monitoring evaluasi partisipatoris (mep)

MONITORING EVALUASI PARTISIPATORIS (MEP)12
Oleh Wilopo3
A. LATAR BELAKANG
Beberapa tahun terakhir isu tentang pendekatan partisipasi dalam
pembangunan banyak mendapat perhatian dalam bantuan pembangunan, seperti pada
Desember 1989 Development Assistance Committee (ODA) of Organization for
Economic Cooperation and Development (OECD) dengan menerbitkan “Policy
Statement on Development Cooperation of the 1990s” yang telah menempatkan
pembangunan partisipatory sebagai isu utama. Hal tersebut jadi di dokumentasi
dalam “Shaping the 21st Century: the Contribution od Development Cooperatioan”
(yang dikenal dengan DAC New Development Strategy). Isu-isu tersebut disemangati
oleh peningkatan effisiensi dan effektifitas dalam manejemen proyek melalui
keterlibatan masyarakat lokal untuk mengelola sumberdaya lebih secara lebih
effektif didalam keberlajutanya.
Hal tersebut telah menempatkan partisipasi tidak dalam posisi keterlibatan
aktif dalam impelementasi saja namun juga dalam rangkain kegiatan dari
perencanaan hingga monitoring dan evaluasi. Pembangunan
partisipasi dan
monitoring/evaluasi partisipasi tidaklah saling terpisah satu dengan yang lainnya.
Lebih daripada itu, perencanaan partisipatif, pelaksanaan, evaluasi/monitoring
partisipatif dapat dipahami sebagai satu rangkaian kegiatan dimana pihak-pihak
berkepentingan (stakeholder) merencanakan dan melaksanakan aktifitas meraka
sendiri, sekaligus meriview dan menguji aktifitas tersebut sebagai titik tolah
mengukuran. Melalui serangkaian aktifitas tersebut, intitusionalisasi pelaksanaan oleh
stakeholder dapat meningkatkan kesadaran atas rasa memiliki (ownership) dan
meningkatkan kemampuan manajemen mereka.
Meskipun para ahli yang memiliki kualitas yang paling handal dalam
perencanaan, mengelola dan monitoring proyek akan tetap memiliki kekurangan
dimana mereka yang langsung berkaitan dan lokal stakeholder yang sangat
memahami kondisi lokal – bukan para ahli atau profesional dari luar. Posisi ini
menempatkan bahwa pendekatan partisipasti – baik perencanaan dan monev –
merupakan kebutuhan jangka panjang guna memberikan hasil yang optimal dari
sebuah program atau proyek. Kunci tantangan didalam mendesain sistem MEP
adalah (1) partisipan dan penerima manfaat secara bermakna terlibat didalam semua
1
Disampaikan pada Pendidikan dan Pelatihan Monitoring dan Evaluasi Program dan Proyek, 4-14 Juli
2005, Kerjasama RCCP FIA UNIBRAW dengan PUSBINDIKLATREN-BAPPENAS
2
Paper ini juga dipakai sebagai bahan rancangan penyusunan Peraturan Pemerintah tentang
Monitoring dan Evaluasi Partisipatif
3
Staff Edukatif FIA UNIBARW, dan Tenaga Ahli Direktorat Pengembangan Otonomi Daerah (POD)
Deputi Pembangunan Regional dan Otonomi Daerah - BAPPENAS
1
tahapan desain dan pelaksanaan sistem, (2) memberikan penghargaan atas waktu dan
upaya mereka.
Partisipasi pihak-pihak terkait (stakeholder) didalam aktifitas evaluasi/
monitoring, seperti menganalisa masalah dan menentukan pengukuran/penilaian akan
berdampak pada effektifitas didalam meningkatkan kinerja dan keberlanjutan
pengembangan proyek. Melalui proses tersebut, stakeholder akan mengembangkan
kapasitas dan ketrampilann dengan melakukan evaluasi dan pemecahan masalah, dan
juga akan meningkatkan rasa memiliki (ownership). Dengan demikian, effectivitas
peningkatan kinerja proyek dapat ditemukan dalam kombinasi antara evaluasi
partisipatif dimana pihak stakeholder mengevaluasi aktifitas mereka sendiri, dan
evaluasi oleh pihak ketiga untuk meningkatkan akuntabilitas.
Lebih jauh pelaksanaan evaluasi partisipatif akan memberikan dampak
terhadap (1) dampak sosial dari sebuah proyek akan mudah diketahui; (2) Evaluasi
Partisipatif akan semakin memperjelas rasa kepemilikan sebagai satu bagian dari
para penerima manfaat proyek; (3) Penerima manfaat akan memahami dan kesediaan
menerima keberadaan sebuah proyek dengan cepat; (4) Proyek akan memiliki
peluang atas keberlajutannya.
B. KETERKAITAN ANTARA PERENCANAAN PARTISIPATIF DAN
MONEV PARTISIPATIF
Perencanaan partisipatori dan monev partisipatori merupakan dua bagian yang
berbeda dalam wilayah yang sama – yaitu pendekatan partisipatif. Dua bagian
tersebut dibutuhkan agar memperoleh hasil yang terbaik secara jangka panjang.
