BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Prosedur

BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Pengertian Prosedur
Berikut beberapa pengertian prosedur menurut para ahli, antara lain:
a. Pengertian prosedur menurut Mulyadi (2001) adalah:
“Suatu urutan kegiatan klerikal biasannya melibatkan beberapa orang
orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin
penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulangulang.”
b. Pengertian prosedur menurut Wing Wahyu (2006) adalah:
“serangkaian kegiatan yang sudah dilakukan untuk menangani suatu
peristiwa atau transaksi.”
2.2
Gaji
2.2.1 Pengertian gaji
Pengertian Gaji Menurut Undang-Undang No. 40 Tahun 2004 tentang SJSN
(Sistem Jaminan Sosial Nasional) adalah Gaji atau upah adalah hak pekerja
yang diterima dan dinyatakan dalam bentuk uang sebagai imbalan dari pemberi
kerja kepada pekerja ditetapkan dandibayar menurut suatu perjanjian kerja,
5
kesepakatan, atau peraturanperundang-undangan,termasuk tunjangan bagi
pekerja dan keluarganya atassuatu pekerjaan dan /atau jasa yang telah atau
akan dilakukan.
Menurut Hasibuan (2007 : 118):
“Gaji adalah balas jasa yang dibayar secara periodik kepada karyawan tetap
serta mempunyai jaminan yang pasti. Maksudnya, gaji akan tetap dibayarkan
walaupun pekerja tersebut tidak masuk kerja.”
Menurut Mulyadi (2008 : 373):
“Gaji pada umumnya merupakan pembayaran atas penyerahan jasa yang
dilakukan oleh karyawan yang mempunyai jenjang jabatan manajer, umumnya
gaji dibayarkan secara tetap perbulan.”
2.2.2 Metode Pembayaran Gaji/Upah
Kira-kira pada tahun 1920an di Amerika Serikat diadakan perubahan besar
dalam metode pembayaran upah. Sebelum gerakan “scientific management”
yang dipelopori oleh Fredrick W. Taylor, metode pembayaran upah umumnya
berupa pembayaran berdasarkan lamanya hari kerja. Taylor dan pengikutpengikutnya mempunyai keyakinan, bahwa pekerja akan memperoleh hasil
yang lebih banyak, apabila kepadanya diberi insentif. Sehubungan dengan itu
maka pembayaran kepada pekerja akan ditambah seimbang dengan hasil
sebagai akibat dari tambahan.
Metode pembayaran upah dan gaji dibagi dalam 2 golongan besar:
1. pembayaran atas dasar waktu: perjam, harian, mingguan, bulanan, atau
tahunan. Pembayaran atas dasar waktu adalah lebih memuaskan, apabila:
a. Kesatuan hasil tidak dapat diukur dan dibedakan.
6
b. Pegawai mempunyai sedikit pengawasan mengenai jumlah hasil atau
tidak ada hubungan yang erat antara kegiatan dan hasil, seperti pada
beberapa pekerjaan yang waktunya ditentukan oleh mesin.
c. Penangguhan pekerjaan sering dilakukan dan di luar pengetahuan
pegawai.
d. Mutu pekerjaan atau kecakapan yang diperlukan untuk menyelesaikan
pekerjaan yang amat penting.
e. Pengawasan dilakukan dengan baik.
f. Pengawasan biaya tidak memerlukan pengetahuan yang tepat tentang
biaya tenaga kerja tiap kesatuan hasil.
2. Pembayaran atas dasar hasil : tiap potong atau tiap kesatuan hasil kerja.
Kepuasan atas pembayaran upah/gaji setiap pegawai itu berbeda-beda.
Adapun pembayaran atas dasar waktu dan atas dasar waktu dan atas dasar
hasil akan lebih memuaskan apabila sesuai dengan yang tersebut di bawah
ini. Pembayaran atas dasar hasil adalah lebih memuaskan, apabila:
a. Kesatuan hasil dapat diukur.
b. Ada hubungan yang erat antara kegiatan pegawai dan jumlah hasil.
c. Pekerjaan ditetapkan standarnya, jalannya pekerjaan teratur, dan
kegagalan atau gangguan sedikit, atau jika banyak, hal ini telah diketahui
oleh pegawai.
d. Pertimbangan mengenai mutu adalah kurang penting dari pada jumlah
hasil atau sekurangkurangnya sama dan dapat diukur.
e. Pengawasan tidak memuaskan, atau pegawai tidak dapat mencurahkan
penuh perhatian terhadap pekerjaan perseorangan.
