Pengembangan Sistem Informasi Manajemen Sekolah di SMK N 1

BAB 2
KAJIAN TEORI
2.1
Penelitian Yang Berkaitan
Penelitian
dengan
pendahuluan
menelaah
literatur
dilakukan
atau
oleh
laporan
peneliti
penelitian
penelitian tentang sistem informasi akademik. Sejauh ini
ada beberapa literature yang telah ditelaah:
2.1.1 Efendi (2007) melakukan penelitian dengan judul
“Perancangan
Sistem
Fakultas
Adab
UIN
Dengan
Konsep
Informasi
Sunan
Human
Akademik
Kalijaga
Computer
Di
Yogyakarta
Interaction”.
Penelitian ini bertujuan untuk merancang sistem
informasi akademik di Fakultas Adab UIN Sunan
Kalijaga Yogyakarta dengan konsep Human Computer
Interaction (HCI). Metode yang digunakan adalah
metode kualitatif dengan menggunakan pendekatan
analisis induktif dengan mengesampingkan hipotesis
awal penelitian, mencari pola, bentuk dan tema-tema
untuk dapat mengungkapkan data secara sistematis.
Adapun hasil dari penelitian ini adalah Konsep
Human Computer Interaction yang diterapkan pada
SIA di Fakultas Adab UIN Sunan Kalijaga Yogyakarta
belum
dapat
diterapkan
dengan
baik,
karena
usability, safe sistem, functional sistem, effective dan
efficient
belum
Rekomendasi
dapat
dilaksanakan
perancangan
yang
sepenuhnya.
dibuat
peneliti
adalah SIA yang berbasis Web (Web based), dengan
tetap memperhatikan konsep-konsep dasar dari HCI.
2.1.2 Ajiyati
(2011) melakukan penelitian dengan judul
“Pengembangan Sistem Informasi Akademik Berbasis
Short Message Service (SMS) Interaktif Sebagai Media
Layanan Informasi Akademik Di SMP Negeri 2
Bambanglipuro”
Penelitian
ini
bertujuan
untuk
mengetahui pengembangan dan efektivitas sistem
informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai
media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2
Bambanglipuro. Aspek efektivitas yang diamati dalam
penelitian ini meliputi (1) Aspek kesesuaian fungsi
(Correctness), (2) Aspek efisiensi (Efficiency), dan (3)
Aspek
kemudahan
penggunaan
(Usability).
Data
primer dan sekunder di SMP Negeri 2 Bambanglipuro
Bantul. Responden penelitian adalah 30 siswa kelas
IX. Pelaksanaan penelitian dilakukan selama 3 (tiga)
hari
penggunaan
sistem
yang
kemudian
dinilai
efektivitasnya oleh siswa. Aspek yang diteliti yaitu,
aspek correctness dengan delapan buah pertanyaan,
efficiency
dengan
enam
buah
pertanyaan,
dan
usability dengan enam buah pertanyaan. Teknik
pengumpulan data menggunakan metode angket
berbentuk jawaban skala Likert dengan rentang skor
1-4.
Validitas
instrumen
diukur
dengan
expert
judgement dan teknik analisa data menggunakan
analisis skala interval, kemudian hasil pengolahan
data
diinterpretastikan
secara
deskriptif.
Pengembangan sistem melalui 6 tahap yaitu, analisis
kebutuhan, desain perancangan, pengkodean dan
implementasi desain, pengujian, validasi ahli, dan uji
coba sistem di sekolah. Hasil validasi isi sistem
informasi akademik berbasis SMS interaktif sebagai
media layanan informasi akademik di SMP Negeri 2
Bambanglipuro sebesar 3.35 (baik), sedangkan hasil
validasi
ahli
media
sebesar
3.60
(baik).
Hasil
penelitian menunjukkan bahwa sistem informasi
akademik berbasis SMS interaktif sebagai media
layanan
informasi
akademik
di
SMP
Negeri
2
Bambanglipuro pada rerata aspek correctness sebesar
3.13 (baik), pada rerata aspek efficiency sebesar 3.22
(baik), dan pada rerata aspek usability sebesar 3.13
(baik).
