analisis pengendalian intern pada sistem penerimaan dan

ANALISIS PENGENDALIAN INTERN PADA SISTEM
PENERIMAAN DAN PENGELUARAN KAS DI POLITEKNIK
NEGERI PADANG
Elfitri Santi
Endrawati
Firman Surya
Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Padang
Abstract
This study aims to analyze the internal control procedures of cash receipts and
disbursements in Politeknik Negeri Padang. Besides this, this study Target to be
achieved is to obtain input for the improvement of systems and procedures for cash
receipts and disbursements in Politeknik Negeri Padang to ensure the efficiency and
effectiveness of operations. The method used is descriptive qualitative method. The
type of data consists of primary data collected by documentation method and
interviews with respondents. The study found that, in general, the quality of internal
control procedures of cash receipts and disbursements in Politeknik Negeri Padang
are good, although there are few weaknesses in both systems. The level of
employees supporting knowledge, such as taxation, technical preparation of
governmental financial statements, preparing responsibility report and internal control
systems of procurement of goods and services is still low. Meanwhile, the single
tuition fee scheme has been implemented in Politeknik Negeri Padang, but not all
people understand its operationalisation.
Keywords: Internal control, cash dirsbursement, cash receipts, procedure
Pendahuluan
Sistem dan prosedur pengendalian
intern kas erat hubungannya dengan
kelancaran
penerimaan
dan
pengeluaran kas. Untuk menciptakan
suatu pengendalian intern yang
memuaskan dalam hal kegiatan
penerimaan dan pengeluaran kas
maka perlu adanya sistem yang
mampu menangani masalah-masalah
yang ada pada aktivitas penerimaan
dan pengeluaran kas dan dikatakan
memenuhi unsur-unsur pengendalian
intern yang baik apabila didalamnya
terdapat struktur organisasi yang
memisahkan fungsi penerimaan uang,
fungsi penyimpanan, fungsi penyetor
uang ke bank, dan fungsi pembayaran,
sistem otorisasi yang baik, adanya
praktek yang sehat serta karyawan
yang cakap. Sistem pengendalian
intern
yang
lemah
akan
mengakibatkan kemungkinan adanya
penyimpangan atas penerimaan dan
pengeluaran kas menjadi lebih besar,
sehingga
dapat
mengakibatkan
terjadinya
pemborosan
biaya
operasional. Adanya pemborosan
biaya
operasional
akan
dapat
mengurangi kemampuan perusahaan
untuk mendapatkan keuntungan yang
maksimal.
Dari hasil pengamatan sementara
terlihat bahwa sistem penerimaan dan
pengeluaran kas pada PNP sudah
mengalami
beberapa
perbaikan.
Sistem penerimaan kas, ada yang
dilakukan secara manual dan ada
yang
langsung
ke
Bendahara
Penerima. Begitu juga dalam sistem
pengeluaran kas, secara umum sudah
melalui transfer bank, namun masih
ada pengeluaran kas yang dilakukan
secara manual. Pengeluaran yang
dilakukan PNP meliputi berbagai
pengeluaran yang cukup banyak, baik
jumlah maupun item pengeluarannya.
Pengendalian intern yang baik akan
memberikan jaminan yang lebih baik
untuk terselenggaranya sistem dan
prosedur ini.
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
Oleh sebab itu penulis tertarik
untuk meneliti lebih lanjut tentang
sistem penerimaan dan pengeluaran
kas di PNP dalam sebuah penelitian
yang berjudul Analisis Pengendalian
Intern pada Sistem Penerimaan dan
Pengeluaran Kas pada Politeknik
Negeri Padang. Dari uraian latar
belakang di atas, maka masalah
dirumuskan
sebagai
berikut;
Bagaimana sistem dan prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas
pada PNP, Bagaimana pengendalian
intern pada sistem dan prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas
pada PNP, dan Apakah tindakan
perbaikan yang perlu dilakukan dalam
membenahi
pengendalian
intern
sistem dan prosedur penerimaan dan
pengeluaran kas pada PNP
keuangan, efektivitas dan efisiensi
operasi, dan kepatuhan terhadap
hukum dan peraturan yang berlaku.
Sistem pengendalian intern yang
baik meliputi hal-hal sebagai berikut
(Baridwan, 2006):
1. Struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggung
jawab
fungsional secara tepat.
