BAB II LANDASAN TEORI

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1. Konsep Dasar Sistem Informasi
Globalisasi perdagangan, berkembangnya ekonomi informasi, dan tumbuhnya
Internet dan jaringan komunikasi global lainnya telah mengangkat peran sistem
informasi menjadi demikian signifikan dalam bidang bisnis dan manajemen. Internet
telah menjadi fondasi bagi model-model bisnis baru, proses bisnis baru, dan cara baru
dalam penyebaran pengetahuan
(knowledge).
Institusi atau perusahaan telah
dapat menggunakan internet dan teknologi jaringan dalam menyelenggarakan
pekerjaan sehari-harinya secara elektronik yang lebih produktif, membuat link
antar pusat-pusat
produksi,
antar kantor-kantor,
seluruh kota dan bahkan di sekeliling dunia.
dan
unit-unit pemasaran di
Bahkan lebih jauh lagi beberapa
perusahaan raksasa seperti Coca-Cola, dan Dell Computer telah mengikutsertakan
para pemasoknya, para pelanggannya, maupun organisasi-organisasi lainya yang
berada di luar perusahaan ke dalam jaringan mereka, sehingga mereka dapat bereaksi
secepat mungkin terhadap permintaan pelanggan serta perubahan-perubahan
pasar. Integrasi digital di dalam lingkup suatu organisasi seperti ini, mulai dari
pabrik di lapangan sampai dengan meja eksekutif sudah mulai menjadi kenyataan.
Baik perusahaan kecil maupun perusahaan besar dapat menerapkan sistem
9
10
informasi dan jaringan untuk menyelenggarakan usahanya secara elektronik yang
lebih efisien dan kompetitif. Pada era globalisasi bisnis seperti sekarang ini sistem
informasi, internet, dan jaringan global lainnya telah menciptakan suatu kesempatan
baru bagi koordinasi organisasi maupun inovasi.
Sistem informasi dapat membantu
perusahaan mengembangkan jangkauan usahanya ke lokasi-lokasi yang jauh,
menawarkan produk-produk baru, memperbaharui pola kerja, dan work flows, dan
barangkali secara signifikan merubah cara mereka berbisnis. Dalam hal ini, teknologi
informasi hanya merupakan salah satu komponen kecil saja dalam format
perusahaan. Komponen-komponen lainnya adalah : proses dan prosedur, struktur
organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan, supplier, rekanan, dan lain
sebagainya. Secara teori, di satu titik ekstrim, suatu sistem informasi yang baik belum
tentu harus memiliki komponen teknologi informasi (lihat perusahaan-perusahaan
pengrajin kecil dengan omset milyaran) sementara di titik ekstrim yang lain,
komputer memegang peranan teramat sangat penting dalam penciptaan produk
(perhatikan perusahaan manufaktur Jepang yang mempekerjakan robot untuk
seluruh proses perakitan). Jadi, kehandalan suatu sistem informasi dalam perusahaan
atau organisasi terletak pada keterkaitan antar komponen-komponen yang ada,
sehingga dapat dihasilkan dan dialirkan suatu informasi yang berguna (akurat,
terpercaya, detil, cepat, relevan, dsb) untuk lembaga yang bersangkutan.
Sistem merupakan kumpulan beberapa komponen atau bagian yang terpadu
(integrated element) serta saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan yang sama
11
(common purpose/objective). Sedangkan Informasi adalah merupakan hasil
pengolahan data; yaitu kegiatan yang dilakukan terhadap data yang diperoleh,
misalnya dengan melakukan pengelompokan atau pembuatan tabulasi, agregasi,
kompilasi ataupun pemadanan dalam rangka memberi arti dan makna yang lebih baik
terhadap data agar mudah dimengerti dan dipergunakan. Hal ini dijelaskan pada
gambar 2.1 berikut ini.
