BAB I PURCHASING 1.1 Gambaran Umum Purchasing Pembelian

BAB I
PURCHASING
1.1 Gambaran Umum Purchasing
Pembelian bahan makanan adalah serangkaian kegiatan penyediaan macam,
jumlah, spesifikasi bahan makanan untuk memenuhi kebutuhan konsumen/pasien
sesuai ketentuan/kebijakan yang berlaku. Pembelian bahan makanan merupakan
prosedur yang penting untuk memperoleh bahan makanan, biasanya terkait dengan
produk yang benar, jumlah yang tepat, waktu yang tepat dan harga yang benar. Sistem
pembelian yang sering dilakukan antara lain (Kemenkes RI, 2013):
a.
b.
c.
d.
e.
Pembelian langsung ke pasar (The Open Market Of Buying)
Pembelian dengan musyawarah (The Negotiated Of Buying)
Pembelian akan datang (Future Contract)
Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction)
Pembelian melalui pelelangan (The Formal Competitive)
1
1.2 Analisis Input
1.2.1 SDM
Teori
Tenaga kerja merupakan salah satu
sumberdaya penting karena menjadi kunci
dalam keberhasilan kegiatan penyelenggaraan
makanan di Rumah Sakit. Pelaksana
penyelenggaraan makanan, salah satunya yaitu
perbekalan yang bertugas pada unit
penyimpanan bahan makanan untuk menjamin
ketersediaan dan kesiapan bahan makanan
sesuai dengan pesanan harian, serta kondisi
fisik bahan makanan yang bermutu sesuai
dengan standar yang ditetapkan (Depkes RI,
2007).
1.2.2
Observasi
Analisis
Di RSUD Sidoarjo, petugas yang melakukan Jumlah pegawai sudah
pengadaan bahan makanan terdiri dari dua orang, tercukupi
dan
satu orang di bagian bahan makanan basah dan menguasai tugasnya.
yang satunya bahan makanan kering. Pengisian
blanko pemesanan bahan makanan harian
dikerjakan oleh satu orang yaitu bagian
perencanaan pembelian bahan makanan basah
sedangkan untuk pembelian bahan makanan
kering dilakukan satu bulan sekali dengan
koordinasi antara pihak penjaga ruang
penyimpanan dengan ahli gizi yang bertanggung
jawab terhadap pemesanan bahan makanan
kering. Pengisian blanko pemesanan bahan
makanan harian berdasarkan jumlah pasien hasil
sensus pasien hari tersebut dengan ditambah
untuk jaga-jaga adanya pasien baru sebanyak 10
orang. Blangko pemesanan bahan makanan
diambil oleh pihak dari Mitra Husada pada sekitar
pukul 13.00 WIB.
Solusi
-
Menu
Teori
Menu disusun dengan memperhatikan
(Kemenkes RI, 2013):
- Pemesanan dari konsumen
- Ketersediaan bahan, jenis dan jumlahnya
- Keragaman variasi dari setiap menu
Observasi
Menu dijadikan kunci utama dalam pemesanan.
Alur pemesanan bahan makanan di RSUD
Sidoarjo yaitu sebagai berikut :
Identifikasi menu  identifikasi bahan makanan
dalam menu melihat jumlah pasien dan
2
Analisis
Menu
sudah
dijadikan
dasar
dalam
pembelian
bahan makanan
Solusi
-
-
1.2.3
Proses dan lama waktu pengolahannya
menambahkan 10 pasien untuk OB 
Keahlian dalam mengolah makanan dari menuliskan bahan makanan dan jumlah bahan
menu terkait
makanan yang dibutuhkan berdasarkan jumlah
pasien pembuatan nota pemesanan  ke unit
pembelian Rumah Sakit (koperasi Mitra
Husada) supplier
Dilakukan oleh petugas pembelian Rumah Sakit
Financial (Food Cost/Overhead Cost)
Teori
Biaya makan per orang per hari merupakan biaya yang
dibutuhkan untuk penyelenggaraan makanan. Unsurunsur biaya dalam penyelenggaraan makanan adalah
biaya bahan makanan, biaya tenaga kerja langsung dan
biaya overhead (Kemenkes RI, 2013).
1. Perhitungan Biaya Bahan Makanan
Biaya bahan makanan merupakan unsur biaya bahan
baku atau bahan dasar atau bahan langsung dalam
rangka memproduksi makanan. Biaya bahan makanan
ini termasuk biaya variabel karena biaya total bahan
makanan dipengaruhi oleh jumlah atau porsi makanan
yang dihasilkan atau jumlah pasien yang akan dilayani.
2. Perhitungan Biaya Tenaga Kerja
Tenaga kerja yang diperhitungkan dalam biaya ini
adalah tenaga kerja di unit perbekalan serta unit
pengolahan penyaluran makanan. Biaya tenaga kerja
ini merupakan biaya tetap karena pada batas tertentu
tidak dipengaruhi oleh jumlah makanan yang
dihasilkan.
