tinjauan yuridis tentang rapat umum pemegang saham melalui

BAB II
PELAKSANAAN RAPAT UMUM PEMEGANG SAHAM MELALUI
VIDEO KONFERENSI
C. Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Berdasarkan Anggaran Dasar
Perseroan Terbatas
Organ PT terdiri dari RUPS, Direksi dan Dewan Komisaris. Organ Perseroan
yang memegang kekuasaan tertinggi dalam perseroan adalah RUPS. Setiap pemegang
saham mempunyai hak untuk menghadiri RUPS. UUPT Nomor 40 Tahun 2007
mengatur tentang ketentuan yang menegaskan hak tersebut. Begitu juga dalam
Anggaran Dasar Perseroan selanjutnya disebut AD, mengatur ketentuan perseroan
harus mengadakan RUPS paling tidak satu kali dalam setahun. Pada dasarnya
pemegang saham melakukan kontrol atas jalannya kepengurusan perseroan yang
dilakukan Direksi.
Pada UUPT sebelumnya yakni Undang-undang Nomor 1 Tahun 1995
menganut pandangan
klasik tentang kedudukan ketiga organ PT tesebut yakni
kedudukannya berjenjang, dimana RUPS sebagai organ tertinggi. 43 Tetapi menurut
pandangan institusional, kedudukan ketiga organ tersebut tidak berjenjang serta tidak
sederajat dan tidak ada satu organ lebih tinggi dari organ lain. 44 Menurut Pasal 1
angka 4 jo Pasal 75 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007, RUPS sebagai organ PT
43
Rudi prasetya, Kedudukan Mandiri Perseroan Terbatas, Disertai Dengan Ulasan Menurut
UU No 1 Tahun 1995 Tentang Perseroan Terbatas, Citra Aditya Bhakti, Bandung, 2001, h. 22.
44
Man S Sastrawijaya Dan Rai Mantili, Perseroan Terbatas Menurut Tiga Undang-Undang,
Alumni, Bandung, 2008, h. 20.
Universitas Sumatera Utara
mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris
namun dalam batas yang ditentukan oleh Undang-undang ini dan/atau AD Perseroan.
AD merupakan bagian dari Akta Pendirian PT dan hukum positif bagi PT
tersebut yang apabila dilanggar akan mengakibatkan transaksi yang dibuat PT
menjadi batal. 45 Sebagai bagian dari Akta Pendirian, AD memuat aturan main dalam
perseroan yang menentukan setiap hak dan kewajiban dari pihak-pihak
dalam
Anggaran Dasar, baik perseroan itu sendiri, pemegang saham maupun pengurus.
Berdasarkan Pasal 15 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 AD memuat sekurangkurangnya :
1. Nama dan tempat kedudukan perseroan.
2. Maksud dan tujuan serta kegiatan usaha perseroan yang sesuai dengan
peraturan perundang-undangan yang berlaku.
3. Jangka waktu berdirinya perseroan.
4. Besarnya jumlah modal dasar, modal yang ditempatkan dan modal yang
disetor.
5. Jumlah saham, jumlah klasifikasi saham apabila ada berikut jumlah
saham untuk tiap klasifikasi, hak-hak yang melekat pada setiap saham,
dan nilai nominal setiap saham.
6. Susunan, jumlah, dan nama anggota direksi dan komisaris.
7. Penetapan tempat dan tata cara penyelenggaraan RUPS.
8. Tata cara pemilihan, pengangkatan, penggantian, dan pemberhentian
anggota Direksi dan Komisaris.
9. Tata cara penggunaan laba dan pembagian deviden.
Dalam prakteknya apabila hendak mendirikan sebuah PT para pendiri cukup
mengutarakan keinginannya kepada Notaris, dan selanjutnya Notarislah yang akan
memformulasikan atau merumuskan semua keinginannya dan kemudian dituangkan
dalam Akta. Sehubungan dengan hal ini, biasanya notaris telah menyiapkan suatu
konsep yang sebahagian sudah baku dan kemudian ditambah serta diubah sesuai
45
I.G. Rai Widjaja, Pedoman Dasar Perseroan Terbatas, Pradnya Paramita, Jakarta, 1994, h.
9.
Universitas Sumatera Utara
dengan kebutuhan yang dihadapi, baik merupakan hal-hal khusus yang merupakan
kehendak para pendiri yang masih dimungkinkan atau sejalan dengan peraturan
perundang-undangan yang berlaku kemudian dirumuskan oleh Notaris menjadi suatu
naskah yang secara hukum adalah benar dan sah.
Dalam proses pendiriran PT hal yang substansi untuk dijadikan perhatian
adalah Anggaran Dasar perseroan dimana Anggaran Dasar pada awalnya merupakan
suatu Akta Pendirian yang disepakati oleh para pendiri, untuk itu maka dapat
disimpulkan bahwa :
a. AD merupakan bagian dari Akta Pendirian PT.
b. Sebagai bagaian dari akta pendirian, yang menentukan setiap hak dan
kewajiban dari pihak-pihak dalam AD, baik perseroan itu sendiri,
pemegang saham dan pengurus perseroan.
c. AD perseroan baru berlaku bagi pihak ketiga setelah akta pendirian
perseroan disetujui oleh Menteri Hukum dan Hak Asasi Manusia
(Menkumham).
Kenyataan bahwa AD merupakan aturan main dalam Perseroan diperkuat oleh
ketentuan Pasal 4 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 yang berbunyi :
Terhadap Perseroan berlaku Undang-undang ini, Anggaran Dasar Perseroan
dan peraturan Perundang undangan lainnya termaksud didalamnya asas itikad
baik, asas kepantasan dan asas kepatutan dalam menjalankan perseroan.
AD PT baru berlaku bagi pihak ketiga setelah akta pendirian PT disetujui oleh
Menkumham. Dengan diperolehnya pengesahan dari Menkumham berarti berlakunya
AD Perseroan secara menyeluruh terhadap semua pihak, baik pihak pendiri maupun
pihak ketiga lainnya yang berkepentigan dengan Perseroan, maka praktis AD telah
Universitas Sumatera Utara
menjadi Undang-undang bagi semua pihak. Walaupun demikian secara hirarkis, AD
tidak dapat menyimpang dari ketentuan Peraturan Perundang-undangan yang lebih
tinggi yang membentuknya. Hal ini berdasarkan rumusan Pasal 25 UUPT Nomor 40
Tahun 2007 yang intinya secara implisit membatalkan setiap ketentuan AD yang
bertentangan dengan UUPT Nomor 40 Tahun 2007. AD merupakan aturan main
perseroan yang tidak hanya mengikat para pihak yang mengadakannya, tetapi juga
pihak ketiga lainnya yang berhubungan hukum dengan perseroan, termasuk
didalamnya para pemegang saham dam pengurus Perseroan.
Penetapan tempat dan tata cara penyelenggaraan RUPS suatu PT harus
ditentukan dalam AD. Cara penyelenggaran RUPS yang diatur dalam UUPT Nomor
40 tahun 2007 dapat dilaksanakan dengan memanfaatkan perkembangan teknologi
informasi, sehingga RUPS dapat dilakukan para pemegang saham melalui
telekonferensi, video konferensi atau sarana media teknologi lainnya. Meskipun hal
ini dianggap baru dan rumit, tetapi dalam pelaksanaanya sudah terdapat beberapa PT
yang menerapkan cara penyelenggaraan RUPS dalam AD PT dengan memanfaatkan
sarana teknologi elektronik.
