perancangan sistem informasi akuntansi terkomputerisasi jasa

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL
MOBIL PADA NT RENT CAR KUDUS
RIEZTY HENING NUGRAINI
B12.2010.01535
Fakultas Ekonomi dan Bisnis
Universitas Dian Nuswantoro Semarang
This research aims to produce an accounting information system of car rental who
can perform data processing and interpret a firm’s financial statements. This research
included in systems development research. Subject of this research is a rental car firm based
in Kudus, Jawa Tengah, namely NT Rent Car Kudus. The object is accounting information
system of car rental.
This research using an observation and interviews as data collection methods. As a
technique, this research used System Development Life Cycle (SDLC). Conversion system that
used in this study was a parallel conversion.
Results from this study indicate (1) that NT Rent Car Kudus apply manual accounting
information system. (2) A system designed to facilitate the performance of NT Rent Car Kudus
and well implemented.
Keyword : Accounting Information System, Data Collection, Rental Car
PENDAHULUAN
Perkembangan zaman yang semakin maju seiring dengan berkembanganya teknologi
kecepatan dan ketepatan dalam mengolah data serta informasi yang cepat dan akurat. Fungsi
komputer sebagai alat bantu manusia, khususnya sebagai media pengolahan data, sekarang ini
mengalami pengembangan positif yang sangat pesat. Hal ini didukung oleh faktor pendorong
dan faktor keunggulan dari komputer itu sendiri berupa kemajuan teknologi dibidang
informasi, serta kebutuhan dan tuntutan manusia yang menginginkan semua pekerjaan dan
kebutuhannya dapat dilaksanakan dengan aman, cepat dan akurat. Faktor tersebut saling
berkaitan dan harus terpenuhi semua agar komputer dapat menjalankan tugas dan fungsinya
secara optimal yang membantu dalam suatu proses pengolahan data.
Hal inilah yang terjadi pada NT Rent Car, mereka kesulitan untuk mendapat informasi
tentang laporan keuangan yang akurat dan tepat waktu. Hal tersebut dikarenakan mereka tidak
memanfaatkan sistem teknologi informasi yang ada, mereka mencatat semua aktivitas
transaksi dan pencatatan keseharian dengan cara manual. NT Rent Car merupakan sebuah
perusahaan jasa yang kegiatan utamanya memberikan jasa persewaan mobil kepada
pelanggan. Dihadapkan pada perkembangan usaha perusahaan serta pertimbangan semakin
meningkatnya persaingan bisnis jasa penyewaan mobil, para pengusaha dibidang mobil
melakukan terobosan baru dalam meningkatkan kinerja pelayanan jasa transportasi bagi para
pelanggannya. Salah satunya adalah dengan pemanfaatan pemrograman dan sistem komputer
1
mampu dibuat suatu software untuk melakukan pengolahan data menjadi informasi, sehingga
keuntungan yang didapat oleh perusahaan akan maksimal.
Dalam prosedur teknis persewaan pada NT Rent Car ini sudah baik, tetapi untuk
prosedur pencatatan transaksi masih menggunakan sistem manual. Dalam pencatatan tersebut
harus memiliki sistem yang terkomputerisasi yang telah memanfaatkan sistem teknologi
informasi, sehingga masalah-masalah seperti kesulitan untuk mendapat informasi yang akurat
dan tepat waktu tentang laporan keuangan dapat teratasi. Karena hal tersebut akan
mengakibatkan tidak maksimalnya keuntungan yang didapat oleh perusahaan.
Dengan memiliki pencatatan secara terkomputerisasi, pemilik akan dapat mengetahui
jumlah kas yang dimilikinya setiap saat. Data pencatatan yang dimiliki akan selalu update
dengan transaksi yang dilakukan setiap saat. Sistem pencatatan yang terkomputerisasi juga
mendukung pemilik dalam rangka pengambilan keputusan.
Keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem terkomputerisasi
antara lain pemrosesan data menjadi lebih cepat dan tidak perlu lagi ada bertumpuk-tumpuk
data yang harus dicatat dan disimpan, sehingga dapat lebih menghemat waktu, pencatatan
transaksi dan aktivitas perusahaan menjadi lebih akurat. Sehingga perlu dikembangkan dan
diciptakan suatu sistem baru yang terkomputerisasi dalam sistem pencatatan, penggolongan,
maupun pengolahan data keuangan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan yang
menimbulkan tidak maksimalnya keuntungan bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan di
dalam pencatatan maka perusahaan akan dirugikan. Penelitian difokuskan pada sistem
penyewaan mobil yang akan dijalankan dan pembuatan laporan keuangan pada NT Rent Car.
