Analisis Faktor Risiko dalam Aspek Manajemen Proyek yang

 Analisis Faktor Risiko dalam Aspek Manajemen Proyek yang Berpengaruh
terhadap Cost Overrun pada Proyek Bangunan Tinggi
Ahmad Wanhar, Yusuf Latief, Triyoni
1. Departemen Teknik Sipil, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia
2. Departemen Teknik Sipil, Fakultas Teknik, Universitas Indonesia
3. PT Adhi Karya Tbk, Jl. Raya Pasar Minggu KM. 18, Jakarta, 12510, Indonesia
Email: [email protected]
Abstrak
Pada tahun 1990, berbagai perusahaan industri konstruksi mulai menyadari bahwa
manajemen proyek adalah bukan sebuah pilihan melainkan sebuah kebutuhan. Oleh karena itu
perlu dilakukan analisis faktor risiko dalam aspek manajemen proyek. Referensi utama
manajemen proyek pada skripsi ini adalah PMBOK (Project Management Body of
Knowledge). Penelitian kali ini dilakukan dengan penyebaran kuisioner yang dilanjutkan
dengan analisis menggunakan metode AHP dan SNI risiko. Setelah analisis selesai maka
dilakukan pembahasan mengenai penyebab, dampak, respon preventif dan korektif. Hasil
penelitian ini menunjukkan bahwa faktor risiko yang paling berpengaruh terhadap cost
overrun terletak pada kelompok proses manajemen perencanaan. Apabila perencanaan
dilakukan dengan baik dan matang maka eksekusi, pengawasan, dan penutupan akan berjalan
dengan baik sehingga kinerja biaya proyek akan baik. Keberhasilan kinerja proyek 60%
tergantung pada perencanan.
Kata kunci : faktor risiko; manajemen proyek; PMBOK; cost overrun
Analysis of Risk Factors in Project Management Aspects that Influence Cost Overrun of
High Building Project
Abstract
In 1990, companies began to realize that the construction industry project management is not
an option but a necessity. Therefore it is necessary to analyze the risk factors in the project
management aspects. The main reference for project management of this final report is the
PMBOK (Project Management Body of Knowledge). The research was conducted by
distributing questionnaires, followed by analysis using AHP and SNI risk. Once the analysis
is completed, then continued with discussions for the causes, effects, preventive and
corrective response. Results of this study showed that the risk factors that most affect the cost
overrun is planning management process group. If planning did well and properly, the
execution, monitoring, and closure will run well so that the performance of the project cost
would be good. The successful performance of the project 60% depending on the planning.
Keywords : risk factors; project management; PMBOK; cost overrun
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
2 1.
PENDAHULUAN
Indonesia akan banyak membangun proyek gedung tinggi [1]. Proyek gedung tinggi ini
memiliki kompleksitas yang berbeda dan tingkat risiko yang berbeda-beda. Ada yang low
risk, moderate risk, significant risk, dan high risk [2]. Tingkat risiko yang tinggi dan banyak
jenisnya ini membuat diperlukannya sebuah manajemen proyek. Pada tahun 1990 berbagai
perusahaan industri konstruksi mulai menyadari bahwa manajemen proyek adalah bukan
sebuah pilihan melainkan sebuah kebutuhan [3]. Setiap proyek memiliki kemungkinan
mengalami cost overrun yang terjadi karena banyak faktor risiko antara lain:
ketidaklengkapan
lingkup
proyek,
perencanaan
yang
kurang
matang,
terjadinya
miskomunikasi, terjadinya gangguan alam, ketidaklengkapan dokumen proyek [4]. Oleh
karena itu, sangat penting bagi kontraktor untuk menganalisis faktor risiko apa saja yang
dapat terjadi yang menyebabkan cost overrun.
Mayoritas proyek konstruksi di Malaysia mengalami cost overrun [5]. Dalam survey
penelitian mereka ditemukan bahwa hanya 11% dari responden penelitian yang menjawab
bahwa kinerja biaya proyek konstruksi mereka sesuai dengan anggaran (tidak mengalamai
cost overrun), sisanya 89% menjawab bahwa proyek mengalami cost overrun. Begitu pula di
Indonesia, tidak sedikit proyek konstruksi yang mengalami cost overrun terutama proyek
konstruksi gedung. Secara umum cost overrun ini terjadi disebabkan oleh manajemen proyek
konstruksi yang kurang baik, baik itu disebabkan oleh inisiasi yang kurang cermat,
perencanaan yang kurang matang, eksekusi yang kurang cepat dan tepat, pengawasan dan
pengendalian yang kurang teliti, maupun penutupan proyek yang kurang sempurna.
Gambar 1.1 Persentase Proyek Konstruksi yang Mengalami Cost Overrun
Rumusan masalah yang akan dikaji pada penelitian kali ini adalah “faktor risiko apa
sajakah dalam aspek manajemen yang dapat berpengaruh terhadap cost overrun pada suatu
proyek dan seberapa besarkah tingkat dari risiko tersebut serta bagaimana responnya”. Tujuan
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
3 dari penelitian ini adalah untuk mengidentifikasi faktor risiko, penyebab, dampak, dan
bagaimana respon risiko dari faktor-faktor risiko yang terdapat pada manajemen proyek.
Batasan-batasan pada penelitian ini antara lain: manajemen proyek yang dibahas berada pada
tahapan konstruksi, lokasi proyek adalah Jabodetabek dan sudut pandang yang dikaji
merupakan sudut pandang kontraktor.