D. Rapat Umum Pemegang Saham Menurut Undang-Undang Nomor 40 Tahun
2007 Tentang Perseroan Terbatas
1. Rapat Umum Pemegang Saham Secara Konvensional
Dalam suatu PT, RUPS merupakan organ tertinggi dan memiliki hak veto
diantara organ-organ Perseroan lainnya. RUPS terdiri dari RUPS Tahunan dan RUPS
Luar biasa (RUPSLB). RUPS Tahunan dilaksanakan setiap tahun dengan agenda
Universitas Sumatera Utara
perihal pertanggungjawaban Direksi dan Dewan Komisaris Perseroan dalam
menjalankan tugas dan fungsinya selama 1 (satu) tahun, program kerja untuk tahun
ke depan, penunjukan akuntan publik dan lain-lain. RUPS Tahunan tersebut harus
dilaksanakan maksimal 6 (enam) bulan setelah tahun buku berakhir, yaitu selambatlambatnya pada akhir bulan Juni tahun berikutnya. Sedangkan rapat umum pemegang
saham luar biasa (RUPSLB) merupakan RUPS yang dapat dilaksanankan setiap
waktu dan tergantung berdasarkan kebutuhan untuk kepentingan Perseroan. 46
Yang berhak untuk memyelenggarakan RUPS pada dasarnya adalah Direksi
Peseroan. Namun berdasarkan Pasal 79 ayat (2) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 tidak
menutup kemungkinan penyelenggaraan RUPS baik RUPS Tahunan dan RUPSLB
dilakukan atas permintaan :
1. (satu) orang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili
1/10 (satu persepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak
suara, kecuali anggaran dasar menentukan suatu jumlah yang lebih kecil.
2. Dewan Komisaris.
3.
a. RUPS Tahunan
Persiapan yang harus dilakukan oleh pimpinan rapat atau Direksi Perseroan
dalam rangka menyelenggarakan RUPS Tahunan, minimal adalah sebagi berikut :
1) Menyusun Laporan Tahunan
Laporan Tahunan disusun sesuai ketentuan Pasal 66 ayat (1) UUPT Nomor 40
tahun 2007 yang memuat sekurang-kurangnya :
46
M yahya Harahap, Op Cit, h. 310.
Universitas Sumatera Utara
1) Laporan keuangan yang terdiri atas sekurang-kurangnya neraca akhir
tahun buku yang baru lampau dalam perbandingan dengan tahun buku
sebelumnya, laporan laba rugi dari tahun buku yang bersangkutan, laporan
arus kas dan laporan perubahan ekuitas, serta catatan atas laporan
keuangan tersebut.
2) Laporan mengenai kegiatan perseroan.
3) Laporan pelaksanaan tanggung jawab sosial dan lingkungan.
4) Rincian masalah yang timbul selama tahun buku yang mempengaruhi
kegiatan usaha perseroan.
5) Laporan mengenai tugas pengawasan yang telah dilaksanakan oleh dewan
komisaris selama tahun buku yang baru lampau.
6) Nama anggota direksi dan dewan komisaris.
7) Gaji dan tunjangan bagi anggota direksi dan gaji honoraroum dan
tunjangan bagi anggota Dewan Perseroan untuk tahun buku yang baru
lampau.
Selanjutnya Laporan Tahunan tersebut ditandatangani oleh semua Anggota
Direksi dan semua Anggota Dewan Komisaris yang menjabat pada tahun buku yang
bersangkutan dan disediakan di kantor Perseroan sejak tanggal panggilan RUPS
untuk dapat diperiksa oleh pemegang saham. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal
67 ayat (1) UUPT Nomor 40 tahun 2007.
2) Melakukan Pemanggilan Kepada Para Pemegang Saham
Pemaggilan RUPS kepada para pemegang saham Perseroan harus sesuai
dengan ketentuan Pasal 79 ayat (1) jo Pasal 81 ayat (1) dan (2) UUPT Nomor 40
tahun 2007. Pemaggilan harus dilakukan oleh Direksi kepada para pemegang saham
perseroan paling lambat 14 (empat belas) hari sebelum RUPS diselenggarakan, yang
dapat dilakukan dengan surat tercatat dan/atau dengan mengumumkan dalam surat
kabar.
Universitas Sumatera Utara
Pemanggilan RUPS mencantumkan tanggal, waktu, tempat dan mata acara
rapat disertai pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam RUPS
tersedia di kantor perseroan sejak tanggal dilakukan pemanggilan RUPS sampai
dengan tanggal RUPS diadakan, dan direksi wajib memberikan salinan bahan yang
akan dibicarakan dalam RUPS tersebut kepada pemegang saham secara cuma-cuma
jika diminta.
3) Cara pelaksanaan RUPS Tahunan
Pelaksanaan RUPS Tahunan pada hari, tanggal, jam dan tempat yang telah
ditentukan sesuai panggilan, dpimpin oleh salah seorang Anggota Direksi
perseroan. 47 Sebelum RUPS tahunan dibuka dan dimulai, ketua RUPS berhak untuk
memeriksa jumlah saham perseroan sesuai buku daftar saham yang diadakan oleh
direksi, yang hadir atau diwakili dalam RUPS, termasuk memeriksa keabsahan surat
kuasa yang dibawa oleh masing-masing wakil pemegang saham yang menguasakan
kehadirannya dalam RUPS sesuai ketentuan Pasal 85 UUPT Nomor 40 tahun 2007.
RUPS Tahunan dapat dilangsungkan jika dalam RUPS tersebut hadir atau
diwakili lebih dari 1/2 (seperdua) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara
yang telah dikeluarkan Perseroan sampai saat diadakannya RUPS sesuai ketuntuan
Pasal 86 UUPT Nomor 40 Tahun 2007, atau sesuai dengan kuorum kehadiran yang
47
UUPT Nomor 40 tahun 2007 tidak mengatur siapa yang harus memimpin RUPS, baik
RUPS Tahunan maupun RUPSLB. Oleh karena itu dalam praktiknya ketentuan mengenai Nama
Jabatan dan jumlah anggota Direksi dan Dewan Komisaris, tata cara penyelenggaraan RUPS dan tata
cara pengangkatan, pemggantian dan pemberhentian anggota direksi dan Dewan Komisaris serta siapa
yang harus bertindak sebagai pimpinan/ketua RUPS harus diatur dalam AD Perseroan untuk
memenuhi ketentuan dalam Pasal15 ayat (1) UUPT Nomor 40 tahun 2007 tentang hal-hal apa saja
yang harus diuraikan dalam AD.
Universitas Sumatera Utara
ditentukan lebih besar dalam AD Perseroan. Apabila kuorum kehadiran tersebut tidak
tercapai, dapat diadakan pemanggilan RUPS kedua paling lambat 7 (tujuh) hari
sebelu diadakannya RUPS kedua sesuai ketentuan Pasal 86 ayat (8) UUPT Nomor 40
Tahun 2007 .
RUPS kedua dapat dilangsungkan apabila tercapai kuorum kehadiran paling
sedikit 1/3 (sepertiga) bagian dari jumlah seluruh saham dengan hak suara yang telah
dikeluarkan Perseroan sampai saat diadakannya RUPS atau sesuai dengan kuorum
kehadiran untuk RUPS kedua yang ditentukan lebih besar dalam AD Perseroan.
Apabila kuorum kehadiran dalam RUPS kedua juga tidak tercapai, maka perseroan
melalui Direksi dapat memohon kepada Ketua Pengadilan Negeri agar ditetapkan
kuorum untuk RUPS ketiga.
Setelah ketua RUPS yakin bahwa dalam RUPS Tahunan semua yang hadir
dalam RUPS adalah benar para pemegang saham perseroan sesuai dengan
buku/catatan daftar saham yang ada pada perseroan atau kuasanya masing-masing
berdasarkan surat kuasa dan kuorum kehadiran dalam RUPS tidak tercapai sesuai
ketentuan AD atau UUPT Nomor 40 Tahun 2007. 48
Maka ketua RUPS membuka dan memulai RUPS Tahunan dan menyatakan :
a) Bahwa RUPS Tahunan dapat diselenggarakan dengan sah sesuai
ketentuan UUPT Nomor 40 Tahun 2007 dan AD Perseroan.
