BAB II STUDI LITERATUR 2.1 Kajian Pustaka Perbandingan

BAB II
STUDI LITERATUR
2.1
Kajian Pustaka
Perbandingan penelitian sejenis terdahulu dengan penelitian yang dilakukan
peneliti dapat dirangkum dalam bentuk tabel sebagai berikut:
Tabel 2.1 Perbandingan Penelitian Sejenis
Judul
Penelitian
PERENCANAAN PROYEK
PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI KEUANGAN
(STUDI KASUS: SMK
YADIKA CICALENGKA)
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI KEUANGAN PADA SMK
NEGERI 1 GIRISUBO GUNUNG KIDUL
YOGYAKARTA
PERANCANGAN SISTEM
INFORMASI SEKOLAH
BERBASIS WEB DI SMK
NEGERI 3 AMBON
Peneliti
Fajar Rizki Swijaya
Wuri Dariyati
Rendy Usmany
Lembaga
dan Tahun
Universitas Widyatama
Bandung Tahun 2013
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan
Komputer AMIKOM Yogyakarta Tahun 2011
Politeknik TEDC Bandung Tahun
2005
Masalah
Penelitian
Diotonomikan nya sekolah
pada tahun 2013.
Pengelolaan keuangan
sekolah masih menggunakan
sistem pelaporan yang tidak
terintegrasi, pencatatan
secara manual, pengolahan
data masih kurang efektif
dan sering terjadi kesalahan.
Bagian keuangan belum terkomputerisasi
karena masih menggunakan software umum
yaitu Microsoft Excel dan juga pencatatan
secara manual, yang mana dengan menggunakan
Microsoft Excel pengolahan datanya masih
kurang efektif
Informasi sekolah yang dibutuhkan
orang tua siswa dan masyarakat
umum yang convensional dilakukan
dengan cara mendatangi langsung
ke sekolah, kemudian menanyakan
informasi yang dibutuhkan
kepada pihak sekolah, atau
menanyakan informasi kepada
siswa yang bersekolah pada sekolah
yang dimaksud.
Tujuan
Penelitian
Merancang Project Plan
untuk pihak SMK dan
Menghasilkan prototype
software sistem informasi
keuangan.
Merancang sistem informasi keuangan baru
yang lebih efektif.
Membuat suatu sistem informasi
sekolah yang berbasis web secara
sistematis, terstruktur, terarah dan
lengkap.
Teori
Core processes tahapan
perancangan manajemen
proyek dengan metode
analisis 5W1H, flow
diagram, Data Context
Diagram, Data Flow
Diagram dan Work
Breakdwon Structure.
Merancang sistem informasi dengan analisis
PIECES, metode Diagram konteks dan Data
Flow Diagram.
Merancang sistem informasi dengan
metode Logical View, Interaction
Diagram.
Metode
penelitian
Penelitian ini Menggunakan
metode kualitatif dengan
pendekatan survey dan
wawancara.
Penelitian ini Menggunakan metode kualitatif
deskriptif.
Penelitian menggunakan metode
kualitatif.
Hasil
Penelitian
Project plan sistem
informasi keuangan SMK
YADIKA.Prototype
software sistem informasi.
Sistem informasi keuangan yang baru di sekolah
SMK Negeri 1 Girisubo dengan hasil lebih
menghemat waktu dalam proses pengolahan
data, lebih akurat, Selain memiliki kelebihan,
sistem baru juga memiliki kelemahan yaitu
pembuatan anggaran tidak dilakukan pada awal
semester, melainkan anggaran dapat dibuat
sewaktu-waktu.relevan, dan tepat waktu
dalam penyampaian laporan.
Sistem informasi keuangan yang
baru memberikan informasi umum
nilai siswa, data siswa, dan data
orang tua. informasi umum tentang
sekolah dan perkembanganperkembangan sekolah juga
menyediakan fasilitas pencarian
data siswa, untuk melihat data
siswa.
4
2.2
Pendidikan
Pengertian pendidikan menurut para ahli meliputi definisi, tujuan, unsur, jalur,
dan faktor. Faktor pendidikan secara umum adalah segala upaya yang
direncanakan untuk mempengaruhi orang lain baik individu, kelompok, atau
masyarakat sehingga mereka melakukan apa yang diharapkan oleh pelaku
pendidikan (Notoatmodjo, 2003) Definisi pendidikan adalah proses pengubahan
sikap dan tata prilaku seseorang atau kelompok orang dalam usaha mendewasakan
manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan, proses, cara, perbuatan
mendidik. (Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional, 2002). Pendidikan
adalah usaha sadar dan terencana untuk mewujudkan suasana belajar dan proses
pembelajaran agar peserta didik secara aktif mengembangkan potensi dirinya
untuk memiliki kekuatan spiritual keagamaan, pengendalian diri, kepribadian,
kecerdasan, akhlak mulia, serta keterampilan yang diperlukan dirinya,
masyarakat, Bangsa dan Negara. (UU RI No.20 Tahun 2003 tentang Sistem
Pendidikan Nasional, pasal 1).
2.2.1
Unsur-unsur Pendidikan
Unsur-unsur pendidikan di Indonesia terdiri dari:
1. Input
Sasaran pendidikan, yaitu : individu, kelompok, masyarakat.
2. Pendidik
Yaitu pelaku pendidikan.
3. Proses
Yaitu upaya yang direncanakan untuk mempengaruhi orang lain.
4. Output
Yaitu melakukan apa yang diharapkan/perilaku (Notoatmodjo, 2003).
Teknik Industri Widyatama
5
2.2.2
Tujuan Pendidikan
Tujuan pendidikan meliputi:
1. Menanamkan pengetahuan/pengertian, pendapat dan konsep-konsep.
2. Mengubah sikap dan persepsi.
3. Menanamkan tingkah laku/kebiasaan yang baru (Notoatmodjo, 2003).
2.2.3
Jalur Pendidikan
Menurut UU RI No. 20 Tahun 2003, jalur pendidikan dibagi menjadi:
1. Jalur Formal
a) Pendidikan Dasar
Pendidikan dasar berbentuk Sekolah Dasar (SD) dan Madrasah Ibtidaiyah
atau bentuk lain yang sederajat serta Sekolah Menengah Pertama (SMP)
dan Madrasah Tsanawiyah (MTs) atau bentuk lain yang sederajat.
b) Pendidikan Menengah
Pendidikan menengah terdiri atas pendidikan menengah umum dan
pendidikan menengah jurusan, seperti: SMA, MA, SMK, MAK atau
bentuk lain yang sederajat.
c) Pendidikan Tinggi
Pendidikan tinggi dapat berbentuk akademi, politeknik, sekolah tinggi,
Institut dan Universitas.
2. Jalur Nonformal
3. Jalur Informal
2.2.4
Faktor Yang Mempengaruhi Pendidikan
Faktor yang mempengaruhi pendidikan menurut Hasbullah (2001) adalah sebagai
berikut:
1. Ideologi
Semua manusia dilahirkan ke dunia mempunyai hak yang sama khususnya
hak untuk mendapatkan pendidikan dan peningkatan pengetahuan dan
pendidikan.
Teknik Industri Widyatama
6
2. Sosial Ekonomi
Semakin tinggi tingkat sosial ekonomi memungkinkan seseorang mencapai
tingkat pendidikan yang lebih tinggi.
3. Sosial Budaya
Masih banyak orang tua yang kurang menyadari akan pentingnya pendidikan
formal bagi anak-anaknya.
4. Perkembangan IPTEK
Perkembangan IPTEK menuntut untuk selalu memperbaharui pengetahuan
dan keterampilan agar tidak kalah dengan negara maju.
5. Psikologi
Konseptual pendidikan merupakan alat untuk mengembangkan kepribadian
individu agar lebih bernilai.
2.3
Administrasi Keuangan Sekolah
Manajemen keuangan merupakan salah satu substansi manajamen sekolah yang
akan turut menentukan berjalannya kegiatan pendidikan di sekolah. Sebagaimana
yang terjadi di substansi manajemen pendidikan pada umumnya, kegiatan
manajemen keuangan dilakukan melalui proses perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, pengkoordinasian, pengawasan atau pengendalian. Beberapa kegiatan
manajemen keuangan yaitu memperoleh dan menetapkan sumber-sumber
pendanaan, pemanfaatan dana, pelaporan, pemeriksaan dan pertanggung jawaban
(Lipham, 1985; Keith, 1991).
Menurut Depdiknas (2000) bahwa manajemen keuangan merupakan tindakan
pengurusan/ketatausahaan keuangan yang meliputi pencatatan, perencanaan,
pelaksanaan, pertanggungjawaban dan pelaporan. Manajemen keuangan sekolah
dapat diartikan sebagai rangkaian aktivitas mengatur keuangan sekolah mulai dari
perencanaan, pembukuan, pembelanjaan, pengawasan dan pertanggung jawaban
keuangan sekolah. Pembiayaan pendidikan hendaknya dilakukan secara efisien.
Makin efisien suatu sistem pendidikan, semakin kecil dana yang diperlukan untuk
pencapaian tujuan-tujuan pendidikan, bila sistem keuangan sekolah dikelola
Teknik Industri Widyatama
7
secara baik akan meningkatkan efisiensi penyelenggaraan pendidikan. Artinya,
dengan anggaran yang tersedia, dapat mencapai tujuan-tujuan pendidikan secara
produktif, efektif, efisien, dan relevan antara kebutuhan di bidang pendidikan
dengan pembangunan masyarakat dapat direncanakan, diupayakan pengadaannya,
dibukukan secara transparan, dan digunakan untuk membiayai pelaksanaan
program sekolah secara efektif dan efisien.
