POLA ISI INFORMASI PADA “CATATAN HARIAN” DIVISI QUALITY
advertisement
POLA ISI INFORMASI PADA “CATATAN HARIAN” DIVISI QUALITY CONTROL (QC) DI PT. POLY PACKAGING INDUSTRY Disusun untuk Memenuhi Persyaratan dalam Memperoleh Gelar Sarjana Strata 1 (S1) Ilmu Komunikasi Disusun oleh: Nama NIM Jurusan : : : Junny Kumala 4420412-039 Hubungan Masyarakat FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA 2007 Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana Jakarta PENGESAHAN PERBAIKAN SKRIPSI Nama NIM Fakultas Jurusan Judul : : : : : Junny Kumala 4420412-039 Ilmu Komunikasi Hubungan Masyarakat Pola Isi Informasi Pada “Catatan Harian” Divisi Quality Control (QC) di PT. Poly Packaging Industry Tangerang Jakarta, 7 September 2007 Disetujui dan Diterima oleh: Pembimbing Irmulan Sati, S.H., M.Si. Dekan Fakultas Ilmu Komunikasi Ketua Bidang Studi Humas Dra. Diah Wardhani, M.Si. Irmulan Sati, S.H., M.Si. Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana Jakarta LEMBAR PERSETUJUAN SKRIPSI Nama NIM Fakultas Jurusan Judul : : : : : Junny Kumala 4420412-039 Ilmu Komunikasi Hubungan Masyarakat Pola Isi Informasi Pada “Catatan Harian” Divisi Quality Control (QC) di PT. Poly Packaging Industry Tangerang Jakarta, 20 Juli 2007 Mengetahui: Pembimbing Irmulan Sati, S.H., M.Si. Fakultas Ilmu Komunikasi Universitas Mercu Buana Jakarta TANDA LULUS SIDANG SKRIPSI Nama NIM Fakultas Jurusan Judul : : : : : Junny Kumala 4420412-039 Ilmu Komunikasi Hubungan Masyarakat Pola Isi Informasi Pada “Catatan Harian” Divisi Quality Control (QC) di PT. Poly Packaging Industry Tangerang Jakarta, 28 Agustus 2007 1. Ketua Sidang Drs. Riswandi M.Si (…...........................……….) 2. Penguji Ahli Ponco Budi Sulistyo S.Sos M.Comm (…………………………….) 3. Pembimbing Irmulan Sati, S.H., M.Si. (…………………………….) UNIVERSITAS MERCUBUANA FAKULTAS ILMU KOMUNIKASI JURUSAN HUBUNGAN MASYARAKAT Junny Kumala (4420412-039) POLA ISI INFORMASI 7 C’s COMMUNICATIONS PADA “CATATAN HARIAN” DIVISI QUALITY CONTROL DI PT. POLY PACKAGING INDUSTRY TANGERANG Jumlah halaman: xvi + 150 Halaman + 133 Halaman Lampiran + 37 Grafik + 46 Tabel + 32 Bibliography (1971-2006) + 3 Halaman Curriculum Vitae ABSTRAKSI Komunikasi tidak terjadi dengan sendirinya, ada proses penciptaan, penyampaian dan intepretasi informasi hingga penerimaan informasi. Dalam sebuah organisasi tentunya ada Komunikasi Organisasi, dimana komunikasi adalah sebuah proses dinamik; dalam proses inilah informasi-informasi diciptakan, dimunculkan, dan ditafsirkan. Kerangka pemikiran tulisan ini berdasarkan pada.keinginan penulis untuk meneliti pola informasi dalam komunikasi organisasi, berdasarkan rekaman yang tertulis dan dibuat setiap hari oleh staf di divisi Quality Control di PT. Poly Packaging Industry; media komunikasi tertulis antara rekan sekerja dan antara bawahan kepada atasan ini adalah “Catatan Harian”. Proses analisa “Catatan Harian” ini menggunakan teknik analisa isi, dan menggunakan strategi komunikasi 7 C’s Communications sebagai acuan atau tool analysis untuk memperoleh gambaran pola isi media tertulis ini. Penelitian ini bersifat deskriptif kuantitatif dan kualitatif. Adapun “Catatan Harian” divisi Quality Control ini baru dimulai Oktober 2003. Jumlah formulir yang tercatat dari 1 Oktober 2003 hingga 30 September 2006 berjumlah 3000 lembar. Untuk melihat secara keseluhan penulis mempergunakan Sistematic Random Sampling sebanyak 12% atau 360 lembar untuk mewakili total populasi. Dari hasil analisa, diketahui bahwa pola informasi yang terutama adalah berbentuk laporan / temuan, kemudian informasi, keluhan dan saran. Media tertulis ini oleh karyawan di divisi Quality Control terutama dipergunakan untuk melaporkan temuan yang terjadi kepada atasan, dan rekan kerja di shift lainnya, selanjutnya untuk menginformasikan hal-hal yang perlu menjadi perhatian, kemudian keluhan atau hal-hal yang perlu dikomplain, terakhir adalah saransaran untuk memperbaiki suatu hal untuk memperlancar pekerjaan. Untuk memperkuat nilai keterandalan dalam analisa isi ini, maka dilakukan Uji Reliabilitas dan hasilnya menunjukkan kecocokan antar pelaku koding, dan nilai Intercoder Reliabilitynya masuk dalam kategori tingkat korelasi kesepakatan yang tinggi atau kuat. Selain itu di dalam kaitannya dengan 7C’s of communications. Isi Catatan Harian ini bisa dipercaya atau memiliki Credibility, karena berdasarkan fakta atau kejadiaan yang terjadi saat bekerja. Isinya selalu ada hubungannya dengan proses kerja atau Contextnya adalah hal yang terjadi dalam proses kerja. Contentnya atau isi memiliki arti bagi penerimanya, berupa laporan masalah atau temuan yang perlu diketahui rekan kerja shift berikutnya serta atasan. Mengenai Clarity atau kejelasan dari Isi informasi, umumnya jelas namun masih ada yang kurang jelas. Continuity dan Consistency muncul jika ada masalah yang tidak ditanggapi, informasi disampaikan terus menerus atau berulang, dan semua informasi konsisten dengan peristiwa yang terjadi. Menurut seluruh Key Informan media Catatan Harian ini merupakan saluran komunikasi atau Channel yang tepat. Terakhir mengenai Capability of the Audience, pada umumnya penerima mampu membaca isi pesan. KATA PENGANTAR Berbahagia dan selalu bersyukur dalam menjalani hidup, membuat kita selalu menikmati setiap detik indahnya hari-hari yang diberikan Tuhan. Penulis bersyukur kepada Tuhan atas segala Curahan RahmatNya, berterima kasih atas TuntunanNya, hingga dapat menyelesaikan perkuliahan jenjang S1 Fakultas Ilmu Komunikasi jurusan Hubungan Masyarakat di Universitas Mercu Buana ini dengan baik. Pada kesempatan ini, penulis juga ingin menyampaikan ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu dalam penyelesaian skripsi ini : 1. keluarga tercinta: Papa, Kakak dan Adik. Terima kasih atas doa kalian semua, tentunya semangat dan doa inilah yang telah mendukung penulis untuk melanjutkan sekolah dan menyelesaikan jenjang S1 ini. 2. Ibu Irmulan Sati, S.H., M.Si. selaku Ketua Bidang Studi Humas dan selaku pembimbing akademis yang telah meluangkan waktu untuk memberikan bimbingan dan pengarahan dengan kesabaran dan pengertiannya. 3. Segenap civitas akademika Universitas Mercu Buana, terutama untuk seluruh staf pengajar di Fakultas Ilmu Komunikasi PKSM Universitas Mercu Buana. Terima kasih telah memberi kesempatan kepada penulis untuk menimba ilmu, yang tentunya sangat bermanfaat untuk penulis. Tak lupa kepada Mas Mawi, Mba Lila, dan Mas Hary, BAA Fakultas Ilmu Komunikasi. 4. Kepada PT. Poly Packaging Industry, Tangerang, terutama kepada Bapak Fransiscus Fredi Frandi; General Manager dan Bapak Jusdi Suryadi; Production Manager, serta Bapak Oetama Yanuar; Personalia & GA Manager, atas segala dukungannya dan terutama karena telah memberikan akses kepada penulis untuk mengadakan penelitian di pabrik ini. 5. Heri Witrio, Jumhana, Suwandi, dan Darlin, staf Quality Control di PT. Poly Packaging Industry, Tangerang yang telah menjadi nara sumber dalam penelitian ini. 6. Saut Irianto Manik, teman seperjuangan selama perkuliahan D3 di Institut Kesenian Jakarta, yang telah memberi informasi tentang PKSM Universitas Mercu Buana ini, dan atas usahanya yang tak bosan-bosan agar penulis segera menyelesaikan skripsi ini. Juga Christianty, Nunung, Anita, Sujanti, Sri Sumarni, Budi Martanto, Bapak Hendry Yap yang telah mendorong dan memberi dukungan doanya. Juga untuk TS, terima kasih telah menjadi teman terbaik dan memberi solusi ketika penulis mengalami kesulitan dalam skripsi ini. 7. Tak lupa untuk seluruh teman-teman seperjuangan di Fakultas Ilmu Komunikasi jurusan Hubungan Masyarakat angkatan 6 (Meruya) Angeline D, Diesa E, Melissa, Dian Febriarini dan Emi Tri Baktiah, Ratna Melati, Karolina Novi, Irawan S, Verdania Puri S, Irawan, Slamet Waldi, Fitriah, dan Wida Mustika. Tangerang, Agustus 2007 DAFTAR ISI Halaman ABSTRAKSI …………………………………………………………......... iv KATA PENGANTAR ……………………………………………………. v DAFTAR ISI ……………………………………………………...……….. vii DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………… xi DAFTAR TABEL ………………………………………………………… xii DAFTAR LAMPIRAN …………………………………………………… xvi BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ………………………………………......... 1 1.2. Rumusan Masalah ………………………………………….............. 7 1.3. Tujuan Penelitian ………………………………………………........ 7 1.4. Manfaat Penelitian ………………………………………………...... 7 BAB II KERANGKA PEMIKIRAN 2.1. 2.2. Pengertian dan Ruang Lingkup Komunikasi ……………………….. 9 2.1.1. Proses Komunikasi ………………..……………………… 10 Komunikasi Organisasi …………………………………………….. 11 2.2.1. Pengertian Komunikasi Organisasi ………………..…..… 12 2.2.2. Tujuan Komunikasi Organisasi ………............................... 12 2.2.3. Bentuk Komunikasi Organisasi ………............................... 12 2.3. Hubungan Internal (Internal Relations) …………………………… 14 2.4. Hubungan Antar Karyawan (Employee Relations) ………………… 17 2.5. Pola Informasi ……………………………………………………… 20 2.5.1. Sifat Aliran Informasi ……………………………….......... 21 2.5.2. Pola Aliran Informasi ………………………………........... 22 2.5.3. Arah Aliran Informasi ……………………………….......... 23 Penyampaian atau Penyebaran Informasi………………………….... 27 2.6.1. Strategi Penyampain Informasi …………………………. 28 2.6.2. Prinsip Dasar Proses Penyebaran Informasi……………… 28 2.6.3. Tekhnik Penyampaian Informasi …………......................... 30 Informasi atau Pesan (Message) ……………………………………. 32 2.7.1. Bentuk Tindakan Informasi ……………………………… 33 2.7.2. Organisasi Informasi ………………………………............ 34 2.7.3. Bentuk Informasi ………………………………................. 36 2.7.4. Isi Informasi ………………………………................. 37 2.7.5. Nilai Informasi ………………………………................. 38 2.6. 2.7. BAB III METODE PENELITIAN 3.1. Tipe Penelitian .................................................................................... 40 3.2. Metode Penelitian ………………………………………………....... 40 3.3. Teknik Pengumpulan Data …………………………………………. 41 3.3.1. Data Primer ……………………………………………..… 41 3.3.2. Data Sekunder ………………………………...................... 42 3.4. Kategorisasi ………………………………………………………... 43 3.5. Unit Analisis …………………………………………………........ 45 3.6. Sampel dan Populasi ………………………………….………........ 45 3.7. Uji Reliabilitas …………………………………………………….. 48 3.8. Analisa Data ……………………………………………………….. 50 3.9. Definisi Konsep ………..………………………………………….. 52 3.10. Fokus Penelitian ………..………………………………………….. 52 3.11. Key Informan ………..………….………………………………….. 53 BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1. Gambaran Umum Objek Penelitian .................................................... 55 4.1.1 Sejarah Perusahaan ……………………………………….. 55 4.1.1.1 Sejarah Charoen Pokphand …………………..…. 55 4.1.1.2 Sejarah Charoen Pokphand Indonesia ………..… 56 4.1.1.3 Sejarah PT. Poly Packaging Industry …………… 58 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan ……………………...… 60 4.1.3 Struktur Perusahaan ………………………………………. 61 4.1.4 Gambaran proses dan output Product di PT. Poly Packaging Industry ………………………………………. 62 4.1.4.1 Identifikasi pekerjaan ………………………. 62 4.1.4.2 Identifikasi bahan baku (Raw Material) …… 62 4.1.4.3 Identifikasi output product (Produk karung plastik) ………………………....................... Identifikasi customer (Pengguna karung plastik) …………………………............…… Identifikasi kebutuhan pelanggan atau standar mutu ………………………………………… Identifikasi langkah-langkah kerja saat produksi……………………………… Identifikasi pengukuran yang dijalankan staf Quality Control …………………………… 63 4.1.4.4 4.1.4.5 4.1.4.6 4.1.4.7 4.2. 64 64 68 Hasil Penelitian …………………………………………………… 72 4.2.1 72 Hasil Uji Reliabilitas ............................................................ 4.2.1.1 4.2.2 Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap 4 kategori isi informasi periode I ….. 4.2.1.2 Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap 4 kategori isi informasi periode II … 4.2.1.3 Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap 4 kategori isi informasi periode III .. Hasil Penelitian Pola Isi Informasi ……………………… 4.2.2.1 4.3. 63 Pola Isi Informasi periode tahun I (Oktober 2003–September 2004) ................................... 4.2.2.2 Pola Isi Informasi periode tahun II (Oktober 2004–September 2005) ................................... 4.2.2.3 Pola Isi Informasi periode tahun II (Oktober 2004–September 2005) ................................... Pembahasan dan Hasil Analisa Data Penelitian ................................. 72 74 76 77 78 92 108 126 4.3.1 Pembahasan dan Hasil Uji Reliabilitas ................................ 126 4.3.2 Pembahasan dan Hasil Penelitian Mengenai Pola Isi Informasi dari Catatan Harian divisi Quality Control ......... Pembahasan dan Hasil Penelitian Mengenai 7 C’s Communications pada Catatan Hasial divisi QC ................. 127 4.3.3 132 BAB V. KESIMPULAN 5.1. Kesimpulan ………………………………………………………… 141 5.2. Saran ……………………………………………………………… 144 5.2.1 5.2.2 144 145 Saran Praktis Saran Akademis DAFTAR PUSTAKA DAFTAR RIWAYAT HIDUP WAWANCARA LAMPIRAN-LAMPIRAN DAFTAR GAMBAR No. Keterangan Halaman Gambar 1 Model Komunikasi Harold D. Laswell ……………….. 10 Gambar 2 Suatu Unit Komunikasi ………...................................... 34 DAFTAR DIAGRAM DAN TABEL Diagram / Tabel Tabel 1.A Halaman 72 Diagram 1 Keterangan Uji Reliabilitas Catatan Harian Periode Tahun I (Oktober 2003 – September 2004) .............................. Perhitungan Chi Square Catatan Harian Periode Tahun I (Oktober 2003 – September 2004) ............... Uji Reliabilitas Chi Square Catatan Harian Periode Tahun II (Oktober 2004 – September 2005) ............... Perhitungan Chi Square Catatan Harian Periode Tahun II (Oktober 2004 – September 2005) ............... Uji Reliabilitas Chi Square Catatan Harian Periode Tahun III (Oktober 2005 – September 2006) .............. Perhitungan Chi Square Catatan Harian Periode Tahun III (Oktober 2005 – September 2006) .............. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 .................... Tabel 1 Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 .................... 78 Diagram 2 Pola Isi Informasi Periode November 2003 ................ 79 Tabel 2 Pola Isi Informasi Periode November 2003 ................ 79 Diagram 3 Pola Isi Informasi Periode Desember 2003 ................. 80 Tabel 3 Pola Isi Informasi Periode Desember 2003 ................. 80 Diagram 4 Pola Isi Informasi Periode Januari 2004 ..................... 81 Tabel 4 Pola Isi Informasi Periode Januari 2004 ..................... 81 Diagram 5 Pola Isi Informasi Periode Februari 2004 ................... 82 Tabel 5 Pola Isi Informasi Periode Februari 2004 ................... 83 Diagram 6 Pola Isi Informasi Periode Maret 2004 ....................... 84 Tabel 6 Pola Isi Informasi Periode Maret 2004 ....................... 84 Diagram 7 Pola Isi Informasi Periode April 2004 ......................... 85 Tabel 7 Pola Isi Informasi Periode April 2004 ......................... 85 Diagram 8 Pola Isi Informasi Periode Mei 2004 ........................... 86 Tabel 1.B Tabel 2.A Tabel 2.B Tabel 3.A Tabel 3.B 73 74 75 76 73 78 Tabel 8 Pola Isi Informasi Periode Mei 2004 ........................... 86 Diagram 9 Pola Isi Informasi Periode Juni 2004 .......................... 87 Tabel 9 Pola Isi Informasi Periode Juni 2004 .......................... 88 Diagram 10 Pola Isi Informasi Periode Juli 2004 .......................... 89 Tabel 10 Pola Isi Informasi Periode Juli 2004 .......................... 89 Diagram 11 Pola Isi Informasi Periode Agustus 2004 .................... 90 Tabel 11 Pola Isi Informasi Periode Agustus 2004 .................... 90 Diagram 12 Pola Isi Informasi Periode September 2004 ................ 91 Tabel 12 Pola Isi Informasi Periode September 2004 ................ 91 Diagram 13 Pola Isi Informasi Periode Oktober 2004 .................... 92 Tabel 13 Pola Isi Informasi Periode Oktober 2004 .................... 92 Diagram 14 Pola Isi Informasi Periode November 2004 ................ 93 Tabel 14 Pola Isi Informasi Periode November 2004 ................ 94 Diagram 15 Pola Isi Informasi Periode Desember 2004 ................. 95 Tabel 15 Pola Isi Informasi Periode Desember 2004 ................. 95 Diagram 16 Pola Isi Informasi Periode Januari 2005 ..................... 96 Tabel 16 Pola Isi Informasi Periode Januari 2005 ..................... 96 Diagram 17 Pola Isi Informasi Periode Februari 2005 ................... 97 Tabel 17 Pola Isi Informasi Periode Februari 2005 ................... 97 Diagram 18 Pola Isi Informasi Periode Maret 2005 ....................... 99 Tabel 18 Pola Isi Informasi Periode Maret 2005 ....................... 99 Diagram 19 Pola Isi Informasi Periode April 2005 ......................... 100 Tabel 19 Pola Isi Informasi Periode April 2005 ......................... 100 Diagram 20 Pola Isi Informasi Periode Mei 2005 ........................... 101 Tabel 20 Pola Isi Informasi Periode Mei 2005 ........................... 102 Diagram 21 Pola Isi Informasi Periode Juni 2005 .......................... 103 Tabel 21 Pola Isi Informasi Periode Juni 2005 .......................... 103 Diagram 22 Pola Isi Informasi Periode Juli 2005 .......................... 104 Tabel 22 Pola Isi Informasi Periode Juli 2005 .......................... 104 Diagram 23 Pola Isi Informasi Periode Agustus 2005 .................... 105 Tabel 23 Pola Isi Informasi Periode Agustus 2005 .................... 106 Diagram 24 Pola Isi Informasi Periode September 2005................. 107 Tabel 24 Pola Isi Informasi Periode September 2005 ................ 107 Diagram 25 Pola Isi Informasi Periode Oktober 2005..................... 108 Tabel 25 Pola Isi Informasi Periode Oktober 2005 .................... 109 Diagram 26 Pola Isi Informasi Periode November 2005 ................ 110 Tabel 26 Pola Isi Informasi Periode November 2005 ................ 110 Diagram 27 Pola Isi Informasi Periode Desember 2005 ................. 112 Tabel 27 Pola Isi Informasi Periode Desember 2005 ................. 112 Diagram 28 Pola Isi Informasi Periode Januari 2006 ..................... 113 Tabel 28 Pola Isi Informasi Periode Januari 2006 ..................... 113 Diagram 29 Pola Isi Informasi Periode Februari 2006 ................... 115 Tabel 29 Pola Isi Informasi Periode Februari 2006 ................... 115 Diagram 30 Pola Isi Informasi Periode Maret 2006 ....................... 116 Tabel 30 Pola Isi Informasi Periode Maret 2006 ....................... 116 Diagram 31 Pola Isi Informasi Periode April 2006 ......................... 118 Tabel 31 Pola Isi Informasi Periode April 2006 ......................... 118 Diagram 32 Pola Isi Informasi Periode Mei 2006 ........................... 119 Tabel 32 Pola Isi Informasi Periode Mei 2006 ........................... 119 Diagram 33 Pola Isi Informasi Periode Juni 2006 .......................... 120 Tabel 33 Pola Isi Informasi Periode Juni 2006 .......................... 120 Diagram 34 Pola Isi Informasi Periode Juli 2006 .......................... 122 Tabel 34 Pola Isi Informasi Periode Juli 2006 .......................... 122 Diagram 35 Pola Isi Informasi Periode Agustus 2006 .................... 123 Tabel 35 Pola Isi Informasi Periode Agustus 2006 .................... 123 Diagram 36 Pola Isi Informasi Periode September 2006 ................ 124 Tabel 36 Pola Isi Informasi Periode September 2006 ................ 125 Diagram 37 Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 - September 2006 ............................................................................. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 - September 2004 ............................................................................. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2004 - September 2005 ............................................................................. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2005 - September 2006 ............................................................................. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 - September 2006 ............................................................................. 128 Tabel 37 Tabel 38 Tabel 39 Tabel 40 128 128 129 129 DAFTAR LAMPIRAN No. Keterangan Lampiran 1 Gambaran utuh pola isi informasi Catatan Harian divisi Quality Control PT. Poly Packaging Industry Tangerang Lampiran 2 Tabel penghitungan frekuensi pesan periode Oktober 2003 – September 2006 Lampiran 3 Diagram pola isi informasi Catatan Harian periode I - III (Oktober 2003 – September 2006) Lampiran 4 Tabel pola isi informasi 7 C’s Communications Lampiran 5 Foto-foto BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Masalah Komunikasi tidak mengalir sendiri, aliran komunikasi terjadi ketika ada proses penciptaan, penyampaian dan intepretasi informasi hingga penerimaan informasi dari dan untuk seluruh bagian atau anggota yang terlibat di dalamnya. Aliran informasi terjadi secara tetap dan berkesinambungan, proses ini berlangsung terus dan terjadi sepanjang waktu dalam berbagai peristiwa dan terjadi akibat terjalinnya hubungan yang dinamis. Komunikasi adalah salah satu aktifitas yang dominan dalam organisasi karena komunikasi dalam organisasi adalah tulang punggung untuk koordinasi, kerjasama, saling koreksi, saling melengkapi di antara berbagai unit kerja maupun di antara para anggota dari berbagai divisi. 1 Menurut sifatnya komunikasi dalam organisasi dapat berupa komunikasi formal dan informal. Komunikasi formal ialah proses penyampaian informasi dengan memanfaatkan saluran-saluran formal yang tersedia di dalam organisasi. Pada umumnya komunikasi formal memiliki tujuan untuk kepentingan pekerjaan, dan cara penyampaian informasi dalam komunikasi formal lebih banyak tertulis daripada lisan. Komunikasi informal adalah proses penyampaian informasi secara tidak resmi, tidak terikat secara kaku dengan pertimbangan birokrasi. 2 1 Suranto AW. Komunikasi Perkantoran. Prinsip Komunikasi untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran. Yogyakarta. Media Wacana. 2005. Hal 37. 2 Suranto AW. Komunikasi Perkantoran. Prinsip Komunikasi untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran. Yogyakarta. Media Wacana. 2005. Hal 38. Komunikasi adalah proses dan sarana yang digunakan untuk mencapai sasaran public relations, termasuk human relations, employee relations atau employee communications atau hubungan antar karyawan. Sasaran proses komunikasi adalah menginformasikan informasi, membujuk, mendidik, dan memotivasi orang. Untuk menjadi seorang komunikator efektif, seorang harus memiliki pengetahuan mengenai apa yang membentuk komunikasi dan bagaimana orang menerima informasi.3 Pola informasi dalam komunikasi organisasi adalah suatu proses dinamik; dalam proses inilah informasi-informasi diciptakan, dimunculkan, dan ditafsirkan. Sifat, pola, dan arah aliran informasi berdampak pada efisiensi, iklim, penyesuaian dan inovasi organisasi, dan hal ini dapat ditinjau dari sudut pandang hubungan posisional, antarpesona, atau berurutan. Pada gilirannya, pola informasi dan peranan komunikasi dapat memperlancar atau menghambat penyampaian informasi. 4 Dalam penyampaian informasi perlu strategi untuk mencapai efektifitas komunikasi organisasi, yang lebih dikenal dengan 7 C’s Communications atau 7 faktor yang terdiri dari keterpercayaan, hubungan atau pertalian, isi, kejelasan, kesinambungan dan konsistensi, saluran pengirim berita, dan kemampuan pihak penerima berita. 5 Penyampaian informasi dalam setiap kegiatan organisasi sangat penting. Umumnya sebuah organisasi (perusahaan) menerapkan 8 jam kerja setiap harinya, yakni 09:00 – 17:00 (9 to 5) penyampaian informasi berjalan hanya sepanjang waktu tersebut, 3 Willcox, Ault, and Agee. Public Relations (Strategi dan Taktik). Batam. Interaksara. 2006. Hal 229. 4 Pace, Wayne and Faules, Don. Komunikasi Organisasi : Strategi Meningkatkan Kinerja Perusahaan. Bandung. Remaja Rosdakarya. 2001. Hal 215. 5 Cutlip, Scott M, Allen H. Center, Glen M. Broom. Effective Public Relations : Merancang dan Melaksanakan Kegiatan kehumasan dengan Sukses. Edisi Kedelapan. Edisi Bahasa Indonesia. Jakarta. Indeks Kelompok Gramedia. 2005.Hal 199. namun ada perbedaan dengan aktifitas pabrik, umumnya pabrik berjalan selama 24 jam, pembagian jam kerjanya dibagi menjadi 3 shift, untuk itu perlu sekali ada komunikasi antar rekan sekerja tentu saja isi informasi harus jelas, mudah dimengerti, cepat dan dapat diterima dengan tepat atau tanpa distorsi oleh seluruh anggota tim kerja. Hal yang biasa terjadi adalah saat pergantian shift, antar pekerja hanya bertemu dalam waktu yang sangat singkat, jarang sekali ada pertukaran informasi, komunikasi terbatas karena pertemuan yang singkat dan tidak intens, dan kebanyakan pekerja kurang menaruh perhatian terhadap mata rantai sebuah informasi. Dampak masalah komunikasi ini ada banyak mata rantai pekerjaan yang putus dikarenakan kurangnya komunikasi 2 arah dan tidak adanya budaya sharing informasi, disertai kurangnya rasa tanggung jawab dan kurangnya inisiatif dari karyawan. Padahal perlu sekali penyampaian informasi, untuk itu perlu penanganan masalah komunikasi yang tepat, agar tidak terjadi kesalahpahaman, ataupun kesalahan fatal berupa keterlambatan penanganan masalah. Penanganan masalah adalah hal vital yang harus segera dilakukan dalam rutinitas pabrik terutama di divisi produksi, mengingat apabila timbul masalah di bagian produksi langsung berakibat terhadap banyak sektor, seperti keterlambatan pengiriman, cacat produk, penolakan produk, dan sebagainya. Selain divisi produksi, ada divisi yang bertanggung jawab terhadap kualitas produk dan proses produksi, divisi ini dinamakan Quality Control (QC), tugas utamanya adalah melakukan pemeriksaan (checking) baik proses produksi hingga produk akhir (finish good). Divisi ini menjadi ujung tombak kepercayaan customer terhadap produk yang diterimanya. Adapun divisi QC ini awalnya menyatu dengan divisi produksi, namun sejak Oktober 2003 divisi ini menjadi divisi tersendiri. Aliran informasi yang cepat dan akurat menjadi tuntutan dalam kinerja divisi QC. Dalam mengelola divisi ini, Manager QC merancang media komunikasi tertulis dari bawahan berbentuk Catatan Harian, sebagai upaya untuk mengoptimalkan karyawan untuk memberikan informasi, biasa menulis dan membaca informasi. Catatan Harian ini menjadi media perantara atau penghubung informasi antar shift, dapat menjadi sumber informasi antar karyawan dan sekaligus atasan dapat memperoleh informasi yang akurat tentang kegiatan ataupun proses kerja dalam rutinitas sehari-hari, selain itu informasiinformasi ini dapat dipergunakan untuk memberi keputusan. Adapun isi Catatan Harian divisi Quality Control ini adalah rekaman peristiwa yang beragam, mulai dari masalah yang timbul saat proses produksi, masalah kualitas hasil produksi yang tidak sesuai, dan masalah penting lainnya yang muncul. Isi informasi berupa informasi substantif dan informasi fasilitatif. Bentuk informasi dalam Catatan Harian divisi Quality Control adalah informasi uraian dan informasi formulir. Sifat isi informasi berupa informasi atau laporan temuan, saran atau masukkan, serta keluhan yang membutuhkan tanggapan dari atasan. Selain itu dilihat dari nilai informasi yang ditentukan oleh ketelitian, ketepatan, kelengkapan, kesesuaian, dan keringkasan dari isi. Tujuan dari Catatan Harian divisi Quality Control adalah menyampaikan informasi yang perlu diketahui oleh shift berikutnya atau mengkomunikasikan setiap masalah kualitas yang timbul saat produksi dan sekaligus informasi ini menjadi sumber informasi kepada atasan mengenai problem yang terjadi, yang sudah diatasi maupun yang perlu ditindak lanjuti oleh atasan. Objek penelitian adalah PT. Poly Packaging Industry (PT. PPI) sebuah pabrik karung plastik yang berlokasi di Kawasan Industri Jatake, Tangerang. Pabrik karung plastik ini didirikan tahun 1991 dengan menyandang nama PT. Charoen Pokphand Indonesia (PT. CPI), pabrik ini awalnya hanya mensupply karung untuk kemasan pakan ternak (feedmill) PT. Charoen Pokphand Indonesia (internal user only).6 Sejak tahun 2003 terjadi perubahan dalam pabrik ini yakni perubahan nama dari PT. CPI menjadi PT. PPI. Saat terjadi perubahan tersebut ditandai dengan ekspansi market dalam upaya menjaring external user yang membutuhkan kemasan wovenbag seperti produsen beras, semen, tepung, pupuk dan lain-lain. Perubahan ini membawa pada peningkatan kualitas yang menjadi tuntutan untuk bersaing dalam meraih pasar yang baru. 7 Sejak berdiri hingga tahun 2003 atau selama 12 tahun orientasi kerja karyawan terhadap hasil produksi masih rendah karena saat itu seluruh hasil produksi diterima langsung tanpa ada komplain dari customer atau pemakai (user) yang merupakan satu group perusahaan. Orientasi kerja hanya sebatas produksi tanpa memperhatikan kualitas hasil. Namun diawali dengan adanya akuisisi dengan perusahaan Charoen Pokphand (CP Poly) Thailand di bulan Oktober 2003, ditandai dengan perubahan nama, visi barunya, diikuti dengan penambahan divisi baru yakni divisi Quality Control untuk menangani seluruh kualitas produk yang dihasilkan, dan divisi marketing yang khusus menangani customer baru (external user). Akuisisi ini membawa perubahan yang cukup 6 7 Company Profile PT. POLY PACKAGING INDUSTRY. 2004 Ibid signifikan dan terjadi perubahan orientasi dalam pabrik wovenbag ini. Kualitas hasil atau mutu menjadi prioritas yang sangat diperhitungkan, perbaikan produk ke arah kualitas menuntut perubahan orientasi kerja karyawan. Salah satu wujud nyata yang disadari sangat dibutuhkan dalam kerangka menjaga mutu produksi adalah peningkatan kinerja di divisi Quality Control (QC).8 Untuk mencapai visi dan misi yang baru sangat diperlukan banyak perubahan, dan semuanya itu membutuhkan koordinasi, kerjasama tim, dan peningkatan kinerja di semua sektor. Dan komunikasi adalah hal terpenting yang tanpa disadari menjadi sumber keberhasilan sebuah organisasi dalam memperbaiki aliran informasi dan sebagai media untuk menjalin harmonisasi hubungan karyawan baik horisontal, vertikal, maupun diagonal. Keberhasilan komunikasi dalam organisasi dapat meningkatkan produktifitas dan kinerja perusahaan. Ketertarikan peneliti terhadap PT. PPI karena penulis melihat adanya fenomena komunikasi menarik yang terjadi di pabrik seperti dikemukakan di atas. Selain itu peneliti merasa tertarik untuk melihat fenomena komunikasi yang terjadi selama kurun waktu 3 tahun terakhir, karena pabrik ini mengalami perubahan sejak tahun 2003, dan perubahan komunikasi yang terjadi menjadi perlu untuk diteliti untuk mengetahui apakah ada perubahan ke arah yang lebih baik seturut dengan peningkatan organisasi ke arah yang lebih prospektif. Periodisasi penelitian dimulai bulan Juli 2006 hingga September 2006, sedangkan untuk melihat pola isi Catatan Harian divisi Quality Control akan diambil dari rekaman data mulai bulan Oktober 2003 hingga September 2006. Periode penelitian penulis 8 Ibid anggap tepat karena pada saat itu penulis dapat memantau secara langsung proses komunikasi yang dilakukan selama 3 bulan di PT. PPI, dimana bulan September 2006 adalah batas akhir masa catatan harian yang ingin diteliti oleh penulis. 