48
Buku daftar saham pada PT tidak selalu harus ada. Tidak semua PT menerbitkan buku
daftar saham tersebut. Dalam hal buku daftar saham tidak ada dalam PT, maka yang dijadikan
pedoman tentang susunan pemegang saham adalah AD PT yang bersangkutan.
Universitas Sumatera Utara
b) Bahwa acara RUPS Tahunan ini sesuai dengan surat panggilan RUPS
Tahunan yang telah diterima oleh para Pemegang Saham Perseroan RUPS
Tahunan yang telah diterima oleh para pemegang saham perseroan yang
akan
membahasan
mengambil
keputusan
mengenai
persetujuan/pengesahan RUPS Tahunan atas semua dokumen dan laporan
tahunan Perseroan
Pengambilan keputusan RUPS tahunan dipimpin oleh ketua RUPS dengan
memperhatikan ketentuan-ketentuan mengenai :
a) Hak suara atas setiap saham yang hadir dalam RUPS yakni dengan
berpedoman pada ketentuan dalam Pasal 84 UUPT Nomor 40 Tahun
2007, yaitu :
(1) Setiap saham yang dikeluarkan mempunyai satu hak suara, kecuali
anggaran dasar menentukan lain.
(2) Hak suara sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:
a. Saham Perseroan yang dikuasai sendiri oleh Perseroan;
b. Saham induk Perseroan yang dikuasai oleh anak perusahaannya
secara langsung atau tidak langsung; atau
c. Saham Perseroan yang dikuasai oleh Perseroan lain yang
sahamnya secara langsung atau tidak langsung telah dimiliki oleh
Perseroan.
b) Kuorum keputusan RUPS dengan berpedoman kepada Pasal 87 UUPT
Nomor 40 Tahun 2007, yaitu
(1) Keputusan RUPS diambil berdasarkan musyawarah untuk mufakat.
(2) Dalam hal keputusan berdasarkan musyawarah untuk mufakat
sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak tercapai, keputusan adalah
sah jika disetujui lebih dari 1/2 (satu perdua) bagian dari jumlah suara
yang dikeluarkan kecuali Undang-Undang dan/atau anggaran dasar
Universitas Sumatera Utara
menentukan bahwa keputusan adalah sah jika disetujui oleh jumlah
suara setuju yang lebih besar.AD
Pada dasarnya setiap keputusan RUPS seyogyanya diambil berdasarkan
musyawarah mufakat. Apabila keputusan musyawarah untuk mufakat tidak tercapai,
keputusan yang diambil akan menjadi sah jika disetujui lebih dari 1/2 (seperdua)
bagian dari jumlah suara yang dikeluarkan kecuali Undang-undang dan/atau AD
menentukan bahwa keputusan adalah sah jika disetujui oleh jumlah suara setuju yang
lebih besar.
Pengambilan keputusan RUPS Tahunan seperti yang diuraikan diatas dalam
prakteknya biasanya tidak ada kesulitan yang berarti, tidak banyak perdebatan
diantara pemegang saham yang hadir sehingga tidak memerlukan waktu lama untuk
memutuskan segala sesuatu yang dibicarakan dalam RUPS sesuai kuorum yang
dibutuhkan. Hal ini bisa terjadi karena semua dokumen dan bahan yang dibahas
dalam RUPS telah disediakan sebelumnya oleh direksi sejak tanggal panggilan
sampai dengan hari pelaksanaan RUPS, sehingga memungkinkan peserta RUPS dapat
menelaah sebelumnya secara seksama segala sesuatu yang akan dibicarakan yang
akan dibicarakan dan diputuskan dalam RUPS tahunan tersebut.
4) Pembuatan Dan Penandatanganan Notulen/Risalah RUPS
Aturan mengenai Notulen/Risalah RUPS ditegaskan dalam Pasal 90 UUPT
Nomor 40 Tahun 2007 yakni :
Universitas Sumatera Utara
a) (Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan
ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang
pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS.
b) Tanda tangan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) tidak disyaratkan
apabila risalah RUPS tersebut dibuat dengan Akta Notaris.
Berpedoman pada Pasal 90 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 tersebut diatas,
Risalah RUPS dapat dibuat dengan 2 cara yaitu :
a) Secara dibawah tangan (onderhand) yang dibuat dan disusun sendiri oleh
direksi perseroan.
b) Secara akta notaris (akta otentik) yang dibuat dan disusun oleh notaris.
a) Penandatanganan Secara Di Bawah Tangan (Onderhand)
Dalam prakteknya risalah RUPS yang dibuat secara dibawah tangan biasa
disebut Notulen atau Risalah. Cara ini dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham
perseroan apabila agenda RUPS tahunan hanya membahas dan memutuskan hal-hal
yang dianggap hanya berlaku di dalam lingkungan perseroan sendiri, dan keputusankeputusan dari RUPS tersebut tidak memerlukan persetujuan dari atau harus
dilaporkan atau diberitahukan kepada Menkumham, sehingga menurut pertimbangan
Direksi dan/atau para pemegang saham Perseroan Notulen/Risalah RUPS tersebut
tidak harus berbentuk akta otentik. Karena pertimbangan itu pula direksi dan/atau
pemegang saham perseroan
tidak perlu mengundang atau menghadap kepada
seorang notaris pada saat RUPS dilaksanakan dan biasanya sebelum RUPS
diselenggarakan direksi telah mempersiapkan draft Notulen/Risalah RUPS dengan
harapan apabila keputusan yang diambil dalam RUPS ternyata sama dengan
Notulen/Risalah yang telah disediakan lebih dahulu itu, maka ketua rapat dan para
pemegang saham yang hadir dapat langsung menandatangani risalah RUPS tersebut.
Universitas Sumatera Utara
Dan setelah penandatanganan tersebut selesai maka selesailah seluruh rangkaian
pelaksanaan RUPS Tahunan yang kemudian ditandai dengan pernyataan ketua rapat
yang menutup RUPS Tahunan tersebut.
Notulen/Risalah RUPS dibawah tangan inilah yang tepat untuk dipilih dalam
rangka pelaksanaan RUPS tahunan yang agenda atau acaranya khusus mengenai
pemberian persetujuan dan pengesahan oleh RUPS atas laporan tahunan yang
disampaikan oleh Direksi. Akan tetapi hal itu bukan berarti bahwa RUPS tahunan
semacam itu tidak diperkenankan untuk menghadirkan seorang Notaris. Kehadiran
seorang Notaris ini bertujuan agar Notulen/Risalah RUPS tersebut dapat dibuat dan
disusun oleh Notaris dalam bentuk akta otentik. Pilihan ini sepenuhnya tergantung
kepada penyelenggara RUPS tahunan PT yang bersangkutan yaitu Direksi dan/atau
para pemegang saham.
b) Penandatanganan Dengan Akta Notaris
Notulen/Risalah RUPS yang dibuat Notaris disebut berita acara. Cara ini
dipilih oleh direksi dan/atau pemegang saham
perseroan apabila agenda RUPS
Tahunan tidak hanya membahas dan memutuskan hal-hal yang hanya berlaku di
dalam lingkungan Perseroan sendiri, tetapi juga memutuskan hal-hal yang harus
dimintakan persetujuan dari atau harus dilaporkan dan diberitahukan kepada
Menkumham sebagaimana yang diatur dalam Pasal 21 UUPT Nomor 40 Tahun 2007.
Apabila dengan Akta Notaris dipilih direksi dan/atau pemegang saham Perseroan,
maka Direksi dan/atau pemegang saham Perseroan harus meminta jasa Notaris untuk
Universitas Sumatera Utara
menghadiri dan menyaksikan jalannya RUPS agar Notaris dapat membuat berita
acara mengenai segala sesuatu yang dibicarakan dan diputuskan dalam RUPS,
asalkan tempat diadakannya RUPS masih diwilayah kerja Notaris yang bersangkutan.
