tahapan pelaksanaan sistem intelijen bisnis dalam perusahaan

JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
TAHAPAN PELAKSANAAN SISTEM INTELIJEN BISNIS
DALAM PERUSAHAAN
Oleh :
Nazwirman
Email : [email protected]
ABSTRAKSI
Penelitian ini fokus kepada beberapa hal penting, yaitu untuk mengetahui
tahapan-tahapan yang harus dilaksanakan dalam membangun Sistem Intelijen
Bisnis yang baik dan tepat sasaran, menelaah pendekatan yang tepat dalam
membangun Sistem Intelijen Bisnis di suatu organisasi, serta memahami aspekaspek penting yang harus diperhatikan agar investasi pembangunan Sistem
Intelijen Bisnis di masa mendatang berhasil. Pengembangan Sistem Intelijen
Bisnis harus dilandaskan pada kondisi dan kebutuhan riil organisasi dalam
mencapai tingkat kinerja yang diinginkan. Jika kondisi tersebut terjadi, maka
proses pengambilan keputusan akan menjadi lebih baik dan akurat. Tujuan
penelitian ini untuk mengetahui aspek-aspek penting yang harus dipahami dan
dipersiapkan dalam mengimplementasikan Sistem Intelijen Bisnis di suatu
organisasi. Metode yang di gunakan adalah eksplanasi serta riset pustaka terhadap
beberapa buku, artikel, dan literatur lainnya
Kata Kunci : Sistem Intelijen Bisnis , Strategi, Key Performance Index
ABSTRACT
The study focuses on some important things, namely to know the steps that must
be implemented in building the Business Intelligence System is good and right on
target, examine the right approach in building a Business Intelligence System in
an organization, and understand the important aspects that must be considered in
order Business Intelligence Systems development investment in the future
successfully. The Business Intelligence System Development should be based on
conditions and the real needs of the organization in achieving the desired
performance level. If this condition occurs, then the decision-making process will
be better and more accurate. The purpose of this study to determine the important
aspects that must be understood and prepared to implement a Business
Intelligence System in an organization. The method used is the explanation as
well as the research library of several books, articles and other literature.
Key Words: Bussiness Inteligent System, Strategy, Key Performance Index
51
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
PENDAHULUAN
Teknologi informasi meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses,
penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Dewasa
ini penggunaan teknologi informasi yang diintegrasikan dengan proses pekerjaan
di suatu organisasi sudah menjadi kebutuhan mutlak. Hal ini dikarenakan adanya
kebutuhan dari organisasi tersebut untuk meningkatkan kemampuannya dalam
menganalisis masalah-masalah yang dihadapinya serta dalam pengambilan
keputusan. Ketersediaan data dan informasi yang lengkap, benar dan tepat sudah
menjadi kebutuhan pokok bagi kelangsungan hidup suatu organisasi.
Konsep Porter tentang keunggulan bersaing paling banyak digunakan sebagai
referensi oleh para akademisi dan praktisi termasuk di berbagai literatur teknologi (Porter,
1990). Strategi bersaing memerlukan suatu inovasi TI secara berkesinambungan, karena
jika terus dilakukan dengan cara konvensional dapat menyebabkan menurunnya minat
konsumen.
Sistem Intelijen Bisnis (SIB) merupakan seperangkat prosedur dan
sumber yang digunakan oleh para manajer untuk memperoleh informasi harian
mengenai perkembangan di lingkungan bisnis. Kata intelligence sendiri dalam
kamus memiliki arti “kecerdasan”. Di bidang bisnis, orang yang bertugas sebagai
bussiness intelligence bukan hanya dituntut cerdas dalam pemikiran, namun juga
jeli dalam melihat persaingan yang ada. SIB merupakan bagian dari sistem
informasi yang sangat erat kaitannya dengan sistem catatan intern perusahaan.
Informasi tersebut dapat berasal dari dalam perusahaan sendiri, konsultan riset,
biro periklanan, pemasok, pelanggan, bahkan pesaing. Intelijen Bisnis sudah
banyak dipakai secara profesional sebagai suatu alat diplomasi oleh perusahaan
yang bersaing. Persaingan menjadi dasar pengembangan Bisnis intelijen.
Penurunan efisiensi dan ketidakmampuan perusahaan mendapatkan laba adalah
indikator diperlukannya sebuah intelijen bisnis. Sistem Intelijen bisnis ini
dilakukan perusahaan guna melihat posisi persaingan dalam bisnis yang sejenis,
sekaligus menentukan posisi perusahaan dibandingkan dengan perusahaan lain
yang sejenis.
