Audit Sistem pada Digital Library System (Studi Kasus Universitas A

Audit Sistem pada Digital Library System (Studi Kasus Universitas A)
Inne Gartina Husein
Program Studi Manajemen Informatika, Politeknik Telkom, Bandung
1.
Pendahuluan
Digital library merupakan dampak dari
perkembangan teknologi informasi, dimana saat ini
dibutuhkan ketersediaan dokumen dalam bentuk
digital sehingga dapat digunakan kembali atau
dimodifikasi oleh pengguna untuk tujuan tertentu,
misalnya untuk penyusunan karya ilmiah.
Sampai saat ini sudah banyak universitas dan
perguruan tinggi yang memiliki digital library yang
dapat diakses dimanapun oleh mahasiswanya.
Universitas A merupakan universitas di
Bandung yang sejak 5 tahun yang lalu memiliki
digital library dengan tujuan menyediakan
dokumen-dokumen yang dibutuhkan mahasiswanya
seperti materi-materi kuliah, dokumen tugas akhir
mahasiswa yang telah selesai sidang, dengan
demikian mahasiswa dapat membaca dan/atau
mengunduh dokumen digital tersebut sesuai
keperluan mereka.
Sistem informasi merupakan aset bagi suatu
perusahaan yang bila diterapkan dengan baik akan
memberikan kelebihan bagi perusahaan/organisasi
untuk
berkompetensi.
Sistem
informasi
diimplementasikan untuk meningkatkan kesuksesan
suatu perusahaan. Dalam mengimplementasikan
sistem informasi tersebut harus adanya suatu tolak
ukur untuk mencegah terjadinya hal-hal di luar
317
rencana organisasi, dan agar pengoperasian sistem
informasi bisa dilakukan secara efektif dan efisien.
d.
Tujuan pengukuran terhadap sistem informasi
adalah untuk meyakinkan manajemen bahwa
apakah kinerja sistem informasi yang ada pada
organisasi nya sesuai dengan perencanaan dan
tujuan usaha yang dimilikinya. Audit Sistem pada
Digital Library merupakan wujud dari pengukuran
tersebut. Secara umum kegiatan di dalam audit
sistem adalah mengumpulkan bukti dan
mengevaluasi bukti, yang dimaksud bukti adalah
data yang menggambarkan kondisi nyata. Adapun
cara yang digunakan penulis untuk pengumpulan
bukti adalah dengan menyebarkan kuisioner
(angket) kepada 40 orang mahasiswa secara acak di
Universitas A. Penelitian ini dilakukan pada tahun
2009. Sedangkan dari berbagai macam kendali,
penulis membatasi hanya membahas kendali
aplikasi.
2.
Landasan Teori
2.1.
Audit Sistem Informasi
Pengertian Audit Sistem Informasi adalah
(Ron Weber, 1999) : “The process of collecting and
evaluating evidence to determine wether a
computer system safeguards assets, maintains data
integrity, allow organizational goals to be achieved
effectively and uses resources efficiently”.
Dapat disimpulkan bahwa audit adalah
kegiatan mengumpulkan dan mengevaluasi bukti.
Tujuan audit sistem informasi adalah (1)
meningkatkan keamanan aset organisasi, (2)
meningkatkan integritas data, (3) meningkatkan
efektifitas sistem, dan (4) meningkatkan efisiensi
sistem.
Pada awalnya audit hanya dilakukan untuk
bidang keuangan dan akuntansi saja, namun seiring
perkembangan teknologi informasi organisasi
merasakan perlunya audit sistem informasi.
