Fungsi - Staffsite STIMATA

Sistem Akuntansi Pembelian
Definisi
Fungsi
Prosedur
Mengenali kebutuhan untuk membeli
persediaan fisik & memesan ke pemasok
Sistem Akuntansi Pembelian
Definisi
Fungsi
Prosedur
Fungsi Terkait
Gudang
Pe m b e l i a n
Pe n e r i m a a n
A ku nta n s i
Sistem Akuntansi Pembelian
Definisi
Fungsi
Prosedur
Model SI Pembelian
Prosedur SA Pembelian
Fungsi Gudang
Mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi
pembelian
Prosedur SA Pembelian
Fungsi Gudang
Mengajukan permintaan
pembelian ke fungsi
pembelian
Prosedur SA Pembelian
Fungsi Pembelian
Meminta penawaran harga dari
berbagai pemasok
Menerima penawaran harga dari
berbagai pamasok, pemilihan pemasok
Membuat order pembelian kepada
pemasok yang dipilih
Prosedur SA Pembelian
Fungsi Penerimaan
Memeriksa & menerima barang yang
dikirim oleh pemasok
Menyerahkan barang yang diterima
kepada fungsi gudang untuk disimpan
Melaporkan penerimaan barang
kepada fungsi akuntansi
Prosedur SA Pembelian
Fungsi Akuntansi
Menerima faktur tagihan dari pemasok
dan atas dasar faktur dari pemasok
tersebut, fungsi akuntansi mencatat
kewajiban yang timbul dari transaksi
pembelian
Siklus Pengeluaran
Definisi
Fungsi
Prosedur
rangkaian kegiatan bisnis dan
operasional pemrosesan data terkait
yang berhubungan dengan
pembelian serta pembayaran barang
dan jasa
Siklus Pengeluaran
Definisi
Tujuan
Prosedur
meminimalkan biaya total dalam
memeroleh dan memelihara
persediaan, perlengkapan, dan
berbagai layanan yang dibutuhkan
untuk menjalankan organisasi
KEPUTUSAN PENTING
• Berapa tingkat optimal persediaan dan
perlengkapan yang akan ditanggung?
• Pemasok manakah yang memberikan kualitas
dan layanan terbaik dengan harga terbaik ?
• Dimanakah persediaan dan perlengkapan
akan disimpan ?
KEPUTUSAN PENTING
• Bagaimana TI dapat digunakan untuk
meningkatkan baik efisiensi maupun
keakuratan fungsi logistik inbound ?
• Apakah tersedia cukup kas untuk
memanfaatkan diskon yang diberikan oleh
pemasok ?
• Bagaimana pembayaran ke vendor dapat
dikelola untuk memaksimalkan arus kas ?
Aktifitas Utama Bisnis|
1. Pemesanan barang, pasokan dan jasa
2. Penerimaan dan penyimpanan barang,
pasokan dan jasa
3. Pembayaran barang, pasokan dan jasa
CLICK HERE FOR MORE INFO
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Metode pengendalian persediaan 
EOQ (Economic Order Quantity)
CLICK HERE FOR MORE INFO
EOQ
Menurut Prof. Dr. Bambang Rianto
jumlah kuantitas barang yang dapat diperoleh
dengan biaya minimal, atau sering dikatakan
sebagai jumlah pembelian yang optimal.
Menurut Drs. Agus Ahyadi
jumlah pembelian bahan baku yang dapat
memberikan minimalnya biaya persediaan
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Metode pengendalian persediaan 
metode yang digunakan untuk mengoptimalkan
pembelian bahan baku yang dapat menekan biayabiaya persediaan sehingga efisiensi persediaan
bahan dalam perusahaan dapat berjalan dengan
CLICK HERE FOR MORE INFO
baik.
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa
MRP (material requirement planning)
menurunkan tingkat persediaan yang dibutuhkan
dengan cara menjadualkan produksi, daripada
memperhitungkan kebutuhan.
JIT (just in time)
Sistem JIT meminimalkan baik biaya pengiriman dan
CLICK HERE FOR MORE INFO
penyimpanan
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa
•
•
•
•
Pihak yang meminta pembelian
mengidentifikasi nomor barang
Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan
tanggal dibutuhkan
Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap
barang yang diminta
CLICK HERE FOR MORE INFO
Berisi pemasok yang dianjurkan/ditunjuk
Aktifitas Utama Bisnis|
Pemesanan barang, pasokan dan jasa
Apakah keputusan penting itu?
Menentukan pemasok/vendor
Faktor apa yang harus dipertimbangkan dalam
membuat keputusan ini?