3. Perhitungan Biaya Overhead
Biaya overhead meliputi biaya barang dan biaya
Observasi
Di RSUD Sidoarjo, anggaran harga bahan
makanan dilihat dari harga pasar dengan
menambahkan faktor pajak. Sehingga
setiap bahan makanan sudah memiliki
anggaran pajak masing-masing. Untuk
unit cost sendiri, di RSUD Sidoarjo sudah
ada unit cost untuk masing-masing
pasien selama satu hari, akan tetapi unit
cost yang ada masih belum ditambah
dengan biaya listrik dan pegawai.
Kelas III
Food cost
= Rp 18.200,00
Bahan bakar = Rp 1.650,00
Alat pakai habis = Rp 855,00
Jasa pegawai = Rp 4.635,00
Total = Rp 25.340 ,00
Tarif kelas III Rp 25.000,00
3
Analisis
Tarif makanan sudah
sesuai apabila tidak
ditambah
dengan
listrik kecuali untuk
kelas III, tarif makan
tidak sesuai
Solusi
Perlu
penambahan tarif
makan
untuk
kelas III
pemeliharaan. Biaya barang yaitu seluruh biaya barang
yang
telah
dikeluarkan
untuk
operasional
penyelenggaraan makanan misalnya alat tulis kator,
alat masak, alat makan dan lain-lain. Sedangkan biaya
pemeliharaan meliputi biaya yang dikeluarkan untuk
pemakaian air, bahan bakar (listrik, gas, dll),
pemeliharaan (gedung, peralatan-peralatan, taman dan
sebagainya), penyusutan (fisik, alat, furniture, dsb),
asuransi, pajak dan lain-lain.
1.2.4 Stok Aktual di Gudang
Teori
Persediaan diperlukan karena adanya selang waktu
tertentu untuk melakukan proses produksi, pemindahan
atau penyaluran barang. Secara umum persediaan dalam
suatu institusi seperti Rumah Sakit memiliki 3 fungsi,
yaitu (Depkes RI, 2007):
1. Adanya persediaan kemungkinan Rumah Sakit
memesan bahan makanan dalam jumlah yang melebihi
kebutuhan, biasanya dilakukan karena adanya harga
special atau biaya transportasi tinggi dan pada
umumnya bahan makanan yang tahan lama.
2. Adanya persediaan memberikan kemampuan Rumah
Sakit untuk mengatasi permintaan yang menyimpang
dari perkiraan pada waktu-waktu tertentu.
3. Adanya persediaan kemungkinan Rumah Sakit untuk
beroperasi secara konsisten, tanpa perlu adanya
perubahan meskipun pola permintaan berubah
sepanjang waktu.
Observasi
Stok bahan kering di gudang RSUD
Sidoarjo selalu ada. Pemesanan
barang kering selalu dilakukan
selama 1 bulan sekali dengan melihat
jumlah barang yang ada di stok
bahan kering. Namun apabila stok
bahan makanan kering sudah mulai
habis dan hanya cukup untuk 3 hari
kedepan, maka pihak Instalasi Gizi
akan langsung menghubungi pihak
koperasi Mitra Husada
agar
menghubungi pihak supplier untuk
memenuhi kebutuhan bahan makanan
kering. Bahan makanan kering akan
datang setelah H+1 pemesanan.
1.2.5 Dokumen Spesifikasi Bahan Makanan (Ketersediaan)
4
Analisis
Stok
bahan
makanan kering
selalu ada dan ada
stok minimal.
Solusi
-
Teori
Spesifikasi bahan makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit/Instalasi Gizi
sesuai dengan ukuran, bentuk, penampilan, dan
kualitas bahan makanan (Kemenkes RI, 2013).
1. Spesifikasi Teknik
Digunakan untuk bahan yang dapat diukur secara
objektif dan
diukur dengan menggunakan
instrumen tertentu. Secara khusus digunakan pada
bahan makanan dengan tingkat kualitas tertentu
yang secara nasional sudah ada (Kemenkes RI,
2013).
2. Spesifikasi penampilan (Kemenkes RI, 2013)
a. Nama bahan makanan/produk
b. Ukuran/tipe unit/kontainer/kemasan
c. Tingkat kualitas
d. Umur bahan makanan
e. Warna bahan makanan
f. Identifikasi pabrik
g. Masa pakai bahan makanan/masa kadaluarsa
h. Data isi produk bila dalam suatu kemasan
i. Satuan bahan makanan yang dimaksud
j. Keterangan khusus lain bila diperlukan
3. Spesifikasi pabrik
Diaplikasikan pada kualitas barang yang telah
dikeluarkan oleh suatu pabrik dan telah diketahui
oleh pembeli. Misalnya spesifikasi untuk makanan
kaleng (Kemenkes RI, 2013).
1.2.6
Observasi
Analisis
Di Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo sudah Dokumen
terdapat
dokumen
spesifikasi
bahan spesifikasi sudah
makanan basah maupun kering untuk tersedia
pengadaan bahan makanan. Dokumen
spesifikasi tersebut terkait jumlah bahan
makanan per kg, karakter fisik maupun
keberadaan lesensi dalam bahan makanan.
