BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN

BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI BERJALAN
3.1
Sejarah Perusahaan
PT. Sumbrani Sejahtera merupakah sebuah perusahaan yang bergerak
dibidang alat alat-alat proyek asal jepang yang berada di kawasan Mega
Glodok Kemayoran Jakarta. PT. Sumbrani sejahtera mendistribusikan
berbagai alat-alat proyek dari Perusahaan Makita Corporation dan telah
berdiri 2012.
Pada awalnya, pemilik perusahaan ini merupakan anak perusahaan
yang turun temurun dari orang tua yang di turunkan ke anaknya. Dari dlu
yang merupakan perusahaan dagang karena keinginan sendiri untuk memiliki
perusahaan sendiri dan modal serta pengalaman yang matang selama
bertahun tahun bekerja di bidang alat alat proyek makan beliau pun mulai
membangun perusahaan dagang alat alat proyek dengan nama PT. Sumbrani
Sejahtera.
Produk alat alat proyek yang di tawarkan perusahaan sangat beragam
seperti mesin bor beton, bor kayu, gurinda, alat pengaduk cat, blower dan
mesin chainsaw. Proses penjualan barang yang disesuaikan dengan kebutuhan
dan harga yang diinginkan pembeli. Sebagian besar pelanggan PT. Sumbrani
Sejahtera yang berada di sekitaran kota jakarta dan beberapa untuk proyek –
proyek besar di luar jakarta.
Bagian sales yang menjadi tombak pemasaran produk PT. Sumbrani
Sejahtera sejauh ini sebagian besar hanya dapat menembus pasar di wilayah
jakarta, keterbatasan penguasaan pasar diluar wilayah tersebut dan tren pasar
yang sebagian besar mengikuti adanya saingan atau lawan bisnis yang juga
memiliki harga yang sama atau kualitas yang sama menyebabkan kurang
berkembangnya jangkauan perusahaan.
Penggunaan teknologi informasi menjadi harga mati untuk perusahaan
dalam menghadapi persaingan ini. Dengan mengedepankan kualitas dan
kepuasan pelanggan, diharapkan teknologi informasi dapat mengakomodir
setiap kebutuhan dan keluhan pelanggan terhadap produk dan pelayanan
perusahaan untuk mencegah pindahnya pelanggan ke produsen lain. Sehingga
pelanggan mendapatkan pelayanan yang bagus. Diharapkan pula sistem
informasi, dapat memperluas pengembangan pasar perusahaan. Sehingga
customer dapat mendapatkan update tentang barang yang diinginkan,
spesifikasi barang beserta harga jual barang tersebut.
45
46
3.2
Visi dan Misi Perusahaan
VISI :
Menjadi Distributor alat alat proyek terkemuka dan terbaik di Indonesia.
MISI :
a) Menjadi perusahaan penyedia alat alat proyek dengan harga yang
murah
b) Melayani setiap permintaan pelanggan dengan mengutamakan
kepuasan.
c) Membuka lapangan pekerjaan lebih besar bagi rakyat Indonesia.
3.3
Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1
Struktur Organisasi PT. Sumbrani Sejahtera
Deskripsi Pekerjaan Organisasi dalam Perusahaan
a. Direktur dan wakil direktur
Merupakan orang yang memiliki wewenang dan tanggung jawab seperti
mengawasi jalannya perusahaan, mengawasi dan memberi arahan kepada
karyawan, mengevaluasi kinerja karyawan, mengambil keputusan strategi
bagi perusahaan, menjalin kerja sama dengan para mitra bisnis, memberi
keputusan
untuk
setiap
pengeluaran
perusahaan,
mempekerjakan dan memberhentikan karyawan.
b. Bagian Pemasaran dan sales
dan
berhak
47
Merupakan orang yang diangkat atau dipercaya oleh perusahaan untuk
memasarkan produk dan perantara konsumen dengan perusahaan untuk
memesan.Sales berhubungan secara langsung dengan pemilik dalam
menentukan segmen pasar dan produk yang harus dijual. Sales juga
bertugas untuk meyakinkan pelanggan terhadap produk dan memberikan
penjelasan mengenai produk untuk memberikan wawasan kepada
pelanggan, mengenai produk tersebut. Sales juga memiliki seluruh data
konsumen yang harus ditangani dalam proses pemasaran dan penjualan
produk lainnya.