Perencanan partisipasi dan monev partisipasi merupakan dua bagian yang berbeda
namun memiliki saling keterpengaruhan diantaranya. Oleh karenanya melakukan satu
bagian saja diantara keduanya akan mengundang masalah berikutnya.
Mendorong masyarakat untuk terlibat dalam perencanaan partisipatif tanpa
dilanjutkan atau diikuti dalam monev partisipatif, itu sama halnya mengharapkan
adanya partisipasi namun berikutnya menafikkan harapan tersebut dengan tidak
dimasukkannya monev partisipatif sebagai kebutuhan manajemen untuk mengontrol
kualitas dan proses belajar dalam monitoring dan evaluasi selama perjalanan proyek.
Pada sisi yang lain, mendorong adanya monitoring dan evaluasi partisipatif
dalam suatu program atau proyek dimana para partisipannya tidak terlibat di dalam
desain dan perencanaan merupakan hal yang terlalu berlebihan dari suatu pendekatan
partisipatif. Mereka yang tidak terlibat dalam desain dan perencanaan dalam suatu
program atau proyek akan kurang memiliki kemauan dan kemampuan didalam
memainkan peran yang effektif didalam monitoring dan evaluasi.
2
C. KONSEP DAN TUJUAN EVALUASI PARTISIPATIF
Evaluasi partisipatif belum memiliki definisi yang jelas, namun secara umum
dapat dipahami sebagai: (1) evaluasi dilakukan melalui kerjasama antar berbagai
pihak stakeholder termasuk didalamnya penerima manfaat tingkat lokal, (2) evaluasi
dimana banyak pihak yang terlibat secara aktif berpartisipasi di semua proses dari
evaluasi perenacaaan, pencarian dan analisa informasi, rencana tindak untuk
pelaksanaan dan perbaikan. Namun demikian, lingkup stakeholder dan keluasan dan
partisipasi sangat tergantung pada donor dan proyek.
Partisipatory Monitoring merupakan aktifitas yang melibatkan pihak terkait
didalam mencari dan merekam informasi yang berkaitan dengan proyek secara
reguler – harian. Mingguan atau kwartalan – sebagai bagian pekerjaan rutin dan
sebagai bagian desain Monitoring dan Evaluasi. Tujuan monitoring bukanlah
membuat penilain akhir atas keberhasilan atau kegagalan tetapi mendorong
perubahan dan penyesuaian selama masa aktifitas, yang diperuntukkan bagi tahapan
aktifitas kedepan atau aktifitas baru.
Participatory Evaluation merupakan aktifitas yang melibatkan pihak terkait
dalm periodik pelinaian yang melihat dari aspek effisiensi dan relevansi proyek,
termasuk dampaknya terhadap konteks pencapaian tujuan. Participatory Evaluation
secara langsung melibatkan komunitas – tingkatan stakeholder didalam perencanaan
dan pelaksanaan evaluasi karena mereka sering memiliki informasi yang dibutuhkan
proyek, dimana hal tersebut diharapkan dapat merubah perilaku mereka untuk
memberikan kontribusi waktu dan upaya terhadap proyek, dan menindak lanjuti
aktitas proyek oleh pihak luar. Keterlibatan semua stakeholder kunci dalam evaluasi
membantu membangun konsensus terhadap pendekatan proyek dan mendorong saling
pengertian.
Tujuan monitoring dan evaluasi partisipatif MEP adalah:
1. Membangun kapasitas manajemen.
Membangun Kapasitas manajemen dapat dilakukan dengan:
Meningkatkan kapasitas evaluasi (kemampuan membandingan masalah dan
kemampuan memecahkan masalah) melalui keterlibatan dalam evaluasi.
Meningkatkan kapasitas organisasi manajemen dan administratif melalui
akuisisi pengetahuan dan informasi guna peningkatan kinerja proyek.
Memperkuat ikatan dengan institusi terkait melalui kerjasama keterlibatan
dalam evaluasi.
2. Meningkatkan kinerja manajemen proyek dan kontrol kualitas.
3. Mendorong rasa kepemilikan dan membangun kapital sosial.
Meningkatkan rasa kepemilikan dari pihak stakeholder melalui keterlibatan
dalam evaluasi.