1.2 Rumusan Masalah Bagaimana pola isi informasi 7 C’s Communications pada Catatan Harian divisi Quality Control PT. Poly Packaging Industry di Tangerang? 1.3 Tujuan Penelitian Ingin mengetahui pola isi informasi 7 C’s Communications pada catatan harian divisi Quality Control yang dibuat dalam upaya untuk penyampaian informasi antar shift di divisi Quality Contro PT. Poly Packaging Industry di Tangerang. 1.4 Manfaat Penelitian 1.4.1 Signifikansi Akademis : Penelitan yang dilakukan ini akan memberi manfaat akademis, terutama terhadap pengembangan ilmu komunikasi terutama dapat diketahui pola isi informasi dalam komunikasi internal organisasi melalui media tertulis (formal). Selain itu dengan mengetahui pola isi informasi, dapat diperoleh gambaran yang lebih komprehensif mengenai keberhasilan media komunikasi tertulis ini dilihat dari strategi komunikasi 7 C’s Communications 1.4.2 Signifikansi Praktis : Menjadi masukan penting bagi PT. POLY PACKAGING INDUSTRY; pabrik karung plastik di Tangerang untuk : 1. Mengetahui pola isi informasi Catatan Harian divisi Quality Control. Dengan mengetahui pola komunikasi Catatan Harian ini diharapkan dapat memberi manfaat tambahan kepada perusahaan, agar semua pihak lebih menyadari nilai tambah dari adanya komunikasi tertulis antar karyawan dan komunikasi tertulis antar karyawan dan atasan. 2. Mempelajari isi Catatan Harian divisi Quality Control. Dengan mempelajari isi Catatan harian ini diharapkan perusahaan dapat melihat keberhasilan media komunikasi tertulis ini dilihat dari strategi komunikasi 7 C’s Communications. BAB II KERANGKA PEMIKIRAN 2.1 Pengertian dan Ruang Lingkup Komunikasi Menurut Wilbur Schramm, komunikasi adalah sesuatu yang dilakukan orang. Komunikasi tidak mempunyai kehidupannya sendiri. Tidak ada yang ajaib mengenainya kecuali bahwa apa yang dimasukkan orang ke dalam komunikasi. Tidak ada arti dalam informasi kecuali yang dimasukkan orang ke dalamnya. Oleh karena itu, ketika seseorang mempelajari komunikasi, ia meneliti orang-orang yang berhubungan satu sama lain dan dengan kelompok-kelompok mereka, organisasi, dan masyarakat dengan mempengaruhi satu sama lain, menginformasikan dan diinformasikan, mengajar dan diajar, menghibur dan dihibur dengan cara memakai tanda-tanda tertentu yang terpisah dari setiap tandatanda tertentu yang terpisah dari setiap tanda yang lain. Untuk memahami proses komunikasi manusia, harus ada pemahaman bagaimana orang-orang saling berkaitan.9 Schramm juga mengatakan ”Komunikasi merupakan tindakan melaksanakan kontak antara pengirim dan penerima, dengan bantuan pesan; pengirim dan penerima memiliki beberapa pengalaman bersama yang memberi arti pada pesan yang dikirim oleh pengirim, dan diterima serta ditafsirkan oleh penerima.” “Communication as an act of establishing contact between a sender and receiver, with the help of message; the sender and receiver has some common experience which meaning to the message incode and sent by the sender; and receiver and decoded by the receiver”.10 9 Cutlip, Opcit, Hal 199. Suranto, Opcit Hal 14 10 Konsep Schramm tentang komunikasi menghendaki model proses dua arah dengan pengirim dan penerima yang beroperasi dalam konteks kerangka acuan, hubungan, dan situasi soasial masing-masing. Proses memberi informai memerlukan empat langkah, yaitu: 1. Menarik perhatian pada komunikasi 2. Mencapai penerimaan informasi 3. Ditafsirkan sebagaimana dimaksudkan 4. Menyimpan informasi untuk digunakan nanti.11 2.1.1 Proses Komunikasi Gambar 1. Model proses komunikasi Dalam gambar diatas diperlihatkan rangkaian model proses komunikasi, melalui tahap-tahap sebagai berikut: Tahap 1. Dimulai dengan penetapan gagasan atau ide-ide (ideation) yang dilakukan oleh pihak pengirim berita (communicator, sender) 11 Cutlip, Opcit. Hal 199-200 Tahap 2 Pengiriman informasi, gagasan yang merupakan message yang telah disusun (encoding) dalam bentuk simbol, sandi, kode-kode, dengan melalui saluran media komunikasi baik secara lisan maupun tertulis, vertikal maupun horisontal, formal maupun informal Tahap 3 Penerimaan berita oleh pihak penerima berita (komunikan). Pihak komunikan kemudian mengadakan interpretasi (decoding) terhadap berita yang diterima, yang dilanjutkan dengan suatu tindakan. Tindakan yang dilakukan oleh pihak komunikan merupakan respon yang sekaligus merupakan umpan balik dari komunikan kepada komunikator.12 2.2 Komunikasi Organisasi Organisasi terdiri dari kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan baik produksi maupun jasa, organisasi juga merupakan tempat para anggotanya berkumpul untuk merundingkan segala sesuatu guna kepentingan organisasi, dan tempat para anggota organisasi menyelesaikan pekerjaan. Organisasi tidak mungkin berada tanpa komunikasi. Apabila tidak ada komunikasi, para pegawai tidak dapat mengetahui apa yang dilakukan rekan sekerjanya, pimpinan tidak dapat menerima masukan informasi, dan para penyelia tidak dapat memberikan instruksi.13 12 13 Wursanto. Opcit. Hal 75-76 Davis, Keith and John Newstrom. Perilaku dalam Organisasi Edisi Ketujuh. Jakarta. Erlangga. Hal 151. 2.2.1 Pengertian Komunikasi Organisasi Komunikasi organisasi menurut definisi Wayne adalah suatu pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi tertentu. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubunganhubungan hierarkis antara yang satu dan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.14 2.2.2 Tujuan Komunikasi Organisasi Setiap orang dalam organisasi dapat berkomunikasi secara efektif bersama dengan semua anggota lainnya baik secara horisontal maupun vertikal atau secara diagonal. Aliran informasi terjadi ketika ada penyampaian dan penerimaan berita, aliran dapat berjalan dengan baik bila dalam organisasi terdapat komunikasi yang efektif. Komunikasi yang efektif akan menciptakan iklim kerja yang sehat dan terbuka. Hal ini sangat penting untuk meningkatkan kreatifitas dan dedikasi seluruh anggota organisasi, mendorong timbulnya prestasi lebih baik dan kepuasan kerja. Berdasarkan hasil suatu penelitian, diketahui bahwa antara 75% sampai 90% dari waktu kerja, kita pergunakan untuk berkomunikasi. 5% dipergunakan untuk menulis 10% untuk membaca 35% untuk berbicara 50% untuk mendengarkan 15 14 Husein Umar, Metode Riset Komunikasi Organisasi : Sebuah Pendekatan Kuantitatif Dilengkapi dengan Contoh Proposal Hasil Riset Komunikasi Organisasi. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama, 2002, Hal 8-9 15 Wursanto, Ig. Etika Komunikasi Kantor.Yogyakarta. Kanisius.1987. Hal 29 Seperti yang telah dikemukan sebelumnya, komunikasi dalam organisasi sangat penting, banyak hal yang dapat dicapai dengan adanya komunikasi dalam organisasi, diantaranya adalah : 1. Menimbulkan rasa kesetiakawanan dan loyalitas antara : - Para bawahan dengan atasan/pimpinan - Bawahan dengan bawahan. - Atasan dengan atasan - Anggota organisasi dengan organisasi 2. Dengan mengadakan komunikasi semua jajaran pimpinan dapat mengetahui keadaan bidang yang menjadi tugasnya, sehingga akan berlangsung pengendalian operasional yang efisien. 3. Dengan komunikasi, semua informasi, keterangan-keterangan yang dibutuhkan dapat dengan cepat diperoleh. 4. Komunikasi merupakan suatu cara untuk memperoleh keterangan yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu pekerjaan. 5. Komunikasi adalah suatu cara untuk menjelaskan persepsi-persepsi/penglihatanpenglihatan dan hal-hal yang diharapkan dari suatu tanggung jawab. 6. Komunikasi penting bagi organisasi sebab merupakan salah satu alat yang utama untuk bekerja sama. 7. Komunikasi penting bagi keputusan. Jika tidak ada informasi yang dikomunikasikan dari bawahan kepada atasan, keputusan seorang pemimpin tidak mempunyai nilai, dan mempunyai potensi tidak tepat sasaran. 8. Arus informasi atau komunikasi dari bawahan kepada atasan, penting dalam memungkinkan pemimpin untuk mengetahui apakah komunikasi telah dilaksanakan 16 2.2.3 Bentuk Komunikasi Organisasi Konsep Komunikasi Organisasi dapat dilihat dari variabel dan komponenkomponennya.Wayne Pace dan Don Faules menjabarkan informasi dalam delapan variabel komunikasi, yakni :17 Variabel 1. Kepuasan organisasi 2. Iklim komunikasi Komponen Kepuasan karyawan tentang: - Pekerjaan - Supervisi - Gaji dan tunjangan - Promosi karyawan - Hubungan dengan teman sekerja Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: - Saling percaya (trust) - Partisipasi dalam pengambilan keputusan 16 17 Ibid. Hal 29-31 Pace. Opcit. Hal 497-499 - Pemberian dukungan - Keterbukaan komunikasi - Kerelaan menerima komunikasi 3. Kualitas Media Persepsi karyawan tentang dokumen tertulis (mis.: buletin, laporan, pedoman kerja dll): 4. Kemudahan - Daya tarik untuk dibaca - Cocok atau sesuai - Efesiensi - Dapat diandalkan Mendapatkan Persepsi karyawan tentang perolehan Informasi 5. Penyebaran Informasi informasi dari berbagai sumber: - Atasan langsung - Atasan lebih tinggi - Kelompok - Bawahan - Dokumen penerbitan - Obrolan lisan (grapevine) Persepsi karyawan tentang: - Penyebaran informasi dalam struktur organisasi - Penyebaran informasi yang penting/khusus - Penyebaran informasi terkini 6. Muatan Informasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: 7. Kemurnian Informasi - Kecukupan informasi - Kekurangan informasi - Kelebihan informasi - Kelewatan informasi/terisolasi Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: - Perbedaan antara informasi yang dimengerti dan yang sebenarnya ada 8. Budaya Organisasi Distorsi: kesalahan dan omisi (penghapusan) Pengalaman dan persepsi karyawan tentang: - Relasi, seperti pengertian, perhatian, mau mendengar, komunikatif, membantu dan mendoron - Nilai (kualitas, baik, jasa, pertumbuhan prima) - Lingkungan (bersih, rapi, teratur, aman) 2.3 Hubungan Internal (Internal Relations) Salah satu faktor penting yang ikut menentukan tercapai tidaknya tujuan organisasi adalah faktor manusia yang terlibat di dalamnya, meliputi unsur pimpinan hingga seluruh staf. Setiap orang yang terlibat di dalamnya memiliki harapan dan tujuan tertentu yang berakibat pada perbedaan tingkah laku dan kinerja yang mereka tunjukkan, yang disebabkan oleh perbedaan faktor internal masing-masing individu dan lingkungan yang dihadapi. Faktor internal terkait dengan persepsi, sikap, nilai, motivasi, dan kepribadian masing-masing.18 Pelaksanaan komunikasi internal pada hakekatnya mempunyai arti penting yakni : 1. Melalui komunikasi internal, karyawan memperoleh kesempatan untuk menyatakan pendapatnya tentang berbagai hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan tanggung jawabnya 2. Komunikasi internal yang dilakukan secara intensif akan mampu mendorong motivasi dan semangat kerja karyawan 3. Komunikasi internal menjadi sarana terbentuknya rasa saling percaya antara karyawan dan manajemen 19 Variabel komunikasi internal relations dapat meningkatkan kinerja karyawan, secara garis besar dapat dijelaskan sebagai berikut : 1. Kepercayaan terhadap komunikator (dalam hal ini orang yang ingin mengubah sikap yaitu pemimpin organisasi perkantoran). Artinya kepercayaan dan kedekatan 18 19 Suranto, Opcit, Hal 169 Wursanto, Opcit. Hal 49 hubungan antara pimpinan dengan karyawan akan mengatarkan kepada sikap positif para karyawan. 2. Komunikasi internal lebih mengutamakan penyampaian isi pesan atau muatan stimulus yang berorientasi untuk meningkatkan kinerja karyawan. 3. Keteladanan pemimpin untuk perubahan sikap positif karyawan. Pesan yang disampaikan akan lebih besar kemungkinannya untuk berhasil apabila isi pesan tersebut cukup beralasan. (dalam hal ini pesan yang disampaikan berasal dari pimpinan). 4. Komunikasi internal merupakan sarana tepat untuk membina nilai-nilai positif bagi karyawan. Dalam sebuah organisasi, nilai yang dianut seorang anggota akan mempengaruhi tingkahlakunya dalam berinteraksi dengan anggota lain dalam melaksanakan tugasnya. Berdasarkan asumsi bahwa penguasaan nilai positif akan sangat mendukung kinerja karyawan, maka dalam program komunikasi internal hendaknya pihak manajemen senantiasa menanamkan nilai yang dianut sesuai dengan budaya kerja, motto, visi dan misi. 5. Komunikasi internal efektif untuk pembentukan kepribadian karyawan. Keterlibatan dalam berkomunikasi dengan karyawan lain dalam aktifitas sehari-hari dapat ikut mempengaruhi kepribadian seseorang. 6. Melalui komunikasi internal pihak manajemen lebih leluasa untuk meningkatkan motivasi kerja karyawan.20 Pelaksanaan komunikasi internal untuk meningkatkan kinerja karyawan perlu dilengkapi dengan sebuah strategi komunikasi yang relevan dengan situasi dan kondisi. 20 Suranto, Opcit, Hal 175-177 Proses komunikasi ditekankan dengan menggunakan pola partisipatori dengan lebih banyak melibatkan karyawan. Artinya karyawan diberikan kesempatan untuk secara aktif terlibat dalam program komunikasi intenal, dengan maksud agar mereka memahami bahwa program komunikasi internal adalah dari karyawan, oleh karyawan dan untuk karyawan.21 2.4 Hubungan Karyawan (Employee Relations) Hubungan yang paling penting dalam suatu organisasi adalah dengan para karyawan di segala tingkat. Karyawan adalah salah satu publik internal, yang mewakili sumber daya terbesar suatu organisasi. Koodinasi, komunikasi, dan mediasi diperlukan untuk menjalin hubungan dengan karyawan. Komunikasi karyawan yang efektif mengembangkan suatu iklim kepercayaan. Idealnya hubungan-hubungan kerja dicirikan oleh setidaknya 7 kondisi: 1. Keyakinan dan kepercayaan 2. Informasi yang terus terang, mengalir secara bebas ke atas, ke bawah, ke samping 3. Status dan partisipasi yang memuaskan bagi setiap pribadi 4. Berlanjutnya / kontinuitas pekerjaan 5. Lingkungan yang sehat 6. Sukses untuk perusahaan 7. Optimisme mengenai masa depan.22 21 22 Wursanto, Opcit, Hal 178 Cutlip. Opcit. Hal 225-226 Adapun tujuan komunikasi antara pihak manajemen dengan karyawan adalah untuk : 1. Mendapatkan umpan balik dari karyawan 2. Menjalin hubungan baik manajemen dengan karyawan 3. Meningkatkan peran dan kinerja karyawan secara optimal 4. Mengindentifikasi masalah-masalah 5. Menampung usulan dan aspirasi dari karyawan 6. Memantapkan koordinasi 7. Internalisasi kebijakan.23 Sedangkan tujuan komunikasi antar anggota organisasi atau karyawan adalah untuk : 1. untuk berbagi pengalaman dan perasaan 2. solidaritas dan kerjasama 3. menserasikan pelaksaan kerja 4. menghindari pengerjaan tugas yang sama (berganda) 5. menggalang kerukunan 6. membahas cara-cara menanggulangi kendala yang timbul 7. saling koreksi untuk menghindari kekeliruan 8. membina hubungan harmonis dan kemitraan.24 23 Wursanto. Opcit. Hal 47 24 Ibid. Hal 48 2.5 Pola Informasi Salah satu tantangan terbesar dalam komunikasi organisasi atau komunikasi internal adalah bagaimana menyampaikan informasi ke seluruh bagian organisasi dan bagamanai menerima informasi dari seluruh bagian organisasi. Proses ini berhubungan dengan aliran informasi.25 Aliran informasi adalah proses penyampaian suatu informasi, interpretasi penyampaian, dan penciptaan penyampaian informasi atau informasi. Proses aliran informasi ini berlangsung secara tetap dan berkesinambungan, mulai dari diciptakan, ditampilkan dan hingga informasi tersebut diinterpretasikan. Proses ini berlangsung terus dan berubah secara konstan namun berlangsung sepanjang waktu. 2.5.1 Sifat Aliran Informasi Ada 2 cara penyebaran informasi dalam organisasi, yakni: penyebaran secara serentak, berurutan, atau kombinasi dari kedua cara ini. 1. Penyebaran secara serentak Proses ini terjadi bila semua anggota organisasi walaupun berada di tempat yang berbeda, menerima suatu informasi dalam waktu bersamaan. 2. Penyebaran secara berurutan Penyampaian informasi berurutan adalah rangkaian penyebaran dari beberapa orang yang berjalan secara berurutan. Misalnya sebuah informasi disampaikan kepada si A, kemudian si A menyampaikan informasi kepada si B, si B melanjutkan kepada si C, dan seterusnya. 25 Cutlip. Opcit. Hal 170 Proses ini berlangsung dalam waktu tidak beraturan, orang yang menerima informasi cenderung menyadari adanya informasi pada waktu yang berlainan, hal ini dapat menimbulkan masalah dalam koordinasi. Adanya keterlambatan dalam menyebarkan informasi menyebabkan informasi itu tidak berguna, selain ada kemungkinan kebenaran dan kecermatan informasi akan terganggu dalam proses penyebaran yang berlangsung secara berurutan. 2.5.2 Pola Aliran Informasi Pola aliran informasi ada 2, yaitu pola lingkaran dan pola roda. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi dengan anggota lainnya melalui sejenis sistem pengulangan informasi. Pola roda adalah pola yang mengarahkan seluruh informasi kepada individu yang menduduki posisi sentral. Orang yang dalam posisi sentral menerima kontak dan informasi yang disediakan oleh anggota organisasi lainnya dan memecahkan masalah dengan saran dan persetujuan anggota lainnya. Pola lingkaran memungkinkan semua anggota berkomunikasi satu dengan yang lainnya hanya melalui sejenis sistem pengulangan informasi.26 Pengaruh pola roda dan lingkaran dibuat atas sepuluh variabel komunikasi organisasi dapat digambarkan sebagai berikut :27 26 27 Ibid. Hal 174-175. Ibid. VARIABEL KOMUNIKASI ORGANISASI Pola Roda Pola Lingkaran --------------------------------------------------------------------------------------Aksesibilitas para anggota satu dengan lainnya Rendah Tinggi Pengawasan aliran informasi Tinggi Rendah Moral atau kepuasaan Sangat rendah Tinggi Kemunculan kepemimpinan Tinggi Sangat Rendah Kecermatan solusi Baik Buruk Kecepatan kinerja Cepat Lambat Jumalah informasi yang dikirimkan Rendah Tinggi Kemunculan organisasi yang stabil Cepat Sangat Lambat Penyesuaian dengan perubahan kerja Lambat Cepat Kecenderungan beban berlebih Tinggi Rendah 2.5.3 Arah Aliran Informasi Dalam komunikasi organisasi kita berbicara tentang informasi yang berpindah secara formal atau arah aliran informasi yang terbagi 3, yakni : 1. Komunikasi Vertikal Komunikasi vertikal adalah proses komunikasi dengan melibatkan pihakpihak yang secara hierarkis memiliki jenjang kedudukan struktural yang berbeda. Komunikasi vertikal dapat dibedakan menjadi dua arah aliran, yakni: a. Komunikasi ke bawah Komunikasi ke bawah dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari jabatan berotoritas tinggi (atasan) kepada mereka yang berotoritas lebih rendah (bawahan). Komunikasi ke bawah bertujuan untuk memberikan informasi, pengendalian dan pengawasan kerja, serta berbagai pengarahan agar staf dapat memahami apa yang harus dikerjakan, bagaimana metode kerjanya, dan sebagainya.28 b. Komunikasi ke atas Komunikasi ke atas dalam sebuah organisasi berarti bahwa informasi mengalir dari tingkat yang lebih rendah (bawahan) ke tingkat yang lebih tinggi (penyelia). Komunikasi ke atas penting karena beberapa alasan : 1. Aliran informasi ke atas memberi informasi berharga untuk pembuatan keputusan oleh mereka yang mengarahkan organisasi dan mengawasi kegiatan orang-orang lainnya. 2. Komunikasi ke atas memberitahukan kepada penyelia kapan bawahan mereka siap menerima informasi dari mereka dan seberapa baik bawahan menerima apa yang dikatakan kepada mereka. Komunikasi ke atas memungkinkan – bahkan mendorong – omelan dan keluh kesah muncul ke permukaan sehingga penyelia tahu apa 28 Ibid. Hal 184-185 yang mengganggu mereka yang paling dekat dengan operasi-operasi sebenarnya. 3. Komunikasi ke atas menumbuhkan apresiasi dan loyalitas kepada organisasi dengan memberi kesempatan kepada pegawai untuk mengajukan pertanyaan dan menyumbang gagasan serta saran-saran mengenai operasi organisasi. 4. Komunikasi ke atas mengizinkan penyelia untuk menentukan apakah bawahan memahami apa yang diharapkan dari aliran informasi ke bawah. 5. Komunikasi ke atas membantu pegawai mengatasi masalah pekerjaan mereka dan memperkuat keterlibatan mereka dalam pekerjaan mereka dan dengan organisasi tersebut.29 Wujud komunikasi ke atas antara lain : 1. Menyampaikan usulan 2. Reaksi atas kebijaksanaan pimpinan 3. Laporan pertanggung jawaban 4. Kritik 5. Meminta pertimbangan 6. Menyampaikan keluhan.30 29 Ibid. hal 189-190 Suranto. Komunikasi Perkantoran : Prinsip Komunikasi untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran. Yogyakarta. Media Wacana. 2005. Hal 94. 30 Salah satu wujud komunikasi ke atas yang utama ialah penyampaian laporan. Beberapa alasan mengapa bawahan perlu menyampaikan laporan, antara lain: 1. Terdapat peristiwa yang menurut bawahan perlu diketahui atasannya 2. Terdapat masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh bawahan 3. Terdapat keraguan atas ketepatan langkah penanganan masalah oleh bawahan 4. Bawahan telah menyelesaikan suatu tugas yang diperintahkan oleh atasan.31 2. Komunikasi Horisontal Komunikasi horisontal adalah proses komunikasi dengan melibatkan pihakpihak yang secara hierarkis memiliki jenjang kedudukan struktural yang sama. Unit kerja meliputi individu-individu yang ditempatkan pada tingkat otoritas yang sama dalam organisasi dan mempunyai atasan yang sama. Ada 6 alasan terjadinya komunikasi horisontal, yakni : 1. Untuk mengkoordinasikan penugasan kerja 2. Berbagi informasi mengenai rencana dan kegiatan 3. Untuk memecahkan masalah 4. Untuk memperoleh pemahaman bersama 5. Untuk mendamaikan, berunding, dan menengahi perbedaan 6. Untuk menumbuhkan dukungan antarpersonal. 31 Ibid. Bentuk komunikasi horisontal yang paling umum mencakup semua jenis kontak antarpersona. Bahkan bentuk komunikasi horisontal tertulis cenderung menjadi lebih banyak dipergunakan. Komunikasi horisontal terjadi dalam rapat komisi, interaksi pribadi, selama waktu istirahat, obrolan di telepon, memo, catatan, dan lain-lain. 32 Wujud komunikasi horisontal antara lain : 1. Rapat terpadu untuk menetapkan kebijaksanaan 2. Bersama-sama merumuskan tujuan 3. Meningkatkan kerjasama lintas unit kerja 4. Melakukan koordinasi 5. Menyampaikan dan menerima pertimbangan 6. Konsultasi pekerjaan 7. Tukar-menukar informasi 8. Menghindarkan tumpang tindih pelaksanaan pekerjaan.33 3. Komunikasi Diagonal Komunikasi diagonal adalah proses komunikasi dengan melibatkan pihakpihak yang secara hierarkis memiliki jenjang kedudukan struktural yang berbeda, memiliki tugas atau fungsi yang berbeda, dan satu sama lainnya tidak mempunyai wewenang langsung. 32 33 Pace. Opcit. Hal 195-197 Suranto. Opcit. Hal 96 Alur informasi diagonal dapat terjadi dalam dua arah, yakni komunikasi diagonal ke bawah dan ke atas. Wujud komunikasi komunikasi diagonal ke bawah antara lain : 1. Meminta pendapat 2. Meminjam dokumen 3. Menyampaikan informasi 4. Mengundang pertemuan 5. Cek silang kebenaran informasi 6. Klarifikasi. Wujud komunikasi diagonal ke atas, antara lain : 1. Menyampaikan pendapat 2. Menanyakan kepastian pertemuan 3. Mengkonsultasikan gagasan 4. Konfirmasi jadwal.34 2.6 Penyampaian atau Penyebaran Informasi Penyebaran informasi berkenaan dengan seberapa jauh anggota organisasi melaporkan bahwa mereka mengetahui suatu informasi tertentu. 34 Ibid. Hal 97-98 2.6.1 Stategi Penyampaian Informasi Agar pelaksanaan komunikasi dan penyampaian informasi menjadi efektif, dan dapat mencapai hasil seperti yang diharapkan, maka ada beberapa faktor yang perlu diperhatikan yakni ada 7 faktor yang dikemukakan oleh Scott M. Cutlip dan Allen H. Center serta Glen M. Broom, dalam bukunya Effective Public Relations, menyebut 7 faktor tersebut dengan the 7 C’s Communication : 1. Credibility (keterpercayaan) Komunikasi dimulai dengan iklim kepercayaan. Iklim ini dibangun dengan kinerja pihak lembaga, yang mencerminkan hasrat sungguh-sungguh untuk melayani stakeholder atau publik. Penerima harus memiliki kepercayaan pada pengirim dan pandangan yang tinggi terhadap kompetensi sumber atas subyeknya. 2. Context (hubungan atau pertalian) Program komunikasi harus sesuai dengan kenyataan lingkungan. Hubungan atau pertalian ini harus menyediakan partisipasi lingkungan. Program komunikasi juga harus menegaskan informasi. Komunikasi yang efektif memerlukan lingkungan sosial yang mendukung. 3. Content (isi) Informasi harus memiliki arti bagi penerimanya, dan sesuai dengan sistem nilainya. Harus ada hubungannya dengan situasi penerima. Secara umum orang memilih butir informasi yang menjanjikan imbalan besar baginya. Isi informasi menentukan khalayak. 4. Clarity (kejelasan) Informasi harus berbentuk istilah sederhana. Kata harus sama artinya bagi penerima dan pengirim. Isu yang kompleks harus diringkas dalm bentuk yang sederhana dan jelas. 5. Continuity dan Consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi merupakan proses tanpa akhir. Komunikasi memerlukan pengulangan untuk mencapai penetrasi. Pengulangan dengan variasi memberi kontribusi bagi pembelajaran maupun persuasi. Isi informasi juga harus konsisten. 6. Channel (saluran pengirim berita) Saluran komunikasi yang sudah ada sebaiknya digunakan, yaitu saluran yang digunakan dan dihargai penerima. Menciptakan saluran baru mungkin sulit, buth banyak waktu dan mahal. Saluran yang berbeda-beda memiliki efek yang berlainan dan melayani tahap proses difusi yang berbeda. Saluran yang selektif diperlukan untuk mencapai publik sasaran. 7. Capability of the Audience (kemampuan pihak penerima berita) Komunikasi harus memperhitungkan kesanggupan khalayak. Komunikasi yang paling efektif adalah yang hanya memerlukan paling sedikit usaha di pihak penerima. Ini melibatkan faktor ketersediaan, kebiasaan, kemampuan membaca, dan pengetahuan awal. 35 2.6.2 Prinsip Dasar Proses Penyampaian Informasi Ada beberapa prinsip yang perlu mendapat perhatian dalam proses penyampaian informasi, prinsip itu adalah: 1. Prinsip mempergunakan cara penyampaian informasi yang paling mudah. 2. Prinsip berusaha, agar informasi menimbulkan makna sama bagi penerima yang berlainan 35 Cutlip. Opcit. Hal 335-336 3. Prinsip menggunakan alat komunikasi yang sederhana 4. Prinsip memilih yang paling menguntungkan, baik isi, alat, maupun cara penyampaian informasi. Keempat prinsip ini pada dasarnya menghendaki efisiensi dan efektifitas dalam komunikasi baik dalam isi informasi yang disampaikan, alat informasi maupun cara penyampaiannya. Isi informasi hendaknya berupa peristiwa yang aktual, penting, objektif kebenarannya, serta terkini atau up to date. Sarana informasi; yang dipergunakan hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan. Penyampaian informasi hendaknya disampaikan tepat pada waktunya.36 2.6.3 Tekhik Penyampaian Informasi Untuk dapat mempengaruhi komunikan secara efektif, penyampaian informasi perlu memperhatikan langkah-langkah: - Attention (perhatian) artinya bahwa informasi harus dirancang dan disampaikan sedemikan rupa sehingga dapat menumbuhkan perhatian dari komunikan. - Need (kebutuhan) artinya bahwa komunikator kemudain berusaha meyakinkan komunikan bahwa informasi yang disampaikan itu penting bagi komunikan - Satisfaction (pemuasan), dalam hal ini komunikator memberikan bukti bahwa yang disampaikan adalah benar - Visualization (visualisasi) komunikator memberikan bukti-bukti lebih konkret sehingga komunikan bisa turut menyaksikan visualnya atau bentuk konkretnya. 36 Wursanto. Opcit. Hal 78-80 - Action (tindakan), komunikator mendorong agar komunikan bertindak positif yaitu melaksanakan informasi dari komunikator.37 Untuk memperoleh pengertian yang sama terhadap berita yang dikirim, maka antara komunikator dengan pihak komunikan harus mempunyai pengalaman yang sama, artinya harus mempunyai tafsiran yang sama terhadap berita tersebut. Apabila setiap informasi, berita, yang dikirim oleh pihak komunikator mendapat respon dari pihak penerima berita, maka dikatakan komunikasi berlangsung secara efektif. Agar informasi yang dikirim dapat dengan mudah dimengerti pihak komunikan, ada beberapa ketentuan yang harus dipenuhi, yaitu: 1. Informasi harus direncanakan, dan disampaikan sedemikian rupa sehingga informasi itu dapat menarik perhatian pihak komunikan 2. Informasi harus menggunakan tanda-tanda yang didasarkan pada pengalaman yang sama antara pihak komunikator dengan pihak komunikan dan menggunakan bahasa yang dipahami oleh kedua belah pihak 3. Informasi-informasi tersebut merupakan suatu kepentingan bersama antara komunikator dan komunikan. Dengan demikian kedua belah pihak berkepentingan langsung dengan informasi tersebut. 4. Informasi harus menyarankan dan memberi dorongan kepada pihak komunikan untuk memberikan respon 5. Informasi-informasi tersebut disampaikan secara jelas dan sesuai dengan kondisi maupun situasi setempat.38 Agar supaya informasi yang dihasilkan sungguh-sungguh penanganan informasi dibutuhkan karena: 1. Informasi dikembangkan untuk mempermudah tercapainya tujuan 37 38 Suranto. Opcit. Hal 111-112 Wursanto. Opcit. Hal 77 bermanfaat, 2. Informasi dikembangakan untuk mempertinggi kemampuan organisasi mengemban misinya 3. Informasi akan digunakan untuk mengambil keputusan 4. Organisasi membutuhkan informasi.39 2.7 Informasi atau Pesan (message) Karakter informasi tentunya berdampak terhadap proses komunikasi, tetapi banyak ilmuwan komunikasi setuju bahwa ”adalah makna yang ada dalam orang bukanlah kata-kata”. Pengamatan ini tentu saja menggiring pada kesimpulan bahwa orang berlainan yang menerima informasi sama mungkin menafsirkannya secara berbeda-beda, dan bereaksi dengan cara berlainan. Demikian pula karakter informasi dapat mempunyai efek yang sangat kuat meskipun tidak memenuhi penjelasan sebab akibat yang sederhana dan langsung.40 Banyak model komunikasi, salah satunya Shannon-Weaver melibatkan 7 komponen komunikasi. Ketujuh komponen komunikasi tersebut adalah information source (sumber informasi), message (pesan), transmitter (alat/saluran penyampaian), signal (tanda, sinyal), receive (penerima), destination (sasaran atau tujuan), noise source (sumber gangguan). Yang dimaksud dengan pesan adalah data, fakta, kata, simbol dan isyarat yang dikirim dan diterima dalam proses komunikasi.41 Informasi merupakan seperangkat simbol verbal dan/atau nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud sumber tadi. Informasi mempunyai tiga 39 Siagian, Sondang P. Sistem Informasi untuk Pengambilan Keputusan. Jakarta. Gunung Agung. Hal. 139 Cutlip. Opcit. Hal 201 41 Sendjaja, Sasa Djuarsa. Pengantar Komunikasi. Jakarta. 