5 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Anggaran Setiap perusahaan
advertisement
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Anggaran Setiap perusahaan didirikan dengan maksud untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk tujuan tersebut diperlukan suatu perencanaan yang matang dan cara-cara pengendaliannya. Perencanaan merupakan dasar untuk mengadakan pengendalian, sedangkan pengendalian diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan. Dengan demikian anggaran dapat digunakan sebagai alat bantu bagi manajemen dalam mengendalikan kegiatan penjualan perusahaan. Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program-program yang telah disahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu. Anggaran lazim digunakan sebagai alat perencanaan, koordinasi, dan pengendalian dari seluruh kegiatan Perusahaan. Dengan menggunakan anggaran, maka perusahaan dapat menyusun perencanaan dengan baik, sehingga koordinasi dan pengendalian dari seluruh kegiatan perusahaan akan dengan mudah dilaksanakan. (M. Nafarin 2000:9) Penganggaran/pembuatan anggaran terutama merupakan pengarahan perhatian (attention directing) karena membantu para manajer untuk memusatkan perhatian pada masalah operasional dan keuangan pada waktu cukup dini untuk perencanaan atau pelaksanaan yang efektif. Manajemen harus dapat mengantisipasi peristiwa-peristiwa yang akan datang dan merencanakan apa yang harus dilakukan. Anggaran merupakan suatu rencana kerja yang dinyatakan secara kuantitatif, yang diukur dalam satuan moneter standar dan satuan ukuran yang lain, yang mencakup jangka waktu satu tahun. Sebagai alat pengendali, anggaran berfungsi sebagai tolak ukur, sebagai pembanding, untuk mengevaluasi kinerja kegiatan perusahaan di masa yang akan datang. Dalam menetapkan suatu anggaran, perlu memperhatikan langkah-langkah dalam tahap penyusunannya. 5 Salah satu unsur 6 terpenting pada saat realisasi penjualan yang didasarkan pada masa lalu dan melihat perubahan-perubahan lingkungan luar yang akan terjadi di masa yang akan datang. Analisis ini sangat penting untuk mengetahui kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman yang dimiliki perusahaan sehingga memberi kesempatan bagi perusahaan untuk menyusun anggaran yang realistis. (Mulyadi 2003:48) Komponen anggaran ini paling sulit diperkirakan secara tepat. Beberapa faktor yang tidak dapat dikendalikan oleh perusahaan (uncontrollable variables) misalnya permintaan konsumen yang dapat berubah, potensi pasar, situasi ekonomi, dan persaingan antar perusahaan turut mempengaruhi terhadap penyusunannya. Untuk itu diperlukan kecermatan dan pertimbangan yang matang dalam menetapkan dan menerapkan anggaran yang tepat dan efektif, agar dapat membawa perusahaan kepada tujuannya dalam mencapai laba yang efektif. 2.1.1 Pengertian Anggaran Tujuan perusahaan adalah untuk memperoleh laba yang berguna untuk mempertahankan kelangsungan hidup perusahaan. Agar tujuan tersebut tercapai diperlukan suatu perencanaan yang baik. Penjabaran rencana tersebut secara kuantitatif dikenal sebagai istilah anggaran. Pengertian anggaran yang dikemukakan oleh Ellen Christina dkk (2001:1) yaitu: ” Anggaran merupakan suatu rencana yang disusun secara sistematis dalam bentuk angka dan dinyatakan dalam unit moneter yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan untuk jangka waktu (periode) tertentu dimasa yang akan datang”. Dari pengertian tersebut dapat dijelaskan bahwa anggaran merupakan suatu alat perencanaan dan pengendalian operasi keuangan dalam suatu perusahaan. Perencanaan diartikan sebagai suatu cara bertindak yang ditetapkan lebih dahulu, yang berorientasi ke masa yang akan datang, yang akan digunakan untuk mengambil suatu keputusan tentang cara bertindak setelah mempertimbangkan segala alternatif yang ada. 7 Anggaran merupakan rencana terperinci yang dibuat oleh manajemen yang mencakup perincian aktivitas yang akan dilakukan dalam satu tahun mendatang. Untuk mendapatkan pengertian yang lebih jelas dan tepat, di bawah ini ada beberapa pengertian anggaran yang dikemukakan oleh para ahli yaitu : Munandar (2001:1) mengemukakan: “ Anggaran ialah suatu rencana yang disusun secara sistematis, yang meliputi seluruh kegiatan perusahaan, yang dinyatakan dalam unit (kesatuan) moneter dan berlaku untuk jangka waktu ( periode) tertentu yang akan datang”. Menurut Munandar (2001:5-6), dari pengertian anggaran yang dikemukan di atas terdapat 4 unsur penting dalam anggaran, yaitu: 1. Rencana adalah penentuan terlebih dahulu mengenai aktivitas atau kegiatan yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Anggaran juga merupakan rencana, karena anggaran merupakan perencanaan terlebih dahulu tentang kegiatan – kegiatan perusahaan pada waktu yang akan datang. Hanya saja anggaran merupakan suatu perencanaan yang mempunyai spesifikasi – spesifikasi khusus, misalnya disusun secara sistematis mencakup seluruh kegiatan perusahaan yang dinyatakan dalam unit moneter. Dengan demikian, jelas bahwa anggaran merupakan salah satu bagian saja dari rencana – rencana perusahaan. 