BAB 3 ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI REVENUE

BAB 3
ANALISIS SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
REVENUE CYCLE PADA PT CULLETPRIMA SETIA
3.1 Gambaran Umum Perusahaan
3.1.1 Sejarah Perusahaan
Industri peralatan makan kaca memiliki magnet yang kuat bagi orang-orang
yang memahaminya. Pertama, karena dalam industri ini selalu ada tantangan baru,
tingginya jumlah modal yang harus dimiliki untuk berinvestasi dan pengetahuan.
Hal-hal tertentu tersebut selalu menjadi tantangan disetiap hari. Pada awalnya,
perusahaan ini tidak dibangun dengan modal besar dan tidak langsung menjadi
besar dan stabil seperti sekarang ini. Perusahaan ini juga dibangun oleh semangat,
keberanian dan kreativitas berdasarkan keakraban.
PT. Culletprima Setia didirikan pada tahun 1992 sebagai perusahaan
manufaktur yang bergerak dalam bidang industri kaca Indonesia dengan spesialisasi
dalam pembuatan Glass Tablewares. PT Culletprima Setia memiliki Surat Izin
Usaha:
No.16.935/09-03-PK/XII/1993
dengan
Tanda
Daftar
Perusahaan:
No.090256/09 dan beralamat di:
Kantor
: Jln. Raya Peta Selatan, Komp. Kalideres Permai Blok C8
No. 12-13. Jakarta 11840.
Pabrik
: Jl. Industri 1 Blok A No.8, Kawasan Industri “Pasir Jaya”,
Tangerang, Jawa Barat.
PT. Culletprima Setia merupakan perusahaan yang menghasilkan produk
seperti gelas, mangkuk, dan piring yang terdiri dari beberapa macam warna, bentuk
dan ukuran yang berbeda dengan merek yang lebih dikenal dengan nama
, maksud dari penamaan merek tersebut adalah agar mudah diingat oleh
konsumen.PT. Culletprima Setia memproduksi gelas berkualitas internasional
54
55
dengan keunggulan produk yang dihasilkan memiliki nilai kompetitif seperti lebih
tipis, lebih ringan, dan lebih tahan terhadap perubahan suhu dengan kualitas terbaik.
Pada awalnya, produk dari PT. Culletprima Setia hanya tersebar di wilayah
Jawa dan Sumatera saja. Namun, seriring peningkatan permintaan pasar, PT.
Culleprima Setia berusaha untuk menyebarkan produknya ke seluruh wilayah
Indonesia. Selain memasarkan produknya di dalam negeri, PT. Culletprima Setia
juga sering mengikuti pameran produk glass di luar negeri untuk mengenalkan
produknya ke mancanegara. PT. Culletprima Setia mulai melakukan ekspor pada
tahun 1996 ke kurang lebih 65 negara, terutama ke Amerika Latin , Afrika, Asia,
dan Timur Tengah, Kenya, India, Filipina, Bolivia, dan sebagainya.
Dalam pengoperasionalan, PT. Culletprima Setia sendiri didukung oleh
Divisi Teknik yang membantu untuk membuat mesin, merancang model,
pembuatan cetakan, dan mengembangkan produk, Divisi Carton Box membantu
untuk memasok pembuatan kemasan produk, Divisi Bahan Baku untuk memasok
daur ulang cullet (pecahan atau limbah kaca yang telah dicuci, diseleksi dan dicruiser dengan ukuran tertentu untuk campuran bahan baku glass pada proses
produksi glass yang bertujuan untuk membantu menurunkan titik lebur). PT.
Culletprima Setia tidak hanya dapat bertahan hidup dari krisis global tetapi juga
mampu bersaing dengan kompetitor lainnya dengan selalu terus berinovasi dan
mengembangkan produksi glass, sehingga selalau dapat menyesuaikan permintaan
pasar. PT. Culletprima Setia tidak hanya mengutamakan kualitas produksi namun
juga kualitas pelanyanan sehingga mendapatkan kepercayaan dan nama baik
dibidangnya.
PT. Culleprima Setia kini menjadi salah satu perusahaan besar di Indonesia
dan juga dikenal di industri gelas Internasional. Hal ini ditunjukkan oleh
perusahaan yang selalu diundang untuk bergabung peristiwa gelas Internasional
setiap tahun, sehingga pangsa pasar kami tidak hanya di seluruh Indonesia, tetapi
juga mendunia, pelanggan terbesar kami berasal dari Asia, Amerika Latin, Afrika
dan Timur Tengah negara. Pencapaian ini tidak dapat dipisahkan dari pelaksanaan
manajemen yang baik dan R&D (penelitian dan pengembangan) untuk
meningkatkan dan inovasi kualitas dan produk.