1999. Hal 91 40 komponen : makna, simbol yang digunakan untuk menyampaikan makna, dan bentuk atau organisasi informasi. Simbol terpenting adalah kata-kata (bahasa), yang dapat merepresentasikan objek (benda), gagasan dan perasaan, baik ucapan (percakapan, wawancara, diskusi, ceramah) ataupun tulisan (surat, esai, artikel, novel, puisi, pamflet).42 2.7.1 Bentuk tindakan informasi Ada berbagai medium untuk menyampaikan informasi, diantaranya dapat berbentuk kertas, layar komputer, dan suara. Bila kita melihat apa yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi, terdapat dua bentuk umum tindakan yang terjadi : 1. Penciptaan informasi atau lebih tepatnya penciptaan pertunjukan (display) Ketika seseorang menciptakan suatu pertunjukan-informasi, orang tersebut terlibat dalam suatu aspek komunikasi – mengundang perhatian atas sesuatu. Banyak bentuk pertunjukan informasi, contohnya memo, pidato, gambar, surat kabar. Semua contoh tersebut termasuk pertunjukan informasi karena merepresentasikan gagasan-gagasan yang dinyatakan. 2. Penafsiran informasi atau penafsiran pertunjukan. Bentuk kedua perilaku yang terjadi ketika seseorang terlibat dalam komunikasi adalah menafsirkan pertunjukan informasi. Menafsirkan berarti menguraikan memahami sesuatu dengan cara tertentu.43 42 43 Mulyana, Deddy. Komunikasi Efektif : Suatu Pendekatan Lintasbudaya. Bandung. 2004. Hal 63 Pace. Opcit. Hal 26-28 atau Gambar 2. Suatu unit komunikasi 2.7.2 Organisasi informasi Agar supaya komunikasi efektif, maka cara penyampaian informasi atau informasi perlu dirancang secara cermat. Komunikasi akan berhasil apabila informasi yang disampaikan tepat, dapat dimengerti, dan dapat diterima komunikan. Jalaluddin Rakhmat mengatakan bahwa keberhasilan komunikasi sebagian ditentukan oleh kekuatan informasi. Agar proses komunikasi terlaksana secara efektif, maka perlu dipertimbangkan berbagai tekhnik sebagaimana diuraikan berikut ini : 1. Informasi satu sisi (one sided) atau dua sisi (two sided). Hal ini berkaitan dengan cara mengorganisasikan informasi. Organisasi informasi satu sisi, ialah suatu cara berkomunikasi dimana komunikator hanya menyampaikan informasi-informasi yang mendukung tujuan komunikasi saja. Sedangkan informasi dua sisi, berarti selain informasi yang bersifat mendukung, disampaikan pula counter argument (argumen yang menentang), sehingga komunikan diharapkan menganalisis sendiri atas informasi tersebut. Dalam menyampaikan informasi tentulah harus disesuaikan dengan karakteristik komunikan yang dihadapi. i. Informasi bersisi satu cenderung lebih efektif apabila: 1. komunikan pada umumnya bersahabat terhadap komunikator 2. tingkat pendidikan komunikator lebih rendah 3. penyajian informasi dilakukan secara konsisten dan berkelanjutan 4. komunikan tidak mengharapkan mendengar argumen yang menentang ii. Informasi dua sisi, secara teoritis lebih efektif dikenakan pada karakteristik pola komunikasi sebagai berikut: 1. Pada awalnya komunikan tidak sepakat dengan komunikator 2. Komunikan menyadari argument yang berlawanan sebelum penyajiaan informasi, atau sewaktu informasi disampaikan 3. Komunikan memiliki latar pendidikan yang tinggi 4. Komunikator menginginkan kejujuran, keterbukaan, serta objektif dalam informasinya dan tidak terlalu menghiraukan hasil komunikasi. 2. Disampaikan secara eksplisit (tersurat) atau implisit (tersirat). Penyampaian informasi secata eksplisit berarti makna informasi sama dengan bunyi informasi yang disampaikan komunikator. Sementara penyampaian informasi implisit makna informasi hanya disamarkan di balik bunyi informasi itu.44 44 Suranto. Opcit. Hal 109-111 2.7.3 Bentuk informasi Berdasarkan pada bentuknya makan informasi dapat dibedakan dalam 8 bentuk informasi, yaitu : 1. Informasi Uraian Informasi uraian adalah informasi yang disajikan dalam bentuk uraian cerita yang panjang atau singkat yang berisi kalimat yang ringkas dan jelas. Informasi ini bisa dalam bentuk laporan, notulen, surat, atau memo 2. Informasi Rekapitulasi Informasi rekapitulasi adalah informasi ringkas dengan hasil akhir dari suatu perhitungan (kalkulasi) atau gabungan perhitungan yang berisikan angka-angka yang disajikan dalam bentuk neraca, rekening, daftar, kalkulasi, dan sebagainya, 3. Informasi Gambar Informasi gambar (bagan) adalah informasi yang dibuat dalam bentuk gambar seperti gambar konstruksi, gambar struktur organisasi. 4. Informasi Model Informasi model adalah informasi dalam bentuk formulir dengan modelmodel yang dapat memberikan nilai ramalan atau prediksi. 5. Informasi Statistik Informasi statistik adalah informasi yang disajikan dalam bentuk angka yang ditunjukkan dalam bentuk grafik atau tabel. Dari pengolahan statistik dapat disediakan informasi dalam bentuk nilai tabel dan grafik. 6. Informasi Formulir Informasi formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isisan yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing. 7. Informasi Animasi Informasi animasi adalah informasi dalam bentuk gambar animasi dengan suara dan video. 8. Informasi Simulasi Informasi simulasi adalah informasi mengenai suatu kegiatan nyata pada situasi atau peralatan yang dibuat dalam bentuk serupa tetapi dengan ukuran kecil atau dengan layar komputer dengan skala sesuai dengan ukuran sebenarnya. 45 2.7.4 Isi informasi Isi informasi dikelompokkan menjadi dua jenis berdasarkan kegiatan dalam organisasi, yakni : 1. Informasi substantif Informasi yang berkaitan dengan kegiatan substantif atau kegiatan pokok dari suatu organisasi. Kegiatan tersebut merupakan kegiatan atau bidang utama organisasi. 2. formasi fasilitatif Informasi yang berkaitan dengan kegiataan fasilitatif atau kegiatan pendukung dari suatu organisasi.46 45 46 Amsyah, Zulkifli. Manajemen Sistem Informasi. Jakarta. Gramedia Pustaka Utama. 2003. Hal 296-298. Amsyah, Opcit. Hal 294. Pada organisasi, isi informasi umumnya diterjemahkan ke dalam bentuk organisasi atau dalam divisinya. Dan isi informasi dapat dikelompokkan lebih kecil sesuai dengan keperluan organsiasi. 2.7.5 Nilai informasi Nilai informasi ditentukan oleh lima karakteristik, yakni : 1. Accuracy (ketelitian) Ketelitian dapat didefinisikan sebagai perbandingan dari informasi yang benar dengan jumlah seluruh informasi yang dihasilkan pada suatu proses pengolahan data tertentu. 2. Timeliness (ketepatan waktu) Ketepatan waktu merupakan karakteristik informasi lainnya yang penting, Bukan hanya bernilai baru atau lama, tetapi tepat waktu saat informasi dibutuhkan. Ketepatan waktu ini berkaitan dengan periodisasi laporan. Laporan Harian misalnya harus sudah diterima pimpinan pada akhir jam kerja, kalau diterimanya pada keesokan harinya berarti sudah tidak tepat waktu atau terlambat. 3. Complete (kelengkapan) Informasi harus disajikan selengkap-lengkapnya. 4. Conciseness (ringkas) Informasi terlalu rinci karena informasi harus disajikan lengkap, sering membuat penerima informasi menjadi bingung. Karena itu informasi selain lengkap harus ringkas dan langsung mengenai sasaran yang diperlukan (to the point). Laporan yang diberikan hendaklah ringkas dan jelas, tidak bertele-tele dan berlebihan, baik dalam isi maupun bahasanya. 5. Relevancy (kesesuaian) Informasi yang bernilai tinggi tentu saja mensyaratkan pula unsur kesesuaian dengan keperluan pekerjaan atau keperluan manajemen, dan informasi hendaknya sesuai dengan tujuan yang akan dicapai.47 47 Ibid. Hal 316-318 BAB III METODE PENELITIAN 3.1 Tipe penelitian Dalam melakukan penelitian yang akan dilakukan oleh penelitian adalah deskriptif kuantitatif dan kualitatif, yakni peneliti melihat melalui pendekatan kuantitatif dan kualitatif. Penelitian deskriptif ditujukan untuk mengumpulkan informasi aktual secara rinci yang melukiskan gejala yang ada, mengidentifikasi masalah atau memeriksa kondisi dan praktek-praktek yang berlaku, membuat perbandingan atau evaluasi, menentukan apa yang dilakukan orang lain dalam menghadapi masalah yang sama dan belajar dari pengalaman mereka untuk menetapkan rencana dan keputusan pada waktu yang akan datang. 48 3.2 Metode penelitian Metode atau format penelitian adalah analisa isi. Metode analisa isi dilakukan dengan mengumpulkan data dan informasi melalui pengujian arsip dan dokumen untuk menilai pola isi informasi.49 Menurut Klaus Krippendorf Analisis isi adalah sebuah tekhnik riset untuk membuat inferensi-inferensi yang dapat dilakukan ulang dan sah dari data kepada konteks data tersebut. ”Content analysis is a research technique for making replicable 48 Jalaluddin, Metode Penelitian Komunikasi Dilengkapi dengan Contoh Analisis Statistik, Bandung, 1999, Hal 24-25 49 Hussein,Opcit, Hal 44 and valid inferences from data to their context.” Tekhnik ini melibatkan pemilihan komunikasi-komunikasi tertulis atau dokumen yang hendak dipelajari; membuat kategori-kategori pengukuran berdasarkan sampling atau keseluruhan dokumen; mengukur frekuensi pemunculan kategori-kategori menurut aturan coding yang ditentukan; menggunakan uji statistik tertentu atas data-data dalam penelitian; dan menarik kesimpulan dari data-data tersebut.50 Holsti dalam kutipannya mengemukakan ”Metode tekhnik analisis isi merupakan metode penelitian yang berhubungan dengan komunikasi serta isi komunikasi. Isi/pesan komunikasi yang diteliti dianalisis dengan cara pengkategorisasian, jadi dilakukan secara objektif dan sistematik, setelah itu keseluruhan data yang terkumpul siap diinterpretasikan dan dibandingkan.51 Awalnya penulis akan melakukan penelitian dengan metode analisa isi untuk melihat pola informasi yang ditulis oleh staf di divisi Quality Control yang dituangkan dalam Catatan Harian divisi Quality Control. Selanjutnya penulis melakukan wawancara dengan staf QC yang membuat catatan harian ini untuk mengukur tingkat keberhasilan 7 C’s Communications pada isi informasi Catatan Harian divisi Quality Control. 3.3 Tekhnik Pengumpulan Data Penelitian Data-data yang akan dikumpulkan dalam penelitian ini dibagi menjadi 2 yakni data primer dan data sekunder. 50 Hardjana, Andre, Audit Komunikasi : Teori dan Praktek, Jakarta, PT. Grasindo, 2000, Hal 76-77 Holsti, O’KS, Content Analysis for The Science, Massachusets, Addison Westley Publishing Comp, 1969, Hal 3 51 3.3.1 Data Primer Data primer adalah rekaman data berupa Catatan Harian divisi Quality Control selama 3 tahun (periode Oktober 2003 – September 2006) 3.3.2 Data Sekunder Data sekunder adalah hasil wawancara tak terstruktur atau in depth interview dengan key informan dari staf di divisi QC yang membuat isi informasi Catatan Harian divisi Quality Control. Wawancara adalah bentuk komunikasi antara dua orang, melibatkan seseorang yang ingin memperoleh informasi dari seorang lainnya dengan mengajukan pertanyaan-pertanyaan, berdasarkan tujuan tertentu.52 Wawancara adalah proses memperoleh keterangan untuk tujuan penelitian dengan cara tanya jawab, sambil bertatap muka antara si pewawancara dengan key informan dengan menggunakan panduan wawancara.53 Wawancara mendalam adalah metode yang memungkinkan pihak yang diwawancarai mendefinisikan dirinya sendiri dan lingkungannya, untuk menggunakan istilah-istilah mereka sendiri mengenai fenomena yang diteliti, tidak sekadar menjawab pertanyaan, lengkap dan terjabarkan.54 In depth interview dengan key informan dari divisi Quality Control atau QC staf ini menjadi data sekunder penulis dalam mendeskripsikan gambaran atau pola 52 Mulyana, Deddy. Metodologi Penelitian Kualitatif, Bandung Rosdakarya 2002 Hal 180 53 Nazir, Moh. Metode Penelitian. Jakarta. Ghalia Indonesia. 2003. Hal 193-194 54 Ibid. Hal 183 program komunikasi ditinjau dari sudut pandang karyawan mengenai pola isi informasi pada Catatan Harian divisi Quality Control. 3.4 Kategorisasi 1. Pola isi informasi dibagi berdasarkan kategori : 1. Informasi Informasi adalah uraian kalimat yang memiliki sifat dan nilai informasi. Untuk kategori ini, setiap uraian yang memiliki makna ”informasi” masuk dalam kategori ini. Isi pesan ini memberi informasi peristiwa yang perlu diketahui oleh orang lain. Untuk kategori Informasi akan terdiri dari : 1. Informasi mengenai pemakaian bahan baku, 2. Informasi hasil produksi, 3. Informasi mengenai mesin, 4. informasi hasil pemantauan, 2. Laporan temuan Laporan temuan adalah pola informasi yang memiliki sifat pelaporan atau catatan hasil temuan QC staf saat proses produksi. Uraian kalimat memiliki ciri kata atau makna ”laporan, dilaporkan, temuan, dan ditemukan”. Isi pesan memiliki makna memberi informasi atas hasil sebuah temuan atas masalah apapun, baik yang sudah ditangani maupun yang belum ditangani. Untuk kategori Laporan atau temuan akan terdiri dari : 1. Laporan atau temuan masalah pada mesin 2. Laporan atau temuan produk yang cacat 3. Saran atau masukkan Saran atau masukkan adalah pola isi yang menyatakan penulis ingin menyampaikan saran atau masukkan kepada berbagai pihak. Uraian kalimat di dalam uraian kalimatnya ada unsur ”ide, saran, atau masukkan”. Isi pesan memiliki makna memberikan saran kepada orang lain. Untuk kategori saran atau masukkan terdiri dari: 1. Saran atau masukkan yang terkait peningkatan kualitas hasil produksi. 2. Saran atau masukkan yang terkait peningkatan kinerja pekerja. 4. Keluhan Keluhan adalah pola yang menggambarkan adanya hal-hal yang bersifat keluhan. Ciri khusus isi informasi ini di dalam uraian kalimatnya ada unsur ”keluhan, komplain”. Isi pesan memiliki makna adanya hal-hal yang perlu diperbaiki, dikomplain, dan keluhan akan hal-hal yang belum diselesaikan. Untuk kategori keluhan akan dibagi menjadi sub kategori : 1. Keluhan atas masalah yang tidak mendapat tanggapan dari produksi 2. Keluhan atas kesalahan yang dilakukan oleh produksi 3. Keluhan atas cacat produksi yang perlu dikomplain kepada pihak lain. 3.5 Unit Analisis Kebanyakan analisis menggunakan lima atau lebih cara yang berbeda-beda untuk menggambarkan dan mengidentifikasinya: 1. Unit fisik 2. Unit sintaksis 3. Unit referensial 4. Unit proposional 5. Unit tematik55 Dalam penelitian ini penulis hendak menggunakan unit fisik berupa formulir Catatan Harian divisi Quality Control selama 3 tahun (Oktober 2003 – September 2006). Informasi formulir adalah informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isisan yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing. 3.6 Sampel dan Populasi Populasi dalam penelitian ini adalah jumlah seluruh Catatan Harian divisi Quality Control di PT. Poly Packaging Industry Tangerang, mulai Oktober 2003 – September 2006 adalah 3000 lembar formulir catatan harian. Dengan penghitungan sebagai berikut : Keterangan : 55 Hardjana, Opcit, Hal 82 Total hari kerja karyawan dalam 1 tahun adalah 300 hari. Jumlah lembar formulir berdasarkan banyaknya karyawan yang menulis. Catatan Harian divisi Quality Control : 1. di tahun I dan II adalah 3 orang = 3 lembar formulir 2. di tahun III adalah 4 orang = 4 lembar formulir Total jumlah formulir dari Oktober 2003 – September 2006 adalah: Tahun I (Oktober 2003 - September 2004) = 300 hari x 3 lembar = 900 lembar Tahun II (Oktober 2004 - September 2005) = 300 hari x 3 formulir = 900 lembar Tahun III (Oktober 2004 - September 2005) = 300 hari x 4 lembar = 1200 lembar Total 3 tahun = 900 lembar + 900 lembar + 1200 lembar = 3000 lembar formulir. Adapun teknik penarikan sample berdasarkan sistematik random sampling (systematic random sampling), dengan pertimbangan : 1. Sistematik random sampling lebih mudah dilakukan dan dapat mengurangi subyektifitas dari si pengamat 2. Sistematik random sampling memberikan informasi lebih banyak, sampel yang terambil seringkali tersebar secara merata dalam keseluruhan populasi sehingga lebih banyak memberikan informasi 3. Proses pemilihan sampel dapat lebih cepat dilakukan dan juga menghemat biaya 4. Sistematik random sampling dapat lebih jelas memperlihatkan sumber bias atau kesalahahan. 5. Sistematik random sampling lebih leluasa digunakan untuk populasi dengan ukuran yang tidak diketahui besarnya.56 Sistematik random sampling dalam penelitian ini berdasarkan penarikan dengan keteraturan pengambilan sample dibagi sebagai berikut : 1. Oktober 2003 – September 2004 a. 1 bulan diambil 9 lembar formulir, i. jumlah karyawan adalah 3 orang (shift A, B, C) ii. dari masing-masing orang diambil 3 lembar formulir secara acak. b. Total penarikan sample dalam 1 tahun = 9 x 12 bulan = 108 lembar formulir 2. Oktober 2004 – September 2005 a. 1 bulan diambil 9 lembar formulir, i. jumlah karyawan adalah 3 orang (shift A, B, C) ii. dari masing-masing orang diambil 3 lembar formulir secara acak. b. Total penarikan sample dalam 1 tahun = 9 x 12 bulan = 108 lembar formulir 3. Oktober 2005 – September 2006 a. 1 bulan diambil 8 lembar formulir i. jumlah karyawan adalah 4 orang (shift A, B, C, dan tambahan 1 orang karyawan non shift) 56 Sugiarto, Siagian, Sunaryanto, Oetomo, Tekhnik Sampling, Jakarta, PT. Raja Grafindo. 1999. hal 67 ii. dari masing-masing orang diambil 3 lembar formulir secara acak. b. Total penarikan sample dalam 1 tahun = 12 x 12 bulan = 144 lembar formulir Grand total penarikan sample selama 3 tahun adalah Tahun I = 108 lembar Tahun II= 108 lembar Tahun III= 144 lembar + 360 lembar Jumlah sample untuk penelitian ini adalah 12% dari populasi, dengan penghitungan 360 formulir dari 3000 formulir = 12%. 3.7 Uji Reliabilitas Sebagai perhitungan reliabilitas dan validitas penelitian ini, maka penulis merujuk teknik intersubyetifitas dengan menggunakan tiga pengkoding. Kedua pengkoding lain dipilih dari orang yang memiliki latar belakang di bidang pekerjaan yang ditekuni selama ini di PT. Poly Packaging Industry, sehingga lebih memahami topik, isi komunikasi dari penelitian ini. Kedua pengkoding tersebut adalah : 1. Nama : Jusdi Suryadi, ST. Jabatan : Production Manager PT. Poly Packaging Industry, Tangerang. Lama bekerja : 26 tahun. 2. Nama : Oetama Yanuar Elia, SH. Jabatan : Personalia & General Affair Manager PT. Poly Packaging Industry Tangerang. Lama bekerja : 16 tahun. Peneliti sebelumnya akan memberikan informasi dan deskripsi detail tentang semua aspek penelitian yang penting, termasuk pula pemahaman tentang kategorisasi dan sub kategorisasi, sehingga pemahaman terhadap hasil koding dapat lebih baik. Uji reliabilitas mutlak dilakukan oleh karena dalam metode penelitian yang didasarkan pada metode analisis isi, untuk memperoleh objektifitas data yang reliabel perlu dilaksanakan uji reliabilitas antarpelaku koding melalui suatu langkah uji statistik. Perhitungan uji reliabilitas yang peneliti gunakan dalam penelitian ini adalah melalui uji statistik Chi Square. Uji Chi Square ini digunakan untuk mencari kecocokan antarpelaku koding, digunakan untuk menguji apakah distribusi frekuensi yang diamati terdapat kecocokan atau tidak terdapat kecocokan. 57 Rumus Chi Square tersebut adalah sebagai berikut : (fo –fh)2 χ² = ∑ _____________ fh Keterangan : fo = frekuensi pengamatan, ke –i fh = frekuensi yang diharapkan, ke –h (nilai baris x nilai kolom : jumlah n) n = jumlah Rumusan yang diajukan adalah : H0 : Terdapat kecocokan H1 : Tidak terdapat kecocokan. 57 Nazir, Moh. Metode Penelitian. Jakarta. Ghalia Indonesia. 1999. Hal 475 Untuk menguji hipotesis tersebut, maka ditetapkan kaidah keputusan statistik yaitu dengan membandingkan hasil uji dengan nilai kritik pada tabel chi square. Kaidah keputusan adalah : Jika χ² > χ² tabel maka H0 ditolak, H1 diterima Jika χ² < χ² tabel maka H0 diterima, H1 ditolak χ² tabel diperoleh dari tabel chi-square untuk melihat derajat kepercayaan yang telah ditentukan (dalam penelitian sosial biasanya digunakan derajat kepercayaan 95% dengan derajat kebebasan (b-1) (k-1), dimana b = jumlah baris, dan k = jumlah kolom. Selanjutnya untuk melihat tingkat kecocokan, digunakan koefisien kontingensi Pearson (C), yaitu : χ² C = __________ n + χ² Sementara Indeks Reliabilitasnya (IR) = (1 - C) x 100 % Angka baku untuk standar reliabilitas menurut Holsti belum ada yang mutlak. Namun demikian angka penerimaan yang secara luas dipakai adalah 60%. Jika kesesuaian antara koder 1 dan koder lain tidak mencapai 60% maka definisi operasional harus dibuat lebih spesifik. Setelah diperoleh indeks reliabilitas tersebut di atas tahap berikutnya tingkat kesepakatan dari para koder tersebut perlu dikonfirmasikan dengan ketentuan besaran koefisien korelasinya. Penafsiran akan besarnya koefisien korelasi ini umumnya digunakan indeks Guilford, yaitu : 0% - 20% : korelasi kesepakatan yang rendah sekali / sangat lemah 3.8 21% - 40% : korelasi kesepakatan yang rendah tetapi ada / lemah 40% - 70% : korelasi kesepakatan yang sedang / cukup kuat 70% - 90% : korelasi kesepakatan yang tinggi/ kuat 90% - 100% : korelasi kesepakatan yang tinggi sekali / sangat kuat 58 Analisa Data Adapun analisa data untuk catatan harian divisi Quality Control, dilakukan melalui tahapan : 1. Membaca / mempelajari isi atau rekaman data, menandai kata-kata kunci dan gagasan yang ada dalam data, 2. Mempelajari kata-kata kunci itu, berupaya menemukan tema-tema yang berasal dari data itu, 3. Menuliskan model yang ditemukan, 4. Koding59 Adapun kode itu dapat diberikan atau dituliskan pada bagian tepi catatan. Dan orang yang memberikan kode pada setiap kejadian dari data catatan harian komunikasi ke dalam kategorisasi tersebut diatas disebut pelaku koding. Untuk menggambarkan isi informasi akan dijabarkan dalam bentuk deskriptif mengenai kecenderungan yang ada pada sifat isi informasi, disertai tabel frekuensi, proporsi dan modus (mode). Proporsi adalah perhitungan kategori tertentu dibandingkan keseluruhan (proporsi/persentasenya). Modus adalah nilai kategori tertentu yang memiliki frekuensi tertinggi atau paling sering muncul. 58 59 Rahmat, Jalaluddin. Metode Penelitian Komunikasi. Bandung. Remaja Rosdakarya. 1991. Hal 29 Moleong, Lexy, J., Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung, Rosdakarya, 2001. Hal 248 Hasil analisa data dipergunakan untuk mengungkapkan frekuensi yang muncul dalam teks, dengan mencari bentuk dan struktur serta pola yang beraturan dalam teks dan membuat kesimpulan atas dasar keteraturan yang ditemukan itu. 60 Selanjutnya dipergunakan analisa data untuk wawancara bersifat deskriptif digunakan untuk menggambarkan pendapat dari subjek penelitian tentang isi informasi dan kaitannya dengan kategori 7 C’s Communications. Makna yang diintepretasikan antara peneliti dan subjek penelitian adalah rekontruksi peneliti terhadap kontruksi realitas yang diungkapkan oleh subjek yang diteliti (manusia).61 3.9 Definisi Konsep Pengertian pola informasi adalah : pola penyampaian informasi ke seluruh bagian organisasi dan pola penerimaan informasi dari seluruh bagian organisasi. 7 C’s Communications adalah : implementasi atau strategi penyampaian informasi dari sudut Public Relations berupa 7 faktor yaitu keterpercayaan, hubungan atau pertalian, isi, kejelasan, kesinambungan dan konsistensi, saluran pengirim berita, dan kemampuan pihak penerima. Isi informasi adalah : data, fakta, kata, simbol dan isyarat yang dikirim dan diterima dalam proses komunikasi. Informasi mengandung seperangkat simbol verbal dan atau nonverbal yang mewakili perasaan, nilai, gagasan atau maksud sumber tadi. 60 61 Ibid. Hal 278-279 Mulyana. Opcit. Hal 160 Catatan Harian adalah : catatan tentang semua kegiatan pekerjaan atau tugas yang dibuat setiap hari, merupakan komunikasi antar individu, kelompok dan organisasi secara keseluruhan dengan menggunakan saluran komunikasi berbentuk formulir. 3.10 Fokus Penelitian Adapun untuk data primer menggunakan analysis tool atau fokus penelitian yang didasarkan kepada 7 C’s Communications yakni : 1. Credibility (keterpercayaan) Penerima memiliki kepercayaan pada pengirim. 2. Context (hubungan / pertalian) Sesuai dengan kenyataan lingkungan. dan menyediakan partisipasi lingkungan. Program komunikasi juga harus menegaskan informasi. 3. Content (isi) Informasi yang memiliki arti bagi penerimanya, sesuai, ada hubungannya dengan situasi penerima. 4. Clarity (kejelasan) Informasi harus berbentuk istilah sederhana dan jelas. Kata harus sama artinya bagi penerima dan pengirim. 5. Continuity and consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi dengan pengulangan, terus menerus, dapat pula berbentuk persuasi. Isi informasi juga harus konsisten. 6. Channels (saluran pengirim berita) Saluran komunikasi yang digunakan dan dihargai penerima. 7. Capability of the audience (kemampuan pihak penerima berita) Hanya memerlukan paling sedikit usaha di pihak penerima. Ini melibatkan faktor ketersediaan, kebiasaan, kemampuan membaca, dan pengetahuan awal. 3.11 Key Informan Konsep dasar penentuan key informan yang akan penulis kumpulkan berdasar pertimbangan tertentu, yakni berdasarkan kepentingan informasi yang diperlukan dan sesuai dengan sasaran dalam penelitian ini yakni 4 orang staf di divisi Quality Control di PT. Poly Packaging Industry, Tangerang selaku pembuat informasi tertulis ini. Key Informan yang akan diwawancarai : 1. Heri Witrio, QC Staf PT. Poly Packaging Industry 2. Jumhana, QC Staf PT. Poly Packaging Industry 3. Suwandi, QC Staf PT. Poly Packaging Industry 4. Darlin, QC Staf PT. Poly Packaging Industry BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN 4.1 Gambaran Umum Object Penelitian 4.1.1 Sejarah Perusahaan 4.1.1.1 Sejarah Charoen Pokphand Charoen Pokphand (CP) adalah sebuah perusahaan multinasional Thailand yang awalnya didirikan oleh 2 bersaudara Ek Chord an Siew Whooy, 85 tahun silam, tepatnya tahun 1921. Awalnya 2 bersaudara ini mempunyai toko bibit yang mengimpor bibit dan sayuran dari China, kemudian mengekspor babi peliharaan dan telur ke Hong Kong. Bisnis ini berkembang dan di tahun 1951 bisnis ini dikelola oleh keluarga Chearavanont, hingga kini di tangan keluarga ini bisnis CP berkembang ke berbagai bisnis lain. Alasan utama berkembangnya bisnis CP hingga saat ini diawali ketepatan mereka dalam melihat peluang bisnis saat melihat bibit yang mereka jual kepada petani, ternyata dapat dijadikan bahan baku untuk pakan ternak. Di tahun 1954 keluarga Chearavanont mendirikan Charoen Pokphand pabrik feedmill yang memproduksi pakan ternak. Selanjutnya bisnis dikembangkan mengarah pada bidang peternakan (livestock), mulai dari poultry (pembibitan anak ayam) hingga integrasi bisnis makanan ayam olahan (frozen food). Satu dekade kemudian CP menjadi salah satu produsen pakan ternak (Feedmill) terbesar di dunia dan menjadi pioneer di bidang pakan ternak. Dan di tahun 1980, lewat kepemimpinan Dhanin Chearavanont, CP menjadi satu bisnis besar yang terintegrasi, mulai dari produsen pakan ternak, pengolahan daging dan produk ayam untuk pasar local dan internasional, bisnis trading (import & export), supermarket, hingga franchise untuk makanan siap saji (frozen food). Selain bisnis agribisnis, CP Group merambah bisnis telekomunikasi, marketing, distribusi dan logistik, petrochemical, properti, otomotif, hingga makanan hewan peliharaan seperti anjing, kucing, dan ikan (pet foods). Dan saat ini, CP Group tersebar di Cambodia, China, India, Indonesia, Malaysia, Myanmar, Singapore, Turkey, Taiwan, USA dan Vietnam. 62 4.1.1.2 Sejarah Charoen Pokphand Indonesia Di Indonesia, Charoen Pokphand Indonesia (CPI) berdiri tahun 1970, berkantor pusat di Ancol, Jakarta. Saat ini, di bawah kepemimpinan Sumet Chearavanont, CPI telah menguasai bisnis line feedmill (industri pakan ternak) di Indonesia, selain itu ada livestock (peternakan), budidaya ayam, industri pembibitan ayam (DOC), shrimp Farming (budidaya udang), dan Integrated Broiler Business. Beberapa pabrik feedmill tersebar di Balaraja, Surabaya, Bandar Lampung, dan Medan. Selain feedmill, ada pula pabrik pakan untuk aquaculture di Lampung dan Cikampek. Juga ada pabrik yang mengolah daging ayam beku, dengan nama “Fiesta”, dahulu terkenal dengan nama “Five Star”. Selain itu banyak bisnis pendukung lainnya, antara lain pabrik karung plastik untuk pakan ternak (woven bag), pabrik plastik untuk perlengkapan peternak ayam (poultry equiptment), pabrik obat-obatan untuk kesehatan hewan (animal health product dan aqua health product), dan di tahun 2004, didirikan pabrik snack di Tangerang. 