pedoman etika dalam berhubungan dengan para supplier

PEDOMAN ETIKA
DALAM BERHUBUNGAN
DENGAN PARA SUPPLIER
2 PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
GDF SUEZ berjuang setiap saat dan di
semua tempat untuk bertindak baik sesuai
dengan peraturan yang berlaku dan sejalan
dengan peraturan dan prinsip-prinsip
tindakan yang ditetapkan dalam Piagam
Etiknya. Semua individu yang bekerja
untuk berbagai Grup perusahaan harus
mengetahui persyaratan Grup tersebut dan
harus menaati persyaratan tersebut dalam
semua kegiatan profesional mereka.
Dalam upaya menerapkan tata cara etika
yang lebih jelas untuk yang terlibat dalam
proses pengadaan barang dan jasa,
dengan senang hati saya persembahkan
Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan
dengan Para Supplier ini. Dalam buku
ini sangat jelas diterangkan bagaimana
tata cara etika yang dilaksanakan dalam
menjalin hubungan dengan para pelaku
pasar.
Prinsip-prinsip Tata Kelola Pembelian
Grup GDF SUEZ ditetapkan oleh Gerard
Mestrellet and Jean-Francois Cirelli.
Manual Pembelian tersebut merupakan
buku pedoman yang menetapkan
metodologi yang sesuai untuk komunitas
para pembeli. Para pembeli berkolaborasi
dengan berbagai unit Group yang ada
ketika melaksanaan proses pembelian.
Setiap orang harus mematuhi prinsip
yang ditetapkan dalam buku pedoman ini.
Berbagai keputusan yang dapat dibuat di
tingkat anak perusahaan harus mematuhi
prosedur dan menjamin dapat ditelusuri.
Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan
dengan Para Supplier merupakan bagian
dari Pedoman yang lebih luas “Etika dalam
Praktek“ dan ditujukan kepada semua
pihak yang berhubungan dengan para
supplier Group juga dengan para penyusun
spesifikasi, pembeli, mitra pengadaan,
pengguna, manajer, petugas proyek, dan
sebagainya.
Pastikan bahwa para supplier kita sadar
akan Piagam Etik Grup dan memiliki hasrat
yang sama untuk mematuhi peraturan
yang tegas yang berkaitan dengan etika.
Kami ucapkan terima kasih untuk kerjasamanya.
Yves de Gaulle,
Sekretaris Umum,
Ethics Grup
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 3
Tujuh Prinsip
Menaati undang-undang, Peraturan, Standar Eksternal,
n
nilai-nilai Grup dan Prosedur Internal.
Bersikap transparan, jujur kepada para supplier, dan
n
menerapkan prinsip kesetaraan.
Memastikan Komitmen Masing-masing Pihak Terjaga.
n
Menjaga kerahasiaan informasi yang diberikan.
n
Memastikan komitmen perusahaan berkenaan dengan
n
standar etika, pembangunan yang berkesinambungan,
dan tanggung jawab perusahaan diketahui dan terpelihara.
Menghindari konflik kepentingan yang dapat mencederai
n
tujuan dan pembuatan keputusan secara independen.
Melaporkan setiap situasi yang merupakan bentuk
n
pelanggaran terhadap kontrak
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 5
Mematuhi Undang-undang, peraturan,
standar eksternal, nilai-nilai Grup, dan
prosedur internal.
• Semua pemangku kepentingan yang bekerja sama
dengan para supplier dan berpotensi mempengaruhi
pembelian (para pembuat spesifikasi, pembeli, mitra
pengadaan, pengguna, manajer, petugas proyek
dan sebagainya) harus bertindak sesuai dengan
peraturan, ketentuan dan standar yang relevan dalam
mengatur kegiatan profesional mereka.
• Dengan demikian, semua pihak harus mematuhi
peraturan/ketentuan nasional dan internasional
mengenai hak asasi manusia, kompetisi, keselamatan,
dan kesejahteraan para pekerja, perlindungan
anak, pemberantasan korupsi, dan pemeliharaan
lingkungan.
