Analisis Waktu Penyiapan Berkas Pasien Post Rawat Inap Yang
advertisement
Analisis Waktu Penyiapan Berkas Pasien Post Rawat Inap Yang Akan Kontrol di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Mtropolitan Medical Centre Tahun 2014 Imanda Pribadi, Pujiyanto Sarjana Kesehatan Masyarakat, Fakultas Kesehatan Masyarakat, Universitas Indonesia Email : [email protected] Abstrak Analisis waktu penyiapan berkas pasien post rawat inap yang akan kontrol bertujuan untuk menjaga dan meningkatkan kualitas pelayanan rekam medis yang diberikan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui analisis kecepatan waktu penyiapan berkas pasien post rawat inap yang akan kontrol dilihat dari aspek input, proses dan output. Disain penelitian yang digunakan adalah cross-sectional degan pendekatan kualitatif yang didukung juga dengan penelitian kuantitatif. Seluruh data dalam penelitian ini diperoleh dari hasil wawancara mendalam, penelaahan dokumen dan perhitungan waktu. Hasil penelitian menunjukan bahwa rata –rata waktu pencarian berkas pasien post rawat inap adalah 10.01 menit. Dengan waktu tercepat adalah 3.1 menit dan yang terlama adalah 21.28 menit dengan presentase 64 % >10 menit dan 36 % < 10 menit. Proses penyiapan berkas pasien post rawat inap dipengaruhi oleh SDM, kebijakan, jarak dan sarana penyimpanan dan jumlah pasien. Menjawab tujuan dalam penelitian ini adalah waktu tunggu penyiapan berkas post rawat inap masih banyak yang > 10 menit. Analysis of Time For Setting up The file Patients Post Admission That Will Control Unit Medical Record Metropolitan Medical Centre Hospital year 2014 Abstract Analysis of time for setting up the file patients post admission that will control aims to maintain and improve the service quality medical records that given. The purpose of this research is to know analysis of speed time setting up the file patients post admission that will control seen from the input, process and the output. Design of research is a cross-sectional with a study qualitative approach in to support the quantitative research, from an interview in-depth review, documents and the count time. Results of research shows that on average -time file search elderly post hospitalization is 10.01 minutes. The fastest time is 3.1 minutes and the longest is 21.28 minutes with 64 percent vote percentage >10 minutes and 36 percent < 10 minutes. The process of preparing the file patients post hospitalized influenced by human resources, the policy, the distance and storage facilities and the number of patients. Conclusion in this research is waiting for setting up the post hospitalized there is still much > 10 minutes. Keywords : time, preparation, medical record Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Rumah sakit merupakan tempat untuk memberikan pelayanan medis jangka pendek dan jangka panjang yang meliputi kegiatan observasi, diagnostic, terapeutik dan rehabilitasi bagi semua orang yang menderita sakit atau luka serta bagi mereka yang melahirkan dan juga pelayanan rawat jalan bagi yang membutuhkan sesuai dengan penyakit yang di deritanya. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Namun sekarang ini rumah sakit tidak hanya berfungsi sebagai tempat untuk pengobatan penyakit saja tetapi telah berkembang menjadi kesatuan upaya pelayanan untuk seluruh masyarakat yang menyangkut aspek promotif, preventif, kuratif dan rehabilitatif. Rumah sakit bukan hanya sebuah tempat, tetapi juga sebuah fasilitas, sebuah institusi dan sebuah organisasi, oleh karena itu rumah sakit merupakan lembaga yang padat modal, padat karya, padat teknologi dan padat masalah yang di hadapinya (Adikoesoemo, 2003). Sebagai lembaga yang padat karya padat teknologi, rumah sakit seperti bidang usaha lain, dari waktu ke waktu selalu di hadapkan pada lingkungan usaha yang berubah. Persaingan antara rumah sakit belakangan ini tidak dapat dihindari. Rumah sakit yang semula menjalankan fungsinya sebagai tempat pelayanan kesehatan yang mendahulukan fungsi sosialnya, lambat laun mulai berpindah orientasi kearah bisnis dan ikut berkontribusi dalam persaingan, karena perkembangan saat ini mengharuskan rumah sakit tidak dikelola semata-mata untuk tujuan sosial saja, akan tetapi rumah sakit pun perlu menghasilkan profit. Masyarakat dewasa ini semakin berfikir kritis, yang menuntut kualitas pelayanan yang tinggi sehingga rumah sakit harus benar – benar memberikan pelayanan yang bermutu dan memuaskan. Kepuasan pasien tergantung pada kualitas pelayanan. Pelayanan di bentuk berdasarkan 5 prinsip service Quality yaitu reliability, responsiveness, assurance, emphaty, tangibles (Aditama ,2007). Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre (RS MMC) merupakan rumah sakit swasta tipe B non pendidikan yang didirikan pada tahun 1987. Rumah Sakit ini menyediakan pelayanan medis, pelayanan penunjang medis, pelayanan dan asuhan keperawatan dan pelayanan rujukan (RS MMC, 2012). Suatu pelayanan dikatakan baik oleh pasien jika jasa yang diberikan dapat memenuhi kebutuhan pasien dengan menggunakan persepsi pasien tentang pelayanan yang diterima (memuaskan atau mengecewakan, juga termasuk lamanya waktu pelayanan). Kepuasan dimulai dari pelayanan terhadap pasien sejak pasien pertama kali datang, sampai pasien meninggalkan rumah sakit (Rahayu, 2005). Waktu tunggu adalah waktu yang digunakan oleh petugas kesehatan di rumah sakit untuk memberikan pelayanan pada pasien. Waktu tunggu merupakan masalah yang sering menimbulkan keluhan pasien di beberapa rumah sakit, sama hal nya seperti di Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre sering kali perawat atau dokter mengeluhkan lamanya berkas Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 rekam medis pasien tiba di ruangan hal itu sangat berhubungan dengan pasien yang setelah masuk keruangan dan mengeluhkan kepada dokter atau perawat tentang lamanya waktu tunggu pelayanan, hal ini secara tidak langsung menyebabkan kepercayaan pasien tentang mutu pelayanan di Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre berkurang. Sesuai dengan kepmenkes no 129. Tahun 2008 mengenai standar pelayanan minimal, kecepatan waktu penyiapan berkas rekam medis untuk rawat jalan ≤10 menit (Kepmenkes RI no 129, 2008) Pertanyaan PenelitianBerdasarkan rumusan masalah tersebut, pertanyaan penelitian yang diajukan oleh penulis adalah: 1. Bagaimana gambaran input (sumber daya manusia, kebijakan, jumlah pasien yang datang berobat terutama pasien rawat jalan, waktu tempuh dan tempat penyimpanan) yang mempengaruhi kecepatan waktu penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre? 2. Bagaimana gambaran proses dalam penyiapan atau pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap baik di unit rekam medis, di ruang pelayanan medis dan di bagian keperawatan yang mempengaruhi kecepatan waktu penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre? 3. Bagaimana waktu tunggu penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre? Tinjauan Teoritis kerangka teori dalam penelitian ini menggunakan pendekatan sistem. Didalam sistem terdapat unsur yang saling berhubungan dan mepengaruhi satu sama lain, unsur – unsur itu adalah input, proses dan output. Dari unsur input terdapat 5 elemen yaitu man, money, material, method dan machine. Dari unsur proses adalah kumpulan elemen atau bagian yang terdapat didalam sistem yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang direncanakan, sedangkan unsur output adalah kumpulan elemen atau bagian yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem. Dari pendekatan sistem diatas peneliti mencoba mengabungkan dengan teori lean tentang pemborosan. Terdapat 7 pemborosan menurut teori lean yaitu : a. Overproduction (Produksi Berlebihan) b. Waiting (Menunggu) c. Transportation (Transportasi) Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 d. Inappropriate Processing (Proses yang tidak Perlu) e. Unnecessary Inventory (Persediaan yang tidak perlu) f. Unnecessary Motion (Gerakan yang tidak perlu) g. Defect (Kecacatan) Kerangka konsep yang digunakan oleh peneliti untuk menganalisis kecepatan waktu penyiapan berkas pasien post rawat inap di unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre yaitu dalam bentuk sistem Input, Proses, output. Berdasarkan hasil wawancara dengan beberapa petugas Rekam Medis, proses penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap karena faktor jumlah pasien yang berobat saat itu dan jarak yang jauh untuk pengambilan berkas rekam medis rawat inap serta tempat penyimpanan yang belum rapih di unit Rekam Medis, maka peneliti memasukan SDM, kebijakan, dan jumlah pasien pada unsur input. Metode Penelitian Penelitian ini menggunakan desain penelitian cross-sectional dengan pendekatan kualitatif. untuk memperoleh informasi mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kecepatan waktu penyiapan berkas rekam emdis pasien. Selain itu penelitian ini juga didukung dengan penelitian kuantitatif untuk memperoleh data perhitungan waktu dari setiap tahapan proses penyiapan berkas rekam emdis pasien post rawat inap yang akan kontrol di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre. Populasi dalam penelitian ini adalah berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol. Sampel dalam penelitian ini adalah berkas rekam emdis pasien post rawat inap yang kontol pada tanggal 19 april 2014 s/d 19 mei 2014 ke poliklinik pada pukul 07.00 – 20.30 WIB yang berjumlah 109 berkas rekam medis. Pertimbangan pengambilan sampel pada pukul Teknik pengambilan sampel dengan metode non random sampling dimana metode tersebut tidak didasarkan atas kemungkinan yang dapat diperhitungkan dan penulis mengambil dengan teknik accidental sampling yaitu penulis mengambil kasus atau responden yang kebetulan ada atau tersedia di tempat tersebut dengan konteks penelitian. Untuk mendapatkan informasi mengenai masing-masing variabel yang diteliti maka dipilih informan sesuai dengan prinsip yang berlaku, yaitu: 1. Kesesuaian (Appropriateness) Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Informan dipilih berdasarkan pengetahuan yang dimiliki berkaitan dengan topik penelitian. 2. Kecukupan (Adequacy) Data yang diperoleh dari informan harus dapat menggambarkan seluruh fenomena yang berkaitan dengan topik penelitian. Informan dipilih berdasarkan kriteria yang berhubungan dengan topik penelitian, seperti: pengalaman dan jabatan di unit kerja yang bersangkutan Berdasarkan prinsip di atas, informan dalam penelitian ini berjumlah tiga orang yang terdiri dari: 1. Ka Sub Sie Unit Rekam Medis bidang pelayanan 2. 