peningkatan daya saing pengrajin industri kecil rumah

Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
DESAIN SISTEM INFORMASI PRODUKSI
DI PT INDOSIPA BETON
David Sundoro* dan Arif Djunaidy**
* PT Indosipa Beton
Raya Surabaya-Mojokerto Km 19, Sepanjang, Sidoarjo
email : [email protected]
** Program Studi Magister Manajemen Teknologi ITS
Jl. Cokroaminoto 12A, Surabaya
email : [email protected]
ABSTRAK
Setiap perusahaan memiliki berbagai cara yang bisa dipergunakan untuk
mendukung usahanya dalam mencapai tujuan, termasuk di dalamnya adalah
pemanfaatan teknologi informasi. Hal yang sama juga berlaku di PT Indosipa Beton
yang membutuhkan suatu sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya, yang
meliputi penjualan, produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan. Meski sudah
menggunakan komputer sebagai alat untuk membantu, namun proses mencatat sendiri
masih dilakukan terpisah, sehingga sering terjadi proses pengolahan data yang berulang.
Menanggapi permasalahan yang dihadapi, maka dibuatlah suatu desain sistem
informasi produksi yang terintegrasi dan mampu memenuhi kebutuhan data di PT
Indosipa Beton, yang diharapkan bisa menjadi acuan pada saat pembuatan dan
implementasi. Desain aplikasi tersebut akan meliputi kelima bagian diatas, penjualan,
produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan.
Dari hasil dan pembahasan yang telah dilakukan diperoleh sebuah desain yang
menunjukkan bahwa penggunaan data jadwal produksi, data jadwal penagihan dan
beberapa data yang lain yang cukup sering dipergunakan lintas bagian. Hal ini
menunjukkan bahwa dibutuhkannya integrasi antara data yang ada supaya dapat dioleh
menjadi informasi yang berguna
PENDAHULUAN
Setiap perusahaan memiliki berbagai cara yang bisa dipergunakan untuk
mendukung usahanya dalam mencapai tujuan, termasuk didalamnya adalah
pemanfaatan teknologi informasi. Hal yang sama juga berlaku di PT Indosipa Beton
yang membutuhkan suatu sistem informasi untuk mendukung proses bisnisnya, yang
meliputi penjualan, produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan. Meski sudah
menggunakan komputer sebagai alat untuk membantu, namun proses mencatat sendiri
masih dilakukan terpisah, sehingga sering terjadi proses pengolahan data yang berulang.
Secara administrasi, PT Indosipa Beton masih menggunakan kertas kerja (worksheet)
dalam menjalankan kegiatannya. Hal ini jelas tidak mudah untuk mengolah data secara
baik, karena proses pencatatan transaksi masih dibuat secara terpisah satu dengan yang
lainnya. Termasuk proses penjualan, pengiriman, produksi, penagihan dan pembayaran,
serta proses pembelian. Semua proses tersebut masih menggunakan cara pencatatan
yang sederhana, seperti menggunakan program Microsoft Excel atau kertas kerja
(worksheet) fisik. Penggunaan kertas kerja seperti ini, baik yang elektronik maupun
fisik, dirasakan sulit untuk memenuhi kebutuhan dimasa mendatang. Baik untuk
menjalankan kegiatan bisnisnya maupun untuk memenuhi kebutuhan informasi dari
transaksi yang pernah dilakukan oleh perusahaan. Hal ini juga menyebabkan kesulitan
dalam mengolah data untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi pihak yang
membutuhkan, terutama pihak pada tingkat eksekutif dan manajer perusahaan.
Meskipun pada beberapa bagian sudah menggunakan komputer, namun tidak lebih dari
sekedar alat untuk mencatat saja, dan belum dipergunakan secara maksimal. Jelas
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
bahwa situasi ini menggambarkan bahwa banyak proses yang masih dilakukan secara
manual pada kegiatan bisnis perusahaan ini.
Menanggapi permasalahan yang dihadapi, maka dibuatlah suatu desain sistem
informasi produksi yang terintegrasi dan mampu memenuhi kebutuhan data di PT
Indosipa Beton, yang diharapkan bisa menjadi acuan pada saat pembuatan dan
implementasi. Desain aplikasi tersebut akan meliputi kelima bagian diatas, penjualan,
produksi, pengiriman, pembelian dan penagihan.