SUMBER DAYA INFORMASI
•
INPUT
(Data)
•
•
•
•
•
Sumber Daya Manusia
(ahli informasi, pemakai)
Hardware Komputer
Software Komputer
Fasilitas
Basis Data
Informasi
OUTPUT
(Informasi)
Information Processor
Gambar 2.1. Sumber Daya Informasi
Dengan demikian Sistem Informasi adalah suatu integrasi efektif dari semua
subsistem informasi yang berupa hasil penyajian dan pengolahan data. Sistem
informasi yang merupakan pengelolaan organisasi sering disebut Sistem Informasi
Manajemen. Pengertian Manajemen di sini merupakan segala kegiatan yang terkait
12
dengan tugas manager ; dikenal sebagai fungsi manajemen, yaitu meliputi kegiatan :
perencanaan (plan), pengorganisasiaan (organizing), pelaksanaan (actuating), dan
pengawasan & evaluasi (controlling). Dengan demikian Sistem Informasi
Manajemen adalah suatu integrasi efektif dari semua subsistem informasi fungsi
manajemen yang menyediakan informasi bagi beberapa user dengan kebutuhan yang
serupa. Sistem informasi manajemen ini dilakukan dengan memanfaatkan teknologi
informasi / komputer
Sampai beberapa tahun yang silam, informasi itu sendiri tidak dianggap sebagai
suatu asset penting bagi suatu perusahaan/organisasi. Pada masa itu proses
manajemen dianggap sebagai hubungan face-to-face, suatu personal art, bukan
koordinasi global. Sekarang, telah dimaklumi bahwa pemahaman terhadap sistem
informasi adalah sesuatu yang sangat esensial bagi para pimpinan, sebab sebagian
besar organisasi memerlukan sistem informasi agar dapat survive dan maju.
2.2. Sistem Informasi Memori Organisasi
Memori Organisasi adalah penyimpanan atau perekaman secara elektronik
dari data, informasi dan pengetahuan suatu organisasi yang diperlukan untuk
transaksi bisnis dan pengambilan keputusan. Tahap-tahap di bawah ini merupakan
beberapa komponen dari sistem memori organisasi:
1. Data dibuat, kemudian
2. Data disimpan di sebuah data base atau di sebuah gudang data (data warehouse),
13
kemudian
3. Data dianalisis di dalam sebuah sistem pendukung keputusan (decision support
system, DSS)
Tahapan tersebut digambarkan pada gambar 2.2 berikut ini:
Data
Informasi
Pengetahuan
Gambar 2.2. Tahapan Data menjadi Pengetahuan
Seperti dijelaskan di atas memori organisasi terbentuk dari tiga komponen yaitu
data, informasi dan pengetahuan. Ketiga komponen tersebut terintegrasi menjadi
satu sistem didalam sebuah organisasi / perusahaan sehingga disebut sebagai sistem
memori organisasi. Komponen-komponen pembentuk memori organisasi
mempunyai format dan bentuk masing-masing, hal tersebut dapat diuraikan pada
gambar 2.3 berikut ini.
14
Memori Organisasi
Data
Informasi
Angka/bilangan
Karakter
Pengetahuan
Teks (Tabel/Laporan)
Budaya Organisasi
Hiperteks
Jaringan Sosial
Grafik, termasuk Chart
Gambar
Model Pemecahan
Masalah
Audio
Video
Gambar 2.3. Komponen-komponen Sistem Organisasi Memori
Suatu sistem yang menginformasikan memori suatu organisasi disebut sebagai
sistem informasi memori organisasi (organisational memory information system,
OMIS), dengan demikian dapat dikatakan bahwa sistem informasi memori organisasi
merupakan salah satu komponen dari memori organisasi.
2.3. Manajemen Pengetahuan (Knowledge Management)
Menurut Krogh, Ichiyo, dan Nonaka (2000) mengatakan bahwa ringkasan
gagasan yang mendasari pengertian mengenai pengetahuan yaitu:
(1)
pengetahuan merupakan justified true believe;
(2)
pengetahuan merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus terbatinkan (tacit);
(3)
penciptaan pengetahuan secara efektif bergantung pada konteks yang
memungkinkan terjadinya penciptaaan tersebut;
15
(4)
penciptaaan pengetahuan melibatkan lima langkah utama yaitu: 1. berbagi
pengetahuan terbatinkan (tacit); 2. menciptakan konsep, 3. membenarkan
konsep; 4. membangun prototype; dan 5. melakukan penyebaran pengetahuan.