2. Meliputi seluruh kegiatan perusahaan yaitu mencakup semua kegiatan yang akan dilakukan oleh semua bagian – bagian yang ada dalam perusahaan. Secara garis besar kegiatan perusahaan dapat dikelompokan menjadi lima kelompok yaitu kegiatan pemasaran (marketing), kegiatan produksi (producing), kegiatan pembelanjaan (financing), kegiatan administrasi (administrating), dan kegiatan yang berhubungan dengan masalah personalia (personnel). 3. Dinyatakan dalam unit moneter, yaitu unit (kesatuan) yang dapat diterapkan pada berbagai macam kegiatan perusahaan yang beraneka ragam. Dengan unit moneter dapatlah diseragamkan semua kesatuan yang berbeda tersebut sehingga memungkinkan untuk dijumlahkan, diperbandingkan, serta dianalisa lebih lanjut. 8 4. Jangka waktu tertentu yang akan datang, yang menunjukkan bahwa anggaran berlaku untuk masa yang akan datang. Ini berarti bahwa apa yang dimuat dalam anggaran adalah taksiran – taksiran (forecast) tentang apa yang terjadi dan apa yang akan dilakukan pada waktu yang akan datang. Dalam kaitannya dengan masalah jangka waktu (periode) anggaran, dikenal dua macam anggaran yaitu: a. Anggaran strategis (strategic Budget), adalah suatu budget yang berlaku untuk jangka waktu panjang yaitu yang melebihi satu periode akuntansi (lebih dari satu tahun). b. Anggaran taktis (tactical Budget), adalah suatu budget yang berlaku untuk jangka waktu yang pendek, yaitu satu periode akuntansi atau kurang. Budget yang disusun untuk satu periode akuntansi (setahun penuh) dinamakan Budget periodik (periodical budget), sedangkan budget yang disusun untuk jangka waktu yang kurang dari satu periode akuntansi (misalnya hanya untuk jangka tiga bulanan) dinamakan budget bertahap (continuous budget). Berdasarkan beberapa pendapat di atas, dapat penulis simpulkan bahwa anggaran merupakan suatu rencana yang terkoordinasi, menyeluruh dan dinyatakan dalam satuan moneter (uang), mengenai kegiatan operasi dan sumber-sumber daya perusahaan, untuk suatu periode tertentu diwaktu yang akan datang yang disusun oleh manajemen secara formal dan tertulis. Oleh karena itu, untuk menyusun suatu anggaran memerlukan banyak waktu dan biaya, maka ada kecenderungan bagi perusahaan untuk menyusun anggaran yang meliputi jangka waktu yang panjang. Namun demikian, tidak setiap perusahaan yang sesuai menggunakan anggaran yang berjangka panjang. Hanya perusahaan – perusahaan yang mampu melakukan penaksiran – penaksiran (forecasting) jangka panjang secara akurat yang sesuai menggunakan anggaran yang berjangka panjang. Sedangkan bagi perusahaan – perusahaan yang tidak mampu melakukan penaksiran jangka panjang secara akurat, sebaiknya menggunakan anggaran yang berjangka pendek. 9 2.1.2 Perbedaan Anggaran dan Ramalan Pengertian anggaran sering disamakan dengan pengertian ramalan oleh sebagian masyarakat, karena keduanya berorientasi kemasa yang akan datang. Perbedaan anggaran dan ramalan di atas dapat diperjelas dengan memberikan karakteristik anggaran dan ramalan menurut Mulyadi (2001:490) yaitu sebagai berikut : Karakteristik Anggaran sebagai berikut : 1. Anggaran dinyatakan dalam satuan keuangan dan satuan selain keuangan 2. Anggaran umumnya mencakup jangka waktu satu tahun. 3. Anggaran berisi komitmen atau kesanggupan manajemen, yang berarti bahwa para manajer setuju untuk menerima tanggungjawab untuk mencapai sasaran yang ditetapkan dalam anggaran. 4. Usulan anggaran di-review dan disetujui oleh pihak yang berwenang lebih tinggi dari penyusunaan anggaran. 5. Sekali disetujui, anggaran hanya dapat diubah dibawah kondisi tertentu. 6. Secara berkala , kinerja keuangan realisasi sesungguhnya dibandingkan dengan anggaran dan selisihnya dianalisis dan dijelaskan. Karakteristik Ramalan sebagai berikut: 1. Ramalan dapat dinyatakan dalam satuan keuangan atau dalam satuan selain keuangan. 2. Ramalan dapat mencakup berbagai macam jangka waktu. 3. Penyusunan ramalan tidak bertanggung jawab untuk mencapai hasil yang diramalkan. 4. Ramalan tidak memerlukan persetujuan dari pihak yang memiliki wewenang yang lebih tinggi. 5. Ramalan akan selalu dimuktahirkan (Update) jika informasi baru menunjukkan perubahan kondisi. 6. Penyimpangan dari yang diramalankan tidak dianalisis secara formal atau secara berkala. 