Solusi
-
Alur Pengadaan Bahan Makanan atau Pembelian
Teori
Observasi
5
Analisis
Solusi
Alur pengadaan bahan makanan di Rumah
Sakit (Palacio and Theis, 2009) :
1. Identifikasi kebutuhan
2. Menuliskan spesifikasi
3. Melakukan pemesanan barang, dapat
melalui formal method (memberikan
kesempatan pada vendor untuk mengajukan
penawaran untuk spesifikasi barang yang
akan
dibeli
mentabulasi
dan
mengevaluasi daftar bahan permintaan 
menuliskan draft kerjasama). Sedangkan
apabila
melalui
informal
method
(memberikan kutipan harga  memilih
supplier dan tempat pembelian)
4. Penerimaan dan pemeriksaan pengiriman
5. Penyimpanan di area penyimpanan
6. Mengevaluasi dan follow up
Di Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo, alur Alur
pembelian
pengadaan bahan makanan sudah tersusun berjalan dengan
secara rapi secara procedur ataupun aktualisasi. lancar
Pengajuan pengadaan bahan makanan yaitu
melalui alur sebagai berikut :
Instalasi
Gizi
(memberikan
spesifikasi)
Bagian Penunjang Medis Non Medis TU
Rumah Sakit  Wadir Pelayanan  Wadir
Umum Dan Keuangan Bagian Keuangan
(ACC jumlah uang yang dibutuhkan) TU
Rumah sakit  ULP (mencari rekanan yang
mampu memenuhi spesifikasi yang diinginkan)
 PPKOM (ACC)  Rekanan.
Untuk selanjutnya, bagian gizi akan langsung
memberikan spesifikasi bahan basah ataupun
kering ke pihak rekanan yang telah disetujui
oleh ULP dan PPKOM.
Alur diatas berdasarkan SOP Pengadaan Bahan
Makanan yang sudah diterapkan di RSUD
Sidoarjo
-
1.3 Analisa Proses
1.3.1 Perencanaan Pembelian (Identifikasi Kebutuhan, Identifikasi Ketersediaan Dokumen Spesifikasi)
Perencanaan bahan makanan merupakan salah satu langkah penting dalam kegiatan penyelenggaraan makanan dan dalam upaya
mengendalian harga makanan pasien. Ketepatan dalam merencanakan bahan makanan sangat membantu kelancaran terlaksananya pengadaan
bahan makanan yang lancar dan baik (Depkes, 2007). Identifikasi kebutuhan bahan makanan merupakan serangkaian kegiatan menetapkan
macam, jumlah dan mutu bahan makanan yang diperlukan dalam kurun waktu tertentu, dalam rangka mempersiapkan penyelenggaraan makanan
6
rumah sakit. Tujuan dari perhitungan kebutuhan bahan makanan adalah Tersedianya taksiran macam dan jumlah bahan makanan dengan
spesifikasi yang ditetapkan, dalam kurun waktu yang ditetapkan untuk pasien rumah sakit (Kemenkes, 2013).
Teori
- Identifikasi kebutuhan
Langkah perhitungan kebutuhan
bahan makanan menurut Kemenkes
(2013) :
1. Susun macam bahan makanan
yang diperlukan, golongkan
bahan
makanan
tersebut
kedalam:
a. Bahan makanan segar
b. Bahan makanan kering
2. Hitung kebutuhan semua bahan
makanan satu per satu dengan
cara :
a. Menetapkan
jumlah
konsumen rata-rata yang
dilayani
b. Hitung
macam
dan
kebutuhan bahan makanan
dalam 1 siklus menu (5, 7,
atau 10 hari)
c. Tetapkan
kurun
waktu
kebutuhan bahan makanan
(1 bulan, 3 bulan, 6 bulan)
d. Hitung siklus menu dalam 1
periode
yang
telah
ditetapkan dengan kalender
e. Hitung kebutuhan macam
Observasi
Berdasarkan SOP RSUD Sidoarjo
dalam kebijakan pelayanan gizi,
perencanaan kebutuhan bahan makanan
merupakan suatu proses menetapkan
jumlah, macam dan kualitas bahan
makanan yang diperlukan dalam kurun
waktu
tertentu.
Dengan
tujuan
tersedianya taksiran kebutuhan bahan
makanan dalam jangka waktu tertentu
sesuai aturan pemberian makanan
rumah sakit.
Prosedur yang berlaku yaitu :
1. Kumpulkan
semua
data
persyaratan yang meliputi:
a. Alokasi dana
b.
Peraturan
pemberian
makanan rumah sakit
c. Stok bahan makanan
d. Standart harga pasar
e. Jumlah pasien
f. Standar porsi
g. Standar resep
h. Siklus menu
i. Standar bumbu
j. Spesifikasi bahan makanan
2. Hitung
kebutuhan
bahan
makanan terhadap semua bahan
7
Analisa
Dalam
menghitung
kebutuhan
bahan
makanan
ahli
gizi
terlebih
dahulu
memperhatikan
stok
bahan makanan, jumlah
pasien yang dilayani,
siklus menu (siklus 10
hari + 1), standart porsi
dan susunan menu.