2.1.3 Dengen dan Marisa (2009) melakukan penelitian
dengan judul “Sistem Informasi Akademik Berbasis
Web SMP Negeri 4 Samarinda” . Penelitian ini
menghasilkan sistem yang memberikan informasi
laporan keaktifan siswa secara online yang berupa
laporan nilai serta laporan absensi siswa yang
bersangkutan berbasis web, sehingga membantu
kecepatan
dan
kualitas
dalam
penyampaian
informasi. Selain itu dengan sistem yang berbasis
web maka informasi dapat diakses dengan waktu dan
tempat yang tidak terbatas. Pada sistem ini, menu
hanya dapat diakses oleh user tertentu yaitu siswa,
pengajar dan administrator. Pada hasil penelitian ini
telah
dikembangkan
sebuah
Sistem
Informasi
Akademik Berbasis Web dengan studi kasus pada
SMP Negeri 4 Samarinda. Dalam membangun sistem
ini digunakan alat bantu pengembangan sistem yaitu
Data Flow Diagram (DFD), Context Diagram, Entity
Relationship Diagram (ERD) dan Flowchart serta
dengan menggunakan bahasa pemrograman PHP,
HTML dan MySQL sebagai databasenya.
Dari beberapa penelitian yang telah dilakukan oleh
beberapa
peneliti
penelitian
ini
tersebut
dengan
di
atas,
maka
perbedaan
penelitian-penelitian
terdahulu,
bahwa pada penelitian terdahulu kebanyakan membahas
tentang perancangan sistem informasi manajemen sekolah
yang memfokuskan pada manfaat yang diperuntukkan
sebagai pelayanan terhadap pelanggan ( siswa, mahasiswa),
maka
penelitian
mengembangkan
yang
model
akan
sistem
dilakukan
informasi
adalah
manajemen
sekolah yang mampu mendukung pengambilan keputusan
tiap level manajemen
yang terintegrasi berdasarkan
kebutuhan tiap level manajemen.
2.2
Konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM)
2.2.1 Sistem
Sebagaimana
istilah
SIM,
sistem
juga
telah
didefinisikan oleh para ahli dalam berbagai cara yang
berbeda. Perbedaan tersebut terjadi karena perbedaan cara
pandang dan lingkup sistem yang ditinjau. Secara umum
sistem
dapat
didefinisikan
sebagai
sekumpulan
hal
/kegiatan/elemen/ subsistem yang saling bekerja sama
(yang dihubungkan) dengan cara-cara tertentu sehingga
membentuk suatu kesatuan untuk melaksanakan fungsi
guna
mencapai
tujuan.Suatu
sistem
mempunyai
karakteristik tertentu yaitu mempunyai :
a. Komponen
b. Batas
c. Lingkungan
d. Penghubung antar komponen
e. Masukan (input)
f.
Pengolahan (processing)
g. Keluaran (output)
h. Sasaran (objectives) dan tujuan (goal)
i.
Kendali
j.
Umpan balik
Model umum suatu sistem terdiri atas masukan
(input), pengolahan (proses) dan keluaran (output), seperti
ditunjukkan dalam gambar berikut :
Gambar 2.1 Model sistem
2.2.2 Informasi
Data dan Informasi :
Data dapat didefinisikan sebagai bahan keterangan
tentang kejadian nyata (fakta) yang dirumuskan dalam
sekelompok lambang tertentu yang tidak acak, yang
menunjukkan jumlah, tindakan atau hal. Data akan
menjadi bahan dalam suatu proses pengolahan data. Oleh
karena itu, data belum dapat banyak berbicara sebelum
diolah lebih lanjut. Informasi merupakan hasil pengolahan
data sehingga menjadi bentuk yang penting dan memiliki
kegunaan sebagai dasar pengambilan keputusan. Untuk
memperoleh informasi diperlukan adanya data yang akan
diolah dan unit pengolah. Faktor-faktor yang berpengaruh
terhadap suatu informasi adalah fungsi informasi, biaya
informasi,
nilai
informasi
dan
mutu
informasi.
Transformasi data menjadi informasi dapat digambarkan
dalam gambar berikut :
Gambar 2.2 Transformasi data menjadi informasi
2.2.3 Manajemen
Manajemen
dapat
diartikan
sebagai
proses
memanfaatkan berbagai sumber daya yang tersedia untuk
mencapai
suatu
tujuan.
Manajemen
juga
dapat
dimaksudkan sebagai suatu sistem kekuasaan dalam
suatu organisasi agar orang-orang menjalankan pekerjaan.
Sumber daya yang tersedia dalam manajemen meliputi
manusia, material, dan modal. Dalam sistem manajemen,
sumber daya manajemen meliputi ketiga sumber daya tadi
ditambah dengan sumber daya berupa informasi.
