perangkat lunak pengajuan pelatihan karyawan

PERANGKAT LUNAK PENGAJUAN PELATIHAN KARYAWAN
BERBASIS WEB PADA BAGIAN HUMAN CAPITAL
DI PT. LEN INDUSTRI (PERSERO)
Rikky Wisnu Nugraha., S.T., M. KOM 1, Rio Em Muhammad2
Dosen Konsentrasi Teknik Informatika Prodi Manajemen Informatika PKN LPKIA
2
Mahasiswa Konsentrasi Teknik Informatika Prodi Manajemen Informatika PKN LPKIA
3
Politeknik Komputer Niaga LPKIA, Jln. Soekarno Hatta No. 456 Bandung 40266, Telp. +62 22 75642823,
1
[email protected], [email protected]
1
Abstrak
PT. Len Industry (Persero) merupakan suatu perusahaan jasa yang bergerak dalam bidang Railway Signaling, Signaling
Systems, Traction System dan Substation Systems ini beroperasi dengan standard dan kualitas internasional secara terus
menerus sehingga membentuk mata rantai supply yang kuat. Namun terkadang karyawan menginginkan pelatihan yang
berguna untuk mendapatkan ilmu baru dan mengembangkan kemampuan agar memiliki pengetahuan yang dibutuhkan
untuk pengembangan perusahaan. Untuk mengatasi masalah tersebut, di perlukan sistem yang baru dengan
memanfaatkan penggunaan teknologi informasi yang dapat memberikan kemudahaan akan kebutuhan informasi yang
cepat, tepat dan akurat. Penggunaaan Yii Framework sebagai alat untuk mempermudah dalam pembangunan perangkat
lunak dan MySql sebagai penyimpan database nya.
Kata kunci : Media Informasi, Yii framework, Web
1. Pendahuluan
PT LEN (Lembaga Elektronika Nasional) didirikan pada
tahun 1965 dan kemudian bertransformasi menjadi
sebuah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) pada tahun
1991. Sejak saat itu Len bukan merupakan kepanjangan
dari Lembaga Elektronika Nasional (LEN), tetapi telah
menjadi sebuah entitas bisnis profesional dengan nama
PT Len Industri. Saat ini Len berada di bawah koordinasi
kementrian Negara BUMN. Selama ini LEN telah
mengembangkan bisnis dan produk-produk dalam
bidang elektronika untuk industri dan prasarana, serta
telah menunjukkan pengalaman dalam bidang
Broadcasting selama lebih dari 30 tahun dengan ratusan
pemancar TV dan Radio yang telah terpasang di
berbagai wilayah Indonesia.
Human Capital merupakan suatu divisi dalam PT LEN
(Persero) yang Melaksanakan Perencanaan, Pengaturan,
Pengendalian dan pelaporan pelatihan pendidikan untuk
karyawan, penyelenggaraan pelatihan di ajukan
berfungsi untuk mengembangkan kemampuan para
karyawan di PT LEN (Persero) agar memiliki
pengetahuan yang di butuhkan untuk pengembangan
perusahaan. Pelatihan yang di ajukan bisa bersifat
Internal Perusahaan maupun Eksternal perusahaan.
Sebagian besar pengelolaan pengajuan pelatihan
menggunakan metode yang masih berbentuk lampiranlampiran suatu dokumen yang harus dikirimkan ke
beberapa kepala unit bagian untuk persetujuan karena
metode yang digunakan belum ideal sesuai kebutuhan
dan kondisi permasalahan yang dihadapi,hal ini
mengakibatkan banyak aktifitas pelayanan yang kurang
teratur, lambat, tidak efisien dan bahkan menimbulkan
kerugian bagi pegawai dan perusahaan. Untuk
menyelesaikan permasalahan yang dihadapi bagian
Administrasi dan keuangan dibutuhkan sebuah aplikasi
sistem pelayananan
yang tepat, sesuai dengan
kebutuhan dan dapat membantu mempermudah dalam
menyelesaikan persoalan yang dihadapi maka,
dibuatnya perangkat lunak pengajuan pelatihan
karyawan berbasis web pada bagian Human Capital di
PT LEN Industri (Persero)
2. Landasan Teori
2.1. Pengertian Human Capital
Menurut Mayo (2000:115), mengukur kinerja
perusahaan dari perspektif keuangan sangatlah akurat,
tetapi sebenarnya, dasar penggerak nilai dari keuangan
tersebut adalah sumber daya manusia (human capital)
dengan segala pengetahuan, ide, dan inovasi yang
dimilikinya. Selain itu, human capital juga merupakan
inti dari suatu perusahaan.