Hal-hal yang melatar belakangi adanya audit
sistem informasi adalah :
a. Kerugian biaya dikarenakan hilangnya data
organisasi, seperti hilangnya data kredit yang
menyebabkan organisasi kehilangan banyak
dana piutang yang seharusnya masuk ke dalam
organisasi;
b. Kerugian biaya dikarenakan manajemen salah
mengambil keputusan, hal ini antara lain
karena tidak didukung oleh data yang
berkualitas yang menyebabkan kerugian yang
dialami oleh organisasi;
c. Kerugian biaya karena penyalah-gunaan
komputer, seperti hacking, virus dan akses
318
e.
f.
g.
ilegal terhadap komputer seseorang yang
menyebabkan bocornya data-data organisasi;
Nilai dari sumber daya manusia, perangkat
lunak dan perangkat keras. Saat ini sudah
banyak
organisasi-organisasi
yang
menginvestasikan hardware dan software
sebesar miliaran rupiah. Demikian pula biaya
yang dikeluarkan untuk rekrutasi dan
pengembangan pegawai banyak menguras dana
organisasi. Apabila tidak dikendalikan akan
menyebabkan pengeluaran dana yang sia-sia.
Tingginya biaya untuk penanganan error.
Sebuah error sederhana dapat mengakibatkan
kerugian besar bagi organisasi, misalkan
penggunaan komputer untuk memonitor
kondisi pasien apabila terjadi error pada
komputer (atau aplikasi) tersebut dapat
menyebabkan hilangnya nyawa pasien.
Pemeliharaan privasi komputer. Saat ini setiap
orang di dalam organisasi (idealnya) memiliki
komputer masing-masing, seperti kepala
bagian dan para staf nya. Hal ini untuk
memelihara privasi dalam penggunaan
komputer.
Dapat
dibayangkan
membengkaknya biaya untuk pemeliharaan
privasi ini.
Pengendalian
perkembangan
terhadap
penggunaan komputer. Dari waktu ke waktu
terjadi konflik bagaimana teknologi komputer
seharusnya digunakan oleh manusia. Ada yang
memanfaatkan
komputer
untuk
tujuan
kemanusiaan ada pula yang menggunakannya
sedemikian sehingga menyebabkan kerusakan
bagi manusia dan lingkungan. Penggunaan
teknologi,
bagaimanapun,
menyebabkan
masalah
sosial
yang
membutuhkan
pengendalian mengenai bagaimana komputer
seharusnya digunakan di masyarakat. Baik
pemerintah, badan profesi, grup, organisasi dan
individu harus mengendalikan dan memonitor
penggunaan teknologi komputer di masyarakat.
Auditor adalah orang atau organisasi yang
menetapkan kendali pada suatu hal yang akan di
audit. Setelah itu mengumpulkan bukti mengenai
adanya kendali di dalam organisasi untuk
dievaluasi. Auditor dapat saja pihak internal
organisasi, atau pihak dari luar organisasi, selama
auditor dapat menilai dengan obyektif dan
independen maka akan menghasilkan laporan audit
yang sebenar-benarnya.
Kendali adalah suatu alat atau sistem yang
mencegah, mendeteksi atau memperbaiki kejadian
yang tidak seharusnya terjadi. Contoh kendali
adalah password. Password adalah suatu alat atau
sistem yang dapat mencegah dan mendeteksi
kejadian yang salah.
Pada saat mengumpulkan bukti, seorang
auditor dapat mengumpulkannya dengan cara
wawancara atau menyebarkan angket. Untuk
wawancara, auditor membuat daftar pertanyaan
yang ‘menyelidiki’ adanya kendali atau tidak.
Pertanyaan yang diajukan umumnya membutuhkan
jawaban yang panjang dan detil, daftar pertanyaan
pun dapat berkembang selama tidak melenceng dari
topik pertanyaan. Untuk angket, auditor membuat
daftar pertanyaan yang tidak membutuhkan
jawaban panjang dari responden. Angket biasanya
berupa pertanyaan pilihan ganda, mencentang,
mengarsir, mengisi jawaban singkat dan menyilang
pilihan Ya atau Tidak.
organisasi, seperti komponen fisik, pengiriman data
error, topologi jaringan dan akses jaringan.
2.2. Kendali Manajemen dan Aplikasi
2.3. Digital Library
Menurut Ron Weber, kendali pada organisasi
terbagi menjadi dua bagian yaitu kendali
manajemen dan kendali aplikasi. Penulis menitikberatkan penelitian pada kendali aplikasi, namun
demikian akan dijelaskan secara singkat mengenai
kendali manajemen.