Dalam
upaya
memanfaatkan
sumber
daya
manajemen tersebut, manajer akan melakukan tiga macam
proses manajemen yaitu:
a. Perencanaan
b. Pengendalian (meliputi pengorganisasian, penggerakan
dan koordinasi)
c. Pengambilan keputusan
Proses
manajemen
dapat
dilakukan
dalam
tiga
tingkatan kegiatan manajemen yaitu:
a. Perencanaan dan pengendalian operasional
b. Perencanaan taktisdan pengendalian manajemen
c. Perencanaan strategis
Ketiga tingkatan kegiatan manajemen tersebut dapat
digambarkan sebagai sebuah piramida seperti ditunjukkan
pada gambar berikut.
Gambar 2.3 Tingkatan kegiatan manajemen
2.2.4 Definisi Sistem Informasi Manajemen
Istilah
sistem
Informasi
Manajemen
sebenarnya
terdiri atas tiga kata kunci, yaitu sistem, informasi, dan
manajemen.
Sistem
informasi
manajemen
dapat
didefinisikan sebagai sekumpulan subsistem yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama dan membentuk
satu kesatuan, saling berinteraksi dan bekerja sama antara
bagian satu dengan yang lainnya dengan cara-cara tertentu
untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima
masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya
(processing), dan menghasilkan keluaran (output) berupa
informasi sebagai dasar bagi pengambilan keputusan yang
berguna dan mempunyai nilai nyata yang dapat dirasakan
akibatnya baik pada saat itu maupun dimasa mendatang,
mendukung kegiatan operasional, manajerial, dan strategis
organisasi, dengan memanfaatkan berbagai sumber daya
yang ada guna mencapai tujuan.
2.2.5 Siklus Hidup Informasi
Dalam Sistem Informasi Manajemen, sistem tersebut
akan melakukan pengolahan data yang ada di dalam basis
data, baik secara manual, elektromekanik, elektronik
komputer dan menghasilkan informasi yang sesuai dengan
kebutuhan para pemakai. Para manajer sebagai salah satu
pemakai informasi juga akan menggunakan informasi
tersebut
keputusan
sebagai
dasar
manajemen.
dalam
Hasil
proses
keputusan
pengambilan
manajemen
tersebut dapat berupa aturan, standar, atau ukuran yang
digunakan sebagai acuan oleh para pelaksana di lapangan
untuk
melaksanakan
tugasnya.
Ketika
pelaksana
melaksanakan pekerjaannya ia akan memperoleh catatan
kejadian yang menjadi data-data transaksi baru yang
kemudian disimpan sebagai basis data. Aktifitas seperti ini
akan berlangsung secara terus menerus, tak akan pernah
berhenti dan membentuk suatu siklus hidup yang dikenal
sebagai siklus hidup informasi.
Gambar 2.4 Siklus hidup sistem
2.3
Sistem Informasi Manajemen Sekolah
Sistem Informasi Manajemen (SIM) merupakan bidang
ilmu
yang
masih
relatif
baru.
Awalnya,
SIM
hanya
merupakan bidang terapan yang mendapat perhatian para
pelaku bisnis. Pada tahun 1960-an, para akademisi dari
berbagai bidang ilmu, SIM mendapatkan kontribusi dari
berbagai bidang ilmu yang lebih mapan, seperti Ilmu
Komputer, Ilmu Teknik Elektro, Ilmu Perpustakaan dan
Informasi, Ilmu Matematika dan Statistika, Ilmu Ekonomi
dan Manajemen, serta berbagai Ilmu Sosial lainnya seperti
Psikologi, Budaya, Filsafat, dan mungkin masih ada klaim
dari ilmu lainnya yang tidak dapat diuraikan satu persatu
mulai memperhatikan dan mengadakan kajian-kajian dan
praktik dalam bidang ini. Konsekuensi dari sebuah bidang
ilmu yang relatif baru ialah para penelitinya memiliki latar
belakang
non-SIM.
Mereka
cenderung
memanfaatkan
kaidah dan metoda sesuai latar belakang yang mereka
anut, serta mempertahankan warna bawaannya tersebut.
Para
akademisi
berupaya
untuk
menyelesaikan
permasalahan SIM dengan beraneka ragam kerangkaacuan, sesuai dengan latar belakang pendidikan masingmasing (Ibrahim, 2004: 1-2).