2.
TINJAUAN PUSTAKA
Manajemen Proyek
Proyek adalah suatu rangkaian kegiatan dan tugas yang memiliki tujuan spesifik dengan
spesifikasi tertentu, batas tanggal awal dan akhir proyek, batasan dana, dan membutuhkan
sumber daya manusia, sumber daya material dan peralatan [6]. Sebuah proyek dapat dianggap
sebagai pencapaian pada tujuan tertentu, yang melibatkan serangkaian kegiatan dan tugastugas yang mengkonsumsi sumber daya. Proyek harus diselesaikan dalam spesifikasi tertentu,
memiliki awal dan tanggal berakhir [7].
Manajemen proyek adalah penerapan dari wawasan, kemampuan, alat dan cara pada
aktifitas proyek untuk memenuhi persyaratan proyek [8]. Penerapan dari wawasan ini
membutuhkan manajemen yang efektif dalam proses yang tepat. Manajemen proyek dibagi
menjadi 5 kelompok proses yaitu inisiasi, perencanaan, eksekusi, pengawasan dan
pengendalian, dan penutupan. Berikut ini adalah rincian aktifitas-aktifitas yang dilakukan
pada masing-masing kelompok proses manajemen proyek tersebut [9]:
Inisiasi merupakan kelompok proses yang mengerjakan pendefinisian proyek baru atau
tahap baru pada sebuah proyek yang sudah ada dengan memberikan otorisasi untuk memulai
proyek. Berikut ini adalah kegiatan yang dilaksanakan pada tahap inisisiasi: mengembangkan
project charter; identifikasi stakeholder.
Perencanaan merupakan kelompok proses yang menetapkan lingkup kegiatan proyek,
mendefinisikan dan memperhalus tujuan, dan mengembangkan perencanaan kegiatan (Project
Management Plan) yang dibutuhkan agar tujuan dari suatu proyek tercapai. Apabila ada
perubahan signifikan pada saat eksekusi proyek maka
dilakukkan peninjauan kembali
terhadap perencanan yang sudah dibuat. Berikut ini adalah kegiatan yang dilaksanakan pada
kelompok
proses
perencanaan:
mengembangkan
perencanaan
manajemen
proyek;
mengumpulkan persyaratan; mendefinisikan lingkup; membuat WBS; mendefinisikan
pekerjaan; mengurutkan pekerjaan; mengestimasi sumber daya pekerjaan; mengestimasi
durasi pekerjaan; mengembangkan jadwal; mengestimasi biaya; menentukan anggaran;
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
4 merencanakan kualitas; mengembangkan perencanaan sumber daya manusia; merencanakan
komunikasi; merencanakan manajemen risiko; mengidentifikasi risiko; melakukan analisis
risiko kualitatif; melakukan analisis risiko kuantitatif; merencanakan respon risiko;
merencanakan pengadaan; perencanaan keselamatan; perencanaan lingkungan; perencanaan
finansial; identifikasi klaim; kuantifikasi klaim.
Tahap eksekusi merupakan tahap melengkapi/melaksanakan pekerjaan yang sudah
didefinisikan di tahap perencanaan. Berikut ini adalah kegiatan yang dilaksanakan pada tahap
eksekusi: mengarahkan dan mengatur eksekusi proyek; melaksanakan penjaminan kualitas;
merekrut tim proyek; mengembangkan tim proyek; mengatur tim proyek; mendistribusikan
informasi;
mengatur
ekspektasi
stakeholder;
melaksanakan
pengadaan;
ekseskusi
perencanaan keselamatan; penjaminan lingkungan.
Tahap pengawasan dan pengendalian merupakan tahap yang dibutuhkan untuk
membawa, mereview, dan mengatur progress dan penampilan dari suatu proyek;
mengidentifikasi area baru yang berupah dari perencanaan, dan membuat perubahan yang
dapat dipertanggung jawabkan Berikut ini adalah kegiatan yang dilaksanakan pada tahap
pengawasan dan pengendalian: mengawasi dan mengendalikan kerja proyek; melaksanakan
kontrol
perubahan
terintegrasi;
memverifikasi
lingkup;
mengendalikan
lingkup;
mengendalikan jadwal; mengendalikan biaya; melaksanakan pengendalian kualitas;
melaporkan kinerja; mengawasi dan mengendalikan risiko; mengadministrasi pengadaan;
pengendalian lingkungan; pengendalian finansial; pencegahan klaim.
Tahap penutupan merupakan tahap mengakhiri/menutup semua aktifitas selama
kegiatan proyek secara formal. Berikut ini adalah kegiatan yang dilaksanakan pada tahap
penutupan: menutup proyek/fase; menutup pengadaan; administrasi dan pelaporan
keselamatan; administrasi dan pelaporan finansial; penyelesaian klaim.