2.2. Pengertian Pelatihan
Menurut
Daryanto dalam
bukunya
berjudul
“Manajemen Diklat” (2014:31) Pelatihan/Diklat adalah
suatu proses yang sistematis untuk mengembangkan
pengetahuan, keterampilan dari sikap yang diperlukan
dalam melaksanakan tugas seseorang serta diharapkan
akan dapat mempengaruhi penampilan kerja baik orang
yang bersangkutan maupun organisasi tempat bekerja.
2.3. Pengertian WEB
Menurut kustiyahningsih dalam bukunya yang berjudul
Pemograman Basis Data Berbasis Web Menggunakan
PHP & MySQL (2011:113) mengemukakan bahwa:
“Web adalah layanan yang didapat oleh pemakai
komputer yang terhubung ke internet”.Browser adalah
perangkat lunak untuk mengakses halaman web seperti
Internet Explorer, Mozilla Firefox,Opera, Safari, dan
lain-lain.”
2.4 Teori Perangkat Lunak
Menurut Jogiyanto mengatakan bahwa perangkat lunak
(software) adalah:
lunak (software).” ”Teknologi yang canggih dari
perangkat keras akan berfungsi apabila instruksiinstruksi tertentu telah di berikan kepada
perangkat keras tersebut. Instruksi-instruksi
tersebut disebut dengan perangkat.
( Jogiyanto,2005:358)
3.3. Perancangan data
1. Class Diagram
2.5 Pengertian YII Framework
Menurut Prayitno dalam bukunya yang berjudul YII
Framework : Menguasai Framework Php Terbaik
(2013:1) mengemukakakn bahwa “YII (Yes It Is) adalah
merupakan salah satu dari sederetan PHP Framework
yang bersifat open source”.
Sedangkan
menurut
Situs
resminya
(http://www.yiiframework.com) “YII adalah
Framework (kerangka kerja) PHP berbasis komponen,
berkinerja tinggi untuk pengembangan aplikasi web
berskala besar”.
3. Analisis dan Perancangan Perangkat Lunak
3.1. Gambaran umum perusahaan
Perangkat lunak yang dibuat ialah perangkat lunak yang
berada pada Divisi Sumber Daya Manusia PT LEN di
bagian Human Capital yang mempunyai fungsi dan
peranan
merencanakan,
mengkoordinasikan,
memonitor, mengevaluasi serta melakukan kegiatan
pengajuan
pelatihan
oleh
karyawan.
Untuk
merealisasikan tujuan tersebut dilakukan peningkatan
dalam hal informasi yang dapat dijadikan parameter
dalam rangka pencapaian dari sasaran yang telah
dicanangkan. Perangkat lunak yang akan dikembangkan
ini merupakan perangkat lunak yang baru di lingkungan
PT LEN yang digagas dengan tujuan untuk
memudahkan dalam hal pengajuan pelatihan oleh
karyawan dan pemberian informasi kepada setiap kepala
bagian serta pembuatan laporan oleh bagian human
capital.
3.2. Analisis fungsional
Analisis fungsional untuk aplikasi ini antara lain :
1. Dapat memberikan informasi yang sesuai sehingga
dapat dipertanggung jawabkan kepastian dan
kebenaranya.
2. Dapat mencari dan menampilkan data-data yang
dibutuhkan petugas.
3. Mampu mengontrol pengajuan pelatihan yang akan
di ajukan.
4. Dapat memberikan laporan secara berkala atau
periodik sesuai dengan tingkat manajemen.
Gambar 3.1 Class Diagram
3.4. Perancangan procedural
1. Use Case Diagram
Gambar 3.2 Use case Diagram
3.5. Perancangan antar muka
Nama Dialog Screen : Halaman Informasi
Perusahaan
Fungsi
: Digunakan sebagai halaman
awal website
Bentuk
:
Nama Dialog Screen : Halaman Login
Fungsi
: Digunakan masuk ke halaman
akun.
