analisis dan perancangan sistem manajemen kualitas pada pt

1
ANALISIS DAN PERANCANGAN
SISTEM MANAJEMEN KUALITAS
PADA PT. MAYORA INDAH, TBK
MENGGUNAKAN SISTEM OPERASI
ANDROID
Irwan
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia. 0878 8860 1919. [email protected]
Robin Revialus
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia. 0878 7790 7695. [email protected]
dan
Ichwan Ridwan Tandjung, B.Sc., M. Sc.
Binus University, Jakarta, DKI Jakarta, Indonesia. 0818 928 807. [email protected]
ABSTRACT
Quality management in PT. Mayora Indah, Tbk, that hasn’t utilized technology still having
some problem, like worker’s indiscipline and high operational cost. The goal of this research is
to solve the problem using technology. Research is done by doing analysis of the existing system
to understand the business process, and design a new system using Android Operating System
to solve the problem. The new system is designed, developed, and tested using Incremental
Development Software Process Model. Worker’s indiscipline can be solved using technology to
restrict their work schedule. The work that has been through the schedule can’t be done
anymore. Operational costs in the current system arising from the printing paper form used for
the management of quality, and this problem can be overcome by replacing paper forms with a
Mobile Device-shaped tablet. The results showed that the problem can be solved. (IR).
Keyword: Quality Management, technology, Android, mobile device, tablet
2
ABSTRAK
Manajemen kualitas pada PT. Mayora Indah, Tbk. yang belum memanfaatkan teknologi
informasi masih mengalami berbagai permasalahan, seperti ketidakdisiplinan petugas dan
biaya operasional yang tinggi. Tujuan penelitian adalah untuk mengatasi permasalahan di atas
dengan memanfaatkan teknologi informasi. Penelitian dilakukan dengan melakukan analisis
pada sistem yang sedang berjalan untuk mendapatkan proses bisnisnya, dan merancang sistem
usulan yang menggunakan sistem operasi Android untuk mengatasi permasalahan. Sistem
usulan dirancang, dikembangkan, dan diuji coba dengan menggunakan model pengembangan
Incremental. Ketidakdisiplinan petugas dalam menjalankan proses manajemen kualitas dapat
diatasi dengan memanfaatkan teknologi informasi untuk membatasi jadwal pekerjaan.
Pekerjaan yang telah lewat jadwal tidak dapat dikerjakan lagi. Biaya operasional pada sistem
yang sedang berjalan ditimbulkan dari pencetakan kertas-kertas form yang digunakan untuk
manajemen kualitas, dan permasalahan ini dapat diatasi dengan cara menggantikan kertas
form tersebut dengan sebuah Mobile Device berbentuk tablet. Hasil penelitian menunjukkan
bahwa permasalahan dapat diatasi. (IR).
Kata Kunci: manajemen kualitas, teknologi, Android, mobile device, tablet.
PENDAHULUAN
Kualitas atau mutu dipandang sebagai suatu derajat atau taraf pengukuran yang
biasanya digunakan untuk menyatakan baik atau buruknya suatu produk atau jasa. Istilah ini
sering digunakan dalam dunia sehari-hari, contohnya dalam bisnis, keuangan, dan banyak hal
lainnya. Kualitas ini sendiri tidak dapat dipisahkan dari produk-produk yang dihasilkan oleh
manusia. Kualitas yang baik adalah batasan yang diinginkan oleh banyak orang. Dalam dunia
bisnis, suatu produk yang memiliki kualitas baik akan memiliki nilai jual yang baik juga. Oleh
karena itu, proses produksi biasanya dilengkapi dengan suatu sistem yang disebut dengan sistem
manajemen kualitas atau Quality Management System.
