implementasi sistem informasi manajemen pada

IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA
SISTEM INFORMASI AKADEMIK UNIVERSITAS MERCU
BUANA
Dosen: Prof. Dr. Ir. H. Hapzi Ali, MM
Disusun Oleh:
Dwi Alfianty Restu Fauzi (43213010150)
Rilnawati Pasaribu (43213010261)
Yona Burhan (43213010293)
Ranti Safitri (43213010313)
Siti Suntamah (43213010278)
Dwi Pujiningsih (43213010229)
Puspita Dewi Cahyaningsih (43214010119)
Ulfa Nurhaliza (43214010234)
UNIVERSITAS MERCU BUANA
MERUYA, JAKARTA BARAT
2016/2017
ABSTRAK
Penelitian ini bertujuan untuk mengidentifikasi implementasi sistem informasi
manajemen (SIM) pada sistem informasi akademik (SIA) Universitas Mercu Buana dan
mengetahui manfaat dan kelemahan dari sistem informasi akademik (SIA).Metode
penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan studi literature dalam
bidang ke ilmuan Management System Information (MIS) dan Information Technology
(IT).Di samping itu berdasarkan pengalaman empiris 3 tahun terakhir serta pengamatan
langsung pada objek penelitian Universitas Mercu Buana dan pada unit analisis
Departemen/bagian MIS/EDP.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa, dengan adanya sistem informasi proses
bisnis serta penyampaian komunikasi antar karyawan satu dengan yang lainnya bisa
berjalan lancar, informasi yang terdapat di perusahaan menjadi batasan waktu dalam
pencapaian kesuksesan, sehingga apabila penyampaian informasi dilakukan secara
lambat maka akan mempengaruhi manajemen dalam pengambilan keputusan yang
efektif dan efisien. Universitas Mercu Buana adalah salah satu perusahaan yang
menggunakan jaringan sistem informasi untuk mempermudah jalannya bisnis. Sistem
informasi pada lembaga pendidikan ini dibuat sebagai wadah aliran informasi untuk
proses belajar mengajar tanpa tatap muka atau sering di sebut sebagai Sistem Informasi
Akademik (SIA). SIA dapat memberikan kemudahan bagi mahasiswa dan dosen untuk
memperoleh informasi terutama untuk kegiatan belajar mengajar.
Kata Kunci: Sistem Informasi Manajemen, Sistem Informasi Akademik
i
PENDAHULUAN
Sistem adalah satu kesatuan komponen yang saling terhubung dengan batasan yang
jelas bekerja bersama-sama untuk mencapai seperangkat tujuan. Menurut O’Brien
(2005) sistem informasi adalah kombinasi teratur dari orangorang, perangkat keras,
perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan,
mengubah dan menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi. Orang–orang yang
menggunakan sistem informasi zaman sekarang bertujuan melakukan komunikasi
dengan menggunakan berbagai jenis dari perangkat keras, perintah proses informasi
dan prosedur perangkat lunak, jaringan komunikasi, serta data yang disimpan. Salah
satu karakteristik dari sistem informasi adalah perbedaan komponen–komponen yang
bergantung pada setiap data dan proses mengolahnya.
Sistem informasi juga merupakan suatu sistem didalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan-kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.Perusahaan bergantung
pada sistem informasi untuk berkomunikasi antara satu sama lain dengan menggunakan
berbagai jenis alat fisik (hardware), perintah dan prosedur pemrosesan informasi
(software), saluran komunikasi (jaringan) dan data yang disimpan (sumber daya data).
Seiring dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi, sistem informasi
memberikan peran yang sangat penting dalam dunia bisnis sehingga seringkali orang
menggunakan keunggulan sistem informasi yang ia gunakan sebagai kunci strategi
bisnis.
Informasi di dalam sebuah perusahaan sangat penting untuk mendukung
kelangsungan perkembangannya, sehingga terdapat alasan bahwa informasi sangat
dibutuhkan bagi sebuah perusahaan. Akibat bila kurang mendapatkan informasi, dalam
waktu tertentu perusahaan akan mengalami ketidakmampuan mengontrol sumber daya,
sehingga dalam mengambil keputusan-keputusan strategis sangat terganggu, yang pada
akhirnya akan mengalami kekalahan dalam bersaing dengan lingkungan pesaingnya.