7
f. Pengawasan biaya mengharuskan ongkos tenaga kerja tiap kesatuan
terbatas dan ditentukan lebih dahulu, seperti halnya dalam perusahaan
pakaian dan sepatu.
2.2.3 Tujuan Pemberian Upah dan Gaji
a. Ikatan Kerja Sama
Dengan pemberian upah dan gaji terjalinlah ikatan kerja sama formal
antara
pemilik/pengusaha
dan
karyawannya.
Karyawan
harus
mengerjakan tugas-tugasnya dengan baik, sedangkan pemilik/pengusaha
wajib membayar upah dan gaji sesuai dengan perjanjian yang disepakati.
b. Kepuasan Kerja
Dengan upah dan gaji, karyawan akan dapat memenuhi kebutuhan fisik,
status sosial, dan egoistiknya sehingga memperoleh kepuasan kerja dari
jabatannya.
c. Pengadaan Efektif
Jika program upah dan gaji ditetapkan cukup besar, pengadaan karyawan
yang qualified untuk perusahaan akan lebih mudah.
d. Motivasi
Jika upah dan gaji yang diberikan cukup besar, manajer akan mudah
memotivasi para karyawannya.
e. Stabilitas Karyawan
Dengan Program upah dan gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal
konsistensi yang kompentitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin
karena turnover relative kecil.
8
f. Disiplin
Dengan pemberian upah dan gaji yang cukup besar maka disiplin
karyawan semakin baik. Mereka akan menyadari serta mentaati
peraturanperaturan yang berlaku.
g. Pengaruh Serikat Buruh
Dengan program upah dan gaji yang baik pengaruh serikat buruh dapat
dihindarkan dan karyawan akan berkonsentrasi pada pekerjaannya.
h. Pengaruh Asosiasi Usaha Sejenis/ Kadin
Dengan program upah dan gaji atas prinsip adil dan layak serta eksternal
konsistensi yang kompentitif maka stabilitas karyawan lebih terjamin
karna turnover relative kecil dan perpindahan ke perusahaan sejenis
dapat dihindarkan.
Jika program upah dan gaji sesuai dengan undang-undang perburuhan
yang berlaku (seperti batas upah minimum), maka intervensi pemerintah dapat
dihindarkan.Tahapan Utama Dalam Pemberian Upah dan Gaji adalah:
a. Asas Adil
Besarnya upah dan gaji yang dibayar kepada setiap karyawan harus
disesuaikan dengan prestasi kerja, jenis pekerjaan, risiko pekerjaan,
tanggung
jawab,
jabatan
pekerja,
dan
memenuhi
persyaratan
internasional konsistensi. Jadi adil bukan berarti setiap karyawan
menerima upah dan gaji sama besarnya. Dengan asas adil akan tercipta
suasana kerja sama yang baik, semangat kerja, disiplin, loyalitas,dan
stabilisasi karyawan akan lebih baik.
b. Asas Layak dan Wajar
9
Upah dan gaji yang diterima karyawan dapat memenuhi kebutuhannya
pada tingkat normatif yang ideal. Tolak ukur layak adalah relatif,
penetapan besarnya upah dan gaji didasarkan atas batas manajer
personalia diharuskan selalu memantau dan menyesuaikan upah dan gaji
dengan eksternal konsistensi yang sedang berlaku. Hal ini penting supaya
semangat kerja dari karyawan yang qualified tidak berhenti, tuntutan
serikat buruh dikurangi, dll.