Tujuan manajemen keuangan adalah:
1. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi penggunaan keuangan sekolah.
2. Meningkatkan akuntabilitas dan transparansi keuangan sekolah.
3. Meminimalkan penyalahgunaan anggaran sekolah.
Dibutuhkannya kreativitas Kepala Sekolah dalam menggali sumber-sumber dana,
menempatkan
bendaharawan
yang
menguasai
dalam
pembukuan
dan
pertanggung-jawaban keuangan serta memanfaatkannya secara benar sesuai
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
2.3.1
Pengelolaan Administrasi Keuangan Sekolah
Pengelolaan keuangan sekolah adalah keseluruhan kegiatan yang meliputi
perencanaan, pelaksanaan, penatausahaan, pelaporan, pertanggung jawaban dan
pengawasan keuangan sekolah (Undang-undang No.20 Tahun 2003 tentang
Sistem Pendidikan Nasional).
1. Perencanaan administrasi keuangan sekolah
Perencanaan atau planning sebagaimana dikatakan oleh Luther M.Gulick:
“Planning that is working out broad outline the things that need to be done
and the methods for doing them to acomplish the purpose set for enterprise”.
Perencanaan adalah aktivitas atau kegiatan menyusun garis-garis besar yang
luas tentang hal-hal yang akan dikerjakan dan cara-cara mengerjakannya
untuk mecapai tujuan tertentu. Perencanaan dapat diartikan sebagai proses
penyusunan berbagai keputusan yang akan dilaksanakan pada masa yang akan
datang untk mencapai tujuan yang telah ditentukan.
Teknik Industri Widyatama
8
Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dalam menyusun rencana
keuangan sekolah sebagai berikut.
a) Perencanaan harus realistis.
Perencanaan harus mampu menilai bahwa alternatif yang dipilih sesuai
dengan kemampuan sarana/fasilitas, daya/tenaga, dana, maupu waktu.
b) Perlunya koordinasi dalam perencanaan.
Perencanaan harus mampu memperhatikan cakupan dan sarana/volume
kegiatan sekolah yang kompleks.
c) Perencanaan harus berdasarkan pengalaman, pengetahuan, dan intuisi.
Pengalaman, pengetahuan, dan intuisi, mampu menganalisa berbagai
kemungkinan yang terbaik dalam menyususn perencanaan.
d) Perencanaan harus fleksibel.
Perencanaan mampu menyesuaikan dengan segala kemungkinan yang
tidak diperhatikan sebelumnya tanpa harus membuat revisi.
e) Perencanaan yang didasarkan penelitian
Perencanaan yang berkualitas perlu didukung suatu data yang lengkap dan
akurat melalui suatu penelitian.
f) Perencanaan akan menghindari under dan over planning.
Perencanaan yang baik akan menentukan mutu kegiatan-kegiatan yang
diselenggarakan.
2. Prinsip-prinsip pengelolaan administrasi keuangan sekolah
Manajemen keuangan sekolah perlu memperhatikan sejumlah prinsip.
Undang-undang No. 20 Tahun 2003 pasal 48 menyatakan bahwa pengelolaan
dana pendidikan berdasarkan pada prinsip keadilan, efisiensi, transparansi, dan
akuntabilitas publik, disamping itu prinsip efektivitas juga perlu mendapat
penekanan. Berikut ini dibahas masing-masing prinsip tersebut, yaitu
transparansi, akuntabilitas, efektivitas, dan efisiensi.
a) Transparansi
Transparan berarti adanya keterbukaan. Transparan di bidang manajemen
berarti adanya keterbukaan dalam mengelola suatu kegiatan. Dilembaga
Teknik Industri Widyatama
9
pendidikan, bidang manajemen keuangan yang transparan berarti adanya
keterbukaan dalam manajemen keuangan lembaga pendidikan, yaitu
keterbukaan sumber keuangan dan jumlahnya, rincian penggunaan, dan
pertanggung jawabannya harus jelas sehingga bisa memudahkan pihakpihak yang berkepentingan untuk mengetahuinya. Transparansi keuangan
sangat diperlukan dalam rangka meningkatkan dukungan orang tua,
masyarakat dan pemerintah dalam penyelenggaraan seluruh program
pendidikan di sekolah. Disamping itu transparansi dapat menciptakan
kepercayaan timbal balik antara pemerintah, masyarakat, orang tua siswa
dan warga sekolah melalui penyediaan informasi dan menjamin
kemudahan di dalam memperoleh informasi yang akurat dan memadai.
Beberapa informasi keuangan yang bebas diketahui oleh semua warga
sekolah dan orang tua siswa misalnya rencana anggaran pendapatan dan
belanja sekolah (RAPBS) bisa ditempel di papan pengumuman di ruang
Guru atau di depan ruang tata usaha sehingga bagi siapa saja yang
membutuhkan informasi itu dapat dengan mudah mendapatkannya. Orang
tua siswa bisa mengetahui berapa jumlah uang yang diterima sekolah dari
orang tua siswa dan digunakan untuk apa saja uang itu. Perolehan
informasi ini menambah kepercayaan orang tua siswa terhadap sekolah.
b) Akuntabilitas
Akuntabilitas adalah kondisi seseorang yang dinilai oleh orang lain karena
kualitas performansinya dalam menyelesaikan tugas untuk mencapai
tujuan yang menjadi tanggung jawabnya. Akuntabilitas di dalam
manajemen
keuangan
berarti
penggunaan
uang
sekolah
dapat
dipertanggungjawabkan sesuai dengan perencanaan yang telah ditetapkan.
Berdasarkan perencanaan yang telah ditetapkan dan peraturan yang
berlaku maka pihak sekolah membelanjakan uang secara bertanggung
jawab. Pertanggungjawaban dapat dilakukan kepada orang tua, masyarakat
dan pemerintah.
Teknik Industri Widyatama
10
c) Efektivitas
Efektif seringkali diartikan sebagai pencapaian tujuan yang telah
ditetapkan. Garner (2004) mendefinisikan efektivitas lebih dalam lagi,
karena sebenarnya efektivitas tidak berhenti sampai tujuan tercapai tetapi
sampai pada kualitatif hasil yang dikaitkan dengan pencapaian visi
lembaga.
Effectiveness
”characterized
by
qualitative
outcomes”.
Efektivitas lebih menekankan pada kualitatif outcomes. Manajemen
keuangan dikatakan memenuhi prinsip efektivitas kalau kegiatan yang
dilakukan dapat mengatur keuangan untuk membiayai aktivitas dalam
rangka mencapai tujuan lembaga yang bersangkutan dan kualitatif
outcomes-nya sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.
d) Efisiensi
Efisiensi berkaitan dengan kuantitas hasil suatu kegiatan. ”Efficiency
characterized by quantitative outputs” (Garner, 2004). Efisiensi adalah
perbandingan yang terbaik antara masukan (input) dan keluaran (output)
atau antara daya dan hasil. Daya yang dimaksud meliputi tenaga, pikiran,
waktu, biaya. Perbandingan tersebut dapat dilihat dari dua hal:
1) Dilihat dari segi penggunaan waktu, tenaga dan biaya:
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau penggunaan waktu, tenaga dan
biaya yang sekecil-kecilnya dapat mencapai hasil yang ditetapkan.
2) Dilihat dari segi hasil:
Kegiatan dapat dikatakan efisien kalau dengan penggunaan waktu,
tenaga dan biaya tertentu memberikan hasil sebanyak-banyaknya baik
kuantitas maupun kualitasnya.
2.4
Proyek
Sebuah proyek didefinisikan sebagai "usaha sementara yang dilakukan untuk
menciptakan produk yang unik atau jasa" (PMI, 2000). Sebuah proyek dilakukan
ketika pekerjaan dilakukan melalui metode yang secara dasar berbeda dari operasi
sehari-hari. Keyword karakteristik suatu proyek dapat definisi sebagai berikut:
1. Sementara berusaha pada bagian awal dan akhir.
Teknik Industri Widyatama
11
2. Sering dipecah menjadi sub-proyek (atau fase).
3. Membuat produk unik atau jasa.
4. Melakukan untuk suatu tujuan.
5. Memiliki kegiatan yang saling terkait (tugas).
Sebuah proyek biasanya memiliki aspek-aspek tertentu yang memiliki keterkaitan
dengan proyek manajemen, terkait dengan metode proyek dan alatnya, teamwork,
rencana, trade-off (melibatkan lingkup/penyampaian, waktu, biaya, dan kualitas),
mengidentifikasi persyaratan (yang dibutuhkan) dan persyaratan yang tidak
diketahui (keinginan atau harapan), dan para stakeholder. Para stakeholder yang
terlibat dengan sebuah proyek beragam, memuaskan para stakeholder adalah salah
satu
tujuan utama dari proyek dan manajer proyek. Stakeholder termasuk
organisasi atau orang yang melakukan pekerjaan, yang juga disebut "performing
organization", dan orang-orang atau organisasi berhak mendapatkan manfaat dari
pekerjaan tersebut (dan juga biasanya mereka membayar untuk pekerjaan itu),
yang disebut organisasi menguntungkan, dua organisasi atau tidak termasuk
dalam perusahaan yang sama.
