Jurnal Ilmiah - Akademi Sekretari dan Manajemen Ariyanti

Kompetensi Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi di Bidang Kearsipan
Oleh: Surati Redjosuwito**
Abstrak
Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi berdampak pada sistem
penyelesaian
pekerjaan
yang
cenderung
berubah,
termasuk
pekerjaan
kantor/kesekretariatan khususnya arsip. Di era informasi dengan kecanggihan komputer
sebagai sarana pengolah data menjadi informasi yang salah satunya berupa arsip
membutuhkan sumberdaya manusia yang kompeten secara profesional. Sumberdaya
manusia yang dimaksud antara lain adalah sekretaris dan manajemen administrasi
khususnya lulusan Diploma III pendidikan profesional jurusan sekretaris dan manajemen
administrasi. Kompetensi profesi sekretaris dan manajemen administrasi dikatakan teruji
dibidang kearsipan jika memiliki pengetahuan dan keahlian dalam mencatat,
menyimpan, memelihara, menemukan kembali arsip secara efektif dan efisien serta
melakukan penyusutan berdasarkan jadual retensi. Satu hal yang perlu dipahami adalah
bahwa pengelolaan arsip di era kecanggihan teknologi perkantoran ini tidak dapat
meninggalkan metode manual yang dibarengi dengan komputerisasi.
Pendahuluan
Setiap kegiatan organisasi, instansi maupun perusahaan atau unit kerja secara
garis besar meliputi pekerjaan operatif dan administratif. Pekerjaan operatif merupakan
pekerjaan pokok unit kerja yang bersangkutan sedangkan pekerjaan administratif,
kesekretariatan atau pekerjaan kantor merupakan partner ideal pekerjaan operatif, seperti
dikemukakan oleh Colleman Maze bahwa : “the office is a full partner in modern
business” (The Liang Gie, 1991). Salah satu pekerjaan kantor sebagai pusat informasi
adalah kearsipan.
Mengingat keberadaan arsip memegang peranan penting dalam suatu unit kerja,
maka perlu dikelola oleh sumberdaya manusia yang berkompeten dibidangnya, yaitu
Sekretaris dan Manajemen Administrasi atau sebutan lain yang sepadan. Profesi
Sekretaris
dan
Manajemen
Administrasi
mempunyai
tanggung
jawab
dalam
menghimpun, mengolah, menyimpan dan menyajikan informasi yang diperlukan
pimpinan unit kerja guna mengambil keputusan yang antara lain bersumber dari arsip.
Mengelola arsip, tentunya membutuhkan kemampuan dan keterampilan atau
kompetensi yang memadai terutama mengenai sistem, prosedur, dan metode pengelolaan
yang efektif dan efisien. Sistem apapun yang diterapkan, akan efektif bila menggunakan
metode pengelolaan baik komputerisasi maupun manual. Pengelolaan secara manual
tetap mutlak dilakukan dengan pertimbangan arsip sebagai tanda bukti otentik dan
memiliki kekuatan hukum, terutama yang tertera tanda tangan asli dengan tinta.
Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi
Sekretaris dan Manajemen Administrasi yang dimaksud adalah Sekretaris dan
Manajemen Administrasi tingkat manajemen menengah (middle management). Formasi
profesi tersebut dapat diisi oleh mereka yang memiliki kualifikasi minimal lulusan
program Diploma 3 seperti jurusan Sekretaris dan Manajemen Administrasi. Kedua jenis
lulusan tersebut diharapkan mampu bersaing untuk mengisi formasi jabatan dibidang
Kesekretariatan dan Manajemen Administrasi, sesuai dengan kompetensi yang
diperlukan oleh dunia kerja.
Pada dasarnya, baik Sekretaris maupun Manajemen Administrasi mempunyai
tugas utama yang relatif sama, yaitu mengelola pekerjaan administratif yang dalam
prakteknya dapat berupa : kesekretariatan/perkantoran. Artinya, profesi Sekretaris
mengelola unit Sekretariat. Sedangkan unit Administrasi dikelola oleh Manajemen
Administrasi
yang
bisa
diidentikkan
dengan
Kepala
Bagian
Administrasi,
Manajemen/Manajer Kantor atau sebutan lainnya.
