bab i pendahuluan

BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Masalah
Kementerian Perdagangan Republik Indonesia merupakan ujung tombak
ekonomi Indonesia di seluruh pasar global. Terdapat tiga elemen katalisator di balik
mesin birokrasi Kementerian Perdagangan Republik Indonesia yaitu, pertama, Jiwa,
Semangat dan Reformatif. Kedua, sumber daya manusia sebagai subyek professional
dan aset yang tak terdepresiasikan. Ketiga, pengembangan sistem administrasi
(administrative system building) yang selaran dengan tuntutan sektor perdagangan
masa kini. Kebijakan perdagangan sempat berada dibawah beberapa nama institusi
seperti, Kementerian Kemakmuran, Kementerian Perekonomian, Kementerian
Perindustrian dan Perdagangan, Kementerian Distribusi hingga Menteri Muda
Perdagangan. Pengelolaan kebijakan perdagangan Indonesia sejak kemerdekaan
hingga saat ini tercatat dikelola oleh berbagai portfolio kementerian. Kementerian
Perdagangan memiliki banyak fungsi seperti contohnya, pengaturan ekspor impor,
penetapan standar pemberian ijin di bidang pedagangan, penetapan kebijakan system
informasi dibidang nasional di bidang perdagangan, dan sebagainya yang terkait
dengan bidang perdagangan Indonesia. Oleh sebab itu banyak cara yang dapat
dilakukan oleh pihak internal Kementerian Perdagangan khususnya di divisi pusat
14
data dan informasi untuk menciptakan pengaruh bagi pihak internal Kementerian,
salah satunya yang dilakukan adalah dengan media cyber. Media cyber merupakan
salah satu kegiatan yang dilakukan di dunia internet dan pada umumnya kegiatan ini
dilakukan oleh pihak kehumasan.
Internet membawa perspektif dan pola baru pada era informasi dalam bentuk
jaringan teknologi yang memungkinkan setiap orang dapat mengakses informasi
kemana saja untuk memenuhi kebutuhannya, internet juga memungkinkan untuk
terjadinya interaksi tanpa harus mengawalinya. Suatu organisasi atau instansi yang
mengadopsi internet akan mengalami perkembangan pesat ditengah tengah
masyarakat yang semakin heterogen dan dapat meraup khalayak sasaran yang lebih
besar jumlahnya. Hingga saat ini sekitar 63 juta orang atau sekitar 24,23 persen dari
total populasi saat ini yang menggunakan internet di seluruh kepulauan Indonesia ini.
Jumlah pengguna internet mengalami kelonjakan yang cukup pesat dari jumlah
pengguna tahun lalu. Website di internet merupakan sebuah dimensi baru,
kehadirannya akan membawa keuntungan dan kegunaan bagi bidang komunikasi itu
sendiri. Dilihat dari sisi pihak internal perusahaan internet merupakan salah satu cara
yang sangat praktis untuk dapat menjalin hubungan baik antar sesama karyawan serta
stakeholder eksternalnya. Dengan menggunakan internet untuk berkomunikasi secara
bervariasi melalui saluran elektronik dan transmisi digital. Beberapa yang lazim
dipergunakan adalah kreasi dan surat-surat berita, siaran langsung terbaru melalui
video atau audio, serta peralatan elektronik pers lainnya.
15
Di era modern sekarang ini, dalam sebuah organisasi dituntut untuk bisa
menyesuaikan dengan arus perubahan yang ada atau mampu mengikut irama
perkembangan globalisasi. Jika tidak bisa mengikuti perkembangan yang ada, maka
organisasi hanyalah sebuah tempat penampungan orang-orang yang melakukan
aktifitas tanpa memiliki rencana dan tidak memiliki spirit kompetitif, sehingga pada
akhirnya hanya menjadi suatu organisasi atau perusahaan yang statis. Oleh sebab itu
sebuah instansi atau suatu organisasi dibutuhkan suatu media sebagai alat bantu
berkomunikasi dengan semua karyawan dari berbagai divisi untuk mendapatkan
informasi yang diinginkan. Berbagai pilihan yang disajikan oleh media untuk
memenuhi kebutuhan komunikasinya. Salah satunya contohnya adalah media massa,
antara lain surat kabar, internet, tabloid, radio, majalah, dan televisi. Salah satu
contoh media di era modern ini adalah melalui media online yang sekarang ini lebih
sering dilihat dan dibaca oleh masyarakat informasi. Contoh media online yang
digunakan untuk dapat berhubungan dengan stakeholder internal maupun eksternal
yaitu seperti, facebook, twitter, website, blog, serta media seperti intranet yang
digunakan untuk para karyawan yang berada didalam organisasi atau suatu instansi
tersebut untuk mendapatkan informasi khusus dari suatu instansi yang dibuat khusus
sebagai bulletin untuk karyawan dalam perusahaan tersebut. Modernisasi yang
menjadikan instansi-instansi untuk bersaing mengikuti perkembangan zaman dengan
menggunakan fasilitas-fasilitas teknologi komunikasi.