Sistem Intelijen Bisnis (SIB) merupakan salah satu bentuk implementasi
yang mampu menjawab kebutuhan di atas. SIB telah banyak digunakan oleh
organisasi-organisasi dalam mengelola data dan informasi sampai dengan
dukungan pengambilan keputusan dan akan menjadi tren perusahaan dimasa yang
akan datang (www.dashboardinsight.com).
SIB dapat membantu suatu organisasi mendapatkan pengetahuan yang
jelas mengenai faktor-faktor yang mempengaruhi kinerja organisasi sehingga
dapat membantu organisasi dalam pengambilan keputusan serta sekaligus
meningkatkan keunggulannya (competitive advantage). SIB juga dapat membantu
suatu organisasi dalam menganalisis perubahan tren yang terjadi sehingga akan
membantu organisasi menentukan strategi yang diperlukan dalam mengantisipasi
perubahan tren tersebut.
Upaya memaksimalkan kinerja organisasi merupakan hal yang prioritas
saat ini. Organisasi yang secara jelas mampu mengidentifikasikan, menjelaskan,
dan mengimplementasikan strateginya akan mampu berkembang dan
berkompetisi lebih baik. Bahkan SIB dapat dijadikan dasar dalam melakukan
pengawasan karena SIB juga dapat memberikan Informasi dini (alert) jika terjadi
penyimpangan antara kinerja dengan tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.
52
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Menyediakan laporan ter-otomasi (automated-feedback) dan Memonitor secara
real-time Key Performance Index (KPI)
Tugas dan wewenang manajer mutlak membutuhkan suatu dukungan
sistem pengawasan yang dilakukan secara elektronik, handal dan terpadu. Melihat
data yang dikelola sangat beragam dan jumlahnya banyak serta adanya tuntutan
untuk mampu melakukan pengawasan yang responsif, efektif dan efisien.
Upaya implementasi SIB memerlukan investasi sumber daya organisasi
yang relatif cukup besar, baik itu berupa dana, waktu, maupun sumber daya
manusia. Di sisi lain, menurut beberapa hasil studi dan riset, pembangunan SIB
juga memiliki risiko yang cukup besar untuk mengalami kegagalan (tidak sesuai
dengan kebutuhan organisasi). Risiko ini akan terjadi jika pembangunan SIB
tersebut tidak direncanakan secara cermat.
Permasalahan Penelitian
Adapun yang menjadi permasalahan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
1. Tahapan-tahapan apakah yang harus dilakukan dalam membangun SIB
yang baik dan tepat sasaran
2. Pendekatan implementasi SIB yang bagaimanakah yang sesuai dengan
kebutuhan perusahaan bisnis.
3. Meneliti tentang faktor-faktor yang menjadi penentu suksesnya
implementasi SIB di suatu organisasi
TINJAUAN PUSTAKA
Business Intelligence System
Business Intelligence System (SIB) bahasa Inggris: business intelligence
merupakan sistem dan aplikasi yang berfungsi untuk mengubah data-data dalam
suatu perusahaan atau organisasi (data operasional, data transaksional, atau data
lainnya) ke dalam bentuk pengetahuan. Aplikasi ini melakukan analisis data-data
di masa lampau, menganalisisnya dan kemudian menggunakan pengetahuan
tersebut untuk mendukung keputusan dan perencanaan organisasi.