Kedua jabatan tersebut merupakan profesi yang memang sebaiknya diisi oleh para
lulusan Diploma 3 Akademi Sekretaris dan Manajemen sebagai bentuk pendidikan bisnis
(business education). Dalam konteks ini, Gordon Bismarck Cross (2003) menyatakan
bahwa “Business Education, field of training in business practices and in specific skill
such as accounting, information processing, keyboarding/typewritting, record keeping,
and shorthand”. Pendapat Cross menegaskan bahwa record keeping/pemeliharaan
arsip/tata kearsipan/manajemen kearsipan merupakan salah satu kompetensi bagi lulusan
pendidikan bisnis (selain akuntansi, pemrosesan informasi, mengetik termasuk komputer,
dan
stenografi). Pendidikan bisnis yang dimaksud seperti Akademi Sekretari dan
Manajemen (ASM) jurusan sekretaris dan manajemen administrasi serta jenis program
pendidikan Diploma III lainnya yang sejenis.
Ruang Lingkup Kearsipan
Dalam pelaksanaan kegiatan setiap unit kerja yang ditunjang oleh pekerjaan
kantor antara lain arsip, maka semakin maju suatu kantor, jumlah arsip yang dihasilkan
oleh kantor yang bersangkutan akan cenderung bertambah. Semakin bertambah jumlah
arsip, semakin banyak permasalahan yang ditimbulkan, sehingga membutuhkan
pengelolaan yang intensif. Untuk dapat mengurus arsip dengan baik, diperlukan
pengetahuan dan keterampilan tentang manajemen kearsipan. Tahap awal, perlu
disepakati bahwa arsip berasal dari kata archief (Belanda), dan arche/archeon yang
berarti dokumen tertulis yang disusun dan digunakan dalam melayani aktivitas pekerjaan
organisasi dalam melaksanakan tugas untuk mencapai tujuan organisasi (E. Martono,
1987). Secara terbatas, arsip adalah kumpulan surat-surat yang disimpan sehingga pada
saat dibutuhkan, dapat disiapkan untuk melaksanakan tindakan-tindakan selanjutnya (The
Liang Gie, 1992).
Mengenai klasifikasi arsip, Basir Barthos (2003) mengemukakan sebagai berikut :
1. Arsip dinamis, adalah arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
suatu unit kerja. Arsip ini meliputi arsip aktif yang secara rutin digunakan, dan arsip
inaktif yang penggunaannya sewaktu-waktu saja.
2. Arsip statis, arsip yang berasal dari arsip dinamis, disimpan di ARSDA (Arsip
Daerah) maupun di ARNAS (Arsip Nasional) karena kegunaannya.
Dilihat dari sudut hukum, arsip dibedakan kedalam :
1. Arsip otentik, yaitu arsip yang terdapat tanda tangan asli dengan tinta sebagai
keabsahan.
2. Arsip tidak otentik, arsip yang tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta.
Selanjutnya H. Lance Secretan (1985) menyatakan bahwa fungsi arsip merupakan
alat bantu untuk mengingat peristiwa atau kejadian yang sudah berlangsung, sebagai
pusat ingatan dan informasi.
Berdasarkan pengertian dan fungsi arsip di atas, disadari bahwa pengelolaan arsip
yang efektif perlu dilakukan dengan sistem, prosedur, dan metode yang efektif pula. Pada
dasarnya pengelolaan arsip meliputi kegiatan penataan berkas secara sistematis atau
kegiatan penyimpanan, pemeliharaan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip jika
diperlukan (Prajudi Atmosudirdjo, 1982). Lebih rinci, pengelolaan arsip tersebut meliputi
kegiatan: pencatatan dan pendistribusian, prosedur penyimpanan, penemuan kembali,
pemeliharaan, dan penyusutan yang dapat dijelaskan sebagai berikut:
1. Pencatatan dan pendistribusian
a. Pencatatan dengan Sarana Buku Agenda
Buku agenda digunakan untuk mencatat bahan arsip berupa surat masuk yang
berisi keterangan : no urut surat, tanggal diterima, tanggal surat, nomor surat,
lampiran, perihal, hubungan dengan nomor surat. Kelengkapan buku agenda
adalah
buku
ekspedisi,
sebagai
tanda
bukti
penerimaan,
pengiriman/pendistribusian surat/barang, berisi keterangan : nomor urut surat;
tujuan surat; isi surat; dan paraf penerima.