10 Dari uraian karakteristik di atas, dapat di jelaskan bahwa ramalan hanya merupakan gambaran mengenai apa yang akan terjadi masa yang akan datang, tanpa si pembuat ramalan dibebani tanggung jawab atas yang diramalkan. Anggaran adalah proses memutuskan apa yang akan dilaksanakan di masa yang akan datang dan jika anggaran telah ditetapkan, maka para manajer dibebani untuk mencapainya. Jadi dengan demikian jelaslah bahwa antara anggaran dengan ramalan itu berbeda. Akan tetapi, ramalan mempengaruhi penyusunan anggaran, yaitu digunakan sebagai alat bantu untuk menyusun anggaran. Hal ini bisa kita lihat dalam penyusunan anggaran penjualan, dimana dasarnya adalah ramalan penjualan (sales forecasting). 2.1.3 Penggolongan Anggaran Sebagai alat bantu manajemen anggaran mempunyai lingkup yang luas. Seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan akan terkait dengan anggaran perusahaan tersebut. Oleh karena itu, ada berbagai macam anggaran yang mempunyai kegunaan masing-masing. Anggaran yang satu akan berbeda dengan anggaran yang lain baik dari isinya, bentuknya, maupun kegunaannya. Untuk itu perlu diketahui pengolongan anggaran yang benar sehingga tidak menimbulkan kekeliruan. Menurut Ellen Christina, M. Fuad, Sugianto, dan Edy (2001:12) anggaran dapat dibedakan menjadi tiga kelompok, yaitu: 1. Berdasarkan ruang lingkup atau intensitasnya 2. Berdasarkan periode waktu 3. Berdasarkan fleksibilitasnya Adapun penjelasan dari pengelompokan tersebut adalah: 1. Berdasarkan ruang lingkupnya atau intensitasnya terdiri dari: a. Anggaran komprehensif (comprehensive budget), adalah anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup menyeluruh yang mencakup seluruh aktivitas perusahaan, baik di bidang pemasaran, produksi, keuangan, personalia, maupun administrasi. 11 b. Anggaran parsial (partial budget), adalah anggaran perusahaan yang disusun dengan ruang lingkup yang terbatas dan hanya mencakup sebagian dari kegiatan perusahaan, misalnya terbatas pada kegiatan pemasaran saja, produksi saja, ataupun keuangan saja. 2. Berdasarkan periode waktu: a. Anggaran jangka pendek, adalah rencana kegiatan perusahaan secara rinci dalam satu tahun anggaran. b. Anggaran jangka panjang, adalah rencana kegiatan perusahaan dengan cakupan waktu yang panjang dengan penekanan pada pengembangan profil perusahaan pada masa yang akan datang. Anggaran jangka panjang mencerminkan perencanaan menyeluruh tentang kegiatan yang akan dilakukan dalam jangka panjang dan merupakan suatu kesatuan yang utuh dari rencana yang disusun untuk kegiatan setiap tahun. 3. Berdasarkan fleksibilitasnya: Ditinjau dari segi fleksibilitasnya, menurut M.Nafarin (2000:17) anggaran dapat dibagi menjadi: 1. Anggaran tetap (fixed budget) 2. Anggaran variabel (variable budget) Adapun penjelasan dari pengelompokan tersebut adalah: 1. Anggaran tetap (fixed budget) Anggaran tetap adalah suatu anggaran yang disusun untuk periode waktu tertentu, yang volumenya sudah tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost, dan expenses. Penyusunan anggaran dengan cara ini sangat jarang digunakan oleh perusahaan-perusahaan. Cara ini baru mungkin digunakan apabila asumsi dasar yang digunakan oleh perusahaan tidak perusahaan sama sekali. Padahal dalam kenyataannya, asumsi dasar tersebut seringkali berubah, karena harus disesuaikan dengan kenyataan yang sebenarnya terjadi, seperti misalnya: kembalinya volume produksi untuk disesuaikan dengan kemampuan penjualan yang sebenarnya, ataupun karena berubahnya tingkat harga. 12 2. Anggaran variabel (Variabel budget) Penyusunan anggaran dengan cara ini mempunyai karakteristik-karakteristik sebagai berikut: Disusun untuk periode tertentu, volume tertentu dan berdasarkan volume tersebut diperkirakan revenue, cost, dan expenses. Untuk mengetahui apakah asumsi dasar masih dapat dipakai atau tidak, maka secara periodik dilakukan penilaian kembali. Bila sudah tidak cocok lagi, maka asumsi-asumsi dasar harus diubah. Penilaian kembali dalam pelaksanaan dapat dilakukan setiap kuartal atau triwulan. Apabila dalam satu kuartal tertentu ternyata telah terjadi ketidaksesuaian, maka perlu dibuat anggaran baru untuk kuartal berikutnya. Penilaian kembali dapat juga dilakukan enam bulan sekali, tergantung dari kebijakan masing-masing perusahaan. Ditambahkan anggaran untuk triwulan pada periode anggaran berikutnya dengan mengunakan data yang paling akhir dimiliki. 2.1.4 Kegunaan dan Keterbatasan Anggaran 2.1.4.1 Kegunaan Anggaran Banyak perusahaan dalam prakteknya, mampu beroperasi tanpa membuat suatu anggaran. Akan tetapi, tanpa penyusunan suatu anggaran, perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengevaluasi kinerja, kurang mengoptimalkan efisiensi dan produktivitas kinerja, serta kurang memanfaatkan kesempatan untuk memperluas usaha. Berikut ini adalah beberapa kegunaan penyusunan anggaran menurut Ellen Chistina dan kawan – kawan (2001:2), yaitu: 1. Sebagai alat perencanaan terpadu Anggaran perusahaan dapat digunakan sebagai alat untuk merumuskan rencana perusahaan dan merupakan suatu alat manajemen yang dapat digunakan baik untuk keperluan peencanaan maupun pengendalian. 