Manajemen pengetahuan merupakan suatu disiplin ilmu yang
mengembangkan sebuah pendekatan sistem yang terintegrasi dalam
mengindentifikasi, mengelola dan berbagi semua aset informasi dari sebuah
organisasi / perusahaan. Aset dari informasi ini bisa terdiri dari basis data, data
warehouse, dokumen, kebijakan dan prosedur dan juga hasil pendapat para ahli dan
pemikiran pakar sebelumnya yang tidak terartikulasi dan pengalaman-pengalaman
yang diilhami oleh individu pekerja.
Dengan
demikian
didefenisikan
bahwa
manajemen
pengetahuan
merupakan proses untuk mengambil dan mengumpulkan keahlian kolektif yang
dimiliki sebuah organisasi yang bentuknya dapat berupa database, kertas kerja bahkan
keahlian yang ada di masing – masing anggota organisasi kemudian
mendistribusikannya kepada seluruh anggota organisasi guna memproduksi
pengembalian yang lebih besar lagi. Manajemen Pengetahuan memfokuskan diri
pada
bagaiman
menyebarkan
dan
cara
sebuah
mengungkit
organisasi
mengindentifikasi,
mendapatkan,
(leverage) pengetahuan yang ada.
Menurut James J. Stapleton (2003), mengubah informasi menjadi pengetahuan
memerlukan 10 langkah terpisah. Masing-masing langkah harus dikelola secara
cermat. Sebagian besar langkah mungkin terlihat agak kompleks, dan bisa
16
menyesatkan. Penting untuk diperhatikan bahwa pengetahuan organisasi / perusahaan
hanya akan kuat jika seluruh langkah dijalankan secara benar.
1. Pencarian. Proses pencarian informasi dilakukan dengan berbagai cara, melalui
internet, media cetak dan sebagainya. Proses ini agak sulit dilakukan karena untuk
mencari informasi yang tepat dan bermanfaat sehingga menjadi pengetahuan agak
sulit dilakukan, sehingga haruslah secara cermat dan tepat didalam mencari
informasi.
2. Mendapatkan. Pada proses mendapatkan informasi perlu diperhatikan adalah
sumber informasi yang kita peroleh, sumber sebaiknya yang benar-benar orsinil.
Informasi
yang
dianggap
penting
segera
dikumpulkan
sehingga
nanti dapat dijadikan pengetahuan bagi diri sendiri maupun orang lain.
3.
Evaluasi. Setiap bit informasi harus dievaluasi, dari segi kualitas, konteks, dan
umur (informasi memiliki usia), dan dalam hubungannya dengan informasi lain
yang telah dikumpulkan.
4. Penyusunan (Compile). Pada proses penyalinan harus benar-benar dilakukan
secara teliti dan akurat sehingga informasi yang sudah tersusun menjadi informasi
yang benar-benar akurat dan menjadi pengetahuan yang bermanfaat.
5. Pemahaman. Informasi tidak langsung memiliki arah, informasi memiliki arti
yang berbeda untuk orang yang berbeda. Setiap orang memiliki perspektif
tersendiri, setiap orang memiliki tujuan tersendiri, setiap orang mempunyai latar
belakang yang berbeda. Semua itu sangat mempengaruhi pemahaman
17
seseorang atas informasi.
6. Analisis. Untuk mencapai satu tingkat yang lebih tinggi dari hanya memahami
data, maka informasi harus dievaluasi dalam hubungannya dengan semua faktor
lain : pengetahuan umum, standar industri, hubungan, kecenderungan untuk
berubah, dan lain sebagainya.
7. Menyimpulkan. Informasi harus dikonsolidasikan, kemudian informasi
yang telah terkumpul disimpulkan menjadi suatu kesimpulan yang utuh.
