2. PKM RMIS - kiec web portal

[PKM - RMIS] December 1, 2011
DIVISI PENGEMBANGAN BISNIS DAN MANAJEMEN RISIKO
PT. KRAKATAU INDUSTRIAL ESTATE CILEGON
PKM - RMIS
RISK MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM
Fasilitator
=
Maryono
(0000023)
Ketua
=
Leila
(0000034)
Sekretaris
=
Aby Mufassir
(MT00009)
Anggota
=
Aries Pratama P
(0000149)
PT. KRAKATAU INDUSTRIAL ESTATE CILEGON
Wisma Krakatau Lt.1 – Jl.KH.Yasin Beji No.06 Cilegon-Banten 42435
Web-Site. Http://www.kiec.co.id, Email: [email protected], [email protected]
DIVISI PBMR
Page 1
[PKM - RMIS] December 1, 2011
JUDUL :
EFISIENSI WAKTU DAN MEMPERMUDAH
PENGIDENTIFIKASIAN RISIKO PERUSAHAAN
PROFIL PKM RMIS
Fasilitator
Nama Kelompok
: RMIS
Ketua
(Risk Management Information System)
Sekretaris
Dibentuk
: 03 Agustus 2011
Anggota
Jumlah Pertemuan
: 20 Kali
Lama Pertemuan
: 1-2 Jam
Presentase Kehadiran
: 90%
: Maryono (PBMR)
: Leila (PBMR)
: Aby.M (PBMR)
: Aries (IT PSP)
VISI
Pemain Properti Nasional yang terkemuka
MISI
Menyediakan Properti Industri, Komersial, Hunian dan Infrastruktur terkait yang
memberikan Solusi bagi Investor, Pelanggan dan Pihak-Pihak terkait lainnya
KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI PBMR
DIVISI PBMR
Page 2
[PKM - RMIS] December 1, 2011
KEBERADAAN PKM DALAM STRUKTUR ORGANISASI DIVISI PSP
JADWAL KEGIATAN :
DIVISI PBMR
Page 3
[PKM - RMIS] December 1, 2011
PLAN
LANGKAH 1 : MENGIDENTIFIKASI MASALAH
1.1 MENENTUKAN TEMA
Risiko adalah potensi masalah yang melekat dalam setiap aktifitas dan dapat
berdampak negatif apabila tidak dikelola dengan benar.
Sedangkan Manajemen
Risiko adalah sebuah proses terus menerus yang diinisiatif oleh BOD dan dijalankan
dengan melibatkan semua entitas perusahaan dengan tujuan mengidentifikasi potensi
risiko dan mengelola risiko sehingga memberikan jaminan yang lebih pasti dan
terukur dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Tahapan proses dalam mengimplementasikan manajemen risiko dalam
perusahaan meliputi langkah-langkah berikut :
1.
Penetapan Tujuan dan Sasaran Kerja, oleh Pemilik Risiko
2.
Identifikasi Risiko dan Sumber Risiko, oleh Pemilik Risiko
3.
Penilaian/Pengukuran Risiko, oleh Dinas MR.
4.
Penetapan Tindakan Mitigasi Risiko, oleh Pemilik Risiko dan Dinas MR
5.
Monitoring Tindakan Mitigasi Risiko, oleh Dinas MR dan SPI
Berdasarkan hasil evaluasi dan diskusi kelompok PKM RMIS, diidentifikasikan
dalam penyelesaian pekerjaan di Dinas Manajemen Risiko-Divisi PBMR, aktivitas
pengelolaan risiko yang dilakukan membutuhkan waktu yang cukup signifikan dan
memerlukan ketelitian karena ada kemungkinan terjadi kekeliruan dalam
pelaksanaannya. Untuk itu kami mencoba mencari solusi agar aktivitas pengelolaan
risiko yang dilakukan dapat berjalan lebih efektif dengan hasil yang lebih akurat.
Sebagai parameter perbaikan digunakan parameter waktu, dan untuk mengetahui
seberapa besar perubahan yang dapat dicapai, dilakukan simulasi pengukuran waktu
terkait dengan aktifitas-aktifitas dalam melakukan pengelolaan risiko.
DIVISI PBMR
Page 4
[PKM - RMIS] December 1, 2011
Berikut data penyelesaian pekerjaan saat ini :
Dari tabel di atas dapat dilihat bahwa tahapan proses yang memakan waktu terlama
dan yang dapat dikendalikan oleh Divisi PBMR (c.q. Dinas MR) adalah pada tahapan
penilaian/pengukuran risiko, yaitu 774 menit untuk sejumlah 270 Risiko yang
teridentifikasi.