Manajemen Risiko
Risiko adalah kejadian yang tidak pasti, jika terjadi mempunyai dampak negatif atau
positif terhadap tujuan dan sasaran proyek [10]. Risiko adalah kegiatan-kegiatan atau faktorfaktor yang apabila terjadi akan meningkatkan kemungkinan tidak tercapainya tujuan proyek
yaitu sesuai dengan waktu, biaya dan performa [11]. Risiko itu
adalah kemungkingan
kehilangan atau peningkatan finansial dan ekonomis, kecelakaan atau kerugian fisik, dan
penundaan sebagai konsekuensi dari ketidakpastian [12]. Risiko yang bervariasi pada setiap
item aktifitas proyek bisa berdampak penting dan tidak penting dan dapat menambah biaya
disetiap aktifitas proyek yang dapat berdampak pada penyimpangan biaya proyek atau
berkurangnya keuntungan proyek. Ketidakpastian bisa dibagi menjadi 2 kategori yaitu
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
5 peluang dan risiko. Peluang adalah ketidakpastian yang dapat menghasilkan keuntungan
sementara itu risiko adalah ketidakpastian yang dapat menimbulkan kerugian [13].
Manajemen risiko proyek adalah proses yang sistematik dari identifikasi, analisis,
respon
dan
pengendalian
risiko
proyek
[14].
Tujuan
manajemen
risiko
adalah
memaksimalkan peluang dan konsekuensi dari kejadian-kejadian positif dan meminimalkan
peluang dan konsekuensi dari kejadian-kejadian negatif terhadap sasaran proyek.
Berdasarkan Standar Nasional Indonesia risiko dibagi menjadi 3 kategori yaitu kategori
tinggi, sedang, dan rendah [15]. Dibawah ini merupakan tabel kategori risiko berikut rumus
perhitungan faktor riaiko berdasarkan SNI:
Tabel 2.1 Matriks Kategori Risiko dengan Metode SNI
Kategori
Nilai FR
Langkah Penanganan
Risiko tinggi
> 0,7
Risiko sedang
0,4 – 0,7
Risiko rendah
< 0,4
Harus dilakukan penurunan
risiko ke tingkkat yang
lebih rendah
Langkah
perbaikan
dibutuhkan dalam jangka
waktu tertentu
Langkah
perbaikan
bilamana memungkinkan
FR = L + I – (L x I)
dimana:
FR
= faktor risiko dengan skala 0-1
L
= probabilitas kejadian risiko
I
= besaran dampak risiko dalam bentuk kenaikan biaya dan untuk kategori risiko dan
matriksnya bisa dilihat pada tabel berikut ini
3.
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah metode survey dengan menggunakan
instrumen penelitian berupa kuisioner dan wawancara. Kuisioner dibagi menjadi 3 tahap
dengan tahap 1 adalah kuisioner validasi faktor risiko oleh pakar; tahap 2 adalah pilot survey;
dan tahap 3 adalah kuisioner tingkat frekuensi dan dampak oleh pelaku konstruksi. Dari data
yang didapatkan dilakukan pengolahan data secara statistik dengan menggunakan bantuan
aplikasi SPSS dan analisa risiko menggunakan SNI risiko. Setelah dilakukan pengolahan data
maka dilakukan penentuan respon risiko yang dibantu dengan wawancara kepada pakar.
Kuisioner tahap 1 dibagikan kepada 5 orang pakar dengan detail sebagai berikut: 2 orang
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
6 perwakilan dari akademisi dan 3 orang dari praktisi. Lalu untuk kuisioner tahap 2 dan 3
dibagikan kepada 33 pelaku konstruksi yang dilakukan secara acak di daerah Jabodetabek
dengan mempertimbangkan kemudahan pengambilan data. Untuk wawancara dilakukan
kepada 3 orang pakar. Analisis data yang digunakan pada penelitian kali ini adalah uji
validitas dan reliabilitas, analisis non parametrik, analisis deskriptip, AHP (Analytical
Hierarchy Process), SNI Risiko. Analisis data untuk uji validitas dan reliabilitas, analisis non
parametrik, dan analisis dekriptif dibantu dengan menggunakan program SPSS.
Variabel x pada penelitian kali ini adalah manajemen proyek. Variabel x tersebut
kemudian dibagi menjadi 5 indikator yaitu indikator inisiasi, perencanaan, eksekusi,
pengawasan dan pengendalian, serta penutupan. Dari setiap indikator tersebut kemudian
diidentifikasi faktor-faktor risiko apa saja yang berpotensi terjadi yang berpengaruh terhadap
cost overrun. Berikut ini adalah daftar lengkap variabel penelitian yang digunakan:
Tabel 3.1 Variabel Penelitian
No.
Indikator
X1
Inisiasi
Sub
No.
Faktor Risiko
Tanggung jawab dan kewenangan Project Manager tidak
clear
Kesalahan pemilihan tim inti proyek
Kesalahan dalam mengidentifikasi stakeholder yang terlibat
X.1.1
X2
X.1.2
X.1.3
Perencanaan
X.2.1
X.2.2
X.2.3
X.2.4
X.2.5
X.2.6
X.2.7
X.2.8
X.2.9
X.2.10
X.2.11
X.2.12
X.2.13
X.2.14
X.2.15
X.2.16
Perencanaan manajemen proyek tidak terintegrasi satu sama
lain
Perencanaan lingkup/item pekerjaan tidak lengkap dan tidak
sesuai persyaratan owner
Tidak ada perencanaan terhadap manajemen perubahan
pekerjaan
Pendefinisian aktifitas pekerjaan tidak tepat
Metode kerja yang direncanakan tidak tepat
Estimasi sumber daya material dan alat tidak cermat (jumlah
& spek)
Penjadwalan pekerjaan terlalu longgar/padat
Estimasi biaya dan penentuan anggaran proyek tidak cermat
(teralu besar/kecil)
Perencanaan kualitas tidak sesuai standar
Kesalahan dalam perencanaan sumber daya manusia (jumlah
&, kompetensi yang dibutuhkan)
Kesalahan dalam menentukan kepentingan dan perencanaan
pendekatan komunikasi terhadap stakeholder
Identifikasi risiko tidak komprehensif/lengkap
Analisis dan respon risiko yang direncanakan tidak tepat
Kesalahan dalam menentukan persyaratan
supplier/vendor/subkontraktor yang ikut lelang
Perencanaan K3 tidak komprehensif/lengkap (alat, metode,
dan intensitas)
Perencanaan manajemen lingkungan tidak mengacu pada
peraturan dan kondisi yang berlaku di sekitar proyek
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
7 Tabel 3.1 (Sambungan)
No.