13 2. Sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan perusahaan Anggaran dapat memberikan pedoman yang berguna baik bagi manajemen puncak maupun manejemen menengah. 3. Sebagai alat pengkoordinasian kerja Sistem anggaran memungkinkan para manajer divisi untuk melihat hubungan antarbagian (divisi) secara keselurahan. 4. Sebagai alat pengawasan kerja Anggaran dapat digunkan sebagai alat pengawasan kegiatan yang sedang dilaksanakan dalam perusahaan. 5. Sebagai alat evaluasi kegiatan perusahaan Pada penyimpangan yang mungkin terjadi dalam operasionalnya perlu dilakukan evaluasi yang dapat menjadi masukan berharga bagi penyusunan anggaran selanjutnya. 2.1.4.2 Keterbatasan Anggaran Di samping manfaat yang diperoleh dari anggaran yang telah disebutkan diatas, harus diperhatikan juga bahwa anggaran pun mempunyai keterbatasan (limitations). Menurut M. Nafarin (2000:13) beberapa keterbatasan dari anggaran antara lain: 1. Anggaran disusun berdasarkan taksiran dan anggapan, sehingga mengandung unsur ketidakpastian. 2. Menyusun anggaran yang cermat membutuhkan waktu, uang, dan tenaga yang tidak sedikit, sehingga tidak semua perusahaan mampu menyusun anggaran secara lengkap dan akurat. 3. Bagi pihak yang merasa dipaksa untuk melaksanakan anggaran dapat mengakibatkan mereka menggerutu dan menentang sehingga anggaran tidak akan efektif. 14 2.1.5 Syarat – Syarat Anggaran Agar anggaran dapat memanfaatkan keunggulannya sebaik mungkin dan menekan keterbatasan sekecil mungkin maka anggaran yang baik memerlukan syarat – syarat yang harus dipenuhi. Menurut Gunawan dan Marwan (2003:19) Syarat-syarat anggaran adalah : 1. Jenis dan mutu data tersedia. 2. Sistem akuntansi keuangan dan akuntansi biaya yang digunakan. 3. Sikap manajemen didalam menanggapi adanya pengubahan biaya dan hargaharga. 4. Tingkat kewenangan yang diberikan pimpinan kepada bawahannya (sentralisasi ataudesentralisasi wewenang) untuk mengubah anggaran. 2.1.6 Tujuan Penyusunan Anggaran Ellen Christina dan kawan – kawan (2001:4) mengemukakan Tujuan penyusunan anggaran adalah sebagai berikut : 1. Untuk menyatakan harapan/sasaran perusahaan secara jelas dan formal, sehingga bisa menghindari kerancuan dan memberikan arah terhadap yang hendak dicapai manajemen. 2. Untuk mengkomunikasikan harapan manajemen terhadap pihak – pihak terkait sehingga anggaran dimengerti, didukung dan dilaksanakan. 3. Untuk menyediakan rencana terinci mengenai aktivitas dengan maksud mengurangi ketidakpastian dan memberikan pengarahan yang jelas bagi individu dan kelompok dalam upaya mencapai tujuan perusahaan. 4. Untuk mengkoordinasikan cara / metode yang akan ditempuh dalam rangka meminimalkan sumber daya karena dalam perusahaan dengan menggunakan sumber daya yang minimal akan menghasilkan output tertentu. 5. Untuk menyediakan alat pengukur dan mengendalikan kinerja individu dan kelompok, serta menyediakan informasi yang mendasari perlu tidaknya tindakan koreksi. 15 2.1.7 Jenis – Jenis Anggaran Perusahaan dalam menyusun anggaran, dapat mengacu pada ruang lingkup/intensitas penyusunannya, fleksibilitasnya, maupun periode waktunya. Menurut Ellen Christina dan kawan – kawan (2001:12) jenis – jenis anggaran adalah sebagai berikut : 1. Berdasarkan ruang lingkupnya / intensitas penyusunannya, anggran dibedakan menjadi : a. Anggaran Parsial b. Anggaran Komprehensif 2. Berdasarkan fleksibilitasnya, anggaran dibagi menjadi : a. Anggaran Tetap (fixed budget) b. Anggran Kontinyu (continues budget) 3. Berdasarkan periode waktu, anggaran dibagi menjadi : a. Jangka Pendek (1 tahun) b. Jangka Panjang (lebih dari I tahun). Berikut adalah penjelasan dari jenis – jenis anggaran yang disebutkan diatas bahwa anggaran parsial adalah anggaran yang ruang lingkupnya terbatas, misalnya anggaran untuk bidang produksi atau bidang keuangan saja. Anggaran komprehensif adalah suatu rangkaian dari anggaran perusahaan yang disusun secara lengkap dan menyeluruh dari kegiatan di dalam perusahaan. Anggaran tetap (fixed budget) adalah anggaran yang disusun dalam periode tertentu dengan volume tertentu dan berdasarkan volume tersebut direncanakan revenue, cost dan expense, yang tidak ada revisi secara periodik. Anggaran kontinyu adalah anggaran yang disusun untuk perode waktu tertentu, dengan volume tertentu, dan berdasarkan volume tertentu diperkirakan besarnya revenue, cost dan expens, namun secara periodik dilakukan penilaian kembali. Anggaran jangka pendek (1 tahun) merupakan rencana perusahaan dengan cakupan waktu yang pendek atau dengan kata lain anggaran yang disusun dengan jangka waktu kurang dari 1 tahun. Anggaran jangka panjang (lebih dari 1 tahun) 16 merupakan rencana perusahaan dengan cakupan waktu yang panjang dengan penekanan pada pengembangan profil perusahaan pada masa yang akan datang. 