Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan Barang Dagangan

Aplikasi Sistem Informasi Akuntansi
Persediaan Barang Dagangan
dengan Menggunakan
Metode Rata-Rata Bergerak pada
PT. Distribusi Indonesia Jaya
Rahimah1, Wiwiek Nurkomala Dewi2, Rahmat Dea Handika3
1,3
Program Studi Sistem Informasi Komputerisasi Akuntansi STMIK CIC Jl. Kesambi 202 Cirebon 45134
2
Program Studi Manajemen Informatika STMIK CIC Jl. Kesambi 202 Cirebon 45134
email : [email protected],[email protected],[email protected]
Abstrak - PT. Distribusi Indonesia Jaya merupakan
perusahaan distributor yang menjual barang-barang
costumer good. Metode penelitian yang dipakai dalam
penelitian ini adalah metode deskriptif dengan studi kasus,
tahapan yang dilakukan adalah observasi dan wawancara.
Untuk menginputkan data yang diperlukan selanjutnya
dilakukan analisis dan perancangan sistem menggunakan
tools Flowchart, Diagram kontek, DFD, dan ERD. Bahasa
pemrograman yang digunakan adalah Microsoft Visual
Basic 6.0, sedangkan databasenya menggunakan Microsoft
Access. Aplikasi ini dibuat untuk menghitung harga pokok
persediaan barang dengan menggunakan metode Rata-rata
bergerak. Hasil dari penelitian ini adalah sebuah aplikasi
Sistem Informasi Akuntansi untuk perhitungan harga pokok
persediaan barang yang terdiri dari fungsi untuk menangani
prosedur-prosedur yaitu prosedur penerimaan barang,
prosedur pengeluaran barang, prosedur retur penjualan,
dan prosedur pelaporan persediaan. Fungsi-fungsi dari
aplikasi yang telah dibuat telah disesuaikan dengan
prosedur akuntansi yang diberlakukan di PT. Distribusi
Indonesia Jaya saat ini.
Kata Kunci : Perusahaan Retail, Persediaan Barang Dagang,
Harga Pokok Penjualan, Metode Rata-rata Bergerak, Retur
Penjualan
Abstract - PT. Distribution Indonesia Jaya is a distributor
company that sells costumer good. The research method used
in this study is a descriptive case study method, the steps being
taken are observation and interview. Input data required for
further analysis and system design using flowchart tools,
context diagram, DFD, and ERD. The p
rogramming language used is Microsoft Visual Basic 6.0,
while the database using Microsoft Access. This application is
made for calculating the cost of inventory using the moving
average method. The results of this study is an application of
Accounting Information Systems for the calculation of the cost
of inventory consists of functions for handling procedures are
procedures receipt of goods, expenditure procedures,
procedures sales returns, and inventory reporting procedures.
The functions of the applications that have been made have
been adapted to the accounting procedures applied in the
PT. Distribution Indonesia Jaya.
Keywords : Retail Company, Merchandise Inventory, Cost of
Sales, Moving-average Method, Sales Retur
I.
PENDAHULUAN
Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi
dewasa ini telah mendorong manusia pada kehidupan
yang lebih baik, terlebih lagi dengan adanya komputer
di mana hal tersebut semakin meningkatkan efisiensi
dan kualitas dalam bekerja. Teknologi komputer akan
memudahkan
penggunanya
untuk
melakukan
pengolahan data yang dapat menghemat waktu dan hasil
informasi yang diperoleh akan sangat memuaskan,
berguna, dan bermanfaat bagi perusahaan atau instansi
yang menggunakannya.
PT. Distribusi Indonesia Jaya merupakan perusahaan
distribusi yang mendistribusikan barang costumer goods
kepada konsumen. Konsumen yang dimaksud adalah
toko-toko retail maupun toko-toko yang ada di pasar
tradisional. Sistem penjualan yang diterapkan pada PT.
Distribusi Indonesia Jaya yaitu dengan memasarkan
produk ke konsumen melalui salesman. Sebagai
perusahaan distributor maka kegiatan utama dari
perusahaan adalah penerimaan dan pengeluaran barang.
