THE DIRECTION PHASE Titien S. Sukamto

THE DIRECTION PHASE
Titien S. Sukamto
THE DIRECTION PHASE
Fase ini merupakan waktu untuk mengembangkan arah dari SI organisasi, identifikasi
dimana SI berada di masa depan untuk memenuhi kebutuhan bisnis.
Dasar pengembangan adalah informasi pemahaman mengenai arah bisnis dan
situasi SI saat ini, yang merupakan hasil dari kedua fase sebelumnya.
Komponen dalam fase ini :
1. Mengembangkan Visi dan Arah SI
2. Mengembangkan rencana SI
3. Identifikasi proyek SI
THE DIRECTION PHASE CONT...
Komponen The Direction Phase. Sumber Cassidy. 2006
THE DIRECTION PHASE CONT...
Komponen dan aktivitas The Direction Phase. Sumber Cassidy. 2006
1. MENGEMBANGKAN VISI DAN ARAH SI
Seringnya, perusahaan/organisasi memulai perencanaan strategis SI dengan
mengidentifikasi kebutuhan teknis yang diinginkan departemen SI dari sistem baru.
Sebelum mengidentifikasi kebutuhan teknis, seharusnya terlebih dulu bangun arah SI
berdasarkan arah bisnis.
Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini :
A. Mengembangkan Visi dan Misi SI
B. Mengembangkan Tujuan dan Strategi SI
C. Menetapkan Balanced Scorecard dan Matriks SI
D. Review dan Konfirmasi Visi dan Arah SI
1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI
Setelah menampilkan arah bisnis dan situasi lingkungan SI saat ini kepada departemen SI dan
steering committee SI, mulailah bersama mengembangkan pernyataan arah SI organisasi.
Putuskan apa yang penting untuk dikembangkan bagi lingkungan dan organisasi.
Visi
Visi adalah pernyataan singkat mengenai “dimana SI ingin berada dan ingin jadi seperti apa”.
Kembangkan visi SI dengan melihat visi dan sasaran organisasi dan identifikasi bagaimana SI dapat
membantu organisasi.
Berikut tips dalam mengembangkan visi SI :
 Visi harus dapat mengidentifikasi kemana arah dan akan menjadi apa
 Visi dapat menyampaikan harapan dan keinginan, serta menyediakan gambaran dari masa depan yang diinginkan
 Visi membantu semua staff untuk melihat bagaimana mereka dapat berkontribusi dan menyediakan panduan untuk
pengambilan keputusan sehari-sehari
 Fokus pada apa yang ingin dicapai organisasi, bukan apa yang ingin dihilangkan
 Fokus pada hasil akhir, bukan proses untuk menuju kesana
 Visi harus diuji pada waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahun
1A. MENGEMBANGKAN VISI DAN MISI SI CONT...
Misi
Merupakan pernyataan singkat atas apa yang dilakukan organisasi. Termasuk di dalamnya
pernyataan mengapa SI organisasi ada, ada dalam bisnis apa, dan apa tujuan dan fungsi
yang diberikan kepada organisasi. Lihatlah kepada Misi organisasi untuk menentukan tema
dan pernyataan misi SI
Tips menyusun Misi SI :





Misi merupakan pernyataan tujuan kelompok SI, contoh, alasan adanya kelompok SI
Misi menjawan pertanyaan “mengapa” dan bukan hanya menjelaskan apa yang dilakukan
Misi mengklarifikasi apa bisnis dari kelompok dari sudut pandang konsumen
Misi harus jelas, singkat, informatif, menarik, dan menginspirasi
Tunjukkan apa yang dilakukan kelompok, apa yang diberikan ke konsumen, apa layanan yang disediakan,
dan apa yang membedakan dengan kelompok lain
 Misi harus diuji untuk periode waktu tertentu dan diperbaharui setiap tahunnya
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI
Tujuan
Tujuan menyatakan bagaimana SI organisasi akan mencapai visi dan misi.
Contoh :







Terapkan solusi dalam bekerja sama dengan unit bisnis
Selaraskan proyek dan prioritas SI dengan prioritas dan arah bisnis
Departemen SI akan menyediakan dukungan, panduan dan saran untuk semua area bisnis
Kami akan merancang sistem untuk mempermudah optimalisasi produktivitas bisnis
Terapkan solusi terbaik bisnis dengan fokus pada kepuasan konsumen
Kembangkan sistem yang mendukung pertumbuhan dan tujuan keuntungan dari perusahaan
Dukung sasaran dan tujuan organisasi dengan menyediakan teknologi manajemen informasi, sistem
dan layanan yang memenuhi kebutuhan bisnis
 Komunikasikan dan eksekusi visi dan perencanaan strategis SI organisasi
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI
CONT...