2.1.8 Prosedur Penyusunan Anggaran Wewenang dan tanggung jawab penyusunan anggaran serta pelaksanaan kegiatan pada dasarnya ada ditangan pimpinan tertinggi perusahaan, karena pimpinan tertinggi perusahaanlah yang paling berwenang dan bertanggung jawab atas kegiatan – kegiatan perusahaan secara keseluruhan. Namun demikian tugas penyiapan dan penyusunan anggaran serta kegiatan-kegiatan anggaran tidak harus ditangani oleh pimpinan tertinggi sendiri,melainkan dapat didelegasikan kepada bagian lain dalam perusahaan. Menurut Mulyadi (2001:493) prosedur penyusunan anggaran memerlukn tahapan sebagai berikut : 1. Penetapan sasaran oleh manajer atas. 2. Pengajuan ususlan aktivitas dan taksiran sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan aktivitas tersebut oleh manajer bawah. 3. Penelaahan oleh manajer atas terhadap usulan anggaran yang diajukan oleh manajer bawah. 4. Persetujuan oleh manajer atas terhadap usulan anggaran yang diajukan oleh manajer bawah. Adapun siapa atau bagian apa menyusun yang diserahi tugas mempersiapkan dan anggaran tersebut tergantung pada struktur organisasi perusahaan masing-masing. Akan tetapi pada garis besarnya tugas menyusun dan mempersiapkan anggaran ini dapat didelegasikan bagian-bagiannya yang menurut Munandar (2001:17-19) terdiri atas : (1) Bagian Administrasi Bagian administrasi ada pada perusahaan kecil. Hal ini disebabkan karena pada perusahaan kecil, kegiatan – kegiatan perusahaan tidak terlalu kompleks, sederhana dengan ruang lingkup yang terbatas, sehingga tugas penyusunan anggaran dapat diserahkan pada salah satu bagian saja dari perusahaan yang 17 bersangkutan, dan tidak perlu melibatkan secara aktif seluruh bagian-bagian yang ada dalam perusahaan. (2) Panitia Anggaran Panitia anggaran ada pada perusahaan yang besar. Hal ini disebabkan pada perusahaan yang besar kegiatan – kegiatan yang besar cukup kompleks, beraneka ragam ruang lingkup yang cukup luas, sehingga bagian administrasi tidak mungkin dan tidak mampu lagi menyusun anggaran sendiri tanpa partisipasi secara aktif bagian – bagian lain dalam perusahaan. Oleh karena itu, penyusunan anggaran perlu melibatkan semua unsur yang mewakili semua bagian yang ada pada perusahaan, yang duduk dalam panitia anggaran. Sedangkan menurut M. Nafarin (2004:12) menuturkan dalam penyusunan anggaran perlu mempertimbangkan faktor-faktor sebagai berikut: 1. Pengetahuan tentang tujuan dan kebijakan umum perusahaan . 2. Data tahun-tahun sebelumnya. 3. Kemungkinan perkembangan kondisi ekonomi. 4. Pengetahuan tentang taktik, strategi pesaing, dan gerak-gerik pesaing. 5. Kemungkinan adanya perubahan kebijakan pemerintah. 6. Penelitian untuk pengembangan perusahaan. Sofyan Syafri Harahap (2001:83-84) mengemukakan tiga prosedur penyusunan anggaran yang biasanya digunakan suatu organisasi, yaitu: 1. Otoriter atau Top Down Budgeting Adalah prosedur penyusunan anggaran yang ditetapkan sendiri oleh pimpinan dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan 2. Demokrasi atau Bottom Up Budgeting Adalah prosedur penyusunan anggaran berdasarkan hasil karyawan. Budget disusun mulai dari bawahan sampai ke atasan. 3. Campuran atau Top Down dan Bottom Up Budgeting Adalah prosedur penyusunan dari kedua metode di atas. Disini perusahaan menyusun budget dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan. 18 Prosedur penyusunan anggaran dalam Bottom Up Budgeting dilakukan oleh manajer tingkat bawah dengan pertimbangan bahwa mereka dapat mempersiapkan suatu perincian yang lebih realistis untuk mendukung anggaran yang mereka siapkan. Dalam Bottom Up Budgeting, proposal anggaran disusun oleh supervisor dengan pedoman yang diberikan manajer tingkat atas. Pengkajian terhadap anggaran itu dilakukan oleh kepala bagian, yang kemudian akan dibuat anggaran perdepartemen. Anggaran tersebut diserahkan kepada manajer yang lebih tinggi untuk mendapatkan persetujuannya. Demikian proses ini berlangsung sampai anggaran selesai dibuat oleh controller, yang kemudian akan diserahkan kepada komite anggaran untuk pengkajian lebih layak. Komite anggaran dapat melakukan perubahan-perubahan bila diperlukan setelah anggaran disahkan oleh dewan direksi, lalu anggaran akan didistribusikan ke masing-masing departemen dijadikan pedoman dalam pelaksanaan perusahaan. Dalam Top Down dan Bottom Up Budgeting perusahaan menyusun budget dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilanjutkan oleh karyawan bawahan. Dari pengertian diatas jelas bahwa anggaran penjualan hanyalah merupakan salah satu bagian saja dari seluruh rencana perusahaan dibidang pemasaran. Produk yang akan ditawarkan kepada konsumen dapat berupa barang atau jasa, penjualan produk ini memerlukan perhatian yang khusus supaya mendapat target yang telah ditetapkan. Penyusunan anggaran penjualan merupakan hal yang sangat penting bagi perusahaan karena atas dasar anggaran penjualan ini, seluruh kegiatan yang ada didalam perusahaan akan disusun perencanaannya. 