Saat ini PT. Distribusi Indonesia Jaya menerapkan
proses pemesanan barang masih dilakukan secara
manual yaitu dengan cara penulisan melalui catatancatatan daftar pemesanan barang, sehingga pencatatan
yang terjadi akan sangat menyita waktu dan tenaga bagi
bagian yang mengerjakannya. Selain itu, cara tersebut
dapat memungkinkan terjadinya penyimpanganpenyimpangan yang bisa dilakukan oleh karyawan yang
tidak bertanggung jawab, seperti barang yang dicatat
tidak sesuai dengan barang yang ada di lapangan, atau
catatan laporan barang bisa saja hilang atau rusak.
Aplikasi yang telah dibuat oleh penulis dalam
makalah ini yaitu penerimaan dan pengeluaran barang
beserta perhitungan harga pokok persedian dengan
metode Rata-rata Bergerak. Asumsi penggunaan metode
ini adalah penerapan harga pokok barang tidak
5
sangat diperhitungkan secara detail.
2) Metode Persediaan Fisik (physical inventory
method) : Metode persediaan fisik cocok
digunakan dalam penentuan biaya bahan baku
dalam perusahaan yang harga pokok produknya
dikumpulkan dengan metode harga pokok
pesanan. Metode ini cocok untuk perusahaan
yang tidak begitu besar.
3) Penilaian Persediaan Barang Dagangan dengan
Metode Rata-rata Bergerak : Penilaian persediaan
dilakukan untuk menentukan nilai persediaan
barang dagangan yang akan dilaporkan dalam
neraca. Hal ini disebabkan perbedaan harga
beli persediaan maupun terjadinya perubahan
harga pada waktu penyusunan neraca. Dalam
sistem perpetual terdapat beberapa metode
penilaian persediaan, salah satunya menggunakan
metode rata- rata bergerak. Harga rata-rata per
unit pada metode ini ditetapkan dengan membagi
harga perolehan barang yang tersedia dijual
dengan jumlah unit yang tersedia dijual, segera
setelah suatu transaksi pembelian terjadi.
Misal, pada tanggal 6 Mei, perusahaan membeli
3200 unit dengan harga per unit Rp 820. Sebelumnya,
perusahaan mempunyai saldo persediaan 1800 unit
dengan harga per unit Rp 850. Maka harga perolehan
barang
tersedia
dijual
menjadi
Rp
830,8
(Rp 1.530.000 : Rp 2.624.000) dengan jumlah tersedia
dijual 5000 unit. Harga rata-rata per unit setelah
transaksi pembelian ini adalah Rp 830,8. Jika terjadi
penjualan, harga pokok yang digunakan adalah harga
pokok dari hasil metode rata-rata bergerak tersebut dan
setelahnya akan memunculkan harga pokok penjualan
yang baru.
terlalu tinggi dibandingkan dengan penggunaan metode
lainnya, misalnya FIFO (First In First Out) dan LIFO
(Last In First Out). Pertimbangan lain dengan
penggunaan metode Rata-rata Bergerak ini adalah
barang yang dijual merupakan barang yang memiliki
tanggal expired.
II.
KAJIAN PUSTAKA
A. Aplikasi
Menurut Jogiyanto, dalam bukunya Aplikasi adalah
penggunaan dalam suatu komputer, instruksi
(instruction) atau pernyataan (statement) yang disusun
sedemikian rupa sehingga komputer dapat memproses
input menjadi output [1].
B. Sistem
Sistem adalah sekelompok unsur yang erat
berhubungan satu dengan yang lainnya yang
berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu
[4]. Sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari
komponen yang saling berhubungan satu dengan yang
lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai
tujuan tertentu [1].
C. Akuntansi
Akuntansi adalah proses mengidentifikasikan,
mengukur dan melaporkan informasi ekonomi untuk
memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang
jelas dan tegas bagi mereka yang menggunakan
informasi tersebut [3].
D. Sistem Akuntansi
Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan
dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa
untuk menyediakan informasi keuangan yang
dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan
pengelola perusahaan [4].
III.