c. Bagian Keuangan
Memiliki tugas untuk melakukan rekapitulasi transaksi yang terjadi
selama 1 periode dan membuat laporan keuangan yang nantinya akan
diserahkan kepada pemilik perusahaan
d. Kepala Gudang
Bertugas untuk bernegosiasi dengan supplier, bertanggung jawab atas
pengendalian dan pengelolaan persediaan produk di gudang, bertanggung
jawab atas proses pemasukan dan pengeluaran barang, bertanggung jawab
atas kesesuaian kualitas dan jumlah barang yang dikirim kepelanggan,
menyetujui surat jalan,surat permintaan pembelian barang dan surat
pengambilan barang, membuat laporan perseduaan, pemasukan dan
pengeluaran kepada manager operasional, bertanggung jawab atas retur
barang cacat kepada supplier, dan bertanggung jawab atas jadwal dan cara
pengiriman barang ke pelanggan
e. Bagian personalia
Bertugas untuk bertanggung jawab atas gaji dan tunjangan karyawan,
bertanggung jawab atas perekrutan dan pemecatan karyawan dan
mengawasi absensi dan izin cuti karyawan
f. Administrasi
Bagian ini mengatur segala proses adminsitrasi akuntansi, pendaftaran
dan segala yang berhubungan dengan customer dalam proses pendaftaran
barang masuk dan keluar
g. Bagian operasional
Bagian ini memberikan petunjuk dan bimbingan kepada karyawan dalam
melaksanakan operasi perusahaan, bertanggung jawab penuh atas
48
perusahaan baik dari segi ekstern maupun intern, dan mempunya
wewenang dalam pemberian tugas pada bawahannya
h. Kurir
Bertugas untuk melakukan pengantaran atau pengiriman barang yang
telah dipesan oleh customer sesuai dengan surat jalan yang telah
diberikan atau sesuai dengan jadwal pengiriman yang telah diberikan oleh
kepala gudang.
3.5
Proses Bisnis Yang Sedang Berjalan
Sales akan pergi untuk mempromosikan produk alat alat proyek
tersebut setelah mendapatkan informasi mengenai toko / customer yang harus
ia kunjungi dan membawa brosur / katalog produk. Setiap negosiasi
dilakukan dengan sales, baik cara pembayaran, jadwal pengiriman dan jenis
produk yang diinginkan. Apabila terdapat customer baru maka sales akan
mencatat data pelanggan tersebut terlebih dahulu tetapi bila sudah merupakan
customer lama dari perusahaan maka proses pencatatan terhadap pemesanan
barang akan dilakukan. Setelah itu data pesanan akan diberikan kepada admin
untuk dilakukan pencatatan sales order. Sales order yang sudah dibuat akan
diberikan kepada operational manager untuk disetujui apabila terdapat
customer yang memiliki pembayaran yang jatuh tempo maka sales order
tersebut tidak akan disetujui oleh operational manager.
Setelah sales order disetujui oleh operational manager maka bagian
keuangan akan membuat faktur penjualan yang nantinya akan diberikan
kepada bagian gudang untuk menyiapkan barang sesuai dengan data pesanan
yang ada. Sales akan melakukan penagihan uang kepada pelanggan sesuai
dengan faktur yang telah dibuat sebelumnya oleh bagian keuangan dan
customer akan melakukan pembayaran dan memilih jenis pembayaran yang
ditawarkan oleh sales yaitu pembayaran secara lunas atau pembayaran DP
(Down Payment) terlebih dahulu. Ketika customer melakukan pembayaran
dengan cara membayar DP terlebih dahulu maka customer akan menerima
kwintasi sesuai dengan pembayaran yang dilakukan dan bagian keuangan
akan membuat jadwal jatuh tempo untuk sisa pembayaran yang harus dilunasi
oleh customer. Tetapi jika jenis pembayaran yang dilakukan customer adalah
49
lunas maka customer akan menerima kwintasi dan bagian keuangan langsung
mencatat jumlah pembayaran yang dilakukan dan membuat surat jalan untuk
diserahkan kepada bagian gudang.