2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
pengawasan
akuntansi yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
3. Praktek
yang
sehat
dalam
melaksanakan tugas dan fungsi
tiap bagian organisasi.
4. Tingkat kecakapan pegawai yang
sesuai dengan tanggung jawabnya.
Tinjauan Pustaka
Metode Penelitian
Sistem Akuntansi diartikan sebagai
jaringan-jaringan yang terdiri dari
formulir-formulir,
catatan-catatan,
prosedur-prosedur,
alat-alat,
dan
sumber
daya
manusia
dalam
keperluan pengawasan, operasi ,
maupun
untuk
kepentingan
pengambilan keputusan bisnis, bagi
pihak-pihak yang berkepentingan.
(Narko, 2007).
Tahapan
penelitian
meliputi
perancangan instrumen pengumpulan
data berupa kuesioner terbuka dan
tertutup serta metode obeservasi.
Tahap berikut adalah melaksanakan
pengumpulan data dan observasi
langsung.
Pengumpulan
data
dilaksanakan terhadap sistem dan
prosedur operasi penerimaan dan
pengeluaran kas PNP. Data penelitian
kemudian diolah dan dianalisis.
Langkah terakhir adalah interprestasi
terhadap hasil pengolahan data.
Sistem adalah suatu kerangka
dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan yang disusun dan sesuai
dengan
suatu
skema
yang
menyeluruh, untuk melaksanakan
suatu kegiatan atau fungsi yang
utama dari perusahaan. (Baridwan,
2006). Prosedur adalah urutan-urutan
pekerjaan klerikal yang melibatkan
beberapa orang, yang disusun untuk
menjamin adanya perlakuan yang
sama terhadap penanganan transaksi
perusahaan yang berulang-ulang.
(Narko, 2007).
Pengertian pengendalian intern
menurut IAI, yang dikutip oleh Agoes
(2004 : 75) yaitu merupakan suatu
proses yang dijalankan oleh dewan
komisaris, manajemen, dan personel
lain entitas yang didesain untuk
memberikan
keyakinan
memadai
tentang pencapaian tiga golongan
tujuan berikut: keandalan pelaporan
36
Penelitian
dilakukan
dengan
melakukan observasi langsung
ke
objek penelitian yaitu Politeknik
Negeri Padang di Limau Manis,
Padang guna memperoleh data dan
informasi yang dibutuhkan melalui
pihak-pihak
yang
terkait
dalam
penerimaan dan pengeluaran kas,
khususnya
mengenai
sistem
pengendalian internal atas penerimaan
dan pengeluaran kas. Jenis data yang
dikumpulkan adalah berupa data yang
terdiri dari data primer yaitu data yang
belum diolah yang
diperoleh
langsung dari PNP, seperti hasil
tanya jawab langsung kepada pihak
yang berhubungan dengan bagian
penerimaan dan pengeluaran kas.
Metode pengumpulan data yang
digunakan dalam penelitian ini adalah
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 - 44
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
field research yang terdiri dari
interview dan review document. Serta
penelitian kepustakaan yang berasal
dari buku, literature, jurnal ilmiah, serta
artikel
yang
berkaitan
dengan
permasalahan
yang
ada.
Pengendalian
intern
meliputi
pengendalian
akuntansi
yang
merupakan
peningkatan
efisiensi
usaha dan mendorong dipatuhinya
kebijakan
pimpinan
yang
telah
ditetapkan pada PNP. Penerimaan kas
adalah uang yang diterima oleh PNP
baik
tunai maupun kredit yang
berasal dari setoran tunai maupun
pelunasan piutang atau dari hibah.
Rumusan
Masalah
tugas dan fungsi setiap unit organisasi,
dan pegawai yang mutunya sesuai
dengan tanggung jawabnya.
Hasil Penelitian
Penerimaan PNP semua dilakukan
secara langsung ke rekening PNP,
antara lain ;
Pendapatan uang pendidikan, uang
ujian masuk, kenaikan tingkat dan
akhir pendidikan, dan pendapatan
lainnya. Mulai tahun 2013, pemerintah
mewajibkan perguruan tinggi untuk
menerapkan uang kuliah tunggal
menggunakan
Peraturan
Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan nomor 55
• Apakah tindakan perbaikan yang
perlu dilakukan dalam membenahi
pengendalian intern sistem dan
prosedur penerimaan dan
pengeluaran kas pada PNP
Alat analisis
yang
digunakan
•Unsur-unsur
pengendalian intern
Hasil
Penelitian
• memperoleh masukan dalam
perbaikan pengendalian intern sistem
dan prosedur penerimaan dan
pengeluaran kas pada PNP sehingga
terciptanya sistem dan prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas yang
menjamin efisiensi dan efektifitas
operasi
Gambar 1
Model Penelitian
Pengeluaran kas yang digunakan yaitu
pengeluaran
uang
tunai
baik
menggunakan cek maupun uang tunai
untuk pembayaran atas pembelian
yang
dilakukan
secara
tunai,
pelunasan hutang-hutang dan biaya
operasional dalam pengoperasian
sehari-hari.