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
A. Diagram Konteks (Context Diagram)
Di dalam sebuah sistem persediaan, diagram
konteks merupakan gambaran prosedur secara global
yang menjelaskan tentang aliran input, proses, dan
output data-data yang diperlukan.
E. Sistem Informasi Akuntansi
Sistem informasi akuntansi adalah organisasi yang
terdiri dari metode, formulir-formulir dan catatancatatan yang terkoordinasikan untuk mengumpulkan
dan melaporkan mengenai data keuangan (financial)
[5]. Informasi Akuntansi adalah sebuah sistem yang
memproses data dan transaksi guna menghasilkan
informasi yang bermanfaat untuk merencanakan,
mengendalikan, dan mengoperasikan bisnis [2].
Estimasi Barang Masuk
Supplier
Barang Masuk
Sales Supervisor
F. Metode Pencatatan Persediaan Barang Dagangan
Dalam mencatat persediaan barang dagangan ada 2
(dua) metode yang digunakan, antara lain :
1) Metode Mutasi Persediaan (perpetual inventory
method) : Metode mutasi persediaan atau sering
disebut dengan metode perpetual ini cocok
digunakan dalam penentuan biaya bahan baku
dalam perusahaan yang harga pokok produknya
dikumpulkan dengan metode harga pokok proses.
Biasanya yang menggunakan sistem pencatatan
persediaan dengan metode perpetual adalah
untuk perusahaan-perusahaan besar yang
menjual barang dagangannya ataupun yang
mendistributorkan barang dagangannya karena
harga pokok produk dan penentuan bahan baku
Estimasi Barang Keluar
Order Pembelian
SOP
Laporan Pembelian
Barang Keluar
Retur Jual
SISTEM AKUNTANSI
PERSEDIAAN BARANG PADA
PT. DISTRIBUSI INDONESIA
JAYA
Laporan Retur
Kartu Gudang Masuk
Kartu Gudang Keluar
Buku Besar Retur
Buku Besar Keluar
Buku Besar Masuk
Jurnal Umum Retur
Jurnal Umum Keluar
Jurnal Umum Masuk
Kartu Persediaan Retur
Kartu Persediaan Keluar
Kartu Persediaan Masuk
Nota Retur
Sales Manager
Kepala Gudang
Nota Penjualan
Laporan Penjualan
Rekening Barang Masuk
Rekening Barang Keluar
Manager
Administrasi
Rekening Retur
Gambar 1. Diagram Konteks Persediaan Barang Dagangan
6
B. DFD Level 0 Penerimaan Barang
Gambar 2, menjelaskan prosedur DFD ini dimulai
dengan Kepala Gudang melakukan pengecekan
persediaan barang dagang pada data tabel master
barang apabila persediaan barang sudah mencapai
batas minimum. Kemudian Area Sales Supervisor
akan melakukan pembelian barang dagang yang
nantinya akan menghasilkan laporan pembelian.
Setelah terjadi pembelian barang dagang, bagian
Kepala Gudang dapat melihat arus masuk barang
dagang tersebut. Bagian Manager Administrasi dapat
melihat data barang masuk yang dihasilkan dari data
pembelian yang akan menghasilkan jurnal umum,
buku besar, dan kartu persediaan.
saat Area Sales Manager yang menerima data retur.
Kemudian menginputkannya pada tabel retur yang akan
menghasilkan nota retur dan laporan retur barang.
Bagian Manager Administrasi dapat melihat data
barang masuk yang dihasilkan dari data pembelian yang
akan menghasilkan jurnal umum, buku besar, dan kartu
persediaan
Gambar 3. DFD level 0 Pengeluaran Barang
.
Gambar 2. DFD level 0 Penerimaan Barang
C. DFD Level 0 Pengeluaran Barang
Gambar 3, menjelaskan prosedur DFD ini dimulai
dengan Kepala Gudang akan melakukan pengecekan
persediaan barang dagang pada data tabel master
barang. Apabila persediaan barang cukup untuk
melakukan penjualan, bagian Area Sales Manager akan
melakukan penjualan barang dagang yang nantinya
akan menghasilkan nota penjualan dan laporan
penjualan. Setelah terjadi penjualan barang, bagian
gudang dapat melihat arus keluar barang dagang.
