pembuatan program aplikasi sistem kontrol

 PEMBUATAN PROGRAM APLIKASI SISTEM KONTROL
TUNGGAKAN PELANGGAN DI BAGIAN FUNGSI PENGAWASAN
KREDIT PT PLN (PERSERO) RAYON CIMAHI KOTA
(DEVELOPING
APPLICATION PROGRAM OF ACCOUNT RECEIVABLE’S
CONTROL SYSTEM IN CREDIT CONTROL FUNCTION OF
PT PLN PERSERO RAYON CIMAHI KOTA)
TUGAS AKHIR
Disusun untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Menyelesaikan Pendidikan Diploma
III Jurusan Administrasi Niaga Program Studi Administrasi Bisnis
Oleh :
RENI MARTHA
095211023
POLITEKNIK NEGERI BANDUNG
2012
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahiim,
Alhamdulillah dengan mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT,
Tuhan semesta alam yang Maha Pengasih dan Maha Pemurah, atas rahmat, ridha,
hidayah dan karunia-Nya sehingga Tugas Akhir dengan judul “Pembuatan
Program Aplikasi Sistem Kontrol Tunggakan Pelanggan di Fungsi
Pengawasan
Kredit PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota” dapat
diselesaikan
tepat pada waktunya. Laporan Tugas Akhir ini disusun sebagai salah
satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan pada Diploma III Program Studi
Administrasi Bisnis, Jurusan Administrasi Niaga, Politeknik Negeri Bandung.
Limpahan berkat, rahmat serta anugerah kiranya tercurah bagi semua pihak
yang telah memberikan bantuannya dalam menyusun laporan Tugas Akhir ini.
Penulis menyadari, laporan ini jauh dari kesempurnaan, karena keterbatasan
kemampuan, pengetahuan dan pengalaman penulis baik dari segi materi maupun
penyajian. Oleh karena itu, penulis mengharapkan saran dan kritik yang
membangun yang diharapkan sebagai bahan perbaikan di masa yang akan datang.
Semoga kelak di kemudian hari laporan ini dapat bermanfaat bagi pembaca dan
dapat dijadikan referensi bagi pihak yang berkepentingan.
Bandung, Juli 2012
Penulis
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
DATA
PRIBADI
Nama
: Reni Martha
Tempat, Tanggal Lahir
: Bengkulu, 31 Maret 1991
Jenis Kelamin
: Perempuan
Status
: Belum menikah
Agama
: Islam
Kewarganegaraan
: Indonesia
Hobi
: Badminton, mendengarkan musik, bernyanyi,.
Karakter
: Pekerja keras, optimis dan berkeingintahuan tinggi
Motto
: Be the best of your self, not only be your self
Alamat
: Jl. Tsanawiyah No. 59 RT 01/ RW 05, Cimahi Selatan
Telepon
: 022-61118332, 085322509471
E-mail
: [email protected]
KEMAMPUAN
1.
Kemampuan Administrasi (surat menyurat baik dalam Bahasa Indonesia maupun
Inggris, penanganan surat dan arsip, penanganan telepon).
2.
Kemampuan Akuntansi (Journal, worksheet, ledger, bank reconciliation, trial
balance, income statement, owners equity statement, balance sheet).
3.
Mampu mengoprasikan komputer terutama program MS Word, MS Excel, MS
Power Point, MS Publisher, dan MS Access.
4.
Mampu mengetik dengan kecepatan 40 kata/menit dengan angka keakuratan 98%.
5.
Mampu berkomunikasi dalam 2 bahasa dengan cukup baik ( Indonesia dan Inggris
).
PENGALAMAN ORGANISASI
1.
Anggota Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga POLBAN.
2.
Pengurus Himpunan Mahasiswa Administrasi Niaga Departemen Humas Luar
POLBAN.
UCAPAN TERIMA KASIH
Selama
penyusunan
laporan
ini
penulis
banyak
mendapatkan
bantuan.Ucapan
terima kasih khusus, serta penghargaan setinggi-tingginya penulis
sampaikan
kepada Allah SWT yang telah memberikan kasih sayang, rezeki,
kesabaran, kekuatan dan kesehatan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan
lancar.
Ucapan terima kasih juga penulis sampaikan kepada semua pihak yang
selalu memberikan dukungan guna terselesaikannya penulisan Laporan Tugas
Akhir ini, diantaranya:
1. Kedua Orangtuaku tercinta, yang selalu memberikan dukungan dan doa
yang tulus, semoga penulis senantiasa dapat menjadi kebanggaan mereka.
2. Drs. Mukaram, M.Ed.M. selaku dosen pembimbing yang selalu memberikan
koreksi dan bimbingan.
