Bab 3 GAMBARAN UMUM PT. GEMA INSANI

20 Bab 3
GAMBARAN UMUM PT. GEMA INSANI
3.1
Riwayat Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Gema Insani atau lebih dikenal dengan GIP berdiri pada tahun 1985, dan
memilih uasahanya dibidang penerbitan pada 29 April 1986 khususnya penerbitan bukubuku Islam. Usaha ini salah satu bentuk da’wah yang cukup efektif yaitu penyampaian
qalam (tulisan/buku). Dengan da’wah melalui buku, berarti sekaligus menyediakan
sumber bacaan bagi ummat dan bangsa untuk mengilmi al-Islam.Tidak saja itu, tetapi
pembaca dapat secara reprentif (mengulang-ulang) mengkaji suatu tuntunan al-Islam yang
tersaji pada buku-buku itu.
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
KOMITMEN GEMA INSANI
1. PERUSAHAAN MAMPU MENJADI MULTISPESIALIS YANG TEPERCAYA
2. PERUSAHAAN MAMPU MENINGKATKAN KUALITAS
3. PERUSAHAAN
MENJUNJUNG
KEJUJURAN,
AMANAH,
DISIPLIN,
KOMPETENSI, DAN KEBERSAMAAN
4. PERUSAHAAN BERMANFAAT BAGI MASYARAKAT, BANGSA, DAN
DUNIA
21 3.1.2.1
Perusahaan Mampu Menjadi Multispesialis yang Terpercaya
Pengembangan perusahaan untuk memasuki era global, perlu melakukan
strategi pertumbuhan yang adaptif, yaitu dengan mengembangkan potensi-potensi
yang telah dimiliki perusahaan, menjadi suatu unit-unit usaha yang untuk
selanjutnya berjalan secara mandiri. Hal ini tidak berarti menjadikan perusahaan
menjadi general bidang usahanya, tetapi perusahaan diarahkan menjadi
multispesialis. Semakin banyak jenis bidang usaha yang menjadi garapannya,
namun ahli pada masing-masing bidangnya. Baik itu perusahaan terkait dengan
bidang penerbitan, jasa, perdagangan, manufaktur, dan lain-lain.
Dengan tumbuhnya perusahaan menjadi multispesialis, kekuatan brand Gema
Insani dipertahankan untuk tetap eksis. Gema Insani bisa menjadi
brand
association yang kuat untuk anak perusahaan sebagai satu kesatuan (holding).
Untuk itu, ke depan perkembangan perusahaan dengan multispesialisasinya berada
dalam sebuah naungan holding company yang bernama KELOMPOK GEMA
INSANI terhadap semua produk/jasa yang dikeluarkan oleh Kelompok Gema
Insani.
3.1.2.2
Perusahaan Mampu Meningkatkan Kualitas
Makna meningkatkan kualitas dimaksudkan bahwa eksistensi perusahaan
beserta segala hal yang menjadi produknya adalah mampu memberikan nilai
tambah kepada seluruh stakeholder, baik masyarakat konsumen, lingkungan,
22 bahkan internal perusahaan yang terdiri dari para karyawan dan seluruh keluarga
besar Kelompok Gema Insani. Peningkatan kualitas itu mencakup segala dimensi
kehidupan utamanya adalah spirtual, intelektual, emotional dan aspek material
yang menjadi pokok-pokok yang dapat meningkatkan kualitas hidup manusia yang
tidak hanya berdimensi duniawi tetapi juga berdimensi ukhrowi.
Untuk memenuhi komitmen perusahaan menerapkan nilai-nilai dan prinsip
unggulan untuk diimplementasikan kepada segenap stakeholder perusahaan.Secara
sasaran stakeholder eksternal telah dijelaskan di dalam komitmen ke-1.
Selanjutnya point ini lebih mempertegas pada aspek internal.
Pada aspek internal, keinginan perusahaan untuk menjadi yang terbaik dan
terpercaya tentunya sejalan dengan upaya untuk peningkatan kualitas SDM dan
kesejahteraannya. Karena perusahaan memiliki pandangan bahwa sumber daya
manusia tidak hanya menjadi pendukung kelangsungan hidup perusahaan,
melainkan lebih dari itu sumber daya tersebut menjadi faktor yang mampu
membawa dan menggerakkan perusahaan untuk memenangkan persaingan dan
memberikan keunggulan kompetitif yang berkesinambungan.
Oleh sebab itu, perusahaan memiliki komitmen yang kuat untuk selalu
menyeimbangkan kesetaraan antara kualitas sumber daya manusia dengan
kesejahteraan karyawan beserta keluarganya
23 3.1.2.3
Perusahaan menjunjung kejujuran, amanah, disiplin, kompetensi dan
kebersamaan
a. Kejujuran bagi perusahaan adalah keterbukaan (transparansi) dalam
merealisasikan hak-hak dan kewajiban karyawan, dan menginformasikan
hal-hal yang terkait dengan hak dan kewajiban itu secara baik dan benar.