Bagian Manager Adminisrasi dapat melihat data barang
keluar yang dihasilkan dari data penjualan yang akan
menghasilkan jurnal umum, buku besar, dan kartu
persediaan.
Gambar 4. DFD level 0 Retur Penjualan
IV.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Form Menu Utama
Form menu utama digunakan untuk memilih menumenu aplikasi yang dapat digunakan sesuai dengan
tugas bagian gudang. Menu-menu tersebut terdapat
beberapa menu dalam form ini. Menu setup berisi
D. DFD Level 0 Retur Penjualan
Gambar 4, menjelaskan prosedur DFD ini dimulai
7
logout, ubah password dan exit. Menu master berisi
master barang, master customer, master supplier, kode
rekening. Menu pembelian berisi transaksi masuk.
Sedangkan menu penjualan berisi transaksi keluar dan
transaksi retur penjualan. Menu laporan berisi kartu
gudang, kartu persediaan, laporan penjualan, laporan
pembelian, laporan retur, jurnal umum, dan buku besar.
Gambar 6. Form Master Barang
D. Form Laporan Kartu Gudang
Form kartu gudang adalah form yang digunakan
untuk menampilkan kartu gudang yang berasal dari
master barang. Kartu gudang ini berisi kuantitas
barang yang masuk dan keluar dari gudang. Untuk
melihat barang yang ada di kartu gudang atau
mencetak kartu gudang user harus menentukan
periode tanggal dan memilih barang yang akan
ditampilkan pada kartu gudang, kemudian user dapat
menekan tombol lihat untuk melihat data pada tabel
atau user dapat menekan tombol cetak untuk
mencetak laporan kartu gudang.
B. Form Kode Rekening
Form kode rekening adalah form yang digunakan
untuk menginput data-data nama perkiraan yang ada
dalam perusahaan ini. User dapat menginputkan nama
perkiraan baru dengan menekan tombol new kemudian
mengisi kode account, nama account, dan saldo
kemudian menyimpannya dengan menekan tombol
save.
Gambar 5. Form Kode Rekening
Gambar 7. Form Laporan Kartu Gudang
C. Form Master Barang
Form master barang digunakan untuk menginput
data barang yang digunakan oleh bagian Area Sales
Supervisor. Pada form ini user dapat menyimpan,
menghapus, atau mengubah data barang. Untuk
menyimpan jenis barang yang baru user harus
menginputkan nama barang kemudian memilih jenis
barang. Dalam pilihan jenis ada tiga jenis barang
diantaranya kacang, kopi, dan permen. Kemudian user
juga memilih satuan barang tersebut yang terbagi
menjadi dua jenis satuan yaitu piece atau dus. User
dapat menginputkan harga beli dan persentase laba yang
ditentukan oleh peraturan perusahaan kemudian data
tersebut akan disimpan pada tabel master barang. User
juga dapat mengedit dan menghapus data barang
tersebut dari tabel master barang.
E. Form Laporan Kartu Persediaan
Form kartu persediaan adalah form yang
digunakan untuk menampilkan laporan kartu
persediaan yang berasal dari master barang berupa
kuantitas barang yang masuk dan keluar dari gudang
serta harga pokok penjualan barang tersebut. Untuk
menampilkan data barang pada kartu persediaan maka
user harus menentukan periode kartu persediaan
kemudian memilih jenis barang pada tombol cari
barang kemudian menekan tombol lihat untuk
menampilkan data pada tabel yang tersedia atau
mencetak data dengan menekan tombol cetak.
Gambar 8. Form Laporan Kartu Persediaan
8
F. Form Laporan Pembelian
Form laporan pembelian digunakan untuk
menampilkan data transaksi pembelian yang telah
terjadi di perusahaan. Untuk menampilkan data laporan
pembelian, user harus menentukan periode laporan
kemudian user dapat melihat laporan dengan menekan
tombol lihat atau tombol cetak untuk mencetak laporan
tersebut.
