BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER
advertisement
BADAN PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA Kode Modul Judul Modul Kode Kompetensi Unit Kompetensi Tingkat : KIP.TEK.04.00 : Pemanfaatan TIK dalam Kegiatan Pengelolaan Informasi Publik : KIP.TEK.04.00 : Memahami Infrastruktur TIK Penunjang Kegiatan Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi serta Struktur Informasi : Dasar Modul Pelatihan Budaya Dokumentasi 2012 PERENCANAAN PELATIHAN 1. Latar Belakang Pada tahun 2008, Indonesia telah tercatat sebagai negara kelima di Asia, dan ke-76 di dunia yang secara resmi mengadopsi prinsip-prinsip keterbukaan informasi. Disahkannya Undang-Undang No 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik (UU KIP) telah menempatkan Indonesia sejajar dengan India, Jepang, Thailand dan Nepal dalam hal pelembagaan kerangka hukum bagi pemenuhan hak-hak publik untuk mengakses prosesproses penyelenggaraan pemerintahan. UU KIP secara jelas mengatur kewajiban badan atau pejabat publik untuk memberikan akses informasi yang terbuka kepada masyarakat. Kewajiban untuk memberikan informasi, dokumen dan data diintegrasikan sebagai bagian dari fungsi birokrasi pemerintahan, diperkuat dengan sanksi-sanksi yang tegas untuk pelanggarannya. UU KIP juga mengatur klasifikasi informasi sedemikian rupa sebagai upaya untuk memberikan kepastian hukum tentang informasi-informasi yang wajib dibuka kepada publik, dan yang bisa dikecualikan dengan alasan tertentu. Penerapan UU KIP tentunya memberikan dampak terhadap sistem manajemen dan tata kelola lembaga-lembaga publik khususnya mengenai pola kerja dan aliran data serta informasi antar unit kerja di lembaga publik masing-masing. Tanpa adanya koordinasi dan komunikasi dalam kerangka kerja mengelola data, informasi dan dokumentasi mustahil kinerja lembaga dalam memberikan pelayanan informasi publik dapat dijalankan dengan baik. Untuk dapat menjalankan pelayanan informasi yang cepat, tepat dan sederhana setiap Badan Publik perlu menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID). PPID adalah pejabat yang bertanggungjawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan/atau pelayanan informasi di Badan Publik. Selanjutnya Tugas dan Tanggung Jawab PPID dijabarkan dalam PP No 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Untuk menjalankan tugasnya, baik Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi PPID (PPID) maupun Pejabat Fungsional Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PFPID), memerlukan kompetensi di bidang pengelolaan data, informasi dan dokumentasi lembaga publik. Penyusunan modul ini bertujuan agar setiap personil yang memiliki tanggung jawab dalam pengelolaan informasi dan dokumentasi pada suatu Badan Publik Negara memiliki kemampuan yang dibutuhkan untuk menjalankan tugas dan tanggung jawabnya. Pada modul ini akan dibahas pemahaman Undang-undang nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik beserta peraturan turunannya. i 2. Unit Kompetensi Kode Kompetensi : KIP.TEK.04.00 Unit Kompetensi : Memahami infrastruktur TIK penunjang kegiatan pengelolaan informasi dan dokumentasi serta struktur informasi. Uraian Unit : Kompetensi Unit kompetensi ini berkaitan dengan kemampuan untuk memahami infrastruktur TIK dan struktur informasi dalam menunjang kegiatan pengelolaan informasi publik. 3. Elemen Kompetensi Elemen Kompetensi Kriteria untuk Kerja 1. Memahami perkembangan TIK. 1.1 Pengertian dasar TIK dapat dijelaskan. 1.2 Perkembangan TIK di Indonesia dapat dijelaskan. 1.3 Manfaat dan paradigma penggunaan TIK dapat dijelaskan. 2. Memahami infrastruktur TIK dasar. 2.1 Konsep peranti keras dan peranti lunak dapat diuraikan. 2.2 Konsep penggunaan jaringan dan internet dapat dijelaskan. 3. Memahami konsep dasar struktur informasi. 3.1 Konsep dasar struktur informasi dapat dijelaskan. 3.2 Konsep data dapat dijelaskan. 3.3 Elemen data dapat dijabarkan. 4. Melakukan penyimpanan pencarian dan 4.1 Pencarian informasi melalui dilakukan. perangkat TIK. informasi di internet dapat 4.2 Penyimpanan informasi ke komputer dapat dilakukan. 4.3 Etika penggunaan internet dapat diterapkan. 5. Memanfaatkan situs web sebagai aplikasi eGovernment. 5.1 Pengertian situs web dapat diuraikan. 5.2 Penyelenggaraan dapat dilakukan. ii situs web pemerintah 5.3 Manajemen penyelenggaraan situs web pemerintah dapat diimplementasikan. 5.4 Isi dan desain situs web pemerintah dibuat sesuai ketentuan. 4. Batasan Variabel 1. Unit ini berlaku pada bidang Pengelolaan Data, Informasi dan Dokumentasi untuk pegawai fungsional dengan jabatan pranata komputer, pranata humas, arsiparis dan pustakawan. 2. Bahasan pada materi yang disampaikan terbatas pada: 2.1 Kegiatan pemanfaatan TIK untuk menunjang pelaksanaan pengelolaan informasi publik. 2.2 Pemanfaatan dan penggunaan TIK dalam proses pelayanan informasi publik. 5. Panduan Penilaian 1. Pengetahuan dan Keterampilan Penunjang: Untuk mendemonstrasikan kompetensi, diperlukan bukti pengetahuan dan pemahaman mengenai: 1.1 Pengertian Badan publik, tugas pokok dan fungsinya. 1.2 UU no 14 Tahun 2008 tentang keterbukaan informasi publik. 2. Konteks Penilaian: Dalam penilaian unit ini harus mencakup uji pemahaman baik secara langsung atau pun melalui soal latihan dan praktek yang tersedia di dalam modul. Unit ini harus didukung oleh serangkaian metode untuk menilai pengetahuan penunjang dalam menjalankan kegiatan pengelolaan informasi publik sesuai dengan undang-undang. 3. Aspek Penting Penilaian: 3.1 Kemampuan memahami perkembangan dan manfaat penggunaan TIK. 3.2 Kemampuan mengenal infrastruktur TIK. iii 3.3 Kemampuan memahami konsep dasar struktur informasi TIK. 3.4 Kemampuan menggunakan dan memanfaatkan TIK. 4. Kaitan dengan Unit-Unit Lain: 4.1 Prasyarat untuk menguasai kompetensi ini: o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Keterbukaan Informasi Publik (KIP) o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Kearsipan o Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Informasi dan transaksi elektronik o 4.2 Memahami Peraturan Perundang-Undangan tentang Pelayanan Publik Unit Kompetensi ini akan mendukung penguasaan unit tingkat umum. 6. Kompetensi Kunci NO 1 KOMPETENSI KUNCI DALAM UNIT INI Mengumpulkan, mengorganisir dan menganalisis informasi TINGKAT 2 2 Mengkomunikasikan ide-ide dan informasi 1 3 Merencanakan dan mengorganisir aktivitas-aktivitas 1 4 Bekerja dengan orang lain dan kelompok 1 5 Menggunakan ide-ide dan teknik matematik 1 6 Memecahkan masalah 2 7 Menggunakan teknologi 2 7. Jumlah Jam Pelajaran Untuk jam pelajaran, dipergunakan standar Jam Pelajaran dengan aturan setiap satu jam pelajaran (1 JP) sama artinya dengan 45 menit. Jumlah jam belajar untuk Unit Kompetensi ini memerlukan waktu belajar selama 3 JP. iv 8. Garis Besar Pokok Pengajaran No 1 Elemen Kompetensi Materi Memahami perkembangan TIK Perkemban gan TIK Sub Materi o Pengertian TIK o Perkembangan TIK di Indonesia o Manfaat peradigma penggunaan TIK 2 Memahami infrastruktur dasar Infrastruktu TIK r TIK Tujuan Instruksional Khusus dan o Pengertian dijelaskan dasar TIK dapat o Perkembangan TIK Indonesia dapat dijelaskan o Manfaat penggunaan dijelaskan dan di Metode Penyampaian o Penjelasan instruktur Durasi 1 JP Media/ Alat Bantu o Ruang Kelas Sumber Belajar 1 o Notebook instruktur o Diskusi dan tanya jawab o LCD proyektor paradigma TIK dapat o Whiteboard o Perangkat keras dan perangkat lunak o Konsep peranti keras dan peranti lunak dapat diuraikan o Penjelasan instruktur o Jaringan dan Internet o Konsep penggunaan jaringan dan internet dapat dijelaskan o Diskusi dan tanya jawab 0.5 JP o Ruang Kelas 1 o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard 3 Memahami dasar informasi konsep struktur Konsep Dasar Struktur Informasi o Struktur Informasi o Data o Konsep dasar struktur informasi dapat dijelaskan o Penjelasan instruktur o Elemen Data o Konsep Data dapat dijelaskan o Diskusi dan tanya jawab o Elemen Data dapat dijabarkan 0.5 JP o Ruang Kelas 1 o Notebook instruktur o LCD proyektor o Whiteboard 4 Melakukan pencarian dan penyimpanan informasi melalui perangkat TIK Pencarian dan Penyimpan an Informasi melalui Perangkat TIK o Mencari informasi di internet o Pencarian informasi di internet dapat dilakukan o Penjelasan instruktur o Menyimpan informasi o Penyimpanan informasi komputer dapat dilakukan o Diskusi dan tanya jawab o Notebook instruktur dan peserta o Praktek o LCD proyektor o Etika pengggunaan internet o Etika penggunaan dapat diterapkan v ke internet 0.5 JP o Ruang Kelas o Whiteboard 1 No 5 Elemen Kompetensi Memanfaatkan situs web sebagai aplikasi eGovernment Materi Situs web sebagai aplikasi eGovernme nt. Sub Materi o Pengertian situs web o Penyelenggaraan situs web pemerintah o Manajemen penyelenggaraan situs web pemerintah o Isi dan desain situs web pemerintah Tujuan Instruksional Khusus o Pengertian diuraikan. situs web dapat Metode Penyampaian o Penjelasan instruktur Durasi 0.5 JP Media/ Alat Bantu o Ruang Kelas o Penyelenggaraan situs web pemerintah dapat dilakukan. o Diskusi dan tanya jawab o Notebook instruktur dan peserta o Manajemen penyelenggaraan situs web pemerintah dapat diimplementasikan. o Praktek o LCD proyektor o Isi dan desain situs web pemerintah dibuat sesuai ketentuan. vi o Whiteboard Sumber Belajar 1 9. Peta Jejaring Tingkat Kompetensi Jenis TINGKAT Kompetensi Dasar Menengah Lanjutan Mahir U1 U2 U3 U4 T.1 T.2 T.3 M.2 M.3 M.4 T.4 M.1 S.1 S.2 S.3 S.4 S.5 10.Sumber Belajar 1. Puslitbang Literasi, Badan Litbang SDM, Depkominfo, Modul Pelatihan TIK ”Pengantar Dasar TIK”, Jakarta 2009. 2. Modul 4 – Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi (Pemanfaatan TIK dalam Kegiatan Pengelolaan Informasi Publik). vii DAFTAR ISI PERENCANAAN PELATIHAN ...................................................................................... i DAFTAR ISI ........................................................................................................ viii BAB I PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK)..................... 1 1.1 Pengertian TIK .......................................................................................... 1 1.2 Perkembangan TIK di Indonesia .................................................................. 2 1.3 Manfaat dan Paradigma Penggunaan TIK...................................................... 4 BAB II INFRASTRUKTUR TIK ................................................................................. 12 2.1 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak ....................................................... 12 2.2 Jaringan dan Internet .............................................................................. 13 BAB III KONSEP DASAR STRUKTUR INFORMASI ...................................................... 16 3.1 Struktur Informasi................................................................................... 16 3.2 Data ...................................................................................................... 27 3.3 Elemen Data ........................................................................................... 28 BAB IV PENCARIAN DAN PENYIMPANAN INFORMASI MELALUI PERANGKAT TIK ........... 29 4.1 Mencari Informasi di Internet.................................................................... 29 4.2 Menyimpan Informasi .............................................................................. 41 4.3 Etika Pengggunaan Internet...................................................................... 43 BAB V SITUS WEB SEBAGAI APLIKASI EGOVERNMENT ............................................. 46 5.1 Pengertian Situs Web............................................................................... 46 5.2 Peyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah ........................................... 47 5.3 Manajemen Penyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah......................... 52 5.4 Isi dan Desain Situs Web Pemerintah Daerah .............................................. 60 DAFTAR PUSTAKA................................................................................................ 72 viii MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI BAB PERKEMBANGAN TEKNOLOGI INFORMASI DAN KOMUNIKASI (TIK) Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami perkembangan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menjelaskan pengertian dasar TIK 2. Dapat menjelaskan perkembangan TIK di Indonesia 3. Dapat menjelaskan manfaat dan paradigma penggunaan TIK dapat dijelaskan 1.1 Pengertian TIK Pada millenium ke-3 ini, keberadaan teknologi informasi dan komunikasi (TIK) yang kerap disebut sebagai TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi) atau ICT (information and communication technology) atau telematika (telematics) seringkali kurang disadari. Padahal saat ini TIK sudah hampir sejajar dengan utilitas lain seperti jalan, listrik, dan air bersih. Saat ini kita seolah sudah tidak dapat lepas sehari pun dari telepon/handphone, ATM, televisi, radio, surat kabar, dan sebagainya. Berbagai fasilitas sederhana yang kerap kita manfaatkan sehari-hari tersebut pada dasarnya dibangun di atas infrastruktur TIK yang kompleks. Sebelum melangkah lebih lanjut, ada baiknya kita mengeksplorasi mengenai apa itu TIK. Menurut berbagai whatis.com, piranti komunikasi TIK dan mencakup aplikasi, termasuk di dalamnya: radio, televisi, telepon seluler, komputer berikut jaringan perangkat keras dan perangkat lunaknya, sistem satelit, dan sebagainya. Tidak boleh pula dilupakan beragam layanan dan aplikasi yang terkait 1 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI dengannya seperti video conferencing, pembelajaran jarak jauh berbasis TIK (distance learning), dan lain-lain. Menurut Komisi Eropa (European Comission), pentingnya TIK tidak hanya pada teknologi itu sendiri, namun pada kemampuannya untuk meningkatkan akses yang lebih besar terhadap informasi dan komunikasi pada negara berkembang. Salah satu isu yang saat ini marak dibicarakan adalah terjadinya kesenjangan digital (digital divide) antara negara maju dan berkembang, termasuk antara kota dan desa. Masyarakat yang lebih maju umumnya lebih terlibat dalam pemanfaatan teknologi digital sehingga memiliki akses yang lebih besar terhadap informasi, yang berikutnya berimplikasi pada akses yang lebih besar terhadap sistem ekonomi pasar dan modal. 1.2 Perkembangan TIK di Indonesia Indonesia sebagai negara kepulauan berhadapan dengan isu-isu integrasi yang cukup krusial. Selain integrasi fisik-ekonomi, integrasi informasi dan komunikasi perlu untuk mendapat perhatian khusus mengingat hal sederhana dan tidak kasat mata ini dapat menjadi ganjalan serius bagi upaya kesatuan dan pembangunan bangsa. Kita dapat amati betapa kawasan Blok Ambalat milik Indonesia yang saat ini sedang menjadi wilayah sengketa antara Indonesia dan Malaysia ternyata masyarakatnya lebih intensif mendapatkan berita-berita dan siaran Malaysia ketimbang informasi dari Indonesia. Betapa ketika terjadi Tsunami di Aceh, informasinya tidak dapat diketahui dengan segera akibat hancurnya berbagai infrastruktur TIK di Aceh. Betapa sulitnya Indonesia memantau dan mencegah upaya pencurian ikan dari kapal-kapal asing yang menjaring ikan di perairan Indonesia (sedangkan ketika ada Pejabat Indonesia yang sedikit memasuki perairan Singapura maka Angkatan Laut Singapura langsung mendeteksi dan segera memberikan peringatan). TIK merupakan salah satu cercah cahaya yang dapat meningkatkan kesejahteraan dan kesatuan Bangsa. Ada baiknya kita mencoba mengamati lebih jauh mengenai perkembangan TIK di Indonesia. Pengguna internet di Indonesia diperkirakan mencapai lebih dari 45 juta orang. Jauh lebih besar dibanding dengan pelanggan telepon tetap. Perkembangan dan kebergantungan kita kepada ICT ini patut mendapat perhatian. Diperlukan pemahaman lebih jauh mengenai fungsi, pemanfaatan, dan dampak beragam sektor ICT agar pendayagunaannya dapat lebih optimal di masa yang akan datang. 