b. Pencatatan dengan Kartu Kendali
Kartu Kendali digunakan untuk mencatat bahan arsip berupa surat penting masuk
maupun keluar berukuran 10 x 15 cm, berisi keterangan : indeks, tanggal, nomor,
kode, isi ringkas, dari, kepada.
Dengan kartu kendali, surat dapat dikontrol dari sejak penerimaan sampai
penyimpanan. Kartu disimpan dalam kotak dengan sistematis, surat-surat terletak
di bawah caption yang sama.
c. Pencatatan dengan Tata Naskah (Takah)
Dengan prosedur takah dimaksudkan agar memudahkan penyajian, pengolahan,
pengawasan, dan penemuan kembali data yang dihimpun dalam takah. Sarana
pencatatan surat digunakan buku agenda. Untuk organisasi atau unit kerja yang
besar, efektif digunakan sarana pencatatan dengan kartu kendali. Sedangkan bagi
unit kerja yang relatif kecil masih efektif digunakan buku agenda.
2. Penyimpanan Arsip
a. Penyimpanan arsip yang belum diproses (sementara)
Langkah ini adalah file tindak lanjut, terdiri dari map-map berisi label tanggal
yang berlaku untuk 3 bulan. Tiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, dilengkapi
dengan tanda petunjuk (guide) sebanyak 12 (Januari sampai dengan Desember)
yang selanjutnya disimpan pada file penyimpanan.
b. Penyimpanan arsip permanen, dengan prosedur :
 persiapan dengan memberi tanda : “siap untuk disimpan”
 mengindeks : menentukan subyek/kata tangkap (angka, abjad, subjek)
 memberi tanda/kode : garis bawah atau lingkaran pada kata tangkap dengan
warna menyolok
 menyortir, sesuai sistem penyimpanan yang digunakan
 menyimpan, menempatkan arsip ke dalam filing cabinet, kecuali kronologis
dalam ordner.
Sistem penyimpanan arsip yang dapat diterapkan adalah : sistem abjad, pokok soal
(subyek), wilayah (geografis), nomor dan tanggal. Masing-masing sistem memiliki
kelebihan dan kekurangan. Untuk pertimbangan efektivitas, dalam prakteknya dapat
digunakan gabungan diantara sistem yang ada, misalnya abjad dan nomor (angka).
Efektivitas penerapan sistem penyimpanan arsip tersebut perlu ditunjang dengan
sarana dan prasarana yang memadai.
3. Penemuan Kembali Arsip
Penemuan kembali arsip dilakukan guna penemuan informasi yang terkandung
dalam arsip dengan tepat dalam waktu yang cepat (tidak lebih dari satu menit).