2.2.4 Prosedur Penggajian
Dalam sistem pencatatan penggajian terdiri dari beberapa prosedur yang saling
berkaitan. beberapa prosedur penggajian antaranya adalah:
a. Prosedur Daftar Hadir Karyawan
Prosedur ini yang bertujuan untuk mencatat daftar hadir karyawan, dan
daftar hadir ini diselenggarakan oleh fungsi pencatatn waktu dengan
menggunakan daftar tersebut pada pintu kantor yang sesuai dengan bagian
karyawan yang bersangkutan. Contohnya, daftar hadir biasa yang secara
otomatis yaitu dengan menggunakan mesin pencatat waktu.
b. Prosedur Pembuatan Gaji Karyawan
Dalam hal ini, fungsi pembuatan daftar gaji setiap karyawan, dan data yang
digunakan sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat-surat keputusan
mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, pemberhentian
karyawan, dan penurun pangkat. Jika gaji karyawan melebihi penghasilan
tidak kena pajak, dan informasi mengenai potongan PPH 21 dihitung oleh
fungsi pembuatan daftar gaji atas data-data yang telah ada atau data yang
10
sudah tercantum dalam kartu penghasilan karyawan. Daftar gaji diserahkan
dibagian akuntansi guna untuk pembuatan kas keluar. Prosedur dalam
pembuatan daftar gaji yang dilaksanakan oleh bagian gaji adalah sebagai
berikut:
1. Menerima data jumlah jam untuk tenaga kerja harian atau jam dan
tenaga kerja yang digaji secara bulanan.
2. Menerima data-data mengenai perubahan dalam tarif gaji, bonus,
premi, lembur, dari bagian personalia.
3. Menerima data-data mengenai perubahan dalam pemotongan gaji.
4. Menghitung gaji bruto dan gaji bersih.
5. Menyusun daftar gaji yang menunjukkan nomor pokok karyawan,
nama pegawai, jumlah hari, jumlah jam kerja, jumlah jam lembur,
jumlah jam yang dipekerjakan untuk pekerjaan dan proses tarif gaji
karyawan, jumlah penghasilan bruto, berbagai pemotongan atas
penghasilan bruto, dan penghasilan bersih yang harus dibayarkan
kepada masing-masing karyawan.
c. Prosedur Distribusi Biaya Gaji Karyawan
Dalam hal ini biaya gaji, dan biaya tenaga kerja didistribusikan kepada
departemen-departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi
biaya tenaga kerja karyawan ini dimaksud untuk pengendalian biaya.
d. Prosedur Pembayaran Gaji Karyawan
Prosedur ini melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Dimana
fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan
untuk menuliskan cek guna pembayaran gaji para karyawan, kemudian
11
fungsi keuangan menguangkan atau mencairkan uang tersebut ke bank dan
kemudian memasukkan uang ke dalam amplop gaji karyawan, jika jumlah
karyawan banyak, pembagian amplop biasanya dibagikan oleh juru bayar
(pay master).
Pembayaran gaji memiliki beberapa macam, yaitu :
a. Gaji yang Dibayarkan dengan Uang Tunai
Daftar gaji serta catatan untuk karyawan diserahkan kepada kasir
dengan disertai amplop gaji masing-masing karyawan, dan satu lembar
cek senilai jumlah total gaji. Setiap amplop gaji tertuliskan rincian gaji
bruto, potongan-potongan yang dikenakan, dan jumlah gaji neto yang
diserahkan ke masing-masing karyawan.
b. Gaji Dibayarkan dengan Cek Gaji dibayar dengan cek, maka masingmasing karyawan akan menerima cek atas namanya. Dalam hal
demikian bagian gaji akan menyerahkan daftar gaji kepada kasir dengan
disertai amplop gaji masing-masing karyawan,dan kumpulan cek
jumlahnya sebanyak jumlah karyawan, dengan nilai masing-masing
sebesar nilai gaji yang menjadi hak masing-masing karyawan. Kasir
akan mengecek jumlah keseluruhan nilai kumpulan cek tersebut dan
mencocokkan hasilnya dengan angka total gaji yang terdapat pada
daftar gaji.
c. Gaji Disetorkan Langsung ke Rekening Karyawan
Dalam pembayaran gaji disetorkan langsung ke rekening karyawan
dapat dilakukan pada rekening tabungan, rekening giro, atau rekening
ATM karyawan, sesuai dengan permintaan masing-masing karyawan.
12
Cara demikian sebenarnya lebih aman karena kasir tidak perlu
mencairkan cek ke bank dan membawa uang ke perusahaandalam
jumlah besar, sehingga resiko terjadinya perampokkan dan pencurian
terhadap uang gaji dapat dihindari.