Surat jalan yang diterima oleh bagian gudang akan ditanda tangan dan
diserahkan kepada bagian kurir untuk mengirimkan barang orderan kepada
customer sesuai dengan surat jalan yang diberikan. Pada saat barang sampai
kepada customer, maka langkah selanjutnya adalah customer akan melakukan
pengecekan apakah sesuai dengan orderan yang dilakukan. Setelah itu
customer akan menandatangani surat jalan tersebut dan barang akan
diturunkan kedalam gudang customer.
Bagian keuangan akan melakukan pengecekan terhadap customer jika
pembayaran yang dilakukan sebelumnya sudah lunas maka bagian keuangan
akan mengarsipkan faktur penjualan tersebut, tetapi jika pembayaran yang
dilakukan sebelumnya hanya dibayar dengan DP makan bagian keuangan
akan membuat surat tagihan yang ditujukan kepada customer dimana sales
akan melakukan penagihan langsung kepada customer. Setelah pembayaran
dilakukan sales akan menanyakan apakah ingin melakukan pemesanan
kembali atau tidak. Setelah itu bagian keuangan setiap bulannya akan
membuat laporan penjualan untuk diserahkan kepada pemilik perusahaan.
3.6
Activity Diagram yang sedang berjalan
Berikut adalah activity diagram dari proses bisnis PT. Sumbrani
Sejahtera yang sedang berjalan:
50
Gambar 3.2 Activity Diagram Proses Bisnis yang Sedang Berjalan
3.7
SWOT
Berikut ini akan dijabarkan mengenai analisis SWOT terhadap PT.
Sumbrani Sejahtera:
51
Tabel 3.1 Analisis SWOT pada PT. Sumbrani Sejahtera
Strengh
Hubungan
yang
baik
Weakness
dengan Sulit untuk mengetahui barang yang
pelanggan (S1)
sudah terkirim apa belum (W1)
Transportasi yang memadai (S2)
Lambatnya
respon
perusahaan
terhadap keluhan pelanggan (W2)
Memiliki produk lain selain produk Perusahaan masih belum banyak
utama (S3)
dikenal (W3)
Memiliki mitra kerja yang bekerja Kesalahan
sama dengan baik (S4)
pencatatan
sering terjadi (W4)
Opportunity
Pengguna
transaksi
Threats
website sebagai portal Munculnya supplier baru (T1)
untuk melayani pelanggan (O1)
Semakin berkembangnya teknologi Tidak stabilnya nilai tukar rupiah
informasi (O2)
dengan dollar (T2)
Keadaan ekonomi indonesia yang Banyaknya produk baru atau produk
semakin baik (O3)
•
lain yang serupa (T3)
Strengh
1. Hubungan yang baik antara pelanggan dengan perusahaan telah terjalin
dengan baik dimana hubungan tersebut dapat terlihat dari data kuesioner
bahwa sebesar 69% pelangan mendapat pelayanan yang baik dan juga dari
hasil wawancara diketahui bahwa pendekatan yang dilakukan oleh
perusahaan kepada pelanggan cukup baik jika ada pelanggan baru yang
melakukan transaksi / pemesanan barang maka akan diberikan sebuah
apresiasi berupa souvenir guna menjalin hubungan baik antar pelanggan
dengan perusahaan.
2. Memiliki
jumlah
transportasi
yang
memadai
untuk
melakukan
pendistribusian didaerah sekitar tetapi beberapa pelanggan yang berada
didaerah jabodetabek dapat dilayani sesuai dengan prosedur dari perusahaan
dimana barang akan disiapkan dan diantar ketujuan setelah proses
52
pembayaran minimal down-payment (DP) sebesar 30% telah dilakukan dan
akan
diproses menggunakan ekspedisi(partner bisnis PT. Sumbrani
Sejahtera).
