akreditasi penjaminan mutu pengadilan negeri

Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
1. Latar Belakang
1) Sertifikasi Manajemen Mutu ISO 9001: 2008 Pengadilan Negeri Bau
Bau, Pengadilan Negeri Mempawah dan terakhir Pengadilan Negeri
Jakarta, Pengadilan Negeri Cibinong dan Pengadilan Negeri
Sleman.
2) Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum MA RI memberikan
apresiasi yang tinggi atas upaya untuk memperoleh pengakuan dari
lembaga penilai indepanden melalui audit penjaminan mutu sesuai
standar internasional dengan menggunakan anggaran swadaya.
3) Tidak semua pengadilan negeri mampu untuk menyediakan
anggaran swadaya tersebut apabila tidak disediakan oleh DIPA
pengadilan negeri.
2
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
Direktur Jenderal Badan Peradilan Umum membentuk Tim Akreditasi
Internal dengan Surat Keputusan nomor. 1639/DJU/SK/OT01.1/9/2015
untuk melalukan penilaian dan penjaminan mutu pada pengadilan
negeri dan pengadilan tinggi seluruh Indonesia sesuai standar
sertifikasi ISO 9001 : 2008, diperkaya dengan penerapan International
Framework for Court Excellent, Pelaksanaan Reformasi Birokrasi
(PRB), Standar Pengawasan dari Badan Pengawasan Mahkamah
Agung, pembangunan Zona Integritas dan Standar Penilaian yang
pernah dilakukan oleh Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
pada tahun 2014. Tim ini juga diharapkan dapat bekerja sebagaimana
Badan Akreditasi lainya seperti Badan Akreditasi Perguruan Tinggi
(BAN PT) dan Badan Akreditasi Rumah Sakit (BAN RS) dalam
memberikan standar penilaian kepada pengadilan negeri dan juga
pengadilan tinggi.
3
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
2. Tujuan :
Tujuan Akreditasi Penjaminan Mutu ini adalah untuk
mewujudkan Performa/Kinerja Peradilan Indonesia Yang
Unggul/Prima (Indonesia Court Performance Excellent –
ICPE)
4
Tim Akreditasi Penjaminan Mutu
Direktorat Jenderal Badan Peradilan Umum
3. Lingkup Kegiatan ini meliputi :
1) Perumusan standarisasi sistem manajemen mutu
pelayanan Pengadilan secara lengkap dan
menyeluruh.
2) Penyusunan Pedoman Akreditasi Penjaminan Mutu
Badan Peradilan Umum.
3) Sosialisasi Pedoman Akreditasi Penjaminan Mutu
Badan Peradilan Umum ke seluruh pengadilan negeri
dan pengadilan tinggi seluruh Indonesia.
4) Pelaksanaan Akreditasi Penjaminan Mutu pada
pengadilan tinggi dan pengadilan negeri seluruh
Indonesia.
5
5) Penyusunan laporan seluruh kegiatan Akreditasi
Penjaminan Mutu Badan Peradilan Umum.
ICPE DAPAT DICAPAI MELALUI :
1. EVALUASI DIRI (SELF EVALUATION)
Merupakan kegiatan refleksi terhadap keadaan diri
sendiri berdasarkan data maupun fakta yang ada, baik
itu kekuatan, keterbatasan, peluang/kesempatan dan
ancaman (strength, limitation, opportunity and threat)
yang dilaksanakan oleh seluruh jajaran pada
pengadilan dan ditindaklanjuti dengan membangun
semangat perubahan (Improvement to Change)
2. AKREDITASI (ACREDITATION)
Merupakan suatu penilaian menyeluruh yang dilakukan
oleh Tim Audit Penjaminan Mutu (TAPM) Ditjen Badilum
untuk menentukan peringkat pengakuan terhadap
kualitas
penyelenggaraan
seluruh
aktivitas
penjaminan mutu pada pengadilan tinggi dan
pengadilan negeri.
3. SERTIFIKASI (CERTIFICATION)
Merupakan keputusan Komite Pengambil Keputusan
Akreditasi Ditjen Badilum
atas penilaian hasil
audit/assessment pengadilan tinggi atau pengadilan
negeri dalam bentuk pemberian sertifikat akreditasi.
PEMBINA
Dirjen Badilum
Struktur TAPM Badilum.
H. Herri Swantoro SH. MH.
Sekretaris Dirjen Badilum
KETUA TIM AKREDITASI
PENJAMINAN MUTU
PERADILAN UMUM
Drs. Wahyudin M.Si
Dr. Zarof Ricar, SH, S.Sos, M.Hum
KOORDINATOR TEKNIKAL
QUALITY
MANAGEMENT
REPRESENTATIVE
PENANGGUNG JAWAB
Ingan Malem Sitepu, SH
KOORDINATOR
OPERATION
Partini, SH
Ahmad Hakir, SH, MH
WAKIL KOORDINATOR
TEKNIKAL
H. Maliki, SH
WAKIL QMR
WAKIL KOORDINATOR
OPERATION
Kurnia Arry S. SE, SH
ASISTEN/ASESSOR
STAFF OPERATION
Krisna Sofiadi, SH
Rudi Faizal
N. Andreas Purba, SE
Sigit Tri Nugroho, SE
Tati Hartati, SH