Steve and Nancy Williams “The Profit Impact of Business Intelligence”
(2007): Bussiness Inteligent as business information and business analyses within
the context of key business processes that lead to decisions and actions and that
result in improved business performance. In particular, BI means leveraging
information assets within key business processes to achieve improved business
performance
SIB yang sebagaimana n oleh Powers (2002) : “Business Intelligence
System menjelaskan tentang suatu konsep dan metode bagiamana untuk
meningkatkan kualitas pengambilan keputusan bisnis berdasarkan sistem yang
berbasiskan data. Bussiness Inteligent seringkali dipersamakan sebagaimana
briefing books, report and query tools, dan sistem informasi eksekutif. Bussiness
Inteligent merupakan sistem pendukung pengambilan keputusan yang berbasiskan
data-data”
53
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Manfaat Business Intelligence System Bagi Organisasi
Menurut Steadman (2003) Beberapa manfaat yang bisa didapatkan bila
suatu organisasi mengimplementasikan SIB antara lain: Pertama meningkatkan
nilai data dan informasi organisasi. Melalui pembangunan BI, maka seluruh data
dan informasi dapat diintegrasikan sedemikian rupa sehingga menghasilkan dasar
pengambilan keputusan yang lengkap. Informasi-informasi yang dulunya tidak
dicakupkan sebagai salah satu faktor pengambilan keputusan (terisolasi) dapat
dengan mudah dilakukan ‘connect and combine’ dengan menggunakan BI. Data
dan informasi yang dihasilkan pun juga menjadi lebih mudah diakses dan lebih
mudah untuk dimengerti (friendly-users infos). Kedua memudahkan pemantauan
kinerja organisasi. Dalam mengukur kinerja suatu organisasi seringkali
dipergunakan ukuran yang disebut Key Performance Indicator (KPI). KPI tidak
melulu diukur dengan satuan uang, namun dapat juga berdasarkan kecepatan
pelaksanaan suatu layanan.
Ketiga meningkatkan nilai investasi Teknologi Informasi (TI) yang sudah
ada. SIB tidak perlu/harus mengubah atau menggantikan sistem informasi yang
sudah digunakan sebelumnya. Sebaliknya, SIB hanya menambahkan layanan pada
sistem-sistem tersebut sehingga data dan informasi yang sudah ada dapat
menghasilkan informasi yang komprehensif dan memiliki kegunaan yang lebih
baik. Keempat menciptakan pegawai yang memiliki akses informasi yang baik
(well-informed workers). Dalam melaksanakan pekerjaannya sehari-hari, seluruh
level dari suatu organisasi (mulai dari pegawai/bawahan sampai dengan
pimpinan) selalu berkaitan dan/atau membutuhkan akses data dan informasi. BI
mempermudah seluruh level pegawai dalam mengakses data dan informasi yang
diperlukan sehingga membantu membuat suatu keputusan. Jika kondisi seperti ini
tercapai, maka misi dan strategi organisasi yang sudah ditetapkan dapat dengan
lebih mudah terlaksana serta terpantau tingkat pencapaiannya.
Kelima meningkatkan efisiensi biaya. BI dapat meningkatkan efisiensi
karena mempermudah seseorang dalam melakukan pekerjaan : hemat waktu dan
mudah pemanfaatannya. Waktu yang dibutuhkan untuk mencari data dan
mendapatkan informasi yang dibutuhkan menjadi semakin singkat dan cara untuk
mendapatkannya pun tidak memerlukan pengetahuan (training) yang rumit.
Implementasi Business Intelligence System
Sistem SIB yang biasanya digunakan di organisasi. Tujuan utamanya
adalah untuk meningkatkan layanan, efisiensi biaya, dan efektifitas kerja yang
diembankan kepada organisasi dimaksud. Dalam mengimplementasikan SIB di
suatu perusahaan pemerintah, hal utama yang harus diperhatikan adalah bahwa
SIB harus mendukung pencapaian visi, misi, dan strategi organisasi dalam
mencapai tingkat kinerja organisasi (organization performance) yang
diinginkannya.
Secara garis besar, implementasi SIB pada perusahaan dapat dilihat pada
Gambar 2.1
54
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Sumber: BI and Government Performance Management: Getting to Green, Steve Williams, Nancy
Williams, DM Review (2004)
Gambar 2.1.
Performance-Centric Bussiness Information System Implementation
Dari Gambar 2.1 dapat dijelaskan bahwa dalam mengembangkan SIB di
suatu perusahaan harus mendasarkan pada konteks organisasi yang bersangkutan
(kondisi, ekspektasi), tujuan yang ingin dicapai, strategi yang akan digunakan,
serta bagaimana bentuk layanan yang ingin diberikan. Keberadaan SIB-lah yang
akan membantu organisasi tersebut dalam mencapai kondisi yang diinginkan,
dalam bentuk penyempurnaan proses manajemen (management process) dan
proses pelayanan (service delivery process).