DIVISI PBMR
Page 5
[PKM - RMIS] December 1, 2011
Berdasarkan Diagram Pareto diatas, maka Kelompok PKM RMIS memfokuskan
untuk melakukan perbaikan pada tahapan proses penilaian/pengukuran risiko sehingga
proses yang dilakukan dapat diselesaikan dengan waktu lebih cepat dan hasil yang lebih
akurat. Untuk itu PKM ini memberikan Tema :
“Menurunkan Waktu Dan Meningkatkan Keakuratan Proses
Penilaian/Pengukuran Risiko Di Dinas Manajemen Risiko”
DIVISI PBMR
Page 6
[PKM - RMIS] December 1, 2011
1.2 MENENTUKAN TARGET
Dasar penentuan target efisiensi waktu adalah berdasarkan Pengolahan Data Risiko
perusahaan pada bulan Juli 2011
Dengan Optimisme yang besar kami dari PKM RMIS mempunyai komitment
untuk dapat mempercepat waktu Pengolahan Data sebesar 40% dari waktu yang
dibutuhkan sebelumnya selama 774 Menit (12 Jam) menjadi 464 Menit.
DIVISI PBMR
Page 7
[PKM - RMIS] December 1, 2011
PLAN
LANGKAH 2 : MENGANALISA AKAR PENYEBAB MASALAH
Dari Diagram Fishbone di atas dapat disimpulkan bahwa yang menjadi akar
penyebab masalah dari aktifitas pengukuran/penilaian risiko perusahaan adalah sbb:
DIVISI PBMR
Page 8
[PKM - RMIS] December 1, 2011
PLAN
LANGKAH 3 : MENENTUKAN FAKTOR PENYEBAB DOMINAN
Uji Hipotesa Faktor Penyebab Dominan Tingginya Waktu Pendataan Risiko
Perusahaan :
NO
Faktor Dominan
Uji Hipotesa
1
Proses pengolahan data
tergantung pada
personel tertentu
Dari sekian banyak risiko yang berasal dari seluruh
unit kerja membuat file penyimpanan risiko menjadi
tidak terpusat sehingga menyebabkan pengolahan
data harus dilakukan oleh personel tertentu.
2
Banyak file risiko yang
tersimpan di folderfolder direktori PC
Dari permasalahan tidak terpusatnya pendataan risiko
membuat banyak file yang tersimpan sehingga
menyebabkan space hardisk bertambah banyak.
3
Pengolahan data masih Karena penentuan level risiko masih manual
membandingkan data (Ms.Excell) tidak menyediakan fitur visualisasi
tabel ke matriks
kuadran risiko.
4
Risiko belum dianggap Kurangnya kepedulian karyawan terhadap risiko kerja
penting.
menambah masalah yang belum terselesaikan
sehingga menyebabkan lamanya waktu pengumpulan
data risiko.
DIVISI PBMR
Page 9
[PKM - RMIS] December 1, 2011
PLAN
LANGKAH 4 : MEMBUAT RENCANA PERBAIKAN
NO
Akar Penyebab
Why
What
Where,When,Who
How
1
Histori risiko tidak
terkelola dengan
baik
Proses
pengolahan
data
tergantung
pada
personel
tertentu
File tidak
terpusat
Divisi PBMR,
Desember 2011,
Aries
Divisi PBMR
dengan Risk
Owner
2
Space Hardisk
boros
Belum ada
database
yang
menyimpan
file-file
risiko
Banyak
menyimpan
File
Divisi PBMR,
Desember 2011,
Aries
Divisi PBMR
dengan Risk
Owner
3
Hasil pengukuran
tidak akurat
Belum ada
Otomatisasi
kuadran
Kuadran
risiko
Divisi PBMR,
Desember 2011,
Aries
Divisi PBMR
dengan Risk
Owner
4
Kurangnya
Kurangnya
kesadaran karyawan sosialisasi
akan Risiko kerja
Sosialisai
Divisi PBMR,
Desember 2011.
Divisi PBMR
dengan Risk
Owner
DIVISI PBMR
Page 10
[PKM - RMIS] December 1, 2011
DO
LANGKAH 5 : MELAKSANAKAN PERBAIKAN
NO
1
2
Akar Penyebab
Histori risiko
tidak terkelola
dengan baik
Space Hardisk
boros
DIVISI PBMR
Tindakan Perbaikan
SEBELUM
SETELAH
Pendataan
risiko
yang
berkaitan dengan unit kerja
masing-masing
membuat
pendataan
risiko
tidak
terpusat
sehingga
tidak
terkelola dengan baik. Dan
juga
keidakseragaman
pengisian data risiko karena
masih
menggunakan
Ms.Excell.
Pendataan
menggunakan
Aplikasi VB0.6 sehingga
pengelolaan data risiko
menjadi terpusat menjadi
satu aplikasi saja.
SEBELUM
SETELAH
Dengan menggunakan Ms
Excell
megakibatkan
pendataan
Risiko
membutuhkan banyak file.
Hanya satu File Aplikasi saja
yaitu Aplikasi Visual Basic.
Menu Utama Aplikasi :
Input Data, Kuadran Risiko
dan Cari Data.