2 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Saat ini dunia telah memasuki era web 2.0. Web 2.0, adalah sebuah istilah yang dicetuskan pertama kali oleh O'Reilly Media pada tahun 2003, dan dipopulerkan pada konferensi web 2.0 pertama di tahun 2004, merujuk pada generasi yang dirasakan sebagai generasi kedua layanan berbasis web, seperti situs jaringan sosial, wiki, perangkat komunikasi, dan folksonomi yang menekankan pada kolaborasi online berbagi antar Istilah web dan pengguna. 2.0 tidak mengacu pada pembaruan spesifkasi teknis World Wide Web (www) tetapi lebih kepada bagaimana cara si pengembang system di dalam menggunakan platform web. Jika dahulu pengguna adalah konsumen informasi (information consumer), di era web 2.0 ini pengguna internet telah berevolusi menjadi procumer (producer dan consumer). Pengguna internet kini telah dengan sengaja maupun tidak menjadi produsen informasi melalui apa yang telah ditulisnya dalam media internet seperti blog, facebook, twitter, youtube dan jejaring social media lainnya. Perkembangan internet di Indonesia beberapa tahun terakhir meningkat dengan luar biasa. Maraknya jejaring social seperti Facebook dan twitter telah menjaring pengguna Indonesia sedemikian besarnya. Dari data yang diperoleh, pengguna Facebook Indonesia hingga akhir 2011 mencapai 767,22 juta. Nomor 2 tertinggi di bawah Amerika Serikat dengan pengguna terbanyak lainnya adalah India, Turki dan Inggris. Banyaknya pengguna Facebook di Indonesia dilatarbelakangi dengan berbagai tujuan. Ada yang hanya ingin dirinya eksis, untuk mencari teman lama atau baru, sebagai hiburan, e-narcism atau sekedar hanya ingin orang. Sebagian lagi tahu profil menggunakan jejaring social Facebook untuk personal branding, jualan secara online, sharing idea atau untuk memperluas jejaring. Jejaring sosial lain yang tidak kalah marak penggunaannya adalah twitter. Twitter adalah jejaring sosial berupa mikroblog sehingga memungkinkan penggunanya untuk mengirim dan membaca pesan yang disebut kicauan. Pada 2011 ini, kicauan (tweet) di dunia, 15%nya berasal dari Indonesia. Membuat Indonesia penghasil kicauan terbesar ketiga setelah Blazil dan Amerika Serikat. 3 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Dari riset yang diselenggarakan, pengguna internet di Indonesia kebanyakan adalah anakanak muda yang memiliki aktifitas social dan mobile. Penelitian dan analisis yang dilakukan menghasilkan kesimpulan bahwa setengah pengguna internet di Indonesia adalah anakanak muda dengan rata-rata usia 20 tahuan dan kebanyakan akses internet dilakukan di warung internet dan mobile phone. 1.3 Manfaat dan Paradigma Penggunaan TIK Banyak sekali manfaat dari pelajaran Teknologi Informasi dan Komunikasi. Peningkatan kualitas hidup semakin menuntut manusia untuk melakukan berbagai aktifitas yang dibutuhkan dengan mengoptimalkan sumber daya yang dimilikinya. Teknologi Informasi dan Komunikasi yang perkembangannya begitu cepat secara tidak langsung mengharuskan manusia untuk menggunakannya dalam segala aktivitasnya termasuk di lingkungan pemerintah. Penggunaan teknologi informasi dan komunikasi di lingkungan pemerintah dikenal dengan nama eGovernment. Pemerintahan elektronik atau eGovernment (berasal dari kata Bahasa Inggris electronics government, juga disebut e-gov, digital government, online government atau dalam konteks tertentu transformational government) adalah penggunaan teknologi informasi oleh pemerintah untuk memberikan informasi dan pelayanan bagi warganya, urusan bisnis, serta hal-hal lain yang berkenaan dengan pemerintahan. eGovernment dapat diaplikasikan pada legislatif, yudikatif, atau administrasi publik, untuk meningkatkan efisiensi internal, menyampaikan pelayanan publik, atau proses kepemerintahan yang demokratis. Model penyampaian yang utama adalah Government-toCitizen atau Government-to-Customer (G2C), Government-to-Business (G2B) serta Government-to-Government (G2G). Keuntungan yang paling diharapkan dari eGovernment adalah peningkatan efisiensi, kenyamanan, serta aksesibilitas yang lebih baik dari pelayanan publik. Merencanakan, mengembangkan, dan mengimplementasikan konsep eGovernment pada dasarnya adalah menjalankan sebuah manajamen transformasi (change management) yang cukup kompleks. Seperti diketahui bersama, kebanyakan orang sangat anti dengan perubahan (people do not like to change). Dengan kata lain, konsep implementasi eGovernment harus disertai dengan sebuah strategi tranformasi yang baik dan efektif, terutama yang berkaitan dengan pemberian dan penawaran insentif-insentif baru, pembentukan struktur institusi yang mendukung lingkungan perubahan, penyiapan dana yang cukup dan investasi untuk pengembangan keahlian dan kompetensi SDM yang terlibat, dan lain seabagainya. Karena pada dasarnya perubahan akan sangat erat berkaitan dengan hal-hal semacam struktur organisasi, manusia dan budaya, kebijakan dan prosedur, 4 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI ketersediaan sumber daya dan teknologi, dan hal-hal lainnya, maka beberapa prinsip pengelolaan perubahan harus dimengerti oleh para praktisi eGovernment. 1.3.1 Transformasi eGovernment Pada dasarnya implementasi konsep eGovernment merupakan sebuah tantangan transformasi. Fungsi teknologi informasi di dalam kerangka ini adalah tidak sekedar sebagai penunjang manajemen pemerintahan yang ada, tetapi justru merupakan driver of change atau sebagai hal yang justru menawarkan terjadinya perubahan-perubahan mendasar sehubungan dengan proses penyelenggaraan pemerintahan di era moderen. Setidak-tidaknya secara evolusi ada empat tahapan di dalam proses transformasi sehubungan dengan jenis aplikasi eGovernment yang dipergunakan. Pada tahap Presence yang terjadi hanyalah sebuah komunikasi pasif satu arah antara pemerintah dengan masyarakat yang dan mereka berkepentingan dengan menggunakan teknologi internet semacam websites. Masyarakat yang ingin mendapatkan informasi mengenai pemerintahan dapat melakukannya sendiri melalui teknik browsing di internet. Pada tahap Interaction, mulai terjadi komunikasi langsung dua arah antara pemerintah dengan mereka yang berkepentingan dengan menggunakan teknologi semacam intranet dan fasilitas multimedia (seperti melalui email, tele-conference, chatting, dan lain sebagainya). Pada lingkungan ini, setiap individu dapat berhubungan dengan siapa saja wakil di pemerintahan secara one-on-one, namun tetap efektif dan efisien. Jenis transformasi ketiga adalah ketika aplikasi teknologi informasi menawarkan sebuah kemungkinan terjadinya transaksi melalui internet. Pada tahap Transaction ini, terjadi sebuah transaksi yang merupakan proses pertukaran barang atau jasa melalui dunia maya, yang melibatkan sumber daya finansial (uang), manusia, informasi, dan lain sebagainya. Dan proses yang terakhir adalah Integration, dimana pemerintah sebagai sebuah entiti telah menyediakan dirinya untuk dihubungkan atau diintegrasikan dengan entiti5 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI entiti lain semacam perusahaan (bisnis), perguruan tinggi, lembaga-lembaga nonpemerintah, organisasi politik, pemerintah negara lain, institusi internasional, dan lain sebagainya. Yang dimaksud dengan integrasi di sini tidak hanya terbatas pada dibukanya jalur-jalur komunikasi digital antara pemerintah dengan lembaga-lembaga tersebut, namun lebih jauh lagi terjadinya integrasi pada level proses, data, dan teknologi. Di sinilah proses transformasi tersulit dilakukan, karena dibutuhkan adanya perubahan-perubahan paradigma dan pola pikir pada seluruh jajaran birokrat di suatu negara. Keempat tahapan evolusi tersebut pada dasarnya merupakan tahapan transformasi yang terdiri dari lima aspek utama. Pertama, adalah bagaimana eGovernment dapat merubah prinsip “Service to Citizens” menjadi “Service by Citizens”. Jika pada awal evolusi eGovernment, pemerintah memanfaatkan teknologi informasi untuk memperbaiki kinerja dan kualitas pelayanannya kepada masyarakat, maka pada akhir transformasi diharapkan masyarakat melalui sistem eGovernment yang ada dapat melayani dirinya sendiri (madani); pada kerangka ini fungsi pemerintah berubah dari pengatur menjadi fasilitator. Hal ini dimungkinkan karena adanya beberapa aplikasi yang dapat menggantikan fungsi manusia atau hal-hal yang memerlukan sumber daya fisik menjadi fungsi digital. Kedua, adalah mencoba untuk mengubah fenomena “Citizens in Line” menjadi “Citizens on Line”, dalam arti kata bagaimana jika dahulu masyarakat harus 6 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI mengantri dan menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan maka setelah eGovernment diimplementasikan yang bersangkutan tidak harus menunggu lama dan membayar mahal untuk mendapatkan pelayanan karena semuanya dapat dilakukan secara on-line melalui internet (dunia maya). Ketiga, adalah mencoba untuk mengatasi permasalahan “Digital Divide” (kesenjangan digital) dan menjamin terciptanya sebuah “Digital Democracy” (demokrasi digital). Seperti halnya di dunia nyata dimana terjadi kesenjangan sosial dan ekonomi antara si kaya dan si miskin, maka di dalam dunia teknologi informasi dikenal pula fenomena kesenjangan digital, dimana terjadi jurang yang besar antara sedikit dari mereka yang faham dan fasih menggunakan teknologi informasi (dan memiliki akses yang mudah terhadapnya), dengan mereka yang sama sekali tidak mampu dan tidak dapat menggunakan teknologi terkait. Keadaan ini tidak hanya akan berpengaruh terhadap efektivitas penggunaan teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja pemerintah dan kualitas kehidupan masyarakat, namun lebih jauh dapat menyebabkan terhambatnya dan tertinggalnya negara yang bersangkutan dari kemajuan negara-negara lain yang tidak memiliki kesenjangan digital. Dalam demokrasi digital diharapkan terjadi sebuah lingkungan “dari, oleh, dan untuk” masyarakat yang berinteraksi secara digital, dalam arti kata terdapat pemerataan di dalam pengembangan dan pemanfaatan teknologi informasi. Tujuan akhir dari konsep eGovernment ini adalah agar tercipta sebuah sistem informasi digital yang dapat menunjang terciptanya demokratisasi dalam kehidupan bernegara (yang di era moderen merupakan tuntutan yang harus dipenuhi oleh pemerintahan setiap negara). Keempat, adalah dalam rangka untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemerintah dengan menggantikan proses-proses yang “Paper-Based” (manual, berbasis dokumen/ kertas) dengan mengimplementasikan secara utuh konsep “Government Online”. Yang dimaksud dengan proses manual di sini tidak hanya terbatas pada seluruh aktivitas yang masih menggunakan dokumen atau kertas semata, namun seluruh proses-proses konvensional yang masih menggunakan sumber daya fisik untuk menyelesaikannya, sementara negara lain telah memanfaatkan teknologi informasi untuk menggantikannya. Inti dari transformasi ini adalah tidak semata untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas pemerintahan, namun lebih jauh lagi juga bertujuan untuk meningkatkan kualitas kehidupan bernegara. Dengan tersedianya hubungan online 24 jam sehari dan 7 hari seminggu, maka pemerintah secara tidak langsung telah membuka diri sebagai mitra kerja dari siapa saja yang membutuhkannya, dari berbagai lapisan masyarakat tanpa kecuali. Kelima, adalah mencoba untuk menggunakan “Digital Knowledge” sebagai pengganti dari “Physical Knowledge” yang selama ini dipergunakan sebagai 7 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI sumber daya untuk meningkatkan kualitas kehidupan bernegara dan bermasyarakat. Yang dimaksud dengan digital knowledge di sini adalah bagaimana hasil pengolahan data dan informasi yang mengalir di dalam infrastruktur eGovernment dapat dimanfaatkan dan dijadikan sumber pengetahuan berharga bagi siapa saja yang membutuhkan. Mengapa digital knowledge di sini dikatakan lebih baik dari physical knowledge adalah karena proses penciptaan dan penyebaran pengetahuan secara digital jauh lebih mudah dan murah dibandingkan dengan proses penyebaran pengetahuan secara konvensional yang membutuhkan banyak sekali fasilitas dan aset fisik. Dengan adanya aplikasi semacam mailing list, homepage, newgroups, dan lain sebagainya, pengetahuan berharga dari seseorang atau lembaga secara instan dan murah dapat disebarkan dan dinikmati oleh siapa saja yang membutuhkannya melalui dunia maya. Harapannya adalah bahwa kualitas pengetahuan masyarakat akan berkembang secara cepat dan signifikan melalui pemanfaatan sistem dan teknologi informasi yang ada. 1.3.2 Kerangka Hubungan eGovernment Dalam konsep eGovernment, dikenal empat jenis klasifikasi yaitu G2C, G2B, G2G, dan G2E. Government to Citizens Tipe G-to-C ini merupakan aplikasi eGovernment yang paling umum, yaitu dimana pemerintah membangun dan menerapkan berbagai portofolio teknologi informasi dengan tujuan utama untuk memperbaiki hubungan interaksi dengan masyarakat (rakyat). Dengan kata lain, tujuan utama dari dibangunnya aplikasi eGovernment bertipe G-to-C adalah untuk mendekatkan pemerintah dengan rakyatnya melalui kanal-kanal akses yang beragam 8 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI agar masyarakat dapat dengan mudah menjangkau pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai kebutuhan pelayanan sehari-hari. Contoh aplikasinya adalah sebagai berikut: Kepolisian membangun dan menawarkan jasa pelayanan perpanjangan Surat Ijin Mengemudi (SIM) atau Surat Tanda Nomor Kendaraan (STNK) melalui internet dengan maksud untuk mendekatkan aparat administrasi kepolisian dengan komunitas para pemilik kendaraan bermotor dan para pengemudi, sehingga yang bersangkutan tidak harus bersusah payah datang ke Komdak dan antre untuk memperoleh pelayanan; Kantor Imigrasi bekerja sama dengan Bandara Udara Internasional Soekarno-Hatta dan sejumlah bank-bank swasta membangun jaringan teknologi informasi sehingga para turis lokal yang ingin melanglang buana dapat membayar fiskal melalui mesinmesin ATM sehingga tidak perlu harus meluangkan waktu lebih awal dan antre di bandara udara; Departemen Agama membuka situs pendaftaran bagi mereka yang berniat untuk melangsungkan ibadah haji di tahun-tahun tertentu sehingga pemerintah dapat mempersiapkan kuota haji dan bentuk pelayanan perjalanan yang sesuai; Bagi masyarakat yang memiliki keahlian tertentu dan berniat untuk mencari pekerjaan di luar negeri (menjadi Tenaga Kerja Indonesia), maka yang bersangkutan dapat dengan mudah mendaftarkan diri dari Warnet (Warung Internet) terdekat ke Departemen Tenaga Kerja secara gratis); dan lain sebagainya. Government to Business Salah satu tugas utama dari sebuah pemerintahan adalah membentuk sebuah lingkungan bisnis yang kondusif agar roda perekenomian sebuah negara dapat berjalan sebagaimana mestinya. Dalam melakukan aktivitas sehari-harinya, entiti bisnis semacam perusahaan swasta membutuhkan banyak sekali data dan informasi yang dimiliki oleh pemerintah. Disamping itu, yang bersangkutan juga harus berinteraksi dengan berbagai lembaga kenegaraan karena berkaitan dengan hak dan kewajiban organisasinya sebagai sebuah entiti berorientasi profit. Diperlukannya relasi yang baik antara pemerintah dengan kalangan bisnis tidak saja bertujuan untuk memperlancar para praktisi bisnis dalam menjalankan roda perusahaannya, namun lebih jauh lagi banyak hal yang dapat menguntungkan pemerintah jika terjadi relasi interaksi yang baik dan efektif dengan industri swasta. Contoh dari aplikasi eGovernment berjenis G-to-B ini adalah sebagai berikut: Para perusahaan wajib pajak dapat dengan mudah menjalankan aplikasi berbasis web untuk menghitung besarnya pajak yang harus dibayarkan ke pemerintah dan melakukan pembayaran melalui internet; 9 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Proses tender proyek-proyek pemerintahan yang melibatkan sejumlah pihak swasta dapat dilakukan melalui website (sehingga menghemat biaya transportasi dan komunikasi), mulai dari proses pengambilan dan pembelian formulir tender, pengambilan formulir informasi TOR (Term of Reference), sampai dengan mekanisme pelaksanaan tender itu sendiri yang berakhir dengan pengumuman pemenang tender; Proses pengadaan dan pembelian barang kebutuhan sehari-hari lembaga pemerintahan (misalnya untuk back-office dan administrasi) dapat dilakukan secara efisien jika konsep semacam e-procurement diterapkan (menghubungkan antara kantor-kantor pemerintah dengan para supplier-nya); Perusahaan yang ingin melakukan proses semacam merger dan akuisisi dapat dengan mudah berkonsultasi sehubungan dengan aspek-aspek regulasi dan hukumnya dengan berbagai lembaga pemerintahan terkait; dan lain sebagainya. Government to Governments Di era globalisasi ini terlihat jelas adanya kebutuhan bagi negara-negara untuk saling berkomunikasi secara lebih intens dari hari ke hari. Kebutuhan untuk berinteraksi antar satu pemerintah dengan pemerintah setiap harinya tidak hanya berkisar pada hal-hal yang berbau diplomasi semata, namun lebih jauh lagi untuk memperlancar kerjasama antar negara dan kerjasama antar entiti-entiti negara (masyarakat, industri, perusahaan, dan lain-lain) dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi perdagangan, proses-proses politik, mekanisme hubungan sosial dan budaya, dan lain sebagainya. Berbagai penerapan eGovernment bertipe G-to-G ini yang telah dikenal luas antara lain: Hubungan administrasi antara kantor-kantor pemerintah setempat dengan sejumlah kedutaan-kedutaan besar atau konsulat jenderal untuk membantu penyediaan data dan informasi akurat yang dibutuhkan oleh para warga negara asing yang sedang berada di tanah air; Aplikasi yang menghubungkan kantor-kantor pemerintah setempat dengan bank-bank asing milik pemerintah di negara lain dimana pemerintah setempat menabung dan menanamkan uangnya; Pengembangan suatu sistem basis data intelijen yang berfungsi untuk mendeteksi mereka yang tidak boleh masuk atau keluar dari wilayah negara (cegah dan tangkal); Sistem informasi di bidang hak cipta intelektual untuk pengecekan dan pendaftaran terhadap karya-karya tertentu yang ingin memperoleh hak paten internasional; dan lain sebagainya. 