Dengan
mempertimbangkan
uraian-uraian
di
atas
dapat dikemukakan definisi alternatif sistem informasi
manajemen pendidikan, yakni: sistem, yang terdiri dari
sekelompok orang, pedoman, dan perangkat pengolah data,
yang
memantau
dan
mengambil
kembali
data
dari
lingkungan, yang memperoleh data dari transaksi dan
operasi dalam organisasi, dan yang menyaring, mengatur,
dan memilih data serta menyajikannya sebagai informasi
kepada para pemangku kepentingan pendidikan/sekolah,
terutama bagi para manajer pendidikan pada semua level
dan fungsi organisasi, untuk mendukung pengambilan
keputusan dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen,
untuk mendukung komunikasi, dan untuk mendukung
kegiatan operasional, termasuk di dalamnya kegiatan
instruksional.
2.4
Pengembangan
Sistem
Informasi
Manajemen
Sekolah
Metode yang digunakan dalam pengembangan sistem
yaitu metode penelitian dan pengembangan (research and
development).
Metode
Penelitian
dan
Pengembangan
(research and development) adalah metode penelitian yang
digunakan untuk menghasilkan produk tertentu, dan
menguji keefektifan produk tersebut. Menurut Sujadi
(2003:164) Penelitian dan Pengembangan atau Research
and Development (R&D) adalah suatu proses atau langkahlangkah untuk mengembangkan suatu produk baru, atau
menyempurnakan produk yang telah ada, yang dapat
dipertanggungjawabkan.
Produk
tersebut
tidak
selalu
berbentuk benda atau perangkat keras (hardware), seperti
buku, modul, alat bantu pembelajaran di kelas atau di
laboratorium, tetapi bisa juga perangkat lunak (software),
seperti
program
komputer
untuk
pengolahan
data,
pembelajaran di kelas, perpustakaan atau laboratorium,
ataupun model-model pendidikan, pembelajaran, pelatihan,
bimbingan, evaluasi, manajemen, dll.
Untuk
dapat
menghasilkan
produk
tertentu
digunakan penelitian yang bersifat analisis kebutuhan dan
untuk menguji keefektifan produk tersebut supaya dapat
berfungsi di masyarakat luas, maka diperlukan penelitian
untuk menguji keefektifan produk tersebut. Jadi penelitian
dan pengembangan bersifat longitudinal (bertahap bisa
multy years). Penelitian Hibah Bersaing, adalah penelitian
yang
menghasilkan
produk,
sehingga
metode
yang
digunakan adalah metode penelitian dan pengembangan.
Dalam pelaksanaan penelitian dan pengembangan,
ada beberapa metode yang digunakan, yaitu metode:
deskriptif, evaluatif, dan eksperimental. Metode penelitian
deskriptif,
digunakan
dalam
penelitian
awal
untuk
menghimpun data tentang kondisi yang ada. Kondisi yang
ada mencakup: (1) kondisi produk-produk yang sudah ada
sebagai bahan perbandingan atau bahan dasar (embrio)
untuk produk yang akan dikembangkan, (2) kondisi pihak
pengguna, seperti sekolah, guru, kepala sekolah, siswa,
Berta
pengguna
pendukung
dan
lainnya,
(3)
penghambat
kondisi
faktor-faktor
pengembangan
dan
penggunaan dari produk yang akan dihasilkan, mencakup
unsur manusia, saran-prasarana, biaya, pengelolaan, dan
lingkungan.
Metode evaluatif, digunakan untuk mengevaluasi
proses uji coba pengembangan suatu produk. Produk
dikembangkan melalui serangkaian uji coba, dan setiap
kegiatan uji coba diadakan evaluasi, baik evaluasi hasil
maupun evaluasi proses.
Metode
eksperimen
digunakan
untuk
menguji
keampuhan dari produk yang dihasilkan. Walaupun dalam
tahap uji coba telah ada evaluasi (pengukuran), tetapi
pengukuran tersebut masih dalam rangka pengembangan
produk,
belum
eksperimen
telah
ada
kelompok
diadakan
pembanding.
pengukuran
selain
Dalam
pada
kelompok eksperimen juga pada kelompok pembanding
atau kelompok kontrol. Pemilihan kelompok eksperimen
dan kelompok kontrol dilakukan secara acak atau random.
Pembandingan hasil eksperimen men pada kedua kelompok
tersebut dapat menunjukkan tingkat keampuhan dari
produk yang dihasilkan.