Namun pada tanggal 25
April 2015 kekurangan
pembelanjaan
daging
sehingga mengakibatkan
kericuhan saat pemorsian
(sebaiknya tetap ada
perhitungan maksimal /
forecasting yang baik)
Solusi
Menggunakan
forecasting
jangka
pendek seperti naive method merupakan
penambahan selisih dari pengurangan
jumlah harian seperti tabel dibawah
yang mudah diterapkan sehingga tidak
ada kekurangan dan tidak menghambat
produksi (pemorsian) dan distribusi,
namun metode ini memiliki validitas
yang rendah, metode forecasting yang
lain terlampir.
dan jumlah bahan makanan
untuk kurun waktu yang
ditetapkan (1 bulan, 3 bulan,
6 bulan)
f. Masukkan dalam formulir
kebutuhan bahan makanan
yang
telah
dilengkapi
spesifikasinya
Rumus
kebutuhan
bahan
makanan untuk
1 tahun :
(365 hari/10) x ∑ konsumen ratarata x total macam dan ∑ makanan
10 hari
makanan satu per satu
3. Hasil perencanaan kebutuhan
bahan makanan dianalisa dan
dikoreksi oleh Kepala Instalasi
Gizi
4. Rencana kebutuhan bahan
makanan yang sudah dikoreksi
Kepala Instalasi Gizi diusulkan
secara resmi kepada Direktur
Rumah Sakit dengan membuat
nota dinas yang diketahui oleh
Wakil Direktur Pelayanan dan
Bidang Penunjang Medis dan
Non Medis
-
Identifikasi
ketersediaan
dokumen spesifikasi
Dokumen
spesifikasi
bahan
makanan adalah standar bahan
makanan yang ditetapkan oleh unit
peminta
(instansi,
perorangan)
sesuai dengan ukuran, besar untuk
mempertahankan kualitas bahan
makanan. Tipe spesifikasi:
a. Technical specifications
(Spesifikasi Tehnik)
Biasanya digunakan untuk
bahan yang dapat diukur secara
obyektif dan diukur dengan
menggunakan instrument tertentu.
Spesifikasi bahan makanan digunakan
untuk mewujudkan kesamaan dalam
pencapaian kualitas bahan makanan
sehingga akan menghasilkan makanan
atau produk akhir yang bermutu dan
dalam upaya pengawasan harga bahan
makanan, maka perlu ditetapkan satu
spesifikasi untuk bahan makanan yang
akan dibeli.
Proses pembelian di RSUD Sidoarjo
mempunyai dokumen tertulis mengenai
standar bahan makanan berupa
spesifikasi bahan makan basah dan
bahan makanan kering. Namun, ada
8
Dokumen
spesifikasi
untuk bahan makanan
kering yang telah ada
belum
mencantumkan
identitas pabrik dan masa
kadaluarsa secara jelas
(berapa bulan sebelum
expired date). Beberapa
kerugian yang dapat
ditimbulkan dari kondisi
ini antara lain:
a. Petugas penerima
tidak
dapat
mengkroscek
Dokumen standart Pemesanan bahan
makanan yang disarankan (Sumber :
Palacio and Theis, 2009)
Sedangkan dokumen yang digunakan di
RSUD Sidoarjo tidak menyantumkan
harga satuan, beserta tanggal pemesanan
dan penerimaan untuk meminimalisir
kesalahan dan nomor bon untuk
Secara khusus digunakan pada
bahan makanan dengan tingkat
kualitas tertentu yang nasional
sudah ada.
b. Approved Brand Specifications
(Spesifikasi Pabrik)
Diaplikasikan pada kualitas
barang yang telah dikeluarkan oleh
suatu pabrik dan telah diketahui
oleh pembeli. Misalnya spesifikasi
untuk makanan kaleng, mesin
pencuci, food processor, kertas
dengan merk tertentu, plastic dsb.
Spesifikasi ini banyak diaplikasikan
pada
sistem
penyelenggarakan
makanan yang lebih kecil, dimana
tanggung
jawab
pembelian
dilakukan oleh supervisor.
c. Performance Spesifications
(Spesifikasi Penampilan)
Kualitas suatu barang diukur
fungsinya, misalnya: penggunaan
peralatan,
deterjen
kertas,dsb.
Contoh: kualitas dari alat makan
untuk membuat minuman diuji coba
fungsi
waktu
terlama
untuk
mempertahankan minuman panas.
Dalam
menetapkan
spesifikasi
bahan
makanan
mendiskripsikannya
haruslah
sesederhana
mungkin,
tetapi
lengkap dan jelas. Secara garis
beberapa bahan makanan yang belum
terdapat spesifikasi, seperti air mineral,
vanili dan tepung terigu.
Di
RSUD
Sidoarjo,
dokumen
spesifikasi bahan makanan sudah
tersedia. Namun dokumen spesifikasi
bahan makanan basah belum dituliskan
suhu pada bahan makanan daging,
ikan, dan ayam..
