pelaksanaan kearsipan di program studi ilmu admnistrasi negara

PELAKSANAAN KEARSIPAN DI PROGRAM STUDI ILMU
ADMNISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL
DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
MARITIM RAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
NASKAH PUBLIKASI
OLEH
NURSHILA
Nama Pembimbing I : Wahjoe Pangestoeti, M. Si
Nama Pembimbing II : Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc
PROGRAM STUDI ILMU ADMINISTRASI NEGARA
FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
UNIVERSITAS MARITIM RAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
2016
SURAT PERSETUJUAN DOSEN PEMBIMBING
Yang bertanda tangan di bawah ini adalah Dosen Pembimbing Skripsi mahasiswa yang
disebut di bawah ini :
Nama
: Nurshila
NIM
: 100563201051
Jurusan Prodi : Ilmu Administrasi Negara
Alamat
: Jln. Kuantan Gg. Putri Ledang Delapan
Nomor Telpon : 081270705068
Email
: [email protected]
Judul Naskah : Pelaksanaan Kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara
Fakultas
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Maritim Raja Ali Haji Tanjungpinang
Menyatakan bahwa judul tersebut sudah sesuai dengan aturan tata tulis naskah Ilmiah dan
untuk dapat di terbitkan .
Tanjungpinang, Agustus 2016
Yang menyatakan
Dosen Pembimbing I
Dosen Pembimbing II
Wahjoe Pangestoeti, M.Si
NINDN.0713097001
Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc
NIND.1026058301
i
PELAKSANAAN KEARSIPAN DI PROGRAM STUDI ILMU
ADMNISTRASI NEGARA FAKULTAS ILMU SOSIAL
DAN ILMU POLITIK UNIVERSITAS
MARITIMRAJA ALI HAJI
TANJUNGPINANG
Nurshila [email protected]
Wahjoe Pangestoeti, M.Si [email protected]
Ramadhani Setiawan, M. Soc.Sc [email protected]
ABSTRAK
Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Arsip merupakan objek yang penting dalam menjalankan sebuah aktivitas
pekerjaan di kantor khususnya yang berhubungan dengan pelayanan administrasi.
Arsip sebagai sumber ingatan dan informasi membantu mekanisme kerja dari
seluruh pegawai instansi dalam pencapaian tujuan yang lebih efisien dan efektif.
Maka untuk menjamin terlaksananya tugas-tugas organisasi khususnya dalam hal
pelayanan administrasi dengan lancar, diperlukan adanya arsip-arsip yang utuh,
otentik, dan terpercaya. Tujuan penelitian ini yaitu untuk mengetahui pelaksanaan
kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP Universitas Maritim
Raja Ali Haji.
Dijelaskan bahwa penelitian ini tidak menggunakan populasi dan sampel,
melainkan key informan dan responden. Peneliti menentukan Wakil Dekan II
FISIP sebagai key informan, sedangkan responden adalah Ketua Program Studi
IAN, Sekretaris Program Studi IAN dan keseluruhan staf Program Studi Ilmu
Administrasi Negara sesuai dengan lingkup permasalahan penelitian ini.
Skripsi ini menggambarkan hasil penelitian yang berkenaan dengan
kearsipan di Program Studi Ilmu Administrasi Negara FISIP UMRAH. Jenis
penelitian yang dipakai adalah penelitian deskriptif yang kemudian dianalisa
menggunakan pendekatan kualitatif.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa belum diperhatikannya beberapa
faktor yang dapat menunjang kearsipan dalam bekerja yaitu faktor ekonomis,
keamanan, penempatan yang strategis, fleksibel, dan petugas arsip. Sebagai
sebuah institusi yang bersentuhan langsung kepada masyarakat dalam hal
pelayanan hendaknya Jurusan Ilmu Administrasi Negara FISIP lebih
memperhatikan faktor-faktor yang dapat menunjang kearsipan demi terciptanya
pelayanan yang lebih efektif dan efisien.
Kata Kunci: kearsipan
ii
ABSTRACT
Archive is an important object in performing a work activity in the office,
especially relating to administrative services. Archive as a source of memories
and information helps the mechanism of action of all employees of the agency in
achieving more efficient and effective goal. So to ensure the implementation of
organizational tasks, especially in terms of administration services fluently, the
needed of intact, authentic, and reliable archives. The purpose of this study is to
investigate the implementation of archives at the Department of Public
Administration FISIP of Raja Ali Haji Maritime University.
It was explained that this study did not use sample and population, but key
informants and respondents. Researchers determine the Chairman of the
Department as a key informant while the respondent is the whole staff of the
Department of Public Administration in accordance with the scope of the problem
of this research.
This research describes the results of studies related to the archives at the
Department of Public Administration of FISIP UMRAH. The type of research is
descriptive research then analyzed using a qualitative approach.
The research results showed that not noticed yet of some factors that can
support the archival work that is economical, security, strategic placement,
flexible, and archivist. As an institution that is in direct contact to the community
in terms of service, Public Administration Department of FISIP should give more
attention to the factors that can support archival services for the creation of a
more effective and efficient services.
Keyword : Archives
iii
pelayanan dalam suatu organisasi
Betapa pentingnya arsip
dalam administrasi negara
Indonesia
dan
bagi
penyelenggaraan kehidupan
kebangsaan pada umumnya
telah disadari oleh pemerintah
Republik Indonesia dengan
ditetapkannya
Peraturan
Presiden No.19 Tahun 1961
tentang
Pokok-pokok
Kearsipan Nasional.
memerlukan sistem menajemen yang
Setiap pekerjaan dan kegiatan
tepat, dimana usaha yang dapat
kantor, baik pemerintah maupun
menunjang
tersebut
swasta memerlukan penyimpanan,
diperlukan informasi yang tepat dan
pencatatan serta pengolahan surat,
cepat. Salah satu informasi yang
baik kedalam maupun keluar dengan
penting
sistem
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Usaha
meningkatkan
manajemen
bagi
organisasi
adalah
tertentu
dan
dapat
kegiatan organisasi itu sendiri yang
dipertanggungjawabkan. Kegiatan ini
terekam dalam arsip. Dalam arti arsip
disebut dengan istilah Manajemen
tercipta sebagai akibat dari proses
Kearsipan.
kegiatan
yang
dilakukan
suatu
Menurut Amsyah (2003:2),
setiap pekerjaan dan kegiatan
di perkantoran memerlukan
data dan informasi. Salah satu
sumber data adalah arsip
karena arsip adalah bukti
rekaman dari kegiatan atau
transaksi mulai dari kegiatan
terdepan
sampai
pada
kegiatan
pengambilan
keputusan. Sesuai Undangundang Republik Indonesia
Nomor 43 Tahun 2009
tentang
Kearsipan
menerangkan bahwa yang
dimaksud dengan kearsipan
organisasi. Arsip merupakan salah
satu aspek penting yang seringkali
dilupakan
kehidupan.
keberadaannya
Padahal,
dalam
arsip
mempunyai nilai urgensi yang tinggi.
Arsip merupakan salah satu
faktor
yang
menunjang
kelancaran penyelenggaraan
kegiatan di suatu instansi.
1
adalah
hal-hal
yang
berkenaan
dengan
arsip
sedangkan yang dimaksud
dengan arsip adalah rekaman
kegiatan atau peristiwa dalam
berbagai bentuk dan media
sesuai dengan perkembangan
teknologi
informasi
dan
komunikasi yang dibuat dan
diterima
oleh
lembaga
negara, pemerintah daerah,
lembaga
pendidikan,
perusahaan,
organisasi
politik,
organisasi
kemasyarakatan
dan
perseorangan
dalam
pelaksanaan
kehidupan
bermasyarakat,
berbangsa,
dan bernegara.
masyarakat dengan penyelenggaran
Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu
efisien dan efektif. Informasi yang
urusan publik.