Meningkatkan keberlanjutan proyek melalui dorongan rasa kepemilikan
3
Membangun rasa memiliki atas proses pemecahan masalah, rekomendasi dan
aksi
4. Meningkatkan effektifitas timbal balik.
Peningkatan effektifitas timbal balik dapat ditujukan untuk dua pihak:
a. Pihak Pelaksana
Hasil evaluasi partisipatif dapat memberikan masukan untuk formulasi dan
revisi perencanaan yang akan lebih mencerminkan opini stekaholder yang
lebih luas,
Pelajaran bagi proyek yang lain
b. Pihak Penerima
Mendorong timbal balik berupa hasil evaluasi secara cepat melalui
keterlibatanan dalam evaluasi
Mendorong terbangun akses terhadap informasi yang berkaitan dengan
proyek
Pemanfaatan hasil evaluasi oleh masyarakat
5. Meningkatkan akuntabilitas.
Memberikan pemahaman atas keragam keperluan dan prioritas dari pihak
stakeholder
Memberikan pemahaman fakto-faktor produksi yang dibutuhkan
Memberikan pemahaman yang lebih banyak dan ragam (multidemensi)
atas dampak
Meningkatkan kredibilitas atas hasil evaluasi
Keunggulan monitoring dan evaluasi melalui pendekatan partisipatori:
1. Kepemilikan
Keterlibatan anggota masyarakat, rekanan, dan staf antar proyek didalam
mendesain dan melakukan monitoring dan evaluasi akan membantu mendorong
tumbuhnya rasa kepemilikan yang lebih besar tanggungjawab terhadap proyek dan
pemberian informasi. Sebagai hasil, data yang diperoleh bisa lebih akurat dan
partisipan lebih percaya terhadap hasilnya.
2. Informasi Terkini, Dipercaya, dan Valid
Keterlibatan stakeholder dalam perolehan dan analisa data akan memproduksi
informasi yang up to date (on the spot) dibandingkan dengan survey formal
dimana membutuhkan waktu berminggu-minggu bahkan sampai berbulan-bulan
untuk tabulasi dan analisa data. Meskipun alat pengumpulan data secara
partisipatori tidak disajikan sebagaimana informasi yang statitikal, kehandalan
4
informasi dapat divalidasi dengan melakukan cek silang dengan informasi yang
lain
3. Konsensus
Ketika para staf proyek sebagai tim melakukan review tujuan proyek dan
stakeholder, mengidentifikasi kebutuhan informasi kunci, dan desain sistem
evaluasi dan monitoring – dimana akan membutuhkan waktu beberapa bulan,
membantu membangun konsensus yang kuat diantara rekanan proyek tentang
kemana proyek tersebut diarahkan.
4. Ketrampilan dan Keyakinan
Mereka yang terlibat dalam MEP akan lebih baik kesiapannya dan lebih yakin
didalam membuat keputusan melalui akuisisi pengetahuan dan ketrampilan baru.
Anggota masyarakat akan memiliki wawasan didalam mengatur pendapatan dan
pembiayaan. Staf proyek akan belajar dari pengetahuan dan proses yang berbeda
dari yang dipahami saat ini. Semua partisipan akan memperoleh pemahaman atas
data dan interprestasinya.
5. Pengetahuan Lokal
Keterlibatan masyarakat dalam mendesain sistem MEP, identifikasi indikator,
pengumpulan dan analisa data, pengetahuan bernilai yang bersumber dalam proses
learning by doing di masyarakat, kebiasaan dan institusi lokal menjadi
termanfaatkan.
6. Effetifitas Biaya
pada awalnya keterlibatan masyarakat dalam sistem monitoring dan evaluasi akan
membutuhkan dana, waktu dan kesabaran. Namun investasi tersebut akan
terbayarkan melalui perolehan data, yang dianalisa dan digunakan secara rutin dan
secara sistematis sebagai bagian aktifitas proyek yang sedang berjalan dengan
upaya dan biaya yang minim.
D. FAKTOR-FAKTOR MENDORONG BERHASILAN MONEV
PARTISIPATORIS (MEP):
Sistem MEP agar dapat berjalan maka ada beberapa poin strategis dan penting
yang harus mendapatkan perhatian, diantaranya:
1. Perlunya komitmen atas ketersediaan sumber dana dan manusia, persiapan
yang effektif dan ketrampilan individu yang memandai
Agar Monev Partisipatori dapat bekerja, program dan proyek membutukan
komitmen bersama. Komitmen ini diperlukan tidak hanya dokumen proyek saja
namun juga untuk semua pihak yang terlibat dalam perencanaan dan pelaksanaan
program, dari lokal stakeholder, rekanan pemerintah, donor hingga konsultan.
Komitmen perlu diwujudkan dalam bentuk alokasi sumberdaya manusia dan dana.
5
Sumberdaya sering dibutuhkan untuk membantu meningkatkan ketrampilan
diantara para partisipan. Hal ini untuk meberikan kepastian bahwa mereka dapat
berpartisipasi dengan effektif didalam monitoring dan evaluasi. Pada umumnya
dan kebanyakan, tahap awal yang dilakukan dalam monev partisipatif adalah
melaukan pemberdayaan partisipasn melalui pelatihan. Dan hal tesebut
memberikan dampak terhadap tututan pembiayaan.
Kebutuhan ketrampilan dari partisipan sangatlah beragam, dari kemampuan
melakukan fasilitasi atas lokakarya atau wawancara dengan stakeholder lainnya,
kemampuan mengukur dan merekam data secara sistematis, kemampuan mencari
dan menganalisis informasi yang berbeda-beda.