Alat analisis yang digunakan
dalam pembahasan dan pengelolaan
data yaitu, unsur-unsur pengendalian
intern
yang
meliputi struktur
organisasi
yang
memisahkan
tanggung jawab fungsional secara
tegas, Sistem wewenang dan prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap
kekayaan, utang, pendapat dan biaya,
Praktik yang sehat dalam melakukan
tahun 2013 tentang Biaya Kuliah
Tunggal dan Uang Kuliah Tunggal
pada perguruan tinggi negeri di
lingkungan Kemdikbud.
Prosedur Penerimaan SPP
Penerimaan kas PNP ada 2 sumber,
yaitu Rupiah Murni dan PNBP
(Penerimaan Negara Bukan Pajak).
Penerimaan PNP semua dilakukan
secara langsung ke rekening PNP,
antara lain ;
Pendapatan uang pendidikan, uang
ujian masuk, kenaikan tingkat dan
akhir pendidikan, dan pendapatan
Jurnal akuntansi& Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 – 44
37
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
lainnya. Mulai tahun 2013, pemerintah
mewajibkan perguruan tinggi untuk
menerapkan uang kuliah tunggal
menggunakan
Peraturan
Menteri
Pendidikan dan Kebudayaan nomor 55
tahun 2013 tentang Biaya Kuliah
Tunggal dan Uang Kuliah Tunggal
pada perguruan tinggi negeri di
lingkungan Kemdikbud.
a. Fungsi Terkait
- Direktur
- Pembantu Direktur II
- Kepala Bagian Akademik
- Kepala Sub Bagian Keuangan
- Bendahara Penerimaan Kas
- UPT Perencanaan
b. Informasi yang dibutuhkan
- Informasi aturan penetapan UKT
PNP
- Daftar mahasiswa yang diizinkan
mendaftar
- Tarif SPP per mahasiswa
- Informasi pengesahan DIPA
c. Dokumen yang digunakan
- Daftar mahasiswa yang diizinkan
mendaftar
- Tarif SPP per mahasiswa
- Formulir penyetoran SPP
d. Catatan akuntansi yang digunakan
- Jurnal penerimaan kas
e. Jaringan
prosedur
yang
membentuk sistem penerimaan
kas.
- Terlebih dahulu harus bebas dari
kompen, artinya jika ada kompen
lunasi kompen terlebuh dahulu,
kemudian minta surat bebas kompen
pada PA (Pembimbing Akademik).
Selanjutnya isi kuisioner mengenai
penilaian tentang Dosen selama
proses
perkuliahan
berlangsung.
Setelah mengisi kuisioner, kemudian
minta
Surat
Keterangan
Bebas
Kompen ke Administrasi Jurusan
masing-masing yang ditandatangani
ketua jurusan.
- Setelah mengisi Surat Keterangan
Bebas Kompen, kemudian transfer
uang kuliah ke rekening BSM
politeknik Negeri Padang. Misanya
untuk Jurusan akuntansi Reguler uang
kuliahnya sebesar Rp.950.000 .
38
Namun, untuk mentransfer uang kuliah
tersebut
biasanya
dengan
menggunakan kartu ATM. Proses
mentansfer uang kuliah bisa dilakukan
melalui
Mesin
ATM
Non-BSM,
misalnya Mesin ATM BRI, BNI, BCA
dan lain-lain.
Jika menggunakan kartu ATM
Non-BSM,
sebelum
melakukan
kegiatan mentransfer uang kuliah,
pastikan bahwa kartu ATM yang akan
digunakan
memiliki
saldo
yang
melebihi dari pembayaran uang kuliah,
alias tidak boleh pas untuk bayar uang
kuliah saja, karena jika mentransfer
uang melalui Mesin ATM yang
berbeda dengan kartu ATM BSM,
maka akan dikenakan biaya biasanya
Rp.8.000.