2 Orang Pelaksana Unit Rekam Medis Data yang digunakan untuk memperoleh informasi dalam penelitian ini adalah data primer dan data sekunder. Data primer diperoleh dari hasil wawancara dan observasi, sedangkan data sekunder diperoleh dari hasil telaah dokumen. Analisis data kuantitatif adalah kegiatan setelah data dari seluruh responden atau sumber data terkumpul, kemudian data dikelompokan berdasarkan variabel dan jenis responden, menyajikan data tiap variabel yang diteliti, melakukan perhitungan untuk menjawab rumusan masalah, dan melakukan perhitungan (Sugiyono, 2014). Analisis data dalam penelitian analisis Univariat yang menggunakan teknik statistik deskriptif yaitu statistik yang digunakan untuk analisis data dengan cara mendeskripsikannya atau menggambarkan data yang telah terkumpul sebagaimana adanya tanpa bermaksud membuat kesimpulan yang berlaku untuk umum atau generalisasi. Setelah peneliti mengumpulkan data yaitu hasil perhitungan waktu, peneliti hanya menghitung modus, median, mean dan juga presentase. Perhitungan waktu pada penelitian ini dilakukan dengan cara menghitung waktu dari mulai KPM dicetak setelah itu petugas memulai pencarian berkas rekam emdis rekam medis di unit rekam medis bila berkas rekam medis tersebut belum berada di unit rekam medis maka petugas akan mencari di ruang pelayanan medisk atau di ruang keperawatan bila berkas rekam emdis itu sudah ditemukan maka petugas akan meletakannya di tyempat berkas rekam emdis rekam emdis yang telah siap diatar kepoliklinik yang dituju. Waktu yang sudah dihitung kemudian dicatat di pedoman pencatatan waktu penyiapan berkas rekam emdis pasien post Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 rawat inap yang akan kontrol ke poliklinik. Hasil perrhitungan waktu berformat menit. Hasil diperiksa kembali untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahan dalam pencatatan. Setelah itu, penulis menginput data tersebut ke dalam komputer untuk dapat diketahui statistiknya. Perhitungan waktu ini digunakan untuk melihat apakah waktu yang dihabiskan pada proses penyiapan berkas rekam emdis pasien post rawat inap yang akan kontrol ini telah sesuai dengan standar atau tidak. Analisis data kualitatif yaitu data yang berhubungan dengan kategorisasi, karakteristik atau sifat variabel atau hasil pengklasifikasian atau pengolahan suatu data (Notoatmodjo, 2012). Data yang dikumpulkan berasal dari hasil wawancara, observasi dan telaah dokumen. Data hasil wawancara mendalam, hal pertama yang dilakukan adalah mendengarkan hasil rekaman wawancara secara seksama, kemudian membuat transkrip wawancara tersebut sedetail mungkin dengan cara mengetik ulang hasil wawancara tersebut ke dalam komputer. Hasil transkrip tersebut selanjutnya akan dibaca ulang, dipahami, dan diteliti untuk dibandingkan dengan pertanyaan penelitian. Ketika pertanyaan penelitian sudah terjawab semua, peneliti akan merangkum wawancara tersebut sesuai dengan variabel penelitian ke dalam matriks hasil wawancara mendalam. Telaah dokumen dilakukan peneliti pada saat sedang penelitian. Pada saat melakukan telaah dokumen, peneliti membaca dengan sungguh-sungguh agar dapat memahami isi dari dokumen tersebut, lalu melakukan penelaahan dan kemudian memutuskan dokumen apa saja yang terkait dengan pertanyaan penelitian. Dari hasil telaah dokumen tersebut, peneliti dapat melakukan triangulasi metode pada hasil penelitian ini. Analisis pada penelitian ini menggunakan analisis isi atau content analysis dengan melihat keterkaitan antara jawaban informan dan menarik kesimpulan dari keseluruhan tema yang muncul. Untuk menjaga keabsahan data pada penelitian kualitatif, perlu dilakukan beberapa strategi berupa upaya menjaga validitas data yang disebut dengan triangulasi. Triangulasi yang ada meliputi triangulasi sumber dan triangulasi metode. Dalam penelitian ini triangulasi yang digunakan adalah: 1. Triangulasi Sumber 2. Triangulasi Metode Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Hasil Penelitian Proses Penelitian Pengumpulan data dilakukan pada 8 – 16 Juni 2014. Selama proses pengumpulan data, peneliti mendapat kemudahan dan kelancaran karena adanya kerjasama yang baik dari pihak rumah sakit terutama pihak manajemen yang mendukung penelitian ini sebagai salah satu masukan bagi peningkatan mutu pelayanan di unit rekam medis. Penelitian ini dilaksanakan di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre lantai satu untuk melakukan pengamatan pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol. Pengumpulan data dilakukan dengan menggunakan data primer yaitu dilakukan dengan wawancara mendalam kepada tiga orang informan yang dirasakan berpengaruh terhadap penelitian ini. Cara lain yang peneliti gunakan untuk mendapatkan data primer adalah dengan melakukan observasi secara langsung untuk melihat lama waktu pencarian berkan pasien post rawat inap yang akan kontrol. Selain data primer, peneliti juga menggunakan data sekunder yang diperoleh dari telaah dokumen yang berkaitan dengan topik penelitian dan data sekunder lainnya yang berhubungan dengan pelaksanaan pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol di Rumah Sakit Metropolitan Medisal Centre. Penelitian ini dilakukan untuk melihat gambaran kecepatan waktu pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol. Penelitian dilakukan dengan ovservasi waktu dari setiap tahapan pencarian berkas rekam medis pasien. Dalam penelitian ini peneliti menghadapi keterbatasan penelitian yaitu perhitungan waktu penyiapan tidak selalu dimulai saat KPM itu