bab ii - proyek sistem informasi rancang bangun aplikasi

BAB II
HASIL SURVEY
2.1 Identitas Perusahaan
Nama Perusahaan
: PT.PLN (PERSERO) APJ KEDIRI
Alamat
: Jl. Jendral Basuki Rachmad 3-7 Kediri
No Telp./Hp
: (0354) – 683993
E-mail
: [email protected]
Contact Person
: Isya Belta aldi, S.Kom
Jabatan
: Kepala Bagian IT
Bisnis Utama
: Bidang Listrik
2.2 Uraian Tentang Perusahaan
PT. PLN (Persero) APJ Kediri adalah badan usaha milik negara yang
berlokasi di Jl. Jendral Basuki Rachmad 3-7 Kediri, telp (0354) – 683993.
Perusahaan ini bergerak pada bidang listrik, yang mengatur jaringan listrik dan
pembayaran listrik untuk penduduk di wilayah Kediri.
Bisnis utama dari perusahaan ini adalah melayani transaksi listrik kepada
penduduk, memperbaiki kerusakan jaringan listrik, pemasangan listrik baru
kepada penduduk dan pembayaran listrik.
6
7
2.3 Visi dan Misi Perusahaan
2.3.1 Visi perusahaan
Pada tahun 2012 diakui sebagai unit distribusi dengan pelayanan kelas dunia
dan mengutamakan kepuasan pelanggan serta mengedepankan budaya
integritas.
2.3.2 Misi perusahaan
Memberikan pelayanan yang transparan kepada pelanggan dengan cepat
tepat dan tuntas dan berintegritas. Selalu melakukam perbaikan pelayanan
untuk meningkatkan kepuasan pelanggan.
2.4 Struktur Organisasi
Manager
Asisten
Manager
Transaksi
Energi Listrik
Konstuksi
Manager
Rayon
Pelayanan
Jaringan
Run
Pelayanan
Gambar 2.1 Struktur Organisasi PLN (Persero) APJ Kediri
Teknik
8
2.5 Uraian Tugas masing-masing Jabatan :
No
1.
Jabatan
Manager
Job desk
Pelaksana dan penerima laporan dari staff
bagian masing-masing
2.
Asisten Manager
3.
Manager Rayon
penerima atau menyiapkan laporan dari staff
bagian masing-masing untuk diberikan
kepada Manager.
Pelaksana dan penerima laporan dari staff
rayon bagian masing-masing.
4
Transaksi Energi Listrik
Penanggung jawab dan mengatur pasokan
listrik untuk sampai ke tujuan.
5.
Kontruksi
Bertugas memperbaiki alat-alat yang
membantu untuk menyalurkan energi listrik.
6.
Pelayanan
Bertugas melayani pelanggan apabila terjadi
pemasangan listrik baru
7.
Jaringan
Bertugas mengecek kondisi dilapangan
supaya tidak terjadi gangguan arus listrik.
8.
Run
Bagian yang bertugas memperbaiki di
lapangan apabila terjadi listrik padam secara
tiba-tiba.
9.
Pelayanan Rayon
pembayaran listrik kepada masyarakat di
kantor rayon
10.
Teknik
Menangani apabila terjadi gangguan pada
proses pembayaran listrik
Tabel 2.1 Uraian Tugas masing-masing Jabatan
9
2.6 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan
Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil
survei ke PT. PLN (PERSERO) APJ Kediri. Document flow menggambarkan
seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pengelolaan data administrasi,
data pegawai, data pelanggan dan data transaksi sebelum menggunakan aplikasi
Administrasi Daya dan Keluhan Masyarakat.
