BAB 3 OBJEK DAN METODA PENELITIAN 3.1 Profil Perusahaan PT
advertisement
BAB 3 OBJEK DAN METODA PENELITIAN 3.1 Profil Perusahaan PT. Kharisma pemasaran Bersama Nusantara mengawali perjalanan sejak tahun 1968 sebagai sebuah lembaga yang disebut Kantor Pemasaran Bersama PT. Perkebunan Nusantara (KPB-PTPN) yang bergerak dalam bidang jasa pemasaran hasil perusahaan perkebunan milik negara. Pada tahun 2009 KPBPTPN bertransformasi menjadi PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT. KPB Nusantara). PT. KPB Nusantara berkantor pusat di Jakarta dan memiliki 2 cabang yang bertempat di Medan dan Surabaya. PT. KPB Nusantara adalah perusahaan perseroan yang merupakan anak perusahaan PT. Perkebunan Nusantara (PTPN) I s/d XIV dan PT. RNI yang bergerak di bidang pemasaran komoditas PTPN I s/d XIV. Melalui perjanjian antara PTPN I s/d XIV dan PT RNI Tentang Pendirian Perseroan Terbatas di bidang pemasaran komoditas perkebunan pada tanggal 16 November 2009 di hadapan notaris N.M Dipo Nusantara Pua Upa SH Jakarta dan telah mendapatkan pengesahan status badan hukum berdasarkan Keputusan Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia Nomor: AHU60488.AH.01.01.Tahun 2009 tertanggal 11 Desember 2009. Perubahan status menjadi Perseroan Terbatas tersebut sebagai bentuk bahwa PT. KPB Nusantara merupakan bagian yang tak terpisahkan dari strategi PTPN I s/d XIV dan PT. RNI untuk memaksimalkan potensi keekonomian melalui penyusunan ulang komponen korporat dalam PT. KPB Nusantara dalam rangka meningkatkan performa perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran komoditas dan mampu berkompetisi dalam pasar domestik dan internasional. 3.2 Visi dan Misi Perusahaan Visi PT. KPB Nusantara adalah menjadi Perusahaan penyedia Jasa Pemasaran dan Logistik komoditas perkebunan yang terpercaya di tingkat regional Asia. 35 36 Misi PT. KPB Nusantara adalah : 1. Menyelenggarakan pemasaran komoditas perkebunan Indonesia dengan berpegang pada prinsip-prinsip ekonomi untuk memberikan manfaat yang sebesar-besarnya bagi produsen dan pembeli. 2. Berkontribusi pada peningkatan daya saing komoditas perkebunan Indonesia, khususnya komoditas dan produk hilir perkebunan BUMN di Pasar global dan pasar domestic melalui jasa logistik yang mampu menurunkan biaya logistik, memperlancar arus barang dan meningkatkan pelayanan logistik. 3. Menunjang terciptanya efisiensi BUMN Perkebunan. 4. Mendorong terintegrasinya kegiatan usaha BUMN Perkebunan. 5. Menjamin ketersediaan barang baik kuantitas maupun kualitas. 3.3 Kegiatan Usaha Perusahaan Dalam menjalankan kegiatan usahanya, PT. KPB Nusantara memiliki 2 segmen usaha yang saling melengkapi satu sama lain yaitu pemasaran komoditas dan layanan logistik. Layanan bisnis yang dikelola oleh PT. KPB Nusantara mencakup aspek rantai suplai industri perkebunan, mulai dari penanganan produk, pengelolaan gudang dan fasilitas penimbunan, bongkar muat. Kegiatan pemasaran atau penjualan komoditas dilakukan dengan mekanisme lelang dan tender yang diselenggarakan secara terjadwal oleh kantor pusat PT. KPB Nusantara yang berada di Jakarta. Komoditas yang dipasaran adalah minyak sawit, karet, teh , kopi, kakao, dan tetes. Selain itu, tender penjualan kopi dan kakao dilaksanakan di kantor cabang PT. KPB Nusantara di Surabaya, sedangkan pelaksanaan tender penjualan inti sawit dan turunannya dilaksanakan oleh kantor cabang PT. KPB Nusantara di Medan. Adapun frekwensi dan jadwal penjualan berbagai komoditas adalah sebagai berikut : 37 Tabel 3.1 - Tabel Jadwal Auction Komoditas Penyelenggaraan Jadwal dalam setahun Hari Jam Minyak Sawit 237 Senin - Jumat 15.00 WIB Karet 224 Senin - Kamis 14.00 WIB Teh 50 Rabu 10.00 WIB Gula Pasir 35 Sesuai Ketersediaan 10.00 WIB Barang Tetes 22 Sesuai Ketersediaan 10.00 WIB Barang Pada layanan logistik tahap awal, portofolio layanan ini adalah memasarkan serangkaian jasa logistik berupa transportasi baik angkutan laut maupun darat untuk skala industri menengah dan besar, dan menyediakan variasi solusi proses supply chain untuk kebutuhan industri processing dan manufacturing berbasis komoditas perkebunan. Pada akhir periode 2013, layanan logistik semakin berkembang dengan penawaran jasa transportasi, pergudangan, custom clearance, dan collateral management. Selain kedua segmen bisnis tersebut terdapat pula 1 pendukung bisnis yaitu Analisa dan Informasi Pasar. PT. KPB Nusantara melaksanakan fungsi market