keluar dari mesin sehingga terdapat sedikit jeda waktu sampai peneliti mulai menghitungnya. Untuk membantu proses analisis hasil perhitungan waktu pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre, di samping melakukan observasi proses pencarian berkas rekam medis pasien diperlukan informasi dan data kualitatif melalui wawancara mendalam dengan beberapa informan yang dipilih secara purposive sampling, sehingga analisis bisa dilakukan secara mendalam dan bisa memberikan hasil yang bermakna yang sudah dipilih berdasarkan kriteria kesesuaian dan kecukupan. Berikut karakteristik informan dalam penelitian ini diantaranya, yaitu: Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Tabel1. Karakteristik Informan No. Informan Jenis Kelamin Pendidikan Umur Masa Kerja 1 Informan Laki – Laki D3 Rekam Medis 39 Tahun 19 Tahun 2 Informan 2 Perempuan S1 39 Tahun 19 Tahun 3 Informan 3 Laki – laki SMA 50 Tahun 26 tahun Dari tabel di atas menunjukan bahwa informan memiliki masa kerja yang cukup lama. Sehingga sangat memahami permasalahan dan kondisi yang ada di Unit Rekam Medis Rumah Sakit Metropolitan Medisal Centre. Hal ini bisa penulis simpulkan berdasarkan jawaban yang diberikan oleh informan. Sumber Daya Manusia (SDM) Sumber daya manusia yang paling berperan dalam pencarian berkas rekam medis pasien ini adalah sumber daya manusia yang ada di unit rekam medis. Unit rekam medis Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre memiliki SDM sebanyak 18 orang yang terdiri dari 1 orang kepala rekam medis, 2 orang kepala sub unit, 1 orang khusus untuk pengerjaan pengetikan resume dan 14 orang lainnya pelaksana. Pembagian kerja untuk semua karyawan rekam medis yaitu 3 shift kerja untuk pembagian nya shift pagi dari jam 07.00-14.00 ada 5-6 orang, untuk shift siang 13.30-20.30 ada 5-6 orang sementara untuk shift malam 2 orang kecuali pada hari libur shift malam hanya 1 orang. Pembagian tugas pada setiap shift terutama shift pagi dan sore adalah 2 orang di pelayanan dan 4 orang lainnya mengerjakan pekerjaan seperti assembling, koding, input, filling dan statistik. Sedangkan untuk hari minggu atau hari libur nasional hanya ada 1 orang petugas di setiap shift nya, dan khusus hari minggu ada 1 orang yang bekerja untuk shift middle yaitu pada jam 10.00-17.00. Kualifikasi petugas untuk pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol tidak terlalu di utamakan. Kebijakan Berdasarkan hasil observasi dan telaah dokumen yang dilakukan, peneliti melihat ada kebijakan tertulis dalam bentuk buku SOP yang dikeluarkan oleh direktur. Namun buku tersebut belum di Update masih terbitan tahun 2006 sehingga sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan di lapangan untuk saat ini. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Gambar 1. Potongan SOP Penerimaan KPM Rawat Jalan RS MMC Dari pengakuan informan I menyatakan belum ada SOP terkait pencarian berkas rekam medis post rawat inap yang akan kontrol. Berdasarkan hasil pengamatan selama proses penelitian, peneliti melihat ada buku SOP di ruang rekam medis. Namun peneliti menilai buku SOP yang ada harus di perbaharui karena sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan di lapangan akan tetapi ketika dilakukan wawancara dengan petugas salah satu petugas mengatakan belum ada SOP yang mengatur tentang pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol ini sedangkan 2 narasumber lainnya mengatakan ada SOP tetapi mereka belum pernah melihatnya. Waktu Tempuh dan Sarana Penyimpanan Yang di maksud dengan waktu tempuh disini adalah perhitungan waktu tempuh bila berkas rekam medis pasien tersebut belum berada di unit rekam medis, sehingga petugas harus mengambil berkas rekam medis tersebut di ruang keperawatan dan ruang pelayanan medis. Tabel 2. Perhitungan Waktu Tempuh Pengambilan Berkas rekam medis Pasien di Luar Ruang Rekam Medis No. Statistik Waktu (dalam menit) 1 Rata – Rata 3.44 2 Min 2.14 3 Max 5.27 Terkait dengan sarana prasarana di unit rekam medis khususnya sarana penyimpanan berkas rekam medis pasien post rawat inap yang baru turun ke unit rekam medis. Dari hasil wawancara kepada seluruh informan sarana penyimpanan di unit rekam medis masih kurang. Sehingga menyulitkan bagi petugas untuk mencari berkas rekam medis pasien pastinya hal ini sangat berpengaruh dalam lamanya waktu pencarian berkas rekam medis post rawat inap ini. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Gambar 2. Peletakan Berkas rekam medis Post Rawat Inap Menurut Depkes (2006) Alat penyimpanan yang baik penting untuk dijadikan perhatian di ruang rekam medis sehingga dapat membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja dibagian ruang penyimpanan. Peneliti menyimpulkan tempat penyimpanan di unit rekam medis masih kurang baik di karenakan masih adanya berkas rekam medis – berkas rekam medis yang di tumpuk disatu tempat sehinnnga menghambat dalam pencarian, hal ini di sebabkan rak yang penuh sehingga masih banyak berkas rekam medis yang diletakkan di luar rak hal ini menyebabkan lamanya dalam petugas mencari berkas rekam medis post rawat inap tersebut. Jumlah Pasien Puncak kesibukan pencarian berkas rekam medis pasien biasanya terjadi pada sore hari dimana pada jam – jam tersebut banyak dokter yang memulai prakteknya. Jumlah pasien yang ada juga mempengaruhi beban kerja petugas, sehingga mempengaruhi lama pencarian berkas rekam medis tersebut, seperti halnya bila petugas sedang memegang beberapa KPM petugas lebih cenderung memilih mencari berkas rekam medis yang hanya rawat jalan terlebih dahulu dari pada berkas rekam medis – berkas rekam medis yang post rawat inap. Proses di Ruang Keperawatan Petugas mencari ke ruang perawatan bila berkas rekam medis pasien tersebut baru saja pulang rawat sekitar 1 – 2 hari atau bisa juga berkas rekam medis rawat jalannya tertinggal di ruang perawatan. Sehingga petugas harus ke ruang perawatan dimana pasien tersebut di rawat. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Tabel 3. Perhitungan Waktu Pencarian Berkas rekam medis Pasien di Ruang Keperawatan No. Statistik Waktu (dalam menit) 1 Rata – Rata 1.60 2 Min 1.33 3 Max 2.26 Proses di Ruang Pelayanan Medis Berkas rekam medis yang masih berada di ruang pelayanan medis adalah berkas rekam medis yang sedang dikerjakan pengetikan resumenya terutama berkas rekam medis – berkas rekam medis pasien dengan jaminan atau pembayaran dengan asuransi. Setiap pasien yang pulang rawat berkas rekam medisnya akan dikerjakan oleh dokter lantai di ruang pelayanan medis. Setelah berkas rekam medis itu selesai dikerjakan berkas rekam medis tersebut akan di letakan di dalam box plastik yang telah di sediakan dan petugas rekam medis akan mengambilnya di box tersebut untuk di turunkan ke unit rekam medis. Tabel 4. Perhitungan Waktu Pencarian Berkas rekam medis Pasien di Ruang Pelayanan Medis No. Statistik Waktu (dalam menit) 1 Rata – Rata 4.31 2 Min 1.46 3 Max 8.21 Di akui oleh informan masih ada kendala dalam pencarian berkas rekam medis pasien di ruang pelayanan medis, kendalanya saat ini dokter masih suka memilih-milih dalam pengerjaan berkas rekam medis dokter lebih mengutamakan pengerjaan berkas rekam medis pasie-pasien yang menggunkan asuransi atau jaminan, sehingga pasien – pasien yang tanpa asuransi lebih lama pengerjaannya. Proses di Ruang Rekam Medis Proses pencarian yang ada di ruang rekam medis adalah pencarian berkas rekam medis – berkas rekam medis yang baru saja turun dari ruang pelayanan medis atau berkas rekam medis – berkas rekam medis yang sudah ada di dalam rak file rekam medis. Tetapi kebnayakan berkas rekam medis yang di cari untuk post rawat inap adalah berkas rekam medis – berkas rekam medis yang baru turun dari ruang pelayanan medis. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Tabel 5. Perhitungan Waktu Pencarian Berkas rekam medis Pasien di Unit Rekam Medis No. Statistik Waktu (dalam menit) 1 Rata – Rata 7.12 2 Min 2.13 3 Max 21.28 Output Hasil akhir atau output penelitian ini adalah waktu tunggu penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol. Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat diketahui gambaran mengenai kecepatan waktu penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol yang ada di Rumah Sakit Metropolitan Medisal Centre. Waktu penyiapan berkas rekam medis pasien ini merupakan hasil dari keseluruhan proses dari KPM (kartu Pelayanan Medis) keluar sampai berkas rekam medis tersebut siap. Tabel 6. Total Waktu Pencarian Berkas rekam medis Pasien Post Rawat Inap yang Akan Kontrol. No. Statistik Waktu (dalam menit) 1 Rata – rata 10.01 2 Median 10.28 3 Modus 10.14 4 Min 3.1 5 Max 21.28 Jika mengacu pada standar yang telah ditetapkan berdasarkan Keputusan Mentri Kesehatan Republik Indonesia No. 129 tahun 2008 mengenai Standar Pelayanan Minimal, tentang kecepatan waktu penyiapan berkas rekam medis Rawat jalan adalah ≤ 10 menit. Memang angka di atas tidak begitu terlihat signifikan perbedaannya, tetapi dari variasi angka yang terlalu lebar menunjukan masih adanya pencarian berkas rekam medis pasien ≥ 10 menit bahkan ada yang jauh melebihi standar tersebut, maka secara keseluruhan presentase pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol dapat dilihat pada tabel berikut : Dapat diketahui bahwa 64% pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol memakan waktu >10 menit dan 36% lainnya dengan waktu di bawah 10 menit. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Pembahasan a. Sumber Daya Manusia Pentingnya kecukupan SDM bagi unit rekam medis terkait dengan mutu pelayanan yang ada di rumah sakit. Secara sederhana, produk rumah sakit dapat dianalogikan dengan produk konsumsi yang sekarang banyak berbentuk instan. Artinya, pelayanan rumah sakit merupakan jasa yang dapat dirasakan langsung oleh konsumen sehingga mereka dapat bereaksi dengan segera terhadap jasa yang mereka beli. Hal ini membuat kualitas jasa layanan yang diberikan oleh rumah sakit menjadi sangat penting. Sementara itu, SDM rumah sakit sangat berperan dalam menentukan kualitas jasa pelayanan rumah sakit, baik yang berbentuk medis, nonmedis, maupun penunjang. Dengan demikian, kualitas dan kuantitas SDM rumah sakit berperan kritis dalam meningkatkan dan menjaga kualitas pelayanan kesehatan, sehingga harus direncanakan dengan sebaik – baiknya (Ilyas, 2011). b. Kebijakan Kebijakan secara tertulis merupakan hal yang wajib yang harus segera dibuat sebagai pedoman acuan pokok bagi semua petugas dalam menyelesaikan semua kegiatan yang berhubungan dengan pelaksanaan pelayanan ( anggita, 2012) Dengan belum di perbaharuinya kebijakan yang ada terkait dengan proses pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol di unit rekam medis ataupun masih minimnya sosialisasi terhadap