bab i pendahuluan

 BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian
Dalam rangka menghadapi pembukaan akses pasar sesuai dengan UndangUndang Nomor 38 Tahun 2009 Tentang Pos, PT Pos Indonesia sebagai
penyelenggara
pos milik negara mengemban amanah untuk melakukan
penyehatan
perusahaan yang harus diselesaikan dalam jangka waktu 5 (lima)
tahun. Salah satu upaya yang dilakukan yaitu dengan
meningkatkan kinerja
perusahaan dengan cara menerapkan Good Corporate Governance (GCG).
Penerapan Good Corporate Governance (GCG) di PT Pos Indonesia merupakan
pedoman bagi Komisaris dan Direksi dalam membuat keputusan dan menjalankan
tindakan dengan dilandasi moral yang tinggi, kepatuhan kepada peraturan
perundang-undangan yang berlaku serta kesadaran akan adanya tanggung jawab
sosial perseroan terhadap pihak yang berkepentingan (stakeholders) secara
konsisten.
Maksud dan tujuan penerapan Good Corporate Governance di PT Pos
Indonesia sebagai berikut:
1. Memaksimalkan nilai Perusahaan dengan cara meningkatkan prinsip
keterbukaan, akuntabilitas, dapat dipercaya, bertanggung jawab, dan adil
agar Perusahaan memiliki daya saing yang kuat, baik secara nasional
maupun internasional.
2. Mendorong pengelolaan Perusahaan secara profesional, transparan dan
efisien, serta memberdayakan fungsi dan meningkatkan kemandirian.
3. Mendorong agar manajemen Perusahaan dalam membuat keputusan dan
menjalankan tindakan dilandasi nilai moral yang tinggi dan kepatuhan
terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku, serta kesadaran
akan adanya tanggung jawab sosial Perusahaan terhadap stakeholders
maupun kelestarian lingkungan di sekitar Perusahaa.
1
4. Meningkatkan kontribusi Perusahaan dalam perekonomian nasional.
5. Meningkatkan nilai investasi dan kekayaan Perusahaan.
Disamping meningkatkan kualitas daya saing dan peningkatan kepuasan
pemegang saham, program penyehatan ini juga ditujukan untuk perbaikan
kapabilitas internal termasuk peningkatan kesejahteraan karyawan. Maka dalam
GCG tersebut tercantum pula strategi – strategi program penyehatan perusahaan.
Secara umum terdapat 4 (empat) pilar strategi program penyehatan PT Pos
Indonesia yaitu:
1. Fokus pada core bisnis melalui perbaikan kualitas layanan surat dan paket
pos, layanan transaksi keuangan, dan logistik dalam upaya peningkatan
branding dan image perusahaan melalui perhatian yang lebih fokus terhadap
core bisnis.
2. Penguatan kemampuan infrastruktur dan IT melalui perbaikan sistem
jaringan operasi secara terprogram yang meliputi jaringan primer, sekunder
dan tersier sehingga mampu menciptakan sistem jaringan operasi yang
handal akurat, cepat dan efisien, serta mampu meningkatkan kualitas.
3. Perbaikan kualitas Sumber Daya Manusia pada level strategis dan
operasional sebagai aset utama perusahaan untuk menjalankan bisnis dan
melakukan inovasi untuk meningkatkan daya saing bisnis melalui
pembangunan organisasi yang berkinerja tinggi.
4. Perbaikan sistem keuangan dan manajemen risiko, mengingat sistem
keuangan yang handal sangat dibutuhkan untuk mendukung tersedianya
informasi kekayaan dan kemajuan perusahaan yang diukur dari capaian
kinerja keuangan, disamping itu pengelolaan perusahaan juga dilakukan
dengan prudent dan mengikuti norma Good Corporate Governance (GCG).
Implementasi strategi program penyehatan perusahaan tersebut telah
menghasilkan hal-hal penting salah satunya adalah Tools Inventarisasi Aset
(TIA). TIA adalah serangkaian alat bantu yang digunakan untuk memetakan
inventariasi di PT Pos Indonesia. Hal yang dapat dilakukan dengan TIA antara
lain melakukan pengelompokan aset, pemberian indeks barang berdasarkan
2
kelompok aset, perhitungan penyusutan, Warning System, dan Reporting
(Pelaporan).