Masukkan kartu ATM ke mesin
ATM
sebagaimana
prosedurnya,
Setelah muncul menu yang akan di
gunakan, maka pilih menu Transfer.
Biasanya disetiap mesin ATM memiliki
langkah-langkah yang berbeda untuk
mentransfer uang ke Bank lain.
Misalnya,jika menggunakan mesin
ATM BRI, jika dipilih menu transfer
kemudian akan muncul perintah :
Ke BRI
Ke Bank Lain
Kemudian pilih ambil ke Bank
lain. Kemudian transfer uang kuliah ke
nomor
rekening
90900No.BP.
Misalnya : Putri Kardila Hasna Jurusan
Akuntansi Reguler BP (1201071005).
Maka ketika Purti Kardila Hasna akan
membayar uang kuliah maka ia akan
mentansfer uang kuliahnya seperti :
909001201071005. Kemudian tuliskan
uang kuliah yang akan dibayar
tergantung jurusan masing-masing.
Misalnya : Putri Kardila Hasna tadi
akan menuliskan uang kuliah sebesar
Rp.950.000,
karena
ia
Jurusan
Akuntansi Reguler. Sebelum lanjut ke
perintah selanjutnya, terlebih dahulu
periksalah kembali nomor rekening
yang dituju dan nomor BP yang telah
dituliskan tadi. Setelah yang telah
ditulis tadi benar maka lanjutkan ke
perintah selanjutnya dengan menekan
perintah ya. Tunggu sampai Mesin
ATM mengeluarkan kertas, sebagai
bukti transfer. Setelah bukti transfer
keluar,
pastikan
bukti
tersebut
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 - 44
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
terterakan nama atau Nomor BP, bisa
jadi Nomor BP atau nama saja.
Kemudian simpan bukti tersebut,
sebagai bukti pembayaran.
- Setelah mentaransfer uang kuliah,
kemudian bayar uang Tranportasi/Bus
ke Rekening BSM politeknik Negeri
Padang. Biasanya pembayaran dapat
dilakukan dikampus Politeknik Negeri
Padang atau langsung ke Bank BSM
terdekat. Jika pembayaran uang
Transportasi dilakukan di kampus
Politeknik Negeri Padang. Biasanya
pembayaran uang Transportasi/bus
dapat dilakukan di kampus Politeknik
Negeri Padang, karena kampus
biasanya
menyediakan
fasilitas
pembayaran Uang bus langsung ke
karyawan Bank BSM. Minta slip
penyetoran kepada karyawan Bank
BSM yang terdiri dari 2 lembar.
Kemudian isi slip penyetoran tersebut.
Untuk
mengisi
slip
penyetoran,
sebaiknya
minta
bantuan
pada
karyawan Bank BSM yang ada pada
saat itu. Atau mengisi sesuai dengan
contoh yang telah disiapkan oleh
Karyawan BSM sebelumnya.
- Mahasiswa menyerahkan lembaran
bukti pembayaran bank ke petugas
pendaftaran.
Panitia
Pendaftaran
memeriksa bukti pembayaran tersebut,
apakah sudah cocok dengan rekening
PNP di BSM, memeriksa bukti print out
komputer bank, tanda tangan dan
stempel
petugas
bank.
Waktu
pembayaran di bukti transfer.
- Bendahara penerima merekap
jumlah penerimaan SPP mahasiswa
berdasarkan
Formulir
Rekap
Penerimaan
SPP
Mahasiswa.
Bendahara penerima meminta datadata mahasiswa lama seluruh jurusan
dan mahasiswa baru yang lolos ujian
masuk PNP. Bendahara Penerima
mengetik data mahasiswa yang
mendaftar
/membayar
SPP.
Bendahara Penerimaan membuat
laporan penerimaan pada atasan
langsung
PDII
memastikan
rekening
penerimaan PNP ditangani oleh 1
pintu
f. Sistem pengendalian intern
1) Organisasi
- Fungsi penerimaan terpisah dari
fungsi bendahara.
- Fungsi penerimaan terpisah dari
fungsi akuntansi.
- Penerimaan dana selain SPP, biaya
lain-lain mahasiswa dilakukan dengan
konfirmasi kepada pemberi dana, dan
hanya bisa untuk 2 rekening tambahan
yaitu
Kemahasiswaan
(dana
beasiswa)
dan
Penelitian
dan
Pengabdian Kepada Masyarakat.