Dan menjadi kewajiban seluruh karyawan terhadap perusahaan untuk
bersikap jujur dalam menjalankan tugas dan pekerjaan.
b. Amanah ialah saling menjaga dan memelihara antara perusahaan dan
karyawan, dan antara sesama karyawan dalam menjalankan tugas dan
tanggungjawab yang diberikan oleh perusahaan. Kelangsungan dan
pengembangan perusahaan ke depan adalah menjadi amanah yang
dipegang oleh karyawan, dan timbal balik yang baik kepada karyawan
adalah sebagai amanah yang dipikul oleh perusahaan.
c. Disiplin adalah sikap yang muncul dari rasa tanggung jawab terhadap
tugas dan pekerjaan, sehingga perlakuan terhadap tugas dan pekerjaan
selalu disesuaikan dengan aturan dan kebijakan perusahaan yang berlaku.
d. Kompetensi adalah kemampuan dan keahlian yang disesuaikan dengan
tugas dan pekerjaan yang diberikan oleh perusahaan. Dengan kata lain
perusahaan menempatkan karyawan sesuai pada bidang keahliannya
sehingga program kerja perusahaan dapat berjalan secara optimal dan
berkesinambungan. Dan karyawan selalu terpacu untuk meningkatkan
24 kemampuan dalam menunjang pekerjaan yang menjadi tanggung
jawabnya.
e.
Dalam membina dan membangun sebuah komunitas kerja yang kondusif,
dibutuhkan adanya kerjasama yang baik yang ditumbuhkan melalui
kesadaran bersama atas kebutuhan dan kepentingan untuk mencapai
kesamaan cita-cita. Oleh karena itu perusahaan melakukan sosialisasi
aturan dan kebijakan perusahan secara kontinyu kepada semua jajaran dan
memberikan persepsi dan motivasi yang positif untuk terwujudnya
kekompakkan bersama seluruh jajaran di dalam perusahaan.
3.1.2.4
Perusahaan Bermanfaat Bagi Masyarakat, Bangsa dan Masa Depan
“Sebaik-baik kalian adalah yang banyak memberi manfaat.”
Demikianlah Rasullullah saw mengingatkan kita untuk selalu memberi
manfaat. Realisasi komitmen ini memiliki peran penting dalam pencitraan
positif perusahaan baik secara internal maupun eksternal, nasional maupun
internasional.
Dengan perkembangan teknologi yang kian berkembang saat ini,
yang memungkinkan makin cepatnya informasi sampai ke masyarakat.
Maka pencitraan perusahaan yang baik pada akhirnya akan mempengaruhi
bergaining perusahaan dalam memasuki pasar global.
25 3.1.3
Data Perusahaan
Nama Perusahaan
: PT. Gema Insani
Alamat Perusahaan
: Jl. Ir.H. Juanda
Depok
No. Telp
: (021) 7708891
Fax
: (021) 7708894
Bisnis Perusahaan
: Percetakan dan Penerbitan buku
26 3.1.4
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Gema Insani
Sumber : Bagian PSDM / HRD PT. Gema Insani
27 3.1.5
Tugas dan Wewenang
3.1.5.1
Tugas – Tugas Pokok Direktur Utama
A. Tugas tugas pokok
1.
Menentukan arah keseluruhan aktivitas perusahaan.
2.
Mengkoordinasikan
perumusan
“Corporate
Planning”
(perencanaan
perusahaan).
3.
Mengorganisasikan seluruh potensi perusahaan untuk mencapai tujuan
perusahaan.
4.
Mengkoordinisasikan pelaksanaan seluruh kegiatan perusahaan dan secara
lebih khusus kegiatan Divisi Pemasaran dan Penerbitan dan Kelompok Usaha
GIP.
5.
Mengevaluasi pelaksanaan seluruh kegiatan perusahaan dan secara lebih
khusus mengevaluasi kegiatan pada Divisi Pemasaran dan Penerbitan dan
Kelompok Usaha GIP.
B. Tanggung Jawab
Menjadi penanggung jawab umum baik ke dalam maupun ke luar perusahaan.
C. Wewenang
Memiliki wewenang dalam menentukan berbagai kebijakan umum perusahaan.
28 3.1.5.2
Tugas – Tugas Pokok Direktur I
A.
Tugas – tugas
1.
Menentukan arah pengelolaan keuangan perusahaan, SDM dan Umum.
2.
Mengkoordinasikan perumusan perencanaan keuangan perusahaan, SDM
dan Umum.
3.
Mengorganisasikan seluruh potensi keuangan perusahaan, SDM, dan Umum.
4.
Mengkoordinasi pelaksanaan penglolaan keuangan perusahaan, SDM, dan
Umum.
5.
Mengevaluasi pelaksanaan pengelolaan keuangan perusahaan, SDM dan
Umum.
6.
Menilai kelayakan terbit naskah Produk Remaja & Anak.
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas – tugasnya kepada Direktur
Utama.
C.
Wewenang
Berwenang dalam menentukan kebijakan pengelolaan keuangan perusahaan,
SDM dan Umum sesuai dengan arah pengelolaan keuangan perusahaan,
SDM dan Umum yang telah diterapkan oleh Dewan Direksi.
29 3.1.5.3
Tugas – Tugas Pokok Direktur II
A.
Tugas – tugas
1.
Menentukan arah pengembangan perusahaan.
2.
Mengkoordinasikan perumusan perencanaan pengembangan perusahaan.
3.
Mengkoordinasikan semua potensi pengembangan perusahaan.
4.
Mengkoordinasi pelaksanaan pengembangan perusahaan dan mengelola
Public Relation serta membina hubungan dengan pihak eksternal secara
sinergik.