Sistem penyimpanan yang diterapkan, sarana prasarana
dan personalia yang
menangani, akan menentukan penemuan kembali arsip. Umumnya, sistem abjad,
subyek, dan wilayah lebih mudah dibandingkan penerapan sistem nomor dan
tanggal. Bagi unit kerja yang besar sebaiknya digunakan acuan penemuan kembali
arsip : indeks, kode, dan tunjuk silang. Indeks/kata tangkap dapat berupa : nama
orang, unit kerja, masalah, atau tempat. Kode dapat berupa : angka, angka dan huruf,
huruf dan tanda-tanda lain yang efektif digunakan. Tunjuk silang bisa berhubungan
dengan kata tangkap/indeks, tetapi sedapat mungkin dihindarkan. Menurut Liang Gie
(1991), efektivitas penemuan kembali arsip, selain waktu yang diperlukan tidak lebih
dari 1 menit, juga dengan menghitung Angka Kecermatan (AK) dengan rumus :
jumlah arsip yang ditemukan
AK =
AK
jumlah arsip yang tidak ditemukan
x 100 % = 0,5 s.d 3 %
0,5 s.d 3% di atas merupakan angka toleransi efektivitas penemuan kembali
arsip dan sekaligus sebagai angka toleransi sistem penyimpanan arsip yang
diterapkan efektif. Semakin kecil prosentase AK, maka semakin baik sistem
kearsipannya. Jika diperoleh AK lebih besar dari 3% maka sistem kearsipannya perlu
dilakukan pembenahan.
4. Pemeliharaan Arsip
Pemeliharaan arsip meliputi perawatan, penjagaan atau pengamanan arsip dan
ruangan/tempat
penyimpanan
(Hadi
Abubakar,
1995).
Berkaitan
dengan
pemeliharaan ini perlu dihindari terjadinya arsip yang hilang guna menjaga
kelestarian informasi yang terkandung di dalamnya, sesuai dengan UU no. 7/1971
pasal 10 bahwa setiap Lembaga Negara dan Badan-badan pemerintah wajib
mengatur, menyimpan, memelihara dan menyelamatkan arsip. Adapun kriteria ruang
penyimpanan arsip adalah :
 menggunakan filter penyaring debu
 terpisah dari ruang kerja lainnya
 tahan api, air, dan serangga
 tidak berjendela, tetapi ventilasi dan cahaya cukup, AC (minimal kipas angin)
 temperatur ideal 22°C - 25°C dengan kelembaban : 50 °C - 60°C (gunakan
termometer dan higrometer)
 fumigasi dengan : DDT atau Gammexane Smoke
5. Penyusutan Arsip
Semakin tinggi kegiatan suatu unit kerja, semakin cepat pula penambahan jumlah
arsipnya. Sebagai upaya yang dapat dilakukan adalah dengan cara pemindahan dan
penyusutan.
a. Pemindahan, dilakukan dengan memindahkan arsip dari file aktif ke file inaktif,
selanjutnya ke ARSDA dan ARNAS, sesuai dengan tingkat kegunaan masingmasing.
b. Penyusutan, dapat dilakukan dengan penentuan jadwal retensi terhadap sejumlah
arsipnya dan sebaiknya disusun oleh suatu tim kerja
yang akan menilai,
menetapkan golongan, dan waktu pemindahan/pemusnahan. Jadwal retensi
memuat keterangan tentang : golongan arsip (vital, penting, berguna, tidak
berguna), nama arsip, umur arsip (aktif, inaktif), sifat arsip (abadi, dimusnahkan).
Menurut Liang Gie (1991), satu hal yang perlu diperhatikan dalam rangka
penyusutan arsip yang berkaitan dengan penentuan jadwal retensi adalah
menghitung Angka Pemakaian (AP) arsip sebagai berikut:
jumlah permintaan arsip
AP =
jumlah arsip yang disimpan
x 100 % = 5 s.d 20 %
Apabila hasil penghitungan AP arsip dalam suatu unit kerja berkisar antara 5 - 20
% maka hal ini menunjukkan bahwa
tingkat efektivitas pemakaian arsipnya
masih baik. AP tersebut sekaligus menandakan sistem kearsipan yang diterapkan
masih dapat dipertahankan. Semakin tinggi AP semakin baik sistem kearsipan
yang diterapkan.
6. Komputerisasi Arsip
Standar ukur efektivitas dan efisiensi kearsipan adalah penemuan kembali arsip
dengan cepat dan tepat. Untuk arsip dalam jumlah besar, sarana komputer sangat
banyak membantu, namun tidak dapat dimanfaatkan secara penuh karena dokumen
aslinya harus tetap disimpan secara manual. Dengan sistem pengolahan data
elektronik (electronic data processing system) dilengkapi dengan disket dan hard disk
termasuk CD-ROM yang mampu menyimpan 270000 halaman cenderung efektif dan
efisien.