intelligence meliputi pengolahan dan analisis data informasi pasar yang selanjutnya digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan dalam rangka upaya memperoleh kemungkinan harga terbaik komoditas. Kemudian informasi tersebut digunakan untuk kepentingan PTPN dan PT. RNI 3.4 Produk-Produk dan Bisnis Perusahaan PT. KPB Nusantara merupakan perusahaan yang memasarkan komoditas perkebunan dari PTPN I s/d XIV. Adapun produk komoditas perkebunan PTPN yang dipasarkan melalui PT. KPB Nusantara adalah tersebut adalah : 38 1. Minyak sawit (Crude Palm Oil dan turunannya) 2. Kakao 3. Gula 4. Karet 5. Teh 6. Tetes 7. Kopi Selain dari memasarkan komoditas perkebunan dari PTPN I s/d XIV, PT. KPB Nusantara juga melakukan kegiatan usaha di Bidang Logistik Komoditas Perkebunan yang merupakan kelanjutan Pengembangan Usaha Bidang Logistik pada tahun 2013. 3.5 Struktur Organisasi Struktur organisasi pada PT. KPB Nusantara sebagai berikut : Gambar 3.1 - Struktur Organisasi pelaksanaan 39 3.6 Uraian Tugas Uraian tugas pada PT. KPB Nusantara sebagai berikut : 1. Dewan Komisaris a. Melaksanakan fungsi pengawasan atas kebijakan Direksi dan memberi nasehat terhadap pelaksanaan tugas operasional direksi b. Memantau efektivitas penerapan tata kelola secara bertahap dalam upaya memastikan tercapainya prinsip-prinsip dan tata kelola di dalam organisasi PT. KPB Nusantara 2. Direksi a. Mengelola PT. KPB Nusantara sesuai dengan kewenangan dan tanggung jawabnya sesuai Anggaran Dasar, peraturan perundangundangan yang belaku dan prinsip tata kelola perusahaan yang baik. b. Menyusun visi, misi, dan nilai-nilai serta rencana strategis PT. KPB Nusantara dalam membentuk rencana korporasi dan rencana bisnis. c. Menetapkan struktur organisasi yang lengkap dengan rincian tugas di setiap divisi d. Mengendalikan sumber daya manusia PT. KPB Nusantara secara efektif dan efisien. e. Menciptakan sistem pengendalian intern dan manajemen resiko, menjamin terselenggaranya fungsi audit intern perusahaan dalam setiap tingkatan manajemen dan menindaklanjuti temuan Satuan Kerja Audit Internal PT. KPB Nusantara sesuai dengan arahan yang diberikan dewan komisaris f. Memperhatikan kepentingan yang wajar bagi pemangku kepentingan PT. KPB Nusantara 3. Bagian Corporate Secretary a. Memberikan pelayanan legal audit dan legal opinion berbagai masalah hukum dan legal drafting/legal review atas peraturan, tata tertib, perjanjian kerja bersama, dll. b. Menangani permasalahan hukum yang berkaitan dengan operasional perusahaan bersama dengan corporate lawyer c. Melakukan persiapan dan penyelenggaraan Rapat Umum Pemegang Saham (RUPS) d. Menyimpan dokumen hasil rapat direksi dan membuat notulen rapat 40 e. Melakukan persiapan rapat-rapat direksi baik secara internal maupun dengan pihak ketiga dan berkoordinasi dengan bagian terkait yang berkaitan dengan urusan pertemuan dimaksud f. Pengorganisasian rapat-rapat Direksi dan rapat gabungan antara Dewan Komisaris dan Direksi, termasuk antara lain perencanaan dan pelaksanaan rapat. g. Penyelenggaraan catatan-catatan PT. KPB Nusantara, termasuk pembuatan, pemeliharaan, dan penyimpanannya h. Pengelolaan daftar pemegang saham, termasuk administrasi dan registrasi saham i. Mencermati, mengikuti, dan memastikan bahwa PT. KPB Nusantara telah mematuhi terhadap ketentuan perundang-undangan. j. Melaksanakan promosi secara efektif dan efisien. 4. Kantor cabang Medan a. Menyusun rencana kerja logistik mengikuti jasa transportasi darat, laut, dan custom clearance. b. Memasarkan jasa-jasa transportasi laut dan darat untuk komoditas Crude Palm Oil (CPO), karet, dan teh. c. Menyusun rencana pengapalan lokal dan ekspor komoditas CPO, karet, dan teh d. Membantu memonitor persediaan komoditas dari para produsen yang siap dikapalkan dan meneliti kontrak penjualan e. Mengurus dokumen terkait dengan proses pengapalan komoditas f. Mengawasi pelaksanaan stuffing container di pelabuhan muat g. Membantu memonitor pelaksanaan pengapalan di pelabuhan Belawan dan Dumai h. Memonitor proses pembayaran dan pencairan Letter of Credit (L/C) i. Membuat laporan kegiatan operasional bulanan dan tahunan untuk diserahkan kepada kantor pusat. j. Menyelenggarakan tender penjualan komoditas yang dilimpahkan oleh kantor pusat. 