Digital Library adalah kumpulan dokumen
yang disusun dalam bentuk elektronis, dapat
disimpan dalam bentuk CD-ROM disk dan/atau
ditampilkan di sebuah situs web. Umumnya digital
library menyediakan artikel majalah, buku, jurnal,
gambar, file audio dan video bagi pengunjung
perpustakaan tersebut.
Kendali
manajemen
adalah
kendali
manajemen atas, kendali manajemen pengendalian
sistem, kendali manajemen pemrograman, kendali
sumber daya data, kendali manajemen keamanan,
kendali manajemen operasional, dan kendali
manajemen pemastian kualitas (QA). Contoh
kendali manajemen atas adalah (1) apakah terdapat
perencanaan jangka pendek dan jangka panjang
untuk sistem informasi di organisasi tersebut, (2)
bagaimana pengorganisasian sistem pada organisasi
tersebut, (3) bagaimanakan memimpin staf-staf di
unit sistem informasi? Dan (4) bagaimana
mengendalikan staf unit sistem informasi.
Kendali aplikasi adalah kendali ruang lingkup
aplikasi, kendali input pada aplikasi, kendali
komunikasi, kendali pemroresan pada aplikasi,
kendali basis data dan kendali output.
Kendali ruang lingkup membahas mengenai
personal identification number (PIN) user, digital
signature, id card.
Kendali input membahas berbagai metode
input data, seperti apakah aplikasi melakukan
validasi untuk setiap data yang diinput ke aplikasi.
Kendali komunikasi membahas mengenai
pengiriman data antar subsistem di dalam
Kendali pemrosesan membahas mengenai
proses data seperti sorting, klasifikasi, ringkasan
data. Juga dibahas mengenai central processor,
memory, operating system dan application
program.
Kendali basis data membahas mengenai
pendefinisian, pembuatan, perubahan, penghapusan
dan pembacaan data dari suatu basis data.
Kendali output membahas mengenai konten
data yang akan disediakan bagi user, bagaimana
format data dan bagaimana penyajian keluaran
kepada user.
3. Pengumpulan Bukti
Pengumpulan
bukti
dilakukan
dengan
menggunakan angket, yang terdiri dari 11
pertanyaan dan disebarkan kepada 40 orang
mahasiswa secara acak di Universitas A.
Pertanyaan yang ada pada angket terdiri dari
pertanyaan pilihan ganda, arsiran, dan mencentang
pilihan. Daftar pertanyaan tidak ditampilkan di sini,
tetapi langsung kepada hasil angketnya saja.
Pertanyaan yang diajukan mulai dari pertanyaan
umum sampai pertanyaan yang berkaitan dengan
kendali aplikasi.
Kendali yang akan diaudit adalah kendali
aplikasi yang terdiri dari kendali input, kendali
komunikasi, kendali pemroresan, kendali basis data
dan kendali output
Di bawah ini adalah pertanyaan yang diajukan
berikut hasil jawaban :
1.
Apakah anda tahu tentang adanya Digital
Library di kampus ini?
Hasil : 90% responden menjawab Ya, dan 10%
menjawab Tidak.
2.
Apakah anda pernah mencoba Digital Library
kampus ini?
319
Hasil : 80,6% menjawab Pernah, dan 19,4%
menjawab Tidak Pernah.
10% (4 orang) menjawab Tidak Berpendapat
27% (10 orang) menjawab Kurang Puas
3.
4.
5.
6.
Apabila anda pernah mencoba Digital Library,
maka seberapa seringkah dalam seminggu?
Hasil : 27,6% menjawab 1 kali seminggu,
24,1% menjawab 2-5 kali seminggu, 6,9%
menjawab 6-8 kali seminggu dan 41,1%
menjawab lebih dari 8 kali seminggu.
Apakah anda mengetahui prosedur login untuk
mengakses Digital Library di kampus ini?
Hasil : 86,1% menjawab Ya, dan 13,9%
menjawab Tidak.
Apakah anda mengetahui penggunaan fasilitas
searching dalam Digital Library?
Hasil : 66,7% menjawab Ya, dan 33,3%
menjawab Tidak.