62 http://www.ciptapangan.com Sejak didirikan 31 tahun lalu, PT. Charoen Pokphand Indonesia (CPI)Tbk., sudah berhasil melebarkan sayap usahanya, meskipun harus menghadapi pasang surut industri peternakan dan perikanan di Indonesia. Munculnya berbagai permasalahan pelik tampaknya tak dianggap sebagai kendala. Tetapi justru merupakan tantangan yang harus dihadapi dan dicari jalan keluarnya. Dari sana terlihat betapa kuatnya komitmen CPI terhadap pembangunan pertanian, peternakan, dan perikanan di Indonesia. Sikap seperti itu tercermin pada langkah yang ditempuh CPI saat Indonesia diterpa krismon pada pertengahan 1997 yang berlanjut dengan munculnya krisis ekonomi yang sempat meporakporandakan industri. Pada saat itu CPI justru membangun ekonomi pemotongan dan pengolahan ayam modern dikawasan Cikande, Banten. Kerja keras tersebut bahkan membuat CPI mampu menyabet sertifikat ISO 9002 dalam kategori manufacture of animal feed dari PT. SGS International Sertification Services. Ini membuktikan bahwa produk CPI memiliki keunggulan dalam hal kualitas, biaya, waktu, keamanan dan pelayanan. Hal tersebut jelas selaras dengan motto CPI yakni "A Tradition of Quality". Di sektor pertanian, sejak tahun 80-an CPI telah merintis perusahaan benih. Produk yang dihasilkan berupa benih jagung hibrida dan holtikultura. Dan di subsektor peternakan, kini CPI telah berhasil mengoperasikan 7 pabrik pakan yang tersebar dibeberapa provinsi di Indonesia. Pengembangan Industri ini didukung pula melalui pengembangan beberapa breeding farm dengan kapasitas produksi DOC hingga jutaan ekor perminggu. Perusahaan publik yang berkantor pusat di bilangan Ancol ini juga telah mampu mengembangkan usaha kemitraan di bidang budidaya ternak unggas yang melibatkan 6.000 peternak plasma. Melalui kemitraan itu pula CPI berperan dalam menyiapkan dan mendidik peternak guna memahami cara beternak ayam yang benar. Hal itu terbukti, peternak plasma yang bergabung cengan CPI mampu bertahan dari hantaman krisis moneter. Tak berlebihan bila CPI memberi andil besar dalam melindungi peternak kecil. Kontribusi CPI dalam pengembangan perikanan terbilang besar. Beberapa benih unggul perikanan air tawar seperti Nila GIFT dan Nila merah diadopsi CPI dari Thailand untuk dikembangkan di tanah air. Peran di sektor udang pun CPI tak ketinggalan. Guna mengangkat harkat dan kehidupan masyarakat pembudidaya, CPI mengembangkan pola kemitraan, hingga saat sekarang tercatat 3.500 petambak yang mengembangkan udang bersama CPI. Padahal sebelumnya petambak tersebut merupakan para perambah hutan. Tak hanya sebatas itu, Sejak 1984 divisi Humas CPI telah berhasil mengembangkan kegiatan sosial melalui Gerakan Orang Tua Asuh (GNOTA) maupun program sosial lainnya sebagai kontribusi dalam Corporate Social Responsible (CSR). Dewasa ini tak kurang dari 2.200 siswa anak asuh di 200 desa dibantu perusahaan ini. Dari berbagai usaha yang dilakukan, kini CPI mampu menampung tenaga kerja tetap sebanyak sekitar 20.000 orang. Jumlah ini membengkak bila ditambah tenaga borongan dan harian. Sehingga, secara langsung CPI berperan positif dalam memperkecil angka pengangguran. 63 4.1.1.3 Sejarah PT. Poly Packaging Industry PT Poly Packaging Industry didirikan tahun 1991 dengan nama PT. Charoen Pokphand Indonesia (woven bag). Di tahun 2003 PT. CPI diakuisisi oleh PT. CP Poly 63 http://www.ciptapangan.com Thailand, dan nama pabrik ini diganti menjadi PT. Poly Packaging Industry. 64 Pabrik ini berlokasi di Jl. Industri Raya III Block AC/88, Kawasan Industri Jatake, Tangerang – Banten. PT. Poly Packaging Industry (PPI) adalah pabrik karung plastik (wovenbag) berlokasi di Tangerang. Produk karung plastik yang dihasilkan biasa dipergunakan untuk kemasan pupuk, beras, pakan ternak ayam, pakan ternak ikan, udang, tepung; terbuat dari bahan biji plastik (Poly Propelene / PP Resin). Pabrik ini memiliki kapasitas produksi karung sebesar 50.000.000 pertahun. Adapun sebagian besar produksi ini disupply untuk pakan ternak yang diproduksi oleh PT. Charoen Pokphand Indonesia (internal user). Sejak berganti nama menjadi PPI, market diperluas dengan menerima customer dari luar group CPI (external user) misalnya dari pabrik pembuat pakan ternak lain. Selain itu karung plastik ini dapat dipergunakan untuk karung beras, untuk semen, gypsum, pupuk, gula, tepung tapioka, dan sebagainya. Sebagai bagian dari perkembangan produk, PT. PPI terus mengembangkan produk karung plastik, misalnya dengan melapis permukaan karung dengan bahan kertas, BOPP Film (salah satu jenis plastik sintetik), yang permukaannya dapat dicetak dengan gambar berkualitas foto. Produk semacam ini dinamakan Laminated Bag, karung ini biasa digunakan untuk pakan hewan peliharaan seperti pakan untuk hewan kucing dan anjing. Saat ini pabrik mempekerjakan 20 orang staf, 150 orang pekerja tetap dan 160 orang pekerja kontrak (outsourcing SDM). Kegiatan pabrik berjalan 24 jam dari Senin 64 http://www.cppolybag.com/cpcomp.htm hingga Sabtu, dengan pembagian jam kerjanya dibagi menjadi 3 shift, mulai pukul 07:00 – 15:00, 15:00 – 23:00, 23:00 – 07:00. 65 4.1.2 Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan Visi Perusahaan : Komitmen terhadap profesionalisme (Profesionalism), terus menjaga kepuasaan customer (Customer satisfaction), memberikan kualitas produk yang terbaik dengan harga termurah (Best Quality products with lowest prices), selalu melakukan inovasi Produk (Product Innovation), selalu menjaga dedikasi dan loyalitas dalam lingkungan kerja (Dedication and loyalty of the workforce), piawai dan mudah beradaptasi (Versatility and adaptability). Misi Perusahaan : 1. Memberi kontribusi dalam mengembangkan bisnis utama. 2. Memanfaatkan inovasi yang maju dalam tekhnologi maupun management 3. Fokus pada kualitas produk, dengan menggunakan bahan baku dengan kualitas terbaik 4. Memberikan pelayanan terbaik kepada customer 5. Secara terus menerus mengembangkan produk untuk memenuhi kebutuhan customer. 65 Company Profile Perusahaan PT. PPI Tujuan Perusahaan : 1. Memperluas dan mengembangkan pasar dengan komitmen utuh dari seluruh level karyawan dalam mempertahankan mutu dan pelayanan terbaik kepada customer. 2. Untuk mencapai tujuan pertama, perusahaan berusaha untuk membina SDM agar memiliki tanggung jawab tinggi, cakap, inovatif, sehingga dapat berguna untuk customer dan juga lingkungan sosial secara keseluruhan. 66 4.1.3 Struktur Perusahaan Struktur perusahaan terdiri dar 6 Level, yakni: 1. Top Management : a. President b. Senior Vice President (SVP) c. Executive Vice President (EVP) d. Vice President (VP) e. Assistant Vice President (AVP) 2. Middle Management a. General Manager 3. Low Management a. Production Manager b. Marketing Manager c. Design & QC Assistance Manager 66 Ibid d. P&GA Assistance Manager. 4. Section Head (Kepala bagian) dan Supervisor (penyelia) 5. Staff / foreman (mandor) 6. Worker / Operator. 67 4.1.4 Gambaran proses dan output produk di PT. Poly Packaging Industry 4.1.4.1. Identifikasi pekerjaan Jenis pekerjaan di pabrik terbagi dalam 3 bagian, yakni : 1. Extruder Proses mengolah biji plastik menjadi pita. 2. Weaving Proses menenun (menganyam) pita menjadi bag (karung), hasil produksi disebut cloth (karung dalam bentuk gulungan (rol)). 3. Finishing a. Proses mencetak permukaan karung (printing) b. Proses memotong cloth (cutting) c. Proses menjahit karung (sewing) d. Proses menyisipkan inner bag (plastic transparent) e. Proses membungkus karung dalam bal (balling). 68 4.1.4.2. Identifikasi bahan baku (Raw Material) 67 68 Ibid Ibid Ada beberapa bahan baku yang dipergunakan : 1. PP = Poly Prophylene (plastic resin) berbentuk pellet warna natural atau putih 2. Additive / tambahan pencampuran: Calsium Carbonate adalah tepung batu yang telah berbentuk pellet, berwarna putih susu. 3. Pewarna (pigment warna) adalah biang warna berbentuk pellet. 69 4.1.4.3. Identifikasi output product (Produk Karung Plastik) Adapun output atau produk dari PT. PPI dibedakan menjadi 2, yakni : 1. Karung plastic Produksi PPI (internal cloth) 2. Karung plastik dari luar PPI (external cloth) 4.1.4.4. Identifikasi customer (Pengguna Karung Plastik) Ada 2 jenis customer, yakni : 1. Internal group CPI (internal customer) : 1. PT. Charoen Pokphand Indonesia (Balaraja) 2. PT. Charoen Pokphand Indonesia (Jakarta - Ancol) 3. PT. Charoen Pokphand Indonesia (Medan) 4. PT. Charoen Pokphand Indonesia (Surabaya) 5. PT. Central Pangan Pertiwi (Cikampek-Karawang) 6. PT. Vista Grain (Lampung) 7. PT. Central Pertiwi Bahari (Lampung) 69 Ibid 8. PT. Charoen Pokphand Indonesia - Cikande 9. PT. Charoen Pokphand Indonesia - Premix 2. External group CPI (external customer): 1. Ady Saputra 2. CV. Darma Mulya Jaya Abadi 3. PT. Alam Makmur Sembada 4. PT. A Plus Pacific 5. PT. Archipelago Multi Plastindo 6. PT. Cargill Indonesia 7. PT. Cheil Jedang 8. PT. Grobest Indomakmur 9. Joby Marany 10. PT. Kailo Sumber Kasih 11. PT. Tritunggal 12. PT. Silicaindo Makmur Sentosa 13. PT. Sierad Produce 14. PT. Wonokoyo Jayakusuma.70 4.1.4.5. Identifikasi kebutuhan pelanggan atau standar mutu Yang menjadi perhatian customer adalah karung sesuai dengan spesifikasi saat order, yakni mencakup : 70 Ibid 1. Ukuran (panjang dan lebar) 2. Berat karung 3. Hasil printing (teks dan warna sesuai, tinta tidak luntur) 4. Warna karung 5. Anyaman karung 6. Jahitan karung. 71 4.1.4.6. Identifikasi langkah-langkah kerja saat produksi Ada 8 langkah dari awal proses hingga pengiriman produk, yakni 1. Extrude (proses membuat pita atau mengextrude lembaran film (plastik) menjadi lembaran pita). Adapun mesin untuk extrude ini disebut mesin extruder. Jumlah mesin extruder ada 4 unit. Spesifikasi output / hasil dari mesin extruder ini adalah : (1) Dinier = berat pita (idealnya dalam 1 mesin extruder hasil potongan pita sama atau merata). Standard Quality: D750 berat min 700-max 750; D800 berat min 750-max 800; D850 berat min 800-max 850; D900 berat min 850 max 900 71 Ibid (2) Tape Width = lebar pita Standard Quality: 2,1 mm untuk density 12 X 12 2,3 mm untuk density 11 X 11 2,5 mm untuk density 10 X 10 (3) Tensile Strenght = Daya tarik sampai pick up (pita terputus) Standard Quality = 3,5-4 kg f/mm (4) Elongation = Titik melar / faktor kelenturan Standard Quality = 15-22% Kalau elongation rendah, resiko karung robek lebih besar (5). Tenocity = Tensile Strenght : dinier Standard Quality = 4,5 (minimal 4) (6.)Stretching ratio = ratio daya tarikR2 : R1 = 6 (maksimal 6,4) R1 = Roll 1 dari cooling kage, speed pelan R2 = Roll 2 speed lebih tinggi, melewati panas R3 = Roll 3 melewati panas mengalami (schring kage) proses pembentukan agar pita sempurna dan rata. Dinier 800 850 900 1000 Tensile Strenght 3,5 - 4 kg f/mm 3,7 - 4 kg f/mm 4 - 4,5 kg f/mm 4,5 - 5 kg f/mm Elongation 16 - 18% 17 - 19% 18 - 20% 20 - 22% Tenocity 3,5 - 4 gr/dinier 3,5 - 4 gr/dinier 4 - 4,5 gr/dinier 4 - 5 gr/dinier 2. Weaving & Cloth Winder (proses merajut atau menganyam pita menjadi karung dalam bentuk gulungan (cloth roll) Untuk proses weaving ini, dipergunakan mesin weaving (mesin rajut) jumlah mesin weaving ada 66 unit, dan peletakannya disusun menjadi 4 line atau 4 baris. Spesifikasi output / hasil weaving adalah berbentuk karung yang digulung (dalam 1 gulungan panjang karung mencapai 2000 meter). Pembuatan karung tergantung dari permintaan customer untuk ketiga spesifikasi tersebut di bawah ini (1) Dinier = berat pita contoh : Dinier 700, 750, 800, 850, 900, 950, 1000. (2) Density = anyaman pita contoh : 10X10, 11X11, 12X12 (3) Lebar karung contoh : 45 cm, 50 cm, 56 cm, 60 cm, 65 cm. Ketiga hal tersebut diatas mempengaruhi berat karung perlembar. 3. Printing (proses cetak karung) Untuk proses cetak menggunakan 3 unit mesin printing, dengan spesifikasi mesin yang berbeda, yakni : 1. Mesin Printing I a. Mampu mencetak hingga 4 warna b. Mesin ini mencetak dari gulungan karung (roll to roll) 2. Mesin Printing II a. Mampu mencetak hingga 2 warna b. Mesin ini mencetak dari gulungan karung (roll to roll) 3. Mesin Printing III a. Mampu mencetak hingga 2 warna. b. Mesin ini mencetak lembar per lembar (sheet by sheet). Standar Quality Printing : a. Warna sesuai dengan permintaan customer b. Warna tidak luntur. 4. Cutting (proses memotong gulungan karung menjadi lembaran karung) Adapun jumlah mesin cutting ada 4 unit. Proses cutting disesuaikan dengan permintaan panjang karung dari customer. Umumnya panjang karung adalah 100 cm untuk berat isi 50 kg, namun panjang karung sangat tergantung dari masing-masing customer, karena bahan isi untuk karung sangat bervariasi. 5. Sewing (proses menjahit bagian bawah dari lembaran karung) Adapun jumlah mesin sewing ada 7 unit. Proses menjahit ini memerlukan spesifikasi yang harus sesuai standar yakni jarak jahitan. Adapun satuan yang dipergunakan untuk jarak jahitan ini disebut Theet/inch dengan standard quality 3,5 theet/inch ( jarak satu jahitan adalah 7 mm). Selain itu di kedua ujung jahitan diberi jarak sekitar 3 hingga 5 cm, di kedua ujung ini dibuat jarak agar jahitan tidak mudah terbuka. 6. Cutting - Sewing (proses memotong gulungan karung menjadi lembaran dan sekaligus menjahit bagian bawah dari lembaran karung). Adapun jumlah mesin cutting-sewing hanya 1 unit. Proses di mesin ini cukup efisien karena dalam satu proses yakni setelah selesai printing, cloth (dalam bentuk gulungan) langsung dipotong kemudian langsung dijahit. 7. Balling (proses packing (membuat kemasan) untuk pengiriman karung) Adapun jumlah mesin balling ada 2 unit. 8. Delivery (proses pengiriman karung) Proses pengiriman karung dalam kota (Jabodetabek) dengan 2 kendaraan truk dan untuk pengiriman ke luar kota melalui perusahaan jasa angkutan. 72 4.1.4.7. Identifikasi pengukuran yang dijalankan staf Quality Control untuk memastikan standar mutu atau kualitas produk Berdasarkan proses produksi tersebut diatas dilakukan pengecekan di tiap bagian produksi. 1. Extruder – Winder (pita) Cek dinier, tape width, tensile strength, elongation, tenocity Proses pengecekan dilakukan 9 kali panen, istilah panen memiliki arti bahwa jika pita telah berbentuk gulungan sebesar maksimal diameter 8 cm, maka pita dapat dipanen. Adapun 1 mesin extruder dapat menghasilkan panen sebanyak 9 kali dalam 1 shift. Dalam 1 kali panen dapat memproduksi sekitar 110 gulungan pita, yang kemudian disupply ke bagian weaving. 2. Weaving & Cloth Winder Cek lebar karung dan density. Dilakukan setiap 1 jam sekali start jam 7.10, cek mesin no. 1- mesin no. 66 Yang harus diperhatikan : • Jika standar 65 cm, toleransi 64,5-67 cm, ketika dicek tidak sesuai, lapor ke mekanik untuk segera di adjust (disesuaikan) lebar karungnya. (-0,5 hingga + 2 dari permintaan lebar karung). 72 Ibid 3. Printing Cek kode, logo, warna, ukuran panjang karung. Dilakukan setiap 1 jam sekali, start jam 7.40, cek mesin 1-3 Yang harus diperhatikan : • Mencocokkan kode, logo, warna, teks sesuai dengan desain yang sudah disetujui customer. • Memastikan ukuran dan spesifikasi karung. • Printing awal di atas karung bekas, dilakukan hingga warna sama dengan standar QC, baru dilanjutkan printing dengan gulungan karung yang sesuai dengan permintaan customer. • Hasil printing harus bersih, bagus. • Cat tidak luntur saat digosok, dan karung bersih dari oli yang dapat mengakibatkan cat luntur. 4. Cutting Cek kode, logo, panjang karung. Dilakukan setiap 1 jam sekali start jam 7.30, cek mesin 1-4 Yang harus diperhatikan : a. Ukuran harus sesuai permintaan. b. Hasil potongan mesin harus lurus. c. Open bag harus berfungsi (2 mesin tidak auto open bag), yang dimaksud dengan open bag adalah, saat gulungan karung dipotong menjadi lembaran, bagian bawah karung otomatis tertutup dan bagian atas karung otomatis terbuka. 5. Sewing dan Cutting Sewing Cek kode, logo, size after sewing (sesuai jarak jahitan (theet/inch)) Dilakukan setiap 1 jam sekali start jam 7.50, cek mesin 1-7 Yang harus diperhatikan: • Hasil jahitan harus lurus • Jarak jahit sesuai • Sisa benang pada ujung-ujung karung minimal 1 inch maximal 2 inch (Kalau lebih terlihat jelek, pemborosan, ketika dipacking kemungkinan kusut. Kalau kurang kemungkinan jahitan terbuka lebih cepat) • Warna benang jahit harus sesuai dengan permintaan customer. 6. Balling Cek kode dan jumlah dalam 1 bal = 500 lembar. Yang harus diperhatikan: • Jumlah karung dalam bal harus tepat. • Kode harus sesuai dengan isi dalam bal. • Tali packing harus kencang. 7. Double check sample winder Foreman extruder memberikan 10 sample hasil panen beserta laporan, untuk di check ulang ketepatannya. 8. Drop test karung (proses menjatuhkan karung dari ketinggian untuk memastikan kekuatan karung). Cara drop test adalah operator mengisi karung dengan beban sesuai isi yang akan dimuat ke dalamnya, kemudian dijatuhkan dari ketinggian 3 meter. Adapun drop test dilakukan oleh QC staf setiap hari, sample diambil acak / random dari hasil finish good yang ada di mesin cutting, mesin sewing atau di mesin cutting sewing. Tujuan drop test adalah untuk mengetahui kekuatan karung, dan memastikan karung tidak pecah, yang dapat mengakibatkan isi karung keluar. Laporan yang dibuat oleh Quality Control staf untuk semua proses produksi tersebut dibuat setiap hari atau disebut laporan harian yakni : 1. Laporan Checking Cloth Width (LCCW) 2. Laporan Harian QC Printing (LHQCP) 3. Laporan Harian QC Cutting (LHQCC) 4. Laporan Harian QC Sewing (LHQCS) 5. Laporan Berat Pita (Extruder Control Weight Chart) 6. Lapora Harian Berat Karung (LHBK) 7. Drop test karung 8. Catatan Harian QC 9. Laporan Harian Inspeksi Berat Karung 10. Laporan Harian Reject Printing (ditemukan di cutting) 11. Laporan Harian Inspeksi Berat Cloth (Internal dan Ekternal) 12. Laporan Inspeksi Panjang Cloth dari External Supplier.73 73 Ibid 4.2 Hasil Penelitian Dalam bab ini penulis akan menyajikan data hasil uji reliabilitas antar pengkoder dan selanjutnya hasil analisis isi dari Catatan Harian divisi Quality Control selama 3 tahun yang diambil secara random. Adapun total sample yang diteliti berjumlah 360 lembar formulir atau 12% dari 3000 lembar formulir. Untuk menggambarkan pola informasi pada Catatan Harian divisi Quality Control. Penulis secara deskriptif kuantitatif menguraikan hasil penelitian dengan tabel frekuensi atau kemunculan pesan, proporsi dan modus (mode) pada tiap-tiap periode penelitian. Dan penulis memilih beberapa contoh informasi untuk menggambarkan isi komunikasinya. Selanjutnya hasil penelitian melalui wawancara dengan key informan dengan fokus penelitan 7 C’s Communications akan dibahas secara deskriptif kualitatif. 4.2.1. Hasil uji reliabilitas Adapun hasil uji reliabilitas penulis uraikan sesuai dengan periode pertahun penelitian. 4.2.1.1 Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap 4 kategori isi informasi periode tahun I (Oktober 2003 – September 2004) adalah sebagai berikut : Pola Isi / Kategorisasi Informasi Oktober 2003 - September 2004 Pelaku Koding Junny Jusdi Oetama 44 55 41 n 140 Laporan / Temuan 224 188 195 607 Saran / Masukkan 22 36 36 94 Keluhan 18 25 26 69 Total Pesan 308 304 298 910 Tabel 1.A. Uji Reliabilitas Catatan Harian Periode Tahun I (Oktober 2003 - September 2004) Berdasarkan tabel uji reliabilitas untuk periode tahun pertama, maka kemudian dilakukan perhitungan chi square (χ²) dan hasil pengolahan data adalah sebagai berikut : No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 f0 44 55 41 224 188 195 22 36 36 18 25 26 fh 47,385 46,769 45,846 205,446 202,778 198,776 31,815 31,402 30,782 23,354 23,051 22,596 f0-fh -3,385 8,231 -4,846 18,554 -14,778 -3,776 -9,815 4,598 5,218 -5,354 1,949 3,404 (f0-fh)2 / fh 0,242 1,449 0,512 1,676 1,077 0,072 3,028 0,673 0,884 1,227 0,165 0,513 χ² 11,518 Tabel 1.B. Perhitungan Chi Square Catatan Harian Periode Tahun I (Oktober 2003 - September 2004) Hasil perhitungan chi square (χ²) sesuai dengan rumus adalah 11,518. Jika angka ini dikonsultasikan pada tabel chi square dengan degreess of freedom (k-1) (b-1) atau df (4-1) (3-1) = 6, dan nilai probabilitas (p) = 0,05 (5%), nilai kriktiknya angka menunjukkan angka 12,592 (tabel distribusi χ²). Jadi kaidah keputusannya dapat disimpulkan bahwa χ² < χ²1, sehingga berarti Ho diterima, yaitu terdapat kecocokan antar pelaku koding. Selanjutnya hasil perhitungan koefisien kontingensinya dengan menggunakan rumus C = rumus dan n = 910, maka hasilnya adalah C = 0,1117. Nilai koefisien kontingensi ini kemudian digunakan untuk menghitung reliabilitas antar pelaku koding atau Intercoder Reliability (IR) sesuai dengan rumus IR = (1-C) x 100 % adalah : IR = (1-0,1117)x100% IR = 0,8883 atau 88,83 % Apabila merujuk pendapat Holsti hasil tersebut menunjukkan kesepakatan penerimaan yang baik antar pelaku kodingnya, karena diatas ambang batas 60%. Maka dapat dikatakan bahwa reliabilitasnya dapat diterima. Sementara jika merujuk pada kaidah korelasi Guildford angka tersebut masuk dalam kategori tingkat korelasi kesepakatan yang tinggi atau kuat. 4.2.1.2 Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap 4 kategori isi informasi periode tahun II (Oktober 2004 – September 2005) adalah sebagai berikut : Pola Isi / Kategorisasi Oktober 2004 - September 2005 Pelaku Koding Junny Jusdi Oetama n Informasi 41 46 41 128 Laporan / Temuan 167 139 138 444 Saran / Masukkan 22 35 30 87 Keluhan 27 29 37 93 Total Pesan 257 249 246 752 Tabel 2.A. Uji Reliabilitas Catatan Harian Periode Tahun II (Oktober 2004 - September 2005) Berdasarkan tabel uji reliabilitas untuk periode tahun pertama, maka kemudian dilakukan perhitungan chi square (χ²) dan hasil pengolahan data adalah sebagai berikut : No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 f0 41 46 41 167 139 138 22 35 30 27 29 37 fh 43,745 42,383 41,872 151,739 147,016 145,245 29,733 28,807 28,460 31,783 30,794 30,423 f0-fh -2,745 3,617 -0,872 15,261 -8,016 -7,245 -7,733 6,193 1,540 -4,783 -1,794 6,577 (f0-fh)2 / fh 0,172 0,309 0,018 1,535 0,437 0,361 2,011 1,331 0,083 0,720 0,105 1,422 χ² 8,504 Tabel 2.B. Uji Reliabilitas Catatan Harian Periode Tahun I (Oktober 2003 - September 2004) Hasil perhitungan chi square (χ²) sesuai dengan rumus adalah 8,504. Jika angka ini dikonsultasikan pada tabel chi square dengan degreess of freedom (k-1) (b-1) atau df (4-1) (3-1) = 6, dan nilai probabilitas (p) = 0,05 (5%), nilai kriktiknya angka menunjukkan angka 12,592 (tabel distribusi χ²). Jadi kaidah keputusannya dapat disimpulkan bahwa χ² < χ²1, sehingga berarti Ho diterima, yaitu terdapat kecocokan antar pelaku koding. Selanjutnya hasil perhitungan koefisien kontingensinya dengan menggunakan rumus C = rumus dan n = 752, maka hasilnya adalah C = 0,1057. Nilai koefisien kontingensi ini kemudian digunakan untuk menghitung reliabilitas antar pelaku koding atau Intercoder Reliability (IR) sesuai dengan rumus IR = (1-C) x 100 % adalah : IR = (1-0,1057)x100% IR = 0,8943 atau 89,43% Apabila merujuk pendapat Holsti hasil tersebut menunjukkan kesepakatan penerimaan yang baik antar pelaku kodingnya, karena diatas ambang batas 60%. Maka dapat dikatakan bahwa reliabilitasnya dapat diterima. Sementara jika merujuk pada kaidah korelasi Guildford angka tersebut masuk dalam kategori tingkat korelasi kesepakatan yang tinggi atau kuat. 4.2.1.3 Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap 4 kategori isi informasi periode tahun III (Oktober 2005 – September 2006) adalah : Oktober 2004 - September 2005 Pelaku Koding Junny Jusdi Oetama Pola Isi / Kategorisasi n Informasi 58 51 49 158 Laporan / Temuan 177 173 162 512 Saran / Masukkan 18 29 31 78 Keluhan 52 40 45 137 Total Pesan 305 293 287 885 Tabel 3.A. Uji Reliabilitas Catatan Harian Periode Tahun III (Oktober 2005 - September 2006) Berdasarkan tabel uji reliabilitas untuk periode tahun pertama, maka kemudian dilakukan perhitungan chi square (χ²) dan hasil pengolahan data adalah sebagai berikut : No. 1 2 3 4 5 6 7 f0 58 51 49 177 173 162 18 fh 54,452 52,310 51,238 176,452 169,510 166,038 26,881 f0-fh 3,548 -1,310 -2,238 0,548 3,490 -4,038 -8,881 (f0-fh)2 / fh 0,231 0,033 0,098 0,002 0,072 0,098 2,934 8 9 10 11 12 29 31 52 40 45 25,824 25,295 47,215 45,357 44,428 3,176 5,705 4,785 -5,357 0,572 0,391 1,287 0,485 0,633 0,007 χ² 6,270 Tabel 3.B. Perhitungan Chi Square Catatan Harian Periode Tahun III (Oktober 2005 - September 2006) Hasil perhitungan chi square (χ²) sesuai dengan rumus adalah 6,270. Jika angka ini dikonsultasikan pada tabel chi square dengan degreess of freedom (k-1) (b-1) atau df (4-1) (3-1) = 6, dan nilai probabilitas (p) = 0,05 (5%), nilai kriktiknya angka menunjukkan angka 12,592 (tabel distribusi χ²). Jadi kaidah keputusannya dapat disimpulkan bahwa χ² < χ²1, sehingga berarti Ho diterima, yaitu terdapat kecocokan antar pelaku koding. Selanjutnya hasil perhitungan koefisien kontingensinya dengan menggunakan rumus C = rumus dan n = 885, maka hasilnya adalah C = 0,0838. Nilai koefisien kontingensi ini kemudian digunakan untuk menghitung reliabilitas antar pelaku koding atau Intercoder Reliability (IR) sesuai dengan rumus IR = (1-C) x 100 % adalah : IR = (1-0,0838)x100% IR = 0,9162 atau 91,62% Apabila merujuk pendapat Holsti hasil tersebut menunjukkan kesepakatan penerimaan yang baik antar pelaku kodingnya, karena diatas ambang batas 60%. Maka dapat dikatakan bahwa reliabilitasnya dapat diterima. Sementara jika merujuk pada kaidah korelasi Guildford angka tersebut masuk dalam kategori tingkat korelasi kesepakatan yang tinggi sekali atau sangat kuat. 4.2.2. Hasil Penelitan Pola Isi Informasi Adapun hasil penelitian pola isi informasi Catatan Harian ini diuraikan setiap bulan, namun dikelompokkan dalam periode pertahun. 4.2.2.1 Pola Isi Informasi periode tahun I (Oktober 2003–September 2004) 4.2.2.1.1 Pola isi informasi periode Oktober 2003 Diagram 1. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 80% 71% 67% 70% 60% 50% Informasi 38% 38% Laporan / Temuan 40% Saran / Masukkan 25% 30% 14% 14% 20% 10% Keluhan 22% 11% 0% 0% 0% 0% '24/10/2003 '25/10/2003 24/10/2003 '27/10/2003 25/10/2003 27/10/2003 Oktober 2003 Pola Isi Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Informasi 0 0 0 0 1 11 1 4 Laporan / Temuan 5 71 3 38 6 67 14 58 Saran / Masukkan 1 14 3 38 0 0 4 17 Keluhan 1 14 2 25 2 22 5 21 Total Pesan 7 100 8 100 9 100 24 100 Tabel 1. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 Pada periode Oktober 2003, jumlah pesan yang diperoleh dari 9 formulir adalah 24 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (4%) berbentuk informasi, 14 pesan (58%) berbentuk laporan/temuan, dan 4 pesan (17%) berbentuk saran/masukkan, dan 5 pesan (21%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Oktober 2003 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 58% (14 pesan dari total pesan sebanyak 24 pesan). Dari hasil rekaman data bulan Oktober, salah satu contoh isi pesan berbentuk saran adalah : Untuk rekan-rekan QC, jangan lupa mengontrol kualitas jahitan / roda pengait pada mesin sewing khususnya bila menggunakan benang mambo, kalau tidak dikontrol jahitan akan kendur. Walaupun benang sudah terkait semua pada roda pengait tetap kendur di mesin sewing 1 tolong lapor pada mekanik. 74 4.2.2.1.2 Pola isi informasi periode November 2003 Diagram 2. Pola Isi Informasi Periode November 2003 88% 86% 90% 80% 70% 63% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan 40% 30% 20% Saran / Masukkan 25% Keluhan 13% 10% 14% 13% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '12/11/2003 '16/11/2003 12/11/2003 74 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 2 '20/11/2003 16/11/2003 (%) Jumlah pesan 25 1 Catatan Harian Heri Witrio, 24 Oktober 2003 20/11/2003 (%) Jumlah pesan 13 1 November 2003 (%) Jumlah pesan (%) 14 4 17 Laporan / Temuan 5 63 7 88 6 86 18 78 Saran / Masukkan 1 13 0 0 0 0 1 4 Keluhan 0 0 0 0 0 0 0 0 Total Pesan 8 100 8 100 7 100 23 100 Tabel 2. Pola Isi Informasi Periode November 2003 Pada periode November 2003, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 formulir adalah 23 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 4 pesan (17%) berbentuk informasi, 18 pesan (78%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (4%) berbentuk saran/masukkan, dan 0 pesan (0%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan November 2003 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 78% (18 pesan dari total pesan sebanyak 23 pesan). Di bulan ini persentase keluhan tidak ada, masukkan / saran pun sedikit, namun pesan berbentuk informasi dan laporan temuan bertambah. Catatan berbentuk informasi isinya antara lain adalah : Mesin cutting sewing yang baru telah diuji coba untuk dioperasikan dan menghasilkan produksi jahit yang bagus yakni jarak jahit tepat 7 mm. Sementara ini kapasitas 30 lembar / menit atau 1800 lembar / jam. Kelemahannya tidak mampu mengontrol BS secara maksimal karena hanya sekali proses / satu sisi yang terkontrol.75 75 Catatan Harian Heri Witrio, 20 November 2003 4.2.2.1.3 Pola isi informasi periode Desember 2003 Diagram 3. Pola Isi Informasi Periode Desember 2003 100% 92% 86% 90% 80% 64% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% 30% 20% Keluhan 21% 14% 8% 10% 0% 0% 7% 7% 0% 0% 0% '09/12/2003 '19/12/2003 09/12/2003 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '29/12/2003 19/12/2003 29/12/2003 Desember 2003 (%) Jumlah pesan (%) 0 0 3 7 92 12 86 33 80 0 0 1 7 3 7 0 1 8 1 7 2 5 100 13 100 14 100 41 100 (%) Jumlah pesan 0 0 64 12 2 14 Keluhan 0 Total Pesan 14 (%) Jumlah pesan 3 21 Laporan / Temuan 9 Saran / Masukkan Tabel 3. Pola Isi Informasi Periode Desember 2003 Selanjutnya pada periode Desember 2003, jumlah pesan yang datanya diambil dari 9 formulir adalah 41 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 3 pesan (8%) berbentuk informasi, 33 pesan (80%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (7%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (5%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Desember 2003 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 80% (33 pesan dari total pesan sebanyak 41 pesan). Contoh catatan di bulan ini yang berbentuk saran / masukkan adalah : Kode TBR-0 Balaraja cetakannya tidak bersih block sudah pada bolong. Operator diminta mengganjal sementara. Block perlu ditinjau ulang. 