Indikator
Sub
No.
X.2.17
X.2.18
X.2.19
X.2.20
X3
Faktor Risiko
Tidak ada perencanaan atas gangguan lingkungan sosial
Analisis lahan eksisting tidak tepat sehingga bisa
menyebabkan terjadinya perbedaan antara gambar rencana
dan kondisi di lapangan
Kesalahan dalam perencanaan sumber dana, alur pendanaan,
dan pengelolaan untuk menjaga marjin profit
Kesalahan dalam menafsirkan klausa-klausa pada kontrak
Eksekusi
Ketidakcepatan/kesalahan pada saat pengaturan dan
pengarahan eksekusi proyek
Terjadi perubahan scope ataupun kontrak akibat
X.3.2
perintah/instruksi dari owner
Kualitas pekerjaan/produk yang dihasilkan tidak sesuai
X.3.3
persyaratan owner sehingga terjadi rework
Tim proyek tidak berhasil mendapatkan sumber daya pada
X.3.4
saat waktu yang dibutuhkan
X.3.5
Tim proyek tidak kompak
Informasi yang didistribusikan tidak sesuai dengan harapanX.3.6
SOP kepada stakeholder
X.3.7
Kesalahan dalam memilih supplier/vendor/subkontraktor
Semua pihak yang berada di sekitar proyek tidak mematuhi
X.3.8
aturan K3 yang dibuat
X.3.9
Eksekusi konstruksi kurang memperhatikan lingkungan
Pengawasan dan pengendalian
Pengawasan dan pengendalian pekerjaan/perubahan
X.4.1
perencanaan tidak terintegrasi satu sama lain
Metode verifikasi lingkup yang dilakukan tidak tepat dan
X.4.2
petugas tidak teliti
X.4.3
Tidak dilakukan monitoring dan updating schedule
Pengendalian biaya tidak dilakukan dengan baik (sesuai
X.4.4
perencanaan)
Pelaksanaan pengendalian kualitas pekerjaan oleh pengawas
X.4.5
dilakukan dengan tidak teliti dan tidak kontinu
Laporan progress dan forecasting tidak dilakukan dengan
X.4.6
rutin dan tepat waktu
Risiko di setiap tahapan tidak direview dan dikendalikan
X.4.7
dengan baik
Kewajiban administrasi pengadaan tidak dilakukan dengan
X.4.8
baik
Pengendalian manajemen lingkungan tidak dilakukan dengan
X.4.9
baik
X.4.10 Proses cash ini dan cash out tidak dikendalikan dengan baik
X.4.11 Pencegahan klaim tidak berjalan dengan baik
Penutupan
Penyelesaian akhir proyek/setiap tahapan proyek tidak
X.5.1
berjalan dengan baik
Penyelesaian akhir dari setiap proses pengadaan tidak berjalan
X.5.2
dengan baik
Administrasi dan pelaporan K3 tidak tidak dilakukan dengan
X.5.3
baik
Administrasi keuangan dalam pekerjaan tambah tidak
X.5.4
dilakukan dengan baik
X.5.5
Penyelesaian klaim tidak mendapatkan titik temu
X.3.1
X4
X5
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
8 4.
HASIL PENELITIAN
Dari 33 responden yang mengisi kuisioner mengenai tingkat frekuensi dan dampak dari
faktor-faktor risiko yang terdapat pada aspek manajemen proyek didapatkan nilai bobot
risiko, risk ranking, dan risk level. Berikut ini adalah daftar lengkap mengenai faktor risiko
pada aspek manajemen proyek berikut dengan bobot risiko, risk ranking, dan risk levelnya:
X1
Inisiasi
Sub
No.