Tabel 3.2 Daftar Kendaraan yang dimiliki PT. Sumbrani Sejahtera
No
Nama Kendaraan
Jumlah Kendaraan
1
Mobil Box Besar
3
3. Berdasarkan hasil wawancara selain produk utamanya seperti bor dan
gurinda, PT. Sumbrani Sejahtera juga memiliki produk lain seperti blower,
gergaji, pembersih air bertekanan tinggi
4. memiliki mitra kerja yang bekerja sama yang bergerak dibidang expedisi dan
bekerja sama dengan pabrik pembuat produk alat berat yang merupakan mitra
paling penting dalam pembuatan produk alat berat. Mitra dari PT. Sumbrani
Sejahtera. Beberapa mitra dari PT. Sumbrani Sejahtera adalah sepert Makita
Indonesia, Bosch Indonesia dan Sellery
•
Weakness:
1. Susah untuk mengetahui apakah barang sudah dikirim atau belum, dari hasil
wawancara terhadap proses pengiriman, dapat diketahui bahwa sales susah
untuk mengetahui apakah barang yang dipesan oleh pelanggan sudah dikirim
atau belum oleh bagian pengiriman. Karena keluhanan akan keterlambatan
barang dari pelanggan selalu disampkaikan kepada sales via telepon,
sedangkan sales tidak mengetahui apakah barang yang telah dikirim atau
belum.
2. anggapan terhadap keluhan dari beberapa pelanggan lama untuk direspon
oleh perusahaan, dari kuesioner yang telah dibuat diketahui bahwa 52%
pelanggan tidak mendapatkan jawaban yang memuaskan atas keluhan yang
diberikan untuk perusahaan.
3. Perusahaan masih belum banyak dikenal oleh banyak orang atau perusahaan
lain sehingga menyebabkan penjualan perusahaan menjadi sangat tidak stabil.
4. Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi seperti semua transaksi,
pembukuaan dan pencatatan transaksi masih dilakukan secara manual yaitu
dengan tulis tangan sehingga memungkinkan data yang tidak valid atau salah
53
pencatatan, dalam wawancara dengan PT. Sumbrani Sejahtera bahwa dalam
setahun bisa terjadi salah pencatatan atas transaksi sebanyak 6 kali.
•
Opportunities
1. Pengguna website sebagai portal untuk melayani pelayanan kepada pelanggan
seperti penjualan dapat dilakukan dikarenakan perkembangan teknologi
sekarang memiliki peluang untuk melakukan bisnis dengan menggunakan
jaringan internet. Dimana sebanyak 73% pelanggan menggunakan internet
untuk mencari informasi, chating dan berbisnis sehingga perusahaan dapat
mengaplikasikan pelayanan ini secara online kepada pelanggan PT. Sumbrani
Sejahtera
2. Semakin berkembangnya teknologi informasi perusahaan dituntut untuk
dapat mengembakan proses bisnis dimana teknologi merupakan salah satu
unsur penting yang dapat digunakan oleh perusahaan. Kemajuan teknologi
yang paling dirasakan adalah dengan semakin bertambahnya pengguna
internet.
Dengan
menggunakan
internet
perusahaan
juga
diberikan
kemampuan untuk melakukan promosi dengan cara yang lebih mudah.
Internet juga dapat menghilangkan hambatan waktu dan jangkuan wilayah
bagi perusahaan untuk memasarkan produk dan pelayanannya. Selain itu
informasi perusahaan dapat diupdate dengan cepat dimana luasnya pasar
internet dapat dilihat oleh survei yang dilakukan oleh sebuah lembaga survei
yang hasilnya seperti dalam table berikut.
Gambar 3.3 Grafik Pengguna Internet di Indonesia
Dengan kemajuan teknologi yang ada, menjadi, menjadi peluang bagi
perusahaan untuk dapat dengan mudah membagi informasi mengenai
perusahaan dan juga memperkenalkan produk kepada masyarakat secara luas,
54
selain itu dari data grafik diatas dapat disimpulkan bahwa masyarakat
Indonesia sudah mulai untuk membuka diri terhadap kemajuan teknologi.
3. Keadaan ekonomi Indonesia yang semakin baik menyebabkan banyak
bermunculan pabrik-pabrik baru dan juga perusahaan baru. Hal ini dapat
dimanfaatkan oleh perusahaan untuk mendapatkan pelanggan baru.
•
Threats
1. Munculnya supplier baru, dari hasil wawancara dengan direktur dari PT.
Sumbrani Sejahtera dapat diketahui bahwa telah munculnya banyak pesaing
yang merupakan ancaman yang cukup serius bagi perusahaan.