16
Media komunikasi merupakan sebuah sarana yang dipergunakan untuk
memproduksi, mendistribusi, mereproduksi dan untuk penyampaian suatu informasi.
Media komunikasi sangat berperan dalam suatu masyarakat atau suatu kelompok. Di
dalam kelompok perusahaan/instansi terdapat kecenderungan bahwa instansi terutama
pada instansi besar dan memiliki jumlah pegawai yang banyak pula membangun
komunikasi internal melalui media internal perusahaan. Media internal itu sendiri
merupakan publikasi menggunakan media secara khusus yang dibuat oleh suatu
organisasi atau suatu instansi untuk kalangan lingkungam dalam (internal).
Kecenderungan ini didorong oleh semakin maraknya kajian mengenai pentingnya
komunikasi dalam suatu organisasi atau instansi, untuk dapat menunjang pencapaian
misi dan sasaran organisasi atau perusahaan tersebut.
Tidak dapat dipungkiri bahwa penerapan teknologi informasi pada sebuah
instansi atau Lembaga Pemerintah akan meningkatkan efektivitas kerja. Sebagai
produk dari percepatan teknologi komunikasi, telah hadir suatu fasilitas baru yang
disebut intranet. Jaringan internet yang dipergunakan untuk internal perusahaan guna
untuk memberikan informasi antara karyawan dengan karyawan, atasan dengan
karyawan, antara divisi dan perusahaan dengan karyawan. Dengan menggunakan
sistem jaringan yang baik, sistem E-mail yang rapih, dan Web Page yang mudah
untuk dibangun, perusahaan dapat menggunakan fasilitas intranet tanpa batas ruang
dan waktu untuk informasi khususnya antar karyawan.
17
Intranet adalah sebuah jaringan computer berbasis protocol TCP/IP seperti
halnya internet hanya saja digunakan dalam suatu internal perusahaan, kantor,
organisasi atau bahkan warung internet (warnet) dapat di kategorikan sebagai
intranet. Antar sesama intranet dapat saling berkomunikasi satu dengan yang lainnya
melalui sambungan internet yang memberikan tulang punggung komunikasi jarak
jauh. Akan tetapi sebuah intranet tidak perlu memiliki sambungan luar ke internet
untuk dapat berfungsi secara benar. Intranet menggunakan semua protocol TCP/IP,
alamat IP, dan protocol lainnya, klien dan juga server. Protocol HTTP dan beberapa
protocol internet lainnya umumnya merupakan komponen protocol yang sering
digunakan. Sebuah intranet dapat dipahami sebagai sebuah “sebuah versi pribadi dari
jaringan internet”, atau sebagai sebuah versi dari internet yang dimiliki oleh sebuah
organisasi. Media intranet ini masuk ke dalam media konvergensi, media konvergensi
adalah penggabungan atau menyatunya saluran-saluran keluar komunikasi massa,
seperti media cetak, radio, televisi, internet, bersama dengan teknologi-teknologi
portable dan interaktifnya, melalui berbagai platform presentasi digital. Dalam
perumusan yang lebih sederhana, konvergensi media adalah bergabungnya atau
terkombinasinya berbagai jenis media, yang sebelumnya dianggap terpisah dan
berbeda ke dalam sebuah media tunggal.
