Rancang bangun sistem informasi manajemen

I.
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Sebagai salah satu perguruan tinggi negeri, Institut Pertanian Bogor mempunyai
kewajiban dalam mencetak calon-calon sarjana yang berkompeten di bidangnya sehingga dapat
bermanfaat bagi masyarakat pada umumnya. Dalam pengabdiannya kepada masyarakat kelak,
lulusan Insititut Pertanian Bogor harus teruji dengan baik akan profesi dan keilmuannya agar bisa
menerapkannya di lingkungan masyarakat. Untuk tujuan tersebut, sebagai tugas akhir calon
sarjana diwajibkan untuk membuat skripsi sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar
Sarjana Teknologi Pertanian. Skripsi adalah laporan tertulis tugas akhir. Skripsi merupakan karya
tulis ilmiah dalam profesi keilmuan untuk meningkatkan kemampuan analisis berdasarkan
kaidah-kaidah ilmiah. Kegiatan-kegiatan yang dapat dilakukan oleh mahasiswa Departemen
Teknik Mesin dan Biosistem untuk memperoleh bahan penulisan skripsi adalah dengan kegiatan
penelitian atau kegiatan magang.
Penelitian merupakan kegiatan dalam upaya menghasilkan pengetahuan empirik, teori,
konsep, metodologi, model, atau informasi baru yang memperkaya ilmu pengetahuan, teknologi,
dan atau kesenian. Penelitian dapat berupa percobaan laboratorium, percobaan lapangan (di
industri, wilayah, perkebunan, dan lain-lain), rancang bangun alat/mesin atau infrastruktur, survey
lapangan, atau data sekunder. Magang adalah suatu kegiatan untuk menambah pengalaman kerja
praktis dan keterampilan mahasiswa yang sesuai dengan bidang keahlian studinya dan
kemampuan analisis mahasiswa berdasarkan kaidah-kaidah ilmiah. Kegiatan magang juga dapat
digunakan untuk mencari alternatif pemecahan masalah yang ditemukan pada perusahaan,
industri atau lembaga pemerintah. Dalam kegiatan magang, mahasiswa merupakan bagian
terpadu (integral) dari sistem kerja di perusahaan, industri, atau lembaga pemerintah tempat
magang untuk mendalami aspek keteknikan, manajemen, dan teknologi.
Dengan pemaparan dan landasan pemikiran di atas, maka penulis memilih untuk
melakukan kegiatan magang di perusahaan (industri) yang berkaitan dengan ilmu keteknikan
sebagai tugas akhir untuk penyelesaian skripsi. Hal tersebut dikarenakan dengan kegiatan magang
diharapkan dapat memberikan pengalaman kerja bagi penulis, serta dapat mengetahui secara
langsung hal-hal yang sebenarnya terjadi di dunia kerja. Hasil yang diperoleh dari kegiatan ini
memberikan manfaat untuk keperluan akademik mahasiswa serta memberikan masukan kepada
perusahaan tempat magang, sehingga dapat meningkatkan relasi yang baik antara perguruan
tinggi dan pihak perusahaan.
PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT. TMMIN), merupakan salah satu
perusahaan terbesar yang bergerak di bidang industri otomotif. Kegiatan perusahaan terdiri dari
kegiatan produksi dan kegiatan non produksi. Kegiatan produksi meliputi kegiatan pembuatan
mobil, mulai dari kegiatan pengadaan komponen-komponen untuk mobil, sampai kegiatan
perakitan dan pengecatan mobil. Sedangkan kegiatan non produksi meliputi kegiatan
administratif seperti financial, purchasing, dan kegiatan pendukung lainnya. Semua kegiatan
tersebut dijalankan dengan baik dan terstruktur dengan sistem manajemen yang terarah. Maka tak
diragukan lagi PT TMMIN merupakan perusahaan yang mempunyai integritas yang tinggi pada
setiap kegiatannya.
Saat ini banyak perusahaan yang menyadari bahwa keunggulan kompetitif dapat dicapai
secara efektif dengan memanfaatkan sumber daya konseptual bersama dengan sumber daya fisik.
Untuk mencapai keunggulan kompetitif ini, sumber daya informasi harus dikelola dengan baik.