2) Sistem otorisasi dan prosedur
pencatatan
- Pengeluaran kas berupa cek,
diotorisasi oleh kaur keuangan.
- Pencatatan akuntansi berupa jurnal
pengeluaran kas dilakukan oleh
bagian akuntansi setelah ada bukti
setor ke kas negara
3) Praktek yang sehat
- Adanya penentuan besaran SPP
untuk masing-masing program.
- Mahasiswa membayar uang SPP
dan biaya lain ke rekening PNP di
BSM
- Mengevaluasi penerimaan dana
Politeknik
- Penerimaan dana selain PNBP,
dapat dilakukan pada rekening lain,
dengan
catatan
sesuai
aturan
pembukaan
rekening
PNP
dan
Prosedur penerimaaan dana PBNP.
- Pembuatan rekening PNP dalam
bentuk R/K yang menandatangani
spesimen
adalah
Direktur
dan
Bendahara
Prosedur penerimaan dana PNBP
- SP4 mengajukan anggaran ke Dikti,
dan kemudian disahkan oleh Dikti.
Setelah itu baru diajukan ke dirjen
anggaran pusat. Dari dirjen anggaran
pusat, kemudian diajukan ke dirjen
anggaran Sumatera Barat.
- Setelah semua anggaran disetujui,
maka dana DIPA PNP disetorkan ke
rekening penerimaan PNP.
Sistem pengeluaran kas
Prosedur pembayaran gaji induk.
- Pembuat daftar gaji mengumpulkan
dokumen/bahan perobahan gaji PNS
kerja berdasarkan Formulir Daftar
Permintaan Gaji.
- Pembuat Daftar Gaji membuat
amprah gaji sesuai dengan Formulir
Amprah
Gaji
berdasarkan
IK
Pembuatan Amprah dan merekapnya.
Jurnal akuntansi& Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 – 44
39
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
Kaur mengoreksi, memeriksa, dan
memaraf.
- Direktur, Pudir II menyetujui dan
menandatangani.
Kemudian
bendahara
pengeluaran
Meminta
pembayaran gaji ke KPPN sesuai
dengan prosedur pencairan dana
Prosedur Pembuatan gaji 13
- Bendahara/ Pelaksana menerima
Surat Edaran (SE) dari KPPN dan
PDG
(Pembuat
Daftar
Gaji)
pembuatan amprah gaji tiga belas
PNS berdasarkan IK Pembuatan
Amprah dan rekapitulasi Kaur Koreksi,
periksa dan memaraf berdasarkan
Formulir
Amprah
serta
Rekapitulasinya.
- Pelaksana memberi stempel nama
pejabat, persetujuan pimpinan dan
tandatangan. Pelaksana menyusun
dan mengarsipkannya dan kemudian
meminta pembayaran gaji ke KPPN
sesuai dengan prosedur pencairan
dana
Prosedur
Pembuatan
gaji
susulan/Rapel
- Bendahara/ Pelaksana Menerima SK
Capeg, surat melaksanakan tugas,
tunjangan keluarga, semua dokumen
diperiksa TMT
dan
nominalnya
Berdasarkan Formulir SK Capeg,
Surat melaksanakan tugas, dan
Formulir Daftar Jumlah PNS, Istri,
Suami dan Anak untuk tunjangan
keluarga.
- Pembuatan amprah gaji susulan PNS
dan rekapitulasi sesuai dengan
Formulir Amprah Gaji berdasarkan IK
Pembuatan Amprah.
- Kemudian bendahara meminta
pembayaran gaji ke kppn sesuai
dengan prosedur pencairan dana.
Membayar
gaji
ke
penerima
berdasarkan Formulir Amprah Gaji
langsung ke rekening penerima
Prosedur pengambilan panjar
Dosen/adm/teknisi
mengambil
formulir panjar sesuai dengan Formulir
Panjar dan menemui PDII untuk
meminta
persetujuan
pemberian
panjar
- PDII meminta keterangan tentang
penggunaan panjar. Menilai kelayakan
40
pemberian panjar. Jika panjar untuk
perjalanan
dinas,
maka
harus
dilampirkan surat tugas dari Direktur
- Dosen/adm/teknisi jika disetujui,
maka mengisi formulir sesuai dengan
jumlah dan kegunaan yang disetujui.