2. Tidak stabilnya nilai tukar rupiah terhadap dollar, dapat menyebabkan naik
turunnya harga bahan plastik (berupa biji plastik) sehingga pelanggan akan
ragu dalam melakukan pembelian.
Gambar 3.4 Grafik Nilai tukar rupiah terhadap dollar Tahun 2017
3. Banyaknya beredar produk baru atau produk lain yang serupa menjadi satu
ancaman yang serius bagi perusahaan diakibatkan faktor harga yang dapat
mempengaruhi daya nilai jual dari produk perusahaan
3.8
Matriks IFE dan EFE
Matriks ini diperoleh dari evaluasi factor – factor internal dan
eksternal yang kemudian diberi peringkat. Perusahaan akan memiliki posisi
internal yang kuat dan respon yang baik terhadap peluang dan ancaman
apabila memiliki nilai berada diatas rata – rata yakni 3.
55
Tabel 3.3 Pembobotan Faktor Internal
Faktor Internal
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Transportasi yang memadai (S2)
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Memiliki Produk lain selain produk utama (S3)
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Memiliki produk lain selain produk utama (S3)
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
A
Memiliki produk lain selain produk utama (S3)
B
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
A
Hubungan yang baik dengan pelanggan (S1)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
Prioritas
Bobot (1-
(A/B)
3)
A
3
A
3
A
2
A
3
A
2
B
2
A
1
B
2
A
1
A
1
A
3
A
3
A
3
B
3
56
A
Transportasi yang memadai (S2)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
A
Memiliki Produk lain selain produk utama (S3)
B
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
A
Memiliki Produk lain selain produk utama (S3)
B
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
A
Memiliki Produk lain selain produk utama (S3)
B
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
A
Memiliki Produk lain selain produk utama (S3)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
A
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
B
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
A
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
B
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
A
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
B
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
A
Memiliki mitra kerja yang bekerja sama dengan baik (S4)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
A
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
B
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
A
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
B
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
A
Sulit untuk mengetahui barang sudah terkirim atau belum (W1)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
A
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
B
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
A
Lambatnya respon perusahaan terhadap keluhan pelanggan (W2)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
A
Perusahaan masih belum banyak dikenal (W3)
B
Kesalahan pencatatan transaksi sering terjadi (W4)
Keterangan:
Peringkat 3 = Respon diatas rata – rata
A
2
B
2
A
1
B
3
B
3
B
2
A
1
B
2
B
2
B
2
A
3
A
2
B
2
B
3
B
3
57
Peringkat 2 = Respon rata – rata
Peringkat 1 = Respon jelek
Tabel 3.4 Rangkuman Pembobotan Matrik IFE
Tabel 3.9 Normalisasi Matrik EFE
58
Tabel 3.10 Matriks EFE
Faktor Eksternal Utama
Bobot
Peringkat
Nilai
0,10
4
0,4
0,11
3
0,33
0,10
4
0,4
0,04
2
0,08
0,60
3
1,8
0,05
4
0,2
Opportunity
Pengguna website sebagai portal untuk
melayani pelanggan
Semakin berkembangnya teknologi
informasi
Keadaan ekonomi Indonesia yang
semakin baik
Threats
Munculnya supplier baru
Tidak stabilnya nilai tukar rupiah
dengan dollar
Banyaknya produk baru atau produk
lain yang serupa
Total
1
3,21
Keterangan:
Peringkat 1: tidak penting
Peringkat 3: Cukup penting
Peringkat 2: penting
Peringkat 4: Sangat penting
Berdasarkan hasil analisa dari IFE dan EFE, di dapatkan total nilai
dari IFE sebanyak 3,19 hal ini menunjukan bahwa perusahaan memiliki
faktor internal yang sangat kuat. Nilai total dari EFE sebanyak 3,21 hal ini
menunjukan bahwa perusahaan memberikan respon yang cukup baik
terhadap peluang dan ancaman dari luar.
Jika dilihat dari nilai bobot pada table diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa faktor- faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan secara
signifikan bila dilihat dari faktor internal adalah memiliki transportasi yang
memadai dengan bobot 0,17 sebagai kelebihan dan kesalahan pencatatan
transaksi sering terjadi dengan bobot 0,16 sebagai kelemahan dalam
perusahaan.