56
3.1.2 Visi dan Misi Perusahaan
Visi dari PT Culletprima Setia adalah untuk membuat perusahaan kuat
dengan suasana kekeluargaan yang akrab, kreativitas yang terus-menerus dan tinggi
dengan didukung oleh fasilitas yang memadai, sehingga pada akhirnya semua
persyaratan dan kewajiban perusahaan dapat terpenuhi.
Misi dari PT Culletprima Setia adalah selalu menghasilkan gelas dengan
kualitas internasional dan selalu dapat merespon terhadap permintaan pasar yang
tidak dapat diprediksi.
3.2 Struktur Perusahaan
3.2.1 Struktur Organisasi Perusahaan
Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT Culletprima Setia
Sumber : data Primer, PT CULLETPRIMA SETIA, Tangerang
57
58
3.2.2 Pembagian Tugas dan Wewenang Perusahaan
Berikut ini merupakan penjelasan tentang tugas dan wewenang pada PT
CulletPrima Setia, yaitu:
1) Direktur Utama
Direktur merupakan jabatan tertinggi dalam organisasi PT CulletPrima Setia di
mana direktur membawahi langsung departemen marketing. Adapun tugas dan
wewenang dari direktur yaitu:
• Memimpin dan mengawasi kegiatan operasional perusahaan.
• Menetapkan kebijakan-kebijakan perusahaan.
• Menetapkan visi dan misi perusahaan.
• Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai tujuan perusahaan.
• Mengevaluasi operasional perusahaan dari laporan-laporan yang diterima.
• Memimpin rapat dengan para manager.
2)
General Manager
General Manager bertanggung jawab langsung kepada direktur dan
membawahi para manajer perusahaan kecuali Marketing Manager. General
Manager mempunyai tugas antara lain:
•
Mengkoordinasi manajer-manajer yang ada di perusahaan.
•
Mengawasi dan mengarahkan para manager dalam kegiatan untuk
mencapai tujuan perusahaan.
•
Menilai kinerja masing-masing manajer.
•
Mengkoordinasi semua divisi.
•
Menetukan kegiatan-kegiatan pembelian untuk keperluan perusahaan.
•
Menjalankan kebijakan-kebijakan perusahaan baik jangka pendek maupun
jangka panjang.
59
3) Marketing Manager
Pada PT CulletPrima Setia, Marketing Manager membawahi tiga bagian, yaitu
lokal, promosi, dan ekspor. Berikut adalah tugas dan wewenang dari Marketing
Manager:
• Memastikan kelancaran proses penjualan.
• Membuat perencanaan strategis penjualan pada tiga bagian penjualan.
• Mengambil keputusan untuk memaksimalkan laba.
• Mengotorisasi dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
4) Marketing Lokal
Marketing lokal merupakan bagian yang membawahi penjualan dalam skala
nasional. Tugas dan wewenangnya yaitu:
• Melakukan penjualan ke seluruh agen yang ada di Indonesia.
• Membuat dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
5) Marketing Promotion
Marketing promotion merupakan bagian yang membawahi penjualan kepada
perusahaan yang akan melakuakn promosi dengan hasil produksi perusahaan.
Berikut adalah tugas dan wewenangnya:
• Melakukan penjualan ke perusahaan lain.
• Membuat dokumen yang berhubungan dengan penjualan.
6) Marketing Ekspor
Marketing ekspor merupakan bagian yang membawahi penjualan keluar negeri.
Berikut adalah tugas dan wewenangnya:
• Melakukan penjualan keluar negeri.
• Membuat dokmumen yang berhubungan dengan penjualan ekspor.
7) Accounting dan Finance
• Membuat laporan keuangan perusahaan baik bulanan maupun tahunan
60
• Memerikasa laporan keuangan perusahaan berupa neraca, laporan laba rugi,
arus kas, dan laporan perubahan modal.
• Mengkoordinasi kegiatan-kegiatan pencatatan pengeluaran dan pemasukan
kasa perusahaan.
• Memerikasa laporan keuangan yang telah disusun dan menganalisa atas
laporan keuangan tersebut.
• Memberikan laporan keuangan kepada divisi mengenai keadaan keuangan
perusahaan.
• Bertanggung jawab dalam hal penerimaan dan pengeluaran uang
perusahaan.
8) Tax
• Membuat faktur pajak untuk pelanggan yang mekakuan transaksi
pembelian.
• Menghitung pajak masukan dan keluaran perusahaan baik pajak bulanan
dan tahunan.
• Menghitung pajak penghasilan bagi karyawan di perusahaan baik secara
bulanan dan tahunan.
• Melaporkan dan menyetorkan pajak perusahaan ke dirjen pajak pemerintah.