41 5. Kantor cabang Surabaya a. Menyusun rencana kerja logistik mengikuti jasa transportasi darat dan custom clearance. b. Memasarkan jasa-jasa transportasi darat untuk komoditas CPO dan karet. c. Menyusun rencana pengapalan ekspor komoditas karet, teh, kopi, dan kakao. d. Membantu memonitor persediaan komoditas dari para produsen yang siap dikapalkan dan meneliti kontrak penjualan. e. Mengurus dokumen terkait proses pelaksanaan pengapalan komoditas. f. Memantau pembukaan L/C atas kontrak yang jatuh tempo. g. Mengawasi pelaksanaan stuffing container di gudang PTPN terkait h. Memonitor pembayaran/pencairan L/C i. Menerbitkan Surat Perintah Setor (SPS) Tetes. j. Membuat laporan bulanan untuk diserahkan kepada kantor pusat. k. Melakukan peningkatan kualitas karyawan secara berkelanjutan melalui pendidikan dan pelatihan. l. Menyelenggarakan tender penjualan komoditas yang dilimpahkan oleh kantor pusat. 6. Bagian pemasaran sawit a. Menyusun rencana penjualan tiap bulan yang disesuaikan dengan volume yang diserahkan oleh produsen b. Membuat rencana penyerahan barang untuk masing-masing produsen c. Melaksanakan tender penjualan CPO d. Membuat laporan realisasi tender, penjualan bulanan dan tahunan sesuai jadwal penyelesaiannya e. Melaksanakan studi banding dan kunjungan ke produsen sawit f. Monitoring stok, rekonsiliasi penutupan kontrak, menjaga konsistensi mutu, dan ketepatan waktu delivery dan melakukan rapat-rapat koordinasi tentang pedoman penjualan CPO 7. Bagian pemasaran teh, kopi, dan kakao a. Menyusun rencana penjualan tiap bulan yang disesuaikan dengan volume yang diserahkan oleh produsen. b. Membuat rencana penyerahan barang untuk masing-masing produsen 42 c. Melaksanakan lelang (auction) teh setiap hari Rabu di kantor pusat PT. KPB Nusantara d. Memantau pembukaan L/C atas kontrak yang jatuh tempo dan mengadakan selesi terhadap pembeli yang diperkenankan membayar tanpa L/C. e. Membuat dan meneliti kontrak-kontrak penjualan. f. Menerima dan mengadministrasikan dengan tertib dan teratur contoh teh yang diterima dari produsen g. Memantau pelaksanaan pembuatan dokumen Surat Pernyataan Mutu (SPM) teh. 8. Bagian pemasaran karet, gula, dan tetes a. Menyusun rencana penjualan tiap bulan yang disesuaikan dengan volume yang diserahkan oleh produsen b. Membuat rencana penyerahan barang produk untuk masing-masing produsen c. Melaksanakan tender karet setiap hari Senin s/d Jumat di kantor pusat PT. KPB Nusantara d. Memantau pembukaan L/C atas kontrak yang jatuh tempo dan mengadakan seleksi terhadap pembeli yang diperkenankan melakukan pembayaran tanpa L/C. e. Membuat dan meneliti kontrak-kontrak penjualan f. Mengumpulkan dan menghimpun informasi tentang data-data taksasi produksi, rencana penjualan, perkembangan harga dan lain-lain untuk komoditas tetes. g. Membuat analisis pasar gula dan tetes dalam negeri dan luar negeri. h. Inventarisasi sarana dan prasarana antara lain : tangki tetes di PG, pelabuhan, angkutan darat, angkutan lain, dll. i. Membuat Surat Perjanjian Jual Beli (SPJB) dan ditindaklanjuti dengan pembuatan Surat Perintah Setor (SPS), penerbutan Surat Perintah Penyerahan Barang (SPPB) atau DO, dan berita acara serah terima yang dalam pelaksanaannya dilakukan oleh PT. KPB Nusantara cabang Surabaya. 43 j. Menyusun dan membuat laporan perhitungan hasil provenue penyerahan dan penjualan tetes serta menyampaikan kepada produsen tetes terkait. 9. Bagian analisis informasi pasar a. Penataan dan pengembangan sistem informasi manajemen pemasaran dan logistik yang handal sehingga diharapkan informasi yang dihasilkan berkualitas, tepat guna, tepat isi dan tepat waktu, sebagai bahan analisis untuk mendukung kebijakan pemasaran dan keputusan harga penjualan, dan membangun komunikasi aktif dengan pengguna informasi di lingkup manajemen PT. KPB Nusantara b. Mencari informasi harga pasar berkisar pada topik tentang daya serap pasar (harga, stok, supply/demand, produksi-konsumsu, regulasi, keadaan cuaca, dll), situasi persaingan (harga komoditas substitusi, gerakan pelaku utama pasar dan pengikut lainnya, dll), dan distribusi komoditas serta prediksi harga dalam periode waktu tertentu dan perkiraan pasar dari para analis terkemuka. c. Berlangganan Reuters, buku/terbitan/laporan, jurnal mengenai komoditas-komoditas perkebunan d. Melaksanakan pembuatan laporan dan meningkatkan kualitas materi laporan sebagai bahan pertimbangan kepada para produsen dan bagian operasional e. Mengisi website secara reguler hasil lelang/tender komoditas, menyajikan data yang akurat bagi para produsen, distribusi informasi yang efisien dan efektif. f. Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) pada bidang analisis dan informasi pasar melalui program pelatihan internal maupun eksternal, seminar dan konferensi tahunan komoditas, serta meningkatkan keterampilan dalam bidang teknologi komputer. 44 10. Bagian keuangan a. Mengelola sumber keuangan perusahaan berdasarkan Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP) yang telah disetujui Rapat Umum Pemegang Saham(RUPS). b. Melaksanakan pembayaran biaya polis asuransi meliputi asuransi baru dan perpanjangan polis seperti; CIT/CIS, kebakaran, dan personal accident. c. Menjadi counterpart pemeriksaan keuangan d. Menyusun laporan keuangan konsolidasi bulanan, triwulan, dan laporan tahunan. e. Melaksanakan rekonsiliasi rekening koran (R/K) Umum/Penjualan, pemeriksaan laporan keuangan, counterpartBadan Pemeriksa Keuangan (BPK)/Kantor Akuntan Publik (KAP), dan rekonsiliasi hutang atau piutang PTPN I s/d XIV dan PT. RNI. f. Melaksanakan penagihan Imbal Jasa dan nota debet kepada PTPN I s/d XIV dan PT. RNI. g. Melaksanakan penghitungan perpajakan h. Mengelola pengalokasian keuangan perusahaan sesuai RKAP dan prinsip akuntansi. i. Mengidentifikasi, memetakan, dan melakukan mitigasi risiko keuangan dan bisnis. j. Membuat laporan pengendalian risiko setiap triwulan k. Menyusun laporan manajemen. 11. Bagian Sumber Daya Manusia (SDM) dan Umum Bidang SDM : a. Menyusun rencana kerja tahunan, triwulan, dan bulanan b. Membuat daftar dan memonitor kekuatan tenaga kerja perusahaan tahun 2014 dan mencatat perubahannya secara periodik c. Melaksanakan rekonsiliasi kepersertaan Dana Pensiun Badan Usaha Negara (DAPENBUN) d. Menyusun daftar penghasilan karyawan sesuai aturan perusahaan e. Melaksanakan pembayaran atau penyetoran hak atau kewajiban karyawan tepat waktu f. Menyempurnakan uraian tugas dan sistem SDM perusahaan 45 g. Melaksanakan administrasi penilaian prestasi karyawan secara periodik h. Memonitor pelaksanaan kedisiplinan karyawan secara periodik i. Melaksanakan program pendidikan dan pelatihan karyawan j. Mengelola restitusi biaya kesehatan karyawan aktif, dan membantu PTPN I s/d XIV melayani penggantian biaya kesehatan dan jaminan rumah sakit para karyawan pensiun yang bertempat tinggal di sekitar Jakarta k. Membuat laporan manajemen bulanan, triwulan, dan bulanan Bidang Teknologi Informasi : a. Memastikan penerapan ERP IFS pada kegiatan operasional pemasaran, logistik, analisa pasar dan keuangan baik b. Menyempurnakan aplikasi sistem personalia c. Memelihara jaringan komputer dan server di kantor pusat dalam melayani komputerisasi seluruh bagian dan cabang d. Melaksanakan pemeliharaan dan perbaikan unit komputer di kantor pusat dan cabang baik perangkat lunak maupun perangkat keras e. Meningkatkan komunikasi data dengan para produsen melalui jalur internetdan pemanfaatan website PT. KPB Nusantara. f. Memelihara aplikasi programkomputer lain yang telah berjalan. g. Membuat laporan manajemen bulanan, triwulan, dan tahunan. Bidang umum : a. Melaksanakan pengadaan barang dan jasa b. Memonitor persediaan barang-barang dan alat tulis kantor c. Pemeliharaan gedung dan inventaris perusahaan d. Mengadakan sistem komputerisasi secara terpadu sesuai dengan kebutuhan perusahaan e. Melaksanakan pembayaran rekening listrik dan telepon f. Mengelola biaya tamu dalam rangka rapat, auction atau tender, dll g. Mengelola penggunaan kendaraan dinas meliputi pemeliharaan, pemakaian bahan bakar, biaya parkir, perpanjangan STNK, dan asuransi h. Mengagendakan surat masuk/keluar i. Melaksanakan pengiriman dokumen/surat 46 j. Membuat laporan manajemen bulanan, triwulan, dan tahunan 12. Bagian logistik a. Menyusun rencana kerja logistik mengikuti jasa transportasi darat, laut dan custom clearance b. Memasarkan jasa transportasi laut dan darat untuk komoditas CPO c. Menyiapkan sarana transportasi laut dan darat d. Mempersiapkan pembentukan unit kerja logistik e. Melakukan persiapan operasional tangki timbun di Jambi f. Membantu memonitor persediaan komoditas dari para produsen yang siap dikapalkan dan meneliti kontrak penjualan g. Mengurus dokumen terkait proses pengapalan komoditas. h. Mengawasi pelaksanaan stuffing container di pelabuhan muat i. Memonitor pelaksanaan pengapalan di pelabuhan-pelabuhan muat dan bongkar j. Mengamati pesediaan, penerimaan, dan pengeluaran teh dari produsen yang dikelola oleh Perusahaan Pelayanan Jasa Kepelabuhanan (PPJK) Tanjung Priok k. Mempersiapkan instruksi pengapalan dan dokumen lainnya guna memperlancar pelaksanaan pengapalan teh sesuai dengan kontrak penjualan dan ketentuan syarat L/C l. Mengawasi pelaksanaan stuffing container di pelabuhan Tanjung Priok m. Melakukan mitigasi risiko atas pelaksanaan pengelolaan logistik komoditas n. Menyusun laporan manajemen 13. Biro Satuan Pengawasan Intern a. Menyusun Program Kerja Pemeriksaan Tahunan (PKPT) dan RKAP b. Melaksanakan pemeriksaan rutin baik di kantor pusat dan kantor cabang c. Melaksanakan tugas-tugas lainnya seperti pemeriksaan khusus, counterpart eksternal audit dan lain-lain sesuai kebutuhan. 