Kebijakan Kearsipan Nasional

Kebijakan Kearsipan Nasional
Oleh : Binner Sitompul, SH
KEPALA PUSAT JASA KEARSIPAN
ANRI
Disampaikan pada
Pelatihan Budaya Dokumentasi dan
Sertifikasi bagi Aparatur Pemerintah di Provinsi Maluku Utara, 3 November 2011.
Nama
Tempat/ tgl lahir
Instansi
Jabatan
Pangkat/ Golongan
: Binner Sitompul, SH
: Sibolga, 01 September 1957
: Arsip Nasional RI
: Kepala Pusat Jasa Kearsipan, ANRI
: Pembina Utama Muda/ IV d.
Pengalaman Kerja :
1. Guru SMA 1982-1984
2. PNS di ANRI 1985 sampai sekarang
3. Dosen Fak. Sastra UI Jurusan Kearsipan 1992-1996
4. Mengikuti konprensi dan seminar kearsipan di Bangkok, 2002
5. Studi Banding Kearsipan di Singapore dan Malaysia, 2002
6. Studi Banding Kearsipan di Australia, 2006
7. Sosialisasi UU Nomor 43 Tahun 2009 di Bangkok, Thailand Tahun 2011
8. Pengajar, instruktur kearsipan di Lembaga Pemerintah Pusat
dan Daerah, BUMN dan Perbankan dan Perusahaan Swasta.
Pengalaman Jabatan :
1. Kepala Bidang Evaluasi dan Laporan Diklat Tahun 1990 - 1993
2. Kepala Bidang Perencanaan Tahun 1993 - 1996
3. Kepala Sub Direktorat Penyelenggaraan Diklat 1996 - 2002
4. Kepala Pusat Pusat Jasa Kearsipan Tahun 2002 – 2006
5. Direktur Kearsipan Daerah Tahun 2007 - 2009
6. Inspektur Tahun 2009 - 2011
7. Kepala Pusat Jasa Kearsipan Tahun 2011 - sekarang
NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA
Arsip Nasional Republik Indonesia
Misi ANRI
1.
Memberdayakan arsip sebagai tulang punggung
manajemen pemerintahan dan pembangunan.
2. Memberdayakan arsip sebagai bukti akuntabilitas
kinerja organisasi.
3. Memberdayakan arsip sebagai alat bukti sah
4. Melestarikan arsip sebagai memori kolektif dan
jatidiri bangsa dalam kerangka Negara Kesatuan
Republik Indonesia.
5. Memberikan akses arsip kepada publik untuk
kepentingan pemerintahan, pembangunan,
penelitian dan ilmu pengetahuan bagi kesejateraan
rakyat sesuai peraturan perUndang-Undangan dan
kaidah-kaidah kearsipan demi kemaslahatan
bangsa.
5
PIDATO/PEMBACAAN TEKS PROKLAMASI
PROKLAMASI
Proklamasi dalam foto
8
TEKS PROKLAMASI
Ditulis tangan oleh Bung Karno
9
TEKS PROKLAMASI
Diketik oleh Sayuti Melik
10
“Apabila dokumen2 negara terserak pada
berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme
jang wadjar, jang dapat menundjukkan adanja
dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen
negara hilang atau dimusnahkan se-mata2
karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut
oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu
akan menanggung akibat dari pada hilangnja
informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah
dalam usaha2-nja memberi pelajanan kepada
rakjat.”
[Soeharto, Presiden Republik Indonesia 1969]
PENTINGNYA ARSIP
"Dari semua aset negara yang ada, arsip
adalah aset yang paling berharga. Ia
merupakan warisan nasional dari generasi
ke generasi yang perlu dipelihara dan
dilestarikan. Tingkat keberadaban suatu
bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan
dan pelestarian terhadap arsipnya."
(Sir Arthur Doughty, 1924)
12
Arsip
adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai
bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh
lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga
pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara
(UU No. 43 Tahun 2009 Pasal 1 nomor 2)
14
BENTUK CORAK ARSIP
1. Arsip Tekstual
Paper Records/Paper
Based Records
Conventional Records
Human Readable Records
Eye Readable Records
Hard Copy
2. Arsip Audio-Visual
Audio-visual Based Records
2.1. Gambar Statik
Still Images
2.2. Citra Bergerak
Moving Images
2.3. Rekaman Suara
Sound Recording
3. Arsip Kartografik &
Kearsitekturan
Cartographic & Architectural
Records
4. Arsip Bentuk Mikro
Microfilm, Microfiche, Computer Output Microfilm
5. Arsip Elektronik
Electronic
Records/Electronic
Based-Records
Computer Records
Machine Readable Records
Sehingga dapat dikatakan bahwa Manajemen
Arsip Dinamis adalah bagaimana mengelola
(how to manage) arsip (dinamis) sejak
diciptakan/dibuat, dipergunakan dan dirawat
sampai dengan disusutkan secara efektive dan
efisien.
Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
DAUR HIDUP ARSIP
(Life Cycle of Records)
PENGGUNAAN
&
PEMELIHARAAN
* Pengurusan Surat
* Sistem Pemberkasan dan Temu Balik
* Manajemen Arsip aktif
* Manajemen Arsip Inaktif
* Program arsip Vital
* Disaster prevention & recovery plan
* Program Perawatan
PENYUSUTAN
*Survei/Inventarisasi arsip
* Penilaian arsip
* Jadwal retensi
* Pemindahan arsip inaktif
* Pemusnahan
* Penyerahan arsip Statis ke ANRI
PENCIPTAAN
* Disain Formulir & Manajemen
* Manajemen Korespondensi & Tata Naskah
* Manajemen Laporan
* Manajemen Produk Hukum
Manajemen Arsip Dinamis
(Records Management)
Life Cycle of Records (1st Cycle)
Penggunaan
Penciptaan
(Creation)
(Use) &
Penyusutan
Pemeliharaan (Disposition)
(Maintenance)
Peran Kearsipan dalam
Pelaksanaan UU ITE dan UU KIP
KERANGKA HUKUM KIP DI INDONESIA
UU No. 39/1999
Tentang HAM
Keterbukaan
Informasi
Publik
UU No. 40/1999
Ttg PERS
PENGELOLAAN ARSIP DALAM KAITANNYA DENGAN
UU NO. 11 TAHUN 2008 TENTANG INFORMASI DAN
TRANSAKSI ELEKTRONIK
Arsip Sebagai Alat Bukti
Pengelolaan arsip dalam mendukung
UU No 14 Tahun 2008
Pengelolaan arsip dalam mendukung Reformasi Birokrasi
Pengelolaan arsip dalam pelayanan Informasi Publik
ASAS DAN TUJUAN ITE
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi
Elektronik dilaksanakan berdasarkan asas kepastian
hukum, manfaat, kehati-hatian, iktikad baik, dan
kebebasan memilih teknologi atau netral teknologi.
(UU ITE Pasal 3)
Pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi
Elektronik dilaksanakan dengan tujuan untuk:
a. mencerdaskan kehidupan bangsa sebagai bagian
dari masyarakat informasi dunia;
b. mengembangkan perdagangan dan perekonomian
nasional dalam rangka meningkatkan kesejahteraan
masyarakat;
ASAS DAN TUJUAN ITE
Tujuan lanjutan .....
c. meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan
publik;
d. membuka kesempatan seluas-luasnya kepada
setiap Orang untuk memajukan pemikiran dan
kemampuan di bidang penggunaan dan
pemanfaatan Teknologi Informasi seoptimal
mungkin dan bertanggung jawab; dan
e. memberikan rasa aman, keadilan, dan kepastian
hukum bagi pengguna dan penyelenggara
Teknologi Informasi.
(UU ITE Pasal 4)
ASPEK LEGAL ARSIP/DOKUMEN
(ELEKTRONIK)
Undang-undang Nomor 8 Tahun 1981 tentang Hukum
Acara Pidana, yang menurut pasal 184 tentang alat bukti
adalah :
keterangan Saksi
Keterangan Ahli
Surat
Petunjuk
Keterangan Terdakwa
25
Bukti surat dalam pasal 1904 KUH Perdata, dikenal
kategori “tertulis” yaitu :
1. Akta Otentik
2. Akta Bawah Tangan
Akta otentik lebih kuat dibanding Akta Bawah Tangan
karena mempunyai kekuatan pembuktian formil,
pembuktian mengikat dan pembuktian keluar
26
Mengingat pasal 1905 KUH Perdata,
bahwa Akta Otentik adalah akta yang
dibuat menurut bentuk Undang-Undang
dan dihadapan seorang pegawai umum
yang berwenang ditempat itu (Notaris)
Contoh : Akta Jual Beli Tanah
27
Dalam hal terdapat ketentuan lain selain yang diatur
dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa
suatu informasi harus berbentuk tertulis atau asli,
Informasi Elektronik dan/atau Dokumen Elektronik
dianggap sah sepanjang informasi yang tercantum di
dalamnya dapat diakses, ditampilkan, dijamin
keutuhannya, dan dapat dipertanggungjawabkan
sehingga menerangkan suatu keadaan.