Sistem ini merupakan salah satu sistem yang paling banyak dianut oleh perusahaanperusahaan besar, khususnya produsen, agar produk yang dihasilkannya dapat memiliki nilai
jual yang baik. Sistem manajemen kualitas ini memiliki standar yang berbeda-beda di setiap
perusahaan. Sistem ini memiliki banyak kendala dalam pelaksanaannya, seperti kurangnya
tenaga kerja, hilangnya data saat pengecekan kualitas, atau bahkan bahan baku yang kualitasnya
kurang baik. Beberapa hal di atas akan memberikan dampak yang cukup fatal dalam kegiatan
produksi.
PT. Mayora Indah, Tbk. adalah salah satu perusahaan yang memperhatikan kualitas dari
produk-produk yang diproduksinya setiap hari. Perusahaan ini memiliki standar kualitas sendiri,
mulai dari bahan baku, proses produksi, dan hasil akhir dari produk tersebut. PT. Mayora Indah,
Tbk. sudah menganut sistem manajemen kualitas ini sejak awal, dan semua kegiatan manajemen
dilakukan dengan cara konvensional.
Perkembangan teknologi sendiri sampai saat ini masih terus berkembang dan telah
sampai pada era mobile. Sebagian besar teknologi yang ada saat ini merupakan teknologi yang
membantu pekerjaan manusia. Perkembangan teknologi inilah yang tidak ingin disia-siakan
oleh PT. Mayora Indah, Tbk. untuk mengakomodasi pekerjanya dalam melakukan pekerjaan
agar lebih efektif dan efisien dibandingkan sebelumnya.
PT. Mayora Indah, Tbk. ingin mengadopsi teknologi mobile yang berbasis Android agar
dapat digunakan dalam sistem manajemen kualitas yang telah mereka miliki saat ini.
Tantangannya adalah bagaimana caranya agar teknologi ini dapat membantu petugas pemeriksa
3
kualitas bekerja secara lebih efektif dan efisien. Salah satu caranya adalah dengan mengganti
kertas-kertas yang berisi daftar standar dengan suatu perangkat berbasis Android yang bisa
dibawa kemana saja, mampu menyimpan data kualitas yang dicatat oleh para petugas, dan
mengirimkan data-data tersebut langsung ke kantor pusat.
Beberapa hambatan yang berkaitan dengan petugas Quality Control adalah terkadang
mereka melaksanakan tugasnya tidak tepat pada jadwal pemeriksaan. Oleh karena beberapa hal
yang telah disebutkan di atas, maka pada penulisan skripsi ini akan dilakukan analisis dan
perancangan aplikasi yang difokuskan pada perpaduan teknologi mobile, sistem manajemen
kualitas, dan pengiriman data-data pencatatan tersebut ke kantor pusat dengan menggunakan
sistem operasi Android. Aplikasi yang hendak dibangun ini diharapkan mampu membantu
petugas Quality Control bekerja lebih mudah dan cepat.
METODE PENELITIAN
Langkah-langkah yang digunakan dalam penelitian yaitu :
1. Analisis
Metode ini dilakukan dengan melakukan survei, observasi lapangan, dan juga
wawancara terhadap pihak perusahaan. Pada tahapan ini akan dihasilkan Functional dan
Non-Functional Requirements.
2. Perancangan
Dalam melakukan perancangan, adapun metode yang digunakan adalah sebagai berikut:
a. Perancangan UML,
b. Perancangan basis data, dan
c. Perancangan layar.
3. Implementasi
Dalam implementasi, hasil perancangan yang telah selesai akan digunakan
untuk membuat aplikasi.
4. Testing
Dalam tahapan ini, aplikasi yang telah selesai akan diuji dengan melakukan beberapa
kegiatan sebagai berikut:
a. Uji coba terhadap pemasukkan data,
b. Uji coba terhadap fitur-fitur pada aplikasi,
c. Uji coba terhadap pengguna, dan
d. Uji coba sebagai satu sistem baru.