47 3.7 Prosedur siklus pendapatan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara (PT. KPB Nusantara) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pemasaran atau penjualan komoditas perkebunan dengan menggunakan sistem lelang (auction). Produk komoditas yang dijual atau dipasarkan oleh PT. KPB Nusantara adalah produk komoditas dari PTPN I s/d XIV. Oleh karena itu atas jasa pemasaran yang dilakukan PT. KPB Nusantara maka PT KPB Nusantara berhak atas imbal jasa sebesar 0,25% dari penjualan komoditas masing-masing PTPN tersebut. Salah satu siklus yang berperan penting dalam perusahaan adalah siklus pendapatan mengingat siklus pendapatan ini merupakan sumber pendapatan utama dari PT. KPB Nusantara. Siklus pendapatan terdiri dari sales order, credit approval, shipping, billing and receivable, dan cash receipt. Pengendalian internal tentu diperlukan untuk menunjang terciptanya siklus pendapatan yang baik karena dengan pengendalian internal yang memadai tentunya dapat meminimalisir penyimpangan yang mungkin terjadi pada prosedur-prosedur dalam siklus pendapatan. Adapun prosedur-prosedur dalam siklus pendapatan pada PT. KPB Nusantara sebagai berikut : 3.7.1 Sales Order Dalam penulisan skripsi ini penulis mengambil sampel pada penjualan komoditas teh, pada dasarnya prosedur siklus pendapatan pada PT. KPB Nusantara sama pada setiap komoditasnya yang membedakan adalah perlakuan dari masing-masing komoditas yang berbeda-beda. 1. Pembeli mendaftarkan diri sebagai peserta auction kepada Bagian Pemasaran, kemudian Bagian Pemasaran memberikan persyaratan yang harus dipenuhi oleh pembeli tersebut. Setelah pembeli menyerahkan seluruh persyaratan yang diperlukan maka Bagian Corporate Secretary memeriksa kelengkapan dan legalitas persyaratan tersebut. 2. Bagian Pemasaran melakukan interview dengan pembeli untuk mengetahui jenis teh yang dibutuhkan oleh pembeli. Selanjutnya pembeli akan dimasukan ke dalam daftar pembeli teh. 3. Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao mengirimkan jadwal auction dan daftar pembeli teh kepada PTPN yang kemudian PTPN mengirimkan 48 rencana penjualan teh per minggu berikut dengan sampel teh kepada Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao. Lihat gambar 3.3 4. Urusan Analisa Pasar Karet, Teh, Kopi, dan Kakao mencari, mengolah, dan melakukan analisa harga pasar yang kemudian dituangkan dalam Hasil Analisis Situasi Pasar Teh Dunia yang kemudian disahkan oleh Bagian Analisa dan Informasi Pasar lalu dikirimkan ke Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao dan PTPN. Lihat gambar 3.4 5. Quality Control teh dilakukan oleh Urusan Quality Control Teh terhadap teh yang dikirim oleh PTPN. Urusan Quality Control mensortir sampel teh yang akan diuji dan yang akan dikirimkan kepada pembeli. Setelah dilakukan pengujian mutu sampel teh, Urusan Quality Control memberikan penilaian dalam skoring mutu teh yang disetujui oleh Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao dan disahkan oleh direksi kemudian dikirimkan ke PTPN. Lihat gambar 3.5 6. Persiapan auction teh dilakukan ketika Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao menerima informasi jumlah teh siap jual per minggu dan sampel teh dari PTPN kemudian membuat katalog auction yang dikirimkan kepada PTPN dan pembeli. Lihat gambar 3.6 7. Penentuan price idea teh secara final dilakukan oleh Pelaksana Auction berdasarkan price idea dari Urusan Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao; skoring mutu teh dari Urusan Quality Control yang kemudian kedua dokumen tersebut disahkan oleh Bagian Pemasaran Teh, Kopi dan Kakao; dan hasil analisa situasi pasar teh dunia dari Bagian Analisa dan Informasi Pasar. Lihat gambar 3.7 8. Auction teh dilakukan oleh Pelaksana Auction Teh