Disamping itu, sistem informasi yang dimiliki seringkali tidak dapat bekerja dengan
baik.Masalah utamanya adalah bahwa sistem informasi tersebut terlalu banyak
informasi yang tidak bermanfaat atau berarti (sistem terlalu banyak data).Memahami
konsep dasar informasi adalah sangat penting (vital) dalam mendesain sebuah sistem
informasi yang efektif (effective business system).Menyiapkan langkah atau metode
dalam menyediakan informasi yang berkualitas adalah tujuan dalam mendesain sistem
baru.
Salah satu perusahaan yang menggunakan jaringan sistem informasi untuk
mempermudah jalannya bisnis adalah Universitas Mercu Buana.Sistem informasi pada
lembaga pendidikan ini dibuat sebagai wadah aliran informasi untuk proses belajar
mengajar tanpa tatap muka. Dengan perkembangan telekomunikasi yang semakin pesat
dan semakin ketatnya persaingan di dunia telekomunikasi, oleh karena itu Universitas
1
2
Mercu Buana dituntut untuk semakin meningkatkan kualitas dan kuantitas
pembelajarannya agar dapat menjadi lembaga pendidikan terbaik di Indonesia bahkan
dunia, tidak hanya itu saja Universitas Mercu Buana juga menyadari bahwa terdapat
perananan penting sumber daya manusia (SDM) dalam membantu perusahaan untuk
mencapai sasaran utama, dan dalam pelaksanaannya harus mempertimbangkan
kepentingan sosial, fungsional dan karyawan.
Berdasarakan uraian di atas maka kelompok kami sangat tertarik untuk
menganalisis sistem informasi manajemen yang ada pada lembaga pendidikan
ini.Perumusan masalah dalam penelitian ini adalah:
1. Bagaimana implementasi Sistem Informasi pada Sistem Informasi Akademik
Universitas Mercu Buana?
2. Apa manfaat dan kelemahan Sistem Informasi Akademik?
Berdasarkan permasalahan di atas, tujuan penelitian dapat digambarkan sebagai
berikut:
1. Mengidentifikasi implementasi Sistem Informasi Manajemen pada Sistem
Informasi Akademik Universitas Mercu Buana.
2. Mengetahui manfaat dan kelemahan dari Sistem Informasi Akademik.
TINJAUAN PUSTAKA
A. Sistem Informasi
Sistem sangat dibutuhkan dalam suatu perusahaan karena sangat menunjang
terhadap kinerja perusahaan, baik yang berskala kecil maupun besar.Supaya dapat
berjalan dengan baik diperlukan kerjasama diantara unsur-unsur yang terkait dalam
sistem tersebut.Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Dalam manajemen, informasi merupakan data yang telah diproses sehingga
mempunyai arti tertentu bagi penerimanya.Sumber dari informasi adalah Data,
sedangkan Data itu sendiri adalah Kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian,
sedangkan kejadian itu merupakan suatu peristiwa yang terjadi pada waktu
tertentu.Dalam hal ini informasi dan data saling berkaitan.Informasi juga berarti
kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi
yang menerimanya.
Sistem Informasi Manajemen adalah sistem perencanaan bagian dari pengendalian
internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan
prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya
produk, layanan, atau suatu strategi bisnis.Menurut O’brien (2004) SIM merupakan
kombinasi yang teratur antara people, hardware, software, communication network dan
data resources (kelima unsur ini disebut komponen sistem informasi) yang
mengumpulkan, merubah dan menyebarkan informasi dalam organisasi.
Manajemen sistem informasi dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM
digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas
operasional organisasi. Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk
pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau
dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung
keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
Sistem Informasi sangat mempengaruhi keberhasilan maupun kegagalan tujuan
bisnis dari suatu perusahaan.Selain faktor sumber daya manusia, manajemen sistem
informasi sangat penting implementasinya karena bekerja secara sinergis agar dapat
melakukan minimalisasi sumber daya namun menghasilkan output maksimal. Selain
itu, implementasi SIM ini di suatu perusahaan atau organisasi akan mengurangi resiko
kegagalan terutama saat penggunaan sumber daya. Sistem informasi memegang
peranan penting hampir di semua lini kehidupan sudah menggunakan aplikasi ini.