Diilustrasikan dalam Gambar 2.1. Manfaat organisasi, pelanggan, dan end user
juga bukan merupakan bagian dari organisasi yang sama. Manajer proyek adalah
stakeholder utama, dan individu hampir selalu menjadi bagian dari organisasi.
Selain stakeholder ada yang disebut sponsor proyek (seringkali disebut project
champion), dan individu ini biasanya mencetuskan atau meresmikan suatu ide
proyek. Hal ini membantu jika suatu proyek memiliki dukungan dari petinggi
dalam suatu organisasi, dan sponsor proyek sering menjadi bagian dari
manajemen. Biasanya sponsor proyek tidak harus berperan aktif dalam
pengelolaan sehari-hari.
Teknik Industri Widyatama
12
Gambar 2.1 Project Stakeholders
Manajemen proyek adalah "penerapan pengetahuan, keterampilan, peralatan, dan
teknik untuk kegiatan proyek dalam rangka untuk memenuhi atau melampaui
kebutuhan stakeholder dan harapan dari proyek" (PMI, 2000). Melibatkan
perencanaan, organisasi, pemantauan, pengendalian semua aspek proyek dan juga
manajemen, kepemimpinan, motivasi dari semua pihak yang terlibat untuk
mencapai tujuan proyek yang disepakati, kualitas biaya waktu, keamanan, dan
kinerja. Manajemen proyek dalam beberapa bentuk telah ada selama ribuan tahun,
dan kemungkinan digunakan dalam pembangunan suatu keajaiban dunia kuno.
Manajemen proyek modern, termasuk penggunaan dari ilmu teknik dan
manajemen, dimulai sekitar pergantian abad ke-20. "Manajer dari proyek-proyek
tersebut menghadapi tekanan dari pendukung manajemen ilmiah untuk
mengorganisir dengan cara terpusat dan terkontrol bukan hanya apa yang
dilakukan namun rincian bagaimana dan kapan hal itu akan dilakukan" (Yates,
2000). Henry Gantt mengembangkan Bagan Gantt dalam Perang Dunia I, dan
digunakan dalam proyek-proyek besar seperti pembangunan DAM Hoover pada
tahun 1930-an. Manajemen proyek TI muncul untuk kembali ke tahun 1950-an,
ketika Critical Path Method (CPM) dikembangkan oleh DuPont dan Remington
Rand/Univac.
Teknik Industri Widyatama
13
2.4.1
Manajemen Integritas Proyek
Menurut Schwalbe (2000), Manajemen integritas proyek meliputi proses yang
terlibat dalam pengkoordinasian seluruh area pengetahuan manajemen proyek lain
di sepanjang daur hidup proyek. Hal ini dilakukan untuk memastikan bahwa
semua elemen dari proyek digunakan bersama waktu yang tepat untuk
menyelesaikan suatu proyek dengan baik.
Proses utama yang terlibat dalam manajemen integritas proyek adalah:
1. Pengembangan Rencana Proyek (Project Plan Development)
Rencana proyek merupakan suatu dokumen yang digunakan untuk
mengkoordinasi seluruh dokumen perencanaan proyek dan membantu
memberi petunjuk akan eksekusi dan pengontrolan proyek. Bagian dari
rencana proyek meliputi pengenalan proyek secara garis besar, deskripsi
bagaimana proyek tersebut akan terorganisasi, proses manajemen dan teknikal
yang digunakan dalam proyek, dan bagian-bagian yang menggambarkan
pekerjaan yang harus diselesaikan, schedule atau jadwal, dan biaya.
Karena tujuan utama manajemen proyek ialah untuk memenuhi kebutuhan
para stakeholder dan ekspektasi dari proyek, sangat penting untuk
menyertakan analisa stakeholder sebagai bagian dari perencanaan proyek.
Analisa stakeholder mendokumentasikan informasi seperti: nama stakeholder
kunci dan organisasi, peranannya masing-masing dalam proyek, dan lain-lain.
2. Pengeksekusian Rencana Proyek (Project Plan Execution)
Pengeksekusian rencana proyek meliputi pengaturan dan pelaksanaan
pekerjaan yang sudah digambarkan pada rencana proyek. Mayoritas waktu
pada suatu proyek lebih banyak dihabiskan pada pengekusian ini, seperti hal
nya pada biaya proyek. Manajemen integritas proyek menganggap
perencanaan dan pengeksekusian proyek sebagai hal yang saling berhubungan
dan aktivitas yang tidak bisa dipisahkan. Fungsi utama membuat perencanaan
proyek ialah untuk mengarahkan eksekusi proyek. Perencanaan yang baik,
tentunya juga akan menghasilkan produk, jasa, atau kerja yang baik juga.
Teknik Industri Widyatama
14
3. Pengontrolan Perubahan Secara Keseluruhan (Overall Change Control)
Meliputi identifikasi, evaluasi, dan mengatur perubahan pada daur hidup
proyek secara keseluruhan. Tiga tujuan utama dari pengontrolan perubahan
secara keseluruhan adalah :
a) Mempengaruhi faktor yang membuat perubahan untuk memastikan bahwa
perubahan tersebut dapat menguntungkan dan bahwa proyek sudah
berjalan dengan sukses.
b) Memastikan bahwa perubahan sudah terjadi.
c) Mengatur waktu terjadinya perubahan secara aktual.
Untuk menyelesaikan manajemen integritas proyek, keterlibatan didalam lingkup
proyek, kualitas, waktu, biaya, sumber daya manusia, komunikasi, resiko dan
manajemen pengadaan (procurement) sangat penting. Karena semua itu terikat
satu sama lain didalam area pengetahuan, manajemen integrasi proyek
bergantung pada aktivitas dari 8 area pengetahuan lainnya.
Banyak yang berpendapat bahwa manajemen integrasi proyek merupakan kunci
kesuksesan suatu proyek secara keseluruhan. Seseorang harus bertanggung jawab
dalam mengkoordinasikan seluruh anggota tim, perencanaan, dan aktivitas yang
diperlukan dalam menyelesaikan sebuah proyek.
2.4.2
Manajemen Ruang Lingkup
Menurut Schwalbe (2000), seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa ada
beberapa faktor yang sangat berhubungan dengan kesuksesan suatu proyek.
Kebanyakan dari faktor ini seperti keterlibatan user, misi proyek yang jelas,
pernyataan akan kebutuhan yang jelas, dan perencanaan yang tepat, merupakan
elemen-elemen dari manajemen ruang lingkup. Salah satu aspek terpenting dan
aspek tersulit dari manajemen proyek ialah, mendefinisikan ruang lingkup proyek.
Ruang lingkup menunjuk pada keseluruhan usaha yang terlibat dalam pembuatan
suatu produk dari proyek dan proses yang digunakan dalam pembuatannya.
Teknik Industri Widyatama
15
Manajemen ruang lingkup proyek meliputi proses-proses yang terlibat dalam
mendefinisikan dan mengontrol apa saja yang termasuk dan tidak termasuk
pada sebuah proyek. Proses-proses utama yang termasuk dalam manajemen ruang
lingkup proyek ialah :
1. Inisiasi (Initiation)
Yaitu dimulainya suatu proyek oleh organisasi atau melanjutkan ke tahap
selanjutnya dari tahapan-tahapan yang ada dalam kegiatan suatu proyek. Para
ahli setuju bahwa langkah pertama dari menginisiasikan proyek ialah melihat
pada gambar atau ilustrasi besar dari perencanaan strategis dari suatu
organisasi. Sangat penting bahwa proses perencanaan proyek teknologi
informasi dimulai dengan menganalisa keseluruhan strategi organisasi. Suatu
organisasi harus membangun strategi untuk menggunakan teknologi informasi
untuk mendefinisikan bagaimana TI dapat mendukung tujuan organisasi.
Output dari proses ini ialah project charter, yaitu dokumen kunci yang
secara formal menunjukan eksistensi atau keberadaan suatu proyek dan
menyediakan gambaran umum proyek tersebut.
2. Perencanaan Ruang Lingkup (Scope Planning)
Yaitu meliputi pembuatan dokumen untuk menyediakan dasar bagi pembuatan
keputusan dalam suatu proyek di masa mendatang, termasuk kriteria untuk
menentukan apakah suatu proyek atau fase dari suatu proyek sudah
diselesaikan dengan baik. Output dari proses ini ialah pembuatan pernyataan
ruang lingkup secara tertulis, termasuk detail dukungan, dan ruang lingkup
rencana manajemen. Pernyataan ruang lingkup merupakan dokumen yang
digunakan untuk membuat dan mengkonfirmasikan pengertian umum dari
ruang lingkup proyek. Pernyataan ruang lingkup bervariasi atau berbeda-beda
tergantung pada tipe proyek. Proyek yang sangat besar dan kompleks,
memiliki pernyataan ruang lingkup yang sangat panjang. Seperti dokumen
manajemen proyek lainnya, pernyataan ruang lingkup harus sesuai untuk
dapat memenuhi kebutuhan suatu proyek.
Teknik Industri Widyatama
16
3. Pendefinisian Ruang Lingkup (Scope Definition)
Setelah selesai perencanaan ruang lingkup, langkah selanjutnya ialah lebih
jauh mendefinisikan usaha yang diperlukan untuk suatu proyek dan
memecahnya menjadi lebih kecil agar lebih mudah di kelola atau diatur.