RUPS yang dilaksanakan dengan menghadirkan Notaris tersebut, tata cara
penyelenggaraannya tetap harus memenuhi ketentuan-ketentuan yang termuat dalam
AD PT dan/atau UUPT, dimana pimpinan RUPS tetap Direksi PT dengan
memperhatikan anggaran dasar PT sedangkan Notaris berfungsi menjalankan
kewajibannya untuk mendengar dan menyaksikan langsung jalannya RUPS sejak di
buka hingga ditutupnya RUPS sehingga Notaris dapat menyusun dan membuat
risalah RUPS yang dalam praktek disebut akta berita acara dalam bentuk yang sesuai
dengan ketentuan Pasal 38 sampai Pasal 57 UUJN Nomor 30 Tahun 2004.
Untuk penandatanganan berita acara ini tidak harus memenuhi ketentuan
Pasal 90 ayat (2) UUPT Nomor 40 Tahun 2007, yang mensyaratkan agar hasil RUPS
itu ditandatanagani oleh minimal ketua RUPS dan paling sedikit 1 (satu) orang
pemegang saham. Akan tetapi berita acara ini cukup ditandatangani oleh Notaris yang
bersangkutan. Namun bisa saja penandatanganan berita acara ini melaksanakan Pasal
90 UUPT Nomor 40 Tahun 2007, tetapi dalam Pasal 44 UUJN Nomor 30 Tahun
2004 mengharuskan disebutkan alasan apabila akta tidak ditandatangani, misalnya
Universitas Sumatera Utara
peserta rapat lebih dahulu meninggalkan ruang rapat. Berdasakan akta berita acara
inilah notaris menerbitkan salinan akta. 49
Salinan inilah yang harus disimpan Direksi sebagai salah satu dokumen
perusahaan yang dapat dijadikan bukti tentang adanya pelaksanaan RUPS Tahunan
pada hari, tanggal dan waktu yang disebutkan dalam Akta.
b. RUPS Luar Biasa (RUPSLB)
RUPSLB adalah RUPS yang pelaksanaanya tidak bersifat wajib dilaksanakan
setiap tahun, akan tetapi dapat diadakan setiap waktu apabila kepentingan perseroan
menghendaki untuk dilaksanakannya RUPS. Berdasarkan Pasal 78 ayat (4) UUPT
Nomor 40 Tahun 2007 dengan agenda RUPS diluar laporan tahunan Direksi tetapi
tidak terbatas pada :
1) Perubahan susunan anggota Direksi dan/atau Dewan Komisaris baik
perubahan yang disebabkan karena adanya anggota Direksi dan/atau
Dewan Komisaris yang telah atau akan berakhir masa jabatannya,
mengudurkan diri, meninggal dunia, diberhentikan oleh RUPS,
diberhentikan sementara oleh dewan komisaris, dimana perubahan
tersebut harus dilaporkan kepada menteri hukum dan ham.
2) Perubahan AD terentu yang harus dimintakan persetujuan dari Menteri
Hukum
dan
HAM
atau
perubahan
AD
yang
harus
dilaporkan/diberitahukan kepada Menteri Hukum dan HAM.
3) Persetujuan mengenai penggabungan, peleburan, pengambilalihan dan
pemisahan Perseroan.
4) Pembubaran, likuidasi dan berakhirnya status badan hukum Perseroan.
RUPSLB diadakan untuk membahas dan mengambil keputusan yang timbul
secara mendadak dan membutuhkan penanganan segera karena akan menghambat
49
Apabila peserta RUPS meninggalkan rapat sesuadah rapat ditutup hal ini tidal ada masalah
yg bermasalah peserta meninggalkan rapat sebelum rapat mengambil putusan. Terhadap hal ini harus
dicantumkan dan apakah rapat masih dapat mengambil keputusan harus dilihat jumlah suara yang
disyaratkan untuk mengambil suatu keputusan dari jumlah suara yang hadir dan tidak ada alasan untuk
menuntut notaris dengan alasan peserta rapat meninggalkan rapat sebelum akta ditutup.
Universitas Sumatera Utara
operasionalisasi PT. 50 RUPSLB merupakan rapat yang diselenggarakan untuk
membahas hal-hal tertentu yang dianggap perlu oleh pemegang saham. Dalam setiap
forum RUPS hanya dapat membicarakan agenda yang telah ditentukan sebelumnya.
Oleh karena itu para pemegang saham berhak untuk memperoleh keterangan yang
berkaitan dengan Perseroan dari Direksi dan/atau Dewan Komisaris, sepanjang
berhubungan dengan mata acara rapat dan tidak boleh bertentangan dengan
kepentingan Perseroan. RUPS tidak berhak untuk membicarakan apalagi sampai
mengambil keputusan dalam mata acara lain, kecuali semua pemegang saham yang
hadir dan/atau diwakili dalam RUPS tersebut menyetujui penambahan mata acara
rapat. Dengan demikian keputusan atas mata acara yang ditambahkan harus disetujui
dengan suara bulat. 51
Adapun cara pelaksanaan RUPSLB sama dengan RUPS Tahunan. Persiapan
yang harus dilakukan oleh Direksi Perseroan adalah dimulai dari menyusun bahan
yang akan dibicarakan dalam RUPSLB, dimana Direksi harus mempersiapkan bahanbahan yang akan dibicarakan dalam RUPSLB dan menyediakan di kantor Perseroan
sejak tanggal pemanggilan RUPS sampai dengan diadakannya RUPSLB. Setelah
Direksi menyusun bahan yang akan dibicarakan dalam RUPSLB, Direksi harus
melakukan pemanggilan kepada para pemegng saham. Aturan mengenai tata cara
pemaggilan kepada seluruh pemegang saham tetap berpedoman pada Pasal 79 ayat
50
Rachmadi Usman, Op Cit, h. 82
Gunawan Widjaja, Hak Individu dan Kolektif Para Pemgang Saham, Forum Sahabat,
Jakarta, 2008, h. 81.
51
Universitas Sumatera Utara
(1) jo Pasal 81 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007. RUPSLB dilaksanakan pada
hari, tanggal, waktu dan tempat yang telah ditentukan dalam surat panggilan.
Perbedaan RUPS Tahunan dengan RUPSLB hanya terletak pada penyususnan
dan pembuatan Risalah/Notulen RUPS. Risalah/Notulen RUPS Tahunan biasanya
disusun oleh Notaris tetapi dalam Risalah/Notulen RUPSLB jarang sekali
menghadirkan
Notaris
karena
Pelaksanaan
RUPSLB
ini
biasanya
hanya
menghasilkan keputusan intern perseroan sehingga Notulen/Risalah Rapatnya
bersifat di bawah tangan.
Namun ada kalanya pelaksanaan RUPSLB melibatkan jasa Notaris secara
langsung atau tidak langsung hadir dalam rapat apabila keputusan RUPSLB tersebut.
Dalam hal diperlukan keterlibatan jasa Notaris disebabkan keputusan RUPS
mengenai hal-hal yang harus dimintakan persetujuan dari dan/atau yang harus
diberitahukan/dilaporkan kepada Menkumham. Apabila Notulen/Risalah RUPSLB
yang masih dibawah tangan berisikan hal-hal tersebut, maka dalam Notulen/Risalah
RUPSLB harus mencantumkan pemberian kuasa oleh RUPS kepada salah seorang
Direksi Perseroan untuk menyatakan keputusan-keputusan RUPSLB dalam Bentuk
Akta Notaris sekaligus memberikan kuasa untuk menandatangani akta-akta yang
diperlukan untuk itu di hadapan Notaris. Akta ini disebut Akta Penegasan Keputusan
Rapat (Akta PKR).
Universitas Sumatera Utara
2. Rapat Umum Pemegang Saham Melalui Video Konferensi
Dalam ketentuan UUPT, penyelenggaraan RUPS dapat dilakukan dengan
memanfaatkan
perkembangan
Teknologi
Video
Call
atau
Teleconference.