Semua perangkat kehidupan banyak ditopang oleh aplikasi ini sebagai alat bantu,
seperti: sistem scanner dibidang kedokteran, perbankan, teknologi hingga sistem
keamanan yang semuanya sangat tergantung pada piranti lunak (software) dan piranti
keras (hardware).
3
4
Ketelitian, akurat dan hemat tenaga adalah kelebihan dari penggunaan sistem
informasi ini.Namun kekurangannya, bila terjadi error bisa berakibat fatal, deleting data
bahkan adanya pencurian data yang tentunya sangat merugikan baik pihak perusahaan
maupun organisasi yang berkepentingan.
Fungsi dari manajemen sistem informasi adalah:
1) Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok
jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
2) Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian,
pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
3) Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan.
Sistem informasi manajeman digambarkan sebagai sebuah bangunan piramida
dimana lapisan dasarnya terdiri dari informasi, penjelasan transaksi, penjelasan status,
dan sebagainya. Lapisan kedua terdiri dari sumber-sumber informasi dalam mendukung
operasi manajemen sehari-hari. Lapisan ketiga terdiri dari sumber daya sistem
informasi untuk membantu perencanaan taktis dan pengambilan keputusan untuk
pengendalian manajemen. Lapisan puncak terdiri dari sumber daya informasi utnuk
mendukung perencanaan dan perumusan kebijakan oleh tingkat manajemen.
Terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:
1) Mendukung proses bisnis dan operasional.Mulai dari akuntansi sampai dengan
penelusuran pesanan pelanggan, sistem informasi menyediakan dukungan bagi
manajemen dalam operasi/kegiatan bisnis sehari-hari. Ketika tanggapan/respon
yang cepat menjadi penting, maka kemampuan Sistem Informasi untuk dapat
mengumpulkan dan mengintegrasikan informasi keberbagai fungsi bisnis
menjadi kritis/penting.
2) Mendukung
pengambilan
keputusan.
Sistem
informasi
dapat
mengkombinasikan informasi untuk membantu manager menjalankan
menjalankan bisnis dengan lebih baik, informasi yang sama dapat membantu
para manajer mengidentifikasikan kecenderungan dan untuk mengevaluasi
hasil dari keputusan sebelumnya. Sistem Informasi akan membantu para
manajer membuat keputusan yang lebih baik, lebih cepat, dan lebih bermakna.
5
3) Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif. Sistem informasi yang
dirancang untuk membantu pencapaian sasaran strategis perusahaan dapat menciptakan keunggulan bersaing di pasar.
B. Komponen Sistem Informasi
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya
saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan.Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa subsistem atau bagian-bagian dari sistem.Setiap
sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau
subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari subsistem untuk
menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar disebut dengan supra
sistem.
Komponen sistem informasi ini yang berupa piranti keras (hardware) yaitu
computer atau laptop, yang meliputi: instruksi, fakta yang tersimpan, manusia dan
prosedur. Sedangkan Sistim Informasi itu sendiri dapat dikategorikan dalam empat
bagian:
1. Manajemen sistem informasi
2. Sistem Pendukung Keputusan
3. Sistem Informasi Eksekutif
4. Sistem Pemrosesan Transaksi
Terdapat 5 aktivitas dasar pengolahan informasi dalam sistem informasi, yaitu:
1. Sumber Daya Input Data (Input). Data mengenai transaksi bisnis dan transaksi
lainnya harus diambil dan disiapkan untuk diproses dengan kegiatan dasar entri
data merekam dan mengedit.Pengguna akhir biasanya merekam data tentang
transaksi pada beberapa jenis medium fisik, seperti paper, atau memasukkan
secara langsung kedalam sistem komputer.Hal ini biasanya termasuk berbagai
kegiatan mengedit untuk memastikan bahwa data yang telah dicatat benar. Saat
data dimasukkan harus ditransfer kedalammachine readable media, seperti
disket atau tape hingga saat pemrosesan.