Sumber: PT Pos Indonesia (2012)
Gambar 1.1
Tampilan Halaman Muka TIA
Pola administrasi aset yang menyulitkan pengawasan mutasi aset, nilai
aktiva perusahaan yang tidak tersaji secara aktual, serta pengawasan terhadap
penggunaan aset tiap bagian/unit belum terukur efisiensi dan efektivitasnya
merupakan beberapa hal yang melatarbelakangi perancangan TIA. Sehingga pada
awalnya tujuan perancangan TIA adalah untuk memudahkan perencanaan
pengadaan maupun peremajaan aset. Namun berdasarkan pilar strategi PT Pos
Indonesia nomor 2 (dua) dalam menyongsong pembukaan akses pasar TIA harus
dikembangkan menjadi sistem jaringan operasi yang handal akurat, cepat dan
efisien, serta mampu meningkatkan kualitas. Sehingga menurut Akbar (2012) PT
Pos Indonesia perlu merancang suatu konsep Sistem Informasi Manajemen Aset
(SIMA) yang memadukan beberapa disiplin keahlian antara lain penyusunan
3
sistem dan prosedur logistik (aset), penyusunan aplikasi komputer bidang logistik,
pendataan (inventarisasi aset), penilaian aset, konsultasi properti, dan manajemen
properti.
Sebagai suatu sistem yang kompleks, SIMA tersusun atas beberapa sub
sistem. Menurut Akbar (2012) TIA adalah langkah awal dari kegiatan
restrukturisasi aset PT Pos Indonesia menuju sistem informasi manajemen aset
(SIMA) karena data-data yang diperlukan untuk implementasi SIMA adalah
seluruh atribut data aset yang diperoleh melalui kegiatan inventarisasi, sehingga
TIA dapat dikembangkan menjadi sebuah sub sistem atau dasar dari pembuatan
sub sistem lainnya. Sub sistem tersebut harus sesuai dengan disiplin keahlian
SIMA salah satunya adalah manajemen logistik. Dalam melakukan bisnis
logistiknya, PT Pos Indonesia memiliki 4 (empat) jenis gudang antara lain gudang
peralatan, gudang logistik, gudang filateli, dan gudang perlengkapan.
Gudang peralatan merupakan gudang utama milik PT. Pos Indonesia yang
berfungsi menyimpan 7 (tujuh) golongan barang antara lain furniture, mesin,
elekronik, elektrik, alat pos, pendukung, dan transportasi sebelum didistribusikan
ke 3 gudang manajemen, 3489 gudang kantor unit, 35 gudang kantor sentral
distribusi, dan 207 gudang kantor pemeriksa. Namun dalam menjalankan fungsi
gudang
tersebut,
gudang
peralatan
belum
memiliki
sistem
informasi
terkomputerisasi sehingga menimbulkan kondisi-kondisi sebagai berikut:
1. Kegiatan manajemen gudang dilakukan yang dilakukan secara manual
menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk membuat laporan menjadi
lebih lama, tidak aktual dan seringnya terjadi kesalahan pendataan.
Berdasarkan data yang diperoleh diketahui bahwa jumlah kerugian barang
usang yang disebabkan dari kesalahan pendataan tersebut mencapai Rp.
17.355.717.
2. Terdapat ketidaksesuaian implementasi dari Keputusan Direksi PT Pos
Indonesia Nomor 2008/DIRUT/1997 tentang tugas pokok dan fungsi unit
organisasi PT Pos Indonesia sehingga sering terjadi ketidaksesuain data
referensi barang. Salah satu penyebabnya adalah adanya ketidasesuain
penggunaan formulir pada tiap unit organisasi PT Pos Indonesia.
4
3. Kebutuhan informasi data dan laporan barang tidak tersaji secara aktual
sehingga perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan atas
barang tidak optimal.
Berdasarkan penjelasan diatas, penulis tertarik untuk merancang suatu sub
sistem informasi manajemen aset yang menjelaskan pengelolaan manajemen
gudang peralatan guna mendukung pilar strategi PT Pos Indonesia nomor 2 (dua)
yakni penguatan kemampuan infrastruktur dan IT. Oleh karena itu, judul yang
diajukanuntuk Tugas Akhir ini adalah “Analisis Perancangan Sistem Informasi
Manejemen Gudang Peralatan sebagai Sub Sistem Informasi Manajemen
Aset PT Pos Indonesia (Persero)”.
1.2 Identifikasi Proyek
Dalam rangka menghadapi pembukaan akses pasar sesuai dengan UndangUndang Nomor 38 Tahun 2009 Tentang Pos, PT Pos Indonesia merancang pilar
stategi yang tercantum pada Good Corporate Governance (GCG). Implementasi
strategi program penyehatan perusahaan tersebut telah menghasilkan hal-hal
penting salah satunya adalah serangkaian alat bantu yang digunakan untuk
memetakan inventariasi yang disebut dengan Tools Inventarisasi Aset (TIA).