2.2.5 Fungsi-fungsi yang Terkait dalam Prosedur Gaji /Penggajian
Fungsi yang terkait dalam sistem akuntansi penggajian yang dikemukakan
oleh Mulyadi (2008:382) dalam bukunya, adalah sebagai berikut :
1. Fungsi Kepegawaian, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari
pegawai baru, memutuskan penempatan pegawia baru, membuat surat
keputusantarif gaji pegawai, kenaikan pangkat dan standar gaji, mutasi
karyawan, dan pemberhentian karyawan.
2. Fungsi
Pencatat
Waktu,
fungsi
ini
bertanggung
jawab
untuk
menyelenggarakan catatan waktu hadur bagi semua karyawan perusahaan.
3. Fungsi Pembuat Daftar Gaji, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat
daftar gaji yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak berbagai
potongan yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu
pembayaran gaji. Daftar gaji diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji
kepada fungsi akuntansi guna pembuat bukti kas keluar yang dipakai
sebagai dasar untuk pembayaran gaji kepada karyawan.
4. Fungsi Akuntansi, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat kewajiban
yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji karyawan
(misalnya utang gaji, utang pajak, utang dana pensiun). Fungsi akuntansi
yang menangani sistem penganggaran gaji dan pengupahan berada
ditangan :
13
a. Bagian utang, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk memproses
pembayaran gaji dan upah seperti yang trecantum dalam daftar gaji dan
upah,
b. Bagian kartu biaya, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk
mencatat pokok produk dan kartu biaya berdasarkan rekap daftar gaji
dan upah dan kartu kerja.
c. Bagian jurnal, yaitu bagian yang bertanggung jawab untuk mencatat
biaya gaji dan upah dalam jurnal umum.
5. Fungsi Keuangan, fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna
pembayaran gaji dan menguangkan cek tersebut ke bank. Untuk tunai
tersebut kemudian dimasukkan ke dalam amplop gaji setiap karyawan,
untuk selanjutnya dibagiakan kepada karyawan yang berhak.
2.2.6 Dokumen-dokumen yang Digunakan dalam Prosedur Penggajian
Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian menurut
Mulyadi (2008:374) dalam bukunya adalah sebagai berikut :
a. “Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah, umunya dikeluarkan
olehfungsi kepegawaian berupa surat-surat keputusan yang bersangkutan
dengan karyawan. Misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan
baru,kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, dll.
b. jam hadir, dokumen ini digunakan oleh fungsi pencatat waktu
untukmencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir
karyawan berupa daftar hadir biaya, dapat pula berbentuk kartu hadir yang
diisi dengan mesin pencatat waktu.
14
c. Kartu jam kerja, dokumen ini digunakan untuk mencatat waktu yang
dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pesanan
tertentu.
d. Daftar gaji dan daftar upah, dokumen ini berisi gaji dan upah bruto setiap
karyawan dikurangi potonganm-potongan berupa Pph pasal 21, utang
karyawan, dan sebagainya.
e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah, dokumen ini merupakan
ringkasan gaji dan upah per departemennya, yang dibuat berdasarkan
daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah, dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuat
daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah
atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji atau upah.
g. Amplop gaji dan upah, uang gaji dan upah karyawan diserahkan setiap
karyawan dalam amplop gaji dan upah.
h. Bukti kas keluar, dokumen ini merupakan perintah pengeluaran uang yang
dibuat oleh fungsi akuntansi kepada fungsi keuangan, berdasarkan
informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuat
daftar gaji dan upah.”
2.2.7 Unsur Pengendalian Intern
Suatu sistem akuntansi yang baik belum tentu akan berhasil mencapai tujuan
perusahaan apabila manajemen tidak dapat mengendalikannya. Untuk itu dalam
menjalankan sistem akuntansi gaji diperlukan pengendalian intern. Pengendalian
intern yang baik dan memadai harus terdiri dari beberapa unsur yang saling
mendukung dan sama pentingnya dalam satuan usaha pengendalian intern. Jika
15
terdapat kelemahan dalam suatu unsur dapat mengakibatkan terhambatnya
tujuan
dari pengendalian intern tersebut.
Pengendalian intern merupakan kunci terlaksananya sistem akuntansi gaji.
Mulyadi (2003: 164) menyatakan “bahwa unsur pokok sistem pengendalian
intern adalah sebagai berikut:
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas.
2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
1. Struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara
tegas.