Secara internal dalam suatu organisasi Humas (PR) dituntut untuk mampu
mengkomunikasikan kinerja perusahaan atau menjelaskan lebih lanjut suatu tujuan
strategi organisasi, visi, misi, serta nilai – nilai yang dicanangkannya oleh kepala
18
humas harus dapat mengkomunikasikan secara jelas. Keefisiensian aliran informasi
tersebut yang mampu memberikan fungsi kualitas yang dapat diakses. Dalam hal ini
bagian divisi humas itu sendiri tidak menjalankan fungsi dari itu semua, pihak pusat
data dan informasi yang membuat media penghubung tersebut. Selain dari pada itu
media intranet ini dibuat untuk mempercepat arus komunikasi antar karyawannya
yang sebelumnya lebih membuang tenaga dan waktu, dengan adanya intranet ini
dapat memudahkan karyawan. Perkembangan teknologi semacam ini membawa
instansi Kementerian Perdagangan Republik Indonesia untuk ikut mencoba dalam
memanfaatkan fasilitas yang ada. Intranet ini mulai dibuat sejak tahun 2006 oleh
divisi pusat data dan informasi kemeterian Perdagangan RI. Dari semenjak
pembuatannya pertama kali pada tahun 2006, intranet ini terus mengalami
perkembangan dalam website intranet tersebut hingga saat ini. Intranet menurut pusat
data dan informasi kementerian perdagangan ini adalah suatu portal yang hanya dapat
di akses oleh para pegawai Kementerian Perdagangan Republik Indonesia, pegawai
yang dimaksud disini merupakan pegawai yang memang sudah resmi menjadi
pegawai negeri sipil (PNS) di Kementerian Perdagangan Republik Indonesia. Intranet
yang digunakan Kementerian Perdagangan Republik Indonesia dibuat untuk menjalin
hubungan baik dan untuk komunikasi dua arah antar karyawan, serta untuk
memberikan informasi-informasi seputar informasi dari dalam Kementerian
Perdagangan Republik Indoensia yaitu seputar, absensi, data-data pegawai, struktur
organisasi, data ekspor impor, serta kebijakan-kebijakan seputar internal Kementerian
Perdagangan Republik Indonesia yang akan dijalankan oleh karyawan, biasanya
19
informasi-informasi tersebut akan diberitahukan kedalam intranet Kementerian
Perdagangan Republik Indoensia. Media intranet ini dibuat agar semua karyawan
Kementerian Perdagangan Republik Indonesia dapat menjalin hubungan baik antar
sesama karyawan, dan agar karyawan lebih mengetahui mengenai perkembangan dan
seluruh informasi-informasi dari dalam instansi di Kementerian Perdagangan.
Komunikasi adalah hal yang tidak bisa dipisahkan dari kehidupan manusia.
Komunikasi merupakan alat interaksi dengan individu lainnya untuk memenuhi
kebutuhan informasi baik dari dalam maupun dari luar lingkungannya. Pentingnya
sebuah komunikasi bagi kehidupan manusia, sehingga tidak sedikit yang menyatakan
bahwa tanpa komunikasi kehidupan manusia tidak akan bermakna, atau bahkan
manusia tidak akan bertahan hidup. Seperti halnya di dalam sebuah organisasi atau
suatu instansi, komunikasi menjadi bagian terpenting dan bahkan sering kali dibahas
meskipun dalam kenyataannya jarang sekali dipahami secara tuntas. Dengan adanya
komunikasi yang baik suatu instansi atau organisasi dapat berjalan lancar guna
mencapai tujuannya, sebaliknya jika komunikasi dalam organisasi tidak berjalan
dengan baik maka organisasi tersebut tidak akan mencapai tujuan yang diharapkan.
Fungsi komunikasi dalam suatu organisasi adalah dapat menghubungan dengan
stakeholder eksternal, dan dapat mempererat hubungan stakeholder internal suatu
organisasi atau instansi.
Yang menjadi ciri penting dari pengorganisasian adalah sebuah komunikasi.
Karena komunikasi merupakan proses transaksional antara pihak satu dengan pihak
20
lainnya untuk mencapai tujuan tertentu. Mempelajari sebuah organisasi adalah
mempelajari tentang perilaku pengorganisasian, dan inti perilaku tersebut adalah
komunikasi. Organisasi berbicara agar menjadi tahu , pembicaraan merupakan
intelegensi dan kemampuan penyesuaian organisasi.