Marsudin Nainggolan
Fardi Faisal, SE
STAFF TECHNICAL
Nurbaeti, A.Md
Suwarni
INTERNAL AUDITOR
DOCUMENT CONTROL
Agung Sulistiyono
Arif Sapto Nugroho
Syamsul Arief.
Sainal Akbar
Roslina Napitupulu, SH, MH
Edwin Ruliawan, SH. MH
Aris Priyanto, ST
Arif Hidayat, S.Kom
Nurlena, SH
Friska Viradiba, S.Psi
Barita Sinaga
Auditor/Asessor Ditjen
Badilum
TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN TINGGI (PMPT)
KETUA TIM PENJAMINAN
MUTU PENGADILAN TINGGI
KPT
QUALITY MANAGER
REPRESENTATIVE (QMR)
KOORDINATOR TEKNIK
KOORDINATOR OPERASIONAL
PANITERA PT
SEKRETARIS PT
WKPT
ASISTEN/ASESSOR
INTERNAL AUDITOR (IA)
DOCUMENT CONTROL
(DC)
HAKIM TINGGI
HAKIM TINGGI
HAKIM TINGGI YANG
DITUGASKAN SBG AUDITOR
INTERNAL
KABAG UMUM &
KEUANGAN PT
HAKIM TINGGI
SEKRETARIS PT
PANITERA PT
TIM PENJAMINAN MUTU PENGADILAN NEGERI (PMPN)
KETUA TIM PENJAMINAN
MUTU PENGADILAN NEGERI
(PMPN)
KPN
QUALITY MANAGER
REPRESENTATIVE (QMR)
WKPN
INTERNAL AUDITOR (IA)
TIM SURVEI KEPUASAN
PELANGGAN
HAKIM PENGAWAS BIDANG
DOCUMENT CONTROL
(DC)
SEKRETARIS PN
PANMUD HUKUM
Tugas Top Manager adalah:
1.
Mengupayakan dan menjamin agar lingkungan kerjanya terkendali.
2.
Menetapkan Kebijakan Mutu serta Sasaran Mutu di Pengadilan Tinggi.
3.
Memastikan Kebijakan dan Sasaran Mutu dipahami dan diterapkan di seluruh
bagian.
4.
Mengkomunikasikan kepada seluruh jajaran Pengadilan mengenai
pentingnya memenuhi standar pelayanan serta ketentuan maupun
peraturan yang berlaku.
5.
Memastikan tersedianya Sumber Daya yang diperlukan.
6.
Memastikan bahwa persyaratan pelanggan ditetapkan dan dipenuhi dengan
tujuan pencapaian kepuasan pelanggan
7.
Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang dengan dibantu oleh
bagian kepegawaian.
8.
Mengupayakan agar komunikasi dengan bawahannya dipastikan berjalan
lancar.
9.
Top Manager memfasilitasi dilakukannya Rapat Tinjauan Manajemen setiap
3 bulan sekali untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifan
yang berkesinambungan penerapan sistem manajemen mutu.
10.
Berkoordinasi dengan TAPM Badilum dalam menjalankan tugasnya.
Tugas Management Representative adalah:
1.
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT.
2.
Sebagai penanggung jawab kegiatan Internal Audit
3.
Memastikan sistem dokumentasi berjalan dengan baik.
4.
Mengembangkan sistem manajemen mutu sesuai persyaratan standart.
5.
Menjamin sistem dilaksanakan secara efektif pada semua fungsi dan
berkesinambungan.
6.
Mengupayakan peningkatkan kesadaran/pemahaman pegawai dalam sistem
manajemen mutu
7.
Membina hubungan dengan pihak eksternal untuk hal-hal yang berkaitan
dengan sistem manajemen mutu.
8.
Mengusulkan pelatihan-pelatihan yang diperlukan oleh pegawai/hakim.
9.
Melakukan komunikasi mutu kepada seluruh pegawai/hakim.
10. Membuat
laporan kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu PT tentang kinerja
Tim Penjaminan Mutu PT sebagai bahan koreksi/perbaikan.
KOORDINATOR TEKNIK :
1.
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan Mutu
PT.
2.
Menunjuk/menentukan teknikal (Assessor atau Assistensi) ke
setiap project audit Akreditasi Penjaminan Mutu dengan mengacu
pada kompetensi, bebas dari konflik kepentingan dan ketersediaan
sumber daya yang ada .
3.
Memastikan pelaksanaan audit Akreditasi Penjaminan Mutu
berjalan sesuai prosedur
4.
Memonitoring dan mengevaluasi pelaksanaan seluruh project audit
Akreditasi Penjaminan Mutu.
5.
Merencanakan dan membuat program audit satu siklus Akreditasi
Penjaminan Mutu dan mengevaluasi keefektifannya.
6.
Melakukan evaluasi dan monitoring secara periodik terhadap
teknikal (Assessor atau Assistensi) .
7.
Melaksanakan proses rekrutmen dan evaluasi awal Teknikal
(Assessor atau Assistensi).
8.
Melakukan Review terhadap laporan hasil audit Akreditasi
Penjaminan Mutu yang dilaksanakan oleh Assessor.
9.
Sebagai salah satu anggota pengambil keputusan Akreditasi
Penjaminan Mutu
10.
Membuat laporan kepada ketua Tim Penjaminan Mutu PT tentang
kegiatan Teknikal secara periodik.
KOORDINATOR OPERASIONAL :