METODOLOGI PENELITIAN
Pada penelitian ini, terdiri dari beberapa tahap yang saling saling melengkapi satu
sama lain, yakni tahap pengumpulan informasi, tahap analisa kebutuhan, dan tahap
desain
HASIL DAN PEMBAHASAN
Tahap Pengumpulan Informasi
Keadaan sistem saat ini adalah keadaan sistem yang dirancang oleh PT. Indosipa
Beton. Sistem yang ada pada PT. Indosipa Beton adalah :
 Untuk proses penjualan beton cair pada perusahaan ini adalah dengan cara
customer memesan melalui telepon atau datang langsung ke perusahaan. Lalu
pencatatan pesanan customer tersebut dicatat secara manual serta dinegosiasikan
cara pembayarannya atau waktu penagihannya.
 Data pesanan customer tersebut lalu dikumpulkan dan divisi penjualan nantinya
akan membuatkan jadwal produksi untuk masing-masing pesanan customer
tersebut. Kemudian jadwal produksi tersebut akan diserahkan ke divisi produksi
sehari sebelum produksi dilakukan.
 Setelah jadwal produksi diterima oleh divisi produksi, maka divisi ini akan
mempersiapkan segala sesuatunya untuk melakukan produksi. Produksi yang
dilakukan tentu saja akan dicatat untuk dapat dibuat laporan hariannya nantinya.
 Produksi dilakukan langsung di dalam truk pengangkut beton, di mana produksi
untuk tiap 5 m³ akan berlangsung selama kira-kira 5 menit. Setelah produksi untuk
satu truk selesai, maka beton cair tersebut langsung diantarkan menuju proyek yang
ditentukan oleh customer di awal pemesanan produk.
 Sebelum pengantaran produk dilakukan, maka divisi produksi akan membuatkan
surat jalan sebagai bukti pengantaran pesanan customer. Surat jalan tersebut dibawa
oleh pengemudi truk, setelah sampai di lokasi proyek yang dituju, maka surat jalan
tersebut akan dimintai tanda tangan kepada kontraktor proyek. Ini bertujuan sebagai
bukti bahwa produk yang dikirim telah diterima oleh customer.
 Selanjutnya surat jalan dibawa kembali ke perusahaan, untuk dicatat jam
kembalinya truk ke perusahaan. Ini dilakukan oleh divisi pengiriman. Surat jalan
yang kembali ini disimpan dan kemudian diserahkan ke divisi keuangan untuk
dapat dibuatkan tagihannya.
 Untuk dapat melaksanakan produksi, tentu saja diperlukan stok material. Stok
material ini diawasi dan ditangani oleh divisi pembelian yang bekerja sama dengan
divisi produksi. Oleh karena itu, divisi pembelian wajib tahu jadwal produksi dan
mengontrol keadaan stok material yang dimiliki oleh perusahaan.
 Setelah semua produksi dilaksanakan dalam satu hari selesai dan surat jalan telah
diterima kembali, maka semua surat jalan yang kembali dikumpulkan dan
kemudian langsung diserahkan ke divisi keuangan. Lalu divisi keuangan akan
membuatkan tagihan (invoice) yang disesuaikan dengan hari penagihan yang
diinginkan oleh customer di awal terjadinya transaksi penjualan.
 Divisi keuangan ini memiliki petugas penagih yang akan bergerak tiap hari untuk
mengirimkan tagihan (invoice) kepada customer.
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-23-2
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
Tiap akhir bulan semua data penjualan, pembelian, produksi dan penagihan
tersebut akan dikumpulkan dan diolah menjadi suatu laporan, yaitu laporan laba / rugi
yang menjadi laporan keuangan dari perusahaan ini. Hampir keseluruhan proses
tersebut masih mempergunakan sistem kertas kerja (worksheet).
Berdasarkan kegiatan pengumpulan data yang sudah dilakukan, data yang dibutuhkan
pada pembuatan desain sistem informasi produksi ini meliputi :
 Data order
 Data pelanggan
 Data tagihan pesanan
 Data retur, dimana retur dapat dilakukan jika disebabkan oleh kesalahan perusahaan
dan pengajuan keluhan tidak melebihi 2 x 24 jam
 Data jadwal produksi
 Data jadwal pengiriman
 Data penjualan, yang meliputi detil dan total penjualan
 Data pembelian, yang meliputi detil dan total pembelian
 Data produksi, yang meliputi bahan baku yg diperlukan, lama produksi, urutan,
prioritas produksi, jumlah yang diproduksi
 Data pengiriman, yang meliputi waktu pengiriman yang sebenarnya dan pengemudi
truk pengangkut
 Data stok
 Data penyuplai
 Data pembayaran ke penyuplai
 Data karyawan, termasuk pembagian jam atau giliran kerja untuk pegawai di bidang
produksi dan supir pengiriman
 Data keuangan, yang meliputi penagihan, pembayaran piutang dan pembayaran ke
penyuplai termasuk data tunggakan dari pelanggan
 Data jadwal penagihan
 Data penagihan, yang meliputi jumlah yang ditagih, petugas yang menagih, tanggal
jatuh tempo
 Data user account, untuk membedakan hak akses masing-masing pengguna
Adapun formulir fisik yang telah dikumpulkan, yang dapat membantu dalam
pembuatan desain sistem ini meliputi :
 Formulir pesanan
 Fomulir jadwal pengiriman beton
 Formulir laporan produksi
 Formulir pengiriman pesanan
 Formulir permintaan pembelian
 Faktur
 Formulir pencatatan penagihan
Tahap Analisa Kebutuhan
Desain sistem baru yang dikembangkan adalah gambaran dari sistem yang
diharapkan dapat menyempurnakan dan memudahkan proses administrasi yang ada
pada PT. Indosipa Beton. Sistem baru tersebut adalah sebagai berikut :
 Dengan sistem yang baru, pencatatan pesanan customer dapat dicatat langsung dan
data pesanan dapat langsung disimpan ke dalam database.