dengan barang yangdijual berdasarkan katalog yang telah dibagikan. Pembeli menyampaikan secara verbal atas jenis barang yang diminati. Apabila harga penawaran sesuai dengan price idea maka Pelaksana Auction Teh membuat laporan auction yang kemudian disahkan oleh Manajer Pemasaran Teh. Lihat gambar 3.8 9. Setelah dilakukan auction, Urusan Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao membuat laporan hasil auction dan laporan penjualan harian setelah menerima daftar pemenang auction dari Pelaksana Auction Teh dan laporan konfirmasi dari Pembeli. Laporan hasil auction dan laporan 49 penjualan harian disahkan oleh Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao untuk selanjutnya dikirimkan kepada PTPN. Lihat gambar 3.9 3.7.2 Credit approval Persetujuan kredit dilakukan pada pembuatan sales contract teh dilakukan oleh Urusan Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao yang disahkan oleh Direksi. Sales contract dikirim kepada Pembeli untuk ditandatangani, selanjutnya Urusan Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao mengirimkan kepada PTPN sebagai arsip dan Urusan Administrasi Penjualan Teh sebagai monitoring pembayaran. Kemudian Urusan Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao membuat dan mengirimkan laporan penutupan kontrak bulanan dan menyerahkan kepada Bagian Analisa dan Informasi Pasar. Lihat gambar 3.10 3.7.3 Sales return Sales return pada PT. KPB Nusantara adalah klaim yang dilakukan oleh pembeli kepada PT. KPB Nusantara karena terdapat perbedaan antara sampel dan barang yang diterima. Sales return pada PT. KPB Nusantara terdapat pada prosedur klaim mutu teh 1. Setelah melakukan pembeli melakukan pengujian mutu antara sampel dan chop dan diperoleh hasil terdapat ketidaksesuaian maka pembeli mengajukan klaim mutu teh kepada PT. KPB Nusantara. 2. Surat klaim mutu teh dari pelanggan diterima oleh Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao kemudian diteruskan kepada Bagian Quality Control. 3. Bagian Quality Control melakukan pengujian mutu terhadap chop dan shipping sample kemudian membuat laporan uji mutu bahwa klaim dapt diterima atau tidak. Laporan ini diberikan kepada Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao 4. Berdasarkan laporan uji mutu Bagian Pemasaran Teh, Kopi, dan Kakao memberitahukan kepada pihak terkait (pembeli, PTPN, Urusan Pemasaran Teh, dan Urusan Administrasi Penjualan Teh), kemudian apabila klaim diterima maka terdapat opsi batal kontrak atau penggantian barang. Prosedur klaim mutu teh dapat dilihat pada gambar 3.11 50 3.7.4 Shipping Pengiriman barang (shipping) pada PT. KPB Nusantara merupakan diversifikasi bisnis yang bukan kesatuan dari penjualan komoditas namun telah direncanakan dalam Rencana Kerja Anggaran Perusahaan (RKAP). Shipping dilakukan apabila terdapat klien yang bersedia menggunakan jasa shipping yang dikelola oleh Bagian Logistik. 1. Urusan Administrasi melakukan monitoringpembayaran sesuai dengan sales contract. Apabila pembeli sudah membayar maka barang akan dikirimkan kepada pembeli. Apabila pembeli belum membayar maka akan dikirimkan surat teguran atau sanksi grounded. Lihat gambar 3,12 2. Bagian Logistik mengolah daftar kargo berdasarkan rencana penjualan dari PTPN untuk menghasilkan daftar prospek kargo berdasarkan RKAP. Kemudian Bagian Logistik menindak lanjuti kontrak penjualan yang telah dibuat oleh Bagian Pemasaran untuk penanganan logistiknya sementara Bagian Pemasaran melakukan korespondensi pada Klien. Kemudian Klien memberikan konfirmasi kontrak penjualan dan rencana pengangkutannya kepada Bagian Logistik untuk dilakukan analisa informasi kargo. Lihat gambar 3.13 3. Analisa harga pokok penjualan (HPP) dilakukan oleh bagian logistik dengan mengirimkan usulan HPP yang dibuat berdasarkan informasi kargo dan analisa freight. Usulan HPP diserahkan kepada direksi untuk disetujui. Kemudian Bagian Logistik menghitung HPP dan harga pokok sewa (HPS) untuk selanjutnya mengirimkan memo permintaan sewa alat angkutan kepada Bagian SDM dan Umum. Kemudian Bagian SDM dan Umum memproses berdasarkan prosedur pengadaan, selanjutnya tim pengadaan memberikan rekomendasi alat angkutan yang telah disetujui direksi sebagai lampiran atas kontrak alat angkutan yang dibuat oleh Bagian Logistik. Lihat gambar 3.14 4. Analisis risiko dilakukan oleh Bagian Logistik dengan mengacu pada peta risiko logistik sebagai data pendukung analisa HPP