59
Jika dilihat dari nilai bobot pada table diatas, maka dapat disimpulkan
bahwa faktor yang mempengaruhi kinerja perusahaan dari eksternal adalah
semakin berkemabngnya teknologi informasi dengan bobot 0,11 sebagai
peluang dan tidak stabilnya nilai tukar rupiah dengan dollar dengan bobot 0,6
sebagai ancaman bagi perusahaan.
3.9
Matriks internal – eksternal (Matriks IE)
Hasil analisis kondisi internal – eksternal yang diperoleh dengan nilai
IFE sebesar 3,19 dan nilai EFE 3,21 dapat dituangkan kedalam matriks IE.
Berikut merupakan matriks IE yang di dapat dari analisis faktor internal dan
eksternal:
Keterangan : Sel I, II, IV = tumbuh dan membangun
Sel III, V, VII = menjaga dan mempertahankan
Sel VI, VIII, IX = panes atau divestasi
Gambar 3.5 Nilai Matriks IE
60
Berdasarkan matriks internal – eksternal (matriks IE) diatas dapat
diketahui bahwa PT. Sumbrani Sejahtera berada pada posisi I yaitu tumbuh
dan membangun, serta berada pada kondisi rata - rata dan kondisi eksternal,
yang tinggi. Untuk itu, rekomendasi yang diperoleh bagi PT.
Sumbrani Sejahtera adalah melakukan strategi intensif (penetrasi pasar,
pengembangan pasar, dan pengembangan produk). Matriks ini menghasilkan
4 kemungkinan alternative strategi yaitu:
3.9.1 Matriks SWOT
Table 3.11 Matriks SWOT
IFAS
Kekuatan(S)
Kelemahan(W)
1. Hubungan yang baik
1. Sulit untuk mengetahui
dengan pelanggan
barang sudah terkirim atau
belum
2. Transportasi yang
2. Lambatnya respon
memadai
perusahaan terhadap keluhan
pelanggan
3. Memiliki produk lain
1. Perusahaan masih belum
selain produk utama
banyak dikenal
4. Memiliki mitra kerja yang
4. Kesalahan pencatatan
bekerja sama dengan baik
transaksi sering terjadi
EFAS
Peluang(O)
Strategi SO
Strategi WO
1. Penggunaan
1. Mengembangkan usaha
1. Memanfaatkan teknologi
website sebagai
dengan memanfaatkan
untuk meningkatkan layanan
portal untuk
teknologi untuk
dan hubungan ke
61
melayani pelanggan
meningkatkan pelayanan
pelanggan(W2,W3,O1, O2)
(S1,S3,S4,O1)
2. Semakin
2. Menambah pasokan dari
2. Memanfaatkan teknologi
berkembangnya
pemasok untuk meningkatkan informasi dalam kegiatan
teknologi informasi
penjualan (S4,O2,O3)
operasional sehari –
hari(W1,W4, O1,O2)
3. Keadaan ekonomi
Indonesia yang
semakin baik
Ancaman(T)
Strategi ST
Strategi WT
1. Munculnya
1. Terus mempertahankan
1. Melakukan periklanan
supplier baru
hubungan yang baik dengan
pada media masa seperti
pelanggan (S1,T1)
majalah, radio , televisi ( W3,
T1,T3)
2. Tidak stabilnya
2. Membina hubungan yang
2. Membuat sebuah fasilitas
nilai tukar rupiah
baik dengan mitra kerja agar
informasi yang selalu di
dengan dollar
memperoleh harga yang
update yaitu melalui sebuah
stabil(S4,T2)
situs yang berbasis
ECRM(W4,T3)
3. Banyaknya
3. Membuat sebuah sistem
produk baru atau
CRM yang berbasis web
produk lain yang
supaya dapat menjangkau
serupa
pasar yang lebih luas
(S2,S3,S4,T3)
Analisa dari matrik SWOT diatas, banyak didominasi pilihan strategi
penetrasi pasar yaitu dengan cara memanfaatkan teknologi berbasis web untuk
meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dan penyampaian informasi yang lebih
update
62
3.10
Hasil dari kuesioner
Dalam menentukan jumlah sampel yang harus diambil guna
mendapatkan hasil dari kuesioner yang akan dibagikan kepada para customer
perusahaan maka berikut adalah perhitungan sampel yang dilakukan dengan
menggunakan rumus slovin (Riduwan, 2005):
Rumus Slovin:
n = N/N(d)² + 1
n = sampel; N = populasi; d = nilai presisi 95% atau sig. = 0,05.