- PD II menyetujui dan mengesahkan
panjar. Panjar dapat diberikan untuk
uang
muka
kegiatan,
bantuan
tesis/studi lanjut, perjalanan dinas,
pembelian barang/jasa
- PD II mengarsipkan lembaran hijau
dan kuning dari panjar
- Dosen/adm/teknisi meminta uang ke
bendahara menggunakan lembaran
putih (pertama)
- Membayarkan uang sesuai jumlah
yang tercantum dalam panjar dan
mengarsipkan panjar
- Setiap sore, mengumpulkan panjar,
merekap, memberi nomor panjar, dan
diarsipkan
menurut
tanggal.
Berdasarkan Formulir Rekap Panjar.
Prosedur Pertanggungjawaban dan
penggantian UP
- Bendahara menghitung pengeluaran
selama satu bulan. Untuk panjar,
dikelompokkan menurut kelompok
pembelanjaan
yang
akan
dipertanggungjawabkan
sesuai
panduan
pembuatan
bukti
pertanggungjawaban pengelompokkan
kegiatan belanja.
Bendahara
atau
Pelaksana
menerima
/
membuat
kwitansi
pertanggungjawaban kegiatan sesuai
dengan panduan pembuatan bukti
pertanggungjawaban
keuangan.
Direktur dan Pudir II mengesahkan
dan menyetujui kwitansi.
- Bedahara merekap kwitansi sesuai
dengan mata anggaran kegiatan
sesuai dengan panduan pembuatan
bukti pertanggungjawaban keuangan.
- Bendahara membuat format SPTB,
SPP, SP, SPM, ADK, dan SSP yang
telah dilegalisir berdasarkan Formulir
SPTB, Formulir SPP, Formulir SP,
Formulir SPM, Formulir SSP dan
Akses data komputer.
- Direktur, Pudir II, Bendahara /
Pelaksana
setelah
memeriksa,
disetujui pimpinan, maka dibukukan
dan disusun rangkap 3
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 - 44
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
Pertanggungjawaban
pembelian
barang/SP2D
Kaur
melaksanakan
pertanggungjawaban
pembelian
barang kurang dari Rp.10.000.000,-.
Menerima kwitansi, faktur pajak dan
SSP.
Untuk
pertanggungjawaban
SP2D, menerima SP2D, Surat tugas,
dan tiket.
- Pelaksana Menghitung selisih panjar
dengan kwitansi
- Pelaksana Memberi stempel nama
pejabat
- PDII Mengesahkan Kwitansi sesuai
dengan Formulir Kuitansi
Bendahara
membayar/meminta
kekurangan/kelebihan
kepada
pelaksana kegiatan antara kwintansi
dengan panjar
- Pelaksana membukukan/mencatat
kwitansi
Analisis Pengendalian Intern pada
Sistem dan Prosedur Penerimaan
Kas PNP
Setelah
diuraikan
prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas
PNP, maka dilakukan analisis dengan
membandingkan
unsur-unsur
pengendalian intern sesuai teori
dengan unsur pengendalian intern
yang dilaksanakan di PNP Ringkasan
perbandingan tersebut dapat dilihat
pada tabel 1.
Analisis Pengendalian Intern pada
Sistem dan Prosedur Pengeluaran
Kas PNP
Setelah
diuraikan
prosedur
penerimaan dan pengeluaran kas
PNP, maka dilakukan analisis dengan
membandingkan
unsure-unsur
pengendalian intern sesuai teori
dengan unsur pengendalian intern
yang dilaksanakan di PNP Ringkasan
perbandingan tersebut dapat dilihat
pada tabel 2.
Tindakan
Perbaikan
Untuk
Membenahi Pengendalian Intern
Sistem dan Prosedur Penerimaan
dan Pengeluaran Kas
Jurnal akuntansi& Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 – 44
41
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
Secara umum system pengendalian
intern dan penerimaan kas PNP sudah
sesuai prinsip pengendalian internal.
System pengeluaran pada praktik
yang sehat belum menggunakan
Tabel 1
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem dan Prosedur Penerimaan Kas PNP
Menurut teori
A. Struktur Organisasi
1. Memisahkan antara
fungsi operasional, fungsi
pencatatan dan fungsi
penyimpanan.
Menurut PNP
Fungsi penyimpanan pada PNP
dilakukan
oleh
bendahara
penerimaan,
sedangkan
fungsi
pengeluaran dilakukan oleh bendahara
pengeluaran.