10 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Government to Employees Pada akhirnya, aplikasi eGovernment juga diperuntukkan untuk meningkatkan kinerja dan kesejahteraan para pegawai negeri atau karyawan pemerintahan yang bekerja di sejumlah institusi sebagai pelayan masyarakat. Berbagai jenis aplikasi yang dapat dibangun dengan menggunakan format G-to-E ini antara lain: Sistem pengembangan karir pegawai pemerintah yang selain bertujuan untuk meyakinkan adanya perbaikan kualitas sumber daya manusia, diperlukan juga sebagai penunjang proses mutasi, rotasi, demosi, dan promosi seluruh karyawan pemerintahan; Aplikasi terpadu untuk mengelola berbagai tunjangan kesejahteraan yang merupakan hak dari pegawai pemerintahan sehingga yang bersangkutan dapat terlindungi hakhak individualnya; Sistem asuransi kesehatan dan pendidikan bagi para pegawai pemerintahan yang telah terintegrasi dengan lembaga-lembaga kesehatan (rumah sakit, poliklinik, apotik, dan lain sebagainya) dan institusi-institusi pendidikan (sekolah, perguruan tinggi, kejuruan, dan lain-lain) untuk menjamin tingkat kesejahteraan karyawan beserta keluarganya; Aplikasi yang dapat membantu karyawan pemerintah dalam membantu untuk melakukan perencanaan terhadap aspek finansial keluarganya termasuk di dalamnya masalah tabungan dan dana pensiun; dan lain sebagainya. Dengan menyadari adanya bermacam-macam tipe aplikasi tersebut, maka terlihat fungsi strategis dari berbagai aplikasi eGovernment yang dikembangkan oleh sebuah negara. Keberadaannya tidak hanya semata untuk meningkatkan kinerja pelayanan pemerintah kepada masyarakatnya, namun lebih jauh lagi untuk meningkatkan kualitas dari penyelenggaraan pemerintahan sebuah negara, yang pada akhirnya bermuara pada kemajuan negara itu sendiri. 11 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI BAB INFRASTRUKTUR TIK Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami infrastruktur TIK dasar Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menguraikan konsep peranti keras dan peranti lunak 2. Dapat menjelaskan konsep penggunaan jaringan dan internet 2.1 Perangkat Keras dan Perangkat Lunak Komputer bukanlah alat yang sangat cerdas, namun bisa menangani instruksi yang diterimanya secara cepat dan akurat. Komputer harus mengikuti arahan yang telah ditentukan baik oleh pengguna atau programmer. Komputer tidak lebih dari sebuah kalkulator yang sangat hebat dengan beberapa kemampuan tambahan sebagai aksesorisnya. Bagi komputer, aplikasi komputer seperti word processor (untuk mengetik) atau game tak lain merupakan persoalan matematik yang sangat kompleks. Secara umum, komputer terdiri atas 2 komponen: Hardware dan Software. Hardware, atau sering disebut juga sebagai piranti/perangkat keras, adalah komponen fisik dari komputer kita, misalnya: monitor, keyboard, motherboard dan lain-lain. Secara umum, hardware terbagi menjadi empat bagian utama sesuai dengan fungsinya, yaitu: input, proses, media output penyimpanan. Input merupakan hardware yang mempunyai untuk dan fungsi memasukkan perintah komputer, ke dalam contohnya 12 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI keyboard dan mouse. Proses adalah sekumpulan hardware yang memiliki fungsi menginterpretasikan perintah komputer dan mengubah sinyal-sinyal yang menyebabkan rangkaian komputer mengerjakan tugas tertentu, misalnya prosessor. Output adalah hardware yang berfungsi untuk menampilkan informasi dari komputer untuk anda. Seringkali disebut interface machine-to-man. Bagian ini memungkinkan komputer “berbicara” pada Anda. Contohnya: monitor dan printer. Media Penyimpanan, atau disebut juga storage, memungkinkan kita menyimpan hasil pekerjaan atau data kita didalam media ini, contohnya: disket dan hrd disk. Software, atau sering disebut juga sebagai piranti/perangkat lunak, adalah sekumpulan perintah yang dapat membuat komputer bekerja. Software dapat dibagi menjadi dua bagian yaitu perangkat lunak sistem operasi (operating system) dan perangkat lunak aplikasi. Sistem operasi adalah program khusus yang akan bekerja secara otomatis ketika komputer dinyalakan. Dengan sistem operasi, kita dapat menggunakan komputer dengan lebih mudah tanpa perlu memahami secara detail bagaimana hardware bekerja. Saat ini yang sistem operasi yang umum digunakan adalah sistem operasi berbasis GUI (Graphical User Interface). Dengan GUI, perintah-perintah komputer diwakili oleh tampilan grafis yang mudah digunakan, terutama dengan menggunakan mouse. Beberapa contoh sistem operasi antara lain: Microsoft Windows, Macintosh, Linux. Selain sistem operasi, terdapat juga software aplikasi yaitu berbagai jenis program yang dapat kita gunakan setelah sistem operasi aktif. Beberapa contoh jenis software aplikasi ini antara lain: pengolah kata/word processing (Microsoft Word, Star Word) Pengolah Angka / Spreadsheet (Microsoft Excel, OpenOffice Calc) Presentasi (Microsoft Power Point, OpenOffice Impress) Aplikasi dan Database (Visual Basic, Delphi, SQL Server, Oracle, MySQL) 2.2 Jaringan dan Internet Network / Jaringan komputer dapat diartikan sebagai sistem komputer yang saling terhubung dan berinteraksi. Berinteraksi disini adalah kemampuan untuk tukar menukar data. Jaringan komputer minimal terdiri dari : Dua komputer atau lebih; Media penghubung ( dapat menggunakan kabel dan nirkabel ); 13 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Dalam jaringan komputer terdapat seperangkat aturan-aturan agar komunikasi antar komputer berlangsung dengan baik. Aturan dasar dalam komunikasi komputer adalah sebagai berikut : Data atau informasi yang tidak boleh berkurang pada saat dikirimkan. Jaringan komputer harus dapat mengetahui alur perjalanan data atau informasi. Masing-masing komputer harus saling mengenal di dalam jaringan. Harus terdapat aturan mengenai nama untuk mengidentifikasi peranti-peranti dalam jaringan . Ciri-ciri jaringan komputer adalah sebagai berikut: Berbagi perangkat keras perangkat lunak (hardware). Berbagi (software). Berbagi saluran komunikasi (internet). Berbagi data dengan mudah. Memudahkan komunikasi antar pemakai jaringan. Secara singkat dalam jaringan komputer, komputer-komputer tersebut dapat berkomunikasi. Gambar dibawah ini menunjukkan contoh dari jaringan jkomputer. Gambar di pendekatan samping merupakan sederhana jaringan komputer sehingga tidak terdapat beberapa perangkat pengkabelan. diagram keras dan Gambar awan pada jaringan mewakili komponen-komponen jaringan komputer. Meskipun tidak dapat dilihat secara nyata, dalam jaringan terjadi komunikasi antar komputer. Pada era ini, komputer merupakan bagian yang sangat penting dalam kehidupan manusia. Komputer dapat ditemui dimana-mana dan dalam berbagai bentuk. 14 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Pada dasarnya, komputer merupakan perangkat elektronik yang bekerja berdasarkan instruksi-instruksi yang tersimpan di dalam memorinya. Dia menerima data, mengolahnya menjadi informasi dan memberikan serta menyimpan hasilnya. Komputer ada yang berdiri sendiri dan ada juga yang terhubung serta dapat berkomunikasi antar satu komputer atau lebih. Komputer yang tidak terhubung dengan komputer yang laen atau komputer yang berdiri sendiri sering disebut dengan Stand Alone Computer. Pada komputer stand alone ini dapat digunakan untuk membantu kita dalam memproses data, membuat grafik dan kegiatan lain yang kita butuhkan. Ada sesuatu hal yang tidak dapat dilakukan pada komputer yang stand alone ini, yaitu sebuah kegiatan untuk bertukar informasi atau data bahkan menggunakan sumber daya yang tersedia secara bersamaan. Oleh karena kebutuhan tersebut maka dibuatlah suatu jaringan komputer guna mempermudahkan kita untuk bertukar informasi dan sharing sumber daya secara bersama – sama antara dua komputer atau lebih. Dari beberapa penjelasan diatas maka, dapat ditarik suatu kesimpulan bahwa jaringan komputer adalah suatu kombinasi perangkat komputer yang terdiri dari hardware, software dan pengkabelan dimana perangkat-perangkat tersebut dapat saling berkomunikasi. Secara singkat dalam jaringan komputer, komputer-komputer tersebut dapat berkomunikasi. Gambar di bawah menunjukkan contoh dari jaringan komputer. 15 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI BAB KONSEP DASAR STRUKTUR INFORMASI Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memahami konsep dasar struktur informasi Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menjelaskan konsep dasar struktur informasi 2. Dapat menjelaskan konsep data 3. Dapat menjabarkan elemen data 3.1 Struktur Informasi Struktur informasi menggambarkan organisasi data secara logika. Apakah data-data disusun dalam bentuk tabel, hirarki atau tree. Yang diperhatikan pada struktur informasi adalah bagaimana data item yang ada saling berhubungan. Data secara umum adalah representasi fakta dari dunia nyata (real world). Data dapat disajikan dalam berbagai bentuk, antara lain: Bentuk Uraian (Deskriptif); Bentuk Tabular; Bentuk Grafik dan Diagram; Bentuk Peta. 16 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Untuk menyajikan data, terdapat beberapa motode yang dapat digunakan diantaranya: Penyajian data acak Data yang sudah diolah kemudian disajikan. Tujuan penyajian data adalah agar para pengguna mudah dalam membaca data. Ada 2 cara penyajian data: o Tabel Bentuk baku table: Syarat sebuah tabel yaitu minimal terdapat: - Judul tabel - Judul baris dan atau judul kolom - Catatan kaki yang berisi sumber data dan atau keterangan. Sumber adalah dari mana data tersebut diperoleh. Keterangan adalah penjelasan singkatjika ada data yang ekstrim. 17 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Contoh penyajian data dalam bentuk tabel: DAFTAR INFORMASI PUBLIK BADAN PERPUSTAKAAN ARSIP DAN PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI BIDANG NO 1 : PENGELOLAAN & PENGEMBANGAN INFORMASI Klasifikasi, Judul dan Ringkasan isi informasi Penanggung Jawab sektor Waktu dan Tempat Pembuatan Informasi Bentuk Informasi Yang Tersedia Jangka waktu Penyimpanan INFORMASI BERKALA (UU 14/2008,Bab IV Bag.Kesatu Psl.9) 1. Informasi Program/Keg. Bidang PPI th.2010 Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C 2 tahun Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C 2 tahun Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C 2 tahun Kabid PPI Soreang, 2007 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2008 S/C (.pdf) dan H/C No.Prog/Keg, SubKeg, Dasar Hukum Pelaksanaan Kegiatan dan Output Kegiatan 2. Laporan Pelaksanaan Kegiatan lingkup Bidang PPI th.2010 Th.Prog/Keg,Anggaran,Detail Kegiatan&Hasil, Lokasi, Manfaat, Permasalahan dan Ket 3. Informasi Pengadaan Barang/Jasa lingkup Bid.PPI th.2010 No.Prog/Keg,Subkeg,Jenis Pekerjaan,Anggaran, Metode Pengadaan,Wkt Pelaksanaan 4. Keputusan Bupati Bandung No. 555/Kep.266- KPDE/ 2007 tentang Penetapan Penggunaan Nama Domain bandungkab.go.id sebagai website Pemkab Bandung Dasar hukum penetapan, penetapan domain dan aturan penamaan subdomain 5. Keputusan Bupati Bandung No. 555.8/Kep. 191ABapapsi/ 2008 ttg Pembentukan Tim Pusat Pelayanan Pengaduan Masyarakat berbasis elektronik pada Pemkab Bandung Susunan TIM dan SOP Aplikasi SMS 18 Ket. MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI 6. Peraturan Bupati Bandung No. 45 Tahun 2010 tentang Pendayagunaan Website di lingkungan PemKab Bandung Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C Isi : 7. Keputusan Bupati Bandung No.489/Kep.305Bapapsi/ 2010 tentang Penetapan Tim dan Rencana Kerja Operasional MCAP Pemerintah Kabupaten Bandung Isi : 8. Surat Edaran Bupati No.555/539A/Bapapsi ttg Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS) Dasar keluarnya SE, isi SE 9. Keputusan Ka.Bapapsi ttg Pembentukan Tim Implementasi Open Source Software Kabupaten Bandung th. 2009-2010 No.03/SK_FOSS/2009 Isi : 10. Keputusan Ka Bapapsi ttg SOP Pemeliharaan Hardware dan Network Isi : 11. Keputusan Ka Bapapsi tentang SOP Pemeliharaan Software Isi : 12. Berita Acara Kesepakatan antara Bapapsi dengan Kecamatan dlm kegiatan Akselerasi Daerah Inkubator eGov’t 2009-2010 13. Berita Acara Serah Terima Bantuan Sarana Prasarana TIK kepada DKM Mesjid Al-Fathu dan DKM Mesjid Besar Banjaran Subid Sitel Kabid PPI serta Pengelola BIM Kec. Katapang no, waktu, tempat BA, maksud, tujuan dan jenis bantuan 2 INFORMASI SERTA MERTA (UU 14/2008,Bab IV Bag.Kedua Psl.10) 19 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI 3 INFORMASI TERSEDIA SETIAP SAAT (UU 14/2008,Bab IV Bag.Ketiga Psl.11) 1. MoU antara Direktorat Pemberdayaan Telematika Ditjen Aptel DEPKOMINFO dgn Pemkab Bandung dan BAPAPSI No. 01/DJAT.5/ KOMINFO/12/2008, No.978.2/10-BAPAPSI/ 2008, No. 073/370/UM/XII /2008 ttg Implementasi Pemanfaatan Bantuan MCAP Kabid PPI Jakarta, 2008 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Jakarta, 2008 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Bandung, 2008 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C maksud dan tujuan, ruang lingkup kesepahaman, hak & kewajiban para pihak dan jangka waktu kerjasama 2. Kesepakatan Bersama DEPKOMINFO dengan YPBPI dan Pemerintah Kab.Bandung No. 10/KB/DJAT.1/KOMINFO/12/ 2008, No. 1669/YPBPI/ 1208, No. 555/11-Bapapsi/2008 ttg Pengelolaan dan Pengoperasian Warmasif di Kab.Bandung tujuan dan lingkup kesepakatan, pelaks.keg,jangka wkt kesepakatan bersama, dan pembiayaan serta penyelesaian perselisihan 3. MoU antara Pemerintah Prop. Jabar dengan Pemkab/Kota di Jawa Barat ttg Penyediaan dan Operasionalisasi Inkubator e-Gov’t dalam Mewujudkan Jabar Cyber Province 2012 No. 120/77/Desen tgl. 17 Desember 2008 maksud dan tujuan, ruang lingkup & pelaksanaan keg serta jangka waktu 4. Kesepakatan Bersama antara Pemerintah Kabupaten Bandung dgn Politeknik Pos Indonesia ttg Kerjasama dalam Pengembangan Community Access Point (CAP) di Kab. Bandung No. 555/03-Bapapsi/ 2009, No.680/Dir/PPI/0809 maksud dan tujuan, ruang lingkup & pelaksanaan keg serta jangka waktu 5. Nota Kesepahaman antara Pemerintah Kabupaten Bandung dengan Politeknik Telkom ttg Kerjasama di Bid. Kegiatan Pengabdian Masyarakat dan Teknologi Informasi No. 074/04-Bapapsi/2010, No. 001/TP. MS/G/MoU/2010 maksud dan tujuan, ruang lingkup & pelaksanaan 20 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI keg serta jangka waktu 6. Perjanjian Kerjasama