2.1.9 Dasar-Dasar Penganggaran Agar realisasi dan penerapan anggaran dapat berjalan secara efektif, maka perlu diperhatikan aspek yang mempengaruhi pelaksanaan anggaran. Dasar-dasar 19 yang harus ada agar anggaran dapat berfungsi sebagai alat pengendalian, menurut Sofyan Syafri Harahap (2002:127) adalah sebagai berikut: 1. Komitmen Pimpinan 2. Struktur Organisasi 3. Sistem Akuntansi Pertanggung jawaban 4. Komunikasi 5. Realitas 6. Dimensi Waktu 7. Fleksibel 8. Dukungan Staf 9. Berjalannya proses manajemen dan proses pengawasan 10. Tindak Lanjut Adapun penjelasan dari dasar-dasar penganggaran di atas adalah: 1. Komitmen pimpinan, yaitu harus ada komitmen yang kuat dan keterlibatan manajemen puncak terhadap pelaksanaan anggaran, karena tanpa ini maka anggaran akan berjalan tanpa daya dan tanpa memberi manfaat. 2. Struktur organisasi, yaitu perusahaan harus memiliki struktur organisasi yang jelas dan dapat menampung konsep pelaksanaan. 3. Sistem akuntansi pertanggung jawaban, yaitu sistem akuntansi yang baik berarti sistem itu harus dapat mencatat, memproses, dan melaporkan transaksi yang dilakukan oleh pusat-pusat pertanggung jawaban. 4. Komunikasi, karena komunikasi akan memberikan informasi yang sangat penting dalam pengambilan keputusan. Jika dalam suatu perusahaan komunikasi tidak baik, maka anggaran tidak berjalan efektif. 5. Realistis, artinya layak dan wajar dicapai dengan situasi dan kondisi yang ada. 6. Dimensi waktu, anggaran yang disusun harus dibagi dalam periode tertentu, apakah jangka panjang, jangka pendek, setahun, satu semester, sebulan atau periode yang lebih kecil lagi. 20 7. Fleksibel, karena dalam menerapkan anggaran ini kita harus fleksibel, tidak kaku dan harus menyesuaikan diri dengan kondisi dan perkembangan yang ada apalagi tidak termasuk dalam perkembangan dalam menyusun anggaran. 8. Dukungan staf, karena anggaran hanya efektif jika mendapat dukungan dari semua pihak atasan maupun bawahan. Harus direncanakan pula kegiatan pemasyarakatan atau sosialisasi anggaran mulai dari atasan sampai bawahan. 9. Berjalannya proses manajemen dan proses pengawasan, perusahaan harus menerapkan manajemen ilmiah melalui proses manajemen yang dikenal sebagai fungsi manajemen. Demikian juga proses pengawasan harus dimulai dari adanya standar, pengukuran, perbandingan, analisis penyimpangan dan tindakan. 10. Tindak lanjut, yaitu perlu disesuaikan dengan situasi, perlu diikuti dengan prestasi atau realisasinya, dan perlu dievaluasi pelaksanaannya agar dapat menjadi bahan dalam penerapannya kemudian atau tahun berikutnya. 2.2 Anggaran Penjualan 2.2.1 Pengertian Anggaran Penjualan Anggaran penjualan umumnya menggambarkan penghasilan yang diterima karena ada penjualan. Anggaran penjualan meliputi anggaran tentang jenis produk yang dijual, volume produk yang akan dijual, harga per unit, waktu penjualan dan daerah penjualannya. Anggaran penjualan merupakan dasar penyusunan anggaran lainnya. Menurut Munandar (2001:49) pengertian anggaran penjualan adalah sebagai berikut : “Anggaran penjualan ialah anggaran yang merencanakan secara lebih terperinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang, yang didalamnya meliputi rencana tentang jenis barang yang akan dijual, jumlah barang yang akan dijual, harga barang yang akan datang, waktu penjualan, serta tempat penjualannya”. 21 Sedangkan anggaran penjualan menurut Ellen Chistine, M. Fuad, Sigiarto, Edy Sukarno (2001:22) : ”Anggaran yang menggambarkan penghasilan yang diterima secara lebih rinci tentang penjualan perusahaan selama periode yang akan datang yang didalamnya meliputi rencana tentang jenis (kualitas) produk yang akan dijual, jumlah (kuantitas) atau volume penjualan yang akan dijual dengan harga per unit waktu penjualan dan daerah penjualannya ”. Pada kebanyakan perusahaan permasalahan yang paling berat dihadapi adalah masalah penjualan produk perusahaan baik dalam bentuk barang maupun jasa dalam perusahaan, penjualan produk ini memerlukan perhatian yang khusus sehingga akan mencapai target yang telah ditetapkan. Dengan demikian, penyusunan anggaran penjualan merupakan suatu hal yang sangat penting bagi perusahaan tersebut karena atas dasar anggaran penjualan ini, seluruh kegiatan yang ada dalam perusahaan tersebut akan disusun perencanaannya. 2.2.2 Tujuan Anggaran Penjualan Tujuan utama dari anggaran penjualan yang dikemukakan olen Glenn H. Welsch dan kawan – kawan yang diterjemahkan oleh Purwatiningsih dan Maudy (2000:147) adalah : 1. Untuk mengurangi ketidakpastian tentang pendapatan di masa yang akan datang. 2. Untuk memasukkan kebijakan dan keputusan manajemen ke dalam proses perencanaan. 3. Untuk memberikan informasi penting bagi pembentukan elemen lain dari rencana laba yang menyeluruh. 