2. Fungsi
penerimaan
Transaksi penerimaan kas langsung
kas harus terpisah dari
dikelola
oleh
bendahara
fungsi akuntansi
penerimaan untuk disetorkan ke
kas negara
A. Sistem otorisasi dan pencatatan
Pembayaran dilakukan
Pembayaran
oleh
mahasiswa
dalam bentuk cek
dilakukan langsung ke bank tanpa
melalui bendahara.
Tagihan baru bisa dibayarkan jika
tagihan lama (jika ada) telah dilunasi
Fungsi
penagihan
Penagihan
dilakukan
1
bulan
melakukan penagihan hanya
sebelum mahasiswa mengikuti ujian
atas dasar daftar piutang
akhir semester. Bagi mahasiswa
yang harus ditagih yang
yang tidak dapat melunasi dapat
dibuat oleh fungsi akuntansi
diberi kelonggaran dengan membuat
surat perjanjian baru yang diketahui
PD2 dan ketua jurusan/PA.
Pengkreditan
rekening
Bank
langsung
mengirmkan
pembantu
piutang
oleh
pemberitahuan adanya dana masuk
fungsi
akuntansi
(Bagian
ke PNP berdasarkan akun yang
Piutang) harus didasarkan
sesuai.
atas surat pemberitahuan
yang berasal dari debitur
B. Praktik yang Sehat
Hasil perhitungan kas harus
Kas
langsung
masuk
rekening
direkam dalam berita acara
bendahara pengeluaran
perhitungan kas dan disetor
penuh ke bank dengan
segera
Para penagih dan kasir
Tidak perlu diasuransikan karena ini
harus diasuransikan (fidelity
adalah tanggung jawab mutlak dari
bond insurance)
bendahara
Kas dalam perjalanan (baik
Tidak ada kas dalam perjalanan
yang ada di tangan Bagian
karena pembayaran langsung ke
Kasa maupun di tangan
rekening bank PNP
penagih perusahaan harus
diasuransikan (cash-in-safe
dan cash-in-transit insurance)
42
Sesuai /
Tidak Sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 - 44
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
nomor urut tercetak untuk formulir
pengambilan panjar. Pada kedua
system,
pengembangan
pegawai
penyusunan
laporan
keuangan
pemerintah,
pembuatan
laporan
pertanggunajawaban
dan
sistem
Tabel 2
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem dan Prosedur Pengeluaran Kas PNP
Menurut teori
A. Struktur Organisasi
Memisahkan antara
fungsi operasional, fungsi
pencatatan dan fungsi
penyimpanan.
Transaksi pengeluaran
kas tidak boleh
dilaksanakan sendiri oleh
bagian kasa sejak awal
sampai akhir , tanpa
campur tangan dari fungsi
lain
Pemisahan PPK
berdasarkan pengeluaran
Menurut PNP
Fungsi
pengeluaran
pada
PNP
dilakukan oleh bendahara bendahara
pengeluaran.
Dan
dicatat
oleh
pelaksana dalam aplikasi
Transaksi pengeluaran kas pada PNP
melibatkan lebih dari satu fungsi yaitu:
Fungsi yang membutuhkan dana,
bendahara, bagian akuntansi, kepala
urusan
keuangan,
dan
Pejabat
pembuat komitmen
sesuai
Ada 3 PPK di PNP, yaitu ;
Belanja pegawai
Belanja barang
Dan belanja khusus ex proyek
sesuai
B. Sistem
Otorisasi
dan Pencatatan
Pengeluaran
kas
harus
Pengeluaran diotorisasi oleh PPK, PD2,
mendapatkan
otorisasi
unit yang membutuhkan
pejabat yang berwenang
Pencatatan
dalam
jurnal
Pencatatan dilakukan oleh operator SAI
pengeluaran kas (atau dalam
dan Siska
metode pencatatan tertentu
dalam register cek) harus
didasarkan bukti kas keluar
yang
telah
mendapat
otorisasi dari pejabat yang
berwewenang dan dilampiri
dengan
dokumen
pendukung yang lengkap
C. Praktik yang sehat
Saldo kas yang ada ditangan
Saldo kas yang ada di tangan pada
harus
dilindungi
dari
Politeknik Negeri Padang di simpan di
kemungkinan
pencurian
dalam brangkas yang berada satu