Strategi
Setelah menetapkan bagaimana organisasi akan mencapai tujuan dan misi,
kembangkan perincian dari cara tersebut dalam strategi. Nyatakan strategi dengan
jelas dalam perencanaan strategis.
Strategi merupakan area dari perencanaan strategis yang butuh waktu cukup lama
untuk dikembangkan, karena strategi harus menjadi pernyataan yang memandu
pemilihan dan arah di masa depan.
Faktanya, banyak organisasi yang menggunakan strategi sebagai scorecard untuk
menilai solusi alternatif ketika menjalankan pilihan.
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI
CONT...
Contoh Strategi :
 Steering Committee SI akan memandu arah dan prioritas SI
 Kami akan melayani user sistem sebagai konsumen dan berpartisipasi dalam peningkatan proses bisnis
pada area bisnis
 Kami akan menerapkan dan merancang sistem demi kemudahan penggunaan. Sistem akan dirancang
untuk meningkatan produktivitas end-user.
 Kami akan menyediakan alat yang memungkinkan untuk kemudahan akses informasi
 Personal : kami perlu untuk mengembangkan pertumbuhan karir untuk pegawai SI sehingga dapat
terus meningkatkan dirinya untuk menyediakan solusi bagi bisnis
 Teknis : kelompok SI harus dapat mengikuti teknologi masa kini dan di masa depan sehingga dapat
memberikan manfaat bagi bisnis
1B. MENGEMBANGKAN TUJUAN & STRATEGI SI CONT...
Tujuan dan strategi SI biasanya ditanam di seluruh SI, aplikasi bisnis, infrastruktur teknis, organisasi dan proses. Bisnis
dan departemen SI harus paham mengenai pernyataan ini dan menyadari apa aspek dalam bisnis yang penting bagi
mereka.
Misi, Visi dan Strategi SI. Sumber Cassidy. 2006
1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD &
MATRIKS SI
Mengukur kinerja SI menjadi area yang butuh perhatian dan penekanan khusus.
Menetapkan matriks yang tepat untuk mengukur kinerja SI selalu menjadi tantangan
bagi manajemen.
Salah satu cara untuk mengidentifikasi matriks adalah menanyakan anggota
manajemen eksekutif apa yang penting bagi mereka dan bagaimana mereka akan
mengukur kesuksesan SI.
Cara lain adalah membandingkan dengan matriks industri.
Matriks yang paling baik terikat secara langsung dengan arah SI, karena penting
untuk mengukur progress pencapaian arah.
1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD &
MATRIKS SI CONT...
Financial (Keuangan)
• Berapa dana organisasi yang dihabiskan
untuk SI?
• Dimana dana dihabiskan?
• Berapa budgetnya dan bagaimana
perbandingan dengan kenyataan dilakukan?
Customer (Konsumen)
• Bagaimana kinerja SI menurut konsumen
eksternal dan internal?
• Bagaimana tingkat kepuasan konsumen?
• Sebarapa baik SI dalam memenuhi SLA?
Internal Process (Proses Internal)
• Seberapa baik formalisasi, dokumentasi,
pematuhan, dan pengukuran proses SI?
• Bagaimana SI berdampak pada proses bisnis?
• Bagaimana eksekusi proses SI jika
dibandingkan dengan standar pada industri?
Organizational Learning and People (Pembelajaran
Organisasi)
• Apa kemampuan SI organisasi untuk belajar
dan meningkatkan diri?
• Seberapa baik SI mengikuti perkembangan
teknologi?
• Apa kemampuan dan pelatihan yang
dibutuhkan?
1C. MENETAPKAN BALANCED SCORECARD &
MATRIKS SI CONT...
Berikut merupakan cara untuk menetapkan matriks pengukuran yang terintegrasi
dengan arah SI dan Balanced Scorecard
 Review setiap pernyataan pada visi, misi, tujuan dan strategis SI bersama dengan tim manajemen SI
atau steering committee.
 Review daftar panjang yang ditemukan untuk dikategorikan
 Identifikasi frekuensi bagaimana matriks akan diukur, misalnya perbulan, per-kuartal atau pertahun
 Identifikasi target masing-masing matriks
1C. REVIEW&KONFIRMASI VISI&ARAH SI
Tinjau kembali arah SI bersama departemen SI dan steering committee SI.
