Penggunaan Informasi Akuntansi dalam Sistem Manajerial Usaha
advertisement
BAB II Landasan Teori A. Sistem Informasi 1. Konsep Sistem Informasi Untuk memahami pengertiaan sistem informasi, harus dilihat keterkaitan antara data dan informasi sebagi entitas penting pembentuk sistem informasi. Davis(1995) dalam Al Fatta Hanif (2007 ; 9) mengemukakan bahwa, “Data merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri sendiri lepas dari konteks apapun. Sementara informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau mendatang”. Mc Leod (1995) dalam Al Fatta Hanif (2007:9) mengemukakan bahwa, “Inforrmasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti 2. Metodologi Pengembangan Sistem Beberapa ahli membagi proses-proses pengembangan sistem kedalam sejumlah urutan yang berbeda-beda. Tetapi semuanya akan mengacu pada proses-proses standar (Al Fatta Hanif, 2007:25) yaitu: 1. Pengumpulan Informasi Langkah awal pada tahapan analisis adalah mengumpulkan informasi tentang bagaimana proses-proses bisnis yang ada pada sistem lama berjalan. Kemudian ditentukan pada titik-titik mana saja proses bisnis yang mengalami masalah yang bisa diselesaikan dengan sistem informasi. 7 2. Mendefinisikan System Requirement Dari informasi kelemahan yang didapat, analisis sistem kemudian mendefinisikan apa saja sebenarnya yang dibutuhkan oleh sistem lama untuk mengatasi masalahnya. Inilah yang disebut sebagai system requirement (kebutuhan sistem). Sering kali kebutuhan ini akan mengubah total keseluruhan proses bisnis pada sistem lama, tetapi kadang-kadang hanya perubahan penambahan beberapa prosedur baru. 3. Menyusun dan Mengevaluasi Alternatif Suatu hal yang tidak boleh dilupakan analis adalah rencana kedua. Setelah menyusun dan memprioritaskan kebutuhan, analis harus menyiapkan alternatif jika seandainya susunan kebutuhan nantinya akan ditolak oleh klien. 4. Mengulas Kebutuhan dengan Pihak Manajemen Langkah terakhir adalah mengulas kebutuhan yang sudah ada dengan pihak klien, karena pihak klien lah yang paling tahu kebutuhan sistem mereka. Pada perkembangannya, proses-proses standar tadi dituangkan dalam suatu metode yang dikenal dengan nama System Development Life Cycle yang merupakan metodologi umum dalam pengembangtan sistem yang menandai kemajuan usaha. B. Akuntansi Sebagai Sistem Informasi 1. Konsep Sistem Informasi Akuntansi Akuntansi menjadi yang terdepan dengan berperan penting dalam menjalankan ekonomi dan sistem sosial kita. Keputusan-keputusan yang diambil oleh para individu, pemerintah, dan badan usaha sering kali digunakan oleh penggunanya berdasarkan pada sumber daya yang dimiliki. Tujuan utama akuntansi adalah melahirkan informasi keuangan melalui proses pencatatan, pelaporan dan penginterpretasian data-data ekonomi yang digunakan sebagai pengambilan keputusan. Sedangkan sistem dapat diartikan sebagai suatu kesatuan yang kompleks dan dibentuk dari berbagai komponen yang saling berkaitan. Karakteristik sistem secara keseluruhan harus memiliki sasaran, 8 masukan-keluaran, dan lingkungan untuk mencapai target dasar yang telah ditetapkan (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:3). 2. Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi Sebagai suatu sistem informasi, akuntansi dapat dijelaskan pada paragraf- paragraf sebagai berikut : 1. Akuntansi Adalah Sistem Manajemen, pengguna, dan personal sistem diperlukan dalam pengembangan sistem. Umumnya, kelompok perancang atau tim proyek pengembangan sistem meliputi para pemakai sistem, mengembangkan spesifikasi teknis dan mengimplementasikan sistem baru. Masalah-masalah teknis, organisasional dan manajemen proyek akan muncul pada saat implementasi sistem. Sistem informasi yang baru, dapat juga menimbulkan hubungan kerja yang baru diantara personel yang ada, perubahan pekerjaan bahkan mungkin perubahan struktur organisasi. Faktor-faktor teknis, perilaku, situasi dan personel yang berkaitan perlu dipertimbangkan sebelum proyek dilakukan. Kegagalan untuk melakukan hal tersebut menyebabkan output yang dihasilkan tidak berguna meskipun sistem yang dirancang merupakan sistem yang baik secara teknis. Keterlibatan personel perlu dilakukan secara terus menerus setelah sistem