3. Bapak Lucky, selaku staff IT yang telah membantu dalam pembuatan
program aplikasi sistem control tunggakan pelanggan.
4. Bapak M.Edi Suparta, Supervisor Fungsi Administrasi PT PLN (Persero)
Rayon Cimahi Kota selaku pembimbing yang selalu mendukung dan
memberikan masukan dalam pembuatan Tugas Akhir.
5. Bapak Deddy Sobarna Sutaji selaku Ketua Jurusan Administrasi Niaga
Politeknik Negeri Bandung.
6. Dra. Sri Surjani Tjahjawati selaku Ketua Program Studi Administrasi Bisnis
DIII.
7. Bapak Surono, BA., SE selaku Wali Dosen 3 AB DIII.
8. Seluruh Seluruh dosen dan staff administrasi Jurusan Administrasi Niaga
Program Studi Administrasi Bisnis atas ilmu dan pendidikan yang telah
diberikan.
9. Bapak Pipin Aripin selaku Manajer PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota.
10. Seluruh staf PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota yang tidak dapat penulis
sebutkan satu per satu yang telah memberikan doa, dukungan, bantuan
dalam menyelesaikan laporan ini.
Limpahan berkat, rahmat serta anugrah kiranya tercurah bagi semua pihak
yang telah memberikan bantuannya dalam menyusun Laporan Tugas Akhir ini.
Bandung, Juli 2012
Penulis
ABSTRAK
Fungsi Pengawasan kredit adalah fungsi yang melakukan perencanaan,
persiapan, pelakasanaan dan pengendalian dalam kegiatan pemutusan sementara,
penyambungan kembali, pemutusan rampung bagi pelanggan yang terlambat
membayar
piutang pelanggan dan menyelesaikan penghapusan piutang ragu-ragu.
Untuk mencapai fungsi maksimalnya, fungsi pengawasan kredit membutuhkan
suatu sistem yang dapat digunakan untuk melakukan kontrol terhadap tunggakan
pelanggan. Untuk itu dibuatlah program aplikasi sistem kontrol tunggakan
pelanggan yang diharapkan dapat membantu menyelesaikan permasalahan yang
terjadi di fungsi pengawasan kredit. Hasil dari pembuatan program aplikasi ini
adalah form-form yang terdiri dari form entry, form tindak lanjut, form laporan,
dan sebagai hasil akhir dari program ini adalah rekap yang berisi persentasi jumlah
pelanggan penunggak, nilai uang, dan jumlah tunggakan yang lunas dan belum
lunas. Manfaat dari program aplikasi ini adalah membantu fungsi pengawasan
kredit dalam melakukan pemantauan piutang pelanggan serta hasil kinerja para
petugas/pegawai dalam pencapaian target kinerja. Untuk dapat menggunakan
program aplikasi ini, petugas pengawasan kredit perlu melakukan penyesuaian
melalui pelatihan penggunaan aplikasi dengan mempelajari buku manual pedoman
sistem kontrol tunggakan pelanggan.
Kata kunci: aplikasi, kontrol, pelanggan, program, sistem, tunggakan
ABSTRACT
Credit Control is a function that does the planning, preparation,
implementation
and control
the activities of
temporary disconnection,
reconnection,
disconnection completed for customers who are late paying the
account receivable and complete elimination of doubtful accounts receivable. To
achieve they maximum function, this function need an system that can be used to
control customers’re account receivable. So an application program of account
receivable’s
control system was made which is expected to help solve problems in
the credit control function. The results of this application program are forms,
consist of the entry form, a form of follow-up, the report form, and as the end
result of this program is a recap that contains the percentage of customers’re
account receivable, value for money, and amount of account receivable that has
paid and has not been paid. The benefits of this application program is to assist
the credit control function to control the customer’s account receivable and the
performance of the officers / employees in the achievement of performance
targets. To be able to use this application program, credit control officer training
necessary to make adjustments through the use of applications by studying the
manual book of this application program.