Pemanfaatan kecanggihan ini memungkinkan para pemegang saham perusahaan tidak
harus bertatap muka secara langsung tetapi dapat bertatap muka melalui media
elektronik yang saling dapat berhubungan seperti layaknya bertatap muka secara
langsung. Tujuan yang akan dicapai dalam suatu rapat tentunya akan membahas suatu
hal yang berkaitan dengan kepentingan atau masalah dalam PT itu sendiri. Kemajuan
teknologi informasi ini sangat mempermudah selain lebih efisen juga lebih efektif.
Hal ini menimbulkan dampak dalam UUPT mensyaratkan bahwa setiap perubahan
AD PT harus dibuatkan Notulen/Risalah rapat yang harus dituangkan dalam akta
otentik.
RUPS PT yang dilaksanakan melalui media telekonferensi, video konferensi
atau sarana media elektronik lainnya di dalam kerangka Badan Hukum PT di
Indonesia memang merupakan cara RUPS yang baru diperkenalkan melalui UUPT
Nomor 40 Tahun 2007 dengan ketentuan yang telah diatur dalam Pasal 77 UUPT
yaitu :
a. Selain penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud dalam Pasal 76,
RUPS dapat juga dilakukan melaui media telekonferensi, video koferensi
atau sarana media elektronik lainnya yang memungkinkan semua peserta
RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi
dalam rapat.
b. Persyaratan kuorum dan persyaratan pengambilan keputusan adalah
persyaratan sebagaimana diatur dalam Undang-undang ini dan/atau
sebagaimana diatur dalam anggaran dasar perseroan.
c. Persyaratan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dihitung berdasarkan
keikutsertaan peserta RUPS sebagaimana dimaksud pada ayat (1).
Universitas Sumatera Utara
d. Setiap penyelenggaraan RUPS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus
dibuatkan risalah rapat yang disetujui dan ditandatangani oleh semua
peserta RUPS.
Media elektronik yang didukung dengan keberadaan komunikasi dapat
berbentuk video konferensi (video conference) dan audio konferensi (audio
conference). Audio konferensi sendiri adalah suatu sistem yang menggunakan
jaringan internet untuk mengirimkan data paket suara dari suatu tempat ke tempat
yang lainnya menggunakan perantara protokol internet. Penggunaan audio konferensi
dalam penyelenggaraan RUPS PT tidak diakui oleh UUPT Nomor 40 Tahun 2007
karena substansi dalam Pasal 77 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 menetapkan
bahwa semua peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung seolaholah hadir secara fisik, sedangkan audio konferensi hanya mengirimkan suara tanpa
dapat melihat lawan bicara dalam pertemuan yang sedang berlangsung.
Maksud dari Pasal 77 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 adalah lex spesialis bagi
pasal 76 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 dan ini merupakan pergeseran paradigma
tentang sahnya suatu RUPS. Keberadaaan pasal 77 Nomor 40 Tahun 2007 adalah
untuk memenuhi asas manfaat yang diterjemahkan bahwa RUPS melalui video
konferensi dalapt dilakukan dimanapun tidak terbatas pada ruang, tempat, wilayah
tertentu sebagaimana RUPS konvensional yang disyaratkan dalam Pasal 76 Nomor
40 Tahun 2007.
Video konferensi atau yang biasa disebut telekonferensi telah lama dikenal
lebih dari sepuluh tahun silam yang kemudian ditandai dengan ditetapkannya
Undang-undang Nomor 39 Tahun 1999 Tentang Telekomunikasi. Telekonferensi
dalam telekomunikasi merupakan pertemuan berbasis elektronik secara langsung
(live) di antara dua atau lebih partisipan manusia atau mesin yang dihubungkan
dengan suatu sistem telekomunikasi yang biasanya berupa saluran telepon.
Penggunaan telekonferensi memiliki kelebihan efektifitas biaya dan waktu.
Universitas Sumatera Utara
Telekonferensi dapat berbentuk konferensi audio atau konferensi video. Konferensi
audio merupakan salah satu jenis telekonferensi dimana seseorang dapat melakukan
percakapan interaktif didalamnya. Dengan audio konferensi ini, seseorang dapat
berbicara dengan lebih dari satu orang melalui speaker. Sedangkan dalam video
konferensi para partisipannya dapat saling melihat gambar (video) dan saling
mendengar melalui perantaraan kamera, monitor, atau pengeras suara masingmasing. 52
Pada praktiknya konferensi yang sering disaksikan melalui layar televisi
masih sebatas wilayah indonesia saja. Misalnya pada saat Presiden Republik
Indonesia meresmikan beberapa proyek pembangunan di beberapa wilayah Propinsi
di Indonesia secara bersamaan sedangkan presiden tetap berada di Jakarta namun
dapat saling melihat, mendengar dan berpatisipasi secara langsung antara Presiden
dengan para Menteri dan Gubernur beserta jajarannya ditempatnya masing-masing
melalui video konferensi (jaringan komputer) yang terhubung dengan sambungan
telepon atau peralatan komunikasi. Hanya saja pada waktu itu masih bersifat
pengenalan saja terhadap teknologi informasi yang memang baru berkembang di
Indonesia. Sejak saat itu hingga saat ini penggunaan video konferensi melalui media
elektronik semacam itu terus berkembang pesat dalam dunia bisnis. Seiiring dengan
perkembangan teknologi informasi dan telematika, dokumen elektronik yang
dihasilkan dari alat cetak (printer, fax dan scanner) yang terhubung langsung dengan
media elektronik seperti video konferensi sudah diaakui sebagai alat bukti yang sah
sejak ditetapkannya Undang-undang Informasi Transaksi Eletronik Nomor 11 Tahun
2008 pada tanggal 21 April 2008 (UUITE). 53
52
53
http://id.wikipedia.org/wiki/Telekonferensi.
Edmon Makarim, Kompilasi Hukum Telematika, Op Cit, h. 3.
Universitas Sumatera Utara
Dengan demikian ketentuan mengenai RUPS PT melalui video konferensi
seperti telekonferensi atau video konferensi seperti yang dimaksud dalam Pasal 77
UUPT Nomor 40 Tahun 2007 benar-benar dapat diterapkan dalam dunia bisnis di
Indonesia, meskipun RUPS melalui video konferensi ini masih rawan terhadap
pemalsuan oleh karena sampai saat tesis ini dibuat belum ada Peraturan Pemerintah
yang mengatur dengan tegas mengenai tanda tangan elektronik yang harus
dibubuhkan/diterakan oleh peserta RUPS pada Notulen/Risalah RUPS melalui video
konferensi tersebut. 54
Pada ketentuan Pasal 77 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 sudah secara jelas
menyatakan bahwa ketentuan mengenai RUPS mealui video konferensi seperti
telekonferensi, video konferensi atau sarana media elektronik lainnya sangat berbeda
dengan ketentuan-ketentuan untuk mengadakan RUPS secara konvensional yang
dimaksud dalam Pasal 76 UUPT Nomor 40 Tahun 2007. RUPS melalui video
konferensi dapat dilakukan dengan mengabaikan ketentuan-ketentuan yang
diterapkan dalam pelaksanaan RUPS secara konvensional. Adapun perbedaan yang
dimaksud yaitu apabila RUPS melaui video konferensi dapat dilakukan tanpa
kehadiran fisik para pemegang saham sebagai peserta RUPS serta persyaratan
kuorum dan persyaratan pengambilan keputusan dihitung berdasarkan keikutsertaan
peserta RUPS, dalam hal ini pemegang saham tidak diperkenankan untuk
menguasakan keikutsertaannya dalam RUPS kepada orang lain.
54
Untuk memenuhi Pasal 1865 KUHPdt, maka salinan dari Notulen/Risalah yang
ditandatangani oleh peserta rapat diberikan kepada masing-masing peserta sebagai bukti bahwa telah
turut sertanya ia dalam pengambilan keputsan rapat. Salinan tersebutlah yang dijadikan pegangan
peserta rapat.