tersebut diimplementasikan (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:5). Chusing (1990) dalam Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B (2009:4), mengemukakan bahwa: “Keterlibatan pemakai perlu dipertimbangkan bahkan pada saat perencanaan sistem” Filosofi dari perancangan sistem yang berorientasi pada pemakai, membantu untuk membentuk prilaku dan pendekatan yang baik dalam pengembangan sistem dalam kontek organisasional. Disamping itu, dukungan 9 manajemen puncak merupakan suatu faktor penting yang menentukan efektifitas penerimaan sistem informasi dalam organisasi. Jacson (1986) dalam Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B (2009:4), mengemukakan beberapa alasan mengapa keterlibatan manajemen puncak dalam pengembangan sistem informasi merupakan hal yang penting, yaitu: 1. Pengembangan sistem merupakan bagian yang terintekrasi dengan perencanaan perusahaan. Manajemen puncak mengetahui rencana perusahaan sehingga sistem yang akan dikembangkan seharusnya sesuai dengan rencana perusahaan sehingga sistem yang baru akan mendorong tercapainya tujuan perusahaan. 2. Manajemen puncak merupakan fokus utama dalam proyek pengembangan sistem. 3. Manajemen puncak menjamin penekanan tujuan perusahaan dari pada aspek teknisnya. 4. Pemilihan sistem yang akan dikembangkan didasarkan pada kermungkinan manfaat yang akan diperoleh, dan manajemen puncak mampu untuk menginterpretasikan hal tersebut. 5. Keterlibatan manajemen puncak akan memberikan kegunaan dan pembuatan keputusan yang lebih baik dalam pengembangan sistem. Dukungan manajemen puncak sebenarnya ada pada semua tahap pengembangan sistem yaitu pada saat perencanaan sistem dan tahap implementasi. Keterlibatan dalam pengembangan sistem informasi adalah merupakan bagian integral dari kesuksesan sistem informasi. Keterlibatan pemakai ini seharusnya ada pada semua tahap yang dinamakan system development life cycle. Tahapan tersebut adalah perencanaan, implementasi dan setelah implementasi. Keterlibatan pemakai dalam semua tahap tersebut merupakan suatu komponen penting dalam menentukan keberhasilan suatu sistem informasi (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:5). Ives dan Olson, 1984, dalam Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B (2009:5) mengemukakan 6 tingkatan keterlibatan pemakai dalam pengembangan sistem informasi yaitu: 1. Tidak ada keterlibatan (no-involevement) 2. Keterlibatan simbolis (symbolic involvement) 10 3. Keterlibatan atas saran orang lain (involvement by advice) 4. Keterlibatan dengan pengendalian yang lemah (involvement by weak control) 5. Keterlibatan dengan melakukan (involvement by doing) 6. Keterlibatan dengan pengendalian yang kuat (involvement by strong control) Hasilnya menunjukan bahwa kerterlibatan dengan melakukan dan keterlibatan dengan mengendalikan yang kuat akan menghasilkan suatu sistem informasi yang lebih efektif. Efektifitas sistem informasi ini dinyatakan dengan kepuasan pemakai (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:5). 2. Akuntansi Adalah Informasi Selain masalah sistem, akuntansi juga dapat dipandang sebagai suatu informasi. Suatu fenomena menjadi menarik dengan adanya suatu jargon yang menyatakan bahwa menguasai informasi, akan menguasai dunia dan siapa yang menguasai informasi akan memenangkan persaingan. Hal ini tidaklah mengherankan karena pada era sekarang ini, penguasaan informasi menjadi sangat dominan bahkan informasi telah diakui sebagai salah satu sumber daya. Oleh karena itu, perusahaan harus berupaya untuk mengoptimalkan peran informasi ini untuk mencapai tujuannya (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:6). 3. Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Informasi yang diperlukan oleh manajemen harus memiliki karakter seperti akurat dan tepat waktu. Tersedianya informasi secara tepat, relevan, dan lengkap lebih dikarenakan adanya kebutuhan yang sangat dirasakan oleh masingmasing unit bisnis unttuk mendapatkan posisi keunggulan bersaing. Lewat seperangkat prosedur dan teknik akuntansi, informasi menjadi lebih dapat diakses secara cepat, relevan dan lengkap (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:6). Terkait dengan informasi akuntansi tersebut, beberapa jenis sistem informasi yang telah berkembang saat ini adalah sebagai berikut: 1. Pemerosesan Data Elektronik (Electronic Data Processing) 2. Pemerosesan Data (Data Processing) 3. Sistem Inforrmasi Management (Management Information System) 4. Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support System) 11 5. Sistem Ahli (Expert System) Sistem Informasi Eksekutif (Executif Information System) dan Sistem Informasi Akuntansi (Accounting Information System) merupakan bukti bahwa sistem informasi dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi yang semakin kompleks. Oleh karena itu, untuk dapat bertahan dan tumbuh, saat ini perusahaan harus menggunakan sistem informasi sesuai dengan perkembangan lingkungan bisnisnya. Namun, agar proyek pengembangan sistem informasi tidak sia-sia, maka perlu dipahami tahapan-tahapan dalam pengembangan sistem yang terdiri dari (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:6): 1. Perencanaan dan analisis sistem yang meliputi formulasi dan evaluasi solusi-solusi masalah sistem, penekanannya pada tujuan keseluruhan sistem. 2. Perancangan sistem yaitu proses menspesifikan rincian solusi yang dipilih oleh proses analisis sistem. 3. Implementasi sistem yaitu proses menempatkan rancangan prosedur-prosedur dan metode baru atau revisi kedalam operasi. Sebagai sistem informasi, akuntansi juga sering disebut sebagai bahasa bisnis yang dapat menyediakan atau memberikan informasi penting tentang kegiatan ekonomi. Dikatakan bahasa sebab akuntansi dapat berperan sebagai media komunikasi yang mengomunikasikan berbagai fenomena, gejala, dan pristiwa ekonomi yang terjadi di suatu organisasi bisnis kepada pihak-pihak yang berkepentingan dengan fenomena, gejala, dan pristiwa ekonomi tersebut. Akuntansi menyediakan kerangka konseptual untuk data ekonomi dan bahasa yang menjadi tolak ukur bagi berbagai macam penggunanya dalam penyusunan laporan keuangan (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:7). Bahasa, secara umum dapat diartikan sebagai suatu simbol yang disusun secara acak atau sembarangan. Simbol-simbol itu disusun dan ditata dengan menggunakan suatu mekanisme yang telah memiliki standar tersendiri dan telah baku. Sehingga, simbol-simbol tersebut memberi suatu persepsi, konsepsi, dan makna tertentu yang telah distandarkan. Simbol-simbol tersebut memberi suatu 12 persepsi makna dan pemahaman tertentu terhadap yang disimbolkan. Dengan demikian, sistem informasi akuntansi dibangun di sekitar aktifitas bisnis perusahaan dengan struktur tertentu dalam suatu organisasi. Desain sistem yang baik meliputi prosedur untuk mengukur, merekam, dan menyimpulkan peristiwapristiwa ekonomi dalam menyediakan pengawasan intern yang dirancang untuk mengamankan aktiva dan mempromosikan efisiensi operasional, serta mengijinkan perolehan kembali data yang relevan untuk pelaporan eksternal maupun internal (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:7). C. Sistem Informasi Manajemen 1. Konsep Sistem informasi Manajemen Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resum rutin dan laporanlaporan tertentu. Sistem informasi manajemen mengambil data mentah dari pemprosesan data elekronik dan mengubahnya menjadi kumpulan data yang lebih berarti yang dibutuhkan manajer untuk menjalankan tanggung jawabnya. Untuk mengembangkan suatu sistem informasi manajemen, diperlukan pemahaman yang lebih baik tentang informasi apa saja yang dibutuhkan manajer dan bagaimana mereka menggunakan informasi tersebut (Al Fatta Hanif, 2007:12) (Al Fatta Hanif, 2007:12). Kertahadi (1995) dalam Al Fatta Hanif (2007:9), mengemukakan bahwa Sistem Informasi Manajemen (SIM) dapat didefinisikan sebagai “Suatu alat untuk menyajikan informasi dengan cara sedemikian rupa sehingga bermanfaat bagi penerimanya” Murdick dan Ross (1993) dalam Al Fatta Hanif (2007:9), mengemukakan bahwa tujuan dari Sistem Informasi Manajemen (SIM) adalah: “Untuk menyajikan informasi guna pengambilan keputusan pada perencanaan, pemrakarsaan, pengorganisasian, pengendaliaan 13 kegiatan operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan sinergi organisasi pada proses” Dengan demikian, sistem informasi