Namun berdasarkan pilar strategi nomor 2 (dua) PT Pos Indonesia perlu
mengembangkan suatu sistem jaringan operasi yang handal akurat, cepat dan
efisien, serta mampu meningkatkan kualitas. Sehingga menurut Akbar (2012) PT
Pos Indonesia perlu merancang suatu konsep Sistem Informasi Manajemen Aset
(SIMA) yang memadukan beberapa disiplin keahlian antara lain penyusunan
sistem dan prosedur logistik (aset), penyusunan aplikasi komputer bidang logistik,
pendataan (inventarisasi aset), penilaian aset, konsultasi properti, dan manajemen
properti.
Menurut Akbar (2012) TIA adalah
langkah awal dari kegiatan
restrukturisasi aset PT Pos Indonesia menuju sistem informasi manajemen aset
(SIMA) karena data-data yang diperlukan untuk implementasi SIMA adalah
seluruh atribut data aset yang diperoleh melalui kegiatan inventarisasi. Sehingga
untuk merancang sebuah SIMA dapat dilakukan dengan mengembangkan TIA
5
menjadi berbagai sub sistem SIMA termasuk sistem informasi manajemen gudang
peralatan PT Pos Indonesia.
Gudang adalah suatu tempat yang digunakan untuk menyimpan barang
baik yang berupa raw material, barang work in process ataupun finished good.
Menurut Yunarto dan Santika (2005) pada umumnya kegiatan manajemen gudang
meliputi kegiatan
movement
(perpindahan),
storage (penyimpanan) dan
information transfer (transfer informasi). Untuk merancang sistem informasi
mengenai manajemen gudang peralatan, maka proyek ini mencakup beberapa
kegiatan
yang tercantum dalam kalimat berikut:
1.
Bagaimana kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia?
2.
Apa saja informasi yang dibutuhkan dalam perancangan pengembangan
TIA menjadi sistem informasi manajemen gudang peralatan?
3.
Bagaimana perancangan sistem informasi manajemen gudang peralatan
sesuai dengan kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia?
1.3 Tujuan dan Manfaat Proyek
Berdasarkan identifikasi proyek di atas, maka tujuan dari tugas akhir ini
adalah sebagai berikut:
1. Untuk mendapatkan gambaran kegiatan manajemen gudang peralatan PT
Pos Indonesia;
2. Untuk mengindentifikasi informasi yang dibutuhkan dalam pengembangan
TIA menjadi sistem informasi manajemen gudang peralatan;
3. Menghasilkan rancangan sistem informasi manajemen gudang peralatan
yang handal dan mampu menangani berbagai pengelolaan data sesuai
dengan kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia;
Hasil proyek ini diharapkan dapat bermanfaat bagi:
1. PT Pos Indonesia, sebagai informasi dan masukan mengenai perancangan
sistem informasi gudang sebagai sub sistem SIMA;
2. Politeknik Negeri Bandung, sebagai sarana informasi dan bahan kritisi
dalam pengembangan sebuah karya ilmiah dan dapat menambah
6
perbendaharaan kepustakaan serta bahan referensi bagi mahasiswa lain
yang akan menyelesaikan tugas akhir;
3. Penulis, sebagai wahana pengembangan diri dan aplikasi dari ilmu
pengetahuan dalam bidang manajemen aset, serta salah satu syarat untuk
menyelesaikan pendidikan Diploma IV di Politeknik Negeri Bandung,
Jurusan Administrasi Niaga, Program Studi Manajemen Aset;
1.4 Kerangka Berpikir
Pemetaan
adalah
Input-Proses-Output
upaya
pemetaan
hubungan
kebutuhan data dalam kaitan proses analisa dan hasil yang di harapkan. Berikut ini
rangkaian langkah dalam kerangka berfikir perancangan sistem informasi gudang
peralatan PT Pos Indonesia:
1. Input
Input dari kerangka berpikir ini adalah hasil dari identifikasi dan pengukuran
mengenai kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia. Input
dalam proses ini adalah data primer yang didapatkan melalui tinjauan
lapangan pada saat akan merancang proyek dan data awal dari kegiatan
manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia. Input dari proyek ini yaitu:
a. Menganalisa kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia;
b. Merancang sistem informasi manajemen gudang peralatan sesuai dengan
kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia;
2. Proses dan Metode
Metode dan proses dalam kerangka berfikir ini adalah dengan mengelola data
yang berasal dari input. Proses yang digunakan adalah dengan cara melakukan
interview pada pengelola aset dan observasi terhadap aset yang akan di kaji.