Universitas Sumatera Utara
3. Tata Cara Pelaksanaan Rapat Umum Pemegang Saham Melalui Video
Konferensi
Berdasarkan ketentuan Pasal 77 jo Pasal 79 ayat (1), (5), (6), (7) jo Pasal 81 jo
Pasal 82 jo Pasal 83 jo Pasal 86 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 jo Pasal 1 angka 12 jo
Pasal 11 UUITE Nomor 11 Tahun 2008, maka pelaksanaan RUPS melalui video
konferensi adalah sebagai berikut :
a. Menyusun Bahan Yang Akan Dibicarakan Dalam RUPS
Direksi sebagai pimpinan PT harus mempersiapkan dan menyusun bahanbahan yang akan dibicarakan dalam RUPS melalui video konferensi dan
menyediakan dikantor Perseroan tersebut sejak tanggal dilakukan pemanggilan RUPS
kepada para pemegang saham sampai dengan tanggal RUPS diadakan. Direksi wajib
memberikan salinan bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam RUPS kepada para
pemegang saham secara cuma-cuma jika diminta sesuai ketentuan Pasal 82 ayat (3)
dan ayat (4) UUPT Nomor 40 Tahun 2007. Dan apabila perlu dengan
mengirimkannya kepada para pemegang saham melalui sarana pos kilat atau ekspres,
surat elektronik (electronic mail), yang biasa disebut e-mail, atau melalui fax
(faxmile) agar lebih cepat diterima oleh pemegang saham sehingga pemegang saham
mempunyai cukup waktu untuk mempelajari terlebih dahulu bahan-bahan RUPS.
b. Melakukan Pemanggilan Kepada Para Pemegang Saham
Pemanggilan RUPS kepada para pemegang saham Perseroan harus sesuai
dengan ketentuan Pasal 79 ayat (1) jo Pasal 81 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007
Pemanggilan harus dilakukan oleh Direksi kepada para pemegang saham Perseroan
Universitas Sumatera Utara
paling lambat 14 (empatbelas) atau 15 (limabelas) hari sebelum pelaksanaan RUPS
melalui video konferensi diselenggarakan, hal ini apabila RUPS diadakan atas
permintaan seperti yang dimaksud padala Pasal 79 ayat (2) UUPT Nomor 40 Tahun
2007. Pemanggilan ini dapat dilakukan dengan surat tercatat dan/atau dengan memuat
iklan dalam surat kabar. Hal ini sesuai dengan ketentuan Pasal 82 ayat (1) dan ayat
(2) UUPT Nomor 40 Tahun 2007.
Pemanggilan RUPS melalui video konferensi menurut ketentuan Pasal 82 ayat
(3) disyaratkan bahwa :
Dalam panggilan RUPS dicantumkan tanggal, waktu, tempat dan mata acara
rapat disertai pemberitahuan bahwa bahan yang akan dibicarakan dalam
RUPS telah tersedia di kantor Perseroan sejak tanggal dilakukan pemaggilan
RUPS dampai dengan tanggal diadakannya RUPS.
Persyaratan pencantuman ”tempat” dalam panggilan RUPS melalui video
konferensi tidak mungkin dilakukan karena tempat berlangsungnya RUPS melalui
video konferensi tersebut sesungguhnya berlangsung dibanyak tempat sesuai
keberadaan masing-masing para pemegang saham pada saat menjadi peserta dan
secara langsung turut berpartisipasi dalam RUPS melalui video konferensi.
Oleh karena itu dalam pemanggilan RUPS yang diadakan melalui video
konferensi tidak perlu dicantumkan ”tempat” di mana RUPS tersebut diadakan, akan
tetapi harus dicantumkan dan dijelaskan bahwa RUPS akan dilaksanakan melalui
video konferensi. Mengenai penjelasan tentang video konferensi pada pemanggilan
RUPS harus dijelaskan pula perangkat yang harus disediakan atau dipersiapkan yakni
hardware dan software komputer serta peralatan pendukung lainnya dan bisa juga
Universitas Sumatera Utara
menetapkan websites tertentu. 55 Hal ini sangat penting agar pada saat RUPS
berlangsung peserta RUPS dapat mengikuti pelaksanaan RUPS yang sedang
berlangsung dengan lancar.
Oleh karena Pasal 77 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 mengharuskan
penggunaan sarana video konferensi yang digunakan tersebut memungkinkan semua
peserta RUPS saling melihat dan mendengar secara langsung serta berpartisipasi
dalam rapat. Kata memungkinkan tersebut bersifat imperatif. Oleh karena itu, tidak
dapat dikesampingkan atau dilanggar. 56 Sehingga melalui sarana media elektronik
yang dipergunakan adalah sarana media elektronik yang dapat menampilan gambar
(video) dan suara (audio) secara sekaligus. Maka jenis media elektronik yang dapat
dipilih berdasarkan ketentuan Pasal 77 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 adalah
video konferensi. 57 Tetapi dapat juga dipergunakan sarana media elektronik lainnya
yang dapat menampilkan gambar dan suara secara sekaligus.
c. Pelaksananaan RUPS melalui video konferensi
Menurut Pasal 76 jo Pasal 77 UUPT Nomor 40 Tahun, RUPS diadakan di
tempat kedudukan Perseroan atau di tempat Perseroan melakukan kegiatan usahanya
yang utama sebagaimana ditentukan dalam AD Namun dalam ayat (2) ditentukan
bahwa RUPS Perseroan Terbuka dapat diadakan di tempat kedudukan bursa di mana
saham Perseroan dicatatkan. Dalam ayat (3) dinyatakan bahwa tempat pelaksanaan
RUPS sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) harus terletak di wilayah
negara Republik Indonesia.
55
Edmon Makarim, Pengantar Hukum Telematiaka, Raja Grafindo, Jakarta, 2007, h. 268.
Yahya Harahap, Op Cit, h. 312.
57
Ibid, h. 313.
56
Universitas Sumatera Utara
Dalam hal ini jika dalam RUPS hadir dan/atau diwakili semua pemegang
saham dan semua pemegang saham menyetujui diadakannya RUPS dengan agenda
tertentu, RUPS dapat diadakan di manapun dengan memperhatikan ketentuan
sebagaimana dimaksud pada ayat (3). RUPS sebagaimana dimaksud pada ayat (4)
dapat mengambil keputusan jika keputusan tersebut disetujui dengan suara bulat.
Dalam ketentuan di atas, dapat diketahui bahwa Pasal 76 ayat (4) 77 UUPT
Nomor 40 Tahun 2007 menyatakan bahwa RUPS dapat diadakan di manapun dengan
memperhatikan ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (3). Hal ini menunjukkan
bahwa RUPS tidak wajib dilakukan di lokasi dimana Perseroan Terbatas berada.
RUPS yang diselenggarakan melaui video konferensi dengan mengacu pada
ketentuan Pasal 77 UUPT Nomor 40 Tahun 2007 yaitu merupakan pelaksanaan
RUPS yang diselenggarakan tanpa memerlukan kehadiran fisik dan berkumpulnya
para pemegang saham pada satu tempat, tetapi cukup saling bertatap muka dan
berbicara melaui monitor dari video konferensi yang dapat memunculkan dan
merekam gambar visual dari para pemegang saham yang turut seta dalam RUPS
tersebut meskipun tempat pelaksanaan RUPS diantara para pemegang saham tersebut
saling berjauhan, tetapi keputusan RUPS tetap sah dan mengikat.
RUPS tersebut hanya dapat dilakukan di wilayah negara Republik Indonesia.
Namun apabila pemegang saham tidak dapat hadir secara langsung dalam RUPS,
mereka dapat menggunakan media telekonferensi, video konferensi, atau sarana
media elekronik lainnya baik dari dalam maupun dari luar wilayah negara Republik
Universitas Sumatera Utara
Indonesia. 58 Para pemegang ketika melakukan RUPS video konferensi memang
benar-benar berada dalam wilayah Republik Indonesia.