A. Document Flowchart Tambah Daya
Pelanggan
Bagian Pelayanan
Admin
FC. Rekening Listrik
Terakhir
Mulai
Bank
A
FC. KTP
Data calon
pelanggan
FC. Rekening Listrik
Terakhir
Pembayaran
tambah daya
FC. KTP
Data calon
pelanggan
Rekapitulasi Data
Pelanggan
Bukti Pembayaran
Data Pelanggan
2
Data Pelanggan
1
1
B
buat surat
PesetuSurveyj
uan survey
C
Penambahan
daya Disetujui
T
Pembuat
an STP
Bukti Pembayaran
STP
Y
STP
Membuat Surat
ijin Perubahan
daya
Simpan
STP
Surat ijin
Penambahan daya
2
2
A
Surat ijin
Penambahan daya
1
Surat ijin
Penambahan daya
1
Membuat Stand
Cabut
Stand Cabut
Stand cabut
Stand
cabut(tertanda
tangan)
B
Buat SP
Bukti Pembayaran
SP
Mutasi
Rekening
C
Rekening baru
3
Rekening baru
Rekening baru
2
1
Keterangan :
= Surat Persetujuan
· 1. SP
2. STP
= Surat Penangguhan Sementara
Gambar 2.2 Document Flowchart Tambah Daya
10
Document flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan
dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang
diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan
berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan
kelanjutan aktivitas proses informasi.
Document flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan
hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi.
Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau
diajukan.
Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh
dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan
fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media.
Pada proses transaksi Tambah Daya Customer menyerahkan Foto copy
rek. Listrik, foto copy KTP. Kemudian oleh bagian pelayanan direkap untuk
disimpan kedalam database pelanggan. Kemudian bagian pelayanan membuat
surat survey yang akan melihat kondisi rumah pelanggan apakah layak atau tidak.
Kalau tidak akan ada penangguhan sementara. Kalau disetujui maka bagian
pelayanan akan membuat surat ijin persetujuan Tambah Daya. Yang akan
diserahkan pada bagian admin dan customer. Setelah customer memperoleh surat
ijin kemudian customer membayar di bank untuk memberikan bukti transaksi
pada bagian pelayanan, untuk kemudian dilakukan proses Tambah Daya.
Kemudian setelah dilakukan proses Tambah Daya customer memperoleh bukti
rekening baru.
11
B. Document Flowchart Turun Daya
Pelanggan
Mulai
Bagian Pelayanan
Admin
Bank
FC. Rekening Listrik
Terakhir
FC. KTP
Data calon
pelanggan
FC. Rekening Listrik
Terakhir
FC. KTP
Data calon
pelanggan
Rekapitulasi Data
Pelanggan
Data Pelanggan
Data Pelanggan
2 1
Buat surat persetujuan
turun daya
SP
SP
2
1
Mutasi
Rekening
Rekening Baru
Rekening Baru
3
Rekening Baru
2
1
Keterangan :
· 1. SP
= Surat Persetujuan
Gambar 2.3 Dokument Flowchart Turun Daya
Pada proses transaksi Turun Daya hampir sama dengan proses transaksi
Tambah Daya hanya saja setelah membaca arsip pelanggan bagian pelayanan
langsung membuat surat persetujuan Turun Daya. Kemudian surat persetujuan
diberikan kepada customer sebagai bukti transaksi. Kemudian setelah memperoleh
bukti bagian pelayanan melakukan proses mutasi rekening yang menghasilkan
dokumen rangkap tiga yang diserahkan kepada customer dan bagian admin.
12
C.