9) Purchasing Manager
Dalam perusahaan, Purchasing Manager bertanggung jawab atas semua
kegiatan pembelian barang yang dibutuhkan oleh perusahaan. Tugas dan
wewenang Purchasing Manager adalah sebagai berikut:
• Membuat laporan pembelian bulanan
• Menyusun rencana pembelanjaan sehingga pembelian bahan dan sebagainya
sesuai dengan jenis, jumlah, waktu, dan lain-lainya.
• Memilih dan menyeleksi supplier.
• Mengadakan negosiasi mengenai harga, jangka waktu pembayaran.
10) Factory Manager
Semua kegiatan yang berhubungan dengan keadaan pabrik dan produksi dalam
perusahaan merupakan tanggung jawab dan wewenang dari Factory Manager.
61
Factory Manager mengepalai sebelas kepala bagian . adapaun tugas dari
Factory Manager adalah sebagai berikut:
• Menetukan kegiatan operasional pabrik
• Mengawasi kegiatan operasional pabrik yang dilakukan secara berkala
• Mengambil tindakan-tindakan yang diperlukan dalam rangka kegiatan
pabrik sesuai kebijakan perusahaan.
• Memantau dan mengawasi tiap-tiap departemen
• Menilai kinerja para kepala bagian
• Memimpin rapat antar departemen
• Mensosialisasikan kebijakan-kebijakan perusahaan yang menyangkut
standart kerja, kesejahteraan dan sebagainya.
11) Kepala Bagian Batch Plant
• Menyediakan Raw Material untuk proses produksi, yaitu mencampur Raw
Material sesuai dengan ketentuan
• Menjaga kebersihan bahan baku dari kontaminasi kotoran
• Membuat adukan bahan baku sesuai jumlah yang telah ditentukan, untuk
proses peleburan.
12) Kepala Bagian Furnace
• Memasukan Raw Material yang telah disediakan oleh bagian Batch Plant ke
tungku peleburan (Furnace).
• Menjaga temperature Furnance/Feeder, Reefener.
• Mengambil tindakan-tindakan apabila temperature furnance turun dengan
tambahan bahan bakar lain seperti minyak residu/solar.
• Manjaga dan merawat furnance.
• Mengawasi kinerja bawahnnya/operator.
13) Kepala Bagian Forming
• Membuat cair/molten yang dihasilkan untuk menjadi barang-barang hasil
produksi yang dihasilkan perusahaan.
• Menjalankan/merawat mesin-mesin produksi untuk mencetak sesuai dengan
prosuksi yang dihasilkan perusahaan.
62
• Bertanggung jawab mengenai produksi dan hasil produksi.
• Membina dan mengawasi kinerja operator/bawahannya.
14) Kepala Bagian Power Room
• Menjaga pasokan minyak bahan bakar, residu, solar, oksigen.
• Bertanggung jawab mengenai listrik yang ada di poerushaan.
• Menyalakan genset, penerangan yang ada di perushaan.
• Bertanggung
jawab
mengenai
power
jawab
pemasangan,
yang
dibutuhkan
ditiap-tiap
departemen.
• Bertanggung
perawatan,
pengntrolan
alat-alat
elektronik, motor pendingin, panel-panel, pompa-pompa, dan lain-lainnya
untuk mendukung proses produksi.
• Membina dan mengawasi kinerja operator/bawahannya.
15) Kepala Bagian Bengkel Mould
• Membuat dan merawat cetakan (mould untuk produksi).
• Mendata kesiapan mould (cetakan per artikel).
• Membuat jadwal, pengapkiran mould yang sudah tidak layak untuk
produksi.
• Menyiapkan mould yang akan diproduksi dan sparepartnya.
• Membina dan mengawasi kinerja bawahannya/operator.
16) Kepala Bagian Bengkel Glass
• Menyentralkan dan mengawasi mesin-mesin produksi.
• Menyiapkan spare part mesin-mesin produksi.
• Memperbaiki mesin-mesin atau mekanik-mekanik produksi.
• Membina dan mengawasi kinerja bawahannya/operator.
17) Kepala Bagian Bengkel Bubut
• Melayani pembuatan cetakan mould dari bengkel mould.
• Melayani pembuatan sparepart mesin dari bengkel glass maupun bagianbagian yang membutuhkannya.
• Membina dan mengawasi kinerja operator/bawahannya.
63
18) Kepala Bagian Packing / QC
• Menyeleksi dan menyortir hasil produksi yang bagus untuk di packing, dan
yang jelek dibuang.
• Memberitahukan ke bagian produksi/forming mengenai cacat produksi
untuk diperbaiki.
• Bertanggung jawab penuh mengenai mutu hasil prosuksi yang akan dijual
ke pelanggan mengenai kualitas hail produksi.