berdasarkan konsep (input, processing, output) dapat dilihat pada gambar berikut (Al Fatta Hanif, 2007:9): Input Data Pemprosesan Output Data Gambar 2.1 Konsep Sistem Informasi 2. Pentingnya Sisitem Informasi Manajemen Sejak lahirnya ilmu administrasi dalam manajemen, para ilmuan yang menekuninya telah dan berusaha melakukan berbagai penelitian dalam rangka akumulasi pengetahuan dan teori tentang proses manajemen, termasuk tentang unsur-unsur manajerial berbagai klasifikasi unsur-unsur manajerial. Aneka ragam klasifikasi itu harus dipandang sebagai hal yang positif dalam arti memperkaya pengetahuan dan pemahaman yang lebih mendalam tentang apa saja yang harus dilakukan oleh para manajer agar kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasaran semakin meningkat. Merupakan kenyataan bahwa cara dan gaya seseorang ilmuan membuat klasifikasi unsur-unsur manajerial dipengaruhi oleh berbagai faktor seperti: Filsafat hidup yang dianutnya Perkembangan pengetahuan yang telah dicapai Kondisi lingkungan Perkembangan teknologi dan pemanfaatannya Kondisi organisasi untuk fungsi-fungsi itu di selenggarakan Akan tetapi terlepas dari aneka ragam klasifikasi tersebut para ilmuan telah sepakat bahwa pada dasarnya keseluruhan unsur-unsur manajerial dapat digolongkan kepada dua jenis utama, yaitu fungsi organik dan fungsi penunjang, 14 yang tergolong kepada jenis fungsi organik adalah keseluruhan unsur utama yang mutlak perlu dilakukan oleh manajer dalam rangka pencapaian tujuan dan berbagai sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Fungsi-fungsi organik tersebut merupakan menjabarkan kebijaksanaan dasar atau strategi organisasi yangtelah ditetapkan dan harus digunakan sebagai dasar bertindak. Sedangkan yang dimaksud dengan fungsi penunjang adalah berbagai kegiatan yang diselenggarakan oleh orang-orang atau satuan-satuan kerja dalam organisasi dan dimaksudkan mendukung semua fungsi organik manajerial (Siagian, 2005:3-4) . Berdasarkan faktor-faktor di atas kebutuhan untuk berprestasi yang bisa diajarkan untuk melahirkan seorang manajer yang berkualitas yaitu berupa pendekatan sistematis untuk mengidentifikasi kesempatan bisnis, dan analisis resiko (Masykur, 2001:9). 1. Kesempatan-kesempatan Inovasi termasuk cara terbaru dan lebih baik dalam mengerjakan sesuatu dan hal terbaru dan lebih baik dalam mengerjakannya. Tetapi cara terbaru dan lebih baik didalam mengerjakan sesuatu secara tidak langsung berarti menyediakan barang dan jasa yang bermanfaat untuk memenuhi keinginannya dari masyarakat sebagai konsumen. 2. Analisa Resiko Pribadi manajer memiliki risiko yang bisa diperhitungkan yang bersifat menengah dan bisa dikendalikan. Resiko yang bisa diperhitungkan dalam bisnis adalah keputusan mengenai pengeluaran uang dalam jangka pendek maupun jangka panjang. 3. Penerapan Unsur-unsur Sistem Manajerial Dalam Usaha Kecil Dan Menengah Berdasarkan pada faktor-faktor manajerial diatas, para ahli menemukan bahwa pengambilan keputusan dan manajer mengidentifikasi biaya manajemen sebagai suatu input kunci terhadap pengambilan keputusan dan akurasi biaya 15 informasi sebagai prioritas puncak. Informasi yang tidak akurat memiliki dampak signifikan pada hasil keputusan yang mengakibatkan rendahnya pengimplementasian alat-alat manajemen dan sistem manajemen. Oleh karena itu untuk mencapai tujuan yang diharapkan maka diperlukan unsur-unsur di dalam manajerial untuk membantu pemilik usaha untuk pengambilan keputusan. Unsurunsur manajemen yang dimaksud adalah seperti sumber daya manusia, modal usaha, mesin, bahan baku, metode usaha, dan pasar (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:178). 