2. Kombinasi pendekatan (MEP) agar sesuai dengan situasi dan budaya.
Melakukan kombinasi beberapa pendekatan didalam Monev Partisipatori agar
sesuai dengan kondisi lapangan yang specific, keragaman pertisipan, aturan, dan
aktifitas di setiap program atau proyek.
Banyak temuan lapangan dan persoalan yang muncul dalam Monev Partisipatif
banyak pula dijumpai dibanyak tempat lainnya. Namun secara detail, temuan
lapangan dan persoalan yang muncul sangat terkait oleh tempat dan waktu,
kondisi sosial dan budaya setempat. Setting lokal ini yang menjadi setiap solusi
satu persoalan yang sama akan berbeda dari satu tempat dengan tempat lainnya.
Secara nasional dan lokal, stakeholder - dengan didukung oleh para ahli – perlu
menentukan jenis pendekatan partisipasi yang terbaik dalam konteks mereka.
Partisipasi memerlukan desain yang sangat hati-hati untuk menghindari adanya
dominasi kepentingan dan untuk memastikan bahwa pihak-pihak terkait memiliki
kontribusi dalam partisipasi tesebut.
3. Pemanfaatkan Hasil Monev Partisipatori dengan effektif .
Dua hal ini utama yang mendorong penggunaan hasil monev partisipatif secara
effektif yaitu (1) untuk memberikan landasan atas biaya yang telah dikeluarkan
dan (2) untuk menjaga kredibilitas diantara para partisipan. Berkaitan dengan isu
“biaya-manfaat” (cost-benefit), maka Monev Partisipatif menjadi bermanfaat
sejauh informasi yang didapat berguna – secara nyata dapat dipergunakan - untuk
perbaikan kwalitas manajemen atau keputusan perencanaan kedepan. Hal ini
menjadikan investasi proyek dalam monev partisipatif menjadi signifikan didalam
sistem keproyekan.
Sistem Monev Partisipatif tidak dapat diterima apabila tidak dikaitkan dengan
sistem manajemen dan perencanaan dengan tingkat fleksibilitas untuk merespon,
memonitoring dan mengevaluasi informasi yang dihasilkan.
4. Memberikan keleluasaan bagi partisipan untuk menentukan
monitoring dan evaluasi – atas dasar prioritas mereka.
fokus
Hal penting didalam mendesain sisitem Monev Partisipatif adalah menjadikan
sistem tersebut sefamilier mungkin atau akrab dengan sang pengguna sistem
6
(user-friendly). Untuk itu program/proyek seharusnya memberikan banyak pilihan
menu indikator bagi para partisipan, hal ini memberikan keleluasaan agar
partisipan dapat memiliki indikator sesuai dengan isu-isu yang relevan dengan
mereka.
5. Memastikan kemanfatan dan insentif bagi para partisipan, stakeholder,
manager
Agar publik mau terlibat dalam monev partisipatori perlu diyakinkan bahwa
pendekatan monev partisipatif merupakan hal yang positif dan bernilai bagi
mereka. Harus ada insentif nyata untuk menyakinkan masyarakat agar memulai
dan terus berpartisipasi dalam monitoring dan evaluasi. Satu insentif kuat yang
berdampak pada peningkatan rasa kepemilikan adalah diawali dari
keterlibatannya sejak awal desain dan tahap perencanaan. Untuk itu perlu
dibangun satu komitmen bahwa Monev Partisipatori akan menambah manfaat
nyata pada partisipan – termasuk stakeholder dan manager – dan menghasilkan
informasi yang akan dipakai sebagai kontribusi dalam mencapai tujuan utama
program atau proyek.
E. MATRIX PERBEDAAN ANTARA EVALUASI KONVENSIONAL DAN
PARTISIPATORIS
Monitoring dan evaluasi tradisional dan pendekatan partisipatif memiliki
beberapa perbedaan, diantaranya:
7
ISU
Tujuan
EVALUASI KONVENSIONAL
Menyakinkan akuntabilitas
kepada pihak sumber pendana
Memberikan pelajaran yang
berarti dan pengetahuan bagi
peningkatan proyek
Memberikan kontribusi pada
masing-masing bidang
Dampak
Penekanan pada temuan evaluasi
Sumber
Evaluasi
Laporan Evaluasi
Evaluasi laporan pertemuan
Presentasi pada Situ/Website
Database hasil-hasil evaluasi
Orang/institusi
Penting yang
di evaluasi
Waktu
pelaksanan
evaluasi
Evaluator
Hasil evaluasi
Cakupan
evaluasi
Warga negara (pembayar pajak)
Badan Donor
Institusi pelaksana proyek
Pada umumnya dilakukan
setelah proyek selesai.
Sebelum dan selama proyek
berjalan kadang juga dilakukan
Tim evaluasi terdiri dari para ahli
pada bidang masing-masing
termasuk bidang evaluasi.
Netralitas dan independensi tim
sangat diutamakan.