antara DEPKOMINFO dengan Pemkab Bandung dan BAPAPSI No. 02/DJAT.5/KOMINFO/12/2008, No. 978.2/10BAPAPSI/2008, No. 073/370/UM/XII/2008 ttg Implementasi Pemanfaatan Bantuan MCAP Kabid PPI Jakarta, 2008 S/C (.pdf) dan H/C Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C tujuan dan lingkup kerjasama, hak dan kewajiban para pihak, pembiayaan, jk waktu,sifat kegiatan, pemanfaatan hsl kerjasama serta resiko & ketentuan lain2 7. Arsip Surat Masuk/Keluar lingkup Bidang PPI No.No.surat masuk/keluar, dari/ke, tgl masuk/keluar, perihal surat 8. SOP GDM Subid Sitel Soreang, 2008 S/C (.pdf) dan H/C 9 SOP SIPODES Subid Sitel Soreang, 2008 S/C (.pdf) dan H/C 10. RENSTRA Bidang PPI Subid Sitel/SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Visi/Misi Bapapsi, Visi/Misi Bidang, Tujuan,Sasaran, Program/kegiatan 11. Rekapitulasi PKS/Kontrak Keg th.2010 lingkup Bidang PPI Keg/Subkeg, Jenis Pekerjaan, Pelaksana, Nilai Kontrak, No/tgl.kontrak, PjPK 12. Dokumen Pengadaan (lelang) kegiatan lingkup Bidang PPI Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C 13. CD Selayang Pandang Pemkab Bandung Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C 14. Dokumen hasil Inventarisasi TIK Pemkab Bandung 2009 Subid Sitel Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C Spesifikasi teknis komputer, jenis OS dan Office tools yang digunakan di tiap unit PC 15. Rekapitulasi Potensi TIK SKPDF/Kecamatan di lingkungan Pemkab Bandung tahun 2009 tk. SKPD Kecamatan Subid Sitel Jml perangkat komputer (desktop/laptop), kondisi, jenis dan versi Operating system,Office Tools dan aplikasi2 lainnya yg digunakan, legal/tidak legal, jml dan kapasitas SDM berdasarkan skill keilmuan 21 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI 16. Daftar Alamat subdomain bandungkab.go.id Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid SKDI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C No.SKPD,Almt situs SKPD, Nama subdomain, alamat link ke URL/IP 17. Spesifikasi teknis/platform aplikasi-aplikasi sub SIMDA Pemkab Bandung No,nama aplikasi/lokasi,platform, nama pembangun/ pengembang, last update th, modul 18. Daftar pemegang e-mail bandungkab.go.id No.Nama Pemegang e-mail bandungkab, address e-mail 19. Laporan jaringan intranet Pemkab Bandung Map LAN Intranet Pemkab, Map LAN tiap segmen(1-7), IP Address, lokasi SKPD dan jml titik jaringan di tiap SKPD, kondisi terakhir (last update) tgl 20. Laporan Operasional MCAP th.2010 Tgl dan Lokasi kunjungan, jenis kunjungan, dokumentasi foto, kuesioner dan kesan/pesan dr tempat yg dikunjungi 21. Laporan Hasil Migrasi SKPD tahap I No, SKPD, jmlh komputer target, jmlh realisasi, kendala, status migrasi (closing/reschedule), ket 22. Dokumentasi kegiatan Edukasi Masyarakat Kab. Bandung dalam Bidang TIK, kerjasama Bapapsi dengan PT.TELKOM Foto, lokasi, tgl.pelaksanaan 23. Laporan hasil kegiatan workshop KIP di lingkungan SKPD Pemkab Bandung (bulan April 2010) Materi TOT, daftar hadir, foto, form klasifikasi informasi di lingkup SKPD 24. Dokumentasi kegiatan TOT-OSS tahap 1 dan 2 Materi TOT, daftar hadir, foto 25. Modul-modul pelatihan bidang TIK (N/W, Weblog, ftp server, portal, GDM, OSS, dll) 26. Laporan hasil kegiatan workshop KIP di lingkungan Subid Sitel/SKDI Subid Sitel 22 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Bapapsi (bulan Nov 2010) Materi TOT, daftar hadir, foto, form daftar informasi publik lingkup Bapapsi 27. Draft Peraturan Bupati tentang Pemanfaatan Perangkat Lunak Legal dan Open Source Software (OSS) di lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Kabid PPI Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C Subid Sitel Bandung, 2010 S/C (.pdf) dan H/C ............ dasar hukum, kebijakan umum, kebijakan teknis, kebijakan non teknis, pelaksanaan migrasi dan SOP 28. Draft Peraturan Bupati tentang Pengelolaan dan Pemanfaatan Jaringan Intranet di lingkungan Pemkab Bandung Dasar hukum, ketentuan umum, hak & kewajiban Bapapsi dan SKPD (aspek teknis dan non teknis), pembiayaan 29. Draft Keputusan Kepala Bapapsi tentang Penunjukkan Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Pembantu lingkup Bapapsi struktur PPID Bapapsi, Nama PPID dan pejabat fungsional tiap bidang/sekretariat, mekanisme layanan informasi publik lingkup Bapapsi 4 INFORMASI DIKECUALIKAN (UU 14/2008, Bab V Psl.17) 1. Dokumen teknis sistem2 aplikasi yg terbangun melalui Bidang PPI Bapapsi Dok. Disain Program, Dok.Pengujian, Dokumen Manual Aplikasi (Admin/operator) 2. CD Installer Aplikasi Sistem Informasi Subid Sitel Soreang, 2010 S/C (.pdf) dan H/C ............. 3. Konfigurasi Network Intranet Pemkab Bandung dan konfigurasi network Intranet tiap segmen (1-7) Subid SKDI Soreang, 2009 S/C (.pdf) dan H/C ............. MAP-LAN, media koneksi, IP Address, SKPD Sumber : Badan Perpustakaan Arsip dan Pengembangan Sistem Informasi (2011) 23 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Grafik Terdapat beberapa jenis grafik, diantaranya: - Diagram Garis Penyajian data statistik dengan menggunakan diagram berbentuk garis lurus disebut diagram garis lurus atau diagram garis. Diagram garis biasanya digunakan untuk menyajikan data statistik yang diperoleh berdasarkan pengamatan dari waktu ke waktu secara berurutan. Sumbu X menunjukkan menunjukkan waktu-waktu nilai data pengamatan, pengamatan sedangkan untuk suatu sumbu waktu Y tertentu. Kumpulan waktu dan pengamatan membentuk titik-titik pada bidang XY, selanjutnya kolom dari tiap dua titik yang berdekatan tadi dihubungkan dengan garis lurus sehingga akan diperoleh diagram garis atau grafik garis. Contoh penyajian data dalam bentuk diagram garis: - Diagram Lingkaran Diagram lingkaran adalah penyajian data statistik dengan menggunakan gambar yang berbentuk lingkaran. Bagian-bagian dari daerah lingkaran menunjukkan membuat bagian-bagian diagram lingkaran, atau persen terlebih dari dahulu keseluruhan. ditentukan Untuk besarnya persentase tiap objek terhadap keseluruhan data dan besarnya sudut pusat sektor lingkaran. 24 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Contoh penyajian data dalam bentuk diagram lingkaran: - Diagram Batang Diagram batang umumnya digunakan untuk menggambarkan perkembangan nilai suatu objek penelitian dalam kurun waktu tertentu. Diagram batang menunjukkan keterangan-keterangan dengan batangbatang tegak atau mendatar dan sama lebar dengan batang-batang terpisah. Contoh penyajian data dalam bentuk diagram batang: 25 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI - Diagram Batang Daun Diagram batang daun dapat diajukan sebagai contoh penyebaran data. Dalam diagram batang daun, data yang terkumpul diurutkan lebih dulu dari data ukuran terkecil sampai dengan ukuran yang terbesar. Diagram ini terdiri dari dua bagian, yaitu batang dan daun. Bagian batang memuat angka puluhan dan bagian daun memuat angka satuan. - Diagram Kotak Garis Data statistik yang dipakai untuk menggambarkan diagram kotak garis adalah statistik Lima Serangkai, yang terdiri dari data ekstrim (data terkecil dan data terbesar), Q1, Q2, dan Q3. Penyajian data berkelompok Selain disajikan seperti penyajian data di atas, data, apalagi jika jumlahnya banyak dapat disajikan dengan terlebih dahulu dikelompokkan atau yang di kenal dengan nama pembuatan tabel Distribusi Frekuensi. Salah satu kegunaan dari distribusi frekuensi adalah : dapat di lihat, seperti apakah distribusi atau penyebaran data yang ada. Ada tiga jenis penyebaran data: o Berdistribusi negatif Data berdistribusi negatif berarti kebanyakan data berada di bawah rata- rata, atau jika di gambarkan sebagai berikut: o Berdistribusi simetris Data berdistribusi simetris berarti kebanyakan data berada di sekitar rata- rata, atau jika di gambarkan sebagai berikut: o Berdistribusi positif 26 STATISTIKA DAN PROBABILITAS MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Data berdistribusi positif berarti kebanyakan data berada di atas rata-rata, atau jika di gambarkan sebagai berikut: 3.2 Data Data adalah hasil pengukuran yang bisa memberikan gambaran suatu keadaan. Data dapat dibagi berdasarkan : Bentuk o Kualitatif: adalah data yang berbentuk bukan angka; o Kuantitatif: adalah data yang berbentuk angka. Skala Pengukuran o Nominal: adalah data dimana angka hanya merupakan lambang Contoh : pada variabel Jenis Kelamin : 1 untuk Laki-laki, 2 untuk Perempuan. o Ordinal: adalah data dimana angka selain sebagai lambang, juga menunjukkan urutan. Contoh : pada variabel Tingkat Pendidikan: 1 SD 2 SMP 3 SMU 4 PT ket : orang yang mempunyai angka 1 mempunyai tingkat pendidikan yang lebih rendah dari pada orang yang mempunyai angka 2. o Interval: adalah data dimana angka adalah angka yang sebenarnya, tetapi tidak mutlak. Contoh : pada variabel Nilai ket : orang yang mempunyai nilai 80 adalah dua kali lebih baik dari orang yang mempunyai nilai 40, tapi orang yang mempunyai nilai 0 belum tentu kosong. o Rasio: adalah data dimana angka adalah angka yang sebenarnya dan mutlak. Contoh : pada variabel jumlah : data yang dihasilkan adalah rasio. Jenis o Internal Data internal adalah data yang diambil dari dalam tempat di lakukannya penelitian. Contoh : Data penjualan perusahaan sendiri. o Eksternal Data eksternal adalah data yang diambil dari luar tempat di lakukannya 27 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI penelitian. Contoh : Data penjualan perusahaan lain untuk jenis produk yang sama dengan produk perusahaan kita. Sumber o Primer Data primer adalah data yang di peroleh langsung dari sumbernya Contoh : Data hasil kuesioner. o Sekunder Data sekunder adalah data yang di peroleh dari hasil pengumpulan orang lain. Contoh : Data yang diambil dari BPS Waktu Pengumpulan o Data Cross-section (Acak) Data acak adalah data yang di ambil pada satu waktu tertentu. Contoh : Jumlah produksi. o Data Berkala Data berkala adalah data yang di ambil pada interval waktu tertentu. Contoh : Jumlah produksi perhari selama bulan Januari 2008 3.3 Elemen Data Struktur data adalah cara penyimpanan, penyusunan dan pengaturan data di dalam media penyimpanan komputer sehingga data tersebut dapat digunakan secara efisien. Dalam teknik pemrograman, struktur data berarti tata letak data yang berisi kolom-kolom data, baik itu kolom yang tampak oleh pengguna (user) atau pun kolom yang hanya digunakan untuk keperluan pemrograman yang tidak tampak oleh pengguna. Setiap baris dari kumpulan kolom-kolom tersebut dinamakan catatan (record). Lebar kolom untuk data dapat berubah dan bervariasi. Ada kolom yang lebarnya berubah secara dinamis sesuai masukan dari pengguna, dan juga ada kolom yang lebarnya tetap. Dengan sifatnya ini, sebuah struktur data dapat diterapkan untuk pengolahan database (misalnya untuk keperluan data keuangan) atau untuk pengolah kata (word processor) yang kolomnya berubah secara dinamis. Contoh struktur data dapat dilihat pada berkas-berkas lembarsebar (spreadsheet), pangkal-data (database), pengolahan kata, citra yang dipampat (dikompres), juga pemampatan berkas dengan teknik tertentu yang memanfaatkan struktur data. 28 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI BAB PENCARIAN DAN PENYIMPANAN INFORMASI MELALUI PERANGKAT TIK Elemen Kompetensi yang akan dicapai Melakukan pencarian dan penyimpanan informasi melalui perangkat TIK Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat melakukan pencarian informasi di internet 2. Dapat melakukan penyimpanan informasi ke komputer 3. Dapat melakukan etika penggunaan internet 4.1 Mencari Informasi di Internet 4.1.1 Mengakses Suatu Halaman Web Untuk membuka halaman web secara langsung, kita tinggal memasukkan alamat web yang kita inginkan ke Address Bar yang terdapat pada bagian atas Web Browser, kemudian tekan Enter, maka situs internet yang diinginkan akan muncul. Setelah situs internet yang kita inginkan telah terbuka, maka kita dapat menjelajahi situs tersebut untuk dapat mencari informasi yang kita inginkan. Sebagai contoh, jika kita membuka situs detik.com maka kita dapat mencari berita-berita serta informasi lainnya yang terdapat di situs ini. 29 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Untuk menjelajahi suatu website kita harus mengenali link-link yang terdapat di dalam halaman web tersebut. Sebagai contoh kita akan membuka web site Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemenkominfo) RI dengan URL : www.kominfo.go.id. Gambar di atas adalah halaman awal dari website Kemenkominfo. Perlu diingat bahwa desain halaman ini dapat berganti-ganti sewaktu-waktu, terutama pada beberapa situs media seperti kompas.com dan detik.com, halaman depan akan terus berubah sesuai dengan berita yang disampaikan. Pada umumnya teks yang menunjukkan suatu hyperlink akan berwarna biru dan bergaris bawah, akan tetapi pada saat ini banyak web yang sudah merubah desainnya sehingga hyperlink tidak lagi ditunjukkan oleh teks seperti itu. Seperti pada web ini, teks yang berada di bagian samping kiri halaman web ini merupakan hyperlink. Untuk menjelajahi situs ini, klik salah satu teks tersebut sesuai dengan topiknya. Misalnya jika kita mengarahkan mouse ke menu Berita kemudian klik Berita, maka akan muncul halaman berikut: 30 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Halaman ini berita yang dikeluarkan oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika. Dalam halaman ini juga tersedia beberapa hyperlink. Atau jika kita ingin kembali ke halaman sebelumnya kita bisa meng-klik icon . Selain teks, gambar juga dapat menyediakan link halaman web yang lain. TIPS: Untuk mengetahui apakah suatu teks atau gambar merupakan link atau bukan maka arahkan pointer dari mouse ke teks/gambar tersebut. Jika teks/gambar tersebut mengandung hyperlink maka pointer dari mouse akan berubah menjadi . Jika kita ingin kembali ke halaman web yang baru dikunjungi sebelumnya, maka kita menggunakan tombol Back untuk membukanya. Pada halaman web yang desainnya kurang baik (dengan tidak ada link untuk pindah ke halaman lain), ini juga menjadi cara yang paling mudah untuk keluar dari halaman tersebut. 31 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI 4.1.2 Menggunakan Mesin Pencari Search engine adalah suatu situs internet yang mempunyai kemampuan untuk mencari halaman web di dalam internet dengan bantuan kata kunci yang diberikan. Web Search Engine Beberapa search engine yang cukup dikenal saat ini antara lain: Google : http://www.google.com atau http://www.google.co.id Yahoo : http://www.yahoo.com 32 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Ask : http://www.ask.com Alta Vista : http://www.altavista.com Mencari dengan Search Engine Banyak orang berpikir bahwa jika mencari menggunakan search engine, maka secara otomatis search engine akan mencari ke seluruh Web dan menemukan informasi yang diminta. Yang sebenarnya adalah suatu search engine hanya akan mencari dari daftar yang dia kelola situs-situs yang telah terdaftar pada search engine tertentu. Hal ini membuat pencarian dengan search engine yang berbeda akan menghasilkan daftar yang berbeda pula. Selain itu setiap search engine mempunyai kriteria yang berbeda dalam pengurutan hasil pencariannya. Pada umumnya hasil pencarian akan ditampilkan sebanyak 10 buah site setiap halamannya. 33 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Berikut adalah halaman utama dari salah satu search engine yang banyak digemari saat ini karena hasil pencariannya yang lengkap dan cepat yaitu Google (www.google.co.id) Untuk mencari informasi di dalam internet dengan menggunakan search engine, tentukan terlebih dahulu kata utama (key word)-nya. Usahakan untuk menggunakan kata yang unik yang berhubungan dengan informasi yang dicari, sehingga hasil pencariannya lebih spesifik. Kemudian masukkan kata tersebut ke dalam kotak yang tersedia, kemudian tekan Enter. Contoh: Jika kita mencari artikel di internet yang berhubungan dengan ”internet sehat” maka pada kotak pencarian ditulis : internet sehat. Maka Google akan memberikan list semua situs web di internet yang mengandung kata: internet sehat. Kita dapat meng-klik salah satu halaman tersebut untuk melihat isinya. Mencari gambar dengan search engine 34 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Selain mencari halaman situs web, Google juga dapat secara khusus mencari gambar saja. Cara untuk mencari gambar yang ada di internet adalah: o Klik bagian/tulisan Gambar yang terdapat pada halaman utama Google. o Ketikan kata kunci untuk gambar yang akan dicari, misalnya: komputer. Maka akan keluar gambar-gambar yang mengandung kata komputer di dalamnya. o Kita dapat memilih gambar mana yang akan diambil. Arahkan pointer mouse ke gambar tersebut. o Untuk membuka, klik pada gambar tersebut, sehingga akan muncul halaman web asal gambar tersebut. 