Software process model yang digunakan dalam pengembangan sistem adalah
model proses Incremental Development. Menurut Ian Sommerville, model proses
Incremental didasarkan pada pengembangan tahap awal dan penyaluran hasil
pengembangan tersebut kepada user untuk mendapatkan feedback. Feedback tersebut
digunakan untuk mengembangkan fitur-fitur selanjutnya dari sistem sampai seluruh
fitur yang diperlukan oleh user tersedia pada sistem.
Proses spesifikasi, pengembangan, dan validasi pada proses model Incremental
dilakukan secara bergantian. Hasil dari proses tersebut adalah versi-versi baru pada
sistem. Terdapat tiga keuntungan dalam menggunakan proses model Incremental
apabila dibandingkan dengan proses model Waterfall, yaitu:
1. Biaya dari akomodasi perubahan kebutuhan klien akan berkurang. Jumlah
analisis dan dokumentasi yang harus dikerjakan ulang jauh lebih sedikit
dibandingkan dengan model Waterfall.
2. Lebih mudah mendapatkan umpan balik klien dari hasil pengembangan
yang telah dilakukan. Klien dapat memberikan umpan balik dari hasil demo
4
program dan melihat sudah sampai sejauh mana sistem dikembangkan.
Biasanya klien mengalami kesulitan lebih banyak dalam menentukan
progres dari dokumen hasil rancangan.
3. Proses model Incremental memungkinkan pengiriman dan implementasi
sistem yang lebih cepat meskipun tidak semua fungsionalitas terpenuhi.
Klien dapat merasakan keuntungan dan nilai jual dari sistem yang telah
dikembangkan lebih cepat dibandingkan proses model Waterfall.
Gambar 1 Proses Model Incremental
HASIL DAN BAHASAN
Sistem manajemen kualitas yang sedang berjalan akan digantikan fungsinya dengan
sistem manajemen kualitas yang baru. Sistem manajemen kualitas usulan ini akan
memanfaatkan teknologi informasi dalam implementasinya. Sistem usulan akan mempunyai dua
aplikasi utama, yaitu:
1. Aplikasi QMS (Quality Management System), dan
2. Aplikasi QMS Connector (Quality Management System Connector).
Aplikasi QMS akan dijalankan pada Mobile Device yang memiliki sistem operasi
Android. Aplikasi QMS dikembangkan menggunakan IDE Eclipse dan bahasa pemrograman
Java. Aplikasi QMS akan digunakan pada Mobile Device dengan spesifikasi sebagai berikut:
5
Tabel 1 Spesifikasi Minimal Aplikasi QMS
5 MP (Autofocus)
Kamera
800 MHz
Prosesor
7” Touchscreen Tablet
Ukuran Layar
Tersedia
WiFi
Tersedia
Kabel USB
Aplikasi QMS Connector akan dijalankan pada komputer atau server dengan sistem
operasi Windows XP / Vista / 7 / 8 atau Linux. Aplikasi dikembangkan menggunakan IDE
Eclipse dan bahasa pemrograman Java. Aplikasi QMS Connector akan digunakan pada
komputer atau server dengan spesifikasi minimum sebagai berikut:
Tabel 2 Spesifikasi Minimal Aplikasi
Aplikasi QMS Connector
Dual Core @2.0 Ghz
Prosesor
2 GB
RAM
Tersedia
WiFi
Tersedia
USB Slot
Sistem manajemen kualitas usulan akan mempunyai arsitektur yang berbeda
dibandingkan sistem manajemen kualitas yang sedang berjalan. Berikut adalah arsitektur dari
sistem manajemen kualitas usulan.