Dasar Dalam Pengembangan Business Intelligence System
Data Warehouse
Data warehouse merupakan suatu sistem komputer untuk mengarsipkan
dan menganalisis data historis suatu organisasi seperti data penjualan, kompetiror,
dan informasi lain dari operasi harian (William and Richard, 1999)
Tujuan utama dari pembuatan data warehouse adalah untuk menyatukan
data yang beragam ke dalam sebuah tempat penyimpanan dimana pengguna dapat
dengan mudah menjalankan query (pencarian data), menghasilkan laporan, dan
melakukan analisis. Salah satu keuntungan yang diperoleh dari keberadaan data
warehouse adalah dapat meningkatkan efektifitas pembuatan keputusan.
Adapun karakteristik Data warehouse adalah antara lain: (1) Subject Oriented
atau berorientasi pada subyek. Sebuah data warehouse dikatakan berorientasi pada
subyek karena data disusun sedemikian rupa sehingga semua elemen data yang
terkait dengan event/objek yang sama dihubungkan. (2) Time-variant, artinya
bahwa perubahan data ditelusuri dan dicatat sehingga laporan dapat dibuat dengan
menunjukkan waktu perubahannya. (3). Non Volatile berarti bahwa data yang
telah disimpan tidak dapat berubah. Sekali committed, data tidak pernah
55
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
ditimpa/dihapus. Data akan bersifat statis, hanya dapat dibaca dan disimpan untuk
kebutuhan pelaporan. (4). Integrated, artinya data warehouse akan mencakup
semua data operasional organisasi yang disimpan secara konsisten.
Keempat karakteristik saling terkait dan kesemua harus diimplementasikan
agar suatu data warehouse bisa efektif memiliki data untuk mendukung
pengambilan keputusan. Implementasi ke-empat karakteristik ini membutuhkan
struktur data dari data warehouse yang berbeda dengan database sistem
operasional biasa.
Sedangkan fungsi utama dari data warehouse meliputi (Darmawikarta, 2003):
1. Pengambilan dan pengumpulan data (termasuk data dari luar organisasi
yang dibutuhkan)
2. Mempersiapkan data (transforming), seperti membersihkan dan
mengintegrasikan data
3. Penyimpanan data (loading)
4. Penyediaan data untuk analisis (query dan reporting)
Secara garis besar, kedudukan data warehouse di implementasi BI dapat
dilihat pada Gambar 2.2 Nampak bahwa penyusunan suatu data warehouse yang
lengkap, integratif serta terhubung dengan semua data operasional merupakan
modal pokok dikembangkannya BI di suatu organisasi.
Sumber: (Data mining Concepts & Techniques, Han, Jiawei & Kember, Micheline. 2001. Simon
Fraser University Academic Press, USA).
Gambar 2.2. Implementasi Data Warehouse
Beberapa bagian penting dalam data warehouse dapat dijelaskan
sebagaimana di bawah ini:
a) Data mart, yang merupakan bagian dari data warehouse yang mendukung
kebutuhan dari suatu fungsi bisnis atau departemen tertentu. Data mart
dapat berdiri sendiri atau terhubung ke data warehouse yang telah ada.
Ada beberapa karakteristik dari data mart yang membedakannya dengan
data warehouse, yaitu: pertama Data mart hanya berfokus pada satu
kebutuhan pengguna dengan satu departemen atau fungsi bisnis. Kedua
56
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Data mart tidak secara normal berisi data operasional terperinci dan ketiga
Data mart berisi lebih sedikit data dari yang ada dalam data warehouse,
lebih mudah dimengerti dan dipahami.
b) Cube data, adalah unit pemrosesan data yang terdiri dari tabel fakta dan
dimensi dalam suatu data warehouse.
c) Aggregation, adalah hitungan awal dari data numerik. Dengan menghitung
dan menyimpan jawaban dari query yang sebelumnya telah dibuat, waktu
proses query dapat lebih cepat. Dengan adanya agregasi, data yang
jumlahnya ribuan atau bahkan ratusan ribu dalam suatu basis data
multidimensi dapat dicari dengan mudah dan tidak memakan banyak
waktu.
Data Mining
Data Mining seringkali diartikan dengan “menulis banyak laporan dan
query”. Namun pada kenyataannya kegiatan data mining tidak melakukan
pembuatan laporan dan query sama sekali. Data mining dilakukan dengan tool
khusus, yang mengeksekusi operasi data yang telah didefinisikan berdasarkan
model analisis. Data mining adalah ekstraksi informasi atau pola yang penting
atau menarik dari data yang berada pada basis data yang besar yang selama ini
tidak diketahui tetapi mempunyai potensi informasi yang bermanfaat. (Pyle, 2003)
Konsep data mining muncul dikarenakan timbulnya data explosion akibat dari
penumpukan data oleh sistem pengolahan basis data terpadu di suatu organisasi.