2. Pemrosesan Data kedalam Informasi (Processing). Data biasanya dimanipulasi
dengan kegiatan kalkulasi, perbandingan, pengurutan, klasifikasi, dan
penjumlahan.Kegiatan mengorganisasi, menganalisis, dan memanipulasi data
lalu mengkonversi data kedalam informasi oleh pengguna akhir. Kualitas data
disimpan dalam sisteminformasi dan harus dijaga dengan proses koreksi dan
pembaharuan (updating) secara terus-menerus.
3. Output Produk Informasi (Output). Informasi dalam berbagai bentuk
ditransmisi ke pengguna akhir dan membuat ketersediaan dalam kegiatan
output.Tujuan sistem informasi adalah menghasilkan produk informasi yang
tepat bagi pengguna akhir.Produk informasi yang umum adalah tampilan video,
dokumen kertas, dan balasan audio yang menyediakan pesan, formulir, laporan,
daftar, tampilan grafik, dll.
4. Penyimpanan Data, Model, dan Pengetahuan Sumber Daya (Storage).
Penyimpanan adalah sistem komponen utama dari sistem informasi.
6
Penyimpanan merupakan kegiatan sistem informasi yang mana sumber daya
data dan informasi disimpan dalam sebuah cara pengorganisasian untuk
selanjutnya dipergunakan. Sumber daya data dan informasi yang penting dari
sebuah organisasi biasanya disimpan oleh sistem informasi dalam bentuk
berikut:
 Database, yaitu proses penyimpanan dan organisasi data yang dibutuhkan
oleh perusahaan dan pengguna akhir.
 Basis Model, yaitu menyimpan model konseptual, matematik, dan logika
yang menyatakan hubungan bisnis, perhitungan rutin, atau teknik analisis.
 Basis Pengetahuan, yaitu menyimpan pengetahuan berupa subjek dalam
berbagai bentuk seperti fakta atau peraturan.
5. Kontrol Kinerja Sistem (Control). Sebuah sistem informasi seharusnya
menghasilkan umpan balik mengenai kegiatan input, processing, output, dan
storage. Umpan balik ini harus diawasi dan dievaluasi untuk menentukan jika
sistem memperlihatkan hasil standar.Lalu aktivitas sistem harus disesuaikan
sehingga produk informasinya tepat diproduksi bagi pengguna akhir.
C. Sumber Daya Sistem Informasi
Sebuah sistem informasi terdiri dari 5 jenis sumber daya utama, yaitu:
1. Sumber Daya Manusia
 Pengguna akhir (Pengguna atau klien). Pengguna adalah orang yang
menggunakan produk sistem informasi atau informasi.Mereka dapat
menjadi pelanggan, sales, insinyur, pramuniaga, akuntan, atau manajer dan
ditemukan pada semua level organisasi.Pada kenyataannya, sebagian besar
dari kita adalah pengguna akhir sistem informasi. Banyak dari pengguna
akhir dibisnis adalah knowledge workers yang merupakan orang yang
menghabiskan banyak waktu mereka mengkomunikasikan dan
7
2.
3.
4.
5.
mengkolaborasikan ditim atau kelompok kerja untuk menciptakan,
menggunakan, dan mendistribusikan informasi.
 Spesialis sistem informasi. Spesialis adalah orang yang mengembangkan
dan mengoperasikan sistem informasi.Mereka adalah sistem analis,
pengembang software, operator sistem, teknikal, dan manajerial
lainnya.Singkatnya sistem informasi berdasarkan permintaan pengguna
akhir lalu pengembang software menciptakan program komputer
berdasarkan spesifikasi sistem analis, dan operator sistem membantu
memonitor dan mengoperasikan sistem komputer dan jaringan yang besar.
Sumber Daya Hardware.Konsep sumber daya hardware termasuk semua
peralatan fisik dan material yang digunakan dalam proses informasi. Secara
khusus, tidak hanya mesin dan komputer serta peralatan lainnya, tetapi juga
semua media data berupa objek berwujud yang dicatat dari lembar kertas ke
disket optik atau magnetik. Contoh hardware komputer berdasarkan sistem
informasi adalah Sistem computer dan Perangkat computer.