76 4.2.2.1.4 Pola isi informasi periode Januari 2004 Diagram 4. Pola Isi Informasi Periode Januari 2004 75% 80% 70% 64% 60% 60% 50% Informasi Laporan / Temuan 40% 30% Saran / Masukkan 25% 30% 18% Keluhan 18% 20% 10% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '06/01/2004 '14/04/2004 06/01/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '22/01/2004 14/01/2004 Januari 2004 (%) Jumlah pesan (%) 0 0 5 17 60 6 75 19 66 1 10 0 0 3 10 0 0 0 2 25 2 7 100 10 100 8 100 29 100 (%) 3 30 64 6 2 18 Keluhan 0 Total Pesan 11 (%) 2 18 Laporan / Temuan 7 Saran / Masukkan Tabel 4. Pola Isi Informasi Periode Januari 2004 76 22/01/2004 Jumlah pesan Jumlah pesan Catatan Harian Suwandi, 29 Desember 2003 Pada periode Januari 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 formulir adalah 29 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 5 pesan (17%) berbentuk informasi, 19 pesan (66%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (10%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (7%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Januari 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 66% (19 pesan dari total pesan sebanyak 29 pesan). Contoh catatan berbentuk informasi adalah : Kode 8003 tidak jadi cetak. Warna cat tidak standar. Kurang orange / kuningnya terlalu muda. 77 4.2.2.1.5 Pola isi informasi periode Februari 2004 Diagram 5. Pola Isi Informasi Periode Februari 2004 90% 89% 88% 90% 80% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan 40% Saran / Masukkan 30% Keluhan 20% 10% 13% 10% 0% 0% 0% 11% 0% 0% 0% 0% '04/02/2004 '10/02/2004 04/02/2004 77 Pola Isi Jumlah pesan Informasi Laporan / Temuan '26/02/2004 10/02/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 9 90 26/02/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 7 88 Catatan Harian Jumhana, 14 Januari 2004 Februari 2004 (%) Jumlah pesan (%) 1 11 1 4 8 89 24 89 Saran / Masukkan 1 10 0 0 0 0 1 4 Keluhan 0 0 1 13 0 0 1 4 Total Pesan 10 100 8 100 9 100 27 100 Tabel 5. Pola Isi Informasi Periode Februari 2004 Pada periode Februari 2004, jumlah pesan yang datanya diambil dari 9 formulir adalah 27 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (4%) berbentuk informasi, 24 pesan (89%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 kali (4%) berbentuk saran/masukkan, dan 1 kali (4%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Februari 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 89% (24 pesan dari total pesan sebanyak 27 pesan). Di bulan ini terlihat bahwa hampir semua pesan berbentuk laporan / temuan yakni 89%, sedangkan untuk 3 kategori lainnya persentasenya 4%. Contoh laporan / temuan di bulan ini adalah : Mesin printing no. 3 cetak 157 namun hasil cetakan warnanya tebal, tipis tidak merata. Produksi stop kasih tahu foreman / mekanik. Sudah diperbaiki / ganti rol. Hasil cetaknya masih belum merata warnanya. Masih perbaikan. 78 4.2.2.1.6 Pola isi informasi periode Maret 2004 Diagram 6. Pola Isi Informasi Periode Maret 2004 100% 100% 90% 78% 73% 80% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% 78 27% Catatan Harian Suwandi, 10 Februari 2004 22% Keluhan 30% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '01/03/2004 '17/03/2004 '30/03/2004 01/03/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 17/03/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 8 Saran / Masukkan 30/03/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 73 9 3 27 Keluhan 0 Total Pesan 11 Maret 2004 (%) Jumlah pesan (%) 2 22 2 7 100 7 78 24 83 0 0 0 0 3 10 0 0 0 0 0 0 0 100 9 100 9 100 29 100 Tabel 6. Pola Isi Informasi Periode Maret 2004 Pada periode Maret 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 29 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 2 pesan (7%) berbentuk informasi, 24 pesan (83%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (10%) berbentuk saran/masukkan, dan 0 pesan (0%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Maret 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 83% (24 pesan dari total pesan sebanyak 29 pesan). Di bulan ini jumlah pesan sama dengan bulan lalu, jumlah laporan / temuan hampir sama dengan bulan lalu, jumlah informasi dan saran sedikit bertambah, namun tidak ada keluhan. Contoh catatan berbentuk saran / masukkan adalah : Mesin weaving 59 karung banyak oli, kasih tahu mekanik dan operator supaya lebih teliti agar oli jangan sampai banjir. Disarankan dicari solusi agar tidak terjadi banjir oli lagi. 79 79 Catatan Harian Jumhana, 01 Maret 2004 4.2.2.1.7 Pola isi informasi periode April 2004 Diagram 7. Pola Isi Informasi Periode April 2004 100% 100% 90% 80% 78% 80% 70% Informasi 60% Laporan / Temuan 50% Saran / Masukkan 40% 30% Keluhan 22% 20% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '07/04/2004 12/04/2004 07/04/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '23/04/2004 12/04/2004 23/04/2004 April 2004 (%) Jumlah pesan (%) 0 0 4 15 78 7 100 22 85 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 100 9 100 7 100 26 100 (%) Jumlah pesan 2 22 80 7 0 0 Keluhan 0 Total Pesan 10 (%) Jumlah pesan 2 20 Laporan / Temuan 8 Saran / Masukkan Tabel 7. Pola Isi Informasi Periode April 2004 Pada periode April 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 26 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 4 pesan (15%) berbentuk informasi, 22 pesan (85%) berbentuk laporan/temuan, dan 0 pesan (10%) berbentuk saran/masukkan, dan 0 pesan (0%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan April 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 85% (22 pesan dari total pesan sebanyak 26 pesan). Di bulan ini cenderung pesan yang disampaikan berbentuk informasi dan laporan temuan. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin printing 1 cetak PC 100 4 warna, lanjutan shift 2 pertama start 23.30 distop, urutan warna tidak pas, yaitu 1. Hijau, 2. Kuning, 3. Orange. 4. Hitam. Akibatnya cetakan warna kuning membekas warna hijau / cetakan kotor. Diberitahukan pada supervisor / operator. dan block dibongkar. Setting ulang. Urutan warna dibetulkan. 1. Kuning 2. Hijau 3. Orange 4. Hitam. Mesin start jam 02.00 dan hasil cetakan sudah bagus. (agar jadi perhatian). 80 4.2.2.1.8 Pola isi informasi periode Mei 2004 Diagram 8. Pola Isi Informasi Periode Mei 2004 86% 90% 80% 70% 70% 56% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan 33% 40% 20% Saran / Masukkan Keluhan 30% 20% 14% 10% 10% 0% 0% 11% 0% 0% 0% '07/05/2004 '14/05/2004 07/05/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '26/05/2004 14/05/2004 (%) Jumlah pesan 1 10 Laporan / Temuan 7 Saran / Masukkan (%) 0 0 70 6 2 20 Keluhan 0 Total Pesan 10 Mei 2004 (%) Jumlah pesan (%) 3 33 4 15 86 5 56 18 69 0 0 0 0 2 8 0 1 14 1 11 2 8 100 7 100 9 100 26 100 Tabel 8. Pola Isi Informasi Periode Mei 2004 80 26/05/2004 Jumlah pesan Catatan Harian Heri Witrio, 07 April 2004 Pada periode Mei 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 26 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 4 pesan (15%) berbentuk informasi, 18 pesan (69%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (8%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (8%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Mei 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 69% (18 pesan dari total pesan sebanyak 26 pesan). Di bulan ini cenderung pesan yang disampaikan proporsinya lebih rata di setiap kategorinya. Contoh isi saran yang disampaikan adalah : Mesin printing 2 cetak 324-2 Medan warna merah. Warna merah tersebut catanyha kurang halus / agak kasar. Hasil cetaknya kadang kurang bersih. Disarankan agar operator printing sering membersihkan block. 81 4.2.2.1.9 Pola isi informasi periode Juni 2004 Diagram 9. Pola Isi Informasi Periode Juni 2004 57% 60% 50% 44% 44% 43% 40% 33% 33% 33% Informasi Laporan / Temuan 30% Saran / Masukkan Keluhan 20% 11% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '10/6/2004 81 '14/06/2004 Catatan Harian Suwandi, 07 Mei 2004 '21/06/2004 10/06/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 14/06/2004 (%) Jumlah pesan 4 44 Laporan / Temuan 4 Saran / Masukkan 21/06/2004 (%) Jumlah pesan 2 33 44 2 1 11 Keluhan 0 Total Pesan 9 Juni 2004 (%) Jumlah pesan (%) 3 43 9 41 33 4 57 10 45 1 0 0 0 2 9 0 1 33 0 0 1 5 100 6 100 7 100 22 100 Tabel 9. Pola Isi Informasi Periode Juni 2004 Pada periode Juni 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 22 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 9 pesan (41%) berbentuk informasi, 10 pesan (45%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (5%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (9%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Juni 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 45% (10 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Namun di bulan ini modus informasi juga tinggi, mencapai 41% (9 pesan dari total pesan). Dari grafik terlihat bahwa di bulan ini pola informasi hampir rata di semua bentuk, terlihat di pola informasi dan pola laporan / temuan hanya selisih 4%. Contoh isi saran yang disampaikan adalah : Cat warna hijau akhir-akhir ini hasilnya kurang bersih. Artinya cetakan bagus namun setelah dibuka gulungan kebanyakan membekas / lengket pada karung dibawahnya, sehingga seolah-olah cetakan kurang bersih. Perlu kiranya disurvei apakah pencampuran / tinnernya ataukah catnya. 82 4.2.2.1.10 Pola isi informasi periode Juli 2004 Diagram 10. Pola Isi Informasi Periode Juli 2004 100% 100% 90% 80% 71% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan 50% 40% Saran / Masukkan 33% Keluhan 30% 17% 14% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 14% 0% 0% '01/07/2004 '14/07/2004 '15/07/2004 01/07/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 14/07/2004 15/07/2004 Juli 2004 (%) Jumlah pesan (%) 1 14 3 17 100 5 71 13 72 0 0 0 0 1 6 0 0 0 1 14 1 6 100 5 100 7 100 18 100 (%) Jumlah pesan 0 0 50 5 1 17 Keluhan 0 Total Pesan 6 (%) Jumlah pesan 2 33 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Tabel 10. Pola Isi Informasi Periode Juli 2004 Pada periode Juli 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 18 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 3 pesan (17%) berbentuk informasi, 13 pesan (72%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (6%) berbentuk saran/masukkan, dan 1 pesan (6%) berbentuk keluhan. 82 Catatan Harian Suwandi, 14 Juni 2004 Modus informasi yang terjadi di bulan Juli 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 72% (13 pesan dari total pesan sebanyak 18 pesan). Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin weaving line I & II tiap-tiap operator hanya jalan 2 mesin, sementara 1 mesin stop. Hal ini disebabkan oleh karena kekurangan benang. Akibat Extruder I belum proses (diservice). 83 4.2.2.1.11 Pola isi informasi periode Agustus 2004 Diagram 11. Pola Isi Informasi Periode Agustus 2004 80% 71% 67% 70% 60% 60% 50% Informasi 40% Laporan / Temuan 40% Saran / Masukkan 30% 20% Keluhan 22% 14% 14% 11% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '06/08/2004 '18/08/2004 06/08/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '23/08/2004 18/08/2004 (%) Jumlah pesan 1 14 Laporan / Temuan 5 Saran / Masukkan 23/08/2004 (%) Jumlah pesan 2 22 71 6 0 0 Keluhan 1 Total Pesan 7 (%) (%) 2 40 5 24 67 3 60 14 67 0 0 0 0 0 0 14 1 11 0 0 2 10 100 9 100 5 100 21 100 Tabel 11. Pola Isi Informasi Periode Agustus 2004 83 Agustus 2004 Jumlah pesan Catatan Harian Heri Witrio, 01 Juli 2004 Pada periode Agustus 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 21 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 5 pesan (24%) berbentuk informasi, 14 pesan (67%) berbentuk laporan/temuan, dan 0 pesan (0%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (10%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Agustus 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 67% (14 pesan dari total pesan sebanyak 21 pesan). Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : K-204 S Sierad Feed, berat karung paling ringan yaitu 66x105 -> 117,9 gr paling berat 67 x 105 -> 143,3 gr. Berat karung rata-rata di atas 120 gr. 84 4.2.2.1.12 Pola isi informasi periode September 2004 Diagram 12. Pola Isi Informasi Periode September 2004 89% 90% 80% 67% 70% 60% 50% Informasi 43% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% 29% 29% Keluhan 30% 17% 17% 20% 11% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '06/09/2004 '21/09/2004 06/09/2004 84 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 2 '30/09/2004 21/09/2004 (%) Jumlah pesan 29 1 Catatan Harian Jumhana, 23 Agustus 2004 30/09/2004 (%) Jumlah pesan 17 0 September 2004 (%) Jumlah pesan (%) 0 3 14 Laporan / Temuan 3 43 4 67 8 89 15 68 Saran / Masukkan 0 0 1 17 1 11 2 9 Keluhan 2 29 0 0 0 0 2 9 Total Pesan 7 100 6 100 9 100 22 100 Tabel 12. Pola Isi Informasi Periode September 2004 Pada periode September 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 22 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 3 pesan (14%) berbentuk informasi, 15 pesan (68%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (9%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (9%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan September 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 68% (15 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Secara pola komunikasi hampir sama antara periode September ini dan periode bulan Agustus. Contoh isi saran yang disampaikan adalah : Mesin printing I kondisi roll cat sudah tipis dan hasil cetak tidak stabil (rol no. 4) sering gambar tidak tampak atau melebar, cetak PC 200. Agar gambar stabil roll cat dibalut dengan lakban supaya roll rata dan gambarpun stabil. Oleh karenanya roll no. 4 printing 1 hendaknya ada perhatian (perbaikan). 85 85 Catatan Harian Heri Witrio, 21 September 2004 4.2.2.2 Pola isi informasi periode tahun II (Oktober 2004–September 2005) 4.2.2.2.1 Pola isi informasi periode Oktober 2004 Diagram 13. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2004 75% 80% 70% 56% 60% 50% 50% Informasi 40% Laporan / Temuan 33% Saran / Masukkan 30% 25% 22% Keluhan 17% 20% 11% 11% 10% 0% 0% 0% 0% '07/10/2004 '11/10/2004 07/10/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '25/10/2004 11/10/2004 25/10/2004 Oktober 2004 (%) Jumlah pesan (%) 2 25 3 13 56 6 75 14 61 2 22 0 0 4 17 17 1 11 0 0 2 9 100 9 100 8 100 23 100 (%) Jumlah pesan 1 11 50 5 2 33 Keluhan 1 Total Pesan 6 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Tabel 13. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2004 Pada periode Oktober 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 23 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 3 pesan (13%) berbentuk informasi, 14 pesan (61%) berbentuk laporan/temuan, dan 4 pesan (17%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (9%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Oktober 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 61% (14 pesan dari total pesan sebanyak 23 pesan). Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Ukuran karung kurang panjang / di bawah standar kode M-12 Bandar Lampung, cetak samping, standar 65x107, ditemukan 65x104, panggil foreman supaya dicek dan minta foreman untuk tegur operator, supaya lebih teliti kalau cetak samping. 86 4.2.2.2.2 Pola isi informasi periode November 2004 Diagram 14. Pola Isi Informasi Periode November 2004 86% 90% 80% 67% 70% 60% 60% Informasi 50% 40% Laporan / Temuan 33% 40% Saran / Masukkan Keluhan 30% 14% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '04/11/2004 '09/11/2004 04/11/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '19/11/2004 09/11/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 6 Saran / Masukkan 19/11/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 86 3 1 14 Keluhan 0 Total Pesan 7 (%) (%) 1 33 1 7 60 2 67 11 73 2 40 0 0 3 20 0 0 0 0 0 0 0 100 5 100 3 100 15 100 Tabel 14. Pola Isi Informasi Periode November 2004 86 November 2004 Jumlah pesan Catatan Harian Jumhana, 11 Oktober 2004 Pada periode November 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 15 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (7%) berbentuk informasi, 11 pesan (73%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (20%) berbentuk saran/masukkan, dan 0 pesan (0%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan November 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 73% (11 pesan dari total pesan sebanyak 15 pesan). Di bulan ini pola yang dominan selain laporan / temuan adalah saran/masukkan. Contoh isi saran yang disampaikan adalah : Mesin printing 2 pada roll kecil no. 2 setelah bobin block kalau bisa posisi rol no. 2 diubah tidak diatas cetak tapi dibawah cetakan. Sebab roll tsb berada sebelum cetakan masuk open, jadi kondisi cetak belum kering dan cat akan nempel di roll tsb karena terus menerus, maka cat yang nempel di rol tidak bisa mengering (basah). Akibatnya membekas pada karung hasil cetak, dan cetakan akan kotor atau membayang, apalagi bila qualitas catnya jelek (lengket). Disarankan perlu koordinasi dengan bagian supervisor mekanik. 87 4.2.2.2.3 Pola isi informasi periode Desember 2004 Diagram 15. Pola Isi Informasi Periode Desember 2004 100% 100% 90% 78% 80% 67% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 22% 17% 17% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '10/12/2004 87 '11/12/2004 Catatan Harian Heri Witrio, 09 November 2004 '30/12/2004 10/12/2004 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 11/12/2004 (%) Jumlah pesan 1 17 Laporan / Temuan 4 Saran / Masukkan 30/12/2004 (%) Jumlah pesan 0 0 67 7 1 17 Keluhan 0 Total Pesan 6 Desember 2004 (%) Jumlah pesan (%) 0 0 1 4 78 10 100 21 84 0 0 0 0 1 4 0 2 22 0 0 2 8 100 9 100 10 100 25 100 Tabel 15. Pola Isi Informasi Periode Desember 2004 Pada periode Desember 2004, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 25 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (4%) berbentuk informasi, 21 pesan (84%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (4%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (8%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Desember 2004 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 84% (21 pesan dari total pesan sebanyak 25 pesan). Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Mesin cutting sewing, ditemukan cetakan luntur kena oli kode 324-1 Balaraja sebanyak 350 lembar. Hasil potongan shift IA (lolos tidak terkontrol). Dipisahkan buat cetak cross. Operator shift A kurang kontrol. 88 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : 88 Catatan Harian Jumhana, 30 Desember 2004 Mesin printing III, cat Printcolor 752FPPI Orange no. 04L09 terlalu kental bila ditambah thinner warna berubah muda. Tidak bisa pakai. Komplain. 89 4.2.2.2.4 Pola isi informasi periode Januari 2005 Diagram 16. Pola Isi Informasi Periode Januari 2005 88% 90% 80% 70% 60% 60% Informasi 44% 50% Laporan / Temuan Keluhan 30% 20% 20% 13% 20% 10% Saran / Masukkan 33% 40% 0% 11% 11% 0% 0% 0% '06/01/2005 '18/01/2005 06/01/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '25/01/2005 18/01/2005 25/01/2005 Januari 2005 (%) Jumlah pesan (%) 1 11 2 9 88 4 44 14 64 0 0 1 11 2 9 20 0 0 3 33 4 18 100 8 100 9 100 22 100 (%) Jumlah pesan 1 13 60 7 1 20 Keluhan 1 Total Pesan 5 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Tabel 16. Pola Isi Informasi Periode Januari 2005 Pada periode Januari 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 22 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 2 pesan (9%) berbentuk informasi, 14 pesan 89 Catatan Harian Jumhana, 17 Desember 2004 (64%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (9%) berbentuk saran/masukkan, dan 4 pesan (18%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Januari 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 64% (14 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Pada bulan ini pola komunikasi atau proporsi untuk setiap bentuknya cukup rata, umumnya pola laporan / temuan paling dominan dan proporsinya tinggi, namun tampak dari grafik bulan ini lebih rata untuk setiap pola. Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Untuk standar QC mesin cutting 3 dan 4 belum memenuhi syarat karena masih selalu ada selisih 1/2 - 1 cm. QC sering komplain ke mekanik dan produksi, tapi nyatanya tidak ada tanggapan. 90 4.2.2.2.5 Pola isi informasi periode Februari 2005 Diagram 17. Pola Isi Informasi Periode Februari 2005 88% 90% 80% 70% 60% 60% Informasi 44% 50% Laporan / Temuan 33% 40% 20% 20% 20% 10% Saran / Masukkan Keluhan 30% 13% 0% 11% 11% 0% 0% 0% '06/01/2005 '18/01/2005 01/02/2005 90 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 2 '25/01/2005 18/02/2005 (%) Jumlah pesan 29 0 Catatan Harian Suwandi, 25 Januari 2005 28/02/2005 (%) Jumlah pesan 0 3 Februari 2005 (%) Jumlah pesan (%) 27 5 19 Laporan / Temuan 2 29 4 50 7 64 13 50 Saran / Masukkan 2 29 0 0 1 9 3 12 Keluhan 1 14 4 50 0 0 5 19 Total Pesan 7 100 8 100 11 100 26 100 Tabel 17. Pola Isi Informasi Periode Februari 2005 Pada periode Februari 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 26 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 5 pesan (19%) berbentuk informasi, 13 pesan (50%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (12%) berbentuk saran/masukkan, dan 5 pesan (19%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Februari 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 50% (13 pesan dari total pesan sebanyak 26 pesan). Pada bulan ini pola komunikasi atau proporsi untuk setiap bentuknya cukup rata dan hampir sama dengan bulan Januari lalu, bahkan di bulan dominasi laporan / temuan hanya 50%, sebaliknya banyak isi pesan yang bersifat informasi dan keluhan yang masing-masing mencapai proporsi 19%. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin printing I cetak S-12G cat Printcolor warna ok kekentalan ok, hasil tape test (terlampir). 91 Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : 91 Catatan Harian Heri Witrio, 28 Februari 2005 Mesin cutting sewing, lipatan jahitan tidak lurus sehingga jahitan pun terbawa tidak lurus, dan open bagnya rapat (tidak membuka), lapor mekanik, diservice, lipatan serta jahitan sudah lurus, dan open bagnya sudah membuka. 92 4.2.2.2.6 Pola isi informasi periode Maret 2005 Diagram 18. Pola Isi Informasi Periode Maret 2005 86% 90% 80% 70% 60% 56% 60% Informasi 44% 50% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 20% 14% 20% 10% 20% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '02/03/2005 '16/03/2005 02/03/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '23/03/2005 16/03/2005 23/03/2005 Maret 2005 (%) Jumlah pesan (%) 5 56 6 29 60 4 44 13 62 1 20 0 0 1 5 14 0 0 0 0 1 5 100 5 100 9 100 21 100 (%) Jumlah pesan 1 20 86 3 0 0 Keluhan 1 Total Pesan 7 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 6 Saran / Masukkan Tabel 18. Pola Isi Informasi Periode Maret 2005 Pada periode Maret 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 21 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 6 pesan (29%) berbentuk informasi, 13 92 Catatan Harian Suwandi, 28 Februari 2005 pesan (62%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (5%) berbentuk saran/masukkan, dan 1 pesan (5%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Maret 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 62% (13 pesan dari total pesan sebanyak 21 pesan). Pada bulan ini pola komunikasi yang dominan selain laporan / temuan, adalah yang bersifat informasi dengan proporsi mencapai 29%. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin printing 1 cetak 324-2 kadang-kadang tidak merata, pada sebelah samping, langsung informasikan foreman dan supervisor. Sementara stop, rol karet tinta sudah jelek dan langsung diganti yang baru. 93 Contoh isi saran yang disampaikan adalah : Untuk cetak dalam jumlah kecil / sedikit (500 - 1500 lembar) sebaiknya pemakaian tinta langsung di atas bak cat, untuk menghemat pemakaian tidak perlu pakai mixer, karena kalau pakai mixer memerlukan paling tidak 1 kaleng agar tinta dapat tersedot. 94 4.2.2.2.7 Pola isi informasi periode April 2005 Diagram 19. Pola Isi Informasi Periode April 2005 100% 100% 83% 90% 80% 70% 57% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 17% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 14% 14% 14% 0% 0% '01/04/2005 93 94 '14/04/2005 Catatan Harian Suwandi, 23 Maret 2005 Catatan Harian Heri Witrio, 16 Maret 2005 '23/04/2005 01/04/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 14/04/2005 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 9 Saran / Masukkan 23/04/2005 (%) Jumlah pesan 0 0 100 5 0 0 Keluhan 0 Total Pesan 9 April 2005 (%) Jumlah pesan (%) 1 14 1 5 83 4 57 18 82 0 0 1 14 1 5 0 1 17 1 14 2 9 100 6 100 7 100 22 100 Tabel 19. Pola Isi Informasi Periode April 2005 Pada periode April 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 22 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (5%) berbentuk informasi, 18 pesan (82%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (5%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (9%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan April 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 82% (18 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 40-45, banyak ditemukan benang warna, check jam 15.00 alasan tidak ada benang, dilaporkan pada mandor, supaya supply ngasih benang putih. 95 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Karung dari luar (BT) luntur karena oli sebanyak 120 lembar, sudah dipisahkan untuk dicross, dan komplain PT. BT. 96 95 96 Catan Harian Jumhana, 14 April 2005 Catatan Harian Suwandi, 14 April 2005 4.2.2.2.8 Pola isi informasi periode Mei 2005 Diagram 20. Pola Isi Informasi Periode Mei 2005 86% 90% 80% 70% 60% 60% 60% Informasi 50% 40% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 20% 20% 14% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '05/05/2005 '18/05/2005 05/05/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '27/05/2005 18/05/2005 27/05/2005 Mei 2005 (%) Jumlah pesan (%) 2 40 2 12 60 3 60 12 71 1 20 0 0 2 12 0 1 20 0 0 1 6 100 5 100 5 100 17 100 (%) Jumlah pesan 0 0 86 3 1 14 Keluhan 0 Total Pesan 7 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 6 Saran / Masukkan Tabel 20. Pola Isi Informasi Periode Mei 2005 Pada periode Mei 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 17 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 2 pesan (12%) berbentuk informasi, 12 pesan (71%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (12%) berbentuk saran/masukkan, dan 1 pesan (6%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Mei 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 71% (12 pesan dari total pesan sebanyak 17 pesan). Di bulan ini jumlah pesan paling sedikit, umumnya dalam dari 9 formulir tercatat lebih dari 20 pesan. Adapun banyaknya informasi atau catatan pesan tidak dapat dipastikan dari masing-masing QC staf, tergantung dengan situasi dan kondisi pekerjaan saat itu. Contoh isi saran/masukkan yang disampaikan adalah : Mesin printing 2 cetak 324-2 warna tinta merah cukup bagus dan standar namun di block cepat kotor sehingga merepotkan operator. Perlu kiranya diminta kepada supplier agar ditingkatkan kualitas tintanya. (Tinta berasal dari Printcolor). 97 4.2.2.2.9 Pola isi informasi periode Juni 2005 Diagram 21. Pola Isi Informasi Periode Juni 2005 100% 100% 100% 90% 80% 70% 60% 50% Informasi Laporan / Temuan 40% 40% Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 20% 10% 10% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '08/06/2005 '20/06/2005 08/06/2005 97 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '29/06/2005 20/06/2005 (%) Jumlah pesan 4 40 Laporan / Temuan 4 Saran / Masukkan Keluhan 29/06/2005 (%) Jumlah pesan 0 0 40 5 1 10 1 10 Catatan Harian Suwandi, 18 Mei 2005 Juni 2005 (%) Jumlah pesan (%) 0 0 4 18 100 7 100 16 73 0 0 0 0 1 5 0 0 0 0 1 5 Total Pesan 10 100 5 100 7 100 22 100 Tabel 21. Pola Isi Informasi Periode Juni 2005 Pada periode Juni 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 22 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 4 pesan (18%) berbentuk informasi, 16 pesan (73%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (5%) berbentuk saran/masukkan, dan 1 pesan (5%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Juni 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 73% (16 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Di bulan ini proporsi informasi sedikit meningkat yakni mencapai 18%. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Berat karung Cargill ditimbang 10 lembar rata-rata 132 gram. Per bal 66 Kg. 98 Contoh isi laporan/temuan yang disampaikan adalah : Mesin cutting sewing, check jam 23.30 ditemukan lipatan jahit terlalu lebar 3 cm, Lapor mekanik (Hari P), mesin distop dan lipatan dibuat 2,5 cm, standar.99 Contoh isi laporan/temuan yang disampaikan adalah : No. 83 BT VI 05 panjang 1500 m / berat 127,54, cetak S-12G Medan, hasil potong total 1346 lembar, ukuran 103. Cloth ini berat/100 sudah sesuai 89,6 -91,2 yang jelas panjangnya kurang, perlu kiranya dikomplain ke PT. BT. 100 98 Catatan Harian Jumhana, 08 Juni 2005 Catatan Harian Heri Witrio, 20 Juni 2005 100 Catatan Harian Heri Witrio, 08 Juni 2005 99 4.2.2.2.10 Pola isi informasi periode Juli 2005 Diagram 22. Pola Isi Informasi Periode Juli 2005 67% 70% 56% 60% 50% 44% 40% 33% Informasi 33% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 30% 22% 22% 22% Keluhan 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '06/07/2005 '13/07/2005 06/07/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '30/07/2005 13/07/2005 30/07/2005 Juli 2005 (%) Jumlah pesan (%) 2 22 6 29 67 5 56 10 48 1 33 0 0 1 5 22 0 0 2 22 4 19 100 3 100 9 100 21 100 (%) Jumlah pesan 0 0 33 2 0 0 Keluhan 2 Total Pesan 9 (%) Jumlah pesan 4 44 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Tabel 22. Pola Isi Informasi Periode Juli 2005 Pada periode Juli 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 21 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 6 pesan (29%) berbentuk informasi, 10 pesan (48%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (5%) berbentuk saran/masukkan, dan 4 pesan (19%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Juli 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 48% (10 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Di bulan ini proporsi laporan temuan walaupun paling tinggi tapi proporsinya paling kecil dibandingkan bulan-bulan lalu, hal ini disebabkan adanya peningkatan pesan bersifat informasi mencapai 29%, dan keluhan mencapai 19%. Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 9 selesai overhoule, di beberapa titik densing masih ditemukan jarang-jarang, posisi pita sudah benar. Komplain ke mekanik yang melakukan overhoule agar memperbaiki. 101 4.2.2.2.11 Pola isi informasi periode Agustus 2005 Diagram 23. Pola Isi Informasi Periode Agustus 2005 67% 70% 60% 50% 50% 36% 40% 30% Informasi 33% Laporan / Temuan 27% Saran / Masukkan 18% 18% 17% 20% Keluhan 17% 17% 10% 0% 0% 0% '02/08/2005 '13/08/2005 02/08/2005 101 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '27/08/2005 13/08/2005 (%) Jumlah pesan 3 27 Laporan / Temuan 4 Saran / Masukkan 2 27/08/2005 (%) Jumlah pesan 2 33 36 4 18 0 Catatan Harian Heri Witrio, 30 Juli 2005 Agustus 2005 (%) Jumlah pesan (%) 1 17 6 26 67 3 50 11 48 0 1 17 3 13 Keluhan 2 18 0 0 1 17 3 13 Total Pesan 11 100 6 100 6 100 23 100 Tabel 23. Pola Isi Informasi Periode Agustus 2005 Pada periode Agustus 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 23 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 6 pesan (26%) berbentuk informasi, 11 pesan (48%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (13%) berbentuk saran/masukkan, dan 3 pesan (13%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Agustus 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 48% (11 pesan dari total pesan sebanyak 23 pesan). Di bulan ini proporsi laporan temuan walaupun paling tinggi tapi proporsinya juga kecil sama dengan bulan Juli, hal ini disebabkan adanya peningkatan pesan bersifat informasi mencapai 26%, saran/masukkan juga meningkatkan menjadi 13% dan keluhan juga 13%. Jadi proporsi pesan untuk setiap kategori cukup rata. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin weaving 36,37,34 berat karung dalam 1 cloth banyak yang over, dan banyak pula yang masuk standar berat. D 800 10x10, yang over rata-rata 4-5 gram dalam 1 cloth. 102 Contoh isi saran/masukkan yang disampaikan adalah : Mesin printing 2 cetak PC 100, 1 warna, stop katanya ganti desain. Untuk menghindari kesalahan, kalau ada ganti desain maupun yang lain, mohon ada pemberitahuan kepada QC. 103 102 103 Catatan Harian Heri Witrio, 02 Agustus 2005 Catatan Harian Suwandi, 02 Agustus 2005 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 47, 50, karung agak jarang, komplain ke mekanik, ganti gear karung sudah rapat. 104 4.2.2.2.12 Pola isi informasi periode September 2005 Diagram 24. Pola Isi Informasi Periode September 2005 86% 90% 80% 71% 70% 60% 50% 50% Informasi 50% Laporan / Temuan 40% Saran / Masukkan 29% Keluhan 30% 14% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% 0% 0% '01/09/2005 '17/09/2005 01/09/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '29/09/2005 17/09/2005 29/09/2005 September 2005 (%) Jumlah pesan (%) 1 14 4 20 71 6 86 14 70 0 0 0 0 0 0 0 2 29 0 0 2 10 100 7 100 7 100 20 100 (%) Jumlah pesan 0 0 50 5 0 0 Keluhan 0 Total Pesan 6 (%) Jumlah pesan 3 50 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Tabel 24. Pola Isi Informasi Periode September 2005 Pada periode September 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 9 lembar formulir adalah 20 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 4 pesan (20%) berbentuk informasi, 14 104 Catatan Harian Jumhana, 27 Agustus 2005 pesan (70%) berbentuk laporan/temuan, dan 0 pesan (0%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (10%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan September 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 70% (14 pesan dari total pesan sebanyak 20 pesan). Di bulan ini pesan didominasi oleh bentuk informasi dan laporan/temuan. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : BBG Hasil tapetest ok (2 warna), Hasil cetak 6200, pemakaian tinta 25 kg. Sisa tinta 12,5 kg dikembalikan ke storeroom. 105 Contoh isi laporan/temuan yang disampaikan adalah : Di mesin balling, ditemukan kode FB 100 Sierad berat per ball di bawah standar 55 kg, dibongkar, dihitung ulang 50 lembar, ditimbang per 10 lembar rata-rata 107 gram, karung dikasih tanda, hasil cetak shift IIA, D900. 106 4.2.2.3. Pola Isi Informasi periode tahun III (Oktober 2005–September 2006) 4.2.2.3.1. Pola isi informasi periode Oktober 2005 Diagram 25. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2005 75% 80% 67% 70% 60% 50% 50% Informasi 38% 40% Laporan / Temuan 33% Saran / Masukkan Keluhan 30% 105 20% 13% 13% Catatan Harian Heri Witrio, 01 September 2005 106 10% Catatan Harian Jumhana, 01 September 0% 0% 2005 0% 13% 0% 0% '03/10/2005 '11/10/2005 '14/10/2005 03/10/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 11/10/2005 (%) Jumlah pesan 1 13 Laporan / Temuan 6 Saran / Masukkan 14/10/2005 (%) Jumlah pesan 3 33 75 6 0 0 Keluhan 1 Total Pesan 8 Oktober 2005 (%) Jumlah pesan (%) 4 50 8 32 67 3 38 15 60 0 0 0 0 0 0 13 0 0 1 13 2 8 100 9 100 8 100 25 100 Tabel 25. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2005 Pada periode Oktober 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 25 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 8 pesan (32%) berbentuk informasi, 15 pesan (60%) berbentuk laporan/temuan, dan 0 pesan (0%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (8%) berbentuk keluhan. Di bulan ini formulir yang diambil bertambah 3 formulir, karena mulai bulan ini ada tambahan 1 orang staf QC. Modus informasi yang terjadi di bulan Oktober 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 60% (15 pesan dari total pesan sebanyak 25 pesan). Namun selain laporan/temuan, bulan ini pesan didominasi juga oleh bentuk informasi yakni mencapai 32%, paling tinggi dari bulan-bulan sebelumnya. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin weaving 47 = 116 gr, mesin weaving 54 = 119 gr, mesin 56 = 116 gr, D 900 berat over. Mesin weaving 23 = 113 gr D 850 berat over, mesin weaving 30 = 93 gr D850 under, mesin weaving 39 = 87 gr D800 under, mesin weaving 4 = 101 gr D800 berat over. Dicek semua cloth yang sudah dipotong kebanyakan berar cloth standar dengan deniernya. 107 Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Printing block Optimal kode cetak OB-11 / 12, ditemukan lingkaran tengah dengan tulisan teksnya terlalu rapat, tidak sesuai dengan gambar yang ada (dengan desainnya), informasikan PPB untuk setting ulang. 108 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 49, tenunan jarang-jarang akibat posisi pita kurang pas pada tempatnya, komplain ke operator, mesin distop, pita disusun pada posisinya. Hasilnya sudah bagus (ok). 109 4.2.2.3.2. Pola isi informasi periode November 2005 Diagram 26. Pola Isi Informasi Periode November 2005 80% 73% 67% 70% 60% 50% 40% 43% Informasi Laporan / Temuan 33% Saran / Masukkan 29% 29% 30% Keluhan 18% 20% 9% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '12/11/2005 '25/11/2005 12/11/2005 107 Pola Isi Jumlah pesan Informasi Laporan / Temuan '28/11/2005 25/11/2005 (%) Jumlah pesan 2 33 4 67 (%) 2 18 8 73 Catatan Harian Jumhana, 11 Oktober 2005 Catatan Harian Darlin, 03 Oktober 2005 109 Catatan Harian Jumhana, 03 Oktober 2005 108 28/11/2005 Jumlah pesan November 2005 (%) Jumlah pesan (%) 2 29 6 25 2 29 14 58 Saran / Masukkan 0 0 0 0 0 0 0 0 Keluhan 0 0 1 9 3 43 4 17 Total Pesan 6 100 11 100 7 100 24 100 Tabel 26. Pola Isi Informasi Periode November 2005 Pada periode November 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 24 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 6 pesan (25%) berbentuk informasi, 14 pesan (58%) berbentuk laporan/temuan, dan 0 pesan (0%) berbentuk saran/masukkan, dan 4 pesan (17%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan November 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 58% (14 pesan dari total pesan sebanyak 24 pesan). Namun selain laporan/temuan, bulan ini pesan didominasi juga oleh bentuk informasi dan keluhan. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Untuk BBS belum bisa dilakukan penyortiran, karena barangnya masih tertumpuk ditengah-tengah bal2 an karung lain, (belum dibongkar). 110 Contoh isi laporan/temuan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 63, 66, 61, ditemukan karung jarang-jarang, masalah tiang transfer bautnya kendur, putaran tiang tidak stabil, sudah diservice, hasil rajutan ok. 111 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Mesin printing 1 cetak kode Extra M, ditemukan BS start awal 100 lbr, melipat 150 lbr, menepi 50 lbr, karung hasil sortiran QC dianggap BS, karung setelah di rol ulang tapi masih tetap ada yang melipat. Karung BS dipisah buat cetak cross, karung 110 111 Catatan Harian Heri Witrio, 12 November 2005 Catatan Harian Darlin, 25 November 2005 melipat kemungkinan dari proses weaving, sudah dikomplain, tapi belum ditemukan masalahnya. 112 4.2.2.3.3. Pola isi informasi periode Desember 2005 Diagram 27. Pola Isi Informasi Periode Desember 2005 90% 83% 73% 80% 70% 60% Informasi 50% 40% Laporan / Temuan 40% 30% 30% 10% Keluhan 20% 17% 20% Saran / Masukkan 27% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '05/12/2005 '12/12/2005 05/12/2005 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '16/12/2005 12/12/2005 16/12/2005 Desember 2005 (%) Jumlah pesan (%) 3 27 5 19 40 8 73 17 63 1 10 0 0 2 7 0 3 30 0 0 3 11 100 10 100 11 100 27 100 (%) Jumlah pesan 2 20 83 4 1 17 Keluhan 0 Total Pesan 6 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 5 Saran / Masukkan Tabel 27. Pola Isi Informasi Periode Desember 2005 Pada periode Desember 2005, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 27 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 5 pesan (19%) berbentuk informasi, 17 112 Catatan Harian Jumhana, 28 November 2005 pesan (63%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (7%) berbentuk saran/masukkan, dan 3 pesan (11%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Desember 2005 adalah modus berbentuk laporan / temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 63% (17 pesan dari total pesan sebanyak 27 pesan). Namun selain laporan/temuan, bulan ini pesan semua bentuk ada, jadi proporsi masing-masing kategori cukup rata. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Untuk kode GR-1 meragukan, cetakan lama, stock karung masih ada kgnya 45 sedangkan di master kg 35, cetak ditunda. 113 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Komplain cloth dari weaving 47,48,49,61, setelah kita buktikan dengan diambil 1 meter dari setiap cloth, tenyata memang benar over / di atas standar dengan data menurut berat per meternya. Dengan perbandingan karung yang over dan yang tidak, terlihat di rajutannya. karung over rajutan (terutama pada shuttle) rapat. karung yang masuk standar berat, rajutan terlihat rapi tidak rapat pada bagian shuttlenya. 114 4.2.2.3.4. Pola isi informasi periode Januari 2006 Diagram 28. Pola Isi Informasi Periode Januari 2006 50% 50% 50% 42% 42% 45% 38% 40% 35% 30% 25% Informasi 25% Laporan / Temuan 25% Saran / Masukkan 20% Keluhan 13% 15% 8% 8% 10% 5% 0% 0% 0% '03/01/2006 113 114 '18/01/2006 Catatan Harian Jumhana, 12 Desember 2005 Catatan Harian Darlin, 12 Desember 2005 '25/01/2006 03/01/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 18/01/2006 (%) Jumlah pesan 4 50 Laporan / Temuan 2 Saran / Masukkan 25/01/2006 (%) Jumlah pesan 1 13 25 5 0 0 Keluhan 2 Total Pesan 8 Januari 2006 (%) Jumlah pesan (%) 5 42 10 36 63 5 42 12 43 1 13 1 8 2 7 25 1 13 1 8 4 14 100 8 100 12 100 28 100 Tabel 28. Pola Isi Informasi Periode Januari 2006 Pada periode Januari 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 28 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 10 pesan (36%) berbentuk informasi, 12 pesan (43%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (7%) berbentuk saran/masukkan, dan 4 pesan (14%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Januari 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 43% (12 pesan dari total pesan sebanyak 28 pesan). Modus informasi dalam bulan ini meningkat tinggi mencapai proporsi 36%. Jadi di bulan ini kedua bentuk ini yang paling dominan. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin printing II cetak 324-K Hasil cetak, warna lebih bagus rata dan stabil karena pengisian thinner secara otomatis. 115 Contoh isi saran/masukkan yang disampaikan adalah : 115 Catatan Harian Heri Witrio, 25 Januari 2006 Untuk meningkatkan hasil printing, akan lebih bagus bila semua mesin print mengisi thinner secara otomatis. 116 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Untuk mandor sakura tolong diinformasikan untuk kerjasamanya memantau operator weaving karena dilihat kesehariaannya tidak ada pemantauan operator khususnya weaving shift A. 117 4.2.2.3.5. Pola isi informasi periode Februari 2006 Diagram 29. Pola Isi Informasi Periode Februari 2006 80% 73% 70% 62% 60% 50% 43% Informasi Laporan / Temuan 40% 29% Saran / Masukkan 29% 30% Keluhan 18% 15% 20% 9% 10% 0% 15% 8% 0% 0% '09/02/2006 '15/02/2006 09/02/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '27/02/2006 15/02/2006 27/02/2006 (%) (%) 2 15 6 19 73 8 62 19 61 0 0 1 8 1 3 29 1 9 2 15 5 16 100 11 100 13 100 31 100 (%) 2 18 43 8 0 0 Keluhan 2 Total Pesan 7 (%) 2 29 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Tabel 29. Pola Isi Informasi Periode Februari 2006 116 117 Februari 2006 Jumlah pesan Jumlah pesan Jumlah pesan Catatan Harian Heri Witrio, 25 Januari 2006 Catatan Harian Darlin, 25 Januari 2006 Pada periode Februari 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 31 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 6 pesan (19%) berbentuk informasi, 19 pesan (61%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (3%) berbentuk saran/masukkan, dan 5 pesan (16%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Februari 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 61% (19 pesan dari total pesan sebanyak 31 pesan). Di bulan ini proporsi informasi dan keluhan juga cukup tinggi dibanding bulan-bulan sebelumnya. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Mesin printing I cetak kode T-78-2 T-78-3 karawang 60x96. Ada instruksi di schedule produksi harus pakai bobin 102 (98cm). Cat warna kuning pakai yellow 05 hasilnya agak muda dengan warna kuning di sample asli. Sudah didiskusikan sama foreman dan supervisor. (Urgent). 118 Contoh isi saran yang disampaikan adalah : Gypsum, dalam 1 shift hasil jahit finish hanya dapat 500 lbr. Untuk jahit daun, hanya dapat 650 lbr. Perlu cari solusi agar hasil jahitan bisa lebih banyak. 119 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Karung kode Gypsum, ditemukan ada yang salah cara menempel karung sambungan (lidah karung), komplain ke mandor, pasang ulang. 120 118 Catatan Harian Jumhana, 15 Februari 2006 Catatan Harian Heri Witrio, 27 Februari 2006 120 Catatan Harian Jumhana, 27 Februari 2006 119 4.2.2.3.6. Pola isi informasi periode Maret 2006 Diagram 30. Pola Isi Informasi Periode Maret 2006 80% 71% 69% 70% 56% 60% 50% 40% Informasi Laporan / Temuan 31% Saran / Masukkan 30% Keluhan 22% 14% 20% 7% 10% 0% 11% 11% 7% 0% 0% '07/03/2006 '20/03/2006 07/03/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '30/03/2006 20/03/2006 30/03/2006 Maret 2006 (%) Jumlah pesan (%) 1 11 6 17 71 5 56 24 67 1 7 1 11 2 6 0 2 14 2 22 4 11 100 14 100 9 100 36 100 (%) Jumlah pesan 1 7 69 10 0 0 Keluhan 0 Total Pesan 13 (%) Jumlah pesan 4 31 Laporan / Temuan 9 Saran / Masukkan Tabel 30. Pola Isi Informasi Periode Maret 2006 Pada periode Maret 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 36 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 6 pesan (17%) berbentuk informasi, 24 pesan (67%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (6%) berbentuk saran/masukkan, dan 4 pesan (11%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Maret 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 67% (24 pesan dari total pesan sebanyak 36 pesan). Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Dari hasil sortir 3 bal Silica, sebanyak 935 lbr, ukuran standar, sisanya 565 lbr ukuran dibawah standar, karung dipisah. Sebagai informasi, Silica keseluruhan sudah disortir. 121 Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Weaving line IV no. 55/57 operator kurang teliti, pita putus tidak cepat disambung akibatnya rajutan rusak karena pita double (minor). Dibuat pelaporan masalah dan informasikan ke supervisor dan mandor sakura, operator ditegur dan diberi pengarahan. 122 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Cloth dari BT no. 43, karung banyak oli +/- 250 mtr. Karung dipotong, tidak jadi cetak. Dikomplain ke BT. 123 4.2.2.3.7. Pola isi informasi periode April 2006 Diagram 31. Pola Isi Informasi Periode April 2006 90% 83% 80% 73% 80% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 18% 20% 10% 17% 10% 10% 9% 0% 0% 0% 0% 0% '06/04/2006 121 '20/04/2006 Catatan Harian Suwandi, 07 Maret 2006 Catatan Harian Darlin, 07 Maret 2006 123 Catatan Harian Jumhana, 20 Maret 2006 122 '22/04/2006 06/04/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 20/04/2006 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 8 Saran / Masukkan 22/04/2006 (%) Jumlah pesan 0 0 73 8 1 9 Keluhan 2 Total Pesan 11 April 2006 (%) Jumlah pesan (%) 1 17 1 4 80 5 83 21 78 1 10 0 0 2 7 18 1 10 0 0 3 11 100 10 100 6 100 27 100 Tabel 31. Pola Isi Informasi Periode April 2006 Pada periode April 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 27 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (4%) berbentuk informasi, 21 pesan (78%) berbentuk laporan/temuan, dan 2 pesan (7%) berbentuk saran/masukkan, dan 3 pesan (11%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan April 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 74% (20 pesan dari total pesan sebanyak 27 pesan). Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 10, checking jam 08.25, rajutan pecah-pecah sekitar 3 meter (mayor), diganti pita yang bagus, diambil dari Creelstand. Rajutan ok. 124 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 16, produksi karung kuning, banyak terselip benang hijau, komplain, operator disuruh ganti pita, karung sudah bagus. 125 124 125 Catatan Harian Darlin, 20 April 2006 Catatan Harian Jumhana, 06 April 2006 4.2.2.3.8. Pola isi informasi periode Mei 2006 Diagram 32. Pola Isi Informasi Periode Mei 2006 86% 90% 80% 71% 70% 60% Informasi 50% Laporan / Temuan 38% 38% Saran / Masukkan 40% Keluhan 30% 14% 14% 20% 10% 14% 0% 0% 13% 13% 0% 0% '04/05/2006 '08/05/2006 04/05/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '09/05/2006 08/05/2006 09/05/2006 Mei 2006 (%) Jumlah pesan (%) 3 38 3 14 86 3 38 14 64 1 14 1 13 3 14 14 0 0 1 13 2 9 100 7 100 8 100 22 100 (%) Jumlah pesan 0 0 71 6 1 14 Keluhan 1 Total Pesan 7 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 5 Saran / Masukkan Tabel 32. Pola Isi Informasi Periode Mei 2006 Pada periode Mei 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 22 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 3 pesan (14%) berbentuk informasi, 14 pesan (64%) berbentuk laporan/temuan, dan 3 pesan (14%) berbentuk saran/masukkan, dan 2 pesan (9%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Mei 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 64% (14 pesan dari total pesan sebanyak 22 pesan). Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Kode Gypsum Aplus, menurut POP, berat bal berkisar 40-41 kg, setelah dipacking berat rata-rata 44-45 kg, over 3-4 kg per bal, sudah informasikan ke foreman extruder. 126 Contoh isi saran / masukkan yang disampaikan adalah : Usul untuk di bal press, perlu diberi keterangan penulisan no. seri packing pada tiap-tiap kode Cargill, agar operator lebih mudah dan jelas dalam penulisan kode dan no. seri packing. 127 4.2.2.3.9. Pola isi informasi periode Juni 2006 Diagram 33. Pola Isi Informasi Periode Juni 2006 86% 90% 80% 70% 60% 50% Informasi 50% 38% Laporan / Temuan 38% 40% 30% Saran / Masukkan 33% Keluhan 25% 17% 14% 20% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '16/06/2006 '21/06/2006 16/06/2006 126 127 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '23/06/2006 21/06/2006 23/06/2006 (%) Jumlah pesan 2 33 38 1 0 0 3 38 Juni 2006 (%) Jumlah pesan (%) 0 0 4 19 17 6 86 10 48 0 0 0 0 0 0 3 50 1 14 7 33 (%) Jumlah pesan 2 25 Laporan / Temuan 3 Saran / Masukkan Keluhan Catatan Harian Suwandi, 09 Mei 2006 Catatan Harian Heri Witrio, 04 Mei 2006 Total Pesan 8 100 6 100 7 100 21 100 Tabel 33. Pola Isi Informasi Periode Juni 2006 Pada periode Juni 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 21 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 4 pesan (19%) berbentuk informasi, 10 pesan (48%) berbentuk laporan/temuan, dan 0 pesan (0%) berbentuk saran/masukkan, dan 7 pesan (33%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Juni 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 48% (10 pesan dari total pesan sebanyak 21 pesan). Proporsi untuk keluhan di bulan ini meningkat sangat tinggi mencapai 33%. Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Weaving line I s/d IV dari semua shift, sering ditemukan karung kotor, karena operator pada saat menyemprot mesin atau cleaning operator tidak memberhentikan mesin, yang mengakibatkan kotoran menempel pada karung, apalagi kalau kotoran oli sampai menempel pada rol take up yang atas, selama kotoran oli masih menempel, karung akan terlihat kotor (berwarna hitam) dan akan berpengaruh pada cetakan, dan printing block akan kotor, sudah dibuatkan pelaporan masalah kepada supervisor IIIB dan foreman weaving. 128 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Unigro Cargill, jika dipress di mesin lama dalam 1 ball dipastikan ada yang cacat di bagian ujung paling bawah (bagian benang jahit), cacat diperkirakan sekitar 510 lembar, akibat gencetan press, karena yang ada benang jahit posisi lebih menonjol. Contoh yang cacat bisa dilihat, dikirim melalui Jumhana. Komplain agar mesin diperbaiki dahulu. 129 128 129 Catatan Harian Darlin, 23 Juni 2006 Catatan Harian Heri Witrio, 16 Juni 2006 4.2.2.3.10. Pola isi informasi periode Juli 2006 Diagram 34. Pola Isi Informasi Periode Juli 2006 80% 71% 70% 60% 57% 60% 50% Informasi 40% Laporan / Temuan 40% Saran / Masukkan 29% 30% Keluhan 14% 14% 20% 14% 10% 0% 0% 0% 0% 0% '12/07/2006 '22/07/2007 '27/07/2006 12/07/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi 22/07/2006 27/07/2006 Juli 2006 (%) Jumlah pesan (%) 1 14 1 4 71 4 57 15 63 1 14 0 0 1 4 40 1 14 2 29 7 29 100 7 100 7 100 24 100 (%) Jumlah pesan 0 0 60 5 0 0 Keluhan 4 Total Pesan 10 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 6 Saran / Masukkan Tabel 34. Pola Isi Informasi Periode Juli 2006 Pada periode Juli 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 24 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 1 pesan (4%) berbentuk informasi, 15 pesan (63%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (4%) berbentuk saran/masukkan, dan 7 pesan (29%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Juli 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 63% (15 pesan dari total pesan sebanyak 24 pesan). Proporsi untuk keluhan di bulan ini juga sangat tinggi mencapai 29%. Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Karung dari BT ditemukan 1 rol tidak pakai bobbin, dirol ulang. 130 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Clothing DPP/VII/06 no. 355, 65 800 11x11, sudah naik cetak 1 meter, kondisi karung melipat, sudah dipisahkan di belakang printing III, komplain ke DPP. 131 4.2.2.3.11. Pola isi informasi periode Agustus 2006 Diagram 35. Pola Isi Informasi Periode Agustus 2006 67% 70% 60% 50% 44% 44% Informasi 40% 33% 33% 33% Laporan / Temuan Saran / Masukkan 30% Keluhan 17% 17% 20% 11% 10% 0% 0% 0% 0% '02/08/2006 '05/08/2006 02/08/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '25/08/2006 05/08/2006 25/08/2006 (%) (%) 2 33 5 24 67 1 17 9 43 0 0 1 17 1 5 44 0 0 2 33 6 29 100 6 100 6 100 21 100 (%) 2 33 44 4 0 0 Keluhan 4 Total Pesan 9 (%) 1 11 Laporan / Temuan 4 Saran / Masukkan Tabel 35. Pola Isi Informasi Periode Agustus 2006 130 131 Agustus 2006 Jumlah pesan Jumlah pesan Jumlah pesan Catatan Harian, 27 Juli 2006 Catatan Harian, 22 Juli 2006 Pada periode Agustus 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 21 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 5 pesan (24%) berbentuk informasi, 9 pesan (43%) berbentuk laporan/temuan, dan 1 pesan (5%) berbentuk saran/masukkan, dan 6 pesan (29%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan Agustus 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 43% (9 pesan dari total pesan sebanyak 21 pesan). Proporsi untuk keluhan di bulan ini juga sangat tinggi mencapai 29%, selain itu proporsi untuk informasi juga mencapai 24%, oleh karena itu proporsi tertinggi yakni laporan / temuan menjadi agak turun atau dibawah 50%. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Untuk warna hijau (green 02) akhir-akhir ini warna cenderung agak tua, walaupun pemberian thinner sudah cukup banyak (set = 150), biasanya Green 02 set thinner antara 250 - 300 sec. Sebenarnya warna ok, cuma agak sedikit beda dari yang biasa. 132 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Mesin weaving 54, checking jam 02.10 operator Retno (shift IIIA) hasil rajutan / karung banyak tercampur pita warna kuning +/- 8 s/d 10 m, pita dari Creelstand. Informasi dan komplain ke foreman, pita cepat diganti, operator diberi teguran lisan oleh foreman agar tetap kontrol dengan hasil kerjanya. 133 132 133 Catatan Harian Heri Witrio, 02 Agustus 2006 Catatan Harian Darlin, 25 Agustus 2006 4.2.2.3.12. Pola isi informasi periode September 2006 Diagram 36. Pola Isi Informasi Periode September 2006 57% 60% 57% 50% 40% 40% 29% Informasi 29% Laporan / Temuan 30% 20% 20% Saran / Masukkan 20% 20% Keluhan 14% 14% 10% 0% 0% 0% '15/09/2006 '19/09/2006 15/09/2006 Pola Isi Jumlah pesan Informasi '20/09/2006 19/09/2006 20/09/2006 September 2006 (%) Jumlah pesan (%) 2 29 3 16 40 4 57 7 37 1 20 1 14 4 21 57 1 20 0 0 5 26 100 5 100 7 100 19 100 (%) Jumlah pesan 1 20 14 2 2 29 Keluhan 4 Total Pesan 7 (%) Jumlah pesan 0 0 Laporan / Temuan 1 Saran / Masukkan Tabel 36. Pola Isi Informasi Periode September 2006 Pada periode September 2006, jumlah pesan yang diambil datanya dari 12 lembar formulir adalah 19 pesan, dari jumlah munculnya pesan dan proporsi (dalam bentuk persentase), terlihat pola komunikasi berupa 3 pesan (16%) berbentuk informasi, 7 pesan (37%) berbentuk laporan/temuan, dan 4 pesan (21%) berbentuk saran/masukkan, dan 5 pesan (26%) berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi di bulan September 2006 adalah modus berbentuk laporan/temuan, bentuk ini paling dominan muncul yakni mencapai proporsi tertinggi sebesar 37% (7 pesan dari total pesan sebanyak 19 pesan). Proporsi untuk saran / masukkan di bulan ini juga sangat tinggi mencapai 21%, selain itu proporsi untuk keluhan juga mencapai 26%, oleh karena itu proporsi tertinggi yakni laporan / temuan di bulan menjadi turun, dibawah 50%. Contoh isi informasi yang disampaikan adalah : Tinta Toyoink / sample warna Yellow 04 sudah dipakai di mesin no. II order 8003 van, warna lumayan bagus (standar) dan di tape test tidak ngangkat. 134 Contoh isi laporan / temuan yang disampaikan adalah : Karung A Plus banyak ditemukan plastik inner tidak terjahit full, hanya separo, yaitu di bagian lidah saja yang terjahit, ujung banyak yang tidak terjahit, akibat operator kurang teliti, 1000 lembar dibongkar + 200 lembar jahitan ok, termasuk yang sudah dipacking 1 ball banyak yang plastik tidak terjahit, yang 1 bal diperkirakan jahitan shift sebelumnya (IIIA). 135 Contoh isi saran / masukkan yang disampaikan adalah : Mesin printing 2, cetak 611 Lampung, pakai bobbin baru standar 104 / 105 cm, tetapi hasilnya 106 - 107 cm. Cetak sementara ditunda, mohon saran dan perbaikan. 136 Contoh isi keluhan yang disampaikan adalah : Ditemukan BS jarang-jarang sebanyak 200 lembar, kode 8003 van lampung 50x91 D 800 di area sewing, karung dipisah, dibungkus untuk dikomplain. 137 4.3 Pembahasan dan Hasil Analisa Data Penelitia 4.3.1 Pembahasan dan Hasil Uji Reliabilitas Hasil dari penelitian antar pelaku koding terhadap Isi Informasi Catatan Harian divisi Quality Control selama 3 tahun (periode Oktober 2003 – September 2006) 134 Catatan Harian Suwandi, 20 September 2006 Catatan Harian Heri Witrio, 20 September 2006 136 Catatan Harian Suwandi, 15 September 2006 137 Catatan Harian Jumhana, 15 September 2006 135 menunjukkan bahwa nilai χ² < χ²1, sehingga berarti Ho diterima, yaitu terdapat kecocokan antar pelaku koding. Dan hasil perhitungan koefisien kontingensinya yang dihitung dengan rumus C Pearson, yang kemudian nilai koefisien kontingensi ini digunakan untuk perhitungan realibilitas antar pelaku koding (Intercoder Reliability atau IR) adalah 86,96%. Nilai ini masuk dalam kategori tingkat korelasi kesepakatan yang tinggi atau kuat. Dengan demikian dapat dikatakan hasil analisis isi dalam penelitian ini dapat dianggap memiliki tingkat keterandalan yang tinggi atau kuat. 4.3.2 Pembahasan dan hasil penelitian mengenai Pola Isi Informasi dari Catatan Harian divisi Quality Control selama 3 tahun (Periode Oktober 2003–September 2006) Dari hasil penelitian dengan melihat frekuensi yang muncul dalam teks, ditemukan bentuk dan struktur serta pola isi informasi Catatan Harian divisi Quality Control selama 3 tahun (Oktober 2003 – September 2006), penulis dapat menggambarkan hasil analisa sebagai berikut : Total hasil penelitian Catatan Harian divisi Quality Control selama periode Oktober 2003 – September 2006 adalah sebanyak 360 lembar formulir atau 12% dari total formulir. Ditemukan pola informasi sebagai berikut, terdapat 143 catatan berbentuk informasi, 568 catatan berbentuk laporan/temuan, dan 61 catatan berbentuk saran/masukkan, dan 98 catatan berbentuk keluhan. Proporsi masing-masing pola yakni 16,4% untuk catatan berbentuk informasi, 65,3% berbentuk laporan/temuan, 7,1% berbentuk saran/masukkan, dan 11,1% berbentuk keluhan. Modus informasi yang terjadi selama 3 tahun periode penelitian adalah modus laporan / temuan, dengan proporsi tertinggi yakni 65,3% (568 pesan dari total pesan sebanyak 870 pesan). Diagram 37. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 - September 2006 73% 80% 65% 70% 58% 60% 50% Informasi Laporan / Temuan 40% Saran / Masukkan 30% 20% 16% 14% 7% 10% Keluhan 19% 9% 6% 17% 11% 6% 0% Oktober 2003 - September 2004 Pola Isi / Kategorisasi Oktober 2004 - September 2005 Junny Oktober 2005 - September 2006 Oktober 2003 - September 2004 Pelaku Koding Jusdi Oetama Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Informasi 44 14,3 55 18,1 41 13,8 Laporan / Temuan 224 72,7 188 61,8 195 65,4 Saran / Masukkan 22 7,1 36 11,8 36 12,1 Keluhan 18 5,8 25 8,2 26 8,7 Total Pesan 308 100 304 100 298 100 Tabel 37. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 - September 2004 Pola Isi / Kategorisasi Junny Oktober 2004 - September 2005 Pelaku Koding Jusdi Oetama Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Informasi 41 16,0 46 18,5 41 16,7 Laporan / Temuan 167 65,0 139 55,8 138 56,1 Saran / Masukkan 22 8,6 35 14,1 30 12,2 Keluhan 27 10,5 29 11,6 37 15,0 Total Pesan 257 100 249 100 246 100 Tabel 38. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2004 - September 2005 Pola Isi / Kategorisasi Junny Oktober 2005 - September 2006 Pelaku Koding Jusdi Oetama Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Informasi 58 19,0 51 19,0 49 19,0 Laporan / Temuan 177 58,0 173 58,0 162 58,0 Saran / Masukkan 18 5,9 29 5,9 31 5,9 Keluhan 52 17,0 40 17,0 45 17,0 Total Pesan 305 100 293 100 287 100 Tabel 39. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2005 - September 2006 Pola Isi / Kategorisasi Junny Oktober 2003 - September 2006 Pelaku Koding Jusdi Oetama Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Jumlah pesan (%) Informasi 143 16,4 152 18,0 131 15,8 Laporan / Temuan 568 65,3 500 59,1 495 59,6 Saran / Masukkan 62 7,1 100 11,8 97 11,7 Keluhan 97 11,1 94 11,1 108 13,0 Total Pesan 870 100 846 100 831 100 Tabel 40. Pola Isi Informasi Periode Oktober 2003 - September 2006 Dari hasil analisis isi informasi Catatan Harian divisi Quality Control PT. Poly Packaging Industry di Tangerang selama 3 tahun atau periode Oktober 2003 – September 2006, ditemukan bahwa karyawan menggunakan media tertulis Catatan Harian ini terutama untuk mencatat laporan ataupun temuan yang terjadi saat bekerja. Adapun pola informasi Catatan Harian ini di awal periode tahun I (Oktober 2003 – September 2004) didominasi oleh pola laporan temuan dengan proporsi terendah 45% dan proporsi tertinggi 89%, ini menunjukkan bahwa sebagian besar isi informasi adalah laporan temuan, sementara pola informasi dimulai dari proporsi 4% hingga 41%, selanjutnya pola keluhan proporsi tertinggi mencapai 21% dan pola saran proporsi tertingginya hanya 17%. Terjadi pergeseran pola informasi Catatan Harian ini di periode berikutnya atau tahun II (Oktober 2004 – September 2005) ini masih didominasi oleh pola laporan temuan dengan proporsi terendah 48% dan proporsi tertinggi 84%, ini menunjukkan bahwa pada tahun berikutnya sebagian besar isi informasi masih berbentuk laporan temuan, sementara pola informasi dimulai dari proporsi 4% hingga 29% yang artinya sedikit lebih rendah dibanding tahun I, dan selanjutnya pola keluhan proporsi tertingginya meningkat mencapai 29% dan juga pola saran proporsi tertingginya menjadi 20%. Melihat pola di tahun kedua ini terlihat antara pola informasi, saran, dan keluhan hampir rata persentasenya, hal ini menunjukkan adanya lebih banyak masukkan kepada atasan untuk dapat ditindak lanjuti. Terjadi pergeseran yang lebih signifikan pada pola informasi Catatan Harian ini di periode atau tahun III (Oktober 2005 – September 2006), walaupun isi informasi masih didominasi oleh pola laporan temuan namun ada perubahan berarti yakni dengan proporsi terendah turun menjadi 33% dan proporsi tertinggi 78%, sementara pola informasi proporsi tertinggi meningkat lagi menjadi 36%, dan selanjutnya pola keluhan proporsi tertingginya meningkat tajam mencapai 33% dan sementara pola saran proporsi tertingginya naik sedikit menjadi 21%. Melihat pola di tahun ketiga ini terlihat antara pola informasi dan keluhan hampir rata persentasenya, dan peningkatan keluhan menunjukkan meningkatnya hal-hal yang perlu dibenahi oleh semua pihak, yang tentunya jika semua dapat ditanggapi maka akan terjadi peningkatan mutu produksi. Bentuk informasi dari Catatan Harian ini adalah informasi formulir, yakni informasi yang dibuat dalam bentuk formulir dengan format (kolom) isian yang sudah ditentukan dan yang disesuaikan dengan keperluan kegiatan masing-masing. Dari nilai informasi, Catatan Harian ini tidak dilihat dari nilai ketelitiannya, karena Catatan Harian ini adalah merupakan saluran untuk staff mencatat semua kegiatan yang terjadi dan perlu diketahui oleh rekan kerja lain dan atasan. Selanjutnya penulis menilai Catatan Harian ini tepat waktu saat informasi dibutuhkan, dan karena Catatan Harian ini dibuat setiap staff dalam setiap shift (7 jam kerja), dapat dibaca oleh staff di shift berikutnya, kemudian diserahkan kepada atasan pada pagi harinya, berarti setiap informasi yang disampaikan dan dibutuhkan dapat diperoleh secara tepat waktu. Jadi Catatan Harian ini memiliki atau memenuhi nilai informasi ketepatan waktu (timeliness). Penulis juga mendapatkan Catatan Harian ini memiliki nilai informasi yang cukup lengkap dan ringkas, serta langsung mengenai sasaran (to the point), hal ini dimungkinkan karena Catatan Harian ini berbentuk formulir yang memiliki kolom untuk diisi oleh penulisnya. Jadi Catatan Harian ini lengkap (complete) dan ringkas (conciseness). Dan karena isi informasi adalah informasi keperluan kerja, terntu saja memiliki kesesuain (relevancy). 4.3.3 Pembahasan dan hasil penelitian mengenai 7 C’s Communications pada Catatan Harian divisi Quality Contro Analisa data sekunder diperoleh peneliti dari hasil wawancara dengan key informan, untuk mengetahui secara deskriptif menggambarkan pendapat dari subjek penelitian tentang pola isi informasi dan kaitannya dengan kategori 7 C’s Communications. 1. Credibility (keterpercayaan) : Penerima memiliki kepercayaan pada pengirim. Menurut key informan pertama, ”Isi pesan yang saya tulis di Catatan Harian bisa dipercaya, untuk isi pesan rekan sekerja akan saya check ulang jika informasi itu meragukan.” 138 Key informan kedua mengatakan, ”Isi informasi saya bisa dipercaya, dan saya bisa percaya dengan isi Catatan Harian dari rekan kerja lain. Pernah juga ragu, yah kita tanyakan langsung. Jika ada informasi yang sulit dimengerti kita baca ulang atau tanyakan kembali.” 139 Selanjutnya key informan berikutnya menuturkan, ”Saya kira cukup bisa dipercaya. Sebaliknya selama ini saya percaya dengan informasi dari rekan kerja lain yang ada di Catatan Harian QC.” 140 Hal yang hampir sama dengan jawaban key informan pertama diungkapkan oleh key informan keempat, ”Apapun yang saya informasikan sesuai fakta atau apa yang ditemukan. Sedangkan untuk informasi dari rekan kerja lain, tergantung informasinya, biasanya dianalisa dulu, jika ragu kita minta informasi lagi untuk meluruskan permasalahan, sehingga tidak menimbulkan kesalahan fatal akibat salah pengertian dalam informasi.” 141 Dari apa yang diungkapkan oleh seluruh responden, 3 orang responden jika ragu akan melakukan pengecekan ulang atas informasi dari pengirim, atau menganalisa dulu isi informasi, jika ragu akan minta informasi lagi. Sedangkan 1 orang merasa memiliki kepercayaan kepada pengirim informasi. 2. Context (hubungan / pertalian) Sesuai dengan kenyataan lingkungan. dan menyediakan partisipasi lingkungan. Program komunikasi juga harus menegaskan informasi. Jawaban dari key informan pertama adalah ”Isinya selalu ada hubungan dengan proses kerja, contohnya laporan temuan masalah mesin, informasi cat yang bermasalah, dan lain-lain.” 142 138 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry 140 Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 141 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 142 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry 139 Key informan kedua pun menyampaikan, ”Isi informasi jelas ada hubungannya dengan pekerjaan”. 143 Hal yang sama disampaikan oleh key informan berikutnya, ”Isi pesan saya pasti ada hubungan dengan masalah kerja.” 144 Demikian pula isi jawaban key informan berikutnya, ”Segala informasi berhubungan dengan apa yang ada di lapangan.” 145 Menurut seluruh responden isi informasi sesuai dan punya hubungan dengan kenyataan dengan apa yang ada di tempat kerja. 3. Content (isi) Informasi yang memiliki arti bagi penerimanya, sesuai, ada hubungannya dengan situasi penerima. Key informan pertama menjelaskan”Isi informasi saya kira dibutuhkan oleh atasan dan rekan kerja lain, contohnya laporan apa saja yang ditemukan saat proses produksi, masalah yang timbul, informasi perubahan atau pergantian spec, komplain karena produk cacat, usul yang dapat menjadi pertimbangan atasan.” 146 Key informan kedua menyatakan, ”Isi informasinya adalah laporan temuan, dan pesan dari atasan. Menurut saya informasi semacam ini perlu sekali bagi penerima pesan.” 147 Berikutnya Key Informan ketiga juga menyatakan, “Ya, memiliki arti, karena isi pesan saya berupa masalah yang timbul baik yang sudah ditangani maupun belum ditangani.” 148 Terakhir key informan keempat menjelaskan, ”Ya, memiliki arti, misalnya : untuk mengisi form laporan perlu dibuat keseragaman, Contoh informasinya : untuk lebar karung yang dibawah standar diberi tanda lingkaran, untuk mempermudah pengecekan, dan yang membaca laporan. Pesan seperti ini diperuntukan rekan sekerja agar ada sistem kerja yang sama.” 149 143 Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2007 di PT. Poly Packaging Industry Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 145 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 146 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry 147 Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2007 di PT. Poly Packaging Industry 148 Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 149 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 144 Menurut seluruh responden isi informasi isinya mayoritas adalah laporan temuan, masalah yang tentunya perlu diketahui penerima, dan jawaban dari informan keempat dijelaskan dengan contoh sebuah informasi yang memiliki arti untuk penerimanya. 4. Clarity (kejelasan) Informasi harus berbentuk istilah sederhana dan jelas. Kata harus sama artinya bagi penerima dan pengirim. Hal yang dikemukakan oleh key informan pertama adalah ”Informasi yang saya tulis sangat jelas, namun isi informasi rekan sekerja ada yang jelas, ada yang kurang jelas.” 150 Sedangkan menurut key informan kedua, ”80% jelas, biasanya saya tambahkan dengan menjelaskan secara lisan kepada rekan shift berikutnya. Sedangkan isi informasi rekan lain umunya jelas. Kadang-kadang ada juga yang kurang jelas, biasanya saya langsung menanyakan kepada yang menulis.” 151 Key informan ketiga lebih gamblang menjelaskan, ”Menurut saya jelas, namun apa yang saya tulis lebih tepat jika dinilai oleh orang lain apakah jelas atau tidak. Dan menurut saya informasi rekan sekerja pada umumnya jelas, tapi tiap-tiap orang punya gaya dan strategi penulisan yang berbeda, namun maksudnya jelas. Tapi ya ada juga yang kurang jelas, kemungkinan jika orang yang menulis pesan terburu-buru, kadang jadi kurang jelas.” 152 Selanjutnya Key Informan keempat, Menurut saya jika kita ingin menuliskan sebuah pesan, kita baca berulang kali agar yang menerima dapat menanggapi, jangan sebuah informasi hanya kita tulis tanpa kita tahu apakah pesan bisa dimengerti atau ditanggapi. Sedangkan jika ada informasi dari rekan kerja yang kurang jelas, biasanya saya pending dulu, kemudian saya tanyakan dulu dengan rekan kerja dalam 1 team, menurut saya sebuah informasi kadang tidak kita baca sendiri tapi bisa bersama rekan kerja. Namun pada umumnya jelas. Tapi saya bisa menjelaskan kurang jelasnya sebuah pesan, contohnya : ditemukan ada mesin di line I yang bermasalah. Informasi ini kurang detail, terutama kalau informasi ini dalam bentuk tulisan, kalau bertemu langsung bisa ditanyakan mesin nomor berapa, siapa operatornya. 153 150 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2007 di PT. Poly Packaging Industry 152 Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 153 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 151 Dari jawaban seluruh key informan dapat disimpulkan, semua responden merasa apa yang dituliskan sudah jelas, dan jika membaca informasi dari orang lain ada yang kurang jelas karena kurang lengkap, atau jika ada informasi yang menjadi tidak jelas kemungkinan karena orang yang menulis terburu-buru. Tapi pada umumnya semua dapat menangkap jelas makna dari informasi yang ada dalam Catatan Harian itu. 5. Continuity and consistency (kesinambungan dan konsistensi) Komunikasi dengan pengulangan, terus menerus, dapat pula berbentuk persuasi. Isi informasi juga harus konsisten. Menurut Key Informan pertama, ”Ya. Pesan-pesan yang disampaikan biasanya berkesinambungan dan menuntut kelanjutan, dan konsisten dengan peristiwa yang terjadi.” 154 Ditambahkan oleh Key Informan kedua, ”Ya. Terutama jika masalah tidak ditanggapi, maka perlu informasi yang berulang, harus disampaikan terus agar cepat dapat tanggapan. Dan pasti konsisten dengan kejadiannya.” 155 Menurut Key Informan ketiga pun sama, ”Kadang ada pesan yang perlu disampaikan berturut-turut, dan menurut saya, apa yang saya tulis adalah sesuai dengan keadaan yang terjadi dan selalu konsisten dikemukakan atau dituliskan.” 156 Demikian juga dengan pendapat Key Informan keempat, ”Ya. Dengan informasi yang ada di lapangan kita sampaikan lagi ke shift berikutnya dan berurutan serta tidak acak-acakan, jika belum belum ada tanggapan disampaikan kembali. Selain itu konsisten dalam penyampaian sampai suatu masalah, terutama jika perlu penyelesaian, dapat dituntaskan.” 157 Kesimpulan yang diperoleh penulis, Isi informasi yang ada di Catatan Harian QC jika belum diselesaikan disampaikan kembali, disampaikan berurutan, berturut-turut, 154 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2007 di PT. Poly Packaging Industry 156 Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 157 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 155 terus menenerus agar mendapat tanggapan, dan konsisten dengan keadaan atau masalah yang terjadi. 6. Channels (saluran pengirim berita) Saluran komunikasi yang digunakan dan dihargai penerima. Key Informan pertama mengemukakan ”Saya merasa sangat cocok sekali, sangat enak dengan media ini, untuk menyampaikan informasi jika ditemukan masalah di produksi. Dengan adanya media ini kita jadi lebih mudah untuk menulis pesan. Sebaliknya dengan membaca informasi dari rekan lain kita dapat mengetahui permasalahan di shift lain” 158 Key Informan kedua memberi pernyataan, ”Sangat tepat sekali dan sangat cocok, kalau dulu tidak ada yang tanggung jawab, kita biasanya kita perlu perbaikan biasanya tidak ditanggapi, sekarang ada atasan dan ada media tertulis ini, jadi kalau terjadi masalah pertama-tama kita beritahu foreman atau supervisor secara lisan kalau tidak ditanggapi kita catat agar dapat dibaca atasan, untuk kemudian dapat menindak lanjuti.” 159 Demikian pula pendapat Key Informan ketiga, ”Sangat Tepat dan menurut saya bukan cocok, tapi media ini efektif dan cara terbaik berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja”. 160 Terakhir Key Informan keempat mengungkapkan, ”Sangat tepat sekali. Dengan catatan harian kita bisa menginformasikan sesuatu walaupun kita sedang shift 3, dan di pagi hari ketika kita sedang dirumah, orang lain dan atasan dapat membaca informasi itu. Saya merasa sangat cocok, karena dengan kesibukan kerja dan adanya rotasi dalam kerja (shift), tidak bisa setiap saat bertemu dengan atasan, misalnya kita shift 3 (malam) akan lama menunggu kita pindah ke shift 2 untuk menyampaikan satu informasi, ada baiknya dengan catatan harian ini kita bisa menginformasikan langsung, sehingga pada pagi harinya atasan dapat membaca langsung, demikian juga informasi yang diperlukan untuk rekan kerja. 161 Jadi baik bagi penerima maupun yang menulis informasi merasa Catatan Harian ini menjadi saluran yang tepat untuk berkomunikasi, walaupun tidak bertemu muka 158 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2007 di PT. Poly Packaging Industry 160 Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 161 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 159 langsung dengan orang lain, namun apa yang ingin disampaikan dapat diterima pada waktu yang singkat karena dibuat setiap hari. 7. Capability of the audience (kemampuan pihak penerima berita) Hanya memerlukan paling sedikit usaha di pihak penerima. Ini melibatkan faktor ketersediaan, kebiasaan, kemampuan membaca, dan pengetahuan awal. Menurut Key Informan pertama, ”Saya rasa rekan sekerja baca Catatan Harian tersebut, namun mengenai kemampuan orang yang menerima berita saya rasa biasa saja. Biasanya Catatan Harian diserahkan di shift pertama kepada atasan, dan jika ada masalah biasanya ada tanggapan dari atasan, kalau tanggapan dari rekan sekerja jarang sekali, terutama kalau menerima komplain kadang tidak ada respon. Saya mengharapkan kalau ada komplain untuk rekan sekerja, dapat juga ditanggapi oleh mereka.” 162 Sedangkan Key Informan kedua menjawab dengan singkat, ”Saya kira yang membaca pesan mampu memahami isinya”. 163 Sama dengan Key Informan kedua, Key Informan ketiga pun mengatakan, ”Saya kira mampu memahami.” 164 Lain dengan jawaban Ketiga Key Informan sebelumnya, Key Informan keempat yang karena memiliki job deskription yang berbeda dengan Key Informan lain, maka ia menjawab, ”Tergantung, kalau sama-sama rekan kerja QC weaving, saya kira pasti mengerti, namun kalau rekan kerja QC finishing, mungkin saja hanya mengerti 50% saja. Karena keseharian kerjanya tidak sama dengan yang kita kerjakan di weaving.” 165 Dari ungkapan Key Informan, penulis mendapatkan bahwa pada umumnya isi informasi Catatan Harian mampu dibaca oleh penerimanya, namun ada informasiinformasi tertentu yang tidak selalu dimengerti seutuhnya oleh yang membaca karena keseharian kerjanya tidak sama, dan ada juga yang merasa pesannya kurang tanggapan terutama dari rekan sekerjanya. 162 Wawancara dengan Key Informan 1, Heri Witrio tanggal 29 Juni 2006 di PT. Poly Packaging Industry Wawancara dengan Key Informan 2, Jumhana tanggal 8 Juni 2007 di PT. Poly Packaging Industry 164 Wawancara dengan Key Informan 3, Suwandi tanggal 27 April 2007 di PT. Poly Packaging Industry 165 Wawancara dengan Key Informan 4, Darlin tanggal 31 Mei 2007 di PT. Poly Packaging Industry 163 Mengacu pada buku Effective Public Relations, yang dikemukakan oleh Scott M. Cutlip dan Allen H. Center serta Glen M. Broom mengenai 7 faktor agar pelaksanaan komunikasi dan penyampaian informasi menjadi efektif atau yang dikenal dengan 7 C’s Communications, pertama-pertama peneliti mendapatkan bahwa penerima isi informasi Catatan Harian ini belum sepenuhnya memiliki keterpercayaan (Credibility), jika menemukan isi informasi yang meragukan penerima akan melakukan pengecekan terlebih dahulu ataupun meminta penjelasan dari penulisnya. Kedua, isi informasi dalam Catatan Harian ini selalu ada hubungan dengan pekerjaan atau sesuai dengan konteksnya. Selanjutnya isi informasi selalu memiliki arti bagi penerimanya. Keempat, orang yang menulis informasi merasa sudah jelas dalam menuliskan isi informasinya, namun masih ada perbedaan dalam menafsirkan isi pesan. Maka penting untuk dibahas bersama-sama antara penulis dan penerima informasi untuk menyamakan arti dengan kata-kata dimengerti oleh semua pihak. Mengenai faktor yang kelima, isi informasi Catatan Harian ini sudah memenuhi kesinambungan dan konsistensi (continuity and consistency) karena ditemukan ada pengulangan informasi terutama karena ada hal-hal yang belum mendapat tanggapan, dan konsistensi dapat terlihat dari keteraturan dalam isi informasi Catatan Harian ini. Keenam, saluran komunikasi ini sangat dihargai oleh penulis dan penerima isi informasi. Karena dengan adanya media ini, penyelesaian dari permasalahan yang diinformasikan dapat langsung ditangani dengan lebih cepat, dan isi informasi dapat sampai kepada penerima, walaupun penulis pesan tidak bertemu langsung dengan penerimanya. Terakhir, atau faktor ketujuh pada umumnya isi informasi dapat dipahami oleh penerima, namun karena di divisi Quality Control ini dibagi dalam 2 jenis pekerjaan, sehingga ada informasi tertentu yang lebih dipahami oleh masing-masing QC staff yang menangani bidang yang sama dibandingkan dengan QC staff di bidang pekerjaan yang berbeda. Selain itu menurut Scott M. Cutlip, dalam hubungan antar karyawan (employee relations) idealnya hubungan-hubungan kerja dicirikan oleh setidaknya 7 kondisi. Adapun dari hasil analisa data didapatkan dengan media tertulis berupa Catatan Harian ini ada 4 kondisi yang sudah ada, yakni nilai keyakinan atau kepercayaan dari QC staff satu sama lain, dan dengan informasi yang mengalir secara bebas ke atas dan ke bawah, memungkinkan komunikasi yang tidak terputus, kepuasan bagi setiap QC staff tercermin dari apa yang disampaikan dan merasa tidak perlu takut menyampaikan informasi yang sesuai dengan fakta, dan dengan informasi yang rutin disampaikan berlanjutnya pekerjaan tidak terhalang dan dapat berlangsung 24 jam dengan baik. Sesuai dengan apa yang dikemukakan oleh Wilbur Schramm bahwa komunikasi merupakan tindakan melaksanakan kontak antara pengirim dan penerima, dengan bantuan pesan; pengirim dan penerima memiliki beberapa pengalaman bersama yang memberi arti pada pesan yang dikirim oleh pengirim, dan diterima serta ditafsirkan oleh penerima, peneliti menemukan bahwa dengan bantuan pesan yang ditulis dalam Catatan Harian ini, jelas terlihat bahwa proses komunikasi dua arah yang ada lewat media komunikasi tertulis di divisi Quality Control PT. Poly Packaging Industry di Tangerang ini sesuai dengan apa yang pernah dikemukakan oleh Schramm. BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1. Kesimpulan Dalam menjalankan roda komunikasi dalam organisasi seperti pabrik ini, selain lewat komunikasi lisan, perlu kiranya ada media tertulis. Manfaat dari rekaman data berisi informasi berupa “Catatan Harian” divisi Quality Control ini dapat dipergunakan oleh penerima pesan untuk memahami sebuah peristiwa, apabila ada hal-hal yang perlu diselesaikan dapat segera ditangani, atas saran atau input yang diberikan oleh penulis penerima pesan dapat memperbaiki ataupun mengikuti saran yang positif, dan jika ada keluhan-keluhan yang disampaikan, penerima pesan dapat segera menanggapi. “Catatan Harian” divisi Quality Control di PT. Poly Packaging Industry, sebagai media komunikasi tertulis yang dimulai bulan Oktober 2003 hingga September 2006, setelah diteliti dengan tekhnik analis isi memiliki pola sebagai berikut : Informasi = 143 pesan (16,4%) Laporan / temuan = 568 pesan (65,3%) Saran / masukkan = 61 pesan (7%) Keluhan = 98 pesan (11,3%) Untuk memperkuat hasil penelitian ini, telah dilakukan uji reliabilitas yang merujuk teknik intersubyektifitas dengan menggunakan 2 orang pengkoding lain selain dari penulis. Adapun hasil dari uji reliabilitas ini dapat disimpulkan terdapat kecocokan antar 3 pelaku koding, dimana diperoleh hasil Intercoder Reliability atau Irnya adalah 89,96 %. Nilai ini masuk dalam kategori tingkat korelasi kesepakatan yang tinggi atau kuat. Dari hasil wawancara dapat disimpulkan 7 C’s Communications pada Catatan Harian divisi Quality Control di PT. Poly Packaging Industry sebagai berikut : 1. Perima tidak selalu langsung percaya kepada pengirim. Jika ragu penerima akan menanyakan langsung kepada pengirim. Dengan demikian Isi Catatan Harian ini belum sepenuhnya memiliki keterpercayaan atau Credibility. 2. Isi informasi selalu ada hubungan dengan pekerjaan, atau yang terjadi saat bekerja. Dengan demikian progam komunikasi tertulis ini sudah sesuai Contextnya.proses kerja. 3. Isi Informasi selalu memiliki arti bagi penerimanya. Dengan demikian Content dari Isi Catatan Harian ini sudah sesuai dengan 7 C’s Communications. 4. Pengirim merasa sudah jelas dalam menulis informasi, namun kadang ada juga informasi yang mereka terima atau baca yang kurang jelas. Dengan demikian masih ada perbedaan arti dalam kata maupun istilah dalam membaca serta menuliskan informasi, untuk itu perlu dibahas bersama-sama untuk menyamakan arti dengan kata-kata yang lebih sederhana dan jelas, atau mempergunakan kata-kata yang memiliki arti yang dimengerti oleh semua pihak. 5. Penulis merasa sudah menyampaikan informasi secara terus menerus, terutama untuk masalah yang belum mendapat tanggapan. Dengan demikian penulis menyadari ada informasi yang perlu Continuity dan Consistency. 6. Saluran komunikasi tertulis ini dihargai oleh penerima, dan pengirim pun merasa dapat menyampaikan inforamsi secara efektif dan cepat. Karena dengan cara ini ada penyelesaian dari permasalahan yang diinformasikan dalam waktu yang relatif lebih cepat, karena bisa langsung ditanggapi walaupun penulis pesan tidak bertemu langsung dengan penerimanya. Dengan demikian Catatan Harian ini dapat dikatakan Channel yang tepat untuk berkomunikasi antar karyawan, dan antar karyawan dengan atasan, di divisi Quality Control di PT. Poly Packaging Industry. 7. Pada umumnya Isi Catatan Harian mampu dipahami oleh penerimanya, namun masih ada pengirim yang merasa penerima tidak sepenuhnya memahami informasi yang dituliskan. Selain karena di divisi Quality Control ini dibagi 2 jenis pekerjaan, sehingga ada informasi tertentu yang mungkin tidak dipahami oleh rekan kerja yang berbeda keseharian kerjanya, tapi secara umum masih perlu peningkatan baik dari sisi pengirim dan penerima karena Capabilty of the Audience tidak sama. 5.2. Saran Tidak dapat dipungkiri, setiap informasi memiliki makna dan tujuan dari orang yang menyampaikan, apabila tepat dan dapat dipahami oleh penerima pesan, informasi pasti bisa berguna namun bisa jadi tidak berguna, jika tidak adanya dukungan, oleh karena itu perlu kiranya semua pihak menghargai pentingnya informasi, dan saling berkomunikasi. 5.2.1. Saran Praktis Untuk sebuah organisasi berbentuk pabrik, PT. Poly Packaging Industry (pabrik karung plastik) di Tangerang yang roda kerjanya 24 jam, penting sekali memperhatikan komunikasi, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah : 1. Dari hasil penelitian ini terlihat bahwa dengan adanya komunikasi tertulis komunikasi antar karyawan dapat berjalan dengan lancar walaupun karyawan tidak selalu bertemu langsung satu sama lain. 2. Untuk menyampai pesan lewat tulisan, harus jelas, mempergunakan kata-kata yang lebih sederhana, atau mempergunakan kata-kata yang memiliki arti yang dimengerti oleh semua pihak. 3. Isi informasi harus memiliki nilai keterpecayaan agar dapat dipercaya penerima, untuk itu penulis harus menulis sesuai fakta dan penerima jika kurang yakin dapat bertanya langsung, hingga akhirnya seluruh informasi memiliki nilai keterpecayaan yang diyakini kedua belah pihak. 4. Perlu peningkatan usaha dalam menulis, jadi perlu terus dilatih dan butuh perbaikan dari yang menulis, misalnya dengan menulis tanda yang jelas informasi ini untuk siapa, dan dituliskan mohon tanggapan jika memang dibutuhkan. Dan perlu juga dibuat sederhana, jelas, mudah terbaca oleh semua orang. Sebaiknya setelah menulis informasi penulis membaca kembali apa yang ditulis, dengan demikian dapat lebih yakin bahwa apa yang ditulis dapat mengerti oleh orang lain. 5. Karena kemampuan penerima dan pengirim informasi tidak sama perlu tanda-tanda atau kata-kata yang dimengerti bersama. 6. Memberi tanggapan atau feedback setelah membaca adalah penting karena sebuah informasi menjadi memiliki nilai dan tercapai tujuan komunikasi dua arah antar karyawan, dan komunikasi bawahan dan atasan. 5.2.2. Saran Akademis Setelah meneliti pola isi informasi 7 C’s Communications pada Catatan Harian divisi Quality Control di sebuah organisasi berbentuk pabrik, sebagai saran bagi akademis adalah : 1. Bidang studi Ilmu Komunikasi sangat luas, penelitian yang dilakukan penulis yang bersumber dari rekaman data komunikasi tertulis ini hanyalah sebagian kecil kontribusi yang dapat disumbangkan kepada akademis. Melakukan penelitian isi informasi dari sebuah rekaman hasil komunikasi menarik, diharapkan kelak civitas akademis Universitas Mercu Buana dan ada mahasiswa lain yang tertantang untuk meneliti lebih dalam mengenai isi dari sebuah komunikasi baik tertulis maupun tidak tertulis seperti rekaman pidato, dan sebagianya. 2. Komunikasi dua arah dalam media tertulis menuntut kemampuan menulis dan kemampuan memahami isi tulisan. Selama perkuliahan penulis mendapat ilmu tentang Penulisan Humas, dimana diajarkan dengan banyak atau sering menulis dapat melatih ketajaman dalam berbahasa, dan berkomunikasi. Namun untuk menganalisa isi informasi penulis harapkan ada materi perkuliahan khusus, karena teknik analisa isi hanya disinggung sedikit dalam perkuliahan Metode Penelitian Humas. Hal ini penting karena tidak semua orang memiliki kemampuan membaca yang sama, dengan sering membaca dan dipelajarinya teknis menganalisa isi dapat meningkatkan kemampuan memahami isi sebuah bentuk komunikasi. I. Transkrip wawancara tidak berstruktur: Tanggal : 29 Juni 2006 Pukul : 15:00 – 15:15 WIB Tempat : Ruang meeting PT. Poly Packaging Industry di Tangerang 1. Bagaimana Anda menjalankan pekerjaan Anda? coba gambarkan dengan rinci. Menjaga kualitas hasil produksi karung plastik, dari segi cetak, dan kualitas karung 2. Apakah ada metode kerja yang Anda terapkan dalam kegiatan sehari-hari? Untuk proses cetak, sebelum produksi control atau cek order cetak, kemudian mengambil sample cetak, dilanjutkan dengan mengecek kesesuaian cetak. 3. Apakah Anda tahu kapan harus mulai mengerjakan tiap bagian pekerjaan secara spesifik? Ya, biasanya kita mendahulukan yang penting dahulu dari beberapa bagian yang harus dikontrol. 4. Ada berapa bidang? Bisa dijelaskan? Ada 5 bagian, yakni: i. Weaving (tenunan karung) ii. Printing (cetak) iii. Cutting (potong) iv. Sewing (jahit) v. Balling (packing) Dulu kita check ke 5 bagian tersebut, namun sejak 2005 hanya 3 bagian saja, sedang 2 bagian lain diserahkan kepada QC Weaving. 5. Bagaimana cara Anda mengontrol seluruh bagian tersebut, apakah perjam atau atau ada pembagian waktu? Pertama kita dahulukan yang penting dulu, untuk pengecekan rutin ada sistem checking perjam. 6. Apakah Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Ada 7. Bagaimana cara Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Kalau ada masalah saat bertemu langsung dengan rekan kerja di shift berikutnya, langsung berkomunikasi lisan. 8. Kapan Anda bertemu langsung dengan rekan sekerja? Setiap pergantian shift. 9. Berapa lama Anda dapat berbicara langsung dengan rekan sekerja? Sekitar 5 menit. 10. Apa yang Anda sampaikan atau informasikan? Kalau ada yang perlu diketahui atau yang terjadi di shift sebelumnya. 11. Kebanyakan bentuk komunikasi apa yang Anda lakukan? Komunikasi lisan atau komunikasi tertulis? Kebanyakan lisan, dan sewaktu-waktu jika dirasa perlu dibuat memo tertulis. 12. Media apa yang Anda gunakan untuk komunikasi tertulis? Formatnya apa saja? Catatan Harian divisi Quality Control untuk informasi masalah. 