Proses data mining menggunakan berbagai perangkat analisis data untuk
menemukan pola dan hubungan dalam data yang mungkin dapat digunakan untuk
membuat prediksi yang valid.
Tabel 2.1. Perbandingan Analisis Statistik dengan Data Mining
Analisis Statistik
Biasanya dimulai dengan hipotesis (sebuah
pertanyaan atau asumsi)
Untuk menyesuaikan dengan hipotesisnya maka
dibangun sebuah persamaan
Data Mining
Data mining tidak membutuhkan hipotesis
Hanya menggunakan data numerik
Tool data mining dapat menggunakan tipe data
yang berbeda-beda, tidak hanya data numerik
Dapat dilakukan pencarian dan penyaringan
terhadap data kotor selama proses analisisnya
Data mining bergantung pada data yang bersih
dan terdokumentasi dengan baik
Algoritma data mining dapat dengan otomatis
mengembangkan persamaan tersebut
Sumber: Rifai dan Harizt (2004)
Hasil dari operasi data mining berupa tabel-tabel dan file-file yang berisi
data analisis yang dapat diakses dengan query dan reporting tools. Terdapat empat
operasi umum data mining yaitu : (1) Predictive and Classification Modeling,
yang biasa digunakan untuk memperkirakan suatu kejadian khusus. (2) Link
Analysis, yang digunakan untuk mencari hubungan antara record-record pada
basis data.(3) Database Segmentation, yang digunakan untuk mengelompokkan
record-record yang berhubungan ke dalam segmen-segmen. Pengelompokkan ini
merupakan langkah pertama dari pemilihan data, sebelum operasi data mining
lainnya dilakukan.(4) Deviation Detection, yang digunakan untuk mencari record-
57
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
record yang dipandang tidak normal dan memberikan alasan untuk anomali
tersebut.
OLAP (Online Analytical Processing)
OLAP merupakan kunci dari SIB, yang digunakan untuk menganalisisis
data dan informasi yang pada akhirnya akan menjadi dasar basis Decision Support
System (DSS) dan Expert Information System (EIS) (http://olap.com). Beberapa
aktivitas yang dapat dilakukan melalui OLAP antara lain seperti : melakukan
query, meminta laporan yang ad hoc, mendukung analisis statistik, analisis
interaktif, serta membangun aplikasi multimedia.
OLAP merupakan proses komputer yang memungkinkan pengguna dapat
dengan mudah dan selektif memilih dan melihat data dari sudut pandang yang
berbeda-beda. Data pada OLAP disimpan dalam basis data multidimensi. Jika
pada basis data relasional terdiri dari dua dimensi, maka pada basis data
multidimensi terdiri dari banyak dimensi yang dapat dipisahkan oleh OLAP
menjadi beberapa sub atribut.
Berdasarkan struktur basis datanya OLAP dibedakan menjadi 3 kategori
utama yaitu: (1) Multidimensional Online Analytical Processing (MOLAP).
MOLAP memproses data yang telah disimpan dalam array multidimensional di
mana semua kombinasi data yang mungkin dicerminkan, masing-masing di dalam
suatu sel yang dapat diakses secara langsung. (2) Relational Online Analytical
Processing (ROLAP). Suatu format pengolahan OLAP yang melakukan analisis
data secara dinamis yang disimpan dalam basis data relasioanal bukan pada basis
data multidimensi.. ROLAP merupakan bentuk teknologi dari OLAP yang paling
berkembang. Dan (3) Hybrid Online Analytical Processing (HOLAP). Merupakan
kombinasi antara ROLAP dengan MOLAP. HOLAP dikembangkan untuk
mengkombinasikan antara kapasitas data pada ROLAP yang besar dengan
kemampuan proses pada MOLAP.
Secara garis besar, kedudukan OLAP dalam implementasi SIB dapat
dilihat pada gambar 2.3 :
58
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Gambar 2.3. Kedudukan OLAP Dalam SIB
Pendekatan Implementasi Business Intelligence System
Pada tahap pendekatan implementasi SIB, ada beberapa yang harus
dilewati untuk mulai dari identifikasi awal penentuan bahan yang diperlukan
hingga deployment yang akan dijelaskan di tiap-tiap langkanya.