Pertanyaan mengenai User Friendly. Hasilnya
adalah :
48% (17 orang) mengatakan Style font sudah
sesuai
72% (26 orang) mengatakan Warna font dan
background sudah sesuai
52% (19 orang) mengatakan Penempatan daftar
e-book sudah rapi
48% (17 orang) mengatakan Penempatan link
sudah sesuai dan jelas.
7.
Pertanyaan mengenai pencarian e-book di
Digital Library. Hasilnya adalah :
50% (18 orang) menjawab Pencarian e-Book
Sangat Mudah
16,7% (6 orang) menjawab Tidak Terlalu
Mudah tapi juga Tidak Sulit
33,3% (12 orang) menjawab Sulit Melakukan
Pencarian e-Book.
10. Pertanyaan mengenai menu-menu e-Book pada
Digital Libray (atau kelengkapan e-Book).
Hasilnya adalah :
30,5% (11 orang) mengatakan Menunya
Lengkap atau Cukup Lengkap
41,7% (15 orang) mengatakan Menunya Biasa
Saja
27,7% (10 orang) mengatakan Menunya Tidak
Lengkap.
11. Pertanyaan mengenai tampilan e-Book (output
dari link-link) yang ada pada Digital Library.
Hasilnya adalah :
2,8% (1 orang) menjawab Sangat Puas
30,6% (11 orang) menjawab Puas
25% (9 orang) mengatakan bahwa Portal
Digital Library sangat strategi bagi kampus
4. Evaluasi Bukti dan Rekomendasi
33% (12 orang) mengatakan link dan e-book
pada Digital Library sudah sesuai.
Pertanyaan mengenai kecepatan akses saat
membuka e-book. Hasilnya adalah :
3% (1 orang) menjawab Sangat Memuaskan
30% (11 orang) menjawab Puas
320
9.
Pertanyaan
mengenai
kesesuaian
dan
keterhubungan link dengan e-book yang ada
pada Digital Library. Hasilnya adalah :
42% (15 orang) mengatakan bahwa jaringan
untuk Digital Library telah terhubung dengan
baik
36% (13 orang) mengatakan bahwa telah
tersedia forum komunikasi antar mahasiswa
dengan admin Digital Library
8.
30% (11 orang) menjawab Sangat Tidak Puas.
22,2% (8 orang) menjawab Tidak Berpendapat
41,7% (15 orang) menjawab Kurang Puas
2,8% (1 orang) menjawab Sangat Tidak Puas
Berdasarkan hasil pengumpulan bukti, maka
dapat disimpulkan sebagai berikut :
a. Kendali Input. Bagi mahasiswa yang sudah
pernah menggunakan Digital Library, sebagian
besar sudah mengetahui cara untuk login. Hal
ini dikarenakan adanya validasi user yang tidak
rumit (menggunakan NIM mahasiswa) dan
validasi password yang baik dari aplikasi.
b. Kendali Komunikasi. Kesesuaian link dan ebook memuaskan atau sangat memuaskan, hal
ini dikarenakan judul link tepat dengan e-book
(isi e-book). Untuk kecepatan akses e-book
tidak/kurang
memuaskan
dikarenakan
lambatnya jaringan komunikasi. Hal ini dapat
dikarenakan desain web yang tidak efektif atau
kapasitas media penyipanan yang kecil dari web
hosting nya atau dapat juga dikarenakan
penyimpanan data di tabel yang tidak efisien
menyebabkan aplikasi lama dalam mengakses
data di basis data.
c. Kendali Pemrosesan dan Basis Data. Sebagian
menjawab fasilitas pencarian Search pada
Digital Library memuaskan dikarenakan mudah
pengoperasiannya, sedangkan sebagian lagi
menjawab sulit hal ini dapat dikarenakan
pengoperasiannya atau filtering datanya kurang
baik. Mengenai kelengkapan menu e-book (atau
ketersediaan sumber e-book) sebagian besar
menjawab ketersediaan e-book biasa saja,
namun ada juga yang menjawab lengkap.
d. Kendali Output. Mengenai pertanyaan user
friendly, sebagian besar menyatakan sudah
sesuai dan jelas. Sedangkan mengenai tampilan
e-Book sebagian besar menjawab kurang puas,
namun sebagian lagi mengatakan sudah puas.