35 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Kita juga dapat melihat gambar tersebut dalam ukuran penuh. Klik tulisan Gambar ukuran penuh. o Jika ingin menyimpan gambar tersebut ke dalam harddisk pada komputer, klik kanan pada gambar yang sudah terbuka tersebut. Kemudian pilih menu Save Image As untuk menyimpannya. Mencari definisi dengan search engine Kita juga dapat menggunakan Google untuk mencari definisi dari kata atau frasa. Caranya dengan menambahkan ”define:” sebelum kata/frasa yang kita cari. Contoh: Jika kita ingin mencari definisi ”internet”, maka kita harus mengetikkan: ”define: internet”. Maka akan muncul sejumlah definisi dari ”internet” yang tersedia di internet. 36 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Mencari file dengan search engine Google juga bisa membantu kita mencari beragam jenis file dengan format tertentu. Ini akan sangat membantu jika kita membutuhkan artikel dalam format .doc atau .pdf, presentasi dalam format .ppt, dan lain-lain. Caranya dengan menambahkan perintah ”filetype:[format dokumen]” sesudah kata kunci yang kita cari. Contoh: Jika kita ingin mencari artikel tentang ”UKM” dalam format pdf, maka perintah yang harus kita masukkan adalah: ”UKM filetype: pdf”. Maka Google akan menunjukkan daftar halaman di internet yang memuat artikel ”UKM” dalam format pdf. Penelusuran lanjut (Advanced Search) Penggunaan tanda +, - dan “...” Untuk lebih menspesifikkan pencarian, biasanya digunakan dua kata atau lebih. Akan tetapi perlu diperhatikan jika kita hanya memasukkan dua kata tersebut secara langsung, misalnya teknologi informasi, maka Google akan mencari semua situs internet yang mengandung kata teknologi, informasi dan teknologi informasi (diperoleh 16.500.000 hasil). 37 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Kita dapat menggunakan simbol + di depan kata-kata tersebut agar Google mencari web yang mengandung semua kata tersebut (teknologi informasi). Untuk lebih menspesifikkan hasil pencarian kita juga dapat menggunakan tanda ”-” yang berfungsi untuk menghilangkan halaman-halaman yang mengandung kata tertentu. Misalnya dari hasil pencarian di atas Anda ingin mencari teknologi informasi yang tidak mengandung kata internet, maka kita ketikkan: +teknologi +informasi – internet Selain itu dapat juga dipergunakan tanda petik (“……”). Google akan mencari web yang mengandung frasa persis seperti yang tercantum di dalam tanda petik. Penelusuran lanjut lainnya Terdapat beberapa pilihan untuk penelusuran lanjut lainnya. Anda dapat menggunakannya dengan mengklik Penelusuran Lanjutan yang terdapat pada bagian kanan kotak pencarian. 38 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Akan muncul opsi untuk penelusuran lanjut sebagai berikut: Berikut hal-hal yang dapat digunakan sebagai opsi penelusuran lanjut: o Bahasa Opsi penelusuran bahasa digunakan untuk melakukan pencarian pada situs web yang menggunakan bahasa tertentu sesuai pilihan yang tersedia. 39 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Wilayah Opsi penelusuran wilayah digunakan untuk mencari situs web yang berlokasi di negara tertentu. o Jenis Berkas Opsi penelusuran jenis berkas digunakan untuk mencari file dengan format tertentu sesuai pilihan yang tersedia. Opsi ini sama dengan penggunaan perintah “filetype:…”. o Tanggal Opsi penelusuran tanggal digunakan untuk mencari situs web yang terlihat pertama kali pada jangka waktu tertentu sesuai dengan pilihan yang tersedia. 40 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Ada Di Opsi penelusuran lokasi digunakan untuk mencari situs web dengan kata kunci yang diberikan terletak pada bagian tertentu pada halaman web tersebut, sesuai dengan pilihan yang tersedia yaitu: bagian judul, bagian dalam isi halaman, URL atau link (tautan) ke halaman tersebut). o Domain Opsi penelusuran domain digunakan untuk mencari kata kunci yang diberikan pada situs/domain tertentu. 4.2 Menyimpan Informasi Untuk menyimpan informasi dari situs yang telah kita buka di internet, terdapat beberapa yang bisa kita lakukan, diantaranya: Menyalin data dari halaman web Untuk menyalin informasi yang terdapat pada halaman web yang tengah kita buka dapat dilakukan sebagai berikut: o Blok teks yang berisi informasi yang kita akan disalin o Tekan tombol Ctrl+C (shortcut perintah copy yang dapat digunakan pada aplikas-aplikasi windows) o Buka aplikasi seperti Word Processor o Tekan tombol Ctrl+V (shortcut perintah paste yang dapat digunakan pada aplikas-aplikasi windows) Menyimpan halaman web Untuk menyimpan halaman web yang sedang kita buka, dapat dilakukan dengan cara berikut: o Klik menu File pada browser 41 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Pilih Save Page As Menyimpan gambar yang terdapat pada halaman web Umumnya suatu halaman web terdiri dari teks dan gambar. Kita dapat menyimpan gambar yang tampil pada halaman web tersebut ke dalam komputer kita. Caranya adalah sebagai berikut: o Pilih gambar yang akan kita simpan o Klik kanan gambar tersebut sehingga muncul menu pop-up o Pilih perintah Save Picture As atau Save Image As dari menu tersebut. o Akan muncul kotak dialog Save Picture. Tentukan folder pada komputer kita yang akan digunakan sebagai tempat menyimpan file gambar tersebut. Perhatikan juga nama file yang diberikan. Setelah itu tekan tombol Save. 42 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI 4.3 Etika Penggunaan Internet Hadirnya internet dalam kehidupan manusia telah membentuk komunitas masyarakat tersendiri. Surat menyurat yang dulu dilakukan secara tradisional (merpati pos atau kantor pos) sekarang bisa dilakukan hanya dengan duduk dan mengetik surat tersebut di depan komputer. Beberapa alasan mengenai pentingnya etika dalam dunia maya adalah sebagai berikut: Bahwa pengguna internet berasal dari berbagai negara yang mungkin memiliki budaya, bahasa dan adat istiadat yang berbeda-beda. Pengguna internet merupakan orang-orang yang hidup dalam dunia anonymouse, yang tidak mengharuskan pernyataan identitas asli dalam berinteraksi. Berbagai macam fasilitas yang diberikan dalam internet memungkinkan seseorang untuk bertindak etis seperti misalnya ada juga penghuni yang suka iseng dengan melakukan hal-hal yang tidak seharusnya dilakukan. Harus diperhatikan bahwa pengguna internet akan selalu bertambah setiap saat dan memungkinkan masuknya “penghuni” baru didunia maya tersebut. Etika dalam penggunakan internet disebut sebagai netiqquette (etiket=etika internet). Adapun beberapa etika yang ada dalam etiket adalah sbb : Amankan dulu diri anda, maksudnya adalah amankan semua properti anda, mungkin dapat dimulai dari mengamankan komputer anda, dengan memasang anti virus atau personal firewall; Jangan terlalu mudah percaya dengan Internet, sehingga anda dengan mudah mengupload data pribadi anda. ada baiknya anda harus betul-betul yakin bahwa alamat URL yang anda tuju adalah dijamin keamanannya; Yang paling utama adalah, hargai pengguna lain di internet, caranya sederhana yaitu; o Jangan biasakan menggunakan informasi secara sembarangan, misalnya plagiat; o Jangan berusaha untuk mengambil keuntungan secara ilegal dari Internet, misalnya melakukan kejahatan pencurian no kartu kredit; o Jangan berusaha mengganggu privasi orang lain, dengan mencoba mencuri informasi yang sebenarnya terbatas; o Jangan menggunakan huruf kapital terlalu banyak, karena menyerupai kegiatan teriak-teriak pada komunitas sesungguhnya; 43 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Jangan sekali-kali menyinggung unsur SARA (Suku, Agama, Ras, dan Anatomi); o Dilarang membuka situs-situs berbau pornografi jika itu tidak terlalu penting; o Jangan memanipulasi data-data atau menyebarkan informasi palsu; o Jangan melakukan kegiatan HACKING baik itu pada situs-situs pribadi maupun situs-situs pemerintahan; Dalam berkomunikasi setiap individu dituntut untuk memahami sifat dari komunikasi itu sendiri. Seperti tentang komunikasi yaitu interaksi yang bertujuan untuk merubah atau mempengaruhi kepercayaan, sikap, dan perilaku seseorang sehingga bertindak sesuai dengan apa yang diharapkan oleh komunikator. Brey (1999) pendapat tentang penggerak moral dalam berkomunikasi. Brey bahwa komunikasi secara virtual dapat mengakibatkan kecenderungan yang akan kasar kepada manusia. Ini adalah posisi yang dekat dengan apa yang disebut Media Efek Sejak tahun 2005, internet mulai masuk dalam sistem pembelajaran nasional menjadi bidang studi wajib di tingkat pendidikan formal, khususnya tingkat SMP dan SMA. Secara konsep yang sesuai dengan Standard Kompetensi Dasar untuk bidang studi TIK (Teknologi Informasi Komunikasi) di tingkat sekolah menengah pertama, seperti internet sendiri, sebenarnya belum merambah pada ranah yang lebih jauh. Akan tetapi, gelombang informasi yang mereka (siswa) dengar dari lingkungan di mana mereka berada tengah mendidik mereka untuk lebih cepat memahami bagaimana internet itu bekerja. Seperti yang pernah diungkapkan oleh Zora Julsung, seorang Psikolog asal Bandung, dalam dialognya pada sebuah stasiun TV swasta menjelaskan bahwa internet sendiri pada dasarnya tidak salah. Hanya saja tergantung pelakunya untuk digunakan ke perilaku seperti apa internet tersebut. “Internet tidak akan bernilai negatif kalau si pemakainya tidak memiliki niat untuk seperti itu. Apalagi para pelajar, tentu harus diberikan semacam pendidikan yang baik terlebih dahulu. Karena bukan pada kebodohan mereka, melainkan lebih kepada rasa ingin tau dalam dirinyalah yang mendorong mereka melakukan hal-hal negatif dalam berinternet itu,” Konsep awal teknologi adalah mempermudah pekerjaan manusia. Dengan Internet, contohnya, para pelajar akan mudah mengakses informasi secara global. Namun dalam batasan tertentu, internet sering disalahgunakan dan yang terjadi pada pelajar lebih didominasi karena ketidaktahuan mereka terhadap manfaat internet secara sehat. Jelas sudah, bahwa internet pada prinsipnya tidak salah. Bahkan membantu kita untuk bisa mendapatkan informasi secara efektif dan efisien. Hanya saja tinggal bagaimana para guru di sekolah mampu memberi pelajaran TIK bagi siswa secara proporsional. Dalam artian bahwa bukan hanya kemampuan kognitif yang diterapkan sebagai bentuk pembelajaran 44 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI yang konkrit bagi para siswa namun penguasaan teknologi tersebut kerap dibarengi dengan penanaman etika moral yang baik. Faktor yang mempengaruhi pelanggaran etika: Perilaku dan kebiasaan individu, Kebiasaan yang terakumulasi tidak terkoreksi. Lingkungan yang tidak Etis, Pengaruh dari komunitas disekitar. Perilaku orang yang ditiru, Efek primordialisme yang kebablasan. Saat ini sudah terdapat Undang-undang yang mengatur tentang informs dan transaksi elektronik yaitu Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik yang juga memuat sanksi terkait sengketa dan penyalahgunaan informasi dan transaksi elektronik. 45 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI BAB SITUS WEB SEBAGAI APLIKASI EGOVERNMENT Elemen Kompetensi yang akan dicapai Memanfaatkan situs web sebagai aplikasi eGovernment. Tujuan Instruksional Khusus Setelah mempelajari bab ini, diharapkan peserta: 1. Dapat menjelaskan kembali pengertian situs web. 2. Dapat menyelenggarakan situs web pemerintah dengan baik. 3. Dapat menjalankan manajemen penyelenggaraan situs web pemerintah. 4. Dapat menyesuaikan isi dan situs web pemerintah sesuai ketentuan. 5.1 Pengertian Situs Web Situs web (bahasa Inggris: web site) atau sering dingkat dengan istilah situs adalah sejumlah halaman web yang memiliki topik saling terkait, terkadang disertai pula dengan berkas-berkas gambar, video, atau jenis-jenis berkas lainnya. Sebuah situs web biasanya ditempatkan setidaknya pada sebuah server web yang dapat diakses melalui jaringan seperti internet, ataupun jaringan wilayah lokal (LAN) melalui alamat internet yang dikenali sebagai URL. Gabungan atas semua situs yang dapat diakses publik di internet disebut pula sebagai Waring Wera Wanua atau lebih dikenal dengan singkatan WWW. Meskipun setidaknya halaman beranda situs internet umumnya dapat diakses publik secara bebas, pada prakteknya tidak semua situs memberikan kebebasan bagi publik untuk mengaksesnya, beberapa situs web mewajibkan pengunjung untuk melakukan pendaftaran sebagai anggota, atau bahkan meminta pembayaran untuk dapat menjadi aggota untuk dapat mengakses isi yang terdapat dalam situs web tersebut, misalnya situs-situs yang menampilkan pornografi, situs-situs berita, layanan surel (e-mail), dan lain-lain. Pembatasan-pembatasan ini umumnya dilakukan karena alasan keamanan, menghormati privasi, atau karena tujuan komersil tertentu. 46 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Sebuah halaman web merupakan berkas yang ditulis sebagai berkas teks biasa (plain text) yang diatur dan dikombinasikan sedemikian rupa dengan instruksi-instruksi berbasis HTML, atau XHTML, kadang-kadang pula disisipi dengan sekelumit bahasa skrip. Berkas tersebut kemudian diterjemahkan oleh peramban web dan ditampilkan seperti layaknya sebuah halaman pada monitor komputer. Halaman-halaman web tersebut diakses oleh pengguna melalui protokol komunikasi jaringan yang disebut sebagai HTTP, sebagai tambahan untuk meningkatkan aspek keamanan dan aspek privasi yang lebih baik, situs web dapat pula mengimplementasikan mekanisme pengaksesan melalui protokol HTTPS. Penemu situs web adalah Sir Timothy John ¨Tim¨ Berners-Lee, sedangkan situs web yang tersambung dengan jaringan pertamakali muncul pada tahun 1991. Maksud dari Tim ketika merancang situs web adalah untuk memudahkan tukar menukar dan memperbarui informasi pada sesama peneliti di tempat ia bekerja. Pada tanggal 30 April 1993, CERN (tempat dimana Tim bekerja) mengumumkan bahwa WWW dapat digunakan secara gratis oleh publik. Sebuah situs web bisa berupa hasil kerja dari perorangan atau individu, atau menunjukkan kepemilikan dari suatu organisasi, perusahaan. biasanya pembahasan dalam sebuah situs web merujuk pada sebuah ataupun beberapa topik khusus, atau kepentingan tertentu. Sebuah situs web bisa berisi pranala yang menghubungkan ke situs web lain, demkian pula dengan situs web lainnya. Hal ini terkadang membuat perbedaan antara situs web yang dibuat oleh individu ataupun perseorangan dengan situs web yang dibuat oleh organisasi bisnis menjadi tidak begitu jelas. Situs web biasanya ditempatkan pada server web. Sebuah server web umumnya telah dilengkapi dengan perangkat-perangkat lunak khusus untuk menangani pengaturan nama ranah, serta menangani layanan atas protokol HTTP yang disebut sebagai Server HTTP (bahasa Inggris: HTTP Server) seperti Apache HTTP Server, atau Internet Information Services (IIS). 