5.
Mengkoordinasi kegiatan riset perusahaan.
6.
Mengevaluasi pelaksanaan semua kegiatan pengembangan perusahaan.
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas – tugasnya kepada Direktur
Utama.
C.
Wewenang
Memiliki
wewenang
dalam
menentukan
kebijakan
pengembangan
perusahaan sesuai dengan arah pengembangan yang telah ditetapkan oleh
Dewan Direksi.
30 3.1.5.4
Tugas – Tugas Pokok General Manager
A. Tugas – tugas
1. Menentukan perencaan operasional perusahaan.
2. Bersama Tim Manajemen lainnya menetapkan Struktur dan penempatan
personalia perusahaan.
3. Memimpin dan mengarahkan Kepala – kepala Divisi dan Sub – sub Divisi
dalam mengelola aktivitas perusahaan.
4. Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan aktivitas – aktivitas Divisi, SubDivisi dan Staf General Manager.
5. Bersama dengan bagian Riset dan Pengembangan merintis perluasan wilayah
penjualan / pemasaran.
B. Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pelaksanaan tugasnya kepada Direksi Perusahaan.
C. Wewenang
Memiliki wewenang dalam menentukan berbagai kebijakan operasional
perusahaan dan bersama – sama Direksi perusahaan menentapkan kebijakan
strategis perusahaan.
31 3.1.5.5
Tugas – Tugas Pokok Sekretaris Perusahaan
A.
Tugas – tugas Pokok
1.
Mengelola ketatausahaan perusahaan.
2.
Mendampingi / mewakili Direksi dalam rapat – rapat / pertemuan intern
maupun ekstern, dan menyusun agenda aktivitas manajemen serta
penggunaan ruang pertemuan.
3.
Menjaga data / informasi perusahaan yang bersifat rahasia.
4.
Menyusun dan mendokumentasikan surat keputusan – surat keputusan
manajemen.
5.
Sebagai koordinator perwakilan (garis instruktif) dan koordinatif kepada
bagian yang terkait di Pusat.
6.
Pengendali informasi dan teknologi perusahaan.
7.
Menyeleksi tamu –tamu yang datang dan telepon –telepon yang masuk yang
berhubungan dengan Direksi.
8.
Menjadi juru bicara manajemen / perusahaan dalam memberikan informasi
atau hal – hal yang perlu / telah digariskan kepada pihak lain.
9.
Membuat laporan secara berkala kepada Direksi.
10.
Melakukan tugas – tugas lain yang diberikan oleh Direksi.
32 B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pengaturan pelaksanaan kegiatan – kegiatan
perusahaan kepada Direksi.
C.
Wewenang
Menentukan
kebijakan
–
kebijakan
ketatausahaan
perusahaan
dan
perkantoran
3.1.5.6
Tugas – Tugas Pokok Staf Khusus
A.
Tugas – tugas
1.
Mengelola tugas – tugas khusus yang diberikan Direksi berkaitan dengan
tugas – tugas Kadiv dan Ka-Subdiv.
2.
Merencanakan dan mengkoordinasikan semua kegiatan pembelian dan
pengawasan.
3.
Memberikan
masukan
dan
pertimbangan
–
pertimbangan
tentang
perencanaan pengeluaran perusahaan yang terkait dengan pembelian barang.
4.
Bersama dengan Kadiv Keuangan dan P2K dan Kasubdiv PSDM ikut
mempertimbangkan permohononan pinjaman karyawan dan non karyawan.
5.
Membuat laporan secara berkala kepada Direksi.
6.
Melaksanakan kegiatan – kegiatan lain yang ditugaskan oleh Direksi
7.
Melakukan pengecekan terhadap transaksi harian keuangan.
33 8.
Mengkoordinasikan hasil – hasil pengawasan dengan General Manager.
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan – kegiatan pembelian dan
pengawasan kepada Direktur Utama.
C.
Wewenang
Menentukan jenis dan kualitas bahan atau barang – barang yang dibeli
dengan memperhatikan prinsip efisiensi perusahaan.
3.1.5.7
Tugas – Tugas Pokok Kepala Divisi Penerbitan
A.
Tugas – tugas
1.
Merencanakan kegiatan – kegiatan dan menentukan kebijakan – kebijakan
Penerbitan Umum, Produk Remaja & Penunjang, Produk Anak, dan Produk
Wanita untuk mencapai target yang telah ditentukan.
2.
Mengorganisasikan. Mengarahkan dan mengendalikan kegiatan – kegiatan
di Subdiv Pengembangan Penerbitan, Bagian Umum, Bagian Produk Remaja
dan Penunjang, Produk Anakserta Produk Wanita.
3.
Menghunting naskah dari penulis – penulis atau calon – calon penulis.
34 4.
Senantiasa berikhtiar untuk mengoptimalkan performansi SDM pada Divisi
Penerbitan.
5.
Selalu berusahan mengikuti perkembangan dunia perbukuan.
6.
Membina hubungan yang baik dengan mitra usaha, terutama para penulis,
editor. Penerjemah dan desainer / ilustrator.
7.
Merentang koordinasi denganDivisi Pemasaran dalam rangka mendapatkan
naskah dan menerbitkan buku sesuai dengan selera pembaca.
8.