• Nilai-nilai dan Piagam Etik Grup GDF SUEZ dalam
hal ini mengatur ketentuan dan prinsip-prinsip umum
dan berlaku dalam skala luas Grup.
6 PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Bersikap transparan, jujur kepada para
supplier, dan menerapkan prinsip kesetaraan
Para supplier harus dipilih secara adil dan setepattepatnya. Mereka harus diseleksi berdasarkan asas
profesionalisme dan daya saing tiap-tiap perusahaan
dan dengan maksud membangun hubungan
berdasarkan rasa saling percaya. Proses penyeleksian
harus juga memperhatikan seberapa jauh masingmasing produk dan jasa para supplier sesuai dengan
kebutuhan yang digariskan di dalam spesifikasi dan
juga mandat sosial dan lingkungan.
• Semua pihak yang terlibat diinformasikan bagaimana
prosedur penyeleksian berlangsung dan penyerahan
kontrak dilakukan.
• Sasaran untuk semua pihak harus dinyatakan secara
jelas.
• Semua supplier yang berminat harus diberikan
infomasi yang sama berkaitan dengan topik/berita
khusus.
• Kriteria tata seleksi para supplier dan penyerahan
kontrak harus objektif.
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 7
Bersikap transparan, jujur kepada para
supplier, dan menerapkan prinsip kesetaraan
• Komitment hanya dibuat berdasarkan informasi yang
sudah diverifikasi dan dapat diandalkan.
• Komitmen timbal balik tidak diperkenankan.
• Resiko dan kesempatan dari kontrak yang diserahkan
harus ditekankan kepada semua pihak yang terlibat.
• Supplier yang tidak terpilih harus diinformasikan sesuai
dengan prosedur dan batas waktu yang terkait.
• Para pembeli harus memperhatikan dampak dari
strategi pembelian terhadap susunan industri
Grup untuk mencegah munculnya ketergantungan
bersama.
• Informasi yang relevan harus disampaikan kepada
para supplier secara rutin untuk memungkinkan
mereka merencanakan dan menjaga keseimbangan
portofolio kegiatan mereka.
8 PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Memastikan Komitmen Masing-masing
Pihak Terjaga
Setiap kontrak mencakup seluruh komitmen timbal balik
yang dibuat oleh para pihak.
• Semua pihak harus memenuhi kewajibannya dengan
niat baik dan semangat yang konstruktif terhadap
harapan mitra kontrak mereka.
• Para pembeli, pembuat spesifikasi, mitra pengadaan
dan akuntan harus memastikan batas waktu
pembayaran terpenuhi.
• Apabila komitmen yang dibuat tidak dipenuhi, penalti
yang terkait akan diberlakukan, ini merupakan sebuah
syarat kredibilitas dari sisi Grup vis-à-vis semua
suppliernya.
• Apabila terdapat perselisihan, semua langkah harus
diambil untuk menyelesaikan masalah tersebut
secepatnya dan dengan cara yang tidak memihak.
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 9
Menjaga kerahasiaan Informasi
yang diberikan
Memelihara hubungan yang efisien dengan supplier kita
membutuhkan akses untuk pertukaran informasi yang
bersifat rahasia dan pengetahuan atas kemampuan dan
keahlian mereka. Begitu juga, para staf harus menjaga
kerahasiaan informasi tersebut setiap saat.
• Beberapa diantara informasi yang diberikan antara
GDF SUEZ dan supplier atau yang mungkin timbul
saat pengawasan kontrak tender, adalah bersifat
rahasia.
• Informasi tersebut merupakan modal intelektual
yang dimiliki baik oleh supplier dan Grup GDF SUEZ.
Apabila ada pihak yang mengetahui kerahasiaan
informasi tersebut, maka harus memastikan bahwa
kerahasiaan informasi tersebut tetap terjaga.