• Menyimpan hasil produksi ke tempat penyimpanan.
19) Kepala Bagian Gudang Produksi
• Mengambil barang produksi dari tempat produksi ke gudang penyimpanan.
• Mengangkut hasil produksi dari gudang penyimpanan ke truk-truk
pengiriman.
• Mengatur pengiriman hasil produksi ke pembeli.
• Mempacking ulang barang-barang retur/pecah.
• Membuat stock hasil produksi untuk dilaporkan ke bagian Penjualan.
• Membina dan mengawasi hasil kinerja operator/bawahannya.
20) Gudang kardus
• Menerima kardus, yaitu master, inner, fluting dari Supplier.
• Mendistribusikan master, inner, fluting ke Bagian Packing.
• Membuat Stock Master, inner, fluting untuk pembelian.
• Mengawasi kinerja operator/bawahannya.
21) Bengkel Umum
• Mengerjakan pembuatan cetakan mould dari bengkel mould.
• Mengerjakan
order
pembuatan-pembuatan
fasilitas
depertemen/bagian.
• Mengerjakan pekerjaan bersifat proyek, teknik dan non teknik.
• Mengawasi kinerja operator.
22) Human Resource Manager
Berikut ini adalah tugas dan wewenang dari Human Resource Manager:
untuk
64
• Mengkoordinir dan melakukan pengawasan terhadap semua kegiatan
Bagian Umum dan Sumber Daya Manusia
• Pengawasan secara umum pelaksanaan Kesepakatan Kerja Bersama (KKB)
dan peraturan-peraturan perusahaan/bagian.
• Menjalin kerjasama dengan semua manager dalam pembinaan karyawan
• Menjalin kerjasama yang baik dengan instasi pemerintah yang terkait dan
perusahaan-perusahaan disekitarnya.
• Menyelenggarakan dan menentukan jadwal rapat-rapat.
• Membuat perencanaan penerimaan dan pemberhentian karyawan.
• Merencanakan dan mengusulkan kenaikan jabatan, gaji, serta alih tugas
karwayan.
• Melaksanakan tugas-tugas kehumasan ineternal ataupun eksternal.
• Merencanakan kegiatan dan anggaran tahunan mengenai hal-hal yang
berhubungan dengan kepagawaian.
• Tugas yang berhubungan dengan penyediaan sarana perkantoran dan
kebutuhan-kebutuhan Administrasi.
3.3 Gambaran Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle Yang Berjalan
3.3.1 Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Revenue Cycle Yang Berjalan
Penjualan pada PT Culletprima Setia terbagi menjadi tiga bagian marketing.
Pertama adalah marketing lokal dimana jangkauan distribusi penjualan terdapat
diseluruh wilayah Indonesia melalui agen-agen yang telah bekerja sama dengan PT
Culletprima Setia. Kedua adalah marketing promotion yang melakukan penjualan
dengan perusahaan-perusahaan lain. Dalam marketing promotion ini, produk yang
dijual dapat berupa produk utama yang diproduksi atau pun produk custom sesuai
dengan permintaan pelanggan. Dan yang ketiga adalah marketing ekspor yang
melayani permintaan dari luar negeri khususnya ke Amerika Latin, Afrika, Asia,
dan Timur Tengah.
Walaupun terdapat tiga bagian marketing, tetapi prosedur pendapatan yang
dilakukan tidaklah berbeda. Berikut ini adalah prosedur yang terjadi pada ketiga
65
proses penjualan PT Culletprima Setia, marketing dalam hal ini termasuk marketing
lokal, marketing promotion, dan marketing ekspor:
1) Prosedur penerimaan pesanan dari pelanggan
Prosedur penerimaan pesanan penjualan pada PT Culletprima Setia
dimulai ketika terdapat pelanggan yang menghubungi bagian marketing baik
melalui
telepon
ataupun
email.
Pelanggan
tersebut
akan
langsung
memberitahukan jenis barang atau spesifikasi barang yang diinginkan dan
meminta penawaran harga. Bagian marketing akan terlebih dahulu memeriksa
apakah pelanggan tersebut pelanggan baru atau pelanggan lama. Jika pelanggan
baru, maka marketing akan melakukan pendataan terhadap pelanggan baru
tersebut. Setelah melakukan pendataan, bagian marketing akan langsung
membuat Surat Penawaran Harga (SPH) berdasarkan jenis atau spesifikasi
barang yang diminta, yang nantinya SPH itu akan dikirimkan ke pelanggan
melalui fax.
Dari SPH yang ada, pelanggan akan melakukan penawaran harga
berulang-ulang secara manual menggunakan telepon atau email. Ketika
kesepakatan mengenai harga telah terjadi maka bagian marketing akan
mengirimkan kembali SPH baru yang akan mencantumkan harga yang telah
disepakati.