Definisi ruang lingkup yang baik sangat penting bagi kesuksesan suatu proyek
karena dapat membantu meningkatkan keakuratan waktu, biaya, dan perkiraan
sumber daya, hal ini juga mendefinisikan basis atau dasar untuk pengukuran
kinerja dan control proyek. Pada proses ini, tim proyek membuat WBS atau
Work Breakdown Structure.
a) Menurut Schwalbe (2004), WBS merupakan analisa yang berorientasi
hasil keluaran dari pekerjaan yang terlibat dalam proyek yang
mendefinisikan total ruang lingkup proyek. WBS merupakan dokumen
dasar bagi manajemen proyek, karena WBS menyediakan dasar untuk
perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya dan perubahan.
4. Verifikasi Ruang Lingkup (Scope Verification) dan Pengontrolan Perubahan
Ruang Lingkup (Scope Change Control)
Verifikasi ruang lingkup meliputi penerimaan secara formal ruang lingkup
proyek oleh stakeholder. Untuk mendapat penerimaan secara formal dari
ruang lingkup proyek, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari
produk suatu proyek dan prosedur untuk mengevaluasi apakah proses dari
proyek tersebut sudah diselesaikan dengan baik.
2.4.3
Manajemen Waktu Proyek
Menurut Schwalbe (2000), manajemen waktu proyek didefinisikan sebagai
proses-proses yang dibutuhkan untuk memastikan ketepatan waktu pengerjaan
suatu proyek. Proses-proses utama yang terlibat pada manajemen waktu proyek
ini adalah:
1. Definisi Aktifitas (Activity Definition)
Pendefinisian aktivitas menghasilkan WBS yang lebih spesifik dan penjelasan
support oleh tim proyek. Tujuan dari proses ini ialah untuk memastikan tim
proyek memiliki pengertian yang mendalam akan aktivitas atau tahapan yang
Teknik Industri Widyatama
17
harus dijalankan sebagai bagian dari ruang lingkup proyek.
2. Barisan Aktivitas (Activity Sequencing)
Setelah mendefinisikan aktivitas, langkah selanjutnya adalah barisan aktivitas
atau activity sequencing.Yaitu meliputi memeriksa kembali aktivitas pada
detail WBS, detail deskripsi produk, asumsi, dan batasan untuk menentukan
hubungan antar aktivitas.
3. Estimasi Durasi Aktivitas (Activity Duration Estimating)
Proses selanjutnya ialah mengestimasi durasi aktivitas. Output dari proses ini
ialah estimasi durasi untuk setiap aktivitas.
4. Pengembangan Jadwal (Schedule Development)
Pengembangan jadwal menggunakan hasil dari keseluruhan proses manajemen
waktu proyek yang sudah dilakukan untuk menentukan waktu dimulai dan
diakhirinya suatu proyek. Tujuan umum pengembangan jadwal adalah untuk
membuat jadwal proyek yang realistis yang menyediakan basis atau dasar
untuk mengawasi kemajuan proyek. Beberapa tools dan teknik dapat
membantu dalam proses ini adalah :
a) Gantt Chart
Menurut Schwalbe (2000), Gantt Chart menyediakan format standard
untuk menggambarkan informasi jadwal.
b) Precedence Diagram Method (PDM)
5. Kontrol Jadwal (Schedule Control)
Banyak hal yang terlibat dalam mengontrol perubahan jadwal proyek. Sangat
penting untuk pertama-tama memastikan bahwa jadwal proyek sudah realistis.
Tahap ini meliputi aktivitas pengontrolan dan pengaturan perubahan schedule
proyek.
2.4.4
Precedence Diagram Method (PDM)
Precedence Diagram Method adalah metode jaringan kerja yang termasuk
dalam klasifikasi AON (Activity On Node). Dalam Metode ini kegiatan dituliskan
di dalam node yang umumnya berbentuk segi empat, sedangkan anak panahnya
sebagai penunjuk hubungan antara kegiatan kegiatan yang bersangkutan, dengan
Teknik Industri Widyatama
18
demikian dummy yang merupakan tanda penting untuk menunjukkan hubungan
ketergantungan, di dalam PDM tidak diperlukan (Soeharto, 1995). PDM pada
dasarnya menitik beratkan pada persoalan keseimbangan antara biaya dan waktu
penyelesaian proyek. PDM menekankan pada hubungan antara pemakaian
sejumlah tenaga kerja atau sumber-sumber daya untuk mempersingkat waktu
pelaksanaan suatu proyek dan kenaikan biaya sebagai akibat penambahan sumbersumber daya tersebut.
PDM juga dikenal adanya konstrain. Satu konstrain hanya dapat menghubungkan
dua node, karena setiap node memiliki dua ujung yaitu ujung awal atau mulai =
(S) dan ujung akhir atau selesai = (F). Maka disini terdapat empat macam
konstrain, yaitu:
1. Konstrain selesai ke mulai – Finish to Start (FS) Konstrain ini memberikan
penjelasan hubungan antara mulainya suatu kegiatan dengan selesainya
kegiatan terdahulu. Dirumuskan sebagai FS (i-j) = a yang berarti kegiatan (j)
mulai a hari, setelah kegiatan yang mendahuluinya (i) selesai. Proyek selalu
menginginkan besar angka a sama dengan 0 kecuali bila dijumpai hal-hal
tertentu, misalnya :
a) Akibat iklim yang tak dapat dicegah.
b) Proses kimia atau fisika seperti waktu pengeringan adukan semen.
c) Mengurus perizinan.
Kegiatan (i)
SF(i-j)=a
Kegiatan (j)
Konstrain SF
Gambar 2.2 Konstrain Finish to Start
2. Konstrain mulai ke mulai – Start to Start (SS) Memberikan penjelasan
hubungan antara mulainya suatu kegiatan dengan mulainya kegiatan
terdahulu. Atau SS (i-j) = b yang berarti suatu kegiatan (j) mulai setelah b hari
kegiatan terdahulu (i) mulai. Konstrain semacam ini terjadi bila sebelum
Teknik Industri Widyatama
19
kegiatan terdahulu selesai 100 % maka kegiatan (j) boleh mulai setelah bagian
tertentu dari kegiatan (i) selesai. Besar angka b tidak boleh melebihi angka
waktu kegiatan terdahulu. Karena perdefinisi b adalah sebagian kurun waktu
kegiatan terdahulu. Jadi disini terjadi kegiatan tumpang tindih.
Kegiatan (i)
SS(i-j)=b
Konstrain SS
Kegiatan (j)
Gambar 2.3 Konstrain Start to Start
3. Konstrain selesai ke selesai – Finish to Finish (FF) Memberikan penjelasan
hubungan antara selesainya suatu kegiatan dengan selesainya kegiatan
terdahulu. Atau FF (i-j) = c yang berarti suatu kegiatan (j) selesai setelah c hari
kegiatan terdahulu (i) selesai. Konstrain semacam ini mencegah selesainya
suatu kegiatan mencapai 100% sebelum kegiatan yang terdahulu telah sekian
(=c) hari selesai. Angka c tidak boleh melebihi angka kurun waktu kegiatan
yang bersangkutan (j).
Kegiatan (i)
FF(i-j)=c
Konstrain FF
Kegiatan (j)
Gambar 2.4 Konstrain Finish to Finish
4. Konstrain mulai ke selesai – Start to Finish (SF) Menjelaskan hubungan antara
selesainya kegiatan dengan mulainya kegiatan terdahulu. Dituliskan dengan
SF (i-j) = d, yang berarti suatu kegiatan (j) selesai setelah di hari kegiatan (i)
terdahulu mulai. Jadi dalam hal ini sebagian dari porsi kegiatan terdahulu
harus selesai sebelum bagian akhir kegiatan yang dimaksud boleh
diselesaikan.
Teknik Industri Widyatama
20
FS(i-j)=a
Kegiatan (i)
Konstrain SF
Kegiatan (j)
Gambar 2.5 Konstrain Start to Finish
Jadi
dalam
menyusun
jaringan
PDM,
khususnya
menentukan
urutan
ketergantungan, mengingat adanya bermacam konstrain tersebut, maka lebih
banyak faktor harus diperhatikan dibanding CPM. Faktor ini dapat dikaji misalkan
dengan menjawab berbagai pertanyaan berikut:
a) Kegiatan mana yang boleh dimulai sesudah kegiatan tertentu a selesai, berapa
lama jarak waktu antara selesainya kegiatan a dengan dimulainya kegiatan
berikutnya.
b) Kegiatan mana yang harus diselesaikan sebelum kegiatan tertentu boleh
dimulai dan berapa lama tenggang waktunya.
c) Kegiatan mana yang harus dimulai sesudah kegiatan tertentu c dimulai dan
berapa lama jarak waktunya.
