertas
permohonan izin atau cuti tersebut menjadi tidak
terpakai. Sangat tidak efektif dan efisien melakukan
absen dan perizinan lainnya dengan meminta kertas
dan mengisinya secara manual. Jika tidak disetujui,
kertas menjadi tidak efisien karena kertas tersebut
akan dibuang dan tidak digunakan sama sekali.
Kurang efisien pula untuk bagian personalia yang
harus mencatat kembali ke dalam buku besar
sebagai arsip dari proses tersebut.
Berikut penulis menggambarkan proses bisnis yang
berjalan pada CV. Rafa Mandiri dengan
menggunakan Activity Diagram.
HASIL DAN PEMBAHASAN
1. Proses bisnis sistem
INF.810
SNIPTEK 2014
Karyawan
ISBN: 978-602-72850-5-7
Personalia
3. Desain UML
Mendatangi Bag. Personalia
A. Use case diagram melakukan absen
Memberikan Kertas Absen
uc Mengelola Absensi
Menerima Kertas Absen
Browse Menu
Absensi
<<include>>
Melakukan Absen
Menyerahkan Kertas Absen
Tampilkan Form
<<extend>>
Absen Masuk
<<extend>>
Menerima Kertas Absensi
Absen Keluar
<<extend>>
Mencatat ke Buku Besar Data
Absen
Rekap Absen
Mengisi Data Pengajuan Cuti
<<extend>>
Cetak
Memberikan Kerta Pengajuan Cuti
Menyerahkan Kertas Pengajuan
Cuti
disetujui
Menanda Tangani
Kertas Pengajuan Cuti
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 2.
Use case diagram karyawan
melakukan absen.
Mencatat ke Buku Besar
Mengisi Data Pengajuan Izin
Memberikan Kerta Pengajuan Izin
B. Use case diagram mengelola absen
Menyerahkan Kertas Pengajuan
Izin
uc Mengelola data Rekap Absen
disetujui
Browse Rekap
Absen
Menanda Tangani
Kertas Pengajuan Izin
<<include>>
Mencatat ke Buku Besar
Edit
Tampilkan Form
<<extend>>
<<extend>>
Simpan
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 1.
Activity Diagram proses bisnis
2. Rancangan Sistem dan Program Usulan
Berikut ini spesifikasi kebutuhan (system
requirement) dari sistem absensi karyawan berbasis
web.
Halaman Karyawan:
A1. Karyawan melakukan login dengan akun yang
didaftarkan oleh personalia
A2. Karyawan dapat melakukan absensi
A3. Karyawan dapat melakukan cuti
A4. Karyawan dapat melakukan izin
A5. Karyawan dapat mengelola profile.
Halaman Personalia:
B1. Admin dapat melakukan login
B2. Admin dapat mengelola data master karyawan
B3. Admin dapat mengelola data master bagian
B4. Admin dapat mengelola data rekap absensi
B5. Admin dapat mengelola data rekap cuti
B6. Admin dapat mengelola data rekap izin
B7. Admin dapat mengelola permohonan cuti
B8. Admin dapat mengelola permohonan izin
B9. Admin dapat mengelola laporan.
B10. Admin dapat mengelola berita.
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 3.
Usecase diagram mengelola absen.
C. Activity
diagram
halaman Karyawan.
Absen
pada
act Activity Melakukan Absen
Melakukan
Absen
start
decision
Absen Masuk
decision
Absen Keluar
Browse Rekap
Absen
Menentukan
Priode
Menampilkan
Data Absen
end
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 4.
Activity diagram Absen pada
halaman Karyawan.
D. Activity diagram Mengelola Rekap
Absen Pada Halaman Personalia.
INF.811
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
act Activity Mengelola Rekap Absensi
5.
menentukan
priode & NIK
menampilkan
data izin
edit
User Interface
edit data absen
A. Tampilan Halaman Absen Karyawan
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 5.
Activity diagram Abasen pada
halaman Karyawan.
4. Desain Database
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 8.