Hal ini dapat dikarenakan tampilan e-Book tidak
nyaman dibaca, dapat karena font e-Book terlalu
kecil sehingga dalam 1 halaman user harus
menggeser-geser scrollbar agar dapat membaca
1 halaman penuh.
Berdasarkan hasil evaluasi di atas, maka
terdapat beberapa rekomendasi di bawah ini :
1. Kecepatan akses e-Book masih dirasakan
lambat. Disarankan untuk membuat desain web
yang lebih efisien, menambah media
penyimpanan saat hosting web dan/atau
memperbaiki struktur tabel.
2. Kecepatan search e-Book masih dirasakan
lambat. Dikarenakan fasilitas search yang tidak
menggunakan filtering yang efektif dan efisien.
Sebaiknya pada fasilitas search dibolehkan
menginputkan satu kata atau lebih dari satu kata
dan pencarian tidak hanya berdasarkan judul eBook melainkan dapat dikategorikan ke
beberapa subtopik.
3. Kelengkapan e-Book masih dirasa biasa saja.
Disarankan untuk menambah koleksi materi
kuliah dan tugas akhir, dari berbagai jurusan dan
dikategorikan lagi ke dalam bidang minat, mata
kuliah dan dosen.
4. Tampilan e-Book dirasakan masih kurang.
Disarankan agar menyiapkan e-Book dalam
bentuk interaktif, misalkan ada tombol next,
previous, down dan top. Sehingga memudahkan
pembacaan e-Book bagi mahasiswa.
6. Kesimpulan
Audit Sistem Informasi mulai dibutuhkan oleh
organisasi dikarenakan perkembangan teknologi
informasi yang pesat. Audit Sistem Informasi
adalah kegiatan mengumpulkan bukti dan
mengevaluasi bukti untuk akhirnya diberikan
rekomendasi dari auditor kepada organisasi.
Auditor adalah individu atau sekelompok individu
yang melakukan kegiatan audit. Audito dapat
merupakan pihak internal atau eksternal
perusahaan, selama dapat melakukan audit secara
obyektif dan independen bagi organisasi yang
diperiksanya.
Audit Sistem Informasi terbagi menjadi dua
bagian yaitu Kendali Manajemen dan Kendali
Aplikasi. Kendali adalah alat atau sistem yang
dapat mencegah, mendeteksi dan memperbaiki
sesuatu yang tidak seharusnya terjadi. Pada Kendali
Aplikasi terdapat Kendali Ruang Lingkup, Kendali
Input, Kendali Pemrosesan, Kendali Komunikasi,
Kendali Basis Data dan Kendali Output.
Pada saat mengumpulkan bukti, seorang
auditor dapat mengumpulkannya dengan cara
wawancara atau menyebarkan angket. Untuk
wawancara, pertanyaan yang diajukan umumnya
membutuhkan jawaban yang panjang dan detil,
daftar pertanyaan pun dapat berkembang selama
tidak melenceng dari topik pertanyaan. Untuk
angket, daftar pertanyaannya biasanya tidak
membutuhkan jawaban panjang dari responden.
Angket biasanya berupa pertanyaan pilihan ganda,
mencentang, mengarsir, mengisi jawaban singkat
dan menyilang pilihan Ya atau Tidak.
Kedua cara pengumpulan data di atas memiliki
tujuan yang sama yaitu mencari tahu mengenai
adanya kendali dalam aplikasi yang sedang diaudit.
Setelah pengumpulan bukti, maka auditor
melakukan evaluasi dan memberikan rekomendasi
kepada organisasi.
7.REFERENCES
[1] Weber, Ron. Information Systems Control and
Audit. Prentice Hall. 1999.
[2] Dube, Gulati. Information System Audit and
Assurance. Tata McGraw-Hill. 2005
[3] Netaonline. Digital Library. Available online :
www.netaonline.org/pd-digitalglossary.rtf
.
Diambil September 2010.
321