Perhitungan sample yang dilakukan berdasarkan jumlah pelanggan yang
masih melakukan transaksi dengan perusahaan sebanyak 92 pelanggan
adalah: N=(92/92(0,05)²) +1= 92/1,23 = 74,7 75 sampel
Jadi berdasarkan perhitungan sampel yang dilakukan dengan menggunakan
rumus Slovin maka kuesioner dibagikan kepada 75 orang responden yang
merupakan pelanggan dari PT. Sumbrani Sejahtera yang berisi 7 pertanyaan
yang dilaksanakan dengan cara wawancara. 1. Berapa sering anda mengakses
internet dalam sebulan ini?
1.
Berapa sering anda mengakses internet dalam sebulan ini?
Gambar 3.6 Kuesioner no 1
63
Kesimpulan yang didapat dari kuesioner dan pertanyaan ini adalah
sebanyak 82% pelanggan dari PT. Sumbrani Sejahtera menggunakan internet
dalam kegiatan sehari – harinya.Dari hasil diatas dapat disimpulkan bahwa
internet merupakan bagian terpenting dalam kehidupan sehari-hari dalam
mencari informasi yang dibutuhkan oleh pelanggan dimana pelanggan
memiliki waktu yang banyak untuk menggunakan internet dikarenakan
adanya smartphone yang memadai.
2.
Untuk apa biasanya anda menggunakan internet?
Gambar 3.7 Kuesioner no 2
Dari hasil keusioner diatas dapat disimpulkan bahwa sebesar 54%
atau 41 pelanggan PT. Sumbrani Sejahtera menggunakan internet untuk
mencari informasi yang dibutuhkannya dalam pengambilan keputusan atau
berita seputar kehidupan sehari –hari dengan dibantunya perkembangan
teknologi seperti smartphone yang memadai memudahkan para pengguna
dapat menggunakan atau mengakses internet dimana saja dan kapan pun
mereka berada.
3.
Informasi mengenai spesifikasi produk, harga, dan lama pengiriman
apakah masih minim sehingga mengalami kesulitan dalam melakukan
pemesanan barang?
64
Gambar 3.8 Kuesioner no 3
39% atau 30 pelanggan dari PT. Sumbrani Sejahtera memilih untuk
sangat setuju, 21% atau 16 pelanggan memilih setuju, 17% atau 13 pelanggan
memilih cukup setuju. Sehingga dapat disimpulkan bahwa sebanyak 77%
pelanggan PT. Sumbrani Sejahtera ingin mendapatkan informasi mengenai
spesifikasi dari produk yang ditawarkan oleh perusahaan seperti harga,
deskripsi produk, dan lama pengiriman yang dapat memudahkan pelanggan
dalam melakukan pemesanan barang sehingga pemesanan yang dilakukan
dapat sesuai dengan kemauan pelanggan.
4.
Apakah keluhan – keluhan anda mengenai informasi produk dan
layanan ditanggapi dengan cepat oleh pihak PT. Sumbrani Sejahtera dalam 1 x
24 jam?
65
Gambar 3.9 Kuesioner no 4
Sebanyak 36% atau 27 pelanggan memilih sangat tidak setuju, 16%
atau 12 pelanggan memilih tidak setuju sehingga dari data kuesioner diatas
dapat disimpulkan bahwa pelanggan ingin keluhan yang disampikan kepada
perusahaan dapat ditanggapi dengan cepat dan pelanggan diberikan solusi
yang baik terhadap keluhan yang mereka sampaikan kepada perusahaan
berdasarkan hasil kuesioner diatas sebanyak 52% keluhan dari pelanggan
tidak ditanggapi dengan cepat oleh perusahaan.
5.
Apakah pelayanan yang diberikan oleh PT. Sumbrani Sejahtera
menurut anda sudah bagus?