Dengan
komputerisasi,
arsip
disimpan,
ditemukan
kembali
dan
didistribusikan ke berbagai unit kerja (Zulkifli Amsah, 1992). Arsip yang bersifat
otentik belum dapat disimpan dengan komputer, karenanya harus dikelola secara
manual.
Kompetensi Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi dibidang Kearsipan
Kompetensi adalah the ability willingness to perform a task (kemampuan dan
kemauan untuk melaksanakan tugas). Lebih operasional, kompetensi diartikan sebagai :
“.... a wide concept which embodies the ability to transfer skill and knowledge to new
situations within the occupational area” (Amstrong, 1996). Memperhatikan pendapat
tersebut, apapun profesinya diharapkan memiliki kemampuan untuk mentransfer keahlian
dan pengetahuan di suatu lingkungan kerja. Demikian halnya dengan profesi Sekretaris
dan Manajemen Administrasi khususnya lulusan pendidikan profesional
program
Diploma III ASM dan sejenisnya, diarahkan terutama pada kesiapan penerapan keahlian
tertentu sesuai dengan Kep. Mendiknas nomor : 232/U/2000 tentang Pedoman
Penyusunan Kurikulum Pendidikan Tinggi dan Penilaian Hasil Belajar Mahasiswa.
Adapun salah satu misinya adalah : memiliki pengetahuan dan keterampilan yang cukup
untuk mempraktekkan profesinya. Artinya, profesi Sekretaris dan Manajemen
Administrasi diharapkan siap menangani jenis pekerjaan yang dihadapi yang menjadi
tanggung jawabnya dibidang kesekretariatan/perkantoran. Untuk itu, diperlukan
gambaran tentang tingkat kompetensi dan kualifikasi yang diperlukan oleh dunia kerja
sesuai dengan Kepmen nomor : 232/U/2000, bahwa program diploma merupakan
pendidikan profesional yang berorientasi terhadap pemenuhan kebutuhan industri
terutama kebutuhan sumberdaya manusia maka dalam penyusunan kurikulumnya perlu
memperhatikan kompetensi dari industri. Dalam konteks ini, pelaksanaan Proses Belajar
Mengajar (PBM) sebagai realisasi dari Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) dalam
penyelenggaraan pendidikan profesional seperti ASM dengan D III-nya, tentu para
lulusan diharapkan memiliki kompetensi dibidangnya, khususnya kearsipan.
Aspek kompetensi seperti yang telah dikembangkan oleh Depnaker dengan
pendekatan jabatan, antara lain mempertimbangkan pola Model Occupational Skill
Standard (MOSS). Pola tersebut sebagai perumusan kompetensi atau standar kualifikasi
keterampilan yang berfokus pada pengetahuan (knowledge) dan keterampilan (skill)
sebagaimana yang dikembangkan oleh Asian Pacific Skill Development (Iwan M, 2002).
Berkaitan dengan ciri kompetensi, pokok kajian mata kuliah Manajemen Perkantoran,
Praktek Kesekretariatan dan Praktek Perkantoran adalah : mengelola dokumen bisnis.
Selanjutnya, EEDP (Engineering Education Development Project) menetapkan
beberapa ciri kompetensi lulusan program profesional khususnya D 3, antara lain :
1. mampu menerapkan keterampilan yang telah diperoleh secara tepat dan baik
2. mampu menganalisis dan merencanakan metode penyelesaian masalah teknis atau
kepentingan manajerial
3. mampu mengevaluasi informasi dan menggunakannya untuk melakukan prediksi
bagi tujuan perencanaan dan penelitian.
Berdasarkan ciri kompetensi tersebut telah ditetapkan pula struktur kurikulum inti
program studi Sekretaris dan Manajemen Administrasi, khususnya untuk mata kuliah
Keilmuan
dan Keterampilan (MKK), antara lain: Manajemen Perkantoran, Praktek
Kesekretariatan/Praktek Perkantoran dengan pokok kajiannya adalah :
1. Mengelola dokumen bisnis.
2. Melaksanakan kegiatan kesekretariatan/perkantoran yang berhubungan dengan
kegiatan bisnis baik internal maupun eksternal.