5.2 Peyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah Situs web pemerintah daerah merupakan salah satu strategi didalam melaksanakan pengembangan e-government secara sistematik melalui tahapan yang realistik dan terukur. Pembuatan situs web pemerintah daerah merupakan tingkat pertama dalam pengembangan e-Government di Indonesia dengan sasaran agar masyarakat Indonesia 47 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI dapat dengan mudah memperoleh akses kepada informasi dan layanan pemerintah daerah, serta ikut berpartisipasi di dalam pengembangan demokrasi di Indonesia dengan menggunakan media internet. Berdasarkan sifat transaksi informasi dan pelayanan publik yang disediakan oleh Pemerintah Daerah melalui jaringan informasi, pengembangan e-government dapat dilaksanakan melalui 4 (empat) tingkatan, yaitu: Tingkat 1 – Persiapan Pembuatan situs web sebagai media informasi dan komunikasi pada setiap lembaga. Sosialisasi situs web untuk internal dan publik. Tingkat 2 – Pematangan Pembuatan situs web informasi publik yang bersifat interaktif. Pembuatan antar muka keterhubungan dengan lembaga lain. Tingkat 3 – Pemantapan Pembuatan situs web yang bersifat transaksi pelayanan publik. Pembuatan interoperabilitas aplikasi dan data dengan lembaga lain. Tingkat 4 – Pemanfaatan Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Consumers (G2C). Situs web pemerintah daerah provinsi dan daerah otonom (Kabupaten, dan Kota) dapat dikatakan sebagai perubahan bentuk penggunaan media komunikasi dengan memanfaatkan teknologi informasi komunikasi (Information Comummnication Technology ICT). Pembuatan situs web pemerintah daerah sesuai dengan keinginan pemerintah di dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat yaitu : perolehan informasi secara mudah, benar, adil, dan luas cakupan; penyebarluasan informasi melalui media elektronik yang meliputi : o semua bahan yang telah diterbitkan atau bahan-bahan yang telah berada di luar perlindungan hak cipta (boleh diketahui oleh umum); 48 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o semua informasi yang dibuat dan dikumpulkan sesuai undang-undang yang berlaku (tunduk kepada pertimbangan-pertimbangan kepekaan komersial dan rahasia pribadi); o semua dokumen yang diperlukan bagi kepentingan masyarakat. Situs web pemerintah daerah dimaksudkan untuk diterapkan dan digunakan pada instansiinstansi pemerintah daerah yang secara teratur berhubungan satu sama lain, serta harus memberikan informasi dan layanan kepada masyarakat. 5.2.1 Kriteria Situs Web Pemerintah Daerah Didalam membangun situs web pemerintah daerah ada sejumlah kriteria yang perlu diperhatikan, baik oleh pembuat maupun oleh pengelola situs web pemerintah daerah. Kriteria ini merupakan gambaran ciri-ciri kunci yang akan membentuk dasar dari semua situs web pemerintah daerah. Ciri-ciri ini ber-evolusi dan dengan sendirinya akan terus diperbaharui secara berkala sesuai dengan perkembangan yang terjadi. Fungsi, aksesbilitas, kegunaan Situs-situs web pemerintah daerah sebaiknya berfokus pada keperluan pengguna, yaitu menyediakan informasi dan pelayanan yang diinginkan oleh pengguna, dan secara terus menerus ber-evolusi untuk memenuhi permintaan pengguna dan mencapai aksesibilitas dan kegunaan universal. Tidak terjadi diskriminasi bagi pengguna, artinya situs web pemerintah daerah dapat dibuka tanpa membedakan fasilitas dan kemampuan komputer yang dimiliki oleh pengguna. Salah satu komitmen kunci dari pemerintah adalah memberikan jasa pelayanan masyarakat yang responsif di dalam memenuhi kebutuhan semua kelompok yang berbeda di masyarakat. Disain situs web pemerintah daerah sebaiknya profesional, menarik, dan berguna sesuai dengan kebutuhan pengguna yang beragam. Berita atau artikel yang ditujukan kepada masyarakat sebaiknya disajikan secara jelas, dan mudah dimengerti; berita atau artikel yang disajikan sebaiknya 50% lebih pendek dari berita atau artikel yang dicetak, disusun per paragraph yang pendek, terurut dan mudah untuk dibaca. Bekerjasama Situs web pemerintah daerah harus saling bekerjasama untuk menyatukan visi dan misi pemerintah. Pengguna situs web pemerintah daerah menginginkan akses yang mudah kepada informasi, dan pelayanan yang dirancang sesuai dengan kebutuhan dan kepentingan masyarakat. Semua dokumen pemerintah yang penting harus memiliki URL 49 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI (Uniform Resource Locator) yang tetap, sehingga mesin pencari (search engine) dapat menghubungkan kepada informasi yang diinginkan secara langsung. Isi yang Efektif Pengguna harus mengetahui bahwa informasi tertentu akan tersedia pada situs-situs pemerintah daerah manapun. Pengguna memiliki hak untuk mengharapkan isi dari suatu situs web pemerintah daerah adalah data terbaru dan tepat, serta mengharapkan berita dan materi baru selalu diketengahkan. Pengelola situs web harus berusaha untuk mendapatkan kepercayaan masyarakat sehingga situs web yang dikelola oleh pemerintah daerah bisa memenuhi kebutuhan pengguna. Diberlakukannya UU Keterbukaan Informasi Publik turut mempengaruhi stus web sebagai sarana diseminasi informaformasi publik sebagai salah satu media pelayanan informasi publik melalui pengumuman. Informasi yang disampaikan harus dapat ditampilkan dengan tepat dan sesuai dengan klasifikasi informasi yang ditetapkan dalam UU KIP. Seperti informasi apa saja yang wajib tersedia setiap saat, informasi yang harus disampaikan secara berkala dan informasi serta-merta. Banyak dokumen pemerintah tidak ditujukan pada masyarakat umum, atau ditulis hanya untuk dibaca secara off-line. Pengelola situs web pemerintah daerah perlu mempertimbangkan penyediaan beberapa isi yang ditujukan kepada pengguna, yang dirancang untuk dapat dibaca secara on-line. Situs web pemerintah daerah harus bertujuan untuk bisa bermanfaat bagi pengguna, dan sesuai dengan kebutuhan yang berbeda dari pengguna yang berbeda. Komunikasi Dua Arah Pengguna mengharapkan komunikasi dalam bentuk dua arah. Situs-situs web pemerintah daerah harus memberikan kesem-patan pengguna untuk menghubungi pihak-pihak berwenang, menjelaskan pandangan mereka, atau membuat daftar per-tanyaan mereka sendiri. Aksi kebebasan informasi memerlukan jawaban segera atas pertanyaan dalam format yang disukai, termasuk e-mail, sehingga pengelola perlu menentukan cara terbaik untuk menangani dan merespon e-mail. Aksi kebebasan informasi meminta semua pertanyaan dijawab dalam waktu secepatnya serta pada format yang diinginkan pengguna. Evaluasi Kesuksesan Situs-situs web pemerintah daerah harus memiliki sistem untuk mengevaluasi kesuksesan, dan menentukan apakah situs webnya memenuhi kebutuhan penggunanya. Kebutuhan 50 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI pengguna akan menentukan arah perkembangan situs, sehingga jika diperlukan, disain situs web juga harus diperbaiki. Penggunaan yang seragam dari statistik akses akan memberikan gambaran yang lebih jelas dari kebutuhan pengguna diseputar situs web pemerintah daerah. Situs-situs web pemerintah daerah harus mengumpulkan, minimal, statistik angka pengguna, pengunjung, jumlah halaman, permintaan yang sukses dan tidak sukses, halaman yang sering dikunjungi dan jarang dikunjung, halaman rujukan utama. Informasi tambahan mengenai siapa yang menggunakan situs ini, tingkat transfer data. Evaluasi empat bulanan sangatlah direkomendasikan. Kemudahan Menemukan Situs Pengelola harus mempromosikan situs web pemerintah daerah dan mendaftarkannya ke mesin pencari. Pengguna mungkin tidak bisa menemukan suatu situs web pemerintah daerah kecuali pengelola mempromosikannya dan memastikan bahwa mesin pencari mendaftarkannya. Mesin pencari dari berbagai jenis menggunakan metadata untuk menemukan lokasi dokumen dan halaman dalam situs web pemerintah daerah. Ada berjuta situs web, oleh sebab itu perlu promosi situs web secara layak melalui mesin pencari on-line dan direktorinya, dan juga melalui cara lain seperti pemberitahuan lewat pers, Hubungan Masyarakat, brosur. Pelayanan yang diatur dengan baik Suatu situs web pemerintah daerah akan terselenggara dengan baik jika menggunakan sumber yang terpercaya; strategi yang jelas, tujuan, dan target pengguna; serta strategi pengembangan masa depan, termasuk langkah menuju pusat data yang dinamis dari media digital lainnya. Situs-situs web pemerintah daerah harus mampu menerbitkan dokumen yang lebih detail dari situs komersial, karena memiliki tujuan dan persyaratan yang berbeda dan lebih sulit dari situs komersial, sehingga hanya manajemen yang baik yang bisa menyeimbangkan semua prioritas yang diperlukan pengguna. Manajemen yang baik adalah satu-satunya cara untuk membangun dan mempertahankan kualitas situs web pemerintah daerah, karena akan menjamin rencana situs terkait untuk perubahan, ber-evolusi memenuhi kebutuhan pengguna, dan bergerak dari hypertext mark up language (HTML) yang statis menuju yang lebih efisien dan dinamis. Banyak situs web pemerintah daerah tidak memiliki sumber yang kompeten untuk melaksanakan tugas-tugas publikasi, sehingga ketetapan editorial yang jelas perlu didukung oleh prosedur yang jelas. Tingkat aksesibilitas tidak akan terpenuhi bila 51 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI manajemennya buruk. Beberapa situs perlu menyediakan informasi dalam bahasa komunitas minoritas. 5.2.2 Implementasi Situs Web Pemerintah Daerah Situs web pemerintah daerah diharapkan mempunyai kualitas tinggi, mudah di dalam pengaksesan, dan inklusif, serta menampilkan citra yang berkaitan dengan kegiatan pemerintah daerah provinsi, kabupaten, dan kota. Isi dan disain penampilan suatu situs web pemerintah daerah dapat bervariasi, tetapi fitur-fitur (features) teknis dan manajemen praktis yang baik tidaklah banyak berbeda antara satu pengelola dengan pengelola lain. 5.3 Manajemen Penyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah Pada saat ini manajemen informasi cenderung kearah publikasi elektronis dan meninggalkan pelayanan secara analog (non elektronik). Kehadiran teknologi media online menyebabkan perlunya seorang eksekutif yang menangani manajemen secara keseluruhan pada tingkat tertinggi. Situs web yang efektif merupakan salah satu strategi yang harus dijalankan oleh organisasi yang bergerak di bidang media online. Manajemen situs web pemerintah daerah akan lebih baik dan lebih lugas jika terdapat keterpaduan antara penerbitan elektronik dengan unit-unit kerja di lingkungan Pemerintah Daerah, yang materinya disajikan melalui situs web bersangkutan. Di dalam strategi penyelenggaraan situs web, penting untuk memastikan bahwa berbagai tugas manajemen yang diperlukan bagi pengelolaan situs web yang efektif telah ter-identifikasi, dan tanggungjawab pelaksanaan telah teralokasi serta dipahami dengan jelas oleh para pengelola. Suatu hal penting yang harus disadari bahwa keberadaan situs web pemerintah daerah yang dibuat, merupakan suatu bagian integral dari organisasi pemerintahan. Semua unit yang ada pada organisasi, hendaknya memperhatikan bagaimana mereka dapat menggunakan internet sebaik-baiknya untuk berkomunikasi dengan kelompok-kelompok masyarakat pengguna internet. Instansi Pemerintah Daerah harus membantu perkembangan tingkat kesadaran dan pemahaman yang tinggi, bagi seluruh aparat Pemerintah Daerah mengenai pemanfaatan internet pada organisasi pemerintahan. Kemampuan internet untuk memberi dan menerima informasi perlu dipahami sebagai suatu keterampilan inti dari informasi dan komunikasi. Diharapkan sebanyak mungkin aparat pemerintah daerah dapat membaca situs web yang dibuat oleh pemerintah daerah setempat. 52 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Terdapat lima masalah yang perlu diperhatikan di dalam membangun dan mengimplementasi-kan strategi publikasi melalui media online, yaitu : Kegunaan – untuk keperluan apa suatu situs web pemerintah daerah dibuat ? Tanggung jawab – siapa pemilik situs web dan siapa yang bertanggung jawab ? Manajemen situs – bagaimana cara pemberian dan permintaan layanan ? Isi – bagaimana materi disediakan, dipelihara, dan dipresentasikan dalam bentuk media online ? Pemutakhiran dan pemeliharaan – bagaimana cara melakukan pemantauan (penggunaan dan pe-nampilan) dan pemutakhiran informasi pada situs web pemerintah daerah ? 5.3.1 Organisasi Manajemen Situs Web Pada suatu organisasi kecil yang masih menggunakan aturan webmaster tradisional, mungkin hanya diperlukan satu orang sebagai penanggungjawab untuk menangani persoalan stratejik dan implementasi praktis situs web pemerintah daerah. Hal tersebut sudah harus diubah cara penanganannya. Adanya kompleksitas pada publikasi secara elektronik melalui media online, dan bertambahnya kepentingan pemerintah daerah provinsi, kabupaten, dan kota untuk memberikan informasi kepada masyarakat, maka diperlukan adanya persyaratan standar struktur organisasi yang akan menjadi pegangan bagi penanggungjawab situs web pemerintah daerah di dalam melakukan pengawasan dan pemantauan. Adapaun organisasi manajemen situs web pemerintah daerah sebaiknya terdiri atas : Pelindung (Gubernur/Bupati/Walikota) Penanggungjawab Situs Web Pemerintah Daerah (eselon tertinggi pada organisasi struktural Pemerin-tahan Daerah) Manajer Situs (eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada organisasi struktural Pemerintahan Daerah) Tim Pengelola (sejumlah pegawai Pemerintah Daerah yang mampu, serta mempunyai standar kompetensi di bidang teknologi informasi). Melakukan tugas operasional situs web, pemantauan dan pemeliharaan standar-standar situs web, terutama tanggungjawab pemasukan informasi yang tersebar luas di dalam organisasi pemerintah daerah. Tim Asistensi (para eselon satu tingkat dibawah eselon tertinggi pada organisasi struktural pemerintah daerah, mewakili unit-unit kedinasan yang ada di daerah) 53 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Struktur organisasi, ukuran, dan jumlah tim yang terlibat pada suatu pengelolaan situs web pemerintah daerah akan bervariasi tergantung pada kebutuhan organisasinya. Seorang Manajer Situs bertanggung jawab atas manajemen secara keseluruhan dari situssitus web pemerintah daerah yang bersama-sama membentuk sajian secara online dari organisasi pemerintahan. Mereka hendaknya bekerja sama dengan bagian-bagian lain dari organisasi pemerintahan untuk memastikan adanya keterpaduan proses-proses online. Diperlukan sebuah tim yang melakukan pemantauan pemeliharaan standar-standar situs web pemerintah daerah, terutama tanggungjawab pemasukan informasi yang tersebar luas di dalam organisasi pemerintahan. 5.3.2 Tugas Strategik Pembuatan dan Pengembangan Situs Web Tugas-tugas stratejik yang perlu dilakukan di dalam pembuatan dan pengembangan situs web pemerintah daerah adalah: Identifikasi pengunjung dan non pengunjung situs web, jika dimungkinkan dapat dilakukan melalui riset atau dialog dengan kelompok pengunjung; Identifikasi keinginan sejumlah pengunjung situs web untuk dapat memenuhi kebutuhan-nya pada situs web pemerintah daerah yang dibuat; Memberi pemahaman dan respon yang memuaskan kepada pengunjung situs web (baik melalui penilaian umpan balik maupun riset penggunaan situs web); Penyediaan sumberdaya manusia, khususnya untuk pelaksana dengan keterampilan dan kemampuan sesuai standar kompetensi untuk tim situs web; Keterpaduan situs web dengan proses bisnis yang berhubungan publikasi elektronik dan publik, seperti cara pengunjung mengakses situs web, publikasi informasi yang disampaikan, masalah manajemen yang berhubungan dengan penyimpanan, informasi, dokumen, pengetahuan, serta cara rekrutmen dan konsultasi; Keterpaduan situs web kedalam strategi organisasi untuk melaksanakan pemerintahan yang terbuka dan kemudahan memperoleh informasi; Pemantauan pengembangan situs web dan keberhasil-annya sebagai alat untuk memenuhi tujuan-tujuan organisasi pemerintahan; Perancangan stratejik online untuk masa depan orga-nisasi termasuk kebutuhan bisnis; 54 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Identifikasi posisi situs web di dalam stratejik organisasi secara keseluruhan termasuk strategi komunikasi; Keterpaduan antara situs web internet dengan organisasi intranet yang ada di kantor pemerintah daerah serta sistem lainnya; Kesesuaian dengan strategi e-government secara ke-seluruhan. 