Bentuk
:
Gambar 3.5 Dialog Screen Login
Nama Dialog Screen : Upload Pelatihan
Fungsi
: Digunakan Untuk Upload
pelatihan
Bentuk
:
Gambar 3.3 Menu Home
Nama Dialog Screen : Halaman Jadawal Pelatihan
Fungsi
: Digunakan melihat informasi
jadwal pelatihan
Bentuk
:
Gambar 3.6 Upload Pelatihan
Nama Dialog Screen : Data Karyawan
Fungsi
: Digunakan untuk memasukan
data karyawan
Bentuk
:
Gambar 3.4 Jadwal Pelatihan
Gambar 3.7 Data Karyawan
Nama Dialog Screen : Tambah data karyawan
Fungsi
: Digunakan Untuk menambah
data karyawan
Bentuk
:
4.2. Petunjuk Penggunaan Program
1. Rancangan dialog screen
Nama Dialog Screen: Menu Utama
Fungsi: Untuk memilih menu program
Bentuk :
Gambar 4.1 Form Menu Utama
Gambar 3.8 Tambah data karyawan
Nama Dialog Screen : Halaman kelola Pelatihan
Fungsi
: Digunakan untuk mengelola
Pelatihan
Bentuk
:
Uraian Cara Penggunaan :
Halaman ini akan muncul setelah karyawan
maupun admin memasukan alamat website
b. Halaman ini bisa dilakukan untuk melihat
informasi perusahaan seperti struktur organisasi
untuk melihat forum ini karyawan tidak harus
login.
a.
Nama Dialog Screen : Jadwal Pelatihan
Fungsi
: Digunakan melihat informasi
jadwal pelatihan
Bentuk
:
Gambar 3.9 Halaman kelola Pelatihan
4. Implementasi
4.1. Kebutuhan Sumber daya
1. Kebutuhan Software
a. Sistem Operasi Microsoft Windows XP / Linux,
b. Framework Yii
c. PHP
d. Macromedia Dreamwaver
e. Database MySQL
f. Web Browser (Internet Explorer, Firefox)
2.
Kebutuhan Hardware
a. Processor 2.66 Ghz
b. Memory/RAM 2 GB
c. Memory 1 GB,
d. VGA Onboard 128 MB atau Lebih,
e. Hardisk 80 GB atau lebih
f. Input Device (Keyboard, Mouse)
g. Output Device (Monitor)
Gambar 4.2 Jadwal Pelatihan
Uraian Cara Penggunaan :
a. Halaman ini akan muncul setelah karyawan maupun
admin memasukan alamat website
b. Halaman ini bisa dilakukan untuk melihat informasi
Jadwal pelatihan yang telah disetujui oleh kepala unit
bagian,kepala unit SDM dan admin Human Capital,
untuk mengakases halaman ini karyawan atau admin
tidak harus melakukan proses login .
Nama Dialog Screen : Halaman Login
Fungsi
: Digunakan masuk ke halaman
akun.
Bentuk
:
e.
Setelah selesai melakukan pengajuan pelatihan
karyawan dapat menekan tombol logout untuk keluar
dari hak akses sebagai karyawan.
Nama Dialog Screen : Halaman Kelola Pelatihan
Fungsi
: Digunakan untuk mengelola
Pelatihan
Bentuk
:
Gambar 4.3 Login
Uraian Cara Penggunaan :
a. Halaman akan muncul sesudah menekan tombol
login.
b. User mengisikan username dan password untuk
masuk ke dalam web.
c. Menu akan dimunculkan sesuai hak akses.
d. Setelah selesai melakukan login, admin dapat
menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses
admin.
Nama Dialog Screen : Upload Pelatihan
Fungsi
: Digunakan Untuk Upload
pelatihan
Bentuk
:
Gambar 4.5 Kelola Pelatihan
Uraian Cara Penggunaan :
a. Halaman ini muncul sesudah karyawan berhasil
login dan memilih menu upload pelatihan
b. Halaman ini akan tampil setelah karyawan
melakukan proses pengajuan pelatihan.
c. Pada halaman ini karyawan dapat melakukan
proses pengeditan pelatihan, penghapusan
pelatihan dan melakukan proses pencarian
pelatihan yang pernah diajukan
d. Setelah selesai melakukan pengajuan pelatihan
karyawan dapat menekan tombol logout untuk
keluar dari hak akses sebagai karyawan.