8. Mendistribusikan / Menyebarkan. Informasi harus sampai ke orang-orang yang
tepat. Ini merupakan masalah besar dalam sebuah organisasi/perusahaan dan
merupakan langkah yang paling sulit dari 10 langkah mengubah informasi
menjadi pengetahuan.
9. Bertindak berdasarkan informasi.
10. Menggabungkan, Memelihara, dan Memperbarui.
Tujuan dari pengembangan pengetahuan merupakan tujuan dari menghasilkan
mformasi yaitu untuk mengembangkan dan mengelola pengetahuan yang-berdaya
terap dan berguna bagi pembuatan keputusan bisnis / kebijakan organisasi (dapat di
lihat pada Gambar 2.4).
18
Gambar 2.4. Bagan Arus Pengembangan Pengetahuan
Terdapat tiga sub tujuan kunci didalam pengembangan pengetahuan, yaitu :
1. Mengubah pendapat-pendapat yang berbeda, informasi, dan data menjadi
pengetahuan bisnis yang berguna.
2. Memanfaatkan pengetahuan ini untuk memperkuat strategi dan taktik yang
dipakai organisasi / perusahaan.
3. Memelihara dan memperbaharui pengetahuan yang telah terakumulasi secara
19
reguler dan teratur.
Pengelolaan pengetahuan harus dapat menjelaskan hubungan pengetahuan
dengan strategi, suatu organisasi/perusahaan. harus mengembangkan tujuan
strateginya, mengidentifikasikan kebutuhan pengetahuannya untuk nantinya dapat
benar-benar melaksanakan pilihan strateginya, dan menjelaskan kesenjangan (gaps)
knowledge strateginya dengan membandingkan strategi organisasi/perusahaan
tersebut dengan asset knowledge yang mereka punyai. Pilihan strategi organisasi/
perusahaan berdasarkan pada teknologi, pasar, produk, jasa dan proses yang
mempunyai dampak langsung pada knowledge, keterampilan dan kompetensi yang
diperlukan untuk dapat bersaing di pasar yang dituju.
Pada waktu ini asset terpenting dari suatu industri adalah knowledge. Menurut
Nonaka dan Takeuchi (1995) keberhasilan perusahaan di Jepang ditentukan oleh
keterampilan dan kepakaran mereka dalam penciptaan pengetahuan dalam
organisasinya (organizational knowledge creation). Penciptaan knowledge tercapai
melalui pemahaman atau pengakuan terhadap hubungan synergistic dari tacit dan
exsplicit knowledge dalam organisasi, serta melalui desain dari proses sosial yang
menciptakan knowledge baru dengan mengalihkan tacit knowledge ke explicit
knowledge.
Dengan demikian pengertian knowledge di sini adalah pengetahuan,
pengalaman, informasi faktual dan pendapat para pakar. Organisasi perlu terampil
dalam mengalihkan tacit ke explicit dan kemudian ke tacit kembali yang dapat
20
mendorong inovasi dan pengembangan produk baru. Menurut Nonaka dan Takeuchi
(1995) perusahaan Jepang mempunyai daya saing karena memahami knowledge
merupakan sumber daya. Pengetahuan (Knowledge) ini harus dikelola, karena harus
direncanakan dan diimplementasikan. Berhubung organisasi adalah. jaringan
dari keputusan, para pengambil keputusan dan pengambilan keputusan, maka perlu
dikelola agar menjadi efektif keputusannya dan terintegrasi serta terpahaminya
dampak dari keputusan tersebut. Karena keputusan merupakan hasil komitmen
terhadap tindakan.
Keputusan
juga
memfasilitasi
tindakan
dengan
mendefinisikan
dan
mengelaborasi maksud yaitu dengan mengalokasikan sumber daya yang ada.
Tindakan dan maksud organisasi berinteraksi dengan bermacam-macam elemen
lingkungan melalui horizon waktu yang lama, para pengambil keputusan
menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami
issue yang ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan
menjelaskan serta menentukan keinginannya. Oleh karena itu keputusan yang
rasional
memerlukan
informasi
di
atas
kemampuan organisasi
untuk
mengumpulkan informasi dan memprosesnya di atas kapasitas manusia untuk
melakukannya.