1. Manajemen Sumber Daya Manusia Ungkapan sumber daya manusia yang tepat menunjukan pada individu- individu dalam organisasi usaha kecil dan menengah yang memberikan sumbangan yang berharga pada pencapaiaan tujuan sistem organisasi usaha kecil dan menengah. Tentu saja sumbangan ini adalah hasil dari produktivitas pada posisi yang mereka pegang. Dilain pihak, sumber daya yang tidak tepat menunjuk pada anggota organisasi usaha kecil dan menengah yang tidak memberikan sumbangan yang berarti bagi pencapaian tujuan sistem manajemen. Pada hakikatnya, individu-individu tersebut tidak efektif dalam jabatan mereka (Masykur, 2001:123) Tugas penyediaan sumber daya manusia yang semestinya adalah sangat penting bagi pengelola usaha kecil dan menengah. Produktivitas pada semua organisasi usaha kecil dan menengah ditentukan oleh bagaimana sumber daya manusia berinteraksi dan bergabung untuk menggunakan sumber daya sistem manajemen. Faktor-faktor seperti latar belakang, umur, pengalaman yang berhubungan dengan jabatan, dan tingkat pendidikan formal kesemuanya mempunyai peranan didalam menentukan tingkat ketepatan posisi individuindividu pada organisasi usaha kecil dan menengah (Masykur, 2001:124). 2. Manajemen Keuangan Secara historis peranan seorang manajer keuangan mengalami perkembangan. Semula tugas manajer keuangan hanya terbatas pada proses pembuatan dan pemeliharaan catatan yang bersangkutan dengan transaksi 16 keuangan, penyusunan laporan-laporan keuangan secara periodik. Selanjutnya tugas berkembang pada proses mempertahankan likuiditas usaha maupun perusahaan, termasuk mencari atau mendapatkan dana serta menggunakan atau mengalokasikan dana. Kini peran seorang manajer keuangan telah menjadi luas dan kompleks, sehingga semakin turut serta mempengaruhi maju mundurnya sebuah perusahaan (Jhon, 1988:1). Situasi usaha saat ini telah mengharuskan seorang manajer keuangan aktif turut menentukan pengelolaan keseluruhan aktiva yang dimiliki perusahaan dalam arti luas. Manajer keuangan selain menentukan dana yang dibutuhkan dan cara memperoleh dana tersebut juga harus menentukan jumlah dana yang dibutuhkan dan cara memperoleh dana tersebut, juga harus menentukan pengalokasian pada berbagai jenis aktiva. Selanjutnya adalah mengawasi pelaksanaan kegiatan atau usaha pencarian (pembelanjaan pasif) dan pengalokasian dana (pembelanjaan aktif) sehingga diperoleh suatu kombinasi sumber serta penggunaan dana atau modal yang seimbang dan efisien (Jhon, 1988:1). Peran dan tugas menejer keuangan tersebut sebaiknya dipahami dan didukung oleh setiap dan antar bagian dalam perusahaan. Dalam kaitannya dengan pencapaian tujuan perusahaan maka setiap bagian memiliki tugas dan peranan sesuai dengan tujuan atau bidang masing masing (Jhon, 1988:2). 3. Manajemen Persediaan Persediaan adalah barang-barang yang ditangani untuk dijual kembali. Sepertinya, ini akan secara khas di konversi ke dalam kas kurang dari satu tahun dan dengan demikian persediaan merupakaan aktiva lancar. Pada perusahaan manufaktur, biasanya persediaan barang dari bahan baku dan dalam proses ditambahkan terhadap persediaan barang jadi (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:167). Masalah penentuan atau pengaturan macam dan besarnya persediaan barang dagang merupakan masalah yang urgen karena mempunyai pengaruh langsung pada besarnya keuntungan yang akan diterima perusahaan. Pengaturan tentang persediaan barang dengan ini ditunjukan untuk mengusahakan agar 17 barang yang ada dalam perusahaan tidak kurang dan tidak berlebihan. Kalau barang kurang, berarti ada sebagian permintaan langganan yang mungkin tidak dapat dipenuhi, ini akan berakibat kita akan kehilangan langganan, yang pada akhirnya akan menurunkan omzet. Sebaliknya bila barangnya terlalu banyak, disamping ongkos pemeliharaan atau pergudangannya harus kita tanggung, juga modal yang mati tidak berputar sejumlah kelebihan barang tersebut. Dengan demikian akan hal ini maka persediaan barang perusahaan baik itu bahan baku, barang setengah jadi ataupun juga barang jadi harus diatur agar cukup, sehingga keuntungan yang diharapkan dapat tercapai (Jhon, 1988:32). 