bab i pendahuluan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
SMK Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal merupakan salah satu
sebuah sekolah swasta di daerah Kabupaten Tegal yang berperan sebagai sarana
pendidikan
formal.
Salah
satu
kegiatan
yang
dilakukan
oleh
SMK
Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal dalam proses kegiatan pengelolaan
surat adalah kegiatan pencatatan surat antar instansi. Proses kegiatan pencatatan
surat yang dilakukan oleh SMK Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal sampai
saat ini masih dilakukan secara manual, yaitu dengan mencatat data pada surat
masuk maupun surat keluar ke dalam buku agenda surat.
Ketika petugas mencari informasi yang berkaitan dengan data surat yang
dibutuhkan, maka petugas akan membutuhkan waktu tertentu. Karena petugas
harus melihat kembali data surat yang dicari pada buku agenda surat dan
mencocokannya satu per satu berdasarkan kebutuhan. Seiring dengan adanya
pertumbuhan data dalam surat masuk maupun surat keluar, SMK Muhammadiyah
Kramat Kabupaten Tegal tentunya juga membutuhkan penyimpanan arsip file
yang terorganisir. Atas dasar pertimbangan tersebut, maka proses kegiatan
pengelolaan surat di SMK Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal dapat
dikatakan masih kurang efektif dan efisien dalam manajemen surat. Pencatatan
data surat yang dilakukan secara manual tentunya memiliki kekurangan, seperti
rentan terhadap kehilangan data, membutuhkan waktu yang lama dalam pencarian
suatu informasi, dan arsip penyimpanan file surat yang belum terorganisir.
Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan, maka salah satu solusi
yang
digunakan
untuk
mengatasi
1
hal
ini
adalah
dengan
cara
2
mengurangi atau menghilangkan penggunaan kertas dan melakukan sistem
berbasis komputerisasi untuk pengolahan data. Penyimpanan dokumen yang
dilakukan secara elektronik dapat berjalan lancar apabila didukung dengan
pengelolaan sistem dokumen eletronik yang baik. Adanya perkembangan
kemajuan teknologi informasi dan komunikasi memungkinkan proses untuk
mendapatkan informasi dapat diperoleh secara cepat, tepat, dan akurat. Kemajuan
teknologi saat ini tentunya dapat membantu menyelesaikan suatu pekerjaan.
Sehubungan dengan hal itu, maka akan dikembangkan sebuah sistem
informasi pencatatan surat pada SMK Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal.
Pengembangan sistem informasi dengan berbasis web ini, diharapkan dapat
membantu mengatasi permasalahan dalam pengelolaan data surat di SMK
Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal. Selain itu, dari sistem yang akan
dibuat tersebut diharapkan pengelolaan surat dapat menjadi lebih efektif, efisien,
dan akurat serta dapat memberikan pelayanan yang baik dan optimal.
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah dipaparkan sebelumnya, maka
rumusan masalah yang akan dibahas dalam penelitian adalah bagaimana
merancang sebuah sistem informasi pencatatan surat di SMK Muhammadiyah
Kramat Kabupaten Tegal.
1.3
Batasan Masalah
Sistem informasi pencatatan surat di SMK Muhammadiyah Kramat
Kabupaten Tegal tentunya memiliki ruang lingkup kerja yang sangat luas. Oleh
karena itu diperlukan batasan masalah agar tetap dalam bahasan penelitian.
Adapun batasan masalah yang dibahas dalam penelitian ini adalah :
1. Sistem hanya dapat melakukan pencatatan data surat masuk, surat keluar, dan
surat disposisi.
2. Sistem tidak membahas pembuatan surat keluar beserta nomor surat.
3
3. Sistem tidak membahas masalah keamanan jaringan.
1.4
Tujuan Penelitian
Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mendapatkan sebuah rancangan
sistem sebuah sistem informasi pencatatan surat di SMK Muhammadiyah Kramat
Kabupaten Tegal sesuai dengan kebutuhan yang diperlukan.
1.5
Manfaat Penelitian
Manfaat yang diperoleh dari penelitan pembuatan sistem informasi
pencatatan surat di SMK Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal adalah
sebagai berikut :
1. Keputusan yang akan diambil dan berhubungan dengan pencatatan surat dapat
menjadi lebih cepat dan akurat.
2. Informasi yang dikumpulkan menjadi lebih baik dan mudah ketika akan
dilakukan pencarian.
3. Meminimalisir terjadinya kehilangan data dan kesalahan data.
4. Kualitas pelayanan dalam administrasi persuratan di SMK Muhammadiyah
Kramat Kabupaten Tegal dapat menjadi lebih meningkat.
1.6
Metodologi Penelitian
Beberapa metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah sebagai
berikut :
I. Pengumpulan data
Metode pengumpulan data yang dilakukan penulis dalam
menyelesaikan penelitian ini antara lain :
a. Observasi
Merupakan suatu metode pengumpulan data yang digunakan untuk
membuat perencanaan pada sebuah sistem informasi. Pada penelitian ini,
penulis melakukan observasi dengan mengamati dan memahami tentang
bagaimana proses kerja
dari
sistem
pencatatan surat
di
SMK
4
Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal yang sebelumnya masih
dilakukan secara manual.
b. Wawancara
Dalam penelitian ini, wawancara dilakukan dengan pengguna yang
sebelumnya masih mengunakan sistem tersebut secara manual dan yang
akan
mengimplementasikan
sistem
pencatatan
surat
di
SMK
Muhammadiyah Kramat Kabupaten Tegal. Dari wawancara yang
dilakukan, maka peneliti dapat mengetahui kebutuhan yang diinginkan
pengguna dalam sistem tersebut dan tentunya memperoleh data dan
informasi yang berkaitan dengan penelitian ini.
c. Studi Literatur
Dalam penelitian, studi literatur berisi tentang teori, temuan, dan
bahan penelitian lain yang nantinya dapat dijadikan sebagai bahan acuan
untuk kegiatan penelitian. Pada kesempatan ini, studi literatur dilakukan
dengan mengumpulkan dan mempelajari informasi–informasi yang
berkaitan dengan sistem pengelolaan surat di sebuah sekolah atau instansi
yang berbasis web sebagai implementasinya.
