THE RECOMMENDATION PHASE Titien S. Sukamto

THE RECOMMENDATION PHASE
Titien S. Sukamto
THE RECOMMENDATION PHASE (FASE
REKOMENDASI)
Setelah arah SI jelas, penting untuk mendokumentasikan perincian Roadmap sebagai
pedoman bagaimana mencapai kondisi yang diharapkan.
Pada fase ini, dimulai dokumentasi rincian roadmap atau langkah untuk mencapai
arah yang telah ditetapkan. Roadmap akan memastikan bahwa rencana dapat
dijalankan dan tidak hanya menjadi buku.
Komponen dalam fase rekomendasi :
1. Mengembangkan Roadmap
2. Mengembangkan Business Case
3. Penyampaian rencana/komunikasi
THE RECOMMENDATION PHASE CONT...
Komponen fase rekomendasi. Sumber Cassidy. 2006
THE RECOMMENDATION PHASE CONT...
Komponen dan aktivitas fase rekomendasi. Sumber Cassidy. 2006
1. MENGEMBANGKAN ROADMAP
Aktivitas yang dijalankan
A. Dokumentasi Roadmap yang terperinci
B. Penyimpulan biaya
C. Penyimpulan dampak Organisasi
D. Identifikasi risiko, perhatian, mitigasi risiko, penilaian kesiapan
E. Review dan konfirmasi Roadmap
1A. DOKUMENTASI ROADMAP TERPERINCI
Pada fase sebelumnya, semua proyek SI diidentifikasi dan diprioritaskan, biaya juga
diidentifikasi, dan time frame pelaknasaan direncanakan.
Selanjutnya, perlu untuk mengatur proyek secara bersama dalam satu timeline, atau roadmap.
Contoh Roadmap. Sumber Cassidy. 2006.
1B. MENYIMPULKAN BIAYA
1C. MENYIMPULKAN DAMPAK ORGANISASI
Biaya diperkirakan pada fase sebelumnya, tetapi perkiraan mungkin terlalu tinggi dan belum
tepat. Maka dari itu, di bagian ini disusun budget dan penyampaian dampak keuangan
bulanan, serta perpanjangan budget.
Selanjutnya, review rencana organisasional dan kembangkan aksi/tindakan yang terperinci.
Pertimbangkan :









Kinerja individu yang penting untuk dicapai
Promosi yang perlu untuk dilakukan
Perubahan struktur organisasional
Perubahan personal
Sumberdaya yang perlu ditambah
Komunikasi yang dibutuhkan untuk perubahan organisasi
Dampak terhadap struktur gaji
Pembaharuan job desc
Pelatihan yang dibutuhkan
1D. IDENTIFIKASI RISIKO, PERHATIAN, MITIGASI
RISIKO DAN PENILAIAN KESIAPAN
Rencana implementasi juga harus membahas rencana manajemen risiko. Ketika
menyelesaikan perencanaan strategis SI, proyek-proyek besar yang paling sering
disorot sebagai kebutuhan kritis organisasi.
Menyelesaikan proyek memang penting, namun lebih penting lagi adalah
menjalankan proyek. Akan lebih baik untuk tidak memulai proyek jika organisasi
tidak siap untuk menjalani proyek dan akhirnya akan menemui kegagalan. Usaha
yang lebih besar dibutuhkan biasanya saat menjalankan proyek yang membutuhkan
perubahan besar, dan memiliki kesempatan untuk gagal yang juga besar.
Identifikasi alasan mengapa proyek bisa gagal dan apa rencana organisasi untuk
menghindari setiap potensi kegagalan.
1D. IDENTIFIKASI RISIKO, PERHATIAN, MITIGASI RISIKO DAN
PENILAIAN KESIAPAN CONT...
1E. REVIEW&KONFIRMASI ROADMAP
Penilaian risiko dapat memebantu organisasi mengidentifikasi area yang perlu
diubah sebelum proyek besar dimulai, atau mengidentifikasi tindakan spesifik yang
harus diambil untuk mitigasi risiko.
Selanjutnya simpulkan kesiapan yang harus diterapkan.
Langkah terakhir adalah tinjau kembali roadmap dengan IS steering committee dan SI
organisasi. Akan lebih baik untuk mengetahui hal-hal yang mungkin diremehkan atau
dilupakan sebelum memulai proyek, jadi tanyakan kepada kedua pihak tersebut
hal/item yang hilang.