4. Untuk memudahkan pengendalian manajemen atas kegiatan penjualan yang dilakukan. Anggaran penjualan mengurangi ketidakpastian tentang pendapatan yang akan diperoleh dan membantu manajemen dalam proses perencanaan pemasaran 22 serta menyediakan informasi bagi penyusunan komponen anggaran yang lain dan membantu dalam aktivitas penjualan. 2.2.3 Kegunaan Anggaran Penjualan Menurut Munandar (2001:50), kegunaan anggaran penjualan dipisahkan menjadi 2 cara yaitu: 1. Secara umum Secara umum semua anggaran termasuk anggaran penjualan, mempunyai tiga kegunaan pokok, yaitu: a. Sebagai Pedoman kerja. b. Sebagai alat pengkoordinasian kerja. c. Sebagai alat pengawasan kerja yang membantu manajemen dalam memipmpin jalannya perusahaan. 2. Secara khusus Secara khusus anggaran penjualan berguna sebagai dasar penyusunan semua anggaran dalam perusahaan, sebab bagi perusahaan yang menghadapi pasar yang bersaing, anggaran penjualan harus disusun paling awal daripada semua anggaran yang lain, yang ada dalam perusahaan. 2.2.4 Langkah-langkah Penyusunan Anggaran Penjualan Untuk mencapai tujuan perusahaan, manajemen seharusnya menyusun anggaran yang merupakan penjabaran secara lebih terperinci dari masing-masing tujuan menjadi program-program kerja yang akan dilaksanakan. Karena luasnya aktivitasnya adalah mustahil bilamana program-program kerja ini harus dipikirkan dan disusun oleh 1 orang petugas saja. Demikian pula karena pelaksanaannya nanti akan melibatkan seluruh bagian dengan personalia dari berbagai jenjang organisasi dan dengan berbagai keahlian yang berbeda, maka penyusunan anggaran perlu melibatkan berbagai personalia inti dari berbagai fungsi operasional perusahaan. Komisi anggaran biasanya di bawah direksi. Penyebab utamanya adalah pada saat penyusunan dan pelaksanaannya anggaran memerlukan keterlibatan 23 personalia dari berbagai bagian. Dengan menetapkan komisi anggaran secara langsung di bawah direksi, diharapkan anggaran yang tersusun nantinya akan memperoleh dukungan secara penuh dari semua bagian yang ada dalam perusahaan. Sehingga anggaran benar-benar akan merupakan alat bagi manajemen untuk menggerakkan serta mengarahkan kegiatan-kegiatan seluruh bagian. Di samping itu dapat juga diminta bantuan para petugas dari bagian statistik dan analisis ekonomi untuk membantu penyusunan perkiraan tentang kondisi ekonomi tahun-tahun yang akan datang. Demikian pula petugas akuntansi dibutuhkan keahliannya untuk menyusun berbagai biaya standar yang sangat mempermudah penyusunan berbagai jenis anggaran. Yang terakhir tetapi memiliki peranan yang cukup menentukan adalah kepala perencanaan atau kepala bagian anggaran sendiri, yaitu sebagai penghubung dan sumber informasi antar bagian, sebagai koordinator dan sekaligus penengah jika terjadi pertikaian antar bagian. Selain itu juga untuk meyakinkan bahwa anggaran yang disusun oleh masing-masing bagian bukan saja tidak bertentangan satu sama lain tetapi saling menunjang ke arah tercapainya sasaran akhir, yakni laba yang diharapkan. Menurut R.A Supriyono (2001:92) langkah-langkah penyusunan anggaran dalam perusahaan adalah sebagai berikut : 1. Menganalisis informasi masa lalu dan lingkungan eksternal yang akan mempengaruhi masa depan. 2. Menentukan perencanaan strategis dan program, yaitu penentuan tujuan organisasi dan rencana masa depan. 3. Mengkomunikasikan tujuan organisasi dan rencana jangka panjang ke manajer di bawahnya serta komite anggaran sehingga mereka mengetahui tujuan yang akan dicapai dan cara-cara pokok untuk mencapai tujuan tersebut. 4. Memilih taktik, mengkoordinasikan kegiatan dan mengawasi kegiatan. 5. Menyusun usulan anggaran dari tiap divisi yang selanjutnya akan diserahkan kepada komite anggaran. 24 6. Menyarankan revisi usulan anggaran dari setiap divisi agar terdapat sinkronisasi dengan anggaran divisi yang lain, dan agar sesuai dengan rencana jangka panjang dan tujuan organisasi yang telah ditetapkan oleh manajemen puncak. 7. Menyetujui revisi usulan anggaran dari setiap divisi dan mensahkannya menjadi anggaran perusahaan. 8. Setelah dilakukan revisi, anggaran tersebut disahkan dan didistribusikan ke setiap divisi dan bagian organisasi dibawahnya sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan dan sekaligus sebagai alat pengendalian. Anggaran yang telah disusun dan disetujui, kemudian akan menjadi tanggung jawab manajemen dan organisasi dibawahnya untuk melaksanakan rencana yang tertuang dalam anggaran tersebut. Realisasinya anggaran dapat tercapai bila anggaran itu sendiri telah memadai dan pelaksanaannya dikelola dengan baik oleh manajemen dan semua pihak yang melaksanakan anggaran tersebut. 