Tergantung pada penilain dari
pihak evaluator
Dibatasi oleh cakupan yang sempit,
diantara tim evaluaasi yg terdiri
8
EVALUASI
PARTISIPATORY
Membangun kapasitas
manajemen
Mendorong rasa
kepemilikan
Meningkatkan
Meningkatkan
effektifitas timbal balik
dari dua sisi , sisi
pelaksana maupun sisi
penerima manfaat
Peningkatan akuntablitas
baik dari sisi pelaksanaan
maupun dari sisi
penerima manfaat
Penekanan tidak hanya
pada temuan evaluasi tapi
juga proses partisipasi
Hal disamping juga
ditambahkan:
Lokakarya
Dialog
Wawancara
Karyawan proyek
Penerima Manfaat
Proyek
Ex-ante hingga ex-post
Staf proyek dan penerima
manfaat sebagai evaluator.
Pihak luar sebagai
fasilitator. Penekanannya
pada aspek internal dan
self-assessment terhadap
proyek.
Ditekankan pada konsesus
diantara stakeholder
Meskipun ruang partisipan
tergantung pada tujuan
partisipatoris
dari donor, negara tuan rumah, dsb
Kriteria
Evaluasi
Sasaran dan indikator ditentkan
oleh donor dn evaluator. Evaliasi
dilakukan dalam keterbatasan
kriteria
Metode
Evaluasi
Pertimbangan
dalam
evaluasi
Sumber dana
evaluasi
External evaluator menentukan
metode sesuai dengan spesifikasi
detail evaluasi yang diharapkan
donor
Metode kuantitatif sering
digunakan
Waktu dibutuhkan untuk
menganalisi hasil studi lapangan
dan berikutnya dipresentasikan
Evaluasi ditekankan pada
outcome yang sdh didesain
proyek
Yang dipentingkan adalah
netralitas dan evaluasi yang
objective dan ilmiah
Pihak Donor
9
evaluasi, keikutsertaan
memiliki ruang yang
banyak bagi stakeholder
termasuk penerima manfaat
sangat ditekankan
Kriteria evaluasi ditetapkan
secara bersama dinatara
partisipan evalusi. Kriteria
evaluasi baru
memungkinkan
ditambahkan dalam proses
evaluasi.
Ditentukan oleh
partisipan yang
disesuaikan dengan
keadaan
Metode kualitatif mulai
digunakan (bersamaan
dengan motode
kwalitatif) untuk
memperolah ambaran
secara menyeluruh
Adopsi metode tidak
membutuhkan waktu
didalam analisis dan
presentasi hasil
Ditekankan pada
analiasa atas “proses”
terwujudnya “outcome”
Ditekankan pada aspek
partisipasi dan
kesepakatan bersama
Sumber dana berasal dari
berbagai sumber seperti
dana sendiri, LSM, donor,
dsb
F. MASALAH DAN SOLUSI
Pengalaman penerapan sisitem MEP menemukan beberapa permasalah,
diantaranya:
1. “Business as usual”
Kegagalan yang banyak muncul dalam penerapan MEP adalah tidak diikutinya
penerapan MEP dengan merubahan-perubahah mendasar seperi identifikasi yang
hati-hati terhadap stakeholder, aturan main dalam evaluasi dan monitoring,
peningkatan kapasitas dan lokakarya untuk analisa. Hal yang menyebabkan
kegagalan dalam hal ini adalah:
Ketidak-cukupan Anggaran dan Waktu.
Kegagalan dalam memperkenalkan sistem MEP adalah gagalnya alokasi dana
dan waktu secara cukup didalam perencanaan, pelaksanaan, dan penerapan hasil
MEP. Tehnik MEP biasanya akan membutuhkan biaya lebih daripada monev
tradisional, dan anggaran akan dibelanjakan untuk hal-hal yang tidak biasanya
dibiayai dalam monev tradisional.
Ketidakcukupan/kesesuaian Insentif bagi Partisipan.
MEP membutuhkan keterlibatan banyak orang dimana pada masa lalu jarang
diminta untuk terlibat dalam monitoring dan evaluasi. MEP tidak akan berjalan
jiak mereka tidak mendapat motivasi lebih dibanding dengan pendekatan pada
umumnya.
Dalam organisasi yang menggunakan pendekatan partisipatif, MEP tidak akan
berjalan apabila tidak diikuti perubahan didalam budaya dan prosedur
organisasi, termasuk didalamnya sistem insentif dan penghargaan.
Terlalu banyak Indikator Numerik.
Monev tradisional – khususnya monitoring tradisional – sering kali berfokus
pada indikator numerik pada berbagai kesempatan. Seperti panduan monitoring
UNDP dipertengahan 1990, sebagai contoh, menyatakan bahwa monitoring
merupakan proses untuk melihat sampai sejauhmana input telah dihantarkan
(delivery), jadwal pekerjaan, target kelauaran, dan kegiatan yang telah sesuai
dengan perencanaan. Dengan demikian monitoring tersebut lebih memberikan
perhatian pada transformasi input menjadi output. Indikator numerik dalam
monitoring tradisional lebih banyak biasnya ketika dipakai untuk menunjang
pendekatan MEP: “lebih baik memakai data yang tidak sempurna tetapi lebih
dapat dipergunakan dan data yang dapat lebih mudah untuk disebarkan (sharing)
daripada memiliki sejumlah data yang sempurna yang menjadikan data tersebut
sangat exclusive dan sering kali merupakan rahasia bagi sang ahli”.