 Setelah itu jadwal produksi dapat langsung dibuat tanpa harus mengumpulkan
berkas-berkas Sales Order (SO) dahulu. Ini memudahkan divisi penjualan untuk
menentukan jadwal produksi, karena diketahui SO mana saja yang belum
dijadwalkan untuk produksi dan yang sudah dijadwalkan untuk produksi. Data
jadwal dapat dilihat langsung oleh divisi produksi, karena bersifat online
menggunakan intranet.
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-23-3
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008






Pencatatan produksi juga dapat lebih mudah dilakukan, karena hanya perlu memilih
jadwal produksi mana yang ingin dicatat proses produksinya. Otomatis data jadwal
produksi dapat keluar dan dapat langsung dihitung total pemakaian bahan bakunya.
Surat jalan juga dapat dibuat secara cepat, karena tidak perlu mencatat berulangulang tipe produk yang akan dikirim, proyek yang akan dituju dan customer mana
yang memesan.
Surat jalan juga dapat dibuat secara cepat, karena tidak perlu mencatat berulangulang tipe produk yang akan dikirim, proyek yang akan dituju dan customer mana
yang memesan.
Pengontrolan stok material dapat dilakukan lebih mudah, karena dapat langsung
dilihat jadwal produksi dan dapat dilihat jumlah bahan baku yang tersedia.
Pembuatan jadwal penagihan, dimaksudkan untuk memudahkan divisi keuangan
agar dapat mengatur pengiriman tagihan (invoice) kepada customer, karena dapat
langsung dilihat hari penagihan customer dan dapat langsung dihitung jumlah yang
harus ditagihkan.
Pembuatan laporan juga dapat lebih mudah, karena data yang diperlukan tidak perlu
dikumpulkan manual dan dapat dilakukan penghitungan secara otomatis, seperti
menghitung total penjualan dalam satu periode.
Tahap Desain
Desain sistem merupakan hasil dari penelitian yang telah dilakukan di PT
Indosipa Beton meliputi desain sistem lintas divisi yang mengakomodasi proses bisnis
yang dijalankan oleh PT Indosipa Beton. Ada pun desain sistem yang ada, dibuat untuk
5 buah divisi yakni Pemasaran, Produksi, Pengiriman, Pembelian dan Keuangan
Maintain Sales Order
<<include>>
<<include>>
Maintain Data Customer
<<include>>
<<include>>
Maintain Jadwal Produksi +
Pengiriman
Div.Penjualan
Log In
<<include>>
(f rom Actor)
<<include>>
Maintain Retur
Maintain Produk
<<include>>
Ubah Password
(from Admin)
<<include>>
Hapus Data Customer
View Laporan Penjualan
Gambar 1. Use Case Diagram Divisi Pemasaran
Divisi Pemasaran memiliki beberapa use case diagram yang menggambarkan
login, pemeliharaan data sales order, pemeliharaan data customer, pemeliharaan jadwal
produksi dan pengiriman, pemeliharaan data produk, pemeliharaan data retur,
mengubah password dan melihat laporan penjualan, seperti yang bisa dilihat pada
gambar 1.
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-23-4
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
View Sales Order
<<include>>
View Data Customer
<<include>>
View Jadwal Produksi +
Pengiriman
<<include>>
Maintain Surat Jalan
<<include>>
<<include>>
Div.Produksi
View Stok
(from Actor)
Log In
<<include>>
(from Penjualan)
<<include>>
Proses Produksi
<<include>>
Ubah Password
(from Admin)
View Laporan Produksi
Kabag
Produksi
(from Actor)
Gambar 2. Use Case Diagram Divisi Produksi
Pada Divisi Produksi use case diagram yang dimiliki adalah login, melihat SO,
jadwal produksi, pemeliharaan surat jalan, melihat stok, melihat proses produksi,
mengganti password dan melihat laporan produksi, seperti yang terlihat pada gambar 2.