2.2.5 Ramalan Penjualan dalam Anggaran Penjualan Anggaran penjualan yang akan disusun biasanya memerlukan peramalan khususnya tentang produk yang diperkirakan akan mampu dijual serta harga jualnya. Biasanya informasi itu dikaitkan dengan waktu serta tempat atau daerah penjualan yang akan dijangkau. Menurut M.Nafarin (2000:24-28) berdasarkan sifatnya, metode untuk melakukan penaksiran tersebut dapat dibedakan dalam dua jenis yaitu: 1. Peramalan yang bersifat kualitatif (non statistical method atau opinion method) Yaitu cara penaksiran yang menitikberatkan pada pendapat seseorang. Cara penaksiran semacam ini mempunyai kelemahan yang menonjol, yaitu bahwa pendapat seseorang seringkali diwarnai hal-hal yang bersifat subjektif daripada yang bersifat objektif. Dengan demikian ketepatan atau keakuratan hasil taksirannya menjadi diragukan. 25 Adapun beberapa cara penaksiran yang bersifat kualitatif, antara lain: a) Pendapat pimpinan bagian pemasaran (executive opinion); b) Pendapat para petugas penjualan (salesman); c) Pendapat lembaga-lembaga penyalur (channel of distribution); d) Pendapat konsumen (melalui penelitian pasar); e) Pendapat para ahli (konsultan). 2. Peramalan yang bersifat kuantitatif (statistical method) Yaitu cara penaksiran yang menitikberatkan pada perhitungan angka dengan mengunakan berbagai metode statistika. Dengan mengunakan cara penaksiran semacam ini diharapkan dapat sejauh mungkin menghilangkan unsur subjektif seseorang, sehingga hasil taksirannya lebih dapat dipertanggungjawabkan. Namun penaksiran ini juga mengandung kelemahan yaitu adanya hal-hal yang tidak dapat diukur secara kuantitatif, seperti misalnya: selera konsumen, kebiasaan konsumen, tingkat pendidikan, cara berpikir masyarakat, dan sebagainya. Walaupun kedua cara peramalan tersebut mempunyai kebaikan dan kelemahan-kelemahan masing-masing, tetapi dalam praktiknya cara peramalan yang bersifat kuantitatif dipakai sebagai peramalan utama, kemudian digunakan peramalan kualitatif sebagai penunjang. 2.2.6 Dasar Penyusunan Anggaran Penjualan Dasar utama penyusunan anggaran penjualan ialah hasil ramalan penjualan yang telah dilaksanakan dengan menggunakan model yang sesuai dengan keadaan perusahaan. Dalam menetapkan jumlah penjualan yang akan dianggarkan pada periode yang akan datang, kemampuan finansial, kemampuan teknis dan kemampuan ekonomis harus dipertimbangkan secara bersama-sama. Dasar-dasar penyusunan anggaran digunakan sebagai pegangan, dalam hal ini penyusunan anggaran penjualan harus sesuai dengan tujuan umum perusahaan. Anggaran penjualan disusun dengan menggunakan berbagai pendekatan, masing- 26 masing pendekatan memiliki konsekuensi yang berbeda-beda sehingga perlu dipertimbangkan cara pendekatan yang paling menguntungkan. Faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan menurut Gunawan dan Marwan (2003:123-124) antara lain : 1. Karakteristik pasar yang dihadapi perusahaan seperti a. Luas pasar a) Bersifat lokal b) Bersifat regional c) Bersifat nasional b. Keadaan persaingan a) Bersifat monopoli b) bersifat persaingan bebas c) Bersifat persaingan monopolistis c. Kemampuan pasar yang menyerap barang d. Keadaan atau sifat konsumen, apakah konsumennya merupakan a) Konsumen akhir b) Konsumen industri 2. Kemampuan finansial a. Kemampuan membiayai penelitian ppasar yang dilakukan b. Kemampuan membiayai usaha-usaha untuk memcapai target penjualan 3. Keadaan personalia; apakah jumlah tenega kerja yang tersedia mampu untuk melakukan tugas-tugasnya agar target yang ditentukan tercapai 4. Dimensi waktu; diperlukan sebab apabila rencana yang dilakukan terlalu awal, kemungkinan terjadi perubahan keadaan. Selain itu juga perlu dipertimbangkan sampai beberapa lama rencana disusun masih realistis”. 2.2.7 Faktor – Faktor yang Mempengaruhi Penyusunan Anggaran Penjualan Suatu anggaran dapat berfungsi dengan baik bilamana taksiran-taksiran yang dimuat di dalamnya cukup akurat, sehingga tidak jauh berbeda dengan realisasinya nanti. Untuk bisa melakukan penaksiran secara lebih akurat, diperlukan berbagai 27 data, informasi, dan pengelaman yang merupakan faktor–faktor yang harus dipertimbangkan dalam penyusunan suatu anggaran. Adapun faktor–faktor yang harus dipertimbangkan menurut Munandar (2001:50-52), secara garis besar dapat dibedakan menjadi dua kelompk yaitu : 1. Faktor – Faktor Intern Yaitu data, informasi dan pengalaman yang terdapat di dalam perusahaan sendiri. Faktor – faktor tersebut antara lain : a. Pejualan tahun – tahun lalu. b. Kebijakan perusahaan. c. Kapasitas produksi yang dimiliki perusahaan. d. Tenaga kerja yang tersedia. e. Modal kerja yang dimiliki perusahaan. f. Fasilitas – fasilitas lainnya yang dimiliki perusahaan. 2. Faktor – faktor ekstern Faktor-faktor eksternal menurut Glenn H. Welsch dan kawan-kawan yang diterjemahkan oleh Purwatiningsih dan Maudy (2000:8). Faktor – faktor tersebut antara lain : a. Populasi. b. Produk nasional bruto. c. Penjualan dalam industri. d. Kegiatan pesaing. e. Line produk.