(UU ITE Pasal 5Ayat (1))
Di Australia penetapan peraturan tidak seragam
1) Di dalam hukum yang berlaku umum di negara bagian
“Pengaturan Keaslian Dokumen “ pihak yang berpekara di
harapkan membuktikan isi dokumen, dokumen asli
ditunjukkan tidak berupa copy atau dokumen sekunder
yang diperoleh dari itu.
2) Dalam kenyataannya ada beberapa pengecualian yang
dibuat dalam peraturan persidangan, seringkali menerima
copy dokumen pada pembuktian. Dibeberapa negara
bagian, Queensland, Victoria dan Australia Barat
mempunyai ketentuan peraturan perundang-undangan
yang telah merubah “Peraturan Keaslian Dokumen” yang
membolehkan untuk menerima arsip microfilm sebagai
pengganti arsip kertas, yang harus mendapat
persetujuan/legislisasi dan pemerintah negara bagian
29
Di Malaysia
Amandemen Evident act 1950 pada Tahun 1997
Malaysia mencanangkan negara berbasis TI sejak Tahun
1996 melalui Proyek Malaysia Super Coridor (MSC).
Masuknya alat bukti elektronik yaitu: penambahan
pada pasal 62 tentang alat bukti primer yaitu:
dokumen yang dikeluarkan dari computer merupakan
alat bukti primer.
30
 UU KIP diberlakukan sejak 1 Mei 2010
 UU ini mendorong peningkatan kualitas
pelayanan publik melalui pengelolaan dan
pelayanan informasi yang mudah diakses
masyarakat
 UU ini mendorong Reformasi birokrasi
 Sejak dini harus dipersiapkan berbagai
perangkat agar implementasi UU KIP dapat
dilakukan secara konsisten
Sejarah keterbukaan arsip/informasi (arsip merupakan
rekaman informasi/record information) dimulai bersamaan
dengan instansi kearsipan modern (tempat penyimpanan yang
terbuka untuk umum)
Dimulai setelah Revolusi Perancis 1789
(Liberte, Egalite, dan Fraternite)
Meletakkan dasar pokok paradigma kearsipan masa kini:
1. Adanya tanggung jawab negara memelihara administrasi
pemerintah masa lalu;
2. Adanya institusi kearsipan yang berdiri sendiri di suatu
negara;
3. Perlunya dimungkinkan dan diatur penggunaan arsip
untuk masyarakat umum/publik
KEWAJIBAN BADAN PUBLIK :
1.
2.
3.
4.
5.
Menyediakan, memberikan dan/atau menerbitkan
Informasi Publik yang berada di bawah
kewenangannya kepada Pemohon Informasi Publik
Menyediakan Informasi Publik yang akurat,benar,
dan tidak menyesatkan
Membangun dan mengembangkan sistem informasi
dan dokumentasi untuk mengelola Informasi Publik
secara baik dan efisien
Membuat pertimbangan secara tertulis setiap
kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap
orang atas Informasi Publik
Pertimbangan tersebut memuat pertimbangan
politik, ekonomi, sosial, budaya, dan/atau
pertahanan dan keaman negara
(pasal 7 UU KIP)
HAK BADAN PUBLIK :
Badan publik berhak menolak memberikan
informasi yang dikecualikan , yang mencakup:
1. Informasi yang dapat membahayakan negara
2. Informasi yang berkaitan dengan
kepentingan perlindungan usaha dari
persaingan usaha tidak sehat
3. Informasi yang berkaitan dengan hak-hak
pribadi
Pasal 13
1. Untuk mewujudkan pelayanan cepat, tepat dan
sederhana, setiap Badan Publik :
a. Menunjuk Pejabat Pengelola Informasi dan
Dokumentasi, dan
b. Membuat dan mengembangkan sistem
penyediaan layanan informasi secara cepat,
mudah dan wajar sesuai dengan petunjuk
teknis standar layanan informasi publik yang
berlaku secara nasional.
2. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi sbgmn
dimaksud ayat 1 dibantu oleh pejabat fungsional
Pasal 52
Badan Publik yang dengan sengaja tidak menyediakan,
tidak memberikan, dan/atau tidak menerbitkan Informasi
Publik berupa Informasi Publik secara berkala, Informasi
Publik yang wajib diumumkan secara serta-merta,
Informasi Publik yang wajib tersedia setiap saat, dan/atau
Informasi Publik yang harus diberikan atas dasar
permintaan sesuai dengan Undang-Undang ini, dan
mengakibatkan kerugian bagi orang lain dikenakan
pidana kurungan paling lama 1 (satu) tahun dan/atau
pidana denda paling banyak Rp5.000.000,00 (lima juta
rupiah).
(Pasal 52 UU KIP)