Berdasarkan SPH tersebut, pelanggan akan membuat Purchase Order
yang berisi mengenai jumlah barang yang diinginkan, harga satuan barang, total
harga barang, dan alamat tempat dikirimnya barang. Untuk pemesanan dari luar
negeri, Purchase Order memiliki nama lain yaitu Purchase Invoice (PI). Dalam
Purchase Invoice akan terdapat kurs standar yang berlaku. Purchase Order atau
Purchase Invoice akan dikirimkan ke bagian marketing yang nantinya akan
dijadikan bukti bahwa pelanggan telah melakukan pemesanan barang.
Berikut ini adalah gambar 3.2 yang merupakan detailed activity diagram
yang menggambarkan prosedur pemesanan barang.
66
Activity Diagram Menerima Pesanan
Pelanggan
Marketing
Register
Memeriksa Data Pelanggan
[Tidak Ada]
Melakukan Pemesanan
Memasukkan Data
Pelanggan Baru
[Ada]
Membuat Surat Penawaran
Harga (SPH)
SPH
Melakukan Penawaran Harga
M: Pelanggan
M: Barang
[No]
T: SPH
[Yes]
Membuat Purchase Order (PO)
Menerima Pemesanan
T: Purchase
Order
PO
Gambar 3.2 Detailed Activity Diagram Menerima Pesanan
2) Prosedur pengiriman barang ke pelanggan
Dari Purchase Order atau Purchase Invoice yang diterima, maka bagian
marketing akan membuat surat jalan empat rangkap. Surat jalan tersebut akan
dikirimkan ke bagian gudang produksi untuk melakukan pemuatan barang yang
akan dikirim. Dalam mengirimkan barang, PT Culletprima Setia bekerja sama
dengan perusahaan lain yang melayani jasa pengiriman barang, terutama untuk
pengiriman barang ekspor. Atau kadangkala, pelanggan langsung mengirimkan
angkutan milik mereka sendiri dalam melakukan pengiriman.
Berdasarkan surat jalan yang diterima, maka bagian gudang akan
memuat barang. Saat barang sudah dimuat, maka barang akan dikirimkan sesuai
dengan tempat tujuan yang tercantum dalam surat jalan dan surat jalan akan
67
disertakan dalam pengiriman barang. Dalam surat jalan yang disertakan, surat
jalan tersebut sudah ditandatangani oleh sopir kendaraan, bagian gudang
produksi, dan marketing manager. Untuk pengiriman ekspor akan disertakan
dokumen-dokumen yang disyaratkan oleh pemerintah dalam melakukan ekspor.
Saat menerima barang, pelanggan akan menandatangani surat jalan yang
diterima. Dua rangkap surat jalan akan diberikan kepada pelanggan sedangkan
dua rangkapnya lagi akan dikembalikan ke perusahaan.
Di bawah ini merupakan detailed activity diagram yang menggambarkan
alur pengiriman barang ke pelanggan.
Gambar 3.3 Detailed Activity Diagram Mengirim Barang
68
3) Prosedur pencatatan penjualan dan penerimaan pembayaran
Setelah barang sudah diterima oleh pelanggan dan surat jalan sudah
ditandatangani oleh pelanggan, maka dua rangkap surat jalan akan dikembalikan
ke perusahaan. Berdasarkan surat jalan tersebut, bagian accounting akan
melakukan pencatatan penjualan sebagai pengakuan bahwa penjualan telah
terjadi.
Selain itu, bagian accounting akan membuat faktur penjualan dua
rangkap dan bagian tax akan membuat faktur pajak dua rangkap berdasarkan
surat jalan yang diterima. Dalam penjualan ekspor, tercantum kurs standar yang
berlaku dalam faktur penjualan dan faktur pajak tidak dibuatkan karena ekspor
tidak dikenakan pajak.
Saat tanggal jatuh tempo telah tiba, maka bagian accounting akan
melakukan penagihan kepada pelanggan dengan mengirimkan faktur penjualan
rangkap satu dan faktur pajak rangkap satu. Bagian finance akan menerima bukti
penerimaan dari bank sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan
pembayaran. Setelah pembayaran diterima, maka bagian finance akan
melakukan pencatatan pembayaran dengan menghapuskan piutang pelanggan.
69
Gambar 3.4 Detailed Activity Diagram Mencatat Penjualan
dan Menerima Pembayaran
4) Prosedur pembuatan laporan untuk manajemen
Pada setiap akhir bulan, bagian accounting dan finance akan membuat
beberapa laporan yang berhubungan dengan siklus pendapatan. Laporan tersebut
digunakan oleh manajemen untuk pengambilan keputusan. Laporan yang dibuat
adalah laporan penjualan, laporan penerimaan kas, laporan laba rugi, dan neraca.