Setelah data terkumpul, kemudian data tersebut dianalisis mengenai
pengelolaan dari aset yang sedang di kaji. Dalam melakukan analisis selalu
didasari oleh Landasan Normatif dan Landasan Teori. Sehingga apa yang
dilakukan dalam proses dan metode ini selalu ada batasannya dan juga terarah.
7
3. Output
Output adalah hasil yang ingin di capai dalam melakukan penelitian ini.
Output ini bisa menjawab identifikasi masalah yang sudah dibuat di dalam
input. Output yang ingin di capai dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:
a. Untuk mendapatkan gambaran kegiatan manajemen pergudangan PT Pos
Indonesia;
b. Menghasilkan rancangan sistem informasi manajemen gudang peralatan
yang handal dan mampu menangani berbagai pengelolaan data sesuai
dengan kegiatan manajemen gudang peralatan PT Pos Indonesia
Definisi kerangka berpikir menurut Uma Sekaran dalam Sugiyono (2008)
adalah model konseptual tentang bagaimana teori berhubungan dengan berbagai
faktor yang telah diidentifikasi sebagai masalah yang penting. Kerangka berfikir
ini menjadi panduan dalam melaksanakan proyek perancangan Sistem Informasi
Manajemen Gudang Peralatan PT Pos Indonesia. Untuk lebih jelasnya dapat
dilihat pada gambar 2.1
8
a.
b.
c.
Input
Identifikasi Proyek
Menganalisis kegiatan manajemen pergudangan PT Pos Indonesia;
Mengindentifikasi informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan
sistem
Merancang sistem informasi manajemen gudang peralatan PT Pos
Indonesia;
Proses
Analisa kegiatan
manajemen
Aturan
al.: gudang
 UU No 28/2002
 Peraturan Pemerintah No. 24
Metodologi
Tahun 2005 tentang Standar
pengembangan
Akuntansi Pemerintahan
sistem
 PMK No.96/PMK.06/2007
data Menteri Negara
Aliran
Peraturan
Badan Usaha Milik Negara
Nomor : Per-01/MBU/2011
1. Wawancara
2. Analisis
Observasi penggunaan
rumah instalasi
Landasan Teori :
Legal aset
audit
1. Manajemen
2. Sistem Informasi
Manajemen
Optimalisasi
Aset
3. Manajemen
Gudang
Landasan
Normatif: model
Pengembangan
- UU No. 38 thn 2009 ttg Pos
konseptual
- Keputusan Direksi PT Pos
Indonesia Nomor:
SIMA
KD/5/DIRUT/1202
Perancangan Sistem
Perancangan Sistem
Informasi
Manajemen
peralatan PT Pos
Perancangan
Sistem
Informasi Gudang
Gudang peralatan
Indonesia
PT Pos Indonesia
Output
Output
Merancang Sistem Informasi Manajemen Gudang peralatan sebagai sub
sistem informasi manajemen aset yang menangani berbagai pengelolaan
data yang sesuai dengan kegiatan manajemen pergudangan di PT Pos
Indonesia
Sumber: Hasil olah data penulis (2012)
Gambar 1.2
Kerangka Berpikir Perancangan Sistem Informasi Gudang Peralatan
9
1.5 Jadwal Proyek
Perancangan proyek dilakukan selama tiga bulan yang dimulai pada 26
maret 2012 sampai dengan 18 Juni 2012. Keterang lebih lanjut mengenai jadwal
tersaji pada tabel 1.1.
proyek
Tabel 1.1
Jadwal Pelaksanaan Penelitian
No
Nama Kegiatan
1
2
3
4
M
ar
et
4
Persiapan
1. Perencanaan
2. Penentuan Lokasi
3. Seminat UP
Pengumpulan Data
Perancangan proyek
1. Pengkodean data
2. Klasifikasi data
3. Analisa data
4. Interpretasi data
Pelaporan
1. Penulisan naskah
2. Penyuntingan naskah
3. Penggandaan naskah
4. Distribusi
5. Sidang Tugas Akhir
Sumber: Hasil olah data penulis (2012)
Waktu Pengerjaan
April
1
2
3
10
Mei
4
1
2
Juni
3
4
1
2
3
4