Membina hubungan kerja yang harmonis dan melakukan koordinasi dengan
semua Divisi serta Sub Divisi dalam menunjang pelaksanaan program
Divisinya dan Program Perusahaan secara keseluruhan.
9.
Membuat laporan secara berkala kepada General Manajer.
10.
Melaksanakan tugas – tugas lainnya yang diberikan oleh pimpinan (General
Manager).
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas seluruh proses dan out put kegiatan pada Divisi
Penerbitan kepada General Manager.
C.
Wewenang
Menentukan kebijakan – kebijakan yang berkaitan dengan penerbitan.
35 3.1.5.8
Tugas – Tugas Pokok Divisi Pemasaran
A.
Tugas – tugas
1.
Bersama General Manager merumuskan kebijakan tentang pemasaran
perusahaan.
2.
Mengorganisasi dan mengarahkan SDM pada unit kerjanya untuk secara
efektif melakukan kegiatan – kegiatan penjualan, pameran dan promosi serta
distribusi produk – produk perusahaan.
3.
Mengendalikan kegiatan – kegiatn Sub Divisi Jabotabek, Bagian Penjualan,
dan Bagian Gudang & Distribusi.
4.
Mengendalikan pengeluaran – pengeluaran / biaya – biaya pada Divisinya
sesuai dengan rencana dan budget yang telah ditentukan.
5.
Menentukan kebijakan pameran dan promosi (sponsorship, dan lain – lain).
6.
Selalu membina hubungan baik dengan relasi (baik secara bisnis maupun
personal) dan pihak – pihak lain yang berkaitan dengan pemasaran.
7.
Selalu berusaha memperluas wilayah pemasaran produk kelompok GIP.
8.
Membina hubungan kerja serasi dan melakukan koordinasi dengan Divisi
lain serta semua Sub-Divisi dalam menunjang pelaksanaan programnya
maupun program perusahaan secara keseluruhan.
9.
Mengikuti perkembangan lingkungan eksternal meliputi perkembangan
pemasaran buku, persaingan dan teknologi.
10.
Mengevaluasi harga jual per-unit dan jumlah tiras produk GIP.
36 11.
Mempersiapkan Program Kerja Tahunan sebagai ikhtiar meraih tujuan
perusahaan.
12.
Merentang koordinasi dengan Divisi Penerbitan dalam rangka mendapatkan
naskah dan menerbitkan buku sesuai dengan selera pembaca.
13.
Aktif menciptakan pasar – pasar baru.
14.
Membuat laporan secara berkala kepada General Manager.
15.
Melakukan kegiatan – kegiatan lain yang diberikan oleh Pimpinan (GM dan
Direksi).
16.
Bersama GM mengembangkan pemasaran di masing – masing wilayah relasi
GIP.
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan pemasaran Produk GIP
danKelompok Usahanya kepada General Manager.
C . Wewenanng
Bersama General Manager menetukan pasar-pasar baru yang akan di bidik,
kebijakan-kebijakan penjualan dan distribusi serta promosi dan iklan.
37 3.1.5.9
Tugas – Tugas Pokok Kepala Divisi Keuangan dan P2K
A.
Tugas – tugas
1.
Aktif dalam Tim Manajemen menentukan arah dan kebijakan perusahaan,
serta
mengaplikasikannya
dalam
tugas-tugas
dan
mengendalikan
pengeluaran sehingga tidak terjadi defisit anggaran.
2.
Bersama Staf Khusus dan Kasubdiv PSDM ikut mempertimbangkan
permohonan pinjaman karyawan dan non karyawan
3.
Bersama Kadiv pemasaran mengkoordinasi penagihan.
4.
Membuat perencanaan keuangan secara berkala.
5.
Melaksanakan dan mendayagunakan personal bagian Akuntansi dan
Keuangan dalam mencatatat, membukukan dan melaporkan berbagai
transaksi keuangan perusahaan dan kelompok Gema Insani secara tertib,
teratur, dan sesuai dengan prinsip-prinsip akuntansi.
6.
Menelaah kebijakan dan mengendalikan kegiatan-kegiatan pada Bagian
Akuntansi dan Keuangan.
7.
Mengkoordianasi
aktivitas
Sistem
Informasi
Akuntansi
(SIA)
dan
pemeriksaaan kebenaran semua bukti laporan keuangan dari seluruh unit
kerja.
8.
Mengoptimalkan efektivitas kerja SDM pada unit kerjanya.
9.
Mengendalikan pengeluaran-pengeluaran/ biaya-biaya pada Divisinya sesuai
dengan rencana dan budget yang telah ditentukan/ada.
38 10.
Selalu mengikuti perkembangan lingkungan eksternal meliputi kondisi
ekonomi moneter dan teknologi.
11.
Berperan aktif dalam mewujudkan anggaran tahunan yang surplus.
12.
Membina hubungan kerja yang serasi da melakukan koordinasi dengan
semua divisi serta Sub Divisi lainnya dalam menunjang pelaksanaan
program Divisinya dan program perusahaan secara keseluruhan.
13.
Membuat laporan keuangan secara berkala kepada General Manager.
14.
Melakukan tugas-tugas lain yang diberkan oleh GM .
B.
Tanggung Jawab
Bertangung jawab atas pengelolaan keuangan dan rumah tangga perusahaan
kepada General Manager.