5.3.3 Manajemen Pengelolaan Situs Web Manajer Situs harus memperhatikan hal-hal yang berhubungan dengan: Koordinasi Pengelola yang meliputi antara lain tugas pengelolaan arsitektur informasi secara menyeluruh, perencanaan dan penilaian kemampuan pemakaian (usability), perencanaan isi, yang dapat membantu pengembangan pengalaman pengguna situs web yang memenuhi tujuan pembuatan situs web. Spesifikasi Teknis yang mendukung pencapaian tujuan pembuatan situs web, termasuk spesifikasi persyaratan server, spesifikasi disain situs web secara keseluruhan, pemeliharaan, dan persyaratan keamanan (security). Pengadaan dan Manajemen Pemasok, termasuk penetapan tender, pemilihan dan manajemen tingkat layanan pemasok, penetapan panitia tender, kejelasan mengenai hak-hak kekayaan intelektual, pemantauan dan kontrol kualitas para kontraktor, serta waktu penyerahan. Membangun tim dan hubungannya dengan organisasi. Manajer Situs harus menjadi pimpinan dalam meng-identifikasi ‘staf kunci’ yang mempunyai tanggungjawab atas pemeliharaan situs web, isi, disain, penerbitan standar pengembangan situs web bersangkutan. Harus ada hubungan organisasi yang jelas dan efektif dengan: o Penanggungjawab situs web pemerintah daerah; o Sumberdaya editorial; o Pers/publikasi off-line; o Pusat Informasi; o Tim pembuat kebijakan; o Penulis dan penyedia informasi; o Staf yang menyediakan layanan publik; o Penanggungjawab sistem, jaringan, dan intranet; 55 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI o Penanggungjawab pelatihan. Bantuan online. Manajer Situs adalah penanggung jawab pengaturan suatu layanan dan bantuan online bagi pengunjung situs web, serta kemampuan akses melalui hubungan pada homepage situs web. Promosi Situs Web. Manajer Situs bertanggungjawab atas deskripsi dan hubungan dengan situs web instansi dari situs-situs web yang sesuai (situs direktori, mesin pencari, subyek dari spesifik situs web), penggunaan notifikasi e-mail yang baik, serta mendorong penempatan media tradisional pada URL (Uniform Resource Locator) pada setiap kesempatan (brosur, poster, laporan tercetak, dan sebagainya). Manajer Situs harus memastikan adanya peraturan-peraturan yang berkaitan dengan: Penghubung dengan penanggungjawab server; Pemutakhiran situs web; Penambahan, pemeliharaan, dan penghapusan informasi; Pelaksanaan kontrol kualitas dari materi yang disajikan pada situs web; Disain teknis dan spesifikasi; Registrasi dan testing mesin pencari (search engine); Pemrograman dan pembuatan naskah; Penerimaan dan respon terhadap permintaan e-mail dan formulir web. 5.3.4 Pengelola Isi Situs Haruslah ada pengertian yang jelas di dalam organisasi mengenai hal-hal: Dimana letak tanggungjawab atas penyediaan isi untuk situs web; Pemeliharaan kemutakhiran dan keakuratan informasi sepanjang waktu, seperti persyaratan waktu tampilan rekaman informasi yang berkaitan dengan pengunjung situs web, penyimpanan dan pemeliharaan rekaman informasi pada situs web, transaksi berbasis web atau bisnis lainnya; Dalam bentuk apa isi situs web diberikan kepada tim web. Idealnya harus ada suatu tingkat keterpaduan yang tinggi antara produksi isi dalam bentuk publikasi elektronik dan kegiatan organisasi publikasi analog (non elektronik). 56 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Pada kondisi apapun, suatu tim situs web perlu dilengkapi dengan sejumlah personil sehingga Tim Situs Web Pemerintah Daerah mempunyai kemampuan di dalam hal: Menyediakan dukungan teknis bagi kreatifitas isi publikasi elektronik; Memelihara standar pemutakhiran dan koreksi bahan informasi situs web; Menciptakan format-format baru situs web untuk disampaikan kepada yang bertanggung-jawab atas penyediaan isi situs web; Menetapkan standar-standar kreatifitas, disain, dan implementasi yang jelas; Menegakkan ketataan standar yang dibuat; Memantau secara teratur dan cermat mengenai bahan situs web yang harus selalu baru; Memastikan bahwa standar-standar penerbitan yang ditetapkan pada paduan ini selalu diikuti, dan setiap peningkatan teknis yang dilakukan sesuai dengan standar yang ada. Tim situs web perlu mempunyai seorang penasehat hukum untuk dapat memastikan kesesuaian informasi dengan semua peraturan yang telah berlaku, baik dari sisi publikasi non elektronik maupun dari sisi publikasi elektronik. 5.3.5 Audit dan Pemeliharaan Sifat lingkungan internet yang selalu dinamis membuat pentingnya pelaksanaan pemantauan kinerja situs web pemerintah daerah dan penggunaannya secara terus menerus. Diperlukan juga laporan tertulis yang dibuat secara teratur dan bertanggungjawab tentang tampilan dan penggunaan situs web pemerintah daerah kepada Penanggungjawab Situs Web Pemerintah Daerah. Seorang Manajer Situs haruslah memastikan adanya pengaturan-pengaturan untuk analisis yang bila diperlukan dapat digunakan untuk pemeliharaan standar kinerja yang baik. Adapun hal-hal yang perlu diperhatikan meliputi: Standar penilaian kinerja atas koneksi modem low-end (diperkirakan 9,6 kbps) pada jalur terbuka dan melalui ISP, hal ini dimaksudkan untuk menyamakan pengaksesan dari pengguna; Pemeriksaan penggunaan browser dan resolusi layar yang berbeda, serta fitur-fitur (features) seperti nas-kah dan gambar; 57 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Pemeriksaan terhadap penggunaan alat evaluasi akses; Pemeriksaan apakah informasi yang terbaca pada situs web pemerintah daerah dapat dicetak melalui printer berwarna maupun hitam putih (termasuk printer laser, inkjet, dan dot matriks); Pemeliharaan jaringan yang meliputi : o Hubungan jaringan internal maupun eksternal harus diperiksa masa berlakunya secara bulanan; o Isi yang telah berubah lokasi pada situs web harus mempertahankan url lama melalui kemungkinan pemindahan hubungan kembali; o Lebih disukai dengan pemberitahuan pemindah-an paling tidak untuk jangka waktu 6 (enam) bulan; o Jaringan yang rusak harus diperbaiki dalam waktu satu hari kerja. Penyimpanan dan pemantauan server secara statistik; Pemantauan pesan-pesan yang salah; Analisis lalu lintas pemakaian situs dengan memusat-kan pada waktu puncak (untuk penilaian persyaratan bandwidth) dan waktu situs dimatikan (waktu singkat untuk masa pemeliharaan); Analisis file server log. Informasi minimum statistik yang diwajibkan untuk hosts adalah: Pencetakan halaman (berapa lama waktu yang diperlukan untuk mencetak halaman yang diminta, termasuk semua bentuk grafis/citra yang terdapat di halaman bersangkutan. Mengukur hanya dengan “hits” saja tidak akan memberikan analisis penggunaan yang benar; Permintaan-permintaan yang berhasil; Permintaan-permintaan yang tidak berhasil (berman-faat untuk mengetahui berapa persen file yang mem-punyai masalah dan tidak bisa keluar); Halaman-halaman yang paling sering dikunjungi (dapat menunjukan usaha-usaha yang dilakukan dengan baik di dalam pemasaran internal); 58 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Halaman-halaman yang paling sedikit dikunjungi (dapat digunakan untuk mengevaluasi di dalam mem-buang sejumlah halaman); Halaman yang dikunjungi pertama kali (dapat me-nunjukan bagaimana pengunjung datang ke halaman di dalam situs web); Halaman yang paling banyak dirujuk (melihat apakah pengunjung datang ke situs web dari mesin pencari atau dari situs web lainnya); Istilah-istilah untuk pencarian yang digunakan di dalam mengindentifikasi bagaimana pengguna situs web mencari suatu pokok isi (hal ini dapat membantu khususnya di dalam penyempurnaan metadata). Data dan informasi statistik tersebut diatas dapat digunakan untuk: Mengidentifikasi isi situs web yang paling terkenal dan banyak dikunjungi oleh pengunjung; Meninjau sistem navigasi; Meninjau situs-situs web rujukan; Melakukan audit terhadap respon yang telah diberikan oleh pengunjung; Melakukan penilaian terhadap kinerja server; Mengetahui jumlah dokumen yang diminta oleh pe-ngunjung; Mengetahui distribusi pengunjung situs web pemerintah daerah; Mengetahui jumlah pengunjung dan platform yang digunakan oleh pengunjung, termasuk browser dan resolusi layar. 5.3.6 CMS (Content Management System) Berdasarkan cara pemutakhiran data dan informasinya, terdapat dua model situs web pemerintah daerah yaitu: situs web dengan model statis (tradisional) situs web dengan model dinamis Situs web dengan model statis adalah web yang cara pemutakhirannya dilakukan secara manual, yaitu mengganti dan menambah halaman web dengan secara langsung pada halaman bersangkutan, sedang situs web model dinamis melakukan pemutakhirannya 59 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI secara otomatis dengan dukung-an suatu aplikasi yang dikenal sebagai Content Management System (CMS). CMS adalah suatu aplikasi yang memberikan kemudahan di dalam proses distribusi informasi. Pada organisasi pengelolaan situs web pemerintah daerah, secara internal implementasi-nya dapat dalam bentuk intranet, sedang secara eksternal implementasinya dilakukan melalui internet dengan meng-gunakan website. Didalam pengelolaan situs web pemerintah daerah, peng-gunaan aplikasi CMS dimaksudkan untuk mempermudah di dalam: Manajemen data, karena CMS mempunyai basisdata sehingga semua isi yang terdapat di setiap halaman situs web dapat tersimpan dengan baik, mudah dicari, serta dapat dibuat indeks; Melakukan perubahan secara langsung isi situs web yang diinginkan melalui grup pengguna. Perubahan yang dilakukan tidak secara manual, melainkan dengan cara memasukan perubahan data yang diinginkan melalui interface khusus pada browser; Melakukan pemutakhiran dan pemeliharaan dengan menggunakan “template based” yang memisahkan data isi dan disain tampilan. Jika terdapat perubahan, hanya file bersangkutan yang diganti tanpa mengganti semua halaman satu persatu; Melakukan standarisasi isi dan tampilan karena antara data dan tampilan terpisah, sehingga secara visual setiap halaman dapat dikontrol secara mudah. 5.4 Isi dan Desain Situs Web Pemerintah Daerah Unsur terpenting dari sebuah tampilan yang efektif situs web di internet adalah isi (content) dan disain yang baik serta menarik. Organisasi yang ada di Pemerintah Daerah hendaknya mengembangkan situs-situs web dengan isi yang selalu baru serta ditulis dengan baik, jelas, dan singkat yang memenuhi kebutuhan masayarakat luas, serta mudah diakses. Suatu informasi mutakhir yang dipublikasikan pada situs web di internet hendaknya bersamaan dengan publikasi yang ada di media lain. 5.4.1 Isi Situs Web Pemerintah Daerah Sebuah situs web pemerintah daerah mempunyai persyaratan minimal untuk isi. Pengelola situs web pemerintah daerah harus mampu menentukan apa yang diharapkan oleh para 60 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI pengguna mengenai apa yang seharusnya ada di situs web. Organisasi-organisasi yang ada di pemerintah daerah sendirilah yang akan menentukan bagaimana sebaiknya mengatur isi dengan memperhatikan masyarakat pengguna situs web bersangkutan. Analisis dan pengetahuan mengenai masyarakat pengguna untuk sebuah situs web adalah penting, karena adanya kemungkinan perbedaan yang cukup besar antara masyarakat untuk bagian-bagian situs web yang berbeda, atau untuk situs-situs web yang berbeda di dalam sebuah tingkat organisasi pemerintahan daerah. Pada saat merencanakan dan mengembangkan situs web pemerintah daerah, sebaiknya dilakukan riset pasar yang dilakukan berulang kali untuk mendapatkan masukan tentang isi yang disajikan pada situs web pemerintah daerah. ISI MINIMAL SITUS WEB PEMERINTAH DAERAH Berdasarkan hasil pengamatan pada 90 (sembilan puluh) situs web pemerintah daerah, dan hasil Jajak Pendapat pada 90 (sembilan puluh) pengelola situs website pemerintah daerah, isi minimal pada setiap situs web pemerintah daerah adalah: Selayang Pandang. Menjelaskan secara singkat tentang keberadaan Pemerintah Daerah bersangkutan (sejarah, motto daerah, lambang dan arti lambang, lokasi dalam bentuk peta, visi dan misi) dan informasi lainnya yang berkaitan dengan Pemerintah Daerah sesuai dengan UU KIP yang mengatur jenis dan klasifikasi infromasi publik yang wajib diumumkan dan disediakan secara berkala. Pemerintahan Daerah. Menjelaskan struktur organisasi yang ada di Pemerintah Daerah bersangkutan (eksekutif, legislatif) beserta nama, alamat, telepon, e-mail dari pejabat daerah. Jika memungkinkan biodata dari Pimpinan Daerah ditampilkan agar masyarakat luas mengetahuinya. Geografi. Menjelaskan antara lain tentang keadaan topografi, demografi, cuaca dan iklim, sosial dan ekonomi, budaya dari daerah bersangkutan. Semua data dalam bentuk numeris atau statistik harus mencantumkan nama instansi dari sumber datanya. Peta Wilayah dan Sumberdaya. Menyajikan batas administrasi wilayah dalam bentuk peta wilayah (sebaiknya digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional – Bakosurtanal, atau instansi pemerintah lainnya yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta), dan juga sumberdaya yang dimiliki oleh daerah bersangkutan dalam bentuk peta sumberdaya (digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta) yang dapat digunakan untuk keperluan para pengguna. 61 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Perlu dibedakan pengertian antara sumberdaya dan potensi daerah. Potensi daerah adalah sesuatu yang tersimpan/ terkandung pada suatu lokasi akibat daerah tersebut memiliki berbagai faktor, antara lain posisi atau letak, akses (misalnya, letak jauh tetapi dapat dicapai akibat tersedianya prasarana pergerakan yang dapat dibangun sejauh memenuhi suatu kondisi kelayakan tertentu), atau sesuatu yang tersimpan di dalam benda tersebut; yang tersimpan inilah yang disebut sebagai sumberdaya (baik manusia maupun natural). Suatu potensi daerah lokasinya bisa dinyatakan oleh Pemerintah Daerah setempat (berdasarkan hasil suatu riset), Di sisi lain, berdasarkan analisis data dan informasi sumberdaya yang ada, pihak investor bisa juga menyatakan suatu potensi daerah di suatu lokasi tertentu. Peraturan/Kebijakan Daerah. Menjelaskan Peraturan Daerah (Perda) yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah bersangkutan. Melalui situs web pemerintah daerah inilah semua Perda yang telah dikeluarkan dapat disosialisasikan kepada masyarakat luas. Perda merupakan salah satu jenis informasi publik yang wajib tersedia setiap saat. Oleh karena itu, akan lebih memudahkan menyediakannya dalam situs web pemerintah. Buku Tamu. Tempat untuk menerima masukan dari pengguna situs web pemerintah daerah bersangkutan. Selain isi minimal seperti tersebut diatas, isi lainnya yang akan disajikan pada suatu situs web pemerintah daerah diserahkan sepenuhnya kepada masing-masing Penanggungjawab Situs dan Manajer Situs web pemerintah daerah, tergantung pada kondisi setempat dan kesediaan data serta informasi yang dimiliki oleh daerah bersangkutan. Tidak lupa, UU KIP mewajibkan pemerintah daerah untuk menyediakan informasi yang bersifat terbuka kepada masyarakat. Salah satu media yang dapat digunakan adalah website. Sebaiknya, informasi yang termasuk ke dalam kategori informasi yang wajib tersedia setiap saat, informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala dan informasi yang wajib diumumkan secara serta merta, disajikan pula pada situs web pemerintah. Sehingga pemanfaatan situs web menjadi salah satu bentuk pelayanan informasi publik dapat dimaksimalkan. Jika di dalam situs web pemerintah daerah akan dimasukkan berita, sebaiknya berita yang disajikan adalah berita dari lingkungan eksekutif dan legislatif pemerintah daerah setempat, bukan diambil dari surat kabar lokal. Diharapkan berita situs web pemerintah daerah menjadi acuan atau referensi untuk berita yang diterbitkan oleh surat kabar lokal. 