2.4. Ontologi
Ontologi adalah suatu ilmu yang merupakan bagian dari ilmu metafisik yang
21
mempelajari struktur bahasa. Ilmu ontologi mempelajari struktur suatu konsep yang
umum dengan menitikberatkan pada spesifikasi konsep yang lebih khusus dari
konsep sebelumnya. Menurut Gruber (1993), ontologi adalah sebuah spesifikasi
khusus dari suatu konseptual. Sedangkan menurut Borst et al (1997) mempunyai
defenisi yang merupakan hasil elaborasi dengan pengertian yang disampaikan oleh
Gruber, bahwa ontologi merupakan spesifikasi formal dari konseptual yang di-share.
Pada intinya ontologi merupakan suatu metode peyederhanaan konsep yang tadmya
lebih umum.
Pada Proyek Tugas Akhir ini pengertian ontologi mengacu pada
pengertian bahwa ontologi merupakan suatu spesifikasi formal dan ekplisit dari
konseptualisasi yang dibagi-bagi (di-share) secara bersama-sama dimana
spesifikasi tersebut dapat dengan mudah dibaca (readable) oleh komputer. Definisi
ontologi tersebut diperoleh dari Gruber (1993), Borst (1997) dan Studer et al
(1998). Konseptualisasi ini mengacu pada suatu model abstrak beberapa
penomena di dunia, yang diperoleh dengan mengidentifikasi konsep-konsep yang
relevan dengan penomena-penomena tersebut. Bagi-bagi (share) ini merefleksikan
bahwa sebuah ontologi mendapatkan informasi sebagai pengetahuan yang disepakati
bersama yang kemudian diterima oleh sebagaian komunitas (pengguna) yang
memang relevan atau memerlukan pengetahuan tersebut dalam rangka aktivitasnya
pada organisasi tersebut. Formal mengacu pada fakta bahwa sebuah ontologi
merupakan sesuatu yang abstrak, organisasi secara teoritis dari terminologi dan
22
saling berhubungan yang digunakan sebagai alat untuk menganalisis konsepkonsep dari sebuah domain. Ekplisit mengacu pada jenis
konsep
yang
digunakan
dan
(type)
konsep-
batasan penggunaannya.
Tujuan utama konsep ontologi ini adalah mereduksi atau mengeliminir
teiminologi dan konseptual yang membingungkan dengan cara mendefinisikan
pengertian/pengetahuan yang dibagi-bagi (a shared understanding), yaitu sebuah
kerangka kerja seragam yang memungkinkan :
-
Komunikasi dan kerjasama diantara orang-orang
-
Pengelolaan organisasi yang lebih baik
-
Interoperabilitas diantara sistem-sistem
-
Manfaat rekayasa sistem (reusability, reliability, specification)
Apabila konsep ontologi ini dikaitkan dengan suatu sistem informasi, maka
sistem tersebut dianggap sebagai domain konseptual yang nantinya akan dibuat
spesifikasi lebih khusus, sehingga informasi-informasi yang terkandung pada sistem
tersebut lebih terspesifikasi lagi. Hal tersebut merupakan salah satu keunggulan dari
konsep ontologi ini, sebagai contoh proses searching (pencarian) dengan
menggunakan konsep ontologi ini maka proses pencarian akan memakan.waktu yang
lebih cepat jika dibandingkan dengan metode pencarian konvensional.
Mengapa metodelogi ontologi ini digunakan dalam membangun sistem
informasi, karena konsep ontologi ini mempunyai beberapa alasan manfaat sebagai
berikut:
23
•
Agar sistem yang dibangun dapat men-share pengertian/pengetahuan bersama
struktur dari informasi diantara orang-orang atau diantara agen perusahaan
perangkat lunaknya (vendor).
•
Agar memungkinkan penggunaan kembali pengetahuan domain yang sudah
dibangun.
•
Agar dapat membagi pengetahuan domain dari pengetahuan operasionalnya.
•
Agar dapat membuat domain asumsi-asumsi yang lebih khusus.
•
Agar dapat menganalisis pengetahuan domain.