Tampilan halaman Absen Karyawan
A. Entity Relationship Diagram
Entity Relationship Diagram
jml_hari
tgl_selesai_cuti
ket
tgl_mulai_cuti
status_cuti
alasan_cuti
priode
nik
B. Tampilan Halaman Cuti Karyawan
saldo_cuti
id_cuti
cuti
m
mengajukan
email
nik
id_izin
tm_lahir
nama
kd_bagian
nik
alamat
tgl_izin
jam_mulai_izin
1
izin
1
mengajukan
1
jam_selesai_izin
mem iliki
1
bagian
image
jenkel
pass
status_izin
1
1
tlp
Ket_izin
nm_bagian
tgl_lahir
karyawan
kd_bagian
melakukan
1
absen
id_absen
ket
tgl_absen
nik
w_masuk_absen
w_keluar_absen
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 9.
Tampilan halaman Cuti Karyawan
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 6.
ERD
C. Tampilan Halaman
Karyawan
Data
Absen
B. Logical Record Structure
absen
id_absen
tgl_absen
nik
w_masuk_absen
w_keluar_absen
ket
izin
bagian
nik
karyawan
nik
nik
nama
kd_bagian
alamat
email
tm_lahir
tgl_lahir
jenkel
tlp
pass
image
id_izin
nik
tgl_izin
jam_mulai_izin
jam_selesai_izin
ket_izin
status_izin
Sumber : Musyaffa (2013)
kd_bagian
kd_bagian
nm_bagian
cuti
nik
id_cuti
nik
alasan_cuti
tgl_mulai_cuti
tgl_selesai_cuti
jml_hari
ket
status_cuti
saldo_cuti
periode
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 10.
Tampilan Halaman Data Absen Karyawan
D. Tampilan Halaman Menu Laporan
Gambar 7.
LRS
INF.812
SNIPTEK 2014
ISBN: 978-602-72850-5-7
dianggap perlu dalam melakukan pembinaan
terhadap karyawan yang dianggap kurang disiplin
dalam bekerja.
REFERENSI
Sumber : Musyaffa (2013)
Gambar 11.
Tampilan halaman Menu Laporan
Kesimpulan
Dalam Bab ini Penulis mengambil suatu
kesimpulan dari penelitian kali ini dengan judul Sistem
Informasi Absensi Karyawan Berbasis Web pada CV.
Rafa Mandiri, bahwa :
1.
2.
3.
4.
Sistem Absensi Karyawan Berbasis Web sangat
berperan penting dalam kegiatan terkait kehadiran
karyawan pada perusahaan karena akan lebih
efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem
manual.
Sistem Absensi Karyawan Berbasis Web dapat
meningkatkan kedisiplinan karyawan, dan juga
memberikan kemudahan pihak personalia dalam
memperoleh informasi data karyawan, absen, dan
informasi terkait karyawan baru.
Sistem yang telah dirancang ini mampu
memberikan kemudahan dalam hal pembuatan
laporan oleh bagian personalia untuk diserahkan
kepada manager yang sebelumnya kegiatan ini
masih manual sehingga bagian personalia harus
mencatat kembali data-data absensi, cuti, maupun
izin karyawan.
Sistem ini juga ditujukan untuk membantu
memantau efektifitas kinerja karyawan CV. Rafa
Mandiri sehingga bagian personalia dapat
mengetahui karyawan yang tidak disiplin dan
tertib untuk segera diambil tindakan yang
Ariesna, Hana. 2014. Pembangunan Sistem Absensi
dan Honor Guru SMA Negeri 2 Kotabumi
Menggunakan Web Framework Codeigniter.
ISSN:2407-6171. Bandar Lampung:
Sembistek 2014 Institut Bisnis dan
Informatika Darmajaya.
Brady, M.,& Loonam, J. (2010). Exploring the use of
entity-relationship
diagramming as a
technique to support grounded theory inquiry.
Bradford: Emerald Group Publishing.
Kroenke, 2006. Pengertian ERD. Jakarta.
Mulyandi, Rachman dan Cynthia Ayu Wulan Dini.
2013. Aplikasi Absensi Pegawai Kecamatan
Batu Ceper Tangerang Dalam Meningkatkan
Akurasi Informasi. Tangerang:
Nugroho, Adi. 2010b. Rekayasa Perangkat Lunak
Berorientasi Objek dengan metode USDP.
Yogyakarta: Andi Offset.
Pressman, Roger .Software Engineering: A
Practitioner's Approach, Edisi ke 6, New
York : McGraw-Hill, 2010.
Pohan, Husni Iskandar. 2003. Pengantar Perancangan
Sistem. Jakarta: Erlangga.
Widodo, Prabowo Pudjo. 2011. Menggunakan UML
(Unified ModelingLanguage). Bandung:
Informatika Bandung.
INF.813