Sumber Daya Software.Sumber daya software termasuk semua kelompok
intruksi pengolahan informasi.Konsep umum perangkat lunak tidak hanya
mencakup intruksi pengoperasian yang disebut program, yang secara langsung
mengontrol hardware computer, tetapi juga intruksi pengolahan informasi yang
disebut prosedur. Berikut contoh sumber daya software:
 Software sistem, seperti program sistem operasi yang mengontrol dan
mendukung operasi sistem komputer. Microsoft Windows adalah contoh
dari sistem operasi komputer yang terkenal.
 Software aplikasi, merupakan program yang langsung memproses
penggunaan komputer oleh pengguna akhir. Contohnya, analisis sales,
upah, dan program pengolahan kata.
 Prosedur, merupakan intruksi operasi bagi orang yang akan menggunakan
sebuah sistem informasi.
Sumber Daya Data.Pengertian data lebih daripada raw material pada sistem
informasi.Konsep sumber daya data diperluas oleh manajer dan para
professional sistem informasi.Mereka menyadari bahwa data merupakan
sumber daya organisasi yang berharga.Konsep data sebagai sumber daya
organisasi dihasilkan dalam berbagai perubahan di organisasi modern.
Sumber Daya Jaringan.Teknologi komunikasi dan jaringan seperti internet,
intranet, dan extranet merupakan hal yang penting terhadap kesuksesan bisnis
dan perdagangan komersial dari seluruh jenis organisasi dan komputer
organisasi berdasarkan sistem informasi.
8
METODE PENELITIAN
Metode penelitian yang digunakan adalah metode kualitatif dengan studi literature
dalam bidang ke ilmuan Management System Information (MIS) dan Information
Technology (IT). Di samping itu berdasarkan pengalaman empiris 3 tahun terakhir
serta pengamatan langsung pada objek penelitian Universitas Mercu Buana dan pada
unit analisis Departemen/bagian MIS/EDP.
HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Implementasi SIM pada SIA Universitas Mercu Buana
Sistem informasi Akademik melakukan kegiatan proses administrasi mahasiswa
dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada transaksi
belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi akademi
baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada kegiatan
registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses
pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang
dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat
melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang bersangkutan dengan
modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik, modul
keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi
kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun
Akademik.
B. Elemen-elemen Sistem Informsi Akademik
a. Memperoleh keyakinan yang layak bahwa laporan keuangan secara
keseluruhan telah bebas dari salah saji yang material, baik karena.
b. Tujuan dari Sistem Informasi Akademik. Secara umun tujuan dari sistem
informasi akademik adalah memberikan informasi tentang kepentingan
akademik misalnya saja: data mahasiswa, KRS, KHS, dll.
c. Masukan (input) dari Sistem Informasi Akademik, antara lain: Data Mahasiswa,
Data dosen, Data Mata Kuliah, KRS, Daftar Nilai Mahasiswa, Data mahasiswa
yang sudah lulus, dan Data Keuangan.
d. Keluaran (output) dari Sistem Informasi Akademik, antara lain: Daftar nama
mahasiswa, Daftar nama dosen, Jadwal Kuliah, KHS, Absen Mahasiswa,
Daftar Nama Wisudawan, dan Data mahasiswa yang aktif dalam perkuliahan.
e. Proses dari Sistem Informasi Akademik
1. Masukan data mahasiswa yang didapat dari mahasiswa yang bersangkutan
saat registrasi ulang (pendaftaran) dengan keluaran daftar nama mahasiswa.
2. Masukan data dosen yang didapat dari setiap Fakultas yang sudah
dikoordinasi dengan jurusan yang memberikan keluaran berupa daftar
nama baik itu dosen lama yang masih tetap aktif mengajar, serta daftar
nama dosen baru yang mulai mengajar.
3. Masukan data mata kuliah yang didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas dengan memiliki keluaran jadwal kuliah dan jumlah sks tiap
mata kuliah yang sudah ditentukan.
9
10
4. Masukan KRS didapat dari pilihan mahasiswa untuk mata kuliah yang
akan diambil dan dengan ketentuan yang berlaku. Masukan KRS ini
memiliki keluaran absen mahasiswa per setiap mata kuliahnya.
5. Masukan daftar nilai mahasiswa didapat dari setiap jurusan di lingkungan
Universitas. Mahasiswa wajib mengisi KRS, karena itu merupakan salah
satu syarat agar KHS dapat keluar.