C.
Wewenang
Bersama General Manager menetukan kebijakan-kebijakan keuangan yang
sesuai dengan wawasan Gema Insani.
3.1.5.10
Tugas – Tugas Pokok Kepala Sub Divisi PSDM dan Umum
A.
Tugas-tugas
1.
Merencanakan, mengorganisasi, dan mengkoordinasi kegiatan-kegiatan
recruitment, seleksi, training, penempatan, pengembangan SDM dan meng-
39 administrasikannya dengan baik, serta mengkoordinasi pengadaan barang
dan kegiatan umum lainnya.
2.
Mengkoordinasikan penilaian prestasi kerja karyawan dan menindaklanjuti
hasilnya kepada tim managemen.
3.
Merencanakan
pengembangan
karier
karyawan
dan
urusan
umum
perusahaan.
4.
Menciptakan suasana kerja yang dapat meningkatkan motivasi dan
produktivitas kerja karyawan.
5.
Mengendalikan
pengeluaran-pengeluaran/biaya-biaya
pada
subdiv-nya
sesuai dengan rencana dan budget yang telah ditentukan/ada.
6.
Bersama dengan Kadiv Keuangan & P2K ikut mempertimbangkan
permohonan pinjaman karyawan dan non karyawan.
7.
Menangani segala masalah kerumahtanggaan perusahaan (kebersihan dan
keamanan).
8.
Bersama sekertaris perusahaan mengatur tata letak dan perangkat kerja
karyawan
9.
Menginventarisir dan memelihara sarana dan prasarana gedung.
10.
Bertanggung jawab terhadap fasilitas kendaraan perusahaan.
11.
Mengikuti perkembangan masalah ketenaga kerjaan.
12.
Membina hubungan kerja yang serasi dan melakukan koordinasi dengan
Divisi dan bagian-bagian lain yang terkait dalam menunjang pelaksanaan
program Sub Divisinya serta program perusahaan secara keseluruhan.
40 13.
Menumbuhkan etos kerja, akhlakul karimah, disiplin, dan tanggung jawab
segenap SDM yang ada.
14.
Menumbuhkembangkan hubungan keluarga besar Gema Insani (karyawan &
keluarga-keluarganya) dengan suasana ukhuwah Islamiyah.
15.
Membuat laporan berkala atas pelaksanaan tugas-tugasnya kepada General
Manager.
16.
Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan (GM dan
Direksi).
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kegiatan Subdivisi PSDM & umum kepada General
Manager.
C.
Wewenang
Menentukan kebijakan dalam pengembangan SDM dan pengelolaan urusan
umum.
3.1.5.11
Tugas – Tugas Pokok Subdiv Percetakan
A.
Tugas-tugas
1.
Menetapkan perencanaan da pengawasan produksi perusahaan (production,
planning & control).
41 2.
Menjabarkan
perencanaan
percetakan
secara
rutin
(setiap
bulan/semester/tahun) sesuai dengan program yang telah di tentukan.
3.
Melaksanakan percetakan buku dan non buku sesuai rencana.
4.
Menentukan pengaturan penggunaan mesin-mesin cetak dan perawatannya.
5.
Mengorganisir, menggerakan dan mengendalikan pekerjaan karyawan di
bagian percetakan dan bagian perwajahan & PPC.
6.
Mengefisiensikan pengadaan sebagian bahan baku (kertas, dan lain-lain)
agar dapat dimanfaatkan secara maskimal.
7.
Melakukan pengadaan sebagian bahan baku percetakan dan membuat daftar
stocknya.
8.
Secara aktif mencarri order cetak.
9.
Menghitung secara cermat setiap order cetak sehingga bias mendapatkan
profit yang layak.
10.
Mengikuti perkembangan teknologi mesin untuk pengembangan perusahaan.
11.
Mengevaluasi dan membuat laporan secara berkala kepada General
Manager.
12.
Membina hubungan kerja yang serasi dan melakukan koordinasi dengan
bagian-bagian lain yang terkait dalam menunjang pelaksanaan program subdivisinya serta program perusahaan secara keseluruhan.
13.
Melakukan tugas-tugas lain yang diberikan oleh pimpinan (GM & direksi).
42 B.
Tanggung jawab
Bertanggung jawab atas pengelolaan percetakan kepada General Manager.
C.
Wewenang
Menentukan teknis operasional kegiatan-kegiatan di Sub-divisinya.
3.1.5.12
Tugas – Tugas Pokok Kasubdiv Pengembangan Penerbitan
A.
Tugas-tugas
1.
Melakukan seluruh kegiatan asistensi, development dan empowering bagian
penerbitan umum, produk anak, produk remaja &produk penunjang.
2.
Menghubungi secara aktif para penulis yang bukunya telah di terbitkan
Gema Insani agar meneruskan tulisan sejenis atau lainnya yang laku serta
diminati untuk disusul dengan buku-buku yang lain.
3.
Menjalin hubungan dengan para penulis yang telah memilki kompetensi,
popularitas di dalam bidangnya, tetapi belum ada karya dalam bentuk
tulisan. Disamping itu juga para penulis potensial lainnya untuk
mendapatkan tulisan mereka.
4.
Membuat jaringan kerja sama secara baik dan mutualis dengan lembagalembaga dakwah, forum-forum ilmiah, kampus dan lainya.
