Aplikasi Perencanaan Biaya Pengembangan dan

Aplikasi Perencanaan Biaya
Pengembangan dan Implementasi Software
Berbasis Activity-based Costing
Panca Rahardiyanto
Latar Belakang
Pengembangan software secara
in-house atau out sourcing
Perusahaan membutuhkan
Sistem Informasi
Perencanaan biaya
Decision
Latar Belakang
Over Budget
Perencanaan yang kurang tepat
Latar Belakang
Model perencanaan software yang ada saat ini kebanyakan menitikberatkan pada
perkiraan waktu pengembangan software. Beberapa pendekatan yang umum
bahkan menghitung perkiraan waktu total proyek dan mengasumsikan bahwa
perkiraan yang tepat terhadap waktu pengerjaan proyek software secara otomatis
akan mempengaruhi ketepatan dalam memperkirakan biaya pengembangan
software itu sendiri. (Ooi dan Soh, 2003)
Setiap aktivitas membutuhkan biaya yang berbeda dengan
aktivitas yang lain, beberapa aktivitas memerlukan biaya
yang lebih banyak dibandingkan aktivitas yang lain. Sebagai
contoh biaya satu orang tenaga manajemen proyek dalam
suatu aktivitas tentu berbeda dengan biaya satu tenaga
programmer untuk aktivitas yang berbeda. Hal ini
dikarenakan aktivitas yang dilakukan masing-masing
berbeda, baik kompleksitas maupun pengalaman kerja.
(Ooi dan Soh, 2003)
Latar Belakang
Dalam penelitian ini akan diujicoba suatu
mekanisme untuk merencanakan biaya
pengembangan dan implementasi software
dengan menggunakan pendekatan ActivityBased Costing. Sehingga diharapkan hasil
perencanaan biaya lebih mendekati kondisi yang
sebenarnya
Rumusan Masalah
Bagaimana mengimplementasikan model sesuai
paper yang dirujuk menjadi aplikasi perencanaan
biaya pengembangan dan implementasi software?
Bagaimana melakukan pengujian
untuk menentukan kebenaran
berdasarkan data yang dimasukkan
pada aplikasi?
Batasan Masalah
Biaya software yang dihitung adalah total keseluruhan biaya dalam proyek
pengembangan software dengan melihat pada aktivitas berdasarkan peran dari
masing-masing personil yang terlibat dalam proyek sesuai dengan paper yang
menjadi referensi utama dari tesis ini yaitu paper yang berjudul “Developing an
Activity-based Costing Approach for System Development and Implementation”
oleh Ginny Ooi dan Christina Soh
Total biaya software yang dihitung meliputi biaya-biaya
untuk manajemen proyek, analisa kebutuhan, desain sistem,
pembuatan program, software testing dan proses
implementasi
Tujuan Penelitian
1
Mengimplementasikan model menjadi sebuah aplikasi
perencanaan biaya pengembangan dan implementasi
software
Melakukan pengujian untuk menentukan kebenaran
berdasarkan data yang dimasukkan pada aplikasi
2
Manfaat Penelitian
Dapat menerapkan perencanaan biaya dengan Activity-based Costing pada
pengembangan dan implementasi software dan mengidentifikasi parameterparameter biaya yang terkait
Dapat mengimplementasikan model perencanaan biaya
menjadi aplikasi perencanaan biaya serta melakukan
pengujian dengan data yang ada
Tinjauan Pustaka
Activity-Based Costing(ABC) adalah pendekatan
perhitungan biaya yang membebankan biaya sumber daya
ke obyek biaya seperti produk, jasa atau pelanggan
berdasarkan aktivitas yang dilakukan untuk obyek biaya
tersebut
Tinjauan Pustaka
Pada pengembangan software, ABC difokuskan pada setiap
aktivitas dalam proses pengembangan software, dengan
demikian dapat memberikan data yang detail terhadap
pihak manajemen untuk bisa melakukan pengawasan dan
evaluasi kinerja berdasarkan aktivitas.