Prosedur pembuatan laporan dapat dilihat pada gambar 3.4.
Berikut ini gambar 3.5 yang merupakan activity diagram siklus
pendapatan PT Culletprima Setia.
70
Gambar 3.5 Activity Diagram Siklus Pendapatan
71
3.3.2 Dokumen-dokumen yang Digunakan pada Siklus Pendapatan Perusahaan
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan CPS adalah
sebagai berikut:
1. Surat Penawaran Harga
Dokumen
ini
dibuat
oleh
bagian
marketing
dan
berfungsi
untuk
memberitahukan harga barang yang diinginkan oleh pelanggan. Setelah surat
ini diterima oleh pelanggan, maka tawar-menawar harga dapat dilakukan.
Dalam surat ini terdapat harga yang ditawarkan oleh PT Culletprima Setia
kepada pelanggan, jenis barang, dan ketentuan tambahan yang berlaku jika
pemesanan barang terjadi.
2. Purchase Order atau Purchase Invoice
Merupakan dokumen yang dibuat pelanggan, yang ketika diterima oleh
perusahaan, maka akan menjadi bukti bahwa pemesanan telah dilakukan.
Dalam dokumen ini terdapat informasi mengenai identitas pelanggan, jumlah
barang yang dipesan, harga satuan barang, total harga barang, dan alamat
tempat dikirimnya barang beserta tanggal pengirimannya.
3. Surat Jalan
Dokumen ini dibuat oleh bagian marketing dan berfungsi sebagai surat
pengantar atas barang yang tercantum didalamnya, yang ditujukan kepada
pelanggan. Selain itu dokumen ini juga berfungsi sebagai surat tanda terima
dari pelanggan atas barang yang sudah dikirimkan dan sesuai dengan pesanan
pelanggan. Dalam surat jalan hanya berisi alamat yang dituju dan nama
pelanggan, nomor kendaraan, jenis pembayaran, nomor container, dan nomor
seal untuk pengiriman barang ke luar pulau, dan barang yang dikirimkan sesuai
dengan jumlahnya. Tidak terdapat harga satuan maupun total harga pada surat
jalan.
4. Faktur Penjualan
Dokumen ini dibuat oleh bagian accounting yang berfungsi untuk melakukan
penagihan kepada pelanggan terhadap barang yang telah dibeli. Informasi yang
72
terdapat pada faktur penjualan adalah alamat dan nama pelanggan, nomor
pokok wajib pajak (NPWP), nomor faktur, tanggal dibuatnya faktur penjualan,
nomor surat jalan, jenis barang yang dipesan beserta jumlah pemesanan dengan
harga satuannya, dan total harga yang harus dibayar.
5. Faktur Pajak
Dokumen ini dibuat oleh bagian tax yang berfungsi sebagai tanda bahwa
barang yang dibeli dikenakan pajak sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
6. Bukti Penerimaan dari Bank
Dokumen ini diterima dari pelanggan yang berfungsi sebagai bukti
pembayaran dari pelanggan dalam bentuk giro dan atau bukti setor bank.
3.4 Analisis dan Rekomendasi Terhadap Permasalahan yang Ada
Setelah mempelajari dan menganalisis siklus pendapatan pada PT Culletprima
Setia, maka ditemukan beberapa kelemahan yang terjadi terutama mengenai kurangnya
dokumen yang dipakai dalam melakukan transaksi penjualan yang dapat menurunkan
tingkat efektivitas dan efisiensi perusahaan.
Masalah-masalah tersebut antara lain:
1) Tidak adanya surat order dalam transaksi penjualan pada perusahaan.
Ketika pelanggan melakukan pemesanan dengan memberikan purchase order,
bagian marketing seharusnya langsung membuatkan surat order untuk mencatat setiap
pesanan pelanggan. Surat order ini dibuat sebagai bukti bahwa pelanggan telah
melakukan pemesanan.
Tetapi yang terjadi di perusahaan adalah ketika pelanggan melakukan
pemesanan maka bagian marketing, akan langsung membuatkan surat jalan tanpa
pembuatan surat order terlebih dahulu. Ini menyebabkan data penjualan hanya
berdasarkan dari pihak eksternal saja dan apabila terjadi kesalahan dalam pemesanan,
perusahaan tidak memiliki bukti nyata terhadap pesanan pelanggan. Jika pesanan telah
dikirimkan dan ternyata salah, maka pelangan tidak mau menerimanya dan perusahaan
mengalami kerugian baik secara materi maupun nonmateri.