X.1.1
X2
X.1.2
X.1.3
Perencanaan
X.2.1
X.2.2
X.2.3
X.2.4
X.2.5
X.2.6
X.2.7
X.2.8
X.2.9
X.2.10
X.2.11
X.2.12
X.2.13
X.2.14
X.2.15
X.2.16
X.2.17
X.2.18
X.2.19
X.2.20
Faktor Risiko
Tanggung jawab dan kewenangan Project Manager tidak
clear
Kesalahan pemilihan tim inti proyek
Kesalahan dalam mengidentifikasi stakeholder yang terlibat
Perencanaan manajemen proyek tidak terintegrasi satu sama
lain
Perencanaan lingkup/item pekerjaan tidak lengkap dan tidak
sesuai persyaratan owner
Tidak ada perencanaan terhadap manajemen perubahan
pekerjaan
Pendefinisian aktifitas pekerjaan tidak tepat
Metode kerja yang direncanakan tidak tepat
Estimasi sumber daya material dan alat tidak cermat (jumlah
& spek)
Penjadwalan pekerjaan terlalu longgar/padat
Estimasi biaya dan penentuan anggaran proyek tidak cermat
(teralu besar/kecil)
Perencanaan kualitas tidak sesuai standar
Kesalahan dalam perencanaan sumber daya manusia (jumlah
&, kompetensi yang dibutuhkan)
Kesalahan dalam menentukan kepentingan dan perencanaan
pendekatan komunikasi terhadap stakeholder
Identifikasi risiko tidak komprehensif/lengkap
Analisis dan respon risiko yang direncanakan tidak tepat
Kesalahan dalam menentukan persyaratan
supplier/vendor/subkontraktor yang ikut lelang
Perencanaan K3 tidak komprehensif/lengkap (alat, metode,
dan intensitas)
Perencanaan manajemen lingkungan tidak mengacu pada
peraturan dan kondisi yang berlaku di sekitar proyek
Tidak ada perencanaan atas gangguan lingkungan sosial
Analisis lahan eksisting tidak tepat sehingga bisa
menyebabkan terjadinya perbedaan antara gambar rencana
dan kondisi di lapangan
Kesalahan dalam perencanaan sumber dana, alur pendanaan,
dan pengelolaan untuk menjaga marjin profit
Kesalahan dalam menafsirkan klausa-klausa pada kontrak
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
Risk Level
Indikator
Bobot
Risiko
No.
Risk
Ranking
Tabel 4.1 Daftar Faktor Risiko Berikut Bobot Risiko, Risk Ranking, & Risl Level
0,347
0,447
0,483
35
12
7
R
S
S
0,422
18
S
0,390
23
R
0,496
0,323
0,471
4
42
10
S
R
S
0,447
0,481
13
9
S
S
0,590
0,384
1
25
S
R
0,386
24
R
0,280
0,426
0,399
47
16
21
R
S
R
0,384
26
R
0,334
39
R
0,345
0,332
36
40
R
R
0,380
29
R
0,468
0,497
11
3
S
S
9 X3
Eksekusi
Sub
No.
Faktor Risiko
Ketidakcepatan/kesalahan pada saat pengaturan dan
pengarahan eksekusi proyek
Terjadi perubahan scope ataupun kontrak akibat
X.3.2
perintah/instruksi dari owner
Kualitas pekerjaan/produk yang dihasilkan tidak sesuai
X.3.3
persyaratan owner sehingga terjadi rework
Tim proyek tidak berhasil mendapatkan sumber daya pada
X.3.4
saat waktu yang dibutuhkan
X.3.5
Tim proyek tidak kompak
Informasi yang didistribusikan tidak sesuai dengan harapanX.3.6
SOP kepada stakeholder
X.3.7
Kesalahan dalam memilih supplier/vendor/subkontraktor
Semua pihak yang berada di sekitar proyek tidak mematuhi
X.3.8
aturan K3 yang dibuat
X.3.9
Eksekusi konstruksi kurang memperhatikan lingkungan
Pengawasan dan pengendalian
Pengawasan dan pengendalian pekerjaan/perubahan
X.4.1
perencanaan tidak terintegrasi satu sama lain
Metode verifikasi lingkup yang dilakukan tidak tepat dan
X.4.2
petugas tidak teliti
X.4.3
Tidak dilakukan monitoring dan updating schedule
Pengendalian biaya tidak dilakukan dengan baik (sesuai
X.4.4
perencanaan)
Pelaksanaan pengendalian kualitas pekerjaan oleh pengawas
X.4.5
dilakukan dengan tidak teliti dan tidak kontinu
Laporan progress dan forecasting tidak dilakukan dengan
X.4.6
rutin dan tepat waktu
Risiko di setiap tahapan tidak direview dan dikendalikan
X.4.7
dengan baik
Kewajiban administrasi pengadaan tidak dilakukan dengan
X.4.8
baik
Pengendalian manajemen lingkungan tidak dilakukan dengan
X.4.9
baik
X.4.10 Proses cash ini dan cash out tidak dikendalikan dengan baik
X.4.11 Pencegahan klaim tidak berjalan dengan baik
Penutupan
Penyelesaian akhir proyek/setiap tahapan proyek tidak
X.5.1
berjalan dengan baik
Penyelesaian akhir dari setiap proses pengadaan tidak berjalan
X.5.2
dengan baik
Administrasi dan pelaporan K3 tidak tidak dilakukan dengan
X.5.3
baik
Administrasi keuangan dalam pekerjaan tambah tidak
X.5.4
dilakukan dengan baik
X.5.5
Penyelesaian klaim tidak mendapatkan titik temu
X.3.1
X4
X5
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
Risk Level
Indikator
Bobot
Risiko
No.
Risk
Ranking
Tabel 4.1 (Sambungan)
0,365
31
R
0,430
15
S
0,490
5
S
0,361
0,349
33
34
R
R
0,294
46
R
0,432
14
S
0,401
0,308
20
45
S
R
0,362
32
R
0,341
0,396
38
22
R
R
0,490
6
S
0,384
27
R
0,319
43
R
0,375
30
R
0,315
44
R
0,327
0,483
0,424
41
8
17
R
S
S
0,402
19
S
0,341
37
R
0,272
48
R
0,381
0,539
28
2
R
S
10 5.