Dalam PDM, jumlah waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan berbagai
tahapan dari proyek konstruksi dianggap diketahui dengan pasti. Selain itu juga
hubungan antara jumlah sumber-sumber daya yang dipergunakan dan waktu yang
diperlukan untuk menyelesaikan proyek juga dianggap diketahui. Seperti halnya
metode jaringan kerja yang lain, dalam PDM juga terdapat bagian vital, yaitu
analisis jalur kritis (critical path analysis). Jalur kritis adalah rangkaian aktivitas
yang tidak memiliki keleluasaan dalam start time dan finish time. Dengan kata
lain, aktivitas kritis adalah aktivitas yang tidak memiliki float time. Setiap
aktivitas kritis harus dilaksanakan sesuai jadwal yang telah ditentukan. Adanya
perubahan waktu pelaksanaan dari aktivitas kritis, percepatan atau perlambatan,
akan mengakibatkan perubahan durasi proyek secara keseluruhan. Penjadwalan
pada PDM mempertimbangkan hubungan ketergantungan antar aktivitas dan
durasi setiap aktivitas. Bila terjadi kondisi keterbatasan tenaga kerja, maka
Teknik Industri Widyatama
21
dilakukan penjadwalan ulang yang meliputi proses alokasi dan perataan sumber
daya, dan metode yang digunakan adalah Resource Scheduling Method. Terdapat
dua cara analisis dalam Resource Scheduling Method untuk menentukan aktivitas
mana yang akan diprioritaskan untuk dijadwalkan bila terjadi konflik sumber
daya, yaitu:
1. Analisis float time
Aktivitas yang memiliki float time paling kecil akan diprioritaskan untuk
dijadwalkan.
2. Analisis nilai Pertambahan Durasi Proyek (PDP)
Dengan cara ini selalu dipilih dua aktivitas yang mengalami konflik untuk
dianalisis. Misalnya aktivitas A dan B, bila A dijadwalkan lebih dulu daripada
B, maka besarnya PDP akibat hal itu adalah: PDPAB = EFA–LSB
Prioritas diberikan kepada pasangan aktivitas yang memiliki nilai PDP minimum.
Agar diperoleh nilai PDP minimum, maka harus dipilih aktivitas A dengan nilai
EF terkecil dan aktivitas B dengan nilai LS yang terbesar.
Masalah akan timbul bila terdapat lebih dari satu alternatif yang memiliki nilai
minimum float time atau PDP yang sama (Soeharto, 1995). Pada project
management software yang biasa digunakan, seperti Microsoft Project 2010, bila
ditemui kondisi serupa, prioritas otomatis akan jatuh kepada aktivitas dengan
kode aktivitas yang terkecil. Hal ini tentu saja tidak dapat dipertanggung
jawabkan karena nilai kode aktivitas tidak mempersentasekan fungsi apapun dan
sepenuhnya tergantung pada keinginan operator/perencana.
Pada proses penjadwalan PDM, apabila terjadi kondisi keterbatasan sumber daya
akan dilakukan penjadwalan ulang yang meliputi proses alokasi sumber daya
dengan metode Resource Scheduling Method.
Terdapat tiga aturan dalam proses alokasi sumber daya ini yaitu (Siswojo, 1981):
1. Pengalokasian sumber-sumber menurut waktunya, yaitu dimulai pada hari
pertama dan semua pekerjaan yang mungkin dijadwalkan, ini kemudian
Teknik Industri Widyatama
22
dilakukan pula untuk seterusnya.
2. Bila beberapa pekerjaan berkompetisi untuk sumber-sumber yang sama maka
prioritas diberikan pada pekerjaan yang mempunyai slack paling sedikit.
3. Bila mungkin, pekerjaan yang tidak kritis dijadwalkan kembali, agar dapat
membebaskan sumber-sumber untuk keperluan penjadwalan pekerjaan yang
kritis (non slack job).
2.4.5
Gantt Chart
Menurut Schwalbe (2000), Gantt Chart menyediakan format standard untuk
menggambarkan informasi jadwal proyek dengan memberikan daftar aktivitas
proyek dan waktu dimulai dan waktu selesai suatu proyek yang sesuai dengan
format kalender.
2.4.6
Definisi Perencanaan
Perencanaan menurut Welsch dan Gordon adalah “Suatu proses pengembangan
tujuan perusahaan dan memilih kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan dimasa
mendatang untuk mencapai tujuan tersebut” (Soeharto, 2002). Perencanaan secara
umum dapat diartikan sebagai proses pemikiran dan penentuan di muka untuk
segala tindakan yang akan dilakukan dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Perencanaan biaya merupakan salah satu bentuk perencanaan yang
tidak dapat dipisahkan dalam kegiatan proyek pada khususnya dan perusahaan
pada umumnya. Biaya menunjukkan perencanaan dan penggunaan dana untuk
melaksanakan pekerjaan dalam kurun waktu tertentu, dapat dibuat dalam
bentuk uang, jam per tenaga kerja atau satuan lain.
Dari definisi diatas perencanaan menempati urutan pertama dari fungsi-fungsi lain
seperti mengorganisir, memimpin dan mengendalikan. Perencanaan adalah
suatu proses yang mencoba meletakkan dasar tujuan dan sasaran termasuk
menyiapkan segala sumber daya untuk mencapainya. Ini berarti memilih dan
menentukan langkah-langkah kegiatan di masa datang yang diperlukan untuk
mencapai tujuan. Dari segi penggunaan sumber daya, perencanaan dapat diartikan
sebagai memberi pegangan bagi pelaksana mengenai alokasi sumber daya untuk
Teknik Industri Widyatama
23
melaksanakan kegiatan, sedangkan pengendalian memantau apakah hasil
kegiatan yang dilakukan sesuai dengan patokan yang telah digariskan dan
memastikan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien.
Salah satu ruang lingkup perencanaan adalah pengambilan keputusan, karena
hal tersebut diperlukan dalam proses memilih dan menentukan langkah yang akan
datang. Suatu perencanaan yang tepat disusun secara sistematis, dan
memperhatikan faktor obyektif akan dapat berfungsi sebagai:
a) Sarana komunikasi bagi semua pihak penyelenggara proyek.
b) Dasar pengaturan alokasi sumber daya.
c) Pendorong perencana dan pelaksana melihat kedepan dan menyadari
pentingnya unsur waktu.
d) Pegangan dan tolak ukur fungsi pengendalian.
Sebaliknya, suatu perencanaan yang tidak tepat, tidak sistematis, dan tidak logis
akan
segera
diikuti
adanya
tumpang
tindih
dan
kebingungan
dalam
implementasinya.
Dasar-dasar yang melatarbelakangi pembangunan adalah karena tidak adanya
pengaruh campur tangan pemerintah maka perkembangan masyarakat tidak
didasarkan pada penggunaan sumber-sumber pembangunan secara efektif dan
efisien, keperluan mendobrak kearah perubahan struktural ekonomi dan sosial
masyarakat serta arah perkembangan untuk kepentingan keadilan sosial.
Namun demikian kenyataan tersebut dewasa ini tidak begitu berlaku lagi. Hal ini
disebabkan karena terdapatnya berbagai macam perencanaan dari yang sifatnya
ketat kepada yang sifatnya longgar di negara-negara yang menganut filsafah
kemasyarakatan yang berbeda-beda. Kecuali itu perencanaan dipergunakan lebih
sebagai suatu alat atau cara untuk mencapai tujuan dengan lebih baik.
Teknik Industri Widyatama
24
(Iman Soeharto:2002) Perencanaan dapat dilihat dari segi suatu alat atau cara
untuk mencapai tujuan dengan lebih baik diantaranya:
a) Dengan adanya perencanaan diharapkan terdapatnya suatu pengarahan
kegiatan, adanya pedoman bagi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang ditujukan
kepada pencapaian tujuan pembangunan.
b) Dengan adanya perencanaan dapat dilakukan suatu peramalan (forecasting)
terdapat hal-hal dalam masa pelaksanaan yang akan dilalui
c) Memberikan kesempatan untuk memilih berbagai alternatif tentang cara yang
terbaik (the best alternative) atau kesempatan untuk memilih kombinasi cara
yang terbaik (the best combination).
Dari beberapa kegunaan yang telah disebutkan diatas maka dapat disimpulkan
bahwa pengertian dari perencanaan adalah suatu alat atau cara untuk mencapai
tujuan yang lebih baik. Oleh karena itu didalam pembuatan suatu proyek peranan
perencanaan sangat penting agar pelaksanaan pembangunan proyek diharapkan
dapat berjalan dengan baik.
2.4.7
Daur Hidup Manajemen Proyek
Menurut Rakos (1990), daur hidup proyek (Project Life Cycle) ialah sebagai
berikut:
1. Fase Definisi: yaitu mendefinisikan masalah dan kebutuhan user, yang dibuat
agar mengerti dengan baik masalah apa yang dialami oleh user dan
mendefinisikan apa saja yang diperlukan untuk membuat sistem yang dapat
membantu menyelesaikan masalah tersebut.
2. Fase Analisis: yaitu menganalisa spesifikasi yang dibutuhkan untuk membuat
sistem yang akan dibuat.
3. Fase Desain: yaitu mendesain interface dari sistem tersebut.
4. Fase Programming: yaitu
fase dimana
sistem
itu
dibuat dengan
menggunakan bahasa pemrograman yang sesuai.
Teknik Industri Widyatama
25
5. Fase Testing: yaitu fase pengetesan sistem yang sudah dibuat, apakah masih
ada yang perlu diperbaiki atau semuanya sudah berjalan sesuai yang sudah
dibuat.
6. Fase Acceptance: yaitu fase persetujuan dengan user, dimana user memeriksa
apakah sistem yang dibuat sudah sesuai dan cocok untuk membantunya
menyelesaikan masalah atau belum.
7. Fase Operasi: yaitu fase dimana user sudah dapat menggunakan sistem yang
sudah dibuat tersebut.