Gambar 3.10 Kuesioner no 5
66
Sebanyak 30% atau 23 pelanggan memilih sangat setuju, 24% atau 18
pelanggan memilih setuju, 15% atau 11 pelanggan memilih cukup setuju dari
data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa pelanggan mendapatkan
pelayanan yang baik dari perusahaan sehingga hal ini mempengaruhi tingkat
kekuatan yang dimiliki perusahaan terbukti dari hasil kuesioner sebanyak
69% pelanggan mendapatkan pelayanan yang bagus dari perusahaan
6.
Apakah
perlu
mengetahui
detil
produk
sebelum
melakukan
pemesanan?
Gambar 3.11 Kuesioner no 6
Sebanyak 38% atau29 pelanggan memilih sangat setuju, 31% atau 23
pelanggan memilih setuju, 20% atau 15 pelanggan memilih cukup setuju.
Sehingga dari data kuesioner diatas dapat disimpulkan bahwa sebanyak 89%
ingin mendapatkan informasi mengenai detail produk dari perusahaan
dikarenakan pelanggan ingin mengetahui detail barang dengan jelas sebelum
melakukan pemesanan untuk meminimalisir adanya kesalahan dalam
pembelian produk yang tidak sesuai dengan kemauan dari pelanggan.
7.
Menurut anda apakah akan lebih nyaman jika anda dapat melakukan
pemesanan barang kapan saja?
67
Gambar 3.12 Kuesioner no 7
Sebanyak 38% atau 29 pelanggan memilih sangat setuju, 31%
atau 23 pelanggan memilih setuju, 20% atau 15 pelanggan memilih
cukup setuju, sehingga dapat disimpulkan bahwa sebanyak 89%
pelanggan akan merasa nyaman dapat melakukan pembeliaan barang
dimana saja dan kapan pun mereka berada tanpa adanya batasan
waktu.
3.11
Masalah dan Usulan Penyelesain Masalah
Dari hasil analisa yang dilakukan, pada proses bisnis PT. Sumbrani
Sejahtera terdapat beberapa masalah yang kerap terjadi pada proses bisnis
tersebut. Masalah – masalah tersebut antara lain:
1. Terjadinya penurunan customer sebesar 30% akibat pendekatan hanya
dilakukan perusahaan kepada customer yang sering melakukan
transaksi sehingga menyebabkan kerugiaan bagi perusahaan.
2. Dalam mendapatkan informasi mengenai spesifikasi, harga dan lama
pengiriman produk sebanyak 77% customer sulit untuk melakukan
pemilihan dan pemesan produk – produk yang dinginkan.
3. Kepercayaan customer terhadap perusahaan berkurang karena
sebanyak 52% keluhan lambat untuk direspon oleh perusahaan.
4. Sales kesulitan untuk mengetahui apakah barang yang diorder oleh
customer sudah diproses atau belum.
68
Karena adanya beberapa permasalahan yang kerap terjadi pada PT.
Sumbrani Sejahtera membuat perusahaan sulit untuk bersaing dengan
para pesaing lainnya. Usulan dari pemecahan masalah yang terdapat pada
proses bisnis PT. Sumbrani Sejahtera antara lain:
1. Diperlukan sebuah sistem E-CRM untuk membantu mengelola dan
menjalin hubungan kepada semua pelanggan baik yang baru
melakukan transasksi atau yang sudah tidak melakukan juga terdapat
fasilitas e-mail sebagai sarana interaksi untuk menjalin hubungan
antara pelanggan lama dan baru dengan perusahaan dan menyediakan
fasilitas belanja online yang dapat digunakan untuk melayani
customer yang ingin melakukan pembelian.
2. Membangun
sebuah
sistem
E-CRM
sebagai
media
untuk
menyampaikan dan melakukan pengiriman informasi mengenai
spesifikasi, harga dan lama pengiriman produk maupun informasi
mengenai perusahaan.
3. Menyediakan fasilitas shopping cart sehingga pelanggan dapat tetap
dengan mudah melakukan pembelian atau pengorderan barang selama
24 jam.
4. Menyediakan fasilitas berubah kotak kritik - saran untuk melakukan
complain
sebagai
sarana
untuk
menjawab
dan
menampung
keluhankeluhan dari customer dan adanya fitur live chat.
5. Menyediakan
fitur
dimana
status
pengiriman
ditampilkan apakah sudah terkirim atau belum.
barang
dapat