PEMBAHASAN
Pembahasan selanjutnya akan membahas faktor risiko dominan. Faktor risiko dominan
merupakan faktor risiko terbesar dari tiap-tiap kelompok proses manajemen. Berikut ini
adalah pembahasan dari faktor risiko dominan di tiap-tiap kelompok proses manajemen yang
telah didiskusikan kepada pakar:
Faktor Risiko Dominan pada Kelompok Proses Inisiasi
Dari 5 kelompok proses manajemen, inisiasi menempati peringkat ke-5 dalam hal
kelompok proses manajemen yang paling mempengaruhi cost overrun proyek gedung tinggi.
Pada kelompok proses inisiasi, faktor risiko dominan yang terjadi adalah kesalahan dalam
mengidentifikasi stakeholder yang terlibat
Faktor risiko X.1.3 (kesalahan dalam mengidentifikasi stakeholder yang terlibat)
menempati peringkat 7 dari 48 faktor risiko yang ada. Sementara untuk level risiko, faktor
risiko ini termasuk level risiko sedang. Penyebab yang paling sering terjadi di lapangan dari
faktor risiko ini adalah amdal (analisa mengenai dampak lingkungan) yang kurang lengkap.
Penyebab lainnya adalah kurangnya sosialiasi/komunikasi kepada penduduk sekitar. Kasus
yang
sering
terjadi
dari
2
penyebab
ini
adalah
penduduk
menghambat
pembangunan/konstruksi gedung dikarenakan penduduk menduga pengembang/desain
gedung tidak memperhitungkan dampak terhadap lingkungan. Hal ini mengakibatkan
pembangunan terlambat dari perencanaan dan biaya, sumber daya tambahan untuk mengurusi
komunikasi/perizinan kepada penduduk sekitar. Selain
itu penyebab lainnya adalah
ketidakpastian kondisi/fasilitas eksisting di lapangan dan juga perbedaan peraturan
pemerintah di daerah serta prosedur yang dipersyarakatkan oleh owner. Dampak yang
dimunculkan dari 2 penyebab faktor risiko ini adalah perubahan metode kerja serta pekerjaan
tambahan. Agar faktor risiko ini tidak terjadi maka dapat lakukan respon preventif antara lain:
mepelajari informasi stakeholder yang terlibat berdasarkan kontrak mandatori, pengalaman,
dan prosedur terbaru; melakukan komunikasi dengan stakeholder pada awal proyek baik
secara lisan, meeting, maupun tertulis; mengupdate prosedur terbaru perusahaan/divisi
mengenai inisiasi proyek. Sementara itu untuk respon korektif yang bisa dilakukan antara
lain: melakukan klaim apabila faktor risiko ini terjadi disebabkan oleh kesalahan owner;
melakukan review dan perbaikan ekspektasi stakeholder di setiap hold point (5%, 50%, 90%).
Berikut ini adalah model hubungan penyebab, dampak, dan respon risiko untuk faktor
risiko kesalahan dalam mengidentifikasi stakeholder yang terlibat:
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
11 Gambar 5.1 Model Hubungan Dampak, Penyebab, Respon Preventif & Korektif FR X.1.3
Keterangan :
à dampak
à penyebab
à respon preventif
à respon korektif
Faktor Risiko Dominan pada Kelompok Proses Perencanaan
Dari 5 kelompok proses manajemen, perencanaan menempati peringkat 1 dalam hal
kelompok proses manajemen yang paling mempengaruhi cost overrun proyek gedung tinggi.
Pada kelompok proses perencanaan, faktor risiko dominan yang terjadi adalah estimasi biaya
dan penentuan anggaran proyek tidak cermat (terlalu besar/kecil)
Faktor risiko X.2.8 ini menempati peringkat 1 dari 48 faktor risiko yang ada. Sementara
untuk level risiko, faktor risiko ini termasuk level risiko sedang. Penyebab utama yang paling
sering terjadi di lapangan adalah ketidakcermatan dalam menghitung lingkup pekerjaan yang
akan membuat lingkup pekerjaan bertambah. Sementara itu untuk penyebab lainnya antara
lain: kesalahan dalam pemilihan metode kerja; kesalahan dalam menghitung ketersediaan
material di lapangan; tidak memperhitungkan kurs, inflasi, dan kenaikan harga BBM pada
saat estimasi biaya; salah dalam mengambil keputusan make/buy/lease beberapa item
pekerjaan; dan yang terakhir ada kesalahan dalam menghitung biaya kontingensi dan biaya
tidak langsung. Dampak utama dari faktor risiko ini adalah pembengkakan biaya. Dampak
lainnya adalah penurunan spek. Agar faktor risiko ini tidak terjadi maka dapat dilakukan
beberapa respon preventif antara lain: melakukan estimasi biaya dengan memperhitungkan
statistik inflasi, prediksi kenaikan harga, biaya kontingensi, dan biaya tidak langsung;
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
12 melakukan review kontrak terhadap risiko-risiko kontrak; dan yang terakhir adalah melakukan
kontrak payung terhadap supplier. Apabila faktor risiko ini sudah terjadi, maka respon
korektif yang dapat dilakukan antara lain: memperbaiki metode kerja; mengusulkan
kompensasi terhadap cuaca ekstrim; dan yang terakhir adalah negosiasi harga, waktu, dan
regulasi.