Ditambahkan pula oleh Secretary's Commision Achieving Skills bahwa salah satu dari 5
keterampilan yang perlu dimiliki oleh calon pekerja yang antara lain berhubungan dengan
arsip adalah memperoleh dan memanfaatkan informasi.
Memperhatikan kriteria kompetensi di atas, pada dasarnya paradigma kompetensi
Sekretaris dan Manajemen Administrasi adalah profesional di lapangan kerja, antara lain
yang berkaitan dengan pengelolaan informasi, khususnya arsip. Artinya, profesi
Sekretaris dan Manajemen Administrasi harus profesional, memiliki pengetahuan dan
keahlian dibidang kearsipan sebagai pusat informasi yang dapat menunjang kegiatan unit
kerja yang bersangkutan. Dalam prakteknya, pengelolaan arsip dalam suatu unit kerja
ditangani oleh suatu tim, termasuk arsiparis di bawah tanggung jawab Sekretaris dan atau
Manajemen Administrasi atau jabatan lain yang sepadan. Kompetensi Sekretaris dan
Manajemen Administrasi dibidang kearsipan meliputi sistem, prosedur dan metode baik
komputerisasi maupun manual. Kecanggihan komputer dalam pengelolaan arsip tidak
dapat mengabaikan pengelolaan arsip secara manual.
Kesimpulan
1. Kompetensi pada dasarnya adalah kemampuan dan kemauan untuk melaksanakan
tugas (the ability and willingness to perform a task) sesuai dengan profesi masingmasing secara profesional.
2. Profesi Sekretaris dan Manajemen Administrasi harus memiliki kompetensi dibidang
kearsipan yang merupakan bagian pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
Tuntutan tersebut sesuai dengan kompetensi pola Model MOSS (Model Occupational
Skill Standard) yang meliputi : pengetahuan dan keterampilan khususnya dibidang
kearsipan.
3. Kompetensi Sekretaris dan Manajemen Administrasi dibidang kearsipan adalah :
memahami, menguasai dan terampil dalam mengelola arsip dalam suatu unit kerja.
Pengelolaan arsip tersebut meliputi kegiatan : pencatatan dan pendistribusian, sistem
penyimpanan, pemeliharaan dan penyusutan.
4. Sistem penyimpanan arsip yang efektif dapat dilengkapi dengan metode penyimpanan
secara komputerisasi maupun manual. Kedua metode penyimpanan arsip tersebut
efektif diterapkan secara bersama-sama.
--------------------------------------** adalah dosen tetap ASM Ariyanti
DAFTAR PUSTAKA
Amstrong, Michael. 1996. Personal Management Practice, Sixth Edition, London,
Kogan Page Limited, 120. Pentou, Villeood.
Barthos, Basir, H. 2003. Manajemen Kearsipan Untuk Lembaga Negara, Swasta dan
Perguruan Tinggi. Aksara, Jakarta.
Hadi, Abubakar. 1985. Pola Kearsipan Modern, Sistem Kartu Kendali. Djambatan,
Jakarta.
Martono, E. 1982. Dasar - Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan. Karya Utama, Jakarta.
Mulyawan, Iwan. 2002. Pendidikan Program Diploma dan Perumusan Kurikulum
Berbasis Kompetensi. P5D, Bandung.
Sedarmayanti, Tata Kearsipan dengan Memanfaatkan Teknologi Modern.
Sutarto. 1986. Sekretaris dan Tata Warkat. Universitas Gadjah Mada, Yogyakarta.
The Liang Gie. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Liberti Yayasan Studi Ilmu dan
Teknologi, Yogyakarta.
Zulkifli, Amsyah. 1992. Manajemen Kearsipan. PT. Gramedia Pustaka, Jakarta.