jasa transportasi. Lihat gambar 3.15 5. Penawaran harga jasa angkutan dilakukan oleh Bagian Logistik kepada Klien dengan surat yang telah disetujui oleh Direksi. Apabila klien setuju 51 dengan penawaran harga maka klien akan mengirimkan surat order. Lihat gambar 3.16 6. Permintaan alat angkutan dilakukan oleh Bagian Logistik yang menyampaikan memo permintaan pengadan alat sewa kepada Bagian SDM, kemudian Bagian SDM memproses pengadaan sewa alat angkutan dan Tim Pengadaan SDM menerbitkan rekomendasi alat angkutan untuk disampaikan ke Direksi. Sedangkan Bagian Logistik menerbitkan kontrak dilampiri rekomendasi alat angkutan yang telah disetujui Direksi. Lihat gambar 3.17 7. Penerbitan fixture note dilakukan oleh bagian logistik berdasarkan penawaran harga jual dan analisa risiko. Fixture note yang sudah disetujui oleh direksi dikirimkan kepada klien untuk dilakukan approve, selanjutnya klien mengirimkan shipping instruction kepada Bagian Logistik. Lihat gambar 3.18 8. Pada pelaksanaan pemuatan, PTPN mempersiapkan kargo kemudian bekerjasama dengan Vendor dan Agen yang telah ditunjuk oleh Bagian Logistik untuk melakukan pemuatan. Sementara Klien bekerjasama dengan Bagian Logistik melakukan konfirmasi kesiapan pemuatan dan pembongkaran kargo, dan mengirim surveyor untuk proses pemuatan. Hasil sounding pemuatan dibuat oleh PTPN dan dikirimkan ke Bagian Logistik. Lihat gambar 3.19 9. Pada pelaksanaan pengangkutan, Agen menerbitkan dan mengirimkan dokumen B/L manifest kepada Bagian Logistik yang oleh Bagian Logistik dikirimkan kepada PTPN dan Klien. Selanjutnya Bagian Logistik memantau proses pengangkutan dan meminta time sheet kepada Vendor, Vendor membuat time sheetsebagai laporan kapal dan mengirim kepada Bagian Logistik. Lihat gambar 3.20 10. Pada saat kapal labuh, Bagian Logistik menunjuk dan menginstruksikan Agen pelabuhan bongkar untuk mempersiapkan sandar kapal, selanjutnya Agen berkoordinasi dengan port meeting untuk segera sandar kapal. Kemudian Bagian Logistik membuat surat pemberitahuan kepada Klien bahwa kapal sudah berlabuh dan minta segera dibongkar, Klien berkoordinasi dengan Agen segera sandar kapal. Lihat gambar 3.21 52 11. Pada saat kapal sandar, Bagian Logistik menginstruksikan agen mempersiapkan sandar kapal dan meminta Agen dan Klien melakukan bongkar muat. Kemudian Agen dan Klien berkoordinasi melakukan persiapan bongkar muat dan melakukan proses sounding dan survey mutu sebelum bongkar, selanjutnya mengirimkan dokumen hasil sounding dan survei kepada PT. KPB Nusantara. Lihat gambar 3.22 12. Pada prosedur kapal bongkar, Agen menginstruksikan Vendor untuk mengawal bongkar kapal, sementara Bagian Logistik memonitor pembongkaran muatan. Vendor melaksanakan pembongkaran muatan dan mengirimkan berita acara bongkar muat kepada Bagian Pemasaran, Agen, dan Klien. Kemudian Klien melakukan proses vacum dan sounding darat, selanjutnya hasil sounding dikirimkan ke Bagian Logistik. Lihat gambar 3.23 3.7.5 Penagihan (billing) Penagihan pada kegiatan penjualan atau pemasaran komoditas dilakukan kepada PTPN sebagai perusahaan yang memiliki produk komoditas sekaligus pemegang saham PT. KPB Nusantara. PT. KPB Nusantara memiliki hak imbal jasa sebesar 0,25% atas penjualan komoditas yang dilakukan. 1. PT. KPB Nusantara melakukan rekonsiliasi piutang dengan PTPN dan pembeli Lihat gambar 3.24 2. Bagian Pemasaran memantau pembayaran dari pembeli kepada PTPN. Apabila sudah dibayar kepada PTPN, maka Bagian Keuangan akan menerima laporan realisasi dan penyerahan lokal teh untuk perhitungan fee dan berita acara perhitungan fee dari Bagian Pemasaran. selanjutnya Bagian Keuangan menandatangani berita acara penyerahan dokumen. Lihat gambar 3.25 3. Bagian Keuangan mengirimkan invoicedan faktur pajak kepada PTPN Adapun penagihan pada jasa pengangkutan (logistik) sebagai berikut : 1. Pada pengangkutan menggunakan kapal, Bagian Logistik Membuat memo penagihan jasa angkutan kepada Bagian Keuangan dilampiri dokumen invoice, fixture note, shipping instruction, dan B/L manifest selanjutnya Bagian Keuangan membuat invoice penagihan freight dan 53 mengirim dokumen penagihan berupa invoice dan faktur pajak kepada Klien. Lihat gambar 3.26 2. Pada pengangkutan menggunakan angkutan darat, Bagian Logistik membuat memo penagihan jasa angkutan kepada Bagian Keuangan, selanjutnya Bagian Keuangan membuat invoicedan faktur pajak kepada agen. 3.7.6 Penerimaan kas Penerimaan