Arsip
yang dimiliki
organisasi harus dikelola dengan baik
sebab
validitas
pada
bidang
kearsipan akan sangat membantu
tugas
pimpinan
mekanisme
serta
kerja
membantu
dari
seluruh
karyawan instansi yang bersangkutan
dalam pencapaian tujuan secara lebih
Politik Universitas Maritim Raja Ali
diperlukan
Haji Tanjungpinang sebagai lembaga
menghindari
salah
pemerintahan
mencegah
adanya
daerah
oleh
diharapkan
melalui
arsip
dapat
komunikasi,
duplikasi
mampu menunjukkan peran nyata
pekerjaan dan membantu mencapai
dalam
implementasi
efisiensi kerja. Dengan bantuan data
Undang-Undang Nomor 25 Tahun
dan informasi yang benar dan teliti
2009
publik,
maka pengambilan keputusan dapat
khususnya dalam penyediaan arsip
dipertanggungjawabkan di kemudian
yang utuh, otentik, dan terpercaya
hari.
mendukung
tentang
untuk
pelayanan
pelayanan
meningkatkan
publik
dalam
kualitas
Menurut
Sedarmayanti
(2003:19),
“peran
arsip
adalah sebagai alat utama
ingatan organisasi, bahan atau
alat
pembuktian
(bukti
otentik),
bahan
dasar
rangka
memperoleh kepastian hukum antara
2
perencanaan
dan
pengambilan
keputusan,
barometer kegiatan suatu
organisasi mengingat setiap
kegiatan pada umumnya
menghasilkan arsip, serta
sebagai bahan informasi
kegiatan ilmiah lainnya.”
Semakin besar kontribusi
arsip dalam
mendukung
kelancaran
aktivitas
organisasi, menunjukkan pula
tingginya
keberhasilan
pengelolaan arsip.”
Oleh sebab itu, arsip-arsip
perlu
disimpan
dengan
Kesadaran akan pemahaman
memperhatikan
faktor-faktor
bahwa peran arsip sebagai aspek
penunjangnya agar mudah dan cepat
penting yang harus dimiliki oleh
ditemukan
kembali
apabila
pengelola kearsipan dan semua pihak
diperlukan. Menurut Sedarmayanti
yang berkepentingan terhadap arsip,
(2003:43) untuk dapat menunjang
terlebih lagi bagi para pengambil
penyimpanan dan penemuan kembali
kebijakan. Apabila kesadaran ini
arsip
dengan
cepat
dan
tepat,
telah dipahami dan dihayati bersama,
diperlukan
peralatan
dan
akan ada keselarasan bahwa tiap
perlengkapan baik secara manual
pihak akan melaksanakan tanggung
maupun secara elektronis. Telah
jawab masing-masing.
dikatakan bahwa arsip mengandung
Menurut
Burhanudin
(2009:1), “penyelenggaraan
tata kearsipan yang baik
harus
dapat
menjamin
ketersediaan
arsip
yang
memberikan kepuasan bagi
pengguna
(user)
serta
menjamin keselamatan arsip
itu
sendiri.
Indikator
keberhasilan penyelenggaraan
arsip adalah sejauh mana
kearsipan
tersebut
memberikan kontribusi dalam
pencapaian tujuan organisasi.
informasi
yang
berguna
bagi
organisasi.
Jika
informasi
yang
diperlukan tidak segera diperoleh
maka akan menghambat jalannya
roda organisasi dan kemajuannya.
Sedangkan
(2000:125)
3
menurut
syarat
Gie
pokok
penyimpanan arsip yang baik ialah
program pemerintah biasanya terarah
kemungkinan diketemukan kembali
pada implementasinya di tingkat
secara
kelurahan.
cepat
sewaktu
arsip
Hal
ini
dikarenakan
dibutuhkan. Pelaksanaan kegiatan
program-program
oleh suatu organisasi, dalam hal ini
berdampak langsung pada kelompok
organisasi birokrasi penyelenggara
masyarakat terkecil. Dengan begitu,
negara, harus terdokumentasi atau
program-program tersebut akan lebih
terarsipkan secara baik dalam tiap
tepat sasaran. Untuk mewujudkan
tahapannya
kesejahteraan masyarakat pedesaan
dan
dalam
tersebut
penyimpanannya tersimpan dalam
tersebut,
satu berkas yang mudah ditemukan
administrasi pemerintahan kelurahan
kembali. Hal ini akan memudahkan
yang baik mutlak diperlukan.
organisasi
untuk
dukungan
akan
Untuk
pelayanan
mendukung
mempertanggungjawabkan
terlaksananya tugas dan fungsinya,
kinerjanya.
Program Studi Ilmu Administrasi
Seperti halnya Fakultas Ilmu
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Sosial dan Ilmu Politik Universitas
Ilmu Politik Universitas Maritim
Maritim
Raja
Raja
Ali
Haji
Ali
Haji
Tanjungpinang
Tanjungpinang merupakan bentuk
memerlukan data dan informasi yang
pemerintahan tingkat bawah yang
bersumber dari arsip. Fungsi dan
menjadi
bagi
peranan arsip sebagai pusat ingatan
stabilitas pemerintahan di tingkat
dan informasi serta sumber sejarah
yang lebih tinggi. Realisasi program-
perlu dikelola dengan baik dengan
landasan
utama
4
memperhatikan
faktor
penunjang
Maritim
Raja
Ali
Haji
agar dapat memperlancar seluruh
Tanjungpinang terdapat gejala-gejala
kegiatan dan proses pekerjaan kantor
atau fenomena sebagai berikut:
yang berhasil guna dan berdaya
a. Masih terdapat sarana kerja yang
guna.
Dalam
dapat
tidak memadai terutama dalam
informasi
penyimpanan data dan informasi
yang akurat dalam memecahkan
yang ada seperti penanganan data-
masalah administrasi pada umumnya.
data yang mudah rusak.
memberikan
Namun
hal
ini
pelayanan
di
dalam
kegiatan
b. Prosedur
ketata-usahaan
yang
perkantoran masih banyak pegawai
belum efektif terutama dalam
yang belum menyadarinya seperti
pencarian
kembali
data
dan
halnya arsip tidak tertata dengan rapi
informasi
kadang
kala
data
di dalam gudang dan masih terdapat
tersebut tidak bisa ditemukan.
beberapa
gejala
mendukung
yang
proses
tidak
c. Masih
kegiatan
terdapat
sistem
penyimpanan arsip yang belum
kearsipan.
standar.
Dari
hasil
pengamatan
d. Pemeliharaan
arsip
kurang
perhatian
seperti
penulis pada saat melakukan pra
mendapat
survei
objek
perawatan sarana penyimpanan
pelaksanaan
arsip maupun pengawasan keluar
dengan
penelitian
mengamati
yaitu
kearsipan di Program Studi Ilmu
masuknya arsip.
Administrasi Negara Fakultas Ilmu
e. Pemahaman
Sosial dan Ilmu Politik Universitas
pegawai
terhadap
pentingnya arsip masih kurang.
5
Dari
hasil
pra
penelitian
maupun penyusutan. Oleh karena itu
diperoleh jumlah data berkala arsip
demi kelancaran pelayanan suatu
di Program Studi Ilmu Administrasi
organisasi, maka perlu diperhatikan
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
faktor-faktor
Ilmu Politik Universitas Maritim
penyimpanan dan penemuan kembali
Raja Ali Haji Tanjungpinang sebagai
arsip.
berikut:
penunjang
Berdasarkan
uraian-uraian
tersebut maka penulis tertarik untuk
Tabel I.2
Jumlah Arsip Mahasiswa Aktif di
Program Studi Ilmu Administrasi
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas Maritim
Raja Ali Haji Tanjungpinang
mengadakan penelitian dengan judul
“Pelaksanaan
Kearsipan
di
2011
Program Studi Ilmu Administrasi
Arsip
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
542
2012
Ilmu Politik
646 Universitas Maritim
2013
Raja Ali704
Haji Tanjungpinang Kota
677
Tanjungpinang”.
Tahun
2014
Sumber: Program Studi Ilmu
Administrasi Negara
Fakultas Ilmu Sosial dan
Ilmu Politik Universitas
Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang Tahun
2016
B. Perumusan Masalah
Dari
tersebut
penelitian yang baik. Berdasarkan
menunjukkan bahwa arsip bersifat
latar belakang tersebut, maka yang
dinamis sehingga arsip dari tahun ke
menjadi perumusan masalah dalam
tahun akan mengalami penambahan
penelitian ini adalah:
hasil
tabel
Dalam
sebuah
penelitian,
perlu dirumuskan masalah secara
jelas
6
untuk
mendapatkan
hasil
“Bagaimana
yang
pelaksanaan
memberikan
kearsipan di Program Studi Ilmu
pemahaman
dan
Administrasi
Fakultas
pengetahuan
yang
dan Ilmu Politik
berhubungan
dengan
Ilmu
Negara
Sosial
kearsipan.
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Tanjungpinang
b. Secara
Kota
hasil
penelitian ini diharapkan
Tanjungpinang?”