Ada enam stage dalam pendekatan implementasi SIB (Moss dan Atre,
2003): (1) Justification, menilai kebutuhan bisnis yang menimbulkan proyek
rekayasa baru. (2) Planning, mengembangkan rencana stgrategis dan taktis yang
merencanakan bagaimana proyek rekayasa akan tercapai dan disebarkan. (3)
Bussiness Analysis, menunjukan analisis rinci mengenai masalah bisnis atau
peluang usaha untuk mendapatkan pemahaman yang kuat tentang persyaratan
bisnis (4) Design, menyusun sebuah produk yang memecahkan masalah bisnis
atau memungkinkan peluang bisnis. (5) Construction, membangun produk yang
seharusnya memberikan pengembalian investasi dalam jangka waktu yang
ditentukan, dan (6) Depeloyment, melaksanakan atau menjual produk jadi,
kemudian mengukur efektivitas untuk menentukan apakah solusi memenuhi atau
gagal untuk memenuhi hasil yang diharapkan dari investasi.
Dalam membangun dan mengimplementasikan SIB di suatu organisasi,
terdapat 3 (tiga) pendekatan yang bisa digunakan. Masing-masing dari pendekatan
tersebut memiliki kelebihan dan kelemahan, dimana pilihan dari strategi tersebut
berdasarkan kondisi dan kebutuhan organisasi yang akan membangun SIB (Von
Halle, 2001).
Pendekatan tersebut adalah antara lain: Pertama Top-down Approach.
Kelebihan dari pendekatan ini yaitu: Pembangunan SIB langsung mencakup data
seluruh organisasi, Kerangka SIB akan lebih terstruktur, bukan gabungan dari
berbagai data mart (data parsial), Penyimpanan data menjadi terpusat dan Kontrol
informasi dapat dilakukan secara tersentralisasi
59
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi diantaranya:
Waktu implementasi lebih lama, Risiko kegagalan relatif tinggi karena
kerumitannya dan Membutuhkan biaya yang relatif besar.
Kedua Bottom-up Approach Kebalikan dengan pendekatan sebelumnya,
dalam pendekatan bottom-up SIB yang akan disusun justru dari tingkat
departemental (departement data warehouse) baru kemudian diintegrasikan
menjadi data warehouse organisasi secra keseluruhan. Pendekatan ini sangat tepat
bagi kebutuhan suatu organisasi yang memprioritaskan pembangunan BI di suatu
departemen terlebih dahulu. Kemudian setelah sukses di departemen tersebut akan
dilanjutkan de departemen lain
Kelebihan dari pendekatan ini antara lain: Implementasi lebih mudah
untuk dikelola, Risiko kegagalan relatif lebih kecil, Bersifat incremental, dimana
data mart yang penting dapat dijadwalkan lebih awal dan Memungkinkan anggota
tim proyek untuk belajar dengan baik
Adapun kelemahan pendekatan ini yang harus diantisiapasi yaitu: Tiap
data mart merupakan departmental-view, Memungkinkan terjadinya duplikasi
data di setiap data mart di masing-masing departemen, Data tidak konsisten dan
data sulit direkonsiliasi dan Terdapat banyak interface yang sulit.
Ketiga Practical Approach. Pendekatan ini mengkombinasikan ke-dua
pendekatan sebelumnya untuk mendapatkan kelebihannya. Dalam pendekatan ini,
pengembangan SIB di suatu organisasi akan dimulai dengan perencanaan dan
pendefinisian arsitektur kebutuhan data warehouse organisasi secara keseluruhan
(standardisasi). Baru kemudian akan dilakukan serangkaian pembuatan SIB pada
tiap departemen yang membutuhkan.
METODE PENELITIAN
Penulisan ini menggunakan metode eksplanatori serta, serta riset pustaka
terhadap beberapa buku, artikel, dan literatur lainnya yang secara khusus
membahas tentang SIB. Selain itu studi kepustakaan juga dilakukan melalui
internet. Tujuan penelitian ini adalah menelaah pendekatan yang tepat dalam
membangun SIB serta Memahami aspek-aspek penting yang harus diperhatikan
agar investasi pembangunan SIB di masa mendatang berhasil dan sukses.
PEMBAHASAN
Bagi perusahan dalam pengembangan sistem SIB dapat mengikuti proses
dibawah ini (gambar 4.1).