kebijakan yang ada akan berdampak kepada masing – masing petugas memiliki persepsi yang berbeda, sehingga akan mengakibatkan koordinasi antar petugas yang terkait kurang berjalan dengan baik. c. Waktu Tempuh dan Sarana Penyimpanan Menurut Lean Sistem dalam Kusuma (2008) Waste of Transportation (Pemindahan/Transportasi ) adalah Pemborosan yang terjadi karena tata letak (layout) produksi yang buruk, peng-organisasian tempat kerja yang kurang baik sehingga memerlukan kegiatan pemindahan barang dari satu tempat ke tempat lainnya. Alat penyimpanan yang baik penting untuk dijadikan perhatian di ruang rekam medis sehingga dapat membantu memelihara dan mendorong semangat kerja serta dapat meningkatkan produktivitas petugas yang bekerja dibagian ruang penyimpanan (Depkes, 2006) d. Jumlah Pasien Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Jumlah pasien rawat jalan yang sedang berkunjung mempengaruhi kinerja dari petugas rekam medis. Kinerja menurut Mangkunegara (2000) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Jumlah pasien berkaitan dengan beban kerja petugas, sehingga jika jumlah pasien banyak, sedangkan jumlah SDM mengalami keterbatasan, maka akan menghambat proses pelayanan karena beban kerja petugas meningkat. Menurut Ilyas (2004), kualitas pelayanan tidak hanya tergantung pada kemampuan dan mutu SDM, tetapi juga tergantung pada beban kerja yang harus dipikul oleh SDM, kerena dengan bebam kerja yang tinggi, SDM menjadi letih secara fisik dan mental. Menurut Thomas J Kakiay (2004) dalam Mujianto (2010) tentang disiplin pelayanan yaitu FCFS (Firs Come, First Served/ Datang Pertama, Dilayani Pertama) merupakan suatu peraturan dimana pelanggan yang dilayani terlebih dahulu adalah pelanggan yang dating pertama kali. Berdasarkan teori diatas pelayanan KPM di bagian rekam medis juga seperti itu. e. Proses di Ruang Keperawatan Proses pencarian berkas rekam medis pasien di ruang keperawatan adalah apabila pasien tersebut baru saja pulang rawat dan juga bila petugas sudah mencari di ruang pelayanan medis dan ternyata berkas rekam medis yang dicari tidak ada maka patugas akan mencarinya di ruang keperawatan. Dari penglihatan peneliti bila petugas mencari di ruang keperawatan kebanyakan berkas rekam medis – berkas rekam medis yang tertinggal rawat jalannya, dikarenakan rekam medis RS Metropolitan Medisal Centre memakai sistem desentralisasi jadi berkas rekam medis rawat inap dan rawat jalan terpisah penempatannya, sehingga kemungkinan untuk terpisahnya berkas rekam medis tersebut sangatlah besar. Dari proses diatas yang sering menjadi masalah adalah ketika petugas rekam medis mencari di ruang keperawatan tetpi petugas tidak mengetahui letak pasti berkas rekam medis tersebut dan ketika petugas rekam medis meminta bantuan kepada petugas keperawatan petugas yang ada hanya membantu atau member informasi seadanya. Sehingga akan memakan waktu dalam mencari berkan pasien tersebut. Menurut Sughanda (1991) dalam Ritaria (2009) koordinasi adalah penyatu paduan gerak dari seluruh potensi dan unit – unit organisasi atau organisasi – organisasi yang berbeda fungsi Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 agar secara benar – benar mengarah pada sasaran yang sama guna memudahkan pencapaiannya dengan efisien. f. Proses di Ruang Pelayanan Medis Selain masalah yang ada diatas, masalah datang dari petugas rekam medis itu sendiri hasil observasi dan telaah dokumen menemukan berkas rekam medis yang ada di pelayanan medis tidak setiap hari diambil dan diturunkan ke unit rekam medis seharusnya sesuai dengan SOP no A-04/017 tentang pengambilan rekam medis pasien pulang rawat inap petugas rekam medis mengambil berkas rekam medis rekam medis pulang rawat inap setiap hari. Sehingga berkas rekam medis pasien terkadang lama ditumpuk di ruang pelayanan medis. Hal ini berkaitan dengan beban kerja petugas di unit rekam medis sangat besar sehingga pengambilan berkas rekam medis yang seharusnya di ambil tiap harinya dan juga tidak adanya supervise yang benar menjadikan pelaksanaannya tidak terlaksana dengan baik. g. Proses di Ruang Rekam Medis Cukup lamanya antara waktu tercepat dan waktu terlama yang dibutuhkan untuk mencari berkas rekam medis di unit rekam medis ini dikarenakan pasien – pasien yang mau kontrol setelah pulang rawat biasanya sudah terdaftar atau sudah membuat perjanjian terlebih dahulu, sehingga petugas rekam medis bisa menyiapkan berkas rekam medisnya sebelum jam praktek dimulai jadi akan lebih cepat dalam pelayanannya. Sedangkan waktu yang cukup lama dalam pencarian berkas rekam medis dikarenakan ketidaktahuan petugas dalam menyimpan atau meletakan berkas rekam medis – berkas rekam medis yang baru saja turun atau sudah beberapa hari turun di ruang rekam medis, sehingga petugas harus mencari di beberapa tempat menjadikan waktu yang lama untuk menemukan berkas rekam medis tersebut. Terkait dengan sarana penyimpanan seperti yang penulis utarakan di bagian input pembahasan. Penumpukan berkas rekam medis yang ada di unit rekam medis juga tidak terlepas dari pengerjaan berkas rekam medis yang masih sering tertunda. h. Output Berdasarkan hasil pengamatan terhadap waktu tunggu pada bagian hasil, dapat dilihat bahwa rata – rata lama pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol sebesar 10.01 menit. Waktu tercepat yang ada selama penelitian ini adalah 3.1 menit dan yang