C. Tujuan
praktis,
dan
dapat
Kegunaan
menjadi
bahan
Penelitian
pertimbangan
1. Tujuan Penelitian
informasi tentang faktor-
Adapun yang menjadi tujuan
penelitian
ini
adalah
ataupun
faktor
untuk
penunjang
kearsipan dalam sebuah
mengetahui pelaksanaan kearsipan di
organisasi
Ilmu Administrasi Negara Fakultas
seperti
Ilmu
Politik
Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Maritim Raja Ali Haji
Universitas Maritim Raja
Tanjungpinang Kota Tanjungpinang.
Ali Haji Tanjungpinang.
Sosial
dan
Ilmu
kegunaan
dari
penelitian
penelitian ini adalah :
dapat
dijadikan
Ilmu
akademis,
ini
sebagai
tulis
untuk
menyelesaikan
studi
karya
a. Secara ilmiah, penelitian
ini
Fakultas
c. Secara
2. Kegunaan Penelitian
Adapun
pemerintah,
tingkat sarjana sekaligus
sebagai bahan masukan
menjadi
7
penambahan
referensi di perpustakaan
Dalam penelitian ini yang menjadi
Ilmu Administrasi Negara
konsep teori adalah:
Fakultas Ilmu Sosial dan
Politik pada bidang ilmu
1. Pengertian
sosial khususnya dalam
Kearsipan
bidang Ilmu Administrasi
kata "Arsip". Arsip pada prinsipnya
mengandung
pengertian
defenitif
yang sama, namun demikian para
D. Konsep Teoritis
Sebelum
melakukan
lebih
dan
Istilah Kearsipan berasal dari
Negara.
penelitian
Arsip
lanjut,
ahli
cenderung
memberikan
perlu
pengertian arsip yang berlainan satu
mengemukakan teori-teori sebagai
dengan lainnya, tergantung pada
kerangka
untuk
sudut pandang dan poin penekanan
menggambarkan dari sudut mana
utama yang diberikan didalamnya
penelitian menyoroti masalah yang
sebagaimana dikemukakan oleh Gie
dipilih.
(2006:37)
(2000:18) bahwa “arsip adalah suatu
adalah
kumpulan warkat yang disimpan
serangkaian asumsi, konsep dan
secara sistematis karena mempunyai
konstruksi, definisi dan proposisi
suatu kegunaan agar setiap kali
untuk menerangkan suatu fenomena
diperlukan
sosial secara sistematis dengan cara
ditemukan kembali.”
berpikir
Singarimbun
menyebutkan
teori
merumuskan hubungan antar konsep.
dapat
Barthos
secara
cepat
(2005:1)
menyebutkan arsip adalah setiap
8
catatan tertulis baik dalam bentuk
ditentukan
gambar ataupun bagan yang memuat
sedemikian rupa sehingga setiap
keterangan-keterangan
mengenai
kertas (surat) apabila diperlukan
sesuatu subyek (pokok persoalan)
dapat diketemukan kembali dengan
ataupun peristiwa yang dibuat orang
mudah dan cepat.”
untuk membantu daya ingatan orang
Beberapa pengertian lain mengenai
(itu) pula. Jadi yang termasuk arsip
arsip, akan dikemukakan dibawah ini
misalnya:
:
surat-surat,
kwitansi,
faktur, pembukuan, daftar gaji, daftar
harga,
kartu
organisasi,
penduduk,
foto-foto
dan
bagan
dalam Amsyah (2003:2), arsip
lain
adalah:
1) Naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh lembagalembaga negara dan badanbadan pemerintahan dalam
bentuk dan corak apapun,
baik dalam keadaan tunggal
maupun berkelompok dalam
rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
Menurut Wursanto (2000:13)
“Arsip adalah kumpulan warkat yang
disimpan secara teratur berencana
karena mempunyai suatu kegunaan
agar setiap kali diperlukan dapat
2) Naskah-naskah yang dibuat
dan diterima oleh badanbadan swasta dan atau
perorangan, dalam bentuk
corak apapun, baik dalam
keadaan tunggal maupun
berkelompok, dalam rangka
pelaksanaan
kehidupan
kebangsaan.
cepat ditemukan kembali”.
berpendapat
adalah
bahwa
penempatan
dahulu
a. Menurut UU No.7/1971/pasal 1
sebagainya.
Moekijat
terlebih
(2002:75)
“kearsipan
kertas-kertas
dalam tempat-tempat penyimpanan
yang baik menurut aturan yang telah
9
b. Menurut Lembaga Administrasi
disimpan secara tidak teratur akan
Negara (LAN) dalam Wursanto
menyebabkan proses temu kembali
(2000:47)
yang sukar.
Arsip sebagai segala kertas,
buku, foto, film, rekaman suara,
gambar
peta,
bagan
atau
dokumen-dokumen lain dalam
segala macam bentuk dan
sifatnya, asli atau salinannya,
serta
dengan
segala
penciptaannya,
dan
yang
dihasilkan atau diterima oleh
suatu organisasi/badan, sebagai
bukti atas tujuan, organisasi,
fungsi-fungsi,
kebijaksanaankebijaksanaan,
keputusankeputusan,
prosedur-prosedur,
pekerjaan-pekerjaan,
atau
kegiatan pemerintah yang lain,
atau karena pentingnya informasi
yang terkandung didalamnya.
2. Jenis Arsip
Berdasarkan jenisnya, arsip
dapat dibedakan menjadi beberapa
macam tergantung dari segi jenis
peninjauannya. Jenis arsip menurut
fungsi dan kegunaannya dibedakan
menjadi 2 yaitu:
a) Arsip Dinamis adalah arsip yang
dipergunakan
dalam
perencanaan,
pelaksanaan,
penyelenggaraan
administrasi
suatu organisasi. Arsip ini tidak
hanya berupa kertas atau surat
saja, tetapi juga termasuk bahan
tertulis atau bahan tercetak yang
direkam dalam pita kaset, juga
termasuk
naskah-naskah,
memorandum, nota, slide, foto
dan lain-lain.
Berdasarkan uraian di atas
dapat
disimpulkan
adalah
kumpulan
bahwa
arsip
surat
yang
mengandung arti dan mempunyai
kegunaan baik kepentingan suatu
Berdasarkan
instansi.
Kepentingan
nilainya
arsip
tersebut
dinamis dibagi sebagai berikut :
berkaitan
individu/pribadi/perorangan.
dengan
1) Arsip Aktif yaitu arsip yang
masih dipergunakan terusmenerus bagi kelangsungan
pekerjaan di unit suatu
organisasi/kantor.
2) Arsip in-aktif yaitu arsip yang
tidak
lagi
dipergunakan
secara
langsung
karena
Arsip
disimpan dengan metode tertentu
sehingga dapat dengan mudah dan
cepat ditemukan kembali. Arsip yang
10
nilainya
yang
semakin
menurun di unit suatu
organisasi/kantor.
b) Arsip Statis adalah arsip yang
tidak
dipergunakan
secara
langsung dalam penyelenggaraan
kegiatan maupun ketatausahaan.
Arsip
tersebut
cenderung
mempunyai kepentingan dalam
nilai sejarah dan disimpan
ditempat yang lebih aman dan
sulit dijangkau. Arsip ini tidak
lagi berada pada organisasi atau
kantor pencipta arsip tersebut
akan tetapi berada di Arsip
Nasional Republik Indonesia
(ARNAS). Contoh arsip statis
adalah berkas Undang-undang,
peraturan dan lain-lain. Arsip ini
tidak diperlukan secara langsung
tetapi
dibutuhkan
sebagai
referensi untuk kegiatan lainnya.
3. Ciri-Ciri
Sistem
2.
3.
4.
Kearsipan
yang Baik
Menurut
Sedarmayanti
5.
(2008:104) bahwa
ada
beberapa
faktor yang menunjang dan perlu
diperhatikan
dalam
kearsipan
sehingga memudahkan penyimpanan
dan penemuan kembali arsip, yaitu
6.
sebagai berikut:
1. Kesederhanaan,
sistem
penataan yang dipilih dan
diterapkan harus mudah
11
agar bukan hanya oleh
satu orang saja yang
mengerti melainkan juga
dapat dimengerti oleh
pegawai lain.
Ketepatan
menyimpan
arsip berdasarkan sistem
yang digunakan, harus
memungkinkan
penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat.
Memenuhi
persyaratan
ekonomis, yaitu dapat
memanfaatkan ruangan,
tempat dan peralatan yang
ada serta biaya yang
sederhana.