ABC memiliki beberapa kelebihan dibandingkan cara
perencanaan biaya yang lain seperti COCOMO(Constructive
Cost Models) ataupun FPA(Function Point Analysis) dimana
ABC bisa membedakan tipe-tipe dari sumber daya dan bisa
mengasosiasikan biaya yang dibutuhkan oleh sumber daya
dengan setiap aktivitas yang ada
Selain itu ABC lebih mudah dimengerti oleh pihak manajemen tingkat atas
maupun manajer departemen karena ABC adalah pendekatan yang umum
dan banyak digunakan dalam akuntansi biaya
Tinjauan Pustaka
Model ABC pada pengembangan software
Tinjauan Pustaka
Time allocation dari resource pool ke tiap aktivitas
Metodologi Penelitian
Analysis
Identifikasi
masalah
Merumuskan
masalah
Penulisan model
pengukuran data
penelitian
berdasar paper
Design
Menetapkan
tujuan
penelitian dan
harapan
Implementasi
model menjadi
sebuah aplikasi
Code
Studi literatur
(ABC secara
umum dan
untuk s/w dev)
Melakukan
ujicoba aplikasi
Test
Menyimpulkan
seluruh
rangkaian proses
penelitian
Pembahasan
Pada studi pendahuluan ini dilakukan beberapa penelusuran terhadap
konsep-konsep yang berkaitan dengan permasalahan yang ada yaitu
tentang konsep Activity-based Costing secara umum, penerapan Activitybased Costing pada pengembangan software serta mempelajari platform
yang cocok untuk aplikasi supaya nantinya aplikasi ini bisa berguna sebagai
bagian dari perencanaan sebuah proyek oleh seorang Manajer Proyek.
Struktur model ABC bisa dijelaskan sebagai berikut : (1)
Resource pool, terdiri dari 5 yaitu : Project manager,
System analyst, Programmer, Business analyst,
Development support. (2) Aktivitas, terdiri dari 10 yaitu :
Project management, Requirement Analysis, Detailed
design, Programming back-end, System testing, User
acceptance testing, User procedures dan training,
Migration, conversion dan rollout, dan Post
implementation review. (3) Cost driver, terdiri dari 6
macam yaitu : Project duration, Project type, Number of
Functions, Number of Back-end program, Number of
screens dan Number of files.
Pembahasan
Setelah dilakukan analisis pada model yang ada maka dalam penelitian ini
akan dihitung secara lebih singkat sesuai dengan kebutuhan untuk
menghasilkan sebuah aplikasi perencanaan biaya yaitu secara garis besar
terdiri dari tiga tahap
Tiga tahap yang dilakukan dalam penelitian
ini adalah :
1. Perhitungan cost per man-days dari tiap
aktivitas
2. Perhitungan estimasi total man-days per
aktivitas
3. Perhitungan total cost per aktivitas dan
keseluruhan proyek
Pembahasan
Perhitungan cost per man-days dari tiap aktivitas
Dengan mengacu pada alokasi waktu dari resource pool per aktivitas maka bisa dihitung secara mendetil
semua cost per man-days per aktivitas. Tentunya untuk melakukan perhitungan ini dibutuhkan inputan dari
manajer proyek tentang besarnya annual cost per resource dan annual man-days per resource. Secara
umum kedua inputan ini bisa didapatkan dari total salary dari tiap resource yang terlibat dalam
pengembangan dan implementasi software dan total jam kerja dalam satu tahun untuk tiap resource yang
terlibat.
Perhitungan estimasi total man-days per aktivitas
Diketahui dahulu semua cost driver per aktivitas,kemudian mengestimasi total man-days per
aktivitas dimana dibutuhkan inputan tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan
direncanakan biayanya. Perkiraan jumlah tiap-tiap cost driver ini bisa diberikan oleh seorang
manajer proyek yang sudah berpengalaman terlibat dalam proyek pengembangan software. Hasil
inputan tersebut kemudian dimasukkan pada persamaan regresi yang ada, dan akan dihasilkan
estimasi total man-days per aktivitas
Perhitungan total cost per aktivitas dan keseluruhan proyek
Setelah diketahui cost per man-days per aktivitas dan total man-days
per aktivitas maka tentunya dengan mudah bisa diketahui total cost
per aktivitas dan total cost keseluruhan proyek.