Perancangan desain sistem informasi akuntansi terkomputerisasi rental mobil NT Rent Car
yang menarik, mudah dimengerti, dan menggunakan Visual Basic.
Dari uraian di atas, diperlukannya suatu sistem akuntansi yang terkomputerisasi agar
proses pencatatan dapat berjalan dengan efisien dan efektif serta kebutuhan informasi laporan
keuangan dapat terpenuhi dengan cepat. Dengan memanfaatkan sistem teknologi informasi,
maka penulis tertarik untuk memecahkan masalah pencatatan secara manual untuk kemudian
dituangkan kedalam sistem yang sudah terkomputerisasi, sehingga judul penelitian yang
diambil
adalah
“PERANCANGAN
SISTEM
INFORMASI
AKUNTANSI
TERKOMPUTERISASI JASA PENYEWAAN RENTAL MOBIL PADA NT RENT
CAR KUDUS”.
METODOLOGI PENELITIAN
Objek Penelitian
Objek penelitian untuk tugas akhir ini adalah sebuah usaha rental mobil yang
memberikan jasa penyewaan mobil yang bernama NT Rent Car. Usaha ini terletak di pusat
kota Kudus, daerah Simpang Tujuh, Jalan Karang Nongko No. 371. Menurut penulis
berdasarkan peninjauan, usaha ini tergolong sebagai usaha yang bergerak dibidang jasa.
Jenis Data
Berdasarkan sumbernya dibagi menjadi dua, yaitu:
1. Data primer
2
Yaitu data yang didapat langsung dari sumber datanya. Pemngumpulan data dilakukan
melalui wawancara langsung dengan pemilik NT Rent Car mengenai sejarah berkembangnya
NT Rent Car, prosedur-prosedur peminjaman mobil, kesulitan yang terjadi selama ini, dan
observasi untuk mengetahui gambaran kegiatan bisnis pada NT Rent Car sehingga dapat
menentukan hubungan antar entitas.
2. Data sekunder
Adalah data yang diperoleh tidak secara langsung pada sumber datanya melainkan didapat
dari sumber yang telah ada, misalnya catatan transaksi, kwitansi, dan catatan kendaraan.
Metode Pengumpulan Data
Dalam menyusun skripsi ini, diperlukan data yang relatif lengkap sebagai bahan yang
mendukung kebenaran materi uraian pembahasan. Oleh karena itu sebelum menyusun skripsi
ini, terlebih dahulu penulis melakukan riset atau penelitian untuk menjaring data atau bahan
materi yang diperlukan, dengan cara ini penulis mendapatkan data dan informasi. Adapun
metode pengumpulan data yang digunakan penulis yaitu:
Studi Pustaka
Pada tahapan ini yang dilakukan penulis dalam pengumpulan data dengan memahami
buku referensi yang didapatkan di perpustakaan, membeli buku, serta mencari artikel pada
majalah ataupun internet yang mendukung dengan topik yang dibahas dalam penyusunan
skripsi ini seperti mempelajari seluk beluk perusahaan penyewaan mobil, analisi, dan
pengembangan sistem yang berkaitan dengan penelitian skripsi ini.
Studi Lapangan
Tahap pengumpulan data pada studi lapangan penulis menggunakan cara dengan
melakukan pendekatan untuk mendapatkan data dan informasi yaitu:
1) Observasi
Pada metode ini dalam penelitian melakukan pengamatan dan terlibat langsung dalam
kegiatan lapangan seperti membantu pekerjaan di bagian data penyewaan.
2) Wawancara
Dalam tahap wawancara penulis melakukan tanya jawab kepada pemilik rental mobil
pada tanggal 7 Maret 2015 bertempat di kantor NT Rent Car. Wawancara yang peneliti
lakukan untuk mengumpulkan data dengan mengadakan tatap muka secara langsung dengan
orang yang menjadi sumber data atau objek penelitian.
Metode Perancangan Sistem
Metode yang digunakan untuk membuat sistem di NT Rent Car adalah metode yang
menggunakan pengembangan sistem terstruktur yaitu System Development Life Cycle
(SDLC), karena SDLC merupakan metode yang sudah diakui dan digunakan banyak
pengembangan sistem, alur, tahapannya tersetruktur dan praktis, alat-alat dari SDLC
menggunakan diagram yang lebih mudah dimengerti, tahapannya terkait sati sama lain.