2.4.8
Model Pengembangan Prototyping
Prototyping merupakan salah satu metode pengembangan perangat lunak yang
banyak digunakan Astuti (2008). Dengan metode prototyping ini pengembang dan
pelanggan dapat saling berinteraksi selama proses pembuatan sistem. Sering
terjadi
seorang
pelanggan
hanya
mendefinisikan
secara
umum
apa
yangdikehendakinya tanpa menyebutkan secara detail output apa saja yang
dibutuhkan, pemrosesan dan data-data apa saja yang dibutuhkan. Sebaliknya disisi
pengembang kurang memperhatikan efesiensi algoritma, kemampuan sistem
operasi dan interface yang menghubungkan manusia dan komputer. Untuk
mengatasi ketidakserasian antara pelanggan dan pengembang, maka harus
dibutuhakan kerjasama yanga baik diantara keduanya sehingga pengembang akan
mengetahui dengan benar apa yang diinginkan pelanggan dengan tidak
mengesampingkan segi-segi teknis dan pelanggan akan mengetahui proses-proses
dalam menyelasaikan sistem
yang diinginkan. Dengan demikian akan
menghasilkan sistem sesuai dengan jadwal waktu penyelesaian yang telah
ditentukan. Kunci agar model prototype ini berhasil dengan baik adalah dengan
mendefinisikanaturan-aturan main pada saat awal, yaitu pelanggan dan
pengembang harus setuju bahwa prototype dibangun untuk mendefinisikan
kebutuhan. Prototype akan dihilangkan sebagian atau seluruhnya dan perangkat
lunak aktual aktual direkayasa dengan kualitas dan implementasi yang sudah
ditentukan dengan cepat. Prototyping juga merupakan sebuah teknik analisa
interaktif dimana user terlibat aktif dalam proses desain layar dan laporan. Kunci
Teknik Industri Widyatama
26
utama sebuah prototyping adalah untuk membuat sebuah desain awal dengan
cepat, dan disertai perubahan yang bisa jadi radikal serta nantinya akan
menghasilkan sebuah umpan balik, terutama dari penggunaan, secara cepat untuk
melakukan desain ulang ditahap berikutnya.
Prinsip mendasar dari prototyping adalah User dapat menunjukkan fitur yang
disukai dan tidak disukai, mengindikasikan apa yang diinginkan pada sistem yang
sudah ada dan berjalan lebih mudah dari pada harus mendeskripsikannya secara
teoritis. Pengalaman dan penggunaan lebih menghasilkan informasi penting dari
pada diagram analisis dan proposal naratif.
Berikut merupakan tahapan dalam proses prototyping :
1. Identifikasi informasi kebutuhan user yang diketahui dan fitur yang diinginkan
dalam sistem.
2. Mengembangkan prototype kerja.
3. Menggunakan prototype tanpa penambahan dan perubahan, untuk mengetahui
kebutuhan sistem.
4. Perbaiki prototype berdasarkan informasi yang diperoleh melalui pengalaman
user.
5. Ulangi tahapan ini selama dibutuhkan hingga mendapatkan sistem yang
diinginkan.
Ketika analis dan user memutuskan bahwa informasi telah cukup dikumpulkan
melalui proses prototype, maka ditentukan bagaimana memenuhi kebutuhan yang
telah diidentifikasikan. Terdapat 4 alternatif yang digunakan:
1. Prototype di bangun ulang, alternatif ini berarti mem-program ulang mulai
dari awal.
2. Prototype di implementasikan sebagai sistem lengkap. Menampilkan efisiensi
dan metode untuk interaksi user mungkin diperlukan.
3. Proyek diabaikan. Dalam kasus ini prototype menyediakan cukup informasi
untuk memperlihatkan bahwa sistem tidak dapat dikembangkan untuk
memenuhi tujuan karena alasan teknologi, ekonomi, dan operasional.
Teknik Industri Widyatama
27
4. Pengembangan
prototype
yang
lain.
Informasi
yang
dikumpulkan
menyarankan pendekatan yang sama sekali berbeda, atau fitur yang bertolak
belakang.
2.4.9
Work Breakdown Structure (WBS)
Work Breakdown Structure adalah pemecahan atau pembagian pekerjaan ke
dalam bagian yang lebih kecil (sub-kegiatan), alasan perlunya WBS adalah:
1. Pengembangan WBS di awal Project Life Cycle memungkinkan diperolehnya
pengertian cakupan proyek dengan jelas, dan proses pengembangan WBS ini
membantu semua anggota untuk lebih mengerti tentang proyek selama tahap
awal.
2. WBS membantu dalam pengawasan dan peramalan biaya, jadwal, dan
informasi mengenai produktifitas yang meyakinkan anggota manajemen
proyek sebagai dasar untuk membuat perundingan.
Manfaat dari WBS: Manfaat daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan
lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut.
Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain
ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.
Struktur WBS: Struktur dalam WBS mendefinisikan tugas-tugas yang dapat
diselesaikan secara terpisah dari tugas-tugas lain, memudahkan alokasi sumber
daya, penyerahan tanggung jawab, pengukuran dan pengendalian proyek.
Pembagian tugas menjadi sub tugas yang lebih kecil tersebut dengan harapan
menjadi lebih mudah untuk dikerjakan dan diestimasi lama waktunya.
Model WBS memberikan beberapa manfaat, antara lain :
1. Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan
2. Analisa WBS yang melibatkan manajer fungsional dan personel yang lain
dapat membantu meningkatkan akurasi dan kelengkapan pendefinisian
proyek.
Teknik Industri Widyatama
28
3. Memberikan dasar untuk mengestimasi mengalokasikan sumber daya,
menyusun jadwal, dan menghitung biaya
4. Mendorong untuk mempertimbangkan secara lebih seksama sebelum
membangun suatu proyek .
5. Dapat dipergunakan sebagai tool dalam perencanaan manajemen Resiko (Risk
Management Planning).
Ada empat macam bentuk dasar dari WBS yang biasa digunakan dalam proses
pembuatan aplikasi penggajian, yaitu :
1. Linear
Linear merupakan struktur yang hanya mempunyai satu rangkaian cerita yang
berurut. Struktur ini menampilkan satu demi satu tampilan layar secara berurut
menurut urutannya dan tidak diperbolehkan adanya percabangan. Tampilan
yang dapat ditampilkan adalah satu halaman sebelumnya atau satu halaman
sesudahnya.
2. Hirarki
Struktur hirarki merupakan suatu struktur yang mengandalkan percabangan
untuk menampilkan data berdasarkan kriteria tertentu. Tampilan pada menu
pertama akan disebut sebagai Master Page atau halaman utama. Halaman
utama ini akan mempunyai halaman percabangan yang dikatakan Slave Page
atau halaman pendukung.Jika salah satu halaman pendukung diaktifkan, maka
tampilan tersebut akan bernama Master Page, halaman utama kedua. Pada
struktur penjejakan ini tidak diperkenankan adanya tampilan secara linear.
3. Non Linear
Pada struktur non linear diperkenankan membuat penjejakan bercabang.
Percabangan ini berbeda dengan percabangan pada struktur hirarki. Pada
navigasi non linear walaupun terdapat percabangan tetapi tiap-tiap tampilan
mempunyai kedudukan yang sama tidak ada pada master page dan slave page.
Teknik Industri Widyatama
29
4. Campuran (Composite)
Struktur penjejakan campuran merupakan gabungan dari ketiga struktur
sebelumnya.
Sebagai gambaran, Work breakdown structure (WBS) dapat diilustrasikan seperti
diagram blok berikut:
Project
Task 1
Task 2
Sub Task
1.1
Sub Task
1.2
Work
Package
1.1.1
Work
Package
1.1.2
Work
Package
1.1.3
Gambar 2.6 Work Breakdown Structure Diagram
Model WBS memberikan beberapa keuntungan, antara lain:
a) Memberikan daftar pekerjaan yang harus diselesaikan
b) Memberikan dasar untuk mengestimasi, mengalokasikan sumber daya,
menyusun jadwal, dan menghitung biaya
c) Mendorong
untuk
mempertimbangkan
secara
lebih
serius
sebelum
membangun suatu proyek.
Teknik Industri Widyatama
30
Dikarenakan WBS merupakan struktur yang bersifat hirarki, maka bisa juga
disampaikan dalam bentuk tabel sebagai berikut:
Tabel 2.2 Work Breakdown Structure Outline
level 1 level 2
level 3
Task 1
Subtask 1.1
Work Package 1.1.1
Work Package 1.1.2
Work Package 1.1.3
Subtask 1.2
Work Package 1.2.1
Work Package 1.2.2
Work Package 1.2.3
Task 2
Subtask 2.1 Work Package 2.1.1
Work Package 2.1.2
Wprk Package 2.1.3
Sebagai gambaran praktis, berikut ini dicontohkan sebagian dari struktur WBS
dalam sebuah proyek pembangunan Intranet.
Tabel 2.3 Contoh WBS
Teknik Industri Widyatama
31
Perbedaan level dan tingkat kedetailan WBS: Setiap organisasi menggunakan
terminologinya sendiri untuk mengklasifikasi komponen WBS sesuai level nya
dalam hirarki. Sebagai contoh, beberapa organisasi memperlihatkan level-level
yang berbeda sebagai tugas (task), sub-tugas (sub-task) dan paket pekerjaan (work
package) sebagaimana yang ditunjukkan dalam bagan diatas. Sementara
organisasi lain mungkin menggunakan istilah fase (phase), entri (entry) dan
aktifitas (activity).