60
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Gambar 4.1. Tahap Pengembangan sistem SIB
a. Tahap Perencanaan Proyek (Project Planning)
Pada tahapan ini harus dapat dijelaskan apa yang menjadi tujuan utama
dari proyek SIB, ekspektasi (harapan) yang diinginkan, dukungan formal dari
Pimpinan organisasi yang bersangkutan, serta capaian-capaian (milestone) yang
akan dituju.
b. Tahap Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Pada tahap ini harus sudah teridentifikasi kebutuhan pengembangan SIB
secara detail. Hal ini dapat dilakukan dengan menyusun dan mengumpulkan
information package (paket informasi) untuk semua subjek informasi yang akan
ada dalam data warehouse. Fungsi information package antara lain :
Mendefinisikan subjek area dan ukuran pekerjaan (business process) utama,
Menentukan bagaimana data akan disajikan dan diakses, Menentukan bagaimana
pengguna akan melakukan agregasi atau roll up, Menentukan kuantitas data untuk
analisis atau query, Menaksir ukuran data warehouse & frekuensi data
refreshing, Memastikan bagaimana informasi akan di-package.
c. Tahap Desain dan Konstruksi (Design and Construction)
Pada tahap ini harus telah tersusun arsitektur dan infrastruktur yang diinginkan
dari desain BI, yang akan mencakup 3 (tiga) bagian utama yaitu :
1) Data Acquisition. Bagian ini terkait dengan upaya meng-ekstraksi data dari
sumber-sumber data, dan upaya memindahkan data yang sudah diekstrak
tersebut ke staging area (tempat dimana semua data ekstraksi diletakkan
bersama-sama)
2) Data Storage. Bagian ini terkait dengan upaya loading data dari staging area
ke data warehouse repository (berupa relational data base)
3) Information Delivery. Bagian ini terkait dengan upaya menyediakan user
interface yang akan menghubungkan pengguna dengan data warehouse.
Jenisnya dapat berupa OLAP, data mining, maupun report/query.
61
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Gambar 4.2. Arsitektur dan Konstruksi SIB
d. Tahap Implementasi (Deployment)
Pada tahap ini, pengembangan SIB yang telah dilakukan pada tahap-tahap
sebelumnya harus sudah dapat dites penggunaannya serta kemudian di-ujicoba
apakah sudah memenuhi tujuan dan ekspekstasi sebagaimana kebutuhan
organisasi. Akhir tahap ini ditandai dengan telah dilaksanakannya User
Acceptance Test (UAT) dan user telah memahami bagaimana menggunakan
sistem tersebut dengan tepat.
e.Tahap Pemeliharaan (Maintenance)
Kebutuhan informasi yang dibutuhkan organisasi akan terus berkembang.
Untuk itu, sistem SIB yang telah diimplementasikan mungkin saja memerlukan
perkembangan lebih lanjut (enhancement). Untuk itu perlu dipersiapkan suatu
proses pemeliharaan yang berkesinambungan.
Pendekatan Pengembangan SIB
Dalam pengembangan SIB, pendekatan sesuai dengan kondisi organisasi
dengan pendekatan praktikal (practical approach). Dimana dengan pendekatan ini
pengembangan SIB akan dilakukan pada tiap-tiap departemen namun tetap
mengacu pada standar arsitektur informasi organisasi secara keseluruhan.
Latar belakang pemilihan metode pendekatan tersebut bermanfaat untuk
mempertimbangkan besarnya cakupan organisasi beserta kebutuhan informasinya,
lebih cepat menampakan hasil (faktor psikologis), meminimalkan risiko
kegagalan, dapat diutamakan pada departemen yang membutuhkan prioritas.
62
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Kunci Sukses Faktor
Berikut beberapa faktor yang menjadi kunci sukses dalam pengembangan
SIB :
a) Dukungan dan komitmen berkelanjutan dari Pimpinan organisasi terhadap
proyek BI, karena proyek BI bukan merupakan aktivitas yang bersifat onestop shopping
b) Perencanaan harus matang, tujuan pengembangan BI yang realistis dan
terdefinisi dengan jelas,
c) Memperoleh dukungan penuh dan antusiasme dari user-nya dan tidak
hanya mengandalkan tenaga outsourcing semata
d) Tahap ETL (extract, transfer, load) merupakan pekerjaan yang paling
membutuhkan tenaga dan waktu yang banyak sehingga pengembangan BI
harus memperhatikan tahapan ini. Kelemahan pada tahapan ini akan
mempengaruhi keberhasilan implementasi BI secara keseluruhan.