9
bahan
makanan menguatkan data selain tanggal.
yang
dikirim
dengan spesifikasi
standar
yang
dibutuhkan rumah
sakit
b. Rawan
terjadi
kesalahan dalam
penyediaan bahan
makanan
karena
pihak
supplier
kurang
mengerti
bahan
makanan
yang dibutuhkan
c. Memerlukan
tambahan
waktu
untuk pengecekan
dan pengembalian
barang
jika
supplier
salah
mengirimkan
bahan makanan
d. Supplier
lalai
mengecek tanggal
kadaluarsa
besar, berisi:
 Nama
bahan
makanan/produk
 Ukuran/tipe unit/container
 Tingkat kualitas
 Umur bahan makanan
 Warna bahan makanan
 Identifikasi pabrik
 Masa pakai bahan makanan/
masa kadaluwarsa
 Data isi produk dalam suatu
kemasan
 Satuan bahan makanan yang
dimaksud
a. Keterangan khusus spesifik
berdasarkan
masing-masing
produk, misalnya :
- Buah dan sayur segar :
varietas,
tingkat
kematangan,
jenis
berdasarkan geografis,
misalnya : apel malang
- Makanan kaleng : jenis,
ukuran,
berat,
penampakan
kaleng,
masa kadaluarsa
- Daging dan produknya :
besar potongan, berat,
bentuk
potongan,
kandungan
lemak,
jenis/bagian
daging,
10
-
suhu, penampakan fisik
Produk
susu
:
kandungan lemak dalam
susu, konsistensi, susu
saat pengiriman
1.3.2 Metode Pembelian
Metode pembelian bahan makanan menurut Palacio dan Theis, terdiri dari dua metode yaitu informal or open market buying (pembelian
langsung ke pasar) dan formal competitive bid buying (pembelian melalui tender atau pelelangan). Keduanya digunakan pada waktu yang
berbeda untuk mendapatkan barang yang berbeda. Sehingga para pembeli harus mengetahui keadaan dan kondisi pasar pada saat itu (Palacio
and Theis, 2009). Selain metode informal or open market buying (pembelian langsung ke pasar) dan formal competitive bid buying
(pembelian melalui tender atau pelelangan), terdapat metode lain yaitu pembelian dengan musyawarah (the negotiated of buying), pembelian
yang akan datang (future contract) dan pembelian tanpa tanda tangan (unsigned contract/auction) (Depkes, 2007).
Teori
System pembelian yang dapat dilakukan ada beberapa macam,
yaitu :
 Pembelian Langsung ke Pasar (The Open Market Of
Buying) adalah pembelian setengah resmi, karena
merupakan kesepakatan antara penjual dan pembeli yang
tidak dapat dikendalikan secara pasti. Pembeli akan
mengumpulkan informasi pasar tentang macam, kualitas,
harga, ketersediaan bahan makanan. Selanjutnya dia akan
memutuskan pilihannya menurut ketentuan institusi, dan
kemudian membuat order pesanan bahan makanan. Pada
saat bahan makanan dikirimkan, maka pembeli akan
mengecek macam, jumlah, spesifikasi bahan makanan
sesuai kesepakatan. Biasanya pesanan dapat dilakukan
Observasi
Metode
pembelian
yang
digunakan di RSUD Sidoarjo
yaitu
metode
pembelian
pelelangan
terbuka.
Pada
pelelangan terbuka, semua peserta
yang memenuhi syarat yang telah
ditentukan oleh instansi yang
menginginkan penyedia jasa dapat
memenangkan tender bila mampu
bersaing
untuk
menawarkan
harga.
Karakteristik
dari
pelelangan terbuka yaitu jumlah
peserta lelang relatif lebih banyak
11
Analisa
Instalasi Gizi RSUD
Sidoarjo memiliki sistem
pembelian terpusat dari
pihak
rumah
sakit
sehingga
hanya
melakukan permintaan
pengadaan
bahan
makanan saja. Pihak
Instalasi Gizi juga tidak
mengetahui siapa nama
supplier, karena data
pembelian terpusat di
managemen rumah sakit.
Solusi
-
melalui telepon, datang langsung ke pasar, atau
berdasarkan perjanjian antara pembeli dan penjual.
 Pembelian dengan musyawarah (Negotiated of Buying)
adalah pembelian setengah resmi. Pembelian cara ini
hanya digunakan untuk bahan makanan yang hanya
tersedia pada waktu-waktu tertentu, jumlahnya terbatas
dan merupakan bahan makanan yang dibutuhkan klien.
 Pembelian yang akan datang (Future Contract) adalah
Pembelian yang dirancang untuk bahan makanan yang
telah terjamin, pasti, terpercaya mutu, keadaan dan harga.
Kesepakatan harga ditentukan saat ini, tetapi bahan
makanan dipesan sesuai waktu dan kebutuhan pembeli
atau institusi.
 Pembelian tanpa tanda tangan (Unsigned Contract/Auction
)
termasuk pembelian setengah resmi. Perjanjian
dilakukan atas dasar kepercayaan sehingga pihak
rekanan/pemborong jelas harus mememiliki reputasi
tinggi dalam pelaksanaan pembelian makanan.
System pembelian dibagi menjadi 2 , yaitu :
Firm At the Opening of Price (FAOP), yaitu Pembeli memesan
bahan makanan pada rekanan pada saat dibutuhkan dan harga
disesuaikan dengan harga pembelian saat transaksi itu
berlangsung.
Subject Approval of Price (SAOP), yaitu Pembeli dapat
memesan bahan makanan pada saat dibutuhkan dengan harga
yang sudah ditetapkan terdahulu.