2. MENGEMBANGKAN BUSINESS CASE
Aktivitas yang dilakukan :
A. Penyimpulan manfaat bisnis dan Business Case untuk tindakan
B. Mengembangkan rencana komunikasi dan kesimpulan presentasi
C. Mengembangkan proses perencanaan on-going dan Steering Committee
D. Review dan konfirmasi Business Case
2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS & BUSINESS
CASE UNTUK TINDAKAN
Sebelum mempresentasikan rekomendasi final kepada manajemen eksekutif untuk
meminta persetujuan, perlu dilakukan analisa ROI. Manajemen eksekutif biasanya
ingin mengetahui berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan dan manfaat yang
akan dimiliki sebelum memberikan keputusan investasi.
Jika perencanaan melibatkan proyek dan investasi besar, akan sangat berguna untuk
mengembangkan Business Case untuk tindakan. Hal ini akan memberikan argumen
yang jelas, terpercaya dan lengkap mengenai mengapa organisasi harus
menginvestasikan sumberdaya untuk implementasi proyek.
Business Case biasanya tidak lebih dari 3 halaman dan diberikan kepada
manajemen eksekutif. Business case tidak mencari kesalahan atas kondisi saat ini,
tetapi lebih ke pengembangan untuk peningkatan di masa depan.
2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS & BUSINESS
CASE UNTUK TINDAKAN CONT...
Business Case mengidentifikasi visi bagaimana tampak dan fungsi sesuatu setelah
proyek selesai.
Business case untuk aksi/tindakan mengidentifikasi mengapa proyek harus
diselesaikan dan didukung dengan argumen yang berupa fakta dan data.
Argumen harus dapat menumbuhkan kesadaran atas tanggung jawab individu, dan
menumbuhkan rasa takut jika menolak untuk berubah.
2A. MENYIMPULKAN MANFAAT BISNIS & BUSINESS
CASE UNTUK TINDAKAN CONT...
Komponen yang dimasukkan ke dalam Business Case untuk tindakan :
 Lingkungan : apa yang sedang terjadi dalam lingkungan bisnis atau perubahan apa yang perlu
diperhatikan?
 Masalah/isu : apa yang menjadi sumber perhatian?
 Permintaan : apa yang diharapkan konsumen?
 Diagnosa : mengapa sistem dan proses saat ini tidak dapat memenuhi permintaan?
 Harga yang harus dibayar jika tidak bergerak : apa konsekuensi jka tidak berubah atau tetap
ditempat?
 Sasaran : apa yang memandu tujuan yang akan menuju pada kesuksesan?
2B. MENGEMBANGKAN RENCANA
KOMUNIKASI&PRESENTASI
Arah strategis baru mungkin berupa perubahan yang signifikan untuk SI dan organisasi.
Pikirkan bagaimana perencanaan harus disampaikan dan dibagikan ke seluruh organisasi.
Fokuskan komunikasi kepada individu yang tidak terlibat secara langsung dalam proses
pengembangan perencanaan. Pertimbangannya sebagai berikut :






Siapa di organisasi yang harus tahu mengenai perencanaan strategis SI?
Siapa stakeholder dari SI?
Apa keperluan mereka terhadap perencanaan?
Bagian mana dalam perencanaan yang penting untuk mereka ketahui?
Seberapa penting keterlibatan dan dukungan dari mereka?
Bagaimana mereka dapat mengetahui perencanaan tersebut?, dll.
Dokumentasikan rencana komunikasi/penyampaian tersebut, karena merupakan langkah
penting dalam perencanaan strategis SI dan harus secara hati-hati disusun dan
dipertimbangkan, terutama untuk organisasi dengan skala besar.
2C. MENGEMBANGKAN ONGOING PLANNING
PROCESS & STEERING COMMITTEE
Jika steering committee SI belum dibentuk, maka bentuklah steering committee
sementara untuk pelaporan update dan tata kelola untuk perencanaan strategis.
Diskusikan dengan grup tersebut, bagaimana perencanaan akan selalu
diperbaharui. Minimal, rencanakan proses tahunan untuk meninjau kembali dan
memperbaharui rencana.
Dokumen perencanaan strategis merupakan tempat terbaik untuk
mendokumentasikan tata kelola proses untuk digunakan pada pelaksanaan
pembaharuan dan memastikan eksekusi berjalan sesuai dengan yang direncanakan.
2C. MENGEMBANGKAN ONGOING PLANNING
PROCESS & STEERING COMMITTEE CONT...