e) Utamakan arsitektur informasi terlebih dahulu, baru kemudian memilih
teknologi dan alat BI yang akan digunakan. Arsitektur tersebut harus
benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan kondisi organisasi yang
bersangkutan.
f) Menggunakan teknologi yang tepat guna bagi users dan mudah dalam
penggunaannya. Tidak harus menggunakan teknologi yang canggih namun
justru mempersulit penggunanya.
g) Membentuk Manajemen Proyek yang benar-benar berorientasi pada users
Menentukan cakupan data yang jelas karena tidak semua data harus terhubung
dengan BI.
PENUTUP
Simpulan
Implementasi SIB memerlukan investasi sumber daya organisasi yang
relatif cukup besar (dana, waktu, maupun sumber daya manusia) serta memiliki
risiko yang cukup tinggi untuk mengalami kegagalan. Untuk itu implementasi BI
mutlak memerlukan perencanaan yang matang dan dukungan berkelanjutan dari
Pimpinan organisasi. Dalam mengembangkan SIB terdapat tahapan-tahapan yang
harus dipenuhi untuk memastikan agar pengembangan SIB mencapai hasil
sebagaimana yang diinginkan. Secara garis besar, tahapan meliputi : Tahap
Perencanaan Proyek (Project Planning), Tahap Analisis Kebutuhan (Requirement
Analysis), Tahap Desain dan Konstruksi (Design and Construction), Tahap
Implementasi (Deployment), dan Tahap Pemeliharaan (Maintenance). Pendekatan
implementasi BI yang sesuai dengan kondisi perusahaan, melalui pendekatan
praktikal (practical approach) dimana pengembangan BI akan dilakukan secara
bertahap dan berkesinambungan pada tiap-tiap departemen namun tetap mengacu
pada standar arsitektur informasi organisasi secara keseluruhan. Terdapat
beberapa faktor yang menjadi kunci sukses dalam pengembangan SIB, dimana 3
(tiga) hal yang paling utama yaitu: Dukungan dan komitmen berkelanjutan dari
63
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
Pimpinan, Perencanaan yang matang dan realistis, Ketersediaan data yang lengkap
dan reliable.
DAFTAR PUSTAKA
D
J. Power. 2002. A
DSSResources.com.
Brief
History
of
Decision
Support
Systems,
Darmawikarta, Djoni.2003. Mengenal Data Warehouse, Ilmu Komputer.
Ferenc Mantfeld.2006. “Why do BI implementation fails?”, http://.ittoolbox.com.
Han, Jiawei & Kember, Michelin.2001. Data mining Concepts & Techniques,
Simon Fraser University Academic Press, USA.
Mike Steadman.2003. The Value of BI for Association Executives, Association
Xpertise Inc.
Moss, Larissa T., and Shaku Atre.2003. Business Intelligence Roadmap: The
Complete Lifecycle for Decision-Support Applications. Boston, MA:
Addison-Wesley.
Pyle, Dorian.2003. Business Modeling and Data Mining. Morgan Kaufmann.
Porter,Michael
E.1990.
London:MacMillan.
The
competitive
advantage
of
nations.
Rifa, Noverino, Kharizt Attria Gupta. 2004. Business Intelligence. ITB.
Steve and Nancy Williams. 2007 The Profit Impact of Business Intelligence .
Getting to Green, DM Review.
_____________________.2004. BI and Government Performance Management:
Getting to Green, DM Review.
Von Halle, Barbara.2001. Business Rules Applied: Building Better Systems Using
the Business Rules Approach. New York: John Wiley & Sons.
William H. Inmon, Richard D.1999. Hackathorn: Using the Data Warehouse.
New York: John Wiley & Son's.
__________, Data Warehouse, wikipedia.org.
http://www.dashboardinsight.com/articles/new-concepts-in-businessintelligence/business-intelligence-predictions-for-2011-1a.aspx (diakses 12
Januari 2012)
64
JURNAL LENTERA ICT
Vol.2 No.1, November 2014 / ISSN 2338-3143
http://www.publikasi.kominfo.go.id/bitstream/handle/54323613/66/HasilSurveiTI
KSektorBisnis2011.pdfsequence=1
(diakses 12 Januri 2012)
http://olap.com/w/index.php/OLAP_Education_Wiki (diakses 15 Januari 2012)
65