atau penggunaan yang tidak
ruangan dengan karyawan lainnya
semestinya. Kasir dilengkapi
maksimal 50 juta rupiah. Brangkas
dengan alat-alat mencegah
tersebut merupakan tanggung jawab
terjadinya pencurian terhadap
bendahara dan jika terjadi kehilangan
kas
merupakan tangung jawab bendahara
Dokumen
dasar
dan
dokumen
pendukung
transaksi pengeluaran kas
harus dibubuhi cap “lunas”
oleh bagian kasa setelah
transaksi pengeluaran kas
dilakukan
Penggunaan rekening Koran
bank (bank statement), yang
merupakan informasi dari
pihak ketiga, untuk mengecek
ketelitian catatan kas oleh
fungsi pemeriksaan intern
(internal audit function)I yang
merupakan fungsi yang tidak
terlibat dalam pencatatan dan
penyimpanan kas
Sesuai /
Tidak Sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
sesuai
Memo
perincian
pembayaran,
cheque,
pembelian
barang,
dan
dokumen pendukung dicap “lunas”
setelah dilakukan pengeluaran kas oleh
bendahara
sesuai
Pada
Politeknik
Negeri
Padang
rekonsiliasi dibuat sebulan sekali oleh
bagian akuntansi. Rekonsiliasi bank
tersebut akan direview oleh kepala
urusan akuntansi
sesuai
masih minim untuk pengetahuan
pendukung, seperti perpajakan, teknis
pengendalian internal dan pengadaan
barang dan jasa. Perlu adanya
Jurnal akuntansi& Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 – 44
43
Analisis Pengendalian Intern pada Sistem Penerimaan dan Pengeluaran Kas di Politeknik Negeri Padang
pemberian nomor urut tercetak pada
form panjar agar bias ditelusuri
dengan
mudah
penggunaannya.
Pengembangan pegawai keuangan
perlu ditambahkan agar kemampuan
pegawai meningkat.
Kesimpulan
1. Secara
umum
system
pengendalian
intern
dan
penerimaan kas PNP sudah sesuai
prinsip pengendalian internal
2. System pengeluaran pada praktik
yang sehat belum menggunakan
nomor urut tercetak untuk formulir
pengambilan panjar
3. Pada
kedua
system,
pengembangan pegawai masih
minim
untuk
pengetahuan
pendukung, seperti perpajakan,
teknis
penyusunan
laporan
keuangan pemerintah, pembuatan
laporan pertanggunajawaban dan
sistem pengendalian internal dan
pengadaan barang dan jasa
4. Uang
kuliah
tunggal
telah
diterapkan di PNP, namun belum
semua warga PNP memahami
pengertian UKT ini.
Akuntansi: Suatu Pengantar,
Edisi Kelima. Salemba Empat.
Jakarta. Sukrisno, Agoes. 2004.
Auditing ( Pemeriksaan Akuntan
) Oleh Kantor Akuntan Publik,
jilid I. Edisi Ketiga. Lembaga
Penerbit
Fakultas
Ekonomi
Universitas Indonesia. Jakarta.
Sunarto.
2003.
Auditing,
Edisi
Pertama.
Pena
Persada.
Yogyakarta.
Zaki,
Baridwan.
2006,
Sistem
Akuntansi
Penyusunan
Prosedur dan Metode, Edisi 5,
BPFE, Yogyakarta.
____. 2008. Intermediate Accounting,
Edisi ke Delapan. BPFE.
Yogyakarta.
Saran
1. Perlu adanya pemberian nomor
urut tercetak pada form panjar agar
bias ditelusuri dengan mudah
penggunaannya
2. Pengembangan pegawai keuangan
perlu
ditambahkan
agar
kemampuan pegawai meningkat.
3. Sosialisasi penerapan uang kuliah
tunggal
perlu
disosialisasikan
kepada
masyarakat
terutama
mahasiswa
dan
orang
tua
mahasiswa
Referensi
Mulyadi. 2010. Auditing. Jilid I,
Cetakan ke Tujuh. Salemba
Empat. Jakarta.
____. 2010, Sistem Akuntansi, Edisi
Ketiga.
Salemba
Empat,
Jakarta.
Narko. 2007. Sistem Akuntansi,
Cetakan Keempat. Yayasan
Pustaka Nusatama. Yogyakarta.
Soemarso
S.R.
2010.
44
Jurnal Akuntansi & Manajemen Vol 8 No.2 Desember 2013 ISSN 1858-3687 hal 35 - 44