1.
Bertanggung jawab langsung kepada Ketua Tim Penjaminan
Mutu PT.
2.
Membuat kebijakan kebutuhan operasional proses Akreditasi
Penjaminan Mutu PN.
3.
Memastikan proses pendataan Akreditasi Penjaminan Mutu
berjalan sesuai prosedur
4.
Bertanggungjawab atas penyediaan akomodasi dan transportasi
Tim dalam melakukan Akreditasi Penjaminan Mutu PN.
5.
Membuat program/jadwal pelaksanaan Akreditasi Penjaminan
Mutu PN.
6.
Sebagai salah satu anggota pengambil keputusan Akreditasi
Penjaminan Mutu PN.
7.
Membuat laporan kepada ketua Tim Penjaminan Mutu tentang
kegiatan operasional secara periodik.
Tugas Tim Audit Internal adalah:
1.
Melakukan audit internal untuk memastikan sistem
manajemen mutu diimplementasikan secara efektif dan
hasilnya sesuai dengan yang telah direncanakan secara
sistematis, objektif, terencana dan terdokumentasi serta
mengedepankan integritas dan independensi.
2.
Membuat rencana audit dengan mempertimbangkan
tingkat kepentingan dan kekritisan unit yang akan diaudit
3.
Melakukan audit sesuai dengan prosedur audit yang telah
ditetapkan, yaitu 6 bulan sekali.
4.
Mengevaluasi efektivitas hasil audit terdahulu.
5.
Melaporkan hasil audit internal kepada Management
Representative.
Tugas Document Control adalah:
1. Bertanggung jawab langsung kepada Quality Management
Representative (QMR)/wakil.
2. Melakukan penyimpanan arsip hasil kegiatan akreditasi
penjaminan mutu.
3. Melakukan control terhadap kesesuaian dokumen yang
beredar.
4. Menjadi pusat data dokumentasi tim akreditasi
penjaminan mutu.
5. Memastikan kecukupan dokumentasi.
6. Memastikan system dokumentasi berjalan dengan baik.
7. Membuat laporan kepada wakil atau Quality Management
Representative (QMR) tentang kegiatan dokumentasi Tim
Akreditasi Penjaminan Mutu .
Tugas Tim Survei Kepuasan Pelanggan
adalah:
1) Mengidentifikasi dan memahami persyaratan
yang diminta oleh setiap pelanggan.
2) Tim survey kepuasan pelanggan bertanggung
jawab untuk mengkomunikasikan kepada
seluruh staf unit mengenai persyaratan
pelanggan.
3) Melakukan survei kepuasan pelanggan secara
periodik.
4) Menganalisis hasil survei sebagai
rekomendasi perbaikan.
5) Membuat laporan hasil survei kepuasan
pelanggan dan melaporkannya kepada Top
Manager dan Management Representative.
PENJAMINAN MUTU :
Serangkaian proses yang saling berhubungan untuk
mengumpulkan, menganalisis dan melaporkan data
mengenai
kinerja
dan
pelayanan
untuk
ditindaklanjuti dengan program peningkatan mutu
secara berkelanjutan.
KEBIJAKAN MUTU :
1.
Kebijakan resmi dan tertulis dari pimpinan
organisasi
tentang
komitmen
dalam
memperhatikan dan mempertimbangkan aspekaspek
mutu
dalam
aktifitas
keseharian
organisasi.
2.
Tujuan dan arahan sebuah organisasi secara
menyeluruh yang terkait dengan mutu yang
dinyatakan secara resmi oleh pimpinan puncak
(ISO 9001:2008)
3.
Kebijakan mutu merupakan bentuk komitmen
organisasi kepada para pelanggannya terkait
kualitas, perbaikan berkesinambungan, capaian
sasaran mutu dan kebutuhan pelanggan.
CONTOH KEBIJAKAN MUTU :
1.
Kami PT ABCD akan konsisten menyediakan
produk dan layanan yang dapat memenuhi
kebutuhan dan harapan dari pelanggan.
2.
Pengadilan Negeri Mempawah bertekad
mengoptimalkan kualitas pelayanan yang
berkeadilan kepada masyarakat pencari keadilan
di wilayah hukum Pengadilan Negeri Mempawah.
SASARAN MUTU :
Goal atau target dari suatu organisasi dalam melakukan
suatu proses yang ingin dicapai dalam jangka waktu
tertentu.
Metode yang sering digunakan dalam menyusun sasaran
mutu adalah SMART (specific, measurable, Achievable,
Relevan, Time-Bound).
Contoh Sasaran Mutu :
Mengurangi produk reject untuk hasil proses produksi
sebesar 2 % dalam waktu 3 bulan.
Skema Akreditasi
ALUR AKREDITASI PENGADILAN
Y
Submit
Doc
Tinjauan
persyaratan
doc
Audit
Lapangn
Komite
Keputusan
Akreditasi
N
PT /
PN
Surv 1
Assistens
Laporan
Audit
Surveillanc
Surv 2
Re Akdreditasi
Siklus Akreditasi selama 3 tahun
KRITERIA PENILAIAN
INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT

Kriteria 1 : Leadership --------------------200

Kriteria 2 : Strategic Planning -----------100

Kriteria 3 : Customer Focus -------------200

Kriteria 4 : Document System -----------100

Kriteria 5 : Resource Management -----100

Kriteria 6 : Process Management -------200
Kriteria 7 : Performance Results --------100
-------------------------------------------------------------Total : 1000

KRITERIA PENILAIAN
INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT

Kriteria 1
: Leadership
Komitmen Manajemen
Kebijakan Mutu
TJ, Wewenang dan Komunikasi
Tinjauan Manajemen

Kriteria 3
: Customer Focus
Proses berkait dg pelanggan
Komunikasi pelanggan
Produk milik pelanggan

Kriteria 6
: Proses Manajemen
Pengendalian proses
KRITERIA PENILAIAN
INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT

Kriteria 2
: Strategic Planning
Perencanaan sist manajemen mutu
Realisasi Produk
Analisa dan perbaikan

Kriteria 4
: Document System
Persyaratan Dokumen
Pengelolaan Dokumen

Kriteria 5
: Resource Management
Sumberdaya manusia
Sumberdaya Infrastruktur
Sumberdaya lingkungan
KRITERIA PENILAIAN
INDONESIA COURT PERFORMANCE EXCELLENT
DITITIKBERATKAN PADA :

Kriteria 7 : Performance Result.
Pengawasan dan Pengendalian
Analisis data dan Perbaikan
QM 9004 Scoring & Hierarchy
• DISCLAIMER (0-299) = D
• Improvement Commitment (300-499) = C
• Performance Management (500-699) =B
1
0
• Business Excellence (700-1000) = A
8
6 4
3 1
1
0
1
0
9
7
Excellence
5
Results &
Improvement
2
Deployment
Approach
0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
3 Levels of ICPE
National Quality Award Level
P
Business Excellence Level
• Above 700 Points on 1000 scale
• Min 50% is required in each Category
• All Category to be assessed
Performance Management Level
• Above 500 Points on 1000 scale
• Min 30% is required in each Category
• All Category to be assessed
Improvement Commitment Level
• Above 300 Points on 1000 scale
• One significant improvement project completed
• Assessment of Category 1,2 & 7 are optional
T