V.
KESIMPULAN DAN SARAN
Dari hasil analisis dan perancangan sistem yang
telah penulis lakukan, maka penulis dapat membuat
kesimpulan dan saran sebagai berikut :
1) Aplikasi yang telah dibuat dapat diterapkan di PT.
Distribusi Indonesia Jaya karena fungsi-fungsi di dalam
aplikasi telah disesuaikan dengan prosedur yang
diterapkan perusahaan. Dengan adanya aplikasi ini
memudahkan manajemen dalam mengambil keputusan
terkait dengan persediaan barang dagangan karena
penyajian laporan yang dihasilkan lebih cepat
dibandingkan dengan sistem pencatatan secara manual.
2) Sistem persediaan dalam aplikasi ini telah
menggunakan metode rata-rata bergerak sehingga
memudahkan dan mempercepat dalam perhitungan
harga pokok barang dagang sedangkan untuk pelaporan
keuangan perusahaan telah diterapkan metode
pencatatan perpetual.
3) Fungsi aplikasi kartu gudang yang digunakan oleh
bagian gudang dapat berfungsi untuk mengontrol arus
keluar masuknya barang, sehingga meminimalisir
kecurangan terhadap keluar masuknya barang
4) Perlu ditambahkan fungsi spesifikasi untuk retur
penjualan dan untuk pemusnahan barang retur di catatan
akuntansinya dengan menambahkan form pemusnahan
barang retur yang diinput secara periode pada saat
terjadinya pemusnahan barang retur.
5) Penambahan grafik pada laporan penjualan dan
laporan pembelian untuk memudahkan manager
administrasi melihat naik atau turunnya penjualan dan
pembelian yang terjadi di perusahaan.
G. Form Retur Penjualan
Form retur jual adalah form yang digunakan untuk
mencatat transaksi retur penjualan dan mencetak nota
retur. User dapat mencari nama customer yang
mereturkan barang dengan menekan tombol cari
customer yang kemudian akan menampilkan list
transaksi penjualan yang isinya adalah semua catatan
penjualan yang terjadi di perusahaan. Kemudian user
dapat menentukan tanggal terjadinya retur dan mengisi
kolom keterangan dengan alasan mengapa barang
tersebut direturkan. Setelah itu user dapat memilih
barang yang direturkan dan menginputkan jumlah retur
kemudian user dapat menekan tombol tambah untuk
menambahkan retur dan tombol save untuk menyimpan
transaksi retur, dan transaksi tersebut akan tersimpan
pada tabel retur jual header dan tabel retur jual
detail.User juga dapat mencetak data transaksi retur
tersebut dengan menekan tombol print.
DAFTAR PUSTAKA
[1]
[2]
[3]
[4]
Gambar 9. Form Retur Penjualan
[5]
V. PENGUJIAN SISTEM
Aplikasi yang dibuat perlu diuji kesesuaiannya
dengan yang diharapkan sehingga perlu dilakukan
pengujian terhadap sistem tersebut. Metode pengujian
yang digunakan adalah Black Box. Metode Black Box
merupakan metode pengujian yang akan menguji
fungsionalitas dari aplikasi dengan memperhatikan
input dan output yang dihasilkan oleh aplikasi. Sebelum
melakukan pengujian dilakukan identifikasi hal yang
akan diuji dan rencana pengujiannya. Hal ini dilakukan
supaya perangkat lunak yang dibuat dapat terukur
berdasarkan imput yang dimasukan dan keluaran yang
diharapkan.
9
Hartono, Jogiyanto, MBA, Ph.D., Pengenalan
Komputer, Edisi 3, ANDI Yogyakarta, 2000.
Krismiaji, Sistem Informasi Akuntansi, AMP
YKPN, 2002.
S.R,Soemarso, “Akuntansi Suatu Pengantar”,
Rineka Cipta Jakarta,2005.
Mulyadi, Sistem Akuntansi, Edisi 3, Salemba
Empat, 2001.
Hall, James A., Sistem Informasi Akuntansi,
Edisi 1, Salemba Empat, 2001.