Pelelangan (The Formal Competitive Of Bid) adalah Pembelian
ini resmi dan mengikuti prosedur pembelian yang telah
dijabarkan dalam keputusan Presiden, serta peraturan yang
ditetapkan Pemerintah Daerah maupun penanggung jawab
tertentu. Cara pembelian ini memberi kesempatan untuk rekanan
yang memenuhi persyratan yang ditentukan.
sehingga
dengan
banyaknya
peserta yang mengikuti lelang
maka
proses
lelang
lebih
transparan selain itu, pengguna
jasa lebih leluasa dalam memilih
penyedia jasa dikarenakan jumlah
yang cukup untuk menetapkan
pemenang yang kompetitif. Akan
tetapi, kelemahan pada pelelangan
terbuka adalah tidak diketahui
dengan pasti kemampuan setiap
peserta lelang sehingga dalam
menetapkan pemenang lelang
harus akurat.
Dengan
alur
permintaan
pembelian :
Membuat nota dinas (usulan dari
Instalasi Gizi) dimana isi nota
mencakup
alasan
mengapa
membutuhkan bahan, jenis bahan
makanan, prediksi harga, spss,
jumlah per bulan
Instalasi Gizi mengajukan nota
dinas – Kabid penunjang medis
non medis – Tata Usaha (RS)
dibuatkan disposisi ke wadir
pelayanan – wadir umum –
direktur – wadir umum dan
keuangan - bagian keuangan – TU
– ULP (Unit Layanan Pengadaan)
– PPKOM (Pejabat Pembuat
Komitmen)
12
Sistem yang diterapkan
sudah baik dan tidak
pernah ada masalah yang
berarti, bahkan komplain
pun ditanggapi dengan
cepat.
1.3.3 Identifikasi supplier
Teori
Supplier adalah pihak yang menjual dan
menyediakan bahan makanan atau barang.
Identifikasi supplier dilakukan dengan
menentukan kriteria dari bahan makanan
atau barang yang diinginkan, negosiasi
harga, lokasi supplier dan kekurangankelebihan supplier dalam menyediakan
bahan makanan atau barang berdasarkan
pengalaman. Supplier harus dapat memenuhi
kriteria atau spesifikasi barang yang diminta.
Selain itu, untuk mencegah terjadinya
kecurangan, supplier harus memiliki
dokumen identitas seperti nama, alamat, dan
nomor telepon (Reed, 2006).
Observasi
Untuk memenuhi kebutuhan bahan
makanan setiap harinya, Penggadaan
bahan makanan instalasi Gizi RSUD
Sidoarjo melakukan kerjasama dengan
Koperasi Karyawan “Mitra Husada”
yang berada di RSUD Sidoarjo.
Analisa
Tidak pernah ada kesalahan
yang fatal terkait bahan
makanan yang disediakan oleh
supplier.
Solusi
Sebaiknya pihak logistik
pusat
RS
membuat
salinan kontrak dengan
semua supplier untuk
disimpan
juga
oleh
bagian
Gizi
guna
pendataan.
Observasi
Untuk memenuhi kebutuhan bahan
makanan setiap harinya, RSUD
Sidoarjo melakukan kerjasama dengan
Koperasi Karyawan “Mitra Husada”
yang berada di RSUD Sidoarjo. Barang
yang disediakan oleh koperasi Mitra
Husada merupakan barang yang ada
didapatkan dari beberapa penyuplai.
Berikut ini bahan makanan yang
Analisa
Secara keseluruhan, sistem
pengadaan bahan makanan di
Instalasi Gizi RSUD Sidoarjo
sudah memiliki alur yang jelas
sehingga dapat meminimalisir
adanya kesalahan maupun
kecurangan. Kekurangan yang
ada dalam proses pembelian
bahan makanan di RSUD
Solusi
Pengadaan
bon
pengembalian
barang,
dokumen
terlampir.
Penambahan spesifikasi
seperti vanili, air mineral
dan terigu yang belum
ada.
1.4 Analisa Output
1.4.1 Spesifikasi
Teori
Di dalam salah satu alur aktivitas pembelian
terdapat langkah untuk menulis spesifikasi
dari bahan makanan. Spesifikasi bahan
makanan adalah standar bahan makanan
yang ditetapkan oleh unit peminta (instansi,
perorangan) sesuai dengan ukuran, besar
untuk mempertahankan kualitas bahan
makanan. Spesifikasi bahan makanan
digunakan untuk menentukan standar
13
kualitas bahan makanan yang akan dibeli.
Jika suatu institusi penyelenggaraan
makanan
menginginkan
memproduksi
makanan dengan kualitas yang konsisten,
maka diperlukan kualitas bahan makanan
yang konsisten pula. Dalam membuat
spesifikasi bahan makanan, ahli gizi dapat
merujuk pada kebijakan direktur rumah
sakit, maupun bahan makanan yang tersedia
di pasaran (market availability).
disuplai oleh koperasi :
 Bahan makanan basah: sayuran,
buah-buahan, umbi-umbian, kacangkacangan, tahu, tempe, daging ayam,
daging sapi, dll
 Bahan makanan kering: susu, mie,
bihun, gula, garam, beras dll

Masing-masing
barang
yang
disuplai telah memiliki spesifikasi
bahan makanan sesuai kebutuhan
rumah sakit. Pihak supplier sudah
diberikan spesifikasi bahan makanan
setiap hari untuk bahan makanan yang
basah dan bahan makanan yang kering
diberikan sebulan sekali.