Menjamin
keamanan,
arsip harus terhindar dari
kerusakan,
pencurian/kemusnahan
dan harus aman dari
bahaya seperti api, air,
udara
yang
lembab,
gangguan binatang dan
lain-lain,
sehingga
penyimpanan
harus
ditempat yang benarbenar aman dari segala
gangguan.
Penempatan
arsip
hendaknya
diusahakan
pada
tempat
yang
strategis,
maksudnya
adalah
agar
tempat
penyimpanan
mudah
dicapai oleh setiap unit
tanpa membuang banyak
waktu dan tenaga.
Sistem yang digunakan
harus
fleksibel,
maksudnya adalah harus
memberikan
kemungkinan
adanya
perubahan-perubahan
dalam
rangka
penyempurnaan
dan
efektivitas kerja.
7. Petugas
arsip
perlu
memahami pengetahuan
di bidang kearsipan.
penelitian
adalah
gunakan
oleh
Selanjutnya agar penemuan
1. Jenis Penelitian
kembali
arsip
dapat
cara
yang
peneliti
di
dalam
mengumpulkan data penelitiannya.”
terlaksana
Jenis penelitian ini adalah
dengan baik, maka beberapa syarat
deskriptif
dengan
pendekatan
yang harus ditaati adalah:
kualitatif.
Sugiono
(2009:11),
bahwa
“penelitian
menyatakan
1. Kebutuhan pemakai arsip
atau surat harus diteliti
dahulu dan sistemnya
harus mudah diingat.
2. Harus didasarkan atas
kegiatan nyata instansi
yang bersangkutan, maka
disusunlah kata tangkap /
indeks sebagai tanda
pengenal.
3. Sistem penemuan kembali
arsip
harus
logis,
konsisten dan mudah
diingat.
4. Sistem penemuan harus
didukung oleh peralatan
dan perlengkapan.
5. Selanjutnya
sistem
penemuan harus didukung
oleh personil yang terlatih
dan harus mempunyai
daya tangkap yang tinggi,
cepat,
tekun,
suka
bekerja, senang bekerja
secara detail tentang
informasi.
deskriptif adalah penelitian yang
dilakukan untuk mengetahui nilai
variabel mandiri, baik satu variabel
maupun lebih tanpa membuat suatu
perbandingan, atau menghubungkan
satu variabel dengan variabel lain”.
Tujuan penelitian ini adalah untuk
membuat deskripsi, gambaran atau
lukisan secara sistematis, faktual dan
akurat mengenai fakta-fakta, sifat
serta hubungan antar fenomena yang
diselidiki.
Selanjutnya
Singarimbun
E. Metode Penelitian
(2006:4),
Arikunto
menyebutkan
bahwa
(2010:151)
“penelitian deskriptif dimaksudkan
menyebutkan
bahwa,
“metode
12
untuk pengukuran yang cermat untuk
Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
fenomena sosial tertentu, peneliti
Universitas Maritim Raja Ali
mengembangkan
dan
Haji Tanjungpinang sebagai
tidak
salah satu instansi yang harus
menghimpun
konsep
fakta,
tetapi
menggunakan uji hipotesa”.
menyelenggarakan pelayanan
Sedangkan yang dimaksud
administrasi yang baik. Untuk
dengan pendekatan kualitatif yaitu
itu,
membuat
informasi
rangkaian
atau
proses
diperlukan
data
yang
dan
lengkap
penyaringan data atau informasi yang
dalam hal ini arsip sebagai
bersifat sewajarnya mengenai suatu
penunjang kegiatan.
masalah dalam kondisi, aspek atau
bidang tertentu dalam kehidupan
3. Informan Penelitian
objeknya.
Metode
digunakan
2. Lokasi Penelitian
menggunakan sebutan populasi dan
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
sampel
Ilmu Politik Universitas Maritim
memberikan
lokasi
Studi
informan.
informasi
dengan
pengertian ini maka informan dapat
penelitian tersebut yaitu karena:
a. Program
melainkan
Informan merupakan orang yang
Raja Ali Haji Tanjungpinan. Adapun
memilih
deskriptif
informasi dalam penelitian ini tidak
Program Studi Ilmu Administrasi
peneliti
adalah
yang
kualitatif, maka untuk memperoleh
Penelitian ini dilakukan di
alasan
penelitian
dikatakan sama dengan responden
Ilmu
Administrasi Negara Fakultas
13
apabila
pemberian
keterangannya
langsung dari sumber data yang
karena dipancing oleh pihak peneliti.
Dalam
penelitian
dikumpulkan
ini
berhubungan
secara
khusus
langsung
dan
dengan
penentuan responden menggunakan
masalah yang diteliti. Data primer
teknik purposive sampling. Menurut
didapat
Sugiyono purposive sampling adalah
wawancara
teknik penentuan sampel dengan
masalah yang diteliti.
pertimbangan
tertentu
(Sugiyono,
melalui
observasi
berkaitan
dan
dengan
b. Data Sekunder
2011:67).
Data sekunder adalah data
Berdasarkan
teknik
pendukung yang melengkapi data
penentuan informan tersebut maka
primer, yang diperoleh dari jurnal-
ditentukan
jurnal penelitian, literatur dan buku-
informannya
adalah
Kepala Tata Usaha, 2 orang staf
buku
Program Studi Ilmu Administrasi
hubungannya dengan penelitian ini
Negara Fakultas Ilmu Sosial dan
untuk dijadikan sebagai landasan
Ilmu Politik Universitas Maritim
teori
Raja Ali Haji Tanjungpinang.
pemecahan yang dihadapi.
4.
5. Teknik dan Alat Pengumpulan
Jenis dan Sumber Data
Dalam penelitian ini sumber
kepustakaan
dalam
yang
mencari
ada
alternatif
Data
data didapat dari:
a. Observasi
Secara
a. Data Primer
Data primer adalah yaitu data
observasi
penelitian yang diperoleh secara
umum,
atau
pengertian
pengamatan
merupakan suatu teknik atau cara
14
mengumpulkan data dengan jalan
yang lebih mendalam dan jumlah
mengadakan pengamatan terhadap
respondennya sedikit atau kecil.
kegiatan yang berlangsung. Sugiyono
Adapun
jenis
wawancara
(2009:166) mengemukakan bahwa
yang digunakan dalam penelitian ini
“teknik observasi merupakan suatu
adalah
proses yang komplek dan sulit, yang
Menurut
tersusun
dari
wawancara
biologis
dan
berbagai
proses
proses
wawancara
terstruktur.
Sugiyono
(2009:194),
terstruktur
digunakan
psikologis
sebagai teknik pengumpulan data,
diantaranya yang terpenting adalah
apabila peneliti atau pengumpul data
pengamatan dan ingatan”. Dalam
telah
penelitian
ini
observasi
tentang informasi apa yang akan
digunakan
untuk
mengumpulkan
diperoleh. Oleh karena itu dalam
data tentang gambaran umum obyek
melakukan wawancara, pengumpul
penelitian.
data telah menyiapkan instrumen
teknik
mengetahui
penelitian
dengan
berupa
pasti
pertanyaan-
b. Wawancara
pertanyaan
Menurut
yang
alternatif
Sugiyono
jawabannya pun telah disiapkan.
(2009:194), wawancara digunakan
Wawancara
ini
dilakukan
sebagai teknik pengumpulan data
terhadap staf dan kepala bagian tata
apabila peneliti akan melaksanakan
usaha di Program Studi Fakultas
studi pendahuluan untuk menemukan
Ilmu
Sosial
dan
Ilmu
Politik
permasalahan yang harus diteliti, dan
Universitas Maritim Raja Ali Haji
juga
apabila
peneliti
ingin
Tanjungpinang
mengetahui hal-hal dari responden
15
yang
menjadi
informan
berkaitan
dengan
sehingga dapat dikemukakan tema
pelaksanaan kearsipan.
seperti yang disarankan oleh data.
Dengan
c. Dokumentasi
Menurut
(2010:231),
teknik pengumpulan data seperti
yaitu
hasil wawancara dari responden dan
mencari data mengenai hal-hal atau
variable
yang
berupa
hasil dokumentasi sesuai dengan
literatur,
indikator yang digunakan. Data dan
catatan, transkip, buku, surat kabar,
majalah,
legger,
prasasti,
agenda
notulen
dan
data
kualitatif yang dikumpulkan melalui
Arikunto
dokumentasi
menyajikan
informasi yang bersifat kualitatif
rapat,
tersebut selanjutnya diinterpretasikan
sebagainya.
oleh penulis sesuai dengan tujuan
Misalnya literatur tentang kearsipan,
penelitian yang telah dirumuskan
faktor penunjang kearsipan, dan
sebelumnya. Untuk itu data primer
sebagainya.
dan sekunder yang sudah terkumpul
akan diorganisir dan disusun. Setelah
F. Teknik Analisis Data
tersusun
Teknik analisis data yang
digunakan
dalam
penelitian
kemudian
dilakukan
penafsiran dan pembahasan.
ini
adalah teknik analisa data kualitatif.