Strategi
penelitian
dan
pengembangan
banyak
digunakan dalam teknologi instruksional atau teknologi
pembelajaran yang sekarang lebih difokuskan pada sistem
instruksional atau sistem pembelajaran. Strategi ini banyak
digunakan untuk mengembangan model-model: desain
atau perencanaan pembelajaran, proses atau pelaksanaan
pembelajaran, evaluasi pembelajaran dan model-model
program pembelajaran. Penelitian dan pengembangan juga
banyak digunakan untuk mengembangkan bahan ajaran,
media
pembelajaran
serta
manajemen
pembelajaran.
Penggunakan strategi penelitian dan pengembangan dalam
teknologi
instruksional
pendidikan
dan
banyak
pelatihan
bidang
digunakan
dalam
industri,
bisnis,
kemiliteran, teknologi, kedokteran, dll. Pendekatan ini
digunakan untuk pengembangan segi software, hardware,
teknoware maupun manage ware.
Metode
penelitian
dan
pengembangan
ini
telah
banyak digunakan pada bidang-bidang ilmu alam dan
teknik. Hampir semua produk teknologi, seperti alat-alat
elektronik, kendaraan bermotor, pesawat terbang, kapal
laut, senjata, obat-obatan, alat-alat kedokteran, bagunan
gedung
bertingkat
dan
alat-alat
rumah
tangga
yang
moderen diproduk dan dikembangkan melalui penelitian
dan
pengembangan.
Tapi
juga
model
ini
juga
bisa
digunakan dalam bidang ilmu-ilmu sosial seperti psikologi,
sosiologi, pendidikan, manajemen, dan lain-lain.
Dalam penelitian ini mengacu pada langkah-langkah
yang
dilakukan
dimodifikasi
oleh
menjadi
borg
studi
&
gall
yang
pendahuluan
kemudian
yang
dibagi
menjadi studi lapangan dan studi pustaka, analisis sistem,
perancangan sistem, pengembangan sistem, pengujian
sistem, verifikasi dan validasi sistem, revisi dan review
sistem, uji coba sistem, dan analisis hasil.
2.5
Aspek Penilaian
Aspek penilaian dalam penelitian ini yaitu menilai
kualitas informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi
manajemen
sekolah.
Informasi
dapat
berguna
bagi
pemakainya atau bisa juga tidak berguna sama sekali. Hal
ini tergantung kepada kualitas informasi yang dihasilkan,
informasi akan berguna apabila kualitasnya baik. Baik
buruknya kualitas informasi dipengaruhi oleh tiga faktor
penentu, yaitu isi informasi, waktu penyajian dan bentuk
informasi. Untuk lebih jelasnya berikut uraian
beberapa syarat kualitas informasi (Kusrini,2007):
2.5.1 Ketersediaan (avability)
tentang
Syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah
tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat
diperoleh
bagi
orang-orang
yang
hendak
memanfaatkannya.
2.5.2 Mudah dipahami (comprehensibility)
Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat
keputusan, baik itu informasi yang menyangkut pekerjaan
rutin
maupun
keputusan-keputusan
yang
bersifat
strategis.
2.5.3 Kesesuaian (relevan)
Dalam
diperlukan
konteks
adalah
oraganisasi,
yang
informasi
benar-benar
sesuai
yang
dengan
permasalahan, misi dan tujuan organisasi.
2.5.4 Kelengkapan (complete)
Cukup tidaknya informasi jika digunakan sebagai
bahan untuk membuat keputusan. Lengkap bukan berarti
semakin banyak semakin baik.
2.5.5 Ketepatan waktu (timeliness)
Saat yang paling baik dalam memberikan informasi
adalah pada saat diperlukan untuk membuat keputusan,
biasanya pada saat akan dilakukan analisis.
2.5.6 Kemudahan akses (aksesibilitas)
Berhubungan
memperoleh
data
erat
dengan
atau
informasi
mendapatkannya).
2.5.7 Akurat (accuracy)
kelonggaran
(mudah
cara
dalam
Syarat ini mengharuskan bahwa informasi bersih
dari kesalahan dan kekeliruan. Ini juga berarti bahwa
informasi harus jelas dan mencerminkan makna yang
terkandung dari data pendukungnya.
2.5.8 Konsisten (consisten)
Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi di
dalam penyajiannya, dan lebih mengacu pada jumlah
informasi
yang
harus
ditampilkan
(tanpa
berlebihan)
karena hal ini merupakan syarat penting bagi dasar
pengambilan keputusan.