1
Hal ini memerlukan adanya pengembangan perencanaan informasi stratejik yang berorientasi ke
masa depan untuk mengidentifikasi rencana penggunaan komputer dan sumber daya informasi
yang diperlukan. Penerapan sistem informasi dilakukan di berbagai aspek yang menunjang
kegiatan perusahaan. Pada umumnya kegiatan manajemen dilakukan pada batasan kegiatan
produksi, distribusi, serta penjadwalan kerja. Banyak perusahaan yang kurang menyadari akan
pentingnya manajemen aset. Padahal setiap perusahaan mempunyai aset yang harus diatur dan
dikelola keberadaannya. Mulai aset tersebut ada sampai aset tersebut habis masa gunanya.
Pada kenyataannya banyak perusahaan masih menganggap manajemen aset hanyalah
sekedar instrumen pengelolaan daftar aset. Realita di lapangan menunjukan banyak kasus yang
sebenarnya dimulai dari salah kelola dan salah urus masalah aset, sehingga berdampak kerugian
yang tidak sedikit. Sebagai contoh optimalisasi sumber daya tidak bisa dilakukan secara
maksimal karena tidak teridentifikasi dengan jelas, sehingga sulit untuk mengetahui apakah suatu
alat produksi sudah saatnya untuk diganti atau masih layak untuk dikelola. Pertanyaan berikutnya
kalau harus dikelola kapan waktu yang tepat untuk melakukan hal tersebut, dan kalau harus
diganti apakah dengan jenis alat yang sama atau ada alternatif lain yang lebih baik. Keputusan
akan pilihan-pilihan tersebut hanya bisa terjawab dengan tepat bila kita memiliki informasi/data
yang jelas tentang aset tersebut.
Pengelolaan aset seharusnyaberlanjut sampai aset tersebut sudah tidak mempunyai nilai
buku dan harus di-retire. Aset yang sudah mengalami retirement tidak berarti bahwa aset tersebut
sudah tidak dapat digunakan sama sekali, ada beberapa aset yang masih berfungsi secara
operasional. Aset yang seperti itu biasanya akan dijual sehingga dapat memberikan pemasukan
bagi perusahaan. Oleh karena itu, perlu dilakukannya pengelolaan manajerial untuk permasalahan
tersebut. Apabila pengelolaan dapat dilakukan dengan baik, maka akan memberikan keuntungan
bagi perusahaan. Pengelolaan itu antara lain penarikan aset yang sudah di-retire, lama waktu
penyimpanan aset di gudang, pengalokasian tempat penyimpanan yang dapat disesuaikan dengan
kondisi fisik aset, perkiraan nilai jual aset.
Pada PT. TMMIN sudah memiliki sistem manajemen yang mengatur aset. Mulai dari
asset procurement, asset transfer, asset maintenance, dan asset retirement. Semua hal mengenai
aset telah terkelola dengan baik sampai aset tersebut mengalami retirement. Namun pengelolaan
aset after retirement masih perlu ditingkatkan, seperti yang telah disebutkan sebelumnya bahwa
aset yang telah di-retire masih dapat memberikan pemasukan bagi perusahaan, karena masih
mempunyai nilai jual. Kondisi saat ini yang terjadi di PT. TMMIN adalah setelah aset tersebut diretire, kurang adanya pengelolaan sampai aset tersebut dijual kembali atau biasa disebut dengan
kegiatan pelelangan. Beberapa hal yang terjadi seperti penumpukan aset di gudang, dapat
menambah biaya penyimpanan dan penurunan kondisi fisik aset sehingga berdampak pada harga
jual aset. Keberadaan asset retired juga kurang terkendali dengan tidak adanya sistem yang
memberikan informasi keberadaan aset. Waktu antara penarikan aset sampai aset tersebut siap
dijual juga kurang terkendali dengan tidak adanya sistem reminder, sehingga aset yang sudah
melampaui batas waktu penyimpanan tidak terdeteksi atau teridentifikasi.
2
B. TUJUAN
Tujuan dari kegiatan magang ini adalah :
1. Memberikan pengalaman kepada mahasiswa terhadap dunia kerja
2. Melatih mahasiswa untuk berpikir kritis disertai analisis secara sistematis dalam
menghadapi permasalahan di lapangan.
3. Merancang dan membangun sebuah sistem informasi manajemen untuk membantu
pengelolaan asset retirement di PT Toyota Motor Manufacturing Indonesia (PT TMMIN)
3