13. Sejak kapan Anda menggunakan komunikasi tertulis? Sejak akhir tahun 2003. Sebelumnya belum pernah ada komunikasi semacam ini. 14. Apakah Anda merasa media ini cocok untuk Anda berkomunikasi? Saya merasa sangat cocok sekali, sangat enak dengan media ini, untuk menyampaikan informasi jika ditemukan masalah di produksi. Dengan adanya media ini kita jadi lebih mudah untuk menulis pesan. 15. Apakah Anda merasa dapat menuliskan apa saja pesan yang ingin Anda sampaikan? Ya saya merasa bebas sekali menuliskan apa pun. 16. Pesan apa saja yang Anda sampaikan dalam Catatan Harian tersebut? a. Biasanya menyangkut permasalahan produksi yang tidak dapat diatasi langsung. b. Yang bisa langsung diatasi tidak ditulis. Contohnya di weaving, saya jarang menuliskan laporan yang ada di weaving, karena biasanya masalah di bagian itu sudah diatasi langsung, karena lebih mudah dan harus langsung dikerjakan. c. Lebih banyak masalah di bagian finishing. Jadi isi pesan saya lebih banyak mengenai permasalahan di finishing 17. Apakah Anda merasa apa yang Anda tuliskan sudah jelas? Sangat jelas 18. Apakah Anda mengganggap isi informasi rekan sekerja Anda cukup jelas? Ada yang jelas, ada yang kurang jelas. 19. Adakah informasi yang kurang jelas? Mohon jelaskan secara lebih detail. Ya. Ada yang kurang jelas. 20. Apakah isi informasi Anda dapat dipercaya oleh orang lain? Bisa dipercaya. 21. Apakah Anda menganggap informasi rekan kerja Anda dapat dipercaya? Ada yang bisa dipercaya, ada yang ragu juga. Yah kalau ragu biasanya saya check ulang. 22. Apakah isi informasi Anda ada pertalian atau hubungan dengan pekerjaan Anda? Isinya ada hubungan dengan proses kerja. 23. Berkesinambungan dan konsisten? Ya. Pesan-pesan yang disampaikan biasanya berkesinambungan dan menuntut kelanjutan, dan konsisten dengan peristiwa yang terjadi. 24. Apakah ada perbedaan sebelum dan sesudah adanya proses komunikasi dengan catatan harian divisi Quality Control? Ada sekali perbedaan. Kalau dahulu banyak keluhan kita tidak ada tanggapan, kalau sekarang sangat cepat sekali ada respon, dengan adanya catatan seperti ini 25. Apa saja isi pesan yang Anda ingin sampaikan kepada rekan sekerja Anda, dan apakah isi pesan tersebut memiliki arti bagi penerimanya? Saya kira isi informasi dibutuhkan oleh atasan dan rekan kerja lain, contohnya laporan apa saja yang ditemukan saat proses produksi, masalah yang timbul, informasi perubahan atau pergantian spec, komplain karena produk cacat, usul yang dapat menjadi pertimbangan atasan. 26. Apakah Anda merasa sudah mengkomunikasikan apa saja yang ingin Anda sampaikan? Masih banyak belum dikomunikasikan. 27. Apakah Anda merasa media catatan harian divisi Quality Control dapat menjadi media atau saluran pengirim informasi atau saluran yang tepat untuk Anda berkomunikasi? Sangat tepat untuk menuliskan pesan dan sebaliknya dengan membaca informasi dari rekan lain, kita dapat mengetahui permasalahan di shift lain. 28. Apakah isi pesan yang Anda tulis dalam catatan harian QC? Dapatkah Anda menjelaskan sifat pesan apa yang paling banyak Anda tuliskan? Informasi, komplain, input, pertanyaan, atau laporan. Informasi dan input. 29. Apa yang Anda harapkan setelah mengkomunikasikan sebuah informasi? Penyelesaian dari permasalahan yang diinformasikan. 30. Apakah Anda merasa pesan yang Anda sampaikan dibaca oleh orang lain? Kayaknya ada yang dibaca. 31. Apakah Anda menyadari rekan kerja Anda mampu menerima berita atau informasi Anda? Saya rasa biasa saja. 32. Apakah Anda mendapat tanggapan setelah menuliskan informasi dalam Catatan Harian divisi Quality Control? Ada tanggapan. 33. Bisakah Anda jelaskan seberapa sering Anda mendapat tanggapan? Lebih banyak mendapat tanggapan. 34. Siapa yang paling sering memberi tanggapan terhadap pesan Anda? Atasan. Kalau rekan sekerja, jarang sekali, terutama kalau menerima komplain kadang tidak ada respon. Saya mengharapkan kalau ada komplain untuk rekan sekerja, dapat juga ditanggapi oleh mereka. Data responden : Nama : Heri Witrio Umur : 28 tahun Kota kelahiran : Lampung Pendidikan : SMU Jabatan : QC Staf Lama bekerja : 9 tahun I. Transkrip wawancara tidak berstruktur: Tanggal : 27 April 2007 Pukul : 14:45 – 15:00 WIB Tempat : Ruang meeting PT. Poly Packaging Industry di Tangerang 1. Bagaimana Anda menjalankan pekerjaan Anda? coba gambarkan dengan rinci. Pekerjaan saya sebagai QC adalah melakukan cek proses printing, seperti ukuran printing dan warna, kemudian cek proses cutting yakni cek panjang dan lebar, selanjutnya cek proses sewing yakni cek jahitan untuk kode apa, lebar jahitan, posisi panjang dari jahitan. 2. Apakah ada metode kerja yang Anda terapkan dalam kegiatan sehari-hari? Untuk proses cetak, metode yang dilakukan ada setiap kali mau cetak, QC mengambil sample atau desain, kemudian mengecek cat dan cloth yang akan dipergunakan, menyesuaikan schedule cetak, order cetak dan list produksi, selanjutnya memastikan warna saat cetak sesuai dengan standar. Setelah selesai proses cetak, dilakukan pengukuran kembali, dan pengecekan cetakan sesuai dengan desain atau tidak, dan cetakan harus lurus / tidak miring. Untuk proses cutting, yang dicek adalah panjang potongan, metode nya adalah random check / mengambil beberapa lembar hasil cutting untuk kemudian diukur. Proses cek di cutting dilakukan tiap jam, namun kadang lebih sering, tergantung dengan kebutuhan, terutama kalau cutting karung polos, biasanya saya lebih sering melakukan cek. Selanjutnya proses sewing, di bagian ini juga dilakukan random check, dan setiap jam sekali. Yang dicek adalah kode untuk order apa, warna benang jahit sesuai dengan permintaan customer, panjang setelah dijahit, lebar jahitan sesuai standar. 3. Apakah Anda tahu kapan harus mulai mengerjakan tiap bagian pekerjaan secara spesifik? Ya, biasanya saya langsung mengecek di bagian printing terlebih dahulu, memastikan item-item yang akan dicetak, baru kemudian dilanjutkan setiap 1 jam sekali melakukan cek di bagian cutting, dan di bagian sewing. 4. Ada berapa bidang / bagian ? Bisa dijelaskan? Untuk proses yang perlu dicek ada 3 bidang / bagian. Sebelumnya QC menangani cek di 5 bagian, yakni Weaving, Printing, Cutting, Sewing, Balling, namun mulai pertengahan 2006, ada tambahan QC staf yang menangani QC proses weaving dan balling. 5. Bagaimana cara Anda mengontrol seluruh bagian tersebut, apakah perjam atau atau ada pembagian waktu? Untuk mengontrol semua bagian biasanya ada pembagian waktu nya, namun biasanya saya usahakan untuk terus berkeliling memastikan tidak terjadi proses produksi yang tidak sesuai standar. 6. Apakah Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Ya. Setiap hari. 7. Bagaimana cara Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Biasanya jika ada informasi yang perlu diketahui saya langsung sampaikan ke shift berikutnya. 8. Kapan Anda bertemu langsung dengan rekan sekerja? Setiap pergantian shift biasanya bertemu dengan rekan kerja shift berikutnya, saat itu dimanfaatkan untuk menyampai beberapa hal yang perlu diketahui. 9. Berapa lama Anda dapat berbicara langsung dengan rekan sekerja? Waktu pembicaraan sekitar 5 menit hingga 10 menit tergantung situasi pekerjaan. 10. Apa yang Anda sampaikan atau informasikan? Hal-hal yang terjadi saat mengawasi proses produksi, terutama temuantemuan masalah-masalah yang belum terselesaikan di shift saya. 11. Kebanyakan bentuk komunikasi apa yang Anda lakukan? Komunikasi lisan atau komunikasi tertulis? Lisan dan ada juga tertulis. 12. Media apa yang Anda gunakan untuk komunikasi tertulis? Formatnya apa saja? Untuk tertulis saat ini saya mengisi Catatan Harian divisi QC 13. Sejak kapan Anda menggunakan komunikasi tertulis? Sebenarnya dulu pernah ada media tertulis, namun isinya adalah untuk melaporkan waste. 14. Apakah Anda merasa media ini cocok untuk Anda berkomunikasi? Menurut saya bukan cocok, tapi media ini efektif dan cara terbaik berkomunikasi dengan atasan dan rekan sekerja. 15. Apakah Anda merasa dapat menuliskan apa saja pesan yang ingin Anda sampaikan? Ya. Paling tidak ada masalah apa pun bisa dituliskan. 16. Pesan apa saja yang Anda sampaikan dalam Catatan Harian tersebut? Informasi temuan, masalah, dan sebagainya. 17. Apakah Anda merasa apa yang Anda tuliskan sudah jelas? Menurut saya jelas, namun apa yang saya tulis lebih tepat jika dinilai oleh orang lain apakah jelas atau tidak. 18. Apakah Anda mengganggap isi informasi rekan sekerja Anda cukup jelas? Menurut saya informasi rekan sekerja pada umumnya jelas, tapi tiap-tiap orang punya gaya dan strategi penulisan yang berbeda, namun maksudnya jelas. 19. Adakah informasi yang kurang jelas? Mohon jelaskan secara lebih detail. Ya ada juga yang kurang jelas, kemungkinan jika orang yang menulis pesan terburu-buru, kadang jadi kurang jelas. 20. Apakah isi informasi Anda dapat dipercaya oleh orang lain? Saya kira cukup bisa dipercaya. 21. Apakah Anda menganggap informasi rekan kerja Anda dapat dipercaya? Selama ini saya percaya. 22. Apakah isi informasi Anda ada pertalian atau hubungan dengan pekerjaan Anda? Isi pesan saya pasti ada hubungan dengan masalah kerja. 23. Berkesinambungan dan konsisten? Kadang ada pesan yang perlu disampaikan berturut-turut, dan menurut saya, apa yang saya tulis adalah sesuai dengan keadaan yang terjadi dan selalu konsisten dikemukakan atau dituliskan. 24. Apakah ada perbedaan sebelum dan sesudah adanya proses komunikasi dengan catatan harian divisi Quality Control? Sekarang masalah dapat lebih cepat dipecahkan. 25. Apa saja isi pesan yang Anda ingin sampaikan kepada rekan sekerja Anda dan apakah isi pesan tersebut memiliki arti bagi penerimanya? Ya, memiliki arti, karena isi pesan saya berupa masalah yang timbul baik yang sudah ditangani maupun belum ditangani. 26. Apakah Anda merasa sudah mengkomunikasikan apa saja yang ingin Anda sampaikan? Masih belum semuanya. 27. Apakah Anda merasa media catatan harian divisi Quality Control dapat menjadi media atau saluran pengirim informasi atau saluran yang tepat untuk Anda berkomunikasi? Tepat dan efektif. 28. Apakah isi pesan yang Anda tulis dalam catatan harian QC? Dapatkah Anda menjelaskan sifat pesan apa yang paling banyak Anda tuliskan? Informasi, komplain, input, pertanyaan, atau laporan. Paling banyak laporan temuan. 29. Apa yang Anda harapkan setelah mengkomunikasikan sebuah informasi? Masalah dapat terpecahkan. 30. Apakah Anda merasa pesan yang Anda sampaikan dibaca oleh orang lain? Ada. 31. Apakah Anda menyadari rekan kerja Anda mampu memahami berita atau informasi Anda? Saya kira mampu memahami. 32. Apakah Anda mendapat tanggapan setelah menuliskan informasi dalam Catatan Harian divisi Quality Control? Biasanya ada. 33. Bisakah Anda jelaskan seberapa sering Anda mendapat tanggapan? Sering, namun kadang ada masalah yang belum bisa langsung diselesaikan. 34. Siapa yang paling sering memberi tanggapan terhadap pesan Anda? Foreman, Supervisor, dan Atasan. Data responden : Nama : Suwandi Umur : 30 tahun Kota kelahiran : Pendidikan : SMU Jabatan : QC Staf Lama bekerja : 15 tahun I. Transkrip wawancara tidak berstruktur: Tanggal : 31 Mei 2007 Pukul : 15:00 – 15:15 WIB Tempat : Ruang meeting PT. Poly Packaging Industry di Tangerang 1. Bagaimana Anda menjalankan pekerjaan Anda? coba gambarkan dengan rinci. Pekerjaan saya sebagai QC motonya memperhatikan kualitas yang ada di PPI, dengan adanya sistem kerja yang baik akan ada hasil yang bagus, tentunya untuk itu dibutuhkan kerjasama dengan bagian produksi yakni dengan foreman, supervisor dan operator. 2. Apakah ada metode kerja yang Anda terapkan dalam kegiatan sehari-hari? Sesuai dengan yang ditugaskan atasan. Di bagian weaving saya harus mengecek lebar karung, mengecek padat atau jarangnya tenunan, oli dan lain sebagainya yang tujuan utamanya adalah untuk kualitas hasil tenunan. 3. Apakah Anda tahu kapan harus mulai mengerjakan tiap bagian pekerjaan secara spesifik? Ya, mengikuti aturan, seperti jam kerja atau batas-batas jam pengecekan. Untuk tahap awal pengecekan dilakukan 1 jam sekali, setelah beberapa bulan, tepatnya di tahun 2007 saya diberi tugas oleh atasan untuk melakukan pengecekan 2 kali dalam 1 jam. Caranya jam pertama pengecekan lebar karung dilakukan di atas mesin (karung masih dalam proses weaving (tenun), kemudian bergantian setengah jam berikutnya cek hasil weaving atau karung yang sudah jadi dan sudah dalam bentuk gulungan (posisi gulungan di bawah / di bagian akhir mesin). 4. Ada berapa bidang? Bisa dijelaskan? Ada 5 bagian, yakni: (1.) Weaving (tenunan karung) (2.) Printing (cetak) (3.) Cutting (potong) (4.) Sewing (jahit) (5.) Balling (packing) 5. Bagaimana cara Anda mengontrol seluruh bagian tersebut, apakah perjam atau atau ada pembagian waktu? Saya hanya bertugas di bagian weaving. Namun diperbantukan juga untuk random check hasil sewing, dan random check berat packing (di bagian balling) tugasnya juga mengecek kebenaran penulisan kode di pembungkus karung. 6. Apakah Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Ya. Itu pasti, tanpa kita berkomunikasi, sesuatu yang kita inginkan mungkin menurut kita bagus, menurut orang lain belum tentu bagus. Namun dengan komunikasi akan bisa terwujud. 7. Bagaimana cara Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Kita memberi informasi ke shift berikutnya, misalnya jika ada temuan dikomunikasikan apakah ini bisa dianggap satu masalah yang harus diselesaikan, atau temuan ini hanya temuan biasa. Biasanya jika dirasakan dengan lisan atau bertemu langsung tidak jelas, maka dibuat juga tulisan atau catatan. 8. Kapan Anda bertemu langsung dengan rekan sekerja? Setiap pergantian shift. 9. Berapa lama Anda dapat berbicara langsung dengan rekan sekerja? Tergantung dengan apa atau masalah apa yang kita sampaikan, kira-kira sekitar 5 – 10 menit. 10. Apa yang Anda sampaikan atau informasikan? Problem di saat saya bekerja, kemudian apa yang kita temukan, yang harus orang lain ketahui juga, selain itu jika ada ide baru dalam pekerjaan kita, kita informasikan juga ke rekan kerja. Tujuan kita memberi informasi, agar kita tidak mengerti secara individu tapi orang lain juga sama. 11. Kebanyakan bentuk komunikasi apa yang Anda lakukan? Komunikasi lisan atau komunikasi tertulis? Kedua-duanya, tertulis dan tidak tertulis. 12. Media apa yang Anda gunakan untuk komunikasi tertulis? Formatnya apa saja? Catatan Harian divisi Quality Control untuk informasi masalah. Catatan pengecekan lebar weaving. 13. Sejak kapan Anda menggunakan komunikasi tertulis? Sejak Oktober tahun 2005 saya baru bergabung di bagian QC ini. 14. Apakah Anda merasa media ini cocok untuk Anda berkomunikasi? Saya merasa sangat cocok, karena dengan kesibukan kerja dan adanya rotasi dalam kerja (shift), tidak bisa setiap saat bertemu dengan atasan, misalnya kita shift 3 (malam) akan lama menunggu kita pindah ke shift 2 untuk menyampaikan satu informasi, ada baiknya dengan catatan harian ini kita bisa menginformasikan langsung, sehingga pada pagi harinya atasan dapat membaca langsung, demikian juga informasi yang diperlukan untuk rekan kerja. 15. Pesan apa saja yang Anda sampaikan dalam Catatan Harian tersebut? Apapun yang ditemukan di lapangan, saya merasa tidak punya batasan untuk menyampaikan apapun atau tidak perlu takut, karena ini sifatnya harus disampaikan, terutama kalau menyangkut kualitas ataupun sesuatu yang dapat mengakibatkan produksi tidak bagus. Sifat pesan bisa berupa informasi atau pemberitahuan, pertanyaan, minta penyelesaian, laporan atau temuan, keluhan jika menyangkut SDM dalam bekerja di saat shift kita. Saran dan Masukkan juga ada. 16. Apakah Anda merasa apa yang Anda tuliskan sudah jelas? Menurut saya jika kita ingin menuliskan sebuah pesan, kita baca berulang kali agar yang menerima dapat menanggapi, jangan sebuah informasi hanya kita tulis tanpa kita tahu apakah pesan bisa dimengerti atau ditanggapi. 17. Apakah Anda mengganggap isi informasi rekan sekerja Anda cukup jelas? Tergantung, menurut saya pribadi, informasi dari rekan kerja yang kurang jelas, biasanya saya pending dulu, kemudian saya tanyakan dulu dengan rekan kerja, menurut saya sebuah informasi kadang tidak kita baca sendiri tapi bersama rekan kerja. Namun pada umumnya jelas. 18. Adakah informasi yang kurang jelas? Mohon jelaskan secara lebih detail. Ada. Kurang jelasnya sebuah pesan, contohnya : ditemukan ada mesin di line I yang bermasalah. Informasi ini kurang detail, terutama kalau informasi ini dalam bentuk tulisan, kalau bertemu langsung bisa ditanyakan mesin nomor berapa, siapa operatornya. 19. Apakah isi informasi Anda dapat dipercaya oleh orang lain? Bisa dipercaya. Apapun yang saya informasikan sesuai fakta atau apa yang ditemukan. 20. Apakah Anda menganggap informasi rekan kerja Anda dapat dipercaya? Tergantung informasi, biasanya dianalisa dulu, jika ragu kita minta informasi lagi untuk meluruskan permasalahan, sehingga tidak menimbulkan kesalahan fatal akibat salah pengertian dalam informasi. 21. Apakah isi informasi Anda ada pertalian atau hubungan dengan pekerjaan Anda? Segala informasi berhubungan dengan apa yang ada di lapangan. 22. Berkesinambungan dan konsisten? Ya. Dengan informasi yang ada di lapangan kita sampaikan lagi ke shift berikutnya dan berurutan serta tidak acak-acakan, jika belum belum ada tanggapan disampaikan kembali. Selain itu konsisten dalam penyampaian sampai suatu masalah, terutama jika perlu penyelesaian, dapat dituntaskan. 23. Apakah ada perbedaan sebelum dan sesudah adanya proses komunikasi dengan catatan harian divisi Quality Control? Dengan adanya catatan harian, jika ada masalah biasanya ada tanggapan ataupun penyelesaian. 24. Apa saja isi pesan yang Anda ingin sampaikan kepada rekan sekerja Anda dan apakah isi pesan tersebut memiliki arti bagi penerimanya? Ya. Misalnya : untuk mengisi form laporan perlu dibuat keseragaman, Contoh informasi : untuk lebar karung yang dibawah standar diberi tanda lingkaran, untuk mempermudah pengecekan, dan yang membaca laporan. Pesan seperti ini diperuntukan kepada rekan sekerja agar ada sistem kerja yang sama. 25. Apakah Anda merasa sudah mengkomunikasikan apa saja yang ingin Anda sampaikan? Kadang-kadang dengan rekan kerja, sepintas apakah rekan kerja kita sudah atau dapat menerima informasi kita, kadang saya kurang mengerti, sepertinya sepintas dia menerima informasi, tapi 26. Apakah Anda merasa media catatan harian divisi Quality Control dapat menjadi media atau saluran pengirim informasi atau saluran yang tepat untuk Anda berkomunikasi? Sangat tepat sekali. Dengan catatan harian kita bisa menginformasikan sesuatu walaupun kita sedang shift 3, dan di pagi hari ketika kita sedang dirumah, orang lain dan atasan dapat membaca informasi itu. 27. Apakah isi pesan yang Anda tulis dalam catatan harian QC? Dapatkah Anda menjelaskan sifat pesan apa yang paling banyak Anda tuliskan? Informasi, komplain, input, pertanyaan, atau laporan. Informasi dan laporan masalah kerja yang paling banyak. 28. Apa yang Anda harapkan setelah mengkomunikasikan sebuah informasi? Yang saya harapkan dengan informasi yang saya berikan, masalah itu dapat diselesaikan terutama jika di shift saya belum diselesaikan dapat diselesaikan oleh shift berikutnya. 29. Apakah Anda merasa pesan yang Anda sampaikan dibaca oleh orang lain? Kalau informasi penting diletakkan di halaman pertama, jadi pasti akan dapat terbaca oleh rekan kerja lain. 30. Apakah Anda menyadari rekan kerja Anda mampu menerima berita atau informasi Anda? Tergantung, kalau sama-sama rekan kerja QC weaving, saya kira pasti mengerti, namun kalau rekan kerja QC finishing, mungkin saja hanya mengerti 50% saja. Karena keseharian kerjanya tidak sama dengan yang kita kerjakan di weaving. 31. Apakah Anda mendapat tanggapan setelah menuliskan informasi dalam Catatan Harian divisi Quality Control? Ada tanggapan, dan jika tidak dimengerti biasanya ada pertanyaan. 32. Bisakah Anda jelaskan seberapa sering Anda mendapat tanggapan? Lebih banyak mendapat tanggapan. 33. Siapa yang paling sering memberi tanggapan terhadap pesan Anda? Apakah atasan Anda atau rekan sekerja Anda? Kedua-duanya. Jika sifatnya informasi yang harus ditanggapi. Data responden : Nama : Darlin Umur : 37 tahun Kota kelahiran : Lampung Pendidikan : SMU Jabatan : QC Staf Lama bekerja : 15 tahun Transkrip wawancara tidak berstruktur: Tanggal : 8 Juni 2007 Pukul : 15:45 – 16:05 WIB Tempat : Ruang meeting PT. Poly Packaging Industry di Tangerang 1. Bagaimana Anda menjalankan pekerjaan Anda? coba gambarkan dengan rinci. Sebelum masuk kerja, saya menemui rekan kerja shift sebelumnya, untuk tanya ada masalah atau tidak di shift sebelumnya. Setelah itu langsung ke bagian printing, melihat order atau apa saja yang akan dicetak, dan apa yang perlu disiapkan, jika printing masih melanjutkan dari shift sebelumnya, saya ke bagian lain, ke bagian cutting, melihat potongan lurus atau tidak, terus ke bagian sewing, melihat jarak jahit dan penggunaan warna benang jahit betul atau tidak, setelah itu ke balling, mengecek penulisan kode di bungkus karung betul atau tidak, kemudian mengecek timbangan balling, sesuai dengan standar berat atau tidak. 2. Apakah ada metode kerja yang Anda terapkan dalam kegiatan sehari-hari? Metode kerja di printing : 1. cek apa yang mau dicetak 2. cek desain 3. cek cat sesuai atau tidak 4. cek kondisi karung yang akan dicetak, lebar, dan berat sesuai atau tidak, denier benar atau tidak, density dihitung apakah sesuai dengan order atau tidak. 5. setelah mesin printing jalan, cek kualitas hasil cetakannya, bagus atau tidak, jika ada yang kurang bagus, langsung kasih tahu operator printing atau foreman untuk memperbaiki, namun jika penyebab cetakan tidak bagus karena printing block, maka kita beritahu pembuat printing block untuk memperbaiki block. Jika masalah karena mesin, kita komunikasi dengan foreman dan sarankan untuk diperbaiki dulu mesinnya, jika memang bermasalah. Metode kerja di cutting : b. cek ukuran yang yang perlu dipotong c. cek hasil potong lurus atau tidak d. cek open bagnya, atau cek apakah karung terbuka atau tidak Metode kerja di sewing : 1. cek jahitan bagus atau tidak 2. jarak jahit standar atau tidak 7mm 3. warna benang jahit sesuai dengan permintaan customer, misalnya : Jakarta - benang biru, Lampung – benang merah, Medan – benang kuning, dan customer luar CPI – benang putih. 4. lipatan jahitan sesuai standar atau tidak 1 inch dan jarak jahitan dari lipatan tepat tidak 1 cm – 1,2 cm. Metode kerja di balling : 1. kalau ada kode yang hampir sama, kita kasih tahu ke helper balling, dan ke operator balling agar tidak tercampur 2. berat per bal standar atau tidak, jika tidak kita minta operator segera memberi tahu QC, agar kemudian isi bal dibongkar dan dihitung ulang jumlahnya apakah sesuai 500 lembar, jika kurang harus ditambah, dan jika lebih harus dikembalikan. 3. Apakah Anda tahu kapan harus mulai mengerjakan tiap bagian pekerjaan secara spesifik? Ya, biasanya saya mulai dari printing, jika hasil sudah bagus baru saya tinggal, dan cek di bagian lain. Untuk rutinitas, tiap jam cek di semua bagian, tapi jika salah satu bagian bermasalah, saya utamakan di tempat itu. 4. Ada berapa bidang? Bisa dijelaskan? Ada 5 bagian, yakni: (1.) Weaving (tenunan karung) (2.) Printing (cetak) (3.) Cutting (potong) (4.) Sewing (jahit) dan Cutting sewing (potong dan jahit) (5.) Balling (packing) 5. Bagaimana cara Anda mengontrol ke 5 bagian tersebut, apakah perjam atau atau ada pembagian waktu? Sejak akhir tahun 2005, ada tambahan rekan kerja untuk pengecekan di weaving dan balling, jadi sekarang kami tetap tiap jam ada pengecekan, namun hanya cek di printing cutting, dan sewing, tapi yang utama di printing, di printing ada pengecekan untuk setiap mesin, cetak kode apa, customernya, lebar dan panjangnya, tulisan atau keterangan gambarnya dicocokkan dengan master desainnya, setelah selesai di printing ke bagian sewing, karena di bagain ini juga sering bermasalah, misalnya jahitan pecah atau loncat-loncat. Seterusnya bergantian ke bagian cutting, untuk mengecek panjang hasil potong disesuaikan dengan ukuran yang diorder. Sementara untuk balling dan weaving biasanya saya minta informasi dari rekan kerja atau QC weaving. 6. Apakah Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Berkomunikasi itu sangat perlu. 7. Bagaimana cara Anda berkomunikasi dengan rekan kerja Anda? Kalau sebelum masuk kerja kita tanya dahulu dengan sesama QC ada masalah tidak di shift sebelumnya, jika perlu minta laporan di mana letak kesalahannya untuk mempermudah pengecekan, sebalikanya jika kita menemukan masalah kita laporkan juga kepada QC shift berikutnya. Untuk rekan sekerja dalam shift yang sama, misalnya dengan pembuat printing block, kita langsung komunikasi, kalau ada printing block yang bermasalah, apakah perlu diperbaiki atau tidak. Kalau dengan QC weaving, jika kita juga komunikasi langsung, misalnya kalau di cutting kita temukan lebar karung tidak standar, kadang-kadang kita masih menemukan yang lebarnya kurang, kita catat nomor mesin weavingnya kemudian kita informasikan kepada QC weaving, kedua masalah oli, kadang-kadang masih saja ditemukan, dan baru ketahuan setelah dicetak, dan jadi BS (waste), maka perlu sekali kita segera komunikasikan ke QC weaving agar tidak terjadi lagi dan dapat langsung dicek apakah ada masalah di mesin atau karena operator menuangkan terlalu banyak oli. 8. Kapan Anda bertemu langsung dengan rekan sekerja? Setiap pergantian shift. 9. Berapa lama Anda dapat berbicara langsung dengan rekan sekerja? Kurang lebih 5 menit, kalau masalahnya ringan. 10. Apa yang Anda sampaikan atau informasikan? Terutama ya masalah, dan jika ada informasi dari atasan pasti disampaikan. 11. Kebanyakan bentuk komunikasi apa yang Anda lakukan? Komunikasi lisan atau komunikasi tertulis? Komunikasi kebanyakan secara lisan, sewaktu-waktu baru dibuat tertulis. Kalo tertulis laporan printing untuk memperjelas laporan, Misalnya kita shift 1 kita perlu kasih informasi ke shift berikutnya, ke shift 2 dan shift 3, agar tidak lupa informasi dicatat agar rekan kerja lain juga mengetahui informasi tersebut. 12. Media apa yang Anda gunakan untuk komunikasi tertulis? Formatnya apa saja? Catatan Harian divisi Quality Control. 13. Sejak kapan Anda menggunakan komunikasi tertulis? Sejak Oktober tahun 2003. Sebelumnya belum pernah ada media tertulis semacam ini. 14. Apakah Anda merasa media ini cocok untuk Anda berkomunikasi? Sangat cocok, kalau dulu tidak ada yang tanggung jawab, kita biasanya kita perlu perbaikan biasanya tidak ditanggapi, sekarang ada atasan dan ada media tertulis ini, jadi kalau terjadi masalah pertama-tama kita beritahu foreman atau supervisor secara lisan kalau tidak ditanggapi kita catat agar dapat dibaca atasan, untuk kemudian dapat menindak lanjuti. 15. Apakah Anda merasa media ini cocok untuk Anda berkomunikasi? Saya merasa sangat cocok dan merasa bebas tidak ada keraguan, karena pesan yang disampaikan untuk perbaikan kerja, dan mutu kerja atau kualitas. 16. Pesan apa saja yang Anda sampaikan dalam Catatan Harian tersebut? Isinya pertama masalah, kedua pelaporan temuan, kemudian ada juga masukkan misalnya yang sering terjadi di printing, biasanya ditemukan ada beda tulisan, atau beda ukuran. 17. Apakah Anda merasa apa yang Anda tuliskan sudah jelas? 80 % jelas, biasanya saya tambahkan dengan lisan 18. Apakah Anda mengganggap isi informasi rekan sekerja Anda cukup jelas? Jelas. 19. Adakah informasi yang kurang jelas? Mohon jelaskan secara lebih detail. Kadang-kadang ada juga yang kurang jelas, biasanya saya langsung menanyakan kepada yang menulis. 20. Apakah isi informasi Anda dapat dipercaya oleh orang lain? Bisa dipercaya. 21. Apakah Anda menganggap informasi rekan kerja Anda dapat dipercaya? Bisa dipercaya. Pernah juga ragu, yah kita tanyakan langsung. Jika ada informasi yang sulit dimengerti, kita 22. Apakah isi informasi Anda ada pertalian atau hubungan dengan pekerjaan Anda? Jelas ada hubungannya dengan pekerjaan. 23. Berkesinambungan dan konsisten? Ya. Terutama jika masalah tidak ditanggapi, maka perlu informasi yang berulang, harus disampaikan terus agar cepat dapat tanggapan. Dan pasti konsisten dengan kejadiannya. 24. Apakah ada perbedaan sebelum dan sesudah adanya proses komunikasi dengan catatan harian divisi Quality Control? Ada, dulu tidak ada yang bertanggung jawab, sekarang ada komunikasi semacam ini, masalah dapat ditulis, dan atasan dapat menindak lanjuti. 25. Apa saja isi pesan yang Anda ingin sampaikan kepada rekan sekerja Anda dan apakah isi pesan tersebut memiliki arti bagi penerimanya?? Laporan temuan, dan pesan dari atasan. Menurut saya informasi semacam ini perlu sekali bagi penerima pesan. 26. Apakah Anda merasa sudah mengkomunikasikan apa saja yang ingin Anda sampaikan? Sudah. 27. Apakah Anda merasa media catatan harian divisi Quality Control dapat menjadi media atau saluran pengirim informasi atau saluran yang tepat untuk Anda berkomunikasi? Sangat tepat sekali. 28. Apakah isi pesan yang Anda tulis dalam catatan harian QC? Dapatkah Anda menjelaskan sifat pesan apa yang paling banyak Anda tuliskan? Informasi, komplain, input, pertanyaan, atau laporan. Laporan masalah, misalahnya kesalahan, kemudian masalah mesin. 29. Apa yang Anda harapkan setelah mengkomunikasikan sebuah informasi? Yang saya harapkan kualitas kerja meningkat, kualitas hasil lebih bagus, tidak ada komplain, tidak terjadi kesalahan yang sama. 30. Apakah Anda merasa pesan yang Anda sampaikan dibaca oleh orang lain? Dibaca. 31. Apakah Anda menyadari rekan kerja Anda mampu menerima berita atau informasi Anda? Mampu. Saya kira yang membaca pesan mampu memahami isinya. 32. Apakah Anda mendapat tanggapan setelah menuliskan informasi dalam Catatan Harian divisi Quality Control? Jika masalah ringan disampaikan ke foreman, supervisor, mekanik, jika langsung ditanggapi dan diselesaikan dengan baik, kita tidak tulis di catatan harian. Namun jika ada masalah yang tidak ditanggapi oleh produksi, baru kita buat catatan tertulis 33. Bisakah Anda jelaskan seberapa sering Anda mendapat tanggapan? Sering. 34. Siapa yang paling sering memberi tanggapan terhadap pesan Anda? Apakah atasan Anda atau rekan sekerja Anda? Atasan. Data responden : Nama : Jumhana Umur : 37 tahun Kota kelahiran : Lampung Pendidikan : SMU Jabatan : QC Staf Lama bekerja : 15 tahun