Salah mengenal nilai potensial dari MEP .
10
Tidak setiap orang memberikan apresiasi terhadap nilai potensial yang dimiliki
oleh MEP. Kadang-kadang masih terdapat kecenderungan untuk melihat MEP
sebagai alternatif daripada sebagai komplementer dari manajemen hasil.
2. Tiadanya Kepercayaan, Keyakinan, dan Kurang Dikenalnya Pendekatan MEP.
Pendekatan MEP, sebagaimana pendekatan partisipatori secara umum, sangat
membutuhkan saling kepercayaan dan keyakinan dinatara partisipan dibanding
dengan kasus-kasus monev tradisional.
3. Komitmen yang setangah-setengah, dengan tidak jelasnya tanggungjawab, jadwal
dan tujuan.
Sistem MEP yang dipentingkan adalah lebih fleksibel dan lebih beragam
dibandingkan dengan monev tradisionil.
4. Strategi MEP terlalu detail dan sangat tidak realistik
G. 8 TAHAP MONITORING DAN EVALUASI PARTISIPATORI
Operasionalisasi monitoring dan evaluasi partisipatif dilakukan melalui 8
tahapan dimana masing-masing tahapan memiliki kegiatan-kegiatan tersendiri.
Delapan kegiatan tersebut adalah:
Tahap 1
Perencanaan Evaluasi dan Monitoring Partisipatif
Tahap 2
Klarifikasi Tujuan dan Stakeholder
Tahap 3
Menentukan Informasi Dibutuhkan dan Pengembangan Kuesioner
Monitoring dan Evaluasi
Tahap 4
Membangun Indikator Kunci
Tahap 5
Mentukan Sumber Informasi dan Desain Alat Mengumpulkan Data
Tahap 6
Rencanan Analisa Data dan Penggunaan Hasil
Tahap 7
Meyempurnakan dan Menguji Sistem Monitoring dan Evaluasi
Tahap 8
Melakukan Review Proyek dan Evaluasi Eksternal
G.1 Tahap 1 Perencanaan Evaluasi dan Monitoring Partisipatif
Pertama dan paling penting salam membangun sisitem monitoring dan
evaluasi partisipatoris aalah perencanaan. Perencaaan MEP dapat terbantu dengan
kerta kerja MEP dalam mengumpulkan data dan penggunaannya.
a. Definisi dan Konsep
Kertas Kerja Perencanaan MEP: Kertas kerja perencaaan MEP dapat membantu
mengarahkan proses perencanaan terhadap analisa data terkolektsi dan
11
penggunaanya. Kertas kerja tersbeut juga berguna dalam membangun Kerangka
Kerja Logis.
b. Kegiatan
Pada tahap 1 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Mengambil kesepakatan untuk menetapkan system evaluasi dan monitoring
partisipatoris dan menentukan tujuannya,
2. Membentuk tim MEP,
3. Meorganisasikan Lokakarya atau serangkaian pertemuan untuk perencanaan
Serangkain tugas yang seharusnya dicapai dalam pertemuan perencanaan:
Tugas 1: Kompilasi latar belakang informasi kunci dan isu dalam pertemuan
perencanaan
Tugas 2: Melakukan serangkain lokakarya:
Melengkapi pohon tujuan atau kerangka logika proyek
Melengkapi kertas kerja MEP
Membuat narasi untuk menjelaskan MEP
Tugas 3: Menentukan kebutuhan pelatihan dan melatih Staf Proyek dan Rekanan
G.2 Tahap 2 Klarifikasi Tujuan dan Stakeholder
Ketika telah menetapkan menggunanan sistem MEP maka tahap berikutnya
dalah melakukan perbaikan terhadap tujuan organsasi, dan karifikasi serta
pendifinisian ulang apabila diperlukan. Memiliki visi yang jelas tetap apa yang ingin
dicapai – dan hal tersebut telah disetujui tim – merupakan hal yang mendasar dalam
menentukan apa yang di monitoring dan evaluasi.
a. Definisi dan Konsep
Ada beberapa definisi dan konsep yang perlu dipahami dan dipakai dalam proyek,
diantaranya:
Hipotesis
“ Sebuah harapan yang belum dikonfermasi
terhadap hubungan antara dua atau lebih variable”.
Asumsi
Kondisi eksternal dimana proyek tidak memilikinya,
dapat menentukannya atau mempengaruhinya, tetapi
memberikan penaruh terhadap pencapain tujuan
proyek.
Sasaran (Goal)
Pernyataan umum tentang arah keluaran proyek
secara jangka panjang. Hal ini memberikan
gambaran situasi dan konsisi masa depan yang
seharusnya terjadi.