• Setiap kegagalan dalam menjaga kerahasiaan
dapat membahayakan kepentingan, baik supplier
itu sendiri maupun Grup sebagai keseluruhan dan
dapat mengakibatkan kehilangan keuntungan yang
kompetitif.
10 PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Memastikan komitmen Grup berkenaan
dengan standar etika, pembangunan yang
berkesinambungan, dan tanggung jawab
perusahaan diketahui dan terpelihara
Hubungan dengan para supplier tidak boleh menimbulkan
situasi yang kemungkinan akan mencederai komitmen
Grup.
• Semua pembeli harus memastikan bahwa semua
supplier potensial paham dengan Piagam Etik Grup
GDF SUEZ yang dapat dikonsultasikan dalam website
Grup.
• Jika sesuai, ketika memilih supplier pembeli harus
mempertimbangkan track record para supplier
untuk
mempromosikan
permbangunan
yang
berkesinambungan dan tanggung jawab sosial
perusahaan.
• Para pembeli harus memberlakukan syarat dan
ketentuan kontraktual pada supplier yang terpilih yang
mengharuskan mereka mematuhi semua peraturan
internasional mengenai hak asasi manusia dan etika.
• Setiap supplier yang terlibat baik secara langsung
maupun melalui salah satu pemborong- mempekerjakan
tenaga di bawah umur (buruh anak), buruh illegal, korupsi
atau diskriminasi tidak berhak atas pemberian kontrak.
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 11
Menghindari konflik kepentingan yang
dapat mencederai tujuan dan pembuatan
keputusan secara independen.
Semua pihak yang terlibat dalam pembelian khususnya
rawan terhadap tekanan dan permintaan.
• Semua staf memiliki pengaruh terhadap keputusan
pembelian harus memastikan bahwa mereka tetap
bersikap jujur dan tidak memihak disetiap waktu.
• Staf tersebut harus menjauhkan diri dari setiap situasi
dimana kepentingan sekunder secara terpisah dari
perusahaan dapat mempengaruhi tingkah laku profesional
mereka.
• Hadiah kecil yang diberikan sejalan dengan kebiasaan
dan undangan nasional dari supplier untuk menghadiri
acara bisnis grup diperbolehkan bilamana hadiah
atau undangan tersebut bersifat satu kali dan tidak
berkelanjutan dan diijinkan oleh manajemen senior.
• Dalam kasus lain, para staf tidak diperbolehkan menerima
atau meminta hadiah, tanda mata ataupun undangan atas
nama mereka atau lainnya dari individu atau organisasi
yang berhubungan dengan mereka melalui kontrak
bisnis.
12 PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier
Melaporkan setiap situasi yang merupakan
pelanggaran terhadap kontrak
Pembelian sebagai sebuah proses membutuhkan pengawasan
secara teliti dalam melindungi kepentingan baik individu dan
reputasi Grup GDF SUEZ.
• Berusaha untuk mencapai tujuan keuangan tidak akan
pernah membenarkan kegagalan dalam mematuhi
peraturan yang dinyatakan berkaitan dengan perilaku.
• Setiap individu yang mencari opini atau saran atau
berkeinginan menyoroti masalah tertentu harus mampu
menghubungi manager mereka atau petugas Etik Grup.
• Apabila terdapat keraguan mengenai garis yang harus diikuti,
atau bilamana perilaku atau tindakan yang diambil nampak
sebagai pelanggaran terhadap prinsip dan prosedur yang
diuraikan dalam Buku Pedoman Etika dalam Berhubungan
dengan Para Supplier, maka perilaku atau tindakan tersebut
harus dilaporkan.
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 13
14 PALYJA – Buku Panduan Etika
PALYJA | GDF SUEZ - Pedoman Etika Dalam Berhubungan Dengan Supplier 15
Nilai-nilai kami
Menggerakkan
Komitmen
Keberanian
Kepaduan