43 5.
Bekerja sama dengan bagian promosi untuk mengadakan open house book
untuk setiap buku baru yang ditulis oleh penulis dalam dan luar negeri yang
relatif populis.
6.
Mengadakan kerja sama pelatihan pengembangan sumber daya manusia baik
bersifat komersil maupun sosial.
7.
Menerbitkan produk-produk non buku seperti jurnal keislaman.
8.
Meretas jalinan kerjasama dakwah, baik dengan lembaga dakwah dan juga
instansi-instansi tertentu untuk keperluan nara sumber (pembicara) pada
berbagai kesempatan event dakwah.
9.
Bertanggung jawab terhadap penerbitan non GI dan pengembangannya di
antaranya dengan membuat institusi yang menerbitkan buku sekolah atau
lainnya.
10.
Bekerjasama dengan staf general manager (urusan riset dan pengembangan)
melakukan riset pengembangan penerbitan.
B.
Tanggung jawab
Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan penerbitan buku Gema Insani dan
kelompokmya kepada Kadiv penerbitan.
C.
Wewenang
Menentukan kebijakan teknis operasional kegiatan-kegiatan bidangnya.
44 3.1.5.13
Tugas – Tugas Pokok Kasubdiv Jabotabek
A.
Tugas-tugas
1.
Merencanakan pemasaran produk Gema Insani dan kelompok usahanya di
wilayah jabotabek.
2.
Mengorganisasi dan mengarahkan SDM pada subdiv jabotabek dalam
melaksanakan kegiatannya.
3.
Mengendalikan dan mengevaluasi aktivitas subdiv jabotabek.
4.
Bersama dengan kasubdiv. Pengembangan penerbitan melakukan kegiatan
promosi (peluncuran buku, bedah buku, sponsorship).
5.
Bekerjasama dengan staf GM ( riset & pengembangan) untuk pengembangan
pemasaran di jabotabek.
6.
Membina hubungan kerja yang serasi dengan divisi dan sub-sub divisi lain
dalam menunjang pelaksanaan program
sub divisinya serta program
perusahaan secara keseluruhan.
7.
Melakukan tugas-tugas lain yang di berikan oleh kepala divisi pemasaran,
GM dan direksi.
8.
Membuat laporan secara periodic kepada kepala divisi pemasaran.
B.
Tanggung Jawab
Bertanggung jawab atas kegiatan-kegiatan sub-div jabotabek kepada kepala
divisi pemasaran.
45 C.
Wewenang
Menentukan kebijakan oprasional pemasaran di wilayah jabotabek.
3.1.5.14
Tugas – Tugas Pokok Kabag Umum Penerbitan
A.
Tugas-tugas
1.
Melakukan pengadaan naskah-naskah sebagai bahan penerbitan buku umum.
2.
Bersama dengan tim, menyeleksi dan menentukan kelaikan penerbitan atas
naskah-naskah asli/terjemah yang di tawarkan kepada Gema Insani.
3.
Memformulasi judul-judul buku yang akan di terbitkan.
4.
Mengkoordinasikan pengeditan naskah (terutama terjemahan), penyiapan
indeks (jika perlu), kata pengantar penerbit dan back cover.
5.
Mengkoordinasi pengoreksian hasil lay-out dan atau relay-out.
6.
Bersama tim managemen menetukan jumlah tiras dan harga buku yang akan
di terbitkan.
7.
Mengendalikan semua proses kegiatan penerbitan buku.
8.
Bersama Kasie redaksi merencanakan kegiatan penerjemahan dan peyuntingan bagi penerjemah dan editor lepas
9.
Mengoptimumkan efektivitas kerja SDM pada unit kerjanya untuk mencapai
target yang telah ditetapkan
10.
Melakukan cek dan ricek terhadap proses penerbitan
46 3.1.6
Proses Bisnis Perusahaan
Proses bisnis dimulai ketika naskah masuk kebagian Penerbitan, naskah dapat berasal dari
pengarang Internal maupun pengarang Eksternal. Oleh bagian Penerbitan naskah tersebut masuk
kedalam proses editing. Setelah itu naskah diberi kepada bagian Perujuk untuk mendesign lay-out
nya. Kemudian naskah di kirim ke bagian pracetak untuk di periksa kembali dan dikirim ke
bagian Percetakan untuk di cetak dan dilakukan Finishing. Setelah itu barang dimasukan ke
dalam Gudang. Bagian Pemasaran mengambil buku yang sudah jadi dari Gudang untuk
didistribusikan ke perwakilan – perwakilan pemasaran yaitu daerah Jabodebanbek, Jawa Timur,
Jawa Tengah, Jawa Barat, Medan. Dari setiap perwakilan, buku tersebut di distribusikan lagi ke
toko buku, TEB (Toko Eceran Besar seperti : Gramedia, TGA), TEK (Toko Eceran Kecil),
Grosir.
Dari setiap toko buku tersebut akan melaporkan jumlah barang yang terjual kepada setiap
Perwakilan daerah, dan setiap perwakilan daerah akan melaporkan kepada pusat berapa banyak
buku yang terjual. Dari situ dapat dihitung berapa pendapatan yang dihasilkan. Buku yang tidak
laku terjual atau rusak akan dikembalikan ke kantor pusat.