Document Flowchart Migrasi Prabayar
Pelanggan
Bagian Pelayanan
Admin
Bank
FC. Rekening Listrik
Terakhir
Mulai
A
FC. KTP
Data calon
pelanggan
FC. Rekening Listrik
Terakhir
Pembayaran
Migrasi Prabayar
FC. KTP
Data calon
pelanggan
Rekapitulasi Data
Pelanggan
Bukti Pembayaran
Data Pelanggan
2
Data Pelanggan
1
Membuat Surat
ijin migrasi
Prabayar
Surat ijin migrasi
Prabayar
3
Surat ijin migrasi
Prabayar
2
Surat ijin migrasi
Prabayar
1
Membuat stand
cabut
Stand Cabut
Stand Cabut
Stand
cabut(Tertanda
tangan)
Bukti Pembayaran
B
Buat SP
SP
SP
A
B
Migrasi
Prabayar
Bukti migrasi
Bukti migrasi
3
·
2
Bukti migrasi
1
Keterangan :
1. SP
= Surat Persetujuan
Gambar 2.4 Dokumen Flowchart Migrasi Prabayar
Pada transaksi Migrasi Prabayar customer diberikan dokumen stand cabut
yang harus di tanda tangani. Dimana dokument tersebut berisi stand terakhir yang
ada di tempat pelanggan. Kemudian setelah memperoleh stand cabut tertanda
tangan bagian pelayanan membuat surat persetujuan migrasi prabayar, yang mana
customer dan admin memperoleh masing-masing bukti migrasi prabayar.
13
D. Document Flowchart Pasang Baru
Pelanggan
Mulai
Bagian Pelayanan
Admin
FC. Rekening Listrik
Terakhir
Bank
6
FC. KTP
Data calon
pelanggan
FC. Rekening Listrik
Terakhir
Pembayaran
pasang baru
FC. KTP
Data calon
pelanggan
Rekapitulasi Data
Pelanggan
Bukti Pembayaran
Data Pelanggan
2
Data Pelanggan
1
Membuat Surat
Survey
pasang baru
Disetujui
T
Pembuat
an SPS
Y
Membuat Surat
persetujuan
pasang baru
SPS
Simpan
SPS
SP
SP
2
2
1
SP
1
6
Bukti Pembayaran
Pasang Baru
Bukti Pembayaran
Pasang Baru
Pasang
Baru
Bukti Pasang Baru
3
Bukti Pasang Baru
2 Bukti Pasang Baru
1
End
Keterangan :
= Surat Persetujuan
· 1. SP
2.SPS
= Surat penangguhan sementara
Gambar 2.5 Dokumen Flowchart Pasang Baru
14
Document flowchart adalah perangkat diagram grafik yang menyimpan
dan mengkomunikasikan aliran data media dan prosedur proses informasi yang
diperlukan dalam sistem informasi. Hal ini dilakukan dengan menggunakan
berbagai simbol yang dihubungkan dengan panah-panah untuk menunjukkan
kelanjutan aktivitas proses informasi.
Document flowchart tertentu berfungsi penting sebagai media dan
hardware yang digunakan proses yang berhubungan dengan sistem informasi.
Semua itu mewakili model grafis dari sistem informasi fisik yang diperlukan atau
diajukan.
Sistem ini banyak dipakai untuk menghubungkan struktur menyeluruh
dan aliran sistem ke pengguna akhir karena sistem ini dapat menawarkan tampilan
fisik yang berperan penting pada keterkaitan hardware dan data media. Walaupun
begitu, beberapa kasus, sistem tersebut dapat digantikan dengan diagram aliran
data untuk digunakan oleh analis sistem profesional, dan dengan grafik presentasi
untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir.
Pada pasang baru pelanggan akan disurvey terlebih dahulu untuk
mengetahui layak tidaknya pasang baru di lokasi pelanggan. Apabila belum layak
bagian pelayanan akan membuat surat penangguhan sementara, apabila layak
bagian pelayanan membuat surat persetujuan terkait pemasangan baru yang akan
diberikan pada pelanggan dan bagian admin. Setelah itu customer melakukan
pembayaran di bank. Kemudian bukti pembayaran diserahkan kepada bagian
pelayanan sebagai syarat untuk melakukan transaksi pasang baru. Kemudian
bagian pelayanan membuat dokumen bukti pasang baru yang akan diserahkan
kepada customer dan bagian admin.
15
2.7 Dokumen Input /Output
Gambar 2.6 Dokumen Input /Output