Menurut
Patton dalam
BAB II
Moleong
LANDASAN TEORITIS
(2002:103) analisa data kualitatif
Cooper and Schindler dalam
adalah proses pengorganisasian dan
Sugiyono (2009:80), menyebutkan
pengurutan data ke dalam pola dan
bahwa
kategori serta satuan uraian dasar,
16
teori
adalah
seperangkat
konsep, definisi, dan proposisi yang
adalah fungsi tata penyelenggaraan
tersusun secara sistematis sehingga
terhadap komunikasi dan pelayanan
dapat digunakan untuk menjelaskan
warkat dari suatu organisasi.
dan meramalkan fenomena. Sebagai
landasan
berpikir
menyelesaikan
atau
Menurut Terry dalam Gie
dalam
(2000:3), manajemen perkantoran
memecahkan
dapat
didefinisikan
masalah yang ada, perlu adanya
perencanaan,
pedoman
pengorganisasian
teoritis
yang
dapat
sebagai
pengendalian,
dan
pekerjaan
dijadikan sebagai bahan referensi
perkantoran,
dalam membantu proses penelitian.
mereka yang melaksanakannya agar
Mengkaji
faktor-faktor
serta
penggerakan
mencapai tujuan-tujuan yang telah
penunjang kearsipan di Kelurahan
ditentukan
Kampung Bulang yang merupakan
bersangkut paut dengan peredaran
unsur
pelaksanaan
hidup
di
bidang
perusahaan dari sejak penciptaannya
yang
melalui pemeliharaan, penyebaran,
dianggap relevan untuk menelaah
dan penyimpanannya kalau memiliki
fokus
nilai tetap atau pemusnaannya kalau
pendukung
pemerintah
pelayanan,
daerah
maka
masalah
Manajemen
konsep
adalah
konsep
Perkantoran
dan
data
lebih
dan
dahulu.
Ini
keterangan
usang.
Manajemen Kearsipan.
Selanjutnya
manajemen
A. Manajemen Perkantoran
Menurut Grager dalam Gie
mengenai
perkantoran,
Gie
(2000:4) menyatakan bahwa:
“Pada pokoknya manajemen
perkantoran
merupakan
(2000:2), manajemen perkantoran
17
rangkaian
aktivitas
merencanakan,
mengorganisasi
(mengatur
dan menyusun), mengarahkan
(memberikan
arah
dan
petunjuk), mengawasi, dan
mengendalikan (melakukan
kontrol)
sampai
menyelenggarakan
secara
tertib sesuatu hal. Hal atau
sasaran yang terkena oleh
rangkaian kegiatan itu pada
umumnya ialah office work
(pekerjaan perkantoran).”
Selanjutnya
(2002:18),
dijelaskan
secara
tugas/pekerjaan
Moekijat
garis
besar
kantor
itu
berhubungan dengan warkat-warkat
dan
statistik-statistik,
dengan
komunikasi-komunikasi,
dengan
perhitungan, dengan perencanaan,
dan dengan penemuan waktu.
Lebih
lengkapnya,
Dalam
manajemen
perkantoran
hal
ini,
menurut
berarti
Denyer yang dikutip oleh Moekijat
penerapan fungsi-fungsi manajemen
(2002:23)
mengemukakan
fungsi
pada sarana dan sumber daya kantor
kantor itu adalah untuk memberikan
untuk mencapai tujuan dan sasaran
pelayanan komunikasi dan warkat
yang
ditetapkan,
dengan
cara
secara rinci adalah:
memberdayakan
pegawai
sebaik1. Untuk
menerima
keterangan
(misalnya
surat-surat, harga-harga,
kutipan-kutipan,
dan
sebagainya)
2. Untuk
mencatat
keterangan
(misalnya
persediaan, dan catatancatatan kepegawaian)
3. Untuk
menyusun
keterangan
(misalnya
dalam
pembiayaan,
pembukuan)
4. Untuk
memberi
keterangan
(misalnya
faktur-faktur penjualan,
perkiraan-perkiraan)
baiknya, menggunakan mesin dan
perlengkapan
dengan
tepat,
menggunakan metode yang paling
baik, dan memberikan lingkungan
yang kondusif.
Gunanya kantor seperti yang
dikemukakan
(2002:22)
oleh
adalah
Moekijat
memberikan
pelayanan komunikasi dan warkat.
18
5. Untuk menjamin aktivaaktiva
(misalnya
pemeliharaan uang tunai,
persediaan-persediaan).
individu
dalam
lingkungan
kantor
sebaliknya
komunikasi
ekstern adalah pertukaran
opini atau pikiran yang
datang
dari
luar
lingkungan kantor.
Menurut Winardi (1990:9),
pekerjaan
kantor
umumnya
Sedangkan
menurut
berhubungan dengan empat macam
Leffingwell dan Robinson dalam Gie
aktivitas pokok, yaitu:
(2000:14), pekerjaan kantor dapat
1. Catatan; misalnya data
finansial,
rekeningrekening, keterangan dan
lain
sebagainya
merupakan bukti tertulis
guna menyimpan atau
meneruskan pengetahuan
mengenai
kejadiankejadian lampau.
2. Angka-angka
dan
perhitungan-perhitungan;
menunjukkan jumlah dan
trend pada berbagai fase
perusahaan
yang
bersangkutan merupakan
aktivitas dasar sebagian
pekerjaan kantor. Upaya
statistik seringkali sebagai
tindakan
membuat
perbandingan antara data.
3. Penyimpanan
produkproduknya
sendiri;
mencakup
dokumendokumen kantor yang
dapat digunakan pada
masa yang akan datang.
4. Komunikasi intern dan
ekstern;
merupakan
aktivitas penting dalam
bidang pekerjaan kantor.
Komunikasi
intern
sebagai pertukaran opini
atau
pikiran
antara
dirinci
dalam
kegiatan-kegiatan
sebagai berikut:
1. Menerima
pesananpesanan, mengantarkan,
dan
mengirimkannya
dengan kapal.
2. Membuat rekening.
3. Sutat menyurat, mendikte,
mengetik.
4. Menyimpan warkat.
5. Menyampaikan
hutang
dan
mengumpulkan
perhitungan-perhitungan
yang belum diselesaikan.
6. Mengurus,
membagibagi, dan mengirimkan
surat-surat pos.
7. Pekerjaan memperbanyak
warkat
dan
membubuhkan alamat.
8. Macam-macam pekerjaan
seperti
menelepon,
menerima
tamu,
pekerjaan pesuruh.
9. Tugas-tugas
khusus
dengan maksud untuk
menyederhanakan sistem,
menghapuskan pekerjaan
yang tidak perlu.
19
10. Membuat warkat-warkat,
mencatat
data
yang
diinginkan.
Winardi
menyebutkan
paling banyak terdapat pada bidang
manajemen perkantoran adalah:
1. Ketidakmampuan
untuk
mengerti hubungan-hubungan
tepat kantor dengan bagianbagian lain dari perusahaan.
2. Pekerjaan kertas dilakukan
secara
berlebihan
yang
sebagian besar tidak perlu.
3. Kegagalan
untuk
menyederhanakan pekerjaanpekerjaan kantor.
4. Ketiadaan
keseimbangan
antara
sentralisasi
dan
desentralisasi.
5. Penerapan
azas-azasm
mekanisasi tanpa motivasi.
6. Ketidaksediaan
untuk
mendelegasi, tingkat otoritas
yang
perlu
untuk
melaksanakan fungsi mereka
dengan baik, kepada pihak
bawahan.
7. Terbatasnya
jumlah
pengawas-pengawas
yang
merupakan pemimpin.