Nama Dialog Screen : Halaman Kelola Pelatihan
Fungsi
: Digunakan untuk mengelola
Pelatihan hak ases Admin,
Kepala Unit Bagian dan Kepala
Unit SDM
Bentuk
:
Gambar 4.4 Upload Pelatihan
Uraian Cara Penggunaan :
a. Halaman ini akan muncul sesudah karyawan berhasil
login dan memilih menu upload pelatihan.
b. Halaman ini bisa dilakukan untuk melakukan proses
upload pelatihan dengan melakukan pengisian sesuai
konten yang telah disediakan.
c. Tekan tombol Choose File untuk memilih laporan
yang akan di upload.
d. Tekan tombol create untuk menyelesaikan proses
pengajuan pelatihan.
Gambar 4.6 Kelola Pelatihan hak ases Admin,
Kepala Unit Bagian dan Kepala Unit SDM
Uraian Cara Penggunaan :
a. Halaman ini akan muncul sesudah admin, kepala unit
bagian dan kepala unit SDM berhasil login dan
memilih menu Upload pelatihan.
b. Halaman ini dilakukan untuk menggunduh,
approved dan rejected oleh admin, kepala unit bagian
dan kepala unit SDM yang sudah login.
c. Tekan tombol link nama file yang di upload
karyawan untuk mengunduh pengajuan pelatihan.
d. Tekan tombol link approved untuk menyetujui
pengajuan pelatihan
e. Tekan tombol rejected untuk menolak pengajuan
pelatihan yang nanti akan ada informasi kepada
karyawan yang melakukan proses pengajuan
pelatihan.
f. Setelah selesai melakukan kelola pelatihan
admin,kepala unit bagian dan kepala unit SDM dapat
menekan tombol logout untuk keluar dari hak aksess
admin, kepala unit bagian dan kepala unit SDM.
Nama Dialog Screen : Tambah data karyawan
Fungsi
: Digunakan Untuk menambah
data karyawan
Bentuk
:
f.
Setelah selesai melakukan edit, admin dapat
menekan tombol logout untuk keluar dari hak akses
admin.
5. Kesimpulan
Berdasarkan hasil analisis yang telah dilakukan terhadap
Sistem Aplikasi Pengelolaan Surat Tagihan (Invoice) PT
Hariff DTE, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
a. Dengan adanya perangkat lunak media informasi
berbasis web ini, setiap karyawan pada perusahaan
dapat menerima informasi mengenai perusahaan
berdasarkan bagian-bagian nya dan sesuai dengan
kebutuhan karyawan. Karyawan hanya perlu
memasukan url di browser. Setelah itu, memilih
informasi yang dibutuhkan. Informasi umum
internal perusahaan dapat dilihat oleh karyawan
tanpa melakukan login. Setelah melakukan login,
karyawan dapat turut berkontribusi dalam berbagai
informasi perusahaan.
b. Pencatatan pengajuan pelatihan dapat diproses
dengan baik sesuai tanggal dan permintaan
karyawan sehingga pengajuan pelatihan menjadi
efisien.
c. Pencarian informasi mengenai pengajuan pelatihan
pada bagian Human Capital menjadi lebih mudah
dan cepat.
Daftar Pustaka
[1] Bintoro, ST., MT dan Drs. Daryanto. 2014,
Manajemen Diklat. Gava Media,
Malang
[2]
Gambar 4.7 Tambah data karyawan
Uraian Cara Penggunaan :
a. Halaman ini akan muncul sesudah admin berhasil
login dan memilih menu Data Karyawan.
b. Halaman ini bisa dilakukan untuk menambah,
merubah dan menghapus oleh admin yang sudah
login.
c. Tekan tombol tambah, maka admin bisa
menambahkan data karyawan pada halaman ini
d. Tekan tag edit, maka admin bisa merubah data
karyawan pada halaman ini.
e. Tekan tag hapus, maka admin bisa melakukan hapus
data forum pada halaman ini.
kustiyahningsih. 2011, Pemograman Basis
Data Berbasis Web Menggunakan PHP
& MySQL .Elex Media Komputindo,
Jakarta.