Perbaharui area yang membutuhkan perubahan dan penambahan
2. MENGEMBANGKAN RENCANA SI
Aktivitas yang dilakukan pada komponen ini :
A. Mengembangkan Arah aplikasi bisnis
B. Mengembangkan arah E-Bisnis
C. Mengembangkan arah infrastruktur teknis
D. Mengembangkan arah organisasional
E. Mengembangkan arah proses SI
F. Mengembangkan proses prioritas
G. Prioritas Tujuan dan Sasaran bisnis
H. Review dan konfirmasi Rencana SI
2A. MENGEMBANGKAN ARAH APLIKASI BISNIS
Langkah selanjutnya adalah mengidentifikasi arah yang spesifik untuk area aplikasi
bisnis.
Mulai dari mengidentifikasi prinsip yang akan memandu aplikasi bisnis. Prinsip
tersebut merupakan refleksi dari budaya dan nilai secara umum. Prinsip
menyediakan panduan untuk keputusan dan investasi SI di masa depan.
Setelah prinsip/asas aplikasi bisnis diidentifikasi, buat garis besar arah spesifik untuk
aplikasi bisnis dan rencana atas bagaimana untuk mencapai arah tersebut.
Terakhir, buat daftar area spesifik yang harus diubah untuk mencapai arah aplikasi
bisnis. Pada bagian ini, bukan lagi sebuah proyek tetapi kumpulan proyek.
2B. MENGEMBANGKAN ARAH E-BISNIS
Aspek penting untuk dibahas dalam arah aplikasi dan infrastruktur teknis adalah arah e-bisnis.
Agar efektif, aplikasi e-bisnis harus dirancang dari kebutuhan eksternal organisasi.
Review informasi yang didapatkan dari fase pertama, dimana telah diidentifikasi konsumen
dan stakeholder, kebutuhan mereka, dan proses pelaksanaan bisnis dalam organisasi.
Kemudian, juga telah diidentifikasi visi dan misi organisasi. Selanjutnya, identifikasi garis besar
dari arah e-bisnis :
 Strategi e-bisnis : bagaimana organisasi ingin memanfaatkan web? Bagaimana organisasi dapat menggunakan
teknologi web untuk memperkuat atau meningkatkan nilai?
 Kesempatan e-bisnis : untuk setiap stakeholder, identifikasi kesempatan spesifik e- bisnis dengan meninjau setiap
langkah pada proses dan bagaimana organisasi ngin menambah nilai. Identifikasi cara spesifik untuk
menggunakan teknologi web.
 Kelompokkan berbagai kesempatan e-bisnis
2C. MENGEMBANGKAN ARAH INFRASTRUKTUR
TEKNIS
Seiring berkembangnya lingkungan SI di masa depan, panambahan elemen dalam
arsitektur komputasi penting untuk menjamin bahwa semua kompnen akan terus
bekerja bersama. Perbaharui arsitektur ini sejalan dengan perkembangan dan
perubahan teknologi.
Selesaikan masalah kebutuhan bisnis terlebih dahulu sebelum mempertimbangkan
teknologi yang akan digunakan. Lihatlah misi dan tujuan SI yang telah dikembangkan
sebelumnya, tetapkan apa kebutuhan teknis yang penting untuk memenuhi kebutuhan
bisnis.
2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL
Arsitektur layanan memberikan gambaran spesifikasi proses SI dan orang yang
dibutuhkan untuk mendukung sistem bisnis dan arsitektur komputasi.
Arsitektur layanan terdiri dari :






Proses : fungsi utama dari manajemen SI organisasi
Manusi/orang : paraktik rekrutmen, pengembangan dan kompensasi
Organisasi : struktur internal dari manajemen SI organisasi
Budaya : nilai yang dipertahankan dalam manajemen SI
Teknologi : karakteristik dari teknologi yang diterapkan
Matriks : metode untuk menyediakan dan menjamin kualitas
2D. MENGEMBANGKAN ARAH ORGANISASIONAL
CONT...
Mulai menyusun arsitektur layanan dengan menetapkan arah organisasi.
 Pertama dengan mengembangkan pronsip organisasi
 Identifikasi tugas atau proyek yang harus dilakukan untuk mencapai prinsip tersebut. Hal ini akan
menyebabkan perubahan pada organisasi (peran SI, strategi, kematangan, dan teknologi, serta
tanggung jawab pekerjaan). Maka dari itu perlu untuk perubahan deskripsi pekerjaan, tingkat gaji
dan struktru organisasi.