Komunikasi organisasi menurut Deddy Mulyana (2008), komunikasi
organisasi (Organization Communication) terjadi dalam suatu jaringan yang lebih
besar daripada komunikasi kelompok. Komunikasi organisasi sering kali melibatkan
juga komunikasi diadik, komunikasi antar pribadi dan ada kalanya juga komunikasi
publik. Komunikasi formal adalah komunikasi menurut struktur organisasi, yakni
komunikasi ke bawah, komunikasi ke atas, dan komunikasi horizontal. Sedangkan
komunikasi informal tidak bergantung pada struktur organisasi, seperti komunikasi
antar sejawat, juga termasuk gossip.
Proses komunikasi banyak disebut-sebut sebagai asal muasal dari hampir
semua permasalahan dalam organisasi atau badan usaha serta manajemen, tetapi pada
umumnya kurang dipahami. Sebaliknya cukup disadari bahwa komunikasi yang
efektif merupakan dasar utama untuk mencapai tujuan organisasi, walaupun
komunikasi tetap merupakan masalah besar bagi
Komunikasi menggunakan media intranet melalui komputer ini dapat
memudahkan
dan
memperlancar
penanggulangan
hambatan-hambatan
yang
disebabkan oleh batasan ruang dan waktu. Teknologi komunikasi ini dapat membuat
21
pagawai dapat berhubungan dengan siapapun dan dimanapun dalam instansinya.
Pesan-pesan komunikasi bermedia komputer dapat menembus hierarki tradisional dan
hambatan-hambatan departemennya dengan mudah. Dan dengan adanya media
intranet yang menyajikan banyak informasi-informasi didalamnya seputar internal
dari Kementerian Perdagangan ini karyawan diharapkan dapat memperoleh informasi
yang dibutuhkan dengan jelas, benar dan lengkap mengenai berita instansi baik dari
dalam maupun dari luar. Sehingga tidak terjadi kesimpangsiuran informasi dari
pimpinan kepada karyawan begitupun sebaliknya. Hal ini dapat meningkatkan sikap
positif karyawan terhadap instansi atau organisasi yang akan menentukan
produktifitas kerja perusahaan. Dan informasi yang disajikan dalam intranet ini juga
diharapkan dapat memenuhi akan kebutuhan informasi yang pada akhirnya akan
menimbulkan adanya kepuasan atas informasi yang didapatkan pada karyawan
Kementerian serta karyawan Kementerian Perdagangan dapat lebih interaktif dengan
karyawan lainya melalui chating dan media mengirim pesan yang ada didalam
intranet itu sendiri. Dalam penelitian ini peneliti memilih divisi humas sebagai
sampel dalam penelitian ini karena divisi humas bukan merupakan bagian yang
mengurus atau membuat media intranet tersebut. Karena akan lebih baik jika untuk
penelitian intranet ini divisi yang mengurus dan membuat intranet tidak ikut serta
ditanyakan.
22
1.2
Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah di atas maka rumusan masalah dalam
penelitian ini adalah seberapa besar pengaruh penggunaan media intranet
Kementerian Perdagangan terhadap Kepuasan Informasi Karyawan Divisi Humas
Kementerian Perdagangan?
1.3
Tujuan Penelitian
Berdasarkan rumusan masalah di atas, maka tujuan dari penelitian ini adalah
untuk mengetahui ada atau tidaknya pengaruh dari penggunaan media intranet
Kementerian Perdagangan terhadap kepuasan informasi karyawan divisi humas
Kementerian Perdagangan
1.4
Manfaat Penelitian
1.4.1
Manfaat teorietis
Hasil penelitian ini secara teorietis diharapkan dapat memberikan
masukan dalam komunikasi di suatu organisasi yang menggunakan media
intranet sebagai media komunikasi antar karyawannya serta dapat
memberikan gambaran secara garis besar mengenai intranet sebagai media
internal komunikasi dalam organisasi untuk kedepannya.
23
1.4.2
Manfaat Praktis
a. Penelitian ini diharapkan memberikan kontribusi ilmu untuk
pengembangan disiplin ilmu yang bersangkutan, dan sebagai
literature terutama dalam penelitian yang sama.
b. Penelitian ini diharapkan dapat dijadikan sebagai masukan
dalam penggunaan media intranet sebagai sarana untuk
memberikan informasi yang dibutuhkan kepada karyawan,
khususnya bagi Kementerian Perdagangan RI.
24