terlama yaitu 21.28 menit, dengan median sebesar 10.28 menit dan modus sebesar 10.14 menit. Memang dari data di atas rata – rata waktu tidak signifikan dari standar yang telah di tentukan, tetapi dapat dilihat dari variasi yang ada memperlihatkan jenjang waktu yang sangat lama. Dari 109 berkas rekam medis yang di jadikan sampel 70 berkas rekam medis (64%) Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol memakan waktu >10 menit dan 39 berkas rekam medis (36%) lainnya dengan waktu di bawah Dalam pendahuluan telah dikatakan bahwa waktu tunggu dalam penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap secara tidak langsung berpengaruh terhadap bukan hanya kepuasan pasien tetapi kepuasan petugas lain diantaranya dokter dan perawat. Hal itu karena pelayanan yang diberikan oleh rumah sakit merupakan pelayanan jasa. Pelayanan jasa yang baik adalah memberikan pelayanan yang terbaik di seluruh aspek, mulai dari pasien tersebut datang sampai pasien tersebut meninggalkan rumah sakit. Berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 129 tahun 2008 mengenai Standar Pelayanan Minimal, standar pelayanan minimal tentang kecepatan penyiapan berkas rekam medis pasien rawat jalan yang berarti berkas rekam medis pasien post rawat inap pun masuk kedalamnya adalah ≤ 10 menit. Kesimpulan a. Sumber Daya Manusia Jumlah SDM di bagian rekam medis belum mencukupi. Jumlah petugas yang sekarang ada adalah 18 orang dengan 3 orang sebagai struktural dan sisanya 15 orang sebagai pelaksana. Secara latar belakang pendidikan petugas di bagian rekam medis adalah SMA, D3 dan S1, SDM yang ada sudah sesuai dengan standar yang ditetapkan Rumah Sakit Metropolitan Medical Centre. b. Kebijakan Kebijakan dalam bentuk SOP sudah ada, tetapi saat penelitian SOP yang sudah ada butuh pembaharuan karena sudah tidak sesuai lagi dengan keadaan di lapangan. Selain itu kurangnya sosialisasi terhadap SOP yang ada membuat petugas tidak mengetahui isi SOP tersebut. c. Waktu Tempuh dan Sarana Prasarana Jarak yang lumayan jauh untuk petugas mengambil berkas rekam medis bila berkas rekam medis tersebut belum ada di ruang rekam medis menjadi kendala tersendiri, sedangkan untuk sarana penyimpanan yang ada di ruang rekam medis belum cukup baik. Hal itu disebabkan kurangnya kapasitas sarana penyimpanan sehingga banyak berkas rekam medis yang ditumpuk di satu tempat yang membuat petugas sulit untuk mencarinya sehingga memperpanjang waktu pencarian. d. Jumlah Pasien Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Jumlah pasien berkaitan dengan beban kerja petugas. Beban kerja petugas yang ada saat ini cukup tinggi seiring dengan peningkatan jumlah pasien rawat jalan maupun rawat inap yang ada. Hal ini terbukti dari hasil penelitian bahwa 64% berkas rekam medis pasien post rawat inap yang dicari memakan waktu lebih dari 10 menit. Itu artinya masih di bawah standar yang ada. Proses a. Proses di ruang Keperawatan Berdasarkan hasil penelitian didapatkan rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses pencarian di ruang keperawatan adalah 1.6 menit. Proses tercepat dapat dilakukan dalam waktu 1.33 menit dan terlama mencapai waktu 2.26 menit. b. Proses di ruang Pelayanan Medik Berdasarkan hasil perhitungan yang ada, maka rata – rata waktu yang dibutuhkan untuk proses di ruang pelayanan medik adalah 4.31 menit. Proses tercepat dapat dilakukan dalam waktu 1.46 menit dan terlama dapat mencapai waktu 8.21 menit. c. Proses di Ruang Rekam Medis Dari hasil analisa penelitian diperoleh rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses pencarian di ruang rekam medis adalah 7.12 menit. Dengan waktu tercepat yaitu 2.13 menit dan waktu terlama mencapai 21.28 menit. Output Output dalam penelitian ini adalah waktu tunggu penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol. Berdasarkan hasil penelitian yang didapat oleh peneliti, ratarata pencarian berkas rekam medis memakan waktu 10.01 menit. Waktu tercepat yang ada selama penelitian ini adalah 3.1 menit dan yang terlama adalah 21.28 menit. Bila dilihat dari rata-rata waktu pencapaiannya tidak terilah signifikan angkanya tetapi dapat dilihat dari variasi waktu yang ada memperlihatkan jenjang waktu yang sangat lama. Dari 109 berkas rekam medis yang di jadikan sampel 70 berkas rekam medis (64%) pencarian berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol memakn waktu >10 menit dan 39 berkas rekam medis (36%) lainnya dengan waktu di bawah 10 menit. Saran a. Membuat perhitungan jumlah tenaga yang baru dikarenakan perhitungan yang ada masih tahun 2011. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 b. Memperbaharui SOP yang ada yang terkait dengan penyiapan berkas rekam medis pasien post rawat inap yang akan kontrol. c. Meningkatkan sosialisasi kebijakan terutama SOP pencarian berkas rekam medis kepada karyawan baru sebelum mereka diterjunkan kelapangan dan melakukan refresh sosialisasi kepada karyawan yang sudah lama bekerja untuk mengigatkan tentang kebijakan tersebut. d. Melakukan pemisahan job desk antara petugas pencarian dengan petugas yang bukan pencarian, karena selama ini yang ada dilapangan petugas yang bukan bertugas mencari ikut membantu pencarian sehingga banyak pekerjaan yang terabaikan. e. Meningkatkan monitoring dan evaluasi terhadap karyawan terkait dengan pengambilan berkas rekam medis pasien yang telah pulang di ruang pelayanan