3. Manajemen Pemasaran Sistem pemasaran mengidentifikasi komponen yang saling berinteraksi, baik secara internal maupun eksternal bagi perusahaan, yang memungkinkan perusahaan menjual produk atau jasa ke pasar. Gambar di bawah ini menunjukan ringkasan komponen yang menyusun sistem pemasaran (Masykur, 2001:98). Umpan Balik (Feedback) Lingkungan Eksternal Perekonomian Kebudayaan Teknologi Hukum Bahan Mentah Persaingan Keputusan Bauran Pasar Wiraswastawan Keputusan Perencanaan Pasar Strategi Pemasaran Diarahkan Kepada Pelanggan Keputusan Membeli dari Pelanggan Lingkungan Internal Sumber daya finansial Pemasok Sasaran dan tujuan Manajemen Gambar 2.4. Sistem Pemasaran Seperti yang bisa dilihat dari gambar di atas, lingkungan (eksternal dan internal) memainkan peranan penting dalam pengembangan rencana pemasaran. Jadi analisa lingkungan akan memberikan pandangan awal terhadap pembuatan 18 rencana pemasaran. Rencana pemasaran hendaknya dipahami oleh manajemen sebagai pedoman penerapan pembuatan keputusan pemasaran. D. Perusahaan Kecil dan Menengah 1. Konsep Perusahaan Kecil dan Menengah Adanya perbedaan pandangan pengkajian usaha kecil atau perbedaan pemakaian kriteria menyebabkan belum ada keseragaman definisi usaha kecil. Kriteria yang dipakai untuk membedakan kelompok usaha kecil ada bermacammacam diantaranya jumlah modal yang digunakan, jumlah tenaga kerja, jumlah produksi, omzet penjualan, besarnya investasi dan metode administrasi. Kriteria yang umum digunakan adalah jumlah tenaga kerja, besarnya modal atau investasi, kapasitas produksi dan jumlah penjualan per periode. Undang-undang Republik Indonesia nomor 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro Kecil dan Menengah dinyatakan bahwa kriteria Usaha Mikro Kecil dan Menengah (UMKM) adalah sebagai berikut: (http://www.depkop.go.id/phocadownload/regulasi/uu/uu%202008%2020%20um km.pdf) 1. Kriteria Usaha Mikro adalah sebagai berikut: - Memiliki kekayaan bersih paling banyak Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau - Memiliki hasil penjualan tahunan paling banyak Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah). 2. Kriteria Usaha Kecil adalah sebagai berikut: - Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp 50.000.000,00 (lima puluh juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau - Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 300.000.000,00 (tiga ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah). 3. Kriteria Usaha Menengah adalah sebagai berikut: - Memiliki kekayaan bersih lebih dari Rp 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 19 10.000.000.000,00 (sepuluh milyar rupiah) tidak termasuk tanah dan bangunan tempat usaha; atau - Memiliki hasil penjualan tahunan lebih dari Rp 2.500.000.000,00 (dua milyar lima ratus juta rupiah) sampai dengan paling banyak Rp 50.000.000.000,00 (lima puluh milyar rupiah). Berdasarkan kriteria usaha mikro kecil dan menengah maka pelaku usaha mikro kecil dan menengah merupakan pemilik atau pendiri usaha baik secara perseorangan maupun berkelompok yang memenuhi kriteria usaha mikro kecil dan menengah sebagaimana diatur dalam undang-undang Republik Indonesia nomor 20 Tahun 2008. 2. Tujuan Perusahaan Pada dasarnya tujuan prusahaan dapat dikelompokan menjadi dua yaitu yang bersifat ideal dan tujuan yang kedua bersifat komersial. Tujuan yang bersifat ideal antara lain meningkatkan kesejahteraan karyawan, mengurangi tingkat pengangguran atau memberi kesempatan kerja, memberikan pelayanan atau memenuhi kebutuhan kepada mastyarakat, meningkatkan pendapatan pemerintah melalui pajak. Tujuan ini bersifat ideal dalam kaitannya dengan pertanggung jawaban perusahaan terhadap masyarakat ataupun kelompok. Tujuan yang bersifat komersial, antara lain memperoleh keuntungan maksimal dan dilanjutkan mengembangkan usaha. Kedua kelompok tujuaan itu harus saling mendukung, namun dalam situasi pertumbuhan ekonomi, sosial dan bidang-bidang lain seperti sekarang ini, tentunya tujuan-tujuan tersebut tidaklah mudah untuk mencapainya. Tujuan perusahaan sulit dicapai apabila perusahaan tersebut tidak bekerja atau beroperasi secara efisien, sehingga perusahaan tidak mampu baik langsung maupun tidak langsung bersaing dengtan perusahaan-perusahaan sejenis, oleh karen itu setiap bagian harus senantiasa berupaya memelihara serta mempertahankan efisiensi usaha secara optimal. Atau dengan kata lain tujuan perusahaan pada akhirnya adalah memaksimalkan nilai perusahaan bagi para pemiliknya (Jhon, 1988:7). 