WBS mungkin saja disusun mengikuti pembagian atau pentahapan dalam siklus
hidup proyek ( the project life cycle). Level-level yang lebih tinggi dari struktur
umumnya dikerjakan oleh kelompok-kelompok. Level yang paling rendah dalam
hirarki seringkali terdiri dari aktifitas-aktifitas dilakukan secara individual, kendati
demikian sebuah WBS yang menitikberatkan pada “deliverable”
tidak
memerlukan aktifitas-aktifitas yang spesifik. Melakukan rincian sebuah proyek ke
dalam bagian-bagian komponen yang lebih kecil akan memudahkan pembagian
alokasi sumber daya dan pemberian tanggung jawab individual. Perlu kiranya
memberi perhatian pada penggunaan detail level yang layak ketika hendak
membuat WBS. Dalam kondisi ekstrim, detail level yang sangat tinggi akan
menyerupai hasil dalam manajemen mikro. Sedangkan kondisi ekstrim
kebalikannya, tugas-tugas mungkin akan menjadi demikian lebar untuk bisa dimanage secara efektif. Kendati demikian, menetapkan tugas-tugas dalam
pekerjaan yang berdurasi beberapa hari maupun beberapa bulan merupakan hal
yang baik di hampir kebanyakan proyek.
Peran WBS Dalam Perencanaan Proyek: WBS merupakan pondasi untuk
perencanaan proyek. WBS dibuat sebelum ketergantungan diidentifikasi dan
lamanya aktifitas pekerjaan diestimasi. WBS juga dapat digunakan untuk
mengidentifikasi tugas-tugas dalam model perencanaan proyek. Oleh karena itu,
idealnya rancangan WBS sendiri harusnya telah diselesaikan sebelum pengerjaan
perencanaan proyek (project plan) dan penjadwalan proyek (project schedule).
Teknik Industri Widyatama
32
Dengan memanfaatkan daftar pekerjaan pada WBS, akan dapat diperkirakan
lamanya waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap pekerjaan tersebut.
Perkiraan bisa dilakukan dengan mempertimbangan beberapa hal, antara lain
ketersediaan sumber daya dan kompleksitas.
Selanjutnya, estimasi waktu dilakukan dan dibagi dalam unit (misal 8 jam/hari).
Estimasi waktu untuk suatu proyek Intranet (seperti contoh diatas) lebih sulit dari
proyek pengembangan aplikasi lainnya. Hal ini karena masih sedikit proyek yang
dapat digunakan sebagai patokan menghitung waktu pelaksanaan. Dalam
mengestimasi waktu ini juga harus dipertimbangkan beberapa hal, misal
pengalaman teknologi server yang digunakan, keahlian Perl, CGI, Java, HTML,
browser, dan juga bekerja dalam lingkungan TCP/IP. Setelah WBS berhasil
disusun dan perkiraan lama waktu pelaksanaan telah dihitung, selanjutnya
dilakukan penyusunan jadwal kerja.
Pada dasarnya ada dua jenis model deskripsi penjadwalan, yaitu:
1. Bar Chart: Yang hanya menerangkan flow time dari setiap pekerjaan dantanpa
keterkaitan antar pekerjaan. Deskripsi ini paling baik digunakan pada
presentasi
2. Network diagram: Yang menunjukkan keterkaitan antar tugas dan
mengidentifikasi saat kritis pada jadwal.
2.5
Proyek Sistem Informasi
Sistem informasi merupakan sekumpulan komponen yang saling berhubungan,
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk
menunjang pengambilan keputusan dan pengawasan dalam suatu organisasi.
(Laudon dan Laudon, 2007). Adapun mengenai pengertian sistem informasi dapat
dilihat pada penjelasan dibawah ini dibawah ini :
Teknik Industri Widyatama
33
2.5.1
Pengertian Data
Data adalah bahan yang akan diolah atau diproses yang bisa berupa angkaangka,huruf-huruf, simbol-simbol yang menunjukan suatu situasi dan lain-lain
yang berdiri sendiri atau merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu
kejadian-kejadian dan kesatuan nyata.
Data adalah: ‘Bentuk jamak dari bentuk tunggal datuim atau data-item‟. dan “Data
Merupakan kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan
kesatuan nyata.” (Jogyanto, 2005). Keberadaan suatu data sangat menunjang
terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan oleh
pengambil keputusan. Untuk lebih meyakinkan bahwa data tidak dapat terlepas
dari dari informasi dapat dilihat dari definisi mengenai informasi.
2.5.2
Pengertian Sistem
Suatu sistem sangatlah dibutuhkan dalam suatu perusahaan atau instansi
pemerintahan, karena sistem sangatlah menunjang terhadap kinerja perusahaan
atau instansi pemerintah, baik yang berskala kecil maupun besar. Supaya dapat
berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait
dalam sistem tersebut.
Ada berbagai pendapat yang mendefinisikan pengertian sistem seperti berikut:
“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau
untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto, 2005).
Masih dalam buku „Analisis dan Desain sistem informasi‟ karangan jogiyanto
menerangkan: “Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi
untuk mencapai suatu tujuan tertentu” (Jogiyanto, 2005).
2.5.3
Pengertian Informasi
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti tertentu bagi penerimanya. Sumber dari informasi adalah Data,
sedangkan data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkan suatu
Teknik Industri Widyatama
34
kejadian, sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada
waktu tertentu, dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan. Menurut
Jogiyanto dalam buku „Analisis dan desain sistem informasi‟ adalah: “Informasi
diartikan sebagai data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih
berarti bagi yang menerimanya” (Jogiyanto, 2005).
Menurut George M.Scott dalam buku „prinsip-prinsip Sistem Informasi
Manajemen‟ pengertian sistem informasi adalah; ‘Sistem informasi adalah sistem
yang diciptakan oleh para analisis dan manajer guna melaksanakan tugas khusus
tertentu yang sangat esensial bagi berfungsinya organisasi‟ (Scott, 2001).
Sedangkan definisi sistem informasi dari Robert A.leitch dan K.Roscoe Davis
ialah sebagai berikut: „Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian,
mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi
dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan‟
(Jogiyanto, 2005).
Pengertian Informasi selalu dikaitkan dengan data, namun arti dari masing-masing
kata dalam pengertian tersebut berbeda. Keberadaan suatu data sangat menunjang
terhadap informasi, karena data merupakan bahan mentah yang diperlukan untuk
mengambil keputusan.
2.5.4
Pengertian Sistem Informasi
Menurut McLeod Jr (2001), sistem informasi merupakan suatu sistem dalam suatu
organisasi yang mempertemukan pengelohan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat menejerial dan kegiatan stategi dari suatu organisasi serta
menyediakan informasi kepada pihak luar dan laporan-laporan yang diperlukan.
Teknik Industri Widyatama
35
2.5.5
Komponen Sistem Informasi
Komponen-komponen yang ada dalam sistem informasi meliputi beberapa blok,
yaitu:
1. Blok masukan (input)
Blok masukan ini mewakili data yang masuk kedalam sistem informasi. Input
disini termasuk metode-metode dan media untuk menangkap data yang akan
dimasukan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.
2. Blok Model
Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model matematika yang
akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan
cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.
3. Blok keluaran (output)
Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang
berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkat manajemen
serta semua pemakai sistem.
4. Blok Teknologi
Teknologi merupakan alat yang digunakan untuk menerima masukan,
menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan
mengirimkan keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara
keseluruhan.
5. Blok Basis Data.
Basis data merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu dengan
yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer, basis data diakses atau
dimanipulasi dengan menggunakan paket perangkat lunak yang disebut Data
Base Management System (DBMS).
6. Blok kendali
Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan
bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem bisa dicegah ataupun bila terlanjur
terjadi kesalahan-kesalahan dapat langsung cepat diatasi.
Teknik Industri Widyatama
36
2.5.6
Analisa dan Perancangan Sistem
1. Analisa Sistem
Definisi analisa sistem menurut Jogiyanto (1999) adalah penguraian suatu
sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian, komponennya dengan
maksud
untuk
mengidentifikasikan
dan
mengevaluasi
permasalahan-
permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikanperbaikan.
2. Perancangan Sistem
Setelah mendapat gambaran yang jelas apa yang dilakukan pada tahapan
analisa sistem, tahap berikutnya adalah perancangan sistem. Menurut
Mahyuzir (1989) perancangan sistem adalah proses menentukan bagaimana
suatu sistem akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut
konfigurasi komponen hardware dan software dari sistem sehingga setelah
instalasi akan benar-benar memuaskan user.
2.5.7
Tools Development (Pengembangan Alat)
Untuk menggambarkan sistem yang dianalisa, penulis menggunakan, alat Bantu
perancangan sistem yang baku, berupa Data Flow Diagram (DFD) atau bisa
disebut juga Diagram Aliran Data (DAD), Flowchart system, Entity Relationship
Diagram (ERD), kamus data, spesifikasi proses, dan bagan terstruktur serta
format rancangan input/output. Adapun pengertian dari komponen-komponen
tersebut adalah:
2.5.8
Analisis Aliran Dokumen
Flow Map merupakan bagan yang menerangkan bagaimana data dokumen
mengalir dari satu bagian kebagian lain, setelah melalui suatu proses pengolahan
data. Simbol-simbol yang digunakan dalam bagian aliran sistem sebagai berikut:
Teknik Industri Widyatama
37
Tabel 2.3 Flowchart
Teknik Industri Widyatama
38
2.5.9
Data Flow Diagram (DFD)
DFD adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk
menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional
yang
dihubungkan satu sama lain dengan alur data. DFD juga sering disebut dengan
nama Bubble Chart Diagram, model proses, diagram alur kerja atau model fungsi.