II. Pengembangan Sistem
Metode pengembangan sistem yang dilakukan dalam penelitian ini
berdasarkan pada metode SDLC (System Development Life Cycle)
Waterfall yang mempunyai tahapan – tahapan sebagai berikut :
a. Analisis Sistem
Tahap
analisis
sistem
sebenarnya
digunakan
untuk
mengidentifikasi dan mengevalusai permasalahan dan hambatan yang
muncul pada sistem yang lama, sehingga nantinya dapat ditemukan suatu
solusi atau melakukan perbaikan – perbaikan yang ada dalam suatu sistem.
Pada penelitian ini, tahap analisis sistem dilakukan dengan melakukan
analisis terhadap kebutuhan pengguna suatu sistem baik sistem yang baru
5
maupun lama, yang meliputi analisis kebutuhan data, analisis kebutuhan
fungsional, dan analisis kebutuhan non-fungsional.
b. Perancangan Sistem
Tahap perancangan sistem ini dilakukan dengan menggambarkan
rancangan sistem secara keseluruhan dan setelah itu diterjemahkan ke
dalam sebuah desain agar dapat diimplementasikan menjadi sebuah
program. Perancangan sistem ini tentunya sangat memudahkan pengguna
dalam memahami sistem yamg akan dibuat. Di penelitian ini, peneliti
melakukan perancangan sistem yang meliputi perancangan data flow
diagram (DFD) sebagai perancangan proses sistem, perancangan Entity
Relationship Diagram (ERD) sebagai perancangan basis data, perancangan
struktur menu, dan perancangan antarmuka.
c. Implementasi Sistem
Tahap implementasi sistem merupakan suatu proses membangun
sebuah sistem berdasarkan perancangan yang sudah dilakukan sebelumnya
dan menjadi sebuah aplikasi / program yang dapat digunakan oleh
pengguna. Impelementasi sistem pada penelitian ini menggunakan bahasa
pemrograman PHP (Hypertext PrePocessor), framework Yii2, dan basis
data MySQL.
d. Pengujian Sistem
Tahap pengujian sistem pada dasarnya bertujuan untuk menguji
sejauh mana kemampuan dan kesesuaian suatu sistem pada aplikasi yang
sudah selesai dibangun dengan kebutuhan pengguna, serta mencari
kekurangan dari sistem yang telah dibuat. Untuk memastikan bahwa
sistem dapat digunakan maka pengujian dilakukan dengan menggunakan
localhost.
6
1.7
Sistematika Penulisan
Untuk menjelaskan gambaran secara umum mengenai masalah yang
dibahas di dalam penelitian, maka diperlukan suatu sistem penulisan laporan yang
dibagi menjadi beberapa bab dengan rincian sebagai berikut :
1. BAB I PENDAHULUAN
Bab satu ini menjelaskan secara rinci tentang latar belakang
masalah, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat
penelitian, metodologi penelitian, dan sistematika penelitian.
2. BAB II TINJAUAN PUSTAKA
Bab dua ini menguraikan tentang referensi–referensi yang
mempunyai hubungan relevan dengan sistem sejenis yang sudah pernah
dibuat sebelumnya.
3. BAB III LANDASAN TEORI
Bab tiga ini berisi tentang penjelasan beberapa teori– teori, prinsip,
atau sumber literatur yang dapat dipertanggungjawabkan secara ilmiah
sehingga dapat digunakan sebagai pembanding dalam penelitian yang
sedang dibahas.
4. BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Bab empat ini menjelaskan tentang analisa terhadap sistem yang
akan dibuat dalam penelitian ini. Tahap perancangan sistem sendiri terdiri
dari analisis kebutuhan sistem, analisis kebutuhan basis data, perancangan
alur kerja sistem, perancangan diagram alir data, perancangan basis data
sistem, perancangan struktur menu, dan perancangan antarmuka.
5. BAB V IMPLEMENTASI
Bab lima ini berisi implementasi dan penjelasan tentang sistem
yang telah dibuat, dengan menampilkan antarmuka sistem dan beberapa
potongan kode beserta penjelasan cara kerja dari sistem tersebut.
6. BAB VI PENGUJIAN DAN PEMBAHASAN SISTEM
7
Pada bab keenam ini, nantinya akan membahas pengujian suatu
sistem yang menguji kesesuaian antara suatu sistem dengan perancangan
yang telah dibuat. Pengujian sistem pada penelitian ini sebenarnya
bertujuan untuk mengevaluasi kinerja dari sistem tersebut, mengurangi
adanya kesalahan, dan memastikan bahwa sistem tersebut dapat digunakan
oleh pengguna. Selain itu pada bab ini juga dijelaskan tentang pembahasan
mengenai sistem tersebut.
7. BAB VII PENUTUP
Bab penutup ini sebenarnya berisi kesimpulan dari sistem yang
telah dibuat. Selain itu juga berisi saran-saran yang dapat dijadikan
referensi bagi pengembangan sistem selanjutnya.
DAFTAR PUSTAKA
Pada bab terakhir ini, nantinya akan memuat tentang sumbersumber referensi dari beberapa literatur yang dapat digunakan dalam
menyusun laporan tugas akhir ini.