6. Masukan daftar nama mahasiswa yang telah lulus yang didapat dari setiap
jurusan yang telah dikumpulkan pada fakultas setelah itu ke lembaga yang
menghasilkan keluaran berupa daftar nama wisudawan.
7. Masukkan data keuangan yang didapat dari puskom yang telah
dikoordinasikan baik pada setiap jurusan melalui fakultas, dengan keluaran
data mahasiswa yang masih aktif dan dapat mengikuti perkuliahan
semester berikutnya. Proses pengolahan data keuangan dilakukan setiap
kali terjadi transaksi keuangan yang dilakukan oleh mahasiswa, sehingga
pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat melakukan update untuk
data mahasiswa.
f.
Umpan Balik. Setiap mahasiswa mengkoreksi apakah data yang telah mereka
isi sama dengan data yang mereka terima karena bisa saja terjadi kesalahan
pemasukan data. Jika terjadi kesalahan data mahasiswa maka mahasiswa dapat
memperbaikinya dengan cara menginformasikannya ke fakultas dan fakultas
yang akan mengurusnya ke lembaga.
C. Komponen Sistem Informasi Akademik
Sistem informasi akademik mempunyai komponen yang sama dengan sistem
informasi secara umum, yaitu: komponen input, komponen model, komponen basis
data, dan komponen output. Perbedaan komponen-komponen ini antar sistem-sistem
informasi lainnya adalah konteks letak dari sistem informasinya.
a. Komponen Input Akademik. Sistem informasi akademik mengumpulkan data
yang berkaitan dengan pengelolaan data misalnya nilai mahasiswa, mata
kuliah, data staf pengajar (dosen) serta administrasi fakultas/jurusan, dll.
b. Komponen Model Akademik. Model digunakan untuk menghasilkan informasi
yang relevan yang sesuai dengan kebutuhan pemakai sistemnya. Model
merupakan cetakan yang merubah bentuk input menjadi output. Model di
sistem informasi akademik banyak digunakan untuk menghasilkan informasi –
informasi tentang pengelolaan data mahasiswa, dosen, dll.
c. Komponen Basis Data Akademik. Data yang digunakan untuk output berasal
dari data base.
d. Komponen Output Akademik. Tiap subsistem output menyediakan informasi
tentang subsistem itu sebagai bagian dari bauran. Subsistem jurusan
menyediakan informasi mengenai jurusan. Subsistem fakultas menyediakan
informasi mengenai fakultasnya.
11
D. Manfaat Sistem Informasi Akademik
Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi
Akademik ini adalah:
1. Kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi tanpa harus
melakukan interaksi langsung dengan bagian administrasi karena informasi
tersebut dapat diperoleh dengan melakukan pencarian data melalui komputer
yang terkoneksi secara internet.
2. Kemudahan bagi bagian administrasi dikarenakan berkurangnya interaksi
secara langsung dan lebih dilakukan interaksi terhadap data-data yang
diinputkan oleh mahasiswa yang merupakan kebutuhan untuk proses
pengolahan data.
3. Penyimpanan data yang terstruktur dikarenakan Sistem Informasi Akademik
menggunakan database yang tersimpan didalam komputer.
4. Updating informasi antara bagian administrasi akademik maupun dengan
bagian keuangan yang merupakan validasi untuk status mahasiswa sehingga
dapat melakukan kegiatan belajar mengajar , dimana terjadi interaksi data
secara langsung tanpa memerlukan update data secara manual. Update data dari
Sistem Keuangan dan Sistem Akademik merupakan proses penting dimana
proses ini mengupdate status mahasiswa dalam interval waktu tertentu .
5. Kemudahan bagi pengajar untuk melakukan kegiatan belajar mengajar dimana
pada komponen Front End Web dan komponen Back End Web dapat
membantu para pengajar untuk menyampaikan informasi secara on-line dan
menerima informasi secara on-line dari mahasiswa .
6. Pada sistem ini dapat mereduksi waktu yang dilakukan pada Sistem Akademik
secara manual .
7. Pengolahan data keuangan yang lebih efektif dengan menggunakan aplikasi
yang dapat mendukung proses keuangan dan proses kepegawaian.