Divisi Pengiriman memiliki beberapa use case diagram yang menggambarkan proses
login, melihat sales order, melihat data customer, pemeliharaan surat jalan,
pemeliharaan data supir, pemeliharaan data truk, merubah password dan melihat
laporan pengiriman, seperti yang terlihat pada gambar 3.
Pada Divisi Pembelian, use case diagram yang dimiliki adalah proses login,
melihat jadwal produksi dan pengiriman, pemeliharaan purchase order, melihat data
stok material, proses penerimaan barang, pemeliharaan data supplier, mengubah
password, menghapus data supplier dan melihat laporan pembelian material, seperti
yang bisa dilihat pada gambar 4.
View Sales Order
(from Produksi)
View Data Customer
<<include>>
(from Produksi)
<<include>>
View Jadwal Produksi +
Pengiriman
Div.Pengirima
n
<<include>>
(from Produksi)
(from Actor)
<<include>>
Maintain SuratJalan
<<include>>
Maintain Supir
Maintain Truk
<<include>>
<<include>>
<<include>>
Ubah Pass word
(from Admin)
View Laporan Pengiriman
Kabag
Pengiriman
(from Actor)
Gambar 3. Use Case Diagram Divisi Pengiriman
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-23-5
Log In
(from Penjualan)
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
View Jadwal Produksi +
Pengiriman
(from Produksi)
Maintain Purchase Order
<<include>>
Div.Pembelian
<<include>>
View Stok
(from Actor)
(from Produksi)
<<include>>
Penerimaan Barang
<<include>>
<<include>>
Maintain Data Supplier
<<include>>
Ubah Password
Kabag
Pembelian
Log In
(from Penjua...
(from Ad...
<<include>>
Hapus Data Supplier
(from Actor)
View Laporan Pembelian
Gambar 4. Use Case Diagram Divisi Pembelian
Divisi Keuangan memiliki beberapa use case diagram yang menggambarkan
proses login, melihat data customer, melihat data sales order, melihat data purchase
order, data supplier, pemeliharaan data pembayaran, melihat jadwal penagihan,
pemeliharaan data invoice, ubah password, laporan penjualan, laporan pembelian,
laporan retur, laporan kas keluar dan kas masuk, seperti pada gambar 5.
Gambar 5. Use Case Diagram Divisi Pembelian
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-23-6
Prosiding Seminar Nasional Manajemen Teknologi VII
Program Studi MMT-ITS, Surabaya 2 Pebruari 2008
KESIMPULAN DAN SARAN
Kesimpulan
Kesimpulan yang bisa diambil dari penelitian yang dilakukan untuk membangun
sistem informasi produksi di PT Indosipa Beton, adalah bahwa pembuatan desain yang
dilakukan dapat dijadikan acuan dalam membangun aplikasi sistem informasi produksi
yang dibutuhkan, dengan dibuatnya purwa rupa aplikasi berbasis web.
Saran
Saran yang bisa diberikan untuk pengembangan penelitian lebih lanjut adalah
adanya pengembangan dan penyempurnaan desain bisa dikembangkan lebih jauh lagi
agar dapat mengakomodasi kebutuhan sistem yang lebih rinci.
DAFTAR PUSTAKA
Asmarawitjitra, Suaeb (1991), Manajemen Usaha Readymix Concrete, Program
Pendidikan Berkelanjutan, Bidang Rekayasa Sipil, 23 September – 5 Oktober,
Surabaya.
Blaha, Michael et al (2005), Object-Oriented Modeling and Design with UML, 2nd
Edition, Prentice Hall, New Jersey.
Chonoles, Michael J et al (2003), UML for Dummies, Wiley Publishing Inc., New
York.
Jacobson, Ivar et al (1992), Object-Oriented Software Engineering : Use Case Driven
Approach, Addison-Wesley.
Kimmel, Paul, (2005), UML Demystified : A Self-teaching Guide, McGraw Hill,
California.
Norman, Ronald J. (1996), Object-Oriented System Analysis and Design, Prentice Hall,
New Jersey.
Remenyi, Dan et al (2000), The Effective Measurement and Management of IT Costs
and Benefits, Butterworth Heinemann
Riggs, James L (1987), Production System : Planning, Analysis and Control, John
Wiley and Sons, Canada.
Targowski S. Andrew (2003), Electronic Enterprise: Strategy and Architecture, IRM
Press
ISBN : 978-979-99735-4-2
C-23-7