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang ada atau sistem
baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik, dimana data tersebut mengalir, atau lingkungan fisik dimana
data tersebut disimpan. DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi
pengembangan sistem yang terstruktur (Structured Analisysis and Design),
dimana dalam DFD tersebut kita dapat mengetahui alur data dan data yang
digunakan pada sistem yang sedang berjalan maupun pada sistem yang berjalan,
selain itu kita dapat mengetahui dimana dan dari mana sebuah data atau dokumen
akan diproses.
DFD memiliki empat komponen, yaitu:
Terminator. Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan
sistem yang sedang dikembangkan. Biasanya terminator dikenal dengan nama
entitas (eksternal), sumber atau tujuan (source and sink).
Dalam hal penamaan pada terminator, biasanya menggunakan kata benda
Bagian
Penjualan
Gambar 2.7 Terminator
Proses. Proses ini sering dikenal dengan nama bubble, fungsi atau transformasi.
Komponen Proses menggambarkan bagian dari sistem yang mentransformasikan
input ke output. Pemberian nama pada komponen proses menggunakan kata kerja
yang membutuhkan subyek (transitif).
Teknik Industri Widyatama
39
Mencetak
KRS
Menghitung
Jumlah KRS
Gambar 2.8 Proses
Data Store. Data store digunakan untuk membuat model sekumpulan paket data.
Data Store biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan seperti file atau
database yang berkaitan dengan penyimpanan, baik secara komputerisasi,
misalnya file disket dan file hardisk, maupun manual, misalnya nama dan alamat
pada bukualamat dan agenda. Nama yang diberikan pada data store biasanya
menggunakan kata benda jamak.
Gambar 2.9 Data Store
Alur Data. Alur Data ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau
satu paket data/informasi dari satu bagian sistem ke bagian lainnya. Biasanya
pemberian nama pada alur data dilakukan dengan menggunakan kata benda.
Laporan Penjualan
Gambar 2.10 Alur Data
Syarat – syarat pembuatan DFD adalah :
1. Pemberian nama untuk setiap komponen DFD.
2. Pemberian nomor pada komponen DFD.
3. Pembuatan DFD sesering mungkin agar enak dilihat.
4. Penghindaran pembentukan DFD yang rumit.
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsisten secara logika.
Teknik Industri Widyatama
40
Levelisasi adalah penggambaran DFD dengan membagi DFD berdasarkan
tingkatan-tingkatan, yaitu dari tingkat tertinggi sampai dengan tingkat terendah,
tingkatannya yaitu:
1. Diagram Konteks, menggambarkan sistem dalam satu lingkaran dan hubungan
dengan entitas luar. Lingkaran tersebut menggambarkan keseluruhan proses
dalam sistem tersebut.
2. Diagram Level n, yaitu diagram yang menggambarkan proses-proses yang
terdapat di dalam sistem tersebut.
2.5.10 Manajamen Proyek Sistem Informasi
Manajemen proyek Sistem Informasi memiliki beberapa perbedaan penting dan
perbedaan dari manajemen proyek di bidang lain.Beberapa perbedaan ini harus
dilakukan dengan visibilitas, dan aspek untuk membuat proyek TI lebih sulit di
proyek-proyek di industri lain (McDonald, 2001). Berikut adalah perbedaan utama
lainnya dan kesulitan-kesulitannya:
a) Biaya yang tinggi ialah tenaga kerja dengan spesialisasi yang tinggi.
b) Ada perbedaan besar dalam tingkat produktivitas sumber daya manusia
bahkan dalam pekerjaan berkategori sama.
c) Beberapa dimensi kualitas dan kriteria.
d) Biaya dan waktu estimasi yang lebih kompleks.
e) Beberapa arsitektur, metodologi, alat, dan sebagainya yang terus berubah.
f) Memiliki tingkat kompleksitas tinggi.
g) Dapat mempengaruhi seluruh organisasi baik di internal maupun eksternal.
h) Memiliki perbedaan pada persyaratan.
i) Biasanya memiliki tingkat tinggi risiko yang signifikan.
j) Fitur baru.
k) Algoritma dan metode baru.
l) Bahasa, platform, arsitektur, dan alat pendukung baru.
m) Sistem operasi baru, telekomunikasi, interface.
n) Teknologi baru pada umumnya.
Teknik Industri Widyatama
41
o) Pengukuran laba atas investasi dan metrik bisnis lainnya yang sulit.
p) Sering ada tujuan realistis dan tekanan yang ditujukan pada manajer proyek
dantim proyek untuk memberikan produk-produk software yang lebih baiklebih murah-cepat.
q) Saat ini, proyek TI sering melibatkan banyak pihak luar sebagai konsultan dan
vendor.
Standish Group telah melakukan studi yang disebut CHAOS selama sekitar
satu dekade. Pada laporan CHAOS juga terdapat daftar penyebab utama
kegagalan proyek IT, dan selama bertahun-tahun penyebab tertinggi adalah
kurangnya keterlibatan pengguna akhir; kurangnya dukungan eksekutif;
kurangnya manajemen proyek; pembenaran bisnis yang tidak jelas, dan
masalah dengan persyaratan, ruang lingkup, metodologi, dan estimasi
(Standish Group, 2003). Semua masalah dibahas dalam teori ini, dan metode
untuk mengurangi masalah. Karena kesulitan dalam memberikan sukses
proyek IT, manajemen proyek dipandang sebagai salah satu keterampilan
yang paling berharga bagi profesional IT. Lembaga Manajemen Proyek
memiliki program sertifikasi untuk kedisiplinan manajemen proyek, dan
tingkat sertifikasi tertinggi adalah manajemen proyek profesional. Mengutip
2002 Foote Partners Study Computerworld tercantum sebagai sertifikasi yang
diperoleh oleh para profesional TI,dan sertifikasi adalah yang paling berharga
dalam hal kenaikan gaji.
Ketiga sertifikasi yang paling berharga dalam IT adalah:
a) PMI Manajemen Proyek Profesional: 15%
b) Giac Bersertifikat Intrusion Analis: 12%
c) Microsoft Certified Trainer: 12%
Teknik Industri Widyatama
42
Gambar 2.11 Proyeksi Management Project
Menurut Sommerville (2003), ada tiga tantangan untuk rekayasa software
proyek di abad 21:
1. Tantangan
Heterogenitas:
Fleksibilitas
untuk
beroperasi
dan
mengintegrasikan dengan perangkat keras dan platform software dari
lingkungan mainframe ke landscape dari Web global.
2. Tantangan Penyampaian: Kemampuan untuk mengembangkan dan
mengintegrasikan sistem TI dengan cepat untuk menanggapi perubahan
cepat dan juga perkembangan kebutuhan bisnis global.
3. Tantangan Kepercayaan: Mampu membuat perangkat lunak yang dapat
dipercaya baik dari segi keamanan dan kualitas.
Tiga masalah ini juga yang paling penting untuk manajemen proyek IT secara
umum, dan masalah ini dibahas dalam teori ini. Mampu membangun
fleksibilitas dan sistem yang beradaptasi untuk mengatasi heterogenitas dan
tantangan penyampaian sangat penting karena masalah lingkungan, dan
mereka berubah sangat cepat. Dalam nada yang sama, pada tahun 2005 Panel
Eksekutif Computerworld menggambarkan sebuah "tiga serangkai kejahatan"
yang telah menjadi masa depan IT. Tiga serangkai kejahatan adalah kurangnya
keamanan, tidak dapat diandalkan, dan peningkatan kompleksitas.
Teknik Industri Widyatama
43
Dengan alat yang lebih kuat maka potensi keuntungan yang lebih besar
termasuk produktivitas yang meningkat, biaya yang lebih baik dan kinerjanya,
dan juga meningkatkan kualitas. Namun membawa potensi biaya dan
kerusakan yang lebih tinggi bila alat ini disalah gunakan baik sengaja atau
tidak sengaja. IT adalah alat yang kuat, dan kekuatannya dalam hal komputasi
kecepatannya masih dua kali lipat sekitar setiap 18 bulan. Banyak kemajuan
IT lainnya juga memfasilitasi kemungkinan penyalahgunaan IT, termasuk:
a) Biaya untuk sumber daya komputasi telah menurun sehingga organisasi
dan negara-negara dapat memperoleh kekuatan yang besar.
b) Kemajuan teknologi penyimpanan data yang berarti data dalam jumlah
besar dapat disimpan dengan murah.
c) Kemajuan dalam teknik data berarti data dalam jumlah besar dapat
dianalisis dalam jumlah banyak.
d) Kemajuan dalam jaringan data berarti biaya dan waktu bergerak dan
mengakses data telah menjadi sangat singkat, dan komputer baik di dalam
maupun di luar suatu organisasi semakin terhubung dengan baik.
Teknik Industri Widyatama
44