Dalam sistem akuntansi gaji untuk pengendalian intern perlu memisahkan
tanggung jawab fungsional secara tegas. Adapun fungsi yang harus dipisahkan
adalah sebagai berikut:
a. Fungsi pembuatan daftar gaji harus terpisah dari fungsi pembayaran gaji
b. Fungsi pencatatan waktu hadir harus terpisah dari fungsi operasi.
2. Sistem
wewenang
dan
prosedur
pencatatan
yang
memberikan
perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan dan
biaya.
16
Wewenang dan prosedur pencatatan yang dilakukan untuk memberikan
perlindungan adalah:
a. Setiap orang yang namanya tercantum dalam daftar gaji harus memiliki
surat keputusan pengangkatan sebagai karyawan perusahaan yang
ditandatangani oleh direktur utama.
b. Setiap perubahan gaji karyawan karena perubahan pangkat, perubahan
tarif gaji, tambahan keluarga harus didasarkan pada surat keputusan
direktur keuangan.
c. Setiap potongan atas gaji karyawan selain dari pajak penghasilan
karyawan harus didasarkan surat potongan gaji yang diotorisasi oleh
fungsi kepegawaian.
d. Perintah lembur harus diotorisasi oleh kepala departemen karyawan yang
bersangkutan.
e. Daftar gaji harus diotorisasi oleh fungsi personalia.
f. Bukti kas keluar untuk pembayaran gaji harus diotorisasi oleh fungsi
akuntansi.
g. Perubahan dalam catatan penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan
daftar gaji karyawan.
h. Tarif upah yang dicantumkan dalam kartu jam kerja diverifikasi
ketelitiannya oleh fungsi akuntansi biaya.
3. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi.
Adapun praktek sehat yang dilakukan dalam sistem akuntansi gaji adalah
sebagai berikut:
17
a. Kartu jam hadir harus dibandingkan dengan kartu jam kerja sebelum kartu
yang terakhir ini dipakai sebagai dasar distribusi biaya tenaga kerja
langsung.
b. Pemasukan kartu jam hadir ke dalam mesin pencatat waktu harus diawasi
oleh fungsi pencatat waktu.
c. Pembuatan daftar gaji harus diverifikasi kebenaran dan ketelitian
perhitungannya oleh fungsi akuntansi keuangan sebelum dilakukan
pembayaran.
d. Penghitungan pajak penghasilan karyawan direkonsiliasi dengan catatan
penghasilan karyawan.
e. Catatan penghasilan karyawan disimpan oleh fungsi pembuat daftar gaji.
4. Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya. Ketiga
unsur di atas dapat menciptakan dan mendorong praktek yang sehat jika
perusahaan memiliki karyawan yang kompeten dan jujur. Karyawan yang
jujur dan ahli dalam bidangnya akan mampu melaksanakan pekerjaannya
dengan efisien dan efektif.
2.3 Belanja Pegawai
Belanja Pegawai adalah kompensasi dalam bentuk uang maupun barang yang
diberikan kepada pegawai pemerintah (pejabat negara, pegawai negeri sipil, dan
pegawai yang dipekerjakan oleh pemerintah yang belum berstatus PNS) yang
bertugas di dalam maupun di luar negeri sebagai imbalan atas pekerjaan yang
telah dilaksanakan, kecuali pekerjaan yang berkaitan dengan pembentukan modal
dan/atau kegiatan yang mempunyai output dalam kategori belanja barang.
18
Contoh jurnal pembukuan pembayaran gaji di bendahara pengeluaran
Pada tanggal 1 Februari 2015 BUD menerbitkan SP2D LS Gaji sebesar Rp xxx,
dengan rincian sebagai berikut:
Gaji Pokok Rp xxx Tunjangan Keluarga Rp xxx Tunjangan Jabatan Rp xxx
Jurnal LO dan LRA
Tanggal
1 Feb
Akun
Uraian Akun
Debet
Beban gaji pokok
PNS
xxx
Beban tunjangan
keluarga
xxx
Beban tunjangan
jabatan
xxx
RK PPKD
1 Feb
xxx
Belanja tunjangan
keluarga
xxx
Belanja tunjangan
jabatan
xxx
(Membayar gaji dan
tunjangan)
.
xxx
Belanja gaji pokok
PNS
Perubahan SAL
Kredit
xxx