Setiap peserta RUPS melalui video konfrensi dapat tetap berada pada tempat
keberadaannya masing-masing (tidak bertemu dan berkumpul di satu tempat) pada
tanggal dan waktu yang telah ditentukan dalam surat panggilan kepada pemegang
saham. Para pemegang saham harus siap berada dihadapan seperangkat media
elektronik komputer yang minimal telah dilengkapi dengan alat cetak (printer),
pemindai (scanner), pengirim-penerima surat atau dokumen tercetak dia tas kertas
(faksimile) atau program fasilitas pengirim-penerima surat atau dokumen elektronik
(e-mail), kamera (web camera), mikropon (micropon), speaker (headset) serta
pesawat telepon yang dilengkapi fasilitas koneksi internet cepat yang tersambung
pada perangkat komputer.
Perangkat video konfrensi sebagai sarana penghubung antara peserta RUPS
sehingga semua peserta RUPS dapat saling melihat
melaui layar monitor hasil
rekaman web camera, mendengar pembicaraan atau berbicaa secara langsung melalui
scanner atau faksimile atau e-mail serta langsung berinteraksi dalam pengambilan
keputusan-kepusan RUPS tersebut sekaligus menyetujui dan menandatangani
Notulen/Risalah RUPS baik secara fisik maupun secara elektronik. Jenis RUPS inilah
yang baru dikenal dalam UUPT Nomor 40 Tahun 2007.
Pelaksanaan RUPS melaui video konfrensi pada hari, tanggal dan jam yang
telah ditentukan sesuai panggilan diselenggarakan dengan ketentuan dan tata cara
58
Agus budiarto, Kedudukan Dan Tanggung Jawab Pendiri Perseroan Terbatas, ghalia
indonesia, bogor, h. 59.
Universitas Sumatera Utara
yang sama dengan pelaksanaan RUPS secara konvensional baik untuk RUPS
Tahunan maupun untuk RUPSLB. Yakni dimana sejak dibukanya sampai ditutupnya
RUPS oleh ketua rapat sama dengan pelaksanaan RUPS Konvensional hanya saja
pada pelaksanaan RUPS melaui video konfrensi dipergunakan fasilitas sarana media
elektronik seperti video konferensi sedangkan pada pelaksanaan RUPS secara
Konvensional dilagsungkan tanpa adanya media perantara.
Perbedaanya hanya pada teknik penandatanganan Notulen/Risalah RUPS.
Menurut ketentuan Pasal 77 ayat (4) UUPT Nomor 40 Tahun 2007. Risalah RUPS
melalui video konfrensi dan ditandatangani oleh semua peserta RUPS. Sedangkan
pada pelaksanaan RUPS secara Konvensional Notulen/Risalah RUPS sekurangkurangnya ditandatangani oleh ketua rapat dan salah satu pemegang saham yang
ditunjuk oleh peserta RUPS dalam Rapat. Dalam hal RUPS dengan menggunakan
media elektronik sangat erat kaitannya dengan informasi elektronik dan atau
dokumen elektronik maupun hasil cetaknya. 59
Pasal 1 UUITE Nomor 11 Tahun 2008 meyebutkan :
Dokumen Elektronik adalah setiap Informasi Elektronik yang dibuat,
diteruskan, dikirimkan,diterima, atau disimpan dalam bentuk analog,
digital, elektromagnetik, optikal, atau sejenisnya, yang dapat dilihat,
ditampilkan,
dan/atau didengar melalui Komputer atau Sistem
Elektronik,termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan, suara, gambar, peta,
rancangan, foto atau sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol
atau perforasi yang memiliki makna atau arti atau dapat dipahami oleh orang
yang mampu memahaminya.
59
Otentikasi Dokumen Elektronik Menggunakan Tanda Tangan Digital,
http://www/informatika.org/~rinaldi/Kriptografi/Makalah/Makalah12.pdf>, 2 Desember 2009.
Universitas Sumatera Utara
Dalam Penjelasan Pasal 77 ayat (4) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 disebutkan
bahwa :
Yang dimaksud dengan disetujui dan ditandatangani adalah disetujui dan
ditandatangani secara fisik atau secara elektronik.
Berdasarkan ayat tersebut, Notulen/Risalah RUPS melaui video konferensi
dapat ditandatangani oleh peserta RUPS dengan cara :
1) Ditandatangani oleh semua peserta RUPS secara fisik.
2) Ditandatangani oleh semua peserta RUPS secara elektronik. 60
3) Ditandatangani oleh sebahagian peserta RUPS secara fisk dan sebahagian
peserta RUPS secara elektronik.
Penandatanganan Notulen/Risalah RUPS tidak harus dilakukan oleh semua
peserta atau seluruh pemegang saham, oleh karena adanya ketentuan Pasal 90 ayat (1
) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 yang menyatakan bahwa :
Setiap penyelenggaraan RUPS, risalah RUPS wajib dibuat dan ditandatangani
oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang saham yang
ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS.
Dalam penjelasan Pasal 90 ayat (1 ) UUPT Nomor 40 Tahun 2007 tersebut
disebutkan sebagai berikut :
Penandatanganan oleh ketua rapat dan paling sedikit 1 (satu) orang pemegang
saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS dimaksudkan untuk
menjamin kepastian dan kebenaran isi Notulen/Risalah RUPS tersebut.
Berpedoman pada ketentuan-ketentuan dalam UUPT Nomor 40 Tahun 2007
tersebut di atas, maka Notulen/Risalah RUPS yang diselenggarakan melalui video
60
Penandatanganan secara elektronik masih diragukan keabsahannya karena belum ada
peraturan perundang-undangan yang dapat menafsirkan bagaimana bentuk, cara, teknik, metode
pembuatan tanda tangan elektronik, maka cara penandatangan yang dipilih adalah penandatanganan
secara fisik pada Notulen/Risalah RUPS yang telah diselenggarakan dan disetujui secara elektronik.
Universitas Sumatera Utara
konferensi dapat ditandatangani dengan memilih salah satu dari ketiga cara sebagai
berikut :
1) Ditandatangani oleh Ketua RUPS dan paling sedikit 1 (satu) orang
pemegang saham secara fisik.
2) Ditandatangani oleh ketua RUPS secara fisik dan paling sedikit 1 (satu)
orang pemegang saham secara elektronik.
3) Ditandatangani oleh ketua RUPS dan paling sedikit 1 (satu) orang
pemegang saham secara elektronik.
Notulen/Risalah RUPS yang dilakukan melalui video konferensi juga dapat
memuat keputusan-keputusan mengenai perubahan AD tertentu yang harus
dimintakan persetujuan dari dan/atau yang harus diberitahukan
atau dilaporkan
kepada menteri hukum dan hak ajasi manusia dimana keputusan-keputusan RUPS
tersebut harus dinyatakan dalam akta notaris yang dalam prakteknya disebut Akta
Persetujuan Keputusan Rapat (PKR). Untuk memenuhi ketentuan dalam Pasal 21
ayat (5) UUPT Nomor 40 Tahun 2007, maka di dalam Notulen/Risalah RUPS harus
dimuat juga pemberian kuasa kepada ketua RUPS yakni direksi untuk menyatakan
keputusan-keputusan RUPS tersebut kedalam Akta Otentik (Akta PKR). Untuk
menjamin kepastian dan kebenaran isi Notulen/Risalah RUPS tersebut sesuai dengan
ketentuan dalam penjelasan Pasal 90 ayat (1) UUPT Nomor 40 Tahun 2007, hingga
lebih lanjut Notulen/Risalah RUPS melalui video konferensi yang ditandatangani
dengan cara demikian itu dapat dianggap sebagai dokumen yang sah dan dapat
dipakai sebagai alat bukti yang sah menurut hukum sebagai dasar pembuatan Akta
PKR dihadapan Notaris oleh ketua RUPS selaku pemegang kuasa dari RUPS yang
dilaksanakan melalui media elektronik seperti video konferensi.
d. Penandatanganan Notulen Rapat
Universitas Sumatera Utara
Yang dimaksud dengan tanda tangan secara fisik adalah tanda tangan yang
dilakukan dengan menggunkan tinta di atas media kertas atau disebut secara manual
seperti yang biasa dilakukan dalam praktek sehari-hari, sedangkan yang dimaksud
dengan tanda tangan secara elektronik menurut penjelasan Pasal 10 ayat (6) UUPT
Nomor 40 Tahun 2007 adalah :
Yang dimaksud dengan tanda tangan secara elektronik adalah tanda tangan
yang dilekatkan atau disertakan pada data elektronik oleh pejabat yang
berwenang yang membuktikan keotentikan data yang berupa gambar
elektronik dari tanda tangan pejabat yang berwenang tersebut yang dibuat
melalui media komputer.