Sidoarjo adalah belum adanya
bon pengembalian barang
untuk bahan makanan yang
tidak sesuai spesifikasi. Tanpa
adanya bon pengembalian
barang, kesalahan spesifikasi
hanya akan diketahui oleh
pengantar
dan
penerima
barang
sedangkan
pihak
supplier tidak mengetahui
adanya kesalahan.
1.4.2 Jumlah Bahan Makanan Keseluruhan
Teori
Pada institusi penyelenggara makanan,
bahan makanan yang diterima pada saat
pembelian harus ditimbang dan diperiksa
spesifikasinya. Timbangan diperlukan untuk
mengecek berat daging dan bahan makanan
lainnya. Produk atau bahan makanan yang
rusak atau tidak sesuai dengan kriteria harus
dikembalikan dan diganti oleh supplier
(Reed, 2006). Selain itu, perlu dilakukan
pengecekan dan pencatatan jumlah bahan
makanan secara continue atau berkala di
kartu stok, baik bahan yang masuk maupun
Observasi
Bahan makanan segar keseluruhan akan
dikirim oleh supplier setiap hari karena
RSUD Sidoarjo menetapkan untuk
bahan makanan segar diusahakan sekali
pakai
langsung
habis
guna
mempertahankan
kualitas
dan
meminimalisasi penurunan mutu bahan
makanan.
Namun untuk bahan makanan kering,
Instalasi
gizi
mengambil
dan
menyimpan sementara bahan makanan
di gudang bahan makanan kering di
14
Analisa
Bahan makanan yang diterima
telah diperiksa dan sesuai
dengan jumlah dan spesifikasi
bahan
makanan
yang
diinginkan.
Solusi
-
keluar (Kemenkes, 2013).
lantai 2. Pengiriman bahan makanan
kering oleh suplier ke gudang pusat tiap
1 bulan sekali.
1.4.3 Jumlah Bahan Makanan yang Disimpan
Teori
Jadwal pembelian bahan makanan harus
disesuaikan dengan lokasi institusi
penyelenggara makanan, ukuran institusi
penyelenggara
makanan,
fasilitas
penyimpanan yang tersedia, dan jumlah
SDM. Bahan makanan segar seperti
daging, buah, dan sayur dibeli setiap
seminggu sekali atau lebih, tergantung dari
ketersediaan chiller dan freezer, sedangkan
bahan makanan kering seperti bumbu
dapur, makanan kaleng atau dalam
kemasan, dan tepung dapat dibeli
seminggu sekali (Puckett, 2004).
Observasi
Pengadaan bahan makanan di RSUD
Sidoarjo dibedakan menjadi dua yaitu
bahan makanan basah dan bahan
makanan kering. Pengadaan bahan
makanan dilakukan 2 periode, yaitu
setiap hari untuk bahan makanan basah
seperti daging, sayuran, dan buah. Bahan
makanan basah yang dikirim secara
harian akan langsung dilakukan persiapan
dan pengolahan. Jika setelah pengolahan
ada bahan yang tersisa, maka akan
disimpan dan digunakan untuk keesokan
harinya. Pengadaan bahan kering
dilakukan secara bulanan, dengan melihat
stok minimal di gudang. Jika stok bahan
makanan dalam penyimpanan memiliki
jumlah minimal dari yang ditentukan,
instalasi gizi akan langsung melakukan
pengadaan bahan.
Analisa
Bahan makanan basah maupun
kering akan disimpan dalam
ruang penyimpanan dan dicatat
pada
kartu
stok
bahan
makanan
apabila
tidak
langsung digunakan.
Solusi
Belum adanya catatan
stok
untuk
bahan
makanan basah karena
harapan pihak instalasi
gizi bahan makanan
basah akan selalu habis
pakai setiap harinya,
namun
untuk
meminimalisasi human
error/
kesalahan
pengingatan
manusia,
sebaiknya dibuat kartu
stok guna menghindari
penurunan kualitas bahan
makanan
ataupun
membuang
bahan
makanan.
Observasi
Pemesanan bahan makanan dilakukan
oleh bagian administrasi/penanggung
jawab produksi. Setiap harinya bahan
makanan yang akan dipesan untuk
Analisa
Pemesanan
tidak
pernah
terlambat.
Dokumen rangkap bertujuan
untuk memudahkan proses
Solusi
Form pembelian yang
ada belum memenuhi
bagian-bagian
yang
seharusnya ada di form
1.4.4 Purchase Order
Teori
Purchase order adalah permintaan tertulis
dari pembeli ke supplier terhadap suatu
barang atau jasa. Form tersebut berisi nama
bahan makanan, jumlah yang dipesan,
15
spesifikasi
bahan
makanan,
tanggal
permintaan, tanggal pengiriman, harga,
nama institusi, pihak yang membuat
permintaan dan tanda tangan penanggung
jawab (Palacio and Theis, 2009).
keesokan harinya diserahkan dengan pengecekan
petugas
saat pembelian seperti tidak
menggunakan form pemesanan/nota penerimaan bahan makanan.
ada kolom harga.
dinas.