E. Kelemahan Sistem Informasi Akademik
Beberapa kelemahan penerapan Sistem Informasi Akademik adalah:
1. Ditemukan hambatan server time out ketika akses secara serentak oleh banyak
user
2. Menggunakannya harus tersambung jaringan internet yang cepat SISTER
Online ialah layanan berbasis internet (web), maka setiap kampus harus
memiliki beberapa tempat yang memiliki jaringan internet / hotspot area agar
para mahasiswa atau dosen dapat melihat dan mengetahui informasi-informasi
seputar perkuliahan secara cepat dan real time
3. Content sistem baru dapat diisi atau update ketika mendapat persetujuan dari
admin
4. Banyak item-item/forum layanan yang tidak bisa digunakan alias tidak
berfungsi, terdapat beberapa layanan SISTER yang tidak dapat berfungsi
seperti portal akademik universitas, seringakali hanya bisa dibuka atau diakses
menjelang pengisian KRS saja atau tidak bisa digunakan setiap saat.
KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Sistem informasi adalah suatu sistem yang terintegrasi secara professional untuk
menjadi dasar bagi manajemen dalam pengambilan keputusan serta membantu kegiatan
operasional perusahaan.Dengan adanya sistem informasi juga proses bisnis serta
penyampaian komunikasi antar karyawan satu dengan yang lainnya bisa berjalan
lancar.informasi yang terdapat di perusahaan menjadi batasan waktu dalam pencapaian
kesuksesan, sehingga apabila penyampaian informasi dilakukan secara lambat maka
akan mempengaruhi manajemen dalam pengambilan keputusan yang efektif dan
efisien. Pada kasus ini, maka yang menjadi tempat studi kasus adalah Sistem Informasi
Akademik Universitas Mercu Buana.
Implementasi Sistem informasi manajemen pada Sistem informasi
AkademikUniversitas Mercu Buana yaitu melakukan kegiatan proses administrasi
mahasiswa dalam melakukan kegiatan administrasi akademik, melakukan proses pada
transaksi belajar-mengajar antara dosen dan mahasiswa, melakukan proses administrasi
akademi baik yang menyangkut kelengkapan dokumen dan biaya yang muncul pada
kegiatan registrasi ataupun kegiatan operasional harian administrasi akademik. Proses
pengolahan data keuangan dilakukan setiap kali terjadi transaksi keuangan yang
dilakukan oleh mahasiswa, sehingga pada proses ini Sistem Informasi Akademi dapat
melakukan update untuk data mahasiswa. Beberapa bagian yang bersangkutan dengan
modul keuangan dapat diintegrasikan dibawah Sistem Informasi Akademik, modul
keuangan dapat berupa kegiatan transaksi akutansi ataupun kegiatan transaksi
kepegawaian yang merupakan proses yang terjadi pada kegiatan di Universitas ataupun
Akademik.
Beberapa keuntungan yang dapat diperoleh dengan penerapan Sistem Informasi
Akademik ini yaitu kemudahan bagi mahasiswa untuk memperoleh informasi,
kemudahan bagi bagian administrasi, penyimpanan data yang struktur, updating
informasi antara bagian akademik dengan bagian keuangan, kemudahan gabi pengajar,
mereduksi waktu yang digunakan, pengolahan data keuangan yang efektif. Akan tetapi,
terdapat beberapa kelemahannya, yaitu hambatan server time out ketika akses secara
bersamaan oleh banyak user, harus terhubung dengan koneksi yang cepat, dan banyak
item-item yang tidak bias digunakan.
B. Saran
Perlu adanya perbaikan (upgrade) pada kelemahan-kelemahan sistem baik internal
maupun eksternal, sehingga dapat berfungsi secara efektif.
12
DAFTAR PUSTAKA
O’Brien, James A. 2004. Management Information System : Managing Information
Technology in the Business Enterprise. Sixth Edition. Mc. GrawHill. New
York, USA.
O’Brien, J. A., Marakas, G. M. (2005). Management Information System.8th Edition.
Mc-Graw-Hill Companies, Inc. New York
http://suhartini52e.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2015/01/16/implementasi-dari-penerapansistem-informasi-manajemen-di-perusahaan-pt-indofood-sukses-makmur-tbk/
http://marza51.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2014/03/SIM-TELKOM.pdf
13