medis. f. Mengoptimalkan sistem appointment untuk pasien – pasien yang akan berobat ke poliklinik. Sehingga berkas dapat siap sebelum jam praktek dokter dimulai. g. Mengoptimalkan sistem reward dan punishment terhadap karyawan sehingga karyawan lebih termotivasi untuk meningkatkan kinerja pelayanan. h. Membuat sistem online untuk resume medis sehingga dokter tidak perlu menunggu berkas rekam medis untuk datang terlebih dahulu, sehingga dokter dapat melihat record pasien tersebut melalui komputer yang ada di setiap poliklinik dan pasien tidak harus menunggu lama untuk dipanggil. i. Memperluas ruangan rekam medis dan memperbanyak rak penyimpanan dikarenakan ruang rekam medis yang ada sekarang kurang cukup menampung berkas rekam medis pasien yang semakin bertambah banyak. j. Merubah sitem penyimpanan menjadi sentralisasi sehingga berkas rekam medis rawat jalan maupun rawat inap menjadi satu berkas rekam medis. Daftar Referensi Adikoesoemo, S. 2003. Manajemen Rumah Sakit, Jakarta: Pustaka Sinar Harapan. Aditama, TY. 2007. Manajemen Administrasi Rumah Sakit, second ed. Depok: UI Press. Adisasmito, W. 2008. Kesiapan Rumah Sakit Menghadapi Globalisasi. Depok: FKM UI. Anggita. D. 2012. Analisis Waktu Tunggu Pemberian InformasiTagihan Pasien Pulang Rawat Inap Di RS Graha Permata Ibu. Skripsi. Program Sarjana Kesehatan Masyarakat. Fakultas Kesehatan Masyarakat. Universitas Indonesia 2012. Azwar, A. 2010, Pengantar Administrasi Kesehatan, 3rd ed. Jakarta : Banarupa Aksara. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Cholid. Y. 2012. Analisis Waktu Tunggu Rawat Jalan Klinik Dr. Kalili, Bogor. Tesis Kajian Administrasi Rumah Sakit, Fakultas Kesehata Masyarakat, Universitas Indonesia 2012. Creswell, J. 2010. Research Design: Pendekatan Kualitatif, kuantitatif dan mixed. Cetakan 1. Edisi Terjemahan. Yogyakarta: Pustaka Pelajar Depkes RI, 2006. Pedoman Penyelengaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia. Revisi II, Jakarta : Depkes. Gayatri, D. 2010. Analisis Lama Waktu Tunggu Pelayanan Resep Pasien Pensiunan Pertamina di Apotek Rawat Jalan RS Pertamina Jaya Tahun 2010. Skripsi. Program Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, Depok. Hatta, G.R, 2008. Pedoman Manajemen Informasi Kesehatan Di Sarana Pelayanan Kesehatan, Jakarta : UI-Press. Ilyas, Y, 2004. Wajah Pelayanan Kesehatan Kita. Jakarta: Djambatan. Ilyas, Y, 2011. Perencanaa SDM Rumah Sakit (teori, metoda dan formula). cetakan ketiga.Depok: FKM UI Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 129 tahun 2008 tentang Pelayanan Minimal Rumah Sakit. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 377/Menkes/SK/III/2007 tentang Standar Profesi Perekam Medis Dan Informasi Kesehatan. Kusuma, J.P. 2008. Analisis Terhadap Penerapan Lean System Dalam Toyota Way Pada Departemen General Affair PT Toyota Astra Motor. Tesis. Program Studi Magister Manajemen Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Depok. Mangkunegara, A.P, 2000. Manajemen Sumber Daya Manusia Perusahaan. Bandung: PT,.Remaja Rosdakarya. Mujianto, H. 2010. Peningkatan kinerja pelayanan publik pada balai latihan kerja dengan metode Tqm (tital quqlity management) melalui ISO 9001-2008. Tesis. Fakultas Teknik Universitas Indonesia, Depok. Notoatmodjo, S. 2010. Metodologi Penelitian Kesehatan. Jakarta: Rineka Cipta. Pahlevi, W. 2009. Analisis Pelayanan Pasien Rawat Inap di Unit Admisi RSUD Budhi Asih Jakarta Timur tahun 2009. Skripsi. Program Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, Depok. Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medik Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.340/MENKES/PER/III/2010 tentang Kalsifikasi Rumah Sakit. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014 Rahayu, S. 2005. Analisis Kinerja Petugas Dalam Pelayanan Administrasi Pasien Rawat Inap Rumah Sakit Tugu Ibu Cimanggis Depok. Jurnal Manajemen Administrasi Rumah Sakit. Program KARS UI. Ritaria, I.W. 2009. Gambaran koordinasi manajemen sistem informasi rekam medis antara Instalasi Gawat Darurat dan Sub Bagian rekam medis Rumah Sakit Tugu Ibu tahun 2009. Skripsi. Program Sarjana Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Indonesia, Depok. RS Metropolitan Medical Centre, 2012. Profil Rumah Sakit Metropolitan Medical. Jakarta : RS Metropolitan medical Centre. RS Metropolitan Medical Centre, 2012. Buku Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit MMC Jilid I. Jakarta : RS Metropolitan medical Centre. RS Metropolitan Medical Centre, 2012. Buku Pedoman Pengorganisasian Rekam Medis Rumah Sakit MMMC Jilid 2. Jakarta : RS Metropolitan medical Centre. RS Metropolitan Medical Centre, 2012. Buku Pedoman Pelayanan Rekam Medis Rumah Sakit MMC. Jakarta : RS Metropolitan medical Centre. RS Metropolitan Medical Centre, 2012. Buku Standar Pelayanan Operasional Rekam Medis Rumah Sakit MMC. Jakarta : RS Metropolitan medical Centre. Siswanto Sutojo, 2003. Meningkatkan Jumlah dan Mutu Pelanggan. Jakarta : Elex Media Komputindo. Sjamsuhidajat dan Alwy, S. Konsil Kedokteran Indonesia, Manual Rekam Medik. 2006 Sugiyono, 2014, Metode Penelitian Kombinasi (Mixed Methods). Cetakan 5. Bandung : Alfabeta. Tjiptono, F Dan Chandra, G. 2005. Service, Quality and Satifaction. Jakarta : Andi Publisher. Undang – undang no 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit. Analisis Waktu..., Imanda Pribadi, FKM UI, 2014