73
Rekomendasi yang diusulkan untuk memberikan praktek terbaik dalam siklus
pendapatan perusahaan adalah sebaiknya perusahaan membuat sales order untuk
merekam transaksi penjualan yang terjadi. Sales order ini akan dibuat rangkap dua.
Masing-masing rangkap sales order akan dipegang oleh pelanggan dan perusahaan.
Hal ini dilakukan agar pelanggan mengetahui barang apa saja yang dipesan dan bagi
perusahaan dapat meningkatkan pelayanannya terhadap pelanggan selain itu
perusahaan juga memiliki bukti penjualan yang dibuat oleh pihak perusahaan sendiri.
2) Tidak adanya pemberian limit kredit pada pelanggan yang menyebabkan
pelanggan dapat memesan barang berulang-ulang walaupun masih memiliki
hutang yang belum lunas.
Seperti dijelaskan dalam poin satu bahwa bagian marketing tidak membuat
surat order sebagai bukti pemesanan. Akibat lain selain tidak terdapat bukti
pemesanan adalah bagian keuangan dan akuntansi tidak dapat mengetahui apakah
pelanggan masih dapat melakukan pembelian atau tidak berdasarkan jumlah piutang
yang ada.
Yang terjadi adalah pelanggan dapat dengan bebas melakukan pemesanan
barang secara terus-menerus tanpa mengetahui apakah pelanggan masih sanggup
untuk membayar atau tidak. Apabila ini diteruskan maka perusahaan akan mengalami
penumpukan tagihan dan tingkat pembayaran hutang akan semakin rendah.
Rekomendasi yang diusulkan adalah perusahaan membuat limit kredit
terhadap semua pelanggannya. Ketika surat order sudah dibuat, maka sebelum
rangkap satu dikirimkan ke pelanggan, maka surat order tersebut harus dikirimkan ke
bagian keuangan dan akuntansi untuk dilihat sejarah pembayaran hutang pelanggan
apakah masih dapat melakukan pemesanan lagi atau tidak. Jika pelanggan masih dapat
digolongkan untuk melakukan pemesanan maka surat order akan dikembalikan ke
bagian marketing dan setelah itu surat order akan dikirimkan ke pelanggan. Jika limit
kredit sudah dalam batas maksimal, maka pelanggan tidak dapat melakukan
pemesanan. Apabila ingin melakukan pemesanan baru lagi, maka pelanggan
diharuskan untuk melunasi hutang-hutang yang sebelumnya terlebih dahulu.
74
3) Tidak ada standar baku dalam proses retur penjualan.
Retur penjualan terjadi ketika barang yang dijual telah diterima oleh pelanggan
tetapi tidak memiliki kualitas (rusak atau pecah atau cacat) seperti yang seharusnya.
Maka dari itu pelanggan memiliki hak untuk melakukan klaim barang rusak dengan
proses retur penjualan.
Di perusahaan sampai saat ini tidak memiliki prosedur retur penjualan yang
baku. Jika terdapat klaim barang retur, maka pelanggan akan melaporkan ke bagian
penjualan yang bersangkutan dan barang langsung dikirim kembali ke perusahaan.
Bagian penjualan akan melakukan pemberitahuan kepada bagian keuangan dan
akuntansi untuk langsung mengurangi Faktur Penjualan pelanggan. Tidak ada formulir
yang dipakai untuk pengurangan tagihan dan informasi akan diberitahukan secara
lisan.
Bagian gudang juga tidak memiliki bukti bahwa barang telah dikembalikan.
Yang terjadi adalah barang retur tidak dikembalikan, tetapi Faktur Penjualan sudah
dikurangi. Padahal barang retur dapat diolah kembali menjadi barang produksi
perusahaan. Hal ini tidak boleh dilakukan secara terus menerus karena dapat
mengakibatkan kerugian pada perusahaan dan proses pun tidak terstandarisasi.
Rekomendasi yang diusulkan untuk menangani masalah retur penjualan
adalah perusahaan membuat standar baku untuk melakukan retur penjualan. Jika
terdapat pelanggan yang ingin melakukan retur penjualan maka pelanggan diharuskan
untuk membuat formulir pengembalian barang yang didalamnya berisi keterangan
alasan mengapa barang dikembalikan dan dengan apa pelanggan ingin menukarkan
barang yang dikembalikan apakah dengan menukar barang yang sejenis atau dengan
mengurangkan total pembayaran.
4) Laporan yang dihasilkan dari siklus pendapatan tidak memberikan informasi
yang cukup untuk pengambilan keputusan manajemen.
Laporan yang dihasilkan mengenai siklus pendapatan pada setiap akhir periode
hanya berjumlah empat laporan, yaitu: laporan penjualan, laporan penerimaan kas,
laporan laba rugi, dan neraca.