47 TEB : Toko Eceran Besar
TEK : Toko Eceran Kecil
Gambar 3.1.6 Rich Picture Gema Insani
48 3.2
Sistem Informasi
Pada awalnya PT.GEMA INSANI menggunakan sistem yang dibuat oleh Zahir untuk
mendukung kegiatan bisnisnya. Namun seiring dengan berkembangnya usaha dan meningkatnya
kebutuhan akan proses data yang lebih cepat, tepat dan akurat sistem Zahir ini dirasa sudah tidak
lagi dapat mendukung kegiatan bisnis perusahaan. Menurut para user (pengguna) sistem Zahir ini
dirasa kurang cepat dalam melakukan proses transaksi, control dan sistem keamanan yang kurang
memadai, link yang tidak baik antar bagian / divisi, serta stock gudang yang tidak terintegrasi
sehingga tidak dapat dimonitor yang tentunya sangat dirasakan kelemahannya pada perusahaan
manufaktur seperti PT. GEMA INSANI ini.
Sehingga pada tahun 2007 PT.GEMA INSANI mengganti sistem Zahir tersebut dengan
system yang di develope sendiri yang disebut sistem SIGI (Sistem Informasi Gema Insani).
Sampai saat ini SIGI sudah mencakup ke semua bagian atau divisi perusahaan yaitu : Bagian
Keuangan, Bagian Akuntansi, Bagian SDM / HRD, Bagian Pemasaran, Bagian Penerbitan, dan
Bagian Percetakan, Bagian Gudang. Masing – masing fungsi SIGI dari setiap bagian antara lain :
1.
Bagian Keuangan
a.
Penerimaan dan Pengeluaran Kas
b.
Dropping ke Kas Besar dan Kas Kecil
c.
Pencatatan Hutang dan Piutang
d.
Laporan Kas
e.
Tanda Terima Tukar Faktur
f.
Cetak Data Barang
g.
Data Pesanan
49 2.
h.
Fakturisasi dan Tagihan
i.
Pencatatan Retur
j.
Rekap Piutang Bulanan
k.
Report Penjualan Bulanan
l.
Report Pesanan Relasi
m.
Penjadwalan Piutang
Bagian Akuntansi
a. Anggaran Pengeluaran Bulanan, Divisi, Setahun
b. Anggaran Penerimaan Setahun
c. Buku Besar
d. Cash Opname Kas Besar dan Kas Kecil
e. Data Aktiva
f. Data Pesanan, Penjualan, dan Retur
g. Harga Pokok Penerbitan
h. Harga Pokok Produksi
i. History Jurnal
j. Informasi Faktur
k. Jurnal Umum
50 3.
Bagian SDM
a. Pendataan Karyawan
b. Laporan Kerja
c. Absensi
d. Gaji
e. Ijin, Cuti, Lembur, Dinas
f. Supervisi
g. Mutasi
h. Non Aktif
i. Pendidikan Pelatihan
j. Penerimaan Lamaran
k. Insentive, Santunan, Tunjangan
l. Klaim Pengobatan
4.
Bagian Penerbitan
a. Penerimaan Naskah
b. Supplier Pembelian
c. Jadwal Penilaian Naskah
d. Penilaian Naskah, Cover
e. Persetujuan Akad
f. Laporan Harian Penerbitan
g. Informasi Naskah dan Penulis
51 h. Cetak Ulang Buku
i. Stock Gudang Pusat
j. Pengajuan Cetak Ulang
k. Anggaran Pengeluaran Divisi
l. Penulis dan Penerjemah
m. History Penjualan
n. Best Seller
5.
Bagian Penjualan
a. Daftar Buku Murah
b. Data Relasi
c. Fakturisasi dan Tagihan
d. Grafik dan Info Penjualan
e. Best Seller
6.
Bagian Gudang
a. Pengeluaran dan Penerimaan Barang
b. Penerimaan Retur Beli
c. Data Pesanan, Penjualan, Retur
d. View Detail Produk
e. Stock Gudang Pusat
52 3.3
Profil Teknologi Informasi
3.3.1
Spesifikasi Hardware
Hardware yang digunakan oleh PT. GEMA INSANI untuk medukung
kegiatan bisnis sehari – harinya adalah sebagai berikut :
a.
6 unit PC rakitan Pentium 4 2,8Ghz, RAM 1GB, HDD 80GB,
onboad VGA
b.
5 unit PC rakitan Core 2 duo E5400, RAM 2GB, HDD 160GB,
VGA 1GB
3.3.2
c.
7 unit HP Workstation XW4200
d.
6 unit Acer Power F1
e.
1 unit PC multimedia Dell Studio XPS 8000
f.
3 unit iMac G5, Powermac G5
g.
20 unit UPS APC tipe 650VA
h.
3 unit printer HP lasserjet 500ps
i.
1 unit printer Fuji Xerox Docuprint 3055
j.
1 unit scanner HP scanjet
Spesifikasi Software
Software yang digunakan dalam PT. GEMA INSANI untuk mendukung
sistem SIGI antara lain :
a.
OS Linux uBuntu 9.10
b.
PHP, HTML, Javascript
53 3.3.3
c.
Software Database, Postgres 8.3
d.
Coreldraw 12-14
e.
Indesign CS2/CS4
f.
Photoshop CS2/CS4
g.