(1990:12)
manajemen
dapat
diterapkan dalam bidang pekerjaan
kantor. Ada macam-macam fungsi
manajemen kantor; tetapi walaupun
demikian aktivitas-aktivitas tersebut
dapat dinyatakan sebagai berikut:
1. Menyediakan
sesuatu
organisasi
kantor
yang
efektif,
2. Mengusahakan
adanya
fasilitas-fasilitas fisik yang
baik di kantor,
3. Menspesifikasikan
dan
membeli
alat-alat
dan
persediaan-persediaan
(supplies),
4. Mengusahakan
adanya
fasilitas
service
dan
komunikasi,
5. Mengusahakan
adanya
hubungan majikan pekerja
yang memuaskan,
6. Menganalisis
dan
memperbaiki metode-metode
kantor
serta
prosedurprosedur,
7. Mengawasi
aktivitasaktivitas kantor.
Kantor terdiri dari beberapa
komponen yaitu manusia, sarana, dan
pekerjaan. Pengelolaan yang baik
dan efektif dari ketiganya akan
meningkatkan nilai yang tinggi bagi
perusahaan.
Menurut
Maryati
(2008:5), peran penting manajemen
Menurut Winardi (1990:15),
perkantoran dalam perusahaan antara
kesalahan-kesalahan
umum
yang
lain:
20
1. Membantu
pihak
manajerial
dalam
membuat keputusan.
2. Membantu bagian lain
memberikan pelayanan
administrasi.
3. Membantu meningkatkan
pelayanan pelanggan.
6. Menganalisis
dan
memperbaiki
metode
serta prosedur kerja,
untuk
mencari
yang
terbaik sebelum dijadikan
standar kerja.
7. Membuat standar kerja
yang akan digunakan
untuk evaluasi kinerja
pekerjaan kantor.
8. Mengarahkan pegawaipegawai kantor untuk
bekerja dengan optimal.
Adapun kegiatan manajemen
perkantoran
menurut
Maryati
(2008:8), meliputi:
1. Menyediakan organisasi
kantor yang efektif, agar
tercapai
efisiensi
perusahaan.
2. Menyediakan informasi
yang tepat, agar dalam
pengambilan keputusan
pihak manajerial dapat
menetapkan strategi yang
tepat, sehingga jalannya
roda organisasi mampu
menggelinding ke depan
dengan cepat.
3. Mengusahakan fasilitas
pelayanan
dan
komunikasi, agar tercipta
kinerja yang prima di
dalam perusahaan.
4. Menentukan
luasnya
otomatisasi kantor yang
diperlukan, agar tidak
terjadi pemborosan yang
berlebihan
karena
ketidaktepatan
dalam
strategi
otomatisasi
peralatan kantor.
5. Mengelola
lingkungan
fisik,
agar
tercipta
kenyamanan
kerja
sehingga karyawan lebih
produktif dalam bekerja.
B. Manajemen Kearsipan
Menurut
Soedjadi
(2000:97), titik berat arsip dalam
kearsipan
adalah
pada
segi
penemuan kembali bukan pada
penyimpanan.
tertulis
Informasi
disimpan
kemungkinan
yang
untuk
dipergunakan
pada waktu yang akan datang.
Manajemen
pengertian,
secara
sebagaimana
yang
dikemukakan oleh Follet yang
dikutip oleh Sule dan Saefullah
(2006:5)
adalah
“seni
dalam
menyelesaikan sesuatu melalui
21
orang lain. Management is the art
pengurusan arsip yang meliputi
of getting things done through
pencatatan,
pepole”.
pendistribusian,
Menurut
Manullang
pengendalian
pemeliharaan,
dan
penyimpanan,
pengawasan,
(2009:15), pengertian manajemen
pemindahan dan pemusnahan.
dapat dilihat dari 3 pengertian
Jadi pekerjaan tersebut meliputi
yaitu: manajemen sebagai suatu
suatu siklus “kehidupan” warkat
proses, manajemen sebagai suatu
sejak lahir sampai mati.
kolektivitas
manusia
manajemen
sebagai
Menurut
Handoko
“manajemen
dengan
dan
Menurut
ilmu.
Wahyono
(2000:10),
adalah
menyebutkan
untuk
dan
Pekerjaan
atau kegiatan
berhubungan
arsip
dengan
disebut
Manajemen Kearsipan. Menurut
kearsipan
arsip
1. Arsip sebagai ingatan
atau memori
Arsip
yang
disimpan merupakan
bank data yang dapat
dijadikan
rujukan
pencarian
informasi
apabila
diperlukan.
Dengan demikian kita
bias mengingat atau
menemukan kembali
informasi-informasi
yang terekam dalam
arsip tersebut.
mencapai tujuan-tujuan.”
Amsyah
bahwa
yaitu:
menginterpretasikan,
pengurusan
dalam
mempunyai beberapa kegunaan
menentukan,
yang
(2005:9-10)
dan
Manajemen Kearsipan Modern,
bekerja
orang-orang
Sugiarto
(2003:4),
adalah
manajemen
pekerjaan
22
2. Arsip sebagai bahan
pengambil keputusan
Pihak manajemen
dalam
kegiatannya
tentunya memerlukan
berbagai data atau
informasi yang akan
digunakan
sebagai
bahan
pertimbangan
dalam
pengambilan
keputusan. Data atau
informasi
tersebut
dapat
ditemukan
dalam
arsip
yang
disimpan dala berbagai
media
baik
media
elektronik maupun non
elektronik.
3. Arsip sebagai bukti
atau legalitas
Arsip yang dimiliki
organisasi
memiliki
fungsi
sebagai
pendukung
legalitas
atau
bukti
–bukti
apabila diperlukan.
4. Arsip sebagai rujukan
historis
Arsip
merekam
informasi masa lalu
dan
menyediakan
informasi untuk masa
yang akan datang.
Sehingga arsip dapat
digunakan sebagai alat
untuk
mengetahui
perkembangan sejarah
atau dinamika kegiatan
organisasi.
management
Dalam hal ini, Martono
dengan
(1994:4)
mengatakan
secara
singkat
disebut juga manajemen warkat,
tidak lain adalah seluruh mata
rantai aktivitas penataan warkat
sejak warkat dilahirkan hingga
warkat
tersebut
dimusnahkan
atau dilindungi secara permanen
karena mempunyai nilai guna
yang permanen”.
Arsip
perlu
suatu
dikelola
organisasi
dengan
baik
karena mempunyai fungsi dan
nilai
guna
yang
sangat
diperlukan oleh suatu organisasi.
Adapun nilai guna dari suatu
arsip meliputi berbagai aspek
sesuai dengan nilai guna yang
dimilikinya.
Menurut
guna
“record
suatu
maksudnya:
23
Martono
arsip
ALFRED,
nilai
disingkat
yang
A = Administration Value /
warkat yang bernilai administrasi
L = Legal Value / warkat
yang mempunyai nilai hukum
F = Fiscal Value / warkat
yang mempunyai nilai keuangan
R = Research Value /
warkat yang mempunyai nilai
penelitian
E = Education Value /
warkat yang mempunyai nilai
pendidikan
D = Documentary Value /
warkat yang mempunyai nilai
dokumentasi
Dari pendapat
kearsipan inilah informasi dan
data yang otentik dan akurat
dapat diperoleh dengan cepat
dan mudah.
Banyak
penyelenggaraan
adalah
pendapatnya
di atas,
sebuah
proses
organisasi
diterimanya
dalam
dimana
yang
berbagai
format dan jenis media, mulai
dari
penciptaan,
pengunaan,
penyimpanan, dan penyusutan.
Kearsipan
organisasi
dalam
berfungsi
bahwa
fungsi
1. Sebagai
alat
menyimpan warkat
2. Sebagai alat bantu
perpustakaan
khususnya
pada
perusahaan besar yang
menyelenggarakan
sistem
sentralisasi.
Demikian pula arsip,
surat, warkat yang
menjadi
milik
perusahaan merupakan
sekumpulan data yang
berguna
bagi
perusahaan.
3. Dengan
menyimpan
warkat
tersebut
terdapat
keputusan
yang
dambil
merupakan
bantuan
yang berguna bagi
pejabat
dalam
menentukan
kebijaksanaan.
semua aspek arsip baik yang
maupun
kearsipan
kearsipan yang baik adalah:
mengelola
diciptakan
dari
Anhar (1980:55), mengemukakan
dapat disimpulkan manajemen
arsip
fungsi
suatu
sebagai
penunjang kelancaran kegiatan
operasional organisasi. Melalui
24
4. Kearsipan
berarti
menyimpan
secara
tepat
dan
teratur
warkat
penting
mengenai
kemajuan
perusahaan.
5. Surat-surat
dapat
dilaksanakan
ke
sistematika
tertentu
kearah
tercapainya
efektivitas dan efisiensi
kerja.