Keywords: applications, customers, control, program, system, account receivable
DAFTAR ISI
Halaman
KATA
PENGANTAR ...................................................................................... ii
UCAPAN
TERIMA KASIH ........................................................................... iii
ABSTRAK ..........................................................................................................v
ABSTRACK ...................................................................................................... vi
DAFTAR ISI ................................................................................................... vii
DAFTAR
GAMBAR .........................................................................................x
TABEL ........................................................................................... xii
DAFTAR
DAFTAR LAMPIRAN ................................................................................. xiii
BAB I PENDAHULUAN ..................................................................................1
1.1 Latar Belakang.............................................................................................1
1.2 Identifikasi Masalah ....................................................................................3
1.3
Tujuan dan Manfaat ....................................................................................3
1.3.1 Tujuan ................................................................................................3
1.3.2 Manfaat ..............................................................................................4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA .......................................................................6
2.1
Pelanggan ...................................................................................................6
2.2
Pengawasan ................................................................................................9
2.2.1 Tujuan dan Manfaat Pengawasan ....................................................10
2.2.2 Unsur Pengawasan...........................................................................11
2.2.3 Proses yang Dilakukan ....................................................................12
2.3 Piutang .......................................................................................................13
2.3.1 Kebijakan Penagihan .......................................................................14
2.3.2 Penggunaan Komputer dalam Pengelolaan Piutang Usaha .............14
2.4 Sistem ........................................................................................................16
2.5 Perancangan Program ................................................................................19
2.5.1 Data..................................................................................................20
2.5.2 Pengolahan Data (Data Processing) ...............................................22
2.5.3 Proses Pembuatan Program .............................................................24
2.5.4 Flow Chart Sistem ...........................................................................25
2.5.5 Data Flow Diagram (DFD) .............................................................28
2.5.7 Software yang Digunakan................................................................32
2.5.6 Entity Relationship Diagram (ERD) ...............................................30
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN .........................................................37
3.1 Rancangan Proyek ....................................................................................37
3.1.1 Gambarn Umum Perusahaan ...........................................................37
3.1.2 Visi Misi dan Moto Perusahaan ......................................................38
3.1.3 Struktur Organisasi ..........................................................................39
3.1.4 Job Description ...............................................................................39
3.1.5 Kondisi Awal ...................................................................................41
3.2
Prosedur Kerja ..........................................................................................43
3.3 Hasil Kegiatan ...........................................................................................46
3.3.1 Perancangan Desain Aplikasi ..........................................................46
3.3.2 Perancangan Data Flow Diagram (DFD) .......................................47
3.3.3 Perancangan Desain Form ...............................................................50
3.3.4 Perancangan Struktur Database .......................................................53
3.3.5 PerancanganRelationship ................................................................56
3.3.6 Pembuatan Tabel dan Query ...........................................................57
3.3.7 Pembuatan Form ..............................................................................63
3.3.8 Pembuatan Laporan .........................................................................70
3.3.9 Kelebihan dan Kekurangan .............................................................75
3.4
Pembahasan ..............................................................................................75
3.4.1 Pengawasan Kredit di PT PLN (Persero) Rayon Cimahi Kota .......76