Menurut Pasal 1 angka 12 UUITE Nomor 11 Tahun 2008, yang dimaksud
dengan tanda tangan elektronik adalah :
Tanda tangan yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan,
terasosiasi atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan
sebagai alat verifikasi dan autentikasi.
Pada dasarnya tanda tangan elektronik merupakan identitas elektronik yang
bertujuan untuk menunjukan identitas dan status subjek hukum sebagai bentuk
persetujuan terhadap kewajiban-kewajiban yang melekat pada sebuah surat
elektronik.
Pasal 11 UUITE Nomor 11 Tahun 2008 menyatakan :
(1) Tanda Tangan Elektronik memiliki kekuatan hukum dan akibat hukum
yang sah selama memenuhi persyaratan sebagai berikut:
a. Data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik Terkait Hanya Kepada
Penanda Tangan;
b. Data Pembuatan Tanda Tangan Elektronik Pada Saat Proses
Penandatanganan Elektronik Hanya Berada Dalam Kuasa Penanda
Tangan;
c. Segala Perubahan Terhadap Tanda Tangan Elektronik Yang Terjadi
Setelah Waktu Penandatanganan Dapat Diketahui;
Universitas Sumatera Utara
d. Segala Perubahan Terhadap Informasi Elektronik Yang Terkait
Dengan Tanda Tangan Elektronik Tersebut Setelah Waktu
Penandatanganan Dapat Diketahui;
e. Terdapat Cara Tertentu Yang Dipakai Untuk Mengidentifikasi Siapa
Penandatangannya; Dan
f. Terdapat Cara Tertentu Untuk Menunjukkan Bahwa Penanda Tangan
Telah Memberikan persetujuan terhadap Informasi Elektronik yang
terkait.
(2) Ketentuan lebih lanjut tentang Tanda Tangan Elektronik sebagaimana
dimaksud pada ayat (1) diatur dengan Peraturan Pemerintah.
Ketentuan yang perlu diperhatikan agar suatu informasi elektronik dan/atau
Dokumen Elektronik adalah sah harus menggunakan Sistem Elektronik yang diatur
dalam UUITE ini antara lain terdapat dalam Pasal 6 dan Pasal 7, mengenai
persyaratan tandatangan elektronik, karena dalam hakekatnya semua informasi dapat
disajikan bukan hanya dalam media kertas, namun juga media elektronik. Namun
informasi dalam Sistem Elektronik, informasi yang asli dengan salinannya tidak
relevan lagi untuk dibedakan sebab Sistem Elektronik pada dasarnya beroperasi
dengan carapenggandaan yang mengakibatkan informasi yang asli tidak dapat
dibedakan lagi dari salinannya, oleh karena itu perlu cara/sistem yang dapat
memastikan bahwa informasi yang diberikan adalah benar/valid, diberikan oleh pihak
yang berhak/berwenang dan dapat dipertanggung jawabkan. 61
Akan tetapi oleh karena masalah tanda tangan elektronik di
Indonesia
pelaksanaanya masih belum mendapat perlindungan hukum secara penuh dari
pemerintah mengingat hingga kini belum diterbitkannya peraturan pemerintah
tentang tanda tangan elektronik. Isi Notulen/Risalah RUPS tersebut selain memuat
tentang hal yang telah disepakati dalam RUPS melalui media elektronik, juga
memberikan kuasa kepada Dewan Direksi atau Direktur Utama selaku pimpinan rapat
untuk selanjunya mengaktekan Notulen/Risalah rapat tersebut apabila hal
ini
dianggapa perlu. Tetapi apabila tidak diperlukan untuk membuat akta berdasarkan
Risalah/Notulen rapat, Risalah/Notulen RUPS tetap merupakan arsip atau dokumen
perusahaan yang dapat dianggap sebagai alat bukti tentang pelaksanaan rapat dalam
61
http://www.legalitas.org/artikel/alat/bukti/elektronik/dokumen/elektromik/kedudu kan/nilai/
derajat/kekuatan/pembuktian/hukum.
Universitas Sumatera Utara
perusahaan yang bersangkutan. Ketentuan Pasal 77 UUPT sejalan dengan ketentuan
UUDP Nomor 8 Tahun 1997.
Menurut Pasal 1 angka 2 UUDP Nomor 8 Tahun 1997 menyatakan :
Dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat
dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya,
baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun rekaman dalam bentuk
corak apa pun yang dapat dilihat, dibaca, dan didengar.
Dokumen perusahaan terdiri dari dokumen keuangan dan dokumen lainnya.
Dokumen lainnya ini adalah hal-hal lain yang tidak terkait langsung dengan dokumen
keuangan yang terdiri dari data atau setiap tulisan yang berisi keterangan yang
mempunyai nilai guna bagi perusahaan, dan di dalam penjelasan dari ketentuan
tersebut adalah RUPS, Akta Pendirian, Dan Akta Otentik lainnya yang mengandung
kepentingan hukum tertentu. 62
Adanya ketentuan UUDP Nomor 8 Tahun 1997 sebagaimana dikemukakan di
atas, memberi payung hukum bagi dokumen elektronik hasil RUPS secara
telekonferensi bahwa dokumen hasil RUPS yang dilakukan melalui video konferensi
adalah sah. Apalagi dengan telah dikeluarkannya ketentuan Pasal 77 UUPT 2007
yang memperbolehkan RUPS dilaksanakan secara telekonferensi. Dengan demikian
tidak ada keraguan hukum atas keabsahan hasil RUPS yang dilaksanakan dengan
dengan media telekonferensi sehingga hasil RUPS tersebut mengikat para pihak
sebagai
Undang-undang
sebagaimana
yang
ditentukan
dalam
Pasal
1338
KUHPerdata.
62
Nindyo Pramono, 2006, Bunga Rampai Hukum Bisnis, Bandung: Citra Aditya Bakti, hal.
107-108.
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya, akibat hukum yang timbul dengan adanya RUPS melalui video
konferensi juga diakui oleh hukum. Hal ini didasarkan pada asas legalitas hukum
yang berbunyi “nullum dellectum nulla poena sine praevia legi poenale” yang artinya
tidak ada perbuatan yang dapat dijatuhi hukuman kecuali atas kekuatan aturan dalam
peraturan perundang-undangan yang telah ada sebelum perbuatan dilakukan. Dalam
hal ini karena Undang-undang sudah mengatur mengenai pelaksanaan RUPS melalui
video konferensi, maka asas legalitas hukum tersebut sudah terpenuhi.
Dengan
demikian
hasil
RUPS
secara
telekonferensi
telah
diakui
keabsahannya, maka ada perlindungan hukum terhadap hasil rapat tersebut. Dengan
demikian apabila terjadi sengketa antara para pihak di kemudian hari, maka hasil
RUPS tersebut dapat dipergunakan sebagai alat bukti yang sah menurut Undangundang.
Universitas Sumatera Utara