Instalasi
Gizi
RSUD
Sidoarjo
menyediakan form pembelian untuk
bahan makanan basah dan kering. Form
pembelian ini berisi nama bahan
makanan, spesifikasi, satuan, dan
jumlah. Form pembelian dicatat
rangkap 4 untuk pihak instalasi gizi,
koperasi, RTP, dan ULP.
1.4.5 Dokumen Kontrak dengan Supplier
Teori
Dokumen kontrak dengan supplier berisi:
1) Penawaran, item yang diharapkan
dapat dipenuhi oleh vendor
2) Persetujuan/Penerimaan
a) Keterangan
barang
yang
diperjualbelikan
b) Jumlah barang yang akan dibeli
c) Harga kesepakatan
d) Kondisi pembayaran
e) Prosedur penggantian/ganti rugi
jika terdapat ketidaksesuaian
f) Terms of sale
g) Tingkatan
sertifikasi
yang
dibutuhkan
h) Periode
waktu
berlakunya
kontrak
3) Pertimbangan, hukum dan regulasi
Observasi
RSUD Sidoarjo telah membuat
dokumen kontrak kerjasama dengan
Koperasi “Mitra Husada”. Dokumen
kontrak kerjasama tersebut berlaku satu
tahun, berisi :
1. Judul
2. Nomor surat
3. Identitas pihak pertama (pihak
Direktur RSUD Sidoarjo)
4. Identitas pihak kedua (pihak
Ketua I Koperasi Mitra Husada)
5. Keterangan kerjasama dengan
pihak RSUD Sidoarjo dengan
Koperasi Mitra Husada
6. Ruang lingkup pelayanan
7. Hak dan kewajiban masingmasing pihak
16
Analisa
Pada surat perjajian yang telah
berlaku antara pihak Rumah
Sakit dan koperasi tidak
memuat poin
1. Pokok
kerja
yang
diperjanjikan : uraian
jelas mengenai jenis dan
jumlah barang
2. Ketentuan
mengenai
keadaan memaksa
3. Ketentuan
mengenai
bentuk dan tanggung
jawab
gangguan
lingkungan
Seharusnya pada poin tentang
pokok kerja yang diperjanjikan
terdapat uraian yang jelas
Solusi
Walaupun Koperasi Mitra
Husada
merupakan
koperasi internal RSUD
Sidoarjo namun masa
berlaku kontrak harus
jelas (dengan periode
tertentu)
dan
selalu
diperbaharui
serta
ditambahkan
kelengkapan
data.
Dimana pengaturan data
kontrak antara supplier
dan
koperasi
Mitra
Husada harus mencakup
poin tersebut.
yang berlaku di tingkat lokal
maupun nasional terkait pengadaan
makanan
4) Pihak-pihak yang terkait
a) Nama dan alamat penyelenggara
makanan
b) Identitas supplier
5) Legalisasi
a) Nomor kontrak
b) Tanggal pembuatan kontrak
Tandatangan pihak yang bersangkutan;
representatif dari penyelenggara makanan
yang berwenang, representatif dari supplier
materai (Palacio and Theis, 2012).
8.
9.
10.
11.
Cara pembayaran
Jangka waktu perjanjian
Penyelesaian perselisihan
Pemutusan dan pembatalan
surat perjanjian
12. Ketentuan tambahan
13. Penutup
14. Tanda tangan kedua belah pihak
17
tentang jenis dan jumlah
barang
yang
dipesan.
Tujuannya adalah agar pada
saat barang yang datang tidak
sesuai spesifikasi, pihak rumah
sakit dapat menuntut pihak
supplier
atau
meminta
pertanggungjawaban.
1.5 Rekomendasi Berdasarkan Masalah yang Ditemukan
Berdasarkan masalah-masalah yang telah ditemukan, rekomendasi yang dapat diberikan
untuk Instalasi Gizi Rumah Sakit Daerah Sidoarjo di bagian purchasing yaitu sebagai berikut:
- Membuat minimal stok di gudang penyimpanan sehingga ketika ada penumpukkan
pasien, bahan makanan kering masih tersedia cukup untuk pasien.
- Menaikkan tarif makanan untuk kelas III, karena tidak sesuai dengan perhitungan unit
cost untuk pasien.
- Penambahan poin harga satuan, beserta tanggal pemesanan dan penerimaan untuk
meminimalisir kesalahan serta nomor bon untuk menguatkan data selain tanggal
(form terlampir).
- Menggunakan forecasting jangka pendek seperti native method yang mudah
diterapkan sehingga tidak ada kekurangan dan tidak menghambat produksi
(pemorsian) dan distribusi.
- Sebaiknya pihak logistik pusat RS membuat salinan kontrak dengan semua supplier
untuk disimpan juga oleh bagian Gizi guna pendataan.
- Diperlukan adanya catatan stok untuk bahan makanan basah karena harapan pihak
instalasi gizi bahan makanan basah akan selalu habis pakai setiap harinya.
- Penambahan kolom harga pada form pembelian
- Masa berlaku kontrak harus jelas (dengan periode tertentu) dan selalu diperbaharui
serta ditambahkan kelengkapan data.
18