Apabila ada perubahan sistem maka tidak semua tahap dilakukan pengulangan kembali, tahap
SDLC lebih mudah, cocok pada pembangun sistem ke sistem komputer.
3
ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM
Sejarah Singkat Perusahaan
NT Rent Car merupakan perusahaan jasa yang bergerak di bidang persewaan/rental
mobil. NT Rent Car didirikan pada tanggal 26 Februari 2012 oleh Muhammad Fahrul Riza.
NT Rent Car berlokasi di Jalan Karang Nangka No. 371 Kabupaten Kudus. Saat itu
persewaan mobil masih jarang dijumpai di kota Kudus. Dengan bermodalkan 3 unit mobil,
pemilik menjalankan usahanya. Tetapi dengan semakin berkembangnya aktivitas perusahaan
membuat semakin banyak pelanggan yang melakukan persewaan mobil. Untuk mencukupi
kebutuhan tersebut, perusahaan menambah mobil baru hingga sampai saat ini telah menjadi
43 mobil.
Sistem yang Berjalan Saat Ini
Flow of Document Sistem yang Berjalan Saat Ini
PELANGGAN
BAGIAN ADMINISTRASI
fotokopi kartu
identitas
1
memilih mobil
yang akan
disewa
fotokopi kartu
identitas
1
mencatat data
pelanggan dan
mengecek
ketersediaan mobil
2
untuk pembayaran di
awal
formulir sewa
terisi
fotokopi kartu
identitas
2
untuk pembayaran di
akhir
cek, setuju,
& bayar
mobil yang
disewa
formulir sewa
terisi
formulir sewa
terisi
A
2
formulir sewa
terisi
cek & setuju
mobil yang
disewa
nota sewa
mobil
uang
3
uang
3
formulir sewa
terisi
4
mobil
nota sewa
nota sewa
A
menerima
uang
nota sewa
kwitansi
sewa
kwitansi
sewa
nota sewa
A
4
4
Sistem Pendataan Penyewaan Mobil yang Diusulkan
Flow of Document Sistem Pendataan Penyewaan Mobil
BAGIAN
ADMINISTRASI
PELANGGAN
BAGIAN
KEUANGAN
11
1
3
form sewa
terisi
Down
Payment
form
sewa
DIREKTUR
OPERASIONAL
PEMILIK
6
8
uang
mengisi
formulir
mengecek
ketersediaan mobil
dan memberi syarat
pada pelanggan
form
sewa
terisi
nota pelunasan
rekap
penyewaan
diverifikasi
mencocokan
jumlah uang
& rekap
penyewaan
pelunasan
1
Laporan keuangan
membuat
laporan
keuangan
2
rekap
penyewaan
7
mencocokan
nota & nota
form
sewa
terisi
fotokopi
syarat
1
uang
2
rekap
penyewaan
diverifikasi
2
mencocokan
jumlah
uang, rekap
penyewaan,
& laporan
keuangan
yang telah
diverifikasi
oleh
direktur
operasional
Laporan keuangan
A
1
1
Laporan keuangan
nota sewa
membuat
nota sewa
8
Down Payment
2
cek, setuju,
& bayar
DP untuk
mobil yang
disewa
nota pelunasan
Down Payment
rekap
penyewaan
2
7
nota sewa
rekap
penyewaan
diverifikasi
1
nota sewa
1
1
nota sewa
A
6
3
uang
Laporan keuangan
2
A
4
4
A
uang
A
1
2
5
nota sewa
nota sewa
A
R
proses bayar &
rekap harian
2
nota sewa
uang
1
nota sewa
mobil
2
nota sewa
KETERANGAN:
A : arsip
R : arsip online
9
5
5
Flow of Document Sistem Pendataan Pengembalian Mobil
BAGIAN
ADMINISTRASI
PELANGGAN
9
1
0
2
nota sewa
2
mengembalikan
mobil
cek kondisi
mobil, data
pengembalian,
denda, dan
biaya
2
nota sewa
10
1
nota
2
12
nota
11
1
nota pelunasan
12
A
Identifikasi Data dan Informasi
Dokumen yang diolah dalam Sistem Informasi Akuntansi Berbasis Komputer
Penyewaan Rental Mobil ini antara lain:
1. Form Sewa
6
2. Nota Sewa
3. Nota Pelunasan
7
Sedangkan informasi yang di hasilkan dari Sistem Informasi Akuntansi
Berbasis Komputer Penyewaan Rental Mobil ini adalah sebagai berikut:
1. Laporan Pendapatan Sewa
2. Laporan Laba Rugi
8
3. Neraca
Catatan Akuntansi yang Digunakan
Berikut merupakan catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem pendataan
penyewaan rental mobil:
1. Jurnal
Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi penyewaan rental mobil sehingga pada akhir
periode dapat diketahui jumlah penerimaan kas.