Untuk melakukan pengambilan keputusan dalam mendukung langkah
selanjutnya pada periode berikut, manajemen akan membutuhkan banyak laporan yang
75
digunakan. Hal ini dilakukan agar perusahaan dapat meningkatkan laba dan
kinerjanya.
Minimnya laporan yang dihasilkan disebabkan karena perusahaan menganggap
bahwa pemberitahuan informasi secara lisan masih dirasa cukup untuk dilakukan.
Padahal dalam pemberian informasi, harus dilakukan dengan menggunakan data
sebagai bukti agar informasi yang didapatkan itu nyata, tidak mengada-ngada. Hal ini
mengakibatkan manajemen kesulitan dalam melakukan pengambilan keputusan.
Rekomendasi yang diberikan adalah selain membuat laporan penjualan,
laporan penerimaan kas, laporan laba rugi, dan neraca sebaiknya laporan lain juga
dibuat, antara lain adalah laporan penjualan per pelanggan, laporan limit kredit
pelanggan, laporan penerimaan kas, dan laporan status transaksi.
3.5 Faktor Analisis Kebutuhan Informasi
Tabel 3.1 Analisis Kebutuhan Informasi
Faktor
Kebutuhan akan
dokumentasi internal
saat menerima penjualan
Kebutuhan akan
dokumentasi yang
mengakui bahwa
pembayaran atau setoran
telah diterima
Kebutuhan akan
dokumentasi yang
memberitahukan kepada
pelanggan bahwa
pembayaran piutang
telah lewat jatuh tempo
Finding
Bagian Marketing tidak
membuat dokumentasi
internal sebagai bukti
telah dilakukannya
penjualan setelah
menerima Purchase
Order dari pelanggan,
tetapi langsung membuat
Surat Jalan untuk
mengirim barang.
Tidak ada tanda bukti
terima ketika pelanggan
telah melakukan
pembayaran
Laporan
Sales Order
Detil
Dalam Sales Order
akan berisi barang
yang dipesan,
jumlah barang yang
dipesan, harga
barang sesuai
dengan Surat
Penawaran Harga,
Alamat Pengiriman
Bukti
Penerimaan
Kas
Bagian Marketing tidak
memiliki dokumentasi
formal untuk
memberitahu pelanggan
mengenai batas
pembayaran piutang
yang sudah lewat dari
tanggal jatuh tempo yang
harus segera dibayarkan
Billing
Statement
Dalam Bukti
Penerimaan Kas
akan berisi total
jumlah pembayaran
pelanggan, Faktur
Penjualan serta
Faktur Pajak yang
dibayar
Dalam Billing
Statement akan
berisi total jumlah
tagihan yang sudah
jatuh tempo dan
Faktur Penjualan
atas tagihan tersebut
76
Kebutuhan akan
dokumentasi atas barang
yang dikembalikan dan
pajak atas barang
tersebut
Perusahaan tidak
memiliki standar baku
dalam proses retur
barang
Nota Retur
Manajemen tingkat atas
membuat perencanaan
strategis berdasarkan
laporan yang dihasilkan
Laporan yang dihasilkan
masih kurang cukup
untuk menggambarkan
aktivitas penjualan yang
terjadi
Laporan
Penjualan
perbagian
Daftar
Piutang
Laporan
Umur
Piutang
Daftar Limit
Kredit
Laporan
Retur
Jurnal
Penjualan
Jurnal
Penerimaan
Kas
Nota Retur ini dibuat
dengan
menggunakan format
dari departemen
pajak, sebagai bukti
bahwa total jumlah
barang yang
dikembalikan telah
termasuk pajak atas
barang
pengembalian
Laporan Penjualan
ini akan berisi
mengenai aktivitas
penjualan setiap
bagian baik Lokal,
Promotion atau
Ekspor
Daftar Piutang akan
berisi pelanggan
mana saja yang
masih memiliki
piutang terhadap
perusahaan
Laporan Umur
Piutang akan berisi
mengenai
pengelompokan
piutang pada periode
tertentu
Daftar Limit Kredit
akan berisi mengenai
jumlah limit kredit
yang dimiliki oleh
setiap pelanggan
Laporan Retur akan
berisi mengenai
aktivitas retur yang
terjadi pada periode
tertentu
Jurnal Penjualan
akan berisi jurnal
akuntansi untuk
mengakui terjadinya
penjualan dan pajak
atas penjualan
tersebut
Jurnal Penerimaan
Kas akan berisi
jurnal akuntansi
untuk mengakui
77
Laporan
Status
Transaksi
pembayaran atas
piutang pelanggan
Laporan Status
Transaksi akan berisi
proses mana saja
yang statusnya sudah
“close” dan masih
“open” sehingga
dapat ditindaklanjuti
lagi