Gambar 2 Arsitektur Sistem Usulan
6
Berikut adalah contoh tampilan layar dari aplikasi QMS:
Gambar 3 Tampilan Layar Login
Gambar 4 Tampilan Layar Main Menu
7
Berikut adalah contoh tampilan layar aplikasi QMS Connector:
Gambar 5 Tampilan Login QMS Connector
Gambar 6 Tampilan Menu Utama QMS Connector
8
Sistem manajemen kualitas yang telah dibangun akan diimplementasikan dengan
strategi konversi pilot. Strategi konversi pilot ini adalah strategi merubah sistem lama ke sistem
baru dengan memilih satu bagian tertentu dari organisasi atau perusahaan untuk dijadikan
sebagai suatu pelopor. Apabila sistem baru yang diimplementasikan pada pelopor tersebut
berjalan dengan baik, maka bagian-bagian lain akan mulai merubah sistem lama ke sistem baru.
Konversi ini dilakukan pada salah satu pabrik yang dimiliki oleh PT. Mayora Indah,
Tbk. yang berlokasi di Tangerang, Banten, Indonesia. Pabrik tersebut bernama Jatake 2. Produk
yang diuji pada sistem hanya satu produk dan line produksi yang diuji hanya satu.
Dari hasil implementasi, diketahui bahwa sistem manajemen kualitas yang baru telah
dapat memenuhi kebutuhan perusahaan yaitu sebagai berikut:
1. Memudahkan pencatatan data pengecekan kualitas produksi dan pengiriman data
pencatatan ke kantor pusat.
2. Mengurangi biaya operasional yang diakibatkan dari penggunaan sistem yang
sedang berjalan.
3. Memudahkan perubahan standar kualitas yang sewaktu-waktu bisa terjadi.
4. Mendisiplinkan petugas Quality Control dalam melaksanakan tugas tepat pada
jadwal yang diberikan.
SIMPULAN DAN SARAN
Berdasarkan hasil analisis bab-bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa
kesimpulan yaitu sebagai berikut:
1. Aplikasi QMS mampu menggantikan fungsi dari Quality Form untuk menginput
dan menyimpan data.
2. Aplikasi QMS Connector mampu memenuhi fungsi sebagai berikut:
a. Mengolah dan menyimpan data di server,
b. Menampilkan data-data transaksi, dan
c. Melakukan penyesuaian (adjustment) terhadap standar kualitas.
3. Sistem mampu mengatasi permasalahan dengan solusi sebagai berikut:
a. Mendisiplinkan Quality Control melalui Mobile Device yang jadwal
kerjanya sudah dibatasi,
b. Biaya operasional berkurang dengan menggantikan Quality Form dengan
Mobile Device, dan
c. Hanya dapat digunakan oleh orang-orang tertentu yang berwenang.
Dari hasil simpulan yang telah diperoleh, maka dapat pula dirangkum saran-saran yang
dapat digunakan untuk peningkatan pengembangan aplikasi ini lebih lanjut di kemudian hari,
yaitu:
1. Aplikasi perlu diterapkan pada setiap line produksi yang ada pada pabrik.
2. Mobile Device yang digunakan untuk menjalankan aplikasi, paling tidak harus
memiliki spesifikasi perangkat keras yang lebih baik.
3. Diharapkan di masa yang mendatang, aplikasi server mampu dijalankan pada
platform yang berbeda.
4. Berdasarkan hasil evaluasi, refactor perlu dilakukan terhadap kode program.
REFERENSI
Burnette, E. (2010). Hello, Android Introducing Google’s Mobile Development Platform. (3rd
edition). United States of America: Pragmatic Programmers.
9
Knowles, G. (2011). Quality Management. (1st edition). United States of America: Ventus
Publishing ApS.
Mallach, E. G. (2009). Information System Conversion Strategies: A Unified View.
International Journal of Enterprise Information Systems, 5(1), 44-54.
Sommerville, I. (2011). Software Engineering. (9th edition). United States of America: Pearson
Education, Inc.
RIWAYAT PENULIS
Irwan lahir di kota Lhoksemauwe pada 2 November 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1
di Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2013.
Robin Revialus lahir di kota Jakarta pada 30 Juli 1991. Penulis menamatkan pendidikan S1 di
Binus University dalam bidang Teknik Informatika pada 2013.