Tujuan (Purpose)
Pernyataan yang lebih spesifik dan terukur dari
12
Keluaran (Output)
Kegiatan (Activity)
Rekanan Proyek
(Project Partner)
Stakeholder/Kelompok
Kepentingan
Pohon Tujuan Proyek
(Project Objective Tree)
Kerangka Kerja Logis
(Logical
Framework
Matrix/Logframe/ZOPP)
Jenjang
tujuan
(hiararchy of objective)
dampak program yang diharapkan. Tujuan
memberikan gambaran tentang bagaimana masalah
atau situasi akan dirubah selama periode tertentu,
sebagai hasil keluaran program.
Menggambarkan
hasil
program.
Keluaran
seharusnya dinyatakan dengan kalimat yang jelas,
kata-kata yang berorientasi pada kegiatan.
Tugas tertentu yang dilakukan untuk mencapai
tujuan.
Organizasi atau kelompok yang secara langsung
bertanggungjawab atas perencanaan, pelaksanaan
dan pembiayaan kegiatan proyek.
Orang-orang yang memiliki kepentingan terhadap
proyek. Bisa stakeholder tingkat primer dan
sekunder. Stakeholder Primer adalah stakeholder
yang terdiri dari komunitas masyarakat, staf proyek,
pemerintahan lokal dan NGO. Stakeholder
Sekunder adalah orang-orang dari pihak donor arau
pemerintahan pusat.
Alur
diagran
yang
mengilustrasikan
dan
menggambarkan hubungan beberapa level tujuan.
Sebuag alat perencanaan proyek yang dapat
menjabarkan dalam penggunaan monitoring dan
evaluasi/ Logframe terdiri dari 4 (empat) bagian: (1)
Jenjang tujuan (hiararchy of objective), (2)
Objectively verifaibel indicator (OVI), (3) Mean of
verification (MOV); (4) Assumptions
Jenjang tujuan memiliki 4 tingkatan tujuan: (1)
Goal, (2) Purpose, (3) Output, (4) Activities
b. Kegiatan:
Pada tahap 2 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Klarifikasi stakeholder proyek, kepentingan dan keterkaitan mereka
2. Pengembangan diagram pohon tujuan proyek atau diagram sejenisnya atau
mendemonstrasikan bagaimana tujuan proyek tersebut bisa tercapai.
3. Menentukan pendekatan: memutuskan apakah langkah pertama membangun
kerangka logika atau langsung dari giagram pohon ke kertas kerja MEP.
13
G.3 Tahap 3
Menentukan Informasi Dibutuhkan dan Pengembangan
Kuesioner Monitoring dan Evaluasi
a. Definisi dan Konsep:
Kebutuhan
Dakam Monev kebutuhan informasi berkaitan dengan
Informasi
informasi yang dibutuhkan oleh rekana proyek guna
(Information
membantu
Needs)
effektifitas dan dampak proyek.
merka
menentukan/melihat
perkembangan,
Pertanyaan Monev Pertanyaan Monev melobatkan pernyataan kebutuhan
(M&E Questions)
informasi yang terdapat didalam form pertanyaan dalam
rangka membantu memperjelas informasi yang dibutuhkan.
b. Kegiatan:
Pada tahap 3 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Menentukan informasi yang dibutuhkan dan membuat evaluasi pertanyaan
pada level sasaran, tujuan, keluaran, dan kegiatan dalam konsultasi dengan
rekanan proyek, dan direkam dalam kertaskegiatan dalam konsultasi dengan
rekanan proyek, dan direkam dalam kertas kerja MEP
2. Melanjutka langkah ke kertas kerja perencaaan MEP, dan menungakannya
dalam diagram pohon tujuan, dan mengisi pertanyaan evaluasi di kolom
pertama
G.4 Tahap 4 Membangun Indikator Kunci
a. Definisi dan Konsep;
Indikator
Sebuah tanda yang dapat membantu mengukur perubahan,
dapat memberi ukuran secara tidak langsung terhadap
sesuatu dimana sulit untuk diukur secara langsung.
Indikator Langsung
Indikator yang dapat secara langsung mengukur item dalam
pertanyaan
Indikator
Langsung
Tidak Indikator yang dapat mengukur sesuatu yang secara
langsung sulit diukur
b. Kegiatan:
Pada tahap 4 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
14
1. Curah gagasan untuk menyusun daftar pertanyaam untuk masing-masing
pertanyaan evaluasi atau tujuan proyek, merengking pertanyaan-pertanyaan
tersebut dan memiliki indikator kunci untuk masing-masing pertanyaan atau
tujuan
2. Merevaluasi indikator-indikator tersebut secara berkala.
G.5 Tahap 5 Menentukan Sumber Informasi dan Desain Alat Mengumpulkan
Data
a. Definisi dan Konsep:
Data
Data adalah informasi yang dikumpulkan untuk
tujuan tertentu.
Baseline Data
Informasi yang dikumpulkan sebelum kegiatan
proyek dimulai guna mendapatkan informasi dasar
yang akan dipakai sebagai pembanding dalam
evaluasi berikutnya.