62 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI HOMEPAGE Contoh Situs Web Pemerintah Daerah Homepage pada suatu situs web identik dengan sampul suatu buku yang dipublikasi. Suatu bentuk homepage yang menarik akan mempunyai kesan tersendiri bagi pengunjung situs web untuk ingin mengetahui lebih jauh tentang isi dari situs web bersangkutan. Suatu homepage dari situs web pemerintah daerah minimal menyangkut hal-hal sebagai berikut: Nama Pemerintah Daerah; Logo atau simbol Pemerintah Daerah; Alamat kantor, nomor telepon dan fax, alamat e-mail Pemerintah Daerah; Suatu gambar dalam bentuk citra (image) yang memberikan informasi tentang sesuatu yang menarik dari daerah bersangkutan (landmark), bisa berbentuk pemandangan, gedung monumental, atau produk unggulan; 63 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Suatu teks kalimat yang berhubungan dengan keberadaan situs web pemerintah daerah (jargon); Kontak e-mail (alamat e-mail Manajer Situs) untuk menyampaikan suatu permintaan atau keterangan; Link dengan isi yang tersedia pada situs web pemerintah daerah; Fasilitas pencarian. Khusus untuk kontak e-mail, hanya alamat e-mail yang mempunyai domain .go.id yang bisa digunakan. Pemakaian alamat generik (seperti ‘manajersitus’, ‘sekda’) lebih diutamakan daripada alamat/nama pribadi, hal tersebut dikaitkan dengan kemungkinan terjadinya perubahan personil pada manajemen situs web pemerintah daerah. Penanggungjawab situs web harus memastikan bahwa semua e-mail ke alamat-alamat yang dituju dijawab dengan segera, seperti halnya komunikasi fisik atau komunikasi elektronik lainnya dengan instansi Pemerintah Daerah setempat. AKUNTABILITAS ISI Sangkalan Mengenai Isi Situs web pemerintah daerah secara umum tidak perlu memuat sangkalan tentang suatu isi (data dan informasi) yang terdapat pada situs web Pemerintah Daerah. Tidak ada alasan untuk memasukkan sebuah sangkalan umum pada suatu situs web seperti halnya yang dilakukan pada bahan yang sama pada media cetak. Merupakan tanggung jawab instansi, termasuk menyimpan bahan pada situs web secara akurat dan mutakhir, dan secara jelas menunjukan periode waktu suatu data dan informasi disebut baru, serta lokasi yang menggantikannya bilamana terdapat bahan-bahan yang telah usang disajikan. Sebuah penilaian mengenai suatu sangkalan isi apakah diperlukan atau tidak hanya dapat dilakukan atas dasar kasus demi kasus. Pengelola situs web pemerintah daerah perlu mempertimbangkan kecermatan mengenai bahan, sumber bahan, dan kehandalan bahan bersangkutan. Jika suatu data atau informasi bersumber dari instansi pemerintah, baik pusat maupun daerah otonom, umumnya tidak wajar untuk disangkal. Suatu sangkalan dapat relevan apabila data dan informasi yang disajikan berasal dari luar pemerintah. Untuk kasus ini, dengan mempertimbangkan potensi terjadinya pelanggaran hak cipta dan fitnah oleh pihak ketiga akibat kekurang cermatan pengelola situs web pemerintah daerah, mungkin lebih bijaksana jika pada isi situs web bersangkutan dicantumkan kalimat: 64 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Data dan informasi (dokumen tertentu) berikut ini disediakan sebagai bagian dari pelayanan yang ditawarkan pada situs web pemerintah daerah. Pengelola situs web pemerintah daerah tidak bertanggungjawab untuk kecermatan dan isinya. Para pengunjung yang menggandalkan dan menggunakan data dan informasi ini berbuat atas risikonya sendiri. Kecermatan Isi dan Legitimasi Kebutuhan akan perhatian terhadap keakuratan dan tepat waktu dari suatu data dan informasi akan meningkat sesuai dengan peningkatan inter aktifitas dari sebuah situs web. Pemeliharaan rutin situs web pemerintah daerah dengan demikian merupakan suatu masalah penting, dan dapat disederhanakan dengan cara: o Pemberian informasi yang sederhana; o Bentuk sederhana untuk download; o Formulir online. Informasi yang dipublikasi pada sebuah situs web pemerintah daerah harus sesuai dengan prosedur yang berlaku pada publikasi non elektronik agar mempunyai legitimasi yang sama. Hal ini berarti jika terdapat suatu kesalahan publikasi pada internet akan mempunyai konsekuensi yang sama pula jika dipublikasi secara non elektronik. Informasi yang dapat dipublikasikan pada internet harus mengacu pada aturan yang berlaku, baik menurut Undang-Undang maupun Peraturan Daerah. 5.4.2 Desain Situs Web Pemerintah Daerah Selain isi dari suatu situs web, hal yang perlu ditangani oleh pengelola situs web pemerintah daerah adalah disain situs web standar penyajian (visualisasi) yang meliputi homepage dan navigasi, bentuk standar teks dan tampilan grafis yang digunakan, HTML(Hyper Text Markup Language). Adapun standarisasi yang disarankan adalah sebagai berikut. HOME PAGE DAN NAVIGASI Situs web pemerintah daerah harus mempunyai navigasi yang baik sehingga mudah untuk digunakan. Perancang situs web harus menggunakan navigasi yang efektif untuk dapat melihat situs web secara keseluruhan. Informasi dan layanan pada situs web hanya akan digunakan jika pengunjung sudah terbiasa menggunakannya. Pengelola situs web pemerintah daerah harus memperhatikan beberapa hal, yaitu: 65 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Homepage sebagai panduan untuk membuka situs web dapat ditemukan pada URL (Uniform Resource Locator) yang menyatakan nama host dengan tempat server (contoh, www.jabarprov.go.id bukan www.jabarprov.go.id/jabar.html ); Terdapat link ke homepage dari setiap halaman (web page) pada situs web; Menu navigasi utama dapat dibuka dari homepage; Seksi utama (salah satu isi situs web) dari situs web dapat dengan mudah di ‘klik’ dari homepage; Logo atau simbol dari Pemerintah Daerah sebaiknya terdapat pada setiap halaman web dan selalu akan mempunyai link ke homepage. Logo dari pemerintah daerah harus ditampilkan pada home-page. Jika memungkinkan, logo yang sama dapat muncul pada semua halaman untuk menjamin kekonsistenan dan keakurasian informasi yang disajikan. Logo online harus dibuat dalam standar yang sama dengan logo offline. Semua teks yang terdapat pada logo harus dapat dibaca. Logo harus disajikan pada format .gif, kecuali jika ditampikan dalam warna penuh. AKSESIBILITAS Untuk memenuhi aturan yang berlaku, aksesbilitas menjadi penting karena semua pengguna situs web pemerintah daerah harus dapat mengakses situs web bersangkutan. Perancang harus membuat situs web agar semua pengguna dapat membaca dan memanfaatkan data serta informasi dengan mudah dan cepat. Teks Data dan informasi pada situs web disajikan dalam bentuk teks. Beberapa ketentuan yang berhubungan dengan pembuatan teks antara lain: o Informasi yang disajikan harus dalam bentuk format teks/HTML; o Teks disajikan dalam bentuk yang lebih kontras dibandingkan dengan latar belakang berwarna yang digunakan; perancang harus menghindari latar belakang yang terlalu mendetil; o Teks tidak boleh mengunakan flash; teks harus selalu dalam bentuk statis; o Teks sebaiknya tidak berwarna selama teks bersangkutan tidak mempunyai arti dalam konteks informasi. 66 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Fonts Penyajian teks menggunakan fonts yang sudah terdapat pada perangkat lunak yang digunakan. Beberapa aturan di dalam pemilihan fonts untuk teks pada situs web, antara lain: o Ukuran fonts tidak diatur/dispesifikasi; o Pada umumnya, fonts yang digunakan untuk teks adalah arial, helvetica, times new roman; o Huruf kapital dan miring dapat digunakan di dalam pembuatan teks; o Huruf yang berwarna jangan menggunakan warna putih, sebab tidak dapat dicetak; o Warna huruf yang digunakan harus kontras dengan warna latar belakang untuk memudahkan di dalam pembacaan. Arial Arial Bold Times New Roman Times New Roman Extra Bokl Helvetica Helvetica Black Jenis-jenis fonts yang biasa digunakan didalam website WARNA Jumlah warna sebanyak 261 harus digunakan untuk keperluan garfis, teks dan hyperlinks. Suatu bentuk grafis jika memungkinkan harus ditampilkan dengan menggunakan web palette, tanpa menyertakan tampilan JPEG. Warna latar belakang harus dipilih dari web palette, dan harus kontras dengan warna teks yang digunakan. Hindari warna merah dan hijau bersamaan karena dapat menimbulkan masalah bagi pengguna yang buta warna. 67 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI CITRA Format citra (image) dan gambar direkomendasikan menggunakan format .gif dan .jpg. Gambar tunggal bila memungkinkan ukurannya dibawah 30 kb. Bila gambar yang ditampilkan mempunyai ukuran besar, diperlukan tampilan peringatan dan ukuran arsip bagi pengguna. Ukuran gambar atau citra yang besar jangan ditampilkan pada homepage. Sebaiknya panjang dan lebar dimensi gambar disertakan dalam etiket gambar. Gambar atau citra tidak boleh mengandung teks, terkecuali versi teks HTML yang disediakan. Gambar yang menggunakan palette terbatas harus dalam format .gif. Total ukuran untuk animasi .gif jangan melebihi 30 kb. HTML Situs web pemerintah daerah harus dirancang dengan menggunakan standar terbuka internet yang diterima. Isi yang dibuat harus tersedia dalam format standar HTML (Hyper Text Markup Languange). Jika informasi yang disediakan dalam format lain, versi HTML harus juga dibuat dengan pertimbangan kemampuan dari pengguna situs web. Sebaiknya situs jaringan yang dirancang tidak menggunakan jaringan tunggal agar dapat berfungsi secara benar diantara para pengguna. Hubungan ke HTML o Cascading Style Sheets (CSS). CSS memperkenalkan templets untuk dibuat dan mengijinkan penulisan yang mudah dari halaman-halaman yang dirancang. Hal ini sangat penting, karena halaman yang menggunakan CSS dapat dibaca secara bolak balik, dan memperbolehkan isinya untuk dilihat oleh pengunjung dari manapun. CSS mampu bagi perancang untuk menciptakan halaman yang tampak sama pada resolusi layar dari pengunjung yang berbeda tanpa memerlukan suatu tabel. Halaman dan templets yang dibuat dengan menggunakan CSS terlebih dahulu diuji penggunaannya oleh pengunjung; resolusi layar, dan akses teknologi yang bervariasi akan menjamin tingkat aksesibilitas yang sesuai bagi pengunjung situs web. o Extensible Markup Language (XML). XML digunakan pada internet untuk mampu memfasilitasi sejumlah aplikasi interaktif. XML bukanlah HTML, dan perancang harus memperhatikan kebutuhan pengunjung dari sisi pertimbangan teknologi, sehingga dapat digunakan oleh pengunjung yang mempergunkan browsers tanpa dukungan HTML. memproduksi halaman berbasis HTML. 68 Situs yang berbasis XML harus juga MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Penamaan Arsip Ketentuan penamaan arsip berikut adalah penerapan terbaik HTML yang diterapkan untuk membantu kelangsungan pendekatan dengan pengunjung situs web. o Nama arsip dalam bentuk huruf kecil. o Pada nama arsip tidak digunakan spasi. o Jika nama arsip dipisah, jangan menggunakan karakter garis bawah ( _ ). Sejumlah aplikasi server tidak memperbolehkan penggunaan garis bawah. o Tidak boleh ada bentuk lain atau tanda baca yang digunakan untuk nama suatu arsip. o Nama arsip harus ringkas dan tidak melebihi 50 karakter. o Nama arsip harus menggambarkan isinya. o Ekstensi HTML harus dispesifikasi dan diteliti secara cermat. Arsip o Ukuran Arsip. Arsip yang mempunyai ukuran besar akan menyita waktu untuk di download, khususnya bagi pengunjung yang menggunakan koneksi internet yang lambat. Halaman situs web yang mempunyai memori besar mempunyai kerugian tambahan, yaitu penggunanya tidak bisa memilih cara yang ekonomis untuk memasuki situs web bersangkutan. Tipe halaman suatu situs web memerlukan pembatasan ukuran arsip, yaitu: - Total ukuran homepage janganlah melebihi 55 kb termasuk citra foto; - Total ukuran arsip halaman informasi standar janganlah melebihi 100 kb, termasuk citra foto; - Halaman dengan materi khusus (laporan, data statistik dan grafik) jumlah total ukuran arsip tidak boleh melebihi 300 kb, agar pengunjung dapat memanfaatkannya dan bisa dicetak arsipnya. Beberapa pertimbangan yang perlu diperhatikan agar ukuran arsip bisa direduksi atau diperkecil ukurannya, yaitu: - Memecah dokumen besar menjadi beberapa halaman, dan menyediakan tabel yang lebih detil dari isinya; 69 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI - menyediakan arsip alternatif yang sudah dikompres untuk di-download (zip files). o Format Arsip. Format utama untuk pengantar arsip adalah HTML. Adobe Acrobat (*.pdf) atau format lainnya seperti word atau excel bisa dimasukan sebagai alternatif arsip, tetapi informasinya harus tersedia dalam format HTML secara utama. Bila arsip berukuran besar tidak mungkin dihindari, versi yang sudah dikompres haruslah disediakan. Standar kompresi yang banyak digunakan adalah PKZip 2.04g; tetapi apapun standar yang digunakan, hubungan dengan versi yang bisa di-download haruslah disediakan. Perlu diketahui, format *.pdf membangkitkan isu aksesibilitas (pengguna harus mampu merubah sebuah arsip *.pdf menjadi teks untuk pengguna yang berniat memperbanyak) dan pencarian (kebanyakan mesin pencari tidak mampu mengindeks arsip *.pdf secara penuh). Pengelola situs harus menyediakan ukuran arsip dan format dalam deskripsi teks bagi tipe arsip non HTML. Contoh file yang dapat digunakan sebagai arsip: 1. Microsoft Word 2. WinZip 3. Acrobat Reader 4. Microsoft Powerpoint 5. Text File 6. Microsoft Access 7. Microsoft Excel 8. Help File 9. HTML File 70 MODUL 4 - PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI Templets Arsip HTML harus dirancang dalam format templets untuk mengurangi penggadaan. Operasi find and replace bisa efektif dalam penggunaaanya bila arsip HTML ditulis dengan menggunakan standar penyusunan. Arsip templet HTML harus menggunakan kode untuk menggambarakan fungsinya dan versi informasi. Metadata Metadata bisa ditambahkan kepada judul dari dokumen HTML, dan harus disertakan pada homepage, serta bagian utama atau halaman lain yang terdaftar pada mesin pencari. Terdapat menambahkan alat metadata pengatur ke metadata dalam yang halaman. bisa Metadata membantu sendiri di dalam tidap dapat mengandalkan pada mesin pencari untuk mendapatkan kembali data, oleh sebab itu harus digunakan bersamaan dengan teks yang ditampilkan pada halaman itu sendiri. Metadata harus disertakan pada halaman HTML yang menggunakan tabel. 71 DAFTAR PUSTAKA Undang-undang Nomor 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Undang-undang Nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. Peraturan Pemerintah Nomor 61 Tahun 2010 tentang Pelaksanaan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 35 tentang Pedoman Pengelolaan Pelayanan Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah daerah. Peraturan Komisi Infomasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik. Amirudin, 2011, Ketentuan dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik dan Peraturan Turunannya, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Banyumurti, Indriyatno, 2011, Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam Mendukung Implementasi UU KIP, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Prasetyo, Dono, 2011, Menerapkan Standar Layanan Informasi Publik pada Pemerintah Daerah, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Ma’mun, Abdul Rahman, 2011, Implementasi UU KIP, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Prasetyo, Dono, 2011, Pokok-Pokok Undang-undang NO.14/2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Subiakto, Henry, 2011, Filosofi dan Pokok Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Subagyo, 2011, Ketentuan dalam Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Subagyo, 2011, Prosedur Pengelolaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Sudibyo, Agus (dkk), ____, Panduan Sederhana Penerapan UU Keterbukaan Informasi Publik, Jakarta: Yayasan SET. Hanif, Hoesin, 2011, Filosofi dan Pokok Undang-undang Keterbukaan Informasi Publik, Presentasi disajikan dalam Bimbingan Teknis dan Sertifikasi Budaya Dokumentasi, 2011. Kemkominfo, 2005, Panduan Penyelenggaraan Situs Web Pemerintah Daerah, Kemkominfo, Jakarta. Indrajit, Richardus Eko, 2005, Electronic Government - Strategi Pembangunan dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital, Jakarta. Indriyatno, Banyumurti (dkk), 2011, Internet (Browsing, Googling, Email, Chatting dan Blogging), Jakarta. _______, ____, Web 2.0, [online], (http://id.wikipedia.org/wiki/Web_2.0, diakses pada 12 Januari 2012). _______, ____, Pemerintahan Elektronik, (http://id.wikipedia.org/wiki/Pemerintahan_elektronik, diakses [online], pada 12 Januari 2012). _______, ____, a Potrait of Indonesia’s Very Young, Social, Mobile Web Users (Infographic), [online], (http://www.penn-olson.com/2011/12/01/indonesia-web- users-infographic/, diakses pada 12 Januari 2012). _______, ____, Riset: Standar Layanan, [online], (http://ppidkemkominfo.wordpress.com/standar-layanan-ip/, diakses pada 12 Januari 2012). ______, ____, Situs Web, [online], (http://id.wikipedia.org/wiki/Situs_web), diakses pada 10 Februari 2012). _______, ____, Riset: Data SP2010 Menurut Kelompok Umur, [pdf], (http://www.bps.go.id/download_file/Data_SP2010_menurut_kelompok_umur.pdf, diakses pada 12 Januari 2012). Sosiawan, Edwi Arief, ____, Evaluasi Implementasi E-Government Pada Situs Web Pemerintah Daerah Di Indonesia : Prespektif Content Dan Manajemen, [pdf], (http://edwi.dosen.upnyk.ac.id/manajemen%20egov.pdf, diakses pada 10 Februari 2012)