Harga, kualitas bahan baku
Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
CLICK HERE FOR MORE INFO
Aktifitas Utama Bisnis|
Penerimaan & Penyimpnan Barang
Departemen penerimaan mempunyai 2
tanggungjawab utama:
1.Menentukan apakan menerima suatu
kiriman
2.Memeriksa kuantitasCLICK
dan
HEREkualitas
FOR MORE INFO
DOKUMEN & PROSEDUR
Laporan penerimaan :
- barang yang diterima,
- tanggal penerimaan,
- tanggal pengiriman,
- pemasok,
- nomor pesanan pembelian.
Aktifitas Utama Bisnis|
Penerimaan & Penyimpnan Barang
Laporan Penerimaan
diotorisasi oleh Fungsi
Penerimaan ?
CLICK HERE FOR MORE INFO
• Bukti diterimanya barang dari pemasok
• Laporan penerimaan dikirim ke fungsi
akuntansi bukti telah diperiksa
PEMBAYARAN BARANG dan JASA:
Menyetujui Tagihan dari Pemasok
• Bagian hutang usaha menyetujui faktur
penjualan untuk dibayar
• Kasir bertanggungjawab untuk
melakukan pembayaran
Tujuan dari rekening hutang
adalah untuk mengotorisasi
pembayaran hanya untuk
barang dan jasa yang dipesan
dan sudah diterima.
12-26
KEBUTUHAN INFORMASI
Fungsi SIA 
informasi operasional yang
dibutuhkan
• Menetapkan kapan dan seberapa banyak
tambahan persediaan yang akan dipesan.
• Memilih pemasok yang tepat untuk
pesanan.
• Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.
• Memutuskan apakah diskon pembelian
harus dimanfaatkan.
• Mengawasi kebutuhan arus kas untuk
membayar kewajiban yang belum
diselesaikan.
• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan
informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut
ini:
– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian
– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman
tepat waktu dan kualitas.
– Persentase diskon pembelian yang
dimanfaatkan
PENGENDALIAN:
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
• Fungsi lain SIA adalah untuk memberikan
pengendalian yang cukup untuk memastikan
bahwa tujuan-tujuan berikut terpenuhi:
– Transaksi diotorisasi dengan tepat, dicatat
dengan valid, dan akurat
– Aset (Kas, persediaan, dan data) diamankan
(dijaga) dari kehilangan atau pencurian
– Aktivitas bisnis dilakukan secara efisien dan
efektif
PENGENDALIAN:
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
• Apakah ancamannya?
– Mencegah kehabisan dan atau kelebihan
persediaan
– Meminta barang yang tidak dibutuhkan
– Membeli barang berkualitas rendah
– Membeli dari pemasok yang tidak diotorisasi
– Menerima barang yang tidak dipesan
– Membuat kesalahan dalam
penghitungan
– Mencuri persediaan
– Gagal memanfaatkan diskon pembelian
yang tersedia
– Kesalahan mencatat dan memasukkan
data dalam utang usaha
– Kehilangan data
PENGENDALIAN:
Tujuan, Ancaman, dan Prosedur
• Apakah prosedur pengendaliannya?
– Sistem pengendalian persediaan
– Analisis kinerja pemasok
– Persetujuan permintaan pembelian
– Batasi akses ke permintaan pembelian
kosong
– Konsultasi daftar harga
– Pengendalian anggaran
– Gunakan daftar pemasok yang disetujui
– Persetujuan pesanan pembelian
– Pemesanan pembelian sebelum
penomoran
– Larangan hadiah dari para pemasok
– Insentif ke semua rekening pengiriman
– Pengendalian akses phhisik
– Cek ulang akurasi faktur
– Pembatalan pengepakan voucher
MODEL DATA SIKLUS PENGELUARAN
• Model data REA mengintegrasikan baik data
transaksi akuntansi tradisional dengan data
operasional
• Apa saja contohnya?
– Tanggal dan jumlah atas setiap pembelian
– Informasi tentang dimana barang disimpan
– Ukuran kinerja pemasok, seperti tanggal
pengiriman
12-35
MODEL DATA SIKLUS PENGELUARAN
Partial REA Diagram of the Expenditure Cycle
Order
goods
(0, N)
Order/Receive
(1, N)
(1, N)
Inventory
Receive
inventory
(1, N)
Receive
goods
12-36
MODEL DATA SIKLUS PENGELUARAN
• Mengapa ada hubungan banyak ke banyak
antara kegiatan pemesanan barang dan
penerimaan barang ?
– Kadang-kadang para pemasok membuat
beberapa pengiriman terpisah untuk
memenuhi satu pesanan pembelian
– Lain waktu, Para pemasok mengisi beberapa
pesanan pembelian dengan satu pengiriman
– Kadang-kadang, para pemasok melakukan
pengiriman untuk mengisi penuh pesanan
pembelian tunggal