Page 11
[PKM - RMIS] December 1, 2011
3
Hasil pengukuran
tidak akurat
SEBELUM
SETELAH
Karena pendataan masih Setelah
adanya
system
manual tentu saja keakuratan aplikasi RMIS membuat
data tidak terjamin.
proses pengukuran risiko
menjadi lebih akurat.
- Form Input Data Risiko,
untuk memasukan data risiko
baru. Di dalam form input
ini juga disertai dengan
kuadran
risiko
yang
memudahkan kita untuk
dapat mengetahui di level
berapa Risiko yang baru saja
kita input
Input Kuadran Risiko
Input Data Risiko
-Pencarian Data Risiko
merupakan salah satu menu
utama
yang
berfungsi
memudahkan kita untuk
melakukan
pencarian
berdasarkan field yang kita
inginkan. Contoh : untuk
mencari Risiko berdasarkan
Level
tertinggi
sampai
terendah,
berdasarkan
klasifikasi, dll.
DIVISI PBMR
Page 12
[PKM - RMIS] December 1, 2011
Setelah kita klik salah satu
kuadran yang kita ingin tahu
risiko apa saja yang terdapat
pada salah satu kuadaran
kemudian akan muncul
report seperti di bawah ini
- Kuadran Risiko/Risk
Maping yang menunjukan
secara
visual
Risiko
perusahaan berada di setiap
level dan disertai juga
dengan jumlah Risiko yang
terdapat dari masing-masing
Risiko sehingga kita dapat
langsung mengetahui Risiko
prioritas.
DIVISI PBMR
Page 13
[PKM - RMIS] December 1, 2011
CHECK
LANGKAH 6 : MENELITI HASIL PERBAIKAN
Berikut Ini Adalah Data Perbandingan Aktifitas Pendataan Risiko Perusahaan
Sebelum Dan Sesudah Perbaikan :

Data Sebelum Perbaikan :
DIVISI PBMR
Page 14
[PKM - RMIS] December 1, 2011

Data Setelah Perbaikan
DIVISI PBMR
Page 15
[PKM - RMIS] December 1, 2011
Dari data perbandingan sebelum dan sesudah perbaikan di atas dapat dilihat bahwa
perbaikan waktu menjadi lebih cepat pada aktifitas penilaian pengukuran risiko, karena
memang pembuatan system aplikasi ini hanya di targetkan minimasi waktu pada saat
aktifitas pengukuran penilaian risiko saja, hal ini dikarenakan untuk aktifitas yang lain
tidak bisa kami control karena aktifitas yang bersangkutan masih sangat tergantung
kepada risk owner masing-masing.
Hasil perbaikan yang telah kami lakukan terbukti dapat mempercepat
pengukuran penilaian risiko perusahaan, dari kondisi sebelum selama 774 Menit ( 12 Jam
54 Menit) dan di targetkan menjadi 464 Menit (40%) dan ternyata hasil perbaikan bisa
melewati target yaitu 420 Menit atau dapat mempercepat waktu pendataan data sebesar
46%.
DIVISI PBMR
Page 16
[PKM - RMIS] December 1, 2011
ACTION
LANGKAH 7 : STANDARISASI
7.1
STANDAR PROSEDUR
NO
Standarisasi
PIC
1
Log In User untuk dapat masuk ke aplikasi RMIS :
2
Menu Utama Aplikasi memiliki tiga menu yaitu : Input Ahli Pertama
Data, Kuadran Risiko dan Cari Data.
Manajemen Risiko
3
Form Input Data Risiko, untuk memasukan data risiko Ahli Pertama
baru. Di dalam form input ini juga disertai dengan kuadran Manajemen Risiko
risiko yang memudahkan kita untuk dapat mengetahui di
level berapa Risiko yang baru saja kita input :
4
Kuadran Risiko/Risk Maping yang menunjukan secara Ahli Pertama
visual Risiko perusahaan berada di setiap level dan disertai Manajemen Risiko
juga dengan jumlah Risiko yang terdapat dari masingmasing Risiko sehingga kita dapat langsung mengetahui
Risiko dari setiap level. Dan setelah kita klik salah satu
kuadran yang kita ingin tahu risiko apa saja yang terdapat
pada salah satu kuadaran kemudian akan muncul report
seperti di bawah ini :
5
Pencarian Data Risiko merupakan salah satu menu utama Ahli Pertama
yang berfungsi memudahkan kita untuk melakukan Manajemen Risiko
pencarian berdasarkan field yang kita inginkan. Contoh :
untuk mencari Risiko berdasarkan Level tertinggi sampai
terendah, berdasarkan klasifikasi, dll.
DIVISI PBMR
Ahli Pertama
Manajemen Risiko
Page 17
[PKM - RMIS] December 1, 2011
7.2
STANDAR HASIL
Waktu Pengolahan Data Risiko PT.Krakatau
Industrial Estate Cilegon Tidak Lebih Dari 420 Menit.
DIVISI PBMR
Page 18