Pembahasan
Mulai
Input annual cost per resource
Input annual Total Man-days per resource
Input estimasi jumlah tiap cost driver
Hitung cost per man-days untuk tiap
aktivitas
Hitung dengan model ABC untuk estimasi
man-days per aktivitas
Tampilkan hasil
perhitungan
dilengkapi grafik
Hitung perencanaan biaya per activitas
dan total cost untuk proyek
Selesai
Simpan hasil
perhitungan
dalam format
excel
Pembahasan
Desain Arsitektur Aplikasi
Managed Code
Microsoft Project
Add-ins
Project object
model
Custom
menu
Add-in
Loader
Office dan Project
Primary Interop
Assemblies
Managed Utility
Class
Custom
form
Application Code
(ABC program)
Custom
report
Pembahasan
Diagram blok aplikasi
Hitung cost per man-days per aktivitas
Output berupa
Input annual cost
per resource
Hitung estimasi man-days per aktivitas
Input annual Total
Man-days per
resource
Input estimasi
jumlah tiap cost
driver
Hitung total cost per aktivitas dan
seluruh proyek
hasil
perencanaan
biaya dan grafik
total cost per
aktivitas
Pembahasan
Contoh perhitungan COST per Man-day of activity
% of Time
Resource Pool
Spent
(a)
Annual Man-days
Annual costs
Man-days Used
Cost Allocated
(b)
(c)
(d)=(a)*(b)
(e)=(a)*(c)
Cost per manday
(f)=(e)/(d)
Project Manajer
37,43%
8000
$ 5.200.000
2.994
$ 1.946.360
$ 650,00
System Analyst
6,57%
30000
$ 10.500.000
1.971
$
689.850
$ 350,00
Programmer
0,85%
52000
$ 12.500.000
442
$
106.250
$ 240,38
Business Analyst
1,20%
4000
$ 1.000.000
48
$
12.000
$ 250,00
Development Support
7,36%
94000
$ 8.500.000
5.455
$
625.600
$ 114,68
5.455
$ 3.380.060
$ 619,58
Total Cost for PM
Perhitungan ini dilakukan terhadap semua aktivitas yang ada
Pembahasan
Rekap COST per Man-day of activity
No
Activity
Cost per man-day
1 Project Management
$
620
2 Requirement Analysis
$
480
3 Detailed Design
$
529
4 Programming Front-end
$
315
5 Programming Back-end
$
351
6 System Testing
$
443
7 User Acceptance Testing
$
387
8 User Procedures & Training
$
384
9 Migration, Conversion & Rollout
$
494
$
451
$
4.456
10 Post Implementation Review
Total of Project cost per day
Pembahasan
Estimasi total man-days per aktivitas
Proses estimasi total man-days per aktivitas diawali dengan mengidentifikasi
semua cost driver untuk tiap aktivitas. Cost driver mana yang paling
berpengaruh secara signifikan bisa dilihat dari hasil regresi.
Setelah diketahui semua cost driver per aktivitas maka untuk
mengestimasi total man-days per aktivitas dibutuhkan inputan
tentang jumlah tiap-tiap cost driver dalam proyek yang akan
direncanakan biayanya.
Persamaan yang didapat adalah seperti terlihat pada persamaan P-1 untuk
regresi linear dan P-2 untuk regresi non linear.
........................P-1
........................P-2
Pembahasan
Estimasi total man-days per aktivitas
No
Activity
Estimated # of Man Days
1 Project Management
15,2
2 Requirement Analysis
13,4
3 Detailed Design
10,2
4 Programming Front-end
56,6
5 Programming Back-end
42,1
6 System Testing
3,9
7 User Acceptance Testing
18,8
8 User Procedures & Training
10,0
9 Migration, Conversion & Rollout
20,0
10 Post Implementation Review
Total of Project
5,0
195,2
Pembahasan
Alokasi final - Total cost per activity
Kesimpulan
Kesimpulan yang didapat dari penelitian ini adalah :
1. Aplikasi yang dibuat berhasil mengimplementasikan model yang ada pada
paper utama yang dirujuk, dimana pada aplikasi ini dengan memasukkan
beberapa data tentang total annual cost per resource, annual man-days per
resource dan estimasi jumlah cost driver maka aplikasi bisa melakukan
estimasi biaya dan waktu yang dibutuhkan per aktivitas dalam proyek.
2. Sesuai dari hasil ujicoba sistem didapatkan bahwa dengan memasukkan data
sesuai dengan paper pada aplikasi yang ada maka hasil estimasi yang didapat
telah sesuai dengan yang diharapkan.
Terima kasih
Seminar
Panca Rahardiyanto
Rully Soelaiman
Total Biaya Software
Didapat dari tiap aktivitas yang terdiri dari :
1. Manajemen Proyek
2. Analisis kebutuhan
3. Detail Desain Sistem
4. Pembuatan program –Front end
5. Pembuatan program –Back end
6. System Testing
7. User Acceptance Testing
8. User procedure and training
9. Migration, Convertion and Rollout
10. Post Implementation Review