 Kemudian identifikasi kemamapuan staff yang dibutuhkan
 Tinjau lagi kemampuan/keahlian dari sumber daya yang ada dan identifikasi pelatihan yang mungkin
diperlukan untuk masing-masing individu.
2D. MENGEMBANGKAN ARAH PROSES SI
1. Mulai dengan mengidentifikasi prinsip untuk arah proses SI.
2. Selanjutnya, review setiap proses SI dan identifikasi sebagai prioritas high,
medium atau low. Setiap proses diberikan satu PIC yang bertanggung jawab
terhadap proses.
3. Identifikasi proyek spesifik yang harus dicapai dalam proses. Termasuk untuk
meningkatkan proses.
2E. MENGEMBANGKAN PRIORITAS PROSES
Proyek SI harus selaras dengan tujuan bisnis melalui prioritas.
Penentuan prioritas dapat berdasarkan pada kriteria berikut :
 Ketidakpuasan user dengan sistem yang ada saat ini, yang telah dilaporkan melalui survei dan
wawancara
 Manfaat bisnis potensial dan keselarasan dengan tujuan bisnis
 Jumlah area yang akan mendapatkan manfaat
 Jumlah sistem yang ada saat ini yang akan diganti
Berikut merupakan proses untuk prioritas proyek :
 Prioritas menurut tujuan bisnis
 Prioritas menurut ranking
 Prioritas menurut kritera bisnis
2F. REVIEW&KONFIRMASI RENCANA SI
Hal ini merupakan poin penting dalam proses perencanaan. Ini akan berguna untuk
memiliki arah umum dari aplikasi bisnis, infrastruktru teknis, organisasi dan proses
yang telah didiskusikan dan disetujui sebelum mengembangkan rincian prioritas,
estimasi biaya dan rencana proyek.
Review rencana untuk masing-masing area dan proses pemberian prioritas dengan
steering committee SI.
3. IDENTIFIKASI PROYEK SI
Setelah rencana umum disetujui, selanjutnya mengidentifikasi proyek spesifik. Review
rencana dan arah serta identifikasi proyek.
Aktivitas yang dilakukan :
A. Estimasi/perkiraan biaya SI
B. Identifikasi manfaat bisnis
C. Prioritas proyek SI
D. Review dan onfirmasi Proyek dan Prioritas SI
3A. ESTIMASI BIAYA SI
Untuk setiap proyek, perkirakan keseluruhan biayanya. Tergantung pada budaya
organisasi dan kematangan dari proses perencanaan, perkiraan biaya ini dapat
bervariasi dan rinci.
Biaya yang lengkap harus dapat mengidentifikasi :









Biaya hardware
Biaya software (termasuk komponen seperti, biaya perawatan dalam tahun pertama, pajak, dll)
Biaya sumberdaya SI internal
Biaya sumberdaya bisnis internal
Biaya konsultasi eksternal
Pelatihan SI
Pelatihan User
Biaya perjalanan
Biaya Business Process Reengineering
3B. IDENTIFIKASI MANFAAT BISNIS
Sama halnya biaya, perlu juga untuk mengidentifikasi manfaat bisnis dari proyek SI.
Ingat bahwa manfaat nyata yang didapatkan harus ditinjau setelah implementasi
proyek untuk menjamin bahwa manfaat proyek terrealisasi.
Contoh manfaat :





Penghematan operasional SI
Efisiensi sumber daya
Kepuasan konsumen
Peningkatan penjualan
Arus kas
3C. PRIORITAS PROYEK SI
Selanjutnya prioritaskan proyek bersama dengan steering committee SI
menggunakan metode yang telah ditentukan sebelumnya.
Setelah proses pemberian prioritas selesai, lalu seimbangkan dengan sumber daya
proyek yang dimiliki untuk menentukan seberapa jauh daftar proyek dapat dicapai
tahun depan.
Alokasi sumberdaya yang dbutuhkan untuk proyek secara efisien.
3D. REVIEW DAN KONFIRMASI
PROYEK&PRIORITAS SI
Tampilkan informasi ini kepada pihak yang terlibat dalam proses perencanaan,
termasuk steering committee SI, SI organisasi, dan komite eksekutif.
REFERENCI
Information Systems Strategic Planning 2nd Edition. Anita Cassidy. 2006