Berikut ini adalah model hubungan penyebab, dampak, dan respon risiko untuk faktor
risiko estimasi biaya dan penentuan anggaran proyek tidak cermat (terlalu besar/kecil):
Gambar 5.2 Model Hubungan Dampak, Penyebab, Respon Preventif & Korektif FR X.2.8
Faktor Risiko Dominan pada Kelompok Proses Eksekusi
Dari 5 kelompok proses manajemen, eksekusi menempati peringkat ke-3 dalam hal
kelompok proses manajemen yang paling mempengaruhi cost overrun proyek gedung tinggi.
Pada kelompok proses eksekusi, faktor risiko dominan yang terjadi adalah kualitas
pekerjaan/produk yang dihasilkan tidak sesuai persyaratan owner sehingga terjadi rework
Faktor risiko X.3.3 (kualitas pekerjaan/produk yang dihasilkan tidak sesuai persyaratan
owner) menempati peringkat 5 dari 48 faktor risiko yang ada. Sementara untuk level risiko,
faktor risiko ini termasuk level risiko sedang.
Penyebab utama faktor risiko ini adalah
rendahnya sistem evaluasi dan pengambilan keputusan terhadap permasalahan kualitas
pekerjaan/produk. Sementara untuk penyebab lainnya antara lain: tidak ditentukannya dengan
jelas spesifikasi detail produk; kesalahan prosedur perencanaan; dan pekerja tidak profesional.
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
13 Dampak utama dari faktor risiko ini adalah terjadi delay dan penambahan biaya. Respon
preventif untuk faktor risiko ini adalah melakukan pengawasan intens agar pekerja bekerja
secara profesional berdasarkan Inspection & Test Plan serta menerapkan prinsip continous
improvement (plan-do-check-act). Respon preventif lainnya adalah melakukan perencanaan
metode kerja dengan tepat . Upaya preventif lainnya adalah mempelajari dan menjalankan
Rencana Kerja dan Syarata (RKS) dari owner. Sementara itu, apabila risiko korektif yang
dapat dilakukan adalah melakukan perbaikan hasil pekerjaan/produk dan kemungkinan
terburuknya adalah down grade.
Berikut ini adalah model hubungan penyebab, dampak, dan respon risiko untuk faktor
risiko kualitas pekerjaan/produk yang dihasilkan tidak sesuai persyaratan owner sehingga
terjadi rework :
Gambar 5.3 Model Hubungan Dampak, Penyebab, Respon Preventif & Korektif FR X.3.3
Faktor Risiko Dominan pada Kelompok Proses Pengawasan dan Pengendalian
Kelompok proses pengawasan dan pengendalian merupakan kelompok proses yang
dilaksanakan
berdasarkan
perencanaan.
Masa-masa
pengawasan
dan
pengendalian
berlangsung mulai dari awal proyek sampai penutupan proyek. Dari 5 kelompok proses
manajemen, pengawasan dan pengendalian menempati peringkat ke-4 dalam hal kelompok
proses manajemen yang paling mempengaruhi cost overrun proyek gedung tinggi. Pada
kelompok proses pengawasan dan pengendalian, 2 faktor risiko dominan yang terjadi adalah
pengendalian biaya tidak terlaksana dengan baik (sesuai perencanaan)
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
14 Faktor risiko X.4.4 (pengendalian biaya tidak terlaksana dengan baik) menempati
peringkat 6 dari 48 faktor risiko yang ada. Sementara untuk level risiko, faktor risiko ini
termasuk level risiko sedang.
Faktor risiko ini disebabkan oleh beberapa penyebab.
Penyebab-penyebab tersebut antara lain: terjadi force majeur; kurangnya pemanfaatan secara
maksimal terhadap pengembangan sistem informasi dan teknologi; terjadi kenaikan harga
material baik dikarenakan kenaikan harga BBM maupun inflasi; dan laporan kinerja proyek
dan forecasting yang tidak teratur. Dampak dari faktor risiko ini adalah terjadi penambahan
biaya yang diakibatkan oleh faktor-faktor yang tidak bisa dikendalikan pada saat eksekusi.
Respon preventif untuk faktor risiko ini antara lain: membuat pasal yang menyatakan bahwa
force majeur diantisipasi dengan asuransi; konsistensi antara pelaksanaan dan perencanaan;
melakukan pelatihan pengendalian biaya (cost control) dengan memaksimalkan IT;
melakukan update dan forecasting kinerja biaya secara rutin serta memastikan bahwa kinerja
biaya masih di dalam baseline biaya; dan melakukan kontrak payung terhadap supplier.
Sementara itu, untuk respon korektif yang dapat dilakukan adalah melakukan pelatihan
manajemen biaya dan membantu memperbaiki pengendalian biaya.
Berikut ini adalah model hubungan penyebab, dampak, dan respon risiko untuk faktor
risiko pengendalian biaya tidak terlaksana dengan baik (sesuai perencanaan):
Gambar 5.4 Model Hubungan Dampak, Penyebab, Respon Preventif & Korektif FR X.4.4
Faktor Risiko Dominan pada Kelompok Proses Penutupan
Dari 5 kelompok proses manajemen, penutupan menempati peringkat ke-2 dalam hal
kelompok proses manajemen yang paling mempengaruhi cost overrun proyek gedung tinggi.
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
15 Pada kelompok proses penutupan, faktor risiko dominan yang terjadi adalah penyelesaian
klaim tidak mendapatkan titik temu
Faktor risiko X.5.5 (penyelesaian klaim tidak mendapatkan titik temu) menempati
peringkat 2 dari 48 faktor risiko yang ada. Sementara untuk level risiko, faktor risiko ini
termasuk level risiko sedang. Penyebab dari faktor risiko ini adalah perencanaan klaim tidak
matang yang diakibatkan oleh risiko-risiko yang tidak teridentifikasi pada saat perjanjian
kontrak. Dokumen pendukung klaim tidak lengkap juga dapat mengakibatkan klaim.