Dokumentasikan hal-hal berikut dalam dokumen perencanaan :
 Overview Seering committee SI. Garis besarnya adalah tujuan dibentuk, anggotanya, serta peran dan
tanggung jawab spesifik masing-masing anggota.
 Overview komite eksekutif atau manajemen eksekutif
 Identifikasi peran dari SI. Bagaimana SI yang diinginkan organisasi sebagai partner, memimpin
organisasi atau sebagai pendukung
 Identifikasi otoritas pembuat keputusan spesifik dari steering committee, komite eksekutif, CIO,
manajemen SI dan kelompok atau individu lainnya
 Identifikasi proses penentuan prioritas yang akan digunakan untuk mengevaluasi dan memprioritaskan
proyek dan upaya,
 Identifikasi proses yang akan digunakan untuk semua orang dalam bisnis sebagai permintaan proyek
baru atau SI baru.
2D. REVIEW&KONFIRMASI BUSINESS CASE
Review business case, penilaian risiko, kesiapan, rekomendasi dan rencana komunikasi
dengan IS steering committee. Buatlah modifikasi atau perubahan yang diperlukan
berdasarkan hasil diskusi.
3. PENYAMPAIAN RENCANA
Aktivitas yang dilakukan :
A. Finalisasi dokumen perencanaan terperinci
B. Mengembangkan bahan presentasi
C. Presentasikan rencana dan diskusikan
3A. FINALISASI DOKUMEN PERENCANAAN
TERPERINCI
Sekarang saatnya memperbaharui dokumen perencanaan strategis SI secara
keseluruhan.
Ketika pertama kali memulai proses perencanaan, telah diidentifikasi tujuan dan
ruang lingkup dari pertanyaan yang ingin dijawab dalam proses perencanaan.
Review kembali daftar pertanyaan tersebut, untuk memastikan bahwa semua
pertanyaan telah dibahas pada keseluruhan proses.
Terakhir, lengkapi executive summary sebagai awal dokumen perencanaan strategis.
Panjangnya tidak lebih dari 3 halaman, berisi




apa yang harus diubah (visi),
mengapa (kebutuhan – pertahanan, pertumbuhan, keamanan, dll),
berapa banyak biayanya,
berapa lama waktunya.
3A. FINALISASI DOKUMEN PERENCANAAN
TERPERINCI CONT...
Distribusikan draft dokumen perencanaan kepada kelompok/departemen SI dan
steering committee, minta pendapat untuk masukan/penambahan dan perubahan.
Jalankan pertemuan dengan stering committee untuk konfirmasi bahwa komite setuju
dengan rekomendasi dan rencana yang telah disusun. Juga minta dukungan mereka.
3B. KEMBANGKAN PRESENTASI
Perencanaan yang terbaik sekalipun akan menjadi tidak berguna jika tanpa
kemampuan untuk “menjualnya” kepada manajemen eksekutif dan ke seluruh
organisasi. Manajemen harus bisa melihat prosesnya secara solid dan mendalam
untuk menentukan arahnya. Juga manajemen harus dapat memahami tingkat upaya,
investasi yang dibutuhkan, dan risiko yang mungkin akan dialami.
Presentasi kepada manajemen eksekutif jangan lebih dari 2 jam. Presentasi harus
dapat bergerak cepat untuk tetap menjaga ketertarikan manajemen eksekutif.
3C. PRESENTASIKAN DAN DISKUSIKAN
Distribusikan kopian dari dokumen perencanaan kepada manajemen eksekutif untuk ditinjau
selama beberapa minggu sebelum menjadwalkan presentasi. Karena dokumen ini panjang,
tambahkan memo/catatan yang menunjukkan mengapa bagian tersebut penting untuk dibaca dan
identifikasi bagian utama yang penting bagi mereka jika mereka tidak dapat membaca
keseluruhan dokumen.
Tata cara presentasi :
 Mulai dengan menyampaikan tujuan dari presentasi dan mengapa presentasi ini harus diperhatikan
 Jelaskan agenda dari presentasi
 Perkenalkan IS steering committee dan tekankan bahwa rekomendasi ini berasal dari seluruh representasi bisnis yang
disetujui oleh manajemen eksekutif dan bukan datang dari departemen SI semata
 Review proses pembuatan rekomendasi, dan jelaskan dimana kontribusi kalian dalam proses tersebut.
Setelah presentasi, jalankan diskusi pendek untuk mencari tahu apakah mereka setuju dengan
arah dari rencana dan rekomendasi.
REFERENSI
Anita Cassidy. A Practical Information Systems Strategic Planning 2nd Edition. 2006