Pagemaker 5
h.
Program Adobe CS5
Spesifikasi Network
Server dan jaringan (network) yang digunakan pada PT. GEMA INSANI
adalah sebagai berikut :
3.4
a.
LAN cable
b.
LAN switch
c.
Wifi Modem
d.
Server LINUX CenTOS 5
e.
ADSL Speedy 2MB
Profile Nilai Investasi
3.4.1 Lisensi
Lisensi pada diperoleh dari perusahaan IT bernama Vertex yang membantu
PT.GEMA INSANI dalam mendevelope sistem SIGI tersebut.Namun lisensi
tersebut dicabut dan PT.GEMA INSANI menjadi pemegang hak penuh atas
system SIGI setelah pengimplementasian berakhir.
54 Biaya yang dikeluarkan oleh PT.GEMA INSANI untuk Lisensi dan juga
termasuk biaya implementasi selama 6 bulan adalah Rp.120.000.000 (seratus dua
puluh juta rupiah).
3.4.2
Hardware
Dalam pengimplementasian SIGI, PT. GEMA INSANI melakukan
pembelian hardware sebagai berikut :
No
Keterangan
Jumlah
Harga
Total
(Rupiah)
(Rupiah)
1
Server
2
16.000.000
32.000.000
2
PC
15
2.500.000
37.500.000
3
Motherboard
-
-
-
4
Memory
10
575.000
5.750.000
5
Hardisk
2
650.000
1.300.000
6
Processor
-
-
-
7
Software
15
gratis
0
8
Printer
4
1.500.000
6.000.000
9
Network
1
5.000.000
5.000.000
TOTAL
87.550.000
Tabel 3.4.2 Pembelian Hardware 2007
55 3.4.3
Pelatihan
Dalam rangka penghematan dan efisiensi biaya pelatihan pada PT. GEMA
INSANI dalam mengenalkan sistem baru dengan para karyawan, PT. GEMA
INSANI melakukan perekrutan karyawan baru dan sistem diajarkan dengan cara
learning by doing yang dibantu oleh staff IT. Sehingga tidak ada biaya yang
dikeluarkan secara khusus untuk melatih karyawan terhadap penggunaan sistem
baru tersebut. Setiap harinya staff IT yang terlibat dalam pengimplementasian
SIGI mengajarkan kepada para karyawan tentang cara penggunaan sistem baru
tersebut.
3.4.4
Tim Project
Tim project pada pengimplementasian SIGI ini melibatkan pihak internal
dan eksternal. Pada pihak internal dilibatkan dua orang staff IT dari PT. GEMA
INSANI itu sendiri, serta menggunakan jasa outsourcing dari PT. VERTEX
TEKNOLOGI INDONESIA (VERTEX) sebanyak lima sampai sepuluh orang.
Pihak internal dilibatkan dalam pembuatan SIGI ini dimaksudkan untuk
memberikan feedback kepada outsourcer keadaan sebenarnya pada PT. GEMA
INSANI dan hal-hal apa saja yang dibutuhkan oleh para karyawan agar dapat lebih
produktif yang tidak di dukung oleh sistem yang lama. Maksud dari lima sampai
sepuluh orang dari VERTEX adalah jumlah orang tidak ditentukan dengan pasti
tergantung dari kebutuhan tim itu sendiri. Misalnya pada saat deadline orang yang
dikerahkan jumlahnya dapat lebih dari lima orang.
56 3.5
Indentifikasi Masalah
3.5.1
Mengapa Harus Dilakukan Evaluasi
1. Sebagai rangkaian kegiatan implementasi sistem SIGI.
2. Semenjak tahun 2007 ketika SIGI mulai digunakan belum pernah dilakukan
evaluasi.
3. PT. GEMA INSANI ingin mengetahui tingkat keefektifitasan dari investasi
teknologi informasi yang sudah dilakukan.
4. Mencari tahu tangible dan intangible benefit dari pengimplementasian sistem
SIGI.
5. Menghitung tingkat pengembalian dari investasi dengan keuntungan yang
diperoleh dari pengimplementasian sistem SIGI.
6. Sebagai bahan pertimbangan dalam mengambil keputusan oleh PT. GEMA
INSANI untuk menentukan langkah selanjutnya dari investasi tersebut.
Alasan mengapa harus dilakukannya evaluasi terhadap investasi teknologi
informasi pada PT.Gema Insani adalah untuk mengetahui sejauh mana investasi
tersebut berhasil dan mempengaruhi kondisi keuangan perusahaan ke arah yang
lebih baik. Dengan evaluasi kita dapat mengetahui apakah uang dan pengorbanan
yang kita keluarkan untuk investasi sebanding dengan hasil yang diperoleh.
Misalnya seperti penghematan biaya operasional, proses kerja yang lebih cepat,
meningkatnya kesejahteraan pegawai, dll. Dengan mencari dan menghitung
tangible dan intangible benefit. Sehingga setelah proses evaluasi ini perusahaan
57 dapat mengambil keputusan apakah investasi teknologi informasi ini dapat
diteruskan atau perlu diadakan perbaikan. Maka dari itu evaluasi sangat diperlukan
bagi PT.Gema Insani dimana investasi baru berjalan selama dua tahun, sehingga
masih dapat dihitung keuntungan / benefit dari investasi yang dilakukan.