6. Melengkapi bila ada
kasus
yang
membingungkan.
7. Memberikan
keterangan-keterangan
bila diperlukan.
8. Memberitahukan
tentang
kegiatankegiatan bersaing.
9. Bahan-bahan
yang
berhubungan dengan
keputusan yang lalu
dapat
membantu
perumusan
kebijaksanaan di masa
yang akan datang.
10. Pengambilan
keputusan didasarkan
atas system kearsipan
yang baik.
dalam kesatuan sistem kearsipan,
Menurut
arsip dapat dipergunakan oleh
yaitu:
1. Arsip sebagai
informasi
2. Arsip sebagai
penelitian
3. Arsip sebagai
sejarah
4. Arsip sebagai
ingatan
5. Arsip sebagai
komunikasi
sumber
sumber
sumber
sumber
sumber
Menurut Widjaja (1999:1)
fungsi arsip yang sangat penting
yaitu sebagai sumber informasi
dan
dokumentasi.
Sebagai
sumber informasi maka arsip
akan
dapat
membantu
mengingatkan petugas yang lupa
mengenai
Sebagai
Wiryatmi
sesuatu
sumber
masalah.
dokumentasi
(1993:14), dikatakan bahwa arisp
pimpinan
organisasi
untuk
dapat dilihat dari fungsi arsip
membuat
atau
baik secara mikro maupun makro
keputusan secara tepat mengenai
mengambil
sesuatu masalah yang dihadapi.
25
Dari
pendapat
Soewito
dalam
Suhaedin
dapat disimpulkan bahwa fungsi
(2009:36)
tujuan
kearsipan
arsip
adalah:
bagi
tersebut
organisasi
banyak
manfaat
dalam
memberikan
berfungsi
sebagai
1. Agar arsip terpelihara
dengan baik, teratur
dan aman
2. Agar
mudah
mendapatkan kembali
arsip yang dibutuhkan
3. Untuk
menghindari
pemborosan waktu dan
tenaga dalam mencari
arsip yang dibutuhkan
4. Untuk
menghemat
tempat penyimpanan
arsip
5. Untuk
menjaga
kerahasiaan arsip
6. Untuk
menjaga
kelestarian arsip
komunikasi,
karena
Selain itu, Widjaja (1999:8)
mencapai
tujuan,
terutama
sebagai sumber informasi. Arsip
berfungsi
sebuah
sebagai
urat
organisasi
maupun
swasta
nadi
pemerintah
karena
arsip
sarat akan nilai-nilai tentang data
dan informasi. Selain itu arsip
juga
dapat
jembatan
tiap-tiap bagian dalam organisasi
juga
erat hubungannya dengan bidang
kearsipan diantaranya:
kearsipan. Oleh karena itu arsip
perlu
diatur
dengan
baiknya, agar dapat melancarkan
pekerjaan kantor.
fungsi,
penyelenggaraan
memiliki
tujuan.
arsip
tujuan
1. Menyimpan
surat
dengan
aman
dan
mudah
selama
diperlukan.
2. Menyimpan
surat
setiap saat diperlukan.
3. Mengumpulkan bahan
yang
mempunyai
sangkut paut dengan
suatu masalah yang
diperlukan
sebagai
pelngkap.
sebaik-
Selain
mengungkapkan
pun
Menurut
26
keterangan
A.
Banyak
bila
diperlukan,
faktor
yang
penyusunan dokumen secara up to
kearsipan
agar
date, serta sistem penggolongan yang
berjalan dengan baik dan lancar.
tepat. Selanjutnya dijelaskan Widjaja
Seperti
(1999:103)
tentang
kearsipan
yang
mempengaruhi
yang
Wursanto
dikemukakan
(1991:30),
oleh
sistem
kearsipan yang dijalankan oleh suatu
penggunaan
instansi
apabila
yang
mudah
memenuhi
dikatakan
baik
mempunyai
ciri-ciri:
dilaksanakan,
mudah
murah/ekonomis,
dimengerti,
tidak
baik
sistem
tepat,
faktor-faktor
penyimpanan
fasilitas
syarat,
yaitu:
kearsipan
dan
petugas
kearsipan yang memenuhi syarat.
memakan
Dalam penelitian ini, peneliti
tempat, mudah dicapai, cocok bagi
menggunakan
organisasi,
dapat
Sedarmayanti (2008:104) bahwa ada
mencegah kerusakan dan kehilangan
beberapa faktor yang menunjang dan
arsip,
perlu diperhatikan dalam kearsipan
fleksibel/luwes,
serta
pengawasan.
(2002:20)
dapat
mempermudah
Sedangkan
mengatakan
dikatakan
memperhatikan
Sutarto
sehingga memudahkan penyimpanan
kearsipan
dan penemuan kembali arsip, yaitu:
baik
hal-hal
pendapat
jika
kesederhanaan, ketepatan, ekonomis,
sebagai
keamanan,
penempatan
yang
berikut: kepadatan, mudah dicapai,
strategis, fleksibel dan petugas arsip.
kesederhanaan,
Dari hasil wawancara terhadap key
keamanan,
kehematan, elastisitas, penyimpanan
informan
dokumen seminimalnya, pemberian
pengamatan
27
dan
responden
di
serta
lapangan
menunjukkan bahwa Program Studi
hendaknya diletakkan pada pegawai
Ilmu Administrasi Negara FISIP
yang sering memerlukannya agar
UMRAH belum memperhatikan dan
dapat
melaksanakan
pekerjaan
faktor-faktor
yang
menciptakan
yang
suatu
cepat.
Faktor
dapat menunjang kearsipan agar
fleksibel
berjalan dengan baik. Adapun faktor
sesuai dengan kebutuhan organisasi
tersebut antara lain: faktor ekonomis,
dan perkembangann teknologi zaman
keamanan,
yang
sekarang. Sedangkan faktor petugas
strategis, fleksibel, dan petugas arsip.
arsip yang merupakan faktor penting
penempatan
Faktor
kearsipan
ekonomis
diharapkan
dalam
dalam
mampu
seharusnya
proses
diterapkan
menjalankan
hendaknya
memiliki
kearsipan
pengetahuan
mengontrol anggaran atau biaya yang
dan pemahaman yang cukup pada
dikeluarkan
penyimpanan
untuk
sarana
tata kelola arsip yang baik dan benar.
maupun
peralatan
Menurut Amsyah (2003:7-8),
kearsipan agar berkualitas dan tahan
kantor-kantor
lama
banyak
sehingga
pemborosan.
tidak
berhubungan
kegiatannya
dengan
keamanan
pelayanan diharapkan mempunyai
diharapkan mampu menjaga arsip-
file yang dapat berjalan dengan
arsip penting agar tidak terjadi
efektif dan efisien. Oleh karena itu,
kerusakan yang disebabkan oleh
penting untuk diperhatikan faktor-
alam maupun kecuaian manusia.
faktor
Faktor penempatan yang strategis
kearsipan agar berjalan dengan baik
berarti
Faktor
terjadi
yang
sarana
penyimpanan
28
yang
dapat
menunjang
demi kelancaran sebuah pelayanan
arsip dan tingkat kemudahan
administrasi.
pengurusan arsip maka dapat
BAB V
penulis simpulkan bahwa tempat
PENUTUP
penyimpanan arsip sebagai faktor
penunjang
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian
sebelumnya
dapat
dikatakan sederhana.
dan pembahasan yang telah penulis
uraikan
kearsipan
2. Tanggapan responden terhadap
pelaksanaan
dimensi ketepatan yang diperoleh
kearsipan di Program Studi Ilmu
dari indikator tingkat kecepatan
Administrasi Negara FISIP UMRAH
dan tingkat ketepatan penemuan
dengan
kembali
menggunakan
teori
arsip,
maka
dapat
Sedarmayanti (2008:104) mengenai
diketahui bahwa penataan dan
faktor-faktor penunjang kearsipan
metode penyimpanan telah tepat
dari tujuh dimensi yang terdiri dari
sehingga
kesederhanaan, ketepatan, ekonomis,
faktor kearsipan.
keamanan,
penempatan
menunjang
faktor-
arsip
3. Selanjutnya tanggapan responden
strategis, fleksibel dan petugas arsip
terhadap dimensi ekonomis yang
dan hasil observasi yang penulis
dilihat melalui indikator tingkat
lakukan, dapat disimpulkan bahwa:
efisiensi penggunaan tempat dan
1. Hasil
responden
peralatan kearsipan dan tingkat
terhadap dimensi kesederhanaan
pemanfaatan peralatan kearsipan
yang diperoleh dari indikator
diperoleh
tingkat kemudahan menyimpan
penggunaan tempat atau ruang
tanggapan
29
kesimpulan
bahwa
dan
peralatan
ekonomis
arsip
dalam
belum
6. Berikutnya tanggapan responden
menunjang
terhadap dimensi fleksibel dilihat
faktor-faktor kearsipan.
dari indikator tingkat kesesuaian
4. Dari hasil tanggapan terhadap
sistem
yang
digunakan
dan
dimensi keamanan yang dilihat
kemungkinan perluasan sistem,
melalui
penulis
indikator
tingkat
menyimpulkan
bahwa
pemeliharaan arsip dan tingkat
sistem penyimpanan arsip belum
keamanan maka dapat penulis
fleksibel
simpulkan
faktor-faktor kearsipan.
bahwa
keamanan
dalam
menunjang
pengawasan dan pemeliharaan
7. Terakhir tanggapan responden
arsip sebagai faktor penunjang
terhadap dimensi petugas arsip
kearsipan
yang
belum
dilakukan
dengan maksimal.