Dokumen-dokumen pendukung tersebut antara lain: rekaman waktu, sumber daya, dan biaya
yang diakibatkan oleh pekerjaan yang akan diklaim. Dampak dari faktor risiko ini adalah
terjadi penundaan penutupan proyek dan biaya tambahan untuk penyelesaian klaim ke tingkat
lebih tinggi. Respon risiko preventif yang dapat dilakukan adalah membuat dokumen
administrasi kontrak dengan baik. Apabila terjadi klaim maka harus langsung diusahakan
penyelesaian klaim dengan cara negosiasi. Sementara itu, apabila penyelesaian klaim tidak
mendapatkan titik temu maka dilanjutkan ke tingkat hukum lebih lanjut baik mediasi,
arbitrase, maupun litigasi.
Berikut ini adalah model hubungan penyebab, dampak, dan respon risiko untuk faktor
risiko penyelesaian klaim tidak mendapatkan titik temu:
Gambar 5.5 Model Hubungan Dampak, Penyebab, Respon Preventif & Korektif FR X.5.5
6.
KESIMPULAN
Dari tabel 4.1 pada bagian hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa kelompok proses
manajemen pada aspek manajemen proyek yang paling berpengaruh terhadap kinerja biaya
adalah kelompok perencanaan. Hal ini sesuai dengan pendapat pakar bahwa keberhasilan
proyek khususnya kinerja biaya 60% bergantung pada perencanaan [16]. Apabila perencanaan
baik maka eksekusi, pengawasan dan pengendalian, serta penutupan dapat terlaksana dengan
baik. Dari pembahasan respon risiko untuk faktor risiko dominan, respon resiko yang penulis
berikan adalah dalam proses manajemen, perencanaan untuk setiap knowlede area hendaknya
direncanakan dengan matang dan terintegrasi baik antar knowledge area maupun antar
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
16 kelompok proses manajemen. Apabila ada perubahan atau kejadian yang tidak diharapkan
pada saat eksekusi, pengawasan, dan penutupan maka hendaknya langsung dilakukan update
perencanaan dan dikomunikasikan kepada setiap pihak yang terlibat sehingga risiko dapat
dikecilkan seminimal mungkin.
7.
SARAN
Saran yang dapat penulis berikan untuk penelitian ini adalah melakukan penelitian
serupa dengan menganalisis faktor risiko dominan pada aspek manajemen proyek namun
dilihat dampaknya terhadap kinerja waktu proyek; melakukan penelitian sejenis di beberapa
proyek selain pada proyek gedung tinggi seperti jalan raya, pelabuhan, infrastruktur air dan
proyek lainnya; melakukan penelitian lebih lanjut khusus respon risiko untuk faktor risiko
dominan yang telah teridentifikasi pada penelitian.
DAFTAR REFERENSI
[1]
http://www.tempo.co/read/news/2012/07/18/090417786/Indonesia-Akan-Miliki-75Pencakar-Langit diakses tanggal 18 Juli 2012.
[2]
Australian/New Zealand Standard, Risk management (AS/NZS 4360:1999), hal.35.
[3]
Harold Kerzner, Project management: A system approach to planning, schedulling
and controlling 10th edition (2009), hal. 45.
[4]
A. H. Memon, I. A. Rahman, dan A. A. Azis, Preliminary study on causative factors
leading to construction cost overrun, (International Journal of Advances in Applied
Sciences Vol. 2, 57-71, 2011).
[5]
A. H. Memon, I. A. Rahman, dan A. A. Azis, Time and cost perfomance in
costruction projects in southern and cenrtal regions of penisular malaysia,
(International Journal of Advances in Applied Sciences, Vol. 1, 45-52, 2012).
[6]
Harold Kerzner, Project management: A system approach to planning, schedulling
and controlling 10th edition (2009), hal. 2.
[7]
A.K. Munnsdan B.F. Bjeirmi, The role of project management in achieving project
success. (International Journal of Project Management, Vol. 14, No. 2, pp. 81-87,
1996).
[8]
An American National Standard. A Guide to the Project Management Body Of
Knowledge. (2000-2008), hal. 1.
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013
17 [9]
An American National Standard. A Guide to the Project Management Body Of
Knowledge. (2000-2008), hal. 37-67.
[10] An American National Standard. A Guide to the Project Management Body Of
Knowledge. (2000-2008), hal. 275.
[11] Harold Kerzner, Project management: A system approach to planning, schedulling
and controlling 10th edition (2009), hal. 743.
[12] Chris Chapman dan Stephen Ward, Project risk management: Processes, techniques
& insight. (1997), hal. 6.
[13] R. M. Wideman, Project and Program Risk Management: A Guide to Managing
Project Risk and Opportunities. (1992), hal 1-3.
[14] An American National Standard. A Guide to the Project Management Body Of
Knowledge. (2000-2008), hal. 273.
[15] Standar Nasional Indonesia, Pedoman Penilaian Risiko Investasi Jalan Tol (SNI Pd
T01-2005-B), hal. 9.
[16] Zaenal Effendi, wawancara, 1 Juli 2013.
Analisis faktor …, Ahmad Wanhar, FT UI, 2013