20 E. Sistem Informasi Akuntansi dan Manajemen di dalam Perusahaan Kecil dan Menengah 1. Konsep Informasi Akuntansi dan Manajemen di dalam Perusahaan Kecil dan Menengah Sejak banyaknya perusahaan-perusahaan besar yang pailit paska krisis moneter, perusahaan kecil dan menengah menjadi back bone sektor dagang pada saat ini dinegara kita sorotan terhadap bisnis tingkat menengah dan kecil ini menjadi perhatian luas bagi publik, hal ini disebabkan semakin banyaknya sektor dagang dilapisan ini. Oleh karena itu, tercipta suatu persaingan bisnis yang competitive ditengah-tengah masyarakat. Untuk mencapai keberhasilan kompetitif tersebut, lingkungan perusahaan mensyaratkan adanya kemampuan baru yang harus dimiliki perusahaan-perusahaan (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:179). Kaplan dan Norton (1996) dalam Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B (2009:179), mengatakan bahwa “kemampuan sebuah perusahaan untuk memobilisasi dan mengeksploitasi aktiva tak berwujud menjadi jauh lerbih menentukan dari pada melakukan investasi dan mengelola aktiva fisik yang berwujud” Alasan ini dikarenakan bahwa aktiva tak berwujud memungkinkan perusahaan untuk (Ikhsan, Arfan dan Prianthara, Teddy I.B, 2009:179): 1. Mengembangkan hubungan dengan pelanggan untuk mempertahankan loyalitas dan memungkinkan berbagai segmen pelanggan dan wilayah pasar. 2. Memperkenalkan produk dan jasa inovatif yang diinginkan oleh segmen yang dituju. 3. Memproduksi produk dan jasa bermutu tinggi sesuai dengan keinginan pelanggan dengan harga yang rendah dan dengan tenggang waktu (lead time) tyang pendek. 4. Memobilisasi kemampuan dan motivasi pekerja bagi peningkatan kemampuan proses, mutu, dan waktu tanggap (response time) yang berkesinambungan. 5. Mengembangkan teknologi informasi, data base, dan sistem. 21 Perusahan memerlukan suatu sistem yang benar-benar membantu dalam pengambilan keputusan untuk mencapai tujuan yang diharapkan, untuk itu sistem akuntansi manajemen menawarkan sistem terbuka bagi perusahaan kecil dan menengah dalam upaya pencapaiaan tujuan agar dapat meningkatkan kinerja perusahaan kecil dan menengah dalam mengembangkan usahanya. 2. Sistem Manajemen Terbuka dalam Usaha Kecil dan Menengah Sistem terbuka adalah suatu keseluruhan atau unit yang terdiri dari subsistem yang dinamis, saling bekerja sama, saling mempengaruhi secara langsung maupun tidak langsung untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana sebuah sistem terbuka paling tidak memiliki subsistem input, subsistem impor, subsistem transformasi, subsistem ekspor, subsistem output atau tujuan, seperti tampak dalam gambar berikut ini (Jhon, 1988:2-4): Subsistem Output/tujuan Subsistem Input Subsistem Impor Subsistem Transformasi Subsistem Ekspor Gambar 2.2. Sistem Terbuka Perusahaan sebagai sebuah sistem terbuka, berarti merupakan unit atau kombinasi dari berbagai kombinasi dari berbagai sumber-sumber ekonomi yang langsung maupun tidak langsung mempengaruhi proses produksi dan distribusi barang atau jasa untuk mencapai tujuan tertentu antara lain keuntungan dan pemenuhan kebutuhan masyarakat. Pada gambar berikut ini dapat dilihat 22 berbagai sumber-sumber ekonomi dalam sistem perusahaan yang langsung maupun tidak langsung mempengaruhi pencapaian tujuan perusahaan. LINGKUNGAN UMUM LINGKUNGAN KHUSUS Sumber-sumber Ekonomi: - Manusia/SDM - Modal/dana - Material/bahan baku - Mesin - Metode - Market/pasar LINGKUNGAN KHUSUS LINGKUNGAN KHUSUS Kegiatan Perusahaan Bidang: - Produksi - Keuangan - Pemasaran - Personalia LINGKUNGAN KHUSUS LINGKUNGAN KHUSUS Tujuan antara lain: - Keuntungan - Ekspansi - Kesejahteraan karyawan - Pemenuhan kebutuhan masyarakat - Mengurangi pengangguran LINGKUNGAN KHUSUS LINGKUNGAN UMUM Gambar 2.3. Perusahaan Sebagai Sistem Terbuka Perusahaan dalam operasi sehari-hari menjalankan berbagai fungsi atau kegiatan. Agar kegiatan itu dapat berjalan dengan lancar antara lain dibutuhkan berbagai sumber-sumber ekonomi atau faktor produksi. Secara terperinci sumber-sumber ekonomi tersebut antara lain bisa disebut dengan istilah “6M”, (Jhon, 1988:4) yaitu: 1. Man (SDM) Dalam manajemen, faktor manusia adalah yang paling menentukan. Manusia yang membuat tujuan dan manusia pula yang melakukan proses untuk mencapai tujuan. Tanpa ada 23 2. 3. 4. 5. 