Sources of Information/ Sumber informasi yang bs memberikan informasi
Means of Verification
yang dibutuhkan guna pengukuran indikator.
b. Kegiatan:
Pada tahap 5 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Mengidentifikasi sumber informasi (Means of Verification/MoV) dan
merekam didalam kerangka logis atau kertas kerja perencaaan
2. Mengidentifikasi kebutuhan data dasar dan merekan dalam kertas kerja
(kolom 4)
3. Menentukan frekuensi mengambilan data dan merekam dalam kertas kerja
(kolom 7)
4. Menentukan siapa yang membutuhkan data tersebut dan merekamnya dalam
kertas kerja (kolom 11 dan 12)
5. Menentukan siapa yang akan mencari data dan merekamnya di kertas kerja
perencaaan (kolom 5)
6. Menyusun atau menetukan alat dan metode untuk perolehan data dan
merekamnya didalam kertas kerja perencaaan (kolom 6)
7. Menentukan ukuran sample utnk perolehan data dasar dan monitoring
berjalan.
8. Mengidentifikasikan informasi tambahan yang dibutuhkan untuk
mendapatkan data dan merekamnya dalama kertas (kolom 5)
9. Memutuskan bagaimana dan dimana data tersebut disimpan.
G.6 Tahap 6 Rencanan Analisa Data dan Penggunaan Hasil
a. Definisi dan Konsep
Analiasa Data
Analisa data meliputi studi dan uji informasi (angka,
kata, gambar) oleh kelompok, terintegrasi, talling,
sorting, comparing, dan constrasting dalam rangka
15
Penyajian
(Presentation)
untuk emmahami secara keseluruhan.
Proses dimana data yang telah dianalisa dapat diakses
oleh pihak-pihak yang membutuhkan untk
pengambilan keputusan
b. Kegiatan:
Pada tahap 6 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Merencanakan tingkat keseringan analisa data itu dilakukan dan merekamnya
dalam kertas kerja perencanaan (kolom 9)
2. Mengidentifikasi siapa yang akan terlibat dalam analisa data dan merekamnya
dalam kertas kerja perencaaan (kolom 10)
3. Menentukan bagaimana data akan dipresentasikan, didiskusikan, dan
digunakan untuk pengambilan keputusan internal proyek dan merekamnya
dalam kertas kerja (kolom 11)
4. Menentukan bagaimana informasi akan disebarkan kepada pihak terkait, dan
direkam dalam kertas kerja perencanaan (kolom 12)
G.7 Tahap 7 Meyempurnakan dan Menguji Sistem Monitoring dan Evaluasi
a. Definisi dan Konsep
Uji Coba Sistem MEP
Mengetahu
tingkat
mengidentifikasikan
kelayakan
sisitem
masalah-masalah
MEP,
potensial
melalui pelaksanaan sistem selama periode tertentu
b. Kegiatan:
Pada tahap 7 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Melengkapi dan menuliskan perencanaan MEP
2. Memastikan bahwa staf proyek dan rekanan dalam sistem MEP telah
mendapatkan pelatihan yang cukup
3. Menyusun dan merevisi alat mengumpul data apabila diperlukan
4. Mereview dan merekam ulang sisitem pelaporan proyek
5. Mengumpulkan data dasar yang telah diidentifikasikan oleh rekanan proyek
6. Mengumpulkan data monitoring yang telah diidentifikasikan oleh rekanan
proyek
7. Rekanan proyek seharusnya mendiskusikan hasil dan mengembangkan dalam
tindak lanjut dalam manajemen keputusan
8. Desiminasi hasil kepada pihak yang berkepentingan
9. Melakukan uji sistem MEP dalam periode percobaan
10. Melakukan revisi dan menyesuikan atas sistem MEP dan monitoring dan
evaluasi yang sedang berjalan
16
G.8 Tahap 8 Melakukan Review Proyek dan Evaluasi Eksternal
a. Definis dan Konsep
Evaluasi Proses (Process or
Formative Evaluation)
Evaluasi Dampak (Impact
Evaluation)
Evaluasi Partisipatori
(Participatory Evaluation)
Evaluasi Pihak Luar
(External Evaluation)
Digunakan untuk “mengatur” atau mempartajam
pekerjaaan saat proyek sedang berjalan dan untuk
meningkatkan kinerja
Penilaian secara periodik untuk melihat tingkat
effisiensi dan relevansi proyek termasuk dampak
dari tujuan proyek.
Secara langsung melibatkan stakeholder tingkat
komunitas dalam perencaaan dan pelaksanaan
evaluasi.
Evaluasi yang dilakukan oleh pihak ketiga
b. Kegiatan:
Pada tahap 8 ada beberapa kegiatan yang dilakukan:
1. Menentukan tujuan evaluasi dan kepada siapa evaluasi ini ditujukan
2. Mengembangkan Kerangka Acuan Kerja
3. Menseleksi tim evaluasi
4. Mempersiapakanlaporan evaluasi dan mendesiminasi hasil temuan
5. Evaluasi atas proses evaluasi.
KERTAS KERJA PERENCANAAN
MONITORING DAN EVALUASI PARTISIPATIF
17