3.4.2 Perancangan Program Aplikasi Sistem Kontrol Tunggakan
Pelanggan ........................................................................................76
3.4.3 Pembuatan Program Aplikasi Sistem Kontrol Tunggakan
Pelanggan ........................................................................................77
3.4.4 Kelebihan dan Kekurangan .............................................................80
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN .........................................................81
4.1 Kesimpulan ...............................................................................................81
4.2 Saran .........................................................................................................82
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN
DAFTAR GAMBAR
Nomor
Judul Gambar
Halaman
2.1 Keterkaitan antar Komponen dan Karakteristik Sistem
19
2.2 Jenjang Data Menurut Amsyah
21
2.3
Jenjang Data Menurut Sutabri
21
2.4
Proses Pengolahan Data
23
2.5
Relasi Entitas Satu ke Banyak
31
2.6 Relasi Entitas Banyak ke Banyak
32
2.7 Relasi Entitas Satu ke Satu
32
2.8
Tampilan Project Microsoft Visual Basic 6.0
34
3.1
Bagan Susunan Organisasi PT PLN (Persero) Rayon Cimahi
Kota pada Area Cimahi PT PLN (Persero) Distribusi Jawa
Barat Dan Banten
39
3.2
Prosedur Kerja
45
3.3
Rancangan Menu Program Aplikasi
47
3.4
DFD Level 0
48
3.5
DFD Level 1
48
3.6
DFD Level 2
49
3.7
Rancangan Form LogIn
50
3.8
Rancangan Form Input Penerima TUL VI-01
51
3.9
Rancangan Form Input Tindak Lanjut
52
3.10
Rancangan Form Laporan Penerima TUL VI-01
52
3.11
Rancangan Form Laporan Tindak Lanjut
53
3.12
Rancangan Form Rekap Tunggakan Pelanggan
53
3.13
Rancangan Form Rekap Tindak Lanjut
54
3.14
Relationship
57
3.15
Tabel LogIn
58
3.16
Tabel Master
59
3.17
Tabel Tagihan
59
3.18
Tabel Tindak_Lanjut
60
3.19
Tabel Jumlah TUL VI-01
60
3.20
Query Tagihan
61
3.21
Query Tindak Lanjut
62
3.22
Query Tindak Lanjut Petugas
62
3.23
Form LogIn
64
3.24
Form Menu Utama
65
3.25
Form Input Penerima TUL VI-01
65
3.26
Form Input Tindak Lanjut
66
3.27
Form Laporan Penerima TUL VI-01
67
3.28
Form Laporan Tindak Lanjut
68
3.39
Rekap Tunggakan Pelanggan
69
3.30
Rekap Tindak Lanjut
69
3.31
Contoh Laporan Riwayat Penerimaan TUL VI-01
71
3.32
Contoh Laporan Penerima TUL VI-01 berdasarkan
Periode dan Pelunasan
3.33
72
Contoh Laporan Penerima TUL VI-01 Berdasarkan
Jumlah yang Diterima
72
3.34
Contoh Tampilan Form Laporan Tindak Lanjut
73
3.35
Rekap Tunggakan Pelanggan
74
3.36
Rekap Tindak Lanjut
74
3.37
Rekap Kinerja Petugas
74
DAFTAR TABEL
Nomor
2.1 Judul Tabel
Halaman
Perbedaan Company-Centric View dan Customer-Centric
View
8
2.2
Simbol Standar ANSI untuk Bagan Alir Sistem
26
2.3
Bagan Simbolik
27
2.4
Empat Elemen Penyusun DFD
28
2.5 Simbol DFD
29
2.6 Elemen-elemen ERD
30
3.1
Daftar Perancangan Tabel
54
3.2
Daftar Perancangan Query
56
DAFTAR LAMPIRAN
Nama
Keterangan
LAMPIRAN
A
Surat Rekomendasi Pembuatan Program Aplikasi
LAMPIRAN
B
Formulir Absensi Bimbingan
LAMPIRAN C
Surat Pernyataan Telah Dilaksanankan Uji Coba
LAMPIRAN D
Formulir Uji Coba
LAMPIRAN E
Surat Pernyataan akan Digunakannya Program Aplikasi
LAMPIRAN
F
Transkrip Wawancara
LAMPIRAN
G
Surat Keputusan
LAMPIRAN H
Bukti Kehadiran Sidang
DAFTAR PUSTAKA
Al Fatta. (2007). Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: ANDI.
Amsyah, Zulkifli. (2005). Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia Pustaka
Utama.
Hutabarat,
Jemsly & Martani Huseini.2006.PFI:Manajemen
Kontemporer.Jakarta:Elex Media Komputindo
Strategik
Jerry J. Weygandt, , Donald E.Kieso, Paul D. Kimmel.2005.Accounting
Principles.Edisi Ketutjuh.USA:John Wiley & Sons, Inc.
Jusup, Haryono.2001.Dasar-dasar Akuntansi.Edisi Enam.Yogyakarta:STIE
Kanuk, Leslie Lazar, Leon G Schiffman.2000.Consumer Behavior.Sevent
Edition.New Jersey: Prentice-Hall,Inc.
Menejemen
Komaruddin
Sastradipoera.2001.Asas-asas
Perkantoran.Bandung:Kappa Sigma
L. Massie, Joseph.1985.Dasar-dasar Manajemen.Edisi Ketiga.Jakarta:Erlangga
Laksmi, Fuad Gani, Budiantoro.2008.Manajemen Perkantoran Modern.Cetakan
Kedua.Jakarta:Penaku.
Laudon, Kenneth. C. & Jane. P. Laudon. (2008). Sistem Informasi Manajemen
Mengelola Perusahaan Digital. Jakarta: Salemba Empat.
Madcoms.2005.Panduan Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic
dan Crystal Report.Yogyakarta:ANDI
Mills,
Geoofrey,etc.1984.Manajemen
Perkantoran
Modern.Edisi
Ketujuh.Binarupa Aksara
Moeljono
Djokosantoso.2003.Budaya
Korporat
Korporasi.Jakarta:Elex Media Komputindo
Nitisusastro,
Mulyadi.2009.Kewirausahaan
Kecil.Bandung:Alfabeta
&
dan
Keunggulan
Manajemen
Usaha
Nugroho, Eko.2008.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:ANDI
Nuraida,Ida.2008.Manajemen Administrasi Perkantoran.Yogyakarta:Kanisius
Odgers, P. 2005.Administrative Office Management.Edisi Ketigabelas. Thomson:
South-Western
Quible,
Z.K.2001. Administrative Office Management, An Introduction. Edisi
Ketujuh.Prentice Hall:Upper saddle River.New Jersey
Sedarmayanti.2009.Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran.
Bandung:Mandar Maju
Sukoco, Badri Munir.2007.Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.Jakarta:
Erlangga
Sutabri, Tata.2005.Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:ANDI
Sutanta,Edhy.2003.Sistem
Informasi Manajemen.Edisi Pertama.Yogyakarta:Graha
Ilmu
Weston, J. Fred dan Eugene F. Brigham.1990.Dasar-dasar Manajemen
Keuangan.Edisi Kesembilan.Jakarta:Erlangga