6. manusia tidak ada proses kerja, sebab pada dasarnya manusia adalah makhluk kerja. Money (uang) Uang merupakan salah satu unsur yang tidak dapat diabaikan. Uang merupakan alat tukar dan alat pengukur nilai. Besarkecilnya hasil kegiatan dapat diukur dari jumlah uang yang beredar dalam perusahaan. Oleh karena itu uang merupakan alat (tools) yang penting untuk mencapai tujuan karena segala sesuatu harus diperhitungkan secara rasional. Hal ini akan berhubungan dengan berapa uang yang harus disediakan untuk membiayai gaji tenaga kerja, alat-alat yang dibutuhkan dan harus dibeli serta berapa hasil yang akan dicapai dari suatu organisasi. Materials (bahan) Materi terdiri dari bahan setengah jadi (raw material) dan bahan jadi. Dalam dunia usaha untuk mencapai hasil yang lebih baik, selain manusia yang ahli dalam bidangnya juga harus dapat menggunakan bahan/materi-materi sebagai salah satu sarana. Sebab materi dan manusia tidaki dapat dipisahkan, tanpa materi tidak akan tercapai hasil yang dikehendaki. Machines (mesin) Dalam kegiatan perusahaan, mesin sangat diperlukan. Penggunaan mesin akan membawa kemudahan atau menghasilkan keuntungan yang lebih besar serta menciptakan efesiensi kerja. Methods (metode) Dalam pelaksanaan kerja diperlukan metode-metode kerja. Suatu tata cara kerja yang baik akan memperlancar jalannya pekerjaan. Sebuah metode daat dinyatakan sebagai penetapan cara pelaksanaan kerja suatu tugas dengan memberikan berbagai pertimbangan-pertimbangan kepada sasaran, fasilitas-fasilitas yang tersedia dan penggunaan waktu, serta uang dan kegiatan usaha. Perlu diingat meskipun metode baik, sedangkan orang yang melaksanakannya tidak mengerti atau tidak mempunyai pengalaman maka hasilnya tidak akan memuaskan. Dengan demikian, peranan utama dalam manajemen tetap manusianya sendiri. Market (pasar) Memasarkan produk sudah barang tentu sangat penting sebab bila barang yang diproduksi tidak laku, maka proses produksi barang akan berhenti. Artinya, proses kerja tidak akan berlangsung. Oleh sebab itu, penguasaan pasar dalam arti menyebarkan hasil produksi merupakan faktor menentukan dalam perusahaan. Agar pasar dapat dikuasai maka kualitas 24 dan harga barang harus sesuai dengan selera konsumen dan daya beli (kemampuan) konsumen. Sebagai sebuah sistem terbuka maka perusahaan secara dinamis melalui subsistemnya memproses faktor-faktor produksi untuk menghasilkan barang atau jasa. Subsistem tersebut antara lain kegiatan bidang produksi, bidang keuangan, bidang pemasaran, bidang personalia dan bidang-bidang lain sesuai dengan besar kecilnya perusahaan. Hasil barang atau jasa akan didistribusikan kepada lingkungan, khususnya pada konsumen. Melalui penjualan barang dan jasa maka disamping perusahaan memperoleh keuntungan dan mampu berkembang (ekspansi), juga meningkatkan kesejahteraan karyawan dan memuaskan konsumen atau masyarakat. 3. Sistem Informasi Akuntansi dalam Usaha Kecil dan Menengah Sistem informasi dalam usaha kecil dan menengah dapat berguna bagi pihak dalam maupun luar usaha, yang dihasilkan dari sistem informasi yang terdiri dari sistem informasi akuntansi, sistem informasi manajemen, sistem pendukung keputusan, sistem informasi eksekutif, dan sistem pakar. Sistem informasi akuntansi dalam suatu usaha kecil dan menengah berdasarkan fungsinya yaitu terdiri dari sistem akuntansi keuangan dan sistem akuntansi manajemen. Inti dari akuntansi adalah memberikan informasi ekonomi, oleh karena itu perusahaan perlu menciptakan suatu metode pencatatan, pengklasifikasian dan pengendalian transaksi serta kegiatan-kegiatan keuangan, kemudian melaporkan hasilnya dalam laporan keuangan (Mamik, 2008:15). Informasi akuntansi dapat digunakan sebagai dasar dalam pembuatan keputusan ekonomi oleh pihak-pihak yang berkepentingan, yaitu : Pemilik Usaha Pemilik dari suatu usaha perlu mengetahui bagaimana keadaan keuangan usaha yang dimilikinya serta prospeknya dimasa datang. Kreditur Pihak Kreditur perlu mengetahui keadaan keuangan suatu usaha sebelum memberikan pinjaman. Kreditur harus cermat dalam menilai kemampuan 25 suatu usaha dalam hal pengembalian pinjaman dan sebagai pertimbangan apakah akan diberikan pinjaman lagi. Pemerintah Pihak pemerintah membutuhkan informasi akuntansi untuk tujuan-tujuan perpajakan dan peraturan-peraturan lainnya. Pihak-pihak lain Pegawai dan serikat pekerja perlu mengetahui mengenai stabilitas dan profitabilitas tempat mereka bekerja. 26