5. Berdasarkan
responden
tanggapan
terhadap
dimensi
dilihat
dari
tingkat
pemahaman
terhadap
kearsipan
dan
tata
tingkat
pemahaman
terhadap
penempatan arsip strategis yang
perlengkapan
dilihat
tingkat
kearsipan maka dapat penulis
kemudahan pengambilan arsip
simpulkan bahwa masih ada
dan tingkat keteraturan maka
beberapa
dapat
kurang
dari
indikator
ditarik
kesimpulan
dan
peralatan
petugas arsip
paham
penempatan dan penataan ruang
kearsipan
dalam menunjang faktor-faktor
faktor-faktor kearsipan.
kearsipan belum strategis.
B. Saran-saran
30
dalam
tentang
yang
tata
menunjang
Dalam
rangka
menunjang
untuk
pelaksanaan kearsipan yang baik
berbagai
keperluan
sekaligus.
maka penulis memberikan saran dari
2. Selain
memperhatikan
dalam
faktor
hasil penelitian ini sebagai berikut:
ekonomis
1. Bagi pemimpin dan pegawai di
kearsipan yang baik, diperhatikan
Program Studi Ilmu Adm.Negara
juga
FISIP
Pemeliharaan
UMRAH
hendaknya
menunjang
faktor
keamanan.
arsip
memperhatikan faktor ekonomis
disimpan
dalam menunjang kearsipan yang
memadai dan standar sehingga
baik. Penggunaan tempat dan
aman dan jauh dari kerusakan.
peralatan kearsipan senantiasa
Disamping
mempertimbangkan sisi kuantitas
keluar masuknya arsip penting
yang diperlukan sehingga tidak
hendaknya menggunakan kartu
menghamburkan
kendali.
tidak
material
terjadi
dan
pemborosan
3. Faktor
pada
sebaiknya
sarana
itu,
lainnya
yang
pengawasan
yaitu
faktor
sedangkan sisi kualitas sebaiknya
penempatan arsip yang strategis.
mempertimbangkan
Perabotan
besarnya
maupun
biaya yang dikeluarkan sehingga
arsip
tidak terjadi penghematan semu.
disusun sesuai dengan urutan
Pemanfaatan peralatan kearsipan
penyelesaian arsip pada pegawai
diusahakan
yang membutuhkannya sehingga
yang
bercorak
serbaguna sehingga dapat dipakai
hendaknya
peralatan
pengambilan
31
dan
diletak
dan
pengurusan
arsip dapat mudah dilakukan
5. Faktor
(efektif).
terakhir
yang
perlu
diperhatikan dalam menunjang
4. Selanjutnya
faktor
fleksibel
kearsipan yaitu faktor petugas
dalam menunjang kearsipan perlu
arsip
mendapat
pegawai,mereka
perhatian
juga.
dalam
hal
ini
hendaknya
Fleksibel berarti perubahan untuk
dibekali
membuat suatu sistem menjadi
kearsipan dari tahap pembuatan
lebih
efektif
hingga pemusnahan arsip. Selain
Dengan
itu juga pemahaman akan cara
perkembangan teknologi zaman
penggunaan perlengkapan dan
ini,
penyimpanan
peralatan kearsipan juga harus
hendaknya menggunakan sistem
dibekali agar tidak mudah rusak
pengarsipan
dan proses kerja menjadi lancar.
mudah
dilakukan.
sistem
atau
otomatis
pengetahuan
(komputeriasi).
DAFTAR PUSTAKA
Arikunto, Suharsimi. 2010. Manajemen Penelitian. Jakarta: Rineka Cipta.
32
tentang
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen kersipan, PT Gramedia Pustaka Utama,
Jakarta.
Anhar. 1980. Menyusun Surat dan Kearsipan. Jakarta: Depdikbud.
Barthos, Basir. 2005. Manajemen Kearsipan. Jakarta: Bumi Aksara.
Bungin, Burhan. 2010. Metodologi Penelitian Kualitatif. Jakarta: Rajawali Pers.
Burhanudin, TR. 2009. Pendekatan, Metode, dan Teknik Penelitian Pendidikan.
Purwakarta: UPI.
Gie, The Liang. 2000. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty.
Handoko T. Hani. 2000. Manajemen. Yogyakarta: BPFE.
Manullang. 2009. Dasar-Dasar Manajemen. Yogyakarta: Gadjah Mada
University Press.
Martono. 1994. Record Manajemen dan Filling dalam Praktek Perkantoran
Modern. Jakarta: Karya Utama.
Maryati, MC. 2008. Manajemen Perkantoran Efektif. Jogyakarta: YKPN Sekolah
Tinggi Ilmu Manajemen Unit Penerbit dan Pecetakan.
Mills, Geoffrey., Standingford Oliver., Appleby Robert C. 1991. Manajemen
Perkantoran Modern. Jakarta Barat: Binarupa Aksara.
Moekijat. 2002. Tata Laksana Kantor. Bandung: Mandar Maju.
Moleong, Lexy J. 2002. Metodologi Penelitian Kualitatif. Bandung: Remaja
Rosda Karya.
Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius.
Robbins, Stephen P. 2006. Perilaku Organisasi, Edisi kesepuluh. Jakarta: PT.
Indeks Kelompok Gramedia
Sedarmayanti. 2003. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
. 2008. Tata Kearsipan dengan Memamfaatkan Teknologi Modern.
Bandung: Mandar Maju.
Singarimbun, Masri dan Sofian Effendi. 2006. Metode Penelitian Survai. Jakarta:
LP3ES.
2
Soedjadi. 2000. Pengantar Manajemen. Jakarta: Kencana.
Sugiarto, Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan Modern. Yogyakarta: Gava
Media.
Sugiyono. 2009. Metode Penelitian Pendidikan. Bandung: CV. Alfabeta.
Suhaedin, Enjang. 2009. Pengaruh Kemampuan Kerja Petugas Arsip Terhadap
Efektivitas Kearsipan Pada Kantor Perpustakaan dan Arsip Daerah Kota
Bandung. Skripsi pada FPEB UPI Bandung: Tidak diterbitkan.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern.
Surabaya: Erlangga.
Sule, Saefullah. 2005. Pengantar Manajemen Edisi Pertama. Jakarta: Kencana
Prenada Media Group.
Sutarto . 2002. Dasar-dasar
University Press.
Organisasi.
Yogyakarta:
Gadjah
Mada
Warsoamisastro, A.J., Soepeket. 1981. Pengurusan Surat dan Kearsipan. Jakarta:
Departemen Pendidikan dan Kebudayaan.
Widjaja, AW. 1999. Administrasi Kearsipan: Suatu Pengantar. Jakarta: Raka
Grafindo Pustaka.
Winardi. 1990. Manajemen Perkantoran dan Pengawasan. Bandung: Mandar
Maju
. 2007. Manajemen Perilaku Organisasi (Edisi Revisi). Jakarta: Prenada
Media Group.
Wiryatmi, Endang. 1993. Arsip Dinamis dalam Informasi. Jakarta: Biro Tata
Media Cipta.
Wursanto, Ig. 2000. Kearsipan Jilid 1 dan 2.Yogyakarta: Kanisius.
Yatimah, Durotul. 2005. Pengembangan Sumber Daya Manusia Bidang
Keahlian: Kesekretarisan Modern & Administrasi Perkantoran. Bandung:
Pustaka Setia.
3