2. Buku besar
Digunakan sebagai tempat untuk mem-posting transaksi yang berasal dari jurnal.
Sehingga transaksi tersebut dapat dikelompokan sesuai dengan akun masing-masing
transaksi.
9
HIPO (Hierarchy Input Process Output)
Sistem Informasi Akuntansi
Penyewaan Rental Mobil
Master
Pelanggan
Transaksi
Sopir
Mobil
Penyewaan
Laporan
Pengembalian
Laporan
Pendapatan
Sewa
Laporan Laba
Rugi
Diagram Contex
Neraca
Laporan Laba
Rugi
PEMILIK
10
Data Customer
SISTEM INFORMASI
AKUNTANSI
PENYEWAAN
RENTAL MOBIL
Buat Data Customer
CUSTOMER
Laporan Pendapatan Sewa
Form Sewa
Down Payment
Nota Pelunasan
BAGIAN
ADMINISTRASI
Neraca
Data Flow Diagram
Data Pelanggan
1
sopir
mobil
Data Sopir
pelanggan
Data Mobil
MASTER
Daftar Mobil
Daftar Sopir
Daftar Sewa
PELANGGAN
2
Form Sewa
TRANSAKSI
BAGIAN ADMINISTRASI
pelanggan
sopir
mobil
3
LAPORAN
sewa
kembali
Laporan Pendapatan Sewa
Laporan Laba Rugi
Neraca
Desain Input Output
Desain Input
1) Desain Menu Utama
11
PEMILIK
2) Desain Menu Master
3) Desain Menu Transaksi
4) Desain Menu Laporan
12
5) Desain Input Data Pelanggan
6) Desain Input Data Sopir
7) Desain Input Data Mobil
13
8) Desain Input Data Tipe Mobil
9) Desain Input Transaksi Sewa
10) Desain Input Transaksi Kembali
14
11) Desain View Transaksi Sewa
Desain Output
1) Nota Sewa
2) Nota Pelunasan
15
3) Laporan Pendapatan Sewa
4) Laporan Laba Rugi
5) Neraca
16
6) Jurnal
7) Buku Besar
PENUTUP
KESIMPULAN
Berdasarkan hasil penelitian di atas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem
informasi terkompurisasi pada NT Rent Car yang dirancang dapat berjalan dengan baik
dan dapat meningkatkan efesiensi waktu serta dapat membantu kegiatan usaha di NT
Rent Car menjadi lebih cepat. Selain itu sistem yang dihasilkan dapat menyimpan data
yang sudah terkomputerisasi mempermudah usaha NT Rent Car dalam proses
penyimpanan, pencarian, dan dapat membantu untuk membuat laporan keuangan secara
terkomputerisasi. Sehingga pemilik sewaktu-waktu dapat melihat laporan keuangan
tanpa harus menunggu lama, serta informasi keuangan yang dihasilkan lebih akurat.
17
SARAN
Dengan memperhatikan hasil penelitian yang dilakukan di NT Rent Car Kudus,
diharapkan sistem ini dapat diterapkan “NT Rent Car“ sehingga sistem ini dapat
membantu serta mempermudah kegiatan. Selain itu diharapkan sistem ini bisa
melengkapi sistem yang berjalan saat ini.
DAFTAR PUSTAKA
Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan terstruktur teori
dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta: Andi.
Hartono, Jogiyanto. 2009. Sistem Teknologi Informasi.Yogyakarta: Andi.
Kendall, Kenneth E dan Julie E Kendall. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Jakarta:
Indeks.
Kieso, Weygandt dan Warfield. 2002. Intermediate Accounting, 10th Edition. Jakarta:
Erlangga.
Kristanto, Andi. 2003. Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Yogyakarta: Gava
Media.
Ladjimudin, Al-Bahra bin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha
Ilmu.
Mulyadi. 2013. Sistem Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat.
Pandia, Henry. 2004. Visual Basic 6 Tingkat Lanjut. Yogyakarta: Andi.
Romney, Marshall B dan Paul John Steinbart. 2006. Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta:
Salemba Empat.
Sutabri, Tata. 2012. Konsep Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi.
Wahyono, Teguh. 2004. Sistem Informasi Akuntansi. Yogyakarta: Andi.
18