kas pada bisnis imbal jasa PT. KPB Nusantara adalah sebagai berikut : 1. PTPN melakukan pembayaran fee kepada PT. KPB Nusantara melalui rekening Bank 2. Kasir pada Bagian Keuangan melakukan pengecekan rekening koran Penerimaan kas pada bisnis logistik untuk angkutan laut, PT. KPB Nusantara adalah sebagai berikut : 1. Pembeli sebagai pengguna jasa logistik melakukan rekening bank 2. Kasir pada Bagian Keuangan melakukan pengecekan rekening koran Penerimaan kas pada bisnis logistik untuk angkutan darat, PT. KPB Nusantara adalah sebagai berikut : 1. Agen melakukan pembayaran fee kepada PT. KPB Nusantara melalui rekening Bank 2. Kasir pada Bagian Keuangan melakukan pengecekan rekening koran 3.7.7 Pencatatan Pencatatan atas penerimaan kas sebagai berikut 1. Bagian akuntansi melakukan pencatatan piutang kepada PTPN pada saat melakukan penagihan. Flowchart proses dan dokumen siklus pendapatan pada PT. KPB Nusantara mulai dari prosedur sales order hingga prosedur penagihan dapat dilihat pada gambar 3.2 sampai gambar 3.26 54 Mulai Prosedur Pendaftaran Pembeli Prosedur Informasi Penjualan Teh (Gambar 3.3) Prosedur Informasi dan Analisa Harga Teh (Gambar 3.4) Prosedur Persiapan Auction Teh (Gambar 3.6) Prosedur Quality Control (Gambar 3.5) Prosedur Penentuan Price Idea (Gambar 3.7) Prosedur Auction Teh (Gambar 3.8) Prosedur Laporan penjualan Harian dan Laporan Hasil Auction (Gambar 3.9) Prosedur Pembuatan Sales Contract Teh (Gambar 3.10) Prosedur Pengapalan Prosedur Monitoring Pelaksanaan Sales Contract (Gambar 3.12) Prosedur Klaim Mutu Teh (Gambar 3.11) Ya Ada klaim ? Tidak A Prosedur Imbal Jasa (Gambar 3.25) Prosedur Rekonsiliasi (Gambar 3.24) Selesai Gambar 3.2 - Bagan Proses Siklus Pendapatan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara 55 A Prosedur informasi kargo (Gambar 3.13) ProsedurAnalisa Harga Pokok (Gambar 3.14) Prosedur Manajemen Risiko (Gambar 3.15) Prosedur Penawaran Harga Jasa Angkutan (Gambar 3.16) Prosedur Permintaan Alat Angkutan (Gambar 3.17) Prosedur Pengadaan Prosedur Penerbitan Fixture Note (Gambar 3.18) Prosedur Pelaksanaan Pemuatan (Gambar 3.19) Prosedur Pelaksanaan Pengangkutan (Gambar 3.20) Prosedur Kapal Labuh (Gambar 3.21) Prosedur Kapal Sandar (Gambar 3.22) Prosedur Kapal Bongkar (Gambar 3.23) Prosedur Penagihan Jasa Angkutan (Gambar 3.26) Selesai Gambar 3.2 (Lanjutan) - Bagan Proses Siklus Pendapatan PT. Kharisma Pemasaran Bersama Nusantara 56 Gambar 3.3 - Prosedur Informasi Penjualan Teh Gambar 3.4 - Prosedur Informasi dan Analisa Harga Komoditi Teh 57 Gambar 3.5 - Prosedur Quality Control Gambar 3.6 - Prosedur Persiapan AuctionTeh 58 Gambar 3.7 - Prosedur Penentuan Price Idea Teh Gambar 3.8 - Prosedur Auction Teh 59 Gambar 3.9 - Prosedur Laporan Hasil Auction Teh dan Laporan Penjualan Harian Gambar 3.10 - Prosedur Pembuatan Sales Contract Teh 60 Gambar 3.11 – Prosedur klaim mutu teh Gambar 3.12 - Prosedur Monitoring Pelaksanaan Sales Contract 61 Gambar 3.13 - Prosedur Informasi Kargo Gambar 3.14 - Prosedur Analisa Harga Pokok Penjualan 62 Gambar 3.15 - Prosedur Manajemen Risiko Logistik Gambar 3.16 - Prosedur Penawaran Jasa Angkutan 63 Gambar 3.17 - Prosedur Permintaan Alat Angkutan Gambar 3.18 - Prosedur Penerbitan Fixture Note 64 Gambar 3.19 - Prosedur Pelaksanaan Pemuatan Gambar 3.20 - Prosedur Pelaksanaan Pengangkutan 65 Gambar 3.21 - Prosedur Kapal Labuh Gambar 3.22 - Prosedur Kapal Sandar 66 Gambar 3.23 - Prosedur Kapal Bongkar Gambar 3.24 - Prosedur Rekonsiliasi Komoditi Teh 67 Gambar 3.25 - Prosedur Imbal Jasa Gambar 3.26 - Prosedur Penagihan Jasa Angkutan 68 3.8 Metode Penelitian Metode penelitian yang akan digunakan berupa : a. Studi Literatur (literature research) Penelitian ini dilakukan untuk memperoleh data dengan cara mempelajari buku, literatur, dan sumber lain yang berhubungan dengan masalah yang akan diteliti untuk memperoleh landasan teori b. Observasi Observasi dilakukan secara langsung terhadap penelitian untuk melengkapi data yang diperlukan dan mengamati proses dari penjualan dan pemasaran. c. Wawancara Wawancara dilakukan kepada pimpinan dan staf yang berwenang dan terkait langsung dengan penjualan dan pemasaran. d. Dokumentasi Mempelajari dokumen perusahaan guna memperoleh data yang terpercaya terkait penjualan dan pemasaran e. Analisis Membandingkan antara informasi atau data dari literatur dengan kenyataan pada praktik operasional pada perusahaan dan kebijakan perusahaan.
